MS OFFICE EXCEL Nivel Avanzado

I. GráficosII. Optimización de funciones de TextoIII. Bibliografía

Contenidos

I. Graficos

¿Qué sabré o qué podré hacer al finalizar esta sección? 

• Reconocer las diferentes partes de un gráfico.

• Usar el Asistente de Gráficos.

Introducción

• Un gráfico es una herramienta que nos ayuda a visualizar datos, a compararlos, a observar sus cambios y a verlos de forma global y sintetizada. Existen varios tipos de gráficos

• Excel incluye una función de gráficos, la que podemos usar para explicar datos y representarlos de manera sencilla. Los gráficos también pueden ayudar a que alguna presentación o algún documento escrito, parezca más profesional y el lector o lectora retenga mejor lo que se quiere transmitir.

• Con el Asistente de Gráficos es muy fácil crear casi cualquier gráfico que necesitemos.

Gráfico de Columna o Barra

• Es útil para observar seguimientos de tendencias de cifras o para comparar números. Cada columna representa un valor determinado. El gráfico de barras es la versión horizontal del gráfico de columnas.

Gráfico de Columnas Gráfico de Barras

Gráfico Circular

• También es útil para seguimientos de tendencias de cifras o para comparar números y especialmente porcentajes. Cada porción representa un valor determinado. Se llama gráfico circular o de torta si esta en tres dimensiones.

Gráfico circular

Gráfico de Líneas

• Éste tipo de gráfico es mucho más útil para observar las tendencias durante el transcurso del tiempo. Estos gráficos facilitan estudiar el alza o la baja de un determinado elemento. Una variación del gráfico de líneas es el gráfico de área en el cual se sombrea, con un color específico, el área que está debajo de la línea.

Gráfico de líneas

3

5

9

2

4

78

6

IMPORTANTE

La selección correcta de un tipo de gráfico realmente puede lograr expresar las ideas claramente. También puede ocurrir lo contrario, que la selección incorrecta puede producir confusión.

Diferentes Partes de un Gráfico

• En base a estos datos, es posible construir el siguiente gráfico de columnas:

Eje de valores

(Eje Y)

Eje de categorías

(Eje X)

Leyenda

El Asistente de Gráficos

• Abramos el archivo de ventas de coca cola que guardamos anteriormente en la carpeta de Mis Documentos.

• Seleccionamos los datos que se incluirán en el gráfico. Debemos incorporar en esta selección elementos tales como: títulos e identificadores de serie que, en este caso, serían los nombres de los meses y los años.

• Aunque en el caso del ejemplo que estamos utilizando, todas las celdas que se seleccionarán son contiguas, debemos recordar que los datos que se seleccionan no tienen que ser necesariamente contiguos.

• Ahora estamos listos o listas para abrir el Asistente de gráficos. Hay dos maneras para hacer esto:

• Hacer clic sobre el botón para Asistente de Gráficos de la barra de herramientas:

• O, hacer clic sobre la opción Insertar en la barra del menú, donde debemos seleccionar desde el menú la opción Gráfico. Al hacerlo, se abriremos la ventana de diálogo para Asistente de Gráficos:

El Asistente de Gráficos

• El primer paso del Asistente de Gráficos corresponde a la selección del tipo de gráfico. En nuestro caso utilizaremos un gráfico Tipo estándar, de columnas, el que se selecciona con un clic en el Tipo de gráfico de nuestra preferencia.

• Luego, se debe seleccionar uno de los Subtipos de gráfico correspondientes a Columnas. Para este ejercicio utilizaremos una columna agrupada, es decir el primero que se encuentra en la esquina superior izquierda del menú Subtipo de Gráfico. Al hacer clic sobre este recuadro se deberá oscurecer.

Paso 1: del Asistente para Gráficos

Paso 1: del Asistente para Gráficos

• Para ver una muestra preliminar del gráfico, y confirmar que es el que deseamos usar, debemos mantener oprimido el botón Presionar para ver muestra. La muestra preliminar la veremos en el espacio donde antes estaba el menú Subtipos de Gráfico.

• En la parte inferior de esta ventana y en la de los 4 pasos del Asistente de Gráficos nos encontraremos con los siguientes botones: Cancelar, Atrás, Siguiente y Finalizar. Sirven, respectivamente, para desistir de la construcción del gráfico, retroceder y avanzar un paso dentro del asistente y, para ir directamente al final, creando así el gráfico con las opciones predeterminadas.

