nivel de madurez de tecnologías de información en las municipalidades de la provincia de santa
DESCRIPTION
La presente investigación determina el nivel de planeamiento de las tecnologías de información en las municipalidades de la provincia Del Santa, en el año 2009. El estudio utilizado para ésta investigación es de tipo no experimental, descriptivo y de corte transversal. Siendo el objetivo examinar y describir el nivel de Planeamiento de las Tecnologías de información y comunicaciones, en las municipalidades de la provincia Del Santa, en el año 2009.TRANSCRIPT
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Nivel del Planeamiento de las Tecnologías de Información y
Comunicaciones en las municipalidades de la provincia del Santa
departamento de Ancash, en el año 2009
Planning Level of Information and Communications Technologies in
the municipalities of the province of Santa department of Ancash, in
2009
Ing. Iparraguirre Villanueva, Orlando
RESUMEN
La presente investigación determina el nivel de planeamiento de las tecnologías de
información en las municipalidades de la provincia Del Santa, en el año 2009.
El estudio utilizado para ésta investigación es de tipo no experimental, descriptivo y de
corte transversal. Siendo el objetivo examinar y describir el nivel de Planeamiento de las
Tecnologías de información y comunicaciones, en las municipalidades de la provincia
Del Santa, en el año 2009.
Para el procedimiento de recolección de datos se elaboró un tipo de encuesta por cada
variable en mención, posteriormente se tabularon los resultados para cuantificarlo; en la
cual se encontró lo siguiente:
De todas la variables evaluadas en esta investigación, se logró determinar que las
municipalidades del provincia Del Santa, en el año 2009, se encuentran en un proceso
de madurez “Inicial”, indicando que la planificación de TI se realiza según se necesite
como respuesta a un requerimiento de negocio especifico, discutiéndose de forma
ocasional en las reuniones de la gerencia de TI.
La evaluación de riesgos para los procesos y las decisiones de negocio no ocurre, las
técnicas de administración de proyectos no se usan y la organización no toma en cuenta
los impactos al negocio asociados con la mala administración de los proyectos, restando
importancia a la arquitectura de la información.
La organización reconoce la necesidad de administrar la inversión en TI, aunque ésta
necesidad se comunica de manera inconsistente, así mismo las municipalidades carecen
de un sistema de proceso de calidad y de una metodología de ciclo de vida de desarrollo
de sistemas.
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PALABRAS CLAVE
Tecnologías de información y comunicaciones, proceso de madurez, ciclo de
vida, Tecnologías de Información (TI), COBIT.
ABSTRACT
This study determines the level of planning of information technologies in the
municipalities of the province of Santa, in 2009.
The study used for this research is not experimental, is descriptive and, cross sectional.
The aim being to examine and describe the level of planning of information and
communications technologies in the municipalities of the province of Santa, in 2009.
For the data collection procedure was developed a survey type for each variable in
question, then the results were tabulated to quantify, in which it found that:
Of all the variables evaluated in this investigation, it was determined that in the
municipalities of the province of Santa, in the year 2009 are in a process of maturity
"Initial", indicating that IT planning is done as needed in response to one specific
business requirement, discussing from time to time at meetings of IT management.
The risk assessment processes and business decisions does not occur, the project
management techniques are not used and the organization does not take into account
the business impacts associated with poor project management, downplaying
architecture information for the organization.
Organization recognizes the need to manage IT investment, although this need is
communicated inconsistently, likewise the municipalities lack a quality process and a
methodology of life cycle of systems development.
KEYWORDS
Information and communications technologies, process maturity, life cycle, Information
Technology (IT), COBIT.
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1. INTRODUCCION
Los términos tecnologías de la información y comunicaciones son conceptos
ampliamente utilizados que están presentes en todos los ámbitos por ser
posiblemente los que mejor definen la actual coyuntura económica y social.
Para muchas instituciones, la información y la tecnología que las soportan
representan sus más valiosos activos. Las instituciones exitosas reconocen los
beneficios de la tecnología de información y la utilizan para impulsar el valor de
sus interesados. Estas instituciones también entienden y administran los riesgos
asociados, tales como el aumento en requerimientos regulatorios, así como la
dependencia crítica de muchos procesos de negocio en TI.
