2 курс

Задание гр.19

ОСНОВЫ РЕДАКТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Тема: «Имя существительное. Особенности употребления», Учебник О.В. Мартынова «Основы редактирования», стр. 41-48, изучить теорию. Выполнить упражнение № 44, 45,46, 47, 48,49, 50.

Тема: «Имя прилагательное. Особенности употребления». Учебник О.В. Мартынова «Основы редактирования», стр. 48-53, изучить теорию. Выполнить упражнение № 51.

Срок сдачи: 04.04

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ТЕХНИКА

Тема «Приложение Excel»

Учебник Л.Н. Хандадашева «Компьютер и другая оргтехника для секретаря - референта», стр. 205-208 - теория ознакомление устно (прочитать).Практическая работа:

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ №1 Построение таблицы

Для выполнения задания используйте в качестве образца таблицу (рис. 1).- не копировать!!!

Рисунок 1- Бланк ведомости учета посещений

1. Ввести в ячейку А1 текст «Ведомость»

2. Ввести в ячейку А2 текст «учета посещений в поликлинике (амбулатории), диспансере, консультации на дому»

3. Ввести в ячейку А3 текст «Фамилия и специальность врача»4. Ввести в ячейку А4 текст «за»5. Ввести в ячейку А5 текст «Участок: территориальный №»6. Ввести в ячейку Е5 текст «цеховой №»7. Создать шапку таблицы:

ввести в ячейку А7 текст «Числа месяца» ввести в ячейку В7 текст «В поликлинике принято осмотрено- всего» ввести в ячейку С7 текст «В том числе по поводу заболеваний» ввести в ячейку Е7 текст «Сделано посещений на дому» ввести в ячейку F7 текст «В том числе к детям в возрасте до 14 лет включительно» ввести в ячейку C8 текст «взрослых и подростков» ввести в ячейку D8 текст «детей в возрасте до 14 лет включительно» ввести в ячейку F8 текст «по поводу заболеваний» ввести в ячейку G8 текст «профилактических и патронажных» ввести в ячейку А9 текст «А» пронумеровать остальные столбцы таблицы

8. Отформатировать шапку таблицы по образцу

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Тема «Приложение Excel»

Учебник Л.Н. Хандадашева «Компьютер и другая оргтехника для секретаря - референта», стр. 205-208 - теория ознакомление устно (прочитать).

З А Д А Н И Е : П Р О Ч И Т А Т Ь Д А Н Н Ы Й М А Т Е Р И А Л , К Р А Т К О И З Л О Ж И Т Ь В Т Е Т Р А Д И П Р А В И Л А

8 ПРАВИЛ ЭФФЕКТНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИКак правильно сделать презентацию

9. Мы живем в удивительное время. Мир стремительно меняется, и к 2020 году цифровая вселенная вырастет в десятки раз. Станет еще больше разнообразного контента, воспринимать его нашему перегруженному мозгу будет все сложнее.

10.11. Чтобы справиться с таким наплывом информации,

нужно учиться ее правильно структурировать и презентовать.

12.13. Как создать эффективную презентацию и каких

ошибок избежать в процессе?

14.15. Правило 1. Вовлекайте с помощью контента16. На одной из лекций меня спросили: «Александр, какой

вы видите успешную презентацию?». Я долго думал, искал аргументы, ведь успех в этом деле состоит из множества факторов.

17.18. Прежде всего — интересный, структурированный и

удачно поданный контент.19. Такой, чтобы во время презентации слушатель

заглянул в телефон лишь с одной целью - фотографировать слайды, а не проверять ленту Facebook. 

20.

21. Чтобы у него горели глаза и появилось желание создавать.

22. Но как понять, готова ли аудитория, интересно ли ей, насколько она вовлечена?

23.24. Для начала нужно смириться с важным фактом: люди

не ходят думать и напрягаться. И, скорее всего, им наплевать на вашу презентацию. Однако то, как вы презентуете и что они увидят, сможет изменить их мнение.

25. Дейв Паради — специалист по презентациям, провел на своем сайте исследование.

26.27. Он задал людям вопрос: что им не нравится в

презентациях? На основе тысяч ответов людей он сформировал два важных замечания для любого спикера.

