nl eva - centraal magazijn renault eva cm... · 2019. 3. 1. · een magazijn binnen hetzelfde eva...

Commercial in confidence: "This document contains information that is confidential and/or protected by intellectual property rights. Any use of the information contained herein (including, but not limited to, total or partial reproduction, communication or distribution in any form) by persons other than the designated recipient(s) is prohibited. If you have received this document in error, please notify the sender either by telephone or by e-mail and delete the material from any computer and/or destruct any paper form. Thank you for your cooperation."

NL EVA - Centraal magazijn Renault

Version Documentation

NL EVA - Centraal magazijn Renault Doc. No.: [CDK_156RD] Version: 3.0

Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 2/64

The original document is located on the SharePoint Server | Document Responsible: Harry IJzerman;[email protected]

DOCUMENT MANAGEMENT

Author Harry IJzerman;[email protected]

Date 01/03/2019 07:53:00

File name NL EVA CM Renault.docx Version 3.0

No. of pages 64 Manufacturer Renault

Description

Supporting documents

Source CDK Nº Version Title Date

CDK_ DD/MM/YYYY

Document version control

Date Version Reason Who

26/02/2019 Referentie klant

Update aanpassingen 2019 SP02 Veerle Philips


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 3/64


Inhoudsopgave

1 INLEIDING ........................................................................................................................................... 5

2 HET CONCEPT ................................................................................................................................... 6

3 TERMINOLOGIE ................................................................................................................................. 7 3.1 Algemene termen ....................................................................................................................... 7 3.2 Gebruikte termen ........................................................................................................................ 8

4 WORKFLOW ....................................................................................................................................... 9 4.1 Overzicht wijzigingen per situatie ............................................................................................. 10

5 INSTALLATIE – BEDRIJF MET CENTRAAL MAGAZIJN .............................................................. 11 5.1 Aanduiden centraal magazijn (8.5.8) ....................................................................................... 11 5.2 Aanmaken klanten en invullen gegevens ................................................................................. 12 5.3 Instellen parameters ................................................................................................................. 15

5.3.1 Tabblad Centraal magazijn ............................................................................................... 15 5.3.2 Tabblad Achtergrondtaken ............................................................................................... 16

5.4 Wijzigen gebruikersrechten ...................................................................................................... 19 5.4.1 Planningstoegang ............................................................................................................. 20

5.5 Nakijken RPS instellingen ........................................................................................................ 20 5.6 Renault: Bepalen inhoud veld Ref klant op etiket Boom .......................................................... 21

5.6.1 Groep 1 – CM bestellingen ............................................................................................... 21 5.6.2 Groep 2 – Agenten ........................................................................................................... 22 5.6.3 Groep 3 – Afhangende vestigingen .................................................................................. 22 5.6.4 Keuze waarden ................................................................................................................. 23 5.6.5 Instellen parameters ......................................................................................................... 24 5.6.6 Standaardwaarden ........................................................................................................... 25

6 INSTALLATIE AFNEMENDE DEALERS ......................................................................................... 27 6.1 Instellen parameters (8.5.8 > [Renault Parts]) ......................................................................... 27

6.1.1 Tabblad Centraal magazijn ............................................................................................... 27 6.1.2 Tabblad Achtergrondtaken ............................................................................................... 28

7 WERKING CENTRAAL MAGAZIJN ................................................................................................ 30 7.1 Renault Parts bestellingen ....................................................................................................... 31

7.1.1 Wijzigen te leveren aantallen ............................................................................................ 32 7.1.2 Bestelling definitief maken ................................................................................................ 33 7.1.3 Magazijnbon ..................................................................................................................... 34 7.1.4 Verzendnota ..................................................................................................................... 34

7.2 Tussentijdse bestellingen ......................................................................................................... 36 7.2.1 Bestelschema ................................................................................................................... 36

7.3 Winkelwagen (3.x.8.29) ............................................................................................................ 37 7.3.1 Inhoud scherm .................................................................................................................. 37 7.3.2 Knoppen ........................................................................................................................... 41 7.3.3 Werking winkelwagen ....................................................................................................... 43

7.4 Afhandeling MANCO’s ............................................................................................................. 49 7.5 Verzamelfactuur verzendnota’s (6.11) ..................................................................................... 50

7.5.1 Automatische interface ..................................................................................................... 51 7.6 Controle lijst .............................................................................................................................. 51

7.6.1 Grijpvoorraad ( 3.x.8.31) ................................................................................................... 51


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 4/64


7.6.2 Lijst ingeboekte onderdelen (3.x.8.30) ............................................................................. 51 7.6.3 Lijst nog te leveren verzendnota’s (3.x.8.32) .................................................................... 51 7.6.4 Lijst naleveringen (3.x.8.34) ............................................................................................. 51 7.6.5 Overzicht bestellingen agenten (3.x.8.33 ......................................................................... 52

8 WIJZIGING ALLE NIET-CM MAGAZIJNEN .................................................................................... 53 8.1 Concept .................................................................................................................................... 53 8.2 Grijpvoorraad ............................................................................................................................ 53

8.2.1 Inlezen bestand grijpvoorraad .......................................................................................... 54 8.2.2 Hoe controleren ................................................................................................................ 56

8.3 Automatisch bestelvoorstel ...................................................................................................... 56 8.4 Facturaties – knop [Bestellen] .................................................................................................. 57 8.5 Controle order .......................................................................................................................... 58 8.6 Bestellen bij het CM ................................................................................................................. 59 8.7 Lijst te bestellen onderdelen (3.x.8.28) .................................................................................... 60 8.8 Automatisatie van het proces ................................................................................................... 61

9 AUTOMATISCHE INTERFACE (8.4.3) ............................................................................................ 62 9.1 DMS – DCS .............................................................................................................................. 62 9.2 Centraal Magazijn .................................................................................................................... 62 9.3 Renault Parts ............................................................................................................................ 62 9.4 Verzamelfactuur ....................................................................................................................... 62

10 BESTANDSCOMMUNICATIE .................................................................................................... 63

11 FAQ............................................................................................................................................. 64 11.1 Activering .................................................................................................................................. 64 11.2 Communicatie .......................................................................................................................... 64


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 5/64


1 INLEIDING

Op vraag van Renault werden een aantal wijzigingen doorgevoerd om voor Renault een centraal magazijn werking te vergemakkelijken. Deze wijzigingen hebben enkel invloed op bedrijven en magazijnen van het merk Renault.

De wijzigingen hebben invloed niet enkel op de magazijnen die als centraal magazijn zijn aangeduid, maar ook de andere magazijnen binnen het bedrijf en de afnemende dealers die bij het centraal magazijn bestellen.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 6/64


2 HET CONCEPT

Van Renault uit zullen slechts een aantal magazijnen binnen Nederland bevoorraad worden.

Deze magazijnen worden als Centraal Magazijn in dit document benoemd. Deze Centrale magazijnen op hun beurt moeten andere dealers en hun eigen magazijnen bevoorraden.

Voor de bedrijven die als centraal magazijn zullen functioneren, is het de bedoeling dat in de andere vestigingen de magazijnwerkzaamheden tot een minimaal beperkt worden.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 7/64


3 TERMINOLOGIE

In dit document gaan we bepaalde termen gebruiken. Om elke verwarring te vermijden beschrijven we de betekenis van veelgebruikte termen in dit hoofdstuk.

Elk EVA magazijn binnen een Renault bedrijf kan zich in 1 van de 3 onderstaande situaties bevinden.

Centraal magazijn Magazijn binnen een bedrijf met een centraal magazijn Magazijn binnen een bedrijf zonder een centraal magazijn

Een magazijn binnen hetzelfde EVA bedrijf als waar een centraal magazijn in opgezet is, wordt in dit document een “Eigen Magazijn”.

Een magazijn of dealer die geen deel uit maakt van een EVA bedrijf, wordt in dit document afnemende dealer genoemd. Het kan hier gaan over 1 of meerdere magazijnen binnen een bedrijf. Ook de magazijnen die op eenzelfde server opgezet zijn als een bedrijf met een centraal magazijn zullen als afnemende dealer verwerkt worden.

3.1 Algemene termen

bestelling bestellingen worden aangemaakt manueel of automatisch

voorlopige bestelling: kan nog gewijzigd worden en is nog niet doorgestuurd naar de leverancier. Kan geraadpleegd worden in programma 3.x.8.3 Beheer Bestellingen.

Definitieve bestelling: Bestelling kan niet meer gewijzigd worden. Enkel definitieve bestellingen kunnen doorgestuurd worden naar de importeur. Enkel definitieve bestellingen kunnen bijgeboekt worden.

order een order is een bon gemaakt in elk van de facturatie soorten

5.1: werkplaatsorder 6.1 magazijnorder

toeleveren / bijboeken

Wanneer een bestelling wordt toegeleverd of bijgeboekt, worden de geleverde aantallen toegevoegd aan de huidige voorraad.

Toeleveren of bijboeken van een bestelling verhoogd de voorraad.

Afboeken Afboeken van onderdelen gebeurt in een order. De onderdelen die worden afgeboekt, verminderen de voorraad van het desbetreffende onderdeel.

RPS Renault Parts


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 8/64


3.2 Gebruikte termen

Centraal Magazijn CM 1 Magazijn binnen een firma die door Renault is aangeduid om voor een aantal andere dealers en bepaalde van zijn eigen magazijnen de levering van de onderdelen moet doen.

Afnemende Dealer AD deze dealer moet zijn onderdelen bestellen bij het centraal magazijn aangeduid door Renault.

Deze dealers kunnen niet langer onderdelen bestellen bij Renault.

Eigen Magazijn EM Alle andere magazijnen binnen dezelfde firma als het centraal magazijn. Deze magazijnen moeten eveneens bij één van de centrale magazijn bestellen.

