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UNIVERSIDAD DE CQSTA R I C A FACULTA DE EDUCACION
ESCUELA DE ADMINISTRACION EDUC:ATIVA DEPTO. DE BIBLIOTECOLQGIA Y C I E N C I A S DE LA INFCiRMACION
A N A L I S I S DE REiS!CiEEIMIENTOS PARA LA AUTCIMATIZACICIN
DEL SUBSISTEMA DE CIRCULACION Y PRESTAMO,
UT 1 L 1 ZANDO COMO LABDRATOR 1 O LA
B I B L IOTECA DEL INSTITI-ITrJ C:I:ISTARRIC:ENSE DE ELECTRICIDAD
T e s i s de GI-.aduac i ón p r e p a r a d a p a r a o p t a r . p o r e l g r a d o de
L i c e n c i a t u i - . a en B i h l i o t e c o l o g í a y C i e n c i a s de l a I n f o l - . m a c i 6 n
Por.:
EOSIBEL MCiE 1 LLU ROJAS
COMITE ASESOR
D r a . Ana C e c i l i a Dit - .ectoaa
L u i s Bat-.)-.antes Ri Lec t'o r
L i c . J o s é R u p e ~ t o Lectot*
J e s 6 s Ugalde V i q u e z , M.A.T.
Humberto P 6 r . e ~ Pancorko, P h .D.
Dra. Ana C e c i l i a To~- .~- .es M .
Lu i s Ear~ - . an te s R i v e r a , M.L.S. .(k~ 3 Lic. J o s & Ruperto Arce D . 4
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
&tiertI mani ' e s t a r m i m & . ~ E ~ ~ ? C S - T Ü a g r a d e c irnientci a :
Dra. Ana C e c i i i a T t ~ r r - e -
Luis Bat-raiíte.5 M . L . '5.
L i - . E u p e r t o Arce D e l g a d o
TABLA DE CONTENIDO
1. INTROWCCION
1 1 . ANTECEDENTES TEORICOS Y PRACTICO5
1 1 1 . PROCEDIMIENTO METODOLOGICO
. . l . T i p n de i n v e s t i g a c i a n
- . 2 . T U ~ E ~ Ü S . v f i ientos d e i n t a t - m a c i h n .- . F u e n t e s k i - 1 i f iq t -&.f j , ras 4 . ' J a r i a i l i - 5 : +IJ, d e r i ; - 2 ~ ~ c j . t t - ~ ' e :nc,tr-.+nej-!tal:i~tt:-t .- 1 , A n & i i . z . i r d~ l a j,fifi;t-m.2cittn
IV. RESULTADOS
1 . 4 n A i i s i i d e l s i s t e m a a c t u a l be ia ~ i b l i o - teca . d e l I C E
2 . A n A l i s i ~ . s u b s i s t e m a &e cir-i-:.ia,=i&i-! ,L.; ~ r b s t a m o d e la ü i t i i u t e c a d e l ICE 4 . j=yop&sitt:?g. d e l . s i - l t - ;g is t~ma - 3 . E l s i s t e m a d e la b i b l i a t z c a de!. ICE v
l o s sub5 i s t ~ m a i C . R e c u r s o s Humanos <- . I n f r a e s t r u c tut-a E . F l u j n d e t r a b a j o Be! s u b ~ . i s t e m a d e ~ z i l
c u i a c i & n v o r & s t a m o - - t . LIocume:-; n s mal-!ua i u j. 1 i zad3.5
.- . . c . t s t a d o d e la a:- i . tomati i .scia?-j d e l s u ~ s l s "-
tema - : Pt-oyecc:igfiez i - i tamaMc+ d e c t ~ i e c ! z i ! 3 n y
nhmei-9 cit^ pr t3s tamos a'te ie:-cdr&t I a t t s b i i o - - - - L r c l 13ei-liya de 13oce 5ia{!25
4 . & t e r ~ i i - ~ a ~ j . ; ~ - I m r . reat-teri.mi-j-!t!>s o regi..i,;:, . . . .
S; ras al.iz d e b e :;a? i z f a ~ e r e i ~ z s i s i r , . s . ai-itc- m a i i z a d o de c l : - cu !ac i&n u ~ r & = . t a m ~ = , 1.3 b i b ! j , o t e c a d e l ICE
. . . -. . . Real.! S i t o s !-,entra e-;
-. 3 . !"-.~=~:ykr-~zi be L i E . L i s r i 1 2 ~ .- L . & ~ t i v j , ~ j . ~ . ~ e s d e ~ar&z.tam!>s - i..!. Ci,=ti~v:idaGez de ypnovaciil.:-l
. . . . 1- . .- .. - " & ," i . v ' 1 ~ . 3 . g e ' = , d e !~e...:~~:ili-\i:~!+i-~ -" t- . B i o o u e + x .-. + 12. R ~ c e r * ~ ~ a s . . .- H . L o n s u i t a s o bi.
VIII. OTRAS
ANEXOS. AI~P::.::~) #¡
FUENTES DE INFORMACION
G u i a e n t r e v i ~ t a a! Jete d e l a t i i b i i o t e c 2
G u i a ~ n t r - s v i r t a a l o e t - s a n a l d e l a B i b l i i t e r . 3 .
D i r e c t o r i i d e e d i t o r e s d e s a 6 t w a r ~
B o l e t a d e prP.s tamo - i i b r u s
B o l e t a d e ~ r P s . t a m u - R e v i s t a s
1. I N T R O D U C C I O N -
El ritmo con Que se efectdtan los avaiices teciiolhaicos,
en la actualidad, hace dificil comprender cbmo el conocimien-
to humano ha sido relativameiite lento para alcat-izar normas de
vida urogresivamente mas elevadas. Es asi como hov dii. se
ccieiita con ctn sinnhtnero de conocimientos tan rico5 Y diversos
aue hacen imposible que persona alguna pueda reunirlos v co-
nocerlos en su totalidad. Cama cansecciencia, han surolda
entidades especializadas eti el tratamiento v disemitiacihn de
la inf ormac it)i-i, tales como unidades de ititot-maiiibn, centros
de documentacii3n y bibliotecas.
A pesar de que la meta de estas entidades es satisfacer
las necesidades de intormacibn de los usuarios que acuden a
ellas, por diferentes razones se dificulta ei cumolimiento de
dicha meta a cabalidad.
Son varios los factores que hov en dia se presentan v
justifican la automatiracibn de una biblioteca. como un medio
oosible para alcanzar los fines que estas Dersiguen. Al-
gunos de ellos son los siguientes:
a- La gran e:.:plosicLln bibliogrdfica imperante, reflejo de
ello sol-1 los miles de voldtmenes que se uctblicali diariamente,
t o que hace imposible el conocerlos todos Y su consecuente
dificultad de tratarlos todos en forma manual; asi como
controlar su circ~tlacihn.
b- El avance acelerado de la ciencia y la tknica faci-
litan el manejo y acceso rApido a la informacibn.
c- La necesidad de nueva investioacibn, debido al avance de
la tecnologia, reauiet-e que para ooder llevar a cabo una
investigacidn re necesite contar coi-1 la informacibn lo m&%
especializada oosibie referente al tema bajo estudio.
d- El envejecimiento, en lo que a los conocimientos se
re'f iere, se da coi7 mavor raoidez, sobre todo en las Areas
tecnolbgicas, como es el caso de las telecomunicaciones.
5in duda alguna es necesario la automatizacidn de los ser-
vicios de la biblioteca con el objeto de satisfacer ?as
necesidades actuales de informdci&n. sin embargo, se consi-
dera deseable el compartir las experiencias que sobre este
campo se tengan, mediante la utiliracidn de las t&cnicas y
tormatas est8ndarec con miras de facilitar el intercambio de
experiencias v recursos.
e- De igual manera, el incremento en la cantidad de usuarios
que acuden a ias bibliotecas, exiue cambios acelerados en
cuanto a prestacihn de los servicias ou.e estas brindan, tales
como :
- mavor velocidad para accesar la informacibn; ya sea esta de
tipo bibliogrdfico o referente a pr&stamos (quien posee un
material dado, donde puede ser localizado, ccta1-1do ser& de-
vuelto, qui&n lo tiene reservado, etc).
- la automatizacibn permite unir 105 vinculos con otras bi-
bliotecas en Drocura de compartir rec~rsos y evitar la du-
plicidad de esfuerzos en los servicios mas indispensables de
una biblioteca.
El presente trabajo tiene como pro~bsito realizar un a-
ndlisis de requerimientos que ermita conocer las cat-acteris-
ticas oue debe reunir ctn sistema de circulaci6i-i y prestarno
automatizado para una biblioteca. En este caso se utilizb
la biblioteca del Instituto Costaricense de Electricidad como
laboratorio. en la cual se realizb el andlisis. AdemAs se
llevb a cabo una evaluacibn de las caracteristicas que pre-
sentan algunos paquetes con el fin de determinar cual o
cuales de elios t-rsultar ser mAs adecuados srqhn las ne-
cesidades determinadas en el anAiisis indicado
1.- Problema y importancia
En la introducción de esta tesis se mencionan muchos de
los factores que demuestran la urgencia de la automatizacibn
de las bibliotecas. En nuestro pais cualquier biblioteca aue
quiera ser funcional y dinAmica, debe recurrir a las facili-
dades afrecidas por la tecnologia de las computadaras.
El problema pareciera sencillo de resolver, sin embargo
ui-ia de 1s.s mcí.yores dificultades que se le presentan al bi-
bliatecario, ante la eventual autamatizacibn de una bibiia-
teca es la escasa literatura existente en e1 pais y de paca
coi-tsistet-tcia prActica, esto hace que ei bibliotecario en ti-I
alto grada desconozca los aspectos relevantes iniciales a
considerar y por esta razbt-t sct camttnicaciat-t ron pt-ogramadorec
v anaiistas no resulte del toda fructifera.
En virtud de lo anteriar 5urgih la idea de efectuar el
presente estudio, cuya finalidad es realizar ui-t anAlisis de
requerimientos y a partir de este una eva1cl.s.citji-t de paoctetes.
orieatados a la autamatizacihn del subsistema de circulacihn
y pr&stamo de una bibliateca.
Con e1 at-tAlisis se ide1-ttificarr)i-t todas los elementos que
juegan un papel importante en el subsistema mencianado, las
caracteristicas que debe reunir el nuevo sistema v la eva-
luacibn de paquetes de "software" apropiadas.
La institucibn que se escogio para hacer el estudia es
la biblioteca del Instit~ito Castarricense de Electricidad.
El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) es una
institucibn de servicio pCiblica, fundada el 8 de abril de
1944, segCin el Decreta de Ley Na. 444. En un principia la
funcibn primordial de este ente fue la administracibri del
desarrolla electrica del pais. Cama consecuencia de esta, su
biblioteca, que fue creada en el afia de 1956, tenia inicial-
mente la respansabilidad de proveer infat-macihn que reforza-
r&. al Sector Energia, o Servicios El&ctricos. No obstante,
en 1463: se le asignb al ICE la respai-isabil idad de coordinar-
todas las esfuerzas en pra del desarralla de las telecümuni-
cacianes en el pais, con la cual se amplian las Areas prio-
ritarias de la institucibn que debe cubrir la biblioteca:
En la actuaiidad la biblioteca cuenta con una calecrifin
aproximada de 35(:i(:i(I valdtmei-ies , y 415 t i t~ilas de pub 1 icac ioi-tes
peribdicas, de las cuales 85 san suscripcianes activas a
vigei-ites mas 25 t i t~ilo.; par doi-tac ihn . Adem&.s, se t iei-!en
prestadas a domicilia 4500 publicacianes hasta el mes de
febrera del afia en cursa. Dichas prestamas incluyen aquellos
realizadas a larga plaza e indefinidas, refiriendase i-ia 5010
ü las realizadas en este mes, sino ül ndtmera de prestarnos
activos a domicilio.
Par su parte, la institucibn cuenta can 84G6 empleadas,
quienes son usuarias potenciales, de las cuales, segdtn las
rsiadist iras, . &pro~::ima.damei-:tee 1 7 5017 i-!~uav-ios res.les.
Gna de las razonej 2or las cuales ~1 porcentajz de utiliza-
cibn es tan bajo, en relacibn con el nlLm~ro de caeleados pa-
rece ser e1 hecho de la ubicacihn de la biblioteca, en donde
los mAs beneficiados del servicio son 1us funcionarios de ia
Ofic-inas C~ntrales, ubicadas en Sabana Norte, San Jos&.
De acuerdo a las obset-vac ioi-ies prel imii-iartis real i zadss
se detectaron las sig~~ientes nec-esidades en la citada bibiio-
teca:
1. - Inexist~ncia de un estudio de requerimientos detai iado
determinara todas las caracterir-ticac; que debería r-a-!nir
un sistema automatizado dc circulacihn y prtstamos, p u ~ s
este juega u17 papel primordial en ui-ta biblioteca.
2.- Defici~nciss de los sistemas actudles; aunque en esta
biblioteca va se han desarrollado programas para a.utomatiz3r
este subsistema, tanto el primero camo el segundo presentan I
una serie de problemas, algunos pudieron evitarse desde el
,~t-incipio, mediante un b~!~17 ai-thlisis de. reqiiet-imiei-tto-; v
m~ichos otros rad ic.sn en .las de~vt-i-l tajas acie cm-11 leval-1 el
desarrollo de "software" local. Todas estas de, Ficiencias
ser8n presentadas en e1 anAlisis del sistema actual. (V&rse
p ~ g s . 117 ll& y 172 -176
. - 3. - El servicio de prestarrio es ofrecido por ui-ia sola perso-
na, quien tiene a'su.cargo todo el @roceso de pr&stamo,
cctntrol de morosidad y reclamc-s, reserva de materiales, o-
frecer el servicio de referencia etc
4.- No ha sido posible llevar al dia el control de los moro-
sos.
5.- El tiempo promedio de atencibn al usuario es de 15 mi-
I ~ L I ~ O S , es necesario agilizar las labores relacionadas con el
servicio de pr&stamo. Las anteriores funciones son realiza-
das principalmente de manera manual.
6.- No existe la posibilidad de contratar mC1s personal, para
la biblioteca en general y para el citado servicio En parti-
cular .
7.- Seria deseable dar una mayor difusibn de la informacibn
con que se cuenta en la bibl ioteca, procurai-ido que mAs L!SLI~-
rios sean favorecidus con el servicio.
Por tal razbn se sugirib un anAlisis de requerimientos
y eval~iacibn de paquetes, como un mktodo para r~+olver los
problemas de: 1 ) Falta de ejemplos prActicos sobre como rea-
lizar anhlisis de requerimientos para automatizar el subsis-
tema de circulacibn y pr&stamo de una biblioteca. 21 Nece-
sidad de d~finir cual(es) de los paquetes analizados podria
solucionar los problemas del sistema existente tales como
la agilizacibn de los servicios tangibles al usuario y
control del servicio de prktamo de publicaciones e insufi-
ciente utiliza cibn de 1ús servicios por parte de los usua-
rios.
En sintesis, este analisis de requerimientos pretende:
sefialar tanto las caracteristicas que debe reunir un sistema
de circcilacibn y pr&stamo automatizado, para que luego sea
desarrollado localmente o para que se seleccione y adquiera
un sistema o paquete de llave en mano desarrollado por empre-
sas comerciales.
Al respecto sobre los m&todos para la automatizacibn de
sistemas de biblioteca estkn los siguientes:
"Sistemas desarrollados por empresas comerciales, o de llave en mano ("turnkey systems"); sistemas compartidos a travhs de redes de comunicacitn; sistemas adaptados de otras bibliotecas; y sistemas desarrollados de manera local." (Corbin, J., 1985, p. 9)
Realizando un breve anA.lisis de 10s m&todns sugeridos
por ei citado autor al confrontariüs con la realidad nacio-
nal, se puede afirmar siií vacilacitií que las püsibilidades de
sistemas compartidos a travhs de t-edes de comunicacitn y la
adaptacibií de sistemas de otras bibliotecas no son aplicctbles
en este caso, al menos en f~it~iro cercano. Primeramente
hay que considerar aue las redes de comunicacitn entre com-
putadores apenas se estdn iniciando en nuestro pais. Comn
muestra se pueden meiíc ioiíar las real i zac ioiíes de Rad iogr=tf ica
. Costarriceiíse S. A., que inicid operaciones con su sistema
RACSA DATOS, y posteriormente el RACSA PACK; asimismo, la red
del Registro Nacional, apoyada esta en los servicios ofreci-
dos por Radiogrdfica Costarricense.
P o otra parte respecto a los sistemas disefiados lo-
calmente y los desarrollados por empresas comerciales, ambos
son aplicables a nuestra realidad, por 10 que el presente
estudio pretende atacar el problema a trav& de sistemas
comerciales y dejar las bases para el desarrollo de un sis-
tema local, esto teniendo 421-1 cuenta las limitaciones de for-
macibn profesional que podria tener el bibliotecario al en-
frentar la tarea de desarrolllar un sistema local, asi como
las desventajas que dicho sistema presenta. (VETase p&.g 30 1 .
2.- Objetivos
A . Objetivo General
Realizar ut-i analisis de reqcterimiet-itos de la Bibliotecct
del ICE, enfatizando el subsistema de circulacibn y prestamo,
orientado a la futura automatizacibn del mismo.
Objetivos especificas:
a: Analizar el sistema actual de la biblioteca desde el
punto de vista de:
1 . 1 los recursos h ~ m a n o s , ~
1.2 los recursos bibliográficos,
1.3 los recursos econdmicos,
1.4 infraestructura existente.
b. Analizar el subsistema de cit-culacidn y pr&stamo d~ ia
Biblioteca del ICE, en cuanto a:
1 .S recursos humanos,
1.6 procedimientos,
1.7 infraestructura existente,
1.8 Estado de 1a.automa.tizacihn
c. Realizar proyecciones e17 cctai-ito al tamafio de la coleccidn
y n&m&o de pr&stamos que tendrA la biblioteca &&'ICE, a 1 V
a1705 plazo.
d. Determinar los requerimientos que debe satisfacsr un sis-
tema automatizado para el subsistema de circulacibn y prgs-
tamo, basado en el anilisis realizado.
e. Evaluar las caracteristicas que presentan algunos pa-
quetes de software sobre circulacibn y pre'stamo de una bi-
blioteca.
f . Determinar cuál o cuáles paquete(s1 satisface(n) en for-
ma mas adecuada los requerimientos de la biblioteca analiza-
da.
1 1 . 4NTECEDENTES TEORICOS 1 PRACTICO5
1.- Las Bibliotecas Especializadas
El nombre biblioteca especializada, tiene sci origen
en Bret ton Woods, New Hampshire, Estados Ut-iidcrs, lcrgar donde
se reunieron, el 2 de julio de 1904, un grupo de biblioteca-
rios con el propbsito de considerar un nuevo tipo de biblio-
teca qcre habia h e c h ~ sci aparicibn en Norte 4mkrica. Estos
bibliotecarios decidieron denominar a esta biblioteca "Biblia
teca Especializada". La razbn fundamental de esta denomina-
cidn radica, en la peculiaridad de &stas en dedicarse exclusi-
vamen te a una rama espec i f ica del saber numano .
A . - Definicibn conceptual
"La bibiiateca especializada se dice que de- pende de un organismo de investigacihn indus- trial o ccrmercial, de sociedad cultural, ins- titucibn gubernamental, educativa. bancaria,- etc. que cuenta eon un acervo biblioqrhfica limitado a ctna o algcii-ias partes del corioci- miento humano. TambiPn en algunos casos es una biblioteca filial de una phblica, tal co- mo una biblioteca especializada en mdsica". (Massa de Gil, Beatriz. p . 26. 1480)
Los objetivos de este tipo de biblioteca, estan estre-
chamente ligados y dependen de los objetivos de la institu-
cibn a la qcie pertenecen. Por esta razbi-i, sus objetivos prin
cipales estdn en funcibn de los intereses de la institucibn
que las alberga.
C.- Caracteristicas
Son varias las caracteristicas que identifican a una bi-
blioteca especializada.
a. - Luqar & ub icac idn
Generalmente forman parte de organizaciones indus-
triales, comerciales, de caracter privado, como tambien de
iiist i tuciones gcibernamentales y con fines pbb1 icos. Entre
los cuales se pueden citar:
- Instituciones autdnomas y semiautdnomas
- Bancos - Instituciones aseguradoras - Asociaciones - Ministerios - Hospitales
- Mctseos - Seccibn de una biblioteca descentralizada, la
cual pertenece a una facultad en particular.
b . - Area di especializacibn
La coleccidn e informacidn existente en una biblioteca
especializada depende estrictamente del &rea(s) especifica(s)
del conocimiento qcie le interesa a la institucibn donde estd
ubicada. Asi por ejemplo, si la institucibn es responsable
de la electrificacibn y las telecomcinicaciones en un pais,
la biblioteca se especializar& directamente en estas materias.
Algunas se identifican claramente por la forma especial
del material que contiene, tales como bibliotecas de mapas,
ldminas, cuadros y material grAfico.
c.- Tiaos de usuario
Comllttímetí te, qcii eiíes acudetí a las bi b 1 io tecas espec ial i - zadas, son personas de la institucibn a la que pertenece
la biblioteca; por lo que su p~blico es restringido y se-
lectivo. En otras palabras, el usuario de la biblioteca es-
pecializada es "especial izado".
d.- Tamaño g& coleccibn y espacia
g , c ." La biblioteca ~ i i z a d a - p a = l a gen-1 170 es muy
grande ni en coleccidn ni en Area, aunque esto tambien de-
pende, en parte, del tamaño de la institucidn a la que s i r -
ve y de las politicas internas de selecci15n, adquisicibn y
descar te.
e.- Funcibtí iiíformativa
Uno de las objetivos mas importantes de las bibliote-
cas especializadas ha sido y continha siendo, el suministro
de informacibn con fines inmediatos y utilitarios. Trata de
mantener a los usuarios actualizados, seqhn su especialidad.
Por las anteriores caracteristicas se puede decir que la'
biblioteca del ICE mas que una biblioteca especializada es u-
na biblioteca institucional, pues su coleccibn no es estric-
tamente especializada en las Areas bAsicas de la institucibn,
a saber: telecomunicaciones, energia y administracibn. Aun-
que &stas si son prioritarias, la biblioteca se rige por po-
liticas muy propias de la institucibi-i.
2.- Instituto Costarricense & Electricidad
El Instituto Costarricense de Electricidad fue creado el
8 de abri 1 de 1444, seg&n decreto de ley No. 444.
En un principio se le aciqnb como funcibn principal a
esta entidad, la administracibn del desarrollo el&ctrico del
oais de este modo, la capacidad de energia elhctrica de 1884
a 1449 fue de 36.637 K W y con el Funcionamiento de las plan-
tas del ICE de 1449 a 1474 uasb a 423.(:)(35 t:::W y actualmei-ite
dicha capacidad se encuentra en 41.712.500 K W .
Posteriormente, el 31 de marzo de 1458 se le solicita al
ICE buscar soicicibi-i al problema de las telecomunicacioi-es v
el 28 de octubre de 1963, con la ley No. 3228, publicada ei-i
la Gaceta No. 245 del 24 de octubre de ese mismo aflo, se fa-
culta al ICE para establecer y operar los servicios de tele-
comunicaciones en Costa Rica, por este motivo adquirib el an-.
tiguo servicio telefbnico manual de la Compafiia Nacional de
Fuerza y Luz en 1463 y las acciones de la Compafíia Radiogrd-
fica Costarricense. La instalacibn de este equipo facilitd
el inicio de la nueva &poca en el campo de las telecomunica-
ciones via sat&lite e internacionales.
B.- Objetivos finalidades
Entre los principales propbsitos del ICE, se pueden ci-
tar los siguientes:
a.- Dar solucibn pronta y eficaz a la escasez de enerqia
elec trica en el pais cuando ella exista, y procurar que haya
en todo momento energia disponible.
b . - Unir los esfuerzos que actualmente se hacen para satis-
facer las necesidades de energia elktrica.
c.- Promover el desarrollo industrial y la mayor produccibn
nacional haciendo posible el uso preferencial de la energia
elCc trica.
d.- Conservar y defender los recursos hidrAulicos del
pais. Asi como procurar la utilizacibn racional de los re-
cursos naturales.
e.-Hacer de sus procedimientos tbcnicos, administrativos y
financieros modelos de eficiencia, tanto para beneficio del
ICE, como para servir a otras actividades de los costarri-
censes.
f.- Procurar el mejoramiento, e>::tensitjn y operacibii de los
servicios de com~inicacioi-tes telefbi7icas, telegrdf icas, ra-
diotelefbnicas, radiotelegrAficas.
C . - M e t a s l @ a r a d a s E ICE! p a r a l e l o ~ 2 - &es:?rt-oi lo 9 3 E.-
tüi o b j e t i v o s -.-
- P l a n N a c i o n a i d e t l e c t r i f i r a c i d n
- l 2 y o v e c t o s h i d r o e l & c t r i c o s : L a G a t - i ta, Rio Macho, Cs.-
r h i , T a a a n t i , A r e n a l y E o t - u b i r i .
- Pt-ovec t o s h i d r o e l & c E r i i o í e n r ias d e c ! B n s t r u r c i u n .
S.s.nd i i l a 1 , ? a f o m l i , Bocsatte A i e g i e . G~-iz.s...atr:ci . 53.i:eore . Al?-
g o s t u r a , T o r o 1 1 , S i q u i r r r ~ . V i t - r i l l a , P i r r i i , C h i r i m a l
v san F e i n a n d u y V e n t a n a s Gat- i ia .
- c a n s t r u c c l + 2 n d e p f ants-: t&ipf i icac 2s col i m a . p ' / i h i n .
Earr.3.1-ira v @ t r a s .
. . Et-I 1 0 5 i-irimet-os aiyor d e .~.r::is. i;il.-..i ICE c a - a gl;.il-.n c!~rrt-.
L ; t - a E + a 2 ~ : i ~ ~ ~ ~ e f t e ~ - l i j i ~ ~ - l t ~ ~ ~ l ~ j - l t ~ , el ~ f ~ . : + ~ y - : ~ , ~ ~ ~ ~ 1 i , ~ g . r + , ~ ~ + = ~ = 1 !l!-,!e !-.:E-.
resi t a s a w . 5 . r ~ . ei aesefi~efia .su r r ,ba jo , !2r.s.s i inai-,rJct iz.~ t-z1
m c r i h ü ~ i a 5 o s l a i ¡ - i .~ l i c . i~ i f l -~ e17 ia r o m c r a d e i m i i m r t .
Aaro::.::imadamei-fie e n t r e 14:'-r - 1 l a G ~ r e n c i a c o ? - , - i d ~ r j
i - i E C e 5 5 f i r ~ crear ui-la a t i l c i n a E ~ \ E , 5s t-ncat-ga-a de campi-ar lar-
p~i.t.1 i z a r i o n e s Cii!P se r e c i i i t i r i a n .
En 1956, la Gerencia publicb un manual para el manejo de
la. nueva dependencia, el cual presentaba el siguiente encabe-
zamiento:
"La Biblioteca es el medio mAs favorable de fomentar la mayor especialiracibn del elemento humano. El ICE, al organizar la suya, quiere poner a disposicibn de su personal las fuentes que le permitan mejorar su desempefio, siempre con miras a elevar la idoneidad de los emplea- dos, que mAs capacitados y mejor compenetrados con la obra de servicio ptlblico de nuestra Iris titucidn, podrAn ser el factor primario en el logro de sus objetivas". (ICE, 1956, p . 1 )
En 1565 el Lic. Luis Fernando Esquivel, actualmen-
te Asistente Ejecutivo de Gerei-tcia, creb el reglamento para
la biblioteca, base del reglamenta actual
En esta misma fecha la Gerencia publicb un sistema de
clasificacibn especializado para esta biblioteca.
Se creb tambikn un sistema de codificacibn tkcnica, pera
ambos sistemas resultaron poco funcionales par lo que actual-
mei-i t e no se usan.
A principios de las afios setenta. un ingeniera creb un
sistema automatizada, el cual no resultb ser muy funcional
por diferentes motivas, que serdn mencionadas en el apartada
que se refiere a "Estudias realizados sobre la automatiracidn
de la biblioteca del ICE". (Ver pdg. No.57 1 .
En 1976, el ICE inicid una serie de proyectos, por lo
que se considerd necesaria suministrarle literatura recreati-
va y cultural al personal, para los ratos de ocio. En 1577,
se decidid contratar personal con conocimientos en bibliote-
cologla, y se nombra a la sefíora Raque1 Perez Badilla,
quien implantb nuevos sistemas de catalogacibn, clasificacibn,
indiracibn y organizacibn de la biblioteca, basados en cono-
cimientos bibliotecolbgicos. En 1479, se crea una bibliote-
ca en el Proyecto Arenal-Corobici, la cual dependía directa-
mente de la biblioteca central, una vez que se concluyb este
proyecto, en 1583, todo lo que pertenecia a la biblioteca de
Arenal, fue trasladado a la Biblioteca Central.
En febrero de 1583, pasa a ser Jefe de la bibliüteca el
sefior Jos& Ruper to hrce Delgado.
En 1586-87 5e trabajb en la automatizacibn de dicha bi-
blioteca y se realizaron las gestiones para la compra de
equipo y algunos programas.
En enero de 1988, pasa a ser Jefe de la Biblioteca la
sefíora Rosibel Murillo Rojas. (Autora del presente documento)
En la actualidad, la biblioteca del ICE cuenta con nueve
personas, la Jefe de la Biblioteca, egresada de la carrera
de Bibliotecologia, U.C.R., dos bachilleres de la carrera de
Bibliotecologia, cuatro estu-diantes de la carrera, una ofi-
cinista y una secretaria.
B.- O b j e t i v o b i i r i i i o t e r a ICE
"El o b j e t i v o Cundamenta l d e l a b i b l i o t e c a d e 1 I n s t i t u t o C a s t a r r i c e n s e d e E l e c t r i c i d a d , es s . a t i ~ F a c t - r l a ciimanda d e i n f o ~ m a c i h n de i n t e - re5 i i ? s t i t c t c i o n a i , e s n e c i a l m e i i t t - (-7-1 i~ i s C-r..mo@i
-. d e r e l e c o m u n i c a c i o n e - , E n e r c j i a v Adrninis . t ra- ~ i t i l ? " . ( ICE , R ~ Q . . L i , t i _ I =-p..-, t C( d e i a B i b l i o t e c a , 1983 E . 1 f
. . Lag. &Tea.: ~ r i ~ ~ l t . ~ ~ - : . ~ . ~ s ~ t a bioiiotec- .E-.:-,: ene.-n!:,,,
t z i e ~ : o m u n i c s c l c + n e ~ . w a ü m l n i . s t r . s r i n n . Fnt- ser ei E:, s\-!-.
LaiiiJacjn de i a ~ j rn i i~ !~ i j15 : i i - ! aü~nifi ir . t i -aci t j i7 1.3, si-jeyrii.3 v
- . t e j . e r o ~ u n i r a c i o n ~ r de i:.aita E i c a . 3 :- . .
- .L : ! eirl~.3.!,-nl2: cQi>.:::.-
. . . , ., cas m i i v ~!--:-+iss ;le >-fi.:stj.tiii=l$i-j, 1 3 . = - L ~ I x , - ~ + > I - , de zir, ' i- .-
t e c a en e s t o s m a r n ~ n r ~ - ~ ~ . i a ~ . z t f j , c t a m ~ i ~ t e e ~ ~ ~ ~ i . ~ . ; i ~ 3 ~ - ¡ ~ .
e s t a s t r e s Ares-E.
c.- Tipo de usuario
La biblioteca da servicio al personal de la institucibn
exclusivamente. A trav&s del pr&stamo interbibliotecario, le
brinda servicio a particulares.
d.- Tamaflo de la coleccibn
En la actualidad esta biblioteca cuenta aproximadamente
con una coleccibi-i de 35 0(:)0 vols. , 415 t i tcilos de publica-
ciol-ies per ibdicas, de las cuales 85 son s ~ ~ s c ~ i ~ c i o n e s ac t ivas
o vigentes, mas 25 titulos por donacibn.
e.- Funcibn informativa
Esta biblioteca, hasta donde sus limitaci~nes se lo
permiten, trata de mantener a los usuarios actualizados segbn
su especialidad.
4.- Acitomatizacibn & Eiblioteca
A. - Def inicibn
Algunos autores al referirse a esta terminologia sefla-
lan lo siguiente:
"el t&rmino autumatizacibn de bibliotecas se refiere al procesamiento de rutinas de funcio- nes clericales en la biblioteca con la asis- tencia de computadoras u otro equipo mecaniza- do o semi-automAtico". (Swihart, 1473 p. )
Corbin define un sistema de una biblioteca basado en
computadora, ref ir ikndose a que:
"En un sistema de una biblioteca tradicional o manual, e1 recurso humano realiza las opera- ciones de procesamiento requerido, pero si una computadora es usada para realizar en parte o todo el trabajo, resulta un sistema de una bi- blioteca automatizado (computer-based librarv system) . En tales sistemas el personal y la computadora son los responsables de la ejecu- cibn del trabajo". (Corbin, 1481 p. 1 )
6.- - Historia & la Automatiracibn & Bibliotecas
La historia de la automatizacibn de bibliotecas muestra
que &Sta ha ido evolucionando en niveles de sofisticacibn.
