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UNIVERSIDAD DE CQSTA RICA FACULTA DE EDUCACION ESCUELA DE ADMINISTRACION EDUC:ATIVA DEPTO. DE BIBLIOTECOLQGIA Y CIENCIAS DE LA INFCiRMACION A N A L I S I S DE REiS!CiEEIMIENTOS PARA LA AUTCIMATIZACICIN DEL SUBSISTEMA DE CIRCULACION Y PRESTAMO, UT 1 L 1 ZANDO COMO LABDRATOR 1 O LA BIBL IOTECA DEL INSTITI-ITrJ C:I:ISTARRIC:ENSE DE ELECTRICIDAD Tes i s de GI-.aduac i ón preparada para optar. por el grado de Licenciatui-.a en Bihl iotecología y Ciencias de la Infol-.maci6n Por.: E O S I B E L MCiE 1 LLU ROJAS

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UNIVERSIDAD DE CQSTA R I C A FACULTA DE EDUCACION

ESCUELA DE ADMINISTRACION EDUC:ATIVA DEPTO. DE BIBLIOTECOLQGIA Y C I E N C I A S DE LA INFCiRMACION

A N A L I S I S DE REiS!CiEEIMIENTOS PARA LA AUTCIMATIZACICIN

DEL SUBSISTEMA DE CIRCULACION Y PRESTAMO,

UT 1 L 1 ZANDO COMO LABDRATOR 1 O LA

B I B L IOTECA DEL INSTITI-ITrJ C:I:ISTARRIC:ENSE DE ELECTRICIDAD

T e s i s de GI-.aduac i ón p r e p a r a d a p a r a o p t a r . p o r e l g r a d o de

L i c e n c i a t u i - . a en B i h l i o t e c o l o g í a y C i e n c i a s de l a I n f o l - . m a c i 6 n

Por.:

EOSIBEL MCiE 1 LLU ROJAS

COMITE ASESOR

D r a . Ana C e c i l i a Dit - .ectoaa

L u i s Bat-.)-.antes Ri Lec t'o r

L i c . J o s é R u p e ~ t o Lectot*

J e s 6 s Ugalde V i q u e z , M.A.T.

Humberto P 6 r . e ~ Pancorko, P h .D.

Dra. Ana C e c i l i a To~- .~- .es M .

Lu i s Ear~ - . an te s R i v e r a , M.L.S. .(k~ 3 Lic. J o s & Ruperto Arce D . 4

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTO

&tiertI mani ' e s t a r m i m & . ~ E ~ ~ ? C S - T Ü a g r a d e c irnientci a :

Dra. Ana C e c i i i a T t ~ r r - e -

Luis Bat-raiíte.5 M . L . '5.

L i - . E u p e r t o Arce D e l g a d o

TABLA DE CONTENIDO

1. INTROWCCION

1 1 . ANTECEDENTES TEORICOS Y PRACTICO5

1 1 1 . PROCEDIMIENTO METODOLOGICO

. . l . T i p n de i n v e s t i g a c i a n

- . 2 . T U ~ E ~ Ü S . v f i ientos d e i n t a t - m a c i h n .- . F u e n t e s k i - 1 i f iq t -&.f j , ras 4 . ' J a r i a i l i - 5 : +IJ, d e r i ; - 2 ~ ~ c j . t t - ~ ' e :nc,tr-.+nej-!tal:i~tt:-t .- 1 , A n & i i . z . i r d~ l a j,fifi;t-m.2cittn

IV. RESULTADOS

1 . 4 n A i i s i i d e l s i s t e m a a c t u a l be ia ~ i b l i o - teca . d e l I C E

2 . A n A l i s i ~ . s u b s i s t e m a &e cir-i-:.ia,=i&i-! ,L.; ~ r b s t a m o d e la ü i t i i u t e c a d e l ICE 4 . j=yop&sitt:?g. d e l . s i - l t - ;g is t~ma - 3 . E l s i s t e m a d e la b i b l i a t z c a de!. ICE v

l o s sub5 i s t ~ m a i C . R e c u r s o s Humanos <- . I n f r a e s t r u c tut-a E . F l u j n d e t r a b a j o Be! s u b ~ . i s t e m a d e ~ z i l

c u i a c i & n v o r & s t a m o - - t . LIocume:-; n s mal-!ua i u j. 1 i zad3.5

.- . . c . t s t a d o d e la a:- i . tomati i .scia?-j d e l s u ~ s l s "-

tema - : Pt-oyecc:igfiez i - i tamaMc+ d e c t ~ i e c ! z i ! 3 n y

nhmei-9 cit^ pr t3s tamos a'te ie:-cdr&t I a t t s b i i o - - - - L r c l 13ei-liya de 13oce 5ia{!25

4 . & t e r ~ i i - ~ a ~ j . ; ~ - I m r . reat-teri.mi-j-!t!>s o regi..i,;:, . . . .

S; ras al.iz d e b e :;a? i z f a ~ e r e i ~ z s i s i r , . s . ai-itc- m a i i z a d o de c l : - cu !ac i&n u ~ r & = . t a m ~ = , 1.3 b i b ! j , o t e c a d e l ICE

. . . -. . . Real.! S i t o s !-,entra e-;

-. 3 . !"-.~=~:ykr-~zi be L i E . L i s r i 1 2 ~ .- L . & ~ t i v j , ~ j . ~ . ~ e s d e ~ar&z.tam!>s - i..!. Ci,=ti~v:idaGez de ypnovaciil.:-l

. . . . 1- . .- .. - " & ," i . v ' 1 ~ . 3 . g e ' = , d e !~e...:~~:ili-\i:~!+i-~ -" t- . B i o o u e + x .-. + 12. R ~ c e r * ~ ~ a s . . .- H . L o n s u i t a s o bi.![sauefi.s.s

+. i . P l a t e t - i a 1 . e ~ d e r e c . e r v a J , & v i su.5 t -epar t es

6 . E.~ .~~a i . r i a~c ibn d e i a ~ . c c a r a c i e r i r t i c a c a i ie .re- . . - , s e n t a n a l g u n o s p a q u e t e r d e " s i r rw5.t-e" c c~ t - e

c i r r i ~ l a r i a l ~ .S!.: p r @ s t a m a IJ~-:.s. k a i b i l s t e l = . s . - LIie t - .- - - 2 '

. . ; I f 3 L ~ ~ ~ t j i - l ~ik3.i ci-[aj,-+ de i(,s

. - C ) ~ Q L ! E : C ~ = . =at 1 g:: acei-: en -',=,z-ma m5.z. dan- c u a d a i12s t - ~ a u - t - i m l e n t a ~ 25 13. Dib ; ;u - t e c a a n a l i z a d a

V . DISCUSION, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

IV LITERATURA CITADA

VII. LITERATURA CONSULTADA

VIII. OTRAS

ANEXOS. AI~P::.::~) #¡

FUENTES DE INFORMACION

G u i a e n t r e v i ~ t a a! Jete d e l a t i i b i i o t e c 2

G u i a ~ n t r - s v i r t a a l o e t - s a n a l d e l a B i b l i i t e r . 3 .

D i r e c t o r i i d e e d i t o r e s d e s a 6 t w a r ~

B o l e t a d e prP.s tamo - i i b r u s

B o l e t a d e ~ r P s . t a m u - R e v i s t a s

1. I N T R O D U C C I O N -

El ritmo con Que se efectdtan los avaiices teciiolhaicos,

en la actualidad, hace dificil comprender cbmo el conocimien-

to humano ha sido relativameiite lento para alcat-izar normas de

vida urogresivamente mas elevadas. Es asi como hov dii. se

ccieiita con ctn sinnhtnero de conocimientos tan rico5 Y diversos

aue hacen imposible que persona alguna pueda reunirlos v co-

nocerlos en su totalidad. Cama cansecciencia, han surolda

entidades especializadas eti el tratamiento v disemitiacihn de

la inf ormac it)i-i, tales como unidades de ititot-maiiibn, centros

de documentacii3n y bibliotecas.

A pesar de que la meta de estas entidades es satisfacer

las necesidades de intormacibn de los usuarios que acuden a

ellas, por diferentes razones se dificulta ei cumolimiento de

dicha meta a cabalidad.

Son varios los factores que hov en dia se presentan v

justifican la automatiracibn de una biblioteca. como un medio

oosible para alcanzar los fines que estas Dersiguen. Al-

gunos de ellos son los siguientes:

a- La gran e:.:plosicLln bibliogrdfica imperante, reflejo de

ello sol-1 los miles de voldtmenes que se uctblicali diariamente,

t o que hace imposible el conocerlos todos Y su consecuente

dificultad de tratarlos todos en forma manual; asi como

controlar su circ~tlacihn.

b- El avance acelerado de la ciencia y la tknica faci-

litan el manejo y acceso rApido a la informacibn.

c- La necesidad de nueva investioacibn, debido al avance de

la tecnologia, reauiet-e que para ooder llevar a cabo una

investigacidn re necesite contar coi-1 la informacibn lo m&%

especializada oosibie referente al tema bajo estudio.

d- El envejecimiento, en lo que a los conocimientos se

re'f iere, se da coi7 mavor raoidez, sobre todo en las Areas

tecnolbgicas, como es el caso de las telecomunicaciones.

5in duda alguna es necesario la automatizacidn de los ser-

vicios de la biblioteca con el objeto de satisfacer ?as

necesidades actuales de informdci&n. sin embargo, se consi-

dera deseable el compartir las experiencias que sobre este

campo se tengan, mediante la utiliracidn de las t&cnicas y

tormatas est8ndarec con miras de facilitar el intercambio de

experiencias v recursos.

e- De igual manera, el incremento en la cantidad de usuarios

que acuden a ias bibliotecas, exiue cambios acelerados en

cuanto a prestacihn de los servicias ou.e estas brindan, tales

como :

- mavor velocidad para accesar la informacibn; ya sea esta de

tipo bibliogrdfico o referente a pr&stamos (quien posee un

material dado, donde puede ser localizado, ccta1-1do ser& de-

vuelto, qui&n lo tiene reservado, etc).

- la automatizacibn permite unir 105 vinculos con otras bi-

bliotecas en Drocura de compartir rec~rsos y evitar la du-

plicidad de esfuerzos en los servicios mas indispensables de

una biblioteca.

El presente trabajo tiene como pro~bsito realizar un a-

ndlisis de requerimientos que ermita conocer las cat-acteris-

ticas oue debe reunir ctn sistema de circulaci6i-i y prestarno

automatizado para una biblioteca. En este caso se utilizb

la biblioteca del Instituto Costaricense de Electricidad como

laboratorio. en la cual se realizb el andlisis. AdemAs se

llevb a cabo una evaluacibn de las caracteristicas que pre-

sentan algunos paquetes con el fin de determinar cual o

cuales de elios t-rsultar ser mAs adecuados srqhn las ne-

cesidades determinadas en el anAiisis indicado

1.- Problema y importancia

En la introducción de esta tesis se mencionan muchos de

los factores que demuestran la urgencia de la automatizacibn

de las bibliotecas. En nuestro pais cualquier biblioteca aue

quiera ser funcional y dinAmica, debe recurrir a las facili-

dades afrecidas por la tecnologia de las computadaras.

El problema pareciera sencillo de resolver, sin embargo

ui-ia de 1s.s mcí.yores dificultades que se le presentan al bi-

bliatecario, ante la eventual autamatizacibn de una bibiia-

teca es la escasa literatura existente en e1 pais y de paca

coi-tsistet-tcia prActica, esto hace que ei bibliotecario en ti-I

alto grada desconozca los aspectos relevantes iniciales a

considerar y por esta razbt-t sct camttnicaciat-t ron pt-ogramadorec

v anaiistas no resulte del toda fructifera.

En virtud de lo anteriar 5urgih la idea de efectuar el

presente estudio, cuya finalidad es realizar ui-t anAlisis de

requerimientos y a partir de este una eva1cl.s.citji-t de paoctetes.

orieatados a la autamatizacihn del subsistema de circulacihn

y pr&stamo de una bibliateca.

Con e1 at-tAlisis se ide1-ttificarr)i-t todas los elementos que

juegan un papel importante en el subsistema mencianado, las

caracteristicas que debe reunir el nuevo sistema v la eva-

luacibn de paquetes de "software" apropiadas.

La institucibn que se escogio para hacer el estudia es

la biblioteca del Instit~ito Castarricense de Electricidad.

El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) es una

institucibn de servicio pCiblica, fundada el 8 de abril de

1944, segCin el Decreta de Ley Na. 444. En un principia la

funcibn primordial de este ente fue la administracibri del

desarrolla electrica del pais. Cama consecuencia de esta, su

biblioteca, que fue creada en el afia de 1956, tenia inicial-

mente la respansabilidad de proveer infat-macihn que reforza-

r&. al Sector Energia, o Servicios El&ctricos. No obstante,

en 1463: se le asignb al ICE la respai-isabil idad de coordinar-

todas las esfuerzas en pra del desarralla de las telecümuni-

cacianes en el pais, con la cual se amplian las Areas prio-

ritarias de la institucibn que debe cubrir la biblioteca:

En la actuaiidad la biblioteca cuenta con una calecrifin

aproximada de 35(:i(:i(I valdtmei-ies , y 415 t i t~ilas de pub 1 icac ioi-tes

peribdicas, de las cuales 85 san suscripcianes activas a

vigei-ites mas 25 t i t~ilo.; par doi-tac ihn . Adem&.s, se t iei-!en

prestadas a domicilia 4500 publicacianes hasta el mes de

febrera del afia en cursa. Dichas prestamas incluyen aquellos

realizadas a larga plaza e indefinidas, refiriendase i-ia 5010

ü las realizadas en este mes, sino ül ndtmera de prestarnos

activos a domicilio.

Par su parte, la institucibn cuenta can 84G6 empleadas,

quienes son usuarias potenciales, de las cuales, segdtn las

rsiadist iras, . &pro~::ima.damei-:tee 1 7 5017 i-!~uav-ios res.les.

Gna de las razonej 2or las cuales ~1 porcentajz de utiliza-

cibn es tan bajo, en relacibn con el nlLm~ro de caeleados pa-

rece ser e1 hecho de la ubicacihn de la biblioteca, en donde

los mAs beneficiados del servicio son 1us funcionarios de ia

Ofic-inas C~ntrales, ubicadas en Sabana Norte, San Jos&.

De acuerdo a las obset-vac ioi-ies prel imii-iartis real i zadss

se detectaron las sig~~ientes nec-esidades en la citada bibiio-

teca:

1. - Inexist~ncia de un estudio de requerimientos detai iado

determinara todas las caracterir-ticac; que debería r-a-!nir

un sistema automatizado dc circulacihn y prtstamos, p u ~ s

este juega u17 papel primordial en ui-ta biblioteca.

2.- Defici~nciss de los sistemas actudles; aunque en esta

biblioteca va se han desarrollado programas para a.utomatiz3r

este subsistema, tanto el primero camo el segundo presentan I

una serie de problemas, algunos pudieron evitarse desde el

,~t-incipio, mediante un b~!~17 ai-thlisis de. reqiiet-imiei-tto-; v

m~ichos otros rad ic.sn en .las de~vt-i-l tajas acie cm-11 leval-1 el

desarrollo de "software" local. Todas estas de, Ficiencias

ser8n presentadas en e1 anAlisis del sistema actual. (V&rse

p ~ g s . 117 ll& y 172 -176

. - 3. - El servicio de prestarrio es ofrecido por ui-ia sola perso-

na, quien tiene a'su.cargo todo el @roceso de pr&stamo,

cctntrol de morosidad y reclamc-s, reserva de materiales, o-

frecer el servicio de referencia etc

4.- No ha sido posible llevar al dia el control de los moro-

sos.

5.- El tiempo promedio de atencibn al usuario es de 15 mi-

I ~ L I ~ O S , es necesario agilizar las labores relacionadas con el

servicio de pr&stamo. Las anteriores funciones son realiza-

das principalmente de manera manual.

6.- No existe la posibilidad de contratar mC1s personal, para

la biblioteca en general y para el citado servicio En parti-

cular .

7.- Seria deseable dar una mayor difusibn de la informacibn

con que se cuenta en la bibl ioteca, procurai-ido que mAs L!SLI~-

rios sean favorecidus con el servicio.

Por tal razbn se sugirib un anAlisis de requerimientos

y eval~iacibn de paquetes, como un mktodo para r~+olver los

problemas de: 1 ) Falta de ejemplos prActicos sobre como rea-

lizar anhlisis de requerimientos para automatizar el subsis-

tema de circulacibn y pr&stamo de una biblioteca. 21 Nece-

sidad de d~finir cual(es) de los paquetes analizados podria

solucionar los problemas del sistema existente tales como

la agilizacibn de los servicios tangibles al usuario y

control del servicio de prktamo de publicaciones e insufi-

ciente utiliza cibn de 1ús servicios por parte de los usua-

rios.

En sintesis, este analisis de requerimientos pretende:

sefialar tanto las caracteristicas que debe reunir un sistema

de circcilacibn y pr&stamo automatizado, para que luego sea

desarrollado localmente o para que se seleccione y adquiera

un sistema o paquete de llave en mano desarrollado por empre-

sas comerciales.

Al respecto sobre los m&todos para la automatizacibn de

sistemas de biblioteca estkn los siguientes:

"Sistemas desarrollados por empresas comerciales, o de llave en mano ("turnkey systems"); sistemas compartidos a travhs de redes de comunicacitn; sistemas adaptados de otras bibliotecas; y sistemas desarrollados de manera local." (Corbin, J., 1985, p. 9)

Realizando un breve anA.lisis de 10s m&todns sugeridos

por ei citado autor al confrontariüs con la realidad nacio-

nal, se puede afirmar siií vacilacitií que las püsibilidades de

sistemas compartidos a travhs de t-edes de comunicacitn y la

adaptacibií de sistemas de otras bibliotecas no son aplicctbles

en este caso, al menos en f~it~iro cercano. Primeramente

hay que considerar aue las redes de comunicacitn entre com-

putadores apenas se estdn iniciando en nuestro pais. Comn

muestra se pueden meiíc ioiíar las real i zac ioiíes de Rad iogr=tf ica

. Costarriceiíse S. A., que inicid operaciones con su sistema

RACSA DATOS, y posteriormente el RACSA PACK; asimismo, la red

del Registro Nacional, apoyada esta en los servicios ofreci-

dos por Radiogrdfica Costarricense.

P o otra parte respecto a los sistemas disefiados lo-

calmente y los desarrollados por empresas comerciales, ambos

son aplicables a nuestra realidad, por 10 que el presente

estudio pretende atacar el problema a trav& de sistemas

comerciales y dejar las bases para el desarrollo de un sis-

tema local, esto teniendo 421-1 cuenta las limitaciones de for-

macibn profesional que podria tener el bibliotecario al en-

frentar la tarea de desarrolllar un sistema local, asi como

las desventajas que dicho sistema presenta. (VETase p&.g 30 1 .

2.- Objetivos

A . Objetivo General

Realizar ut-i analisis de reqcterimiet-itos de la Bibliotecct

del ICE, enfatizando el subsistema de circulacibn y prestamo,

orientado a la futura automatizacibn del mismo.

Objetivos especificas:

a: Analizar el sistema actual de la biblioteca desde el

punto de vista de:

1 . 1 los recursos h ~ m a n o s , ~

1.2 los recursos bibliográficos,

1.3 los recursos econdmicos,

1.4 infraestructura existente.

b. Analizar el subsistema de cit-culacidn y pr&stamo d~ ia

Biblioteca del ICE, en cuanto a:

1 .S recursos humanos,

1.6 procedimientos,

1.7 infraestructura existente,

1.8 Estado de 1a.automa.tizacihn

c. Realizar proyecciones e17 cctai-ito al tamafio de la coleccidn

y n&m&o de pr&stamos que tendrA la biblioteca &&'ICE, a 1 V

a1705 plazo.

d. Determinar los requerimientos que debe satisfacsr un sis-

tema automatizado para el subsistema de circulacibn y prgs-

tamo, basado en el anilisis realizado.

e. Evaluar las caracteristicas que presentan algunos pa-

quetes de software sobre circulacibn y pre'stamo de una bi-

blioteca.

f . Determinar cuál o cuáles paquete(s1 satisface(n) en for-

ma mas adecuada los requerimientos de la biblioteca analiza-

da.

1 1 . 4NTECEDENTES TEORICOS 1 PRACTICO5

1.- Las Bibliotecas Especializadas

El nombre biblioteca especializada, tiene sci origen

en Bret ton Woods, New Hampshire, Estados Ut-iidcrs, lcrgar donde

se reunieron, el 2 de julio de 1904, un grupo de biblioteca-

rios con el propbsito de considerar un nuevo tipo de biblio-

teca qcre habia h e c h ~ sci aparicibn en Norte 4mkrica. Estos

bibliotecarios decidieron denominar a esta biblioteca "Biblia

teca Especializada". La razbn fundamental de esta denomina-

cidn radica, en la peculiaridad de &stas en dedicarse exclusi-

vamen te a una rama espec i f ica del saber numano .

A . - Definicibn conceptual

"La bibiiateca especializada se dice que de- pende de un organismo de investigacihn indus- trial o ccrmercial, de sociedad cultural, ins- titucibn gubernamental, educativa. bancaria,- etc. que cuenta eon un acervo biblioqrhfica limitado a ctna o algcii-ias partes del corioci- miento humano. TambiPn en algunos casos es una biblioteca filial de una phblica, tal co- mo una biblioteca especializada en mdsica". (Massa de Gil, Beatriz. p . 26. 1480)

Los objetivos de este tipo de biblioteca, estan estre-

chamente ligados y dependen de los objetivos de la institu-

cibn a la qcie pertenecen. Por esta razbi-i, sus objetivos prin

cipales estdn en funcibn de los intereses de la institucibn

que las alberga.

C.- Caracteristicas

Son varias las caracteristicas que identifican a una bi-

blioteca especializada.

a. - Luqar & ub icac idn

Generalmente forman parte de organizaciones indus-

triales, comerciales, de caracter privado, como tambien de

iiist i tuciones gcibernamentales y con fines pbb1 icos. Entre

los cuales se pueden citar:

- Instituciones autdnomas y semiautdnomas

- Bancos - Instituciones aseguradoras - Asociaciones - Ministerios - Hospitales

- Mctseos - Seccibn de una biblioteca descentralizada, la

cual pertenece a una facultad en particular.

b . - Area di especializacibn

La coleccidn e informacidn existente en una biblioteca

especializada depende estrictamente del &rea(s) especifica(s)

del conocimiento qcie le interesa a la institucibn donde estd

ubicada. Asi por ejemplo, si la institucibn es responsable

de la electrificacibn y las telecomcinicaciones en un pais,

la biblioteca se especializar& directamente en estas materias.

Algunas se identifican claramente por la forma especial

del material que contiene, tales como bibliotecas de mapas,

ldminas, cuadros y material grAfico.

c.- Tiaos de usuario

Comllttímetí te, qcii eiíes acudetí a las bi b 1 io tecas espec ial i - zadas, son personas de la institucibn a la que pertenece

la biblioteca; por lo que su p~blico es restringido y se-

lectivo. En otras palabras, el usuario de la biblioteca es-

pecializada es "especial izado".

d.- Tamaño g& coleccibn y espacia

g , c ." La biblioteca ~ i i z a d a - p a = l a gen-1 170 es muy

grande ni en coleccidn ni en Area, aunque esto tambien de-

pende, en parte, del tamaño de la institucidn a la que s i r -

ve y de las politicas internas de selecci15n, adquisicibn y

descar te.

e.- Funcibtí iiíformativa

Uno de las objetivos mas importantes de las bibliote-

cas especializadas ha sido y continha siendo, el suministro

de informacibn con fines inmediatos y utilitarios. Trata de

mantener a los usuarios actualizados, seqhn su especialidad.

Por las anteriores caracteristicas se puede decir que la'

biblioteca del ICE mas que una biblioteca especializada es u-

na biblioteca institucional, pues su coleccibn no es estric-

tamente especializada en las Areas bAsicas de la institucibn,

a saber: telecomunicaciones, energia y administracibn. Aun-

que &stas si son prioritarias, la biblioteca se rige por po-

liticas muy propias de la institucibi-i.

2.- Instituto Costarricense & Electricidad

El Instituto Costarricense de Electricidad fue creado el

8 de abri 1 de 1444, seg&n decreto de ley No. 444.

En un principio se le aciqnb como funcibn principal a

esta entidad, la administracibn del desarrollo el&ctrico del

oais de este modo, la capacidad de energia elhctrica de 1884

a 1449 fue de 36.637 K W y con el Funcionamiento de las plan-

tas del ICE de 1449 a 1474 uasb a 423.(:)(35 t:::W y actualmei-ite

dicha capacidad se encuentra en 41.712.500 K W .

Posteriormente, el 31 de marzo de 1458 se le solicita al

ICE buscar soicicibi-i al problema de las telecomunicacioi-es v

el 28 de octubre de 1963, con la ley No. 3228, publicada ei-i

la Gaceta No. 245 del 24 de octubre de ese mismo aflo, se fa-

culta al ICE para establecer y operar los servicios de tele-

comunicaciones en Costa Rica, por este motivo adquirib el an-.

tiguo servicio telefbnico manual de la Compafiia Nacional de

Fuerza y Luz en 1463 y las acciones de la Compafíia Radiogrd-

fica Costarricense. La instalacibn de este equipo facilitd

el inicio de la nueva &poca en el campo de las telecomunica-

ciones via sat&lite e internacionales.

B.- Objetivos finalidades

Entre los principales propbsitos del ICE, se pueden ci-

tar los siguientes:

a.- Dar solucibn pronta y eficaz a la escasez de enerqia

elec trica en el pais cuando ella exista, y procurar que haya

en todo momento energia disponible.

b . - Unir los esfuerzos que actualmente se hacen para satis-

facer las necesidades de energia elktrica.

c.- Promover el desarrollo industrial y la mayor produccibn

nacional haciendo posible el uso preferencial de la energia

elCc trica.

d.- Conservar y defender los recursos hidrAulicos del

pais. Asi como procurar la utilizacibn racional de los re-

cursos naturales.

e.-Hacer de sus procedimientos tbcnicos, administrativos y

financieros modelos de eficiencia, tanto para beneficio del

ICE, como para servir a otras actividades de los costarri-

censes.

f.- Procurar el mejoramiento, e>::tensitjn y operacibii de los

servicios de com~inicacioi-tes telefbi7icas, telegrdf icas, ra-

diotelefbnicas, radiotelegrAficas.

C . - M e t a s l @ a r a d a s E ICE! p a r a l e l o ~ 2 - &es:?rt-oi lo 9 3 E.-

tüi o b j e t i v o s -.-

- P l a n N a c i o n a i d e t l e c t r i f i r a c i d n

- l 2 y o v e c t o s h i d r o e l & c t r i c o s : L a G a t - i ta, Rio Macho, Cs.-

r h i , T a a a n t i , A r e n a l y E o t - u b i r i .

- Pt-ovec t o s h i d r o e l & c E r i i o í e n r ias d e c ! B n s t r u r c i u n .

S.s.nd i i l a 1 , ? a f o m l i , Bocsatte A i e g i e . G~-iz.s...atr:ci . 53.i:eore . Al?-

g o s t u r a , T o r o 1 1 , S i q u i r r r ~ . V i t - r i l l a , P i r r i i , C h i r i m a l

v san F e i n a n d u y V e n t a n a s Gat- i ia .

- c a n s t r u c c l + 2 n d e p f ants-: t&ipf i icac 2s col i m a . p ' / i h i n .

Earr.3.1-ira v @ t r a s .

. . Et-I 1 0 5 i-irimet-os aiyor d e .~.r::is. i;il.-..i ICE c a - a gl;.il-.n c!~rrt-.

L ; t - a E + a 2 ~ : i ~ ~ ~ ~ e f t e ~ - l i j i ~ ~ - l t ~ ~ ~ l ~ j - l t ~ , el ~ f ~ . : + ~ y - : ~ , ~ ~ ~ ~ 1 i , ~ g . r + , ~ ~ + = ~ = 1 !l!-,!e !-.:E-.

resi t a s a w . 5 . r ~ . ei aesefi~efia .su r r ,ba jo , !2r.s.s i inai-,rJct iz.~ t-z1

m c r i h ü ~ i a 5 o s l a i ¡ - i .~ l i c . i~ i f l -~ e17 ia r o m c r a d e i m i i m r t .

Aaro::.::imadamei-fie e n t r e 14:'-r - 1 l a G ~ r e n c i a c o ? - , - i d ~ r j

i - i E C e 5 5 f i r ~ crear ui-la a t i l c i n a E ~ \ E , 5s t-ncat-ga-a de campi-ar lar-

p~i.t.1 i z a r i o n e s Cii!P se r e c i i i t i r i a n .

En 1956, la Gerencia publicb un manual para el manejo de

la. nueva dependencia, el cual presentaba el siguiente encabe-

zamiento:

"La Biblioteca es el medio mAs favorable de fomentar la mayor especialiracibn del elemento humano. El ICE, al organizar la suya, quiere poner a disposicibn de su personal las fuentes que le permitan mejorar su desempefio, siempre con miras a elevar la idoneidad de los emplea- dos, que mAs capacitados y mejor compenetrados con la obra de servicio ptlblico de nuestra Iris titucidn, podrAn ser el factor primario en el logro de sus objetivas". (ICE, 1956, p . 1 )

En 1565 el Lic. Luis Fernando Esquivel, actualmen-

te Asistente Ejecutivo de Gerei-tcia, creb el reglamento para

la biblioteca, base del reglamenta actual

En esta misma fecha la Gerencia publicb un sistema de

clasificacibn especializado para esta biblioteca.

Se creb tambikn un sistema de codificacibn tkcnica, pera

ambos sistemas resultaron poco funcionales par lo que actual-

mei-i t e no se usan.

A principios de las afios setenta. un ingeniera creb un

sistema automatizada, el cual no resultb ser muy funcional

por diferentes motivas, que serdn mencionadas en el apartada

que se refiere a "Estudias realizados sobre la automatiracidn

de la biblioteca del ICE". (Ver pdg. No.57 1 .

En 1976, el ICE inicid una serie de proyectos, por lo

que se considerd necesaria suministrarle literatura recreati-

va y cultural al personal, para los ratos de ocio. En 1577,

se decidid contratar personal con conocimientos en bibliote-

cologla, y se nombra a la sefíora Raque1 Perez Badilla,

quien implantb nuevos sistemas de catalogacibn, clasificacibn,

indiracibn y organizacibn de la biblioteca, basados en cono-

cimientos bibliotecolbgicos. En 1479, se crea una bibliote-

ca en el Proyecto Arenal-Corobici, la cual dependía directa-

mente de la biblioteca central, una vez que se concluyb este

proyecto, en 1583, todo lo que pertenecia a la biblioteca de

Arenal, fue trasladado a la Biblioteca Central.

En febrero de 1583, pasa a ser Jefe de la bibliüteca el

sefior Jos& Ruper to hrce Delgado.

En 1586-87 5e trabajb en la automatizacibn de dicha bi-

blioteca y se realizaron las gestiones para la compra de

equipo y algunos programas.

En enero de 1988, pasa a ser Jefe de la Biblioteca la

sefíora Rosibel Murillo Rojas. (Autora del presente documento)

En la actualidad, la biblioteca del ICE cuenta con nueve

personas, la Jefe de la Biblioteca, egresada de la carrera

de Bibliotecologia, U.C.R., dos bachilleres de la carrera de

Bibliotecologia, cuatro estu-diantes de la carrera, una ofi-

cinista y una secretaria.

B.- O b j e t i v o b i i r i i i o t e r a ICE

"El o b j e t i v o Cundamenta l d e l a b i b l i o t e c a d e 1 I n s t i t u t o C a s t a r r i c e n s e d e E l e c t r i c i d a d , es s . a t i ~ F a c t - r l a ciimanda d e i n f o ~ m a c i h n de i n t e - re5 i i ? s t i t c t c i o n a i , e s n e c i a l m e i i t t - (-7-1 i~ i s C-r..mo@i

-. d e r e l e c o m u n i c a c i o n e - , E n e r c j i a v Adrninis . t ra- ~ i t i l ? " . ( ICE , R ~ Q . . L i , t i _ I =-p..-, t C( d e i a B i b l i o t e c a , 1983 E . 1 f

. . Lag. &Tea.: ~ r i ~ ~ l t . ~ ~ - : . ~ . ~ s ~ t a bioiiotec- .E-.:-,: ene.-n!:,,,

t z i e ~ : o m u n i c s c l c + n e ~ . w a ü m l n i . s t r . s r i n n . Fnt- ser ei E:, s\-!-.

LaiiiJacjn de i a ~ j rn i i~ !~ i j15 : i i - ! aü~nifi ir . t i -aci t j i7 1.3, si-jeyrii.3 v

- . t e j . e r o ~ u n i r a c i o n ~ r de i:.aita E i c a . 3 :- . .

