music source, inc – payroll & fixed assets _manual system with some pc support

8/17/2019 music Source, Inc – Payroll & Fixed Assets _manual System With Some Pc Support

1/18


2/18

A. PENDAHULUAN

Sebelum menjawab soal pada literatur ini, terlebih dahulu mengutip dari buku Ac c oun t ing In fo rma t ion

Systems, 6th edition, J ames A. Hall mengenai “The Expenditure C ycle Part 2”: Payroll processing and

Fixed Asset Procedures. Pembahasan inti dari literatur ini berisikan menjelaskan antara lain:

a. Kegiatan mendasar dari penggajian dan proses dari pembelian dan pengelolaan aset tetap.

b. Bagian fungsi hutang. penggajian dan aset tetap yang aliran transaksinya melalui struktur

organisasi dalam perusahaan.

c. Dokumentasi, jurnal, dan rekening yang dibutuhkan untuk audit, ca tatan pemeliharaan,

pengambilan keputusan, dan pelaporan keuangan.

d.

Eksposur yang terkait dengan kegiatan pengga jian dan aset tetap serta kontrol ataupengendalian dalam mengurangi risiko pengendalian tersebut.

e. Fitur operasional dan implikasi penguasaan teknologi yang digunakan dalam penggajian dan

sistem aset tetap.

6. Music Source, Inc

Sistem Penggajian dan Aset Tetap (sistem manual dengan beberapa dukungan pc)

Music Source, Inc, adalah pembuatan peralatan stereo dengan enam kantor penjualan nasional dan

satu pabrik di Pennsylvania. Saat ini, pekerjanya berjumlah sekitar 200 karyawan. Music Source, Inc

berfokus pada produksi peralatan stereo berkualitas tinggi untuk dijual kembali oleh pengecer.

Pesaingnya yang lebih besar termasuk Sony, Panasonic, dan Aiwa.

Sistem Penggajian

Gaji dari enam kantor penjualan dan pabrik diproses secara terpusat dari kantor utama. Pada hariKamis, setiap dua minggu, karyawan memasukkan data jam kerja mereka dari kartu jam kerja

mereka secara pribadi pada terminal komputer yang terletak di setiap kantor penjualan dan area

kerja. Sistem komputer memvalidasi karyawan dengan menggunakan nomor identitas kemudian

historical file karyawan, yang terletak di departemen IT pabrik utama. Tugas ini harus diselesaikan

pada siang pada hari yang telah direncanakan. Pada akhir proses validasi, area kerja (kantor

penjualan atau manufaktur) pengawas mencetak kegiatan karyawan dari terminal validasi dan

meneruskannya, bersama dengan kartu jam kerja karyawan, kepada petugas penggajian di kantor

utama departemen penggajian.


3/18

Setelah menerima kartu dan form kegiatan karyawan, petugas penggajian secara manual

mengupdate catatan karyawan dan mempersiapkan daftar gaji. Salinan daftar gaji, bersama

dengan kartu jam kerja, dan form kegiatan karyawan diajukan ke departemen penggajian. Salinan

kedua dari daftar gaji dikirim ke bagian pembukuan atau accounting yang mencatat rekening kas

umum dan beban gaji secara penuh. Selanjutnya, petugas penggajian mempersiapkan gaji dan

mengirimkannya ke departemen pengeluaran kas. Dokumen tersebut ditandatangani oleh petugas

pengeluaran kas, yang kemudian diberikan kepada masing-masing karyawan.

Aset Tetap

Akuisisi aset berawal ketika manager departemen pengguna mengakui membutuhkan untuk

memperoleh aset tetap baru atau mengganti aset tetap yang ada. Manajer secara manual

mempersiapkan dua salinan dari order pembelian, satu salinan diajukan sementara di departemen,

dan satunya lagi dikirim kedepartemen pembelian. Dari order pembelian, petugas départemant

pembelian secara manual menyiapkan tiga salinan dari order pembelian (purchase order). Satu

salinan kirim ke pemasok, salinan lain adalah dikirim ke departemen hutang, dan salinan ketiga

didokumentasikan di departemen pembelian. Ketika aset tiba, petugas departemen pembelian

menerimanya bersama dengan dokumen slip kemasan (packing slip). Slip kemasan dan barang

dicocokkan dengan order pembelian pada filenya, kemudian slip kemasan dan order pembelian

didokumentasikan secara permanen oleh petugas departemen pembelian.