Renault Parts RPS

Renault parts klanten Alle klanten die via Renault parts blijven bestellen: agenten, onafhankelijke herstellers, schadeherstel bedrijven


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 9/64


4 WORKFLOW

Bij de invoering van het centraal magazijn zal zowel bij het centraal magazijn als bij de afnemende dealers en de eigen magazijnen een wijziging in de werkwijze plaatsvinden. In onderstaand schema zie je kort de stappen die in de afnemende dealers/eigen magazijnen en binnen het centraal magazijn moeten doorlopen worden

Werking Centraal Magazijn

Cen

traa

l Mag

azijn

Afn

emen

de

deal

er

Inplannen werkenOnderdelen

toevoegen op order

Onderdelen opnemen op

bestelvoorstel *

Bestelvoorstel definitief maken *

Verwerken inkomenden

bestellng

Onderdelen klaarmaken voor

aflevering

Bestellen bij Renault

Toeleveren onderdelen **

Verwerken inkomende

bestelling Renault via Winkelwagen

Afboeken onderdelen op

order **

Verzendnota’s facturen

Factuur inboeken

De stappen met * kunnen automatisch verlopen door het instellen van taken in de parameters. De stappen met ** kunnen voor eigen magazijnen geautomatiseerd worden (niet voor afnemende dealers)


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 10/64


4.1 Overzicht wijzigingen per situatie

Centraal Magazijn

Ontvangen bestellingen EM en AD

Controleren orders EM

Leveren onderdelen aan AF en EM

Aanmaken verzendnota's

Aanmaken verzamelfactuur

Definitief maken tussentijdse bestelling

Bijboeken voorraad via winkelwagen

Eigen Magazijn

Geen magazijnpersoneel

Grijpvoorraad ipv volledige voorraad

Bestellen bij CM ipv Renault

Automatisch bijboeken onderdelen


Afnemende dealer


Bestellen bij CM ipv Renault

Factuur en leverbestand ontvangen van CM

keuze grijpvoorraad of volledige voorraad


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 11/64


5 INSTALLATIE – BEDRIJF MET CENTRAAL MAGAZIJN

In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke voorbereidende werken (in een bedrijf met een centraal magazijn) moeten getroffen worden alvorens met de werking van het centraal magazijn te kunnen aanvatten.

De voorbereidende werken bevatten

Aanduiden welke magazijnen CM zijn (8.5.8)

Aanduiden bij welk CM de eigen magazijnen bestellen (8.5.8)

Aanmaken / instellen van de klanten voor eigen magazijnen en afnemende dealers (1.1.3)

Instellen parameters (8.5.8)

Wijzigen gebruikersrechten (8.5.1)

Nakijken RPS instellingen (8.5.8)

Aanduiden toegelaten dealernummers (3.8.24)

5.1 Aanduiden centraal magazijn (8.5.8)

Binnen 1 bedrijf kan er 1 of meerdere centrale magazijnen worden ingesteld die door Renault bevoorraadt worden.

Om te weten welke magazijnen als centraal magazijn zullen functioneren, is in programma 8.5.8 Beheer magazijn een extra optie toegevoegd: CM Renault.

Voor elk magazijn dat als Centraal Magazijn zal gebruikt worden, moet het veld “Centraal Magazijn Renault?” op “JA” gezet worden.

Binnen hetzelfde bedrijf moet voor alle overige magazijnen (die zelf geen centraal magazijn zijn), een bestelmagazijn ingesteld worden. Als bestelmagazijn kunnen enkel de magazijnen gekozen worden die als centraal magazijn zijn aangeduid. Elke magazijn wordt zo aan 1 specifiek centraal magazijn gekoppeld op die manier.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 12/64


5.2 Aanmaken klanten en invullen gegevens

Wanneer onderdelen vanuit het CM worden geleverd, komen deze automatisch op een magazijn order terecht. Om een magazijn order te kunnen opmaken is een EVA klant nodig. Daarom moet er voor elk magazijn/locatie die vanuit het centraal magazijn zal worden bevoorraad, een klant bestaan in EVA. Dit moet zowel voor de afnemende dealers als voor de eigen magazijnen.

Deze klanten kunnen geïdentificeerd worden op basis van hun parts dealernummer1 (ook de eigen magazijnen). Daarom is er in programma 1.1.3 Beheer klantengegevens een extra veld dealernummer toegevoegd. Ook voor de eigen magazijnen binnen het bedrijf met een Centraal magazijn moet een klant aanwezig zijn.

Naast het dealernummer kan eveneens aangeduid worden, welk centraal magazijn de betreffende klant zal bevoorraden met onderdelen.

1 Parts dealernummer is 5 lang en begint met 60 of 27


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 13/64


Het dealernummer is noodzakelijk om de magazijnbon op te maken voor de juiste klant en zal in geval van afnemende dealers gebruikt worden het samenstellen van de naam van bestanden. Het in te vullen dealernummer is het Bestel dealernummer. Dit is terug te vinden in programma 8.1.5 Beheer dealernummers.

Als 3e instelling bij een klant kan ingesteld worden hoe de pickinglijst moet gesorteerd worden. Voor de eigen magazijnen worden de onderdelen vervolgens gesorteerd per order van het vragende magazijn. Per order zal een bak gemaakt worden met alle nodige onderdelen voor een specifiek werkplaatsorder.

Afhankelijk van het aantal orders dat een locatie op een dag verwerkt, is het handiger om per order de onderdelen uit het magazijn te halen ofwel per vaklocatie van alle nodige onderdelen en dan achteraf de uitsortering per order. Dit kan per klant ingesteld worden. Standaard is de sortering op vaklocatie van het onderdeel.

Vanaf versie 2019 SP02 is eveneens de mogelijkheid voorzien om aan te geven voor een klant of er in Boom moet voorgesorteerd moet worden of niet.

Voor tussentijdse bestellingen naar Renault toe, worden voor agenten en afhangende magazijnen hun eigen dealernummer opgenomen in het bestelbestand. Op die manier wordt in Boom een voorsortering gedaan voor dat dealernummer. Dit heeft als gevolg dat er een aparte container / bak gemaakt wordt voor dat dealernummer en dat op de factuur dit wordt gescheiden van de bestelde onderdelen op het dealernummer van CM.

Voor sommige klanten wil je dit echter niet. Daarom is de mogelijkheid voorzien om bij de klant aan te geven dat er NIET moet voorgesorteerd worden. Standaard wordt er wel voorgesorteerd.

Om deze aanduiding te wijzigen, roep je de klant op en op tabblad financieel wijzig je de waarde van het veld Voorsorteren CM.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 14/64


JA dealernummer van de klant zelf wordt opgenomen in het bestand en Boom zal tussentijdse bestellingen voorsorteren

NEEN het dealernummer van CM wordt opgenomen in het bestelbestand, er is geen voorsortering, geen aparte factuur


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 15/64


5.3 Instellen parameters

Vanuit programma 8.5.8 Beheer magazijn, kunnen via de knop [Renault Parts] extra parameters ingesteld worden voor de werking van het centraal magazijn. Aan de reeds bestaande parameters voor Renault Parts zijn nu 2 extra tabbladen toegevoegd.

Het instellen van de parameters is nodig voor zowel het centrale magazijn als voor de eigen magazijnen.

5.3.1 Tabblad Centraal magazijn

Het tabblad Centraal magazijn kan opgedeeld worden in 4 delen:

1. Startdatum werking centraal magazijn 2. Dealercode CM (enkel invullen voor afnemende dealers) 3. Instellingen voor eigen magazijnen 4. Overzicht klanten met ingesteld dealernummer

Om met de gewijzigde functionaliteit voor centraal magazijn van start te gaan moet de activatie datum ingesteld worden. Deze datum staat standaard in het jaar 2020. Zolang de datum niet verstreken is, kan deze gewijzigd worden. Wanneer de ingestelde datum bereikt is, kan deze niet meer aangepast worden.

Dealercode centraal magazijn moet enkel ingevuld worden bij afnemende dealers. Dit moet het parts dealernummer van het centraal magazijn bevatten en is 5 posities lang (beginnend met 27 of 60). Dit veld is nodig voor de communicatie. Of basis van het ingevoerde dealernummer kan de bestandsnaam voor te versturen bestellingen correct worden samengesteld.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 16/64


Voor de eigen magazijnen, kunnen een aantal zaken geautomatiseerd worden. Zo kan de kostencode opgegeven worden die moet gebruikt worden door het centraal magazijn bij het opmaken van de magazijnbon vanuit RPS en de winkelwagen.

Naast de kostencode kunnen ook 2 parameters per magazijn geactiveerd worden. Deze parameters hebben betrekking op de automatisering van de onderdelen bewegingen van het lokale magazijn.

Activeer toeleveren: Wanneer een eigen magazijn onderdelen bestelt bij het centraal magazijn en het centraal magazijn maakt voor de levering een verzendnota op, dan worden in de originele bestelling geleverde aantallen ingevuld. Door deze parameter te activeren worden niet enkel de aantallen ingevuld achter de schermen, maar wordt ook het geleverde aantal in voorraad genomen en gereserveerd voor de order(s), waar het onderdeel in besteld is.

Activeer afboeken: deze parameter is een vervolg op de vorige parameter. Wanneer onderdelen in voorraad genomen en gereserveerd worden, moeten ze op de order nog worden afgeboekt. Door deze parameter te activeren, zal ook de afboeking op het order automatisch gebeuren.

Onderaan het scherm is een overzicht van de klanten die in 1.1.3 een dealernummer hebben ingesteld en waarbij het gekozen magazijn ook aangeduid is als het centraal magazijn voor die klanten.

5.3.2 Tabblad Achtergrondtaken

Op dit tabblad kunnen een aantal geautomatiseerde taken ingesteld worden die enkel van toepassing zijn voor alle NIET-centraal magazijnen. Op de ingevoerde tijdstippen zullen de gewenste taken worden uitgevoerd voor alle magazijnen binnen het bedrijf die NIET zijn aangeduid als centraal magazijn.

Tot voor versie 2018 SP04 liep de taak via de automatische interface. Vanaf versie 2018 SP05, laat dit via een specifieke achtergrondtaak die op de opgegeven tijdstippen uitgevoerd wordt.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 17/64


Automatisch

Deze checkbox bepaalt of de task moet opgezet worden of niet.

Als het vinkje aangevinkt staat, wordt bij opslaan een controle uitgevoerd. Als er geen tijd is ingesteld voor minstens 1 van beide tijdstippen, dan zal een error gegeven worden.

Door het vinkje aan te vinken zal het starten van de taken opgenomen in de automatische interface.

