1. NORMA TCNICA NTCCOLOMBIANA55552007-12-12SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD PARAINSTITUCIONES DE FORMACIN PARA ELTRABAJOE: MANAGEMENT SYSTEMS FOR THEQUALITY OF EDUCATION INSTITUTIONS JOB TRAININGCORRESPONDENCIA:DESCRIPTORES: educacin; formacin; formacin parael trabajo; gestin; calidad; calidad enla educacin.I.C.S.: 03.180Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC)Apartado 14237 Bogot, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435Prohibida su reproduccin Editada 2007-12-21

2. PRLOGOEl Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismonacional de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993.ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamentalpara brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con elsector gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas enlos mercados interno y externo.La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnicaest garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimocaracterizado por la participacin del pblico en general.La NTC 5555 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2007-12-12.Esta norma est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda entodo momento a las necesidades y exigencias actuales.Las Unidades Sectoriales de Normalizacin son entidades reconocidas por el OrganismoNacional de Normalizacin y aprobadas por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo ytienen como funcin preparar las normas propias de un Sector dentro de los lineamientosinternacionales establecidos para esta actividad.Esta norma fue elaborada por la Unidad Sectorial de Normalizacin de Calidad de la Formacinpara el Trabajo del Ministerio de Educacin Nacional.A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio a travs del ComitTcnico 175 de Calidad en la Educacin.ACADEMIA JUAN VUCETICHCORPORACIN BOLIVARIANA DEL NORTEACADEMIA NACIONAL DE APRENDIZAJE/ CORPORACIN BOLIVARIANA DEL VALLEASENOFCORPORACIN EDUCATIVA ASEDAERONUTICA CIVIL CORPORACIN IBEROAMERICANA DEAULAS DIGITALES CIENCIA Y TECNOLOGA -CIBERTEC-CAJA COLOMBIANA DE SUBSIDIO CORPORACIN LA CONCORDIAFAMILIAR -COLSUBSIDIO-CORPORACIN POLITCNICA NACIONALCAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR DE COLOMBIADEL VALLE -COMFANDI- VALLECORPORACIN UNIFICADA NACIONALCAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR - DE EDUCACIN SUPERIOR -CUN-COMFENALCO- BUCARAMANGA CORPORACIN UNIVERSITARIA AMERICANACOMFAMILIAR - AFIDRO-CORUNIAMERICANA-CAJA SANTANDEREANA DE SUBSIDIOCRUZ ROJAFAMILIAR -CAJASAN-CRUZ ROJA HUILACENTRO DE SISTEMAS DE ANTIOQUIA EAFYS-CENSA- EDUCACIN FUTUROINSTITUTO COLOMBIANO DE DEPORTES -ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERASCOLDEPORTES-INDUSTRIALES -ECCI-COREDUKAR 3. ESCUELA DE CAPACITACIN DEL CAUCAINSTITUTO UNIVERSITARIO ANTONIO-ESACAUCA- JOS CAMACHOESCUELA DE MECNICA DENTAL DEL INTITUTO COLOMBIANO DE NORMASVALLETCNICAS -ICONTEC-FUNDACIN NICHISEI MESA SECTORIAL DE MERCADEOINSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJEMINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL-INCAP-MINISTERIO DE PROTECCIN SOCIALINSTITUTO DE EDUCACIN INGABOSECRETARA DE EDUCACIN DE ANTIOQUIAINSTITUTO MEYERSECRETARA DE EDUCACIN DE BOGOTINSTITUTO NACIONAL DE CAPACITACIN SECRETARA DE EDUCACIN DE TUNJAEN SEGURIDAD PRIVADA -INCASE-SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE -INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACINSENA-CRIMINALSTICA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIAINSTITUTO TCNICO DEL PETRLEOAdems de las anteriores, en Consulta Pblica el Proyecto se puso a consideracin de lassiguientes empresas:ACADEMIA CIENCIAS FORENSES CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR -CAFAM-ACADEMIA IBEROAMERICANA DE CMARA DE COMERCIO DE CASANAREIDIOMAS -AIDI- CECONTECASESORA Y CAPACITACIN PARA ELCENFODECLIDERAZGO ASCALCENTRO COLOMBO AMERICANOASOCIACIN COLOMBIANA DE FLORESCENTRO DE IDIOMAS CELAI-ASOCOLFLORES- CENTRO EDUCATIVO DE ADULTOS ASEDASOCIACINCOLOMBIANADE CENTRO INCA LTDA.INSTITUCIONES DE CARRERASCENTRO INTEGRAL DE TCNICOS DENTALESPROFESIONALES E INTERMEDIAS ACICAPICENTRO POLITCNICO COLOMBIANOASOCIACINCOLOMBIANADE CENPOCOLINSTITUCIONES DEEDUCACINCERTIHUMANOS LTDA.SUPERIOR CONEDUCACINCOLEGIO NUEVO CAMBRIDGETECNOLGICA ACIETCOMFAMILAR RISARALDAASOCIACIN DE BANANEROS DE COMFAMILIAR CAMACOLCOLOMBIA -AUGURA-CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR DELASOCIACIN NACIONAL DE ENTIDADES NORTE DE SANTANDER -COMFANORTE-DE EDUCACIN NO FORMAL ASENOFCOMPLEJO EDUCATIVO CAMPO ALTOASOCIACIN NACIONAL DE COMPUTACIN UNO Y CEROTRANSPORTADORES -ASOTRANS- CONSEJERA MUNDIALATEL SYSTEMCONSEJO PROFESIONAL DE TECNLOGOSBRITISH COUNCILCORPORACIN CEASCAJA DE COMPENSACIN FAMILIARCORPORACIN CIMA-COMPENSAR-CORPORACIN INTEGRAL PARA LACAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR DE CULTURA Y EL DESARROLLO HUMANOANTIOQUIA -COMFAMA-CINTECSCAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR DE CORPORACIN SAN RAFAELBOYAC -COMFABOY-CORPORACIN TCNICA DE ESTUDIOSCAJA DE COMPENSACIN FAMILIARDEL CARIBE -CODETEC-DEL CAUCA -COMFACAUCA- CORPORACIN UNISYSTEM DE COLOMBIACAJA DE COMPENSACIN FAMILIARDENTAL 90-COMFENALCO- VALLE DEL CAUCA DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN 4. EDUSALUDSECRETARA DE EDUCACINDEEIC BARRANCABERMEJAEMPRESAS PBLICAS DE MEDELLN SECRETARA DE EDUCACINDEESCUELA DE ARTE MARLENY BARRANQUILLAESCUELA INTERNACIONAL DE HOTELERASECRETARA DE EDUCACIN DE BELLOY TURISMO -CENCAP-SECRETARA DE EDUCACIN DE BOLVARINSTITUTO BOLIVARIANO ESDISEOS SECRETARIA DE EDUCACIN DE BOYACFEC SECRETARA DE EDUCACINDEFEDECAJAS BUCARAMANGAFEDERACIN NACIONAL DE COMERCIANTES SECRETARA DE EDUCACINDE-FENALCO- ATLNTICO BUENAVENTURAFUNDACIN CRECIENDO UNIDOSSECRETARA DE EDUCACIN DE BUGAFUNDACIN EN FORMACINSECRETARA DE EDUCACIN DE CALDASFUNDACIN ESCUELA TALLER BOGOT SECRETARA DE EDUCACIN DE CALIFUNDACIN FORTALECERSECRETARA DE EDUCACIN DE CAQUETFUNDACIN SAN FRANCISCO DE ASS SECRETARA DE EDUCACIN DE CARTAGENAFUNDACIN UNIVERSITARIA DEL REASECRETARA DE EDUCACIN DE CARTAGOANDINASECRETARA DE EDUCACIN DE CASANAREFUNDACIN UNIVERSITARIA INPAHUSECRETARA DE EDUCACIN DE CAUCAINSAB SECRETARA DE EDUCACIN DE CESARINSTITUCIN ACADMICA DE LA COSTA SECRETARA DE EDUCACIN DE CHOCINSTITUTO NACIONAL DE EDUCACIN SECRETARA DE EDUCACIN DE CINAGAMEDIA -INEM- CALI SECRETARA DE EDUCACIN DE CRDOBAINSTITUTO NACIONAL DE EDUCACIN SECRETARA DE EDUCACIN DE CCUTAMEDIA -INEM- CCUTA SECRETARIA DE EDUCACINDEINSTITUTO DE CAPACITACIN TCNICA CUNDINAMARCA-SYSPRO-SECRETARA DE EDUCACINDEINSTITUTO DE LENGUAS CAMBRIDGEDOSQUEBRADASCECAM SECRETARA DE EDUCACIN DE DUITAMAINSTITUTO TCNICO CARL ROSS SECRETARA DE EDUCACIN DE ENVIGADOINSTITUTO TRINGULO SECRETARA DE EDUCACIN DE FLORENCIAINTERLINGUA SECRETARA DE EDUCACINDEITEMS LTDA. FLORIDABLANCAKUMON PRADO SECRETARIA DE EDUCACINDELEARNINGFUSAGASUGMESA SECTORIAL DE LOGSTICA SECRETARA DE EDUCACIN DE GIRARDOTMESA SECTORIAL MERCADEO SECRETARA DE EDUCACIN DE GIRNMESA SECTORIAL SEGURIDAD Y VIGILANCIA SECRETARA DE EDUCACIN DE GUAINIAMINISTERIO DE CULTURA SECRETARA DE EDUCACIN DE GUAVIAREOBM CORPORATION SECRETARA DE EDUCACIN DE HUILAPRINTER COLOMBIA S.A. -PRINTERCOL-SECRETARA DE EDUCACIN DE IBAGUPROTABACO SECRETARA DE EDUCACIN DE ITAGUSECRETARIA DE EDUCACIN AMAZONASSECRETARA DE EDUCACIN DE LA GUAJIRASECRETARA DE EDUCACIN ARAUCASECRETARA DE EDUCACIN DE LORICASECRETARIA DE EDUCACIN ATLNTICO SECRETARA DE EDUCACIN DE MAGANGUSECRETARIA DE EDUCACIN CALISECRETARA DE EDUCACIN DE MAGDALENASECRETARIA DE EDUCACIN CARTAGENA SECRETARA DE EDUCACIN DE MAICAOSECRETARIA DE EDUCACIN CUNDINAMARCASECRETARA DE EDUCACIN DE MANIZALESSECRETARA DE EDUCACIN DE ARMENIASECRETARA DE EDUCACIN DE MEDELLNSECRETARA DE EDUCACIN DE ATLNTICOSECRETARA DE EDUCACIN DE META 5. SECRETARA DE EDUCACIN DE MONTERIASECRETARA DE EDUCACIN DE TULUSECRETARA DE EDUCACIN DE NARIOSECRETARA DE EDUCACIN DE TUMACOSECRETARA DE EDUCACIN DE NEIVA SECRETARA DE EDUCACIN DE TURBOSECRETARA DEEDUCACIN DESECRETARA DE EDUCACIN DE VALLENORTE DE SANTANDER SECRETARA DE EDUCACIN DE VALLEDUPARSECRETARA DE EDUCACIN DE PALMIRA SECRETARA DE EDUCACIN DE VAUPSSECRETARA DE EDUCACIN DE PASTO SECRETARA DE EDUCACIN DE VICHADASECRETARA DE EDUCACIN DE PEREIRA SECRETARA DEEDUCACIN DESECRETARA DE EDUCACIN DE POPAYN VILLAVICENCIOSECRETARA DE EDUCACIN DE PUTUMAYOSECRETARIA DE EDUCACIN DEL CASANARESECRETARA DE EDUCACIN DE QUINDIO SECRETARIA DE EDUCACIN DEL PUTUMAYOSECRETARA DE EDUCACIN DE RISARALDA SECRETARIA DE EDUCACIN MEDELLNSECRETARA DE EDUCACIN DE SAHAGUN SECRETARIA DE EDUCACIN TOLIMASECRETARA DE EDUCACIN DE SAN ANDRSSISTEMAS INTERACTIVOSSECRETARA DE EDUCACIN DE SANTA STAR SOLUTIONS S.A.MARTASYSTEM CENTERSECRETARA DE EDUCACIN DE SANTANDER TECNI INCASSECRETARA DE EDUCACIN DE SINCELEJO TECNOLGICO CORUNIVERSITECSECRETARA DE EDUCACIN DE SOACHAUNIVERSIDAD AUTNOMA DE BUCARAMANGASECRETARA DEEDUCACIN DEUNIVERSIDAD CENTRALSOGAMOSO UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIASECRETARA DE EDUCACIN DE SOLEDAD UNIVERSIDAD DE IBAGUSECRETARA DE EDUCACIN DE SUCRE UNIVERSIDAD DEL NORTEICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesadosnormas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.DIRECCIN DE NORMALIZACIN 6. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 5555CONTENIDO Pgina0.INTRODUCCIN...............................................................................................................10.1 GENERALIDADES EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACINPARA EL TRABAJO ........................................................................................................10.2 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS ............................................................................20.3 RELACIN CON LA NORMA NTC-ISO 9004.................................................................41.OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN ............................................................................51.1 GENERALIDADES............................................................................................................51.2 APLICACIN.....................................................................................................................52.REFERENCIAS NORMATIVAS .......................................................................................63.TRMINOS Y DEFINICIONES APLICABLES A ESTA NORMA ...................................64.SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD......................................................................84.1 REQUISITOS GENERALES.............................................................................................84.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN ......................................................................85.RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ....................................................................115.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN DE LAS INSTITUCIONES DE FORMACINPARA EL TRABAJO ......................................................................................................115.2 ENFOQUE AL CLIENTE ................................................................................................125.3 LA POLTICA DE LA CALIDAD EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACINPARA EL TRABAJO .....................................................................................................125.4 PLANIFICACIN.............................................................................................................13 7. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 5555 Pgina5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN............................................145.6 REVISIN POR LA DIRECCIN DE LAS INSTITUCIONES DE FORMACINPARA EL TRABAJO .....................................................................................................156.GESTIN DE LOS RECURSOS ....................................................................................166.1 PROVISIN DE LOS RECURSOS EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACINPARA EL TRABAJO .....................................................................................................166.2 TALENTO HUMANO EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACINPARA EL TRABAJO .....................................................................................................166.3 INFRAESTRUCTURA EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACINPARA EL TRABAJO ......................................................................................................176.4 AMBIENTE DE TRABAJO EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACINPARA EL TRABAJO .....................................................................................................187.REALIZACIN DEL SERVICIO EDUCATIVO DE LA FORMACINPARA EL TRABAJO .....................................................................................................187.1 PLANIFICACIN DE LOS SERVICIOS DE FORMACIN PARA EL TRABAJO ......187.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE ......................................................197.3 DISEO Y DESARROLLO .............................................................................................207.4 COMPRAS.......................................................................................................................237.5 PROCESO EDUCATIVO Y PRESTACIN DEL SERVICIO.........................................257.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICINEN LAS INSTITUCIONES DE FORMACIN PARA EL TRABAJO.............................278.MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA................................................................................278.1 GENERALIDADES..........................................................................................................278.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN.........................................................................................288.3 CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES EN LOS PROCESOSDE LA INSTITUCIN .....................................................................................................29 8. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 5555 Pgina8.4 ANLISIS DE DATOS ....................................................................................................308.5 MEJORA..........................................................................................................................30BIBLIOGRAFA ...........................................................................................................................39ANEXOSANEXO A (Informativo)CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EN LAS INSTITUCIONESDE FORMACIN PARA EL TRABAJO ....................................................................................31ANEXO B (Informativo)TIPOS DE REGISTROS EN LAS INSTITUCIONES DEFORMACIN PARA EL TRABAJO ..........................................................................................33ANEXO C (Informativo)AMBIENTE DE TRABAJO EN LAS INSTITUCIONESDE FORMACIN PARA EL TRABAJO ....................................................................................34ANEXO D (Informativo)VERIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO .....................................................................35ANEXO E (Informativo)VALIDACIN DEL DISEO Y DESARROLLO.........................................................................36ANEXO F (Informativo)CONTROL DEL PROCESO EDUCATIVO Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO .............37ANEXO G (Informativo)SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS ................................................................38FIGURAFigura 1. Modelo de un sistema de gestin de la calidad basado en procesos ..................3 9. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 5555SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD PARA INSTITUCIONESDE FORMACIN PARA EL TRABAJO0. INTRODUCCINEste documento establece las normas que rigen a las instituciones oferentes de formacin parael trabajo.NOTA 1 Son instituciones oferentes de formacin para el trabajo, las siguientes:-Instituciones de educacin para el trabajo y el desarrollo humano-Instituciones de educacin media tcnica-Instituciones con programas tcnicos profesionales y tecnolgicos de educacin superior que cuenten con registro calificado otorgado por el Ministerio de Educacin Nacional y que sean de formacin para el trabajo.-Las cajas de compensacin familiar que prestan servicios de formacin para el trabajo-Las empresas que desarrollen procesos de formacin organizados y sistemticos para sus trabajadores actuales o potenciales, que ofrecen programas de formacin para el trabajo.NOTA 2 Se anima a las instituciones oferentes de servicios de formacin para el trabajo a tener un entendimientoclaro de los ocho principios de gestin de la calidad, cuando implementen el sistema de gestin de la calidad.Adicionalmente, como un medio para el mejoramiento del desempeo de este sistema, se recomienda conocer yaplicar las directrices de la norma NTC-ISO 9004.NOTA 3 Para asegurarse de que el costo total de la implementacin del sistema de gestin de la calidad esrecompensado apropiadamente por los resultados, tanto en trminos financieros como educativos, obtenidos por lainstitucin oferente de servicios de formacin para el trabajo, la implementacin debera planificarse y ejecutarsecomo proyecto, segn su tamao y circunstancias particulares.0.1GENERALIDADES EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACIN PARA EL TRABAJOLa siguiente norma establece los requisitos que deben tener en cuenta las instituciones deformacin para el trabajo para la implementacin de un sistema de gestin de la calidad quearmonice con los proyectos educativos institucionales, la prctica educativa y losrequerimientos del entorno productivo, econmico y social.1 de 39 10. NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 5555En la aplicacin del ciclo PHVA al proceso de prestacin del servicio de formacin para eltrabajo pueden establecerse las siguientes equivalencias: 1. Planificar o planear: definir lo quese espera que alcancen los estudiantes, en relacin con los requisitos del sector productivo.Para el caso de la formacin para el trabajo, se requiere establecer las competencias queobtendrn los estudiantes en relacin con la Clasificacin Nacional de Ocupaciones-CNO y queestn definidas en normas de competencia laboral por las mesas sectoriales, facilitadasmetodolgicamente por el Sena; 2. Hacer: prestar el servicio de formacin para el trabajo; 3:Verificar: evaluar los resultados de la accin educativa en los estudiantes y evaluar los recursosy procesos de la institucin oferente de servicios de formacin para el trabajo, y 4. Actuar:definir acciones para mejorar los resultados de la evaluacin, diseadas y ejecutadas en unplan de mejoramiento.El sistema de gestin de la calidad est influenciado por los diferentes objetivos de la formacinpara el trabajo, por las definiciones del proyecto educativo institucional (PEI) o su equivalente,por la lectura permanente del contexto socioeconmico en que se encuentra inmerso, por laparticipacin de la comunidad educativa y por prcticas administrativas y financierasespecficas en cada institucin. Por consiguiente, puede esperarse que los sistemas de gestinde la calidad varen de una institucin a otra.Esta norma establece los requisitos del sistema de gestin de la calidad para instituciones deformacin para el trabajo, acorde con la legislacin vigente, las instituciones de educacinmedia tcnica, las instituciones de educacin para el trabajo y el desarrollo humano, lasinstituciones de educacin superior que ofrezcan programas del nivel tcnico profesional ytecnolgico de formacin para el trabajo, las empresas que desarrollen procesos de formacinorganizados y sistemticos para sus trabajadores actuales o potenciales, que ofrecenprogramas de formacin para el trabajo y las cajas de compensacin familiar que prestenservicios de formacin para el trabajo.En el desarrollo de esta norma sectorial se han tenido en cuenta los principios de gestin de lacalidad enunciados en las normas NTC-ISO 9000 e NTC-ISO 9004.0.2ENFOQUE BASADO EN PROCESOSEsta norma promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla,implementa y mejora la efectividad de un sistema de gestin de la calidad, para aumentar lasatisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.Para que una institucin oferente de servicios de formacin para el trabajo funcione de maneraeficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre s. Unaactividad que utiliza recursos y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos deentrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Frecuentementeel resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguienteproceso.La aplicacin de un sistema de procesos dentro de una institucin oferente de servicios deformacin para el trabajo, junto con la identificacin e interacciones de estos procesos, ascomo su gestin, puede denominarse como "enfoque basado en procesos".Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre losvnculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, as como sobre sucombinacin e interaccin.2 11. NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 5555Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestin de la calidad,enfatiza la importancia de:a) la comprensin y el cumplimiento de los requisitos,b) la necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten valor,c) la obtencin de resultados del desempeo y eficacia del proceso, yd) la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.El modelo de un sistema de gestin de la calidad basado en procesos que se muestra en laFigura 1 ilustra los vnculos entre los procesos presentados en los Captulos 4 a 8. El modelomostrado en la Figura 1 cubre todos los requisitos de esta norma, pero no refleja los procesosde una forma detallada.NOTA De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodologa conocida como "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA), que puede describirse brevemente como:Planificar:establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente, tanto los estudiantes como el sector productivo, y las polticas de una institucin oferente de servicios de formacin para el trabajo.Hacer: implementar los procesos.Verificar: realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los resultados de la formacin con respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos del servicio, e informar sobre los resultados.Actuar:tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los procesos.Mejora continua del sistema de gestin de la calidadResponsabilidad Clientesde la direccin ClientesGestin de los Medicin, anlisisSatisfaccinrecursosy mejoraEntradas RealizacinSalidasRequisitos Producto del productoLeyendaActividades que aportan valorFlujo de informacinFuente: GTC 200:2005. Gua para la implementacin de la norma NTC-ISO 9001 en establecimiento de educacinformal en los niveles de preescolar, bsica y media y en establecimientos de educacin no formal.Figura 1. Modelo de un sistema de gestin de la calidad basado en procesos 3 12. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 5555Las instituciones que proporcionan servicios de formacin para el trabajo deben definir ygestionar sus procesos. stos son generalmente multidisciplinarios e incluyen procesosadministrativos y de apoyo, as como aquellos concernientes a la prestacin del servicio, talescomo pedaggicos y curriculares. Algunos procesos que existen en una institucin deformacin para el trabajo deben ser los siguientes:a) procesos para la gestin directiva en los que la institucin oferente de servicios de formacin para el trabajo determina su papel en el entorno socio-econmico, establece mecanismos para asegurar la pertinencia de su oferta, define sus metas de largo, mediano y corto plazo, las formas para alcanzarlas y los mecanismos para la interaccin entre sus distintos actores;b) procesos para la gestin acadmica en los que la institucin oferente de servicios de formacin para el trabajo define los elementos pedaggicos y curriculares que orientan su plan de estudios, identifica las competencias laborales a las cuales deben apuntar sus programas, establece las metodologas de formacin y proyectos transversales y de investigacin;c) procesos para la gestin administrativa y financiera en los que la institucin oferente de servicios de formacin para el trabajo define sus normas y procedimientos para la utilizacin de los recursos fsicos, humanos y financieros y para la prestacin de servicios complementarios a su comunidad educativa;d) procesos para la gestin de la comunidad en los que la institucin oferente de servicios de formacin para el trabajo define los mecanismos de participacin con los distintos actores de su comunidad educativa para la promocin de la convivencia y la vinculacin con su entorno;0.3RELACIN CON LA NORMA NTC-ISO 9004Las ediciones actuales de las normas NTC-ISO 9001 y NTC-ISO 9004 se han desarrolladocomo dos normas coherentes para los sistemas de gestin de la calidad, las cuales se handiseado para complementarse entre s, pero que pueden utilizarse igualmente comodocumentos independientes. Aunque las dos normas tienen diferente objeto y campo deaplicacin, tienen una estructura similar para facilitar su aplicacin como un par coherente.La norma NTC-ISO 9001 especifica los requisitos para un sistema de gestin de la calidad quepueden utilizarse para su aplicacin interna por las organizaciones, para certificacin o confines contractuales. Se centra en la eficacia del sistema de gestin de la calidad para darcumplimiento a los requisitos del cliente.La norma NTC-ISO 9004 proporciona orientacin sobre un rango ms amplio de objetivos deun sistema de gestin de la calidad que la norma NTC-ISO 9001, especialmente para la mejoracontinua del desempeo y de la eficiencia globales de la organizacin, as como de su eficacia.La norma NTC-ISO 9004 se recomienda como una norma para aquellas organizaciones cuyaalta direccin desee ir ms all de los requisitos de la norma NTC-ISO 9001, persiguiendo lamejora continua del desempeo. Sin embargo, no tiene la intencin de que sea utilizada confines contractuales o de certificacin. 4 13. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 55551.OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN1.1 GENERALIDADESEsta norma tcnica colombiana especifica los requisitos para un sistema de gestin de lacalidad de una institucin oferente de servicios de formacin para el trabajo, cuando sta:a)Una institucin que necesita demostrar su capacidad para proporcionar de formacoherente servicios de formacin para el trabajo que satisfagan los requisitos de susclientes, estudiantes y el entorno productivo, econmico y social, y la normatividadvigenteb)Una institucin que aspira a aumentar la satisfaccin de sus clientes, estudiantes y elsector productivo a travs de la aplicacin eficaz del sistema, incluidos los procesospara la mejora continua del mismo y el aseguramiento de la conformidad con losrequisitos del cliente y los reglamentarios aplicables.NOTAEn esta norma tcnica colombiana el trmino "servicio" se aplica a los programas de formacin para eltrabajo destinado a un cliente, bien sea un estudiante, una empresa, entidades gubernamentales o nogubernamentales, nacionales o extranjeras o solicitado por stos.Esta norma especifica los requisitos para un sistema de gestin de la calidad, en institucionesque prestan servicios de formacin para el trabajo. Esta norma est acorde con la legislacinvigente que rige a las instituciones de formacin para el trabajo.1.2 APLICACINTodos los requisitos de esta norma son genricos y se pretende que sean aplicables a todaslas instituciones que ofrecen servicios de formacin para el trabajo sin importar su tipo, tamaoy programas ofrecidos, siempre y cuando stos a apunten a desarrollar competenciaslaborales, especficas o transversales, asociadas con la Clasificacin Nacional deOcupaciones-CNO, las cuales habilitan a las personas para ejercer una actividad productiva,en un empleo o en un emprendimiento por cuenta propia.Las instituciones de formacin para el trabajo son las siguientes:- Instituciones de educacin para el trabajo y el desarrollo humano- Instituciones de educacin media tcnica- Instituciones con programas tcnicos profesionales y tecnolgicos de educacinsuperior que cuenten con registro calificado otorgado por el Ministerio de EducacinNacional y que sean de formacin para el trabajo- Cajas de compensacin familiar que ofrecen servicios de formacin para el trabajo- Las empresas que desarrollen procesos de formacin organizados y sistemticos parasus trabajadores actuales o potenciales, que ofrecen programas de formacin para eltrabajoCuando uno o varios requisitos de esta norma no se puedan aplicar debido a la naturaleza lainstitucin oferente de servicios de formacin para el trabajo, pueden considerarse para suexclusin.5 14. NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 5555Cuando se realicen exclusiones, no se podr alegar conformidad con esta norma, a menos quedichas exclusiones queden restringidas a los requisitos expresados en el captulo 7 y que talesexclusiones no afecten a la capacidad o responsabilidad de la institucin oferente de serviciosde formacin para el trabajo para proporcionarlos cumpliendo con los requisitos del cliente y lalegislacin aplicable.2.REFERENCIAS NORMATIVASLos siguientes documentos normativos referenciados son indispensables para la aplicacin deeste documento normativo. Para referencias fechadas se aplica nicamente la edicin citada.Para referencias no fechadas, se aplica la ltima edicin del documento normativo referenciado(incluida cualquier correccin).NTC-ISO 9000:2000, Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario.NTC-ISO 9001:2000, Sistemas de gestin de la calidad. RequisitosNTC-ISO 9004:2000, Sistemas de gestin de la calidad. Recomendaciones para la mejora deldesempeo.3.TRMINOS Y DEFINICIONES APLICABLES A ESTA NORMAPara los propsitos de esta norma, se aplican los trminos y definiciones dados en laNTC-ISO 9000:2000. Los que se indican a continuacin deben aplicarse de acuerdo con elenfoque de la institucin de formacin para el trabajo.3.1 Alta direccin. Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel unaorganizacin (vase el numeral 3.3.1 de la NTC-ISO 9000).3.2 Auditora interna. Proceso mediante el cual la institucin de formacin para el trabajoevala su sistema de gestin de la calidad. La auditora interna debe alimentarse del procesode evaluacin institucional, internos y externos. Estos procesos tienen caractersticas yalcances diferentes a la auditora, por tanto, no la suplen.3.3 Calidad. Grado en el que un conjunto de caractersticas (vase el numeral 3.5.1 NTC-ISO 9000)inherentes cumple con los requisitos (vase el numeral 3.1.2 de la norma NTC-ISO 9000), esdecir, con las necesidades o expectativas de los clientes (vase el numeral 3.1.2 de la normaNTC-ISO 9000).3.4 Cliente. Segn la [NTC-ISO 9000:2000], pueden ser una organizacin (3.3.1 de la normaNTC-ISO 9000) o individuo que recibe un producto (vase el numeral 3.4.2 de la normaNTC-ISO 9000).NOTA 1 La formacin para el trabajo es un servicio al cual deben tener acceso todas las personas interesadas sinimportar su gnero, origen, razn o condicin econmica, consistente en un conjunto de procesos pedaggicos ycurriculares que conducen al desarrollo de competencias laborales, especficas o transversales, asociadas con laClasificacin Nacional de Ocupaciones (CNO), las cuales habilitan a las personas para ejercer una actividadproductiva, en un empleo o en un emprendimiento por cuenta propia.NOTA 2 Los clientes de las instituciones de formacin para el trabajo varan segn el contexto y el tipo deprograma ofrecido. Pueden ser clientes los estudiantes y sus acudientes, empresas, organizaciones pblicas oprivadas, entes gubernamentales o no gubernamentales, nacionales o extranjeras, que contratan servicios deformacin para el trabajo. 6 15. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 55553.5 Formador; docente; instructor; facilitador; tutor. Persona que planifica, desarrolla yevala el servicio de formacin para el trabajo.3.6 Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan losresultados planificados.3.7 Eficiencia. Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.3.8 Efectividad. Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultadosplanificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.3.9 Institucin oferente de servicios de formacin para el trabajo. Es un conjunto depersonas y bienes promovido por las autoridades pblicas o por particulares, cuya finalidad esprestar el servicio de formacin para el trabajo. La institucin de formacin para el trabajopuede ser una institucin de educacin para el trabajo y el desarrollo humano, una institucinde educacin media tcnica, instituciones con programas tcnicos profesionales y tecnolgicosde educacin superior que cuenten con registro calificado otorgado por el Ministerio deEducacin Nacional y que sean de formacin para el trabajo, cajas de compensacin familiarque ofrecen servicios de formacin para el trabajo y empresas que desarrollen procesos deformacin organizados y sistemticos para sus trabajadores actuales o potenciales, queofrecen programas de formacin para el trabajo.3.10 No conformidad. Una no conformidad es el incumplimiento de un requisito, NTC-ISO 9000:2000numeral 3.6.23.11 Parte interesada [NTC-SO 9000:2000]. Persona o grupo que tienen inters en eldesempeo o el xito de un servicio de formacin para el trabajo.3.12 Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cualestransforman elementos de entrada en resultados.NOTA 1Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos.NOTA 2 Los procesos de una organizacin son generalmente planificados y puestos en prctica bajo condicionescontroladas para aportar valor.NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto resultante no puede ser fcil o econmicamenteverificada, se denomina habitualmente proceso especial.3.13 Producto educativo. Resultado del proceso educativo, definido en el proyecto educativoinstitucional (PEI) o su equivalente, el cual est orientado a la formacin, desarrollo ycumplimiento en los estudiantes de las competencias planificadas y acordadas.3.14 Proyecto educativo institucional (PEI) o su equivalente. El proyecto educativoinstitucional (PEI) o su equivalente es un documento que contiene la propuesta educativa quehace la institucin de formacin para el trabajo, en la que plasma sus principales objetivos, elenfoque pedaggico, metodolgico y curricular, los elementos que lo caracterizan y diferenciande otros, identifica las competencias para desarrollar, a travs de la formacin ofrecida, lo queespera alcanzar y las estrategias para hacerlo.3.15 Sistema de gestin de la calidad. Es un conjunto de elementos interrelacionados, por elcual se dirige y controla una organizacin para que alcance a cumplir las necesidades yexpectativas de los clientes (vase el numeral 3.2. NTC-ISO:9000).7 16. NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 55554.SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD4.1 REQUISITOS GENERALESLas instituciones de formacin para el trabajo deben establecer, documentar, implementar ymantener un sistema de gestin de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdocon los requisitos de esta norma.La institucin debe:a)identificar los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad y suaplicacin a travs de la institucin.b)determinar la secuencia e interaccin de estos procesos,c)determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la operacincomo el control de estos procesos sean eficaces,d)asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar laoperacin y el seguimiento de estos procesos,e)realizar el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos, ef)implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y lamejora continua de estos procesos.Las instituciones de formacin para el trabajo deben definir y gestionar sus procesos directivos,acadmicos, administrativos y financieros y gestin de la comunidad, en el marco de suproyecto educativo institucional (PEI) o su equivalente. Para hacer seguimiento a los procesos,especialmente a los relacionados con el resultado del proceso educativo, las instituciones deformacin para el trabajo deben tener en cuenta los resultados de evaluaciones externas einternas disponibles de la institucin, los estudiantes, las certificaciones de competencia laboralque stos obtienen, el personal docente y administrativo, los empresarios y otrasorganizaciones clientes de los servicios ofrecidos, as como los avances de su plan demejoramiento.En los casos en que la institucin opte por contratar externamente cualquier proceso que afectela conformidad del producto con los requisitos, debe asegurarse de controlar tales procesos. Elcontrol sobre dichos procesos contratados externamente debe estar identificado dentro delsistema de gestin de la calidad.4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN4.2.1 GeneralidadesLa documentacin del sistema de gestin de la calidad debe incluir:a)declaraciones documentadas de una poltica de la calidad y de objetivos de la calidad,b)un manual de la calidad,c)los procedimientos documentados requeridos en esta norma, 8 17. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 5555d) los documentos que requiere la institucin oferente de servicios de formacin para el trabajo, para asegurarse de la planificacin eficaz, operacin y control de sus procesos, ye) los registros requeridos por esta norma tcnica (vase el numeral 4.2.4).NOTA 1 Cuando aparezca el trmino "procedimiento documentado" dentro de esta Norma, significa que elprocedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido.NOTA 2 La extensin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad puede diferir de una institucinoferente de servicios de formacin para el trabajo a otra debido a:a) el tamao de la institucin y el tipo de actividades y programas ofrecidos,b) la complejidad de los procesos y sus interacciones, yc) la competencia de su personal.NOTA 3 La documentacin puede estar en cualquier formato o tipo de medio.NOTA 4 En la documentacin del sistema de gestin de la calidad, se pueden considerar aspectos tales como lossiguientes, pero sin limitarse a ellos:-terminologa y definiciones requeridas por la institucin oferente de servicios de formacin para el trabajo;-polticas gubernamentales;-leyes y reglamentaciones aplicables;-requerimientos del sector o sectores productivos a los que apunta la oferta de formacin para el trabajo para ser pertinente;-disposiciones de los rganos directivos y acadmicos de la institucin oferente de servicios de formacin para el trabajo;-proyecto educativo institucional (PEI) o su equivalente;-planes operativos anuales;-competencias del personal directivo, docente, administrativo y de servicios;-diseos curriculares;-planes y programas de estudio;-planes de mejoramiento;-reglamento o manual de convivencia.NOTA 5 Con el fin de proveer la documentacin necesaria para satisfacer las necesidades y expectativas de laspartes interesadas, la direccin de la institucin oferente de servicios de formacin para el trabajo deberaconsiderar:-anlisis del entorno productivo, las necesidades de las empresas en materia de talento humano y las normas de competencia laboral definidas en las mesas sectoriales, facilitadas metodolgicamente por el Sena;-requerimientos contractuales acordados con clientes y otras partes interesadas;-aceptacin de estndares nacionales, regionales o extranjeras relativos al sector de la formacin para el trabajo;-requerimientos reglamentarios y/o de la autoridad competente; 9 18. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 5555- decisiones de la institucin;- fuentes de informacin externa relevantes e- informacin sobre las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas.4.2.2 Manual de la calidadEl manual de la calidad debe ser coherente con los objetivos y los procesos definidos en elproyecto educativo institucional (PEI) o su equivalente en instituciones de formacin para eltrabajo.La institucin debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya:a)el alcance de su sistema de gestin de la calidad y las interacciones entre sus procesosdirectivos, acadmicos, administrativos y financieros y de gestin de la comunidad.b)los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin de la calidad,o referencia a los mismos;c)una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin de lacalidad; yd)la responsabilidad, la autoridad y las interrelaciones de los procesos;Cuando se planifica un sistema de gestin de la calidad, las instituciones de formacin para eltrabajo que desarrollen su manual de la calidad deben considerar o hacer referencia a losrequisitos, establecidos por la norma NTC-ISO 9001:2000 y a las disposiciones legales oreglamentarias.4.2.3 El control de los documentos en las instituciones de formacin para el trabajoEl propsito del control de la documentacin es asegurar que los documentos del sistema degestin de la calidad se actualicen permanentemente y estn disponibles para su uso. Paraeste fin, la institucin de formacin para el trabajo debe establecer un procedimiento de gestindocumental que describa:a)aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin,b)revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,c)asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de losdocumentos,d)asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables seencuentran disponibles en los puntos de uso,e)asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables,f)asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla sudistribucin, yg)prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacinadecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.10 19. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 5555Vase el Anexo A.4.2.4 Control de registros en las instituciones de formacin para el trabajoUn registro proporciona informacin sobre las actividades realizadas en la institucin oferentede servicios de formacin para el trabajo, tales como los resultados obtenidos por losestudiantes en cada etapa del proceso de formacin o la informacin generada por laaplicacin de un procedimiento o disposicin planificada en las distintas reas de gestin:(directiva, acadmica, financiera y administrativa y de gestin de la comunidad).Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para laidentificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y ladisposicin de los registros acorde con la legislacin o reglamentacin.Las instituciones de formacin para el trabajo deben mantener los registros de los estudiantes ylos registros educativos, dentro de las directrices definidas por las autoridades educativas o laalta direccin para proteger su confidencialidad.Vase el Anexo B.NOTA El tiempo de retencin de los registros se relaciona con la disponibilidad de acceso a un registro por unperodo de tiempo.5.RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN DE LAS INSTITUCIONES DE FORMACINPARA EL TRABAJOLa alta direccin de las instituciones de formacin para el trabajo, como mxima instancia dedireccin, en relacin con la poltica y desarrollo del sistema de la calidad debe:a)establecer, definir y divulgar la poltica de la calidad de la formacin, coherente con lasexpectativas y necesidades del entorno productivo, econmico y social y losbeneficiarios del servicio de formacin para el trabajo, con el direccionamientoestratgico expresado en el proyecto educativo institucional (PEI) o su equivalente y elmarco legal vigente, para el desarrollo del sistema de gestin de la calidad en lainstitucin;b)establecer objetivos medibles que permitan el cumplimiento de la poltica de la calidadde la formacin en la institucin;c)asegurar que los recursos necesarios para la implementacin y el logro de los objetivosdel sistema de gestin de la calidad de la institucin sean accesibles, segn lascondiciones adecuadas definidas;d)comunicar a toda la institucin oferente de formacin para el trabajo, a travs de susestrategias y mecanismos de comunicacin y participacin, la importancia de cumplircon los requisitos de la calidad de los beneficiarios, as como con los requisitos legalesy reglamentarios para la prestacin del servicio de formacin para el trabajoproporcionado;e)revisar peridicamente el estado del sistema de gestin de la calidad de la institucin, apartir de los indicadores, los resultados de las evaluaciones institucionales y de lasauditoras de la calidad, el estado de las acciones correctivas y preventivas, entre otras. 