Desde una perspectiva histbrica se encuentran tres desa-
rrollos importantes a trav&s de los atios:
1 . - La introduccibn de equipos de registro ~rni tario (LI-
nit-record equipment), ejemplo sistemas de tarjetas per-
foradas (de los atios 30 a 70)
2.- Procesamiento en lotes (Batch) (atios 60 y 70).
3.- La evolucidn de la computarizacidn de un modo inter-
activo en linea (on line) (mediados de los atios 70).
Mientras algunas bibliotecas comenzaron a implantar sis-
temas basados sobre equipos de registro unitario, otras 10
hacian con sistemas en lotes y poco a poco a sistemas en li-
nea. En los años 60 se inicia la aplicacibn de la computado-
ra en las bibliotecas. A mediados de los años 70 se anuncia
la era de los sistemas en linea y es hasta la dhcada de los
80 que la automatizacibn llega a ser posible para un gran nfi-
mero de bibliotecas.
La tecnologia de procesamiento en lotes (Batch) fue su-
perada a mediados de los afios 70, por los especialistas que
se concentraron en el desarrollo de sistemas en linea, siste-
mas de tiempo real. Los sistemas en linea realizan los pro-
cesos en el mismo momento que ocurren. Las archivos son ac-
tualizados inmediatamente y como resultado, en el caso de un
sistema de circulacibn! siempre reflejar& el estado de los
pr&stamos de la biblioteca. El hardware y el software requie
ren necesariamente de tiempo real, esta es la mayor diferen-
cia de este sistema cüi7 el procesamiento en lotes.
En las dgcadas 60 y 70 las bibliotecas de los Estados U-
nidos sitf re13 cambios relevantes y nuevas d irecc ioi-ies respecto
a la automatizacibn. De este modo, en los años 6O bAsicamen-
te, se perseguian sistemas integratios para bibliotecas intii-
viduales. En lüs afios 7(:) se le da importancia a las rede~. de
bibliotecas automatizadas en linea. Se destaca el sistema
OCLC, el cual fomenta la red cooperativa en lii-iea para bilis-
quedas bibliogrdf icas. En 1967 con el formato MARC 1 , se ii-ii-
cia una nueva era en la automatizacibn de bibliotecas, este
es un formato est&ndar para catalogacibn, legible por m&quina.
A mediados de los años 70, se señalan como nuevas direc-
ciones en cuanto a la automatizacibn de bibliotecas las si-
guientes:
1.- Redes regionales de bases datos computarizados con
el fin de compartir recursos OCLC.
2.- Los vendedores ofrecen servicios en línea para bbs-
quedas bibliogrdficas y acceso a doccrmeiítos
3.- Transferencia de sistemas de mini computadoras de
una biblioteca a otra.
4.- Desarrollo y tra~ísferencia o adaptacibn de sistemas
locales.
C.- kiídetícia de las teciíoloqías moderiías para gi- maneio _de
1 a i nf ormac i b~í ( BAs i cameií t e e17 ES t ados Unidos ) --
"Durante los años S0 y 6 0 se acufib el termino "explosibn de la informacibn" para referirse al enorme incremento de la informacibn cietítífica, t&cnica y mgdica que entonces se produjo. Hoy dia hablamos de una "revolucibn de la informacibn" ccraiído e:.::p 1 icamos 1 os camb ios que se ii-I t rodc~celí para manejar el volumen, cada vez mayor, de infor- macibn . . . La expresitn "tecnologia de la informa- cibn" abarca el concepto de como aplicar tecnolo- gías e17 el tratamiento de la informacibií (geiíera- cib17, almace~íamiento, recuperacibií, difc~~.ib~-l y otros)." (Griffiths, J . M . , 1982 p. 242)
El costo de esta tecnologia ha disminuido en comparacibn
con a17os anteriores. De este modo las bibliotecas con grandes
necesidades de tratamiento de informacibií han acudido al
apoyo que le ofrecen estas tecnologias. Primeramente en los
años 60, las bibliotecas utilizaban los centros de cdlculo
que poseia su organizacidn matriz o formaban cooperativas
para utilizar al mAximo las computadoras. Durante los afios
70 comenzaron a aparecer minicomputadoras en varias ti-
bliotecas y en la dPcada de los 80 las microcomputadoras han
llegado a ser muy utilizadas en estas unidades de informacibn.
Otros ejemplos de tecnologias modernas de informacibn
son los siguientes:
1 . - "Unidades para el tratamiento de palabras", como
procesadores de textos de catAlogos, de resdmenes, indi-
zacidn y tratamiento de putlicaciones seriadas.
2.- "Las telecomcinicaciones" sobresalen en el cambio
fundamental de tratismisihn aneldgica a digital Y las
ventajas que este dltimo ofrece, aplicable en bcftsqcreda
de catllogos acitomatizados y en tases de datos biblin-
grAf icas.
3.- "La tecnologia de la memorizacitn", estA es una de
las Areas de la microelectrdnica que cambia m&s acelera-
damente. Dos ejemplos de adelantos importantes son
discos duros de microcomputadoras con gran capacidad de
almacenamiento y en disco digital bptico, el cual tiene
una capacidad de almacenamiento de diez mil millones de
caracteres o 30 millones de registros M4RC (esta tiltima
todavia estd en desarrollo).
4.- "Las bases de datas", un tipo desarrallada ttltima-
mente es la "Base del Conocimiento". Un ejemplo la con-
titctye el sistema que desarrolla Lister National Center
for Biomedical Communication de la National Library of
Medicina (EUA), entre sus principales funciones resuelve
de inmediata consultas que exigen diferentes grados de
precisibn y praparcionan datos para apoyar respuestas.
5.- "El videatex y telete:x:tom. El videotexto (llamado
tambi&n visor de datos) permite el diblogo entre bases
de datos relativamente amplias con telerreceptores por
medio de una red telefbnica conectada. Los datos se en-
cuentran almacenados en cuadros o imAgenes de pantalla y
pueden actual izarse a1 instante. Para tener acceso a
esos mensajes transmitidas via red telefhnica, los ser-
vicios deben contar con decodif icadores esoeciales in-
corporados a conectados a sus telereceptores.
"El teletexto es un sistema que no dialoga y que vincula al s~iministrador de informacidn con el receptor por medio de una sefial de transmisidn de televisibn regular o par cable". (Griffiths, J . M . 1982 p. 149)
Al igual que el videotea los telereceptores tie-
nen que contar con decodificadores especiales para poder
recibir el teletexto. Las pAginas de informacibn se
transmiten, una a la vez, en ciclos recurrentes. El te-
letexto permite ser actualizado constai.itemente para una
gran teleaudiencia. Puede proporcionar a los usuarios.
la informacibn mds actualizada sabre temas variados y es
menos costoso que el videotexto.
D . - M&tado- p a r a d e s a r r - o 1 lar s i ~ . t e m a s de b i b i ¡ate- comou-
t ar i z a . $ j .
Ccirbi!-I s i cuatt-C! m&trildos p a r a el ciesarral l o d e
s i s t e m a s d e b i b l i o t e c a s b a r a d o ~ , e n c o m p u t a d o r a s . E i l a c s a n :
-5is t e m a s d e . s a r r o 1 l a o o r sor r m p r e s a s i o m e r c iá les 13 . s i s t e m a s d e
i l a v e en mana i" tiiri-tb:ey s v s t e m i " 1 ; - ; i s t e m a s com2ar t i d a s a
t r a v g s O E t- des d e i o m u n i c a c i b n j s i s t ~ m a s ~ d ~ ~ t a d ~ s d e o t r a s
b i b l i o t e c a s ; v s i s t e m a s d e s a r r a l i a d o s d e manera l a c a l .
A cci-it i n i i s c i t n %e p t - ~ c ; e i ~ tal-.*. una s i i - t t e s i ~ j d e las r a z a -
n e s q1-l~ ~ f r - s c e C c r t t ~ . i - i coma ~ s . ! - : t a j a s %:( 1 i e 4 ~ ~ l - t t d j d S d e i a ~ a ti-!^
" - d e o . s t n 5 m - t g i o s a s ies.3rrgi i a ,=nmpu?at- i z a d a I ~ F s i s t e m a s aat-a
b i b l i o t e c a s .
. . i3 - imeramente , e n r e f e r e n c i a a i,=~s s i z t e m a j q u e s a n de--
. - . s e t - r q i i a d : l . s .v i ! . - i i : i ~ i ' - i ' ~ l ~ . ~ : ! . . ~ ñ ~ ~ ~ - ~ . : ~ ~ - - - ! - :~ t - f ! ~ ~ t - ~ ~ ~ a ~ j e i j i c ~ i . ~ , . g . t a l
s f e c t z , -.e le p ~ e d e c ~~: ty i t :~ i i . i t - 1a.z s i ~ ~ i - : i e i - ~ t e ~ ~ - ~ . ~ . i . - . ~ , ~ t ~ r j . ~ . t i ~ a ~ :
. . . - . ei ~i.st-!at-:a p u e d e s b + e t - v s r 1 5 ~ ~ t - i m e t - . ~ v i s r a ~ t - ü d u . c t o t i j - , a i ,
a s 1 CnFnrJ a h z ~ r a r e?-! l o s i a ~ . t o ~ . i i - i ~ v ~ a l ~ ! c r i i d r J s EIC~T C C I ? - ~ C P @ ~ I ~ ijs
d i s e f i o e i m o l a n t a c i & n d e l + i s t efia p o r p a r t e d e l c o m o r a d o r ,
p u e s e& 1 5 e m o r e s a o f e r e l - j i e s u i e n c u b r e e . z . t e s g a . ~ t ~ g . Lte
r g u a l f i i 1 i i 2 , i-10 se t-eaui-t-e aui 1s h i b l i t = ~ t e c a i ~ \ e j - : t e c~=,n i-5
5 e r v i l z i o ~ . d e e s 7 P r i a i i s t a s si-¡ c o m v u t a c ¡&ni y' s u p e r i o d u d e
i n s t a i a c i t n puede d u r a r d e i d e u n a s ?gcas mes?s a 31-3 tz-!sn!xs.
?cr su p a r t e , + e ie a a u n t a n a e s t e C i p o de s i s t ~ r n ? . ~ 15.5
~ i q ~ i ~ \ - , t e s desvp \ - i t s j s : ~ : ~1.i-1 a l t - CC!.S~-, PUES se d e b o n c u b t - i r
p a r t e d e i n - c ~ s t ~ ~ s a n t e s me?-~rianador . a s l cizrno lss b e n e T i -
- ~ i c s a u e d i c h a empr-esa esaera oe t -c ib i t - u ~ t - t a l t a t -53 . E5 1 as
sistemas son disefiados para bibliotecas tipicas o promedio,
lo cual conlleva a que el producto o paquete pueda contener
caracteristicas inadecuadas o no poseer otro tipo de ellas,
deseable^. por una biblioteca en particular, por lo aue la
aceptacibn del paquete conlieva a comprometer sus necesidades
a lo que este ofrece; esto cuando los paquetes no pctedei-i ser
alterados ctt-ia vez que hai-i sido irtstalados, y el solicitarles
alguna adecuacibn a los proveedores puede involucrar o in-
currir en costos adicionales.
ios sistemas compart idos a travgs de una red je ccimuni-
iacibi-~ san aqueilos aue 5121-1 diseñ.s.cj~s, programados y piobad~i
por una ot-ganizacitn de red o u.na Firma comerci.31, y ?u& snrt
cifrecidos para ser utilizados por muchas bibli~tecas subre
una base comsar t ida. D~ntt-o de las ventajas que se nuedej-t
apuntar a este tipo de sist~mas s~ tienen: no se requiere de
un computacior pa.ra @13dsr ao~~o*$erhsr los bp!-teficios ofpociQ,=,.s
por loa sistemas basados en computadoras; su periodo de
ii-istalacibi-i es comparable al de los sistem.35 "turni.::ey"; al
igual que dichos sistemas, t-io se iniztirre et7 costos de diseño.
programaciCm, Y ~rueba pot- parte de la tibliotera; la biblio-
teca no necesita contar con los servicin5. de especialistas en
compcttadot-as, pues los e;::pertos en estas Areas sat-t proveidcis
por la empresa ct orqa1-iizacit11-t; i la bihiotec? no e ~ t B de
acuerdo con 1.3 calidad del servicio, se ~uede retirar de la
red sin tener grandes p&rdidas. Pot- lo general, la ot-ganiza-
cib1-i proveedora ofrece a=.i~te~-tc ia e17 las labores de ii-istala-
citn y mantenimiento del "hardware" esencial, asi como e!
entrenamiento y capacitacibn del personal de la biblioteca
que ha do interactuat- con e1 sistema; para etectos de poder
recih ir es te ad iestramiento 170 se t-eqciiere qcie las personas
tengan alghn conocimiento previo de tbpicos computacionales.
Cnno una de las desventajas que presenta este tipo de siste-
mas se tiene la falta de control en las operaciones por parte
de la biblioteca, pues muchas de las decisiones que le atafien
son tomaeas de cina mansra centralizada por la organizacicfn o
firma que ofrece los servicios.
La adaptacidi-t de sistemas de otras biblioteras consiste
en la obtenribn de un duolicado tiel sistema que se este
empleando en otra biblioteca, Coi7 el objeto de adaptarlo a
las necesidades aat-ticulares de la biblioteca rece- tors..
5us venta?as- mhs notorias s.on: la eliminacidn, p-r parte de
la uibiioteca oue ~ ~ c i h e ei sistema, de los coctos y tiempo
d e ciispíqo, programación .;.: prueba inicial, U d - ' - & L ~ u ' a 01-!.e la
biblioteca donante a1 menos ofr~ce un producto conciuido.
Las desventajas que presenta este tipo de sistemas, se pueden
citar: el sistemd recibido puede reflejar toba5 las aülitica+
e iuios.incra~ias cie la biblioteca original, ias cuales pu-dec
ser diferente.s de las deseadas por la biblioteca receptora;
la biblioteca rec~ptot-a debe tener acceso a especialistas en
sistemas, y al computador, para efectos de adaptar el "satt-
ware" de aplicacibn al computador lacal e insts.lar el sistsma
en la biblioteca; el procesn de adaotacitn de un sistema de
otra biblioteca puede involucrar un ion.sumo mayor de t iempo y
dinero, en comparacibn con los otros mbtodos de desarrollo de
sistemas, con el mAs pobre de los resultados pcsi~lec.
Finalmente esta el mbtodo de desarrollo de sistemas de
una manera local, en donde el "software" de aplicacien ei
u isefiado, programado, pt-obaao, instalado, operado, y se le
brinda mantenimiento en el computador local de la biblioteca,
o en un computador al cual se tenga acceso dentro de la misma
estructctra orqanizacioi-1a1. Corno ventajas de este metodo se
pueden apuntar: el sistema ha iiesart-al larse c~tmpiird ron las
e:>;actas ne.=esids.des de 1.3 bibi iotec~.; se murden ztarcat- mayo-
res scicesoi en prnccira de it-~tegrar alqr-!nor de los sistema- e17
la bibliotecs; la bibliot~ca puede mantener u17 controi totai
sobre todos los aspectos concernientei al desart-olla. insta-
iacihn y ooeiacihn del sistema. A este tipo de sistemas se
le atribuyen las nayores desventajas en in que recaecta a ia
duracibn y costo invuiucrsdas en el ieiat-t-alln, pues aqui ei
factor humai-io t,iene a convert irse en L!n recurso su.mameilte
critico. Ademhs de esta consideraci8n, se le achacan 135.
siguientes desventajas adicionales: la biblioteca deber&
tener acceso ai iofiputad~r v a esoeciaiists.s en sistem3.s aar.3
disefiar, programar, probar e instalat- el sistema; pueden
transccirrit- mcichs tiernrso antes de que la biblioteca cctet-!te
con un sistema operacional (o sea, un zistema opet-able); ia
biblioteca por si misma deberh adquirir dar mantenimiento a
un sisteme de ctimputa y otro tipo de "hardware" esencial, o
bien, usar ei eauipo uispanible.
Realizando crn breve anAlisis de los mttodss scqeridos
por el citado autor al confrontarlos con la relidad nacional,
se puede afirmar sin vacilaci61-1 que las posibilidades ue
sistemas compartidos a traves de redes de comunicaci6n y la
adaptacibn de sistemas de otras bibliotecas no son aplicables
en este caso. al menos en un futuro cercano. Primeramente hay
qus considerar uue las redes de comunicacibn entre Computa-
dores dienas se estan iniciando en nuestro pais. Cumo muestra
se pueden mencionar las realizaciones de RadiogrAfica Costa-
rricense 5. A . , comenzando con la red le1 Registra Nacional,
apoyada &sta en los servicios ofrecidos psr radiográfica.
For otra parte respecto a los sistemas disefiados local-
monte y los desarr-1 latios por empresas comerciales, ambos son
aolicables a nuestrs.realiciad. Dreciemod~z el prssentr
. . estuóio pretende atacar si srobl~ma a tt-av&- d s sr.srjsma.s ~ 0 -
TtErciales y dejar las b?.i~s Gara su a~sibie >.:/o ~zster~ot-
desarrollo iocal o mejoramiento del sistema ya e::.::istei-,te,
nediante cit-la clara def itiicibi-, de t-eut!.erimiei-ttiis.
E.- - El empleo g& la microcomputadora en la automatizacibn
de la biblioteca --
En 1971, una compafiia llamada Intel de los Estados Unidos
i~íventb lo que hoy dia se conoce como microchip o chip, es-
tos son paqcie tes muy deiísos de c irccti tos elec trb~íicoc;. El
chip dio origen a la microcomputadora aproximadamente en
1474, este dispositivo le ha permitido a la microcomputadora
mayor capacidad, mientras disminuye su costo y su tamaño. La
unidad central de procesamiento de una microcomputadora es un
microchip. La microcomputadora es una computadora completa
en una sola micro imagen bptica de silicio, esto ha propi-
ciado muchos de los cambios que recientemente se han produ-
cido en las tecnologias del manejo de la informacibn. Las
microcomputadoras se empezaron a utilizar, en las bibliote-
cas, en los afios 80. Estos equipos pueden real izar muchas de
las funciones de manejo de informacibn, tales como control
de pr&stamos, adquisiciones, produccibn de fichas de catA.10-
gos, memorizacibn y recuperacibn de la iriformacibií, asi como
tareas admii7istrativas, andlisis estadisticos, contabilidad y
otras
AdemAs, la utilizacibn de las microcomputadoras para el
tratamiento de la informacibn ha conllevado al desarrollo de
algunas nuevas aplicaciones, entre las que se pueden citar:
"sistema de perfeccionamiento de los bibliote- carios referencistas - (REFLES), la conversibn retrospectiva de catdlogos en el MINIMARC y el proyecto de memoria de la comunidad de la regibn de San Francisco (EUA)". (Griffiths, J. M . 1982 p. 243
REFLES es un sistema que a trav&s de la microcomputado-
ra almacena y recupera rdpidamente la informacibn requerida
en los departamentos de referencia, para efectuar bbsquedas y
resolucibn de consultas
"El sistema MINIMARC fabricado por "InformAtica Inc.", proporciona registros bibliogrAficos completos de tipo MARC a partir de una base de da- tos que consta de 500 discos flexibles." (Griffiths, J . M. 1482, p. 244)
Otro sistema basado en microcomputadora es el COMPULINE,
es un servicio de referencia telefbnica, ofrece informacibn a
los usuarios a travks de microcomputadoras en bibliotecas,
archivos y centros de informacibn de Columbia BritAnica, este
sistema se inicid en 1484, tiene uso restringido.
Desde 1485 se han utilizado mucho las microcomputadoras
paica bclisquedas en 1 inea. La bclisqcieda bibl iogrAt ica mediante
un microcomputador permite:
1.- Almacenar estrategias iniciales de investigacibn e in-
troducirlas al sistema central.
2.- Capturar resultados de investigacibn, almacenarlos con
miras a posterior impresitn
3.- Elaborar bibliografias
4. - Crear bases de datos.
Un aspecto muy importante que deben de tomar en cuenta
la o las personas encargadas de seleccionar el equipo y los
programas, es tener una idea clara de los requerimientos pa-
ra automatizar.
AdemAs de las facilidades mencionadas anteriormente que
ofrecen. la aplicacibn de las microcomputadoras en las
bibliotecas, se pueden citar entre otras las siguientes ven-
tajas:
- El costo inicial es menor.
- Posibilidad de incrementar el equipo en forma
gradual, al ritmo de desarrollo del sistema.
F.- - El software para automatizar bibliotecas ipaquetes)
El software es cin recurso que juega un papel muy impor-
tante en un sistema computarizado para una biblioteca, puPs
de la calidad de &ste depende el fcii7cionamiento e:xi toso del
sistema.
Se denomina "software":
I I . . .- al conjc~nto de instrucciones lo programas de computadora, necesarios para manejar un sistema computarizado". (Corbin, J . 1381 p. 1 0 ) .
El "hardware" o sea, las partes del equipo que forman
la circuiteria y mecatrbnica de la computadora, no puede
operar sin el "software" y viceversa. Existen dos tipos
basicos de software:
a.- Software de aplicacibn y
b . - Software del sistema.
a.- - El software & a~licacitn
"Se refiere al grupo de instrucciones o programas de la computadora requeridos para aplicaciones especificas en la a biblioteca, tales como: adqui- sicibn, catalogacibn, circulacibn o referencia". (Corbin, J . 1481 p. 10).
Un grupo diferente de instrucciones es requerido para
ejecutar cada aplicacibn o trabajo de la computadora, en
sistemas muy complejos pueden ser necesarios muchos grupos
de programas para una aplicacibn particular. Este tipo de
software puede ser adquirido o alquilado a traves de un
vendedor de software, o compartido con otras bibliotecas, ya
sea copiAndolo o adaptandolo, o disefiarlo y prepararlo
localmente. Los programas pueden ser eicri tos en una
variedad de lenguajes de programacibn, tales como: Cobol,
Fortran, PL/1, otros.
Respecto al software de aplicacibn, que es suplido por
empresas comerciales, Saffady sefiala dos tipos: "prewri-
tten software" y "turnkey systems". (Saffady, H . 1483 p. 159)
"Prewritten software" Software preimpresq:
Software preimpreso para el control de prestamos con-
siste de uno o varios programas de aplicacibn que tienen
como propdsito funcionar en un sistema computarizado de una
biblioteca. Todo "software preimpreso" es disefiado para una
computadora en particular, con un sistema operativo especi-
fico y otros tipos de programas del sistema.
"Turnkey svstems" Sistema & 11,ave E mano
Consisten de una combinacibn preconfiqurada de hadware y
software. Sin embargo Corbin en su obra ya citada al refe-
rirse a sistemas comerciales para automatizar bibliotecas,
menciona bAsicamente los sistemas de llave en mano "turnkey
systems", aclarando que en muchos casos 105 vendedores de
estos sistemas (turnkey system) ofrecen solamente el soft-
ware de aplicacibn y la biblioteca e s responsable de la ad-
quisicibn del hardware que necesita
"El nombre de estos sistemas de software de llave en mano (turnkey systems) se deriva de la supuesta habilidad del cliente, para añadir datos bnicos a una aplicacibn dada, dele vuelta a la llave y opera el sistema". (Saffady, 1983, p. i6O)
Los primeros ("turnkey syitems") paquetes comerciaies de
llave en mano desart-ollados, fueron introducidos a mediados
de la d&cada de los 70. Su popularidad en las bibliotecas
obedece a que pueden ser implementados mas rapidamente, que
en un "software" desarrollado localmente y que no se sabe si
serh funcional, adema5 de otras ventajas ya presentadas y a-
nalizadas en el apartado sobre "M&todos para desarrollar
sistemas de bibliotecas compcitarizadas". (Ver pbg. 27 -31
Entre otras caracteristicas que ofrecen estos siistemas
comerciales para circcilacibn y prestarno, s e pueden mencionar
- Permiten utilizar el cddigo de barras, el cual es colocado
a l l i b r o y a l a t a r j e t a d e i d e n t ~ f i c a c i b n d e l o s u s u a r i o s .
E l c d d i ~ o C P b.s.rt-.a= es l a f n r m . 3 m 3 . s ~ a m f i n i p ter i- t!zlogia d e
r e c o n o c i m i e n t o b p t i c o i esos. es u t i l i z a d a r ~ o ~ - ~ e i f i n de
s i m a i i f i c a r 12. e n t r i d a d e j s t t i j .
- ES t c , ~ 5 . i r t e m a s d e i l a v s e n mana, ~ e r m i t e n r ~ a l i z a r el
i a s i n m e c j i a t a m e n t e o u e u c n r r e n l a s t r a n s a c i l o n e i d e c i r c u l a -
. . c i 3 n . . coma la t - e v i c i b n a u t c m & t i ! = o d e los .s.r1=nlvu= d e
- - . b . - . snt .- - - ....... r w a r e - --- d e l sis te!%a
E s 5 . ~ i o i 1 d ~ . t-i~ii.3;iiilei-!te pot- i - 5 fafi i- i ra . ; - : tes d e l e;:icilr;o
<ha t -dw~.y-e j , e s r e t-5 i - i p C e S s . r i m s.s.!-a !:.?.:-1te\7e. '\; i:!oeima1- :".ti-! . E . l s -
. . teirla de ~.:.:-ia !:orpautadorr.. 'v t a . r i . l i t a 1.3 D ~ - c ~ ~ B ~ ! ~ . $ . ; - ; ! I I - I . ~tl-:-!et33, v
. . . . cd=!rt-ida s j t tw.s . t -e a . c r i l ~ . 3 . ~ i ( ; ; - i .
,-- . - .- - ,-.amo ele{ni;j.sS j2e.i s ; - o F t i ~ a i e riel E F ~ . s ~ ~ ; T ~ , ; . ; =.e ~ . : . j , ~ < ; ~ y " ~ :::-.
. .. t a r : c , i ~ . . 1 ~ l f t e s a ~ ~ j s iej-!qi-i.s?e~. ~P-Q!. 3 . m ~ -
c i h n , o ~ o g r a m a s nt i i i tal- i o i v z i ~ t e m 2 s 15e a t i m i n i s k t - s r i t r i .IF
8 ' b,3.se~i d e d . s . tos . 5istef3.3 fJaerati....,.a es un tia!: :e s o f t w . ? , r e 1 '
. . -spfr-aj. ijr una ~~i&!gi!i:-ta, ciiai alIn.!lnlc;k;-a $=ontrt:gla 3.2 9-
nei-aci.?~\-, ig@ a ~ t - 1 f&t-lc.r:lc e ij-:"tjt-li.z e - . . as$ cum- lg.5
demds p r o o r a m a s d e l s i s t e m a .
Loz. s.ctt t ware tamb i & n out id~i- ! i n c i u i r qc.ii 3.5 v manc~ .a les u-
e r a t i ~ s . d i ~ . ( r r a m a c . d e c i r c i i i t ~ i ~ . , mai-lctales tblrriiccic %?! ot r -a
tiact-irriei-itscib I - e l a i i o n a d a COI-! hat-dwat-E .ti el c.oFtwat-e de a s l i -
c a r i d n v d e l s i s t e m a .
c.- Parametros seleccibn y evaluacibn de software
para bibliotecas
La informacibn referente a paquetes de software comer-
ciales pueden obtenerse a travks de:
- CatAlogos de software para bibliotecas.
- Guias de software para bibliotecas.
- . Publicaciones peribdicas sobre automatizacibn de bi-
bliotecas.
- Directorios de vendedores.
- Intormacibn suministrada directamente por vendedores.
(Vkase anexo sobre directorio de editores de software)
Robert Maison considera los sigciiei-ites cuatro criterios
como los empleados normalmente en la evaluacibn de software:
- Fdcil de aprender
- FAci 1 de usar
- Funcionamiento
- Flexibilidad o versatilidad (The Library Micro Cot-iscimer 1986' p . 13)
"El primer paso en cualquier evaluacibn de software debe ser el andlisis de nece- sidades y preparacibn de especificaciones generales:. (Tenopir, C. 1484, p. 27)
En este mismo articulo, se cita a Blair quien sugiere
varias recomendaciones. Primero que el administrador de
informacibn se reuna con su personal, aue antes de definir
sus principales necesidades, se lean journals sobre automati-
zacidn y se realicen visitas con los vendedores de software
y hardware.
Tenopir cita a Georgian, quien menciona aspectos a
tomar en cuenta para evaluar software, entre lo que se puede
citar :
- El software debe ser compatible con la computadora y 155
dispositivos perifclricos usados ya en la biblioteca.
- Los lenguajes de programacibn v los sistemas operativos
deben ser identit'icados.
G.- -- El servicio & Circulacibn y, Pr&staa
Para comprender mejor qu& es un subsistema de ~ i r -
culacidn y prclstamo, se ofrece seguidamente una explicacibn
de lo que hace este subsistema y qu& es lo que involucra en
tgrminos generales.
Se puede definir el pr&stamo como la accibn de ceder el
material bibliogrAfico o audiovisual de una persona, institu-
cibn, biblioteca, etc., y puede ser de manera interna o ex-
terna. Esta actividad entre biblioteca y prestatario supone
una organizacidn que permita asegurar la entrega y devolucibn
de las publicaciones o evitar p&t-didas.
Por circulacibn se conoce la utilizacibn que se hace
de las obras que posee la biblioteca y es un indice en la
funcionalidad de la coleccidn. Se lleva el control de la
circulacibn con el propbsito de garantizar, en lo posible,
que la informacidn existente est& disponible dentro de los
periodos de tiempo razonables, de modo que se controle la
ubicacidn del material.
Por tener este subsistema contacto directo con los usua-
rios, la imagen de la biblioteca depende en gran medida de la
calidad del servicio que se brinda.
Los procesos principales que se efectuan en el subsiste-
ma de circulacibn y prestarno son:
- 5olici tcid
- Btisqcieda
- Formulacibn del prkstamo
- Devo 1 LIC i ones
Estos procesos a su vez se subdividen en procesos m&s
pequefios,. algunos de estos varian segdn el tipo de bibliote-
ca, del mismo modo varian alaunas de sus necesidades! ya que
dependen del tipo de usuario, objetivos o politicas, servi-
cios que brindan, recursos disponibles, tamano de la colec-
cibn y otros.
Tres elementos que juegan un papel muy importante en el
subsistema de circulacidn y prhstamo son: la coleccidn, el
control de usuarios y el control de los prhstamos.
Desde el momento en que se decide automatizar una bi-
blioteca, o uno de los subsistemas que la conforman, es nece-
sario definir parametros de operacidn, entre los cuales es-
tA17 :
a.- Material incluido:
En la determinacibn de los tipos de materiales a ser
incluidos en un sistema de control de circulacibn automatiza-
do, primero se debe analizar el tamafio de la coleccidn, el
volumen de actividad local, y pr&stamo interbibliotecario,
las demandas sobre items especificas, el tiempo establecido
para atender a un usuario, el nCtmero de cobros, etc.
Un ejemplo de los materiales incluidos en orden descen-
dente, en un sistema de circulacibn automatizado de bibliote-
cas, es el siguiente:
- Libros
- Reportes t&cnicos
- Materiales de reserva
- Publicaciones peribdicas
- Documentos internos
- Materiales sin catalogar
- Mapas microf i lmados
- Materiales audiovisuales
En las bibliotecas altamente especializadas algunos
materiales de Areas especificas son dificiles de obtener o
tienen restricciones, por lo que es necesario llevar contro-
les adicionales. Algunas bibliotecas mantienen registros de
materiales localizados fuera de ella, en laboratorios, salas
especiales de lectura u oficinas individuales.
b.- Organizacibn de archivos:
El archivo mas importante en un sistema de circulacibn y
pr&stamo es el de transacciones (o prPstamos pendientes) es
el archivo maestro. Tan pronto como el archivo ha sido esta-
blecido, este puede ser manipulado para crear otros archivos
y operar prodcictos necesarios de cin sistema eficiente. U-
sualmente los campos que componen este archivo son: NCtmero
de identificacibn a la publicacibn, Autor, Titcilo, N&mero de
identificacibn del usuario, Fecha de vencimiento, en fin, al
menos todos los campos contenidos en una boleta de ~r&stamo.
Otro archivo importante usado en algunos sistemas es el de i-
dent i f icacibn de usuarios. Este archivo inclciye los datos de
identificacibn de los usuarios: NCimero de identificacibn,
Puesto desempeflado, Nombre, Direccibn, Afiliacibn, etc.