Petugas hutang menerima faktur beli dari departemen pembelian dan didokumentasikan secar

sementara. Pada faktur hutang dari vendor, petugas akun hutang mencocokkannya dengan file

order pembelian. Menggunakan departemen PC, petugas akun hutang kemudian membuat akun

hutang dan mencatat asset dalam ledger inventaris aset tetap. Petugas kemudian mencetakvoucher pengeluaran kas dan mengirimkannya kedepartemen pengeluaran kas. Dan pada akhir

hari, petugas kas mencetak rekening ringkasan hutang dan inventaris aset tetap yang kemudian

dikirimkan ke departemen general ledger. Order pembelian dan faktur pembelian didokumentasikan

secara permanen di departemen pembelian.


4/18

Petugas kas keluar menerima voucher kas keluar dari akun hutang dan menyiapkan secara manual

sebuah cek, yang kemudian mengirimkannya ke vendor. Petugas kemudian secara manual

mencatat cek di daftar cek. Pada akhir hari, petugas mengirimkan hard copy jurnal voucher ke

departemen general ledger.

Ketika aset telah mencapai akhir masa pakainya, manajer departemen pengguna menyiapkan

laporan penyusutan dan mengirimkannya ke petugas akun hutang, yang membuat jurnal

penyesuaian inventaris aset tetap. Petugas departemen general ledger mencocokkan jurnal

voucher, ringkasan akun hutang, ringkasan inventaris aset tetap yang diterima dari akun hutang dan

pengeluaran kas. Angka-angka ini kemudian diposting ke general ledger, dan ringkasan akun dan

jurnal voucher didokumentasikan.Required:

a. Membuat sebuah arus sistem Data Flow Diagram

b. Membuat sebuah sistem flowchart pada sistem yang ada

c. Menganalisis kelemahan pengendalian internal dalam sistem. memodelkan respon Anda

sesuai dengan enam kategori kegiatan pengendalian fisik sesuai yang ditentukan dalam SAS

78 / COSO.

d. Siapkan sistem flowchart da ri sistem berbasis computer yang didesain ulang sehingga dapat

mengatasi kelemahan pengendalian yang anda identifikasi. J elaskan solusi anda


5/18


6/18

a. 2. DFD Sistem Aset TetapSalinan 1 Order pembelian

Permintaan beli

Salinan 2 Order pembelian

beli disetujui

OK

PO Ringkasan Aset tetap

PO ringkasan hutang

PO PO

Faktur beli PO Faktur beli

Packing slip & PO OK

Faktur beli

AT

Packing slip & PO

OK Check Register

Packing Slip & PO Voucher kas

ASET TETAP

Ringkasan

Ringkasan

Ledger Hutang & Aset Tetap

Jurnal voucher

Ledger Kas Jurnal Voucher

Pembayaran menggunakan cek ke pemasok

Manager

Departemen

Pengguna

Departemen

pembelian

1.

Menyiapkan 2

salinan order

pembelian

2.

Menyiapkan 3

salinan PO

(purchase order)

Pemasok

Petugasdepartemen

pembelian

3.

Mengirimkan

Barang pesanan

4.

Mencocokkan

Packing slip dengan

PO

Depertemen

Hutang

5.

Mencocokkan

Faktur beli dengan

PO

6.

Mencetak Voucher

pengeluaran Kas

Depertemen

Ledger

Depertemen

Pengeluaran

Kas

7.

Mengirimkan

Voucher

pengeluaran Kas

9.

Mencatat cek

didaftar cek

8.

Mengirimkan

cetakan Ringkasan

Hutang dan Aset

10.

Mengirim Hard

copy jurnal voucherKas


7/18

LANJUTAN

OK

Disposal report JP Jurnal Penyesuaian AT

Disposal request disposal approved

JP

JP

JP

Fixed asset sub ledger

Depreciation Schedule

Manager

Departemen

Pengguna

11.

Otorisasi Disposal

proses

12.

Aset Tetap

Depertemen

Hutang

13.

Mengirimkan

Jurnal Penyesuaian

AT

Depertemen

Ledger

14.