Achtergrondtaak instellen

Je kan ervoor kiezen om op 2 vaste tijdstippen de taak uit te voeren of volgens een bepaalde frequentie.

Om de taak slechts 2 keer per dag in te stellen, geef je als frequentie “Vast” in. Als je een bepaalde frequentie wenst, geef dan de frequentie op in uren of minuten.

Wij raden aan om de frequentie niet kleiner te maken dan 15 minuten.

Opnemen in achtergrondtaak

Er zijn hier een drietal mogelijkheden, die geautomatiseerd kunnen worden uitgevoerd

1. Uitvoeren programma 3.x.8.28 Lijst te bestellen onderdelen Dit programma doorloopt ALLE magazijnen, die GEEN CM aanduiding hebben en zal nog niet bestelde onderdelen opnemen in een bestelling. Enkel orders die in de planning voorkomen worden opgenomen op deze lijst afhankelijk van de dagen die ingesteld zijn aan de rechter zijde van het scherm.

2. Uitvoeren programma 3.x.8.1 Voorbereiden automatische bestelling. Alle NIET CM magazijnen worden overlopen en een bestelsuggestie wordt opgemaakt. Deze taak is bedoeld om de grijpvoorraad op pijl te houden.

3. Uitvoeren programma 3.x.8.5 Definitief maken bestelling. Dit programma zal alle openstaande voorlopige bestellingen definitief maken. Er wordt GEEN afdruk van de bestelling gemaakt. Dit wordt alleen gedaan voor de bestellingen opgemaakt voor de leverancier automatisch bestelvoorstel ( terug te vinden in programma 8.1.2 Beheer algemene gegevens)


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 18/64


Geplande orders controleren

De lijst te bestellen onderdelen, overloopt de planningslijnen van een bepaalde dag en bekijkt de hieraan gelinkte orders. Om de lijst automatisch te kunnen opmaken, moet er ingesteld worden dat wanneer de lijst wordt opgemaakt, naar welke planningsdatum moet in rekening genomen worden.

In bovenstaand voorbeeld zullen, wanneer de dag waarop de task loopt een maandag is, de planningslijnen tot en met vrijdag overlopen worden en alle onderdelen op orders van de planningslijnen van die dag worden besteld, voor alle orders met status “Niet-besteld”.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 19/64


5.4 Wijzigen gebruikersrechten

Voor de medewerkers van het centraal magazijn, is het raadzaam om de toegang tot programma 3.x.8.21.4 Automatisch toeleveren uit te schakelen. Vanaf de activering van de centraal magazijn procedures is het de bedoeling om dit programma niet langer te gebruiken maar om gebruik te maken van het nieuwe programma 3.x.8.29 Winkelwagen.

Er zijn ook 5 nieuwe menupunten toegevoegd. Deze worden niet standaard geactiveerd voor gebruikers. Deze moeten voor de betroken gebruikers geactiveerd worden ofwel via het profiel of via de gebruiker zelf.

Het gaat over volgende menu punten

Magazijn o 3.x.8.28 Lijst te bestellen onderdelen o 3.x.8.29 Winkelwagen centraal magazijn o 3.x.8.30 Lijst ingeboekte onderdelen o 3.x.8.31 controle grijpvoorraad (enkel voor niet- CM magazijnen in te stellen) o 3.x.8.33 Overzichtslijst bestellingen agenten o 3.x.8.34 Overzichtslijst naleveringen o 3.x.8.21.5 EDT lijst

Boekhouding o 6.11 Verzamelfactuur verzendnota’s


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 20/64


5.4.1 Planningstoegang

In programma 8.5.3 Beheer gebruikers, moeten alle magazijn medewerkers die orders moeten nakijken van andere magazijnen/locatie ook toegang hebben tot deze locaties.

Eventueel kan ook een groep gemaakt worden voor alle locaties die door een magazijn medewerker moeten gecontroleerd worden.

5.5 Nakijken RPS instellingen

Omdat dezelfde logica gebruikt wordt voor Centraal magazijn als voor Renault Parts, moeten de magazijnen die als centraal magazijn zullen gebruikt worden ook moeten ingesteld zijn als Renault Parts magazijnen. Het magazijn moet voorkomen in de lijst om een correcte werking van programma 3.x.8.26 Renault Parts te garanderen. En daarnaast is vooral het dealernummer van belang.

Voor het verwerken van de bestanden van afnemende dealers, worden de dealercodes bekeken die ingesteld zijn op tabblad Magazijn


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 21/64


5.6 Renault: Bepalen inhoud veld Ref klant op etiket Boom

Beschikbaar vanaf versie 2018 SP08

Er zijn 14 situaties voorzien waarvoor kan aangegeven worden welke informatie als Ref. klant op het etiket van Boom zal gedrukt worden. In dit veld kunnen slechts 6 posities ingevuld worden. Deze waarde is opgenomen in het bestelbestand van EVA naar Renault.

De waarde van het veld wordt bepaald op het moment dat 3.x8.21.1 wordt uitgevoerd. Er wordt enkel gekeken naar de instellingen bij het opmaken van het bestand, niet bij het toevoegen van een onderdeel of het definitief maken van de bestelling.

Afhankelijk van de situatie, kunnen bepaalde waarden wel of niet gekozen worden. De situaties zelf zijn op te delen in 3 groepen:

1. bestellingen van het CM zelf 2. bestellingen van agenten 3. bestellingen van afhangende locaties / magazijnen

5.6.1 Groep 1 – CM bestellingen

Hieronder vallen de situaties 1 tem 4 + 7 - 8

Situatie omschrijving uitleg

1 Manuele bestelling

Zonder klant en zonder opmerking

Bestelling gemaakt in 3.x.8.3 & magazijn = CM

In het veld “Opmerking” werd niets ingevuld


Zonder klant en met opmerking


In het veld “Opmerking” werd een tekst ingegeven.

Voorbeeld: “Jean-Marie”


Met klant en met opmerking


In het gele opmerking veld werd via F2 een klant opgezocht maar er werd geen auto gelinkt


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 22/64




Met klant met auto.


In het gele opmerking veld werd via F2 een klant opgezocht EN er werd auto gelinkt.

7 Met HO en met wagen In facturatie werd een order gemaakt voor een klant met een auto, de onderdelen op het order komen uit het CM. De onderdelen zijn besteld vanuit het order.

8 Met HO en zonder wagen In facturatie werd een order gemaakt voor een klant maar zonder auto, de onderdelen op het order komen uit het CM. De onderdelen zijn besteld vanuit het order.

5.6.2 Groep 2 – Agenten

In 3.x.8.26 Renault Parts bestellingen, heb je de bestellingen van agenten die via het online platform doorkomen naar de DMS. Je hebt echter ook de mogelijkheid om via de knop [Nieuwe bestelling] zelf een bestelling aan te maken.


5 RP-bestelling - Agent Bestellingen die via het Renault Parts platform binnengekomen zijn in EVA

6 RP-bestelling - Manueel RP Bestelling in 3.x.8.26 aangemaakt via de knop [Nieuwe bestelling]

5.6.3 Groep 3 – Afhangende vestigingen

Alle andere vestigingen van de groep die bestellen bij het centraal magazijn zijn afhangende vestigingen.


9 RP-bestelling

Met link klant – met link auto – met link planning

De andere vestiging heeft een werkplaatsorder, met auto en planning. Vanop het order werden onderdelen besteld.

10 RP-bestelling

Met link klant – met link auto – zonder link planning

De andere vestiging heeft een order met klant en auto, maar geen planningsdatum.

11 RP-bestelling

Met link klant – zonder link auto – zonder link planning

De andere vestiging heeft een order met klant maar geen auto en geen planningsdatum

12 RP-bestelling

Met link klant – zonder link auto

De andere vestiging, heeft manueel een bestelling gemaakt in 3.x.8.3 en hier in het veld Opmerking via F2 een klant opgezocht, maar geen link gelegd met een auto.

13 RP-bestelling

Met link klant – met link auto

De andere vestiging, heeft manueel een bestelling gemaakt in 3.x.8.3 en hier in het veld Opmerking via F2 een klant opgezocht EN een auto.

14 RP-bestelling

Zonder link klant

De andere vestiging, heeft manueel een bestelling gemaakt in 3.x.8.3 en hier in het veld Opmerking eventueel een eigen opmerking ingevuld.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 23/64


5.6.4 Keuze waarden

De mogelijke waarden die ingesteld kunnen worden zijn zichtbaar op het parameterscherm.

Niet elke optie is mogelijk in elke situatie, daarom kan je enkel kiezen uit de opties die voor de situatie mogelijk zijn.

A Ligging Ligging van het onderdeel in het centraal magazijn

B <leeg>

C 6 eerste pos opmerking In 3.x.8.3 is geen link naar een klant maar wel een opmerking ingetypt. Vb “Jean-Marie”

“JEAN-M” zal dan als referentie opgestuurd worden

D Klantnummer In de bestelling van CM is een link naar klant 12345 De Backer bvba

12345

E Eerste 6 pos klantnaam In de bestelling van CM is een link naar klant 12345 De Backer bvba

DE BAC

F 6 laatste pos nrplaat In de bestelling van CM is een link naar auto 1-AAA.123

AAA123

G PAR dealernr In CM is een bestelling, met een link naar een RPS bestelling voor klant 12345 De Backer bvba met dealernummer 05600XXX en PAR dealernummer YYXXX

YYXXX

H 6 laatste pos RPS bestelling

In CM is een bestelling met een link naar RPS bestelling 12345678

345678

I 6 eerste pos RPS bestelling

In CM is een bestelling met een link naar RPS bestelling 12345678

123456

K 6 laatste pos RO nr In CM is een bestelling zonder RPS link, maar met een link naar een RO 987654

987654

L 6 laatste pos RO nr (vestiging)

In CM is een bestelling MET een RPS link. de originele bestelling van de vestiging, heeft een link naar RO 654321

654321

M 6 eerste pos klantnaam (vestiging)

In CM is een bestelling MET een RPS link. de originele bestelling van de vestiging, heeft een link naar RO 654321

voor klant 45678 Janssens Jan

OF

de originele bestelling van de vestiging, heeft geen link naar een RO, maar een opmerking gelinkt aan klant 45678 Janssens Jan

JANSSE


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 24/64


N 6 laatste pos nummerplaat (vestiging)

In CM is een bestelling MET een RPS link. de originele bestelling van de vestiging, heeft een link naar RO 654321 voor klant 45678 Janssens Jan en nummerplaat 1-AAA-999

OF

de originele bestelling van de vestiging, heeft geen link naar een RO, maar een opmerking gelinkt aan klant 45678 Janssens Jan

AAA999

O Planningsdatum order vestiging

In CM is een bestelling MET een RPS link. de originele bestelling van de vestiging, heeft een link naar RO 654321 voor klant 45678 Janssens Jan en nummerplaat 1-AAA-999. Dit order is ingepland met startdatum 01.08.2018

010818

P 6 eerste posities opmerking vestiging

In de vestiging is een manuele bestelling gemaakt in 3.x.8.3 en is een opmerking ingevuld. Vb “Jean-Marie”

“JEAN-M” zal dan als referentie opgestuurd worden

5.6.5 Instellen parameters

Bij het opladen van de versie zijn een aantal default waarden voorzien. Deze kunnen gewijzigd worden indien gewenst.