Algunos sistemas incluyen estadisticas tales como uso de la
coleccibn, tipo de material prestado, y otros informes con
caracter meramente estadistico. Este archivo es usado prime-
ramente para identificar usuarios autorizados, tambi&n es u-
sado para enviar respuestas sobre solicitudes de libros, o
cobros de 1 ibros vencidos.
c.- Filosofia de operacibn:
Algunos sistema de circulacibn manejan solamente algunos
de los pr&stamos; otros son disefiados para incorporar todos
los tipos de prbstamosi prbstamos a corto plazo o a sala,
interbibliotecarios, prestamos a largo plazo y prestamos i-
rregulares para materiales especiales
".Tres son los ~arAmetros principales en el estable- cimiento de una filosofia de operacidn bAsica: - Materiales a incluir - Tipos de prestamos a ser manejados - Tipos de usuarios a los que se les brinda servi- cio". (System Development Corporation, 1472 p . 128)
Entre las funciones principales llevadas a cabo en un
servicio de circulacidn y prestarno estAn las siguientes:
- Establecer y controlar las politicas y procedimientos
- Controlar los usuarios autorizados
- Procedimientos de pr&stamo
- Procedimientos de devolucidn
- Mantenimiento de todos los archivos
- Control de pr&c;tamos vencidos
- Pr&stamos interbibliotecarios
- Generacidn y disminucibn de reportes
- Manipulacidn de materiales, almacenamiento y mantenimiento
de la coleccidn.
Un subsistema altamente automatizado de circulacibn y
prestarno puede ser capaz de realizar las siguientes funciones
entre otras:
- Chequeo de materiales prestados
- Renovacidn de pr&stamos
- flevoiucidn de materiales
- Retencibn o reservas de materiales para propbsitos parti-
culares
- Identificacibn de materiales vencidos
- Emisibn de recordatorios para materiales prestadas
- Circulacibn del material de reserva
- Manejo de multas y coiítabilidad de las mismas
- Preparacibn de notas fuera de linea
- . Compilacibn de estadisticas y generacibií de reportes.
- Generacibn de 1 istados de usuarios con pr&stamos vencidos
- Permite utilizar cbdigo de barras
5 . - La Aufomatizacirjn de Bibliotecas en Costa Rica
Durante los Ctltimos afios ha habido un il-icremento notable
en el volumen de informacirjn manejado por las bibliotecas, la
2specializacibt-1, los al tos niveles de investigacibi-i en paises
desarrollados y sobre todo las facilidades ofrecidas por los
t&cnicos de diseminacibn, paquetes de datos, videotex, tele-
texto y otros, son los mayores responsables de este incremen-
to. La respuesta tecnolbgica a esta situacibn ha sido la au-
t ama t i zac ibi-1 de los ent es que manejan inf ormac ibi-1, et-1 este
:aso particular, las bibliotecas.
De ello se deriva el inter&s de tomar un perfil del esta
io actual de esta sitciacibt-1, en algunas bibliotecas especia-
L izadas, cet-ltros de documentac ibt-1 en Costa Rica, incluyendo
ademAs las bibliotecas univesitarias y la Nxional.
Tal como se observa en la muestra tomada, las bibliote-
:as de nuestro pais se encuentrat-1 en vias de automat izar o ya
!stAn aplicando en algdtn grado las nuevas tect-lologias para el
ratamiento de ii-iformacibt-1.
A continuacibn se ofrecen dos listas, una sobre Unida-
les de Informacibn con algdtn grado de automatizacidn y la o-
ra sobre Unidades en vias de automatizacibn. (En orden al-
'ab&tico, por institucidi-1 a la que pertenecen las Unidades de
nformacidn) .
Se entendera por Unidades de Informacidn con alghn gra-
lo de automat izacidi-1 aquel las unidades de infarmacidn que pa-
ra realizar algunas de sus funciones utilizan la computadora,
ya sea que posean su propia equipo, o que est& conectado a un
relitro de cbmputo a trav&s de una terminal. Y seeiitenderd
3ot- Unidades de Informacibn en vias de automatizacibn, aque-
llas unidades de informacibn que estan realizando intentos o
zroyectos para automatizar, pero que todavia no estAn utili-
zando la computadora para llevar a cabo algunas de sus funcio
Unidad= de Informacibn
con alqdtn grado - aci t oma t i zac i b~i
Caja Costarricense del 5- guro Social Biblioteca N 2 cional de Salud y Seguri- dad Social. (BINASS)
Centro Cultciral Costarri- cense Norteamericano. Bi- bioteca Marck Twain.
Centra de Informacibn so- bre Politica Cientifica y Tecnolbgica.
Instituto Centroamericano de Administracibn de Em- presas (INCAE). Btca. Instituto Centroamericano de Administracibn Ptiblica ( ICAP) . Centro Documenta- c ibn.
Unidades Informacibn
en vias - - automatizacib-
Asamblea Legislativa De- partamento de Servicios B L bliotecarios y Documenta- cibn e Informacibn.
Banco Central de Costa R i ca. Biblioteca Alvaro - Jenkins.
Biblioteca Nacional. Centro Aqronbmico Tropical de Investigacibn y Ense- fianza (CATIE). Biblioteca Conmemorativa Orton.
Centro de Investigacibn de Granos. (CIGRAS). Centro - de Documen t ac i bn . Centro de Investiqaciones en Tecnologia de Alimentos. (CITA) . Centro Doccimen ta- cibn.
Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Biblig teca.
Instituto Interamericano - de Cooperacibn para la A- gricultura (IICA). Biblio- teca Venezuela.
Instituto Latinoamericano de las Naciones Unidas pa- ra la Prevencibn del Deli- to y Tratamiento del De- lincuente (ILANUD). Centro de Documen t ac ibn CEDO .
Instituto Nacional de Se- guros (INS). Centro de Do- cccme~i tac icji-i de la Direcc ibii de Informdtica (CEDINS).
Instituto Tecnolbqico de - Costa Rica (ITCR). Centro de Informacibi-i Teci-iolbgica.
Ministerio de Planificacibn Nacional y Politica Econb- mica (MIDEPLAN). Centro de Documen t ac ibn.
Universidad de Costa Rica (UCR). Biblioteca Carlos Monqe Alfaro
Consejo Superior Universi- tario Centroamericano (CSUCA). Centro Documenta- cibn.
Corte Interamericana de De rechos Humanos. Bibliote- ca.
Corte Suprema de Justicia Biblioteca Judicial.
Instituto Tecnolbgico de Costa Rica. 8iblioteca.
Oficina del Cat& (OFICAFE) Centro de Documentacibn.
RECOPE. Depto. de Informa- cibn Tkcnica. 8iblioteca.
Secretaria Ejecutiva de Planificacibn Sectorial de Economía, Industria y Co- mercio (SEPSEIC). Unidad de Informacibn.
Universidad Gutbnoma de Cen t roamer ica
Universidad de Costa Rica Biblioteca de Ingenieria.
Universidad Estatal a Dis- tancia (UNED). Biblioteca.
Ui-iiversidad Nacioi-ial (UNA) Biblioteca Central.
Universidad Nacional. Es- cuela de Ciencias del De- porte. Centro de Documen- tacibi-i.
R . Estudios realizadas y loqros alcanzados en cuanto auto-
matizacibn * Bibliotecas = Costa Rica Las unidades de informacibn con a1ghi-i grado de automati-
zacibn en nuestro pais, presentan la siguiente si tuacibn.
(Ordenados segc!n lista anterior).
CCSS. Biblioteca Nacional de Salud y Seguridad Social.
(BINASS)
Esta biblioteca cuenta con dos microcomputadoras IBM.
intre el software que estd utilizando se puede mencionar: la
~ o j a electrbi-iica Lotus 1 , 2, 3, para el coi-itrol del presupuez
:o y se ei-iccrei-itra ei-i estudicl el Micro.ISIS, para automatizar
~lmacei-iamiei-ito y reccrperacibi-i de la informacibn, por medio de
?ste paquete se ha podido hasta el momentu, almacenar un
. istado de todos los ~iscrarios cu1-i ii-iformacibi~ referente a la
irofesibn, puesto y otros datos personales y profesionales,
licho 1 ista- do puede ser actualizado en el momento que lo
.@quiera.
Biblioteca Marck Twain (Centro Cultural Costarricense
Nor t eamer i cano )
Esta biblioteca ha adquirido el sistema Logicat, desa-
rollado por la Compafíia Mexicana "Sistemas Lbgicos", esta
mpresa se ha dedicado principalmente a la automatizacibn de
ada uno de los subsistemas de las bibliotecas en un sistema
ntegrado. El Logicat, es el paquete utilizado para catalo-
gacibn, en estos momentos esta en etapa de implantacibn, para
illo se debe disponer de una microcomputadora. AdemAs ad-
quirib el Loqipress, paquete de "software" para el trata-
niento automatizado del servicio de prestarno, este paquete
jepende para su funcionamiento del Logicat. Todo e1 sistema
2stA desarrollado en idioma espafiol, esta fue una de las
-azones por lo que fue escogido para dicha biblioteca, pues
;e considerb que esto facilitaria su manejo.
Centro de Informacibn sobre Politica Cientifica y Tecno-
logica (CONICIT)
Esta unidad de informacibn cuenta con una microcomputa-
lora Wai-ig. Dispoi-ie de varias bases de datos entre el las:
ri-ia de la coleccibn, otra con la informacibn de ciet-icias
larinas y otra con las revistas. El software ha sido desa-
.rollado localmente, una de las limitaciones del sistema es
~cie no es ei-i linea. 5ii-i embargo etí estos momentos ya se
idqciirit, el Micro 1515 y de esta estudiando cot-i miras a ut-ia
lronta implantacibt-i.
Centro de Docctmentacibi-i del ICAP
Este centro cuenta con un sistema propio denominado
'EVICAP - sistema para la t-ecciperacibn de la ii-iformacibn de
as revistas. AdemAs han adquirido el Mini-Micro ISIS, lo
~stan estudiando. Disponen para estos trabajos de cina micro-.
omputadora compatible con IBM.
Biblioteca'del INCAE
Esta biblioteca cuenta con una terminal conectada a un
equipo IBM-36 del centro de cdmputo de la institucibn y con
un sistema de "software" desarroliado localmente para la au-
tomatizacibn de las Notas Harvard, dicho sistema permite recg
perar rApidamente informacibn referente a estos documentos.
Biblioteca del ICE
El grado de automatizacidn de la biblioteca del Institu-
to Costarricense de Electricidad, es descrito y analizado en
las pdgs. 57, !!2-118 Y P A ~ . 167 , por ser esta biblioteca
utilizada como laboratorio en el presente estudio.
Biblioteca Venezuela (IICA)
Esta biblioteca cuenta con una microcomputadora y con el
paquete Micro ISIS. Tiene este sistema ya implantado y a
travcis de 9ste almacena y recupera la inforrnacidn. Esta bi-
blioteca tiene conexibn con las redes kgrinter y Dialog.
CEDO ILANUD
En este centro de documentacibn se contratb a un espe-
cialista con conocimientos tanto en InformAtica y Bibliote-
calagia, quien realizd un estudia. Entre lo que este incluye
se pciede menciottar un anal isis de reqcierimiet.itos y tina eva-
lciac ibn de paqcie tes para almacenamiento y recuperac ibn de
informacibn. Este estudio no es accesible a los usuarios,
debido a razones institucionales y al costo del mismo.
El software adquirido por este centro es el paquete de
BRSíSearch, para manejo de bases de datos. El equipo adqui-
-ido es una microcomputadora IBM AT 6O Megabyte disco duro,
~ n a impresora y una micro IBM XT. En cuanto a conexibn con
-edes, esta conectada a Dialog y a RFICSfi Datos.
Centro de Documel-rtacibn de la Direccibl-r en Inform&tica
(CEDINS). Instituto Nacional de Segccros (INS)
En este centro se tiene un sistema automatizado para ca-
:alogacibn, clasificacibn e indizacibl-i, el software ha sido
lesarrollado localmente y el equipo utilizado es una terminal
Icce estcl conectada a cin equipo IBM-4361. La idea es llegar a
,ener todo el sistema automatizado, pero aa se ha podido por
alta de recursos.
Centro de Informacibn Tecnolbgica (ITCR)
Este centro utiliza el paquete ISIS y una base de datos
ropia, disponen del siguiente equipo: una microcomputadora,
~ n a computadora IBM con Modem y d o s termii-iales. Con este
istema s e almacenan y recuperan articulas de revistas, tesis
niversi tar ias y coi-ic;cel tas resccel tas . fidemds estdn conecta-
os a la base de datos Dialog.
Centro de Documentacibn de MIDEPLAN
La coleccibn de este centro es almacenada en una compu-
tadora del centro de cbmputo del Ministerio y peribdicamente,
se recupera a travPs de listados por materia y cronolbgico.
Ademas en estos momentos ya adquirib el Micro ISIS.
Biblioteca Carlos Monge Alfaro (UCR)
E17 esta biblioteca se han realizado estudios de requeri-
mientos y evaluacibn de paquetes. Se tiene automatizado el
centro catalogrAfico centroamericano, las planillas de los
empleados. Se ha adquirido el sistema OCLC y el equipo MV
4000 Data General y se tiene conexibn con las bases de datos
de OCLC y Dialog.
Algunas de la unidades en vias de automat izacibii presen-
tan la siguiente situacibn.
Biblioteca Alvaro Jenkins. Banco Central de Costa Rica
El Banco realizb un estudio de necesidades de la insti-
tucidn y tomb en cuenta la necesidad de automatizar dicha bi-
blioteca. Aunque ya aprobb la automatiracibn de la misma, no
se ha definido el software y hardware que se va a adquirir.
Bibiioteca Conmemorativa Orten (CATIE)
Aunque esta biblioteca no dispone de equipo propio, uti-
liza una microcomputadora prestada para accesar una base de
datos sobre caf&. Actualmente utilizan el Micro ISIS para
almacenamiento v recuperacibn de la informacibn de esta base
de datos.
Biblioteca Corte Interamericana de Derechos Humanos
En esta biblioteca se han realizado algunos estudios de
requerimientos por parte de empresas comerciales. Entre sus
proyectos del alyo 1957 estaba la compra de una microcomputa-
dora y en cuanto a software no se tiene nada detinido.
Biblioteca Judicial de la Corte Suprema de Justicia
La Seccibn de Informatica de la Corte estA. trabajando en
la acrtomatiiacibn del sistema de almacenamiento y recupera-
cibn de informacibn de dicha biblioteca. El software esta
siendo desarrollado localmeiiate. E17 c~tanto a1 hardware, la
biblioteca no tiene conocimiento del tipo de equipo que se va
a utilizar.
Biblioteca Central de Instituto Tecnolbgico de Costa
Rica
Esta biblioteca ha adquirido el Micro ISIS, pero no lo
5stAn utilizando, se estA est~tdiando y qestio~iando la compra
de dos microcomputadoras, sin embargo en estos momentos no se
tiei-ie nada definido respecto al hardware.
RECOPE. Depto. de Informacibn Tecnica. Biblioteca
Se ha desarrollado un "software" local para una base de
datos sobre e:>::ploracioi-ies, se trabajaba con una microcompctta-
dora, sin embargo en este momento no se tiene acceso a este
equipo, por lo que el sistema no esta f~i~-icional-ido y se tiei-ie
en trdmite la compra de una microcomputadora IBM XT.
Biblioteca de la UNED
Primeramente se habta desarrollado un sistema de inven-
tarias para la coleccibn, el cual trabajaba con una terminal
conectada al equipo de la Universidad. Ei7 estos momentos se
~ s t d trabajando en aplicar el Micro ISIS y Loaicat. El pri-
mero ya se adquirib y elesegundo esta en trAmi te de adquisi-
c i b1-i
La informacibn presente en este apartado se obtuvo de u-
na muestra sesgada (no aleatoria), se procurb que la muestra
incluyera las bibliotecas especializadas y centros de docu-
mentacibn que pertenecen a instituciones grandes o muv cono-
cidas del pats. AdemAs se revisb una lista de bibliotecas
especializadas, cuyo titulo es "Centros de informacibn, docu-
mentacibn y bibliotecas especializadas en Costa Rica", ela-
borado por Zaida SAnchez M . y Marcos Chacbn, de esta lista se
escoqieron intencionalmente las unidades de informacibn bajo
los siguientes criterios: Las mAs conocidas, de mayor tamaño
yio que se conociera tenian intensiones de automatizar.
Tambikn se consultb un Directorio de Unidades de Infor-
macibn Automatizadas o en Vias de Automatizar, elaborado por
estcidiai-ites en cin cursa de acttomatizacibri de bibliotecas.
Posteriormente se solicitb informacit5i.i por tel&foi-io y se
visitaron algunas bibliotecas
Se incluye ademAs de algunas bibliotecas especializadas
y centros de documentacibn las bibliotecas universitarias y
la Nacional.
B.- Concl~~sioi-ies relacionadas 1s automatizacibn de bi-
bliotecas en Costa Rica
kpro:.::imadamente un 85% de las veintinueve Unidades de
InfarmacirJn aqui mencionadas, 170 han t-ealizado u1.i ai-idlisis de
requerimientos por escrito que detallen las especificaciones
que debe reunir el sistema que necesitan para su biblioteca,
asi como tampoco se ha efectuado una evaluacibn de "software".
La respuesta dada en muchos casos, cuando se preg~!ntb sobre
si se habian real izado algctnos estudios de este tipo, fue que
no se habian realizado por escrito, pero que si se estaba
conciente de que era obvia la necesidad que tienen las bi-
bliotecas de ser automatizadas.
El "software" que ha sido mayormente adquirido por estas-
bibliotecas ha sido el Mini-Micro ISIS, entre las bibliotecas
que ya lo tienen, estAn las siguientes:
- Biblioteca Nacional de Salud y Seguridad Social (BINASS)
- Centro de Documentacibn ICAP
- Centro de Informacibn sobre Politica Cientifica y Tecno-
ldgica (CONICIT)
- Biblioteca Venezuela (IICA)
- Centro de Documentacibn Econbmico-Social "Blas Real Espi-
nales" del Consejo Superior Universitario Centroamericano
(CSUCA) .
- Biblioteca Central del Instituto Tecnolbgico de Costa Rica
- Biblioteca Conmemorativa Orton ICATIE)
- Centro de Documentacibn de MIDEPLAN
- Biblioteca Nacional
- Biblioteca de la UNED
- Biblioteca del ICE
El Micro ISIS es paquete de "software" utilizado para
almacenamiento y recuperacibt-i de informacibn, cuyos derechos
de autor le pertenecen a la UNESCO, la cual gratuitamente
los cede a las bibliotecas sin fines de lucro de institucio-
nes, bajo ciertos requisitos sefialados por ellos.
En ccianto al "hardware", la tendencia de estas bibliote-
cas se inclina hacia la adquisicibn de microcomputadoras IBM
o compatibles con &Sta.
Segttn lo anterior, se concluye que para la automatiza-
cibn de bibliotecas en Costa Rica, no se han definido progra-
mas y politicas qcie les permitan enfrentar sci aplicacibii en
forma cooperativa, contemplando la uniformidad con miras a
ahorrar recursos y facilitar el intercambio de la informa-
cibni pues aunque en muchos casos se ha adquirido el Micro-
Isis, no en todos se ha implantado este "software".
6.- Estudios realizados sobre automatizacibn de la kiz
bliatecs m Instituto Costarricense &e Electricidad
(ICE)
Toda parece indicar que la biblioteca del ICE, fue la
primera en el pais en realizar intentos de automatiiacibn, a
principios de los eAos 70, un ingeniero creh un sistema de
tarjetas perforadas, el cual permitid almacenar el catAlogo
de autor y titulo, asi como un listado del libro de inscrip-
ciones. Este listado no resultb muy funcional porque su vo-
lumen era i1-1chmodo de manejar y parque 1-10 existid unitormi-
dad en les entradas, esta situacibn impedid realizar rhpida-
mente las brltsqcredas, pues en mctchos casos una misma publica-
citn era entrada par el editor y en otras casos por el autor,
o era 5010 entrada por el editor, ademds en algunos casos
para la cirdenacib1-i alfab&tica se tomaban e1-1 cuenta los arti-
cctlos y en otros no. Mientras que las reglas pat-a la ordena-
cibn de los cathlogos dice los siguiente:
"4 . Ar t iculos A . l Articulas iniciales. ümitir el
articulo inicial en todos los i- diomas y alfabetizar por la pa- labra que le sigue. Una escep- cibn a esta regla la conforman
ciertos nombres propios extran- jeros que comienzan con un artf- ccilo. "
(Reglas para la Drdenacidn Alfabetica de los CatAlogos, 1471, p.4)
Una de las deficiencias mAs notorias del sistema, era la
carencia del cathlogo por materia, el cual es muy & t i 1 para
resolver las consultas por tema.
Sobre la automatizacibn de la biblioteca del ICE, se han
realizado algunos otros estudios. En 1483, un estudiante del
Instituto T ~ I - ~ i c o de Administracibn de Negocios (ITAN), el
sefior Franklin Montera Campos. elaborb un proyecto como re-
quisito de graduacibn. Titulado "Automatizacibn de la Bi-
blioteca del Instituto Costarricense de Electricidad". Los
principales tbpicos que este proyecto estudia se enlistan a
continuacibn:
- Objetivos del estudia.
- AnAlisis de los procedimientos de la biblioteca vigen-
tes en ese momento y referentes a las fcrticiot-tes de: Adquisi-
ciones, catalogacidn, circulacibn y descarte.
- Presenta una propuesta de un sistema integrado en mbdu-
los, que incluye las funciones mencionadas en el punto ante-
rior y con miras a utilizar un computador Borroughs de gran
capacidad que poseia la Institucibti.
- Incluye conclusiones y recomendaciones.
- Anexa una descripcibn de los sistemas de almacenamiento
utilizados en esta biblioteca en ese momento, tales como ca-
tdlogos y archivos.
Dicho proyecto no se puso en practica, ni siquiera lo
que se proponia para uno solo de los subsistemas.
En estos momentos la situacibn y los procedimientos lle-
vados a cabo ei-i dicha biblioteca y que este trabajo presenta,
han variado, bAsicamente porque en ese momento, no se utili-
zaba la computadora para llevar a cabo alguna de las funcio-
nes. Ademds los intereses actuales se inclinan hacia el uso
de microcumputadoras, sobre todo porque esta biblioteca ya
dispone de uno de estos equipos y por las ventajas aue los
mismos ofrecen y que ya fueran sefíalados en el apartado sobre
microcomputadoras.
En 1485 fue realizado otro estudio titulado "Sistema de
Pr&stamo de la Biblioteca Central del ICE", este trabajo fue
llevado a cato por Marianela Salomtin, quien era profesional
del Departamento de Cbmputo Electrbnico de la Institucibn, a
ella se le asiqnb la tarea de desarrollar los programas para
el servicio de prgstamo de dicha biblioteca, en el informe de
este trabajo se describe en tgrminos generales, los problemas
presentados en el sistema vigente en ese momento, en el ser-
vicio mencionado.
- Ademas, incluye los programas que componen el sistema,
junto con las pantallas que utilizan y los reportes o salidas
que genera.
Este sistema fue desarrollado e implementado en una mi-
crocomputadora Gurroughs 820 Data Manager. Aunque este sis-
tema logrb mejorar la situacibn existente en ese momento,
sobre todo en lo referente a los cisuarios morosos, cont incia-
ban presentAndose una serie de problemas entre los oue se
pueden citar:
- La biblioteca no disponia en scis instalaciones de1 equi-
po, lo cual implicaba que si alguien devolvia un libro, se
podia dar el caso de que la boleta estuviera en el Departa-
mento de Cbmputo ya que en este Departamento era donde se
alimentaba el sistema y de la biblioteca al Departamento de
Cbmputo, existe una distancia de quince pisos.
La mayoria de las funciones realizadas eran llevadas a
cabo en forma manual, por lo que las actividades y procesos
duraban el mismo tiempo que en el sistema anterior, en que
todo era llevado en forma manual.
- No permitid obtener informes sobre los libros que poseia
un usuario a traves de la pantalla.
- No permitia obtener las estarjisticas del movimiento de
los pr&stamos, en un determinado periodo.
- Con este sistema no se podian hacer las transacciones de
prestarno en linea.
Debido a que el equipo en que fue desarrollado este sis-
tema ya no seria mas utilizado por la Institucihn, se presen-
td la necesidad de desarrollar uno para una microcomputadora
I B M , de este modo se desarrollb un nuevo sistema para este e-
quipo, que seria la nueva adquisicibn que realizaria la bi-
blioteca. El nuevo y actual sistema ser& analizado en el ca-
pitulo siguiente
7.- Aspectos 5 t01nar cuenta para realizar anAlisis &
requerimientos para automatizar una biblioteca
Entre los principales aspectos a tomar ei-i cuenta para
real izar un andl isis de requet- imientos para automat izar una
biblioteca o un sistema de esta, se pueden mencionar los. si-
g~tier~tes:
- Ai-iAl isis del sistema e::.::istente
- Metas del nuevo sistema
- Desarrollo del grupo de t-equerimi~ntos
A . - AnAlisis del Sistems Existe-
En e.=te caso del subsistema de circulaci6n y pr&stamo,
el anAlisis del sistema existente permite identiticar los
problemas de &te, asi como la forma de establecer los reque-
rimientos para un nuevo sistema. Este anAlisis consiste en
la recolecci61-i de la informac id)-,, organizaci6i-i y andl isis de
las.metas del sistema existente, entradas y salidas, opera-
ciones de procedimiento, rec~trc,os y medio ambiente.
A continuacidn se mencionan los elementos de un an&lisis
del sistema:
- Metas y propbsitos del sistema
- Subsistemas del sistema
- Documentos del sistema y archivos
- Flujo de trabajo del sistema
- Cantidad de trabajo realizado en el sistema
- Reccirsos reqcter idos por el sistema
- Espacio fisico del sistema
- Orqanizacidn de los resultados
B.- Metas del Nuevo Sistema.
La presentacidn de las metas debe incluir el propbsito
del nuevo sistema o indicar hacia dai-tde set-Al-1 dirigidos los
esfcrerzos de desarrollo, mantenimiei-tto y operacidn. Las me-
tas pueden ser basadas sobre ct1-t sistema existente o pueden
ser comp le t amen t e nuevas.
Por ejemplo las metas de un sistema de circulacibn po-
driai-t ser:
Llevar un control eficaz de la circulacibn y pr&stamo
del material biblioqrAfico y audiovisual de una biblioteca.
Agilizar el servicio de pr&stamo de una biblioteca
C.- Desarrollo del Grupo de Requerimientos
E17 este caso se consulta a las personas interesadas e17
el estudio, tales como miembros del personal de la biblioteca
que esta siendo analizada, se compila una lista de sus nece-
sidades especificas y demandas que juegan un papel importante
en el nuevo sistema a ser desarrollado. Esta lista debe ser
lo m A s detallada posible. Es conveniente hacer la diferencia
entre los requerimientms indispensables, que son aquellos que
tienen que ser incluidos en el nuevo sistema y los requeri-
mientos deseados, estos ttltimos pueden mejorar el sistema pe-
ro no necesariamente ser encontrados en & l .
Una vez recopilada esta lista se debe completar lo me-
jor posible y editarla dentro de un esquema del grupo de re-
querimientos para el nuevo sistema, y luego circularla para
comentarios y sugerencias adicionales. ilichos requerimientos
deben ser discutidos y refinados por quienes realizan el es-
tudio asi como por el comit& asesor y los miembros del perso-
nal de la biblioteca hasta que se llegue a un acuerdo y quede
claramente definido qu& se espera del nuevo sistema. La
lista de requerimientos puede ser mejorada con el progreso
del estudio.
Los requerimientos pueden ser de varios tipos tales co-
mo: Requerimientos generales, funcionales, de trabajo y de
funcionamiento, sin embargo dentro de la lista no necesaria-
mente tienen que estar divididos en estas categorias, sino
que pueden estar desglosados, seghn las diferentes funciones
del sistema.
D.- Requerimientos Generales
Estos requerimientos definen y establecen una amplia
guia de sistemas basados e17 computadoras. Los requerimientos
de este tipo usualmente estan relacionados con la flexibili-
dad, compatibilidad, control y costo del sistema.
- Requerimientos Flexibilidad
Describen la capacidad que tiene el sistema para ser
adaptado o modificado, sin necesidad de realizar, por ejemplo
un redisefio.
- Requerimientos de Compatibilidad
Define cbmo el nuevo sistema puede ser compatible con
otros sistemas.
- Requerimiento= de Control
Especifica y define las regulaciones, recomendaciones,
restricciones y politicas de la administracibn de la biblio-
teca respecto al nuevo sistema.
- Requerimientos Costo
Especifica los costos que debe tener el nuevo sistema.
E. - Requerimientos Funcionales
La parte principal de la lista de requerimientos debe
ser por naturaleza funcional, especificamente debe definir lo
que puede ser capaz de hacer el nuevo sistema. Para facili-
tar la conceptualizacibn de estos requerimientos, el nuevo
sistema puede ser dividido dentro de subsistemas y por Areas.
Estas listas deben ser lo mAs detalladas posible.
F.- Requerimientos c& Trabajo y Fcincionamiei-ito Ejecucidi-i
Estos reqcierimientos especifican la cai-it idad de trabajo
que ser& llevado a cabo por el nuevo sistema dentro de un pe-
riodo de tiempo, ya sea un dia, una semana, un mes o un afio y
la velocidad con qcie las trai-isacc ionea ci operaciones deben
ser completadas por el nuevo sistema. Las estadisticas lle-
vadas a cabo por el sistema existente pcieden ser examinadas y
analizadas con el fin de conocer el tipo y volumen de trabajo
que se realizarA.
111. PROCEDIMIENTO METODOLOGICO
1.- Tipo investiqacibn.
El tipo de investigacibn que se ha utilizado para lo-
grar este objetivo es la denominada investigacibn DESCRIPTIVA,
ya que dicho estudio es una especie de diagnbstico, en el que
se'describe, se registra, analiza e interpreta la situacibn
actual de la Biblioteca del ICE, y en especial el servicio de
pr&stamo y circulacibn. Todas estas caracteristicas son oro-
pias de un estudio descriptivo, pues como lo define Best:
"La investigacibn descriptiva delinea lo que es. Comprende la descripcibn, registro, anAlisis e interpretacibn de la naturaleza actual, composicibn o procesos de los fenbmenos. El enfoque se hace sobre condiciones dominantes o sobre como una per- sona, grupo o cosa, se conduce o tui-icioi-ia en el presente, muchas veces lleva consigo tipo de compa- racibn o contraste . . . " (Best, J . W . , 1972, p. 28.)
2.- Sujetos y fuentes de informacibn.
Se realizaron entrevistas a siete de los nueve funciona-
rios de la Biblioteca del ICE (v&ase anexo No.2); la razbn
fundamental a que obedece tal decisibn es la siguiente, estos
fun~ionarios que se entrevistaron son los que de una u otra
manera se ven involucrados en el desarrollo de las activida-
des concernientes con el subsistema de prestarno y circulacibn
del material bibliogrhfico. De igual forma, se entrevistb
al Lic. Jos& Ruperto Arce Delgado, Jefe en ese momento de la
biblioteca del ICE, vkase anexo No. 1 . El objeto de las
entrevistas fue obtener de todos ellos la informacibn refe-
rente a la situacitn actual de dicha biblioteca.
3.- Fuentes biblioqraficas primarias y secundarias
Fuentes primarias:
Libros, folletos, publicaciones perihdicas y seriadas,
diccionarios, manuales, documentos no convencionales como
simposios, congresos, seminarios, reuniones. mesas redondas y
co1íferelícias. Se ~itilizaron las estadisticas mensuales y
anuales de adqciisiciones y de pr&stamos con el fin de poder
realizar una proyeccibn del aumento de la coleccitn y del
ncimero de usuarios reales de esta biblioteca.
Fuentes secundarias:
Se consultaron catalogas de bibliotecas, directorios,
guias bibliograficas y bibliografias.
Se utilizaron ademas, los informes y resultados de la
participacibn y asistencia a simposios, seminarios, congre-
sos, reuniones y conferencias.
4. - Variables, def inicibn i17strurne17tacib17
Objetivos
General 1 Realizar un and- lisis de requeri- mientos de la Biblioteca del ICE, enfatizando el subsistema de circulacibn Y pr&stamo, orienta do a la futura automatizacidn del mismo .
Espec i f i cos 1.a Analizar el sistema ac tuai de la biblioteca desde el punto de vista de:
1 . 1 Recursos hu- " manos :
Variables y su Operacionaliza- Instrumentacidn def. conceptual cibn
'Calidad de los Recursos hu- manos " . Pro- piedades inhe- rentes al per- sona 1 que labora e17 la biblioteca.