Mencocokkan

Jurnal Penyesuaian

15.

Posting


8/18

b. 1. Flowchart Sistem Penggajian Pada Music Source, Inc

Karyawan Pengawas Dep. IT Petugas Penggajian Dep. Penggajian Dep. Pembukuan Dep. Kas Keluar

Kantor Penjualan Kantor Penjualan Pabrik Utama Pabrik Utama Pabrik Utama Pabrik Utama Pabrik Utama

Validasi Nomor identitas &

Historis karyawan

Kartu Jam

Kerja

Personal

Formkegiatan

Jam kerja

Form

kegiatanJam kerja

Manual

Update &

prepare

Kirim

salinan

Dok.

Prepare

gaji

Salinan Dok

3.

Salinan Dok

2.

Salinan Dok

1.

4

3

5

3 4 5

Salinan Dok

1.

Salinan Dok

2.

Salinan Dok

3.

Otorisasi

Dokumen

Ledger Kas

& Gaji

N

N

N

N

Voucher &

Gaji

Distribusi Voucher

Input jam kerja

Data base

karyawan

Jurnal &

Posting

Proses cetak

1 2

2

1


9/18


10/18


11/18

c. kelemahan pengendalian internal dalam system dan respon dengan kategori kegiatan

pengendalian fisik sesuai yang ditentukan dalam SAS 78 / COSO.

1. The Control Environment

Lingkungan pengendalian dari Music Source, Inc dapat dijelaskan berdasarkan faktor –faktor

pembentuk lingkungan pengendaliannya, yaitu:

- Struktur Organisasi sudah cukup mewakili aspek fungsi dalam penggajian dan aset tetap

- Penetapan wewenang dan tanggung jawab, Penggajian dilakukan secara terpusat

yang distribusinya dari 6 kantor penjualan sampai pada pabrik utama. Sedangkan

dalam pengadaan aset tetap harus sesuai persetujuan Manager departemen

pengguna untuk dapat melakukan pengadaan aset tetap.

- Metode pengendalian Sistem Penggajian dan Aset Tetap (sistem manual dengan

beberapa dukungan pc ).

2. Risk Assessment

Music Source, Inc memperhatikan risiko yang pertama pada saat menginput data personal jam kerja

yang dilakukan secara pribadi di komputer terminal kantor penjualan. Hal tersebut dapat terjadi

penyalahgunaan pengisian data maupun kesalahan input, karena control dari pengawas tidak

dilakukan secara langsung. Risiko yang kedua pada penyerahan gaji masih menggunakan manual

sistem belum secara online di bank, sehingga kemungkinan terjadi l app ing atau penyalahgunaan

gaji karyawan. pada departemen penggajian masih melakukan update informasi secara manual

dengan acuan dokumen dari pengawas, hal tersebut dapat mengakibatkan hasil yang berbeda

antara catatan database dengan departemen penggajian karena human eror.

Sedangkan pada aset tetap pada pembayaran ke vendor juga belum secara online di bank,

sehingga untuk pembelian aset tetap dengan nominal harga tertentu akan kesulitan jika dilakukan

secara tunai/ cash.


12/18

3. Information and Communication

Kualitas Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi Penggajian Music Source, Inc kurang efektif

dan updatable, karena data karyawan diinput setiap dua minggu sekali pada hari kamis oleh

karyawan yang bersangkutan. Sedangkan pada aset tetap kesannya arus informasinya terlalu

panjang dan kurang efektif dan efisien.

4. Monitoring

Pada sistem informasi Penggajian Music Source, Inc Monitoring dilakukan oleh pengawas pada

komputer terminal kantor penjualan pada setiap sore hari. Sedangkan pada sistem informasi aset

tetap dilakukan monitoring oleh petugas departemen pembelian dengan melakukan pencocokkan

packing slip dengan PO.

5. Control Activities

- Pengendalian teknologi informasi, pada sistem penggajian Music Source, Inc sudah

menggunakan database validasi identitas karyawan pada komputer terminal. Sedangkan

pada pengendalian teknologi informasi aset tetap pengendalian teknologi dilakukan pada

departemen Kas keluar dan departemen ledger.

