NASCIO 2014 Data, Information, and Knowledge Management  1. Title: Utah Online Oil and Gas Information System  2. Category: Data, Information, and Knowledge Management  3. Contacts: David G. Fletcher, Chief Technology Officer, Utah Department of Technology Services (DTS), John Baza, Director of the Division of Oil, Gas, and Mining (DOGM)   4. Project Initiation and completion date Project was initiated in 2007 and completed in May 2012 with additional revisions in 2013       

 

Executive Summary  The Utah Oil and Gas Program has a three­fold mission: 

● Promotes the exploration, development and conservation of oil and gas resources ● Fosters a fair economic return to the general public for those resources ● Maintains sound, regulatory oversight to ensure environmentally acceptable 

activities In order to better facilitate that mission, DOGM worked with the Utah Department of Technology Services to develop a solution that automates most of the core business processes of the Oil and Gas Program.  This has eliminated paperwork and freed division staff to perform better analysis and research, respond more proactively with agency customers, and address the environmental issues that are critical to being able to move forward.  The Online Oil and Gas Information System now includes the following functionality: 

● Electronic Reporting ● Live Online Database Queries ● Online Permitting ● Interactive Statewide Mapping Services for Oil and Gas ● Production Data Information Services 

 URL for the Oil and Gas system is http://oilgas.ogm.utah.gov/   In just a few years, this new automated system has completely revolutionized the way that oil and gas resources are managed in the state.  In addition to providing a more efficient process internally to government, the new solution inspires better relationships and more confidence from other stakeholders, including the oil and gas producer community. Although the Division was originally considering whether to make electronic reporting a mandatory process, they have not needed to, since the user community has welcomed the new reporting process quickly because of the cost savings and efficiencies it provides for them.   Reports and analytical tools are available to division management as well as the public and have significantly improved the way DOGM manages these valuable resources throughout the state.    

Business Problem and Solution Description  The Division of Oil, Gas, and Mining (DOGM) had many paper­bound processes in place to manage the reporting of statewide oil and gas drilling and production information.  It was challenging and time­consuming to receive and compile this data for agency and public use while also performing the agency’s critical analytical and regulatory missions.  Faced with growing demand and uncertain budgets, the Division began to automate these processes using open­source and web technologies.   Managers of the Oil and Gas Program of DOGM began work towards an electronic reporting system in 2006.  It was their vision that well operators should be able to file all DOGM oil and gas related reports, including Applications for Permit to Drill (APD), electronically via the internet.  Processing reports without paper was also a goal.  A business process review was conducted in 2006 with the assistance of an independent consulting firm.  A resulting 70 page document has served as a roadmap for the Program’s electronic reporting ventures.  It was determined that the first phase of Utah’s oil and gas electronic reporting system should focus on the submission and issuing of permits to drill wells.  The acts of drilling for oil and gas, producing a product, and making money, cannot move forward for an operator until he has a drilling permit in hand.  Operating companies, therefore, are very concerned about the length of time it takes to prepare, submit, and process a permit application.   At the same time, regulators and other concerned parties cannot properly do their work if the permit application is sitting in a pile of paper on someone’s desk.  Data must be readily available as soon as possible to all who need it, whether they be government engineers, geologists, or field inspectors, or, members of the public who have varied interests in the drilling of new wells.    In January 2007, DOGM managers and developers began work on “Utah ePermit”.  This first phase of the system was built for three purposes:  To allow operators to submit drilling permits electronically, to get the information quickly into DOGM databases, and to allow DOGM employees to process the permits without paper as efficiently as possible.  The ePermit program was officially made public in October 2007.    The results offer operators the ability to quickly type in their drilling plans, include the required supplemental documents as pdf attachments, and submit it all without the use of paper.  Once received and quickly spot­checked by a single DOGM gateway employee, all applicable employees in the Oil and Gas Program are able to begin their work on the permit.  A web tracking page lists each permit and displays the status of each.  The operator can also login to the system to periodically check the status of their permits.  Once the permit receives final approval, an electronically­generated approval letter is emailed back to the operator, a pdf version of the permit is created and stored in an electronic well file, and the information is displayed on the DOGM website.    

