modul vendor registration pendahuluan

MODUL VENDOR REGISTRATION

PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL Tbk - APLIKASI ePROC PAGE - 1

DAFTAR ISI DAFTAR ISI ............................................................................................................................................ 1

MODUL VENDOR REGISTRATION ................................................................................... 1

PENDAHULUAN .................................................................................................................................... 1

1. Tujuan ........................................................................................................................................... 1

2. Alur Proses .................................................................................................................................... 1

3. Menu dan Sub Menu Modul Vendor Registration ........................................................................ 2

PENDAFTARAN ..................................................................................................................................... 4

1. Pembuatan Username dan Password ........................................................................................... 4

2. Konfirmasi Email ........................................................................................................................... 5

MENU DATA ADMINISTRATIF ............................................................................................................... 5

1. Menu Perusahaan ......................................................................................................................... 5

2. Menu Legal .................................................................................................................................... 8

3. Menu Pengurus Perusahaan ....................................................................................................... 13

4. Menu Keuangan ......................................................................................................................... 15

MENU DATA TEKNIS ........................................................................................................................... 18

1. Menu SDM .................................................................................................................................. 18

2. Menu Data Kualifikasi / Sertifikasi Perusahaan .......................................................................... 20

3. Menu Data Fasilitas / Peralatan .................................................................................................. 22

4. Menu Data Pengalaman Proyek .................................................................................................. 23

5. Menu Barang/Jasa ...................................................................................................................... 25

PENDAFTARAN SELESAI ...................................................................................................................... 26

MODUL VENDOR TRANSACTION ................................ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

PENDAHULUAN ............................................................................ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

1. Tujuan ............................................................................................ Error! Bookmark not defined.

2. Alur Proses ..................................................................................... Error! Bookmark not defined.

3. Menu dan Sub Menu Modul Vendor Transaction .......................... Error! Bookmark not defined.

LOGIN ........................................................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

MENU HOME ...................................................................................................................................... 28

MENU PROCUREMENT ....................................................................................................................... 29

4. Proses Pendaftaran Pengadaan (Register) .................................................................................. 30

5. Proses Pengiriman Penawaran (Quotation) ................................................................................ 33

6. Proses Negosiasi .......................................................................................................................... 36

7. Status Akhir ................................................................................................................................. 38

8. Proses Pendaftaran Lelang .......................................................................................................... 38

9. Mengajukan Sanggahan .............................................................................................................. 41

MENU MANAJEMEN KONTRAK .......................................................................................................... 41



1. Monitor Kontrak.......................................................................................................................... 42

2. Monitor Progress Milestone ....................................................................................................... 44

3. Update Progress MIlestone ........................................................................................................ 44

4. Addendum Kontrak ..................................................................................................................... 46

5. Membuat Tagihan ....................................................................................................................... 48

MENU VENDOR PROFILE .................................................................................................................... 49

1. View Profil ................................................................................................................................... 49

2. Edit Profile ................................................................................................................................... 49

END 50




PENDAHULUAN

1. TUJUAN

Modul Registrasi Penyedia Barang dan Jasa merupakan salah satu modul yang disiapkan dalam aplikasi eProcurement PT. Pembangunan Jaya Ancol Tbk atau electronic procurement untuk melakukan proses:

1. Pembuatan user name dan password

2. Pendaftaran Penyedia Barang dan Jasa secara online

3. Kualifikasi Penyedia Barang dan Jasa ke dalam bidderlist sesuai klasifikasi bidang usaha di lingkungan PT. Pembangunan Jaya Ancol Tbk.

2. ALUR PROSES



3. MENU DAN SUB MENU MODUL VENDOR REGISTRATION

1. Login

2. Pendaftaran

Syarat dan Ketentuan

Pembuatan Username dan Password

3. Menu Data Administratif

Sub Menu Perusahaan

Sub Menu Legal

Sub Menu Pengurus

Sub Menu Keuangan

4. Menu Data Teknis

Sub Menu SDM

Sub Menu Kualifikasi/Sertifikasi

Sub Menu Fasilitas/Peralatan

Sub Menu Pengalaman Proyek

Sub Menu Produk/Jasa



LOGIN

Untuk mendaftarkan perusahaan menjadi Penyedia Barang dan Jasa PT. Pembangunan Jaya Ancol Tbk, anda bisa mendaftar secara online melalui internet ke www.ancol.com pada browser anda.

PENJELASAN:

NO FIELD KETERANGAN

1 Eproc Ancol http://eproc.ancol.com

2 Registrasi untuk Melanjutkan Pendaftaran Sebagai vendor baru

3 Petunjuk Penggunaan Untuk Mendownload Manual Book Penggunaan eProc Ancol

4 Pengumuman Lelang Daftar Info Untuk Melihat Pengumuman Lelang

5 Surat Pernyataan Informasi untuk men-download Surat Pernyataan Penyedia Barang dan Jasa

6 Persyaratan Umum Informasi untuk men-download Syarat-syarat Untuk Mengikuti eProc Ancol

7 Help Desk Informasi Help Desk eProc Ancol

8 Nama Pengguna Username yang di daftarkan

9 Kata Kunci Password yang di daftarkan

10 Captcha Kode Acak Untuk verifikasi

11 Log in Untuk Melanjukan login aplikasi eProc Ancol

12 Lupa Password Untuk Melakukan Proses Lupa Password

8

11

7

12

10

9

4

2

3

5

6

1



PENDAFTARAN

1. PEMBUATAN USERNAME DAN PASSWORD

Tujuan dari halaman ini adalah untuk mencantumkan informasi mengenai alamat email, username dan password yang akan digunakan untuk bertransaksi secara online.

