monthly meeting project friend entertainment
TRANSCRIPT
MONTHLY MEETING FRIENDS ENTERTAINMENT
DECEMBER 2015-To be perfect is to change
often-
- Design
Diagnosa Internal Team
Waktu preparing yang singkat tidak menjadi hambatan dalam penyelesaian design untuk keseluruhan acara sehingga timeline design dan waktu cetakan sesuai dengan yang telah di planningkan.
Action Team
Team Creative Design bekerja sama dengan baik dan berkordinasi dengan baik pula.
Materi design dari A to Z terpenuhi dengan baik dan sesuai dengan konsep yang sudah ada sehingga client tidak banyak revisi menuju approvalnya.
Review Internal Team
Action Lanjutan
Internal Team
Report Internal Team
- Production
Diagnosa Internal Team
• Tim Vendor Local di pekanbaru sangat sulit untuk bekerjasama.
• Banyak checklist yang menjadi request Friends ke Vendor Lokal tidak dapat dipenuhi.
Action Team
• Tim Friends sendiri yang akhirnya mengerjakan sendiri.
• Menghitung secara actual dari budget yang telah deal dan disesuaikan dengan checklist yang ada.
• Kesalahan pemilihan local vendor karena terburu-buru sehingga tidak dilakukan pitching ke vendor local.
• Harus lebih selektif dalam pemilihan vendor local.
• Team inti Friends berkordinasi secara internal dan mulai bergerak sendiri untuk finishing loading dan item-item yang belum ready untuk kelancaran event.
• Client tetap puas dan tidak ada complain sampai dengan acara berakhir di malam hari.
Review Internal Team
Action Lanjutan
Internal Team
Report Internal Team
- Production
Diagnosa Internal Team
• Ditanggal yang sama ada beberapa event berlangsung bersamaan sehingga banyak item produksi yang kurang dan tidak ada.
Action Team
• Tim Friends mencoba bernegosiasi dengan team local untuk mendapatkan item produksi sesuai dengan request awal kita.
• Mencoba mencari alternative vendor lain untuk mendapatkan item yang kurang.
• Mencoba bernegoisasi dengan team local agar bisa mendapatkan item dari luar kota atau daerah lain.
• Barang yang kurang tetap tidak bisa didapatkan.
Review Internal Team
Action Lanjutan
Internal Team
Report Internal Team
- Acara
Diagnosa Internal Team
• Security yang belum datang sampai dengan saatnya clear area di venue membuat semuanya team kewalahan untuk mengclearkan area dari kendaraan dan pedagang kaki lima.
Action Team
• Team Friends sendir yang akhirnya mengclearkan area dari kendaraan yang parkir di venue dan pedagang yang masih berjualan di venue
• Kembali terjadi susahnya untuk berkordinasi ke vendor local.
• PIC Manpower dari local vendor harus terus di push untuk penyediaan manpowernya.
• Memploting beberapa manpower untuk menggantikan sementara security yang terlambat.
• Pengurangan jumlah manpower di dalam quotation vendor local
Review Internal Team
Action Lanjutan
Internal Team
Report Internal Team
- Acara
Diagnosa Internal Team
• Penjualan sembako murah yang pada awalnya sangat ditakutkan oleh pihak client berjalan dengan baik dan lancar.
Action Team
• Untuk kelancaran dan keamanan pelaksanaan penjualan sembako tersebut team turun tangan dibantu pihak polisi untuk mengatur flow antrian.
• Sudah di push dengan berbagai macam cara ke vendor local tapi memang susah untuk berkordinasi vendor localnya.
• Terus mengawasi dan mengatur kelancaran penjualan sembako tersebut hingga selesai waktu penjualannya.
• Client sangat puas karena tidak ada kendala dalam penjualan sembako murah ini.
Review Internal Team
Action Lanjutan
Internal Team
Report Internal Team
- Dokumentasi
Diagnosa Internal Team
Dokumentasi event ini masih di bawah vendor local akan tetapi masih bisa di arahkan oleh PIC Friends sehingga bisa mendapatkan hasil yang diinginkan.
Action Team
Mencoba mengarahkan team dokumentasi sesuai dengan arahan konsep acara dan taste dari Friends.