- .L : ! eirl~.3.!,-nl2: cQi>.:::.-

. . . , ., cas m i i v ~!--:-+iss ;le >-fi.:stj.tiii=l$i-j, 1 3 . = - L ~ I x , - ~ + > I - , de zir, ' i- .-

t e c a en e s t o s m a r n ~ n r ~ - ~ ~ . i a ~ . z t f j , c t a m ~ i ~ t e e ~ ~ ~ ~ i . ~ . ; i ~ 3 ~ - ¡ ~ .

e s t a s t r e s Ares-E.

c.- Tipo de usuario

La biblioteca da servicio al personal de la institucibn

exclusivamente. A trav&s del pr&stamo interbibliotecario, le

brinda servicio a particulares.

d.- Tamaflo de la coleccibn

En la actualidad esta biblioteca cuenta aproximadamente

con una coleccibi-i de 35 0(:)0 vols. , 415 t i tcilos de publica-

ciol-ies per ibdicas, de las cuales 85 son s ~ ~ s c ~ i ~ c i o n e s ac t ivas

o vigentes, mas 25 titulos por donacibn.

e.- Funcibn informativa

Esta biblioteca, hasta donde sus limitaci~nes se lo

permiten, trata de mantener a los usuarios actualizados segbn

su especialidad.

4.- Acitomatizacibn & Eiblioteca

A. - Def inicibn

Algunos autores al referirse a esta terminologia sefla-

lan lo siguiente:

"el t&rmino autumatizacibn de bibliotecas se refiere al procesamiento de rutinas de funcio- nes clericales en la biblioteca con la asis- tencia de computadoras u otro equipo mecaniza- do o semi-automAtico". (Swihart, 1473 p. )

Corbin define un sistema de una biblioteca basado en

computadora, ref ir ikndose a que:

"En un sistema de una biblioteca tradicional o manual, e1 recurso humano realiza las opera- ciones de procesamiento requerido, pero si una computadora es usada para realizar en parte o todo el trabajo, resulta un sistema de una bi- blioteca automatizado (computer-based librarv system) . En tales sistemas el personal y la computadora son los responsables de la ejecu- cibn del trabajo". (Corbin, 1481 p. 1 )

6.- - Historia & la Automatiracibn & Bibliotecas

La historia de la automatizacibn de bibliotecas muestra

que &Sta ha ido evolucionando en niveles de sofisticacibn.

Desde una perspectiva histbrica se encuentran tres desa-

rrollos importantes a trav&s de los atios:

1 . - La introduccibn de equipos de registro ~rni tario (LI-

nit-record equipment), ejemplo sistemas de tarjetas per-

foradas (de los atios 30 a 70)

2.- Procesamiento en lotes (Batch) (atios 60 y 70).

3.- La evolucidn de la computarizacidn de un modo inter-

activo en linea (on line) (mediados de los atios 70).

Mientras algunas bibliotecas comenzaron a implantar sis-

temas basados sobre equipos de registro unitario, otras 10

hacian con sistemas en lotes y poco a poco a sistemas en li-

nea. En los años 60 se inicia la aplicacibn de la computado-

ra en las bibliotecas. A mediados de los años 70 se anuncia

la era de los sistemas en linea y es hasta la dhcada de los

80 que la automatizacibn llega a ser posible para un gran nfi-

mero de bibliotecas.

La tecnologia de procesamiento en lotes (Batch) fue su-

perada a mediados de los afios 70, por los especialistas que

se concentraron en el desarrollo de sistemas en linea, siste-

mas de tiempo real. Los sistemas en linea realizan los pro-

cesos en el mismo momento que ocurren. Las archivos son ac-

tualizados inmediatamente y como resultado, en el caso de un

sistema de circulacibn! siempre reflejar& el estado de los

pr&stamos de la biblioteca. El hardware y el software requie

ren necesariamente de tiempo real, esta es la mayor diferen-

cia de este sistema cüi7 el procesamiento en lotes.

En las dgcadas 60 y 70 las bibliotecas de los Estados U-

nidos sitf re13 cambios relevantes y nuevas d irecc ioi-ies respecto

a la automatizacibn. De este modo, en los años 6O bAsicamen-

te, se perseguian sistemas integratios para bibliotecas intii-

viduales. En lüs afios 7(:) se le da importancia a las rede~. de

bibliotecas automatizadas en linea. Se destaca el sistema

OCLC, el cual fomenta la red cooperativa en lii-iea para bilis-

quedas bibliogrdf icas. En 1967 con el formato MARC 1 , se ii-ii-

cia una nueva era en la automatizacibn de bibliotecas, este

es un formato est&ndar para catalogacibn, legible por m&quina.

A mediados de los años 70, se señalan como nuevas direc-

ciones en cuanto a la automatizacibn de bibliotecas las si-

guientes:

1.- Redes regionales de bases datos computarizados con

el fin de compartir recursos OCLC.

2.- Los vendedores ofrecen servicios en línea para bbs-

quedas bibliogrdficas y acceso a doccrmeiítos

3.- Transferencia de sistemas de mini computadoras de

una biblioteca a otra.

4.- Desarrollo y tra~ísferencia o adaptacibn de sistemas

locales.

C.- kiídetícia de las teciíoloqías moderiías para gi- maneio _de

1 a i nf ormac i b~í ( BAs i cameií t e e17 ES t ados Unidos ) --

"Durante los años S0 y 6 0 se acufib el termino "explosibn de la informacibn" para referirse al enorme incremento de la informacibn cietítífica, t&cnica y mgdica que entonces se produjo. Hoy dia hablamos de una "revolucibn de la informacibn" ccraiído e:.::p 1 icamos 1 os camb ios que se ii-I t rodc~celí para manejar el volumen, cada vez mayor, de infor- macibn . . . La expresitn "tecnologia de la informa- cibn" abarca el concepto de como aplicar tecnolo- gías e17 el tratamiento de la informacibií (geiíera- cib17, almace~íamiento, recuperacibií, difc~~.ib~-l y otros)." (Griffiths, J . M . , 1982 p. 242)

El costo de esta tecnologia ha disminuido en comparacibn

con a17os anteriores. De este modo las bibliotecas con grandes

necesidades de tratamiento de informacibií han acudido al

apoyo que le ofrecen estas tecnologias. Primeramente en los

años 60, las bibliotecas utilizaban los centros de cdlculo

que poseia su organizacidn matriz o formaban cooperativas

para utilizar al mAximo las computadoras. Durante los afios

70 comenzaron a aparecer minicomputadoras en varias ti-

bliotecas y en la dPcada de los 80 las microcomputadoras han

llegado a ser muy utilizadas en estas unidades de informacibn.

Otros ejemplos de tecnologias modernas de informacibn

son los siguientes:

1 . - "Unidades para el tratamiento de palabras", como

procesadores de textos de catAlogos, de resdmenes, indi-

zacidn y tratamiento de putlicaciones seriadas.

2.- "Las telecomcinicaciones" sobresalen en el cambio

fundamental de tratismisihn aneldgica a digital Y las

ventajas que este dltimo ofrece, aplicable en bcftsqcreda

de catllogos acitomatizados y en tases de datos biblin-

grAf icas.

3.- "La tecnologia de la memorizacitn", estA es una de

las Areas de la microelectrdnica que cambia m&s acelera-

damente. Dos ejemplos de adelantos importantes son

discos duros de microcomputadoras con gran capacidad de

almacenamiento y en disco digital bptico, el cual tiene

una capacidad de almacenamiento de diez mil millones de

caracteres o 30 millones de registros M4RC (esta tiltima

todavia estd en desarrollo).

4.- "Las bases de datas", un tipo desarrallada ttltima-

mente es la "Base del Conocimiento". Un ejemplo la con-

titctye el sistema que desarrolla Lister National Center

for Biomedical Communication de la National Library of

Medicina (EUA), entre sus principales funciones resuelve

de inmediata consultas que exigen diferentes grados de

precisibn y praparcionan datos para apoyar respuestas.

5.- "El videatex y telete:x:tom. El videotexto (llamado

tambi&n visor de datos) permite el diblogo entre bases

de datos relativamente amplias con telerreceptores por

medio de una red telefbnica conectada. Los datos se en-

cuentran almacenados en cuadros o imAgenes de pantalla y

pueden actual izarse a1 instante. Para tener acceso a

esos mensajes transmitidas via red telefhnica, los ser-

vicios deben contar con decodif icadores esoeciales in-

corporados a conectados a sus telereceptores.

"El teletexto es un sistema que no dialoga y que vincula al s~iministrador de informacidn con el receptor por medio de una sefial de transmisidn de televisibn regular o par cable". (Griffiths, J . M . 1982 p. 149)

Al igual que el videotea los telereceptores tie-

nen que contar con decodificadores especiales para poder

recibir el teletexto. Las pAginas de informacibn se

transmiten, una a la vez, en ciclos recurrentes. El te-

letexto permite ser actualizado constai.itemente para una

gran teleaudiencia. Puede proporcionar a los usuarios.

la informacibn mds actualizada sabre temas variados y es

menos costoso que el videotexto.

D . - M&tado- p a r a d e s a r r - o 1 lar s i ~ . t e m a s de b i b i ¡ate- comou-

t ar i z a . $ j .

Ccirbi!-I s i cuatt-C! m&trildos p a r a el ciesarral l o d e

s i s t e m a s d e b i b l i o t e c a s b a r a d o ~ , e n c o m p u t a d o r a s . E i l a c s a n :

-5is t e m a s d e . s a r r o 1 l a o o r sor r m p r e s a s i o m e r c iá les 13 . s i s t e m a s d e

i l a v e en mana i" tiiri-tb:ey s v s t e m i " 1 ; - ; i s t e m a s com2ar t i d a s a

t r a v g s O E t- des d e i o m u n i c a c i b n j s i s t ~ m a s ~ d ~ ~ t a d ~ s d e o t r a s

b i b l i o t e c a s ; v s i s t e m a s d e s a r r a l i a d o s d e manera l a c a l .

A cci-it i n i i s c i t n %e p t - ~ c ; e i ~ tal-.*. una s i i - t t e s i ~ j d e las r a z a -

n e s q1-l~ ~ f r - s c e C c r t t ~ . i - i coma ~ s . ! - : t a j a s %:( 1 i e 4 ~ ~ l - t t d j d S d e i a ~ a ti-!^

" - d e o . s t n 5 m - t g i o s a s ies.3rrgi i a ,=nmpu?at- i z a d a I ~ F s i s t e m a s aat-a

b i b l i o t e c a s .

. . i3 - imeramente , e n r e f e r e n c i a a i,=~s s i z t e m a j q u e s a n de--

. - . s e t - r q i i a d : l . s .v i ! . - i i : i ~ i ' - i ' ~ l ~ . ~ : ! . . ~ ñ ~ ~ ~ - ~ . : ~ ~ - - - ! - :~ t - f ! ~ ~ t - ~ ~ ~ a ~ j e i j i c ~ i . ~ , . g . t a l

s f e c t z , -.e le p ~ e d e c ~~: ty i t :~ i i . i t - 1a.z s i ~ ~ i - : i e i - ~ t e ~ ~ - ~ . ~ . i . - . ~ , ~ t ~ r j . ~ . t i ~ a ~ :

. . . - . ei ~i.st-!at-:a p u e d e s b + e t - v s r 1 5 ~ ~ t - i m e t - . ~ v i s r a ~ t - ü d u . c t o t i j - , a i ,

a s 1 CnFnrJ a h z ~ r a r e?-! l o s i a ~ . t o ~ . i i - i ~ v ~ a l ~ ! c r i i d r J s EIC~T C C I ? - ~ C P @ ~ I ~ ijs

d i s e f i o e i m o l a n t a c i & n d e l + i s t efia p o r p a r t e d e l c o m o r a d o r ,

p u e s e& 1 5 e m o r e s a o f e r e l - j i e s u i e n c u b r e e . z . t e s g a . ~ t ~ g . Lte

r g u a l f i i 1 i i 2 , i-10 se t-eaui-t-e aui 1s h i b l i t = ~ t e c a i ~ \ e j - : t e c~=,n i-5

5 e r v i l z i o ~ . d e e s 7 P r i a i i s t a s si-¡ c o m v u t a c ¡&ni y' s u p e r i o d u d e

i n s t a i a c i t n puede d u r a r d e i d e u n a s ?gcas mes?s a 31-3 tz-!sn!xs.

?cr su p a r t e , + e ie a a u n t a n a e s t e C i p o de s i s t ~ r n ? . ~ 15.5

~ i q ~ i ~ \ - , t e s desvp \ - i t s j s : ~ : ~1.i-1 a l t - CC!.S~-, PUES se d e b o n c u b t - i r

p a r t e d e i n - c ~ s t ~ ~ s a n t e s me?-~rianador . a s l cizrno lss b e n e T i -

- ~ i c s a u e d i c h a empr-esa esaera oe t -c ib i t - u ~ t - t a l t a t -53 . E5 1 as

sistemas son disefiados para bibliotecas tipicas o promedio,

lo cual conlleva a que el producto o paquete pueda contener

caracteristicas inadecuadas o no poseer otro tipo de ellas,

deseable^. por una biblioteca en particular, por lo aue la

aceptacibn del paquete conlieva a comprometer sus necesidades

a lo que este ofrece; esto cuando los paquetes no pctedei-i ser

alterados ctt-ia vez que hai-i sido irtstalados, y el solicitarles

alguna adecuacibn a los proveedores puede involucrar o in-

currir en costos adicionales.

ios sistemas compart idos a travgs de una red je ccimuni-

iacibi-~ san aqueilos aue 5121-1 diseñ.s.cj~s, programados y piobad~i

por una ot-ganizacitn de red o u.na Firma comerci.31, y ?u& snrt

cifrecidos para ser utilizados por muchas bibli~tecas subre

una base comsar t ida. D~ntt-o de las ventajas que se nuedej-t

apuntar a este tipo de sist~mas s~ tienen: no se requiere de

un computacior pa.ra @13dsr ao~~o*$erhsr los bp!-teficios ofpociQ,=,.s

por loa sistemas basados en computadoras; su periodo de

ii-istalacibi-i es comparable al de los sistem.35 "turni.::ey"; al

igual que dichos sistemas, t-io se iniztirre et7 costos de diseño.

programaciCm, Y ~rueba pot- parte de la tibliotera; la biblio-

teca no necesita contar con los servicin5. de especialistas en

compcttadot-as, pues los e;::pertos en estas Areas sat-t proveidcis

por la empresa ct orqa1-iizacit11-t; i la bihiotec? no e ~ t B de

acuerdo con 1.3 calidad del servicio, se ~uede retirar de la

red sin tener grandes p&rdidas. Pot- lo general, la ot-ganiza-

cib1-i proveedora ofrece a=.i~te~-tc ia e17 las labores de ii-istala-

citn y mantenimiento del "hardware" esencial, asi como e!

entrenamiento y capacitacibn del personal de la biblioteca

que ha do interactuat- con e1 sistema; para etectos de poder

recih ir es te ad iestramiento 170 se t-eqciiere qcie las personas

tengan alghn conocimiento previo de tbpicos computacionales.

Cnno una de las desventajas que presenta este tipo de siste-

mas se tiene la falta de control en las operaciones por parte

de la biblioteca, pues muchas de las decisiones que le atafien

son tomaeas de cina mansra centralizada por la organizacicfn o

firma que ofrece los servicios.

La adaptacidi-t de sistemas de otras biblioteras consiste

en la obtenribn de un duolicado tiel sistema que se este

empleando en otra biblioteca, Coi7 el objeto de adaptarlo a

las necesidades aat-ticulares de la biblioteca rece- tors..

5us venta?as- mhs notorias s.on: la eliminacidn, p-r parte de

la uibiioteca oue ~ ~ c i h e ei sistema, de los coctos y tiempo

d e ciispíqo, programación .;.: prueba inicial, U d - ' - & L ~ u ' a 01-!.e la

biblioteca donante a1 menos ofr~ce un producto conciuido.

Las desventajas que presenta este tipo de sistemas, se pueden

citar: el sistemd recibido puede reflejar toba5 las aülitica+

e iuios.incra~ias cie la biblioteca original, ias cuales pu-dec

ser diferente.s de las deseadas por la biblioteca receptora;

la biblioteca rec~ptot-a debe tener acceso a especialistas en

sistemas, y al computador, para efectos de adaptar el "satt-

ware" de aplicacibn al computador lacal e insts.lar el sistsma

en la biblioteca; el procesn de adaotacitn de un sistema de

otra biblioteca puede involucrar un ion.sumo mayor de t iempo y

dinero, en comparacibn con los otros mbtodos de desarrollo de

sistemas, con el mAs pobre de los resultados pcsi~lec.

Finalmente esta el mbtodo de desarrollo de sistemas de

una manera local, en donde el "software" de aplicacien ei

u isefiado, programado, pt-obaao, instalado, operado, y se le

brinda mantenimiento en el computador local de la biblioteca,

o en un computador al cual se tenga acceso dentro de la misma

estructctra orqanizacioi-1a1. Corno ventajas de este metodo se

pueden apuntar: el sistema ha iiesart-al larse c~tmpiird ron las

e:>;actas ne.=esids.des de 1.3 bibi iotec~.; se murden ztarcat- mayo-

res scicesoi en prnccira de it-~tegrar alqr-!nor de los sistema- e17

la bibliotecs; la bibliot~ca puede mantener u17 controi totai

sobre todos los aspectos concernientei al desart-olla. insta-

iacihn y ooeiacihn del sistema. A este tipo de sistemas se

le atribuyen las nayores desventajas en in que recaecta a ia

duracibn y costo invuiucrsdas en el ieiat-t-alln, pues aqui ei

factor humai-io t,iene a convert irse en L!n recurso su.mameilte

critico. Ademhs de esta consideraci8n, se le achacan 135.

siguientes desventajas adicionales: la biblioteca deber&

tener acceso ai iofiputad~r v a esoeciaiists.s en sistem3.s aar.3

disefiar, programar, probar e instalat- el sistema; pueden

transccirrit- mcichs tiernrso antes de que la biblioteca cctet-!te

con un sistema operacional (o sea, un zistema opet-able); ia

biblioteca por si misma deberh adquirir dar mantenimiento a

un sisteme de ctimputa y otro tipo de "hardware" esencial, o

bien, usar ei eauipo uispanible.

Realizando crn breve anAlisis de los mttodss scqeridos

por el citado autor al confrontarlos con la relidad nacional,

se puede afirmar sin vacilaci61-1 que las posibilidades ue

sistemas compartidos a traves de redes de comunicaci6n y la

adaptacibn de sistemas de otras bibliotecas no son aplicables

en este caso. al menos en un futuro cercano. Primeramente hay

qus considerar uue las redes de comunicacibn entre Computa-

dores dienas se estan iniciando en nuestro pais. Cumo muestra

se pueden mencionar las realizaciones de RadiogrAfica Costa-

rricense 5. A . , comenzando con la red le1 Registra Nacional,

apoyada &sta en los servicios ofrecidos psr radiográfica.

For otra parte respecto a los sistemas disefiados local-

monte y los desarr-1 latios por empresas comerciales, ambos son

aolicables a nuestrs.realiciad. Dreciemod~z el prssentr

. . estuóio pretende atacar si srobl~ma a tt-av&- d s sr.srjsma.s ~ 0 -

TtErciales y dejar las b?.i~s Gara su a~sibie >.:/o ~zster~ot-

desarrollo iocal o mejoramiento del sistema ya e::.::istei-,te,

nediante cit-la clara def itiicibi-, de t-eut!.erimiei-ttiis.

E.- - El empleo g& la microcomputadora en la automatizacibn

de la biblioteca --

En 1971, una compafiia llamada Intel de los Estados Unidos

i~íventb lo que hoy dia se conoce como microchip o chip, es-

tos son paqcie tes muy deiísos de c irccti tos elec trb~íicoc;. El

chip dio origen a la microcomputadora aproximadamente en

1474, este dispositivo le ha permitido a la microcomputadora

mayor capacidad, mientras disminuye su costo y su tamaño. La

unidad central de procesamiento de una microcomputadora es un

microchip. La microcomputadora es una computadora completa

en una sola micro imagen bptica de silicio, esto ha propi-

ciado muchos de los cambios que recientemente se han produ-

cido en las tecnologias del manejo de la informacibn. Las

microcomputadoras se empezaron a utilizar, en las bibliote-

cas, en los afios 80. Estos equipos pueden real izar muchas de

las funciones de manejo de informacibn, tales como control

de pr&stamos, adquisiciones, produccibn de fichas de catA.10-

gos, memorizacibn y recuperacibn de la iriformacibií, asi como

tareas admii7istrativas, andlisis estadisticos, contabilidad y

otras

AdemAs, la utilizacibn de las microcomputadoras para el

tratamiento de la informacibn ha conllevado al desarrollo de

algunas nuevas aplicaciones, entre las que se pueden citar:

"sistema de perfeccionamiento de los bibliote- carios referencistas - (REFLES), la conversibn retrospectiva de catdlogos en el MINIMARC y el proyecto de memoria de la comunidad de la regibn de San Francisco (EUA)". (Griffiths, J. M . 1982 p. 243

REFLES es un sistema que a trav&s de la microcomputado-

ra almacena y recupera rdpidamente la informacibn requerida

en los departamentos de referencia, para efectuar bbsquedas y

resolucibn de consultas

"El sistema MINIMARC fabricado por "InformAtica Inc.", proporciona registros bibliogrAficos completos de tipo MARC a partir de una base de da- tos que consta de 500 discos flexibles." (Griffiths, J . M. 1482, p. 244)

Otro sistema basado en microcomputadora es el COMPULINE,

es un servicio de referencia telefbnica, ofrece informacibn a

los usuarios a travks de microcomputadoras en bibliotecas,

archivos y centros de informacibn de Columbia BritAnica, este

sistema se inicid en 1484, tiene uso restringido.

Desde 1485 se han utilizado mucho las microcomputadoras

paica bclisquedas en 1 inea. La bclisqcieda bibl iogrAt ica mediante

un microcomputador permite:

1.- Almacenar estrategias iniciales de investigacibn e in-

troducirlas al sistema central.

2.- Capturar resultados de investigacibn, almacenarlos con

miras a posterior impresitn

3.- Elaborar bibliografias

4. - Crear bases de datos.

Un aspecto muy importante que deben de tomar en cuenta

la o las personas encargadas de seleccionar el equipo y los

programas, es tener una idea clara de los requerimientos pa-

ra automatizar.

AdemAs de las facilidades mencionadas anteriormente que

ofrecen. la aplicacibn de las microcomputadoras en las

bibliotecas, se pueden citar entre otras las siguientes ven-

tajas:

- El costo inicial es menor.

- Posibilidad de incrementar el equipo en forma

gradual, al ritmo de desarrollo del sistema.

F.- - El software para automatizar bibliotecas ipaquetes)

El software es cin recurso que juega un papel muy impor-

tante en un sistema computarizado para una biblioteca, puPs

de la calidad de &ste depende el fcii7cionamiento e:xi toso del

sistema.

Se denomina "software":

I I . . .- al conjc~nto de instrucciones lo programas de computadora, necesarios para manejar un sistema computarizado". (Corbin, J . 1381 p. 1 0 ) .

El "hardware" o sea, las partes del equipo que forman

la circuiteria y mecatrbnica de la computadora, no puede

operar sin el "software" y viceversa. Existen dos tipos

basicos de software:

a.- Software de aplicacibn y

b . - Software del sistema.

a.- - El software & a~licacitn

"Se refiere al grupo de instrucciones o programas de la computadora requeridos para aplicaciones especificas en la a biblioteca, tales como: adqui- sicibn, catalogacibn, circulacibn o referencia". (Corbin, J . 1481 p. 10).

Un grupo diferente de instrucciones es requerido para

ejecutar cada aplicacibn o trabajo de la computadora, en

sistemas muy complejos pueden ser necesarios muchos grupos

de programas para una aplicacibn particular. Este tipo de

software puede ser adquirido o alquilado a traves de un

vendedor de software, o compartido con otras bibliotecas, ya

sea copiAndolo o adaptandolo, o disefiarlo y prepararlo

localmente. Los programas pueden ser eicri tos en una

variedad de lenguajes de programacibn, tales como: Cobol,

Fortran, PL/1, otros.

Respecto al software de aplicacibn, que es suplido por

empresas comerciales, Saffady sefiala dos tipos: "prewri-

tten software" y "turnkey systems". (Saffady, H . 1483 p. 159)

"Prewritten software" Software preimpresq:

Software preimpreso para el control de prestamos con-

siste de uno o varios programas de aplicacibn que tienen

como propdsito funcionar en un sistema computarizado de una

biblioteca. Todo "software preimpreso" es disefiado para una

computadora en particular, con un sistema operativo especi-

fico y otros tipos de programas del sistema.

"Turnkey svstems" Sistema & 11,ave E mano

Consisten de una combinacibn preconfiqurada de hadware y

software. Sin embargo Corbin en su obra ya citada al refe-

rirse a sistemas comerciales para automatizar bibliotecas,

menciona bAsicamente los sistemas de llave en mano "turnkey

systems", aclarando que en muchos casos 105 vendedores de

estos sistemas (turnkey system) ofrecen solamente el soft-

ware de aplicacibn y la biblioteca e s responsable de la ad-

quisicibn del hardware que necesita

"El nombre de estos sistemas de software de llave en mano (turnkey systems) se deriva de la supuesta habilidad del cliente, para añadir datos bnicos a una aplicacibn dada, dele vuelta a la llave y opera el sistema". (Saffady, 1983, p. i6O)

Los primeros ("turnkey syitems") paquetes comerciaies de

llave en mano desart-ollados, fueron introducidos a mediados

de la d&cada de los 70. Su popularidad en las bibliotecas

obedece a que pueden ser implementados mas rapidamente, que

en un "software" desarrollado localmente y que no se sabe si

serh funcional, adema5 de otras ventajas ya presentadas y a-

nalizadas en el apartado sobre "M&todos para desarrollar

sistemas de bibliotecas compcitarizadas". (Ver pbg. 27 -31

Entre otras caracteristicas que ofrecen estos siistemas

comerciales para circcilacibn y prestarno, s e pueden mencionar

- Permiten utilizar el cddigo de barras, el cual es colocado

a l l i b r o y a l a t a r j e t a d e i d e n t ~ f i c a c i b n d e l o s u s u a r i o s .

E l c d d i ~ o C P b.s.rt-.a= es l a f n r m . 3 m 3 . s ~ a m f i n i p ter i- t!zlogia d e

r e c o n o c i m i e n t o b p t i c o i esos. es u t i l i z a d a r ~ o ~ - ~ e i f i n de

s i m a i i f i c a r 12. e n t r i d a d e j s t t i j .

- ES t c , ~ 5 . i r t e m a s d e i l a v s e n mana, ~ e r m i t e n r ~ a l i z a r el

i a s i n m e c j i a t a m e n t e o u e u c n r r e n l a s t r a n s a c i l o n e i d e c i r c u l a -

. . c i 3 n . . coma la t - e v i c i b n a u t c m & t i ! = o d e los .s.r1=nlvu= d e

- - . b . - . snt .- - - ....... r w a r e - --- d e l sis te!%a

E s 5 . ~ i o i 1 d ~ . t-i~ii.3;iiilei-!te pot- i - 5 fafi i- i ra . ; - : tes d e l e;:icilr;o

<ha t -dw~.y-e j , e s r e t-5 i - i p C e S s . r i m s.s.!-a !:.?.:-1te\7e. '\; i:!oeima1- :".ti-! . E . l s -

. . teirla de ~.:.:-ia !:orpautadorr.. 'v t a . r i . l i t a 1.3 D ~ - c ~ ~ B ~ ! ~ . $ . ; - ; ! I I - I . ~tl-:-!et33, v

. . . . cd=!rt-ida s j t tw.s . t -e a . c r i l ~ . 3 . ~ i ( ; ; - i .

,-- . - .- - ,-.amo ele{ni;j.sS j2e.i s ; - o F t i ~ a i e riel E F ~ . s ~ ~ ; T ~ , ; . ; =.e ~ . : . j , ~ < ; ~ y " ~ :::-.

. .. t a r : c , i ~ . . 1 ~ l f t e s a ~ ~ j s iej-!qi-i.s?e~. ~P-Q!. 3 . m ~ -

c i h n , o ~ o g r a m a s nt i i i tal- i o i v z i ~ t e m 2 s 15e a t i m i n i s k t - s r i t r i .IF

8 ' b,3.se~i d e d . s . tos . 5istef3.3 fJaerati....,.a es un tia!: :e s o f t w . ? , r e 1 '

. . -spfr-aj. ijr una ~~i&!gi!i:-ta, ciiai alIn.!lnlc;k;-a $=ontrt:gla 3.2 9-

nei-aci.?~\-, ig@ a ~ t - 1 f&t-lc.r:lc e ij-:"tjt-li.z e - . . as$ cum- lg.5

demds p r o o r a m a s d e l s i s t e m a .

Loz. s.ctt t ware tamb i & n out id~i- ! i n c i u i r qc.ii 3.5 v manc~ .a les u-

e r a t i ~ s . d i ~ . ( r r a m a c . d e c i r c i i i t ~ i ~ . , mai-lctales tblrriiccic %?! ot r -a

tiact-irriei-itscib I - e l a i i o n a d a COI-! hat-dwat-E .ti el c.oFtwat-e de a s l i -

c a r i d n v d e l s i s t e m a .

c.- Parametros seleccibn y evaluacibn de software

para bibliotecas

La informacibn referente a paquetes de software comer-

ciales pueden obtenerse a travks de:

- CatAlogos de software para bibliotecas.

- Guias de software para bibliotecas.

- . Publicaciones peribdicas sobre automatizacibn de bi-

bliotecas.

- Directorios de vendedores.

- Intormacibn suministrada directamente por vendedores.

(Vkase anexo sobre directorio de editores de software)

Robert Maison considera los sigciiei-ites cuatro criterios

como los empleados normalmente en la evaluacibn de software:

- Fdcil de aprender

- FAci 1 de usar

- Funcionamiento

- Flexibilidad o versatilidad (The Library Micro Cot-iscimer 1986' p . 13)

"El primer paso en cualquier evaluacibn de software debe ser el andlisis de nece- sidades y preparacibn de especificaciones generales:. (Tenopir, C. 1484, p. 27)

En este mismo articulo, se cita a Blair quien sugiere

varias recomendaciones. Primero que el administrador de

informacibn se reuna con su personal, aue antes de definir

sus principales necesidades, se lean journals sobre automati-

zacidn y se realicen visitas con los vendedores de software

y hardware.

Tenopir cita a Georgian, quien menciona aspectos a

tomar en cuenta para evaluar software, entre lo que se puede

citar :

- El software debe ser compatible con la computadora y 155

dispositivos perifclricos usados ya en la biblioteca.

- Los lenguajes de programacibn v los sistemas operativos

deben ser identit'icados.

G.- -- El servicio & Circulacibn y, Pr&staa

Para comprender mejor qu& es un subsistema de ~ i r -

culacidn y prclstamo, se ofrece seguidamente una explicacibn

de lo que hace este subsistema y qu& es lo que involucra en

tgrminos generales.

Se puede definir el pr&stamo como la accibn de ceder el

material bibliogrAfico o audiovisual de una persona, institu-

cibn, biblioteca, etc., y puede ser de manera interna o ex-

terna. Esta actividad entre biblioteca y prestatario supone

una organizacidn que permita asegurar la entrega y devolucibn

de las publicaciones o evitar p&t-didas.

Por circulacibn se conoce la utilizacibn que se hace

de las obras que posee la biblioteca y es un indice en la

funcionalidad de la coleccidn. Se lleva el control de la

circulacibn con el propbsito de garantizar, en lo posible,

que la informacidn existente est& disponible dentro de los

periodos de tiempo razonables, de modo que se controle la

ubicacidn del material.

Por tener este subsistema contacto directo con los usua-

rios, la imagen de la biblioteca depende en gran medida de la

calidad del servicio que se brinda.

Los procesos principales que se efectuan en el subsiste-

ma de circulacibn y prestarno son:

- 5olici tcid

- Btisqcieda

- Formulacibn del prkstamo

- Devo 1 LIC i ones

Estos procesos a su vez se subdividen en procesos m&s

pequefios,. algunos de estos varian segdn el tipo de bibliote-

ca, del mismo modo varian alaunas de sus necesidades! ya que

dependen del tipo de usuario, objetivos o politicas, servi-

cios que brindan, recursos disponibles, tamano de la colec-

cibn y otros.

Tres elementos que juegan un papel muy importante en el

subsistema de circulacidn y prhstamo son: la coleccidn, el

control de usuarios y el control de los prhstamos.