Se consideraron "Adecuado": si cumple lo requisi tos que amer i ta el puesto,y si el nhmero del perso- nal destinado a realizar las fun-
Esta informacibn se ob t civo Por medio de los i- tems del 1 al 9 de la 1 Parte de la entrevista al J e f e d e la Bi- blioteca y de la entrevista al personal (ve8se anexo # 1 y # 2 , respectivamente) Las respuestas dadas por el. su- jeto perrnitirAn conocer y anal i- zar la situacibn imperante en la biblioteca. A con t inuac ibn se desg 1 osa17 las preguntas que corresponden a cada objetivo espec i f ico .
Entrevista al Je- fe: 1 Parte,
Pregunta. 2, , y 1 1 Parte, Preg. 1 . Entrevista al Personal: 1 Pay te, y 11 Parte,
1.2 Recursos eco- "Cantidad de nbmicos: Recursos eco-
nomicos". Ntime- ro de unidades que componen el cai-ijunto de elementas f inanc ieros que utiliza la biblioteca pa- ra 5u funcio- namiento.
. 3 Recursos bi- "Cantidad de liogrAf icos: Recursos bio-
grAf icos" . Debe entenderse co- mo tal el mi- mero de unida- des q componen el conjunto de publicaciones que conforman el acervo o colecibn de la biblioteca.
ciones que involu- Preg. 1 y 2 craban el funciona- miento de la bi- blioteca, es sufL ciente para lle- var al dia el trg bajo o por lo me- nos cumple a caba lidad las activi- dades que lo re- quieran con prio- ridad.
"Inadecuado" : en en el caso de que el personal no cumpla con las ca racteristicas an- tes mencionadas .
"Suficiente": si Entrevista al Jg satisface las ne- fe: 1 Parte, cidades de la bi- Preguntas 3 y 4. blioteca.
"Ins~if iciente": en aquel las ca- sos en que no cubran las nece- sidades minimas de dicha biblio- teca.
Se considera "Su- Entrevista al Jg ficiente" y "Ade- fe: 1 Parte, cuado", si el 7 0 X Preguntas 5 y 6. del personal en- Entrevista al trevistado consi- Personal: 1 1 Pac dera que satisfa- te, Pregunta 3. ce las necesida- des de informa- cibn de los usua- rios reales de dicha biblioteca y sobre todo si satisface las ne- cesidades de in- formacibn de la insti tucibn.
Se consideraran "insuficientes" e "inadecuados", si
1.b Analizar el subsistema de c i ~ culacidn y presta mo de la bibliote ca del ICE, en cuanto a: 1.5 re- cursos Humanos.1. 13 Procedimientos. 1.7 Infraestruc- tura existente.
"InFraestructu- ran.Numero de unidades que conforman el con ji~i-rto de elementos dis- ponibles para llevar a cabo las f unc i ones y procedimien- tos entre los cuales estan: los instrumen- tos, equipo y papeleria.
el material b i - bl iograf ico 13 o ret!tne las carac- teristicas antes menc i onad as .
Se considera "Su- ficiente" y "ade- cuado", si el 70% del persoi-ra 1 entrevistado con- sidera que los recurso materia- les que utilizan para llevar a ca- bo su trabajo es suficiente y ade- cuado
"Insuficiente" e "Inadecuado", si los recursos ma- teriales no re&- nen 1 as carac te- risticas ante- riormente mencio- nadas .
"Subsistema de Circulacibn y Pres t amo" . De- be entenderse como pr&stamo: al prbstamo de material biblig grhfico o audig visual a una persona, insti- tucibn, biblio- teca, etc., Y puede ser inte- rior o exterior. Esta actividad entre bibl iote- ca y prestata- rio supone una organizac id13 que permi t a ase gurar la entre- ga y devolucidn
Serh la respueg ta expresa que den los sujetos a los items me- cionados y des- critos en la Seccidn de Ins- trumentacidn. Se consideraran como problemas del subsistema, si el personal entrevistado se fiala que los procedimientos que efec ttta pa- ra realizar sus f unc i ones no son los mhs ade cuados, ya sea porque e1 procg so es muy lento
Entrevista al Je fe: 1 Parte, Pregunta 7, y 1 1 Par te, Pregunta 2. Entrevista al Personal : 1 1 Par te, Preguntas 3 Y 4.
Esta informacibn se obtendrh por medio de una en- trevista al per- sonal que labora en dicho subsis- tema, asi como de las respues- tas dadas en la 1 1 Parte de la entrevista al Jg fe de la Biblio- teca. (veanse a- i-re::c:os # 1 y # 2) . Entrevista al persona 1 1 1 1 parte,preounta 2.
de las publica- ciones y evitar perdidas.
Se en t ei-rdera por circulacibn la utilizacibn que se hace de las obras que posee la biblio teca, y es un indice de la funcionalidad de la coleccibn.
"Procedimien- tos": es el con junto de meto- dos y pasos que se real izarAn para el fcii-rcio- nam i en t o de 1 subsistema de circcilacitti-r y pres t amo.
1.8 Estado de la- "Estado de la automatizacibn. automatizacibn"
Se ent iende por tal a la situa- cibn en que se encuentra el uso y aplica- cibn de los computadores en las actividades de dicho sub- sistema.
o por otros mo- tivos que reprg senten dificul- dad para brin- dar los servi- cios que ofrece la biblioteca. Uno de estos rno tivos puede ser el demostrado a traves de la e- periencia de las personas, o su juicio profg sional, y/o que 1 os recursos que se utilizan no son suficien tes para cum- plir a cabali- dad sus funcio- nes y por tanto, insuficientes para satisfacer las necesidades del usciar io en el momento pre- ciso.
Se considerb como un "Buen estado" si el sistema au- toma t i zado cum- plia en un 80 % con los requeri- mientos determi- nados. "Mal estado de la automatizacibn", si no cumple el requisito ante-
La informacibn se obtuvo de - la 11 parte de la entrevista al Jefe de la Biblioteca, preg. 2. y de la 111 parte, preg. 5 de la entrevista al personal.
La informacibn se obtuvo de la 1 1 1 parte de la entrevista al personal 2,4-9 y de la 11 par- te de la entre- vista al Jefe de la bibliote- ca, pregs. 3, 4 Y 5 .
rior o si el sis- tema presenta pro blemas de funcio- namiento, tales como lentitud, inseguridad , u otros
Objetivos
1 .d Determinar los re- quer imieiítos que debe satisfacer un sistema automatiza- do para el subsis- tema de circulacibn Y pr&stamo.
1.e Evaluar las carac- t.erist icas que pre sen t an algunos pa- quetes de software sebre circulacibn y prestarno de una biblioteca.
Variables y su Operacionaliza- Instrumentacibn def. conceptual cibn.
"Cantidad de requerimientos del nuevo sis- tema": es el nctmero de uni- dades que con- forman el con- junto de las caracteristi- cas que espe- cifican qu& debe hacer un sistema y cbmo debe ser dise- fiado en la me- dida qcte se satisfaga las necesidades de la biblio- teca.
Se determinaron segdn las nece- sidades de los procedimientos establecidos y por la experien- cia del perso- nal.
La informacibn se obtuvo por medio del anA- lisis de las respuestas da- das en las en- trevistas men- cionadas en el apartado de "Sujetos" y en los anexos # 1 y # 2. Ade- mAs de las entrevistas, se conscil t arotí algunos libros y se revisaron algunos paque- tes. De este modo se pudo concluir cbmo deberian ser los requeri- mientos de un sistema. de circulacibn y prestamo auto- matizado.
"Calidad de Se evaluaron S paquetes mediante una de software". comparacibn Se extendicj de los reque- por tal al valor rimientos iden- que se le asignb tificados e 13 a las caracte- el anktlisis. risticas que o- Los cuales se con- frecen l o di- sideran "Adecua- ferentes siste- dos" si o a-
La informacibn se obtuvo por medio de algu- nas publica- ciones espe- cializadas en el campo como
por eje: Guia de software para biblio-
mas de progra- plicables a los mas que funcio- requerimientos nan para el ma- identificados y nejo de circu- a las normas de lacidn y prC-s- comparacidn es- tamo, a travC-S tablecidas. de su compara- "Inadecuados" cibn con lassi no cumplen necesidades de- con los ante- tectadas y nor- riores requi- mas predetermi- sitos. nadas.
1.f Determinar cuáles "Calidad de los Se considerara el paquetes satisfacen paquetes de soft o los mas "Adecua en forma mas ade- ware S ade- dos" aquellos que cuada los requeri- cuado para el mejor satisfagan mientos de la bi- subsistema de los requerimien- blioteca analizada. circulacibn y tos identificados
pr&stamo". en el análisis. "Por calidad del paquete" se en- tiende al valor que se le asigna al conjunto de programas Que en este caso funcio- nan en el manejo del 5ubsistema y que por sus ca- racteristicas es el mAs adecuado para el subsiste- ma de la biblio- teca del ICE.
t ecas, ma- iíciales de los paquetes y de informa- cidn suminis- trada por los editores.
La informacibn se obtuvo de algunas publi- caciones espe- cializadas en el campo por eje: Guías de software para bibliotecas y sobretodo a- plicables pa- ra circula- cidn y prC-s- tamo. Asi co- mo iiíforma- cidn suminis- trada por e- di toresi.
Objetivo especifico 1 c.
Realizar proyecciones en cual-:to al tamaficl de la colec-
iibn y nttmero de pr&stamos que tendrd la biblioteca del ICE.
a 1 0 años piazo . La variable es "TamaAa de la caleccibn y
nd.merc1 @E pt-t,itamis futura". Pcir tamaño futuro de 1s. coi~c-
c i 121-1 " se entei-~!irr& : La cantidad posible de pl-tb1 icacicii-ies
que poseer&. la biblioteca dentro de 1 0 afios. Par nt!\mero
f.turo de préstamos se entiende, la cantidad de prestamos de
publicaciones que posiblemente suministrara la biblioteca a
1 os usuat- i os.
Para real izar provecc iones existen vat- io.5 n& tnd~~r, l ~ s
ciiaiits ze ?piirai-I so.gt!tt-i 13.5 ~3t-actet-isticas de la ooblacitln .
Para este estudio SE aolica -1 motado de "minimos cuadrados".
Este m&todo requiere d~ orefet-encia ierat-t-ol lar una fbrrnulg
que reiacione la variable ~~ependiente - ru-5 valor s~ dese3
pt-edec i t- , ~üi-1 i-!i-ia $3 in .5~ vai i ab l es i i-ide~~.n~j i el-! i es. (~E*.c i 1'
mndelat- ei commc~r tamien to ccurrida dentro de 1 imi te5 razona-
bles d~ confianza pars. hacerlo pr~decitle.
De acuerdo coi¡ el qrd-ico NE. 1 , pAg. 1 2 0 re observa a
simple vista que el i~mcat-tamienta del ta!3afio d~ 1s coleccib~-I
. v.3 .- el tiempo en afios a2beaezz~ a unñ rs.zonabie I ineal ioad 53.1-tdo
como ~t 1 - i s~tpuesto esta lii-iealidad, el probl~rna se podria
~lai-itear formal~%ei-ite como:
- Se considera que se tienen ( n j abservaciones apareadas
Y . , tiempo y tarta50 de la cülecci3n respectivamente,
para las que es razonable suponer que o1 comportamiento de Y
s o b r e X es l i n e a l y se q u i e r e d e t e r m i n a r l a r e c t a (es ta es l a
e c u a c i b n d e i a r e c t a q u e n o s d a e n a l g u n a fot-ma el "mejor"
a j u s t e a l s i g n i f i c a d o a t r i b u i d a a l a p a l a b r a m e j o r , se p u e d e
e:x:p 1 i iar como s i g u e :
S u ~ u e s t o que l a v a r i a b l e Y e s t a d a d a p o r l a e c u a i i & n
v i l )=a+b::.::, d o n d e a v b s o n c o n s t a n t e s e n t o n c e s e i , el errar
a l suponet- el v a l o r d e Y c c i r r e s p ü ~ ~ d i e ~ - , t e a a 1 X i , d a d a es
es't imacibi-I d e la elzctacibn tie l a l i n e a d e r e g r e c i b r ~ i ~ ~ i / a
e c u s c i b n r e a l , ~ e t - o d e s c o n o c i t i a , es Y = + X
E1 et-rat- real si p r e d e i i i Y i = e i e s t e errar se e s t i m a
tlii?r l a cai - i t idad d e X i - ' f i i i ) . = ~ i -,E t t -atai-& d~ detev-mii-ial- 5 y
b d e t a l Forma q u e l o s e t - t -ores ~ s t imatios s e a n t a n p e q u ~ f i o s
camo sea p o s i b l e .
Lomu nu se p u e d e h a c e r minimu c a d a e i : i n u i v i t i u a l m e n t e , 17
7 - s u g i e r e haeet- minima s u s u m a , e i s i n embargo e s t a E?= i
sc!ma se pctede hacer i g u a l a ce ro ie mucf?s.s tat-mas. y Dor
t a n t o p a r a muchas r e c t a s , p u e s b a s t a q u e 1 0 s e r r o r e s p o s i t i -
v o s y n e g a t i v o s se C O ~ D F I - 1 5 ~ 1 7 .. a n u lAi7dose ZL! suma, p o r el l o a s
+ u g i s t - e hs.ret- m f f i i m a l a SuiT13. *de l o s cus.dt-zdos d e i05 e i , e n
sfa minimo este criterio llamado de "minimos cuadrados"
proporciona valores de a v b (estimaciones d e d y & ) que
tiene mushs.s prapiedades des~ables a saber: a) Los estima-
dores de minimo-. cuadrados tienen la menor variania. esto
imalisa mavot- cüntiania del estimador, al eciar sujeto a
menores var i 3.c i unss a i es. t or i 35.
b> Es sencilla ei ciilcula del error de predicci&n, la que
permite conocer la bol- dad del ajuste, e-. decir el errcr se
ouede cuantificar.
c j Fermite cal,zular tambien de manera E.encilla interva-
105 de cünfianra. de acuerdb a un nivel de cofifj.anL.2 previa.-
mente ertabiecicio.
ia formuiacibn biisica de la estimacibn a Eraves de
minimos cuaát-ados seria 1.3 reE.alurihn simulthnea de lac ecua-
cic~)-ie~j r>i~iii.~)-ites:
El errar tipica de la rstimacihn se calcular&.
Las limites del intervalo de confianza resultante son
En anewo No. 6 vease resnlucibn de estas fbrmulas.
5 . - AnAlisis informacibn
De las entreviítas que %e re3.lizaro1-1 se extrajo toda la
informacibn cunrerniente a ia descripcibn del sistema de la
biblioteca del ICE en general, y dei subsistema de circula-
cidn y prPstamo en ?articular, tal cüm+z procedimientos y
recursos requeridos para llevarlos a cabo, asi como 1s
opinidn del personal acerca ie mayores problemas a los
que se enfrentan en SUS labrire~ relativas a ii-tformaci31.7. en
el subsistema mencionada.
.- ~e realizaran cuadiüs y grAfica~. cün el fin de iluztrar
el c-rngortamienta cie las eztadisticas de greítama.5. adquisi-
ciane~. rorre+pondiente a los hltimos siete meces. Asimi+mo,
se real i zat-o17 las proyecc ic,nes. qite ?elmi tan dar un panorama
de a 5 qi!e i i iní j r .3. la hibliote,=s .ara e: 2,i:ii~. ~ l . ~ ~ < ~ ~ : ~ : ~ .
El volumen ae pr&stamz+ que se ~Precen .y. ias adauislciones
reai izadas si.rvieron cama ~arAmetro para poder esiimar el
tamai'fo total Be la colecrihn Rara esa fecha.
Comu p.arte del andl isii cle la infarmaci~hn se DI-iede ii-115i-
r que En lo referente a la evaluacihn !ie pauuetes E++P ES
bar& principalmente a n la elabot-arihn de tablas de tic- com-
pat-at ivo que germi te ie LO-la manera mAs r&pida observar c~rnles
son las caracteri,sticas m4.s notorias de cada uno d~ ellaüs. de
tal mudo que sea clara la conclusibn de c ~ k i ~ s paquetes -a-
tisfacen mejor ias necesidades de la Biblioteca cie1 ICE
1 V. RESULTADOS
1.- AnAlisis del Sistema Actual de la Biblioteca del ICE
Dentro de la estructura organizativa del Instituto Cos-
tarricense de Electricidad, la biblioteca depende jerkirquica-
mente de la asistencia ejecutiva de la Gerencia, esta depen-
dencia ha delegado irrformalmente la resporrsabilidad de la
cckrdinacibn de las funciones a la Oficina de Archivo Cen-
tral.
El sistema de una biblioteca estA compuesto por subsis-
temas y estos a su vez pueden ser divididos en subsistemas
mds pequeMos .
Los principales subsistemas que componen la biblioteca
del ICE son los siguientes:
La Biblioteca como un todo
Seleccibn irculacibi Pub 1 icac iones Referencia
Adquisicibn
Cabe aclarar que en la biblioteca del ICE, estas unida-
des o subsistemas no estd1-i claramente separadas fisicamente,
pero si en cuanto a sus funciones.
Las siguieiites soii las principales fcii-icioi-ies que se lle-
van a cabo en esta biblioteca:
- Coordinar y realizar la seleccidn y adquisicibn de mate-
riales bibliogrdficos y audiovisuales, requeridos por el per-
soiial, coi7 miras al desarrollo de la institmcibi-i.
- Procesar y organizar el material biblioqrdfico. audiovi-
sctal u otro, COI7 las t&ciiicas blbliatecolbqicas mds adecuadas
que faciliten al usuario el acceso a la informacibn.
- Administrar los servicios que ofrece al usuario.
- Prestar el servicia de referencia e informacibn al per-
sni-tal de la insti t~tcibn, arji como a ~articcilares cuando el
caso realmente lo amerite (veAse reglamento de la biblioteca,
anexo No. 4 ) .
- Ofrecer los servicios de prkstamo de materiales al per-
soi-ial de la institucibn, tanto a sala como a domicilio, SE da
prPstamo a particulares solamente a sala en aquellos casos
en que l,a informacibn requerida es relativa al ICE o pu-
blicadas por el ICE.
- Mantener el prestarno interbibliotecario, con el fin de
aprovechar mejor los recursos y ofrecerlos al usuario.
- Mantener actualizados los catdlogos del pt!\blico e inter-
nos, con el fin de suministrarle al usuario la informacidn
adecuada.
- Resolver consultas telefbnicas.
- Facilitar el acceso a la informacibn de la biblioteca a
los funcionarios que laboran en zonas alejadas de la sede
central.
- Autorizaciones para el tiraje de fotocopias e impresos.
- Cobros por deducciones de publicaciones extraviadas
- Descarte.
- Servicio de alerta informativo
- Trhmite de boletas de liquidacibn
- Alimentacibn a la base de datos bibliogrAficos.
En la biblioteca del ICE, laboran nueve personas, en el
siguiente cuadro se puede observar una distribucibn de las
caracteristicas que estas reunen, en lo referente al puesto,
nivel acadPmico y requisito obligatorio.
CUADRO No. 1
Recursos Humanos y SU Preparac id17 kcademica
-- - No. Pues t o Requisito Nivel
Plazas Obligatorio Alcanzado
3 Asistente de Haber aprobado el 1 1 Un estudiante de IV Bibliotecolo- ano de la carrera de ano de la carrera de gia 1 Bibliotecologia y - Bibliotecologia de la
Ciencias de la Infor- Universidad Nacional mac i dri
Un estudiante de tercer aí'ío de la ca- rrera de Biblioteco- lo~ia. U.C.R.
Un Bachiller en Bi- bliotecologia U.C.R.
2 Asistente de Tercer afío de la ca- Un estudiante de IV Bibliotecolo- rrera de Bitlioteco- afio de Bachillerato qia 2 logia y Ciencias de en Bibliotecologia.
la Informacibn U.C.R.
Un Bachiller de la carrera de Bibl iote- cologla U.C.R.
1 Biblioteca- Haber aprobado el Un Bachiller de la ca- rio primer semestre del rrera de Bibliotecolo-
cuarto afio de la ca- gia de la U.C.R. rrera de Biblioteco- logia
. 1 Jefe de 61- Estar incorporado al Egresado de la carre- blioteca Colegio de Bibliote- ra de Bibliotecologia
carios de Costa Rica U.C.R. e incorporado a (Bachiller) Colegio de Biblioteca-
rios.
1 Secretaria 2 Ser egresada de un Egresada de Secreta- colegio tkcnico pro- riado. Colegio Tkcni- fesional, o escuela co Profesional comercial reconocida por el Ministerio de Educac ibn PCtbl ica .
1 Uficinista 3 Haber desempefiado el Egresada de ensefianza puesto de Oficinista media y de una escue- 2 por un periodo no la comercial en la menor de un afio especialidad de ofi-
cinista. Fue primero Oficinista 1 y 2, tie- ne mucha exper i enc ia en todo el trabajo que real i za.
Como se puede notar en el cuadro No. 1 , en un 4 0 X el
personal bibliotecario que labora en esta biblioteca, reune
mAs de los requisitos obligatorios que le solicita la insti-
t ccc i bri .
En cuanto al nLcmero de miembros que conforman el perso-
nal en dicha unidad de informacihn, se considera que no es
suficiente para atender a los 8400 empleados que laboran en
el ICE, quienes son ccsuarios potei-iciales de la misma y por
tanto se les debe dar servicio. Como apoyo a esta informa-
cibn vease el cuadro comparativo (pdg:g 8 ) sobre el nL'imero de
miembros que contorman el personal de cinco bibliotecas espe-
cializadas de Costa Rica y su respectivo nctmero de usuarios.
C.- Recursos Biblioqraficos
La coleccibn de la biblioteca del ICE esta conformada
por el siguiente material bibliogrAfico y audiovisual, hasta
junio de 1488.
CUADRO No. 2
Cantidad de Material Bibliografica y Audiovisual que posee la Biblioteca del ICE
TIPO DE MATERIAL CANT 1 DAD
Libros y Material Audiavisual Tesis
Total de Titulos de Publicaciones Peribdicas 415
- Suscripciones vigentes activas - Recibidas por donacidn
Can la entrevista al personal de la biblioteca en la re-
ferente a si el material biblioqrAfico adquirido por la misma
satisface las necesidades de infarmacidn de los usuarios rea-
les, se obtuvo la siguiente infarmacibn: un 85.7% del perso-
nal opina que na satistace las necesidades de informacidn de
las usuarias reales, ni potenciales ., aunque si considera que
se trata de satisfacer en un alta grado las necesidades de
infarmacidn de las jefatciras y de las profesianales. Cldemds
se benefician de la biblioteca dtnicamente los funcionarios
qcie laboran en el edificio de la Sabai-ia y oficinas cercanas a
este, así como las que canacen el funcionamiento de la bi-
b l i a t ~ c a . Un 14.28% d e l o e r s o n a l e n t r e v i s t a d o r e s o a n d e o u e si
se s a t i s f a c e n l a s n e c e s i d a d e s d e i n f ~rmacit3i-1 d e l o s u s u a r i f i ~ . ~
r e a l e s ~i se toma en cuei-1t2 e l a b j e t i v o p r i n c i c a l d e ia b i -
bi i n t e c a I v s r odg . t O j . P ~ r n E>F c a n i i d e r a c r u ~ i7o SE. s a l ist.3cet-1
1 a s n e c e s i d a d e s S e i 17 t ~ z r m a r i 231-1 d e l a s u s u a r i o i o u e SE t ~ l c i i a17
va oi te t-Ia se a r i ~ i a l . : zai7 l o s 1 ib t -os d e te::.::ta ~ i n i v e r s i t a r i a s :
o o r n o .ser e s t e e l a b j e t i v a ctt-inc:!ili.,i d e d i c h a u n i d a d d e ii-t-
f m-mac i 01-1.
E n c u a n t o a si se s a t i s f a c e n l a s n e r e 5 i a . 3 d e s d e i n f a r m s -
i i&\- i d e l a i n s t i t i i . c i & i - ~ , U!-! ~xiembl-a ije1 c+r.=.li.+-!al - . -- -. ife j.a b l -
b l i o t e c a c a n s i d e r - a a u e ? a s n e c e s i d a d e s d e i f i r ~ r m a c i & n d s iE>c
u s u a t - i o s r e a l e . 5 pst?i-I muy 1 i g a d a s c o n l.2.5 n e c e s i S a d e s 13- la
i n s t i t u c i b n . 5 i n e m b a r ~ c ~ un 57,14:4 d e i a e r s a n a l a ü i n a q u e l o s '
r~-c!- t i~snc , d e q ~ c e rjic-ctni-~tt csc.ta b j . o l i o t e c a s j . c . a t i c . f a r t l - t l a s ne-
! : P ~ . : + ~ : ~ l i j i 7 , h . s ,c iendo l!~i acl.5.- ces i ~ i a d e j b e ii-ltgt-m.g,c j, e;-l ife 1.3 i:-- " -
r3.1=;.:?i-i a!J(s 5 - ) i a f i ~ i - ~ t s i-l.i-l ~=l-,t.e-~í j.$n ~e trab.s.jct , iin 4;. 35:;; d ~ i
;.se!-soilai tzo1-Isider.3 a l t e :-!u se , s ? t i s F a c e d e l t o d ü :i.r7i3 ~ - i eces i~ i i s . -
d.ic d e ii?fc?rmacíi?!-i dts l a i1-15t i t~~ciLi!-I , arlara!-!di? U L ~ E 1.3 G i -
b l i o t s r a !-ta t i ~ n ~ f a c u l t a d zara d e c i d i r l a czmnra de m a t e r i . < , l
b í h l loc j i .&. t ic!z , i i n g z!-j.e i a 521 i c i t u d de cnmsra d e m 3 . t ~ ~ - i 3 . i ,yo
i n t s r b s l a b a r a l ~ a t - a u1-1 trabajfic!cat- e c t & 5 1 - i j ~ t 3 a ia a.ztrnba-.
~ i t i t - I Be l a G'ere-!ric?.
i n b i b l i n t ~ c a o u e d e d e c i d i r l a comctra d e m a t e r i a l .snie
e n casns m u v e s o e c i a i e s o d e mucha I T P ~ ~ E > I . C ~ ~ . ~ .
AdemAs ~117 14.28:4 d e l cjeriai-;a! e n t r e v i s t a d o d e l a h i b l i n .
t e c a io l - :Eidera q u e 5e d e b e r i a l - I d s a c j o u i r i r mas memor ia5 e i i7-
formes de conferencias, sobre todo en los casos en que por
falta de recursos, el ICE no puede enviar representantes a
estas reuniones. El cuadro No. 3 ilustra la anterior infor-
mac i bt-t .
CUADRO No. 3
Opinidn del personal respecto a si la Biblioteca satisface las necesidades de informacibn
de los usuarios
- -- -----m
Cipinih Necesidad Si No que satisface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Satisface las necesidades de in- formacibn de los usuarios reales y potenciales
Satisface las necesidades de in- formacibn de las jefaturas y los profesionales
Satisface las necesidades de in- formacibn de los usuarios reales segt~n objetivo principal de la biblioteca
Satisface las necesidades de los empleados que estudian
Necesidad de informacidn de los usuarios reales esta muy ligada con necesidades de la institucibn
Satisface las necesidades de in- formacibn en cuestibn de trabajo
Se satisfacen del todo las nece- sidades de informacidn de la ins- t i tucib-ii-t
D.- Herramientas biblioqraficas utilizadas para la cataloqa-
cibi-1, clasif icacibn g ii-tdizacibi-1 informacibi-1
A continuacibn se muestran los sistemas utilizados para
el tratamiento de los materiales bibliogrAficos, audiovisua-
e s , que adquiere la biblioteca, tales como libros, tesis,
publicaciones peribdicas y las publicaciones del ICE. Estos
materiales son organizados, almacenados y recuperados a tra-
v&s de diferentes sistemas de clasificacidn e indizacidn, con
el fin de facilitar el acceso a 105 mismos.
CUADRO No. 4
Sistemas citilizados para el almacenamiento y recupet-acidi-1 de la informacibn, segdtn tipo de material
Tipo Material Material Publ. Pcrbl. Sistema BibliogrAfico Tesis Utilizado y Audiovisual Peribd. ICE
Reglas de Catalogacibn Angloamericanas X X X X
Sistema de Clasificacibn Decimal Dewev (ed. 14) X
Sistema Unitermino X
Sistema Consecutivo
Lista de Notacibn Inter- na de Cutter X
Thesauro de Telecomuni- cac i ones ( 1 NTEL )
Lista de Encabezamien- tos de Materia ILEMB)
Macrothesauro X
Thesauro de Ing . X
Otros vocabularios X
El personal de la biblioteca que utiliza para su trabajo
los instrumentos bibliogrdficos mencionados en el Cuadro No.4
considera que estas herramientas si satisfacen en un alto
grado sus necesidades, sin embargo se enfrentan algunos pro-
blemas, porqcre no se dispone de un lenguaje controlado pro-
pio que incluya las Areas de especializacibn de la biblioteca,
por lo que para la asignacibn de materias se utilizan tanto
thesaciroc, como listasdeencabezamientos. Asi tambiei? se
siente la necesidad de una edicidn mAs reciente del Sistema
de Clasificacidn Dewey.
E.- Recursos Econdmicos
El presupuesto estimado de la biblioteca del ICE para el
aRo 1489 es de 49 298 3(:)(:), 00, este presupuesto incluve los
gastos asignados a la compra de material bibliogrAfico, plan
estimulo a los profesionales,el cual le da derecha a cada
profesional que tenga un al70 de elaborar en la Institucibn
como tal a solicitar a la biblioteca publicaciones hasta por
cin costo anual total de $5 C)(:)O; las planillas, gastos adi-
cionales como servicios comunes: tel&fono, luz, fotocopiado
y otros.
CUADRO No. 5
Distribucidn de los Recursos Econbmicos de la Biblioteca del ICE
(Estimado para 1989)
- RUbRO MONTO
.............................................................
RECURSOS BIBLIOGRAFICOS
Compra de Material BiblioqrAfico 41 50(:) 400,00 Compra de Material BiblioqrAfico para
Profesionales 3 (:)(j(> (j(:)(:), (:)(3 -------------
SUBTOTAL 44 500 400, 00
RECURSOS HUMANOS
Plani 1 lai
PAPELERI A
Formularios, Papelería y Utiles
UTILIZACION DE CENTROS DE SERVICIO
Servicios Generales Cbmputo Electrbnico Mantenimiento de Edificios
SUBTOTAL
SERVICIOS COMUNES
Aqua, electricidad, tel&fono, aseo 41 (>o(:) 000,00
FORMACION DE CAPITAL
Compra de equipo
TOTAL
53is?; tan i:t.ro: y p~:lici:iorsi zcr lodicas :n los última cinco znof
Giblio!eca ICE
TOTA :S15 Llt,a :CC: 3;1!t] :] 02: ro5.73 C I 6:7 89.;:32 $1 787 064 31 -------------------------------------------------------------------------------------
¿ @ m ~ se QL!&E notar en los ruaaros NE. 5 y No 6 y d o
ICE. ec nocibie 3Fiirnar aue ostz. unioad a~ informaclan aisnc-
ns ae los iecut-so= ocünomicos suticientes oara satisfacer su^
Este aGartaao tratara soore ia olanra fizica. rrt=>ilizric
V EUUlDQ.
Planta Fisica
La biblioteca del ICE está ubicada en el dPcimo auinto
oiso del Edificio Central, en Sabana Norte. Sai-t José
Ei Area fisica total auc cuore esfa biblioteca es d~
2 l . I . 1s cual estA dictri~ciidr ae i & siguiente manera:'
Una sala o pasillo de atencibn al ptiblico que ocupa una
Area de 1 1 d .
t Oficina de la Jefatcira cubre una Area de 10.2 m .
- 2 Coleccibn y Area de ubicacibii del persoiial 189.3 m .
Esta unidad no cuenta con sala de estudio, la sala de
afeiicibii a1 plfiblico tiene capacidad solamente para cuatro ci-
suarios con pr&stamo a sala, tres usuarios que est&n trami-
tando el prPstamo y dos ficheros. Estas instalaciones no son
flexibles, por lo tanto, no permite realizar ampliaciones.
El edificio donde estA ubicada esta biblioteca cuenta
con siete ascensores, de los cuales, solamente uno da servi-
cio hasta el piso 15, los otros solo llegan hasta el piso 13.
Las mAquinas de &tos ascensores estAn junto a la biblioteca!
lo que produce un alto grado de ruido iiiterno que ' molesta
tanto a los usuarios como al personal que labora en ella.
Esta biblioteca cuenta con buena iluminacibn, tanto na-
tural como artificial, apropiada veiitilacibii y el material de
coiis trucc ibn es adecuado.
En cuanto al peso de la coleccibn y la estanteria en un
estudio se determinb lo siguiente:
"En un estudio realizado por el Ing. Ar- turo Castro Ugalde, en enero de 1986 y titulado "AnAlisis de la Estanterla de la Biblioteca", se concluye que el arriostre de la estanteria es inadecuado, lo cual
representa un grave peligro para e1 per- sonal que alli labora". (Rojas Guti&rrez, E., 148f5, p. 52-53)
Mobiliario
La Biblioteca cuenta con e1 siguiente mobiliario:
CUADRO No. 7 .