11 20. NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 55555.2 ENFOQUE AL CLIENTELa alta direccin de las instituciones de formacin para el trabajo debe identificar los clientes(estudiantes y sector productivo) y las partes interesadas en su rea de influencia paradeterminar sus necesidades y expectativas y asegurarse de su cumplimiento.NOTA 1 Las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas pueden ser traducidas encaractersticas de la calidad de la prestacin del servicio educativo, razn por la cual se denominan requisitos.NOTA 2 Deben considerar las expectativas del sector productivo en materia de la formacin del talento humanomediante la identificacin de las competencias laborales requeridas, las cuales se pueden recoger en el proyectoeducativo institucional (PEI) o su equivalente, los planes de estudio, los diseos curriculares, la evaluacin de losaprendizajes de los estudiantes y los planes de mejoramiento.NOTA 3 Las necesidades y expectativas pueden identificarse a travs del anlisis sistemtico de los resultados dela gestin de la calidad, relacionados con los clientes y partes interesadas, preferentemente antes de la finalizacindel perodo que se lleva a cabo y traducirse en indicadores de la calidad si sus requisitos se cumplen y si sonsatisfechos.5.3LA POLTICA DE LA CALIDAD EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACIN PARA EL TRABAJOLa alta direccin de las instituciones de formacin para el trabajo debe asegurarse de que lapoltica de la calidad:a) es adecuada para su propsito;b) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la efectividad del sistema de gestin de la calidad;c) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad;d) es comunicada y entendida dentro de la institucin, ye) es revisada para continua adecuacin.NOTA 1 El contenido de la poltica de la calidad, entendida como un medio para conducir a la institucin oferentede servicios de formacin para el trabajo hacia el mejoramiento de sus resultados, sirve de marco o base para definirlos objetivos institucionales. La poltica es una expresin permanente de intenciones y deseos, por tanto, losobjetivos, con plazos y acciones concretas, constituyen la forma en que la poltica de la calidad se materializa en elestablecimiento educativo (vase el numeral 5.4.1 de la norma NTC-ISO: 9000).NOTA 2 La poltica de la calidad debera ser coherente con los principios institucionales, con su direccionamientoestratgico (misin, visin, valores) y con el servicio que proyecta ofrecer la institucin a travs de su proyectoeducativo institucional (PEI) o su equivalente. En la poltica debe quedar claro el compromiso de mejorarcontinuamente el cumplimiento de la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los beneficiarios (clientes) ypartes interesadas.NOTA 3 A partir de la poltica de la calidad se establecen y revisan los objetivos de la calidad con los cuales lainstitucin educativa ha decidido comprometerse. La poltica de la calidad debera revisarse a la luz de los cambiosen las necesidades y expectativas de los clientes (estudiantes y sector productivo) y las partes interesadas, en elentorno y en las actividades centrales de la institucin.NOTA 4 La poltica de la calidad debera ser consistente con las polticas de formacin para el trabajo, las normasy reglamentaciones gubernamentales y otras disposiciones a las que debera acogerse la institucin oferente deservicios de formacin para el trabajo. 12 21. NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 55555.4 PLANIFICACIN5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDADLa alta direccin de las instituciones de formacin para el trabajo debe asegurarse de que losobjetivos de la calidad, incluyendo aquellos necesarios para cumplir los requisitos para losprogramas, se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de las instituciones deformacin para el trabajo.Los objetivos de la calidad deben ser consecuentes con la poltica de la calidad y estarorientados a la mejora continua del sistema de gestin de la calidad de la institucin deformacin para el trabajo.Los objetivos de la calidad de la institucin de formacin deben ser medibles o evidenciables, atravs de indicadores, plazos, responsables y acciones concretas definidas para alcanzarlos.Los objetivos de la calidad deben incluir los objetivos esperados del proceso de formacin delos estudiantes, en trminos de competencias laborales as como los relacionados con lasespecificaciones de los servicios complementarios y de apoyo a la labor educativa, por tanto,tambin deben ser objeto de mediciones a travs de indicadores.5.4.2 Planificacin del sistema de gestin de la calidad en los establecimientoseducativosLa alta direccin de las instituciones de formacin para el trabajo debe asegurarse de que:a)la planificacin del sistema de gestin de la calidad se realiza con el fin de cumplir losrequisitos citados en el numeral 4.1., as como los objetivos de la calidad,b)se define y documenta cmo se cumplirn los requisitos para el sistema de gestin de lacalidad en la institucin de formacin, mediante la inclusin de elementos en el plan demejoramiento de la calidad que conduzcan la implementacin de la poltica de la calidad(vase el numeral 3.7. del sistema de gestin de la calidad NTC-ISO 9000), es decir, sedebe garantizar el cumplimiento de la poltica y objetivos de la calidad, definiendomtodos de implementacin y evaluacin para satisfacer las necesidades de losclientes, yc)se mantiene la integridad del sistema de gestin de la calidad cuando se planifican eimplementan cambios en ste.NOTAEntre los resultados del proceso de planificacin se incluyen:a)la inclusin del proceso de implementacin del sistema de gestin de la calidad como elemento del plan demejoramiento de la calidad;b)la documentacin del sistema de gestin de la calidad;c)las responsabilidades e instancias rectoras de la ejecucin de los procesos de la institucin;d)los recursos y competencias (habilidades y conocimientos) necesarios para su concrecin;e)los enfoques, la metodologa y las herramientas para la mejora continua;f)los indicadores para la evaluacin; 13 22. NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 55555.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN5.5.1 Responsabilidad y autoridad en las instituciones de formacin para el trabajoLa alta direccin de las instituciones de formacin para el trabajo, en relacin con el sistema degestin de la calidad debe definir y documentar la responsabilidad, la autoridad y las relacionesmutuas de todos los miembros de la comunidad educativa (estudiantes, padres de familia,personal directivo, docente, administrativo y de servicios), as como de las instancias delgobierno con las que cuente, ya sean los consejos acadmico y directivo, junta directiva o desocios, consejo directivo o asambleas de socios.Las descripciones de la responsabilidad y de la autoridad deben ser consecuentes con elsistema de gestin de la calidad para toda la institucin oferente de servicios de formacin parael trabajo.La responsabilidad, la autoridad y las interrelaciones se deben documentar en el manual de lacalidad, en la documentacin de los procesos y los procedimientos, en el manual deconvivencia, cuando sea procedente, entre otros documentos existentes en la institucinoferente de servicios de formacin para el trabajo.5.5.2El representante de la direccin en las instituciones de formacin para el trabajoLa alta direccin de las instituciones de formacin para el trabajo debe designar un encargadocon responsabilidad que incluya:a) establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestin de la calidad, de acuerdo con los requisitos de la NTC ISO 9001:2000;b) mantener informada a la alta direccin y de darlo a conocer a la comunidad educativa, yc) asegurar la toma de conciencia de la calidad.NOTA 1 La responsabilidad del representante de la direccin puede incluir relaciones con partes externas sobreasuntos relacionados con el sistema de gestin de la calidad.NOTA 2 Este representante de la alta direccin debera ser competente y tener la autoridad necesaria para asumirla responsabilidad, por tanto, debera ser por lo menos del segundo nivel jerrquico del establecimiento (vicerrector,coordinador acadmico, entre otros, segn la estructura de la institucin).5.5.3La comunicacin interna en las instituciones de formacin para el trabajoLa alta direccin de las instituciones de formacin para el trabajo debe establecer canales decomunicacin interna que aseguren:a) que los miembros de la comunidad educativa tengan claridad sobre la poltica y los objetivos de la calidad, los requisitos (necesidades y expectativas) y sus resultados as como sobre sus responsabilidades;b) una comunicacin oportuna y precisa a los distintos clientes (estudiantes y sector productivo) para la prestacin del servicio educativo con calidad, yc) la difusin entre los estudiantes, padres de familia y/o acudientes, empresarios y otras partes interesadas, de las disposiciones legales y reglamentarias de la formacin para el trabajo. 14 23. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 55555.6 REVISIN POR LA DIRECCIN DE LAS INSTITUCIONES DE FORMACIN PARAEL TRABAJO5.6.1 GeneralidadesLa alta direccin de las instituciones de formacin para el trabajo debe, a intervalosplanificados, revisar su sistema de gestin de la calidad, para asegurarse de su conveniencia,adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad continuas. La revisin debe incluir la evaluacininstitucional, la evaluacin y la revisin de los resultados del sistema de gestin de la calidad,de las propuestas de cambio y del plan de mejoramiento, la informacin sobre el destino de losegresados de acuerdo con el sistema de seguimiento establecido por la institucin, el anlisisde los cambios en el entorno y de los riesgos identificados, de las expectativas yrequerimientos del entorno productivo, econmico y social.Deben mantenerse registros de las revisiones por la direccin (vase el numeral 4.2.4).5.6.2 Informacin para la revisin en las instituciones de formacin para el trabajoLa informacin de entrada para evaluar la eficacia del sistema de gestin de la calidad debeincluir:a)la poltica y los objetivos de la calidad;b)los resultados de aprendizaje de los estudiantes medidos a travs de las pruebas tantoexternas como evaluaciones internas de la institucin de formacin para el trabajo;c)la informacin estadstica derivada de los indicadores relevantes de los objetivos, talescomo matrcula, retencin, repeticin, desercin, promocin;d)el direccionamiento y plan estratgico de la institucin de formacin para el trabajo;e)las condiciones del contexto y las necesidades concretas de formacin de talentohumano del sector productivo al que apunta la oferta de formacin;f)los resultados financieros de las instituciones;g)los efectos financieros de las actividades relacionadas con calidad;h)las acciones de seguimiento de las revisiones de la calidad efectuadas por la altadireccin de la institucin;i)los resultados de las evaluaciones de las quejas, reclamos, solicitudes, ymanifestaciones de satisfaccin de los clientes (estudiantes y sector productivo) y otraspartes interesadas;j)los resultados obtenidos con el plan de mejoramiento institucional, incluyendo losresultados de las acciones preventivas y correctivas;k)el grado de cumplimiento del perfil esperado del egresado;l)la informacin sobre el destino de los egresados de la institucin;m)los resultados de los procesos de certificacin de competencia laboral de los egresados; 15 24. NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 5555n) las recomendaciones de mejora;o) los cambios en los requisitos legales, profesionales o reglamentarios y los cambios en el marco legal vigente;p) los resultados de las auditoras internas al sistema de gestin de la calidad.NOTA En el caso de que las instituciones cuenten con evaluaciones externas de sus clientes, de autoridadescompetencias o contratadas por voluntad propia stas