Desde el momento en que se decide automatizar una bi-

blioteca, o uno de los subsistemas que la conforman, es nece-

sario definir parametros de operacidn, entre los cuales es-

tA17 :

a.- Material incluido:

En la determinacibn de los tipos de materiales a ser

incluidos en un sistema de control de circulacibn automatiza-

do, primero se debe analizar el tamafio de la coleccidn, el

volumen de actividad local, y pr&stamo interbibliotecario,

las demandas sobre items especificas, el tiempo establecido

para atender a un usuario, el nCtmero de cobros, etc.

Un ejemplo de los materiales incluidos en orden descen-

dente, en un sistema de circulacibn automatizado de bibliote-

cas, es el siguiente:

- Libros

- Reportes t&cnicos

- Materiales de reserva

- Publicaciones peribdicas

- Documentos internos

- Materiales sin catalogar

- Mapas microf i lmados

- Materiales audiovisuales

En las bibliotecas altamente especializadas algunos

materiales de Areas especificas son dificiles de obtener o

tienen restricciones, por lo que es necesario llevar contro-

les adicionales. Algunas bibliotecas mantienen registros de

materiales localizados fuera de ella, en laboratorios, salas

especiales de lectura u oficinas individuales.

b.- Organizacibn de archivos:

El archivo mas importante en un sistema de circulacibn y

pr&stamo es el de transacciones (o prPstamos pendientes) es

el archivo maestro. Tan pronto como el archivo ha sido esta-

blecido, este puede ser manipulado para crear otros archivos

y operar prodcictos necesarios de cin sistema eficiente. U-

sualmente los campos que componen este archivo son: NCtmero

de identificacibn a la publicacibn, Autor, Titcilo, N&mero de

identificacibn del usuario, Fecha de vencimiento, en fin, al

menos todos los campos contenidos en una boleta de ~r&stamo.

Otro archivo importante usado en algunos sistemas es el de i-

dent i f icacibn de usuarios. Este archivo inclciye los datos de

identificacibn de los usuarios: NCimero de identificacibn,

Puesto desempeflado, Nombre, Direccibn, Afiliacibn, etc.

Algunos sistemas incluyen estadisticas tales como uso de la

coleccibn, tipo de material prestado, y otros informes con

caracter meramente estadistico. Este archivo es usado prime-

ramente para identificar usuarios autorizados, tambi&n es u-

sado para enviar respuestas sobre solicitudes de libros, o

cobros de 1 ibros vencidos.

c.- Filosofia de operacibn:

Algunos sistema de circulacibn manejan solamente algunos

de los pr&stamos; otros son disefiados para incorporar todos

los tipos de prbstamosi prbstamos a corto plazo o a sala,

interbibliotecarios, prestamos a largo plazo y prestamos i-

rregulares para materiales especiales

".Tres son los ~arAmetros principales en el estable- cimiento de una filosofia de operacidn bAsica: - Materiales a incluir - Tipos de prestamos a ser manejados - Tipos de usuarios a los que se les brinda servi- cio". (System Development Corporation, 1472 p . 128)

Entre las funciones principales llevadas a cabo en un

servicio de circulacidn y prestarno estAn las siguientes:

- Establecer y controlar las politicas y procedimientos

- Controlar los usuarios autorizados

- Procedimientos de pr&stamo

- Procedimientos de devolucidn

- Mantenimiento de todos los archivos

- Control de pr&c;tamos vencidos

- Pr&stamos interbibliotecarios

- Generacidn y disminucibn de reportes

- Manipulacidn de materiales, almacenamiento y mantenimiento

de la coleccidn.

Un subsistema altamente automatizado de circulacibn y

prestarno puede ser capaz de realizar las siguientes funciones

entre otras:

- Chequeo de materiales prestados

- Renovacidn de pr&stamos

- flevoiucidn de materiales

- Retencibn o reservas de materiales para propbsitos parti-

culares

- Identificacibn de materiales vencidos

- Emisibn de recordatorios para materiales prestadas

- Circulacibn del material de reserva

- Manejo de multas y coiítabilidad de las mismas

- Preparacibn de notas fuera de linea

- . Compilacibn de estadisticas y generacibií de reportes.

- Generacibn de 1 istados de usuarios con pr&stamos vencidos

- Permite utilizar cbdigo de barras

5 . - La Aufomatizacirjn de Bibliotecas en Costa Rica

Durante los Ctltimos afios ha habido un il-icremento notable

en el volumen de informacirjn manejado por las bibliotecas, la

2specializacibt-1, los al tos niveles de investigacibi-i en paises

desarrollados y sobre todo las facilidades ofrecidas por los

t&cnicos de diseminacibn, paquetes de datos, videotex, tele-

texto y otros, son los mayores responsables de este incremen-

to. La respuesta tecnolbgica a esta situacibn ha sido la au-

t ama t i zac ibi-1 de los ent es que manejan inf ormac ibi-1, et-1 este

:aso particular, las bibliotecas.

De ello se deriva el inter&s de tomar un perfil del esta

io actual de esta sitciacibt-1, en algunas bibliotecas especia-

L izadas, cet-ltros de documentac ibt-1 en Costa Rica, incluyendo

ademAs las bibliotecas univesitarias y la Nxional.

Tal como se observa en la muestra tomada, las bibliote-

:as de nuestro pais se encuentrat-1 en vias de automat izar o ya

!stAn aplicando en algdtn grado las nuevas tect-lologias para el

ratamiento de ii-iformacibt-1.

A continuacibn se ofrecen dos listas, una sobre Unida-

les de Informacibn con algdtn grado de automatizacidn y la o-

ra sobre Unidades en vias de automatizacibn. (En orden al-

'ab&tico, por institucidi-1 a la que pertenecen las Unidades de

nformacidn) .

Se entendera por Unidades de Informacidn con alghn gra-

lo de automat izacidi-1 aquel las unidades de infarmacidn que pa-

ra realizar algunas de sus funciones utilizan la computadora,

ya sea que posean su propia equipo, o que est& conectado a un

relitro de cbmputo a trav&s de una terminal. Y seeiitenderd

3ot- Unidades de Informacibn en vias de automatizacibn, aque-

llas unidades de informacibn que estan realizando intentos o

zroyectos para automatizar, pero que todavia no estAn utili-

zando la computadora para llevar a cabo algunas de sus funcio

Unidad= de Informacibn

con alqdtn grado - aci t oma t i zac i b~i

Caja Costarricense del 5- guro Social Biblioteca N 2 cional de Salud y Seguri- dad Social. (BINASS)

Centro Cultciral Costarri- cense Norteamericano. Bi- bioteca Marck Twain.

Centra de Informacibn so- bre Politica Cientifica y Tecnolbgica.

Instituto Centroamericano de Administracibn de Em- presas (INCAE). Btca. Instituto Centroamericano de Administracibn Ptiblica ( ICAP) . Centro Documenta- c ibn.

Unidades Informacibn

en vias - - automatizacib-

Asamblea Legislativa De- partamento de Servicios B L bliotecarios y Documenta- cibn e Informacibn.

Banco Central de Costa R i ca. Biblioteca Alvaro - Jenkins.

Biblioteca Nacional. Centro Aqronbmico Tropical de Investigacibn y Ense- fianza (CATIE). Biblioteca Conmemorativa Orton.

Centro de Investigacibn de Granos. (CIGRAS). Centro - de Documen t ac i bn . Centro de Investiqaciones en Tecnologia de Alimentos. (CITA) . Centro Doccimen ta- cibn.

Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Biblig teca.

Instituto Interamericano - de Cooperacibn para la A- gricultura (IICA). Biblio- teca Venezuela.

Instituto Latinoamericano de las Naciones Unidas pa- ra la Prevencibn del Deli- to y Tratamiento del De- lincuente (ILANUD). Centro de Documen t ac ibn CEDO .

Instituto Nacional de Se- guros (INS). Centro de Do- cccme~i tac icji-i de la Direcc ibii de Informdtica (CEDINS).

Instituto Tecnolbqico de - Costa Rica (ITCR). Centro de Informacibi-i Teci-iolbgica.

Ministerio de Planificacibn Nacional y Politica Econb- mica (MIDEPLAN). Centro de Documen t ac ibn.

Universidad de Costa Rica (UCR). Biblioteca Carlos Monqe Alfaro

Consejo Superior Universi- tario Centroamericano (CSUCA). Centro Documenta- cibn.

Corte Interamericana de De rechos Humanos. Bibliote- ca.

Corte Suprema de Justicia Biblioteca Judicial.

Instituto Tecnolbgico de Costa Rica. 8iblioteca.

Oficina del Cat& (OFICAFE) Centro de Documentacibn.

RECOPE. Depto. de Informa- cibn Tkcnica. 8iblioteca.

Secretaria Ejecutiva de Planificacibn Sectorial de Economía, Industria y Co- mercio (SEPSEIC). Unidad de Informacibn.

Universidad Gutbnoma de Cen t roamer ica

Universidad de Costa Rica Biblioteca de Ingenieria.

Universidad Estatal a Dis- tancia (UNED). Biblioteca.

Ui-iiversidad Nacioi-ial (UNA) Biblioteca Central.

Universidad Nacional. Es- cuela de Ciencias del De- porte. Centro de Documen- tacibi-i.

R . Estudios realizadas y loqros alcanzados en cuanto auto-

matizacibn * Bibliotecas = Costa Rica Las unidades de informacibn con a1ghi-i grado de automati-

zacibn en nuestro pais, presentan la siguiente si tuacibn.

(Ordenados segc!n lista anterior).

CCSS. Biblioteca Nacional de Salud y Seguridad Social.

(BINASS)

Esta biblioteca cuenta con dos microcomputadoras IBM.

intre el software que estd utilizando se puede mencionar: la

~ o j a electrbi-iica Lotus 1 , 2, 3, para el coi-itrol del presupuez

:o y se ei-iccrei-itra ei-i estudicl el Micro.ISIS, para automatizar

~lmacei-iamiei-ito y reccrperacibi-i de la informacibn, por medio de

?ste paquete se ha podido hasta el momentu, almacenar un

. istado de todos los ~iscrarios cu1-i ii-iformacibi~ referente a la

irofesibn, puesto y otros datos personales y profesionales,

licho 1 ista- do puede ser actualizado en el momento que lo

.@quiera.

Biblioteca Marck Twain (Centro Cultural Costarricense

Nor t eamer i cano )

Esta biblioteca ha adquirido el sistema Logicat, desa-

rollado por la Compafíia Mexicana "Sistemas Lbgicos", esta

mpresa se ha dedicado principalmente a la automatizacibn de

ada uno de los subsistemas de las bibliotecas en un sistema

ntegrado. El Logicat, es el paquete utilizado para catalo-

gacibn, en estos momentos esta en etapa de implantacibn, para

illo se debe disponer de una microcomputadora. AdemAs ad-

quirib el Loqipress, paquete de "software" para el trata-

niento automatizado del servicio de prestarno, este paquete

jepende para su funcionamiento del Logicat. Todo e1 sistema

2stA desarrollado en idioma espafiol, esta fue una de las

-azones por lo que fue escogido para dicha biblioteca, pues

;e considerb que esto facilitaria su manejo.

Centro de Informacibn sobre Politica Cientifica y Tecno-

logica (CONICIT)

Esta unidad de informacibn cuenta con una microcomputa-

lora Wai-ig. Dispoi-ie de varias bases de datos entre el las:

ri-ia de la coleccibn, otra con la informacibn de ciet-icias

larinas y otra con las revistas. El software ha sido desa-

.rollado localmente, una de las limitaciones del sistema es

~cie no es ei-i linea. 5ii-i embargo etí estos momentos ya se

idqciirit, el Micro 1515 y de esta estudiando cot-i miras a ut-ia

lronta implantacibt-i.

Centro de Docctmentacibi-i del ICAP

Este centro cuenta con un sistema propio denominado

'EVICAP - sistema para la t-ecciperacibn de la ii-iformacibn de

as revistas. AdemAs han adquirido el Mini-Micro ISIS, lo

~stan estudiando. Disponen para estos trabajos de cina micro-.

omputadora compatible con IBM.

Biblioteca'del INCAE

Esta biblioteca cuenta con una terminal conectada a un

equipo IBM-36 del centro de cdmputo de la institucibn y con

un sistema de "software" desarroliado localmente para la au-

tomatizacibn de las Notas Harvard, dicho sistema permite recg

perar rApidamente informacibn referente a estos documentos.

Biblioteca del ICE

El grado de automatizacidn de la biblioteca del Institu-

to Costarricense de Electricidad, es descrito y analizado en

las pdgs. 57, !!2-118 Y P A ~ . 167 , por ser esta biblioteca

utilizada como laboratorio en el presente estudio.

Biblioteca Venezuela (IICA)

Esta biblioteca cuenta con una microcomputadora y con el

paquete Micro ISIS. Tiene este sistema ya implantado y a

travcis de 9ste almacena y recupera la inforrnacidn. Esta bi-

blioteca tiene conexibn con las redes kgrinter y Dialog.

CEDO ILANUD

En este centro de documentacibn se contratb a un espe-

cialista con conocimientos tanto en InformAtica y Bibliote-

calagia, quien realizd un estudia. Entre lo que este incluye

se pciede menciottar un anal isis de reqcierimiet.itos y tina eva-

lciac ibn de paqcie tes para almacenamiento y recuperac ibn de

informacibn. Este estudio no es accesible a los usuarios,

debido a razones institucionales y al costo del mismo.

El software adquirido por este centro es el paquete de

BRSíSearch, para manejo de bases de datos. El equipo adqui-

-ido es una microcomputadora IBM AT 6O Megabyte disco duro,

~ n a impresora y una micro IBM XT. En cuanto a conexibn con

-edes, esta conectada a Dialog y a RFICSfi Datos.

Centro de Documel-rtacibn de la Direccibl-r en Inform&tica

(CEDINS). Instituto Nacional de Segccros (INS)

En este centro se tiene un sistema automatizado para ca-

:alogacibn, clasificacibn e indizacibl-i, el software ha sido

lesarrollado localmente y el equipo utilizado es una terminal

Icce estcl conectada a cin equipo IBM-4361. La idea es llegar a

,ener todo el sistema automatizado, pero aa se ha podido por

alta de recursos.

Centro de Informacibn Tecnolbgica (ITCR)

Este centro utiliza el paquete ISIS y una base de datos

ropia, disponen del siguiente equipo: una microcomputadora,

~ n a computadora IBM con Modem y d o s termii-iales. Con este

istema s e almacenan y recuperan articulas de revistas, tesis

niversi tar ias y coi-ic;cel tas resccel tas . fidemds estdn conecta-

os a la base de datos Dialog.

Centro de Documentacibn de MIDEPLAN

La coleccibn de este centro es almacenada en una compu-

tadora del centro de cbmputo del Ministerio y peribdicamente,

se recupera a travPs de listados por materia y cronolbgico.

Ademas en estos momentos ya adquirib el Micro ISIS.

Biblioteca Carlos Monge Alfaro (UCR)

E17 esta biblioteca se han realizado estudios de requeri-

mientos y evaluacibn de paquetes. Se tiene automatizado el

centro catalogrAfico centroamericano, las planillas de los

empleados. Se ha adquirido el sistema OCLC y el equipo MV

4000 Data General y se tiene conexibn con las bases de datos

de OCLC y Dialog.

Algunas de la unidades en vias de automat izacibii presen-

tan la siguiente situacibn.

Biblioteca Alvaro Jenkins. Banco Central de Costa Rica

El Banco realizb un estudio de necesidades de la insti-

tucidn y tomb en cuenta la necesidad de automatizar dicha bi-

blioteca. Aunque ya aprobb la automatiracibn de la misma, no

se ha definido el software y hardware que se va a adquirir.

Bibiioteca Conmemorativa Orten (CATIE)

Aunque esta biblioteca no dispone de equipo propio, uti-

liza una microcomputadora prestada para accesar una base de

datos sobre caf&. Actualmente utilizan el Micro ISIS para

almacenamiento v recuperacibn de la informacibn de esta base

de datos.

Biblioteca Corte Interamericana de Derechos Humanos

En esta biblioteca se han realizado algunos estudios de

requerimientos por parte de empresas comerciales. Entre sus

proyectos del alyo 1957 estaba la compra de una microcomputa-

dora y en cuanto a software no se tiene nada detinido.

Biblioteca Judicial de la Corte Suprema de Justicia

La Seccibn de Informatica de la Corte estA. trabajando en

la acrtomatiiacibn del sistema de almacenamiento y recupera-

cibn de informacibn de dicha biblioteca. El software esta

siendo desarrollado localmeiiate. E17 c~tanto a1 hardware, la

biblioteca no tiene conocimiento del tipo de equipo que se va

a utilizar.

Biblioteca Central de Instituto Tecnolbgico de Costa

Rica

Esta biblioteca ha adquirido el Micro ISIS, pero no lo

5stAn utilizando, se estA est~tdiando y qestio~iando la compra

de dos microcomputadoras, sin embargo en estos momentos no se

tiei-ie nada definido respecto al hardware.

RECOPE. Depto. de Informacibn Tecnica. Biblioteca

Se ha desarrollado un "software" local para una base de

datos sobre e:>::ploracioi-ies, se trabajaba con una microcompctta-

dora, sin embargo en este momento no se tiene acceso a este

equipo, por lo que el sistema no esta f~i~-icional-ido y se tiei-ie

en trdmite la compra de una microcomputadora IBM XT.

Biblioteca de la UNED

Primeramente se habta desarrollado un sistema de inven-

tarias para la coleccibn, el cual trabajaba con una terminal

conectada al equipo de la Universidad. Ei7 estos momentos se

~ s t d trabajando en aplicar el Micro ISIS y Loaicat. El pri-

mero ya se adquirib y elesegundo esta en trAmi te de adquisi-

c i b1-i

La informacibn presente en este apartado se obtuvo de u-

na muestra sesgada (no aleatoria), se procurb que la muestra

incluyera las bibliotecas especializadas y centros de docu-

mentacibn que pertenecen a instituciones grandes o muv cono-

cidas del pats. AdemAs se revisb una lista de bibliotecas

especializadas, cuyo titulo es "Centros de informacibn, docu-

mentacibn y bibliotecas especializadas en Costa Rica", ela-

borado por Zaida SAnchez M . y Marcos Chacbn, de esta lista se

escoqieron intencionalmente las unidades de informacibn bajo

los siguientes criterios: Las mAs conocidas, de mayor tamaño

yio que se conociera tenian intensiones de automatizar.

Tambikn se consultb un Directorio de Unidades de Infor-

macibn Automatizadas o en Vias de Automatizar, elaborado por

estcidiai-ites en cin cursa de acttomatizacibri de bibliotecas.

Posteriormente se solicitb informacit5i.i por tel&foi-io y se

visitaron algunas bibliotecas

Se incluye ademAs de algunas bibliotecas especializadas

y centros de documentacibn las bibliotecas universitarias y

la Nacional.

B.- Concl~~sioi-ies relacionadas 1s automatizacibn de bi-

bliotecas en Costa Rica

kpro:.::imadamente un 85% de las veintinueve Unidades de

InfarmacirJn aqui mencionadas, 170 han t-ealizado u1.i ai-idlisis de

requerimientos por escrito que detallen las especificaciones

que debe reunir el sistema que necesitan para su biblioteca,

asi como tampoco se ha efectuado una evaluacibn de "software".

La respuesta dada en muchos casos, cuando se preg~!ntb sobre

si se habian real izado algctnos estudios de este tipo, fue que

no se habian realizado por escrito, pero que si se estaba

conciente de que era obvia la necesidad que tienen las bi-

bliotecas de ser automatizadas.

El "software" que ha sido mayormente adquirido por estas-

bibliotecas ha sido el Mini-Micro ISIS, entre las bibliotecas

que ya lo tienen, estAn las siguientes:

- Biblioteca Nacional de Salud y Seguridad Social (BINASS)

- Centro de Documentacibn ICAP

- Centro de Informacibn sobre Politica Cientifica y Tecno-

ldgica (CONICIT)

- Biblioteca Venezuela (IICA)

- Centro de Documentacibn Econbmico-Social "Blas Real Espi-

nales" del Consejo Superior Universitario Centroamericano

(CSUCA) .

- Biblioteca Central del Instituto Tecnolbgico de Costa Rica

- Biblioteca Conmemorativa Orton ICATIE)

- Centro de Documentacibn de MIDEPLAN

- Biblioteca Nacional

- Biblioteca de la UNED

- Biblioteca del ICE

El Micro ISIS es paquete de "software" utilizado para

almacenamiento y recuperacibt-i de informacibn, cuyos derechos

de autor le pertenecen a la UNESCO, la cual gratuitamente

los cede a las bibliotecas sin fines de lucro de institucio-

nes, bajo ciertos requisitos sefialados por ellos.

En ccianto al "hardware", la tendencia de estas bibliote-

cas se inclina hacia la adquisicibn de microcomputadoras IBM

o compatibles con &Sta.

Segttn lo anterior, se concluye que para la automatiza-

cibn de bibliotecas en Costa Rica, no se han definido progra-

mas y politicas qcie les permitan enfrentar sci aplicacibii en

forma cooperativa, contemplando la uniformidad con miras a

ahorrar recursos y facilitar el intercambio de la informa-

cibni pues aunque en muchos casos se ha adquirido el Micro-

Isis, no en todos se ha implantado este "software".

6.- Estudios realizados sobre automatizacibn de la kiz

bliatecs m Instituto Costarricense &e Electricidad

(ICE)

Toda parece indicar que la biblioteca del ICE, fue la

primera en el pais en realizar intentos de automatiiacibn, a

principios de los eAos 70, un ingeniero creh un sistema de

tarjetas perforadas, el cual permitid almacenar el catAlogo

de autor y titulo, asi como un listado del libro de inscrip-

ciones. Este listado no resultb muy funcional porque su vo-

lumen era i1-1chmodo de manejar y parque 1-10 existid unitormi-

dad en les entradas, esta situacibn impedid realizar rhpida-

mente las brltsqcredas, pues en mctchos casos una misma publica-

citn era entrada par el editor y en otras casos por el autor,

o era 5010 entrada por el editor, ademds en algunos casos

para la cirdenacib1-i alfab&tica se tomaban e1-1 cuenta los arti-

cctlos y en otros no. Mientras que las reglas pat-a la ordena-

cibn de los cathlogos dice los siguiente:

"4 . Ar t iculos A . l Articulas iniciales. ümitir el

articulo inicial en todos los i- diomas y alfabetizar por la pa- labra que le sigue. Una escep- cibn a esta regla la conforman

ciertos nombres propios extran- jeros que comienzan con un artf- ccilo. "

(Reglas para la Drdenacidn Alfabetica de los CatAlogos, 1471, p.4)

Una de las deficiencias mAs notorias del sistema, era la

carencia del cathlogo por materia, el cual es muy & t i 1 para

resolver las consultas por tema.

Sobre la automatizacibn de la biblioteca del ICE, se han

realizado algunos otros estudios. En 1483, un estudiante del

Instituto T ~ I - ~ i c o de Administracibn de Negocios (ITAN), el

sefior Franklin Montera Campos. elaborb un proyecto como re-

quisito de graduacibn. Titulado "Automatizacibn de la Bi-

blioteca del Instituto Costarricense de Electricidad". Los

principales tbpicos que este proyecto estudia se enlistan a

continuacibn:

- Objetivos del estudia.

- AnAlisis de los procedimientos de la biblioteca vigen-

tes en ese momento y referentes a las fcrticiot-tes de: Adquisi-

ciones, catalogacidn, circulacibn y descarte.

- Presenta una propuesta de un sistema integrado en mbdu-

los, que incluye las funciones mencionadas en el punto ante-

rior y con miras a utilizar un computador Borroughs de gran

capacidad que poseia la Institucibti.

- Incluye conclusiones y recomendaciones.

- Anexa una descripcibn de los sistemas de almacenamiento

utilizados en esta biblioteca en ese momento, tales como ca-

tdlogos y archivos.

Dicho proyecto no se puso en practica, ni siquiera lo

que se proponia para uno solo de los subsistemas.

En estos momentos la situacibn y los procedimientos lle-

vados a cabo ei-i dicha biblioteca y que este trabajo presenta,

han variado, bAsicamente porque en ese momento, no se utili-

zaba la computadora para llevar a cabo alguna de las funcio-

nes. Ademds los intereses actuales se inclinan hacia el uso

de microcumputadoras, sobre todo porque esta biblioteca ya

dispone de uno de estos equipos y por las ventajas aue los

mismos ofrecen y que ya fueran sefíalados en el apartado sobre

microcomputadoras.

En 1485 fue realizado otro estudio titulado "Sistema de

Pr&stamo de la Biblioteca Central del ICE", este trabajo fue

llevado a cato por Marianela Salomtin, quien era profesional

del Departamento de Cbmputo Electrbnico de la Institucibn, a

ella se le asiqnb la tarea de desarrollar los programas para

el servicio de prgstamo de dicha biblioteca, en el informe de

este trabajo se describe en tgrminos generales, los problemas

presentados en el sistema vigente en ese momento, en el ser-

vicio mencionado.

- Ademas, incluye los programas que componen el sistema,

junto con las pantallas que utilizan y los reportes o salidas

que genera.

Este sistema fue desarrollado e implementado en una mi-

crocomputadora Gurroughs 820 Data Manager. Aunque este sis-

tema logrb mejorar la situacibn existente en ese momento,

sobre todo en lo referente a los cisuarios morosos, cont incia-

ban presentAndose una serie de problemas entre los oue se

pueden citar:

- La biblioteca no disponia en scis instalaciones de1 equi-

po, lo cual implicaba que si alguien devolvia un libro, se

podia dar el caso de que la boleta estuviera en el Departa-

mento de Cbmputo ya que en este Departamento era donde se

alimentaba el sistema y de la biblioteca al Departamento de

Cbmputo, existe una distancia de quince pisos.

La mayoria de las funciones realizadas eran llevadas a

cabo en forma manual, por lo que las actividades y procesos

duraban el mismo tiempo que en el sistema anterior, en que

todo era llevado en forma manual.

- No permitid obtener informes sobre los libros que poseia

un usuario a traves de la pantalla.

- No permitia obtener las estarjisticas del movimiento de

los pr&stamos, en un determinado periodo.

- Con este sistema no se podian hacer las transacciones de

prestarno en linea.

Debido a que el equipo en que fue desarrollado este sis-

tema ya no seria mas utilizado por la Institucihn, se presen-

td la necesidad de desarrollar uno para una microcomputadora

I B M , de este modo se desarrollb un nuevo sistema para este e-

quipo, que seria la nueva adquisicibn que realizaria la bi-

blioteca. El nuevo y actual sistema ser& analizado en el ca-

pitulo siguiente

7.- Aspectos 5 t01nar cuenta para realizar anAlisis &

requerimientos para automatizar una biblioteca

Entre los principales aspectos a tomar ei-i cuenta para

real izar un andl isis de requet- imientos para automat izar una

biblioteca o un sistema de esta, se pueden mencionar los. si-

g~tier~tes:

- Ai-iAl isis del sistema e::.::istente

- Metas del nuevo sistema

- Desarrollo del grupo de t-equerimi~ntos

A . - AnAlisis del Sistems Existe-

En e.=te caso del subsistema de circulaci6n y pr&stamo,

el anAlisis del sistema existente permite identiticar los

problemas de &te, asi como la forma de establecer los reque-

rimientos para un nuevo sistema. Este anAlisis consiste en

la recolecci61-i de la informac id)-,, organizaci6i-i y andl isis de

las.metas del sistema existente, entradas y salidas, opera-

ciones de procedimiento, rec~trc,os y medio ambiente.

A continuacidn se mencionan los elementos de un an&lisis

del sistema:

- Metas y propbsitos del sistema

- Subsistemas del sistema

- Documentos del sistema y archivos

- Flujo de trabajo del sistema

- Cantidad de trabajo realizado en el sistema

- Reccirsos reqcter idos por el sistema

- Espacio fisico del sistema

- Orqanizacidn de los resultados

B.- Metas del Nuevo Sistema.

La presentacidn de las metas debe incluir el propbsito

del nuevo sistema o indicar hacia dai-tde set-Al-1 dirigidos los

esfcrerzos de desarrollo, mantenimiei-tto y operacidn. Las me-

tas pueden ser basadas sobre ct1-t sistema existente o pueden

ser comp le t amen t e nuevas.

Por ejemplo las metas de un sistema de circulacibn po-

driai-t ser:

Llevar un control eficaz de la circulacibn y pr&stamo

del material biblioqrAfico y audiovisual de una biblioteca.

Agilizar el servicio de pr&stamo de una biblioteca

C.- Desarrollo del Grupo de Requerimientos

E17 este caso se consulta a las personas interesadas e17

el estudio, tales como miembros del personal de la biblioteca

que esta siendo analizada, se compila una lista de sus nece-

sidades especificas y demandas que juegan un papel importante

en el nuevo sistema a ser desarrollado. Esta lista debe ser

lo m A s detallada posible. Es conveniente hacer la diferencia

entre los requerimientms indispensables, que son aquellos que

tienen que ser incluidos en el nuevo sistema y los requeri-

mientos deseados, estos ttltimos pueden mejorar el sistema pe-

ro no necesariamente ser encontrados en & l .

Una vez recopilada esta lista se debe completar lo me-

jor posible y editarla dentro de un esquema del grupo de re-

querimientos para el nuevo sistema, y luego circularla para

comentarios y sugerencias adicionales. ilichos requerimientos

deben ser discutidos y refinados por quienes realizan el es-

tudio asi como por el comit& asesor y los miembros del perso-

nal de la biblioteca hasta que se llegue a un acuerdo y quede

claramente definido qu& se espera del nuevo sistema. La

lista de requerimientos puede ser mejorada con el progreso

del estudio.

Los requerimientos pueden ser de varios tipos tales co-

mo: Requerimientos generales, funcionales, de trabajo y de

funcionamiento, sin embargo dentro de la lista no necesaria-

mente tienen que estar divididos en estas categorias, sino

que pueden estar desglosados, seghn las diferentes funciones

del sistema.

D.- Requerimientos Generales

Estos requerimientos definen y establecen una amplia

guia de sistemas basados e17 computadoras. Los requerimientos

de este tipo usualmente estan relacionados con la flexibili-

dad, compatibilidad, control y costo del sistema.

- Requerimientos Flexibilidad

Describen la capacidad que tiene el sistema para ser

adaptado o modificado, sin necesidad de realizar, por ejemplo

un redisefio.

- Requerimientos de Compatibilidad

Define cbmo el nuevo sistema puede ser compatible con

otros sistemas.

- Requerimiento= de Control

Especifica y define las regulaciones, recomendaciones,

restricciones y politicas de la administracibn de la biblio-

teca respecto al nuevo sistema.

- Requerimientos Costo

Especifica los costos que debe tener el nuevo sistema.

E. - Requerimientos Funcionales

La parte principal de la lista de requerimientos debe

ser por naturaleza funcional, especificamente debe definir lo

que puede ser capaz de hacer el nuevo sistema. Para facili-

tar la conceptualizacibn de estos requerimientos, el nuevo

sistema puede ser dividido dentro de subsistemas y por Areas.

Estas listas deben ser lo mAs detalladas posible.

F.- Requerimientos c& Trabajo y Fcincionamiei-ito Ejecucidi-i

Estos reqcierimientos especifican la cai-it idad de trabajo

que ser& llevado a cabo por el nuevo sistema dentro de un pe-

riodo de tiempo, ya sea un dia, una semana, un mes o un afio y

la velocidad con qcie las trai-isacc ionea ci operaciones deben

ser completadas por el nuevo sistema. Las estadisticas lle-

vadas a cabo por el sistema existente pcieden ser examinadas y

analizadas con el fin de conocer el tipo y volumen de trabajo

que se realizarA.

111. PROCEDIMIENTO METODOLOGICO

1.- Tipo investiqacibn.

El tipo de investigacibn que se ha utilizado para lo-

grar este objetivo es la denominada investigacibn DESCRIPTIVA,

ya que dicho estudio es una especie de diagnbstico, en el que

se'describe, se registra, analiza e interpreta la situacibn

actual de la Biblioteca del ICE, y en especial el servicio de

pr&stamo y circulacibn. Todas estas caracteristicas son oro-

pias de un estudio descriptivo, pues como lo define Best:

"La investigacibn descriptiva delinea lo que es. Comprende la descripcibn, registro, anAlisis e interpretacibn de la naturaleza actual, composicibn o procesos de los fenbmenos. El enfoque se hace sobre condiciones dominantes o sobre como una per- sona, grupo o cosa, se conduce o tui-icioi-ia en el presente, muchas veces lleva consigo tipo de compa- racibn o contraste . . . " (Best, J . W . , 1972, p. 28.)

2.- Sujetos y fuentes de informacibn.

Se realizaron entrevistas a siete de los nueve funciona-

rios de la Biblioteca del ICE (v&ase anexo No.2); la razbn

fundamental a que obedece tal decisibn es la siguiente, estos

fun~ionarios que se entrevistaron son los que de una u otra

manera se ven involucrados en el desarrollo de las activida-

des concernientes con el subsistema de prestarno y circulacibn

del material bibliogrhfico. De igual forma, se entrevistb

al Lic. Jos& Ruperto Arce Delgado, Jefe en ese momento de la

biblioteca del ICE, vkase anexo No. 1 . El objeto de las

entrevistas fue obtener de todos ellos la informacibn refe-

rente a la situacitn actual de dicha biblioteca.