28. Правило 2. Не читайте текст со слайдов

29.30. 69% респонедентов ответили, что терпеть не

могут, когда спикер повторяет текст, размещенный на слайдах его презентации. Вы должны своими словами объяснять информацию на каждом из слайдов. В противном случае рискуете, что ваша аудитория просто уснет.

31. Правило 3. Не "мельчите" :) 

32.33. 48% людей не переносят слишком мелкий шрифт в

презентации. Вы можете придумать гениальный текст для каждого слайда, но весь ваш креатив пойдет насмарку, если этот текст невозможно будет прочитать.

34. Правило 4. Шутите и будьте искренними 35. Уилл Стефан на TED-x умеет посмеяться над собой

даже во время важных презентаций.36. Посмотрите. Сделайте вывод. Улыбнитесь. Зал оценит

вашу легкость в общении и простоту речи.37. Правило 5. Используйте правильные шрифты 38. В 2012 году The New York Times проводил эксперимент

под названием «Вы оптимист или пессимист?».39. Его участники должны были прочесть отрывок из

книги и ответить «да» или «нет» на несколько вопросов.40. Цель эксперимента: определить, влияет ли шрифт на

доверие читателя к тексту.

41.42. Участвовали сорок тысяч человек, которым

показывали один и тот же абзац, набранный разными шрифтами: Comic Sans, Computer Modern, Georgia, Trebuchet, Baskerville, Helvetica.

43. Результат таков: текст, написанный шрифтами Comic Sans и Helvetica, не вызвал у читателей доверия, а вот шрифт Baskerville, наоборот, получил согласие и одобрение. По словам психологов, это связано с его формальным видом.

44.

45. Правило 6. Визуализируйте 46. Все мы по-разному воспринимаем информацию.

Говоришь человеку: сделай красивую презентацию. В своей голове рисуешь конкретный пример.

47. И даже не догадываешься, что в его мыслях красивая презентация выглядит совсем по-другому.

48. Поэтому лучше показать пять картинок, чем один раз объяснить все на словах.

49. Перед выступлением вам нужно подобрать четкие иллюстрации вашего ключевого послания. Не важно, что вы продаете - ланч-боксы, свои консультации или страхование жизни.

50. Покажите своей аудитории пять картинок

51.

52. вы53.  

54.

55. ваш продукт56.

57. преимущества вашего продукта58.  

59.

60. счастливые покупатели61.

62. показатели вашего успеха

63. Правило 7. Упрощайте 64. Большинство людей думает, что делать презентацию

на белом фоне — скучно и непрофессионально. Они убеждены, что стоит изменить цвет — произойдёт «магия» и клиент сразу примет заказ. Но это заблуждение.

65. Мы стараемся «приукрасить» слайд большим количеством объектов, хотя можем объяснить его суть одним словом или картинкой.

66.

67. Ваша цель заключается не в том, чтобы достичь уровня мастерства Рембрандта. Излишне детальный и проработанный рисунок только отвлекает аудиторию от идеи, которую вы намерены донести. (Дэн Роэм, автор книги «Визуальное мышление»)

68. Используя иллюстрации и минимум текста, мы помогаем донести наши мысли слушателям и захватываем их внимание.

69. Меньше — не значит скучнее. Дизайну однодолларовой банкноты более 150 лет, и из года в год она становится только лучше.

70. Ее постоянно визуально меняют, оставляя на купюре лишь самое важное. Сегодня банкнота прекрасна в своей простоте.

71.72. Правило 8. Репетируйте свое выступление73. Если у вас нет времени на то, чтобы подготовить

презентацию, почему клиент должен уделять ей время? Как вы выйдете в зал? Что скажете в первую очередь? На вашем ноутбуке будет десять процентов заряда, и где вы рассчитываете найти розетку? Прорепетируете ли вы несколько сценариев и свою речь?

74. Ответ на все вопросы один: к важным встречам и презентациям нужно готовиться. Недостаточно создать презентацию с крутым контентом и картинками, нужно уметь её подать. На выступлении вас должны понять, услышать и принять.

75.

76. Создание эффективной презентации — это не просто добавить в слайды крутой контент и картинки, это умение подать их. На выступлении вас должны понять, услышать и принять.)

77. Представьте: приходит человек в зал и начинает метаться — то 1-й слайд, то 7-й, потом обратно к 3-му. Переживает, волнуется, забывает. Поймете ли вы что-нибудь? Не думаю.