 

• Ahora, hagamos clic en el botón Siguiente para avanzar al paso número 2.

Paso 1: del Asistente para Gráficos

Paso 2: del Asistente para Gráficos• En el segundo paso del Asistente de Gráficos debemos verificar

o cambiar los rangos de celdas que contengan la información que usamos para crear el gráfico.

• Si la serie de datos que queremos graficar está expresada en filas, debemos dejar seleccionada la opción Filas. Si la serie de datos que queremos graficar está expresada en columnas, hacemos clic sobre la opción Columnas. La selección de Filas o Columnas afecta significativamente la apariencia del gráfico. Para comprobar esto, seleccionemos primero Filas y veamos cómo el gráfico aparece en la ventana del asistente. A continuación hagamos lo mismo con “Columnas”. Para efectos de este ejercicio, volvamos a seleccionar “fila” que es como hemos ordenado las series de datos.

• En la mayoría de los casos, incluyendo este, Excel interpreta correctamente la orientación de los datos y, en este paso, no necesitamos más que hacer clic en el botón Siguiente en la parte inferior de la ventana.

Paso 2: del Asistente para Gráficos

Paso 3: del Asistente para Gráficos• El tercer cuadro de diálogo del Asistente de Gráficos nos

presenta opciones para definir su apariencia. La cantidad de “pestañas” que aparecen en la parte superior de este cuadro, depende del tipo de gráfico seleccionado. El máximo de pestañas son 6, como en el caso de nuestro ejemplo en la imagen de más abajo.

• Haciendo clic sobre cada una de ellas podremos ir definiendo algunas opciones especiales. Aunque en este ejercicio no será necesario hacer mayores cambios, veremos qué permite modificar cada una de ellas

• Títulos: Permite ingresar títulos para varias partes del gráfico. En nuestro ejemplo escribiremos “Cuenta Andrea Urrutia” en el espacio para el “Título del gráfico”; “Meses” para el subtítulo del eje de categorías (X) y “Cantidad” para el subtítulo del eje de valores (Y).

Paso 3: del Asistente para Gráficos

• Ejes: Permite seleccionar el tipo de valores que se muestran en los ejes.

Paso 3: del Asistente para Gráficos

Paso 3: del Asistente para Gráficos• Líneas de división: Nos permite especificar las líneas de

división, por ejemplo, en este caso hicimos una división por meses. Esta ventana de diálogo cambia según las dimensiones del gráfico.

• Leyenda: Permite especificar si queremos mostrar una leyenda para el gráfico y definir la ubicación con relación al gráfico.

Paso 3: del Asistente para Gráficos

• Rótulos de datos: Nos permite mostrar rótulos de datos y el contenido de estos rótulos para las series de datos. En este caso, hemos dejado definida la opción de Valor, lo que se refleja en el número que se agrega en la parte superior de cada barra y corresponde al valor que representa.

Paso 3: del Asistente para Gráficos

• Tabla de datos: Nos permite especificar si se quiere mostrar una tabla de los valores usados en el gráfico y también permite mostrar la tabla de datos junto al gráfico.

• Por lo general para hacer un gráfico sencillo, no es necesario intervenir en esta etapa del asistente, excepto para ingresar un título. Esta herramienta toma las decisiones correctas por nosotros. Avancemos, haciendo clic sobre el botón Siguiente para llegar al paso final.

Paso 3: del Asistente para Gráficos

• Luego, debemos hacer clic sobre el botón Finalizar y Excel creará el gráfico de acuerdo con nuestras especificaciones.

• Sin embargo, siempre existe la posibilidad de hacer cambios en el gráfico. Solo debemos hacer clic sobre el gráfico y, luego, hacer clic sobre el botón Asistente de Gráficos para modificarlo.

Paso 4: del Asistente para Gráficos

Actividades de Aprendizaje: Ejercicio 1• Copie la siguiente tabla en un libro de Excel:

• Una vez copiada la tabla, represente los datos en un gráfico de líneas y en una hoja separada de la tabla, utilizando el Asistente de Gráficos.

N° Nombre Completo Enero Febrero Marzo Abril

1 Francisco García 2500 5100 4870 4500

2 Teresa Inostroza 8300 4000 3920 8760

3 Luisa Sánchez 6200 5600 2900 7980

Funciones de Texto.

Funciones de Texto.

Funciones de Texto.

Funciones de Texto.

Funciones de Texto.