3.- Fuentes biblioqraficas primarias y secundarias

Fuentes primarias:

Libros, folletos, publicaciones perihdicas y seriadas,

diccionarios, manuales, documentos no convencionales como

simposios, congresos, seminarios, reuniones. mesas redondas y

co1íferelícias. Se ~itilizaron las estadisticas mensuales y

anuales de adqciisiciones y de pr&stamos con el fin de poder

realizar una proyeccibn del aumento de la coleccitn y del

ncimero de usuarios reales de esta biblioteca.

Fuentes secundarias:

Se consultaron catalogas de bibliotecas, directorios,

guias bibliograficas y bibliografias.

Se utilizaron ademas, los informes y resultados de la

participacibn y asistencia a simposios, seminarios, congre-

sos, reuniones y conferencias.

4. - Variables, def inicibn i17strurne17tacib17

Objetivos

General 1 Realizar un and- lisis de requeri- mientos de la Biblioteca del ICE, enfatizando el subsistema de circulacibn Y pr&stamo, orienta do a la futura automatizacidn del mismo .

Espec i f i cos 1.a Analizar el sistema ac tuai de la biblioteca desde el punto de vista de:

1 . 1 Recursos hu- " manos :

Variables y su Operacionaliza- Instrumentacidn def. conceptual cibn

'Calidad de los Recursos hu- manos " . Pro- piedades inhe- rentes al per- sona 1 que labora e17 la biblioteca.

Se consideraron "Adecuado": si cumple lo requisi tos que amer i ta el puesto,y si el nhmero del perso- nal destinado a realizar las fun-

Esta informacibn se ob t civo Por medio de los i- tems del 1 al 9 de la 1 Parte de la entrevista al J e f e d e la Bi- blioteca y de la entrevista al personal (ve8se anexo # 1 y # 2 , respectivamente) Las respuestas dadas por el. su- jeto perrnitirAn conocer y anal i- zar la situacibn imperante en la biblioteca. A con t inuac ibn se desg 1 osa17 las preguntas que corresponden a cada objetivo espec i f ico .

Entrevista al Je- fe: 1 Parte,

Pregunta. 2, , y 1 1 Parte, Preg. 1 . Entrevista al Personal: 1 Pay te, y 11 Parte,

1.2 Recursos eco- "Cantidad de nbmicos: Recursos eco-

nomicos". Ntime- ro de unidades que componen el cai-ijunto de elementas f inanc ieros que utiliza la biblioteca pa- ra 5u funcio- namiento.

. 3 Recursos bi- "Cantidad de liogrAf icos: Recursos bio-

grAf icos" . Debe entenderse co- mo tal el mi- mero de unida- des q componen el conjunto de publicaciones que conforman el acervo o colecibn de la biblioteca.

ciones que involu- Preg. 1 y 2 craban el funciona- miento de la bi- blioteca, es sufL ciente para lle- var al dia el trg bajo o por lo me- nos cumple a caba lidad las activi- dades que lo re- quieran con prio- ridad.

"Inadecuado" : en en el caso de que el personal no cumpla con las ca racteristicas an- tes mencionadas .

"Suficiente": si Entrevista al Jg satisface las ne- fe: 1 Parte, cidades de la bi- Preguntas 3 y 4. blioteca.

"Ins~if iciente": en aquel las ca- sos en que no cubran las nece- sidades minimas de dicha biblio- teca.

Se considera "Su- Entrevista al Jg ficiente" y "Ade- fe: 1 Parte, cuado", si el 7 0 X Preguntas 5 y 6. del personal en- Entrevista al trevistado consi- Personal: 1 1 Pac dera que satisfa- te, Pregunta 3. ce las necesida- des de informa- cibn de los usua- rios reales de dicha biblioteca y sobre todo si satisface las ne- cesidades de in- formacibn de la insti tucibn.

Se consideraran "insuficientes" e "inadecuados", si

1.b Analizar el subsistema de c i ~ culacidn y presta mo de la bibliote ca del ICE, en cuanto a: 1.5 re- cursos Humanos.1. 13 Procedimientos. 1.7 Infraestruc- tura existente.

"InFraestructu- ran.Numero de unidades que conforman el con ji~i-rto de elementos dis- ponibles para llevar a cabo las f unc i ones y procedimien- tos entre los cuales estan: los instrumen- tos, equipo y papeleria.

el material b i - bl iograf ico 13 o ret!tne las carac- teristicas antes menc i onad as .

Se considera "Su- ficiente" y "ade- cuado", si el 70% del persoi-ra 1 entrevistado con- sidera que los recurso materia- les que utilizan para llevar a ca- bo su trabajo es suficiente y ade- cuado

"Insuficiente" e "Inadecuado", si los recursos ma- teriales no re&- nen 1 as carac te- risticas ante- riormente mencio- nadas .

"Subsistema de Circulacibn y Pres t amo" . De- be entenderse como pr&stamo: al prbstamo de material biblig grhfico o audig visual a una persona, insti- tucibn, biblio- teca, etc., Y puede ser inte- rior o exterior. Esta actividad entre bibl iote- ca y prestata- rio supone una organizac id13 que permi t a ase gurar la entre- ga y devolucidn

Serh la respueg ta expresa que den los sujetos a los items me- cionados y des- critos en la Seccidn de Ins- trumentacidn. Se consideraran como problemas del subsistema, si el personal entrevistado se fiala que los procedimientos que efec ttta pa- ra realizar sus f unc i ones no son los mhs ade cuados, ya sea porque e1 procg so es muy lento

Entrevista al Je fe: 1 Parte, Pregunta 7, y 1 1 Par te, Pregunta 2. Entrevista al Personal : 1 1 Par te, Preguntas 3 Y 4.

Esta informacibn se obtendrh por medio de una en- trevista al per- sonal que labora en dicho subsis- tema, asi como de las respues- tas dadas en la 1 1 Parte de la entrevista al Jg fe de la Biblio- teca. (veanse a- i-re::c:os # 1 y # 2) . Entrevista al persona 1 1 1 1 parte,preounta 2.

de las publica- ciones y evitar perdidas.

Se en t ei-rdera por circulacibn la utilizacibn que se hace de las obras que posee la biblio teca, y es un indice de la funcionalidad de la coleccibn.

"Procedimien- tos": es el con junto de meto- dos y pasos que se real izarAn para el fcii-rcio- nam i en t o de 1 subsistema de circcilacitti-r y pres t amo.

1.8 Estado de la- "Estado de la automatizacibn. automatizacibn"

Se ent iende por tal a la situa- cibn en que se encuentra el uso y aplica- cibn de los computadores en las actividades de dicho sub- sistema.

o por otros mo- tivos que reprg senten dificul- dad para brin- dar los servi- cios que ofrece la biblioteca. Uno de estos rno tivos puede ser el demostrado a traves de la e- periencia de las personas, o su juicio profg sional, y/o que 1 os recursos que se utilizan no son suficien tes para cum- plir a cabali- dad sus funcio- nes y por tanto, insuficientes para satisfacer las necesidades del usciar io en el momento pre- ciso.

Se considerb como un "Buen estado" si el sistema au- toma t i zado cum- plia en un 80 % con los requeri- mientos determi- nados. "Mal estado de la automatizacibn", si no cumple el requisito ante-

La informacibn se obtuvo de - la 11 parte de la entrevista al Jefe de la Biblioteca, preg. 2. y de la 111 parte, preg. 5 de la entrevista al personal.

La informacibn se obtuvo de la 1 1 1 parte de la entrevista al personal 2,4-9 y de la 11 par- te de la entre- vista al Jefe de la bibliote- ca, pregs. 3, 4 Y 5 .

rior o si el sis- tema presenta pro blemas de funcio- namiento, tales como lentitud, inseguridad , u otros

Objetivos

1 .d Determinar los re- quer imieiítos que debe satisfacer un sistema automatiza- do para el subsis- tema de circulacibn Y pr&stamo.

1.e Evaluar las carac- t.erist icas que pre sen t an algunos pa- quetes de software sebre circulacibn y prestarno de una biblioteca.

Variables y su Operacionaliza- Instrumentacibn def. conceptual cibn.

"Cantidad de requerimientos del nuevo sis- tema": es el nctmero de uni- dades que con- forman el con- junto de las caracteristi- cas que espe- cifican qu& debe hacer un sistema y cbmo debe ser dise- fiado en la me- dida qcte se satisfaga las necesidades de la biblio- teca.

Se determinaron segdn las nece- sidades de los procedimientos establecidos y por la experien- cia del perso- nal.

La informacibn se obtuvo por medio del anA- lisis de las respuestas da- das en las en- trevistas men- cionadas en el apartado de "Sujetos" y en los anexos # 1 y # 2. Ade- mAs de las entrevistas, se conscil t arotí algunos libros y se revisaron algunos paque- tes. De este modo se pudo concluir cbmo deberian ser los requeri- mientos de un sistema. de circulacibn y prestamo auto- matizado.

"Calidad de Se evaluaron S paquetes mediante una de software". comparacibn Se extendicj de los reque- por tal al valor rimientos iden- que se le asignb tificados e 13 a las caracte- el anktlisis. risticas que o- Los cuales se con- frecen l o di- sideran "Adecua- ferentes siste- dos" si o a-

La informacibn se obtuvo por medio de algu- nas publica- ciones espe- cializadas en el campo como

por eje: Guia de software para biblio-

mas de progra- plicables a los mas que funcio- requerimientos nan para el ma- identificados y nejo de circu- a las normas de lacidn y prC-s- comparacidn es- tamo, a travC-S tablecidas. de su compara- "Inadecuados" cibn con lassi no cumplen necesidades de- con los ante- tectadas y nor- riores requi- mas predetermi- sitos. nadas.

1.f Determinar cuáles "Calidad de los Se considerara el paquetes satisfacen paquetes de soft o los mas "Adecua en forma mas ade- ware S ade- dos" aquellos que cuada los requeri- cuado para el mejor satisfagan mientos de la bi- subsistema de los requerimien- blioteca analizada. circulacibn y tos identificados

pr&stamo". en el análisis. "Por calidad del paquete" se en- tiende al valor que se le asigna al conjunto de programas Que en este caso funcio- nan en el manejo del 5ubsistema y que por sus ca- racteristicas es el mAs adecuado para el subsiste- ma de la biblio- teca del ICE.

t ecas, ma- iíciales de los paquetes y de informa- cidn suminis- trada por los editores.

La informacibn se obtuvo de algunas publi- caciones espe- cializadas en el campo por eje: Guías de software para bibliotecas y sobretodo a- plicables pa- ra circula- cidn y prC-s- tamo. Asi co- mo iiíforma- cidn suminis- trada por e- di toresi.

Objetivo especifico 1 c.

Realizar proyecciones en cual-:to al tamaficl de la colec-

iibn y nttmero de pr&stamos que tendrd la biblioteca del ICE.

a 1 0 años piazo . La variable es "TamaAa de la caleccibn y

nd.merc1 @E pt-t,itamis futura". Pcir tamaño futuro de 1s. coi~c-

c i 121-1 " se entei-~!irr& : La cantidad posible de pl-tb1 icacicii-ies

que poseer&. la biblioteca dentro de 1 0 afios. Par nt!\mero

f.turo de préstamos se entiende, la cantidad de prestamos de

publicaciones que posiblemente suministrara la biblioteca a

1 os usuat- i os.

Para real izar provecc iones existen vat- io.5 n& tnd~~r, l ~ s

ciiaiits ze ?piirai-I so.gt!tt-i 13.5 ~3t-actet-isticas de la ooblacitln .

Para este estudio SE aolica -1 motado de "minimos cuadrados".

Este m&todo requiere d~ orefet-encia ierat-t-ol lar una fbrrnulg

que reiacione la variable ~~ependiente - ru-5 valor s~ dese3

pt-edec i t- , ~üi-1 i-!i-ia $3 in .5~ vai i ab l es i i-ide~~.n~j i el-! i es. (~E*.c i 1'

mndelat- ei commc~r tamien to ccurrida dentro de 1 imi te5 razona-

bles d~ confianza pars. hacerlo pr~decitle.

De acuerdo coi¡ el qrd-ico NE. 1 , pAg. 1 2 0 re observa a

simple vista que el i~mcat-tamienta del ta!3afio d~ 1s coleccib~-I

. v.3 .- el tiempo en afios a2beaezz~ a unñ rs.zonabie I ineal ioad 53.1-tdo

como ~t 1 - i s~tpuesto esta lii-iealidad, el probl~rna se podria

~lai-itear formal~%ei-ite como:

- Se considera que se tienen ( n j abservaciones apareadas

Y . , tiempo y tarta50 de la cülecci3n respectivamente,

para las que es razonable suponer que o1 comportamiento de Y

s o b r e X es l i n e a l y se q u i e r e d e t e r m i n a r l a r e c t a (es ta es l a

e c u a c i b n d e i a r e c t a q u e n o s d a e n a l g u n a fot-ma el "mejor"

a j u s t e a l s i g n i f i c a d o a t r i b u i d a a l a p a l a b r a m e j o r , se p u e d e

e:x:p 1 i iar como s i g u e :

S u ~ u e s t o que l a v a r i a b l e Y e s t a d a d a p o r l a e c u a i i & n

v i l )=a+b::.::, d o n d e a v b s o n c o n s t a n t e s e n t o n c e s e i , el errar

a l suponet- el v a l o r d e Y c c i r r e s p ü ~ ~ d i e ~ - , t e a a 1 X i , d a d a es

es't imacibi-I d e la elzctacibn tie l a l i n e a d e r e g r e c i b r ~ i ~ ~ i / a

e c u s c i b n r e a l , ~ e t - o d e s c o n o c i t i a , es Y = + X

E1 et-rat- real si p r e d e i i i Y i = e i e s t e errar se e s t i m a

tlii?r l a cai - i t idad d e X i - ' f i i i ) . = ~ i -,E t t -atai-& d~ detev-mii-ial- 5 y

b d e t a l Forma q u e l o s e t - t -ores ~ s t imatios s e a n t a n p e q u ~ f i o s

camo sea p o s i b l e .

Lomu nu se p u e d e h a c e r minimu c a d a e i : i n u i v i t i u a l m e n t e , 17

7 - s u g i e r e haeet- minima s u s u m a , e i s i n embargo e s t a E?= i

sc!ma se pctede hacer i g u a l a ce ro ie mucf?s.s tat-mas. y Dor

t a n t o p a r a muchas r e c t a s , p u e s b a s t a q u e 1 0 s e r r o r e s p o s i t i -

v o s y n e g a t i v o s se C O ~ D F I - 1 5 ~ 1 7 .. a n u lAi7dose ZL! suma, p o r el l o a s

+ u g i s t - e hs.ret- m f f i i m a l a SuiT13. *de l o s cus.dt-zdos d e i05 e i , e n

sfa minimo este criterio llamado de "minimos cuadrados"

proporciona valores de a v b (estimaciones d e d y & ) que

tiene mushs.s prapiedades des~ables a saber: a) Los estima-

dores de minimo-. cuadrados tienen la menor variania. esto

imalisa mavot- cüntiania del estimador, al eciar sujeto a

menores var i 3.c i unss a i es. t or i 35.

b> Es sencilla ei ciilcula del error de predicci&n, la que

permite conocer la bol- dad del ajuste, e-. decir el errcr se

ouede cuantificar.

c j Fermite cal,zular tambien de manera E.encilla interva-

105 de cünfianra. de acuerdb a un nivel de cofifj.anL.2 previa.-

mente ertabiecicio.

ia formuiacibn biisica de la estimacibn a Eraves de

minimos cuaát-ados seria 1.3 reE.alurihn simulthnea de lac ecua-

cic~)-ie~j r>i~iii.~)-ites:

El errar tipica de la rstimacihn se calcular&.

Las limites del intervalo de confianza resultante son

En anewo No. 6 vease resnlucibn de estas fbrmulas.

5 . - AnAlisis informacibn

De las entreviítas que %e re3.lizaro1-1 se extrajo toda la

informacibn cunrerniente a ia descripcibn del sistema de la

biblioteca del ICE en general, y dei subsistema de circula-

cidn y prPstamo en ?articular, tal cüm+z procedimientos y

recursos requeridos para llevarlos a cabo, asi como 1s

opinidn del personal acerca ie mayores problemas a los

que se enfrentan en SUS labrire~ relativas a ii-tformaci31.7. en

el subsistema mencionada.

.- ~e realizaran cuadiüs y grAfica~. cün el fin de iluztrar

el c-rngortamienta cie las eztadisticas de greítama.5. adquisi-

ciane~. rorre+pondiente a los hltimos siete meces. Asimi+mo,

se real i zat-o17 las proyecc ic,nes. qite ?elmi tan dar un panorama

de a 5 qi!e i i iní j r .3. la hibliote,=s .ara e: 2,i:ii~. ~ l . ~ ~ < ~ ~ : ~ : ~ .

El volumen ae pr&stamz+ que se ~Precen .y. ias adauislciones

reai izadas si.rvieron cama ~arAmetro para poder esiimar el

tamai'fo total Be la colecrihn Rara esa fecha.

Comu p.arte del andl isii cle la infarmaci~hn se DI-iede ii-115i-

r que En lo referente a la evaluacihn !ie pauuetes E++P ES

bar& principalmente a n la elabot-arihn de tablas de tic- com-

pat-at ivo que germi te ie LO-la manera mAs r&pida observar c~rnles

son las caracteri,sticas m4.s notorias de cada uno d~ ellaüs. de

tal mudo que sea clara la conclusibn de c ~ k i ~ s paquetes -a-

tisfacen mejor ias necesidades de la Biblioteca cie1 ICE

1 V. RESULTADOS

1.- AnAlisis del Sistema Actual de la Biblioteca del ICE

Dentro de la estructura organizativa del Instituto Cos-

tarricense de Electricidad, la biblioteca depende jerkirquica-

mente de la asistencia ejecutiva de la Gerencia, esta depen-

dencia ha delegado irrformalmente la resporrsabilidad de la

cckrdinacibn de las funciones a la Oficina de Archivo Cen-

tral.

El sistema de una biblioteca estA compuesto por subsis-

temas y estos a su vez pueden ser divididos en subsistemas

mds pequeMos .

Los principales subsistemas que componen la biblioteca

del ICE son los siguientes:

La Biblioteca como un todo

Seleccibn irculacibi Pub 1 icac iones Referencia

Adquisicibn

Cabe aclarar que en la biblioteca del ICE, estas unida-

des o subsistemas no estd1-i claramente separadas fisicamente,

pero si en cuanto a sus funciones.

Las siguieiites soii las principales fcii-icioi-ies que se lle-

van a cabo en esta biblioteca:

- Coordinar y realizar la seleccidn y adquisicibn de mate-

riales bibliogrdficos y audiovisuales, requeridos por el per-

soiial, coi7 miras al desarrollo de la institmcibi-i.

- Procesar y organizar el material biblioqrdfico. audiovi-

sctal u otro, COI7 las t&ciiicas blbliatecolbqicas mds adecuadas

que faciliten al usuario el acceso a la informacibn.

- Administrar los servicios que ofrece al usuario.

- Prestar el servicia de referencia e informacibn al per-

sni-tal de la insti t~tcibn, arji como a ~articcilares cuando el

caso realmente lo amerite (veAse reglamento de la biblioteca,

anexo No. 4 ) .

- Ofrecer los servicios de prkstamo de materiales al per-

soi-ial de la institucibn, tanto a sala como a domicilio, SE da

prPstamo a particulares solamente a sala en aquellos casos

en que l,a informacibn requerida es relativa al ICE o pu-

blicadas por el ICE.

- Mantener el prestarno interbibliotecario, con el fin de

aprovechar mejor los recursos y ofrecerlos al usuario.

- Mantener actualizados los catdlogos del pt!\blico e inter-

nos, con el fin de suministrarle al usuario la informacidn

adecuada.

- Resolver consultas telefbnicas.

- Facilitar el acceso a la informacibn de la biblioteca a

los funcionarios que laboran en zonas alejadas de la sede

central.

- Autorizaciones para el tiraje de fotocopias e impresos.

- Cobros por deducciones de publicaciones extraviadas

- Descarte.

- Servicio de alerta informativo

- Trhmite de boletas de liquidacibn

- Alimentacibn a la base de datos bibliogrAficos.

En la biblioteca del ICE, laboran nueve personas, en el

siguiente cuadro se puede observar una distribucibn de las

caracteristicas que estas reunen, en lo referente al puesto,

nivel acadPmico y requisito obligatorio.

CUADRO No. 1

Recursos Humanos y SU Preparac id17 kcademica

-- - No. Pues t o Requisito Nivel

Plazas Obligatorio Alcanzado

3 Asistente de Haber aprobado el 1 1 Un estudiante de IV Bibliotecolo- ano de la carrera de ano de la carrera de gia 1 Bibliotecologia y - Bibliotecologia de la

Ciencias de la Infor- Universidad Nacional mac i dri

Un estudiante de tercer aí'ío de la ca- rrera de Biblioteco- lo~ia. U.C.R.

Un Bachiller en Bi- bliotecologia U.C.R.

2 Asistente de Tercer afío de la ca- Un estudiante de IV Bibliotecolo- rrera de Bitlioteco- afio de Bachillerato qia 2 logia y Ciencias de en Bibliotecologia.

la Informacibn U.C.R.

Un Bachiller de la carrera de Bibl iote- cologla U.C.R.

1 Biblioteca- Haber aprobado el Un Bachiller de la ca- rio primer semestre del rrera de Bibliotecolo-

cuarto afio de la ca- gia de la U.C.R. rrera de Biblioteco- logia

. 1 Jefe de 61- Estar incorporado al Egresado de la carre- blioteca Colegio de Bibliote- ra de Bibliotecologia

carios de Costa Rica U.C.R. e incorporado a (Bachiller) Colegio de Biblioteca-

rios.

1 Secretaria 2 Ser egresada de un Egresada de Secreta- colegio tkcnico pro- riado. Colegio Tkcni- fesional, o escuela co Profesional comercial reconocida por el Ministerio de Educac ibn PCtbl ica .

1 Uficinista 3 Haber desempefiado el Egresada de ensefianza puesto de Oficinista media y de una escue- 2 por un periodo no la comercial en la menor de un afio especialidad de ofi-

cinista. Fue primero Oficinista 1 y 2, tie- ne mucha exper i enc ia en todo el trabajo que real i za.

Como se puede notar en el cuadro No. 1 , en un 4 0 X el

personal bibliotecario que labora en esta biblioteca, reune

mAs de los requisitos obligatorios que le solicita la insti-

t ccc i bri .

En cuanto al nLcmero de miembros que conforman el perso-

nal en dicha unidad de informacihn, se considera que no es

suficiente para atender a los 8400 empleados que laboran en

el ICE, quienes son ccsuarios potei-iciales de la misma y por

tanto se les debe dar servicio. Como apoyo a esta informa-

cibn vease el cuadro comparativo (pdg:g 8 ) sobre el nL'imero de

miembros que contorman el personal de cinco bibliotecas espe-

cializadas de Costa Rica y su respectivo nctmero de usuarios.

C.- Recursos Biblioqraficos

La coleccibn de la biblioteca del ICE esta conformada

por el siguiente material bibliogrAfico y audiovisual, hasta

junio de 1488.

CUADRO No. 2

Cantidad de Material Bibliografica y Audiovisual que posee la Biblioteca del ICE

TIPO DE MATERIAL CANT 1 DAD

Libros y Material Audiavisual Tesis

Total de Titulos de Publicaciones Peribdicas 415

- Suscripciones vigentes activas - Recibidas por donacidn

Can la entrevista al personal de la biblioteca en la re-

ferente a si el material biblioqrAfico adquirido por la misma

satisface las necesidades de infarmacidn de los usuarios rea-

les, se obtuvo la siguiente infarmacibn: un 85.7% del perso-

nal opina que na satistace las necesidades de informacidn de

las usuarias reales, ni potenciales ., aunque si considera que

se trata de satisfacer en un alta grado las necesidades de

infarmacidn de las jefatciras y de las profesianales. Cldemds

se benefician de la biblioteca dtnicamente los funcionarios

qcie laboran en el edificio de la Sabai-ia y oficinas cercanas a

este, así como las que canacen el funcionamiento de la bi-

b l i a t ~ c a . Un 14.28% d e l o e r s o n a l e n t r e v i s t a d o r e s o a n d e o u e si

se s a t i s f a c e n l a s n e c e s i d a d e s d e i n f ~rmacit3i-1 d e l o s u s u a r i f i ~ . ~

r e a l e s ~i se toma en cuei-1t2 e l a b j e t i v o p r i n c i c a l d e ia b i -

bi i n t e c a I v s r odg . t O j . P ~ r n E>F c a n i i d e r a c r u ~ i7o SE. s a l ist.3cet-1

1 a s n e c e s i d a d e s S e i 17 t ~ z r m a r i 231-1 d e l a s u s u a r i o i o u e SE t ~ l c i i a17

va oi te t-Ia se a r i ~ i a l . : zai7 l o s 1 ib t -os d e te::.::ta ~ i n i v e r s i t a r i a s :

o o r n o .ser e s t e e l a b j e t i v a ctt-inc:!ili.,i d e d i c h a u n i d a d d e ii-t-

f m-mac i 01-1.

E n c u a n t o a si se s a t i s f a c e n l a s n e r e 5 i a . 3 d e s d e i n f a r m s -

i i&\- i d e l a i n s t i t i i . c i & i - ~ , U!-! ~xiembl-a ije1 c+r.=.li.+-!al - . -- -. ife j.a b l -

b l i o t e c a c a n s i d e r - a a u e ? a s n e c e s i d a d e s d e i f i r ~ r m a c i & n d s iE>c

u s u a t - i o s r e a l e . 5 pst?i-I muy 1 i g a d a s c o n l.2.5 n e c e s i S a d e s 13- la

i n s t i t u c i b n . 5 i n e m b a r ~ c ~ un 57,14:4 d e i a e r s a n a l a ü i n a q u e l o s '

r~-c!- t i~snc , d e q ~ c e rjic-ctni-~tt csc.ta b j . o l i o t e c a s j . c . a t i c . f a r t l - t l a s ne-

! : P ~ . : + ~ : ~ l i j i 7 , h . s ,c iendo l!~i acl.5.- ces i ~ i a d e j b e ii-ltgt-m.g,c j, e;-l ife 1.3 i:-- " -

r3.1=;.:?i-i a!J(s 5 - ) i a f i ~ i - ~ t s i-l.i-l ~=l-,t.e-~í j.$n ~e trab.s.jct , iin 4;. 35:;; d ~ i

;.se!-soilai tzo1-Isider.3 a l t e :-!u se , s ? t i s F a c e d e l t o d ü :i.r7i3 ~ - i eces i~ i i s . -

d.ic d e ii?fc?rmacíi?!-i dts l a i1-15t i t~~ciLi!-I , arlara!-!di? U L ~ E 1.3 G i -

b l i o t s r a !-ta t i ~ n ~ f a c u l t a d zara d e c i d i r l a czmnra de m a t e r i . < , l

b í h l loc j i .&. t ic!z , i i n g z!-j.e i a 521 i c i t u d de cnmsra d e m 3 . t ~ ~ - i 3 . i ,yo

i n t s r b s l a b a r a l ~ a t - a u1-1 trabajfic!cat- e c t & 5 1 - i j ~ t 3 a ia a.ztrnba-.

~ i t i t - I Be l a G'ere-!ric?.

i n b i b l i n t ~ c a o u e d e d e c i d i r l a comctra d e m a t e r i a l .snie

e n casns m u v e s o e c i a i e s o d e mucha I T P ~ ~ E > I . C ~ ~ . ~ .

AdemAs ~117 14.28:4 d e l cjeriai-;a! e n t r e v i s t a d o d e l a h i b l i n .

t e c a io l - :Eidera q u e 5e d e b e r i a l - I d s a c j o u i r i r mas memor ia5 e i i7-

formes de conferencias, sobre todo en los casos en que por

falta de recursos, el ICE no puede enviar representantes a

estas reuniones. El cuadro No. 3 ilustra la anterior infor-

mac i bt-t .

CUADRO No. 3

Opinidn del personal respecto a si la Biblioteca satisface las necesidades de informacibn

de los usuarios

- -- -----m

Cipinih Necesidad Si No que satisface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Satisface las necesidades de in- formacibn de los usuarios reales y potenciales

Satisface las necesidades de in- formacibn de las jefaturas y los profesionales

Satisface las necesidades de in- formacibn de los usuarios reales segt~n objetivo principal de la biblioteca

Satisface las necesidades de los empleados que estudian

Necesidad de informacidn de los usuarios reales esta muy ligada con necesidades de la institucibn

Satisface las necesidades de in- formacibn en cuestibn de trabajo

Se satisfacen del todo las nece- sidades de informacidn de la ins- t i tucib-ii-t

D.- Herramientas biblioqraficas utilizadas para la cataloqa-

cibi-1, clasif icacibn g ii-tdizacibi-1 informacibi-1

A continuacibn se muestran los sistemas utilizados para

el tratamiento de los materiales bibliogrAficos, audiovisua-

e s , que adquiere la biblioteca, tales como libros, tesis,

publicaciones peribdicas y las publicaciones del ICE. Estos

materiales son organizados, almacenados y recuperados a tra-

v&s de diferentes sistemas de clasificacidn e indizacidn, con

el fin de facilitar el acceso a 105 mismos.

CUADRO No. 4

Sistemas citilizados para el almacenamiento y recupet-acidi-1 de la informacibn, segdtn tipo de material

Tipo Material Material Publ. Pcrbl. Sistema BibliogrAfico Tesis Utilizado y Audiovisual Peribd. ICE

Reglas de Catalogacibn Angloamericanas X X X X

Sistema de Clasificacibn Decimal Dewev (ed. 14) X

Sistema Unitermino X

Sistema Consecutivo

Lista de Notacibn Inter- na de Cutter X

Thesauro de Telecomuni- cac i ones ( 1 NTEL )

Lista de Encabezamien- tos de Materia ILEMB)

Macrothesauro X

Thesauro de Ing . X

Otros vocabularios X

El personal de la biblioteca que utiliza para su trabajo

los instrumentos bibliogrdficos mencionados en el Cuadro No.4

considera que estas herramientas si satisfacen en un alto

grado sus necesidades, sin embargo se enfrentan algunos pro-

blemas, porqcre no se dispone de un lenguaje controlado pro-

pio que incluya las Areas de especializacibn de la biblioteca,

por lo que para la asignacibn de materias se utilizan tanto

thesaciroc, como listasdeencabezamientos. Asi tambiei? se

siente la necesidad de una edicidn mAs reciente del Sistema

de Clasificacidn Dewey.

E.- Recursos Econdmicos

El presupuesto estimado de la biblioteca del ICE para el

aRo 1489 es de 49 298 3(:)(:), 00, este presupuesto incluve los

gastos asignados a la compra de material bibliogrAfico, plan

estimulo a los profesionales,el cual le da derecha a cada

profesional que tenga un al70 de elaborar en la Institucibn

como tal a solicitar a la biblioteca publicaciones hasta por

cin costo anual total de $5 C)(:)O; las planillas, gastos adi-

cionales como servicios comunes: tel&fono, luz, fotocopiado

y otros.

CUADRO No. 5

Distribucidn de los Recursos Econbmicos de la Biblioteca del ICE

(Estimado para 1989)

- RUbRO MONTO

.............................................................

RECURSOS BIBLIOGRAFICOS

Compra de Material BiblioqrAfico 41 50(:) 400,00 Compra de Material BiblioqrAfico para

Profesionales 3 (:)(j(> (j(:)(:), (:)(3 -------------

SUBTOTAL 44 500 400, 00

RECURSOS HUMANOS

Plani 1 lai

PAPELERI A

Formularios, Papelería y Utiles

UTILIZACION DE CENTROS DE SERVICIO

Servicios Generales Cbmputo Electrbnico Mantenimiento de Edificios

SUBTOTAL

SERVICIOS COMUNES

Aqua, electricidad, tel&fono, aseo 41 (>o(:) 000,00

FORMACION DE CAPITAL

Compra de equipo

TOTAL

53is?; tan i:t.ro: y p~:lici:iorsi zcr lodicas :n los última cinco znof

Giblio!eca ICE

TOTA :S15 Llt,a :CC: 3;1!t] :] 02: ro5.73 C I 6:7 89.;:32 $1 787 064 31 -------------------------------------------------------------------------------------

¿ @ m ~ se QL!&E notar en los ruaaros NE. 5 y No 6 y d o

ICE. ec nocibie 3Fiirnar aue ostz. unioad a~ informaclan aisnc-

ns ae los iecut-so= ocünomicos suticientes oara satisfacer su^

Este aGartaao tratara soore ia olanra fizica. rrt=>ilizric

V EUUlDQ.