Cantidad de Mobiliario que posee la Biblioteca del ICE
MOBILIARIO CANT 1 DAD ..........................................
Estantes 14
Escritorios
Sillas giratorias
Mesas 4
Sillas corrientes 14
Archivos
Ficheros
La papelerla es suministrada por la Oficina de Papele-
ria y Utiles, que es la encargada de suplir este material a
toda la institucibn.
Equipo
La Biblioteca dispone del siguiente equipo:
CUADRO No. 8
Equipo con que cuenta la Biblioteca del ICE
EQUI PC) CANT 1 DAD ............................................
Microcomputadora IBM X T i
Impresoras 1
MAquina de escribir manual 1
Fotocopiadora 1
Mdqctinas de escribir electricas 3
Calculadoras 2
Aparatos telefbnicos h
Er: t e175 i oi7es te 1 ef bn i ras 2
CUADRO No. 9
Opinibn del personal de la Biblioteca en relacibn con la infraestructura de la misma
INFRAESTRUCTURA NO RESPONDEN ADEC. SUFIC. INADEC. INSUFIC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planta Fisica 1 0 (:) % 1 i)i:)x
Mobiliario
Equipo
Papeleria
Nota: Total entrevistados siete funcionarios
Como se puede observar en la informacibi-i ai-iterior y so-
bre todo en el Cuadro No. 9, el lOO% del personal entrevis-
tado responde que la planta fisica de la biblioteca del ICE
es inadecuado e insuficieiite, tanto en c~~aiito a ~lbicacibi-1,
drea, ruido y el arriostre de la estanteria, representa un
peligro para e1 persoiial que ahi labora. (vbase p;tg .9O i .
En cuanto a la papeleria, el 100% del personal entre-
vistado opina que si satisface sus necesidades.
En 10 referente al equipo, el 14.28% del personal entre-
vistado se abstuvo de opinar, bdsicamei-ite por descoi-iocimiei-ito
y el 85% considera que es insuficiente el equipo computacio-
nal, pues solo se dispone de una microcomputadora que no es
multiusuario y que se utiliza tanto para el almacenamiento y
recuperacibn de la informacibn de la biblioteca, como para
llevar el control de los pr&stamos, por 10 que existe la ne-
cesidad de un equipo de tiempo real, para trabajar ambos sis-
temas .
El resto del equipo mencionado en el Cuadro No. 8 se
considera que es suficiente y adecuado.
En t&rmii-ios generales el estado fisico del mobiliario es
adecuado, se siente la necesidad de un par de carritos para
transportar libros.
Las estantes son demasiado altos, resultan incbmodos y
cin poco peligrosos e17 el momei-ito de alcanzar las publicacio-
nes qUe se encuentran en el anaquel mAs alto.
2 . - finalisis de Subsistema de Circulacibn y Prkstamo
Biblioteca del ICE
6.- Propbsitos este Subsistema Circulacibn y Prestarno
Ofrecer y controlar adecuadamente el prkstamo de mate-
rial bibliogrAfico y audiovisual al personal de la institu-
cibn, tanto a sala como a domicilio y el pr&stamo a sala a
par t ic~ilares e1-i aquel los casos que la ii-iformaci&i-i requerida
sea relativa al ICE o publicada por el ICE. Con el fin de
garantizar ei-i lo posible, que la ii-iformacibn existente estt-
disponible dentrc Ae periodos de tiempos razonables, de tal
modo qcte se controle la ~ibicacibi..i del material.
Prestar el servicio de referencia e informacibn al per-
sonal de la institucibn, y a particulares en aquellos casos
que 10 amerite.
- Resolver consultas telefbnicas.
- Agilizar el procedimiento de pr&stamo.
- Llevar un control actualizado de los pr&stamos vencidos.
- Faciliar el acceso a la iaformacibn a los funcionarios
que laboran en zonas alejadas de la sede central de la bi-
blioteca.
- Controlar el pr&stamo interbibliotecario
El Sistema & & Biblioteca del ICE - y Subsistemas que conforman Subsistema de Circulacibn y Prkstaa
La Biblioteca como un todo
x En la Biblioteca del ICE se ha desarrollado un sistema au- tomatizado para llevar a cabo estos procesos.
C.- Recursos Humanos
En la unidad de circulacibn y pr&stamo de esta biblio-
teca labora solamente una persona. Sin embargo, eii su au-
sencia, es relevada por otro miembro del personal, para lo
cual se ha definido un orden escalonado, de qui&n sustituye a
quien para atender esta unidad, de modo que en diferentes mo-
mentos y seghn las circunstancias, intervienen todos los
miembros del personal que tienen conocimientos en biblioteco-
logia, teniendo en cuenta que mientras este abierta la bi-
blioteca, esta unidad no puede permanecer sola.
CUADRO No. 1 0
Opinibn respecto al nbmero de personas que laboran en Circulacibn y Prestarno
(Por ciento)
No. Personas que laboran en
Circulacibn y Prestarno SUFICIENTE INSUFICIENTE
Como se puede notar en el cuadro anterior el 1(:)0% del
personal de la biblioteca entrevistado considera, que una so-.
la persona es insuficiente para llevar a cabo el trabajo de
circulacibn y pr&stamo.
CUADRO Uo. 11
Nm:a de Perronas que laboran en algunas biblioteca; espeualizadas dsl pals en relación con el w c t o
de voluoiencs de las bibl ioteces y usuarios potencial-s de las mismas
......................................................................................... No. mieParits personal $0. usu.ar j ~ s ;oss?:ili-.s
Nombre Bibl i o k c a ............................. VJ ]úa2>ts ............................ Eircuiac. lo tz l 5uf . $ Insuf . :e z z F --.- :LA!;!-= : .z- - - > : : - z ~ ; z F;rtjci.jl.
Biblioteca Banco 3 7 3; . f : : 1,052 S
Central
La encargada principal de esta unidad reune la siguiente
preparacibn acad&mica.
CUADRO No. 12
El recurso humano que labora en Circulacibi-i y Flrkstamo y su preparacibn acadkmica
No. Plaza Puesto Reqctisi to Nivel Obligatorio Alcanzado
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1 Asistente Haber aprobado Cursa cuarto - Bibliotecologia 1 el 1 1 afio de afio de la ca-
Bibliotecolo- rrera de Bi- gia y Ciencias bliotecologia. de la Informa- U.N.A. cibn.
-
Fctnciol-te5 que real iza el personal de circulacibn:
- Atender al p~iblico
- Resolver consultas de referencia
- Resolver consultas por telhfono
- Realizar prhstamos, devolc~cione~j, renovaciones
- Mantener fichero de boletas de prhstamo ordenado
- Mantener coleccibn de libros ordenada
- Definir prhstamos por ~in año, en cuyo caso el lector-
traerA una nota firmada por su jefe en la que conste que
efectivamente necesita la obra solicitada para asuntos de
trabajo. Excepto si es jefe de Direccidn o de mayor nivel
jerdrquico.
- En sintesis realiza todos los procedimientos, represen-
tados en el diagrama de flujo (pag.liO ) , excepto la digita-
cibn de los datos en la microcomputadora.
D.- Infraestructura
En esta seccibn se trataran aspectos de: planta fisi-
ca, mobiliario y equipo.
Planta Fisica
La unidad de atencibn al pttblico cubre una area total de
2 16 m , distribuida de la siguiente manera:
El pasillo de atencidri al ptttblico octl.pa una drea de i i m
para uso de lo usuarios y 5 m para el mostrador y para mobi-
lizarse el bibliotecario que atiende al pttblico.
No se cuenta con una sala para la permanencia de los u-
suarios, pues solo se tiene espacio para una mesa y cuatro
sillas.
Mobiliario
La unidad de circulacibn y pr&stamo de esta biblioteca
dispone del siguiente mobiliario:
CUADRO No. 13
Cantidad de mobiliario utilizado en la unidad de Circulacibn y Prkstamo
Biblioteca ICE
MOBILIhRIO CANT 1 ClCID .............................................
Mesa para uso de los usuarios
Sillas para uso de los usuario5
Mos t r ador
Mesita con ruedines
Silla giraturia grande
Silla giratoria pequefia
Papeleria Y &tiles utilizada normalmente en esta sec-
cibn es la siguiente:
PAPELERIA UTILES
Fichas o tarjetas Sellos, Almohadillas, tinta
Boletas de Prestarno Lapiceros
Papelitos para apuntes Otros
Listados
Formularios de solicitudes y estadisticas
Esta unidad cuenta con el siguiente equipo:
CUADRO No. 14
Cantidad de equipo con que cuenta la Unidad de Circulacibn y Prkstamo de la
8iblioteca del ICE
EQUI PO CANT 1 DAD ............................................................
Calcciladora 1
TelQf ono 1
Microcomputadora IBM X T 1 -- --- ----
La microcomputadora es compartida con la unidad de cata-
logacibn, pues es tambi&ii empleada eii el almacenamiento y re-
cuperacibn de la informacibn bibliogrAfica, utilizando el
Micro ISIS (VQase p ~ g . u ?
CUADRO No. 15
Opinidn del personal de la biblioteca en cuanto a la infraestructura de la
Unidad de Circulacibn y Pr&stamo
1 NFRAESTRUCTURA NO RESPONDEN ADEC. INADEC. SUFIC. INSUFIC.
Planta Física 1 O O % 1 O(:)%
Mobiliario 1 (30%
~ ~ u i ~ o 14.28% 85.7%
Papelería 100% 1 (1) (1) %
En cuanto a la infraestructura de este subsistema, el
1 0 0 % del personal entrevistado de la biblioteca opina, que la
planta física ocupada por esta unidad es insuficiente e ina-
decuada. Como se puede notar en la informacibn referente
a dicha planta fisica, 16 m no satisfacen las necesidades de
espacio requeridas para el buen funcionamiento de esta unidad.
Unicamente 1 1 m del espacio es lo que disponen los usua-
rios para mobilizarse, este espacio en realidad no es una sa-
la de atencidn al pdblico, sino un pasillo hacia la salida de
emergencia y cuando se presentan a la biblioteca muchos usua-
rios a la vez y dos bibliotecarios deciden atender a estos u-
suarios, el trabajo se dificulta en un alto grado, debido al
poco espacio que existe para mobilizarse. AdemAs de estos
inconvenientes mencionados, esta unidad sufre los problemas
de ruido e inadecuada ubicacibn mencionados en la pAg. SO re-.
ferente a los problemas de la planta física de la biblioteca
ei-1 general.
En cuanto a la papeleria utilizada en esta unidad el
10(:)% del personal opina que esta es suficiente y adecuada pa-
ra llevar a cabo las labores aqui relizadas.
En lo referente al equipo, el 8% del personal considera
que es insuficiente, sobre todo en el campo computacional y
un 14.28% del personal no opinb al respecto.
El mobiliario es suficiente para el poco espacio de que
se dispone, sin embargo es inadecuado e insuficiente para
brindar un buen servicio, pues no se dispone de una sala de
lectura y de los elementos que esta requiere.
E.- Fl~tio _de trabajo del s~tbsistema de circmlacib1-1 y pr&sz
tamo de la Biblioteca del ICE (Procedimientos) -- - -
Para efectos de anAlisis este cubsistema se ha dividido
en seis procesos principales, los cuales se tratan a conti-
nuac i tjn :
1 . - Solicitudes 4.- Diqitacibií de datos
2. - BCtsqueda 5.- Devoluciones
3.- Formulacibn del Prestarno 6.- Control de devoluciones
Estos a su vez se dividen en procedimientos mAs peque-
ños.
Proceso 1 . Solicitudes
Se inicia en el momento que un usuario se hace presente
o llama por telefono para solicitar informacidn.
Proceso 2. Bdsqueda
Seguidamente el usuario (o el bibliotecario, cuando la
selicitud es telefdnica), procede a buscar en el cat&logo la
informacidn que necesita. (En caso de que el usuario no
tenga claro el autor o el titulo de la publicacibn puede
hacer la bctsqueda en el fichero de materia y/o pedirle ayuda
a1 bibliotecario).
Una vez que se tienen los datos precisos de la publica-
cidn, tales como signatura, autor, titulo, el bibliotecario
procede a localizar la publicacidn en el estante. Si esta la
publicacibn, se procede a la consolidacidn del prestarno. (V&-
ase Proceso 3) .
En caso de que la obra no estk, el bibliotecario revisa
el listado de prkstamo para saber la fecha de vencimiento, o
en el fichero de vales sin listar.
a.- Si el pr&stamo ya vencid se llama a la persona que tiene
el material para que lo devuelva, se apunta al usuario soli-
citante detras de la boleta de quien tiene el prkstamo se
le indica al solicitante que cuando el libro sea devuelto se.
le avisar&.
b.- Si el pr&stamo no ha vencido se le indica al usuario
cuAndo devuelven el material y tambih se anota el nombre
del usuario solicitante detras de la boleta.
En los puntos a.- y b.- se presenta un problema, no
existe un mecanismo que permita llevar a cabalidad este ser-
vicio, pues si en el momento que se llama a la persona que
tiene el pr&stamo velicido, por cualquier motivo 1-10 es posible
comunicarse, se da el caso de que luego no se vuelva a llamar
por olvido.
Ademas como hasta el momento no ha sido posible llevar
al dia el cobro y control de los prhstamos vencidos, funda-
mentalmente por los problemas que el sistema ha presentado,
entre ellos la perdida de registros, la no aceptacibn de las
devoluciones, tampoco es posible asegurarle al usuario el
dia que se vence el prhstamo sera devuelto el libro o inme-
diatamente solicitado a quien lo tiene. Por tal motivo en
estos casos el usuario en espera, tiene que estar pendiente
que devuelvan la publicacibn cuando el prhstamo se venza.
c.- Si el material tiene prhstamo indefinido se le indica al
usuario que el libro no esta disponible (excepto en casos es-
peciales), o a menos que sea requerido para consultas breves.
Si la biblioteca definitivamente no tiene el material,
se le informa al usuario sobre la posibilidad de conseguirlo
en otro biblioteca a trav&s del pr&stamo interbibliotecario,.
o de tramitar la compra del material, lo anterior en casos
que sea de inter&s institucional.
Proceso 3. Formulacibn del prkstamo
Una vez que se tiene el material, el usuario procede a
llenar dos boletas de pr&stamo por cada publicacibn (vease
anexo No. S ) , esto porque se tiene que 1 levar un control por
el nombre del usuario y otro por signatura.
Presenta el carn& con el fin de que el bibliotecario
compruebe si el usuario es empleado de la institucibn.
Luego el bibliotecario revisa que la boleta tenga todos
los datos, le asigna el nhmero de paginas de la publicacibn y
la fecha de vencimiento a la boleta y etiqueta del libro.
La fecha de vencimiei-tto depende del material que SE- preste
(vease diagrama de flujo pag . l l O 1 .
Posteriormente al inicio de cada dia el bibliotecario
anota el ntimero de prgstamos de libros y revistas, tanto a
sala y domicilio, asi como las solicitudes telefbnicas, co1-1
el fin de llevar las estadisticas de prestarno. Seguidamente
las boletas se agrupan en un apartado de pendientes para in-
troducir su informacibn en la microcomputadora.
Proceso 4. Digitar datos
Todas las mafianas un miembro del personal es el encarga-
de digitar los datos de las boletas pendientes de los hltimos.
pr&stamos y posteriormente se archivan eií cin Fichero denomi-
do "sin listar", esto debido a que con la digitacibn se
actualiza la informacidn de la microcomputadora, pero no la
del listado.
Reportes mensuales que se generan:
- Listado de usuarios ordenado por el apellido
- Listado ordenado por signatura
- Emite avisos y cobros
Proceso 5. Devolucionec
- Se inicia eií el momeií to eií que el ccsctar io ,dev~ielve ciií ma-
terial.
- Se busca por signatura la boleta correspondiente, se le
pone el sello de devuelto y SE le entrega al usuariot luego
se procede a tachar en el listado de usuarios, ordenado
alfab&ticamente por el apellido del usuario. Si el pr&stamo
fue efectuado eií criía fecha posterior a setiembre 87, se busca
en el fichero ordenado por nombre del usuario, se saca la
boleta y-se le poi-ieel sello de devuelto. Cccai-ido i-ioaparece
el pr&stamo en el listado pero ya se introdujo en la micro,
se apunta la devolucibn para luego efectuarla en la micro.
- Se guarda el libro en el estante
- Si la persona va a renovar el pr&stamo se anota en el
dorso de la boletas la nueva fecha de devolucibn asi como en.
la etiqueta del libro o revista, el usuario firma en el dorso
de la boletas y estas son ordenada nuevamente en el fichero
de pr&stamos del dia, para luego hacer la modificacibn en
la microcomputadora. Si el libro ha sido solicitado, no se
renueva el prbstamo y se procede a llamar a la persona que
lo ha solicitado.
Proceso 6 : Con tro 1 de Devoluciones
Antes de enviar el aviso de cobro a los usuarios, se ve-
rifica que el material no haya sido devuelto o renovado.
Quince dias despubs de haber enviado el aviso, si 1-10 se ha
devuelto el material, ni renovado e1 prbstamo, se envia la
copia del aviso o cobro a las oficina de Planillas y Contabi-
lidad para que sea rebajado el monto del salario.
A continuacibn se sacan las boletas del registro de pen-
dientes.
Se pasa la notificacibn a descarte y en algunos casos a
adquisiciones para la compra de algunos de los materiales que
lo amer i t-an .
Seguidamente se presenta un diagrama de flujo que
muestra todo este proceso de pr&stamo y circulacibn en la
biblioteca del ICE.
F.- Documentos Manuales Utilizados
En este subsistema existen dos tipos de documentos unos
son 105 generados con la ayuda de la microcomputadora los
cuales son descritos en las pAg.114-116 y los otros son los
utilizados en el procedimiento manual, estos iltltimos 501-1
descritos en el siguiente cuadro.
CUADRO No. 16
Documentos Manuales utilizados en el scibsistema de Circulacibn y Prkstamo
de la Biblioteca del ICE --
Documei-i t o Boleta de Boleta de Estadistica~ Datos Pr&stamo de Pr&stamo de de Incluidos Libros Revistas Pr&s tamos ............................................................. Signatura. X X ............................................................. No. de Inscripcibn X
Autor X --------- i i i i i i i i i i ------------------L-----------------------
Ti tulo X X
Vol. No. Mes Año X . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nombre del usuario X X
Te l&Co,-io X X . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. Empleado ( ~ & d . ) X X . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Firma X X
No. pAgs. publicac. X X . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. solic. telefbnicas X
(diarias)
No. Pr&stamos Sala (diarias)
No. Pr&stamos Domicilio (diarias)
El cuadro anterior permite observar los datos que jue-
gai-r u13 papel importante en el control del pr&stamo de publi-
caciones, por lo que deben de tomarse en cuenta en la deter-
minacibn de los requerimientos de un sistema automatizado.
G.- - El estado & la automatizacidn del subsistema de cir-
culacidn y pr&stamo de '& Biblioteca del ICE
En 1485 se desarrolld un sistema para el control de los
pr&stamos de material bibliogrAfico de la biblioteca del ICE,
el software fue creado para ser ut i 1 izado en una computadora
B 20 Burroughs, sin embargo debido a que en la inst i tucidn se
cambid equipo, este sistema se tuvo que pasar a una microcom-
putadora IBM. Por esta razbn a finales de 1486 se empezb a
desarrollar un nuevo sistema utilizando el administrador de
bases de datos DBase 1 1 1 . Es importante aclarar que para
disefiar ambos sistemas, no se realizb un anAlisis de requeri-
mientos, es decir que desde cin principio no se defii-rieron las
variables y requisitos que debia satisfacer el sistema a de-
sarrollar, sino que el analista fue trabajando sobre la mar-
cha.
El primer sistema presentaba una serie de deficiencias
que se trataron de subsanar con el nuevo sistema creado, cuyo
objetivo es:
"...llevar a cabo un control exacto sobre los pr&stamos y devoluciones de libros, revistas, cassettes, y demAs material que
pone la biblioteca central de Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), de manera que se minimice la perdida del mismo. . . " (Salombn Ramirez, M . p. 1, 1487)
1.- Descri~cibn funciones M realiza sistema de-
sarrallado = Base 1 1 1 , para el subsistema de circula-
cibn y prBstamo -
a . Movimiento de libros y revistas: Incluye renovaciones,
pr&stamos y devoluciones de materiales.
b.- Se pueden hacer Consultas sobre el material prestado a
una persona determinada, a traves del ntimero de cPdula. La
lista del material solicitado es desplegada en la pantalla,
si se desea se puede obtener una impresibn de la misma. Tam-
bi&n permite obtener el costo total del material prestado oa-
ra esa persona.
Informacibn que se puede obtener Informacit5i-t sobre prPstamo sobre el prPstamo de libros de revistas
- Nombre .de la persona
- C&dcila de idenkidad
- Nombre del libro
- Inscripcibn del libro - Signatura del libro
- Nombre de la persona
- CBdcila de idel-tt idad
- Nombre de la revista
- Clasificacibn
- Volumen - Ntimero - Mes - Aflo - Nhrnero de copias
01 finalizar el detalle sobre los pr&stamos se despleqa-
rd el costo total del material, con el siguiente desqloce:
- Monto total en libros - Monto total en revistas - Moiito total eii acum~ilado
c.- Emite reportes o listados y facturas de cobro.
Reporte de usuarios: EstA ordenado por el apellido del usua-
rio y contiene 105 sig~iieiites datos:
Reportes de usuarios de libros
Nombre del empleado
- CBdi~la de ideiit idad del empleado
- Dep~ndencia donde trabaja el empleado
- Signatura del libro
- Ndimero de inscripcibn
- Fecha de vencimiento del pr&starno
Reporte de ~isuarios de revistas
- Nombre del empleado
- C&dula de identidad del empleado
- Dependencia donde trabaja el empleado
- Clasif icacibn
- Vo 1 umen
- Mes
- APlo
1 - Fecha de vencimiento del prbstamo
Reporte qeneral & prestamos
Reporte de prbstamos de libros: EstA ordenado por la
signatura, contiene los siguientes datos:
- Signatura del libro
- Ndtmero de Inscripcibn del libro
- Titulo del libro
Nombre del empleado
- Extensibn telef bnica de la dependencia donde se puede
localizar al empleado
- Fecha de vencimiento del pr&stamo
Reporte de pr&stamo de revistas
- Clasificacibn
- Vo1~tmei-1
- Ntimero
- Mes
- Año
- Ntimero de copia
- Titulo de la revista
- Nombre del empleado
Emisibn & facturas de cobro
- E>,::tertsibi-~ telefbi-iica de la de-
pendencia donde se puede localizar
al empleado
- Fecha vencimiento del pr&stamo
Las fact~tras de cobro se emiten para todos aq~tellos
prestamos cuya fecha de vencimiento sea menor que la fecha de
corte indicada por el operador. Incluye los siguientes datos:
- Nombre del usuario
- Nttmero de identificacibn del usuario (cedula)
- Dependencia
- Quien envia el aviso (Biblioteca)
- Asunto a tratar en el aviso
- Titulo de la publicacibn
- Signatura
- NCtmero de inscripcidn y cobro
- Notas explicativas
- Firma del jete de la biblioteca
El sistema permite ademAs:
Actualizacibn de archivos indices ..---
El objetivo de esta opcitin es reorganizar los archivos
de datos, generando nuevos indices de los mismos, a la vez
que compacta la informacibn registrada, de manera que se li-
bera espacio en disco para incluir nuevas transacciones.
- Emitir estadisticas
- Respaldo de archivos en diskette
- Permite respaldar en diskette la informacibn contenida
en el disco duro de la microcomputadora
- Restaurar archivos de respaldo
- Permite recuperar la informacibn de los diskettes y pa-
sarlas nuevamente al disco duro
El sistema desarrollado DBase 1 1 1 para el sistema de
circulacidn y pr&stamo permite trabajar en linea. Sin embar-
go, como se puede notar en los procedimientos descritos, la
digitacibn de los datos y la actualizacibn de la informacibn
en la microcomputadora no se realiza inmediatamente que se
lleva a cabo la transaccidn del prestarno, devolucibn o reno-
vacidn. Esto se debe bdsicamente a que la microcomputadora
170 es multiproceso y es utilizada ademAs para manejar otros
sistemas importantes para la biblioteca. estos son:
- El Micro 1515, paquete para almacenamiento y recupera-
cidn de la informacibn bibliografica, el cual ha sido donado
por la UNESCO a muchas inst i tuciones sin fines de lucro de
nuestro pais. Por el momento se ha creado una base de datos
propia y se esta alimentando con las publicaciones realizadas
en el ICE, se tiene en proyecto llegar a almacenar todas las
publicaciones de la biblioteca.
- El procesador de textos Mordstar, entre sus funciones
permite obtener informes impcsrtantes, como el estado de las
adquisiciones del plan especial para profesionales y otros.
Entre otros aspectos d~tsctados de la situacibn actual
del subsistema de circulacibn y prestarno, ademas de los ya
mencionados estan los siguientes:
- Se han detectado fallas tales como que algunos prestamos
que se registran en la microcomputadora no aparecen en el
listado o reporte que se genera cada quince dias es decir, se
pierden registros.
- En varias ocasiot-tes la opcibl-t de devoliiciones 1-10 fiit-tcio-
na, aunque algunas veces este problema se soluciona con la re-
organizacibn de archivos, esta situacibn conlleva una gran
inseguridad sobre todo para realizar el cobro de pr&stamos
vei-tc idos.
- Hasta el momento los procedimientos de circulacibn y
pr&stamo no han resultado ser mAs rApidos qite los realizados
anteriormente.
- Tampoco es posible obtener estadisticas reales de prPs-
tamos realizados y devueltos el mismo dia o el dia siguiente.
- Como consecuencia de la perdida de registros se ha
tenido que decidir, que para efectuar el prgstamo se llenen
dos boletas, esto debido a que la biblioteca necesita llevar
un control seguro por el nombre del usuario y por signatura.
3. - Proyecciones del tamaño de la coleccibn y nbmero de pr&stamos gue tendra Biblioteca dentro & doce aflos
A continuacibn se presentan las proyecciones del tamaño
de la coleccibn y n&mero de pr&stamos que tendra esta biblio-
teca, desde 1988 al afio 2000. Primeramente se presenta u11
cuadro con datos de 1474 a 14813, los cuales son tomados para
realizar las proyecciones, utilizando el metodo de minimos
cuadrados descrito en las pdgs.74-76 y seguidamente se pre-
senta un cuadro y grAfico con las proyecciones.
Cuadro No. 17
TAMANO DE LA COLECCION Años 1474 - 1486
Tamaño de
FUENTE: Estadisticas de la Biblioteca
GRAF.IC0 i\J 1 GIt3LIC)TEC:A ICE PR0YE:CClON DEL -TAMAb\IO DE LA
C:CILECCION ANOS 1987--LO00 ---------- ------- 1
PERIODO EN AÑOS
PROECCON POR METDDCI DE MINIMOS CWDIUDOS ERRORES DE P m o s n r n MENORES DE UN 3% EN TOúOS LOS CASOS
Cuadro No. 18
Biblioteca ICE Proyeccidn TamaAo de la Coleccibn
A ~ O S 1987 - 200(:)
Tamaíio de la ANO Coleccibt-t
(Volhmenes)
Cuadro No. 19
Biblioteca ICE Ndmero de prPstamos de publicaciones
1982 - 1386
Pr&s t amos
FUENTE: Estadísticas de la Biblioteca
GRAFICO N12 6IBLIOTEC:A ICE ~ f i I ~ j í c r i t ~ ~ PKESTA.MOS A SALA Y DOhllC~lLlO DE Pl lBLlC
AÑOS 1987 - 21100
PERIODO EN AÑOS PROWCIONES RUUZCS*S POR EL METOOO DE MINIMOS C U ~ R C D O S n ERRW ES MENOR DE üN 10% EN TODOS LOS CASOS
Cuadro No. 20
Proyeccibn Prhstamos a Sala y Domicilio de Publicaciones
Años 1987 - 2000
Año Nttmero de Pr&s t amos
Como se puede observar en los cuadros y qrdficos ante-
riores sobre las proyecciones del tamaño de la coleccibn y
ndmero de pr&stamos que tendrA la biblioteca del ICE, en el
año 2000, se obtiene que la coleccibn tendrA aproximadamente
58 166 volhnenes y el nbmero de pr&stamos por afio serd apro-
ximadamente de 20 364.6.
Estas proyecciones permiten dar una idea de la capacidad
y cantidad de registros que debe manejar el sistema de circu-
lacibn y pr&stamo a la hora de definir sus requerimientos,
los cuales son descritos en el siguiente apartado.
4.- Determinacibn de los requerimientos Q reouisitos que de- be satisfacer & sistema automatizado para circulacibn y - pr&stamo de biblioteca del ICE
A continuacibn se presenta un modelo ideal de los reque-
rimientos que deben satisfacer un sistema de circulacibn y
pr&stamo eficiente para la biblioteca del ICE:
El ( x ) identifica los requerimientos que pudieron ser
avalizados en la evaluacibi-i de los paquetes (pdg.149 ) , como
producto de la informacibn que se tenia disponible sobre e-
l los.
A - Requisitms requerimientos qenerales
1 . - El sistema deber& E.er capaz de manejar inicialmente lo
siguiente:
- Una caleccibn de bO 000 volttmenes, como minimo (Indis-
pensable).x
- Hasta 1(:) 000 usuarios como minimo. (Indispensable).x
- Hasta 50 000 transacciones .
- Has ta 50 (:)00 pr Ps t amos .
- Un minimo de 2 terminales.
- El sistema deberA f~rncionar en un equipo compatible con
rnicrocomputadoras IBM XT o IBM-AT. (Indispensable).x
2.- El sistema deberd ser Capdi de manejar el doble de la
cantidad mencionada anteriormente sin tener que redisefiar el
sistema principal, ni reemplazar su "hardware".
3.- Deber& ser capaz de aumentar el software y expander el
"hardware" sin causar interrupciot-ies en los servicios.
4.- La privacidad de todos los usuarios del sistema deber&
ser protegida en todo momento. m
5.- Tener un sistema de palabras claves para controlar o l i -
mitar el acceso a todos los archivos y funciones. m
6 . - Ser compatible hasta donde sea posible con otros siste-
mas manuales o automatizados dentro de la biblioteca, y hasta
donde lo permita, con mtros sistemas locales o nacionales.
B.- Control & usuarios
1 . - El sistema deberh ser capaz de recuperar y desplegar los
registros de usuarios, por el nCtmero de identificacibn del u-
suario, por el nombre y por el nt!tmero de inscripcihn de la
publicacibn. m
2.- El archivo de Lisuarios deberh coi-itener los siguientes
registt-os o datos para cada cisuario:
- Ntimero de identificacibn del usuario. m
- Nombre del usuario. m
- Nombre de la oficina donde trabaja. X
- Direccibt-i o dependencia s~iperior a la que pertenece. m
- Ocupacibn. m
- Nclimero de telkfono de la oficina. x
- Fecha de cuando se efectub el pr&stamo. x
- Fecha de vencimiento.
- Cantidad de material prestado.
- Fecha del filtimo prestarno.
3.- Utilizar la longitud de campo variada en los reqis-
tras de usuarios, excepto en campos tales como: iít~met-o de
identificacibn, nbmero de telefono y otros chdigos predefini-
dos y 'abreviacio~íes
4.- Deber& desde la terminal aceptar cambios o adiciones
desde cualquiera de los datos registrados en el archivo de u-
suarios, tales como: crear, modificar y eliminar registros.
C.- Actividades prPstamo
1 . - El sistema deberd ser rdpido y preciso en el prestarno de
materiales, con un tiempo promedio de respuesta de tres se-
gundos por prPstamo.
2.- Hacer eiítradas manuales a travks del teclado, del iíclime-
ro de identificacibn del usuario, como un mktodo alternativo
de entrada de nhmeros. x
3.- Revisar la elegibilidad de los usuarios para usar la bi-
blioteca, su estado y alertar al operador con avisos audible5
o visuales de bloqueo o de otras circunstancias no usuales,
entre ellos bloquear e1 pr&stamo a usuarios nuevos. x
4.- DeberA anular el bloqueo cuando sea necesario.
5 . - Revisar los cbdigos de periodo de pr&stamo para las pu-
blicaciones a circular y computar las fechas de vencimiento.
6 . - Permitir la anulacidn de periodos estandar de pr&stamo y
de establecer los diferentes periodos de pr&stamo cuando sea
l-iecesar io . m
7.- Imprimir para los usuarios boletas con fecha de venci-
miento. (Opcional)
8.- El sistema deber& verificar que el material no est& re-
servado por otro usuario.
4.- Verificar que pueda ser circulado antes de ser prkstado
al usuario.
1 0 . - Revisar cuando sea necesario materiales tales como: o-
bras de referencia, cuya circulacidi-i no se permite.