Meminta file mentahan semuanya dari awal sampai selesai event untuk editing karena di local tidak bisa cepat dalam editingnya.
Hasil editing dokumentasi hanya di revisi sedikit karena sudah mencakup semua aspek dan acara dalam event.
Review Internal Team
Action Lanjutan
Internal Team
Report Internal Team
- Finance & Admin
Diagnosa Internal Team
Kesalahan dalam jumlah quotation item Genset yang menyebabkan harus di review kembali quotation dari Friends.
Action Team
Segera melakukan revisi quotation sesuai dengan arahan client agar bisa dilakukan penagihan.
Harus lebih teliti dalam pembuatan quotation agar tidak kembali terjadi kesalahan yang sama.
Mencoba berdiskusi dengan client agar dapat mencapai kesepakatan yang tidak merugikan kedua belah pihak.
Terjadi revisi quotation akhir dalam penagihan.
Review Internal Team
Action Lanjutan
Internal Team
Report Internal Team
- Design
Diagnosa Internal Team
Design inti sudah didapatkan dari client dan team Friends hanya mengembangkan sedikit untuk kelengkapannya saja.Design booth games dan kelengkapannya juga dari team Friends.
Action Team
Berkordinasi dengan PIC ISBG karena project ini ada di under agency.
Materi dan design games akhirnya memakai design dari Friends dengan beberapa revisi saja.
Review Internal Team
Action Lanjutan
Internal Team
Report Internal Team
- Production
Diagnosa Internal Team
Waktu yang mempet dan timeline produksi di 15 titik venue yang hampir bersamaan dan lambatnya feedback dari pihak agency ke Friends.
Action Team
Memilih 2 Local Partner sebagai pelaksana activation safari ramadhan ini karena untuk membagi daerah jatengtim dan jabotabeklam
Seharusnya dapat lebih tegas terhadap PIC dari agency agar preparing bisa menjadi lebih baik dan rapi.
PO Project ini berdiskusi dengan pihak agency (ISBG) untuk kelangsungan preparing project lebih baik.
Review Internal Team
Action Lanjutan
Internal Team
Report Internal Team
- Production
Diagnosa Internal Team
Tidak adanya PIC dari agency dalam tiap event.
Action Team
Team Friends langsung berkordinasi dengan client Danone.
Sudah meminta waktu dari pihak agency untuk hadir agar tau dan mengerti masalah yang ada dilapangan.
Kembali mencoba untuk kordinasi dengan pihak agency.
Tetap tidak adanya PIC dari agency dalam project ini.
Review Internal Team
Action Lanjutan
Internal Team
Report Internal Team
- Acara
Diagnosa Internal Team
Banyak request addcost dadakan on the spot baik dari hal doorprize dan produksian.
Action Team
Sudah berkordinasi dengan pihak agency untuk addcost yang terjadi di lapangan agar tidak terjadi miscom.
Tidak berjalannya approval addcost dikarenakan project ini dibawah agency.
Mencoba meminta approval untuk addcost kepada pihak agency
Pihak agency tidak bisa memberikan jawaban atas addcost sampai dengan event terakhir berakhir.
Review Internal Team
Action Lanjutan
Internal Team
Report Internal Team
- Acara
Diagnosa Internal Team
Banyak titik venue yang sudah disepakati di awal berubah dan hampir menjadi berkurang untuk titik event tersebut.
Action Team
Langsung berkordinasi dan negoisasi ke client atas masalah ini.
Review Internal Team
Action Lanjutan
Internal Team
Report Internal Team
- Finance & Admin
Diagnosa Internal Team
Masih belum terselesaikan pelunasan project ini dan tidak mengakui addcost project ini.
Action Team
Sudah berkordinasi dan meminta penjelasan kenapa bisa molor begitu lama dan mencoba bernegoisasi agar addcost dapat terealisasi.
Harus terus menerus menanyakan perihal pembayaran tapi pihak agency tetap menolak karena pihak danone belum membayar mereka.
Terus mencoba menghubungi dan follow up masalah pembayaran pelunasannya.
Dilakukan pelunasan sesuai dengan hitungan pihak agency sendiri (sebelah pihak).
Review Internal Team
Action Lanjutan
Internal Team
Report Internal Team