PENJELASAN:

NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI

1 Email Address Alamat email yang dimiliki oleh penyedia barang dan jasa

[email protected]

2 Username Nama yang digunakan untuk masuk ke aplikasi eProc

Slamet hartono

3 Password Kata sandi yang digunakan untuk masuk ke aplikasi eProc

Exp:123456

4 Ulangi Password Ulangi penulisan kata sandi di atas Exp:123456

5 Kode Captcha Kode Acak untuk verifikasi 6JYS12U

6 Register Untuk menyimpan informasi tersebut dan melanjutkan proses registrasi

7 Cancel Untuk membatalkan informasi tersebut dan kembali ke halaman Login

Notes :

Tanda (*) artinya bagian ini HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eProc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya.

1

3

8 7

2

4

6



2. KONFIRMASI EMAIL

Setelah proses pembuatan account selesai, sistem akan mengirimkan email konfirmasi registrasi

ke alamat email yang didaftarkan. Klik link (1) untuk mengaktifkan Account Anda.

MENU DATA ADMINISTRATIF Menu Data Administratif terdiri dari Menu Perusahaan, Legal, Pengurus, & Keuangan

1. MENU PERUSAHAAN

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data Perusahaan,

1

1

1A 1B

1D 1E

1C

1F



PENJELASAN:


1 Sub Nama Perusahaan

1A Prefiks Jenis badan usaha yang diletakkan di awal nama perusahaan Anda. Pilihan ( ) terdiri dari PT, CV, Lainnya

PT

1B Lainnya Apabila jenis badan usaha dari perusahaan Anda tidak tercantum dalam daftar/drop down list ( ) silahkan pilih lainnya di prefiks dan tulis jenis badan usaha di kolom lainnya

1C Nama Nama perusahaan Anda, sistem secara otomatis akan mengisi sesuai dengan Nama Perusahaan yang Anda tulis pada saat pendaftaran (pembuatan username dan password)

Pangestu Consultant

1D Sufiks Jenis badan usaha yang diletakkan di belakang nama perusahaan Anda (jika ada). Pilihan ( ) terdiri dari GMBH, Tbk, NV, BV, Bhd, Pte. Ltd, Others

Tbk.

1E Lainnya Apabila jenis badan usaha dari perusahaan Anda tidak tercantum dalam daftar/drop down list ( ) silahkan pilih others di sufiks dan tulis jenis badan usaha di kolom lainnya

1F Tipe Perusahaan Daftar tipe usaha (bisa lebih dari 1 tipe usaha dengan menekan tombol ’Ctrl’ pada Keyboard komputer Anda)

Notes :

Tanda (*) artinya bagian ini HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eProc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya.

2

2A

2B

2D

2F

2C

2E

2G

2H

2J

2I 2K



PENJELASAN:


2 Kontak Perusahaan Form

2A Tipe Drop Down pilihan Kantor Pusat / Kantor Cabang

2B Alamat Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung Jalan Mahoni No 335

2C Kota Kota domisili perusahaan Jakarta Pusat

2D Negara Negara Indonesia

2E Kode Pos Kode Pos 10552

2F Phone 1 Nomor telepon kantor. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon/fax

0215575847

2G Phone 2 Nomor telepon kantor. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon/fax

+62-21-7203456

2H Fax Nomor fax kantor. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon/fax

+62-21-7204567

2I Website

2J Simpan Untuk menyimpan informasi

2K Cancel Untuk membatalkan informasi

3 3A

3B

3C

3D

4

4A

5 7

6

2L



PENJELASAN:


3 Nama Kontak

3A Nama Nama orang yang diberikan tugas untuk berhubungan dengan Ancol

Tatang

3B Jabatan Posisi yang bersangkutan di perusahaan tersebut

Marketing

3C Nomor Telepon Nomor telepon kantor yang dapat dihubungi, bisa nomor telepon kantor atau seluler

0215575847

3D Nomor HP Nomor Seluler yang bisa di hubungi 0215575847

3D Alamat Email Email kontak person [email protected]

4 Nama Kontrak 2 Opsional

5 Kembali Untuk membatalkan informasi yang sudah di isi dan keluar dari aplikasi eProc (logout)

6 Simpan Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap

7 Simpan & lanjut Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan membuka sub menu selanjutnya.

2. MENU LEGAL

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data legalitas perusahaan. Meliputi informasi mengenai domisili perusahaan, NPWP, SIUP, TDP, Akta Perusahaan, Ijin-ijin Lainnya(Opsional), surat keagenan/distributorship, dan angka pengenal importir.

Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian domisili perusahaan:

PENJELASAN:


1 Domisili Perusahaan

1A No Nomor Domisili 123

1

1A 1B

1C

1D 1E

1F 1G

1H

1I



1B Tanggal Berlaku Mulai Tanggal domisili diterbitkan 1/1/2014

1C Tanggal Kadaluarsa Masa habis berlaku domisili 12/31/2014

1D Alamat Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung Jalan Mahoni no 335

1E Kota Kota domisili perusahaan Jakarta Pusat

1F Propinsi Propinsi domisili perusahaan DKI Jakarta

1G Negara Negara Indonesia

1H Kode Pos Kode Pos 10552

1I Nomor Telepom No. Telepon Kantor 0215572847

Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian NPWP:

PENJELASAN:


2 NPWP

2A No Nomor Pokok Wajib Pajak 02.120.915.0-031.000

2B Alamat Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung Jalan Mahoni no 335

2C Kota Kota domisili perusahaan Jakarta Pusat

2D Propinsi Propinsi domisili perusahaan DKI Jakarta

2E Kode Pos Kode Pos 10552

2F PKP Sebagai PKP atau bukan YA

2G No. PKP Nomor surat PKP 123

2 2A

2B

2C

2D

2E

2F

2G



PENJELASAN:


3 SIUP

3A Jenis SIUP SIUP Kecil, Menengah, Besar atau TBK SIUP Besar

3B Dikeluarkan oleh Yang mengeluarkan SIUP Departemen Perindustrian

3C No Nomor SIUP 123

3D Tanggal Berlaku Mulai Tanggal berlakunya SIUP 1/1/2014

3E Sampai Dengan Tanggal berakhirnya SIUP. Bila SIUP yang dimilki tidak memiliki tanggal berakhir, maka diisi 5 tahun dari dari saat registrasi

12/31/2014

Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian TDP:

PENJELASAN:


4 TDP Tanda Daftar Perusahaan

4A Dikeluarkan oleh Yang mengeluarkan TDP Pemerintah DKI Jakarta

4B No Nomor TDP 123

4C Tanggal Berlaku Mulai Tanggal berlakunya TDP 1/1/2014

4D Sampai Tanggal berakhirnya TDP 12/31/2014

3

3A

3B

3C

3E

3D

4

4A

4B

4C

4D



Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian akta pendirian:

PENJELASAN:


5 Akta Pendirian

5A Type Jenis akta. Pilihan ( ) terdiri dari Pendirian atau Perubahan

Pendirian

5B No Akta Nomor pembuatan akta 123

5C Tanggal Pembuatan Tanggal pembuatan akta 1/1/2014

5D Berita Negara Tanggal berita negara sebuhungan dengan pembuatan akta di atas

2/5/2014

5E Tanggal Pengesahan Kehakiman

Tanggal pengesahan kehakiman sebuhungan dengan pembuatan akta di atas

2/20/2014

5F No Pengesahan Nomor Pengesahan Kehakiman 123

5G Notaris Nama notaris pembuat akta Tambunan, SH

5H Alamat Notaris Alamat notaris pembuat akta Jl. Garuda

5I Simpan Setelah melengkapi isian, Anda harus meng klik tombol SIMPAN tersebut agar dapat melanjutkan ke bagian dan sub menu

5 5A

5B

5C

5D

5E 5F

5G

5H 5I

5J

5K



berikutnya.

5J Cancel Untuk membatalkan informasi

5K Data Akta Perusahaan Yang telah di simpan

Apabila Anda ingin menambah data (misalnya Akta Perubahan) lakukan hal yang sama seperti pada saat Anda memasukkan data mengenai Akta Pendirian.

Sedangkan untuk bagian ijin lain-lain (6) sifatnya opsional atau tidak wajib untuk diisi.

Sedangkan untuk bagian Surat Keagenan/Distributorship (7) dan Angka Pengenal Importir (8) sifatnya opsional atau tidak wajib untuk diisi. Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap klik Simpan (10). Sedangkan apabila telah selesai melengkapi seluruh Data Legal klik Simpan & Lanjut (11) untuk menyimpan informasi dan membuka sub menu selanjutnya. Untuk membatalkan informasi yang sudah di isi dan keluar dari aplikasi eProc (logout) klik Kembali (9).

7

8

9 11

6

10



3. MENU PENGURUS PERUSAHAAN

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data pengurus perusahaan, meliputi Dewan Komisaris dan Direksi.

PENJELASAN:


1 Dewan Komisaris

1A Nama Nama lengkap Prayoga

1B Posisi Jabatan komisaris Komisaris

1C Nomor KTP 10.5504.250946.1001

1D Nomor NPWP 06.692.942.3-407.000

1E Phone Nomor telepon. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon

+62-21-7510957

1F Email Alamat email [email protected]

1G Simpan Klik simpan untuk menyimpan data yang telah di isikan

1H Cancel Klik Cancel untuk membatalkan

1I Dewan Komisaris yang telah disimpan

1 1A

1B

1C

1D 1E

1F

1H 1G

1I



PENJELASAN:


2 Dewan Komisaris

2A Nama Nama lengkap Papang

2B Posisi JabatanDirektur Direktur Utama

2C Nomor KTP 10.5504.250946.1001

2D Nomor NPWP 06.692.942.3-407.000

2E Phone Nomor telepon. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon

+62-21-7510957

2F Email Alamat email [email protected]



2I Dewan Komisaris yang telah disimpan

2J Kembali Untuk Keluar dari halaman isian

2K Simpan Untuk menyimpan informasi yang

2 2A

2B

2C

2D

2E

2F

2H 2G

2L 2J

2K

2I



belum lengkap

2L Simpan & lanjut Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan membuka sub menu selanjutnya.

4. MENU KEUANGAN

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan aspek keuangan perusahaan, meliputi informasi Modal Sesuai dengan Akta Terakhir, Klasifikasi Perusahaan, Rekening Bank, Informasi Laporan Keuangan.

1A

1B

2A

1

2

3

3I

3A

3B

3C

3D

3E 3F 3H

3G



PENJELASAN:


1 Modal sesuai dengan akta terakhir

1A Modal dasar Modal dasar perusahaan 1,000,000,000.00

1B Modal disetor Modal disetor perusahaan 750,000,000.00

2 Klasifikasi Perusahaan

2A Klasifikasi Perusahaan Klasifikasi (Kecil, Menengah atau Besar) Besar

3 Rekening Bank

3A No. Rekening Nomor rekening perusahaan

3B Pemegang Rekening Nama rekening perusahaan

3C Nama Bank Nama bank

3D Cabang Cabang bank

3E Alamat Alamat bank

3F Mata Uang Jenis Mata Uang IDR



3I Rekening Bank yang telah di simpan

4

4J

4A

4B

4C 4D

4E

4F

4G 4H

4I

5 7

6



4 Informasi Laporan Keuangan

4A Tahun Tahun Audit Laporan Keuangan 2013

4B Jenis Jenis laporan keuangan perusahaan (audit atau tidak audit)

Audit

4C Mata Uang Jenis Mata Uang IDR

4D Nilai Aset Nilai aset keuangan perusahaan

4E Hutang Hutang perusahaan

4F Pendapatan Kotor Pendapatan kotor laporan keuangan perusahaan

4G Pendapatan Bersih Pendapatan bersih laporan keuangan perusahaan

4H Simpan Klik simpan untuk menyimpan data yang telah di isikan

4I Cancel Klik Cancel untuk membatalkan

4J Informasi Laporan Keuangan yang telah di simpan

5 Kembali Untuk Keluar dari halaman isian


7 Simpan & lanjut Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan membuka sub menu selanjutnya.



MENU DATA TEKNIS Menu Data Teknis terdiri dari menu SDM, Kualifikasi/Sertifikasi, fasilitas/peralatan, pengalaman proyek, dan Produk/Jasa.