Om de op te sturen waarde te wijzigen, klik je in 3.x.8.21.1 Vastleggen bestellingen FTU op de knop [Parameters ref. klant].

In het geopende scherm zie je elk van de situaties. Bij opladen van de versie is voor elke situatie een standaard waarden ingevuld. Deze kan je zelf wijzigen.

5.6.5.1 Waarom onderscheid Voorraad <> tussentijds?

Bij voorraadbestellingen, wordt in het bestand enkel de dealercode van het CM opgestuurd.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 25/64


Voor tussentijdse bestellingen, wordt de dealercode van de agent / afhangende vestiging meegestuurd.

Als CM A onderdelen moet bestellen bij Boom voor vestiging B.

Zal in een tussentijdse bestelling de PAR dealercode van B meegestuurd worden. Op het etiket zal de dealercode van B staan en zal Boom de voorsortering van de onderdelen doen.

Zal in een voorraad bestelling de PAR dealercode van CM A meegestuurd worden. Op het etiket zal de dealercode van A gedrukt worden en zal geen voorsortering gebeuren.

In het geval van een stockbestelling, is de standaardwaarde de PAR dealercode van de vestiging / agent waardoor je op het etiket alsnog een indicatie hebt voor welke vestiging / agent het onderdeel besteld is.

5.6.6 Standaardwaarden

Stock Spoed

1 MANUELE BEST. - ZONDER KLANT EN ZONDER OPMERKING Ligging Ligging

2 MANUELE BEST. - ZONDER KLANT EN MET OPMERKING 6 eerste opm 6 eerste opmerking

3 MANUELE BEST. - MET KLANT EN ZONDER WAGEN Klantnr Klantnr

4 MANUELE BEST. - MET KLANT EN MET WAGEN Klantnr Klantnr

7 MET HO EN MET WAGEN 6 ltst RO 6 ltst RO

8 MET HO EN ZONDER WAGEN 6 ltst RO 6 ltst RO

5 RP-BESTELLING - AGENT PAR <Leeg>

6 RP-BESTELLING - MANUEEL Klantnr <Leeg>

9 RP-BESTELLING - MET HO EN MET WAGEN EN MET LINK PLANNING 6 ltst RO vestiging 6 ltst RO vestiging

10 RP-BESTELLING - MET HO EN MET WAGEN EN ZONDER LINK PLANNING 6 ltst RO vestiging 6 ltst RO vestiging

11 RP-BESTELLING - MET HO EN ZONDER WAGEN EN ZONDER LINK PLANNING 6 ltst RO vestiging 6 ltst RO vestiging

12 RP-BESTELLING - MET KLANT EN ZONDER WAGEN PAR <Leeg>

13 RP-BESTELLING - MET KLANT EN MET WAGEN PAR <Leeg>

14 RP-BESTELLING - ZONDER KLANT EN MET OPMERKING PAR 6 eerste opmerking vestiging


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 26/64



Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 27/64


6 INSTALLATIE AFNEMENDE DEALERS

Bij afnemende dealers is het nodige om in 8.5.8 Beheer magazijnen de parameters Renault Parts in te stellen voor de activering en werking in het kader van centraal magazijn.

6.1 Instellen parameters (8.5.8 > [Renault Parts])

6.1.1 Tabblad Centraal magazijn

Het tabblad Centraal magazijn kan opgedeeld worden in 4 delen:

1. Startdatum werking centraal magazijn 2. Dealercode CM (enkel invullen voor afnemende dealers) 3. Instellingen voor eigen magazijnen => niet voor afnemende dealers 4. Overzicht klanten met ingesteld dealernummer => niet voor afnemende dealers

Om met de gewijzigde functionaliteit voor centraal magazijn van start te gaan moet de activatie datum ingesteld worden. Deze datum staat standaard in het jaar 2020. Zolang de datum niet verstreken is, kan deze gewijzigd worden. Wanneer de ingestelde datum bereikt is, kan deze niet meer aangepast worden.

Dealercode centraal magazijn moet enkel ingevuld worden bij afnemende dealers. Dit moet het parts dealernummer van het centraal magazijn bevatten en is 5 posities lang (beginnend met 27 of 60). Dit veld is nodig voor de communicatie. Of basis van het ingevoerde dealernummer kan de bestandsnaam voor te versturen bestellingen correct worden samengesteld.

De interne kostencode en de activeer opties zijn enkel voor de eigen magazijnen binnen een bedrijf met een centraal magazijn.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 28/64


6.1.2 Tabblad Achtergrondtaken

Op dit tabblad kunnen een aantal geautomatiseerde taken ingesteld worden die enkel van toepassing zijn voor alle NIET-centraal magazijnen. Op de ingevoerde tijdstippen zullen de gewenste taken worden uitgevoerd voor alle magazijnen binnen het bedrijf die NIET zijn aangeduid als centraal magazijn. De ingestelde taken zullen zichtbaar worden in de automatische interface (8.4.3)

Automatisch

Deze checkbox bepaalt of de task moet opgezet worden of niet.

Als het vinkje aangevinkt staat, wordt bij opslaan een controle uitgevoerd. Als er geen tijd is ingesteld voor minstens 1 van beide tijdstippen, dan zal een error gegeven worden.

Door het vinkje aan te vinken zal het starten van de taken opgenomen in de automatische interface.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 29/64


Achtergrondtaak instellen

Hier kan een tijdstip voor de voormiddag en voor de namiddag ingegeven worden. Er kan ook gekozen worden om elk uur bijvoorbeeld de taken uit te voeren. In dat geval is het tijdstip voormiddag het begin uur en het tijdstip namiddag het eind uur. Binnen die 2 tijdstippen zal volgens de opgegeven frequentie de taken uitgevoerd worden.

Renault heeft het aantal toeleveringen aan de centrale magazijnen opgevoerd van 1 naar 2 leveringen per dag. Om de toelevering te kunnen doen, moet het centraal magazijn voor een bepaald tijdstip zijn eigen bestelling doorsturen naar Renault. Als de afnemende dealers en de eigen magazijnen tijdig hun bestellingen doorsturen naar het centraal magazijn, kunnen de nodige onderdelen in het centraal magazijn verwerkt worden en indien nodig ook tijdig bij Renault besteld worden.

Het invullen van de tijdstippen vind plaats in samenspraak met het centrale magazijn waar het bedrijf aan gekoppeld is.

Opnemen in achtergrondtaak






Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 30/64


7 WERKING CENTRAAL MAGAZIJN

Voor de invoering van centraal magazijn, zullen de magazijnwerkzaamheden in de niet-centrale magazijnen geschrapt worden. Er zal geen magazijnpersoon meer aanwezig zijn op deze vestigingen. Alle magazijnactiviteiten zullen gecentraliseerd worden in het centraal magazijn. Dit houdt ook in dat vanuit het centraal magazijn bepaalde werkzaamheden die voorheen lokaal gebeurden zullen moeten opgevolgd worden (bv juiste onderdelen op een order nakijken, onderdelen toevoegen aan een order, …)

Verder zal de werking voor het centraal magazijn hoofdzakelijk een uitbreiding zijn van de huidige werking voor Renault Parts. De grootste wijziging bevindt zich in het gebruik van het nieuwe programma 3.x.8.29 Winkelwagen dat het bestaande programma 3.x.8.21.4 Automatisch toeleveren vervangt.

In onderstaand schema zie je de te doorlopen stappen en hun acties.

• Aanduiding op order niveau

• Zichtbaar in planningControle orders

•eigen magazijnen: achter de schermen

•afnemende dealers: via TDFA

•RPS klanten: bestaande RPS communicatie

Inkomende bestellingen

• In programma RPS bestellingen (3.x.8.26)

•Verkorte pickinglijst

•Opmaken magazijnbon + verzendnotaVerwerken bestellingen

•Gekende werkingBestellen bij Renault

•Via winkelwagen (3.x.8.29)

•Verdeling van onderdelen voor klanten

•Automatisch afboeken RPS bestelling (backorder)

•Opmaken magazijnbon geleverde onderdelen

Levering onderdelen door Renault

• via verzamelfactuur (6.11)

• via automatische interface (8.4.3)

•drukken facturen (6.2)

Opmaken factuur


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 31/64


De bestellingen van de eigen magazijnen worden onderhuids opgenomen in het programma van de RPS bestellingen. Alle bestellingen van afnemende dealers worden via TDFA ontvangen en verwerkt. Vervolgens worden deze zichtbaar in het programma van Renault Parts. Van daaruit wordt de verwerking gedaan, net zoals nu al het geval is met externe Renault Parts bestellingen.

Wanneer er voldoende voorraad is om de gevraagde onderdelen te leveren, zal bij het afhandelen van de bestelling een magazijnorder opgemaakt worden en wordt er een pickinglijst afgedrukt van alle onderdelen die uit het magazijn moeten worden geleverd. Voor de bestellingen van de eigen magazijnen worden op de pickinglijsten eveneens de originele ordernummers toegevoegd zodat deze per order kunnen worden verzameld.