COBIT es un marco de referencia desarrollado para la administración de
procesos de TI con un fuerte enfoque en el control. El tema de procesos de TI es
esencialmente complejo y subjetivo, por lo tanto, es más fácil abordarlo por medio
de evaluaciones fáciles que aumenten la conciencia, que logren un consenso
amplio y que motiven la mejora. Estas evaluaciones se pueden realizar ya sea
contra las descripciones del modelo de madurez como un todo o con mayor rigor,
en cada una de las afirmaciones individuales de las descripciones.
La ventaja de un modelo de madurez es que es relativamente fácil para la
dirección ubicarse a sí misma en la escala y evaluar qué se debe hacer si se
requiere desarrollar una mejora. La escala incluye al 0 ya que es muy posible que
no existan procesos en lo absoluto. La escala del 0-5 se basa en una escala de
madurez simple que muestra como un proceso evoluciona desde una capacidad
no existente hasta una capacidad optimizada. Las autoridades gubernamentales
se están dando cuenta cada vez más que la aplicación de las nuevas tecnologías
en la administración pública dará lugar a una mejor gestión de sus recursos.
2. MATERIALES Y METODOS
El presente estudio cobra importancia toda vez que se pretende identificar y
describir los factores que afectan la planificación y monitoreo del servicio
informático en las municipalidades de la provincia de la santa, con el objetivo de
contribuir a la planificación de las TI.
Planificar está relacionado con el diseño de un modelo de gestión de TI que tenga
como objetivo estratégico de apoyar al logro de objetivos institucionales o
empresariales. En este sentido este estudio determinará en qué medida las
tecnologías están orientadas a soportar los objetivos estratégicos empresariales
en el marco de la gestión de calidad.
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2.1. METODOLOGIA
El presente estudio por el grado de cuantificación reúne las condiciones de
una investigación cuantitativa; y de acuerdo a la naturaleza del estudio, se
caracteriza por ser un análisis descriptivo, con un diseño no experimental, y
se grafica de la siguiente manera:
2.2. OPERALIZACION DE VARIABLES
VARIABLE DEFINICION CONCEPTUAL
Planificación
estratégica de
TI
La planificación estratégica de TI es necesaria para
gestionar y dirigir todos los recursos de TI en línea con la
estrategia y prioridades del negocio.
Arquitectura
de la
información
La función de sistemas de información es crear y actualizar
de forma regular un modelo de información del negocio y
definir los sistemas apropiados para optimizar el uso de
esta información
Dirección
tecnológica
La función de servicios de información debe determinar la
dirección tecnológica para dar soporte al negocio. Esto
requiere de la creación de un plan de infraestructura
tecnológica
Organización
de Procesos
Una organización de TI se debe definir tomando en cuenta
los requerimientos de personal, funciones, rendición de
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de TI cuentas, autoridad, roles, responsabilidades y supervisión.
Inversión en
TI
Establecer y mantener un marco de trabajo para
administrar los programas de inversión en TI que abarquen
costos, beneficios, prioridades dentro del presupuesto, un
proceso presupuestal formal y administración contra ese
presupuesto.
Nivel de
comunicación
entre los
miembros de
TI
La dirección debe elaborar un marco de trabajo de control
empresarial para TI, y definir y comunicar las políticas. Un
programa de comunicación continua se debe implementar
para articular la misión, los objetivos de servicio, las
políticas y procedimientos, etc.
Gestión de
Recursos
humanos de
TI
Adquirir, mantener y motivar una fuerza de trabajo para la
creación y entrega de servicios de TI para el negocio. Esto
se logra siguiendo prácticas definidas y aprobadas que
apoyan el reclutamiento, entrenamiento, la evaluación del
desempeño.
Calidad
Se debe elaborar y mantener un sistema de administración
de calidad, el cual incluya procesos y estándares probados
de desarrollo y de adquisición.
Riesgos de TI
Crear y dar mantenimiento a un marco de trabajo de
administración de riesgos. El marco de trabajo documenta
un nivel común y acordado de riesgos de TI, estrategias de
mitigación y riesgos residuales.
Gestión de
Proyectos de
TI
Establecer un marco de trabajo de administración de
programas y proyectos para la administración de todos los
proyectos de TI establecidos. El marco de trabajo debe
garantizar la correcta asignación de prioridades y la
coordinación de todos los proyectos.