1. MENU SDM

1

1A

1B

1C

1D

1E

1G 1F

2 2A

2B

2C

2D

2F

2E

3 5

4

2I

1H

1I

2G

2H



PENJELASAN:


1 Tenaga Ahli Utama

1A Nama Nama tenaga ahli Hani Fatiah

1B Pendidikan Terakhir Pendidikan formal terakhir dari tenaga ahli yang telah selesai ditempuh

S-2

1C Keahlian Keahlian utama yang menjadikannya menjadi tenaga ahli utama di perusahaan

Senior Consultant

1D Pengalaman Lamanya pengalaman yang dimiliki oleh tenaga ahli utama (dalam tahun)

20 tahun

1E Status Pilihan ( ) status tenaga ahli utama:

- Tetap, Kontrak, Outsourcing

Tetap

1F Kewarganegaraan Pilihan ( ) Kewarganegaraan:

- WNI, TKA

WNI

1G Simpan Setelah melengkapi isian, Anda harus meng klik tombol Simpan

1H Cancel Untuk Membatalkan

1I Tenaga Ahli Utama Yang Telah Di simpan

2 Tenaga Lainnya (Opsional)

2A Nama Nama tenaga ahli Wenny

2B Pendidikan Terakhir Pendidikan formal terakhir dari tenaga ahli yang telah selesai ditempuh

S-1

2C Keahlian Keahlian utama yang menjadikannya menjadi tenaga ahli utama di perusahaan

Junior Consultant

2D Pengalaman Lamanya pengalaman yang dimiliki oleh tenaga ahli utama (dalam tahun)

7 tahun

2E Status Pilihan ( ) status tenaga ahli utama:

- Tetap, Kontrak, Outsourcing

Tetap

2F Kewarganegaraan Pilihan ( ) Kewarganegaraan:

- WNI, TKA

WNI



2I Tenaga Lainnya Yang Telah Di simpan

3 Kembali Untuk Kembali Ke Halaman Sebelumnya




5 Simpan & Lanjut Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan membuka sub menu selanjutnya

2. MENU DATA KUALIFIKASI / SERTIFIKASI PERUSAHAAN

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan kualifikasi atau sertifikasi yang dimiliki oleh perusahaan

PENJELASAN:


1 Data Kualifikasi/Sertifikasi Perusahaan

1A Jenis Sertifikat Jenis sertifikat yang dimiliki oleh perusahaan, berupa pilihan ( ) jenis-jenis sertifikat: - Mutu - Lingkungan Hidup - Patent dan Lisensi - Asosiasi Profesi - Lainnya

Mutu

1B Nama Sertifikat Nama Sertifikat ISO 9000

1 1A

1C

1H 1G

1F

1D 1E

5 2

3

1B

4

1J



1C Nomor Sertifikat Nomor 123

1D Dikeluarkan oleh Lembaga atau badan yang mengeluarkan sertifikat tersebut

DLOYD

1E Tanggal Berlaku Mulai Tanggal mulai sertifikat 1/1/2014

1F Tanggal Berakhir Tanggal Berakhirnya sertifikat 12/31/2014



1J Data Kualifikasi/Sertifikasi Perusahaan Yang Telah Disimpan




5 Lewat & Lanjut Apabila perusahaan tidak memiliki informasi mengenai Kualifikasi/Sertifikasi maka halaman ini dapat dilewatkan

Notes :

Apabila Anda tidak memilih lewat, maka tanda (*) HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eProc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya.



3. MENU DATA FASILITAS / PERALATAN

Tujuan dari menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan fasilitas atau peralatan yang dimiliki oleh perusahaan dalam menunjang kegiatannya.

PENJELASAN:


1 Data Fasilitas/Peralatan

1A Tipe Jenis fasilitas/peralatan yang dimiliki oleh perusahaan, berupa pilihan ( ) jenis-jenis fasilitas/peralatan: - Permesinan - Teknologi Informasi - Pergudangan - Laboratorium - Kesehatan Lingkungan Hidup - Pusat Layanan Pelanggan - Transportasi

Transportasi

1B Nama Fasilitas Nama spesifik peralatan yang dimiliki perusahaan

1C Keterangan Keterangan Fasilitas

1D Spesifikasi Spesifikasi dari perlatan yang dimiliki perusahaan

1E Jumlah Jumlah dari peralatan yang dimiliki

1F Tahun Pembuatan Tahun pembuatan dari peralatan yang dimiliki


1H Cancel Untuk membatalkan

1A

1B

1C

1E

1D

1G

1F

2 5

3 4

1

1H

1J







Notes :

1. Apabila Anda tidak memilih lewat, maka tanda (*) HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eProc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya.

2. Contoh yang ditunjukkan adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsultan yang tidak memiliki fasilitas ataupun peralatan seperti yang dimaksud sehingga sub menu ini dilewatkan.

4. MENU DATA PENGALAMAN PROYEK

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan proyek yang pernah dikerjakan oleh perusahaan.