Wanneer er onvoldoende voorraad is, moeten de betreffende onderdelen besteld worden bij Renault.

Via het winkelwagen programma (3.x.8.29) kunnen de door Renault geleverde onderdelen worden bijgeboekt in het CM en onmiddellijk worden verdeeld voor de “klanten”, die de onderdelen besteld hebben. Vanuit dit programma wordt onmiddellijk een magazijn order opgemaakt voor de geleverde onderdelen en zal de nog openstaande RPS bestelling afgeboekt worden.

Vanuit een magazijn order kan een verzendnota worden opgemaakt. Verzendnota’s zijn openstaande orders die niet meer kunnen gewijzigd worden, maar die nog niet zijn opgenomen in de boekhouding.

De laatste stap is het opmaken van de factuur. Dit hoeft niet klant per klant maar kan via het nieuwe programma 6.11 verzamelfactuur verzendnota’s gedaan worden. De facturen kan eerst opgemaakt worden en vervolgens afgedrukt worden via 6.2 Drukken facturen. Ook dit proces kan geautomatiseerd worden via de automatische interface. In geval van afnemende dealers zal eveneens een bestand opgemaakt worden dat door de afnemende dealer kan ingelezen worden.

7.1 Renault Parts bestellingen

Een bestelling bij een centraal magazijn zal in het CM zichtbaar worden onder programma 3.x.8.26 Beheer bestellingen Renault Parts.

Bestellingen met een referentie startend met CM- zijn bestellingen vanuit eigen magazijnen. Voor deze lijnen, is het ordernummer het nummer van de originele bestelling.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 32/64


Door een bestelling te selecteren worden de detaillijnen zichtbaar. Wanneer er voldoende voorraad is, zal automatisch het aantal te leveren gevuld worden en zal de lijn groen worden. Uiteraard kunnen ook hier nog lijnen aangepast worden. Lijnen waarvoor de voorraad onvoldoende is, zal in het oranje aangeduid worden.

7.1.1 Wijzigen te leveren aantallen

Wanneer je het te leveren aantal wil corrigeren, dubbelklik je op de bewuste lijn en opent het detailscherm. Verander het te leveren aantal en het aantal backorder. Klik vervolgens op de knop [Opslaan] onderaan.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 33/64


7.1.2 Bestelling definitief maken

Wanneer je op de knop [Definitief] klikt, zal de bestelling verwerkt worden met de aangegeven aantallen. Het verwerken bestaat uit 2 delen:

1. eerst wordt een pickinglijst gedrukt en magazijnbon opgemaakt en 2. vervolgens zullen de niet leverbare onderdelen kunnen besteld worden bij Renault.

Er wordt een Pickinglijst afgedrukt, hiervoor kan een printer gekozen worden.

De pickinglijst heeft onderstaande layout

Wanneer het magazijnorder gesloten wordt, opent het backorder scherm waar je voor elke lijn afzonderlijk of voor alle lijnen samen aangeven op welk type bestelling (voorraad of tussentijds) de onderdelen moeten besteld worden.

Nadat op de nodige lijnen het besteltype is aangegeven, klik je op de knop [Definitief] en worden de onderdelen besteld.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 34/64


7.1.3 Magazijnbon

Na de afdruk pickinglijst wordt onmiddellijk een magazijnbon opgemaakt met de te leveren onderdelen. De juiste klant wordt bepaald op basis van het dealernummer uit de bestelling en de klant waar dit dealernummer bij is ingevuld.

Bij aflevering aan eigen magazijnen zal hierbij gebruik gemaakt worden van de kostencode zoals opgegeven in 8.5.8 Beheer magazijnen knop [Renault Parts] voor het betreffende magazijn.

Wanneer er al een order bestaat (dat nog geen verzendnota is) voor het vragende magazijn, zal deze aangevuld worden met de nieuwe bestelling. De onderdelen worden direct van de voorraad afgeboekt.

Wanneer de bestelling voor een eigen magazijn bestemd is, en in de parameters staat een interne kostencode ingevuld voor het betreffende magazijn, zal deze kostencode toegepast worden op elke lijnen binnen het order. Via de ventilatie tabel, verwijst deze kostencode naar de interne omzet rekening.

7.1.4 Verzendnota

Een verzendnota is de tussenstap tussen een openstaand order waar je nog wijzigingen aan kan aanbrengen alvorens de onderdelen zullen klaargezet worden voor verzending en de factuur.

Wanneer je dagelijks orders zal opmaken voor afnemende dealers en RPS klanten, is het administratief eenvoudiger om niet elk order individueel te factureren maar bijvoorbeeld 1 keer per week, twee wekelijks of zelfs maandelijks de factuur op te maken.

Anderzijds wil je wel nog een duidelijk onderscheid hebben tussen de afgewerkte bonnen die afgewerkt zijn voor levering en de nog niet afgewerkte bonnen. Om dit onderscheid te maken is de verzendnota in het leven geroepen.

Een verzendnota is nog steeds een order, maar op dit order kan niets meer gewijzigd worden. Er kunnen geen lijnen verwijderd worden. Er kunnen geen lijnen worden toegevoegd en de bestaande lijnen gewijzigd.

Het opmaken van de verzendnota is eveneens een indicatie dat de onderdelen afgewerkt zijn voor levering. Dit betekent voor eigen magazijnen dat in de originele bestelling de leverde aantallen zullen ingevuld worden.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 35/64


Voor afnemende dealers zal op dit moment een bestand opgemaakt worden dat de afnemende dealer kan inlezen zodat ook de geleverde aantallen net alsof het bestand van Renault afkomstig zou zijn.

In programma 6.1 Voorbereiden Magazijn facturen kan via de opzoekmogelijkheid ook gezien worden welke orders al een verzendnota zijn en welke een “gewoon” order.

In versie 2019 SP02 is een bijkomende controle toegepast. Magazijnorders waar een RPS referentie aan gekoppeld is, kunnen niet langer gefactureerd worden zonder dat er een verzendnota gemaakt is. Het maken van de verzendnota zorgt dat de onderdelen correct zijn worden ingeboekt in de vestiging of het leveringsbestand wordt opgemaakt voor agenten / R2.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 36/64


7.2 Tussentijdse bestellingen

Alle bestellingen (voorraad en tussentijds) moeten gekend zijn in EVA en definitief gemaakt worden in EVA.

7.2.1 Bestelschema

Onderdelen die met de middag geleverd moeten worden moeten VOOR 9u45 in het systeem in Boom gekend zijn.

Om dit via EVA te laten plaatsvinden, moet de bestelling om 9u15 ten laatste met DMS-DCS klaargezet worden voor de TDFA communicatie.

Type besteld aangekomen in Boom levering

Voorraad nvt + 2 dagen

Tussentijds Voor 9u45 middag levering mits op voorraad in Boom

na 9u45 en voor 16u ochtend levering dag + 1 mits op voorraad in Boom

•Bestelling aanmaken

•Manueel - 3.8.3

•Automatisch bestelvoorstel - 3.8.1

•Bestelling definitief maken (3.8.5)

•Bestelling vastleggen (3.8.21.1) + dagnummer toekennen

•Bestelling doorsturen DMS-DCS (3.8.22.1)

Voorraad bestelling

•Bestelling aanmaken

•Manueel 3.8.3

•Renault Parts bestellingen 3.8.26

•Bestelling definitief maken (3.8.5) + dagnummer toekennen

•Bestelling vastleggen (3.8.21.1)


Tussentijdse bestelling (niet SPR)

•Bestelling aanmaken in EVA

•Manueel 3.8.3

•Renault Parts bestellingen 3.8.26

•Ondedeel bestellen in SPR

•Lijnnummer noteren uit SPR

•SPR lijnnummer invullen op lijn in de bestelling

•Bestelling definitief maken (3.8.5) + dagnummer toekennen

•Bestelling vastleggen (3.8.21.1)


•Alle lijnen met SPR nummer worden niet meer naar Renault gestuurd

Tussentijdse bestelling (SPR)


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 37/64


7.3 Winkelwagen (3.x.8.29)

Het winkelwagentje zal in het centraal magazijn gebruikt worden als vervanging van programma 3.x.8.21.4 Automatisch toeleveren.

Via dit programma kan elk onderdeel dat van Renault ontvangen wordt gescand worden. Na het inscannen van het onderdeel, krijg je te zien voor welke klanten dit onderdeel besteld is.

Wanneer de oorspronkelijke bestelling van een eigen magazijn of een afnemende dealer afkomstig is, kan bij het toeleveren van de gescande onderdelen ook automatische een leveringsbon opgemaakt worden zodat na de toelevering niet naar het programma Renault Parts moet teruggekeerd worden om de toelevering af te handelen.

7.3.1 Inhoud scherm

In programma 3.x.8.29 Winkelwagen Centraal magazijn kan nu de bestelling afgerond worden. Het scherm bestaat uit meerdere gedeeltes

Keuze magazijn waaraan geleverd moet worden.

Hier wordt eerst het magazijn gekozen, waaraan geleverd gaat worden, in ons voorbeeld RAR.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 38/64


Openstaande winkelwagentjes voor dit magazijn.

In dit gedeelte zie je alle winkelwagens die nog niet zijn afgewerkt. Het is mogelijk dat voor deze winkelwagens gedeeltelijke toeleveringen reeds plaatsvonden.

In het overzicht zie je de datum waarop de winkelwagen definitief gemaakt is en wanneer het laatste onderdeel gescand is in de winkelwagen.

Je wil elke dag de winkelwagens die die dag zijn aangemaakt ook afgewerkt hebben.

Een winkelwagen verdwijnt uit de lijst wanneer de winkelwagen definitief is toegeleverd.

Aanmaken nieuw winkelwagentje

Klik hier op [Nieuw]. Er wordt een nummer voor het winkelwagentje aangemaakt JJJJMMDDNR. Een winkelwagen kan aangemaakt worden op basis van een bestelnummer of doormiddel van het colisnummer.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 39/64


Colisnummer is gelinkt aan het EDT bestand van Renault. Elke lijn in het bestand krijgt als colisnummer JJMMDD van het ingelezen bestand. Op die manier kan je eenvoudig alle lijnen opnemen in de winkelwagen die volgens Renault geleverd zijn.