2.3. TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS
Para determinar el nivel de madurez de las variables: planificación,
arquitectura de información, dirección tecnológica, inversión, comunicación,
gestión de recursos humanos, calidad, riesgo y gestión de proyectos, se
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utilizara la técnica de entrevista y se aplicara como instrumento un
cuestionario “encuesta”, basado en el modelo COBIT.
2.4. ANALISIS DE DATOS
A partir de los datos obtenidos se elaboró una base de datos para dicha
tabulación, se trabaja con los puntajes totales obtenidos en cada una de las
variables evaluadas, derivando en los niveles de madurez.
3. MARCO TEORICO
Los Objetivos de Control para la Información y la Tecnología relacionada
(COBIT):
Brindan buenas prácticas a través de un marco de trabajo de dominios y
procesos, y presenta las actividades en una estructura manejable y lógica. Las
buenas prácticas de COBIT representan el consenso de los expertos. Están
enfocadas fuertemente en el control y menos en la ejecución.
Estas prácticas ayudarán a optimizar las inversiones facilitadas por la TI,
asegurarán la entrega del servicio y brindarán una medida contra la cual juzgar
cuando las cosas no vayan bien.
La orientación al negocio que enfoca COBIT consiste en vincular las metas de
negocio con las metas de TI, brindando métricas y modelos de madurez para
medir sus logros, e identificando las responsabilidades asociadas de los
propietarios de los procesos de negocio y de TI. El enfoque hacia procesos de
COBIT se ilustra con un modelo de procesos, el cual subdivide en 34 procesos de
acuerdo a las áreas de responsabilidad de planear, construir, ejecutar y
monitorear, ofreciendo una visión de punta a punta de TI.
Modelo de Madurez según COBIT
Una necesidad básica de toda empresa es entender el estado de sus propios
sistemas de TI y decidir qué nivel de administración y control debe proporcionar.
Para decidir el nivel correcto, la gerencia debe preguntarse: ¿Hasta dónde
debemos ir?, y ¿está el costo justificado por el beneficio?
La obtención de una visión objetiva del nivel de desempeño propio de una
empresa no es sencilla. ¿Qué se debe medir y cómo? Las empresas deben medir
dónde se encuentran y dónde se requieren mejoras, e implementar un juego de
herramientas gerenciales para monitorear esta mejora.
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Para hacer que los resultados sean utilizables con facilidad en resúmenes
gerenciales, donde se presentarán como un medio para dar soporte al caso de
negocio para planes futuros, se requiere contar con el modelo de madurez.
TEORIA SOBRE MUNICIPALIDADES
Las Municipalidades son los órganos del Gobierno Local que emanan de la
voluntad popular. Son personas jurídicas de derecho público con autonomía
económica y administrativa en los asuntos de su competencia. Les son aplicables
las Leyes y disposiciones que, de manera general y de conformidad con la
Constitución, regulan las actividades y funcionamiento del Sector Público
Nacional. (Ley Nº 27972, Ley orgánica de municipalidades, publicada el 27 de
Mayo de 2003)
Las municipalidades son provinciales o distritales. Están sujetas a régimen
especial las municipalidades de frontera y la Municipalidad Metropolitana de Lima.
Las municipalidades de centros poblados son creadas conforme a la presente ley.
(ARTICULO 2º).
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Figura N° 01: Distritos de la Provincia del Santa Fuente: http://santa-ancash-per.blogspot.com
4. EVALUACION DE RESULTADOS
Después de haber realizado las respectivas tabulaciones con los datos obtenidos
mediante las encuestas aplicadas al personal estratégico de las municipalidades,
se procede a graficar para cada variable evaluada, en cada una de las
municipalidades en estudio.
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5. DISCUSION
Como podemos apreciar los resultados obtenidos en el gráfico Nº 02, “la verdad
no se esperaba este resultado tan aterrador”, seis de las nueve municipalidades
se encuentran en un nivel de madurez [0]”No existe”, esto quiere decir que para
estas municipalidades no se lleva a cabo la planeación estratégica de TI. No
existe conciencia por parte de la gerencia de que la planeación estratégica de TI
es requerida para dar soporte a las metas del negocio.