1 1 . - Permitir realizar y controlar los pr&stamos interbiblio-
tecar ios.
12.- Calcular automaticamente los periodos de prkstamo de a-
cuerdo a la fecha de vencimiento, horario de servicio de la
biblioteca. x
13.- Permitir cambiar la fecha de vencimiento en linea.
14.- Desplegar en la pantalla de la terminal la fecha de ven-
cimiento del pr4ítamo.
D.- Actividades de renovacibn
1 . - El sistema deber& revisar los registros de circulacibn
para pr&stamcrs en curso y deber& bloquear renovaciones si es
encontrada una, o si el pri-stamo en curso esta reservado por
otro usuario. x
2. - Revisar el archivo de circulacibn para reservas sobre
publicaciones a ser renovadas y deberd bloquer renovaciones
si se e1-tcciei-ttrai-t reservados a retenidos y deberd indicarla al
operador.
3.- Revisar el estado de lac prfktamos vencidos. para in-
dicar ci el usuario tiene algC11-t otro prbstamo vencido y dete-
ner la renovacibn hasta que el usuaria se ponga al dia con la
biblioteca.
4.- Calcular las nuevas fechas de vencimiento para las rena-
vac i ones .
5 . - Permitir desplegar registros y renovacioi-tes si la pcitili-
cacicj1-t y/o el usuario estan a gran distancia (ej. renovaciones
por telefono).
6 . - (Opcional). Hacer renuvaciones para todas las publica-
ciones prestadas a un usuario con una dnica solicitud de re-
novacibn, si es solicitado y cumple loc requisitos.
E.- Actividades de devolucibn publicaciones m
1 . - El sistema deber& realizar en forma rdpida y precisa la
devolucihn de los materiales, con un tiempo promedio de res-
puesta de cuatro segundos o menos por devolucibn.
2.- Detectar e interpretar durante la devolucihn aquellas
publicaciones, que tienen lista de espera o que tienen
aviso. x
3.- Incrementar automaticamente el contador de registros bi-
bliogrAf icos por el nctmero de veces que una publicacibn ha
circulado.
4.- Borrar el nhmero de identificacibn del archivo de circu-
lacibn, cuando la publicacibn ha sido devuelta.
5.- Avisarle al operador ya sea con sefíales visuales o audi-
b l e ~ o ambas, cuando las publicaciones que se devuelven deben
regresar a lugares fuera de la biblioteca e indicar el lugar
a que esta asignada, como por ejemplo a alguna oficina.
6.- Chequear si el material esta reservado o detenido e in-
dicarle al operador el procedimiento apropiado.
7.- Determinar si una publicacibn que esta siendo devuelta
es t Cc con pr&s tamo vet-ic ido.
8.- Imprimir avisos de cobro u otros tipos de aviso, ya sea
e17 linea o e17 procesamiento e17 lotes. x
4.- Permitir devolucibn de materiales desde otras terminales
que hicieron originalmente el pr&stamo (opcional).
10.- (Opcional). Proveer un recibo de devolucibn al usuario,
si es solicitado.
F.- Bloqueos
1.- El sistema deber& bloquer automAticamente los servi-
cios para usuarios que no estan al dia con la biblioteca.
2.- Bloquear automAticamente los servicios para aquellos
ctsuar ios quienes t iet-ten cin mdimero especifico de pcib 1 icaciones
con un ndtmero especifico de pr&stamos vencidos.
3.- Bloquear autom&ticamente los servicios para usuarios
quienes tienen un ncimero especifico de libros prestados.
4.- Permitir adicibn de bloqueos manuales contra registros
de usuarios, cuando sea necesario.
G. - Reservas
1.- El sistema deberh aceptar reservas de las pciblicaci01-les
en circulacidn.
2.- Aceptar reservas de publicaciones en el mismo orden que
los usuarios lo soliciten.
3.- Permitir que las reservas puedan cambiarse o cancelarse
por peticidn de l n ~ u~uarios.
4.- Permitir cancelaciones de reservas a discresibn de la
biblioteca y producir avisos para enviar a los usuarios.
5 . - Tener la posibilidad de hacer una reserva individual a
todas las copias de un titulo de una publicacibn, o sea por
ndmero de inscripcibn.
6.- Imprimir notas de aviso a usuarios, indicandoles que las
publicaciones que ellos dejaron reservadas estAn disponibles.
7.- Preparar e imprimir un reporte de titulos de las publi-
caciones que son muy solicitadas, tales como que el netmero de
reservas sobre el mismo titulo de la publicacibn excede a un
ndmero especifico asignado por la biblioteca.
8.- Permitir modificaciones de los datos incluidos en los
recordatorios o avisos referentes a reservaciones de publica-
ciones.
H.- Consultas Bdsquedas
1 . - El sistema deber& permitir la determinacibn rapida de
titulos en el archivo bibliogrAfico y su localizacidn.
2.- Permitir la determinacidn de titulos en circulacidn y su
fecha de vencimiento.
3.- Permitir la determinacibn rapida de reservas de publica-
c iones.
4.- El sistema deberA tener un tiempo de respuesta de seis
segundos o menos para consctltas por autor, titulo o pedidos
de los usuarios y diez segundos o menos por materia, nCtmero
de inscripcibn y ISSN / ISBN.
5 . - Permitir bt~squedas por autor, titulo, signatura, nttmero
de identificacibn del usuario y su nombre. x
6 , - Permitir bd~squedas por el ndtmero de inscripcibn de la
publicacibn.
7.- Deber& desplegar un mensa,je "no esta en la lista" (cuan-
do no se encuentre durante la bdtsqueda en el archlvoi .
1 . - Materiale2 de reserva
Se refiere a materiales biblioqr&ficos que la biblioteca
mant iei-te en reserva coi7 el fin de que sea ut i 1 izado por un
mayor nd~mero de usuarios, o es material con prPstamo restrin-
gido debido a que se tiene asignado a ~1 1 - 1 grupo especifico de
si-tar io-, , que reunen ciertas carac ter f st icas
El sistema debe ser capaz de:
1.- Proveer identificacibn y control de materiales en reser-
va para cursos especificos y para otras razones.
2.- Coi-ttel-ter como minimo los siguientes datos acerca de los
materiales en reserva:
- Autor - Nombre de la dependencia o usuario para quien estan en reserva
- Nttmero de identificacibn de la publicacibn
- Nhmero de llamada
- Ndmero del curso
3.- Mantener actualizada la informacibn referente a las
transacciones de circulacidn y pr&stamo de materiales en re-
serva.
4.- Permitir la eliminacibn de 105 datos de las publicacio-
nes y del curso de entrenamiento para el cual el material es
reservado.
5.- Preparar e imprimir un listado de los materiales en re-
seva que son solicitados, y ordenados tanto por el nQmeru o
nombre del curso de capacitacibn y el usuario para quienes
estan rejervados.
6 . - Proveer prbstamos por hora
7.- LOS materiales en reserva deben volver a su localizacibn
original cuando son sacados de reserva.
8.- (Opcional). Imprimir un listado de los materiales ven-
cidos en reserva y que son muy solicitados.
J.- Avisos y re~ortes
1.- El sistema deberA preparar e imprimir a solicitud, dos
notas, primero de aviso y segundo de cobro de los prPstamos
vencidos.
2.- Las notas de cobro deben de incluir como mínimo:
- NCtmero de identificacidn del usuario, nombre y direccidn
- Identificacidn del material vencido por el ndmero de la
publicacibn o signatura, ndmero de llamada, autor Y un titulo
breve.
- Fecha de vencimiento de los materiales prestados.
- Fecha de cuando el aviso fue preparado
3.- Preparar e imprimir avisos de disponibilidad de publi-
caciones cuando sea necesario
4.- Preparar e imprimir reportes de todas las publicaciones
qcie han excedido cit-i ndmero de reservas predeterminado por la
biblioteca.
5 . - Preparar e imprimir a solicitud una lista de los mate-
riales perdidos y que son solicitados.
6.- El sistema debera imprimir una lista de usuarios, orde-
nada, ya sea por el nombre o por el n&mero de identificacibn
del cisciario, con el n&mero especifico de materiales prestados.
7.- La biblioteca especificara el nCkmero de días de espera
entre las notas de aviso y el cobro.
8.- Deber& imprimir un listado de los pr&stamos vencidos, a
cualquier fecha que se requiera, ordenado por usuario, inclu-
yendo signatura y ndmero de inscripcidn.
K.- Reportes estadisticos sistema circulacm
1 . - El sistema deber& proveer reportes estadisticos, con una
opcibn de para imprimier el reporte. x
2.- Cada reporte estadístico deberA incluir datos tanta men-
sua 1 es, camo ancla les.
3.- Proveer estadísticas diarias, mensuales y anuales de
prt-stamos, devaluciones y renavacianes.
4.- Proveer estadísticas por el nt~mero de reservaciones he-
chas y canceladas cada dia, mes y año.
5.- Proveer estadísticas par el nt~mera de prt-stamas vencidas,
avisas y notas de cobro impresos cada dia.
6 . - Proveer estadisticas por el nhmero de veces qcte un titu-
lo dado ha sido prestado mensual y anualmente.
7.- Proveer estadísticas del nt~mera de publicaciones anuales
las cuales son registradas como perdidas, descartadas.
1 . - Proveer estadisticas por e1 nhmero de publicaciones de
.eserva que han sido puestas en servicio, tanto diarias,
iensuales y ai-tuales
1 . - Compilar e imprimir una lista de las publicaciones, que
ayan sido utilizadas durante el año anterior y seghn ui-t nlk-
iero especifico de veces predeterminado por la biblioteca.
C . (Opcional). Proveer estadisticas por e1 nttmero de veces
ue un titulo dado ha sido puesto en reserva mensual y anual-
ente.
- Eval~taci01- i &e las c a t - a c t e r i s t i c a s X L ~ p t - e s e n t a n a l g u n o s p a q u e t e s " s o f t w a r e " s o b r e c i r c u l a c i t 5 n y p r e s t a = d e u n a b i b l i o t e c a -
E l p r o c e d i m i e n t o q u e se s i g u i & e n e s t e a p a r t a d o e= el
i g u i e t - i t e :
. P r i m e r a m e n t e se l i s t a r o n u n a serie d e p a q u e t e s d e " s o f t -
a r e " a p l i c a d o s a c i r c u l a e i t n y p r & s t a m o .
. - Ile l a 1 i s t a e n mencirfn se e s c o g i e r o t r Los q u e p c d r i a n ser
t i l i z a d o s e n m i c r o r o m p u t a c i o i a s I6M, e s t o d e b i d o a q u e e l I C E
s t a i t - i v i r t i e t í d o g r a n d e s sc!~nai d e d int i rc i e17 e s t e t i ~ o d e
3 u i p o s . p o r l o q u e p a r a l a i n r i i t u c i t n r e s u l t a m A s c tmodo .:J
3c t i b le a d q i i i r i r iit-1 " s o f twat-e': ?LE e i t eda + = o r r e r e1-1 l o s equi-
2 s q u e t i e n e a s i i d i s o c s i c i t t n .
. - 5e d ~ S ~ r i b i e r c i t 7 a s p e c t o s q e n e r a l e s d e c a d a i07o d e l u s
i q ~ i e t e s e leg io r r - , .
- S e 1 i z . t a r o n y d e t i n i e r o n l a s c a r a c t e r i s t i r a s p t - i n c i n a -
?s a e i ; a l u a r , d e l o s ~ t a q ~ l e t e s .
- Se e l a b c r a r o n c u a d r o 5 d ~ e v a l u a c i t n , ( c a b e aclarar q u e
:t-a la evalt1aci.bt-1 d e l as p a q u e t e s t7c se trlmarot-1 ei-1 c i i e n t a
LE s u g e r e n c i a s d e H o b e r t Maison d e s c r i t a s e n los " A n t e c e -
m t e s T e b r i c o c . y F r A c t i c o s " , pCiginr. 38, d e t í i d o s. q u e no + e
s p o n i a p a r a e s t e e á t i i ó i o d e democ-tracioi- ies prAc t icas qu.e
) r m i t i e r a n c o r r o b o r a t - .si el p a q u e t e era f A c i 1 d e a p r e n d e r ,
ó e u s a r ) .
F.- Se procedih a seleccionar los paquetes qcie re~i1íial-i las
caracteristicas requeridas para la biblioteca del ICE.
CUADR- No. E l
PAQUETES DE "SOFTWARE" SOBRE CIRCULACION 1 PRESTAMO
----- Nombre del Paquete Equipo Utilizado
- - _ - _ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ,
Automated Library 11
Autnmated Library '5:dstem I x !
Book Trak Online Circulaticm Sya t iim
Carú Datalog Circulation M~du- le i x l
¿irculatii>ií Mar~agfr i x )
Circulation Manager I m !
Cit-cuiaf ion Plus I X j
Coiumbia Librarv System Circu- lation Module ( m )
Library Circulatiolí Maiíag~r
Apple 11 Epson campatitle girilíter
kpple 11, IBM PC/XT
IBM PC/XT/AT y compatibles
IBM PC, XT, kT y compati- bles
Dispoiíible para Aople IIE y IIx
Ftpcjle 11 TRS-80 modelo 11 Y 111
Library Circulation System 1 , 11 arid 11 1
Library Moni tor
Licirculate ( m )
Media Track C m )
M-Seriesil0 Circufat ion Müdu- le i x )
Nonesc!ch Circulation 5vst-13 i m l
Apple IIe y IIx
Appie IIe y IIx
IBM PCiXTIAT
IEM PC, XT, A i v compati- bles
1 EM PC/XT/AT TI Profesional
Mana PC 1 BM F'C, ' compat itlies cornFu- tadoras QUE corren bajo CP/M TRS-DOS! L1)7i::5: o Zet-ti;.:: si- t emas üpet-a t iv-s
Seuuidamente se describen asoec tos qenera1e.s de los
paqzetes sele~ciert~abüs, 5egr11-t la. o - 3 - 1 de los pi~blica-
iüris, en alqunos casas @e los usuarios que ios han utiliza-
do, de infurmacihn tzmadd d~ revictas, guiag y ~atAlerqa5 de
"suftware" para biblioteca.+.
Automaied Library Svstem:
Este paquete ha sido utilizado en bibliotecas ez.colares,
Lina de ellas es "Point Pleasant Junior iilgh Slzhool Librat-y"
en Huntington, Virginia del Este. El paquete en mencibn iie-
ne capac idad para manejar 200(:) itsitar ios y 3 : t-eg is t ros,
permite hacer bctsqueda por autor y titulo. Su precio es de
$3000. Este paqitete carece de 10s campos para contener la
direccibn detallada del usuario. (Del software en menrihn
solamente se dispone de e=.ta informacibn de la incluida En
los cuadros de evaluacibn pAq. 152)
Card i3ats.loq Circ-tla t ion Madi-tie
Referente a este paquete en la gitia de paqitetes de sof t -
ware "?he Library Piicro , Loi-vamer" SE ii?i-li!ye il.i-1 cume1-1tár ia
de Mdnica Entel, en e: que ella opina que este "softwa!-e" es
mitv f Aci 1 de usar sobre toda para itsiiar ius sii-1 e::.::cser iel-IC id,
agrega lo siguiente:
"El programa genera diferentes tiaos de rep~rtec de gubiicaciones que ion utiliiaóas m 3 . s ft-ic~~entemente, de t i tuls2s pre~tscjos por usuar-ios y a v i . = ~ ~ s de ~ros- tamos venc idus" , (The Librar. Microconsumer , ! 386 D . 35!
5~;hn Data Trek Inc., editor cie este paquite, sefiala que
Card Dataloq oermite la entrada de ciatos ei-1 forma manita1 o
por cBdigo de barras, asigna automaticamente una Fecha de
vencimiento estAi7dar la cl-iai puede ser cimi t ida. Las r~nciva-
ciones pueden ser etectuadas sin tener el libro en la mano y
el programa indica si estA reservado, en tal caso no se pue-
i~ rensvar. El Card Uataloq Circulation Mo~ule genera una
variedad de reportes, inclusive segundos y terceros avisos
de pr&stamos vencidas con ditet-entes mensajes, recordatorios
para publicaciones no vencidas, notas de cobro
R e s p e c t o a este p a e u e t e e n l a p u b l i c a c i b n The L i b r a r y
Microcünsumer se p r e s e n t a e 1 s i q ~ t i e n t e cümet-t tario:
"U17 b i b 1 iü t eca t - ia d e Te:.:as s e i i a l a h a b e r t e n i d a va- i s p rob lemas c o n Card R a t a l o g S y s t e m , d i c e que es t e p a q ~ ! e t e es let-tttr c u a n d ü se h a c e n trtf!suuetias v q u e 10s e c i i t ü r p s C a t a T r e k h a n t a r d a d 9 muchs tiern-o s i n a d a p t a r l e l a v e r s i t n . "
(The L i t r a r y M i c r a c a n s u m e r , 1486 p . 35!
E l e d i t o r i i - td ic t a l t - e s p e c t ü , q u e l a l e n t i t u d e1-t l a VE-
l o c i d a d a l a h o r a d e h a c e r bll[sqciedac p u e d e ser r e s u 1 t a d ü d e
Que E I e q u i p o es una M o l e c u l a r S u p e r Micrü 32 X , el c u a i
corre en MS-DUS rama un s u b - p r o g r a m a . Tiene rapS. iFdsd p a r s
mal-IP j a r 65 C)CjC) va 1 C11nel-tes y Si2 (:f(:)(:f L!SL[ST i ~5 .
CIRCA
E s t e p a ~ u e t e ha s i d a u t i l i z a d o e n urfa S i b 1 i o t e c . s p~!!Qlica
B e las E s i a d ~ s Uniaos e n la " C t u r ~ i s P u b l i c En -5-
t s b i b l i a t e c a ha s i d o c a r r i d ~ e n I B M PC/XT, ha manejadtx a p r a -
:.::irnadamente 40 O(:)(:) c i r c ~ ~ l a c i ~ i i ~ s e17 ~ 1 1 7 aff3: a e l i o s les re-
su1 t b muy f A c i i a o r e n d e r a u s a r l o . E s t e ~ r o g t - a m a h a p r ü v e i -
d o ~i me jo ramien tü e n el rnnnejo d e t - e ~ i s t t - u s y ai-t.AliSi5 e2t3.-
d i s t i c o . Un i n r u n v ~ n i e n t e que t i e n e CIRCh I i es aue no pupa^
r e a l i z a r r e s e r v a s , a p e s a r d e e s t o e n e s t a b i b l i o t e c a no se
han a r r e p e n t i d o d e h a b e r a . d a u i r i d o e s t e s i s t e m a y i o reco-
miendan a m p l i a m e n t e .
U t r a b i b l i o t e c a d e l o s E s t a d o s Unidos que h a u t i l i z a d o
e s t e p a q u e t e es la "Utah V a l i e y R e g i o n a l Medi ta1 C e n t e r L i -
b r a r y " . Han u t i l i z a d o e s t e p a q u e t e e n u n a m i c r o c o m p u t a d o r a
IBM-XT, les h a p e r m i t i d o m a n e j a r 3(:)(:) p u b l i c a c i o n e s ea un d i a ,
e n es ta b i b l i o t e c a se . s i e n t e n c o m p l a c i d o s c o n el C I R C A 1 1 v
c o n s i d e r a n q u e es f A c i l d e u s a r l o . T i e n e c a p a c i d a d p a r a m a -
n e j a r S(:? (:)O(:) vold[mene- y 2O (330 u s u a r i o s .
Su e d i t o r M i c r o S o l u t i o n s o p i n a q u e e s t e p a q u e t e p e r m i -
t e l l e v a r e l c o n t r o l d e l a c i t - c u l a c i b n d e l i b r o s , p u b l i c a c i o -
n e s p e r i b d i c a s y ~ t t - o s m a t e r i a l e s tie p r & s t a m o e n una b i b l i a -
t e c a
L o s p r P s i a m o s v e n c i d o s s o n a u t o m a t i c a m e n t e s e g a t - a d ~ z s d e
l a l i s t a d e l a s p u b f i c a c i o f i e s e n c i r c u l a c i b n y sus r e p c j r t e s
s o n g e n e r a d o s rA.p i~ i s y t d c i l m e n t e . E s t e @.s.quete get-mi te ha-
cer bL!!squedas o c o n s u l t a s d e r e g i s t r o s pDr e i fiambre i e i u -
s i i a r i i~ , prjr s i q ~ - t a t ~ ! r a , nr%inerc. d e i 1 i s c r i ~ c i S i - , y t e t h s . ds .+ei?-
c i m i t i n t o . E l C i r c u l a t i c m Manager t a m b i é n p r o v e e ~ti-~a r n n t r a -
seAa p a r a p r u t e ~ s e t - l o s a r r n i v o s .
Micro S o 1 ~ i t i o i i s ~ t t - e c e 3 3 d i a r , ~ r a t is comc p e r i o d o d e
p r ~ i e b a v m a i i t i e n e t!na 1 i n e a d e l l amada o r a t ~ i i t .s., rriimo a p u X ? ~ s
a l c l i e n t e , e s t o d e n t r s d e las E s t a d c r C n i e o s .
T i e n e c a p a c i d a d p a r a m a n e j a r 7(:it:i voi-i.menes, 1-10 se t iei-!e
i n f o r m a c i b n d e l ndimero d e u s u a r i o s .
C i rci!l a t i oii Planaaer
E d i t a d o p o r F r o f e s s i o n a l S o f t w a t - e , l a c a p a c i d a d d e e s t e
paquete es muy limitada, es aolicable solamente a bibliotecas
muy pequefías o especializadas que pueden ser capaces de tomar
ventaja de su bajo precia.
De acuerdo al pctblicador, Circulation Manager, imprime
listas de usuarins can prPstarnos vencidos, ie pubiicacianes
solicitadas y 9~ lo+ pr&stamns vigentes can ia Fecha venri-
mienta. La entrada de los datos de las usuarios c m prtis-
tamo se ~fect~.!tan en el computador al final del dia, aunque el
programa ouede hacer entradas constantes si se desea. Las
reoistr~á de usuarios cnn pr&s.tamos, pueden ser t-ecuperadms
salamer~te par si~natura, au tclr y t i, tulo. Este p.=.~guete vieice
coi3 un pragrama áiceEada para imprimir 1 istado~. , et iquetas y
av i sas .
T i ei-ie capar i dad para maiyej ar 4 2 0 ve i hmet-!es Y i C i r : i c!sL!~-
t - 1 ~ 5 .
Circulat ion Flus - Este paauete es editada par Follett Sottware Comoanv, si
se les salici 'a i\-iFarmaci&n ellas envfan grat 1s una pruebs
dei paauete.
El Circcila t ion Plus. t iene capacidad para manejar 65 iXK1
voli3mene5, real iza respaldas au t0rnA.t icamenie y genera una
variedad de 1ista.s v repnrtes ~stadi~ticos, avisos de prCsta-
mos vencidos o facturas de cobro. El registro de ios prPs-
tam~s ~ u e d e rer llevado a cabcl manv.aliriei-rte a travtis clcl te-
clado, o por medio del cbdi~o de barras. Este programa per-
mite manejar cil-ico periodos de prtstamo y asigna utia palabra
clave para evitar el acceso a quienes no estdn aut~xizadas
El archivo de usuarios incluye datos como direccibti y t ~ i % -
fono o extensihn, fecha de vencimiento y tipa de usuarin.
5egc11ii sci edí tor, este paquete produce veitit i trtc tipos
de reportes.
U1-i bibliotecario de Atlanta, Bill Asher sefiaia que:
"...este paquete tiene una capacidad sobresalie~ te, especialmente admira su habilidad eti la ejectt- citti-i de utia amplia variedad de fc!ticioties. "
CThe Library Micro consumer. 14E6, p. 4 9 )
Asher considera aue este paauete carece de un control
para el formsto de repartes.
Tierie capacidacj para i~,.~!iejar 65 i 7 ! : ) 0 ~oIctmej7f~ y 15 i:;f::i<:~
usuar i cs.
Columbia Librarv Svstem-Circulatioti
Este paquete es editado por Coiumbia Computinq Servicec
Irir. Primeramente fue r~nocido cnmn Oceiot Librar? Svstem-
Circulation.
Columbia Librat-y System-Circulation es un mhdulo de un
sistema integrado que lleva su mismo nembre. Segcin su editor
cada mbdulo Funciona como una unidad independiente. Ue rada
uno existe una verribn en ingl&c v espaRo1. El precio del
prggrama es de $1 295, el mantenimiento anual ei de $195, la
c a p a c i t a c i t t i y ac t u a l i z a c i t n d e l as t i u e v a s v e r s i o t i e s t ieiiet-I
un c o s t o a p a r t e .
E s t e p a q u e t e f u n c i o n a c o n o s i n l e c t o r d e c & d i g o ije ba-
r r a s , p e r m i t e h a c e r bh . squedas o c o n s u l t a s p + D r e l n-mbre ciel
u s u a r i o , p o r t i t u l o y ? i r el c t d i g o d e b a r r a s . g e n e r a r e o i r -
ter d e p r t s t a m o s v e n c i d o s y c o m p i l a u n a v a r i e d a d d e e s t a d i f -
t i c a s . L o s r e g i s t r o s d e c i r c u l a c i t t i ge i i e radc l s a t i - a v e s d e l
c b d i g o d e b a r r a s s o n tomados d i r e c t a m e n t e d e l ca tk t lc tgo d e re-
g i s t r o s .
T i e n e c a p a c i d a d p a r a m a 1 - 1 ~ j 3 . t - 15r:i r j $ i : j ~~.ol t \mef ieg . '; 21:) ::jítr:i
t - e ~ i s t r o s d e u s u a t - i u s .
L i c i r c u l a k -
E s t e p a a u e t e es e d i t a d o p o r I n f i r m a t i a n Managernent C o n - -
~ j ~ - t l t a i i t ~ _ . :)-!C. ¿s~~rreii E]? e g i ! i ~ i > ~ f B N j=C/ :<TiAT v t-ear.ii!zt-o !-i,n.s,
memoria d e 322 K B y t e .
L i c i r c u l a k e es un m&dul@ d e l p a q u e t e d e n o m i n a d o LIBRH-
RIAN, nct- se s a b e c.i L i c i t - c u l a t e f t t n c i o i i a i i í d t i p e n d i e n t ~ m e t 7 t ~
d e e s t e t t l t i m o .
E s t e p r o g r a m a f u n c i o n a t a n t o e n l i n e a como e n l o t e s y
calct!la a u tomAt i c a m e n t e i o s ,pr&s tamos v o n c i d s s , g e n e r a reprit--
tes y ' a v i s o s d e p r&s ta .mos v ~ i i i i i d i s y rei-iortes 5. tra\i&s d e l
c b d i a o d e b a r r a s c u a n d o es te e s t 8 d i s o ~ n i b l e .
No se cuenta con iiiformacibii referente al ntimero de vo-
i&menes y usuarios ~ U E puede manejar.
Loa ipres
Este paquete de "software" ha sido desarrollado por la
empresa " 5 i c; t emas Lifg i cos" de PI&::.:: i co . f iie d i sefiado para
trabajar eii conj~ti-tto C D ~ el ~.istema Lo- icat (paqiiete de
"software" para almacenamiento y recuperacibn de la informa-
ciiiii, pero seqLi.ii e1 editor es pct~ibli utiiizario iildetlei?-
dientemente.
Principales procesos. oue realiza Logipres:
1 . - i?igistr.ar., cantrolar e informar acerca de ims usuarios
los materialis..
2 . - Registrar los rnctvimientos del servicio.
.- d . Elaborar las Cot-mas inpt-ssas que .se t-eai-iiet-en para ufre-
cer PI servicio.
4.- Inventario de ia coleccibn.
5. - Mantener orotegid~s ias bases de +datos
El sistema ofrece la siguiente informacibn:
Indica en qu& sit~iacibi~ se enc~ieiitra cada pubiicaribii,
dispni-iible, eii pt-&tamo iqc!iCii 1 3 tiet-,e, v ci\Ando debe de-
volverla:) o en encuadernacibn. De el usuario indica quC ma-
teriales tiene en su poder, fecha de cievolucibn v calcula
m~il tas.
Este tiene la ventaja de estar en español y ha sido ad-
quirido por una biblioteca de nuestro pais, especificamente
por la biblioteca de1 Centro Cultural Cosiart-icense Not-teami-
ricano "Marck Twain". Sin embargo hasta el momento, Louipres
170 estct fcincio!-iai-ido porutie iilecidieroi-i imp1ant.a.r pri~ero
Logicat (pauuete para almacenamiento y recuperacibn de infor-
macibn ca ta1ogrdF ica f . Tiei-ie capacidau para marte jar l(:ii:t OCtt:?
volhmenes. Recientemente en nuestro pais la empresa Tecnin-
fo 5 . k . , dedicada a brindar asesoria, programas y servicios
en el Area de billiotecologia, adoptb la representacibn para
la comercializaci&n en Ct35ta Rica del software decarroilado
?- por 2-is tems.s itg ico5 dii ~ti:i co .
Media Tt-ack
Editado por Dalton Comouter Set-vices, Inc., de acuerdo a
su5 edi tores este 3aque te ac tus.: iza los arrhivms di 1.3.5 tran-
sacciones que ion reqiztradas, el prout-ama tv/iel-le en un dijco
cl !- 13 , los archivos est&n siempre en linea. Media Track CU~-I-
serva ios t-eglitt-os usuales, int13rmaciones de1 vsndedor, re-
gistro de los usuarios, at-chivos del publicador, etc. El
programa o u ~ d e leer u~zr cddiqo de bart-.s.s y un lectot- oot- t.3.t i 1
de cliciigü ~ie barras para reai izar it-ivefitar ios SS opc iol-lal.
Es te paucie t e yet-iera repor t es tales como ~crb 1 icac i~i-tes ~ 1 - i ctso
frecuente y publicaciones inactivas.
Tiei-it! capacidad para manejar 32 000 volCrmet-ies y 2 00C!
usctar i os.
De este paquete solamente se dispone de esta informacitn
y de la scimii-iis trada ei? el cuadrc, 23.
M-Ser ies/i(I Circulat ion Module
Editado por Utlas, Inc., segctn su editor, este paquete
ha sido cünocido formalmente como InfoBuest. El madelo de
c irculacitt? integt-a .solamei-!te el M-Set-ies/l(I de "sof twst-e" de
acceso al pcftbl ico, el programa coi-ttrnla la circttls.cidii de los
prgstamos registrados pnr Utlas, en la base de datos de acce-
so al pclblica, durante la conversidn del catAlügo inicial.
El modelo de circulacifn genera resortes de prssiamoi venci-
dos, avisos y t-iota- d~si material dirpoi?ible. Ls.5 pub1 itacin-
nes prestadas son revi.zadas u t i i isaniü el LAois luminoso.
Este paqi-i.ets ha rioo utiiiszdo en la Gibliatecz. de "2e-
d9ington Heights Cchüol iibrary" en una IEM FC, el sistema
titucitn, segCin estos usuarias, este saquete es muy fAcii de
usar y sefialan que comü prueba de ello es que es manipulado
por nifios.
Nonesuch Circulation zztem -
Editado por Rinqgald Management Systems, cegtin sus pu-
blicadores, este paquete genera repot-t~s ei? lotes, ¡?atas, a-
visos de pr&stamos vencidas, listados especiales, inventario
y restlmenes estadistieoi. Nonesuch realiza reservas de li -
bros y otrai obras qcie hati sido solicitadas por- otr~s ciscla-
rios. Este programa permite hacer bCtsquedas por usuario, au-
tor, titulo y calcula multas de los prgstamos vencidos.
Tiene capacidad para msnejar 18C) ¿:JC)O vol2imenes y 1(:!!:) (:)(:)(Ir
usuar íos.
A cont il-iuacibn ríe presentan unos cuadros compara t ivos de
las principales caracteristicas que recinen cada uno de los
paquetes a ser evaluados. Por el tipo de it-rfarmacibn de que
se dispone, no Fue posible analizar todos 105 requisit~s des-
critos anteriormente en el apartado de la ieterminacibn de
los requer irnientos, sino s~2larnente íos !%arcadas cún as tet-isco
en las pAgs. 124-135.
Primeramente se describen las caracteristicas que set-An
evaluadas en ios cuadt-0.3 comoarat ivos:
1 . - Eq.cri~o ~ t i l i ~ ~ ~ ~ g :
Se refiere al eouip~ o equipos en que se pusoe utilizar
ei paquete.
2.- -..-.-- Memoria requerida:
Capscidad de memoria RAM que reotiiere el paquete para su
f cin~z i o)-~am i ei-I t o .
RAM: Randon Access Memory - Memoria de Acceso Aleatoría,
localizada en la unidad central de pt-ücesami~nto ous contie-
ne usualmente los programas que administren la operacibn de
la microcomputadora, ejemplo Di35 sistema. üperativo.
3. - Capacidad estimada:
Nrtimero ectimadü de volriimenes qcie pciedeii ser manejados eii
cualquier momento.