1A

1B

1C

1E

1D

1G 1F

1

1H

1I 1J 1K



PENJELASAN:


1 Data Pengalaman Proyek

1A Nama Client Nama perusahaan tempat dilaksanakannya proyek tersebut

Ancol

1B Nama Proyek Nama Proyek PMO Konsultan

1C No Kontrak Nomor kontrak yang dibuat oleh pelanggan

123/2013

1D Nilai Proyek Nilai kontrak ditambah dengan PPN dalam mata uang tertentu

IDR450000000 (Rp. 450 Juta)

1E Nama Kontak Nama karyawan dari pelanggan yang bisa dihubungi

Adlin

1F Telp Kontak Nomor telepon contact person +62-21-7456635

1G Tanggal Mulai Tanggal dimulainya proyek 3/20/2013

1H Sampai Dengan Tanggal Selesainya Proyek 11/27/2013

1I Keterangan/Uraina Keterangan singkat proyek dan lingkup pekerjaan

PMO Konsultan

1J Simpan Setelah melengkapi isian, Anda harus meng klik tombol Simpan

1K Cancel Untuk membatalkan

1 Data Pengalaman Proyek Yang Telah Di simpan





Notes :

1L

2

3 4

5



Apabila Anda tidak memilih lewat, maka tanda (*) HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eProc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya.

5. MENU BARANG/JASA

Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data komoditas barang atau jasa yang bisa dipasok, termasuk area kerja yang akan dipasok oleh penyedia barang dan jasa.

PENJELASAN:


1 Data Produk/Komoditas/Jasa

1A Nama Barang Jenis Barang yang bisa dipasok

1B Group Barang/Produk Nama komoditas

1C Merek Merek komoditas

1D Asal/Sumber Pilih sumber barang, lokal atau import

1E Tipe Pemasok Pilih tipe pemasok: agent, sole agent, distributor, non agent, manufacture

1F Simpan Setelah melengkapi isian, Anda harus meng klik tombol Simpan.

1G Cancel Untuk membatalkan informasi yang telah di isi

1H Data

1 1A

1B

1C 1D

1E

1F 1G

1H

2

3

4



Produk/Komoditas/Jasa yang telah di simpan

2 Kembali Untuk membatalkan informasi


4 Simpan & Verifikasi Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan lanjut ke proses verifikasi oleh pihak pengadaan ancol

PENDAFTARAN SELESAI Di akhir Pendaftaran eProcurement PT. Pembangunan Jaya Ancol dan setelah klik simpan & selesai (1) dan klik Ya (2) akan muncul halaman yang menginformasikan bahwa Anda telah menyelesaikan proses pendaftaran secara online. Halaman ini juga menginformasikan agar Anda mempersiapkan Kelengkapan Dokumen Registrasi untuk diserahkan ke Biro Pengadaan PT. Pembangunan Jaya Ancol.

1

2



PERINGATAN:

Jika Anda telah mengkonfirmasi bahwa data yang dimasukkan telah selesai, Anda tidak bisa login kembali sampai ada pemberitahuan dari Pengadaan PT Pembangunan Jaya Ancol untuk melakukan verifikasi dokumen (1A),serta wajib untuk membawa dokumen untuk melakukan verifikasi dengan pihak Pengadaan PT Pembangunan Jaya Ancol dan bila Anda login ke aplikasi eProcurement, akan muncul halaman sebagai berikut

1A

1

3

4

MODUL VENDOR TRANSACTION



PENDAHULUAN

6. TUJUAN

Modul Vendor Transaction merupakan salah satu modul yang disiapkan dalam aplikasi eProcurement untuk keperluan penyedia barang dan jasa PT. Pembangunan Jaya Ancol dalam:

1. Mengikuti proses pengadaan di Ancol

2. Memonitor dan memperbaharui status kontrak

3. Memperbaharui data perusahaan penyedia barang dan jasa

Manual ini terdiri dari beberapa bagian yang diketengahkan dalam bentuk naratif dan visual yang disesuaikan dengan proses pengelolaan aplikasi eProcurement.

MENU HOME

Pada menu Home terdapat dashboard yang menjelaskan seluruh aktifitas penyedia barang dan jasa yang sedang berlangsung.

PENJELASAN:

4C

4 4B

2 3

4A

5

1



NO FIELD KETERANGAN

1 Username dan vendor name

Nama penyedia barang dan jasa

2 Hari , Tanggal dan Jam Hari dan tanggal saat penyedia barang dan jasa mengakses aplikasi.

3 Menu Home Tampilan awal

4 Ringkasan Pekerjaan Ringkasan pekerjaan penyedia barang dan jasa

4A Aktifitas Informasi aktifitas yang perlu ditindak lanjuti oleh penyedia barang dan jasa

- Bid/Undangan tender Jumlah undangan untuk mengikuti proses pengadaan

- Pengajuan Penawaran Jumlah penawaran dari penyedia barang dan jasa yang belum dikirimkan ke Ancol

- Quatation Submitted/Perubahan

Jumlah penawaran yang telah dikirim oleh penyedia barang dan jasa

- Sanggahan Proses Sanggahan

- Negosiasi Jumlah undangan untuk mengikuti proses negosiasi

- eReverse Auction/Lelang

Jumlah undangan untuk mengikuti proses pengadaan eAuction

- Tender Award (LOA) Jumlah pengumuman tender yang dimenangkan perusahaan tersebut

4B Jumlah Jumlah proses pengadaan untuk setiap aktifitas.

4C Jumlah Saat ini Tech Inc sedang diundang untuk mengikuti 1 (satu) proses pengadaan di ANCOL. Klik angka 1 untuk mengetahui informasi ini

5 Catatan vendor

MENU PROCUREMENT

Menu Manajemen Pengadaan dapat dimunculkan dengan meng klik tab menu Manajemen Pengadaan (1) atau dengan mengklik angka (2) pada menu Home.