Algo similar sucede con las tres municipalidades que se encuentra en un proceso
de madurez [1] “Inicial / Ad hoc”, para la cual la gerencia de TI conoce la
necesidad de una planeación estratégica de TI, pero ésta a la vez, se realiza
según se necesite como respuesta a un requerimiento de negocio específico. La
planeación estratégica de TI se discute de forma ocasional en las reuniones de la
gerencia de TI. La alineación de los requerimientos de las aplicaciones y
tecnología del negocio se lleva a cabo de modo reactivo en lugar de hacerlo por
medio de una estrategia organizacional. La posición de riesgo estratégico se
identifica de manera informal proyecto por proyecto.
¿Por qué se dan estos resultados?, las principales causas por lo que se dan
estos resultados se debe a la poca o nula planificación, falta de soporte ejecutivo,
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incompetencia tecnológica, falta de recursos, objetivos poco claros y
cronogramas irreales, todo esto contribuye a que el nivel de madurez sea tan bajo
como nula, en lo que respecta al nivel de madurez de TI.
¿Son los resultados esperados?, es obvio que no se esperaba estos
resultados, pero esto es la realidad en la que se encuentra la gestión tecnológica
en las municipalidades de la provincia Del Santa. Se debe adoptar nuevas
estrategias, técnicas y marcos de referencia como Cobit, PMbok, Itil, CMMI, RUP,
entre otros para mejorar el nivel de madurez de la planificación de las TI.
¿Qué se puede hacer para potenciar estos resultados? Gestionar
exitosamente los proyectos de TI requiere una mezcla balanceada de juicio
prudente y delicadeza que es difícil de encontrar, al mismo tiempo que debe
mantener una perspectiva completa del negocio, y una sensibilidad inequívoca de
las necesidades de las unidades de negocio, áreas, direcciones: a continuación
se presenta algunas estrategias y tácticas para potenciar la gestión tecnológica
en las municipalidades de la provincia Del Santa:
Justificar el presupuesto, el cronograma y el esfuerzo de los proyectos con base
en los “peores escenarios”. Estimar y planear puede ser complicado y
seguramente muy doloroso (costoso) al comienzo, pero no por ello la solución es
estimar el peor caso. Desplegar técnicas estandarizadas y herramientas formales
para estimar, reportar y evaluar. Utilizar un enfoque pragmático para resolver los
problemas de estimación, planeación y reporte puede conducir a resultados
acelerados y replicables.
Responsabilizar a los dueños del proyecto por el éxito del mismo. En la mayoría
de los casos los administradores de proyecto escapan de su responsabilidad al
delegarla en el Líder Técnico. Es bueno considerar, asociarlos a ambos como
responsables e incluso vincular sus incentivos. Entre más estrecho sea este
vínculo entre los dos, menos problemas sucederán y mejorara la comunicación en
el equipo.
Transformar los Líderes de Proyecto en Administradores de Ejecución. Los
Líderes de Proyecto excepcionales son expertos en desplegar la táctica y
logística. Estos Líderes de Proyecto van adelante de su equipo resolviendo los
obstáculos que pudieran distraer al equipo o afectar negativamente el avance y
aprovechar las oportunidades. Mientras tanto, mantienen a su equipo productivo y
enfocado a garantizar que el proyecto es realizado cuidadosamente.
Desarrollar un repositorio de procesos, plantillas y recursos de expertos,
utilizando diferentes marcos de referencia (Cobit, PMbok, Itil, CMMI, RUP, entre
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otros). Entre más herramientas se le pueda proveer a los Líderes de Proyecto es
mucho mejor. Hay grupos de tareas que pueden ser estandarizadas a lo largo de
los proyectos. Muchas de las tareas pueden ser consolidadas en sola con un
soporte de check list. Tener una base de datos de expertos en diferentes áreas
puede reducir el tiempo de investigación y ayudar a los Líderes de Proyecto
durante el proceso de planeación.
Adoptar la política de “una vez aprobado, nunca se detiene” en los proyectos
aprobados. Tal vez la táctica es más compleja de ejecutar es obtener el
verdadero compromiso de la Gerencia para permitir que el proyecto se complete
una vez ha iniciado.
6. CONCLUSIONES
Los resultados encontrados en la presente investigación no son nada
alentadores, todo lo contrario, es lamentable que aún se siga trabajando
empíricamente, basado tan solo en la experiencia; apreciando los resultados en el
gráfico Nº 02, nos dice que, seis de las nueve municipalidades se encuentran en
un nivel de madurez cero, y las tres municipalidades restantes se encuentra en un
nivel de madurez inicial, esto quiere decir que:
No se reconoce la necesidad del control interno. El control no es parte de la
cultura o misión organizacional. Existe un alto riesgo de deficiencias e incidentes
de control.