Renault kan enkel het ochtend bestand tijdig aanleveren. Het bestand van de middaglevering kan niet aangeleverd worden tegen de tijd dat de onderdelen geleverd worden. Daarom moet voor de middaglevering een winkelwagen aangemaakt worden met daarom alle nog openstaande bestellingen.

In het overzicht van de bestellingen kan je door middel van de ctrl of shift toets meerdere bestellingen selecteren. Eveneens kan je via de knop [Alles selecteren] alle bestellingen selecteren.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 40/64


Eens de gewenste bestellingen geselecteerd zijn, staan ze in de tabel met bestelnummers.

Klik vervolgens op [Opslaan], de gegevens worden bij zichtbaar gemaakt.

Inhoud winkelwagentje.

Bij de inhoud van een winkelwagen zijn een aantal kolommen zichtbaar.

Bestelling: de EVA bestelling waarop het onderdeel gekend is Onderdeelnr Omschrijving Voorraad: de huidige voorraad van het ondeerdeel Besteld: origineel aantal besteld Reeds geleverd Winkelwagen: aantal in een andere winkelwagen Nog te leveren: besteld – reeds geleverd – winkelwagen Geleverd

o Via edt lijst: aantal op de edt lijst o Zonder edt lijst: aantal nog te leveren

Gescand: aantal gescande stuk in deze winkelwagen. Dit is het aantal dat zal toegeleverd worden

Afdrukken winkelwagentje.

Hier is de keuze mogelijkheid tussen volledig overzicht en enkel verschillen tussen geleverd en gescand aantal. De lijst ziet er als volgt uit:


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 41/64


7.3.2 Knoppen

7.3.2.1 Knop Parameters

Om het proces volledig te automatiseren zijn enkele parameters beschikbaar.

Automatische leveringsbon, zorgt er voor dat wanneer onderdelen besteld zijn door afnemende dealers en eigen magazijnen dat er bij toeleveren een magazijnbon wordt opgemaakt voor alle gescande onderdelen. Per klant wordt één magazijnbon opgemaakt.

Automatische verzendnota’s kan enkel geactiveerd worden als ook de automatische leveringsbon geactiveerd is. Elke magazijnbon die gemaakt wordt bij het toeleveren, wordt automatisch ook omgezet in een verzendnota.

Automatisch afdrukken leveringsbon kan enkel gebruikt worden als Automatische verzendnota niet is aangevinkt. Als er geen verzendnota gemaakt wordt, maar enkel de leveringsbon laat deze optie toe om de leverignsbon af te drukken.

Leverings volgens besteld aantal

Voorbeeld: een oliefilter heeft bestelhoeveelheid 10. De agent besteld 2 stuks

Aangevinkt

je levert enkel het aantal dat de klant bij jou besteld heeft, ook als Renault meer levert (denk aan bestelhoeveelheid)

de rest, wordt automatisch bij je eigen voorraad (Centraal Magazijn) toegevoegd.

Volgens bovenstaand voorbeeld: 2 stuks doorleveren en 8 in eigen voorraad

Uitgevinkt

je levert altijd de hoeveelheid van Renault door aan de klant ook al is dat meer dan de klant besteld had.

Bovenstaand voorbeeld: alle 10 stuks worden doorgeleverd aan de klant.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 42/64


Lijnnummer werking UIT

Uitgevinkt

Om te bepalen welke lijn als geleverd wordt ingevuld, wordt naar de combinatie dagnummer + lijnnummer gekeken. Wanneer eenzelfde onderdeel op dezelfde dag in hetzelfde type bestelling wordt besteld voor meerdere klanten, zal enkel op deze manier bij het toeleveren via de winkelwagen, voor elke barcode de juiste lijn afgeboekt worden.

Voor de geleverde aantallen wordt niet gekeken naar het besteld aantal waardoor in geval van bestelhoeveelheden enkel de juiste lijn wordt afgeboekt.

Aangevinkt

De geleverde aantallen worden willekeurig toegekend tot het aantal geleverd overeenstemt met de bestelde aantallen.

lijnen in Nalevering op de EDT lijst, komen niet noodzakelijk overeen met de lijnen in nalevering in EVA.

7.3.2.2 Knop Toeleveren

Via de knop Toeleveren, zullen de gescande producten in voorraad opgenomen worden. Er zijn 2 mogelijke optie bij toeleveren: Voorlopig en definitief toeleveren.

Voorlopig toeleveren: Wanneer niet alle onderdelen zijn gescand kan je voorlopig reeds de onderdelen in voorraad nemen die gescand zijn. De winkelwagen blijft bestaan en kan op een later moment verder afgewerkt worden. Voor de gescande onderdelen, wordt de inkoop geboekt en waar nodig de verzendnota opgemaakt voor lijnen met een RPS link.

Definitief toeleveren: Wanneer alle onderdelen gescand zijn, kan de winkelwagen afgesloten worden. Via Toeleveren en de keuze definitief, wordt automatische voor de gescande onderdelen met een link vaan RPS bestellingen, de magazijnbon opgemaakt en vervolgens wordt eveneens de verzendnota opgemaakt van de magazijnbonnen.

De vraag of het om een voorlopige of definitieve toelevering gaat enkel wanneer er verschil is op minstens 1 lijn tussen de gescande en geleverde aantallen.

7.3.2.3 Knop Autom. Scannen

Automatisch scannen zal voor alle onderdelen in de winkelwagen, het gescande aantal gelijkzetten aan het bestelde aantal zodat er niet meer moet gescand worden.

7.3.2.4 Knop Scannen

Via de Scannen knop, kunnen alle geleverde onderdelen gescand worden. In het scherm is eveneens te zien voor welke klanten de onderdelen besteld zijn en in geval van centraal magazijn.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 43/64


7.3.3 Werking winkelwagen

7.3.3.1 Aanmaken winkelwagen

De winkelwagen is terug te vinden in de menu onder Magazijn > (Centraal Magazijn) > Bestellingen > Winkelwagen Centraal magazijn (3.x.8.28)

•EVA bestellingen toevoegen aan winkelwagenAanmaken

winkelwagen

Winkelwagen definitief maken

•picking per reserveringen per klant/orderScannen

onderdelen

•voorlopig /definitief

•afboeken RPS bestelling

•opmaken magazijnbon/verzendnotaToeleveren


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 44/64


7.3.3.2 Definitief maken winkelwagen

Vooraleer je kan scannen, moet de winkelwagen definitief gemaakt worden. Deze tussenstap laat je toe om eventueel roze bonnen te verwerken door het aantal geleverd te wijzigen.

Om een lijn te wijzigen, selecteer je de lijn, klik je op [Wijzigen] en pas je het geleverde aantal aan. Vervolgens sla je de wijziging op.

Als alle nodige lijnen verbeterd zijn, klik je op de knop [Definitief].

Bovenaan in de linker tabel zal nu de datum ingevuld worden waarop de winkelwagen definitief is gemaakt.

• 3.x.8.28 Winkelwagen

• [Nieuw]

• Colis: F2

• Selecteer huidige datum: JJMMDD (vb 170116 voor 16/01/2017)

• [Opslaan]

Ochtend levering

• 3.x.8.28 Winkelwagen

• [Nieuw]

• Bestelling: F2

• Selecteer ALLE bestellingen

• [Opslaan]

Middag Levering


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 45/64


7.3.3.3 Scannen

Klik op de knop [Scannen] en het gemaximaliseerd informatie scherm opent.

OPGEPAST de knop Automatisch scannen zal alle gescande aantallen invullen met de geleverde aantallen. Deze knop NIET gebruiken als je de etiketten wil scannen en de referenties wil zien.

Scan het etiket. Bovenaan zal de extra informatie getoond voor wie het onderdeel besteld is.

Wanneer bovenaan geen informatie zichtbaar wordt na het scannen van het etiket, probeer opnieuw door enkel het onderdeelnummer in te voeren of te scannen. Wanneer dan nog steeds geen informatie bovenaan zichtbaar is, bevindt het onderdeel zich niet in de winkelwagen en kan het niet toegeleverd worden via deze winkelwagen.

De etiketten van Boom en Frankrijk bevatten naast het onderdeel ook het aantal dat geleverd wordt.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 46/64


7.3.3.4 Toeleveren

Je kan ervoor kiezen om eerst alles te scannen en vervolgens toe te leveren of je kan kar per kar toeleveren. In dat laatste geval wil je niet dat je winkelwagen verdwijnt na het toeleveren. Dit is voorzien in EVA.

Om toe te leveren klik je op de knop [Toeleveren]. Als er een verschil is tussen de gescande aantallen en de geleverde aantallen, krijg je onderstaande vraag:

Bij een definitieve toelevering zal na het inboeken van de gescande aantallen de winkelwagen worden afgesloten. Deze optie gebruik je wanneer je alle geleverde aantallen hebt gescand. De keuze ‘Voorlopig’ gebruik je wanneer je een deel hebt gescand en de reeds gescande onderdelen toeleveren. Bij een voorlopige toelevering blijft de winkelwagen bestaan en kan je vervolgens verder gaan met scannen van onderdelen.

Als resultaat van een toelevering zullen een aantal lijsten afgedrukt worden met de gescande (= ingeboekte) aantallen.

Vervolgens zullen de magazijnbonnen opgemaakt worden (nakijken in de parameters indien dit niet gebeurt) en vervolgens wordt de verzendnota onmiddellijk gemaakt van de magazijnbon.

Verzendnota

Een verzendnota is de stap tussen een order en een factuur. Het is een magazijnbon waarbij je geen wijzigingen kan aanbrengen.

De verzendnota is noodzakelijk in het proces. Voor de andere magazijnen wordt bij het aanmaken van de verzendnota de geleverde aantallen ingevuld in de oorspronkelijke bestelling.

Achteraf kunnen via programma 6.11 Verzamelfactuur alle verzendnota’s factureren. Alle verzendnota’s voor eenzelfde klant zullen samen gefactureerd worden op 1 factuur. Deze stap kan eveneens in de automatische interface opnemen.