Menu Manajemen Pengadaan menginformasikan seluruh aktifitas yang dilakukan penyedia barang dan jasa terkait dengan proses pengadaan di ANCOL. Terdiri dari:

1. Proses pendaftaran untuk mengikuti sebuah pengadaan, proses pengiriman penawaran

2. Proses negosiasi dan penetapan (jika menang).

3. Status ke seluruhan aktifitas juga dapat dimonitor di menu ini.

7. PROSES PENDAFTARAN PENGADAAN (REGISTER)

Untuk mendaftarkan penyedia barang dan jasa mengikuti proses pengadaan bisa dilihat pada menu Manajemen Pengadaan (1) dan pilih sub menu Daftar Pekerjaan (2). Untuk mengetahui status proses dari tender saat ini dengan melihat Status (8) dari Daftar Pekerjaan.

PENJELASAN:

2

1

2

1

3 4 5 6 7 8

9

10




1 Menu Procurement

2 Daftar Pekerjaan Daftar aktifitas yang perlu ditindak lanjuti penyedia barang dan jasa

3 Nomor RFQ Nomor dari proses pengadaan 0017/RFQ/61/05-2014

4 Subyek Pekerjaan Uraian singkat proses pengadaan Pengadaan Lampu Sorot Miniatur Rumah Hello Kitty

5 Pembukaan Registrasi

Waktu dimulainya pendaftaran penyedia barang dan jasa untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan

6 Penutupan Registrasi Waktu berakhirnya pendaftaran penyedia barang dan jasa untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan

7 Pembukaan Penawaran

Waktu dibukanya penawaran sekaligus berakhirnya penerimaan penawaran dari penyedia barang dan jasa

8 Status Status dari proses pengadaan Belum Mendaftar

9 Proses Untuk memproses Undangan Pengadaan

10 Klik Nomor RFQ Untuk menampilkan informasi pengadaan sesuai dengan status nya

Selanjutnya akan muncul informasi pengadaan tersebut:

1

2



PENJELASAN: NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI

1 Judul Pengadaan Menjelaskan isi dari pengadaan

2 Item Pengadaan Menjelaskan item dan jumlah

3 Metode Pengadaan Metode pengadaan yang akan diterapkan dalam proses pengadaan ini

4 Schedule Pengadaan Informasi Jadwal pengadaan

5A Respon Penyedia barang dan jasa me respon undangan dari ANCOL, pilihannya adalah Daftar atau Tidak Ikut

5B Klik Kirim Untuk mengirimkan informasi mendaftar atau tidak mendaftar ke ANCOL

5C Klik Kembali Untuk Kembali Ke Menu Sebelumnya

5A

3

4

5B 5C



8. PROSES PENGIRIMAN PENAWARAN (QUOTATION)

Setelah melakukan pendaftaran, maka yang Anda lakukan adalah sesegera mungkin mengirimkan penawaran ke ANCOL. Silahkan pilih sub menu Daftar Pekerjaan.

PENJELASAN:


1 Status Status penyedia barang dan jasa dalam pengadaan tersebut

Belum mengirimkan penawaran

1A Proses Untuk memproses Pengajuan Pengadaan

Maka akan muncul dokumen penawaran yang harus dilengkapi oleh penyedia barang dan jasa.

1A 1



2

2B

2C 2D

2F

2G

2H

2A

2E

3

3A

4

3B

3C

4A

4B

4I

4H 4F

4E

4G

4C 4D

5 6




2 Penawaran

2A Nomor RFQ Nomor tender, klik untuk melihat detail pengadaan untuk melihat informasi pengadaan ini

2B Tipe penawaran Pilih tipe dari penawaran:

Tipe A: penawaran dari penyedia barang dan jasa sama dengan spesifikasi dan jumlah yang dibutuhkan ANCOL

Tipe B: penawaran dari penyedia barang dan jasa dengan jumlah yang sama dengan yang dibutuhkan ANCOL, namun berbeda spesifikasi

Tipe C: penawaran dari penyedia barang dan jasa berbeda dengan spesifikasi dan jumlah yang dibutuhkan ANCOL

2C Nomor penawaran Nomor penawaran dari penyedia barang dan jasa (sesuai dengan standard yang berlaku di setiap perusahaan penyedia barang dan jasa)

2D Nilai bid bond Jumlah jaminan penawaran (cek jumlah jaminan penawaran minimum di 4I).

2E Waktu pengiriman Jangka waktu pengiriman/pengerjaan 30.00

2F Masa berlakunya penawaran

Masa berlakunya penawaran 60 hari

2G Catatan

2H Upload Dokumen Total Upload Dokumen 5MB

3 Item Teknis Spesifikasi teknis bervariasi disesuaikan dengan jenis pengadaan

3A Deskripsi Spesifikasi teknis bervariasi disesuaikan dengan jenis pengadaan

3B Deskripsi Spesifikasi teknis bervariasi disesuaikan dengan jenis pengadaan

3C Deskripsi Spesifikasi teknis bervariasi disesuaikan dengan jenis pengadaan

4 Item Komersial

4A Deskripsi Vendor Deskripsi tambahan apabila penyedia barang dan jasa memilih Tipe B dan Tipe C untuk Quotation Type

4B QTY Jumlah yang bisa diberikan penyedia barang dan jasa kepada ANCOL apabila memilih Tipe C ntuk Quotation Type

4C UOM satuan dari penawaran penyedia barang dan jasa

4D Harga Satuan Pengalian antara jumlah dengan harga satuan



4E SubTotal Nilai total penawaran sebelum PPN

4F Total sebelum PPN Nilai total penawaran sebelum PPN

4G PPN Nilai PPN dari Penawaran

4H Grand TOtal Nilai total penawaran setelah PPN

4I Nilai bid bond minimum

Minimum nilai jaminan penawaran

5 Simpan Untuk menyimpan penawaran.

6 Kembali Kembali ke halaman sebelumnya

9. PROSES NEGOSIASI

Apabila penyedia barang dan jasa berada di urutan pertama dari usulan pemenang, maka penyedia barang dan jasa tersebut akan diundang untuk mengikuti proses negosiasi. Undangan untuk mengikuti proses negosiasi akan dimunculkan pada menu Ringkasan Pekerjaan (1) dan Negosiasi (1A).

atau pada menu Daftar Pekerjaan klik Proses (2) pada nomor pengadaan dengan status Negosiasi.