4. - Capacidad est imada usuarios :
NCimero estimado de registro de usuarias que permite
manejar (ej.: nombre y direccibn ) .
5 . - Precio:
Precio de adqc1.isicibn eii 199F-, e::.::cep to lüs pascietes Lo-
qipres y Columbia Library System, cciyr, grecio e5 de 1488.
. .--- Entrada de @-g.i~-~ m r teclado:
La entrada de datos se hace a trav&s del teclado i2e la
mict-ocomputadora.
7.- Ectrada: de datir?s con . i ,$ciz 1ct.miii~xsci:
1 ; ' ¿Usa ei ~istema oat-a e¡-,tt-sr ios datzs, ,.=.~Iz lumin-su o
- rjisp~xsi t ivü 1e~tí)r Y ibdigo de barra.5-r'
8.- Permite editar re~istras:
Es cuando las t-egistros pui8ei-i ser recuperados y edita-
dos.
4.- Datos del- usuaria:
Incluye el programa, campos para de~endencia del usua-
rio, tel&fono u otros datas rimiiares
10. - a i r e c m exacta:
~ireccibn detallada que aermite localizar al usuario
1 1 . - 82tsquedas 2 consul tas por autor
13.- Listas de usuarios:
¿ E l paquete permite obtener listados alfab&tic~s de u-
sc!s.r i as3
14. - Estad-1st icas circctlacibi-t:
5umii-iistra estadistieas de circulaci&n.
15.- - Bluqueg y Weciih~ii- &e reoistt-os:
Qfrece el sistema, prütecci&n cC+j-!tra los que nü tienen
autarizacihn para accesat- intorrnaii!51-!.
16.- Reservas:
5e refi~re a los iasms en que un usuaria reauiere un ma-
tet- isi aite es!,$ prrstaJo. cciai-idu cl icha p~ib i ic.-.c idn ES cieviiei -
ia, el sistem.3 iniziicat-A. quisn ES el usuaria que lú requiere y
QL&.E estA tn espera.
1-.- ii~-te.s;:
Permite ~Cectuar la transaccibn con el camputadür inme-
d iaiaman t f a L t i sea t - s a l i za3a aür el usuario.
......................................................................................................................... Prl;uet-r ;-$-a~:.~- -ii! ucjiicif . CitcuIatiofi r : - t ! i i e . ; a.d .=s~:d~Z Wcn~su;h %.&+ S: - .+ -S :
f ; nr<.: -.4 ;..r , .
r i i i Y L . = C I Y : ! ~ ; h r a p v Cirrsiatian +,--: - g.- J..' - !{.-!:;$;e
F. . .<a: .*: i,f$.i,ij<,:.s Y : i u a "' '.'Y.'"
T . . . - i - -. :; b : .A ?: q; ,,- .- : ..-;z -. . , , d . - .
T ,- . ,- !: . . - . : ! L L .?.
?. Liysi;i . inn V * . A 2 2
......................................................................................................................... Y . tc;lzQ u:iiiz;<+ .S%
S-. ~ V Y : S - 7 3 - - r f ~ r r n r 7-y p.p it;;; *c.: : 8-.: p. ! E ? PC/KT .L . . . L. Y'/,*' '"Y E? - - . . . . . . Lk . . . b ?.!?e! '"'f , i ry;yT:;-
. . : .-., , . , 2 .
p r ^ ; s 77, .+p.- ";.
rgr ::.->-2fi . . . -ir'
De-termiliacibn cual g ccuAlec, paquetes satisfacen, ei-1 forma mA5 adecuada, los rpquerimientas ,& la biblioteca aria- -- 1 izada
A cantinuacibn se dez.criben las. paquetes que fueron se-
leccionados de los cuadros anteriores. El criterio seguido
FUE el siguiente, se analizaron hAsicamei-,te dos caracteristi-
cas i 17d i spei-jsab !es :
- . Capscidad estimada de voiilimenes
- Capacidad estimada d~ usuarios.
En el aBartado de reauerimientus ioág.i24 ) se determi-
1 - 1 ~ q c ! ~ el sistema de cit-culacitti-I para Ii. bibiioteia Sr1 I C E
deber& cuma minimi, mane.jar G[:r t:,r:jt:r valbnienes .y. ii.:, ;::ii::trii ci;;l_ta-
t-io5, En cansrcuencia se pt-~5enta un cuadro comgarativo ae
io.2 seis paque tes seiecc ionado5 , cc~n todas las car.3.c ter i5.t i -
?-a,% at?aiizada+, lo anteri.at- ~oii -1 fin d e ~~etermii-~ilj..r . - ~ % 1 ~2
. - i-LicillFs rje e ~ t n s p.3C!~i~t~5 3.uem&s de t-e~-i.:-~ir 1 ~ 5 d , ~ s ca?actet-ts-
t i c 3s i nd i spensab l es t-eane s.dem.&s 5 1 fiayut- n&rnero de 1 as
caracterictic3s que fue posibie evaluar, como t-esuitado de la
informacibn que ie pudo obtenet-.
., . . 3 -.,-.-.F ::e>:: . :.iF?.4< .Ag r r L., :::>., n n y . ...-. I',>.L.>
" c... L . ..t::: 8-r.i ..,ri 732 !:ni 1.20 @$ , ,. ... 2:: - ;zez2a u- : r u 2 b :.,* : Lli .=<O? vo:> .. IUzeneE.
Del cuadro No. 24 se seleccionaron cinco paquetes,
ios cuales por sus caracteristicas san considerados como los
que re<i~-ie~í el mayor nt!tmero de requisitos requerid~s por la
biblioteca del ICE. Como se ptiede 1-~otar el paquete que iío se
seieccionb fue SIRCA I I . estlz fundamentaimente porque nu re¡>-
ne las caracteristicas 8e prctteccihn de registros, la cual es
muy importante para qu- no cuálauier persüna pueda accesar ei
sistema.
En el Cuadro No. 25 se presentan todas las caracteris-
t icas evaic!adas de estos cii-iin [email protected] y .s~auiri;amei-!te .=E
. . realizar& el anAiisii de las ora %..S. contra que ioi mismas pre-
- t n cuanto a los cinco paquetes seieccionadüs, de das de
ellos! Card Dstalog Cit-cuiation Moduie y Circulaiion Plus, se
di-ipone al meliüs de la ü?i~-.iiti-i de tti-i cis~iario qtte la ha irtili-
zaiil-.l .
Del primero SI-! menritn se of'recen dos opiniones, ~ii-15 1- e -
gativa rpag.141 y otra positiva, y de Circtiiatio~í ~itrs ti17
usuario sefiala estar satisfecno con dicho ~.istema, aunque
ccníid~ra yce este carece de uniformidad en los Formatüs de
las repc~t-tis. En rstis casos, i.3 ojinihn ce ios uzuariils
pet-mi ten por ii-j menos conocer a grandes rasgrirs cbma tctncirirt-ia,
en la pt-Actica dichos paquetes.
En cuanto a las cararteristicas analizadas en 10s cuadros
anteriores, ambos paquetes ret!tnen la misma capacidad estimada
de volCtmenes, asi como los requisitos requeridos y evaluados.
Solamente Circulation Plus no permite bCisquedas por autor,
pero ei-i realidad esta cararteristica 1-10 es indispensable EI-I
un sistema de pt-&stamo que utiliza el cbdioo de bart-as, pues
generalmente a trav&s del ctdigo de barras se accesa la in-
formacihn.
De los otros tres paquetes escogidos, "Logipres", "No-
nesi-tch" y "Columbia" no se dispoi-ie de opii-tiznes aiie ayuden a
de'terminar ctmo Fiii-~cionan en la prAc t ica tales paquetes.
Con respecto a LogipiPe=, SLll-lGLtE y a ha sido adquirido en
una titiioteca de nuestro ü a f s . la hibiioteca Marck Twin dEi
C ~ t t t ro Cul t ~irai Cos t ari-icense ieamer icano, t oriavia 1-IÜ 5e
ha puesto en prA.ctica. Aunque se tuvo 1.3 oportunidad de en-
trevistar personalmente a uno de los editores de Logipt-es, no
... . rtbstai~te a!g~t!-jos a~@ectos d ~ . este p~tq~ete !-IZ quedaron si-!ti-
cientemente clat-üs, ccjmo por ejemplo oue ei editot- opina que
iogifirres es sistema q~!- tr.i.bajt, indepenciientemente d e Lo-
gicat (paquete para almacenamiento y recupet-acihn de infürma-
ritt-!l. t\io ohstai-~te e1-1 el Folleto ptttiicado por "Sistemas Lt-
gicos", edi toi-es de dichos paqcl.etes, entre Lit-ta be ias tun-
ciones aue realiza Loqipr~s %e seaala la siuuiente:
"Se utiliza para registrar, dar de baja y modifi- car los datos de ejempiares de cada obra. En este proceso se establece la interrelacihn con Louicat, va que a partir de los registt-os capturados con Logicat, se activan las copias e::.::ii;tet-Itei ei-i la bi- blioteca".
(Sistemas Ltgicos, 114871 pdo. b j
De lo anterior nacit la duda, sin embargo, segCtn el edi-
tor Loqipres, permite almacenar los datos principales de to-
das ias publicaciones de la biblioteca. Un problema que
presenta el Logipres es que no permite hacer reservas y esta
es una funcitn importante en los sistemas ie circuiaci&n Que
manejan un ndtmero considerable de prestamos, en donde 1 levar
manualmente el control de las oublicaciones r~serv~das se di-
ficulta. For otro lado, este paquete presenta algunas venta-
ja-, t-io e::.::istel?tes ri-i la mayüria de ios otros paquetes estu-
d i a d o ~ ~ excepto que Columbia es uno de los oaquetes analizados
que ectA en espafíol, en iocipres ademAs sus editores habian
nuestro mismo idioma, le cuai ES inirv v~ntajcso para la etaca
de capaci tac iin del sistema oue se adquiera. 50ht-e t+zdo que
ahiira e::.::isie i-ri? distribiiidor ei-i Costa Rica, lo ciial ha pertni-
tido que disminuya e1 cnsta del mism!~.
En 10 yue t-ernecta al Nonesucn, este paquete es ei que
. . pre.3en ta mayar capac i dad en e 1 maneja cie ~oli:~.n?.ei-ies ..y, t-eg z s trrJ
ie U.3USriü~. Esta caracateri.5iira es muy importante, sobre
tOC¡cs porque permite asegurarse el no tener problemas con la
e:.::pansitii-i f iiti_!ra de la colecc ibn , re2ri-i~ ademas es te paqiiet e
tcsc!es los reauisi tos y carac terist icas evaluades en los demhs
paqitete~. ei? estudio. El dii-!ice pui-itü que se iíscrrsi-ioce es el
i-iitimero de per iodos de pr4s t amo qiit- permi te manejar , aiii-iqiie
lbgicamente se supone qiie qiiiel-i disefía el sistema de pr4stamo
debe t erier presente qiie una b i b 1 i o t era genera l me)-t t e ciiet? t a
cot? diterentes pet-idos de pt-4stamo, depei-idiei-ido de1 tipo de
materiai y el objetivo para lo que el mismo sea requerido.
Una d e s v e n t a j a que e s t e s o f t w a r e p r e s e n t a es l a p o c a memoria
r r s a u e r i d a , D L t e s p a r a ~ a i - e j a r 18G i i 0 O r e a i s t t - o s crin i-?i-ta m e m o -
r i a d e 64 K s i g n i f i c a g e n e r a l m e n t e q u e el o r ~ a c e F E d e b t ? s a u e d a
es mSs l e n t o a u e un s is tema oite r e a u i e r a -e una memoria
inav17t- .
E l pt-aarama. "Columbia Li t i ra i -v S v s t e n i - C i r c u l a . t i o n " ?re-
s e n t a c a t - a c t e r i c t i c a s a u e d e b e n ser d e s t a c a d a s t a l e s como
a u e t i e n e c a p a c i d a d p a r a m a n e j a r 150 OOCt vmihmenes v r e a u i e -
re c!na c a o a c i d a d d e [nemot-i--. mayar que "Nonest.rch", 2 a u e
.siniiisr a l "Nr3i7e~i-i~fi". los ec! i t o r e s d e C a i u m b i a s i - i .minis t ran
- intat-mac1.3n d e t a i i a d a c u a n d o se les s o l i c i t a . czte c ~ a o u e t e
. . rec ine 13.5. c a r a c t e r i c;t j.rac anz. i ;adas en t o , y ~ z , j o demA.5
d e g r & s t a m n n b e a e r m i t e mane jet-.
En c u a n t o a l c o s t o d e d l c h o z paquet2i.z .ze tiene l a 51-
q u i e n t e i n t o r m a c i 2 5 n :
-- "------.-.,-.-"..----.-"- .-.-,----.-..-- "----.-u...-.------..."-. -.....-.---------.--.v..-.-..-. " ----- Paqcie te Card r j a t a l o g C i r c u l a - N ~ n e s u c h C o l u m b i a
C i r c u l a t icbn t i o n L o g i o r e s C i t - c u l a t i o n L Coc; t Modci le P l u s Svs t e m 5 _______ -_ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - . - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
E s t e es e1 p r e c i a a u e t e n i a n e c t o s D a a u e t ~ s a p r i n c i ~ i o
d e 15.37, e::.::cepto " L a a i o r e s " "Cali imtj ia L i b r z r v 5 v s t e m - C i r -
c u l a t i o n " , aue ei d a t o 9s d e 1988. kunabe el p r e c i o es IE-
p o r t a n t e , r e s u l t a m&- i m p o r t a n t e l a c a l i d a d y b e n e f i c i o s Que
o f r e c e el p a a t i e i ~ , de este meda SE- ~ctecle a b c e r v a r qrte e l
c a a u e t r "PJonesuch" t i e f i e e l v a l s r m & í a l t o , u e r o t.3liibitn e5
e l oue t i e n e mayor c a c a c i d a d ~ s t i m a t i a e n el m a n e j o d e ~ 0 1 ~ -
En s i n t e - i s D a r t i e n d a de l a s r a t - a c t e r i ~ t i c a s yue se o u -
d i r ~ r o n evaiimi;. 135 ij-ic12 paocte t rc ; rei-tilen ,-l\aj i d a d e 5 v re-
a u i s i t c ~ s r s ~ ~ . o i - i d n s gar l a b i t i i o t e r a d ~ : I C E ! e::.::cec+f:z : o s
. . D O ~ Z O E s a t a ~ va me;-:riafiaoo- que E.E c o n o c e n . Ahora b i e n , no
hay !3UE a i v i m t - cj:..ie ci-1.ai-lcjo E.E tome ir. ~ E C ~ E ji2i-, de adtqi-i.ifit-
aloi!nc: i e e 5 t o 5 p 3 a i ~ e t e s ZE cieh9 r e a l i x a y a n t e s , L!na ~ j r i - i . e O 5
res i d e l m i s m ~ , %y st.cji-\i r 1 r-comei-idar j o n ~ s i i-ild il=,s.das e,- 1 a
p b 5 . 1 8 2 .
I...ái pr'cson-t.61 c;e(;~:i<jri esti:% ~ ? r > < ; f i b e + ~ i d i ? . por' c?l. ent.\r>(::.:i.i~iclu
clcl . c ,bje. t : i . \do gener.¿:i:L .seg~ific:l(:, p o r c:.e%cla \ . \ no d e Icic; ~bje.k. : i . \ , ,~uc,
espec,5:F:icoc;, c t s i c;oino i.\r>i:n ex~~: l . : i .ce tc iCr i . i [email protected] d e 10s res i . i I . t ;a - -
<:lo::; nrriic; r .eI .~.?v;i ,r i- t~?c; t s b t c : ~ i . i J . 6 ~ ~ y ].¿as r,r~~-ic;:l.i.ic;:i.ari(~s y r.c?corn~?i'>clin--
c i (3 VI e? $:; .I: c:? ri cl J. e? ri .t. E? :: ai irie j c:, r ;ir r o S; (:, 11. t.\ cr :i. ci i.>a r 11. a s 1:) r ci l:, :l. @ITELS r:l e -t. E? (:,..-
. t . i s d o ~ .
61 VI i5 11. :i. 2: ;!% y C-? 11. ::; t.( k3 S; :i. ::; t. c?lriái (:l E? :l. iii l:> :i. 1:) :l. 3. (:3 4. i+?<:;;i (11 C? S (:/ e? +:-:a 11. ::> i.t ri .t. (13
: , : ; t . 1 +? l . : F t . I ( : : r ; , y. C;CI T. C: i::, S: J'I LINiiliri [:) , BCQ 1.1 6 1 ~ 1 :i. C; CJ E , l:> :i. ..-
):> :l. :i. (:) g y' fin .F :i. c;c1 S; a :i. ri .F r. a k s a .i: r. r.t c; .t. t.( y- a;. c:? x :i. :: 'k C.? V i 'b E? .
163
1 : ) ; a p 3. j. aunen t 2 e? :l. 1:,i.iestci y rei.irr (:? r eqi . i i s $ %OS !i;l.tp@-
r i (> res ;!S 10s s;ulj .ci- t :h(:fou par l e s : i r i c , t j . . t \ . i c id r , , n e?nit)¿aT.gC:*,
c;i 8.1. pc?r.&ai-);sj. 1 7 ~ ) - t t . t ~ : i . e ~ ~ ? (2% g r a d a tje pr(::*v.piaracifiis t p c e P:i.~?ne,
....................... ., .(<J. j o c:er.$ia c : . : . q 3 . : : : . ¿ , c a r i @:l. ¿zu~rien.Lu dc? ~T'F:.)'.':
q ~ t @ h ~ I L t n i. d o , ti t., 1:) i fi? r. ar 1:) o cl :i. t:l o G ci i'i .t. :i. n ua r S i e n d o -f. (-1 1-3 C> :¡. (3 rl 3. .
$j:i I?:i.cx-i E?T:: ;cj.er..tcr ci~lc" e?rr esta ka:i .bl . ir~.kc?ca r i o .rudo $;L.\ pe~.cscii.iiihX
r cii :l. :i. x ;ir C u i-i c; :i. o ri c 57 1:) T. <:).Fe E :i. (:> 1-1 EA 3. e c: , l. i.n r; .F 1.1 c :i. c:) 17 Q I 1; a 1.1 1 Q S; t.t .F i. -.-
c :i G? ri tairie:?ri .t. e c o n i p :l. e? j 2 % ~ C : C : I C ~ : . p ¿ l T. a E Q T. 1 1 e v ~ ~ d i i ~ s . ~;¿&t i Q ~ S O T.
1 : i e r c;c:ii-iea :L ct:xi-i p r el:) ie r- ;%G i C~ri 1:) ru.f e? 5:; :i. a i 7 a l. 32 c? x pe? r' :i. e 17c i. aa , iria x :i.iríc? e r i
t.t ncr 1 i 1: 1. i . : t. : c.? S; : c i. : l . i t : ¿ : 3 i n S t. i . t. t . c . r E : , en c :~ 1.1 Q c;, :l.
t . i. 1: <:! c::. :i. r'i .F c, T. ir\¿:$(:; :i. t ri i~ d t.11.t :I T. i. (:\ iib T. E? (:1 U i. (+? r r.? d e 1.1 1.1 .t. r í i i -1:. i3.iri i. ~ - 3 1-1 -t m% 57
~::.LI :i. (:l ¿:S (:I(:)s; <:> , C:I t.~<:+ [<+ 11. q ~t c.:: 1:) <:> (:! r f. ¿:: >. :i. CJ :i. t.t~.i¿;i !:i :i. 1 : ~ 11. :i, c:) sk t3t:i:; (11 1.t &:;a lrl;:$t.l G? j ;:i
:i. ri .f.' <:> r r:l¿:rC i. fi ri nif~::; <;.;a f.1 E$ r.~l::. . S e Y. a c i:*i~> :l (+? i.1 <:tal 1 : i t. L r : : t . c :l. is
(:le u; t:; r. :i. 1:) c: i (Si7 c:l e :l. o c ~3 t.\ (+? !!; ;+ c:t F.? ::i ii c :l. c.c yrrr i r s a ~ y w r. p r a p ia r 2r.c: :j. 6 r.1 ;:L (:, : T . : ....
<;a y e x l::~ e Y. :i. 6:) rt c:; :i. ¿e , 1:) u c.;: $2 c: :i. 1:) :i e ri c:? 5;; c::. :i. 62 r. ,t SJ ~1 U e e :l. 1::t 63 y s.: (:> ).\ ;% :J.
: ; t . t 1 T. t . r C.? : : ; r : : : ; : t. t : ; ; t . : ... e : i . : : 5; , : t . 1 : . i r ? 1 : : i . ? 1.1 3. $$,
: . k l . : 3 . ! i i s (:) G? S; .?. ;B c:l a r. <i:. i'i .t :t. :¿! ;ir (:l ir-. , ::; cj b .r 6:: .t. (:) c:l(:) (1:. (:j y, !:; f~ (:! (.+ Y' ¿E; vi r:f (;:' 11. ¿:i ...
EL :l. 't. 17iU k) i. :l. 3. (:l i:% CJ <:l t.\ (F ti¿ii IYI(:> !:; 't. r. (11 c:> .
fL i.r 3. 0 r o .F c? r c.:? ri -te :l. (:i ::; r. (E. t.{ r. cs. ci 9 1:) :i. 1:s 2. j, o y r. $2 .f: j. c;o 5; , g .t ;a 13 j, -..
I:, 'J. :L. c )* t@~¿? . :csh*k :i. .l.'isc;s ccr.i ciri i;al. .t a 9 r ia(:lci .l.;%$: rrp?.:lc(??c; :i. c!iar:jc?~; dc:? :i. 1.1.-
.f; a r. iriiirt::. :i. r5 rr : t . e . 3. 17 5 t :i. .k. 1.t~:. i d ri r l . o 1 . r. a :;;l:?(a c; ,t ::a ;iz eac; t.1 r,, .e c) ::;
<:le .t r ;s 13 ¿in j c:s . A c i c31rii5 !:; (:; (3 n E? :l. !:3 :!. ¿ii ri 1 : ~ r. ¿is 1:) r- (:i .F c;? :;; :i. c) f> iz 2. E,? ::; ~1 t.\ c? :l. c.? (:le:
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ccirist.eiii<:;:i.;isu; se? r e c 1 c i e r ' i t . A c o i r i c ~ iriii-iiino (:IC?S p c r r c o r i a s ; clcic:? l a l - r t : z re i?
1 e s t s n cti'i:i.cliicl, u r ia r clcic? :;:;cil.al:ior~2 ei'i :).(:>S mca i r t e r~ tac : <+?i'r que::+ 3e
I:j r ssc:?i.i ' t e i i i jyr~\cl' i(a i.15; i.iSi r :i. (3s; ¿a :l. a v e z , <:I \.\E? c: +>??A ¿%dairi¿&s; 1 i3 1' es porr....
5; ¿al:) 1 e:, de (:j .f r c; e>? r c.>? 11. C; C? r v :i. i:; (:) (:i (+? r c.:? .f' e:? r C:.? r i c; j. tr: y q i.t E? (11 (5% 1.1 C:+ c: 1.i C)
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pucss S:; (2 p ~ i e cl e (:;e) n .t. r c:3 l iii y. t.i i?iii ve r qt.te? S c.:? l. og r s :l. 3. e v ¿ n r' 3. cl l. ¿a l i a
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F> L t F S :l. 5; E> Y. E?;3 I!. :l. 2 22 Lt i'l [:3 7' 6:':; 't. :i?JTl(:) ;ii ~1 (:Jfy.$:¡. t:; :i. 11 :l. <:) 1.1 i') (:l f. ¿:S e:, i.1 1 ¿ii ly1;~'~~¿:~--
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.t o cr :¡. :l. :i. <::. G? :l. ¿a r E? S; cr :l. ci (1:. :i. clr ri (:le cm i'i e t.\ l. 't. cs c: (:l o T. E? *F e:? r c> ri c:. :i. at .
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(>t.i>);:i !:r¿:rs; e (:le: ~1iis.t. (:> 5; 1:) c? r m:¡. .t. c:.? 2~ :L TI;.:(:: E.? 1.r Y r. i+?c;:.i 1:j T. ¿:S T. :l. ¿:i :i. ri f.' c:) lr~;::.--
c; i. 6 ,.z q ~i 0 .t. :i. 1.1 E> :l. ¿:; Ir! :i. l:r 11. :i. c:) .V. E+ ci:r y 1:) c:) 7, <:r t r (:> l. (:l i:> E+ 11. ::; :i. !:: .h. e?lrt:::; c¡ c?
c . . r : : . : c i 1 : Y f ; . ¿ l , 1). (:! :i. tJ e ;in :l. ?; (:? r f. i?. r : ) ir a a?.rrsl:, (:? 5; c: :i. e: .k @trl;I: S: E?
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y ;ir. fal:ta dcE? p r c n t e c ( : , : i . 6 n 6e3. o c ( ~ l i . p c J , s i r i c2ni bargc, c : ? % t r i c:,¿::~iss
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p;a r a l:, 7' ( ~ . t e g r ;n l. s :i. S; .teiri;a y c o r i t :i. i . i i . i i a b c i l. ;a i r i i c;iri;n s i .t i.iiii(:> j. C>n .
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1:) :l. :i. c> .l.. e<:i;i (::.e:> i i::><:;:i. cc.3 T' <ii e 1. c: :l. c: t. s i r i ; ! ~ , c:.cDri :l. :J. <.::*~.,uC> ;.:S c! c.te> se .1: i . t v :i. e r;?, (:l t.( c.;?
(:la j ¿!i r' f [.le r ii: t i e: $;E? r. v :i. c:; :i. (:, p r e ( : , :i. 5.¿3.Ín(C?i'i 't. e? Gri E? l. ir.i::;rrii<?i'i .t. c, S$ 1.1 '2 11. i:?. t.(--
ri :i. (:! i i i <:¡ e:¡ B C. :i. T (:; (.t :l. ::i(::. :; á li ).' ~3 T. C? S; .t. ZLIT~C; <:l<.:+ 1:) e i i cf f. ¿i% , F> 'ir r. ¿i% S; t.\ .F (.t YI k., e'. .' .l. (.J vii!i*-
i n j. e ? i'i 'k. <:> , (:l e d i c:; li a e; :L u; .t BIT>;B , 1:) U r. e:? S; 'I: IIP r CI z á 1'1 :l. CL 13 i. l:, 1 :i. ~3 QC::.¿!L S: e i.r -..
vez c) r.i i:? e:? 7. c+?ii t9 ' i T' i ; i !:;e:, r. :i. a 5; p r e:.71:r 3. c<?ina:; , ,h ¿!A l. (+? c c:,c:)iriu :
chero de todos los or&stamoc. iistado. fichero sin listir,
óoieta~ pendientes por registrar en la micro. boleta= para
oru-tla, es ciecir boleta:.; que se registraoan Y se iban t-e~.zi-
sandü al dia siguiente para saber si quedaba o no rtoistradas.
Esra 5ituacib-t auemAc de orecentar una mala imauen de la
b'ibliotec3. ocasionh aue el trAmite de devaluci&n Fuese mAs
iento.
Otra imolicacihn de esta siiuacibn fue la verificacihn
di las bolitac de liquidacitn del @ers@nal uue dejaba de
1 aboiP3r et7. i a i 17s t i tuc ibn , e~!es COITC~ =e oftede 130 tar en 1 a
situacihn discriia. esta verificacihn resultaba engüt-!--.=a y
arriesgada :.:.a Q L ! ~ se tenia oue Oetermitiar si ui? +i-{tctro
e::.::emg les.dt2 ten! a n no deudas ~ e n d ien t e5 con 1 a b ió ! ioteca .
Pnr ett-o l a o n se acumuiaban en oapeies las de~~~~zluciones
~ecr~as y oue nü haoian oodi.io ser eii~inad3s en la mirt-gcgm-
oci taaora.
Gtrct asoecta al uue ie estA exouesto. con el desarrollo
de ciztpmas lcrales es cuando la oersens. aue 4esarrniia i 1
sistema d e ~ a ni laborar en ia insti tucibn v na5ie m t s C ! 2 n > r ~
~1 sistema, en dicna caso esti tiende a 8erarr. Eje .3hi 1s.
impar tancia de qi-ii quien desarrol le L!n sistema local. ei.sS9t-e
detal ladamente tanto el manual del usuario. como ei manita1
ae sistema v tambi-n es necesario aue varias personas de La
institucibn lo conozcan tanto como quien lo desarrollb.
A h s r a D i e n . E S i m ~ o r t a n t e a c l a r a r QUE a p e s a r d e l o s
o!-oblemas s e i ' i a i a d o s e n ei sis tema d e s a r t - ~ l l a d o o s r 3 . l a b i -
b l i o t e c a d e l I C E . n o se Duede d e j a r d ~ l a d n Q u e h a r e s u l t a d o
u n a v a l i o s a e::::periencia o a r a i a s b i h l i o t ~ c a s d e n u e s t r o o a i s ,
o u e s es e l p r i m e r s i s t ~ m a d e s a r r o l i a d o á e e s t a l n n o l e . A-
i e m a s ha s i d o s i n l u g a r a d u d a muy v a l i o s o p d r a l a b i b l i o t e c a ,
occes ha c o i - i t r i b u i d n e n l a sal¡-ccioii d e u n o d e l o s m a v n r e s p r o -
.k l e m a s Q L ! ~ v e n i a ei-itrei-ttando e s t a ~o- i i i jad 13e i i - i tormd~ib1-i . e l
a l t o g r a d o d e m o r o s i d a d . S i n embargo si se c o n t inCtan oresE1-i-
t a n d o l a s a n o m a l l a s s e ñ a l a d a s se c o r r e ~ 1 e e l i o r o d e vc r ive r a
a u m e n t a r , e n nt!merc d e m o r o s n s , p u e s e n e s t o s momentos se
t ierieri p r & c t amo5 v e n c i d o 5 h3.s t a d e ccn aC$i
A n t e l a si tuac i15n e?::@uec ta e n re;=c!nenaab le :
- QUE 5- a d q u i e r a para l a b i b l i o t e c a d ~ i ICE ~ t r s m i c r n -
r - m a u t a d n r s m $ + , o ~ U P -51- i o m e i 7 0 5 1s x t l - t a i .se C S . ~ P ~ E o o r
ni- ESO . u;73 mui t i p r --
- T r a t a r . ~ 1 x 7 l a a v ~ t d a d e l f i e ~ l a r - t a m s i - i r ~ :je L&inr.trto. d e q u e
~i s i . ~ . t ~ l n a o e r m i t a por l o menos q u e i a I ~ < ~ ~ - I T I S . C I ~ ~ ~ e?-i !a m i -
c t -oc~meuts .do t -a se a c t u a l i c e t o e o s j . - i a i 3 . s . miPntrss no .SS
a L s p ~ n o a áe un e q u l p o que sea u t i i i zadz 2 1 . n i c 3 m ~ n r e nara
art%.stamzs i~ r i t - c u i a - z i b n . P a r a e l l o t o a a i i 3.5 mafiai-iss d e b e n
i i - ! t r o @ i c c i r s e eii l a m i c r o - o m o u t a d o r a t o d o s l o s . p r & s t a m o s Y
d e v o i u c i a n e s d e l d i a a n t e r i o r , e s t o coi7 -1 t i i i d i mai i t ener
a c t i e a l i i a d o el s i s t e m a Y l l e v a r ccn c c r n t r o l a d e c u a d o d e 105.
p r & s t a m o s y c o n t i n u a r v e r i f i r a n d o q u e e l s i s t e m a a c e o t e d i c h a
i n t o r m a c i b n .
- Cuando un usuario soiieita aue se le a-je anotado detrAs
ae la baleta de un orgstam12. oars aue rus;-~do sea devuelto se
le avise. es cot-lvet7iente, o~le ade:nds de anotar los Oatos del
usuario SE. ai-iote la fecha. Lii-la vez que se loore 1 levar u17
control de los pr&stamos al áia, se terminaran muchos pro-
blemas como ~ ; a r e j ~ m ~ i o . aite una oubiicacibn que ~ s t A soiici-
taia oDr otro u-,l-[i.t-io sea aek'uel ta mucho t i e m ~o después de SLI
v~i-lrimiertto.
OPJETIVÜ ESPECIFICB --- ----
"Realrzar proverciones en cuanto al tamafio d~ la colec-
!=lj!-t v ~-lL!!net-ü de ~t-estamos ;L!E tei-l~irA la tlibl iotecs ci diez
3fios oi3to' .
De las proyecciones realizadas se estima aue para el afio
. - - C:-II-~CI i.3. cc.iseri6t7 la bib 1 icteca i-iei I C E , tei7jrA g.-ro::.::lm+
- d a m e n t r 33 I hh $v.oi~!ime1-1~5 v SP emir.$.i? ~~e.s:ac~-s 3. jzml-
ciii- 21 26.3 nublicaciones.