Planta Fisica

La biblioteca del ICE está ubicada en el dPcimo auinto

oiso del Edificio Central, en Sabana Norte. Sai-t José

Ei Area fisica total auc cuore esfa biblioteca es d~

2 l . I . 1s cual estA dictri~ciidr ae i & siguiente manera:'

Una sala o pasillo de atencibn al ptiblico que ocupa una

Area de 1 1 d .

t Oficina de la Jefatcira cubre una Area de 10.2 m .

- 2 Coleccibn y Area de ubicacibii del persoiial 189.3 m .

Esta unidad no cuenta con sala de estudio, la sala de

afeiicibii a1 plfiblico tiene capacidad solamente para cuatro ci-

suarios con pr&stamo a sala, tres usuarios que est&n trami-

tando el prPstamo y dos ficheros. Estas instalaciones no son

flexibles, por lo tanto, no permite realizar ampliaciones.

El edificio donde estA ubicada esta biblioteca cuenta

con siete ascensores, de los cuales, solamente uno da servi-

cio hasta el piso 15, los otros solo llegan hasta el piso 13.

Las mAquinas de &tos ascensores estAn junto a la biblioteca!

lo que produce un alto grado de ruido iiiterno que ' molesta

tanto a los usuarios como al personal que labora en ella.

Esta biblioteca cuenta con buena iluminacibn, tanto na-

tural como artificial, apropiada veiitilacibii y el material de

coiis trucc ibn es adecuado.

En cuanto al peso de la coleccibn y la estanteria en un

estudio se determinb lo siguiente:

"En un estudio realizado por el Ing. Ar- turo Castro Ugalde, en enero de 1986 y titulado "AnAlisis de la Estanterla de la Biblioteca", se concluye que el arriostre de la estanteria es inadecuado, lo cual

representa un grave peligro para e1 per- sonal que alli labora". (Rojas Guti&rrez, E., 148f5, p. 52-53)

Mobiliario

La Biblioteca cuenta con e1 siguiente mobiliario:

CUADRO No. 7 .

Cantidad de Mobiliario que posee la Biblioteca del ICE

MOBILIARIO CANT 1 DAD ..........................................

Estantes 14

Escritorios

Sillas giratorias

Mesas 4

Sillas corrientes 14

Archivos

Ficheros

La papelerla es suministrada por la Oficina de Papele-

ria y Utiles, que es la encargada de suplir este material a

toda la institucibn.

Equipo

La Biblioteca dispone del siguiente equipo:

CUADRO No. 8

Equipo con que cuenta la Biblioteca del ICE

EQUI PC) CANT 1 DAD ............................................

Microcomputadora IBM X T i

Impresoras 1

MAquina de escribir manual 1

Fotocopiadora 1

Mdqctinas de escribir electricas 3

Calculadoras 2

Aparatos telefbnicos h

Er: t e175 i oi7es te 1 ef bn i ras 2

CUADRO No. 9

Opinibn del personal de la Biblioteca en relacibn con la infraestructura de la misma

INFRAESTRUCTURA NO RESPONDEN ADEC. SUFIC. INADEC. INSUFIC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Planta Fisica 1 0 (:) % 1 i)i:)x

Mobiliario

Equipo

Papeleria

Nota: Total entrevistados siete funcionarios

Como se puede observar en la informacibi-i ai-iterior y so-

bre todo en el Cuadro No. 9, el lOO% del personal entrevis-

tado responde que la planta fisica de la biblioteca del ICE

es inadecuado e insuficieiite, tanto en c~~aiito a ~lbicacibi-1,

drea, ruido y el arriostre de la estanteria, representa un

peligro para e1 persoiial que ahi labora. (vbase p;tg .9O i .

En cuanto a la papeleria, el 100% del personal entre-

vistado opina que si satisface sus necesidades.

En 10 referente al equipo, el 14.28% del personal entre-

vistado se abstuvo de opinar, bdsicamei-ite por descoi-iocimiei-ito

y el 85% considera que es insuficiente el equipo computacio-

nal, pues solo se dispone de una microcomputadora que no es

multiusuario y que se utiliza tanto para el almacenamiento y

recuperacibn de la informacibn de la biblioteca, como para

llevar el control de los pr&stamos, por 10 que existe la ne-

cesidad de un equipo de tiempo real, para trabajar ambos sis-

temas .

El resto del equipo mencionado en el Cuadro No. 8 se

considera que es suficiente y adecuado.

En t&rmii-ios generales el estado fisico del mobiliario es

adecuado, se siente la necesidad de un par de carritos para

transportar libros.

Las estantes son demasiado altos, resultan incbmodos y

cin poco peligrosos e17 el momei-ito de alcanzar las publicacio-

nes qUe se encuentran en el anaquel mAs alto.

2 . - finalisis de Subsistema de Circulacibn y Prkstamo

Biblioteca del ICE

6.- Propbsitos este Subsistema Circulacibn y Prestarno

Ofrecer y controlar adecuadamente el prkstamo de mate-

rial bibliogrAfico y audiovisual al personal de la institu-

cibn, tanto a sala como a domicilio y el pr&stamo a sala a

par t ic~ilares e1-i aquel los casos que la ii-iformaci&i-i requerida

sea relativa al ICE o publicada por el ICE. Con el fin de

garantizar ei-i lo posible, que la ii-iformacibn existente estt-

disponible dentrc Ae periodos de tiempos razonables, de tal

modo qcte se controle la ~ibicacibi..i del material.

Prestar el servicio de referencia e informacibn al per-

sonal de la institucibn, y a particulares en aquellos casos

que 10 amerite.

- Resolver consultas telefbnicas.

- Agilizar el procedimiento de pr&stamo.

- Llevar un control actualizado de los pr&stamos vencidos.

- Faciliar el acceso a la iaformacibn a los funcionarios

que laboran en zonas alejadas de la sede central de la bi-

blioteca.

- Controlar el pr&stamo interbibliotecario

El Sistema & & Biblioteca del ICE - y Subsistemas que conforman Subsistema de Circulacibn y Prkstaa

La Biblioteca como un todo

x En la Biblioteca del ICE se ha desarrollado un sistema au- tomatizado para llevar a cabo estos procesos.

C.- Recursos Humanos

En la unidad de circulacibn y pr&stamo de esta biblio-

teca labora solamente una persona. Sin embargo, eii su au-

sencia, es relevada por otro miembro del personal, para lo

cual se ha definido un orden escalonado, de qui&n sustituye a

quien para atender esta unidad, de modo que en diferentes mo-

mentos y seghn las circunstancias, intervienen todos los

miembros del personal que tienen conocimientos en biblioteco-

logia, teniendo en cuenta que mientras este abierta la bi-

blioteca, esta unidad no puede permanecer sola.

CUADRO No. 1 0

Opinibn respecto al nbmero de personas que laboran en Circulacibn y Prestarno

(Por ciento)

No. Personas que laboran en

Circulacibn y Prestarno SUFICIENTE INSUFICIENTE

Como se puede notar en el cuadro anterior el 1(:)0% del

personal de la biblioteca entrevistado considera, que una so-.

la persona es insuficiente para llevar a cabo el trabajo de

circulacibn y pr&stamo.

CUADRO Uo. 11

Nm:a de Perronas que laboran en algunas biblioteca; espeualizadas dsl pals en relación con el w c t o

de voluoiencs de las bibl ioteces y usuarios potencial-s de las mismas

......................................................................................... No. mieParits personal $0. usu.ar j ~ s ;oss?:ili-.s

Nombre Bibl i o k c a ............................. VJ ]úa2>ts ............................ Eircuiac. lo tz l 5uf . $ Insuf . :e z z F --.- :LA!;!-= : .z- - - > : : - z ~ ; z F;rtjci.jl.

Biblioteca Banco 3 7 3; . f : : 1,052 S

Central

La encargada principal de esta unidad reune la siguiente

preparacibn acad&mica.

CUADRO No. 12

El recurso humano que labora en Circulacibi-i y Flrkstamo y su preparacibn acadkmica

No. Plaza Puesto Reqctisi to Nivel Obligatorio Alcanzado

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1 Asistente Haber aprobado Cursa cuarto - Bibliotecologia 1 el 1 1 afio de afio de la ca-

Bibliotecolo- rrera de Bi- gia y Ciencias bliotecologia. de la Informa- U.N.A. cibn.

-

Fctnciol-te5 que real iza el personal de circulacibn:

- Atender al p~iblico

- Resolver consultas de referencia

- Resolver consultas por telhfono

- Realizar prhstamos, devolc~cione~j, renovaciones

- Mantener fichero de boletas de prhstamo ordenado

- Mantener coleccibn de libros ordenada

- Definir prhstamos por ~in año, en cuyo caso el lector-

traerA una nota firmada por su jefe en la que conste que

efectivamente necesita la obra solicitada para asuntos de

trabajo. Excepto si es jefe de Direccidn o de mayor nivel

jerdrquico.

- En sintesis realiza todos los procedimientos, represen-

tados en el diagrama de flujo (pag.liO ) , excepto la digita-

cibn de los datos en la microcomputadora.

D.- Infraestructura

En esta seccibn se trataran aspectos de: planta fisi-

ca, mobiliario y equipo.

Planta Fisica

La unidad de atencibn al pttblico cubre una area total de

2 16 m , distribuida de la siguiente manera:

El pasillo de atencidri al ptttblico octl.pa una drea de i i m

para uso de lo usuarios y 5 m para el mostrador y para mobi-

lizarse el bibliotecario que atiende al pttblico.

No se cuenta con una sala para la permanencia de los u-

suarios, pues solo se tiene espacio para una mesa y cuatro

sillas.

Mobiliario

La unidad de circulacibn y pr&stamo de esta biblioteca

dispone del siguiente mobiliario:

CUADRO No. 13

Cantidad de mobiliario utilizado en la unidad de Circulacibn y Prkstamo

Biblioteca ICE

MOBILIhRIO CANT 1 ClCID .............................................

Mesa para uso de los usuarios

Sillas para uso de los usuario5

Mos t r ador

Mesita con ruedines

Silla giraturia grande

Silla giratoria pequefia

Papeleria Y &tiles utilizada normalmente en esta sec-

cibn es la siguiente:

PAPELERIA UTILES

Fichas o tarjetas Sellos, Almohadillas, tinta

Boletas de Prestarno Lapiceros

Papelitos para apuntes Otros

Listados

Formularios de solicitudes y estadisticas

Esta unidad cuenta con el siguiente equipo:

CUADRO No. 14

Cantidad de equipo con que cuenta la Unidad de Circulacibn y Prkstamo de la

8iblioteca del ICE

EQUI PO CANT 1 DAD ............................................................

Calcciladora 1

TelQf ono 1

Microcomputadora IBM X T 1 -- --- ----

La microcomputadora es compartida con la unidad de cata-

logacibn, pues es tambi&ii empleada eii el almacenamiento y re-

cuperacibn de la informacibn bibliogrAfica, utilizando el

Micro ISIS (VQase p ~ g . u ?

CUADRO No. 15

Opinidn del personal de la biblioteca en cuanto a la infraestructura de la

Unidad de Circulacibn y Pr&stamo

1 NFRAESTRUCTURA NO RESPONDEN ADEC. INADEC. SUFIC. INSUFIC.

Planta Física 1 O O % 1 O(:)%

Mobiliario 1 (30%

~ ~ u i ~ o 14.28% 85.7%

Papelería 100% 1 (1) (1) %

En cuanto a la infraestructura de este subsistema, el

1 0 0 % del personal entrevistado de la biblioteca opina, que la

planta física ocupada por esta unidad es insuficiente e ina-

decuada. Como se puede notar en la informacibn referente

a dicha planta fisica, 16 m no satisfacen las necesidades de

espacio requeridas para el buen funcionamiento de esta unidad.

Unicamente 1 1 m del espacio es lo que disponen los usua-

rios para mobilizarse, este espacio en realidad no es una sa-

la de atencidn al pdblico, sino un pasillo hacia la salida de

emergencia y cuando se presentan a la biblioteca muchos usua-

rios a la vez y dos bibliotecarios deciden atender a estos u-

suarios, el trabajo se dificulta en un alto grado, debido al

poco espacio que existe para mobilizarse. AdemAs de estos

inconvenientes mencionados, esta unidad sufre los problemas

de ruido e inadecuada ubicacibn mencionados en la pAg. SO re-.

ferente a los problemas de la planta física de la biblioteca

ei-1 general.

En cuanto a la papeleria utilizada en esta unidad el

10(:)% del personal opina que esta es suficiente y adecuada pa-

ra llevar a cabo las labores aqui relizadas.

En lo referente al equipo, el 8% del personal considera

que es insuficiente, sobre todo en el campo computacional y

un 14.28% del personal no opinb al respecto.

El mobiliario es suficiente para el poco espacio de que

se dispone, sin embargo es inadecuado e insuficiente para

brindar un buen servicio, pues no se dispone de una sala de

lectura y de los elementos que esta requiere.

E.- Fl~tio _de trabajo del s~tbsistema de circmlacib1-1 y pr&sz

tamo de la Biblioteca del ICE (Procedimientos) -- - -

Para efectos de anAlisis este cubsistema se ha dividido

en seis procesos principales, los cuales se tratan a conti-

nuac i tjn :

1 . - Solicitudes 4.- Diqitacibií de datos

2. - BCtsqueda 5.- Devoluciones

3.- Formulacibn del Prestarno 6.- Control de devoluciones

Estos a su vez se dividen en procedimientos mAs peque-

ños.

Proceso 1 . Solicitudes

Se inicia en el momento que un usuario se hace presente

o llama por telefono para solicitar informacidn.

Proceso 2. Bdsqueda

Seguidamente el usuario (o el bibliotecario, cuando la

selicitud es telefdnica), procede a buscar en el cat&logo la

informacidn que necesita. (En caso de que el usuario no

tenga claro el autor o el titulo de la publicacibn puede

hacer la bctsqueda en el fichero de materia y/o pedirle ayuda

a1 bibliotecario).

Una vez que se tienen los datos precisos de la publica-

cidn, tales como signatura, autor, titulo, el bibliotecario

procede a localizar la publicacidn en el estante. Si esta la

publicacibn, se procede a la consolidacidn del prestarno. (V&-

ase Proceso 3) .

En caso de que la obra no estk, el bibliotecario revisa

el listado de prkstamo para saber la fecha de vencimiento, o

en el fichero de vales sin listar.

a.- Si el pr&stamo ya vencid se llama a la persona que tiene

el material para que lo devuelva, se apunta al usuario soli-

citante detras de la boleta de quien tiene el prkstamo se

le indica al solicitante que cuando el libro sea devuelto se.

le avisar&.

b.- Si el pr&stamo no ha vencido se le indica al usuario

cuAndo devuelven el material y tambih se anota el nombre

del usuario solicitante detras de la boleta.

En los puntos a.- y b.- se presenta un problema, no

existe un mecanismo que permita llevar a cabalidad este ser-

vicio, pues si en el momento que se llama a la persona que

tiene el pr&stamo velicido, por cualquier motivo 1-10 es posible

comunicarse, se da el caso de que luego no se vuelva a llamar

por olvido.

Ademas como hasta el momento no ha sido posible llevar

al dia el cobro y control de los prhstamos vencidos, funda-

mentalmente por los problemas que el sistema ha presentado,

entre ellos la perdida de registros, la no aceptacibn de las

devoluciones, tampoco es posible asegurarle al usuario el

dia que se vence el prhstamo sera devuelto el libro o inme-

diatamente solicitado a quien lo tiene. Por tal motivo en

estos casos el usuario en espera, tiene que estar pendiente

que devuelvan la publicacibn cuando el prhstamo se venza.

c.- Si el material tiene prhstamo indefinido se le indica al

usuario que el libro no esta disponible (excepto en casos es-

peciales), o a menos que sea requerido para consultas breves.

Si la biblioteca definitivamente no tiene el material,

se le informa al usuario sobre la posibilidad de conseguirlo

en otro biblioteca a trav&s del pr&stamo interbibliotecario,.

o de tramitar la compra del material, lo anterior en casos

que sea de inter&s institucional.

Proceso 3. Formulacibn del prkstamo

Una vez que se tiene el material, el usuario procede a

llenar dos boletas de pr&stamo por cada publicacibn (vease

anexo No. S ) , esto porque se tiene que 1 levar un control por

el nombre del usuario y otro por signatura.

Presenta el carn& con el fin de que el bibliotecario

compruebe si el usuario es empleado de la institucibn.

Luego el bibliotecario revisa que la boleta tenga todos

los datos, le asigna el nhmero de paginas de la publicacibn y

la fecha de vencimiento a la boleta y etiqueta del libro.

La fecha de vencimiei-tto depende del material que SE- preste

(vease diagrama de flujo pag . l l O 1 .

Posteriormente al inicio de cada dia el bibliotecario

anota el ntimero de prgstamos de libros y revistas, tanto a

sala y domicilio, asi como las solicitudes telefbnicas, co1-1

el fin de llevar las estadisticas de prestarno. Seguidamente

las boletas se agrupan en un apartado de pendientes para in-

troducir su informacibn en la microcomputadora.

Proceso 4. Digitar datos

Todas las mafianas un miembro del personal es el encarga-

de digitar los datos de las boletas pendientes de los hltimos.

pr&stamos y posteriormente se archivan eií cin Fichero denomi-

do "sin listar", esto debido a que con la digitacibn se

actualiza la informacidn de la microcomputadora, pero no la

del listado.

Reportes mensuales que se generan:

- Listado de usuarios ordenado por el apellido

- Listado ordenado por signatura

- Emite avisos y cobros

Proceso 5. Devolucionec

- Se inicia eií el momeií to eií que el ccsctar io ,dev~ielve ciií ma-

terial.

- Se busca por signatura la boleta correspondiente, se le

pone el sello de devuelto y SE le entrega al usuariot luego

se procede a tachar en el listado de usuarios, ordenado

alfab&ticamente por el apellido del usuario. Si el pr&stamo

fue efectuado eií criía fecha posterior a setiembre 87, se busca

en el fichero ordenado por nombre del usuario, se saca la

boleta y-se le poi-ieel sello de devuelto. Cccai-ido i-ioaparece

el pr&stamo en el listado pero ya se introdujo en la micro,

se apunta la devolucibn para luego efectuarla en la micro.

- Se guarda el libro en el estante

- Si la persona va a renovar el pr&stamo se anota en el

dorso de la boletas la nueva fecha de devolucibn asi como en.

la etiqueta del libro o revista, el usuario firma en el dorso

de la boletas y estas son ordenada nuevamente en el fichero

de pr&stamos del dia, para luego hacer la modificacibn en

la microcomputadora. Si el libro ha sido solicitado, no se

renueva el prbstamo y se procede a llamar a la persona que

lo ha solicitado.

Proceso 6 : Con tro 1 de Devoluciones

Antes de enviar el aviso de cobro a los usuarios, se ve-

rifica que el material no haya sido devuelto o renovado.

Quince dias despubs de haber enviado el aviso, si 1-10 se ha

devuelto el material, ni renovado e1 prbstamo, se envia la

copia del aviso o cobro a las oficina de Planillas y Contabi-

lidad para que sea rebajado el monto del salario.

A continuacibn se sacan las boletas del registro de pen-

dientes.

Se pasa la notificacibn a descarte y en algunos casos a

adquisiciones para la compra de algunos de los materiales que

lo amer i t-an .

Seguidamente se presenta un diagrama de flujo que

muestra todo este proceso de pr&stamo y circulacibn en la

biblioteca del ICE.

F.- Documentos Manuales Utilizados

En este subsistema existen dos tipos de documentos unos

son 105 generados con la ayuda de la microcomputadora los

cuales son descritos en las pAg.114-116 y los otros son los

utilizados en el procedimiento manual, estos iltltimos 501-1

descritos en el siguiente cuadro.

CUADRO No. 16

Documentos Manuales utilizados en el scibsistema de Circulacibn y Prkstamo

de la Biblioteca del ICE --

Documei-i t o Boleta de Boleta de Estadistica~ Datos Pr&stamo de Pr&stamo de de Incluidos Libros Revistas Pr&s tamos ............................................................. Signatura. X X ............................................................. No. de Inscripcibn X

Autor X --------- i i i i i i i i i i ------------------L-----------------------

Ti tulo X X

Vol. No. Mes Año X . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nombre del usuario X X

Te l&Co,-io X X . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. Empleado ( ~ & d . ) X X . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Firma X X

No. pAgs. publicac. X X . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. solic. telefbnicas X

(diarias)

No. Pr&stamos Sala (diarias)

No. Pr&stamos Domicilio (diarias)

El cuadro anterior permite observar los datos que jue-

gai-r u13 papel importante en el control del pr&stamo de publi-

caciones, por lo que deben de tomarse en cuenta en la deter-

minacibn de los requerimientos de un sistema automatizado.

G.- - El estado & la automatizacidn del subsistema de cir-

culacidn y pr&stamo de '& Biblioteca del ICE

En 1485 se desarrolld un sistema para el control de los

pr&stamos de material bibliogrAfico de la biblioteca del ICE,

el software fue creado para ser ut i 1 izado en una computadora

B 20 Burroughs, sin embargo debido a que en la inst i tucidn se

cambid equipo, este sistema se tuvo que pasar a una microcom-

putadora IBM. Por esta razbn a finales de 1486 se empezb a

desarrollar un nuevo sistema utilizando el administrador de

bases de datos DBase 1 1 1 . Es importante aclarar que para

disefiar ambos sistemas, no se realizb un anAlisis de requeri-

mientos, es decir que desde cin principio no se defii-rieron las

variables y requisitos que debia satisfacer el sistema a de-

sarrollar, sino que el analista fue trabajando sobre la mar-

cha.

El primer sistema presentaba una serie de deficiencias

que se trataron de subsanar con el nuevo sistema creado, cuyo

objetivo es:

"...llevar a cabo un control exacto sobre los pr&stamos y devoluciones de libros, revistas, cassettes, y demAs material que

pone la biblioteca central de Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), de manera que se minimice la perdida del mismo. . . " (Salombn Ramirez, M . p. 1, 1487)

1.- Descri~cibn funciones M realiza sistema de-

sarrallado = Base 1 1 1 , para el subsistema de circula-

cibn y prBstamo -

a . Movimiento de libros y revistas: Incluye renovaciones,

pr&stamos y devoluciones de materiales.

b.- Se pueden hacer Consultas sobre el material prestado a

una persona determinada, a traves del ntimero de cPdula. La

lista del material solicitado es desplegada en la pantalla,

si se desea se puede obtener una impresibn de la misma. Tam-

bi&n permite obtener el costo total del material prestado oa-

ra esa persona.

Informacibn que se puede obtener Informacit5i-t sobre prPstamo sobre el prPstamo de libros de revistas

- Nombre .de la persona

- C&dcila de idenkidad

- Nombre del libro

- Inscripcibn del libro - Signatura del libro

- Nombre de la persona

- CBdcila de idel-tt idad

- Nombre de la revista

- Clasificacibn

- Volumen - Ntimero - Mes - Aflo - Nhrnero de copias

01 finalizar el detalle sobre los pr&stamos se despleqa-

rd el costo total del material, con el siguiente desqloce:

- Monto total en libros - Monto total en revistas - Moiito total eii acum~ilado

c.- Emite reportes o listados y facturas de cobro.

Reporte de usuarios: EstA ordenado por el apellido del usua-

rio y contiene 105 sig~iieiites datos:

Reportes de usuarios de libros

Nombre del empleado

- CBdi~la de ideiit idad del empleado

- Dep~ndencia donde trabaja el empleado

- Signatura del libro

- Ndimero de inscripcibn

- Fecha de vencimiento del pr&starno

Reporte de ~isuarios de revistas

- Nombre del empleado

- C&dula de identidad del empleado

- Dependencia donde trabaja el empleado

- Clasif icacibn

- Vo 1 umen

- Mes

- APlo

1 - Fecha de vencimiento del prbstamo

Reporte qeneral & prestamos

Reporte de prbstamos de libros: EstA ordenado por la

signatura, contiene los siguientes datos:

- Signatura del libro

- Ndtmero de Inscripcibn del libro

- Titulo del libro

Nombre del empleado

- Extensibn telef bnica de la dependencia donde se puede

localizar al empleado

- Fecha de vencimiento del pr&stamo

Reporte de pr&stamo de revistas

- Clasificacibn

- Vo1~tmei-1

- Ntimero

- Mes

- Año

- Ntimero de copia

- Titulo de la revista

- Nombre del empleado

Emisibn & facturas de cobro

- E>,::tertsibi-~ telefbi-iica de la de-

pendencia donde se puede localizar

al empleado

- Fecha vencimiento del pr&stamo

Las fact~tras de cobro se emiten para todos aq~tellos

prestamos cuya fecha de vencimiento sea menor que la fecha de

corte indicada por el operador. Incluye los siguientes datos:

- Nombre del usuario

- Nttmero de identificacibn del usuario (cedula)

- Dependencia

- Quien envia el aviso (Biblioteca)

- Asunto a tratar en el aviso

- Titulo de la publicacibn

- Signatura

- NCtmero de inscripcidn y cobro

- Notas explicativas

- Firma del jete de la biblioteca

El sistema permite ademAs:

Actualizacibn de archivos indices ..---

El objetivo de esta opcitin es reorganizar los archivos

de datos, generando nuevos indices de los mismos, a la vez

que compacta la informacibn registrada, de manera que se li-

bera espacio en disco para incluir nuevas transacciones.

- Emitir estadisticas

- Respaldo de archivos en diskette

- Permite respaldar en diskette la informacibn contenida

en el disco duro de la microcomputadora

- Restaurar archivos de respaldo

- Permite recuperar la informacibn de los diskettes y pa-

sarlas nuevamente al disco duro

El sistema desarrollado DBase 1 1 1 para el sistema de

circulacidn y pr&stamo permite trabajar en linea. Sin embar-

go, como se puede notar en los procedimientos descritos, la

digitacibn de los datos y la actualizacibn de la informacibn

en la microcomputadora no se realiza inmediatamente que se

lleva a cabo la transaccidn del prestarno, devolucibn o reno-

vacidn. Esto se debe bdsicamente a que la microcomputadora

170 es multiproceso y es utilizada ademAs para manejar otros

sistemas importantes para la biblioteca. estos son:

- El Micro 1515, paquete para almacenamiento y recupera-

cidn de la informacibn bibliografica, el cual ha sido donado

por la UNESCO a muchas inst i tuciones sin fines de lucro de

nuestro pais. Por el momento se ha creado una base de datos

propia y se esta alimentando con las publicaciones realizadas

en el ICE, se tiene en proyecto llegar a almacenar todas las

publicaciones de la biblioteca.

- El procesador de textos Mordstar, entre sus funciones

permite obtener informes impcsrtantes, como el estado de las

adquisiciones del plan especial para profesionales y otros.

Entre otros aspectos d~tsctados de la situacibn actual

del subsistema de circulacibn y prestarno, ademas de los ya

mencionados estan los siguientes:

- Se han detectado fallas tales como que algunos prestamos

que se registran en la microcomputadora no aparecen en el

listado o reporte que se genera cada quince dias es decir, se

pierden registros.

- En varias ocasiot-tes la opcibl-t de devoliiciones 1-10 fiit-tcio-

na, aunque algunas veces este problema se soluciona con la re-

organizacibn de archivos, esta situacibn conlleva una gran

inseguridad sobre todo para realizar el cobro de pr&stamos

vei-tc idos.

- Hasta el momento los procedimientos de circulacibn y

pr&stamo no han resultado ser mAs rApidos qite los realizados

anteriormente.

- Tampoco es posible obtener estadisticas reales de prPs-

tamos realizados y devueltos el mismo dia o el dia siguiente.

- Como consecuencia de la perdida de registros se ha

tenido que decidir, que para efectuar el prgstamo se llenen

dos boletas, esto debido a que la biblioteca necesita llevar

un control seguro por el nombre del usuario y por signatura.

3. - Proyecciones del tamaño de la coleccibn y nbmero de pr&stamos gue tendra Biblioteca dentro & doce aflos

A continuacibn se presentan las proyecciones del tamaño

de la coleccibn y n&mero de pr&stamos que tendra esta biblio-

teca, desde 1988 al afio 2000. Primeramente se presenta u11

cuadro con datos de 1474 a 14813, los cuales son tomados para

realizar las proyecciones, utilizando el metodo de minimos

cuadrados descrito en las pdgs.74-76 y seguidamente se pre-

senta un cuadro y grAfico con las proyecciones.

Cuadro No. 17

TAMANO DE LA COLECCION Años 1474 - 1486

Tamaño de

FUENTE: Estadisticas de la Biblioteca

GRAF.IC0 i\J 1 GIt3LIC)TEC:A ICE PR0YE:CClON DEL -TAMAb\IO DE LA

C:CILECCION ANOS 1987--LO00 ---------- ------- 1

PERIODO EN AÑOS

PROECCON POR METDDCI DE MINIMOS CWDIUDOS ERRORES DE P m o s n r n MENORES DE UN 3% EN TOúOS LOS CASOS

Cuadro No. 18

Biblioteca ICE Proyeccidn TamaAo de la Coleccibn

A ~ O S 1987 - 200(:)

Tamaíio de la ANO Coleccibt-t

(Volhmenes)

Cuadro No. 19

Biblioteca ICE Ndmero de prPstamos de publicaciones

1982 - 1386

Pr&s t amos

FUENTE: Estadísticas de la Biblioteca

GRAFICO N12 6IBLIOTEC:A ICE ~ f i I ~ j í c r i t ~ ~ PKESTA.MOS A SALA Y DOhllC~lLlO DE Pl lBLlC

AÑOS 1987 - 21100

PERIODO EN AÑOS PROWCIONES RUUZCS*S POR EL METOOO DE MINIMOS C U ~ R C D O S n ERRW ES MENOR DE üN 10% EN TODOS LOS CASOS

Cuadro No. 20

Proyeccibn Prhstamos a Sala y Domicilio de Publicaciones

Años 1987 - 2000

Año Nttmero de Pr&s t amos

Como se puede observar en los cuadros y qrdficos ante-

riores sobre las proyecciones del tamaño de la coleccibn y

ndmero de pr&stamos que tendrA la biblioteca del ICE, en el

año 2000, se obtiene que la coleccibn tendrA aproximadamente

58 166 volhnenes y el nbmero de pr&stamos por afio serd apro-

ximadamente de 20 364.6.

Estas proyecciones permiten dar una idea de la capacidad

y cantidad de registros que debe manejar el sistema de circu-

lacibn y pr&stamo a la hora de definir sus requerimientos,

los cuales son descritos en el siguiente apartado.

4.- Determinacibn de los requerimientos Q reouisitos que de- be satisfacer & sistema automatizado para circulacibn y - pr&stamo de biblioteca del ICE

A continuacibn se presenta un modelo ideal de los reque-

rimientos que deben satisfacer un sistema de circulacibn y

pr&stamo eficiente para la biblioteca del ICE:

El ( x ) identifica los requerimientos que pudieron ser

avalizados en la evaluacibi-i de los paquetes (pdg.149 ) , como

producto de la informacibn que se tenia disponible sobre e-

l los.

A - Requisitms requerimientos qenerales

1 . - El sistema deber& E.er capaz de manejar inicialmente lo

siguiente:

- Una caleccibn de bO 000 volttmenes, como minimo (Indis-

pensable).x

- Hasta 1(:) 000 usuarios como minimo. (Indispensable).x

- Hasta 50 000 transacciones .

- Has ta 50 (:)00 pr Ps t amos .

- Un minimo de 2 terminales.

- El sistema deberA f~rncionar en un equipo compatible con

rnicrocomputadoras IBM XT o IBM-AT. (Indispensable).x

2.- El sistema deberd ser Capdi de manejar el doble de la

cantidad mencionada anteriormente sin tener que redisefiar el

sistema principal, ni reemplazar su "hardware".

3.- Deber& ser capaz de aumentar el software y expander el

"hardware" sin causar interrupciot-ies en los servicios.

4.- La privacidad de todos los usuarios del sistema deber&

ser protegida en todo momento. m

5.- Tener un sistema de palabras claves para controlar o l i -

mitar el acceso a todos los archivos y funciones. m

6 . - Ser compatible hasta donde sea posible con otros siste-

mas manuales o automatizados dentro de la biblioteca, y hasta

donde lo permita, con mtros sistemas locales o nacionales.

B.- Control & usuarios

1 . - El sistema deberh ser capaz de recuperar y desplegar los

registros de usuarios, por el nCtmero de identificacibn del u-

suario, por el nombre y por el nt!tmero de inscripcihn de la

publicacibn. m

2.- El archivo de Lisuarios deberh coi-itener los siguientes

registt-os o datos para cada cisuario:

- Ntimero de identificacibn del usuario. m

- Nombre del usuario. m

- Nombre de la oficina donde trabaja. X

- Direccibt-i o dependencia s~iperior a la que pertenece. m

- Ocupacibn. m

- Nclimero de telkfono de la oficina. x

- Fecha de cuando se efectub el pr&stamo. x

- Fecha de vencimiento.