Selanjutnya akan muncul halaman untuk melakukan proses negosiasi.

1 1A

2




3 Edit Penawaran Setiap perubahan penawaran, penyedia barang dan jasa diwajibkan merubah penawaran

4 History Komentar Daftar pesan dari ANCOL ataupun penyedia barang dan jasa

5 Isi Komentar Anda Komentar penyedia barang dan jasa menanggapi pesan yang disampaikan ANCOL

6 Simpan Untuk mengirimkan pesan dari penyedia barang dan jasa ke ANCOL

7 Kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya

Untuk merubah penawaran, klik 3. Maka akan muncul dokumen penawaran dengan status Negotiation (8), lalu rubah dokumen penawaran sesuai dengan yang dinegosiasikan (5B), setelah itu klik simpan (10).

Proses negosiasi terus dilakukan sampai pihak menutup proses negosiasi.

4

6 7

5

3

8 9

10



10. STATUS AKHIR

Setelah proses negosiasi selesai, maka pihak ANCOL akan menunjuk pemenang pengadaan tersebut. Informasi ini dapat dilihat di sub menu Monitor (1) dimana status pengadaan(2). Untuk Melihat detail pengadaan klik lihat (3)

11. PROSES PENDAFTARAN LELANG

Khusus untuk pengadaan dengan metode lelang maka Biro Pengadaan ANCOL akan mengumumkan pengadaan tersebut melalui website ANCOL atau melalui aplikasi eProcurement. Untuk melihat/mendaftar sebagai peserta lelang, klik (1) dari halaman Login.

2

1



Kemudian akan muncul halaman yang menginformasikan lelang apa saja yang sedang diadakan di ANCOL.

PENJELASAN:


2 Nomor RFQ Nomor dari proses pengadaan (klik nomor untuk melihat informasi detail pengadaan ini)

2A No RFQ Nomor Pengadaan

2B Subyek Pekerjaan Judul Pekerjaan Yang di Lelang

2B Pembukaan Registrasi

Waktu dimulainya pendaftaran penyedia barang dan jasa untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan

1

2A 2B 2C 2D 2F

2E

2



2D Penutupan Registrasi Waktu berakhirnya pendaftaran penyedia barang dan jasa untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan

2E Status Status Proses lelang, Ketika Open maka Vendor bisa ikut daftar Lelang

2F Join Untuk Mendaftar Lelang

Langkah berikutnya penyedia barang dan jasa yang telah memiliki username dan password serta statusnya telah aktif dapat memasukkan Nama Pengguna, Kata Kunci dan Captca di halaman login, kemudian klik Login. Bagi penyedia barang dan jasa yang belum memiliki username dan password atau statusnya belum aktif harus melakukan registrasi terlebih dahulu (lihat penjelasan Modul Vendor Registration).

Kemudian akan muncul halaman yang menginformasikan bahwa Anda telah berhasil melakukan pendaftaran lelang tersebut (4). Apabila penyedia barang dan jasa ingin memasukkan penawaran klik OK(4A), kemudian di halaman login kembali masukkan username dan password. Lakukan prosedur memasukkan penawaran seperti penjelasan proses pengiriman penawaran.



12. MENGAJUKAN SANGGAHAN

Kepada peserta yang berkeberatan atas segala seuatu yang terkait dengan prosedur lelang diberikan kesempatan untuk mengajukan sanggahan secara on line melalui eProcurement, selambat-lambatnya dalam 10 (sepuluh) hari kerja setelah tanggal pengumuman pemenang lelang dengan ketentuan:

1. Peserta lelang hanya dapat mengajukan sanggahan atas pelaksanaan prosedur pelelangan.

2. Peserta lelang yang mengajukan sanggahan wajib menyetorkan uang jaminan sanggahan sebesar maksimal nilai jaminan penawaran (bid bond) atau pencairan jaminan penawaran (bid bond), termasuk mensyaratkan adanya pembuktian dari pihak yang menyanggah.

3. Uang jaminan sanggahan tersebut dikembalikan kepada penyanggah apabila sanggahannya terbukti benar dan apabila sanggahannya terbukti tidak benar, menjadi hak PT. Pembangunan Jaya Ancol, Tbk.

Untuk mengajukan sanggahan, peserta lelang bisa mengakses menu Manajemen Pengadaan (1) dan pilih sub menu Mengajukan Sanggahan (1A).

MENU MANAJEMEN KONTRAK Menu manajemen kontrak digunakan untuk:

1. Memonitor kontrak

2. Membuat permohonan dan memonitor adendum kontrak

4

4A

1

1A



3. Memperbaharui dan memonitor progress

4. Membuat dan memonitor tagihan

1. MONITOR KONTRAK

Penyedia barang dan jasa dapat memantau status dari setiap kontrak melalui sub menu monitor kontrak. Status lengkap mengenai monitor kontrak .