78.79. Люди очень хорошо чувствуют других людей. Когда

вы не готовы, не уверены — это видно на расстоянии. Поэтому мой совет: минимум три раза прорепетируйте свою презентацию перед зеркалом.

80. Встречают по обложке81. Представьте, вы пришли на встречу, поразили всех

классной презентацией, добавили в друзья на фейсбуке того, кому «продавали», а у вас  на аватарке цветочек или череп.

82. Во-первых, это странно. Во-вторых, через две недели, когда вы напишете человеку в мессенджере, он не вспомнит вашего лица.

83. Откройте мессенджер. Если на аватарке увидите буквы или человека, который повернут к вам спиной, вспомните ли вы лицо собеседника без его имени?

84.

85. Презентации преображают. Это не обязательно означает, что они меняют аудиторию. Такое тоже может произойти, но я сейчас говорю не об этом. Презентации преображают вас и ваши собственные идеи. Речь не о том, что с их помощью вы станете богатыми и знаменитыми. Речь о том, что вы станете другими, лучшими людьми. Вы станете более знающими, более понимающими, более искренними и более страстными. (Алексей Каптерев, эксперт по презентациям)

86. Какой бы классной ни была ваша презентация в PowerPoint, если у вас на аватарке будет картинка в плохом разрешении — про презентацию забудут.

87. Помните, что ваш профиль на фейсбуке продаёт в то время, пока вы спите. На него заходят, читают, ищут что-то интересное. Визуальное оформление вашей страницы очень важно.

88.89. Могу я попросить вас сделать одну вещь? Загрузите

на фейсбук свою аватарку на белом фоне и сделайте обложку, на которой будет ваша фотография и краткое описание, чем вы занимаетесь.

90. Со временем вы поймете, что «встречают по обложке», и получите конкретный результат от коммуникации.

91. Презентация почтой: 5 лайфхаков92. Презентация перед аудиторией существенно

отличается о той, которую вам нужно отправить почтой.93. На что я советую обратить внимание перед

отправкой презентации клиенту:

94.

95. Титульный слайд всегда продает. Ваша первая картинка

должна быть провокационной, необычной. Смотря на нее,

человек должен хотеть узнать больше.96.  

97.

98. Минимум текста. Большинство людей читает презентации

по диагонали. Не отбивайте у них желание изучать вашу

презентацию большими объёмами текста.99.

100. В хорошей презентации «на отправку» не должно быть

более десяти-тридцати слайдов. Как показывает статистика

сервиса SlideShare, дальше слайды практически не читают.101.  

102.

103. Выбирайте изображения, которые отражают суть слайдов.

Напишите предложение, а затем попытайтесь показать его с

помощью картинки — как в игре «крокодил».

104.

105. Призывайте к действию. Четко обозначьте, что именно ваш

получатель должен сделать после просмотра презентации.

Позвонить, заполнить, отослать — пропишите это и ждите

результата.

106. Все техники, которые я описал в статье, работают. Используйте их, внедряйте в презентации, становитесь лучше, чем вчера.

107.

108. Креативность — это просто создание связей между вещами. Когда творческих людей спрашивают, как они что-то сделали, они чувствуют себя немного виноватыми, потому что они не сделали ничего на самом деле, а просто заметили. Они смогли связать разные кусочки своего опыта и синтезировать что-то новое. Это происходит потому, что они пережили и увидели больше, чем другие, или потому, что они больше об этом размышляют. (Стив Джобс)

Срок сдачи: 04.04

ТЕХНИКА МАШИНОПИСИ

ТЕМА: «Корректурные знаки» Учебник: Ленкевич Л.А. «Техника машинописи», стр.60-63, п.5.6 «Корректурные знаки», устно ознакомиться.Задание: Несколько знаков зарисовать в тетрадь с примерами(3-4 примера)

Корректорские знаки замены букв

Наверное, самые распространенный и частый вид правки. Знак должен перечеркнуть неверный символ, далее знак дублируют на полях с нужной буквой. Если в одной строке встречаются несколько замен, то ставят разные знаки. Чтобы не возникало путаницы – знаков придумали много, но все они однотипные.

Корректорские знаки замены слов или целых строк

Корректорские знаки замены текста

Мне кажется с этим знаком все понятно.