deberan ser contempladas para evaluar la eficacia delsistema de gestin de la calidad.5.6.3Resultados de la revisin en las instituciones de formacin para el trabajoLa alta direccin de las instituciones de formacin para el trabajo, como resultado de la revisindel sistema de gestin de la calidad, debe incluir todas las decisiones y acciones relacionadascon:a) la mejora de la eficacia del sistema de gestin de la calidad y sus procesos;b) el ajuste del direccionamiento y el plan estratgico de la institucin;c) la mejora de la oferta de servicios de formacin para el trabajo en relacin con los requisitos del cliente (estudiantes y sector productivo);d) los parmetros de mejoramiento del proceso de formacin y de los procesos de gestin acadmica, directiva, administrativo financiero y de la comunidad;e) el establecimiento de nuevas oportunidades de mejoramiento a travs de investigaciones y estudios con los actores educativos y partes interesadas, yf) las necesidades de recursos.NOTA Deberan llevarse actas de las reuniones de revisin sobre la gestin institucional efectuadas por la altadireccin y otras instancias de gobierno. Estas actas se manejarn como registros que permitan observar lasdecisiones adoptadas, las acciones preventivas, correctivas o de seguimiento que se deban realizar y losresponsables de ellas.6.GESTIN DE LOS RECURSOS6.1PROVISIN DE LOS RECURSOS EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACIN PARA EL TRABAJOLas instituciones de formacin para el trabajo deben definir mecanismos para identificar,adquirir y disponer de los recursos necesarios para la realizacin de los procesos directivos, deprestacin del servicio educativo y de soporte, as como para asegurar la satisfaccin de susclientes (estudiantes y sector productivo) mediante el cumplimiento de sus requisitos,garantizando la sostenibilidad, la permanencia y la calidad de los mismos.6.2 TALENTO HUMANO EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACIN PARA ELTRABAJO6.2.1 GeneralidadesLas instituciones de formacin para el trabajo deben verificar:16 25. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 5555a)que el personal que se desempea en los diferentes cargos cuente con el perfil definidopor la institucin de formacin para el trabajo, es decir, que posea la educacin,formacin, competencias y experiencia apropiadas, de acuerdo con el carcter delcargo (directivo, docente, administrativo y de apoyo) y los requisitos definidos por elmarco legal vigente;b)que el personal sea consciente de su responsabilidad, es decir, que demuestre lacapacidad para alcanzar los resultados deseados y para contribuir al logro de losobjetivos y al cumplimiento de la misin institucional, yc)que el personal sea capaz de trabajar en equipo de manera eficaz y eficiente dentro dela institucin.6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin del talento humano de lasinstituciones de formacin para el trabajoLas instituciones de formacin para el trabajo deben establecer procesos de gestin del talentohumano para mantener y mejorar la competencia del personal directivo, docente, administrativoy de servicios.La institucin debe definir:a)metodologas e instrumentos para determinar las competencias en funcin de suresponsabilidad, autoridad y objetivos estratgicos.b)acciones para informar, capacitar y formar personal, acordes con las competenciasrequeridas y las necesidades detectadas.c)mantener los registros apropiados de la educacin, formacin, habilidades y experiencia(vase el numeral 4.2.4).6.3 INFRAESTRUCTURA EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACIN PARA ELTRABAJOLas instituciones de formacin para el trabajo deben identificar, suministrar y mantener lainfraestructura necesaria para el funcionamiento normal de los procesos incluidos en el sistemade gestin de la calidad.La infraestructura incluye, cuando sea aplicable:a)Aulas; aulas especializadas; laboratorios; biblioteca; espacios para la cultura, larecreacin y el deporte; oficinas y otros espacios para el desempeo normal de lasactividades de los estudiantes;b)Equipos, recursos didcticos y tecnolgicos para el proceso formacin, de acuerdo conel nivel y la modalidad de la formacin para el trabajo.c)Servicios pblicos asociados al funcionamiento de las instalaciones, tales como: aguapotable, energa elctrica y telfonos, con las instalaciones apropiadas;d)Gases, combustibles y dems insumos para uso de instrumentacin;e)Equipos e instalaciones de seguridad y comunicaciones internas y externas y sistemasde informacin. 17 26. NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 5555NOTA 1 El mantenimiento de la infraestructura responde a un enfoque de prevencin de las fallas ms que de lareparacin o correccin de las mismas.NOTA 2 El establecimiento educativo debera garantizar que la infraestructura cumple con parmetros deiluminacin, ergonoma, temperatura, acstica, vibracin y radiaciones, entre otros, adecuados para los procesoseducativos y con la legislacin vigente.NOTA 3Los numerales anteriores se podrn llevar a cabo por medio de convenios con otras instituciones.NOTA 4 La infraestructura puede contar con servicios de apoyo para el bienestar comn, como transporte,librera, artculos escolares, cafeteras, restaurantes, guardera, orientacin y salud, segn sea necesario.6.4AMBIENTE DE TRABAJO EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACIN PARA EL TRABAJOLas instituciones de formacin para el trabajo deben determinar y gestionar el ambiente detrabajo necesario para lograr sus objetivos de la calidad, en aspectos relacionados con laprestacin del servicio educativo.Vase el Anexo C.7. REALIZACIN DEL SERVICIO EDUCATIVO DE LA FORMACIN PARA EL TRABAJOPara efectos de esta norma, las instituciones de formacin para el trabajo deben entender quela realizacin del producto se refiere a la oferta de formacin para el trabajo, el cual seespecifica en el proyecto educativo institucional (PEI) o su equivalente, y la cual deberesponder al marco legal vigente.7.1PLANIFICACIN DE LOS SERVICIOS DE FORMACIN PARA EL TRABAJOLa planificacin del servicio de la formacin para el trabajo que se espera brindar a los clientes(estudiantes y sector productivo) debe evidenciar consistencia entre los objetivos de la calidadcon el proyecto educativo institucional (PEI) o su equivalente, el direccionamiento estratgico ylos requisitos inherentes a la prestacin del servicio de formacin para el trabajo, definidosinternamente y relacionados con el marco legal vigente.La documentacin resultante de la planificacin de los procesos de realizacin del serviciodebe incluir:a) los elementos relevantes del direccionamiento estratgico en relacin con las condiciones y especificidades de la oferta de servicios de formacin para el trabajo de la institucin;b) los objetivos de la calidad del servicio;c) la identificacin y documentacin de los procesos de prestacin del servicio de formacin para el trabajo;d) los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realizacin y el producto resultante cumplen los requisitos;e) los determinados por la institucin para los procesos relacionados con la prestacin del servicio de formacin para el trabajo 18 27. NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 5555NOTA 1 Un documento que especifica los procesos del sistema de gestin de la calidad (incluyendo los procesosde prestacin de los servicios de formacin para el trabajo) y los recursos que debe aplicarse a un producto,proyecto o contrato especfico, puede denominarse plan de la calidad.NOTA 2 La documentacin de los requisitos del servicio se puede realizar en medios como: publicacionescomerciales, reglamentos estudiantiles, pgina electrnica, folletos y propaganda.7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el servicio de formacin para eltrabajoLas instituciones de formacin para el trabajo deben determinar:a)los requisitos relacionados con la prestacin del servicio educativo, los cuales apuntan alas necesidades y expectativas de los clientes (estudiantes y entorno productivo,econmico y social)b)los requisitos de los clientes y de las partes interesadas no establecidos peronecesarios y acordados mutuamente para el cumplimiento de los objetivos de la calidad;c)los requisitos relacionados con la pertinencia de la oferta de formacin para el trabajode acuerdo con los perfiles demandados por el sector productivos, las competenciaslaborales identificadas y los escenarios futuros;d)los requisitos legales y reglamentarios relacionados con los servicios de formacin parael trabajo, ye)cualquier requisito adicional determinado por la institucin de formacin para el trabajoen su proyecto educativo institucional (PEI) o equivalente.7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el servicio de formacin para eltrabajoLas instituciones de formacin para el trabajo deben revisar los requisitos y condiciones de laprestacin del servicio. Esta revisin debe realizarse antes de iniciarse la prestacin del mismo,y asegurarse de que los requisitos relacionados con el servicio de formacin para el trabajo:a)estn resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato y losnecesarios y acordados mutuamente para el cumplimiento de los objetivos de la calidad;b)la institucin cuenta con la capacidad para cumplir con los requisitos definidos.Deben mantenerse registros de los resultados de la revisin y de las acciones originadas por lamisma (vase el numeral 4.2.4).Cuando el cliente no proporcione una declaracin documentada de los requisitos, la institucinde formacin para el trabajo debe confirmar los requisitos del cliente antes de iniciar el procesode formacin.Cuando se cambien los requisitos del producto, la institucin de formacin para el trabajo debeasegurarse de que la documentacin pertinente sea modificada y que el personalcorrespondiente sea consciente de los requisitos modificados. 19 28. NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 55557.2.3 Comunicacin con el cliente en los establecimientos educativosLas instituciones de formacin para el trabajo deben determinar e implementar disposicioneseficaces para su comunicacin con los clientes (estudiantes y sector productivo) y las partesinteresadas, relativas a:a)el servicio educativo ofrecido, la forma de evaluarlo y los resultados obtenidos;b)los requisitos establecidos en los convenios o contratos que se suscriban;c)la orientacin al estudiante y de promocin de servicios a la comunidad educativa yd)la retroalimentacin del cliente incluyendo sus consultas, quejas y solicitudes.7.3 DISEO Y DESARROLLO7.3.1 PlanificacinLas instituciones de formacin para el trabajo deben planificar y controlar el diseo y desarrollode su oferta de programas de formacin para el trabajo, as como de sus servicioscomplementarios y de apoyo, entre otros, atendiendo a:a)las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas;b)el proyecto educativo institucional (PEI) o su equivalente (en lo que refiere a principios,fundamentos filosficos, metodolgicos, pedaggicos y curriculares) yc)la legislacin vigente en materia de formacin para el trabajo.Durante la planificacin del diseo y desarrollo, las instituciones de formacin para el trabajodeben:a)determinar las etapas del diseo y desarrollo de los programas de formacin para eltrabajo con sus currculos y planes de estudio, as como de sus servicioscomplementarios y de apoyo, en las que se indique las personas, las responsabilidades,las actividades por desarrollar y los tiempos asignados, para lo cual se puede apoyaren: clientes, asesores, otras instituciones, grupos especializados, proyeccin de losestudiantes, de acuerdo con el contexto entre otros;b)establecer las actividades de revisin de los programas de formacin para el trabajo yde los servicios complementarios y de apoyo, para cumplir los requisitos para evaluar lacapacidad del diseo, mediante la determinacin de su adecuacin, eficacia yconveniencia, identificar problemas potenciales y sus soluciones;c)establecer las actividades de verificacin del diseo de la oferta de formacin para eltrabajo, con el propsito de comprobar si los resultados estn cumpliendo los requisitos;d)establecer la validacin del diseo de la oferta de formacin para el trabajo, mediante laevaluacin en condiciones reales de prestacin del servicio, ye)asignar las responsabilidades y autoridades para el diseo y desarrollo.20 29. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 5555Los responsables del diseo y desarrollo deben definir en un plan de actividades de revisin,verificacin y validacin de los programas de formacin para el trabajo y de los servicioscomplementarios y de apoyo, entre otros, tambin deben asegurar que exista una coordinacine integracin entre las partes involucradas.Las instituciones de formacin para el trabajo deben planificar la revisin peridica del proyectoeducativo institucional (PEI) o su equivalente y las directrices que de l se desprenden, ascomo de los currculos y planes de estudios, en especial, luego de procesos de integracin oalianzas con otras instituciones, cambios considerables en el entorno, modificaciones oampliaciones en el marco legal vigente y las disposiciones normativas.NOTAEntindase como responsables para el diseo y desarrollo los representantes de los estudiantes,formadores, facilitadores, docentes, instructores, tutores, directivos y el sector productivo.7.3.2 Elementos de entrada para el diseo y desarrolloLos responsables del diseo y desarrollo de los programas de formacin para el trabajo, ascomo de sus servicios complementarios y de apoyo, deben recoger informacin de lassiguientes fuentes, entre otras:a)actores de la comunidad educativa (directivos, docentes, padres de familia, estudiantes,personal administrativo y de servicios);b)autoridades gubernamentales relacionadas con la formacin para el trabajo;c)gremios, asociaciones profesionales;d)asociaciones educativas;e)la comunidad aledaa yf)el sector productivo.Las instituciones de formacin para el trabajo deben considerar entre otros los siguienteselementos de entrada para el diseo y desarrollo de su oferta de formacin para el trabajo.a)proyecto educativo institucional (PEI) o su equivalente;b)demandas concretas del sector productivo en trminos de competencias a desarrollar;c)caractersticas de los estudiantes;d)marco normativo vigente relacionado con la formacin para el trabajo;e)planes futuros de crecimiento econmico del pas, en particular en los sectoresrelacionados con la oferta de formacin para el trabajo de la institucin;f)especificaciones del cliente (vase el numeral 7.2.1);g)requisitos tecnolgicos;h)caractersticas socioculturales. 21 30. NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 5555Las instituciones de formacin para el trabajo deben registrar, mantener y revisar la informacinrecolectada y asegurarse de que sea clara y completa, ya que los datos de salida del diseo ydesarrollo debern verificarse para determinar si satisfacen estos datos de entrada (vase elnumeral 7.3.5).7.3.3 Resultados del diseo y desarrolloLas instituciones de formacin para el trabajo deben verificar los resultados del diseo ydesarrollo de la oferta de formacin para el trabajo respecto a los elementos de entrada yaprobarse antes de poner en marcha la oferta.Los resultados del diseo deben considerar:a)cumplir los requisitos de los elementos de entrada para el diseo y desarrollo de laoferta de formacin para el trabajo;b)proporcionar informacin apropiada para la prestacin del servicio de formacin para eltrabajo, tales como plan de estudios, intensidad de la formacin, docentes, instructoreso facilitadores requeridos, competencia que deben demostrar ellos, recursos fsicos y deinfraestructura, entre otros;c)contener o hacer referencia a los criterios de la calidad del servicio de formacin para eltrabajo.7.3.4 Revisin del diseo y desarrolloLas instituciones de formacin para el trabajo deben realizar revisiones sistemticas del diseoy desarrollo de la oferta de formacin para el trabajo, de acuerdo con lo especificado en elnumeral anterior (vase el numeral 7.3.2), con el fin de asegurar que:a)cada etapa del diseo y desarrollo que se est elaborando, brinde la satisfaccin a losrequisitos que le dieron origen;b)el diseo y la planificacin del desarrollo permitan alcanzar los resultados esperados,con el fin de identificar problemas y desarrollar soluciones, yc)los participantes de las revisiones estn involucrados en las actividades surgidas de esediseo y desarrollo, por ejemplo:-directivos, docentes o instructores-personal administrativo de apoyo-asesores en temas educativos-empresarios.Las instituciones de formacin para el trabajo deben decidir, en la planificacin de acuerdo conlas etapas y complejidad del diseo, si es suficiente una revisin o se requieren variasrevisiones. Deben mantenerse registros de los resultados de las revisiones y de cualquieraccin necesaria (vase el numeral 4.2.4).22 31. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 55557.3.5 Verificacin del diseo y desarrolloLas instituciones de formacin para el trabajo deben verificar, de acuerdo con lo planificado(vase el numeral 7.3.1), para asegurarse de que los resultados del diseo y desarrollo de laoferta de formacin para el trabajo cumplen los requisitos de los elementos de entrada deldiseo y desarrollo. Deben mantenerse registros de los resultados de la verificacin y decualquier accin que sea necesaria (vase el numeral 4.2.4 y el Anexo D).7.3.6 Validacin del diseo y desarrolloLas instituciones de formacin para el trabajo deben validar el diseo y desarrollo de la ofertade formacin para el trabajo, de acuerdo con lo planificado (vase el numeral 7.3.1) paraasegurarse de que la oferta de formacin para el trabajo resultante satisface los requisitos parasu aplicacin especificada o uso previsto, cuando sea conocido.Deben mantenerse registro de los resultados de la validacin y de cualquier accin que seanecesaria (vase el numeral 4.2.4 y el Anexo E).NOTALa conformidad es el cumplimiento de un requisito (vase el numeral 3.6.1. de la NTC 9000), el cual esuna necesidad o expectativa del cliente.7.3.7 Control de los cambios del diseo y desarrolloLas instituciones de formacin para el trabajo deben incluir en los registros la manera cmo secontrolaran los cambios en diseos de los planes de estudio, programas de formacin para eltrabajo, as como de los servicios complementarios y de apoyo, ya validados. Tambin debeestablecer quin est autorizado para revisar y aprobar los cambios, para este propsito sepuede aplicar el procedimiento de control de documentos.Deben mantenerse registro de los resultados de la revisin de los cambios y de cualquieraccin que sea necesaria (vase el numeral 4.2.4.).7.4 COMPRAS7.4.1 Proceso de comprasLas instituciones de formacin para el trabajo deben asegurarse de que las compras deproductos o servicios que tengan efecto sobre la calidad del servicio o en los procesos deprestacin del servicio de formacin para el trabajo, cumple con los requisitos especificados.Las instituciones de formacin para el trabajo deben determinar el alcance de esta disposicin,teniendo en cuenta el mayor o menor grado de incidencia sobre los procesos de realizacin ysus resultados. Es conveniente que se planifique, controle y verifique el proceso de compras.NOTA 1 Este requisito es aplicable para las compras de la institucin, acerca de las cuales se considere que unafalta de conformidad o de disponibilidad puede afectar la calidad en la prestacin del servicio de formacin para eltrabajo.NOTA 2 Las instituciones de formacin para el trabajo deben establecer los criterios de seleccin, evaluacin yseguimiento de los proveedores, cuando esto sea de su competencia, segn el marco legal vigente.Algunos de los criterios que se deben considerar para la evaluacin inicial son:23 32. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 5555a)La experiencia previa con el proveedor durante un perodo que indica que hasuministrado bienes o servicios en forma confiable y sistemtica. (Los proveedores dematerial de biblioteca, hardware y otros insumos generales se deben evaluar desde esteenfoque).b)La certificacin del producto, emitida por un organismo de certificacin acreditado.c)La certificacin del sistema de gestin de la calidad del proveedor, emitida por unorganismo de certificacin acreditado, que en el alcance cubra los bienes o serviciosque va a suministrar el proveedor.d)La declaracin de conformidad emitida por el proveedor (vase la NTC-ISO 17050).e)La evaluacin del nuevo proveedor durante un periodo de prueba.f)Las referencias proporcionadas por otros clientes respecto del proveedor.g)Los criterios definidos por el establecimiento educativo para asegurarse delcumplimiento de requisitos del servicio.Dentro de los criterios que se deben tener en cuenta para la re-evaluacin de los proveedoresse pueden mencionar el cumplimiento de:a)Las especificaciones del bien o servicio ofrecidas por el proveedor o las exigidas por elestablecimiento educativo.b)El tiempo de entrega suministrado.c)Las cantidades entregadas.d)La prestacin de servicios post-entrega acordados.e)Los aspectos financieros ligados a la compra.f)El marco legal vigente.7.4.2 Informacin de las comprasLa informacin de las compras debe describir las caractersticas del insumo o servicio porcomprar antes de informar al proveedor, para lo cual puede tener en cuenta:a)que el insumo o servicio llene las necesidades y expectativas de la institucin deformacin para el trabajo.b)en el caso de servicios de personal, se debera incluir aspectos de competencia como:experiencia, educacin, formacin, capacitacin, habilidades y actualizacinpermanente;c)los requisitos de gestin de la calidad que la institucin considere pertinentes.La institucin debe definir un mtodo de revisin de rdenes de compra antes de emitirlas alproveedor y establecer la forma para que esa revisin quede evidenciada.24 33. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 55557.4.3 Verificacin de los productos compradosLas instituciones de formacin para el trabajo deben establecer e implementar la inspeccin uotras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple losrequisitos de compra especificados.Cuando la organizacin o su cliente quieran llevar a cabo la verificacin en las instalaciones delproveedor, la organizacin debe establecer en la informacin de compra las disposiciones parala verificacin pretendida y el mtodo para la liberacin del producto.7.5 PROCESO EDUCATIVO Y PRESTACIN DEL SERVICIO7.5.1 Control del proceso educativo y de la prestacin del servicioLas instituciones de formacin para el trabajo deben implementar controles a los procesosrelacionados con una adecuada prestacin del servicio de formacin para el trabajo. Lascondiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable:a)la disponibilidad de informacin que describa las caractersticas del servicio educativo.Vase Anexo F.b)la disponibilidad de instrucciones especficas de los procesos directivos, acadmicos,administrativos y financieros y de gestin de la comunidad, definidos por la institucinoferente de servicios de formacin para el trabajo;c)el uso sistemtico de recursos didcticos y equipos apropiados (por ejemplo, materialaudiovisual, impresos, computadores, proyectores y equipos de laboratorio, entre otros);d)la disponibilidad y uso de instrumentos de seguimiento y evaluacin de los estudiantes(por ejemplo, pruebas escritas y orales, trabajos de clase y extraclase, evaluacionesexternas y proyectos acadmicos, entre otros);e)la implementacin de un sistema de seguimiento de egresados, de acuerdo con loestablecido;f)la evaluacin de los estudiantes, yg)las actividades de promocin, graduacin, certificacin de la formacin recibida yarticulacin en cadenas formativas.7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio en lasinstituciones de formacin para el trabajoLas instituciones de formacin para el trabajo deben validar los procesos de prestacin delservicio de formacin para el trabajo peridicamente en frecuencias especificadas, o cuandocambie alguno de los factores que incide en ellos: requerimientos del sector productivo,competencia del personal, materiales, equipos, mtodos o procedimientos, condicionesambientales, marco legal vigente, entre otros.La validacin se debe realizar mediante una revisin de los procesos de prestacin del serviciocon la consecuente actualizacin de su planificacin o mediante la revisin de los indicadoresde medicin de los mismos. Igualmente, debe considerar las apreciaciones de los clientes(estudiantes y sector productivo) y partes interesadas. 25 34. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 55557.5.3Identificacin y trazabilidad en las instituciones de formacin para el trabajoLas instituciones de formacin para el trabajo deben identificar los resultados de las diferentesetapas de prestacin del servicio de formacin para el trabajo. La identificacin del servicio sepuede demostrar mediante la denominacin y codificacin de cada plan de estudios oprograma al que accede un estudiante o estableciendo cohortes de egresados.Las instituciones de formacin para el trabajo deben identificar el estado del servicio educativorespecto a los requisitos de seguimiento y medicin.NOTA La trazabilidad es la capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello queest bajo consideracin (vase el numeral 3.5.4 de la norma NTC-ISO 9000: 2000). La trazabilidad en una institucinde formacin para el trabajo debe darse a travs del seguimiento al proyecto educativo institucional (PEI) o suequivalente, los planes de estudio y su cumplimiento, as como su relacin con las competencias requeridas por elsector productivo, los programas y proyectos, el cumplimiento de la intensidad horaria, la identificacin deestudiantes y su rendimiento acadmico, registro de las sesiones, de las instancias del gobierno escolar, de lascomisiones de evaluacin y promocin, de exmenes, calificaciones, grados y ttulos otorgados, seguimiento aegresados, entre otros.7.5.4Propiedad del clienteLas instituciones de formacin para el trabajo deben manejar, almacenar y mantener losmateriales y los registros suministrados por los estudiantes, padres de familia, empresas uorganizaciones que contratan servicios de educacin, autoridades educativas u otro tipo deentidades con las que efecte alianzas o convenios, de tal manera que se eviten daos oprdidas, y salvaguardar los materiales, el contenido de los documentos y cualquierinformacin proporcionada. Los ejemplos deben incluir:a) el material del proyecto presentado por los estudiantes;b) la informacin y los medios magnticos en los cuales se presentaron los trabajos;c) el equipo y materiales pertenecientes a los estudiantes y a otros actores o entidades, tales como libros, papelera, instrumentos o herramientas, entre otros;d) informacin personal de los estudiantes (familiar y acadmica).Este numeral es aplicable cuando la formacin para el trabajo sea impartida fuera de lasinstalaciones de la institucin, o cuando un cliente o proveedor proporciona las instalaciones yequipos (por ejemplo, sala de conferencias o retroproyector).En caso de que el material suministrado por un beneficiario (estudiante o padre de familia) o uncliente o proveedor se dae, se pierda o se destruya, la institucin oferente de servicios deformacin para el trabajo debe registrarlo (vase el numeral 4.2.4) y deber notificrseloinmediatamente.NOTA 1 La propiedad del cliente incluye artculos como libros de texto, cuadernos de trabajo, estudios de caso,provisin de educacin especial, computadores, software, suministros de arte o los medios proporcionados pororganizaciones que contratan servicios de formacin para el trabajo para sus colaboradores. Segn sea apropiado,deben establecerse normas y especificaciones para los materiales suministrados, con el fin de asegurar laconveniencia de su uso en la formacin.NOTA 2 La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual.26 35. NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 55557.5.5 Preservacin del producto en las instituciones de formacin para el trabajoLas instituciones de formacin para el trabajo deben preservar los documentos acadmicos,tales como planes de estudio, programas y materiales impresos o electrnicos, como libros,reportes de rendimiento acadmico, discos magnticos u pticos, programas de computadora yarchivos, entre otros.Tambin deben preservar los suministros para los procesos formativos en laboratorios otalleres tales como insumos qumicos para laboratorios, materiales crudos o procesados paraplantas piloto, productos de vida limitada en almacn para propsitos de formacin o trabajosde investigacin y desarrollo.NOTA Pueden existir algunas aplicaciones limitadas de este elemento en la norma NTC-ISO 9001, que incluyenel mtodo de entrega, la presentacin de los materiales y la disponibilidad de los equipos (tales como: cintas devideo, entre otros). En algunos casos, puede haber tambin servicios a los estudiantes tales como servicios desalud, asesora, seguridad personal, alojamiento y alimentacin, entre otros, los cuales deben asegurarse.7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN EN LASINSTITUCIONES DE FORMACIN PARA EL TRABAJOLas instituciones deben determinar el seguimiento y la medicin a realizar, y asegurar que losinstrumentos de seguimiento y medicin del servicio de formacin para el trabajo necesariospara proporcionar la evidencia de la conformidad del productos con los requisitos determinados(vase el numeral 7.2.1.).NOTA 1 Las instituciones deben hacer seguimiento a la realizacin del servicio de formacin para el trabajoincluyendo encuestas de satisfaccin a clientes (estudiantes y sector productivo), as como a padres de familia yacudientes, cuando sea aplicable.NOTA 2 En caso del uso de dispositivos fsicos, algunos de ellos utilizados como apoyo a la formacin para eltrabajo, stos deben asegurarse:a)aparatos de medicin empleados en proyectos de investigacin, talleres de formacin o laboratorios;b)equipos de medicin o ensayo relacionados con cursos especficos.8.MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA8.1 GENERALIDADESLas instituciones de formacin para el trabajo deben disear, planificar e implementar losprocesos y mtodos de seguimiento, anlisis y mejora necesarios para:a)asegurar un desempeo orientado al logro de los objetivos del sistema de gestin de lacalidad;b)asegurarse de la satisfaccin de los clientes (estudiantes y sector productivo), yc)mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad.Al establecer los procesos y mtodos, las instituciones de formacin para el trabajo debendefinir:a)qu medirb)cmo efectuar la medicin (registros, instrumentos y formatos);27 36. NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 5555c)cundo se har la medicin (momento de la medicin y periodicidad de la mismadependiendo del ciclo del proceso, ya sea anual, semestral, mensual, diario, etc.);d)quines intervienen en la medicin (responsables);e)utilidad de la medicinDebe planificarse la medicin teniendo en cuenta, por ejemplo, la secuencia de actividades,cronograma, responsables de cada etapa y recursos necesarios, entre otros.Al definir los procesos de medicin, anlisis y mejora, deben tenerse en cuenta los requisitoslegales vigentes.8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN8.2.1 Satisfaccin del clienteLas instituciones de formacin para el trabajo deben realizar el seguimiento de la informacinrelativa a la percepcin de satisfaccin de los clientes con respecto al cumplimiento de susrequisitos por parte de la organizacin. Deben determinarse los mtodos para obtener y utilizardicha informacin.NOTA Algunos de los mtodos que pueden utilizarse, cuando sea aplicable, para evaluar la informacin relativa alnivel de satisfaccin de los beneficiarios (clientes), son:a)buzones de sugerencia,b)encuestas de opinin a estudiantes y sector productivo,c)registros de quejas y reclamos,d)reuniones con partes interesadas, como talleres, escuelas de padres, jornadas pedaggicas ye)evaluaciones institucionales internas y externas.8.2.2 Auditora internaLas instituciones de formacin para el trabajo deben llevar a cabo a intervalos planificadosauditoras internas para determinar si el sistema de gestin de la calidad:a)es conforme con las disposiciones planificadas (vase 7.1), con los requisitos de estanorma tcnica colombiana y con los requisitos del sistema de gestin de la calidadestablecidos por la institucin;b)se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.Se debe planificar un programa de auditoras tomando en consideracin el estado y laimportancia de los procesos y reas por auditar, as como los resultados de auditoras previas.Se deben definir los criterios de auditora, el alcance de la misma, su frecuencia y metodologa.La seleccin de los auditores y la realizacin de las auditoras deben:a)asegurar: la objetividad e imparcialidad del proceso de auditorab)establecer requisitos de competencia de los auditores internos, basada en:28 37. NORMA TCNICA COLOMBIANANTC 5555-educacin-experiencia laboral en el sector educativo-entrenamiento en conceptos y requisitos del sistema de gestin de la calidad-entrenamiento en mtodos de auditora-habilidades de auditora, entre otros.Los auditores no deben auditar su propio trabajo.Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para laplanificacin y la realizacin de auditoras, para informar los resultados y para mantener losregistros (vase el numeral 4.2.4).La direccin responsable del rea que est siendo auditada debe asegurarse de que se tomanacciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas.Las actividades de seguimiento deben incluir la verificacin de las acciones tomadas y elinforme de los resultados de la verificacin (vase el numeral 8.5.2).8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesosLas instituciones de formacin para el trabajo deben aplicar mtodos apropiados para elseguimiento y, cuando sea aplicable, la medicin de los procesos del sistema de gestin de lacalidad. Estos mtodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar losresultados planificados. Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse acabo correcciones y acciones