- Cantidad de material prestado.

- Fecha del filtimo prestarno.

3.- Utilizar la longitud de campo variada en los reqis-

tras de usuarios, excepto en campos tales como: iít~met-o de

identificacibn, nbmero de telefono y otros chdigos predefini-

dos y 'abreviacio~íes

4.- Deber& desde la terminal aceptar cambios o adiciones

desde cualquiera de los datos registrados en el archivo de u-

suarios, tales como: crear, modificar y eliminar registros.

C.- Actividades prPstamo

1 . - El sistema deberd ser rdpido y preciso en el prestarno de

materiales, con un tiempo promedio de respuesta de tres se-

gundos por prPstamo.

2.- Hacer eiítradas manuales a travks del teclado, del iíclime-

ro de identificacibn del usuario, como un mktodo alternativo

de entrada de nhmeros. x

3.- Revisar la elegibilidad de los usuarios para usar la bi-

blioteca, su estado y alertar al operador con avisos audible5

o visuales de bloqueo o de otras circunstancias no usuales,

entre ellos bloquear e1 pr&stamo a usuarios nuevos. x

4.- DeberA anular el bloqueo cuando sea necesario.

5 . - Revisar los cbdigos de periodo de pr&stamo para las pu-

blicaciones a circular y computar las fechas de vencimiento.

6 . - Permitir la anulacidn de periodos estandar de pr&stamo y

de establecer los diferentes periodos de pr&stamo cuando sea

l-iecesar io . m

7.- Imprimir para los usuarios boletas con fecha de venci-

miento. (Opcional)

8.- El sistema deber& verificar que el material no est& re-

servado por otro usuario.

4.- Verificar que pueda ser circulado antes de ser prkstado

al usuario.

1 0 . - Revisar cuando sea necesario materiales tales como: o-

bras de referencia, cuya circulacidi-i no se permite.

1 1 . - Permitir realizar y controlar los pr&stamos interbiblio-

tecar ios.

12.- Calcular automaticamente los periodos de prkstamo de a-

cuerdo a la fecha de vencimiento, horario de servicio de la

biblioteca. x

13.- Permitir cambiar la fecha de vencimiento en linea.

14.- Desplegar en la pantalla de la terminal la fecha de ven-

cimiento del pr4ítamo.

D.- Actividades de renovacibn

1 . - El sistema deber& revisar los registros de circulacibn

para pr&stamcrs en curso y deber& bloquear renovaciones si es

encontrada una, o si el pri-stamo en curso esta reservado por

otro usuario. x

2. - Revisar el archivo de circulacibn para reservas sobre

publicaciones a ser renovadas y deberd bloquer renovaciones

si se e1-tcciei-ttrai-t reservados a retenidos y deberd indicarla al

operador.

3.- Revisar el estado de lac prfktamos vencidos. para in-

dicar ci el usuario tiene algC11-t otro prbstamo vencido y dete-

ner la renovacibn hasta que el usuaria se ponga al dia con la

biblioteca.

4.- Calcular las nuevas fechas de vencimiento para las rena-

vac i ones .

5 . - Permitir desplegar registros y renovacioi-tes si la pcitili-

cacicj1-t y/o el usuario estan a gran distancia (ej. renovaciones

por telefono).

6 . - (Opcional). Hacer renuvaciones para todas las publica-

ciones prestadas a un usuario con una dnica solicitud de re-

novacibn, si es solicitado y cumple loc requisitos.

E.- Actividades de devolucibn publicaciones m

1 . - El sistema deber& realizar en forma rdpida y precisa la

devolucihn de los materiales, con un tiempo promedio de res-

puesta de cuatro segundos o menos por devolucibn.

2.- Detectar e interpretar durante la devolucihn aquellas

publicaciones, que tienen lista de espera o que tienen

aviso. x

3.- Incrementar automaticamente el contador de registros bi-

bliogrAf icos por el nctmero de veces que una publicacibn ha

circulado.

4.- Borrar el nhmero de identificacibn del archivo de circu-

lacibn, cuando la publicacibn ha sido devuelta.

5.- Avisarle al operador ya sea con sefíales visuales o audi-

b l e ~ o ambas, cuando las publicaciones que se devuelven deben

regresar a lugares fuera de la biblioteca e indicar el lugar

a que esta asignada, como por ejemplo a alguna oficina.

6.- Chequear si el material esta reservado o detenido e in-

dicarle al operador el procedimiento apropiado.

7.- Determinar si una publicacibn que esta siendo devuelta

es t Cc con pr&s tamo vet-ic ido.

8.- Imprimir avisos de cobro u otros tipos de aviso, ya sea

e17 linea o e17 procesamiento e17 lotes. x

4.- Permitir devolucibn de materiales desde otras terminales

que hicieron originalmente el pr&stamo (opcional).

10.- (Opcional). Proveer un recibo de devolucibn al usuario,

si es solicitado.

F.- Bloqueos

1.- El sistema deber& bloquer automAticamente los servi-

cios para usuarios que no estan al dia con la biblioteca.

2.- Bloquear automAticamente los servicios para aquellos

ctsuar ios quienes t iet-ten cin mdimero especifico de pcib 1 icaciones

con un ndtmero especifico de pr&stamos vencidos.

3.- Bloquear autom&ticamente los servicios para usuarios

quienes tienen un ncimero especifico de libros prestados.

4.- Permitir adicibn de bloqueos manuales contra registros

de usuarios, cuando sea necesario.

G. - Reservas

1.- El sistema deberh aceptar reservas de las pciblicaci01-les

en circulacidn.

2.- Aceptar reservas de publicaciones en el mismo orden que

los usuarios lo soliciten.

3.- Permitir que las reservas puedan cambiarse o cancelarse

por peticidn de l n ~ u~uarios.

4.- Permitir cancelaciones de reservas a discresibn de la

biblioteca y producir avisos para enviar a los usuarios.

5 . - Tener la posibilidad de hacer una reserva individual a

todas las copias de un titulo de una publicacibn, o sea por

ndmero de inscripcibn.

6.- Imprimir notas de aviso a usuarios, indicandoles que las

publicaciones que ellos dejaron reservadas estAn disponibles.

7.- Preparar e imprimir un reporte de titulos de las publi-

caciones que son muy solicitadas, tales como que el netmero de

reservas sobre el mismo titulo de la publicacibn excede a un

ndmero especifico asignado por la biblioteca.

8.- Permitir modificaciones de los datos incluidos en los

recordatorios o avisos referentes a reservaciones de publica-

ciones.

H.- Consultas Bdsquedas

1 . - El sistema deber& permitir la determinacibn rapida de

titulos en el archivo bibliogrAfico y su localizacidn.

2.- Permitir la determinacidn de titulos en circulacidn y su

fecha de vencimiento.

3.- Permitir la determinacibn rapida de reservas de publica-

c iones.

4.- El sistema deberA tener un tiempo de respuesta de seis

segundos o menos para consctltas por autor, titulo o pedidos

de los usuarios y diez segundos o menos por materia, nCtmero

de inscripcibn y ISSN / ISBN.

5 . - Permitir bt~squedas por autor, titulo, signatura, nttmero

de identificacibn del usuario y su nombre. x

6 , - Permitir bd~squedas por el ndtmero de inscripcibn de la

publicacibn.

7.- Deber& desplegar un mensa,je "no esta en la lista" (cuan-

do no se encuentre durante la bdtsqueda en el archlvoi .

1 . - Materiale2 de reserva

Se refiere a materiales biblioqr&ficos que la biblioteca

mant iei-te en reserva coi7 el fin de que sea ut i 1 izado por un

mayor nd~mero de usuarios, o es material con prPstamo restrin-

gido debido a que se tiene asignado a ~1 1 - 1 grupo especifico de

si-tar io-, , que reunen ciertas carac ter f st icas

El sistema debe ser capaz de:

1.- Proveer identificacibn y control de materiales en reser-

va para cursos especificos y para otras razones.

2.- Coi-ttel-ter como minimo los siguientes datos acerca de los

materiales en reserva:

- Autor - Nombre de la dependencia o usuario para quien estan en reserva

- Nttmero de identificacibn de la publicacibn

- Nhmero de llamada

- Ndmero del curso

3.- Mantener actualizada la informacibn referente a las

transacciones de circulacidn y pr&stamo de materiales en re-

serva.

4.- Permitir la eliminacibn de 105 datos de las publicacio-

nes y del curso de entrenamiento para el cual el material es

reservado.

5.- Preparar e imprimir un listado de los materiales en re-

seva que son solicitados, y ordenados tanto por el nQmeru o

nombre del curso de capacitacibn y el usuario para quienes

estan rejervados.

6 . - Proveer prbstamos por hora

7.- LOS materiales en reserva deben volver a su localizacibn

original cuando son sacados de reserva.

8.- (Opcional). Imprimir un listado de los materiales ven-

cidos en reserva y que son muy solicitados.

J.- Avisos y re~ortes

1.- El sistema deberA preparar e imprimir a solicitud, dos

notas, primero de aviso y segundo de cobro de los prPstamos

vencidos.

2.- Las notas de cobro deben de incluir como mínimo:

- NCtmero de identificacidn del usuario, nombre y direccidn

- Identificacidn del material vencido por el ndmero de la

publicacibn o signatura, ndmero de llamada, autor Y un titulo

breve.

- Fecha de vencimiento de los materiales prestados.

- Fecha de cuando el aviso fue preparado

3.- Preparar e imprimir avisos de disponibilidad de publi-

caciones cuando sea necesario

4.- Preparar e imprimir reportes de todas las publicaciones

qcie han excedido cit-i ndmero de reservas predeterminado por la

biblioteca.

5 . - Preparar e imprimir a solicitud una lista de los mate-

riales perdidos y que son solicitados.

6.- El sistema debera imprimir una lista de usuarios, orde-

nada, ya sea por el nombre o por el n&mero de identificacibn

del cisciario, con el n&mero especifico de materiales prestados.

7.- La biblioteca especificara el nCkmero de días de espera

entre las notas de aviso y el cobro.

8.- Deber& imprimir un listado de los pr&stamos vencidos, a

cualquier fecha que se requiera, ordenado por usuario, inclu-

yendo signatura y ndmero de inscripcidn.

K.- Reportes estadisticos sistema circulacm

1 . - El sistema deber& proveer reportes estadisticos, con una

opcibn de para imprimier el reporte. x

2.- Cada reporte estadístico deberA incluir datos tanta men-

sua 1 es, camo ancla les.

3.- Proveer estadísticas diarias, mensuales y anuales de

prt-stamos, devaluciones y renavacianes.

4.- Proveer estadísticas por el nt~mero de reservaciones he-

chas y canceladas cada dia, mes y año.

5.- Proveer estadísticas par el nt~mera de prt-stamas vencidas,

avisas y notas de cobro impresos cada dia.

6 . - Proveer estadisticas por el nhmero de veces qcte un titu-

lo dado ha sido prestado mensual y anualmente.

7.- Proveer estadísticas del nt~mera de publicaciones anuales

las cuales son registradas como perdidas, descartadas.

1 . - Proveer estadisticas por e1 nhmero de publicaciones de

.eserva que han sido puestas en servicio, tanto diarias,

iensuales y ai-tuales

1 . - Compilar e imprimir una lista de las publicaciones, que

ayan sido utilizadas durante el año anterior y seghn ui-t nlk-

iero especifico de veces predeterminado por la biblioteca.

C . (Opcional). Proveer estadisticas por e1 nttmero de veces

ue un titulo dado ha sido puesto en reserva mensual y anual-

ente.

- Eval~taci01- i &e las c a t - a c t e r i s t i c a s X L ~ p t - e s e n t a n a l g u n o s p a q u e t e s " s o f t w a r e " s o b r e c i r c u l a c i t 5 n y p r e s t a = d e u n a b i b l i o t e c a -

E l p r o c e d i m i e n t o q u e se s i g u i & e n e s t e a p a r t a d o e= el

i g u i e t - i t e :

. P r i m e r a m e n t e se l i s t a r o n u n a serie d e p a q u e t e s d e " s o f t -

a r e " a p l i c a d o s a c i r c u l a e i t n y p r & s t a m o .

. - Ile l a 1 i s t a e n mencirfn se e s c o g i e r o t r Los q u e p c d r i a n ser

t i l i z a d o s e n m i c r o r o m p u t a c i o i a s I6M, e s t o d e b i d o a q u e e l I C E

s t a i t - i v i r t i e t í d o g r a n d e s sc!~nai d e d int i rc i e17 e s t e t i ~ o d e

3 u i p o s . p o r l o q u e p a r a l a i n r i i t u c i t n r e s u l t a m A s c tmodo .:J

3c t i b le a d q i i i r i r iit-1 " s o f twat-e': ?LE e i t eda + = o r r e r e1-1 l o s equi-

2 s q u e t i e n e a s i i d i s o c s i c i t t n .

. - 5e d ~ S ~ r i b i e r c i t 7 a s p e c t o s q e n e r a l e s d e c a d a i07o d e l u s

i q ~ i e t e s e leg io r r - , .

- S e 1 i z . t a r o n y d e t i n i e r o n l a s c a r a c t e r i s t i r a s p t - i n c i n a -

?s a e i ; a l u a r , d e l o s ~ t a q ~ l e t e s .

- Se e l a b c r a r o n c u a d r o 5 d ~ e v a l u a c i t n , ( c a b e aclarar q u e

:t-a la evalt1aci.bt-1 d e l as p a q u e t e s t7c se trlmarot-1 ei-1 c i i e n t a

LE s u g e r e n c i a s d e H o b e r t Maison d e s c r i t a s e n los " A n t e c e -

m t e s T e b r i c o c . y F r A c t i c o s " , pCiginr. 38, d e t í i d o s. q u e no + e

s p o n i a p a r a e s t e e á t i i ó i o d e democ-tracioi- ies prAc t icas qu.e

) r m i t i e r a n c o r r o b o r a t - .si el p a q u e t e era f A c i 1 d e a p r e n d e r ,

ó e u s a r ) .

F.- Se procedih a seleccionar los paquetes qcie re~i1íial-i las

caracteristicas requeridas para la biblioteca del ICE.

CUADR- No. E l

PAQUETES DE "SOFTWARE" SOBRE CIRCULACION 1 PRESTAMO

----- Nombre del Paquete Equipo Utilizado

- - _ - _ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ,

Automated Library 11

Autnmated Library '5:dstem I x !

Book Trak Online Circulaticm Sya t iim

Carú Datalog Circulation M~du- le i x l

¿irculatii>ií Mar~agfr i x )

Circulation Manager I m !

Cit-cuiaf ion Plus I X j

Coiumbia Librarv System Circu- lation Module ( m )

Library Circulatiolí Maiíag~r

Apple 11 Epson campatitle girilíter

kpple 11, IBM PC/XT

IBM PC/XT/AT y compatibles

IBM PC, XT, kT y compati- bles

Dispoiíible para Aople IIE y IIx

Ftpcjle 11 TRS-80 modelo 11 Y 111

Library Circulation System 1 , 11 arid 11 1

Library Moni tor

Licirculate ( m )

Media Track C m )

M-Seriesil0 Circufat ion Müdu- le i x )

Nonesc!ch Circulation 5vst-13 i m l

Apple IIe y IIx

Appie IIe y IIx

IBM PCiXTIAT

IEM PC, XT, A i v compati- bles

1 EM PC/XT/AT TI Profesional

Mana PC 1 BM F'C, ' compat itlies cornFu- tadoras QUE corren bajo CP/M TRS-DOS! L1)7i::5: o Zet-ti;.:: si- t emas üpet-a t iv-s

Seuuidamente se describen asoec tos qenera1e.s de los

paqzetes sele~ciert~abüs, 5egr11-t la. o - 3 - 1 de los pi~blica-

iüris, en alqunos casas @e los usuarios que ios han utiliza-

do, de infurmacihn tzmadd d~ revictas, guiag y ~atAlerqa5 de

"suftware" para biblioteca.+.

Automaied Library Svstem:

Este paquete ha sido utilizado en bibliotecas ez.colares,

Lina de ellas es "Point Pleasant Junior iilgh Slzhool Librat-y"

en Huntington, Virginia del Este. El paquete en mencibn iie-

ne capac idad para manejar 200(:) itsitar ios y 3 : t-eg is t ros,

permite hacer bctsqueda por autor y titulo. Su precio es de

$3000. Este paqitete carece de 10s campos para contener la

direccibn detallada del usuario. (Del software en menrihn

solamente se dispone de e=.ta informacibn de la incluida En

los cuadros de evaluacibn pAq. 152)

Card i3ats.loq Circ-tla t ion Madi-tie

Referente a este paquete en la gitia de paqitetes de sof t -

ware "?he Library Piicro , Loi-vamer" SE ii?i-li!ye il.i-1 cume1-1tár ia

de Mdnica Entel, en e: que ella opina que este "softwa!-e" es

mitv f Aci 1 de usar sobre toda para itsiiar ius sii-1 e::.::cser iel-IC id,

agrega lo siguiente:

"El programa genera diferentes tiaos de rep~rtec de gubiicaciones que ion utiliiaóas m 3 . s ft-ic~~entemente, de t i tuls2s pre~tscjos por usuar-ios y a v i . = ~ ~ s de ~ros- tamos venc idus" , (The Librar. Microconsumer , ! 386 D . 35!

5~;hn Data Trek Inc., editor cie este paquite, sefiala que

Card Dataloq oermite la entrada de ciatos ei-1 forma manita1 o

por cBdigo de barras, asigna automaticamente una Fecha de

vencimiento estAi7dar la cl-iai puede ser cimi t ida. Las r~nciva-

ciones pueden ser etectuadas sin tener el libro en la mano y

el programa indica si estA reservado, en tal caso no se pue-

i~ rensvar. El Card Uataloq Circulation Mo~ule genera una

variedad de reportes, inclusive segundos y terceros avisos

de pr&stamos vencidas con ditet-entes mensajes, recordatorios

para publicaciones no vencidas, notas de cobro

R e s p e c t o a este p a e u e t e e n l a p u b l i c a c i b n The L i b r a r y

Microcünsumer se p r e s e n t a e 1 s i q ~ t i e n t e cümet-t tario:

"U17 b i b 1 iü t eca t - ia d e Te:.:as s e i i a l a h a b e r t e n i d a va- i s p rob lemas c o n Card R a t a l o g S y s t e m , d i c e que es t e p a q ~ ! e t e es let-tttr c u a n d ü se h a c e n trtf!suuetias v q u e 10s e c i i t ü r p s C a t a T r e k h a n t a r d a d 9 muchs tiern-o s i n a d a p t a r l e l a v e r s i t n . "

(The L i t r a r y M i c r a c a n s u m e r , 1486 p . 35!

E l e d i t o r i i - td ic t a l t - e s p e c t ü , q u e l a l e n t i t u d e1-t l a VE-

l o c i d a d a l a h o r a d e h a c e r bll[sqciedac p u e d e ser r e s u 1 t a d ü d e

Que E I e q u i p o es una M o l e c u l a r S u p e r Micrü 32 X , el c u a i

corre en MS-DUS rama un s u b - p r o g r a m a . Tiene rapS. iFdsd p a r s

mal-IP j a r 65 C)CjC) va 1 C11nel-tes y Si2 (:f(:)(:f L!SL[ST i ~5 .

CIRCA

E s t e p a ~ u e t e ha s i d a u t i l i z a d o e n urfa S i b 1 i o t e c . s p~!!Qlica

B e las E s i a d ~ s Uniaos e n la " C t u r ~ i s P u b l i c En -5-

t s b i b l i a t e c a ha s i d o c a r r i d ~ e n I B M PC/XT, ha manejadtx a p r a -

:.::irnadamente 40 O(:)(:) c i r c ~ ~ l a c i ~ i i ~ s e17 ~ 1 1 7 aff3: a e l i o s les re-

su1 t b muy f A c i i a o r e n d e r a u s a r l o . E s t e ~ r o g t - a m a h a p r ü v e i -

d o ~i me jo ramien tü e n el rnnnejo d e t - e ~ i s t t - u s y ai-t.AliSi5 e2t3.-

d i s t i c o . Un i n r u n v ~ n i e n t e que t i e n e CIRCh I i es aue no pupa^

r e a l i z a r r e s e r v a s , a p e s a r d e e s t o e n e s t a b i b l i o t e c a no se

han a r r e p e n t i d o d e h a b e r a . d a u i r i d o e s t e s i s t e m a y i o reco-

miendan a m p l i a m e n t e .

U t r a b i b l i o t e c a d e l o s E s t a d o s Unidos que h a u t i l i z a d o

e s t e p a q u e t e es la "Utah V a l i e y R e g i o n a l Medi ta1 C e n t e r L i -

b r a r y " . Han u t i l i z a d o e s t e p a q u e t e e n u n a m i c r o c o m p u t a d o r a

IBM-XT, les h a p e r m i t i d o m a n e j a r 3(:)(:) p u b l i c a c i o n e s ea un d i a ,

e n es ta b i b l i o t e c a se . s i e n t e n c o m p l a c i d o s c o n el C I R C A 1 1 v

c o n s i d e r a n q u e es f A c i l d e u s a r l o . T i e n e c a p a c i d a d p a r a m a -

n e j a r S(:? (:)O(:) vold[mene- y 2O (330 u s u a r i o s .

Su e d i t o r M i c r o S o l u t i o n s o p i n a q u e e s t e p a q u e t e p e r m i -

t e l l e v a r e l c o n t r o l d e l a c i t - c u l a c i b n d e l i b r o s , p u b l i c a c i o -

n e s p e r i b d i c a s y ~ t t - o s m a t e r i a l e s tie p r & s t a m o e n una b i b l i a -

t e c a

L o s p r P s i a m o s v e n c i d o s s o n a u t o m a t i c a m e n t e s e g a t - a d ~ z s d e

l a l i s t a d e l a s p u b f i c a c i o f i e s e n c i r c u l a c i b n y sus r e p c j r t e s

s o n g e n e r a d o s rA.p i~ i s y t d c i l m e n t e . E s t e @.s.quete get-mi te ha-

cer bL!!squedas o c o n s u l t a s d e r e g i s t r o s pDr e i fiambre i e i u -

s i i a r i i~ , prjr s i q ~ - t a t ~ ! r a , nr%inerc. d e i 1 i s c r i ~ c i S i - , y t e t h s . ds .+ei?-

c i m i t i n t o . E l C i r c u l a t i c m Manager t a m b i é n p r o v e e ~ti-~a r n n t r a -

seAa p a r a p r u t e ~ s e t - l o s a r r n i v o s .

Micro S o 1 ~ i t i o i i s ~ t t - e c e 3 3 d i a r , ~ r a t is comc p e r i o d o d e

p r ~ i e b a v m a i i t i e n e t!na 1 i n e a d e l l amada o r a t ~ i i t .s., rriimo a p u X ? ~ s

a l c l i e n t e , e s t o d e n t r s d e las E s t a d c r C n i e o s .

T i e n e c a p a c i d a d p a r a m a n e j a r 7(:it:i voi-i.menes, 1-10 se t iei-!e

i n f o r m a c i b n d e l ndimero d e u s u a r i o s .

C i rci!l a t i oii Planaaer

E d i t a d o p o r F r o f e s s i o n a l S o f t w a t - e , l a c a p a c i d a d d e e s t e

paquete es muy limitada, es aolicable solamente a bibliotecas

muy pequefías o especializadas que pueden ser capaces de tomar

ventaja de su bajo precia.

De acuerdo al pctblicador, Circulation Manager, imprime

listas de usuarins can prPstarnos vencidos, ie pubiicacianes

solicitadas y 9~ lo+ pr&stamns vigentes can ia Fecha venri-

mienta. La entrada de los datos de las usuarios c m prtis-

tamo se ~fect~.!tan en el computador al final del dia, aunque el

programa ouede hacer entradas constantes si se desea. Las

reoistr~á de usuarios cnn pr&s.tamos, pueden ser t-ecuperadms

salamer~te par si~natura, au tclr y t i, tulo. Este p.=.~guete vieice

coi3 un pragrama áiceEada para imprimir 1 istado~. , et iquetas y

av i sas .

T i ei-ie capar i dad para maiyej ar 4 2 0 ve i hmet-!es Y i C i r : i c!sL!~-

t - 1 ~ 5 .

Circulat ion Flus - Este paauete es editada par Follett Sottware Comoanv, si

se les salici 'a i\-iFarmaci&n ellas envfan grat 1s una pruebs

dei paauete.

El Circcila t ion Plus. t iene capacidad para manejar 65 iXK1

voli3mene5, real iza respaldas au t0rnA.t icamenie y genera una

variedad de 1ista.s v repnrtes ~stadi~ticos, avisos de prCsta-

mos vencidos o facturas de cobro. El registro de ios prPs-

tam~s ~ u e d e rer llevado a cabcl manv.aliriei-rte a travtis clcl te-

clado, o por medio del cbdi~o de barras. Este programa per-

mite manejar cil-ico periodos de prtstamo y asigna utia palabra

clave para evitar el acceso a quienes no estdn aut~xizadas

El archivo de usuarios incluye datos como direccibti y t ~ i % -

fono o extensihn, fecha de vencimiento y tipa de usuarin.

5egc11ii sci edí tor, este paquete produce veitit i trtc tipos

de reportes.

U1-i bibliotecario de Atlanta, Bill Asher sefiaia que:

"...este paquete tiene una capacidad sobresalie~ te, especialmente admira su habilidad eti la ejectt- citti-i de utia amplia variedad de fc!ticioties. "

CThe Library Micro consumer. 14E6, p. 4 9 )

Asher considera aue este paauete carece de un control

para el formsto de repartes.

Tierie capacidacj para i~,.~!iejar 65 i 7 ! : ) 0 ~oIctmej7f~ y 15 i:;f::i<:~

usuar i cs.

Columbia Librarv Svstem-Circulatioti

Este paquete es editado por Coiumbia Computinq Servicec

Irir. Primeramente fue r~nocido cnmn Oceiot Librar? Svstem-

Circulation.

Columbia Librat-y System-Circulation es un mhdulo de un

sistema integrado que lleva su mismo nembre. Segcin su editor

cada mbdulo Funciona como una unidad independiente. Ue rada

uno existe una verribn en ingl&c v espaRo1. El precio del

prggrama es de $1 295, el mantenimiento anual ei de $195, la

c a p a c i t a c i t t i y ac t u a l i z a c i t n d e l as t i u e v a s v e r s i o t i e s t ieiiet-I

un c o s t o a p a r t e .

E s t e p a q u e t e f u n c i o n a c o n o s i n l e c t o r d e c & d i g o ije ba-

r r a s , p e r m i t e h a c e r bh . squedas o c o n s u l t a s p + D r e l n-mbre ciel

u s u a r i o , p o r t i t u l o y ? i r el c t d i g o d e b a r r a s . g e n e r a r e o i r -

ter d e p r t s t a m o s v e n c i d o s y c o m p i l a u n a v a r i e d a d d e e s t a d i f -

t i c a s . L o s r e g i s t r o s d e c i r c u l a c i t t i ge i i e radc l s a t i - a v e s d e l

c b d i g o d e b a r r a s s o n tomados d i r e c t a m e n t e d e l ca tk t lc tgo d e re-

g i s t r o s .

T i e n e c a p a c i d a d p a r a m a 1 - 1 ~ j 3 . t - 15r:i r j $ i : j ~~.ol t \mef ieg . '; 21:) ::jítr:i

t - e ~ i s t r o s d e u s u a t - i u s .

L i c i r c u l a k -

E s t e p a a u e t e es e d i t a d o p o r I n f i r m a t i a n Managernent C o n - -

~ j ~ - t l t a i i t ~ _ . :)-!C. ¿s~~rreii E]? e g i ! i ~ i > ~ f B N j=C/ :<TiAT v t-ear.ii!zt-o !-i,n.s,

memoria d e 322 K B y t e .

L i c i r c u l a k e es un m&dul@ d e l p a q u e t e d e n o m i n a d o LIBRH-

RIAN, nct- se s a b e c.i L i c i t - c u l a t e f t t n c i o i i a i i í d t i p e n d i e n t ~ m e t 7 t ~

d e e s t e t t l t i m o .

E s t e p r o g r a m a f u n c i o n a t a n t o e n l i n e a como e n l o t e s y

calct!la a u tomAt i c a m e n t e i o s ,pr&s tamos v o n c i d s s , g e n e r a reprit--

tes y ' a v i s o s d e p r&s ta .mos v ~ i i i i i d i s y rei-iortes 5. tra\i&s d e l

c b d i a o d e b a r r a s c u a n d o es te e s t 8 d i s o ~ n i b l e .

No se cuenta con iiiformacibii referente al ntimero de vo-

i&menes y usuarios ~ U E puede manejar.

Loa ipres

Este paquete de "software" ha sido desarrollado por la

empresa " 5 i c; t emas Lifg i cos" de PI&::.:: i co . f iie d i sefiado para

trabajar eii conj~ti-tto C D ~ el ~.istema Lo- icat (paqiiete de

"software" para almacenamiento y recuperacibn de la informa-

ciiiii, pero seqLi.ii e1 editor es pct~ibli utiiizario iildetlei?-

dientemente.

Principales procesos. oue realiza Logipres:

1 . - i?igistr.ar., cantrolar e informar acerca de ims usuarios

los materialis..

2 . - Registrar los rnctvimientos del servicio.

.- d . Elaborar las Cot-mas inpt-ssas que .se t-eai-iiet-en para ufre-

cer PI servicio.

4.- Inventario de ia coleccibn.

5. - Mantener orotegid~s ias bases de +datos

El sistema ofrece la siguiente informacibn:

Indica en qu& sit~iacibi~ se enc~ieiitra cada pubiicaribii,

dispni-iible, eii pt-&tamo iqc!iCii 1 3 tiet-,e, v ci\Ando debe de-

volverla:) o en encuadernacibn. De el usuario indica quC ma-

teriales tiene en su poder, fecha de cievolucibn v calcula

m~il tas.

Este tiene la ventaja de estar en español y ha sido ad-

quirido por una biblioteca de nuestro pais, especificamente

por la biblioteca de1 Centro Cultural Cosiart-icense Not-teami-

ricano "Marck Twain". Sin embargo hasta el momento, Louipres

170 estct fcincio!-iai-ido porutie iilecidieroi-i imp1ant.a.r pri~ero

Logicat (pauuete para almacenamiento y recuperacibn de infor-

macibn ca ta1ogrdF ica f . Tiei-ie capacidau para marte jar l(:ii:t OCtt:?

volhmenes. Recientemente en nuestro pais la empresa Tecnin-

fo 5 . k . , dedicada a brindar asesoria, programas y servicios

en el Area de billiotecologia, adoptb la representacibn para

la comercializaci&n en Ct35ta Rica del software decarroilado

?- por 2-is tems.s itg ico5 dii ~ti:i co .

Media Tt-ack

Editado por Dalton Comouter Set-vices, Inc., de acuerdo a

su5 edi tores este 3aque te ac tus.: iza los arrhivms di 1.3.5 tran-

sacciones que ion reqiztradas, el prout-ama tv/iel-le en un dijco

cl !- 13 , los archivos est&n siempre en linea. Media Track CU~-I-

serva ios t-eglitt-os usuales, int13rmaciones de1 vsndedor, re-

gistro de los usuarios, at-chivos del publicador, etc. El

programa o u ~ d e leer u~zr cddiqo de bart-.s.s y un lectot- oot- t.3.t i 1

de cliciigü ~ie barras para reai izar it-ivefitar ios SS opc iol-lal.

Es te paucie t e yet-iera repor t es tales como ~crb 1 icac i~i-tes ~ 1 - i ctso

frecuente y publicaciones inactivas.

Tiei-it! capacidad para manejar 32 000 volCrmet-ies y 2 00C!

usctar i os.

De este paquete solamente se dispone de esta informacitn

y de la scimii-iis trada ei? el cuadrc, 23.

M-Ser ies/i(I Circulat ion Module

Editado por Utlas, Inc., segctn su editor, este paquete

ha sido cünocido formalmente como InfoBuest. El madelo de

c irculacitt? integt-a .solamei-!te el M-Set-ies/l(I de "sof twst-e" de

acceso al pcftbl ico, el programa coi-ttrnla la circttls.cidii de los

prgstamos registrados pnr Utlas, en la base de datos de acce-

so al pclblica, durante la conversidn del catAlügo inicial.

El modelo de circulacifn genera resortes de prssiamoi venci-

dos, avisos y t-iota- d~si material dirpoi?ible. Ls.5 pub1 itacin-

nes prestadas son revi.zadas u t i i isaniü el LAois luminoso.