Корректорский знак вставки

Все знаки имеют формы галочки - отличительная черта знака вставки. Знак ставят в промежуток, куда нужно поместить вставку. Ошибки – не забывайте указывать знаки  препинания во вставках.

Корректорский знак удаления буквы слова или целого предложения

 Так как этот знак сильно похож на знак замены, то надо четко рисовать волну - отличающую знаки удаления.

Корректорский знак перестановки

Перестановка может быть: букв, слов или строк. В случае перестановки в слове, мы рекомендуем на полях продублировать знак и написать рядом верное слово.

Корректорские знаки, определяющие очередность слов или предложений в тексте

Используют если перестановок много или слова стоят не подряд.

Корректорские знаки переноса слов или части текста с одной страницы на другую

Корректорские знаки работы с пробелами

Часто встречающийся тип правки. Обязательно дублируйте его на полях в виде знака либо виде галочек-внимания – этот знак корректорской правки пропустить легче всего. 

И самый главный знак корректорской правки – знак отмены правки

Самый главный знак, потому что больше всего вносит путаницы.

Корректорские знаки выравнивания

Эти знаки обозначают выравнивание текста на странице.

Корректорские знаки «верхнего и нижнего регистра»

Знаки показывают расположение буквы относительно базовой лини набора текста. Если галочки две - символ поднимают еще выше.

Корректорский знак "абзаца"

Знак ставиться в пробел, где должен быть абзац, либо объединяет текст набираемый в подбор. Вот и все основные знаки.

Срок сдачи: 04.04

Документационное обеспечение деятельности организации

Написать сообщение по темам: объем 1-2 страницы, формат - А4.1. Тема: «Ведение телефонных переговоров».2. Учебник Л.А. Ленкевич «Делопроизводство», с 234-237, п.12.8

( также можно использовать интернет – ресурсы по данной тематике)

Срок сдачи: 28.03

Нормативно-правовые основы архивного делаТема: «Конфиденциальные документы». Задание: составить план текста, приведенного ниже.

Конфиденциальные документыКонфиденциальные документы

В современных условиях рыночной экономики обязательным условием успеха в деятельности организации и сохранения ее организационной структуры является обеспечение информационной безопасности.

Безопасность документируемой информации определяется степенью ее защищенности от последствий экстремальных ситуаций, стихийных бедствий и попыток несанкционированного доступа к документам с использованием организационных и технических каналов, вследствие чего могут произойти хищение и неправомерное использование злоумышленником информации в своих целях, ее модификация, подмена, фальсификация, уничтожение.

Документируемая информация, используемая в управлении организацией и бизнесе, является собственной или частной информацией и является интеллектуальной собственностью организации.

Информация часто становится ценной ввиду ее правового значения для организации и организации ее бизнеса. Ценная информация охраняется нормами права, товарным знаком или включается в категорию информации, составляющую тайну организации.

Состав информации, составляющей тайну организации, фиксируется в специальном перечне, определяющим период (срок) и уровень (гриф) ее конфиденциальности (т. е. недоступности для всех) и список сотрудников организации, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе.

Перечень, основу которого составляет типовой состав защищаемых сведений организации, является постоянным рабочим материалом руководства организации, служб безопасности и конфиденциальной документации. Он представляет собой классифицированный список типовой и конкретной ценной информации о планах и проводимых работах, производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах и т. д. В перечень включаются действительно ценные сведения о каждой работе организации.

В перечень включаются также документы, не содержащие защищаемую информацию, но представляющие ценность для организации и подлежащие охране. Перечни формируются индивидуально каждой организацией в соответствии с рекомендациями специальной комиссии и утверждаются руководителем организации. Эта же комиссия регулярно вносит текущие изменения в перечень в соответствии с динамикой выполнения организацией конкретных работ.

Коммерческая информация организации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для выработки той же идеи или для ее хищения и реализации. Поэтому степень ценности информации и надежность ее защиты находятся в прямой зависимости.

Документы, содержащие ценную информацию, входят в состав информационных ресурсов организации, которые могут быть:

1) открытыми (доступными для работы персонала без специального разрешения);

2) ограниченными для доступа к ним персона (отнесенными к одному из видов тайны – государственной или негосударственной).

Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 11 февраля 2006 г. № 90. Он содержит сведения в военной области, в области экономики, науки и техники, внешней политики и экономики, разведывательной, контрразведывательной и оперативно – розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации, а также наименования государственных органов, наделенных полномочиями по распоряжению этими сведениями.

Документы, содержащие сведения, которые составляют негосударственную тайну (служебную, коммерческую, банковскую и т. д.) или содержат персональные данные, именуются конфиденциальными.

Термин конфиденциальность является синонимом термина секретность и используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне.

Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т. е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.

Под конфиденциальным документом понимается оформленный носитель информации, содержащий сведения, которые относятся к негосударственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или

физического лица. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.

К конфиденциальным документам относятся следующие документы:

1) в государственных организациях – документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения, содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;

2) в коммерческих и негосударственных организациях – документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой тайне, тайне организации, тайне мастерства и технологий;

3) независимо от принадлежности организации – документы и базы данных, фиксирующие любые персональные (личные) данные о гражданах, а также содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т. д.

Обеспечение сохранности документовТема: «Архивный фонд организации. Единицы хранения», написать краткий конспект.

5.4. Организация документов в пределах архивного фонда

5.4.1. Основные понятия и требованияВ пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица

хранения документов (см. п. 6.2.1). Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственные архивы.

5.4.2. Схема систематизации документов в фондеСхема систематизации единиц хранения (дел) фонда является основанием для внутренней

организации архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.5.4.3. Группировка дел и документов в соответствии с различными вариантами схемы

систематизации архивного фонда5.4.3.1. Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с

учетом следующих признаков:структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным

подразделениям);хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций,

отраслей и направлений деятельности организации, тем и вопросов, которых касается содержание документов);

номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми

образовались документы);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

5.4.3.2. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

5.4.3.3. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору самой организации.

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку.

5.4.3.4. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются, как правило, для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

5.4.3.5. При выборе признаков группировки дел в пределах подгрупп, названных в пп. 5.4.3.2 - 5.4.3.4, учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

5.4.3.6. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.

5.4.3.7. Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.

5.4.3.8. При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения);

планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего);

в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

5.4.4. Организация документов по личному составу5.4.4.1. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются

обособленно и включаются в отдельную опись.Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета

приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу.

5.4.4.2. Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации.

На личные дела уволенных сотрудников может составляться отдельная опись.5.4.4.3. Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому

признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.

5.4.4.4. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - приказы о зачислении на службу (в учебное заведение и т.д.), перемещении, увольнении (окончании учебного заведения и т.д.), лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки.

Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Срок сдачи: 04.04 Задания отправлять по электронной почте: ira . erokhina 2011@ yandex . ru

УЧЕБНАЯ ПРАКТИКА гр.19

ПМ 02. «Документирование и организационная обработка документов»

тема: «Систематизация документов»

Задание: печать текста на ПК.

 Систематизация документов и  их хранение

План лекции

1.Систематизация документов. Номенклатура дел.

2.Формирование дел.

3.Хранение дел.

4.Передача документов в архив. Экспертиза ценности документов.

Систематизация и хранение документов являются важными организационно-технологическими процедурами документационного обеспечения, т. к. тесно связаны с вопросами создания архивов и баз данных самого различного назначения и рационального использования документной информации в процессах управления различными звеньями народного хозяйства России. Проблема систематизации рассматривается в предлагаемом курсе как комплекс вопросов, связанных с упорядоченностью, классификацией и эшелонированием документной информации для практического применения на предприятиях и в организациях различного статуса.

В рассматриваемой теме предлагается подойти к проблеме систематизации и хранения документов как к самостоятельной совокупности документирования.

1. Систематизация документов. Номенклатура дел

Систематизировать — значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

Номинальный признак — это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).

Предметно-вопросный признак — это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Авторский признак является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).

Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000—2005 годы).

Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения — свыше 10 лет и временного хранения — до 10 лет).

При классификации документов, однако, используют несколько признаков в различных сочетаниях (с обязательным учетом экспертного). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.

В практике информационно-документационного обеспечения специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ 16487-83).

Основное требование к номенклатуре — максимальный охват документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура создает реальную возможность размещения любого документа и комфортного пользования им.

Теория делопроизводства насчитывает три вида номенклатур: конкретная, примерная и типовая. Крупные организации дополняют их номенклатурами структурных подразделений и номенклатурой всего предприятия как объекта информационно-документационного обеспечения.