- Pengendalian fisik Kewenangan transaksi Pada sistem informasi Penggajian Music Source,

Inc dan sistem informasi aset tetap meliputi:

Pemisahan tugas.

Pengawasan.

Catatan akuntansi.

Pengendalian akses.

Verifikasi yang independen.


13/18

d. Sistem flowchart dari sistem berbasis computer yang didesain ulang sehingga dapat

mengatasi kelemahan pengendalian yang telah teridentifikasi. J elaskan solusinya

Reenggineering payroll-before (batch)

Karyawan PROSES CASH DISBURSEMENTS

Kantor Penjualan

Kartu Jam

Kerja

Personal

Input jam kerja

Personal

action

Labour

hours

Personal

action

Labour

hours

Proses cetak

Personal

action

Labour

hours

Update filekaryawan

Filekaryaw

an

Register

Gaji

Pay ceck

Prepare

gaji,

transfer

1

Ceck

register

Voucher

file

Dana

transfer ceck

Payroll

register

2

Voucher

file

Update

GLl

GL

1

Pay cek

Tandatangan

dan kirim ke

dep.

kaskeluar

Pay cek

Pay master

Dana

transfer ceck

Payroll

register

2

Cocokkan ceck

dengan payroll

register dan

dana transfer

Payroll ceck Dana

transfer ceck

Tanda tangan dan

kirim ke bank

File


14/18

Reenggineering payroll-after (batch)

Karyawan Cost accounting-Time keeping DATA PROCESSING

Kantor Penjualan

REAL-TIME PROCESSING

----------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------Batch Process

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Terminal entryHRD

Kartu Jam

Kerja

Usage file

Attendance

file

Filekaryaw

an

Payroll

prossesing

Ceck

register

Voucher

file

Payroll

master file

Pay cek

Payroll ceck

Dana

transfer ceck

GLVoucher

CASH

DISBURSEMENTS

Kartu Jam

Kerja

Terminal entry

Usage file

Kirim ke dep.

Kas keluarCost

accounting

SummaryVoucher

file

Update GL

GL

Summary

Summary

GL

Accounting


15/18

Kontrol Payroll

A. otorisasi transaksi –sebagai bentuk tindakan personil membantu mencegah:

- karyawan yang diberhentikan namun menerima cek

- tingkat upah dari yang tidak benar berubah untuk karyawan

B. Pemisahan Tugas-ketepatan waktu dan personil fungsi harus dipisahkan

C. Pengawasan-kebutuhan untuk memantau karyawan untuk memastikan mereka tidak

"clocking" satu sama lain

D. Catatan akuntansi –audit trail meliputi:

- kartu jam kerja

- voucher penca iran

- Ringkasan distribusi tenaga kerja

- Daftar Gaji

- akun buku besar pembantu

- rekening buku besar

E. Kontrol akses -Perlu untuk mencegah karyawan dari memiliki akses yang tidak benar ke:

- akuntansi catatan, seperti kartu waktu yang dapat diubah

- cek unsigned

F. Verifikasi Independen:

- verifikasi kartu waktu

- distribusi gaji kepada karyawan yang berwenang

- verifikasi keakuratan pengga jian da ftar tiap departemen

- G / L dept. mencocokkan ringkasan distribusi tenaga kerja dan voucher gaji pencairan

Dengan Reenggineering payroll, Payroll dapat dimodifikasi ulang sebagai bagian dari manajemen

sumber daya manusia (SDM).

IT dapat memproses berbagai data personil yang terkait, termasuk:

- keuntungan karyawan

- perencanaan sumber daya tenaga kerja

- keterampilan dan pelatihan karyawan

- membayar tarif, pemotongan, dan gaji

- evaluasi

Fitur utama dari HRM Re Engineered

- Personil-dapat membuat perubahan ke file karyawan sec ara real time- Akuntansi Biaya -enters data biaya pekerjaan baik harian maupun secara real time

- Ketepatan waktu-memasuki file absensi harian

- Data Processing -masih menggunakan batch processing dan mempersiapkan semua laporan,

pemeriksaan, dan memperbarui buku besar

HRM Re Engineered system berbeda dari pengguna otomatis dan sequential file sistem karena batch:operasi depts. mengirimkan transaksi pengolahan data melalui terminal, file akses langsung yangdigunakan untuk penyimpanan, banyak proses yang dilakukan real time, akses real-time ke personilfiles yang dibutuhkan untuk pertanyaan langsung.