By the end of 2007, one operator was experimenting with ePermit and 12 APDs were submitted.  During 2008, bugs were fixed, improvements were made, and a few more operators began using the system.  In February 2009, DOGM managers offered a training seminar to all interested operators and a greater push was made to get operators to file their permits electronically.  By the end of that year, 65% of all drilling permits approved were submitted via ePermit.  By the end of 2010, 92% of all permits were submitted electronically.  So far in 2013 and 2014, ALL permits have been handled thru ePermit.    Operators enjoyed using the system and called for more services to be added.  An electronic option was added to ePermit in 2009 for submitting basic sundry notices (miscellaneous oil and gas well activity reports) and spud notices (reports of drilling commencement).  This saved operators and DOGM employees a lot of time in preparing and processing these reports.  It functioned similar to the way permits were processed:  All done paperless with the ability to track the progress of each document submitted.    During the development of these two reports, it became evident that DOGM’s oil and gas databases were ageing and rapidly becoming inadequate.  The new additions were only able to process very basic sundry notice data, rather than collecting the detailed information that is ultimately needed.  Faced with these and other challenges, in 2010, all components of the system were moved to the DTS private cloud service on virtualized shared servers in the state’s primary data center (statewide this resulted in a reduction of over 1200 physical servers and closure of 33 data centers, including the location where this system was originally staged). Freed from having to support and maintain this infrastructure, the DTS/DOGM staff were able to focus their creative attention almost entirely on improving the system itself.  In 2013, things are moving in a positive direction.   A new ePermit module was recently made public to allow operators to submit pdf copies of their well drilling completion report forms.  It is a fairly simple process built upon the existing ePermit structure, but was much needed to speed processing time and prevent paper completion reports from being stacked on employees’ desks for long periods of time.  The team has commenced to designed and built a new oil and gas database, which will be the backbone of an improved and expanded ePermit system.  DOGM has teamed with the Ground Water Protection Council to develop the new database and all things needed to do the Oil and Gas Program’s work in­house.  The new developers will be working on all external web applications used by oil and gas operators, the public, and the DOGM staff to submit and access data to and from the database.   The Oil and Gas Information System (as of December 2013) includes the following components: 

● Electronic Reporting ● Online Permitting ● Live Online Data Queries (Open data services and APIs) ● Interactive Statewide Mapping Services ● Production Data Information Services 

● Online Incident Reporting ● Real­Time Inspection Data ● Document Center ● Online References and Information 

Significance  Implementation of the Online Oil and Gas Information System eliminates dozens of paper­bound processes and creates new opportunities for improving the management of these valuable resources at a time when it is most needed. Oil production volumes have increased every year in Utah since 2002, reaching 34,929,000 barrels in 2013.  Natural gas production has seen similar growth.  With federal approval of additional areas passed in 2013, production will increase even further and it will be critical for the State that the division be able to focus its staff capabilities on processes that will preserve resources and and protect the environment rather than on bureaucratic processes.    The availability of enhanced reporting and geo­analytical capabilities are used by many different stakeholders.  

● Data is available to UDOT and local transportation providers to improve transportation planning processes 

● Reports and mapping resources can be used by the division and by the Utah Department of Environmental Quality (DEQ) to assess existing and potential environmental impacts. Data is overlaid with water and air quality data to enhance the value of these critical decision­making processes. 

● Oil and gas industry businesses leverage the data for planning and business intelligence. 

Benefit of the Project  The Online Oil & Gas Information System provides great benefits for the state of Utah:  

1. Contractors now request  and renew permits online. Estimated savings to the state is $26,650 in annual ongoing savings.  The contractors should expect a similar aggregated savings in time and effort. 

2. Monthly production reports are now available to the public as they are submitted. This also saves money, by eliminating additional data entry. In fact, much of the detailed data was never available to the public prior to the implementation of this system. 

3. Other businesses and users are able to leverage the data for planning and a variety of other reasons.  For example, Blue Stakes has become a major data consumer in its process of providing information for construction businesses. 

4. Improved data and process has helped the Division to improve their inspection processes both in quantity and quality.  In 2009 and 2010, division staff performed 5,694 and 5,766 inspections respectively.  In 2012, they were able to increase the 

number of inspections to 8,979 and 9,732 in 2013.  Field inspections verify that natural resources are not wasted in the production process and that the environment is protected. Provisioning this data to mobile devices has helped produce a 73% improvement in inspector productivity.  This productivity gain would equate to an estimated $594,900 per year. 

5. The visual interface of DOGM’s interactive Oil & Gas map makes it much easier for users to identify what data they need (see http://mapserv.utah.gov/oilgasmining/). As users zoom in and move the map, download services make it possible to only download that part of the data that is visible in the map. This innovation, completed in 2012 enabled DOGM to significantly improve management and planning by providing a highly visual and near real­time perspective of activity throughout the state.   

 The Utah Oil & Gas System is built  in a way that aligns with many of NASCIO’s 2013­14 priorities.  For example,  

● The system is supported on Utah’s consolidated private cloud infrastructure. DOGM does not support its own server infrastructure. It is entirely supported by shared IT services, hosted on a virtualized server farm, and supported by shared system administrator resources. 

● The system has reduced costs and freed up resources that now address other critical needs 

● Governance is shared and simplified.  DTS provides an annual service level agreement to DOGM that ensures that the system is properly supported and maintained at a high level of reliability. 

● Open data. Active mapping services are a shared service supported by the statewide Automated Geographic Reference Center with access to many shared data services and common base maps. This facilitates sharing with other agencies and the public who use AGRC services. (http://gis.utah.gov/data/energy/oil­gas/)  

 Based on customer response, the Division has seen the following improvement during the short time period in which the system has been implemented: 

● 17% improvement in timeliness of response. ● 11.8% improvement in the accuracy of data ● 9.5% improvement in capability of employees to respond to inquiries  ● 10.6% improvement in the availability of data 

 All data is made available to the public and to industry.  This helps to improve oversight over processes on public and private lands that, if not properly managed, could result in significant damage to the state’s environment, as well as waste of valuable resources.