Afdrukken van de verzamelfacturen moet steeds in programma 6.2 drukken facturen gebeuren.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 47/64


Wanneer je niet elk individueel onderdeel wil scannen, maar alle onderdelen uit de winkelwagen wil aanduiden als gescand, dan klik je op de knop [Autom.scannen]. Hierbij komt de volgende vraag op het scherm:

Hou er wel rekening mee dat door hier gebruik van te maken, dat er geen referenties van klanten/orders getoond worden, ook niet op de afdruk van geleverde onderdelen.

Als laatste moet op de knop [Toeleveren] geklikt worden. Als een verschil is tussen de geleverde aantallen en de gescande aantallen, krijg je onderstaande vraag.

Bij een definitieve toelevering zal na het inboeken van de gescande aantallen de winkelwagen worden afgesloten. Deze optie gebruik je wanneer je alle geleverde aantallen hebt gescand. De keuze ‘Voorlopig’ gebruik je wanneer je een deel hebt gescand en de reeds gescande onderdelen toeleveren. Bij een voorlopige toelevering blijft de winkelwagen bestaan en kan je vervolgens verder gaan met scannen van onderdelen.

Er wordt een afdruk gemaakt met de volgende inhoud:

Eventuele verschillen tussen de gescande en geleverde onderdelen worden in de kolom VERSCH vermeld.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 48/64


Naast het afdrukken van de lijst gebeuren bij toeleveren nog een aantal acties:

Voor de gescande onderdelen wordt de voorraad opgehoogd

Alle onderdelen die vanuit RPS op een bestelling zijn gekomen op magazijnbon o Voorraad wordt afgeboekt

De gemaakte magazijnbon wordt omgezet in een verzendnota o Verzendnota zorgt er voor de paklijst bestanden worden opgemaakt voor afnemende

dealer, of geleverde aantallen ingevuld bij eigen magazijnen


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 49/64


7.4 Afhandeling MANCO’s

Term Omschrijving Afhandeling naar Renault

Afhandeling in EVA

Roze bon In EDT lijst staat onderdeel als geleverd met een geleverd aantal. In boom was het echter niet voorradig en een roze bon wordt geschreven en wordt bijgevoegd aan de levering door Boom

Wordt door Boom met zelfde dagnummer + lijnnummer opnieuw besteld

Winkelwagen: aantal staat als geleverd, maar niet gescand, dus komt op de verschillenlijst.

Magazijnier moet in 22.10.22.2 collis opvragen en geleverd aantal manueel wijzigen van wat er stond naar 0.

Wanneer onderdeel geleverd wordt, kan de lijn herkent worden en zal de doorlevering plaatsvinden.

Manco In EDT lijst staat onderdeel als geleverd. Er zijn GEEN roze bonnen toegevoegd door Boom.

Onderdeel moet opnieuw bested worden

Het onderdeel zal met ander dagnummer en lijnnummer geleverd worden dan de originele bestelling.

De doorlevering kan niet automatisch verlopen.

Nalevering In EDT lijst staat onderdeel niet als geleverd (geleved aantal = 0)

Onderdeel komt niet voor in de winkelwagen en zal niet op de verschillenlijst komen.

Als het onderdeel later wel geleved wordt, wordt de originele bestelling aangevuld met geleverd aantal en komt het onderdeel dan in de winkelwagen zodat het kan toegeleverd worden en indien nodig doorgeleverd.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 50/64


7.5 Verzamelfactuur verzendnota’s (6.11)

Om niet elke verzendnota individueel te moeten openen is een apart programma gemaakt die toelaat om alle openstaande verzendnota’s te factureren. Per klant wordt dan 1 factuur opgemaakt die alle verzendnota’s groepeert.

Om de verzamelfactuur op te maken open je programma 6.11 verzamelfactuur verzendnota’s. Hier kan je vervolgens kiezen om de facturen op te maken voor alle locaties of voor een specifieke locatie. Vervolgens kan je bepaalde klanten selecteren.

Er kan een overzichtslijst afgedrukt worden van alle facturen die opgemaakt worden. Als je deze lijst wil, vinkje je de optie “Afdruk overzicht gemaakte facturen” aan en selecteer je de gewenste printer.

Ten slotte druk je op [Aanmaken] en zullen de facturen opgemaakt worden. Als er gekozen wordt voor de overzichtslijst, zal deze afgedrukt worden.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 51/64


De facturen zijn nu aangemaakt maar moeten nog afgedrukt worden. Het afdrukken van de facturen moet gebeuren via programma 6.2 Drukken facturen.

7.5.1 Automatische interface

In de automatische interface is een extra optie toegevoegd die toelaat om de facturen automatisch te laten aanmaken.

In de automatische interface zoek je binnen je bedrijf naar de omschrijving “Verzamelfactuur magazijn Renault”. Deze kan je dan instellen met de frequentie waarmee je de facturen wil opmaken. Denk er wel aan dat wanneer je de interface op maandelijks zet en bv dag de 31e, zullen de facturen enkel gemaakt worden in de maanden met 31 dagen en niet alle maanden met 30 dagen of februari. Als je maandelijks de facturen wil opmaken, raden wij aan dit de 28e of de 1e van de maand te doen.

LET OP: de automatische interface kan de facturen wel aanmaken, maar het afdrukken zelf zal nog steeds via 6.2 moeten gebeuren.

7.6 Controle lijst

7.6.1 Grijpvoorraad ( 3.x.8.31)

De controlelijst grijpvoorraad geeft een overzicht van alle onderdelen in de grijpvoorraad van een lokaal magazijn (CM kan geen grijpvoorraad hebben).

Naast de gegevens van de grijpvoorraad worden ook een aantal statistieken verkoop getoond

Aantal maanden verkoop in de laatste 6 maanden o Geeft het aantal maanden weer, niet het aantal verkochte stuks; Als je gedurende 3

maanden elke maand 5 stuks verkocht zijn, zal deze kolom 3 tonen nl het aantal maanden verkopen en niet 15 aantal stuks.

Verkopen van de laatste 6 maanden o Voor de huidige maand en de 5 vorige maanden, het anatal verkochte stuks in elk

van die maanden

7.6.2 Lijst ingeboekte onderdelen (3.x.8.30)

Deze lijst toont elk onderdeel dat ingeboekt is en met welke gegevens. Eveneens is zichtbaar via welk programma de onderdelen zijn ingeboekt.

7.6.3 Lijst nog te leveren verzendnota’s (3.x.8.32)

Deze lijst geeft een overzicht van alle interne doorleveringen waarbij de inboeking in het lokale magazijn niet heeft plaatsgevonden. Die bestelling staat nog open en moet nog ingeboekt worden.

7.6.4 Lijst naleveringen (3.x.8.34)

Op deze lijst zie je alle onderdelen die zijn voorgekomen op een EDT lijst en hun huidige status. De lijst toont eveneens wanneer de bestellijn gelinkt is aan een Renault Parts bestelling, voor welke klant en voor de eigen vestigingen of het onderdeel gelinkt is aan een planning.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 52/64


7.6.5 Overzicht bestellingen agenten (3.x.8.33

Op basis van de gefactureerde verzendnota’s, wordt een overzicht geprint in detail of globaal van alle verkopen aan agenten en eigen magazijnen.

De lijst geeft de cijfers weer opgesplitst tussen voorraad en tussentijdse bestelling.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 53/64


8 WIJZIGING ALLE NIET-CM MAGAZIJNEN

8.1 Concept

Waar voorheen onderdelen besteld werden bij de importeur, zullen de onderdelen voortaan bij een centraal magazijn besteld moeten worden.

Er moet onderscheid gemaakt worden tussen magazijnen in een bedrijf met een centraal magazijn die zelf niet als centraal magazijn functioneren enerzijds. Anderzijds zijn er afnemende dealers. Dit zijn bedrijven die binnen hun bedrijf geen centraal magazijn hebben. Zij zijn afhankelijk van de hub om de Renault onderdelen te ontvangen.

Bestellingen worden naar het centraal magazijn overgezet en het centraal magazijn zal dan de nodige onderdelen leveren.

Naast het bestellen en leveren van onderdelen, wijzigt er voor afnemende dealers niets. Voor de eigen magazijnen zijn er echter meer wijzigingen.

Zo zal er geen magazijn personeel meer aanwezig zijn in deze vestigingen. Ook zal het aantal onderdelen in permanente voorraad verminderen. Er zal met een grijpvoorraad gewerkt worden

8.2 Grijpvoorraad

Om van een echte centraal magazijn werking te spreken, moeten de niet-centrale magazijnen slechts over een beperkte voorraad beschikken en moeten alle onderdelen voor geplande werkzaamheden bij het centraal magazijn besteld worden.

Een grijpvoorraad is beperkt in aantal verschillende onderdelen (200 tot 300 onderdeelreferenties) en voor elk onderdeel wordt een exacte voorraad vastgelegd.

Voor elk magazijn kan apart grijpvoorraadbestand worden opgesteld zodat het kan voldoen aan de noden van dat specifieke magazijn.

Wij raden aan dat de ingelezen bestanden worden bewaard zodat dit bestand gemakkelijk kan gewijzigd worden en opnieuw ingelezen indien nodig.

Wanneer reeds een bestand is ingelezen kunnen correcties ook gebeuren door de controlelijst grijpvoorraad af te drukken naar Excel en daar de nodige correcties door te voeren. Als je ene onderdeel uit de lijst wil, moet je de lijn verwijderen en niet de inhoud leeg maken, want de import stopt bij de eerste lege lijn.

Eigen magazijnen

• onderhuids doorsturen bestellingen / paklijst

Afnemende dealers

• Via TDFA

• Bestandsuitwisseling


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 54/64


8.2.1 Inlezen bestand grijpvoorraad

In programma 3.x.7.2 Automatische prijswijzigingen is een extra knop ‘Inlezen grijpvoorraad’ opgenomen.

De grijpvoorraad is een gedeelte van de onderdelen van Renault, die een NIET-CM wel op voorraad mag hebben. In het bestand is de maximale voorraad van zo’n onderdeel opgenomen.

Kies een slot en geef pad en naam van het bestand op en lees het bestand in.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 55/64


8.2.1.1 Inhoud in te lezen bestand

Het bestand voor de grijpvoorraad moet een csv bestand zijn met 3 kolommen: productnummer, omschrijving, aantal. Alle kolommen die erna komen worden genegeerd bij het inlezen. Het bestand kan eerst in Excel aangemaakt worden en vervolgens als CSV bewaard worden.