PENJELASAN:


1 Manajemen Kontrak

1A Kontrak Untuk memonitor kontrak berdasarkan kriteria tertentu

1B Tombol Lihat Untuk melihat detil informasi kontrak tersebut

1C No Pengadaan Nomor Proses Pengadaan

1D Nomor Kontrak Nomor Proses kontrak

1E Deskripsi Deskripsi pekerjaan pengadaan/kontrak tersebut

1F Jenis Kontrak Jenis kontrak

1G Tanggal Mulai Tanggal dimulainya kontrak

1H Tanggal Berakhir Tanggal berakhirnya kontrak

1I Nilai Nilai kontrak

1J Status Untuk mencari kontrak berdasarkan statusnya

Berikut detail informasi kontrak dengan status aktif:

1

1A

1B

1C 1I 1G 1E 1D 1F 1H 1J

2



PENJELASAN: NO FIELD KETERANGAN

2 Draft Kontrak Informasi umum mengenai kontrak tersebut

2A Deskripsi Pekerjaan Deskripsi pekerjaan pengadaan/kontrak tersebut

2B Jaminan Pelaksanaan Informasi mengenai jaminan pelaksanaan dari penyedia barang da jasa yang dikeluarkan oleh lembaga keuangan

2C Detail Item Informasi mengenai barang/jasa dari kontrak tersebut

2D Milestone Informasi mengenai tahapan penyelesaian pekerjaan

2E Termin Pembayaran Informasi mengenai proses termin pembayaran

2F Lampiran Lampiran dokumen kontrak

3 Kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya

3

2A

2B

2C

2D

2F

2E



2. MONITOR PROGRESS MILESTONE

Setelah penyedia barang dan jasa menyelesaikan pekerjaan terkait dengan pencapaian milestone tertentu, penyedia barang dan jasa dapat memproses nya melalui sub menu monitor progress milestone. Status lengkap mengenai monitor progress milestone .

3. UPDATE PROGRESS MILESTONE

Untuk memperbaharui progress kontrak.

1. Update progress work order untuk jenis kontrak Harga Satuan

2. Update progress termin pembayaran untuk jenis kontrak Rental Service

3. Update progress milestone untuk jenis kontrak Lumpsum

Yang dicontohkan disini adalah khusus untuk jenis kontrak Lumpsum. Untuk melakukan update milestone dapat dilakukan di sub menu Update Progress Milestone.


1A Update Progress Milestone

Untuk memilih nomor kontrak yang akan diperbaharui progressnya

1B Deskripsi Milestone Deskripsi dari milestone yang ada di kontrak tersebut

1C Persentase (%) Persentase dari milestone tersebut

1D Tanggal Batas terakhir penyelesaian milestone tersebut

1A

1B

1C 1D 1F 1E



1E Progress (%) Persentasi progress dari milestone

1F Proses Untuk memperbaharui progress dari setiap milestone

Kemudian akan muncul form untuk memasukkan detail progress dari penyedia barang dan jasa.

PENJELASAN:


2A Tanggal Progress Tanggal pembuatan progress

2B Persentase Pekerjaan Persentase pencapaian milestone tersebut

2C Deskripsi Progres Detail dari pencapaian milestone

2D Masukkan Komentar Catatan dari penyedia barang dan jasa untuk meminta persetujuan ke ANCOL

2E Simpan Untuk menyimpan progress update dan mengirimkan ke pengelola kontrak ANCOL

2F Kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya

Kemudian aplikasi akan memberikan informasi bahwa Progress Update berhasil di simpan dan saat ini menunggu persetujuan.

2A

2B

2C

2D

2E 2F



4. ADDENDUM KONTRAK

Apabila terdapat hal-hal yang membutuhkan perubahan isi kontrak, maka penyedia barang dan jasa dapat meminta persetujuan perubahan isi kontrak (addendum) dengan membuka sub menu Membuat Permohonan Addendum Kontrak dan klik proses untuk membuat addendum (1).

Kemudian akan terbuka form permintaan adendum kontrak:

1A

1B

1C

1




1A Deskripsi Kontrak Deskripsi pekerjaan pengadaan/kontrak tersebut

1B Deskripisi Perubahan Kontrak

Untuk menuliskan perubahan-perubahan yang diusulkan

1C Alasan Perubahan Kontrak

Untuk menuliskan alasan mengapa perlu dilakukan perubahan

1D Masukkan Komentar Untuk menuliskan komentar ataupun catatan terkait dengan permohonan perubahan kontrak

Mohon persetujuan addendum ...

1E Simpan Untuk menyimpan permohonan perubahan kontrak dan mengirimkannya ke pengelola kontrak ANCOL

1F Kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya

1D 1E 1F



5. MEMBUAT TAGIHAN

Setelah BASTP/B disetujui oleh pengelola kontrak ANCOL, penyedia barang dan jasa dapat membuat tagihan di sub menu Membuat Tagihan. Status lengkap mengenai tagihan.


1A Nomor Kontrak Nomor kontrak penagihan

1B Nomor Penagihan Nomor penagihan yang dibuat penyedia barang dan jasa

1C Rekening Bank Rekening bank penyedia barang dan jasa untuk keperluan transfer tagihan

2A Pilih BASTP/B Untuk memilih BASTP/B yang akan dimasukkan dalam tagihan

2B Tambah Data Untuk menambah BASTP/B lainnya

3 Masukkan Komentar Catatan dari penyedia barang dan jasa mengenai tagihan yang dibuat

3A Simpan & Kirim Untuk menyimpan berita acara dan mengirimkan ke ANCOL

3B Kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya

1A

1B

1C

2A

2B

3

3B 3A



MENU VENDOR PROFILE Menu profil vendor digunakan untuk:

1. View Profile

2. Edit Profile

1. VIEW PROFIL

Untuk menampilkan profil (data-data) perusahaan yang pernah di input sebelumnya dapat dilihat pada sub menu lihat profil. Penyedia barang dan jasa tidak dapat melakukan update pada sub menu ini.

2. EDIT PROFILE

Untuk memperbaharui profil perusahaan yang pernah di input sebelumnya dapat dilihat pada sub menu update profil. Tampilannya dan cara untuk memperbaharui profil tidak berbeda dengan pada saat melakukan registrasi awal. Yang membedakan adalah penyedia barang dan jasa harus memasukkan komentar di bagian Menu Komentar (1) terkait dengan pembaharuan yang dilakukan sekaligus meminta persetujuan ANCOL (2). Kemudian klik Simpan & Selesai (3).

1

2

3

END


END

modul vendor registration pendahuluan

Documents