Este paqi-i.ets ha rioo utiiiszdo en la Gibliatecz. de "2e-

d9ington Heights Cchüol iibrary" en una IEM FC, el sistema

titucitn, segCin estos usuarias, este saquete es muy fAcii de

usar y sefialan que comü prueba de ello es que es manipulado

por nifios.

Nonesuch Circulation zztem -

Editado por Rinqgald Management Systems, cegtin sus pu-

blicadores, este paquete genera repot-t~s ei? lotes, ¡?atas, a-

visos de pr&stamos vencidas, listados especiales, inventario

y restlmenes estadistieoi. Nonesuch realiza reservas de li -

bros y otrai obras qcie hati sido solicitadas por- otr~s ciscla-

rios. Este programa permite hacer bCtsquedas por usuario, au-

tor, titulo y calcula multas de los prgstamos vencidos.

Tiene capacidad para msnejar 18C) ¿:JC)O vol2imenes y 1(:!!:) (:)(:)(Ir

usuar íos.

A cont il-iuacibn ríe presentan unos cuadros compara t ivos de

las principales caracteristicas que recinen cada uno de los

paquetes a ser evaluados. Por el tipo de it-rfarmacibn de que

se dispone, no Fue posible analizar todos 105 requisit~s des-

critos anteriormente en el apartado de la ieterminacibn de

los requer irnientos, sino s~2larnente íos !%arcadas cún as tet-isco

en las pAgs. 124-135.

Primeramente se describen las caracteristicas que set-An

evaluadas en ios cuadt-0.3 comoarat ivos:

1 . - Eq.cri~o ~ t i l i ~ ~ ~ ~ g :

Se refiere al eouip~ o equipos en que se pusoe utilizar

ei paquete.

2.- -..-.-- Memoria requerida:

Capscidad de memoria RAM que reotiiere el paquete para su

f cin~z i o)-~am i ei-I t o .

RAM: Randon Access Memory - Memoria de Acceso Aleatoría,

localizada en la unidad central de pt-ücesami~nto ous contie-

ne usualmente los programas que administren la operacibn de

la microcomputadora, ejemplo Di35 sistema. üperativo.

3. - Capacidad estimada:

Nrtimero ectimadü de volriimenes qcie pciedeii ser manejados eii

cualquier momento.

4. - Capacidad est imada usuarios :

NCimero estimado de registro de usuarias que permite

manejar (ej.: nombre y direccibn ) .

5 . - Precio:

Precio de adqc1.isicibn eii 199F-, e::.::cep to lüs pascietes Lo-

qipres y Columbia Library System, cciyr, grecio e5 de 1488.

. .--- Entrada de @-g.i~-~ m r teclado:

La entrada de datos se hace a trav&s del teclado i2e la

mict-ocomputadora.

7.- Ectrada: de datir?s con . i ,$ciz 1ct.miii~xsci:

1 ; ' ¿Usa ei ~istema oat-a e¡-,tt-sr ios datzs, ,.=.~Iz lumin-su o

- rjisp~xsi t ivü 1e~tí)r Y ibdigo de barra.5-r'

8.- Permite editar re~istras:

Es cuando las t-egistros pui8ei-i ser recuperados y edita-

dos.

4.- Datos del- usuaria:

Incluye el programa, campos para de~endencia del usua-

rio, tel&fono u otros datas rimiiares

10. - a i r e c m exacta:

~ireccibn detallada que aermite localizar al usuario

1 1 . - 82tsquedas 2 consul tas por autor

13.- Listas de usuarios:

¿ E l paquete permite obtener listados alfab&tic~s de u-

sc!s.r i as3

14. - Estad-1st icas circctlacibi-t:

5umii-iistra estadistieas de circulaci&n.

15.- - Bluqueg y Weciih~ii- &e reoistt-os:

Qfrece el sistema, prütecci&n cC+j-!tra los que nü tienen

autarizacihn para accesat- intorrnaii!51-!.

16.- Reservas:

5e refi~re a los iasms en que un usuaria reauiere un ma-

tet- isi aite es!,$ prrstaJo. cciai-idu cl icha p~ib i ic.-.c idn ES cieviiei -

ia, el sistem.3 iniziicat-A. quisn ES el usuaria que lú requiere y

QL&.E estA tn espera.

1-.- ii~-te.s;:

Permite ~Cectuar la transaccibn con el camputadür inme-

d iaiaman t f a L t i sea t - s a l i za3a aür el usuario.

......................................................................................................................... Prl;uet-r ;-$-a~:.~- -ii! ucjiicif . CitcuIatiofi r : - t ! i i e . ; a.d .=s~:d~Z Wcn~su;h %.&+ S: - .+ -S :

f ; nr<.: -.4 ;..r , .

r i i i Y L . = C I Y : ! ~ ; h r a p v Cirrsiatian +,--: - g.- J..' - !{.-!:;$;e

F. . .<a: .*: i,f$.i,ij<,:.s Y : i u a "' '.'Y.'"

T . . . - i - -. :; b : .A ?: q; ,,- .- : ..-;z -. . , , d . - .

T ,- . ,- !: . . - . : ! L L .?.

?. Liysi;i . inn V * . A 2 2

......................................................................................................................... Y . tc;lzQ u:iiiz;<+ .S%

S-. ~ V Y : S - 7 3 - - r f ~ r r n r 7-y p.p it;;; *c.: : 8-.: p. ! E ? PC/KT .L . . . L. Y'/,*' '"Y E? - - . . . . . . Lk . . . b ?.!?e! '"'f , i ry;yT:;-

. . : .-., , . , 2 .

p r ^ ; s 77, .+p.- ";.

rgr ::.->-2fi . . . -ir'

De-termiliacibn cual g ccuAlec, paquetes satisfacen, ei-1 forma mA5 adecuada, los rpquerimientas ,& la biblioteca aria- -- 1 izada

A cantinuacibn se dez.criben las. paquetes que fueron se-

leccionados de los cuadros anteriores. El criterio seguido

FUE el siguiente, se analizaron hAsicamei-,te dos caracteristi-

cas i 17d i spei-jsab !es :

- . Capscidad estimada de voiilimenes

- Capacidad estimada d~ usuarios.

En el aBartado de reauerimientus ioág.i24 ) se determi-

1 - 1 ~ q c ! ~ el sistema de cit-culacitti-I para Ii. bibiioteia Sr1 I C E

deber& cuma minimi, mane.jar G[:r t:,r:jt:r valbnienes .y. ii.:, ;::ii::trii ci;;l_ta-

t-io5, En cansrcuencia se pt-~5enta un cuadro comgarativo ae

io.2 seis paque tes seiecc ionado5 , cc~n todas las car.3.c ter i5.t i -

?-a,% at?aiizada+, lo anteri.at- ~oii -1 fin d e ~~etermii-~ilj..r . - ~ % 1 ~2

. - i-LicillFs rje e ~ t n s p.3C!~i~t~5 3.uem&s de t-e~-i.:-~ir 1 ~ 5 d , ~ s ca?actet-ts-

t i c 3s i nd i spensab l es t-eane s.dem.&s 5 1 fiayut- n&rnero de 1 as

caracterictic3s que fue posibie evaluar, como t-esuitado de la

informacibn que ie pudo obtenet-.

., . . 3 -.,-.-.F ::e>:: . :.iF?.4< .Ag r r L., :::>., n n y . ...-. I',>.L.>

" c... L . ..t::: 8-r.i ..,ri 732 !:ni 1.20 @$ , ,. ... 2:: - ;zez2a u- : r u 2 b :.,* : Lli .=<O? vo:> .. IUzeneE.

Del cuadro No. 24 se seleccionaron cinco paquetes,

ios cuales por sus caracteristicas san considerados como los

que re<i~-ie~í el mayor nt!tmero de requisitos requerid~s por la

biblioteca del ICE. Como se ptiede 1-~otar el paquete que iío se

seieccionb fue SIRCA I I . estlz fundamentaimente porque nu re¡>-

ne las caracteristicas 8e prctteccihn de registros, la cual es

muy importante para qu- no cuálauier persüna pueda accesar ei

sistema.

En el Cuadro No. 25 se presentan todas las caracteris-

t icas evaic!adas de estos cii-iin [email protected] y .s~auiri;amei-!te .=E

. . realizar& el anAiisii de las ora %..S. contra que ioi mismas pre-

- t n cuanto a los cinco paquetes seieccionadüs, de das de

ellos! Card Dstalog Cit-cuiation Moduie y Circulaiion Plus, se

di-ipone al meliüs de la ü?i~-.iiti-i de tti-i cis~iario qtte la ha irtili-

zaiil-.l .

Del primero SI-! menritn se of'recen dos opiniones, ~ii-15 1- e -

gativa rpag.141 y otra positiva, y de Circtiiatio~í ~itrs ti17

usuario sefiala estar satisfecno con dicho ~.istema, aunque

ccníid~ra yce este carece de uniformidad en los Formatüs de

las repc~t-tis. En rstis casos, i.3 ojinihn ce ios uzuariils

pet-mi ten por ii-j menos conocer a grandes rasgrirs cbma tctncirirt-ia,

en la pt-Actica dichos paquetes.

En cuanto a las cararteristicas analizadas en 10s cuadros

anteriores, ambos paquetes ret!tnen la misma capacidad estimada

de volCtmenes, asi como los requisitos requeridos y evaluados.

Solamente Circulation Plus no permite bCisquedas por autor,

pero ei-i realidad esta cararteristica 1-10 es indispensable EI-I

un sistema de pt-&stamo que utiliza el cbdioo de bart-as, pues

generalmente a trav&s del ctdigo de barras se accesa la in-

formacihn.

De los otros tres paquetes escogidos, "Logipres", "No-

nesi-tch" y "Columbia" no se dispoi-ie de opii-tiznes aiie ayuden a

de'terminar ctmo Fiii-~cionan en la prAc t ica tales paquetes.

Con respecto a LogipiPe=, SLll-lGLtE y a ha sido adquirido en

una titiioteca de nuestro ü a f s . la hibiioteca Marck Twin dEi

C ~ t t t ro Cul t ~irai Cos t ari-icense ieamer icano, t oriavia 1-IÜ 5e

ha puesto en prA.ctica. Aunque se tuvo 1.3 oportunidad de en-

trevistar personalmente a uno de los editores de Logipt-es, no

... . rtbstai~te a!g~t!-jos a~@ectos d ~ . este p~tq~ete !-IZ quedaron si-!ti-

cientemente clat-üs, ccjmo por ejemplo oue ei editot- opina que

iogifirres es sistema q~!- tr.i.bajt, indepenciientemente d e Lo-

gicat (paquete para almacenamiento y recupet-acihn de infürma-

ritt-!l. t\io ohstai-~te e1-1 el Folleto ptttiicado por "Sistemas Lt-

gicos", edi toi-es de dichos paqcl.etes, entre Lit-ta be ias tun-

ciones aue realiza Loqipr~s %e seaala la siuuiente:

"Se utiliza para registrar, dar de baja y modifi- car los datos de ejempiares de cada obra. En este proceso se establece la interrelacihn con Louicat, va que a partir de los registt-os capturados con Logicat, se activan las copias e::.::ii;tet-Itei ei-i la bi- blioteca".

(Sistemas Ltgicos, 114871 pdo. b j

De lo anterior nacit la duda, sin embargo, segCtn el edi-

tor Loqipres, permite almacenar los datos principales de to-

das ias publicaciones de la biblioteca. Un problema que

presenta el Logipres es que no permite hacer reservas y esta

es una funcitn importante en los sistemas ie circuiaci&n Que

manejan un ndtmero considerable de prestamos, en donde 1 levar

manualmente el control de las oublicaciones r~serv~das se di-

ficulta. For otro lado, este paquete presenta algunas venta-

ja-, t-io e::.::istel?tes ri-i la mayüria de ios otros paquetes estu-

d i a d o ~ ~ excepto que Columbia es uno de los oaquetes analizados

que ectA en espafíol, en iocipres ademAs sus editores habian

nuestro mismo idioma, le cuai ES inirv v~ntajcso para la etaca

de capaci tac iin del sistema oue se adquiera. 50ht-e t+zdo que

ahiira e::.::isie i-ri? distribiiidor ei-i Costa Rica, lo ciial ha pertni-

tido que disminuya e1 cnsta del mism!~.

En 10 yue t-ernecta al Nonesucn, este paquete es ei que

. . pre.3en ta mayar capac i dad en e 1 maneja cie ~oli:~.n?.ei-ies ..y, t-eg z s trrJ

ie U.3USriü~. Esta caracateri.5iira es muy importante, sobre

tOC¡cs porque permite asegurarse el no tener problemas con la

e:.::pansitii-i f iiti_!ra de la colecc ibn , re2ri-i~ ademas es te paqiiet e

tcsc!es los reauisi tos y carac terist icas evaluades en los demhs

paqitete~. ei? estudio. El dii-!ice pui-itü que se iíscrrsi-ioce es el

i-iitimero de per iodos de pr4s t amo qiit- permi te manejar , aiii-iqiie

lbgicamente se supone qiie qiiiel-i disefía el sistema de pr4stamo

debe t erier presente qiie una b i b 1 i o t era genera l me)-t t e ciiet? t a

cot? diterentes pet-idos de pt-4stamo, depei-idiei-ido de1 tipo de

materiai y el objetivo para lo que el mismo sea requerido.

Una d e s v e n t a j a que e s t e s o f t w a r e p r e s e n t a es l a p o c a memoria

r r s a u e r i d a , D L t e s p a r a ~ a i - e j a r 18G i i 0 O r e a i s t t - o s crin i-?i-ta m e m o -

r i a d e 64 K s i g n i f i c a g e n e r a l m e n t e q u e el o r ~ a c e F E d e b t ? s a u e d a

es mSs l e n t o a u e un s is tema oite r e a u i e r a -e una memoria

inav17t- .

E l pt-aarama. "Columbia Li t i ra i -v S v s t e n i - C i r c u l a . t i o n " ?re-

s e n t a c a t - a c t e r i c t i c a s a u e d e b e n ser d e s t a c a d a s t a l e s como

a u e t i e n e c a p a c i d a d p a r a m a n e j a r 150 OOCt vmihmenes v r e a u i e -

re c!na c a o a c i d a d d e [nemot-i--. mayar que "Nonest.rch", 2 a u e

.siniiisr a l "Nr3i7e~i-i~fi". los ec! i t o r e s d e C a i u m b i a s i - i .minis t ran

- intat-mac1.3n d e t a i i a d a c u a n d o se les s o l i c i t a . czte c ~ a o u e t e

. . rec ine 13.5. c a r a c t e r i c;t j.rac anz. i ;adas en t o , y ~ z , j o demA.5

d e g r & s t a m n n b e a e r m i t e mane jet-.

En c u a n t o a l c o s t o d e d l c h o z paquet2i.z .ze tiene l a 51-

q u i e n t e i n t o r m a c i 2 5 n :

-- "------.-.,-.-"..----.-"- .-.-,----.-..-- "----.-u...-.------..."-. -.....-.---------.--.v..-.-..-. " ----- Paqcie te Card r j a t a l o g C i r c u l a - N ~ n e s u c h C o l u m b i a

C i r c u l a t icbn t i o n L o g i o r e s C i t - c u l a t i o n L Coc; t Modci le P l u s Svs t e m 5 _______ -_ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - . - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

E s t e es e1 p r e c i a a u e t e n i a n e c t o s D a a u e t ~ s a p r i n c i ~ i o

d e 15.37, e::.::cepto " L a a i o r e s " "Cali imtj ia L i b r z r v 5 v s t e m - C i r -

c u l a t i o n " , aue ei d a t o 9s d e 1988. kunabe el p r e c i o es IE-

p o r t a n t e , r e s u l t a m&- i m p o r t a n t e l a c a l i d a d y b e n e f i c i o s Que

o f r e c e el p a a t i e i ~ , de este meda SE- ~ctecle a b c e r v a r qrte e l

c a a u e t r "PJonesuch" t i e f i e e l v a l s r m & í a l t o , u e r o t.3liibitn e5

e l oue t i e n e mayor c a c a c i d a d ~ s t i m a t i a e n el m a n e j o d e ~ 0 1 ~ -

En s i n t e - i s D a r t i e n d a de l a s r a t - a c t e r i ~ t i c a s yue se o u -

d i r ~ r o n evaiimi;. 135 ij-ic12 paocte t rc ; rei-tilen ,-l\aj i d a d e 5 v re-

a u i s i t c ~ s r s ~ ~ . o i - i d n s gar l a b i t i i o t e r a d ~ : I C E ! e::.::cec+f:z : o s

. . D O ~ Z O E s a t a ~ va me;-:riafiaoo- que E.E c o n o c e n . Ahora b i e n , no

hay !3UE a i v i m t - cj:..ie ci-1.ai-lcjo E.E tome ir. ~ E C ~ E ji2i-, de adtqi-i.ifit-

aloi!nc: i e e 5 t o 5 p 3 a i ~ e t e s ZE cieh9 r e a l i x a y a n t e s , L!na ~ j r i - i . e O 5

res i d e l m i s m ~ , %y st.cji-\i r 1 r-comei-idar j o n ~ s i i-ild il=,s.das e,- 1 a

p b 5 . 1 8 2 .

I...ái pr'cson-t.61 c;e(;~:i<jri esti:% ~ ? r > < ; f i b e + ~ i d i ? . por' c?l. ent.\r>(::.:i.i~iclu

clcl . c ,bje. t : i . \do gener.¿:i:L .seg~ific:l(:, p o r c:.e%cla \ . \ no d e Icic; ~bje.k. : i . \ , ,~uc,

espec,5:F:icoc;, c t s i c;oino i.\r>i:n ex~~: l . : i .ce tc iCr i . i [email protected] d e 10s res i . i I . t ;a - -

<:lo::; nrriic; r .eI .~.?v;i ,r i- t~?c; t s b t c : ~ i . i J . 6 ~ ~ y ].¿as r,r~~-ic;:l.i.ic;:i.ari(~s y r.c?corn~?i'>clin--

c i (3 VI e? $:; .I: c:? ri cl J. e? ri .t. E? :: ai irie j c:, r ;ir r o S; (:, 11. t.\ cr :i. ci i.>a r 11. a s 1:) r ci l:, :l. @ITELS r:l e -t. E? (:,..-

. t . i s d o ~ .

61 VI i5 11. :i. 2: ;!% y C-? 11. ::; t.( k3 S; :i. ::; t. c?lriái (:l E? :l. iii l:> :i. 1:) :l. 3. (:3 4. i+?<:;;i (11 C? S (:/ e? +:-:a 11. ::> i.t ri .t. (13

: , : ; t . 1 +? l . : F t . I ( : : r ; , y. C;CI T. C: i::, S: J'I LINiiliri [:) , BCQ 1.1 6 1 ~ 1 :i. C; CJ E , l:> :i. ..-

):> :l. :i. (:) g y' fin .F :i. c;c1 S; a :i. ri .F r. a k s a .i: r. r.t c; .t. t.( y- a;. c:? x :i. :: 'k C.? V i 'b E? .

163

1 : ) ; a p 3. j. aunen t 2 e? :l. 1:,i.iestci y rei.irr (:? r eqi . i i s $ %OS !i;l.tp@-

r i (> res ;!S 10s s;ulj .ci- t :h(:fou par l e s : i r i c , t j . . t \ . i c id r , , n e?nit)¿aT.gC:*,

c;i 8.1. pc?r.&ai-);sj. 1 7 ~ ) - t t . t ~ : i . e ~ ~ ? (2% g r a d a tje pr(::*v.piaracifiis t p c e P:i.~?ne,

....................... ., .(<J. j o c:er.$ia c : . : . q 3 . : : : . ¿ , c a r i @:l. ¿zu~rien.Lu dc? ~T'F:.)'.':

q ~ t @ h ~ I L t n i. d o , ti t., 1:) i fi? r. ar 1:) o cl :i. t:l o G ci i'i .t. :i. n ua r S i e n d o -f. (-1 1-3 C> :¡. (3 rl 3. .

$j:i I?:i.cx-i E?T:: ;cj.er..tcr ci~lc" e?rr esta ka:i .bl . ir~.kc?ca r i o .rudo $;L.\ pe~.cscii.iiihX

r cii :l. :i. x ;ir C u i-i c; :i. o ri c 57 1:) T. <:).Fe E :i. (:> 1-1 EA 3. e c: , l. i.n r; .F 1.1 c :i. c:) 17 Q I 1; a 1.1 1 Q S; t.t .F i. -.-

c :i G? ri tairie:?ri .t. e c o n i p :l. e? j 2 % ~ C : C : I C ~ : . p ¿ l T. a E Q T. 1 1 e v ~ ~ d i i ~ s . ~;¿&t i Q ~ S O T.

1 : i e r c;c:ii-iea :L ct:xi-i p r el:) ie r- ;%G i C~ri 1:) ru.f e? 5:; :i. a i 7 a l. 32 c? x pe? r' :i. e 17c i. aa , iria x :i.iríc? e r i

t.t ncr 1 i 1: 1. i . : t. : c.? S; : c i. : l . i t : ¿ : 3 i n S t. i . t. t . c . r E : , en c :~ 1.1 Q c;, :l.

t . i. 1: <:! c::. :i. r'i .F c, T. ir\¿:$(:; :i. t ri i~ d t.11.t :I T. i. (:\ iib T. E? (:1 U i. (+? r r.? d e 1.1 1.1 .t. r í i i -1:. i3.iri i. ~ - 3 1-1 -t m% 57

~::.LI :i. (:l ¿:S (:I(:)s; <:> , C:I t.~<:+ [<+ 11. q ~t c.:: 1:) <:> (:! r f. ¿:: >. :i. CJ :i. t.t~.i¿;i !:i :i. 1 : ~ 11. :i, c:) sk t3t:i:; (11 1.t &:;a lrl;:$t.l G? j ;:i

:i. ri .f.' <:> r r:l¿:rC i. fi ri nif~::; <;.;a f.1 E$ r.~l::. . S e Y. a c i:*i~> :l (+? i.1 <:tal 1 : i t. L r : : t . c :l. is

(:le u; t:; r. :i. 1:) c: i (Si7 c:l e :l. o c ~3 t.\ (+? !!; ;+ c:t F.? ::i ii c :l. c.c yrrr i r s a ~ y w r. p r a p ia r 2r.c: :j. 6 r.1 ;:L (:, : T . : ....

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167

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ccirist.eiii<:;:i.;isu; se? r e c 1 c i e r ' i t . A c o i r i c ~ iriii-iiino (:IC?S p c r r c o r i a s ; clcic:? l a l - r t : z re i?

1 e s t s n cti'i:i.cliicl, u r ia r clcic? :;:;cil.al:ior~2 ei'i :).(:>S mca i r t e r~ tac : <+?i'r que::+ 3e

I:j r ssc:?i.i ' t e i i i jyr~\cl' i(a i.15; i.iSi r :i. (3s; ¿a :l. a v e z , <:I \.\E? c: +>??A ¿%dairi¿&s; 1 i3 1' es porr....

5; ¿al:) 1 e:, de (:j .f r c; e>? r c.>? 11. C; C? r v :i. i:; (:) (:i (+? r c.:? .f' e:? r C:.? r i c; j. tr: y q i.t E? (11 (5% 1.1 C:+ c: 1.i C)

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1:) :l. :i. c> .l.. e<:i;i (::.e:> i i::><:;:i. cc.3 T' <ii e 1. c: :l. c: t. s i r i ; ! ~ , c:.cDri :l. :J. <.::*~.,uC> ;.:S c! c.te> se .1: i . t v :i. e r;?, (:l t.( c.;?

(:la j ¿!i r' f [.le r ii: t i e: $;E? r. v :i. c:; :i. (:, p r e ( : , :i. 5.¿3.Ín(C?i'i 't. e? Gri E? l. ir.i::;rrii<?i'i .t. c, S$ 1.1 '2 11. i:?. t.(--

ri :i. (:! i i i <:¡ e:¡ B C. :i. T (:; (.t :l. ::i(::. :; á li ).' ~3 T. C? S; .t. ZLIT~C; <:l<.:+ 1:) e i i cf f. ¿i% , F> 'ir r. ¿i% S; t.\ .F (.t YI k., e'. .' .l. (.J vii!i*-

i n j. e ? i'i 'k. <:> , (:l e d i c:; li a e; :L u; .t BIT>;B , 1:) U r. e:? S; 'I: IIP r CI z á 1'1 :l. CL 13 i. l:, 1 :i. ~3 QC::.¿!L S: e i.r -..

vez c) r.i i:? e:? 7. c+?ii t9 ' i T' i ; i !:;e:, r. :i. a 5; p r e:.71:r 3. c<?ina:; , ,h ¿!A l. (+? c c:,c:)iriu :

chero de todos los or&stamoc. iistado. fichero sin listir,

óoieta~ pendientes por registrar en la micro. boleta= para

oru-tla, es ciecir boleta:.; que se registraoan Y se iban t-e~.zi-

sandü al dia siguiente para saber si quedaba o no rtoistradas.

Esra 5ituacib-t auemAc de orecentar una mala imauen de la

b'ibliotec3. ocasionh aue el trAmite de devaluci&n Fuese mAs

iento.

Otra imolicacihn de esta siiuacibn fue la verificacihn

di las bolitac de liquidacitn del @ers@nal uue dejaba de

1 aboiP3r et7. i a i 17s t i tuc ibn , e~!es COITC~ =e oftede 130 tar en 1 a

situacihn discriia. esta verificacihn resultaba engüt-!--.=a y

arriesgada :.:.a Q L ! ~ se tenia oue Oetermitiar si ui? +i-{tctro

e::.::emg les.dt2 ten! a n no deudas ~ e n d ien t e5 con 1 a b ió ! ioteca .

Pnr ett-o l a o n se acumuiaban en oapeies las de~~~~zluciones

~ecr~as y oue nü haoian oodi.io ser eii~inad3s en la mirt-gcgm-

oci taaora.

Gtrct asoecta al uue ie estA exouesto. con el desarrollo

de ciztpmas lcrales es cuando la oersens. aue 4esarrniia i 1

sistema d e ~ a ni laborar en ia insti tucibn v na5ie m t s C ! 2 n > r ~

~1 sistema, en dicna caso esti tiende a 8erarr. Eje .3hi 1s.

impar tancia de qi-ii quien desarrol le L!n sistema local. ei.sS9t-e

detal ladamente tanto el manual del usuario. como ei manita1

ae sistema v tambi-n es necesario aue varias personas de La

institucibn lo conozcan tanto como quien lo desarrollb.

A h s r a D i e n . E S i m ~ o r t a n t e a c l a r a r QUE a p e s a r d e l o s

o!-oblemas s e i ' i a i a d o s e n ei sis tema d e s a r t - ~ l l a d o o s r 3 . l a b i -

b l i o t e c a d e l I C E . n o se Duede d e j a r d ~ l a d n Q u e h a r e s u l t a d o

u n a v a l i o s a e::::periencia o a r a i a s b i h l i o t ~ c a s d e n u e s t r o o a i s ,

o u e s es e l p r i m e r s i s t ~ m a d e s a r r o l i a d o á e e s t a l n n o l e . A-

i e m a s ha s i d o s i n l u g a r a d u d a muy v a l i o s o p d r a l a b i b l i o t e c a ,

occes ha c o i - i t r i b u i d n e n l a sal¡-ccioii d e u n o d e l o s m a v n r e s p r o -

.k l e m a s Q L ! ~ v e n i a ei-itrei-ttando e s t a ~o- i i i jad 13e i i - i tormd~ib1-i . e l

a l t o g r a d o d e m o r o s i d a d . S i n embargo si se c o n t inCtan oresE1-i-

t a n d o l a s a n o m a l l a s s e ñ a l a d a s se c o r r e ~ 1 e e l i o r o d e vc r ive r a

a u m e n t a r , e n nt!merc d e m o r o s n s , p u e s e n e s t o s momentos se

t ierieri p r & c t amo5 v e n c i d o 5 h3.s t a d e ccn aC$i

A n t e l a si tuac i15n e?::@uec ta e n re;=c!nenaab le :

- QUE 5- a d q u i e r a para l a b i b l i o t e c a d ~ i ICE ~ t r s m i c r n -

r - m a u t a d n r s m $ + , o ~ U P -51- i o m e i 7 0 5 1s x t l - t a i .se C S . ~ P ~ E o o r

ni- ESO . u;73 mui t i p r --

- T r a t a r . ~ 1 x 7 l a a v ~ t d a d e l f i e ~ l a r - t a m s i - i r ~ :je L&inr.trto. d e q u e

~i s i . ~ . t ~ l n a o e r m i t a por l o menos q u e i a I ~ < ~ ~ - I T I S . C I ~ ~ ~ e?-i !a m i -

c t -oc~meuts .do t -a se a c t u a l i c e t o e o s j . - i a i 3 . s . miPntrss no .SS

a L s p ~ n o a áe un e q u l p o que sea u t i i i zadz 2 1 . n i c 3 m ~ n r e nara

art%.stamzs i~ r i t - c u i a - z i b n . P a r a e l l o t o a a i i 3.5 mafiai-iss d e b e n

i i - ! t r o @ i c c i r s e eii l a m i c r o - o m o u t a d o r a t o d o s l o s . p r & s t a m o s Y

d e v o i u c i a n e s d e l d i a a n t e r i o r , e s t o coi7 -1 t i i i d i mai i t ener

a c t i e a l i i a d o el s i s t e m a Y l l e v a r ccn c c r n t r o l a d e c u a d o d e 105.

p r & s t a m o s y c o n t i n u a r v e r i f i r a n d o q u e e l s i s t e m a a c e o t e d i c h a

i n t o r m a c i b n .

- Cuando un usuario soiieita aue se le a-je anotado detrAs

ae la baleta de un orgstam12. oars aue rus;-~do sea devuelto se

le avise. es cot-lvet7iente, o~le ade:nds de anotar los Oatos del

usuario SE. ai-iote la fecha. Lii-la vez que se loore 1 levar u17

control de los pr&stamos al áia, se terminaran muchos pro-

blemas como ~ ; a r e j ~ m ~ i o . aite una oubiicacibn que ~ s t A soiici-

taia oDr otro u-,l-[i.t-io sea aek'uel ta mucho t i e m ~o después de SLI

v~i-lrimiertto.

OPJETIVÜ ESPECIFICB --- ----

"Realrzar proverciones en cuanto al tamafio d~ la colec-

!=lj!-t v ~-lL!!net-ü de ~t-estamos ;L!E tei-l~irA la tlibl iotecs ci diez

3fios oi3to' .

De las proyecciones realizadas se estima aue para el afio

. - - C:-II-~CI i.3. cc.iseri6t7 la bib 1 icteca i-iei I C E , tei7jrA g.-ro::.::lm+

- d a m e n t r 33 I hh $v.oi~!ime1-1~5 v SP emir.$.i? ~~e.s:ac~-s 3. jzml-

ciii- 21 26.3 nublicaciones.

Estar provecciones Dermiten ccncluir uue comz minimo un

- -- sistema de circulaci15n y pt-&=tamo ~ 3 . 3 la bibiioters. iei LLL

deber& rel-let- cc<~acidad Dara mal-ielat- 50 i:!i:!c:~ v~lj.&mei-!is. estíj

con ei tin Ü E evitar ~rob1ema.s ~osteri~re.5 Dar aumento ie ia

coiecc ion.

"Determinar los requerimientos que debe satisfacer un

sistema automatizado Dara el subsistema de circularibn y

pr&stamo, basado en el anAlisis realizado"

En este estudio los requerimientos fueron divididos en:

A . Requisistos generales, en el que se incluve uno de los

requisitos indispensables como es la capacidad de volCtmenes

que debe ser capaz de manejar el sistema.

B . - Control de usuarios.

C. - Actividades de pr8stamo.

D.- Actividades de renovacibn.

E.- Actividades de devolucibií de publicacioiíes.

F. - Bloqueos.

G. - Reservas.

H.- Consultas.

1 . - Materiales de reserva

J . - Avisos y reportes.

K.- Reportes estadisticos

Estos a su vez fueron divididos en puntos especificoc.

Por el tipo de iiíformacibn disponible 170 fue posible evaluar

todos los requisitos determinados, sino Ctnicamente los sefia-

lados coií asteriscos en las paginas 124-136

Como se puede observar estos requerimientos tienen dos

funciones, pueden ser utilizadas tanto para la seleccibn de

un sistema de "llave en mano" como para el desarrollo de un

sistema local.

" E v a l u a r l a r rat-ac t e r ist i cas a u e ~ r i s e n t a n a l u u n i s p a -

q u e t e s d e " s o c t w a r e " p a r a r i r c u l a c i b n y @ r & i t s r n o d e u n a b l -

b l i s t e c s . " .