Широкое практическое распространение типовых и примерных номенклатур связано со стремлением к унификации самих способов комплектования различных баз данных (БД). При этом существенно то, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую схему формирования, унификации заголовков однородных документов, установления единых сроков хранения источников документной информации.

Подобные номенклатуры разрабатываются специализированными подразделениями (службами) и архивами общероссийских ведомств с утверждением руководством архивных органов. Каждая организация в соответствии с практической целесообразностью должна иметь свою конкретную номенклатуру дел, составляемую на основе типовой или примерной.

Заголовки дел, естественно, должны отвечать специфике самой организации. Сроки же хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру из типовой без изменений. Заголовок дела должен адекватно отражать его содержание и отвечать традиционным требованиям, предъявляемым к документной информации: краткости, точности, адресности, т. к. именно по заголовку в большинстве случаев ведется справочно-информационный поиск. Структура заголовка, как правило, отражает следующие аспекты:

род оформляемого дела (переписка, досье, подборка документов);

конкретный вид документов (приказы, протоколы, планово-отчетная документация);

автор, тема, корреспондент;

календарный период селекции (отбора) документов. Нормативно-методическая и инструктивная документация по оформлению номенклатуры рекомендует вначале размещать дела с организационно-распорядительной документацией директивных и вышестоящих органов, затем — дела с организационной документацией (уставы, положения, инструкции), далее — дела с организационно-распорядительной документацией самой организации (приказы, указания, распоряжения, решения коллегиальных органов — правления совета директоров и т. д.) и, наконец, дела, содержащие планово-отчетную документацию и переписку.

Номенклатура дел структурного подразделения после редактирования и согласования с архивом предприятия, организации апробируется экспертной комиссией и визируется руководителем подразделения — хранителя документации.

На основе специализированных номенклатур структурных подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия (условные обозначения) структурных подразделений, расположенные в соответствии с организационно-функциональной структурой и штатным расписанием организации субъекта управления. При этом первым разделом помещается служба ДОУ, а последними — общественные организации.

Индексация дел представляет собой условное обозначение каждого сформированного дела. Однородным делам присваиваются одинаковые индексы.

Под одним и тем же индексом из года в год в номенклатуру вносятся переходящие дела. Индекс обозначается комбинацией арабских цифр.

К примеру, индекс «03—09» обозначает, что дело принадлежит структурному подразделению «03» и занимает девятый раздел в номенклатуре.

В соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов...», номенклатура дел унифицируется по следующим графам:

графа 1 — индекс дела,

графа 2 — название заголовков дел,

графа 3 — количество томов,

графа 4 — срок хранения документов,

графа 5 — примечание (об уничтожении дел, передаче в архив).

В случаях, когда организация в силу своего статуса и подчиненности не сдает документы на государственное хранение, ее номенклатура должна согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации (ведомственной, региональной).

Как правило, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При неизменности функций и целей организации номенклатура остается постоянной, но подлежит редактированию, пересоставлению и согласованию не реже одного раза в пятилетие. Ежегодно в номенклатуре делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Английский язык

1.написать причины любви или нелюбви различных видов спорта, используя упр.11 стр.109;2.написать 10-15 предложений о важности спорта

Задание по физической культуре

(выполнить на ПК - формат А4, титульный лист с названием темы, объем 3-5 листов или от руки в тетради)

2 курс.

1. Особенности организации и проведения закаливающих процедур в зимнее время года.

2. Требования к одежде и обуви при занятиях физическими упражнениями.

3. История Олимпийских игр и их значение.

4. Общие требования безопасности при организации и проведении туристических походов.

5. Первая помощь при кровотечениях.

6. Первая медицинская помощь при ушибах и растяжениях.

Срок сдачи работ по окончанию карантина или на почту: ira . erokhina 2011@ yandex . ru

ЕстествознаниеПодготовить сообщение по тему: Химия и сельское хозяйство (удобрение, их значение, виды удобрений).

ЭкологияПодготовить сообщение по тему: Утилизация твердых бытовых отходов в Нижнем Новгороде.

ИНФОРМАТИКАЭлектронный учебник: глава 6, пар. 6.2 изучить, составить конспект пар. 6.2.Задание выполнять в тетради, присылать фотоотчет.