Welke onderdelen opgenomen zijn in het bestand kan zelf bepaald worden. Het is aangeraden om het aantal referenties te beperken tot 250 à 300.

Dit bestand maak je door de lijst 3.9.7 Voorraadlijst af te drukken en de kolom Vaknummer te verwijderen en ook de kolommen E t.e.m. O verwijder je.

Vervolgens verwijder je alle lijnen die je niet wil opnemen in het grijpvoorraad bestand. Vul in de kolom Voorraad het aantal in dat in de grijpvoorraad moet opgenomen worden. en verwijder alle ongewenste lijnen


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 56/64


Als alle waarden zijn ingevuld, sla je het bestand op op de server maar let er op dat het formaat CSV is zoals hieronder aangeduid.

Lees vervolgens het bestand in (in het juiste magazijn) via 3.7.2 en knop [Inlezen grijpvoorraad].

Je kan een verschillend bestand inlezen voor elk lokaal magazijn. Bij het inlezen van een bestand zal een vorig reeds ingelezen bestand eerst verwijderd worden uit de database en overschreven worden met het nieuwe bestand.

8.2.2 Hoe controleren

In EVA is op het onderdelenscherm een aanduiding dat het onderdeel zich in de grijpvoorraad bevindt. In dit geval zijn ook de minimum en maximum voorraad ingevuld met de grijpvoorraadwaarde en zijn deze beide velden disabled.

Daarnaast is eveneens een controlelijst beschikbaar (3.x.8.31) die een overzicht geeft van alle onderdelen die deel uitmaken van de grijpvoorraad en hun grijpvoorraad waarde. Daarnaast zijn nog een aantal extra kolommen zichtbaar om een analyse van de grijpvoorraad mogelijk te maken.

8.3 Automatisch bestelvoorstel

Eens een grijpvoorraadbestand is ingelezen, zal de werking van het automatisch bestelvoorstel wijzigen.

Er zal geen rekening meer gehouden worden met de verkopen, maar er zal naar het maximum gekeken worden zoals het in het bestand was aangeduid.

De min/max waarden zoals zichtbaar bij het onderdeel zijn steeds onderschikt aan de waarden zoals ingelezen via het grijpvoorraadbestand.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 57/64


Opmerking: onderdelen met een bestelhoeveelheid worden steeds in veelvouden van de bestelhoeveelheid besteld bij het centraal magazijn.

8.4 Facturaties – knop [Bestellen]

In de facturatie is de werking van de knop [Bestellen] gewijzigd. Door op de knop te klikken zullen alle onderdelen waarvan het lijnnummer in rood is aangeduid, onmiddellijk besteld worden.

Er wordt een order geopend in locatie 2 magazijn RAA, dat besteld bij CM Polder RAR.

De order ziet er dan als volgt uit:

De kleur van het lijnnummer is bepalend voor de status van het onderdeel. In dit geval zijn beide onderdelen niet besteld, omdat de kleur van het lijnnummer rood is. Wanneer nu op de knop [Bestellen] wordt geklikt, zal een voorlopige order worden aangemaakt. Op het scherm verschijnt:

Hier wordt op OK geklikt. De order wordt klaargezet en kan nog aangepast worden.

Let op! Ook onderdelen, waarvan nog een voorraad in het magazijn aanwezig is, herkenbaar aan de groene lijnkleur, zullen besteld worden. Het is daarom, dat een niet definitieve bestelling wordt aangemaakt, deze kan altijd nog aangepast worden.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 58/64


OPGEPAST:

Enkel onderdelen die zich in een interventie met aanduiding “ Gevraagd door klant = JA” worden opgenomen in een bestelvoorstel.

Als een interventie wordt aangemaakt, is het vinkje “Gevraagd door klant” standaard aangevinkt. Wanneer je al bepaalde werken wil voorbereiden waar je de goedkeuring van de klant wil alvorens er aan te beginnen, wil je niet dat de onderdelen al worden klaargelegd in het centraal magazijn.

8.5 Controle order

In de hoofding van de orders is een extra vinkvakje ‘Controle order’ opgenomen. Het vakje kan aangevinkt worden, wanneer de onderdelen op de order zijn gecontroleerd vanuit het magazijn. In de planning is dit dan zichtbaar onder de kolom CO, dit is dan aangekruist.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 59/64


8.6 Bestellen bij het CM

In programma 3.x.8.3 ‘Beheer bestellingen’ kan de bestelling vanuit de order worden behandeld.

Wanneer deze bestelling wordt geselecteerd geeft dit

Uiteraard kunnen hier nog lijnen aan toegevoegd worden. De bestelling wordt definitief gemaakt in programma 3.x.8.5 Definitief maken bestelling.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 60/64


8.7 Lijst te bestellen onderdelen (3.x.8.28)

Een andere manier om een bestelling aan te maken is door programma 3.x.8.28 Lijst te bestellen onderdelen op te starten. In dit programma zijn meerdere keuzes mogelijk.

Soort facturatie; Alle; Werkplaats, Magazijn, Auto, Brandstof, Extra, Plaatwerk

Locatie waar de order voor gemaakt is

Lijst opstellen via ordernummers of via klanten

Mogelijkheid om te selecteren via planningsdatum

Status Selectie

Na het afdrukken van de lijst worden automatisch alle onderdelen die voorkomen op de lijst en die nog niet besteld zijn opgenomen op een tussentijdse bestelling.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 61/64


OPGEPAST:

Enkel onderdelen die zich in een interventie met aanduiding “ Gevraagd door klant = JA” worden opgenomen in een bestelvoorstel.

Als een interventie wordt aangemaakt, is het vinkje “Gevraagd door klant” standaard aangevinkt. Wanneer je al bepaalde werken wil voorbereiden waar je de goedkeuring van de klant wil alvorens er aan te beginnen, wil je niet dat de onderdelen al worden klaargelegd in het centraal magazijn.

8.8 Automatisatie van het proces

In geval van eigen magazijnen, kunnen een aantal processen nog verder geautomatiseerd worden. Deze zijn in te stellen via de parameters. In de parameters kunnen de achtergrondtaken ingesteld worden. Kijk op p. 28 voor het instellen van de beschikbare achtergrondtaken.






Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 62/64


9 AUTOMATISCHE INTERFACE (8.4.3)

Zowel voor het centraal magazijn als voor de afnemende dealers zijn een aantal (bestaande en nieuwe) taken die via de automatische interface verlopen.

DMS-DCS

Centraal Magazijn

Renault Parts

Verzamelfactuur

Hou er rekening mee dat er geen exacte tijd gehanteerd wordt binnen de automatische interface.

9.1 DMS – DCS

Deze taak start voor het ingestelde magazijn de DMS-DCS communicatie opstarten.

Equivalent EVA-programma: 3.8.22.1

De communicatie is opgestart maar moet eventueel nog manueel behandeld worden indien er inkomende bestanden waren. Dit loopt via 3.8.22.2.

9.2 Centraal Magazijn

Deze lijn is niet meer van toepassing sinds 2018 SP04.

9.3 Renault Parts

Deze taak zorgt ervoor dat alle inkomende bestellingen die vanuit Renault Parts komen verwerkt worden. Als je niet met Renault Parts zelf werkt maar wel inkomende bestellingen van afnemende dealers wil verwerken, moet deze taak geactiveerd zijn.

Deze taak kan niet “manueel” uitgevoerd worden.

Deze taak verwerkt de ingelezen bestanden zodat ze zichtbaar worden in programma 3.8.26

9.4 Verzamelfactuur

Om alle verzendnota’s periodiek te facturen, kan deze taak ingesteld worden.

Equivalent EVA-programma: 6.11

Deze taak zal op moment van uitvoeren alle verzendnota’s factureren. Alle verzendnota’s van eenzelfde klant worden gegroepeerd op 1 factuur met de informatie van elk van de afzonderlijke verzendnota’s.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 63/64


10 BESTANDSCOMMUNICATIE

In het centraal magazijn verhaal worden 3 soorten bestanden uitgewisseld tussen de afnemende dealer en het centraal magazijn.

De 3 bestanden zijn

Bestellingen (order): van afnemende dealer naar centraal magazijn o BIR.DPO / BIR.DTO

Paklijst: van centraal magazijn naar afnemende dealer o BIR.DDL / BIR.DTL

Factuur: van centraal magazijn naar afnemende dealer o BIR.DPI / BIR.DTI

TDFA

Afnemende dealer424

Centraal magazijn143

Order

52800424.BIR.DPO.52800143.0001 Order

52800143.BIR.DTO.52800143.0001

Paklijst

52800143.BIR.DDL.52800424.000Paklijst

52800424.BIR.DTL.52800424.0001

Factuur

52800143.BIR.DPI.52800424.0001 Factuur

52800424.BIR.DTI.52800424.0001

Omwille van de manier waarop de interne communicatie van Renault werkt, moet bij het opsturen, de eigen dealercode in het bestand staan. In de TDT tool van Renault wordt de bestandsnaam vervolgens gewijzigd en het dealernummer van de ontvanger toegevoegd zodat de bestanden bij de juiste dealer terecht komen.


Date: 01/03/2019 07:53:00 Page: 64/64


11 FAQ

11.1 Activering

Wanneer is het centraal magazijn actief?

In 8.5.8 Beheer magazijnen en dan vervolgens via de knop [Renault Parts] kan je op tabblad Centraal Magazijn de activatiedatum terugvinden. Als deze datum bereikt is, is het centraal magazijn gebeuren actief.

11.2 Communicatie

Wanneer wordt er via bestanden gecommuniceerd? en wanneer achter de schermen?

Wanneer in 8.5.8 geen centraal magazijn aangeduid staat, wordt gebruik gemaakt van bestandsuitwisseling. Staat er wel een centraal magazijn ingevuld, wordt de bestelling achter de schermen doorgezet naar het centraal magazijn.

nl eva - centraal magazijn renault eva cm... · 2019. 3. 1. · een magazijn binnen hetzelfde eva...

Documents