Estar provecciones Dermiten ccncluir uue comz minimo un
- -- sistema de circulaci15n y pt-&=tamo ~ 3 . 3 la bibiioters. iei LLL
deber& rel-let- cc<~acidad Dara mal-ielat- 50 i:!i:!c:~ v~lj.&mei-!is. estíj
con ei tin Ü E evitar ~rob1ema.s ~osteri~re.5 Dar aumento ie ia
coiecc ion.
"Determinar los requerimientos que debe satisfacer un
sistema automatizado Dara el subsistema de circularibn y
pr&stamo, basado en el anAlisis realizado"
En este estudio los requerimientos fueron divididos en:
A . Requisistos generales, en el que se incluve uno de los
requisitos indispensables como es la capacidad de volCtmenes
que debe ser capaz de manejar el sistema.
B . - Control de usuarios.
C. - Actividades de pr8stamo.
D.- Actividades de renovacibn.
E.- Actividades de devolucibií de publicacioiíes.
F. - Bloqueos.
G. - Reservas.
H.- Consultas.
1 . - Materiales de reserva
J . - Avisos y reportes.
K.- Reportes estadisticos
Estos a su vez fueron divididos en puntos especificoc.
Por el tipo de iiíformacibn disponible 170 fue posible evaluar
todos los requisitos determinados, sino Ctnicamente los sefia-
lados coií asteriscos en las paginas 124-136
Como se puede observar estos requerimientos tienen dos
funciones, pueden ser utilizadas tanto para la seleccibn de
un sistema de "llave en mano" como para el desarrollo de un
sistema local.
" E v a l u a r l a r rat-ac t e r ist i cas a u e ~ r i s e n t a n a l u u n i s p a -
q u e t e s d e " s o c t w a r e " p a r a r i r c u l a c i b n y @ r & i t s r n o d e u n a b l -
b l i s t e c s . " .
Paica l a e v a l i i a c i ~ n primeramev7te se 1 i s t a r o n ctt-ta serie d o
p a q u e t e s d e " s @ F t w a r ~ " p a r a i i r c u l a c i b n v ~ r & s t a m o . d e 1 ~ s
cuaies se seiecr i o n s r a n i o s que u t i f i z a b a n microromüu t a d o r a s
I B M : p o r ser e s t e un e a u i p r i e n e l acie el I C E e s t A i n v i r t i e n -
d o g r a n C a n t i d a d d e d i n e r o :.a. o o r t a n t - es m A s a c t e s i b l e e n
d i c h a i n i t i t u c r b n . SE Pete t -minb a B e m A s q u e e i a i n d i s o e n s a b i e
a t t e e i S ~ S ~ E I ? ~ t i ivlet-a raps.+.clijalj mara ~ma!-!e:at- mil-!imo 6i:i i.3f:>fI1
'~~nl!.!!mc;i-~~.s 1 i : i 1:1:>1:3 t - e g i + t t - ~ r 9- t - ~ . s l [ a r r o s , ofr-a r a t - s ~ t o r i 5 - i -
ca g ~ u e tamkai&n f ~ e g a un p a p i i i m o o r t 5 , n t e e n i a s e i e c e i t 5 n . f u e
i.5 ot-~2?pcci&!3 se r e g i s : r o . s , ~ o t 3 e l F i n d e Que ii s i c t - m a - r - -
~ o i - q a d e e117 1nerat7i smo qele nci p ~ r m i t a ai!e cuS l aLii e r p e r s o n a
o u ~ d . 3 . e n t r a r 3.i S:S~E!TI.~. .
" U e i e r m i n a r ~ ~ i d ? o ~ ~ [ & l e s d e i o s @ a o u e t e + a n a i i r a d o s
s a i i s F a c e n e n f-rma mds a d e r ~ i . a d a los r . e a u z r i m i e n t o s d e l a b i -
b l i o t e c a 3 n s . l i z a d a " .
Ue l a e v a l u a c i 3 n e n m e n r i b n se e s c o g i e r o n c i n r i @ a a u e -
t e = . l o s c u a l e s s o n c r i n s i d e r a a o s como l o s a u e re21nen r e o u i s i -
t o s v c a r a c t e r i s t i r ? ~ r e q u e r i d a s p o r la b i b l i o t e c a a e l I C E .
e l ios s01-1:
- Card Datalog Circulation Module
- Circulation Plus
- Columbia Library System
- Logipres
- Nonesuch Circulation System
Todos estos paquetes analizados tienen algunas caracte-
rísticas en comttn, entre ellas, que utilizan el cbdigo de
barras para almacenar y recuperar la inFormacibn, pero en
alqcinos casos este sistema es opcio~ial, como en el caso de
"Loqipres". La utilizacibn del cbdigo de barras y el IApiz
luminoso permiten agilizar el almacenamiento Y la recupera-
cidn de la informacihn y evitar los errores que se cometen en
la transcripcibn de los datos. La mayor implicacibn de uti-
lizar el cbdiqo de barras se presenta en el momento inicial
en que este es implantado, pues implica pegarle una etiqueta
a todos los libros que posee la biblioteca y otra al carne de
todos los usuarios, una vez superada esta etapa se pueden ob-
tener los beneficios mencionados.
Todos estos prooramas son sistemas de "lleve en mano"
es decir sistemas que han sido disefiados. desarrolados y
probados, Dor esta razdn una vez que son adqciiridos y se
reciben los cursos de capacitacibn para el manejo de los
mismos, se pueden poner a trabajar inmediatamente. Los pro-
veedores ofrecen mantenimiento del sistema y en la mayoría
de los casos trabajan en la publicacibn de nuevas versiones
- c o m o ES e l c3so d e 10s s i s t e m a s "Coiumbia i I b r a r y b . d s t ~ m " v
"Lag i pi-es" .
Una d e s v e n t a j a . q u e D r e s e i í t a l a a d i l u i s i r i b n d e ~ i l t s i s t e -
m a i~ " l l a v e e n mai-~o" es l a d i s t a n c i a e x i s t e n t e erttre ) í u t s t r o
p a i s Y e l p r o v e e d o r . l o c u a l i m ~ l i c a mavorse u a s i o s . d e e n -
trcinarniei-ito : o r ~ i e b a s d e l s i - t ~ m a . . N o atse ra i?fe Lcn a s p e c t o ucie
se d e t e d e tomar En c u e n t a . a t - ~ t e s d ~ i e c i i i i r ili.Al es e l m o t o i o
m s s a d e c u a d o p a r a a u t amat i z a r u n a b i b l i o t e c a , es ~l a c e i - t - z i o
a v a n c e t e c n o i b g i c o v l a e x p e r i e n c i a y a v i v i t i a p o r o t r o s ~ a i -
so%, i a c u a l d e b e a ~ r o v e c h a r s e . P o r %sea r z z b n es i m o o r t a n t e
o l s n t e a t - s e ia i n o a i e t u d , Ir si r e a l m e r ~ i e v a l e l a n e n a nes3rrz-
l l a r un " s o t t w a r e " l o c a l p a r a t i b i i o f e r a s , d o n d e ya e . i s r e n
1-1.n~. .serie ge o a g u s t e = d e s a r r o 1 l a d o s v oap h.~.:-! g a s a d ~ z - i r ~ t . 3 . -
d s pr!-iiba y a i c a n z a d o n l v e i i c t i i j y c l & o i2=es a l ~ I = S E . T i . 1
, S áe mnmenii ~joljrfa r o n í i i r t - a r s e auf no se s j i s o o n e de i o s
r o r u r i e s p a r a a d n u i r i r d e es t o s s i ~ t ~ ! n . s . - . sin s m b s . r - ~ ,
i.3 t e l : n ~ i o q ia d e ios C'IBDL~ t s - i o r e s es:& ay--.i-,;-a!-tdo . -3-05
- i z s n t ~ s c u s y el ? r e t e n j e t - u n o d e esras s i s t e m 3 e . i r n ~ l l c a
uL!e e n L ~ I ? t iemoa na ínciv l e j a n o , se d e t PIZ t s r l~!s a p e n a s sti. i i 5-
f 2 z e i a s n e c e s i d a c i ~ s d e l m o m ~ n t e . Fot- e s f a t-arbn si se
D c r e i d e s a t - r o i i o i 4 ~ c a . l ~ SE d e h e ~ t - ~ i r - ! t - ~ r .yiie e s t e i&i-la ts-
Liü5 i o s aVai-tces te?-iíoibdiccilr alce i;í~i~c-~,ei-t :o;, ~ i . s t e : ~ s . , = ct7mer-
c i a l e z d e " l l a v e e n mano". FUES. d e l a c o n t r a r i o SE e c t a r i a
i n v i r t i en t io sn un s i s t e m a a u ~ a c o r t a ~ i a z s s e r i a ~ o c o 6~!i-1-
t:ional D a r a l a s n e c e s i a a d e s e n e l m a n e j ~ QE i n t o r m a c i d c
momento . 4dernA.s d e q u e se corre e l r i e s g o á e q u e u e s p u e s d e
p e r i o d o s d e un al70 o mas se d e t e r m i n e o u e el sistema n o es
funcional, como ha sucedido en la biblioteca del ICE.
Por la experiencia vivida en la biblioteca del ICE, que
ha venido a comprobar las desventajas que conllevan el desa-
rrollo de un software.loca1, descritos por Corbin en p ~ g 3 O .
Se recomienda a la biblioteca del ICE que adquiera un "soft-
ware" de llave en mano, específicamente que escoja uno de los
cinco paquetes seleccionados y que antes de proceder a su ad-
quisicidn, tome los siguientes aspectos en cuenta:
1 . - Contactarse con quienes ya han implantado el paquete en
su biblioteca.
2.- Consultar al editor del paquete, sobre los mktodos de
capacitacidn Y costo del mismo.
3. - Coi-tsul tar sobre la garai-it ia y mai-ttenimiei-tto del mismo.
4.- Efectuar una prueba real del paquete o por lo menos
obtener una demostracibn prAct ica del mismo.
En vista de lo anterior se recomienda a las bibliotecas
que tenoan interks en automatizar sus funciones lo siguiente:
1 . - Desarrollar un plan del proyecto.
2.- Analizar los cuatro mgtodos sefíalados por Corbin (v&ase
marco tedrico pAg.27) y elegir el mAs adecuado a su realidad.
3.- Realizar un detallado anAlisis de requerimientos.
4.- No desechar ninghn registro manual, hasta que se haya
pasado la etapa de varios meses de prueba del nuevo sistema,
sobre todo que se tenga la seguridad de que si se presenta u-
na falla posterior se le pueda dar una solucibn funcional.
Si una biblioteca decide automatizar utilizando el meto-
do de desarrollo de "software local", es necesario que tenga
en cuenta que para ello es indispensable:
1 . - Oue se disponga de un equipo de analistas de sistemas y
programadores con experiencia en el desarrollo de "software"
para bibliotecas y que dispon~an de tiemno completo para
trabajar en el disefio, desarrollo y aplicacibn del "software"
2.- Que el lenguaje que se utilice para el desarrollo de di-
cho sistema, haya sido probado con un sistema similar.
3.- Que se disponga de los recursos requeridos para el desa-
rrollo de este tipo de sistemas, elementos de tecnologia mo-
derna.
4.- Que varios miembros del personal de la institucibn. ten-
ga el mismo grado de conocimientos del sistema, que quien lo
desarrolla. De lo contrario una biblioteca se expone a em-
plear recursos en un sistema que probablemente pasar& mucho
tiempo antes de que sea funcional.
Si una biblioteca decide adquirir un "sistema de llave en
mano", es conveniente tomar en cuenta los s igu ientes aspectos-.
1.- Buscar y analizar fuentes, guias y paquetes de software.
2.- Definir parametros de evaluacibn.
3.- Evaluar los paquetes de "software".
4.- Consultar a especialistas en informAticas en caso de du-
da, o solicitar la asesoria respectiva.
5.- Efectuar los cuatro pasos recomendados a la biblioteca
del ICE. (VPase pig182 1 .
6 . - Optar por el "software" que mejor se adapte a sus
necesidades.
Para cualquiera de los mPtodos señalados por Corbin que
se seleccione, es indispensable que el bibliotecario realice
un analisis de requerimientos detallados, que le permita real-
mente determinar qu& es lo que necesita, de este modo se aho-
rrarAn recursos tanto econbmicos como de tiempo y se asegura
un producto final apto para satisfacer sus necesidades.
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Rejas G i t t i & f - r ~ z , E s t r e l l i t a . Creaci>s&riungiinidad el~: fot-macihn e s o e c i a i i z a d a E ~ - e l e r m r n ~ n i c s c ~ ~ ~ p3.k-a, I n s t i t u t o C o + t a t - r i c e n s e @eje E l e c t r i c i d a d . r P -
L 249.n Jc~ .=L l :
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o r & = . t a m o & _ l a b i b l i m t e c a d e l ICE. S a n J o + & , C . R . --.- ICE, 1485.
S i s t e m a s - i h g i ! = o r . S i s t e m a c ; itiitoma.t i ~ a z ~ c ! s pc , ra b i b l l o t e r a s - . -i&::.:: i ~2 : 5 15 t e!m.2.= i c ~ , = i 987 ,
5 ü l a n a t i t - , idal t e r . Elemet-ito5 i b o c i o . I n v e 5 t i q a c i b n B i b l i o q r h f i c a . [ S a n J o s e j : UNED, l198C11.
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A92
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ANEXO No. 1
GUIA PARA ENTREVISTfi P. -
AL JEFE DE LA BIBLIOTECA ---- DEL INSTITUTO COSTARRICEM DE ELECTRICIDAD -
La presente guia de entrevista se ha elaborado con el objeto de recopilar informacibn Cttil para conocer y anali- zar la situacibn actual de la Biblioteca del Instituto Costa- rricense de Electricidad, como una de las etapas de la tesis de graduacibn. La misma se llevar& a cabo mor ia aba.jo fir- mante, con el pt-oofsito de optar el grado 8e Licenciada en Pibliotecologia y Ciet-!cid= de la InformaciOn, a presentarse en ia Universidad de Costa Rica.
1 PkRTE. "ia Eiblioteca del ICE"
1 . - CuAles scn los objetivos de la biblioteca?
2. - C~t&1 e5 el time ti mero de personas qii.e labo1~a17 e17 dicha bi- bliateca. Es suFiciente para llevar al dia el trabajo c! pot- a monos p a r a curnol ir a cabalida& las actividades que lo requieran?
3. - Con qu& recursas econtmicos se disp017e e17 la biblioteca para cumv 1 ir 5 ~ 1 s ~b jet ivos?
4 . - Cu&l e-, ia forma c r j m o se distribuye el pt-es~ipuestiii a-;ig- t-iadct?
5.- Indique -1 tipo de material bibliogrBfico que se adquie- re?
6 . - It-idicar el tamafio de la coleccilin. Considera usted que el recurso tibliogrAfico es suficiente y adecuado para satisfacer las necesidades de informacibn de los usua- rios reales y de la institucibn?
7 . - Bu& opinibn le merecen los siguientes elementos que com- ponen la infraestructura de la biblioteca?
Planta f isica
Observac iones : -
Equipo Adecuada - Suficiente - Ii-iadec~iada-- Insuficiente--
Ubservx ioi-ie~ : -
Papeler ia Adecuada - Suficiente -- Inadecuada-- Ins~iFicie~-ite-
Observar ianes : -.--------.---- --- ----
Instrumentos
8 . - CuAies san las subsistemas en aue se divide ia bibiiote- ca.
4.- Servicios que ofrece.
,s.-- 11 Parte. tl 5~ibr;is tema de circ~ilacitin y prl-stamo"
1 . - CuAl es el ntJm-ro de persanas que labora en este subsis- tema? Es suficiente?
For que'? -. .--
2 . - Describa y de la opinibn que le merece la infraestructu- ra que se utiliza en este subsistema.
Planta fisica Adecuada - r ~uFiiiei~t~. ,-,-
Inadecuada-- Insuficiente--
Observaciones: -.e-.----
Equipo kdecuada - Suficiente - 1naderuaQa.- Insuficiente--
Papel er i a y docutmei-i t ~s F-ideccrada -"--, Suficiente -- mai-ic!a 1 es Inadecuada--- It-~suficiei-~te-,--
Instrumentos Adecuada -,-A Suficiet-tte ,-,-
Inadecuada- Ii-~sitf ic ie1-i te-,--
3. - Bc& fit.nr ioi7es real iza el s~tbsistema de cit-cu1cr.c at-ttix- ma t i zacioii
4 . - CuAl es su opinih1-i acerca del funcionamient~ aciual de este subsistema? Si la opinihn es negativa, favor indi- car cuAlec son lo+ maynrec prablemas que observa, y as& suqerencias podria ofrecer En procura de remediarlos'?
5.- Qu& caracieristicas cansidera usted que debe reunir ei sistema automatizado para esta biblioteca o fiara una bi- blioteca con caracteristicas simiiares a esta?
ANEXO No. 2
GUIA PARA LA ENTREVISTA AL PERSONAL DE LA
BIBLIOTECA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD
QUE LABORA EN EL SUBSISTEMG DE CIRCULACION Y PRESTAMO
La presente guia de entrevista se ha elaborado con el fin de recopilar informacibn en lo referente al sistema y so- bre todo al scibsistema de circulacittn y prostamo de la bi- blioteca del Instituto Costarricense de Electricidad. La misma se real izar& coi? el objeto de labot-ar ci.i?a tesis de gradcicacidn qcie llevar& a cabo la abajo firmante. coi? el mro- pbsito de optar por el grado acad&micü de Licenciada en la carrera de Eibiiütecologia y Ciencias do la Infot-ms.cidn, a presentarse en la Univer~.idad de Costa Rica.
I PARTE. "Datos generales del entrevistado"
2 . - Puestü: --- -.-e
11 PARTE. "La Biblioteca dei ICE"
1 . - Considera usted qiie el ncimero de pet-sanas que laboran en esta biblioteca es suficiente para llevar al dia el tt-a- bajo o por io menos para cumplir a cabalidad el traDa7o que lo requiere con prioridad?
2.- Bu& opir~itn le merecen los sigciientes eiementos que c ~ m - pünen la infraestructura de la biblioteca?
Planta fisica Adecuada ,-- Suticiente -- Inadecuada-, Insuf iciente-.
Observaciones: -
Equipo Adecuada -- Suficiente Inadecuada- Insuficiente-
Observaciones:
Papeiet: ia Adecuada - Sctf iciei-tte - Inadecuada- Insuficiente--
Observaciones : ----- -.-m --"--
Instrumentos Adecuada ,--- Suf iciente ,-
1 aadec~!ada .,.--- Insiif ic isnt~---,,
3. - io.3 recursos bibiioqrdficos Que posee esta bibiiüteia satisfacen las necesidades de infürmaciún de i ~ s usua- rias reales y de la inztitucihn?
1 . - Ludntas personas lahor3n en e s t ~ subsistema? Consicera usted que el nctmero es adecuado para llevar al dia el t t-abajo?
2.- Cu&.les sol-t i a s prin:zip.sie= Funcion~s qi2.e se llevsn a ia- b~ en este suhsistema? (tales como pr&stamos, devolu- ciún, renüv&cibn de pr&stamos! etc . )
3. - Cudles son los procedimientos que cisted dsibe seqi-¡.ir -ara realizar sus funciones? (o seal para realizar un prk- tamo, una renovacihn, una devoluci&~-~~ eti.)
4.- Bu& opinibn le merecen ios siguientes recursos materia- les que utiliza para llevar a cabo su trabajo?
Planta f isica Adecuada -- Suficiente - 1 i-iadecuada- Insuficiente-
Observaciones: .-
-
Papel er ia y 'documet-i t os. G*iecl-!ada -- Suticiente -- mai-tika i ES I nadecua~a----. f 17s~tFirienie---
. - Lonsia~t-S ust~d que el nivel de srivicia al usuario ES
adecuad~? Satisface las necesidades de infot-maciSn ue i c~.s usuar i
-7 . Describa y expli~ue el sistema de circulaci&n automati- zado de que dispone esta biblioteca, con aspectos tales como e~uipo? funciones, otros.
B.- fi su criterio, cudles son las mayüres orotilema= q u ~ e- xisten En este subsistema?
9.- Considera usted que el sistema que se ha desarrollado para circulacihn y pr&stamo ha m~jorado el proceso, es mAs rbpido? es m A s seguro?
10.- Out+ requisitos considera usted que deberia reunir un sistema de circulacihn y prt+stamo automatizad^?
!l. - QuS sugerencia oFrereria usted para mejorar el servicio?
DIRECTORIO DE EDITORES DE SOFTWARE
S O B R E CIRCULACION Y PRESTAMg
- r a q u ~ i e q u e e d i t a -- Ecli t u r E i i r e c c i b n
Automateá L i b r a r y I I S o r t e S y s t e m E3 1 1 Mani t o b a S t r ~ e t , #2i:i2 i l a v a d e l R e y , L a l i f o r - )-tia 9(:>243 USA
Autumated Libt-?.?-y 5 v 5 - i ~ u n d a t i o n f or 505 M c N - i l l Ave- tem i i t r a t - y Reseat-ch nue P o i n t P i e a s a n t
h e s t V i t - n i n i a z!jj!jj5r:> U'IA
gil!iC: TraC:: o13 L i n e Cit-- F c j l l e t t 5r,Fth:ai-e 44ar;G N o r t f l hect c i i l a t i o n S y s t e m í3ompa17 y Highwav C r y r t a l
LaE:e, i l l i n o i s 6 i:> i:> 1 4 U54
C i r c u l a t i o n [ i a n a g ~ j r
C i r c u l a t i o n Manager
C i t - c u l a t io17 PIC~S
MSC L i b i a t - y 5y.5- 1455 S ~ I J : ~ S t a t e t e m r . O r e m , Litah 8405rj
USA
- n i c t - o i i j i i - i t iü i -~~ ; 1zi:;Z idect: 9&th S t r e ~ t , S w i t e A i n i i a n ? p ~ l i s , I n - i i a n 462(1>(:?
P r o t e s s i o n a l 2 1 F o r e s t Avenue S o t t ware G l e n Riclqe. N e w
J e r s e y 07::i28 USA
F t ~ l l e t S o f t w a r e 4506 N o r t h West Conpany Highway C r v s t a l
L a k e . I l l i n o i s ei:>i:> 1 4 - 7 3 3 4 USA
Paauete edita Editor ----. Direccitiii
- Columbia LiPrary bys- Columbia Comou- 2 1 7 G Hamilton tem Circulation Module ting 5ervice Ltd. Stre~t, Reaina,
5 . t::: , Canada 53o2Eb Te i eonoiie i3!:i6 > 569-218r:t
Librarv Circulation Maj-lag er
Liat-ary Circulat ion SVE. t em I , 11 and 1 I L
Libt-arv M ~ n i t o r
Gaylürd Brothers, P . O . 49\:!1 Inc . 5vra.c~tse. P~sI.-J 'Yot-i::
'J3~Z 1 -L+Slt> 1 USA
k::-lc! Micro MEtiia 6 krrcrw Rüad Ramsev , New Jer sev (:1744& USA
Ml!-tnebaqü 5of t - 109 M ~ s t !?S.LI-I ? ware Comoanv 2 t i-pe t ¿al&oi-;j2, fiii?j-~e.- sota 55921
Infürmation Mana- 225 ksst 34th ~ET!E?-?~ Consu1 - S trret New Yurk::, tants, 1i-1~. lq5 w f cl t- 1:: 1 (11 i::~ !::I 1
USA
- .. sist~ma.5 L-+gicüs Tecnin;~; 2.e. Edifii-im Ir. Cruc i t 2
Sabanilla, 5.J Costa Rica
1 . ~ 1 i ~ , ! - ~ ~ i - - , ~ : . :~ . . -~ t S t r o s t A ! ? l i n n t m n , t. vlrqi\-!i.s 1 ' r ~ ~ ~ ~ . ~ ~ i ~
USA
N U I ~ P ~ L ~ C h C i t-c t t 1 a t i i i i i Riiiggüld Mai?ag~- Bü:?:: 3 G 8 Svs t em ment Svstemí Beaver ton . Ore~on
Ej?(:t74-(53&8
REGLAMENTO DE LA
BIBLIOTECA
INSTmmi COSTARRICENSE DE Em'RICIMo -- FUENTE M
SETIEMBRE 1983
ANEXO NO, 5
B O L E T A D E PRESTAMOS
D E L I B R O S
Autor
Titulo
Slgnrturr
Mmbre
1 nsc.
Dependencia
Dirección a que pertenece
Tel. o extensión Empleado No.
Fecha
Firma
I.C.E. - Biblioteca
VALE POR PUBLICACIONES F - 2 2 - 0 0 0 2
Sírvase leer al dorso
ANEXO NO, 6 BOLETA DE
PRESTAMO DE R E V I S T A S
-7
Autor
Nombre
Dependencia
Firma
I.C.E. -Biblioteca
VALE POR REVISTAS F-224019
Sírvase leer al dorso
ANEXCi No. 7
R e s o l u c i t n d e la fdt-mula e m p l e a d a en las p r o v e c c i o n e s F r o n d s t i c ú d e l tamaRo d e l a c o l e c c i 6 n
B i b l i o t e c a I C E
P. ...-- --m .- ..- ::.:: < a ñ o ! y ( N O . v o l s . ) x . 2 :.:: y Pt-oni5s t i c o s % e r r o r
5e i n t t - o d u f o la t&t-muia b A s i c a r o n iaa c o n s t a n t e s a y b de-%- o e i a d z s en l a h o 2 a s i e c t r ñ n i c a L n t u s , e s t a se ~ n c a r g b d e cal- ci!!at- l n s t - e s ta i - t t e s v a l o r e s rje p r o s - ~ t ~ s t t c c i f iara i o s .s.fius s i l b - s i g u i e n t e s , e n este r a s o hasta el aMu .2i?!0(3.
Resolu.cibn de la fbrmuia empleada en las proyecciones Fronbstico de pre~tamo
Biblioteca ICE
yi = a 1-1 + b ::-:: y::.:: = a >:: + b :.:: 2
x iario) y (No. voi5.j .. ..... .. 2 ::r: y Fronbst icas % error
5~ i i - t i t - O ~ U ~ O 1s fht-mula bAsica rüi-t i á ~ rüi-t~ta~-ttas s. Y b des- pojadas en la h ~ . j a ele~ztrbnica L.otus , esta se enr.zrg& de ~ 3 1 -
r:-g.iar los con.z.tantes vaiarss !5e grcn+5~.tico Qar.3 ~ I ~ . ~ . . ~ . f + g ~ sub- - - = jgt!io!7te'=j , e)-, s'=jte f.2.si3 hasta el ajyg riii:;i:i .
UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD as EDQ;:GC
ESCUELA DE AZhINISTRACIUN EDUCATIVA DLFITLi . 9E 1 1 ~ T E C C J L ~ I 1 :{ C 1 ENC 1 AS DE La 1 l ' ~ f ! ~ ~ ; ~ & ~ 11314
A continuacibn se presenta un resumen de la tesis de
graduacibn titulada:
"Ai-iAlisis de requerimientos para la a~itomatiraci&n del. sub-
sistema de Circ~ilacibn y Prbstamo de la Biblioteca del ICE".
Esta tesis consta de siete capitulas, a saber: Intro-
d~iccibn, la c~lal ii-icl~~ye el problema, su irnportai-icia y los
objetivos. Seguidamente se oresentan los Antecedentes Tebri-
cos Y PrActicos; Procedimiento Metodoibgiro y los Eesultados
derivados del Andlisis de la Situacibn Gctual, se incluye a-
demhs el apartado de Pt-ayecciones, Determinacibn de los RE-
auerimientos Y la Evsluacibn de Paquetes de Süftware, se de-
~arrlz~ l l a luego l a Di sciis ibií , Coiíc lits ioi-ies y ñecomendac iones .
Por C~ltimo se presenta la literatura citada, caií~.ultada
Y los arie::.::os eiítre los cuales se destacaií las eiítrevistas
realizadas y directorio de editores de software para biblio-
tecas.
Comprende bhsicamente tres aspectos:
1.- Se inicia con un comentario sobre aspectos generales re-
lacianados con la automatiracibn de las bibliotecas.
2.- Se presentan como idea fundamental del Problema y su Im-
portancia, la necesidad de resolver las dificultades a que se
enfrenta un bibliotecario ante la eventual acitomatiracibn de
una biblioteca, que inccluven: la escasa literatura existen-
te en el pai5 v id poca consisteitcia prdctica de &sta. A t-air
de esto SE sugiere la idea de resolver el problema en men-
cidn, mediamte un analisis de requerimientos para la automa-
t iracidit de cii-la biblioteca, tomando el subsistema de circula-
cidit y prestarno de la Biblioteca del Iiíst i tuto Costarriceitse
de Electricidad. como un ejemplo. Asimismo. se realiza una
evaluacihn de paauetes de sottware aplicados a este subsiste-
mas como uno de los mktodos viables para resolver dicha
si tctac idi-1.
3.- Objetivos
Objetivo General: Realizar Lin andlisis de requerirnien-
tos de la Biblioteca del ICE, eitfatizando el subsistema de
circulacibn y prtstamo, orientando a la futura automatiracidn
del mismo.
A continuacibn se mencionan los objetivos especiticos:
a - - Analizar el sistema actual de la biblioteca del LCEt
desde el pciitto de vista de recursos humaitos, ecoitdmicrls. bi-
blioqrAf icos e infraestructura existente.
b.- Analizar el subsistema de circcilacibn y pr4stamo en
cuanto a recursos humanos, procedimiei-ttos, formularios, ii-t-
fraestructura y estado de la automatizacibn.
c-. - Real izar ~rovecciones en cuai-tto al tamal70 de la colec-
cibn y ntimero de prestamos aue tendrA la biblioteca del ICE,
a diez afios plazo. Esto con el fin de inferir cuAl debe ser
la capacidad de registros que debe manejar el nuevo sistema
automatizado.
d.- Determinat- los requerimientos para la automatizacibn del
subsistema en mencibi-t, basado ei-t el ai-tAlisis realizado.
e.- Evaluar las caracteristicas que presentan algunos paque-
tes de "software" sobre circulacibn y prestarno.
f . - Determinar cuAles de los paquetes de "software" satisfa-
cen las necesidades determinadas.
11.- Antecedentes Tebricos y PrActicos
Trata este apartado sobre antecedentes tales como:
- Las bibliotecas especializadas, historia, definicibn y
caracteristicas.
- El Instituto Costarricense de Electricidad y su bibliote-
ca.
- La automatizacibn de bibliotecas, su historia, evolucibn
general y en Costa Rica.
- MBtodos para automatizar bi~liotecas.
- El software para automatizat- bibliotecas, criterios de ce-
leccibn y evaluacibn.
- El subsistema de circulacibn y prkstamo y su automatiza-
cibi-i.
- La automatizacibn de la biblioteca del ICE.
- Aspectos a considerar . - para realizar un anAlisis de reque-
rimientos.
1 1 1 . - Procedimiento Metodolbqico
Describe la metodologia em~ieada en el estcidio, desta-
ca asoectos como: Tipo de investigacitn utilizada; los su3e-
tcis i / las fuentes de donde se extrajo la informacibi-t; ias
variables de cada uno de los objetivos con su definicibn e
instrumentacibn y oor 2tltimo el rn&todo de anAlisis utilizado
en la investigacibn.
IV . - Resul t ados
En este capitulo se desarrolla propiamente el anAlisis,
orimeramente de la biblioteca en general, de esta forma se re-
suelve el primer objetivo es@ecifico. Seguidamente se presen-
ta el anAlisis del subsistema de circulacibn y prPstamo de la
biblioteca del ICE, desde el punto de vista de sus propbsitos,
subsistemas, recursos humanos, infraestructura, flujo del
trabajo, documentos y formularios y el estado de la automati-
racibn de este subsistema.
El siguiente punto trata el anAlisis de las provecciones
y se refiere bhsicamente al tamaRo de la coleccibn y ntimero
de prfkstamos que tendra la biblioteca dentro de los prb:.::imos
diez aRos, para lo cual se utilizan datos de los aRos anterio-
res y se empleb el m&todo estadistico denominado "Mbtodo de
Minimos Cuadrados".
Despufks del anhlisis realizado se procede a la determi-
nacibn de los requerimientos para la automatizacibn del sub-
sistema mencionado. En este punto se detallan las caracteris-
ticas y requisitos que debe tener el sistema, se definen como
requisitos indispensables:
- Capacidad para manejar como minimos E.(:) (:)(:)(:i voltlimenes y
1 0 O(:)(:) usuar i os .
- El sistema deberh ful-icionar ei-i una microcomputadora IBM XT,
AT o compatible.
- El bloquear o restringir el acceso de usuarios no autori-
zados es una caracteristica muy importante entre otros.
V.- Discusibn, Conclusiones y Recomendaciones
Se transcribe primeramente cada objetivo, se realiza una
conclusibn y comentario del mismo y seguidamente se indica la
recomendacibn que contribuye v/o resuelve la situacibn dada.
VI.- Literatura citada
VI1 . - Li teratcira col-iscil tada