16/18

Computer Based FAS Flowchart

DATA PROCESSING DEPARTMENT FIXED ASSET DEPARTMENT

Asset acquisition Procedure

_ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ _

Asset Maintenance Procedure

_ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ __ _ _ _ _

Asset Disposal Procedure

Fixed

Asset File

Jurnal

Voucher

GL

Fixed

Asset File

Jurnal

Voucher

GL

Fixed

Asset File

Jurnal

Voucher

GL

To GL/ IFRS

To GL/ IFRS

To GL/ IFRS

rocedure

Enter asset on

file

Fixed

Asset File

Update

Depreciation,

Disposition

Remove asset

from file

Processing Account

Rec. report Disb.

voucher

Entry Proccess

Fixed asset

report

Enter Asset

transfer data

User

Canges

Depreciation

Report

Entry Proccess

Sales or disposal

Procedure

Disposal

report

Report


17/18

Tujuan dari FAS- Memperoleh aset tetap sesuai dengan persetujuan dan prosedur manajemen- Memelihara catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi aset, biaya, deskripsi, dan lokasi- Memelihara catatan penyusutan untuk aset tetap sesuai dengan metode yang dapat diterima

-Menyediakan manajemen dengan informasi untuk membantu merencanakan investasi aset tetap di

masa depan- Benar merekam pensiun dan penjualan aktiva tetap

Aset Akuisisi- Dimulai ketika dept a. Manajer menentukan bahwa aset tetap yang lama perlu diganti atau bahwaaset tetap baru dijamin- Sebuah permintaan pembelian diisi keluar.- Mungkin memerlukan tanda tangan otorisasi untuk item atas batas pra-ditentukan- FAS dept. melakukan fungsi pencatatan.

Pemeliharaan aset- Melibatkan menyesuaikan FAS saldo rekening anak sebagai aset terdepresiasi- perhitungan depresiasi adalah transaksi internal yang sistem basis FAS pada jadwal depresiasi.- perbaikan fisik juga harus dicatat untuk meningkatkan anak saldo rekening dan depresiasi jadwal.

Hapus Buku aset- Pada akhir masa manfaat aset (atau disposisi sebelumnya), aset harus dihapus dari catatan dan jadwal penyusutan- Pelepasan memerlukan bentuk permintaan Hapus dan laporan Hapus sebagai dokumen sumber.

Komputer Berbasis Aset Tetap Sistem Akuisisi- Penerimaan aset yang direkam secara digital dalam sistem, bersama dengan informasi seperti masapakainya, metode penyusutan, dll- Buku besar secara otomatis diperbarui

Komputer Berbasis Aset Tetap Sistem-Pemeliharaan

- Komputerisasi FAS otomatis:

- menghitung penyusutan periode berjalan

- pembaruan akumulasi penyusutan dan buku-nilai bidang dalam catatan anak- posting Total penyusutan ke rekening buku besar yang terkena umum

- transaksi rekor penyusutan dengan menambahkan catatan untuk jurnal berkas vouc her

Komputer Berbasis Aset Tetap Sistem-Hapus buku- Komputerisasi FAS otomatis:- posting jurnal penyesuaian untuk akun kontrol aset tetap dalam buku besar- catatan kerugian atau keuntungan yang terkait dengan transaksi Hapus buku- mempersiapkan catatan voucher jurnal


18/18

Kontrol FAS- Otorisasi-harus formal dan eksplisit karena tingginya biaya FAS:- akuisisi- perubahan metode penyusutan

-Pengawasan-ancaman penyalahgunaan memerlukan pengawasan manajemen konstan:

- lokasi fisik pencurian -secure aset- penyalahgunaan -Monitor kegiatan on-the-job

Verifikasi Independen auditor-Internal harus secara berkala memverifikasi catatan FAS:- kewajaran faktor yang digunakan da lam keputusan (masa manfaat, diskon, Model penganggaran)- lokasi, kondisi, dan nilai wajar dari catatan aset tetap dalam buku besar pembantu- logika pemrograman untuk perhitungan otomatis (depresiasi)

music source, inc – payroll & fixed assets _manual system with some pc support

Documents