Paica l a e v a l i i a c i ~ n primeramev7te se 1 i s t a r o n ctt-ta serie d o

p a q u e t e s d e " s @ F t w a r ~ " p a r a i i r c u l a c i b n v ~ r & s t a m o . d e 1 ~ s

cuaies se seiecr i o n s r a n i o s que u t i f i z a b a n microromüu t a d o r a s

I B M : p o r ser e s t e un e a u i p r i e n e l acie el I C E e s t A i n v i r t i e n -

d o g r a n C a n t i d a d d e d i n e r o :.a. o o r t a n t - es m A s a c t e s i b l e e n

d i c h a i n i t i t u c r b n . SE Pete t -minb a B e m A s q u e e i a i n d i s o e n s a b i e

a t t e e i S ~ S ~ E I ? ~ t i ivlet-a raps.+.clijalj mara ~ma!-!e:at- mil-!imo 6i:i i.3f:>fI1

'~~nl!.!!mc;i-~~.s 1 i : i 1:1:>1:3 t - e g i + t t - ~ r 9- t - ~ . s l [ a r r o s , ofr-a r a t - s ~ t o r i 5 - i -

ca g ~ u e tamkai&n f ~ e g a un p a p i i i m o o r t 5 , n t e e n i a s e i e c e i t 5 n . f u e

i.5 ot-~2?pcci&!3 se r e g i s : r o . s , ~ o t 3 e l F i n d e Que ii s i c t - m a - r - -

~ o i - q a d e e117 1nerat7i smo qele nci p ~ r m i t a ai!e cuS l aLii e r p e r s o n a

o u ~ d . 3 . e n t r a r 3.i S:S~E!TI.~. .

" U e i e r m i n a r ~ ~ i d ? o ~ ~ [ & l e s d e i o s @ a o u e t e + a n a i i r a d o s

s a i i s F a c e n e n f-rma mds a d e r ~ i . a d a los r . e a u z r i m i e n t o s d e l a b i -

b l i o t e c a 3 n s . l i z a d a " .

Ue l a e v a l u a c i 3 n e n m e n r i b n se e s c o g i e r o n c i n r i @ a a u e -

t e = . l o s c u a l e s s o n c r i n s i d e r a a o s como l o s a u e re21nen r e o u i s i -

t o s v c a r a c t e r i s t i r ? ~ r e q u e r i d a s p o r la b i b l i o t e c a a e l I C E .

e l ios s01-1:

- Card Datalog Circulation Module

- Circulation Plus

- Columbia Library System

- Logipres

- Nonesuch Circulation System

Todos estos paquetes analizados tienen algunas caracte-

rísticas en comttn, entre ellas, que utilizan el cbdigo de

barras para almacenar y recuperar la inFormacibn, pero en

alqcinos casos este sistema es opcio~ial, como en el caso de

"Loqipres". La utilizacibn del cbdigo de barras y el IApiz

luminoso permiten agilizar el almacenamiento Y la recupera-

cidn de la informacihn y evitar los errores que se cometen en

la transcripcibn de los datos. La mayor implicacibn de uti-

lizar el cbdiqo de barras se presenta en el momento inicial

en que este es implantado, pues implica pegarle una etiqueta

a todos los libros que posee la biblioteca y otra al carne de

todos los usuarios, una vez superada esta etapa se pueden ob-

tener los beneficios mencionados.

Todos estos prooramas son sistemas de "lleve en mano"

es decir sistemas que han sido disefiados. desarrolados y

probados, Dor esta razdn una vez que son adqciiridos y se

reciben los cursos de capacitacibn para el manejo de los

mismos, se pueden poner a trabajar inmediatamente. Los pro-

veedores ofrecen mantenimiento del sistema y en la mayoría

de los casos trabajan en la publicacibn de nuevas versiones

- c o m o ES e l c3so d e 10s s i s t e m a s "Coiumbia i I b r a r y b . d s t ~ m " v

"Lag i pi-es" .

Una d e s v e n t a j a . q u e D r e s e i í t a l a a d i l u i s i r i b n d e ~ i l t s i s t e -

m a i~ " l l a v e e n mai-~o" es l a d i s t a n c i a e x i s t e n t e erttre ) í u t s t r o

p a i s Y e l p r o v e e d o r . l o c u a l i m ~ l i c a mavorse u a s i o s . d e e n -

trcinarniei-ito : o r ~ i e b a s d e l s i - t ~ m a . . N o atse ra i?fe Lcn a s p e c t o ucie

se d e t e d e tomar En c u e n t a . a t - ~ t e s d ~ i e c i i i i r ili.Al es e l m o t o i o

m s s a d e c u a d o p a r a a u t amat i z a r u n a b i b l i o t e c a , es ~l a c e i - t - z i o

a v a n c e t e c n o i b g i c o v l a e x p e r i e n c i a y a v i v i t i a p o r o t r o s ~ a i -

so%, i a c u a l d e b e a ~ r o v e c h a r s e . P o r %sea r z z b n es i m o o r t a n t e

o l s n t e a t - s e ia i n o a i e t u d , Ir si r e a l m e r ~ i e v a l e l a n e n a nes3rrz-

l l a r un " s o t t w a r e " l o c a l p a r a t i b i i o f e r a s , d o n d e ya e . i s r e n

1-1.n~. .serie ge o a g u s t e = d e s a r r o 1 l a d o s v oap h.~.:-! g a s a d ~ z - i r ~ t . 3 . -

d s pr!-iiba y a i c a n z a d o n l v e i i c t i i j y c l & o i2=es a l ~ I = S E . T i . 1

, S áe mnmenii ~joljrfa r o n í i i r t - a r s e auf no se s j i s o o n e de i o s

r o r u r i e s p a r a a d n u i r i r d e es t o s s i ~ t ~ ! n . s . - . sin s m b s . r - ~ ,

i.3 t e l : n ~ i o q ia d e ios C'IBDL~ t s - i o r e s es:& ay--.i-,;-a!-tdo . -3-05

- i z s n t ~ s c u s y el ? r e t e n j e t - u n o d e esras s i s t e m 3 e . i r n ~ l l c a

uL!e e n L ~ I ? t iemoa na ínciv l e j a n o , se d e t PIZ t s r l~!s a p e n a s sti. i i 5-

f 2 z e i a s n e c e s i d a c i ~ s d e l m o m ~ n t e . Fot- e s f a t-arbn si se

D c r e i d e s a t - r o i i o i 4 ~ c a . l ~ SE d e h e ~ t - ~ i r - ! t - ~ r .yiie e s t e i&i-la ts-

Liü5 i o s aVai-tces te?-iíoibdiccilr alce i;í~i~c-~,ei-t :o;, ~ i . s t e : ~ s . , = ct7mer-

c i a l e z d e " l l a v e e n mano". FUES. d e l a c o n t r a r i o SE e c t a r i a

i n v i r t i en t io sn un s i s t e m a a u ~ a c o r t a ~ i a z s s e r i a ~ o c o 6~!i-1-

t:ional D a r a l a s n e c e s i a a d e s e n e l m a n e j ~ QE i n t o r m a c i d c

momento . 4dernA.s d e q u e se corre e l r i e s g o á e q u e u e s p u e s d e

p e r i o d o s d e un al70 o mas se d e t e r m i n e o u e el sistema n o es

funcional, como ha sucedido en la biblioteca del ICE.

Por la experiencia vivida en la biblioteca del ICE, que

ha venido a comprobar las desventajas que conllevan el desa-

rrollo de un software.loca1, descritos por Corbin en p ~ g 3 O .

Se recomienda a la biblioteca del ICE que adquiera un "soft-

ware" de llave en mano, específicamente que escoja uno de los

cinco paquetes seleccionados y que antes de proceder a su ad-

quisicidn, tome los siguientes aspectos en cuenta:

1 . - Contactarse con quienes ya han implantado el paquete en

su biblioteca.

2.- Consultar al editor del paquete, sobre los mktodos de

capacitacidn Y costo del mismo.

3. - Coi-tsul tar sobre la garai-it ia y mai-ttenimiei-tto del mismo.

4.- Efectuar una prueba real del paquete o por lo menos

obtener una demostracibn prAct ica del mismo.

En vista de lo anterior se recomienda a las bibliotecas

que tenoan interks en automatizar sus funciones lo siguiente:

1 . - Desarrollar un plan del proyecto.

2.- Analizar los cuatro mgtodos sefíalados por Corbin (v&ase

marco tedrico pAg.27) y elegir el mAs adecuado a su realidad.

3.- Realizar un detallado anAlisis de requerimientos.

4.- No desechar ninghn registro manual, hasta que se haya

pasado la etapa de varios meses de prueba del nuevo sistema,

sobre todo que se tenga la seguridad de que si se presenta u-

na falla posterior se le pueda dar una solucibn funcional.

Si una biblioteca decide automatizar utilizando el meto-

do de desarrollo de "software local", es necesario que tenga

en cuenta que para ello es indispensable:

1 . - Oue se disponga de un equipo de analistas de sistemas y

programadores con experiencia en el desarrollo de "software"

para bibliotecas y que dispon~an de tiemno completo para

trabajar en el disefio, desarrollo y aplicacibn del "software"

2.- Que el lenguaje que se utilice para el desarrollo de di-

cho sistema, haya sido probado con un sistema similar.

3.- Que se disponga de los recursos requeridos para el desa-

rrollo de este tipo de sistemas, elementos de tecnologia mo-

derna.

4.- Que varios miembros del personal de la institucibn. ten-

ga el mismo grado de conocimientos del sistema, que quien lo

desarrolla. De lo contrario una biblioteca se expone a em-

plear recursos en un sistema que probablemente pasar& mucho

tiempo antes de que sea funcional.

Si una biblioteca decide adquirir un "sistema de llave en

mano", es conveniente tomar en cuenta los s igu ientes aspectos-.

1.- Buscar y analizar fuentes, guias y paquetes de software.

2.- Definir parametros de evaluacibn.

3.- Evaluar los paquetes de "software".

4.- Consultar a especialistas en informAticas en caso de du-

da, o solicitar la asesoria respectiva.

5.- Efectuar los cuatro pasos recomendados a la biblioteca

del ICE. (VPase pig182 1 .

6 . - Optar por el "software" que mejor se adapte a sus

necesidades.

Para cualquiera de los mPtodos señalados por Corbin que

se seleccione, es indispensable que el bibliotecario realice

un analisis de requerimientos detallados, que le permita real-

mente determinar qu& es lo que necesita, de este modo se aho-

rrarAn recursos tanto econbmicos como de tiempo y se asegura

un producto final apto para satisfacer sus necesidades.

LITERATURA CITADA

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Wea las p a r a f;? üirriei-~aci~- a i fa l iBt i -gs . . gil i ü s c a t & . l ~ ~ u o ~ - de j.. ---.- kn~t - i¿an L i b t - a r v & s r c i c i a t i u i - t . bi.s.sjiit7gt~t7 B . C . : DEA, ---- ---- ---..."."-- 1371.

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Real Academia E s p a f i o l a . D i c c i o n a r ia de Lengua i Z s ~ a 1 7 o i a . Madr id : La Real A c a d e m i a , 1 9 8 4 , 2 v .

R e u l a s p3.t-a ia d e n a c i h i i a i t a b g t i ~ I~_s catAloar? - Jp círrierican L i b r a r v k s s o c i a t i o ~ . Washii-igion D.C. : UE4, 1 9 7 1 .

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Rejas G i t t i & f - r ~ z , E s t r e l l i t a . Creaci>s&riungiinidad el~: fot-macihn e s o e c i a i i z a d a E ~ - e l e r m r n ~ n i c s c ~ ~ ~ p3.k-a, I n s t i t u t o C o + t a t - r i c e n s e @eje E l e c t r i c i d a d . r P -

L 249.n Jc~ .=L l :

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5 ~ F f a d . f ~ t 4 i l l i s t m . I 1 7 t r o d ~ t c t i ~ 1 - i a g & w s t i o n fx Jikrs.ria)xz C h i c a u ü : Mallo. L i t h o g r a p h i n c j , I n c . , 1583.

o r & = . t a m o & _ l a b i b l i m t e c a d e l ICE. S a n J o + & , C . R . --.- ICE, 1485.

S i s t e m a s - i h g i ! = o r . S i s t e m a c ; itiitoma.t i ~ a z ~ c ! s pc , ra b i b l l o t e r a s - . -i&::.:: i ~2 : 5 15 t e!m.2.= i c ~ , = i 987 ,

5 ü l a n a t i t - , idal t e r . Elemet-ito5 i b o c i o . I n v e 5 t i q a c i b n B i b l i o q r h f i c a . [ S a n J o s e j : UNED, l198C11.

S t t - a b b l e , Edward G . B i b l i o t e c a s e s o e c i a l i z a d a s , . ! ~ I & s h i n c ~ t o n :

U17 i bi-I Paiiatm~jr i c a n a , 1 968 .

S w i h a r t , S t a n l e y J . 8 H e f f l e y , B e r y l F . Comauter S v ~ t e m s Lthe ! ibra-. g h a i ~ d t ~ o i : : manailet--5 ariiJ d e 5 i u n e r s . Lo5 - 417 g e l e s , E A . : I ' i e l v i l l e P c t b l i s h i n g Comp. , 1-72.

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A92

OTRAS FUENTES DE INFORMACION

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Brusoiler, Alfredo. Loaipres. San Jus&? C . R . : Centru Cul- tural Costarricense Nürteamericanu, Marzu, 1488. (Cu- municacidn personal).

ANEXO No. 1

GUIA PARA ENTREVISTfi P. -

AL JEFE DE LA BIBLIOTECA ---- DEL INSTITUTO COSTARRICEM DE ELECTRICIDAD -

La presente guia de entrevista se ha elaborado con el objeto de recopilar informacibn Cttil para conocer y anali- zar la situacibn actual de la Biblioteca del Instituto Costa- rricense de Electricidad, como una de las etapas de la tesis de graduacibn. La misma se llevar& a cabo mor ia aba.jo fir- mante, con el pt-oofsito de optar el grado 8e Licenciada en Pibliotecologia y Ciet-!cid= de la InformaciOn, a presentarse en ia Universidad de Costa Rica.

1 PkRTE. "ia Eiblioteca del ICE"

1 . - CuAles scn los objetivos de la biblioteca?

2. - C~t&1 e5 el time ti mero de personas qii.e labo1~a17 e17 dicha bi- bliateca. Es suFiciente para llevar al dia el trabajo c! pot- a monos p a r a curnol ir a cabalida& las actividades que lo requieran?

3. - Con qu& recursas econtmicos se disp017e e17 la biblioteca para cumv 1 ir 5 ~ 1 s ~b jet ivos?

4 . - Cu&l e-, ia forma c r j m o se distribuye el pt-es~ipuestiii a-;ig- t-iadct?

5.- Indique -1 tipo de material bibliogrBfico que se adquie- re?

6 . - It-idicar el tamafio de la coleccilin. Considera usted que el recurso tibliogrAfico es suficiente y adecuado para satisfacer las necesidades de informacibn de los usua- rios reales y de la institucibn?

7 . - Bu& opinibn le merecen los siguientes elementos que com- ponen la infraestructura de la biblioteca?

Planta f isica

Observac iones : -

Equipo Adecuada - Suficiente - Ii-iadec~iada-- Insuficiente--

Ubservx ioi-ie~ : -

Papeler ia Adecuada - Suficiente -- Inadecuada-- Ins~iFicie~-ite-

Observar ianes : -.--------.---- --- ----

Instrumentos

8 . - CuAies san las subsistemas en aue se divide ia bibiiote- ca.

4.- Servicios que ofrece.

,s.-- 11 Parte. tl 5~ibr;is tema de circ~ilacitin y prl-stamo"

1 . - CuAl es el ntJm-ro de persanas que labora en este subsis- tema? Es suficiente?

For que'? -. .--

2 . - Describa y de la opinibn que le merece la infraestructu- ra que se utiliza en este subsistema.

Planta fisica Adecuada - r ~uFiiiei~t~. ,-,-

Inadecuada-- Insuficiente--

Observaciones: -.e-.----

Equipo kdecuada - Suficiente - 1naderuaQa.- Insuficiente--

Papel er i a y docutmei-i t ~s F-ideccrada -"--, Suficiente -- mai-ic!a 1 es Inadecuada--- It-~suficiei-~te-,--

Instrumentos Adecuada -,-A Suficiet-tte ,-,-

Inadecuada- Ii-~sitf ic ie1-i te-,--

3. - Bc& fit.nr ioi7es real iza el s~tbsistema de cit-cu1cr.c at-ttix- ma t i zacioii

4 . - CuAl es su opinih1-i acerca del funcionamient~ aciual de este subsistema? Si la opinihn es negativa, favor indi- car cuAlec son lo+ maynrec prablemas que observa, y as& suqerencias podria ofrecer En procura de remediarlos'?

5.- Qu& caracieristicas cansidera usted que debe reunir ei sistema automatizado para esta biblioteca o fiara una bi- blioteca con caracteristicas simiiares a esta?

ANEXO No. 2

GUIA PARA LA ENTREVISTA AL PERSONAL DE LA

BIBLIOTECA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

QUE LABORA EN EL SUBSISTEMG DE CIRCULACION Y PRESTAMO

La presente guia de entrevista se ha elaborado con el fin de recopilar informacibn en lo referente al sistema y so- bre todo al scibsistema de circulacittn y prostamo de la bi- blioteca del Instituto Costarricense de Electricidad. La misma se real izar& coi? el objeto de labot-ar ci.i?a tesis de gradcicacidn qcie llevar& a cabo la abajo firmante. coi? el mro- pbsito de optar por el grado acad&micü de Licenciada en la carrera de Eibiiütecologia y Ciencias do la Infot-ms.cidn, a presentarse en la Univer~.idad de Costa Rica.

I PARTE. "Datos generales del entrevistado"

2 . - Puestü: --- -.-e

11 PARTE. "La Biblioteca dei ICE"

1 . - Considera usted qiie el ncimero de pet-sanas que laboran en esta biblioteca es suficiente para llevar al dia el tt-a- bajo o por io menos para cumplir a cabalidad el traDa7o que lo requiere con prioridad?

2.- Bu& opir~itn le merecen los sigciientes eiementos que c ~ m - pünen la infraestructura de la biblioteca?

Planta fisica Adecuada ,-- Suticiente -- Inadecuada-, Insuf iciente-.

Observaciones: -

Equipo Adecuada -- Suficiente Inadecuada- Insuficiente-

Observaciones:

Papeiet: ia Adecuada - Sctf iciei-tte - Inadecuada- Insuficiente--

Observaciones : ----- -.-m --"--

Instrumentos Adecuada ,--- Suf iciente ,-

1 aadec~!ada .,.--- Insiif ic isnt~---,,

3. - io.3 recursos bibiioqrdficos Que posee esta bibiiüteia satisfacen las necesidades de infürmaciún de i ~ s usua- rias reales y de la inztitucihn?

1 . - Ludntas personas lahor3n en e s t ~ subsistema? Consicera usted que el nctmero es adecuado para llevar al dia el t t-abajo?

2.- Cu&.les sol-t i a s prin:zip.sie= Funcion~s qi2.e se llevsn a ia- b~ en este suhsistema? (tales como pr&stamos, devolu- ciún, renüv&cibn de pr&stamos! etc . )

3. - Cudles son los procedimientos que cisted dsibe seqi-¡.ir -ara realizar sus funciones? (o seal para realizar un prk- tamo, una renovacihn, una devoluci&~-~~ eti.)

4.- Bu& opinibn le merecen ios siguientes recursos materia- les que utiliza para llevar a cabo su trabajo?

Planta f isica Adecuada -- Suficiente - 1 i-iadecuada- Insuficiente-

Observaciones: .-

-

Papel er ia y 'documet-i t os. G*iecl-!ada -- Suticiente -- mai-tika i ES I nadecua~a----. f 17s~tFirienie---

. - Lonsia~t-S ust~d que el nivel de srivicia al usuario ES

adecuad~? Satisface las necesidades de infot-maciSn ue i c~.s usuar i

-7 . Describa y expli~ue el sistema de circulaci&n automati- zado de que dispone esta biblioteca, con aspectos tales como e~uipo? funciones, otros.

B.- fi su criterio, cudles son las mayüres orotilema= q u ~ e- xisten En este subsistema?

9.- Considera usted que el sistema que se ha desarrollado para circulacihn y pr&stamo ha m~jorado el proceso, es mAs rbpido? es m A s seguro?

10.- Out+ requisitos considera usted que deberia reunir un sistema de circulacihn y prt+stamo automatizad^?

!l. - QuS sugerencia oFrereria usted para mejorar el servicio?

DIRECTORIO DE EDITORES DE SOFTWARE

S O B R E CIRCULACION Y PRESTAMg

- r a q u ~ i e q u e e d i t a -- Ecli t u r E i i r e c c i b n

Automateá L i b r a r y I I S o r t e S y s t e m E3 1 1 Mani t o b a S t r ~ e t , #2i:i2 i l a v a d e l R e y , L a l i f o r - )-tia 9(:>243 USA

Autumated Libt-?.?-y 5 v 5 - i ~ u n d a t i o n f or 505 M c N - i l l Ave- tem i i t r a t - y Reseat-ch nue P o i n t P i e a s a n t

h e s t V i t - n i n i a z!jj!jj5r:> U'IA

gil!iC: TraC:: o13 L i n e Cit-- F c j l l e t t 5r,Fth:ai-e 44ar;G N o r t f l hect c i i l a t i o n S y s t e m í3ompa17 y Highwav C r y r t a l

LaE:e, i l l i n o i s 6 i:> i:> 1 4 U54

C i r c u l a t i o n [ i a n a g ~ j r

C i r c u l a t i o n Manager

C i t - c u l a t io17 PIC~S

MSC L i b i a t - y 5y.5- 1455 S ~ I J : ~ S t a t e t e m r . O r e m , Litah 8405rj

USA

- n i c t - o i i j i i - i t iü i -~~ ; 1zi:;Z idect: 9&th S t r e ~ t , S w i t e A i n i i a n ? p ~ l i s , I n - i i a n 462(1>(:?

P r o t e s s i o n a l 2 1 F o r e s t Avenue S o t t ware G l e n Riclqe. N e w

J e r s e y 07::i28 USA

F t ~ l l e t S o f t w a r e 4506 N o r t h West Conpany Highway C r v s t a l

L a k e . I l l i n o i s ei:>i:> 1 4 - 7 3 3 4 USA

Paauete edita Editor ----. Direccitiii

- Columbia LiPrary bys- Columbia Comou- 2 1 7 G Hamilton tem Circulation Module ting 5ervice Ltd. Stre~t, Reaina,

5 . t::: , Canada 53o2Eb Te i eonoiie i3!:i6 > 569-218r:t

Librarv Circulation Maj-lag er

Liat-ary Circulat ion SVE. t em I , 11 and 1 I L

Libt-arv M ~ n i t o r

Gaylürd Brothers, P . O . 49\:!1 Inc . 5vra.c~tse. P~sI.-J 'Yot-i::

'J3~Z 1 -L+Slt> 1 USA

k::-lc! Micro MEtiia 6 krrcrw Rüad Ramsev , New Jer sev (:1744& USA

Ml!-tnebaqü 5of t - 109 M ~ s t !?S.LI-I ? ware Comoanv 2 t i-pe t ¿al&oi-;j2, fiii?j-~e.- sota 55921

Infürmation Mana- 225 ksst 34th ~ET!E?-?~ Consu1 - S trret New Yurk::, tants, 1i-1~. lq5 w f cl t- 1:: 1 (11 i::~ !::I 1

USA

- .. sist~ma.5 L-+gicüs Tecnin;~; 2.e. Edifii-im Ir. Cruc i t 2

Sabanilla, 5.J Costa Rica

1 . ~ 1 i ~ , ! - ~ ~ i - - , ~ : . :~ . . -~ t S t r o s t A ! ? l i n n t m n , t. vlrqi\-!i.s 1 ' r ~ ~ ~ ~ . ~ ~ i ~

USA

N U I ~ P ~ L ~ C h C i t-c t t 1 a t i i i i i Riiiggüld Mai?ag~- Bü:?:: 3 G 8 Svs t em ment Svstemí Beaver ton . Ore~on

Ej?(:t74-(53&8

REGLAMENTO DE LA

BIBLIOTECA

INSTmmi COSTARRICENSE DE Em'RICIMo -- FUENTE M

SETIEMBRE 1983

ANEXO NO, 5

B O L E T A D E PRESTAMOS

D E L I B R O S

Autor

Titulo

Slgnrturr

Mmbre

1 nsc.

Dependencia

Dirección a que pertenece

Tel. o extensión Empleado No.

Fecha

Firma

I.C.E. - Biblioteca

VALE POR PUBLICACIONES F - 2 2 - 0 0 0 2

Sírvase leer al dorso

ANEXO NO, 6 BOLETA DE

PRESTAMO DE R E V I S T A S

-7

Autor

Nombre

Dependencia

Firma

I.C.E. -Biblioteca

VALE POR REVISTAS F-224019

Sírvase leer al dorso

ANEXCi No. 7

R e s o l u c i t n d e la fdt-mula e m p l e a d a en las p r o v e c c i o n e s F r o n d s t i c ú d e l tamaRo d e l a c o l e c c i 6 n

B i b l i o t e c a I C E

P. ...-- --m .- ..- ::.:: < a ñ o ! y ( N O . v o l s . ) x . 2 :.:: y Pt-oni5s t i c o s % e r r o r

5e i n t t - o d u f o la t&t-muia b A s i c a r o n iaa c o n s t a n t e s a y b de-%- o e i a d z s en l a h o 2 a s i e c t r ñ n i c a L n t u s , e s t a se ~ n c a r g b d e cal- ci!!at- l n s t - e s ta i - t t e s v a l o r e s rje p r o s - ~ t ~ s t t c c i f iara i o s .s.fius s i l b - s i g u i e n t e s , e n este r a s o hasta el aMu .2i?!0(3.

Resolu.cibn de la fbrmuia empleada en las proyecciones Fronbstico de pre~tamo

Biblioteca ICE

yi = a 1-1 + b ::-:: y::.:: = a >:: + b :.:: 2

x iario) y (No. voi5.j .. ..... .. 2 ::r: y Fronbst icas % error

5~ i i - t i t - O ~ U ~ O 1s fht-mula bAsica rüi-t i á ~ rüi-t~ta~-ttas s. Y b des- pojadas en la h ~ . j a ele~ztrbnica L.otus , esta se enr.zrg& de ~ 3 1 -

r:-g.iar los con.z.tantes vaiarss !5e grcn+5~.tico Qar.3 ~ I ~ . ~ . . ~ . f + g ~ sub- - - = jgt!io!7te'=j , e)-, s'=jte f.2.si3 hasta el ajyg riii:;i:i .

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD as EDQ;:GC

ESCUELA DE AZhINISTRACIUN EDUCATIVA DLFITLi . 9E 1 1 ~ T E C C J L ~ I 1 :{ C 1 ENC 1 AS DE La 1 l ' ~ f ! ~ ~ ; ~ & ~ 11314

A continuacibn se presenta un resumen de la tesis de

graduacibn titulada:

"Ai-iAlisis de requerimientos para la a~itomatiraci&n del. sub-

sistema de Circ~ilacibn y Prbstamo de la Biblioteca del ICE".

Esta tesis consta de siete capitulas, a saber: Intro-

d~iccibn, la c~lal ii-icl~~ye el problema, su irnportai-icia y los

objetivos. Seguidamente se oresentan los Antecedentes Tebri-

cos Y PrActicos; Procedimiento Metodoibgiro y los Eesultados

derivados del Andlisis de la Situacibn Gctual, se incluye a-

demhs el apartado de Pt-ayecciones, Determinacibn de los RE-

auerimientos Y la Evsluacibn de Paquetes de Süftware, se de-

~arrlz~ l l a luego l a Di sciis ibií , Coiíc lits ioi-ies y ñecomendac iones .

Por C~ltimo se presenta la literatura citada, caií~.ultada

Y los arie::.::os eiítre los cuales se destacaií las eiítrevistas

realizadas y directorio de editores de software para biblio-

tecas.

Comprende bhsicamente tres aspectos:

1.- Se inicia con un comentario sobre aspectos generales re-

lacianados con la automatiracibn de las bibliotecas.

2.- Se presentan como idea fundamental del Problema y su Im-

portancia, la necesidad de resolver las dificultades a que se

enfrenta un bibliotecario ante la eventual acitomatiracibn de

una biblioteca, que inccluven: la escasa literatura existen-

te en el pai5 v id poca consisteitcia prdctica de &sta. A t-air

de esto SE sugiere la idea de resolver el problema en men-

cidn, mediamte un analisis de requerimientos para la automa-

t iracidit de cii-la biblioteca, tomando el subsistema de circula-

cidit y prestarno de la Biblioteca del Iiíst i tuto Costarriceitse

de Electricidad. como un ejemplo. Asimismo. se realiza una

evaluacihn de paauetes de sottware aplicados a este subsiste-

mas como uno de los mktodos viables para resolver dicha

si tctac idi-1.

3.- Objetivos

Objetivo General: Realizar Lin andlisis de requerirnien-

tos de la Biblioteca del ICE, eitfatizando el subsistema de

circulacibn y prtstamo, orientando a la futura automatiracidn

del mismo.

A continuacibn se mencionan los objetivos especiticos:

a - - Analizar el sistema actual de la biblioteca del LCEt

desde el pciitto de vista de recursos humaitos, ecoitdmicrls. bi-

blioqrAf icos e infraestructura existente.

b.- Analizar el subsistema de circcilacibn y pr4stamo en

cuanto a recursos humanos, procedimiei-ttos, formularios, ii-t-

fraestructura y estado de la automatizacibn.

c-. - Real izar ~rovecciones en cuai-tto al tamal70 de la colec-

cibn y ntimero de prestamos aue tendrA la biblioteca del ICE,

a diez afios plazo. Esto con el fin de inferir cuAl debe ser

la capacidad de registros que debe manejar el nuevo sistema

automatizado.

d.- Determinat- los requerimientos para la automatizacibn del

subsistema en mencibi-t, basado ei-t el ai-tAlisis realizado.

e.- Evaluar las caracteristicas que presentan algunos paque-

tes de "software" sobre circulacibn y prestarno.

f . - Determinar cuAles de los paquetes de "software" satisfa-

cen las necesidades determinadas.

11.- Antecedentes Tebricos y PrActicos

Trata este apartado sobre antecedentes tales como:

- Las bibliotecas especializadas, historia, definicibn y

caracteristicas.

- El Instituto Costarricense de Electricidad y su bibliote-

ca.

- La automatizacibn de bibliotecas, su historia, evolucibn

general y en Costa Rica.

- MBtodos para automatizar bi~liotecas.

- El software para automatizat- bibliotecas, criterios de ce-

leccibn y evaluacibn.

- El subsistema de circulacibn y prkstamo y su automatiza-

cibi-i.

- La automatizacibn de la biblioteca del ICE.

- Aspectos a considerar . - para realizar un anAlisis de reque-

rimientos.

1 1 1 . - Procedimiento Metodolbqico

Describe la metodologia em~ieada en el estcidio, desta-

ca asoectos como: Tipo de investigacitn utilizada; los su3e-

tcis i / las fuentes de donde se extrajo la informacibi-t; ias

variables de cada uno de los objetivos con su definicibn e

instrumentacibn y oor 2tltimo el rn&todo de anAlisis utilizado

en la investigacibn.

IV . - Resul t ados

En este capitulo se desarrolla propiamente el anAlisis,

orimeramente de la biblioteca en general, de esta forma se re-

suelve el primer objetivo es@ecifico. Seguidamente se presen-

ta el anAlisis del subsistema de circulacibn y prPstamo de la

biblioteca del ICE, desde el punto de vista de sus propbsitos,

subsistemas, recursos humanos, infraestructura, flujo del

trabajo, documentos y formularios y el estado de la automati-

racibn de este subsistema.

El siguiente punto trata el anAlisis de las provecciones

y se refiere bhsicamente al tamaRo de la coleccibn y ntimero

de prfkstamos que tendra la biblioteca dentro de los prb:.::imos

diez aRos, para lo cual se utilizan datos de los aRos anterio-

res y se empleb el m&todo estadistico denominado "Mbtodo de

Minimos Cuadrados".

Despufks del anhlisis realizado se procede a la determi-

nacibn de los requerimientos para la automatizacibn del sub-

sistema mencionado. En este punto se detallan las caracteris-

ticas y requisitos que debe tener el sistema, se definen como

requisitos indispensables:

- Capacidad para manejar como minimos E.(:) (:)(:)(:i voltlimenes y

1 0 O(:)(:) usuar i os .

- El sistema deberh ful-icionar ei-i una microcomputadora IBM XT,

AT o compatible.

- El bloquear o restringir el acceso de usuarios no autori-

zados es una caracteristica muy importante entre otros.

V.- Discusibn, Conclusiones y Recomendaciones

Se transcribe primeramente cada objetivo, se realiza una

conclusibn y comentario del mismo y seguidamente se indica la

recomendacibn que contribuye v/o resuelve la situacibn dada.

VI.- Literatura citada

VI1 . - Li teratcira col-iscil tada