Se reconoce algo de la necesidad del control interno. El enfoque hacia los
requerimientos de riesgo y control es ad hoc y desorganizado, sin comunicación o
supervisión. No se identifican las deficiencias. Los empleados no están
conscientes de sus responsabilidades.
Existen controles pero no están documentados. Su operación depende del
conocimiento y motivación de los individuos. La efectividad no se evalúa de forma
adecuada. Existen muchas debilidades de control y no se resuelven de forma
apropiada; el impacto puede ser severo. Las medidas de la gerencia para resolver
problemas de control no son consistentes ni tienen prioridades. Los empleados
pueden no estar conscientes de sus responsabilidades.
En algunas de las municipalidades como Macate, Nepeña, Cáceres del Perú,
entre otros, Existe una carencia completa de cualquier proceso reconocible de
gobierno de TI. Las municipalidades ni siquiera han reconocido que existe un
problema a resolver; por lo tanto, no existe comunicación respecto al tema.
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7. RECOMENDACIONES
Los resultados de la presente investigación nos lleva a la siguiente reflexión:
¿Existe planificación de TI en el sector público?, actualmente las TI se convierten
en un factor determinante en el desarrollo y acercamiento de las municipalidades
con los ciudadanos, los resultados del presente estudio muestra que no existe
planificación tecnológica en las municipalidades de la provincia Del Santa. Por lo
tanto se recomienda para proyectos futuros de TI, poner mayor énfasis en la
planificación de TI.
La planeación estratégica de TI es necesaria para gestionar y dirigir todos los
recursos de TI en línea con la estrategia y prioridades del negocio. La función de
TI y los interesados del negocio son responsables de asegurar que el valor
óptimo se consigue desde los proyectos y el portafolio de servicios. El plan
estratégico mejora la comprensión de los interesados clave de las oportunidades
y limitaciones de TI, evalúa el desempeño actual, identifica la capacidad y los
requerimientos de recursos humanos, y clarifica el nivel de investigación
requerido. La estrategia de negocio y prioridades se reflejarán en portafolios y se
ejecutarán por los planes estratégicos de TI, que especifican objetivos concisos,
planes de acción y tareas que están comprendidas y aceptadas tanto por el
negocio como por TI.
Definir un plan estratégico para TI que satisfaga el requerimiento del negocio de
TI para sostener o extender los requerimientos de gobierno y de la estrategia del
negocio, al mismo tiempo que se mantiene la transparencia sobre los beneficios,
costos y riesgos.
Enfocándose en: la incorporación de TI y de la gerencia del negocio en la
traducción de los requerimientos del negocio a ofertas de servicio, y el desarrollo
de estrategias para entregar estos servicios de una forma transparente y rentable.
Se logra con:
El compromiso con la alta gerencia y con la gerencia del negocio para alinear
la planeación estratégica de TI con las necesidades del negocio actuales y
futuras.
El entendimiento de las capacidades actuales de TI.
La aplicación de un esquema de prioridades para los objetivos del negocio
que cuantifique los requerimientos del negocio
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Y se mide con:
El porcentaje de objetivos de TI en el plan estratégico de TI, que dan soporte
al plan estratégico del negocio.
El porcentaje de proyectos TI en el portafolio de proyectos que se pueden
rastrear hacia el plan táctico de TI.
El retraso entre las actualizaciones del plan estratégico de TI y las
actualizaciones de los planes tácticos de TI
8. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
1. Institute, I. G. (2007). http://www.isaca.org/. Recuperado el 12 de 08 de 2010,
de ISACA: http://www.isaca.org/Knowledge-
Center/cobit/Documents/cobiT4.1spanish.pdf
2. Iparraguirre, O. (2011). Nivel de Planeamiento de las Tecnologías de
Información y Comunicaciones en las municipalidades de la provincia del
Santa, departamento de Ancash, en el año 2009. Chimbote: Uladech.
3. Ley Orgánica de Municipalidades. Recuperado el 29 de Agosto de 2013, de
http://www.peru.gob.pe/docs/PLANES/10604/PLAN_10604_ley_27972_2011.