modernização da gestão da oea visão geral para a caap: 15 julho 2014...
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Abordagem completa
Nove áreas de trabalho
Quatro etapas no tempo
Diversos temas sequenciados depois da Visão Estratégica e depois que um novo SG for nomeado em 2015
Four time phases
Several items sequenced after Strategic Vision, and after new SG appointed in 2015
Apresentação de hoje em quatro seções
Fundos específicos e liderança
Temas do atual orçamento para 2015
Temas de despesa de capital para 2015
Antecipando 2016 e além
Gestão dos fundos específicos (1)
Redução nos pequenos projetos de fundos específicos intensivos em gestão
Nº % US$ %
o 375 52% 0,0 0,0%até 50.000 154 21% 2.107.765 3,4%até 100.000 69 10% 5.107.227 8,2%até 200.000 56 8% 8.020.964 12,9%até 500.000 35 5% 10.549.994 17,0%
até 1.000.000 23 3% 15.401.080 24,8%Mais de 1.000.000 10 1% 20.989.031 33,8%
TOTAL 722 100% 62.176.061 100,0%
PROJETO REALIZAÇÃO
CUSTO MÉDIO
Gestão dos fundos específicos (2)
Criação de “cestas” de fundos específicos: a OEA desenha um programa e diversos doadores contribuem
Tomar o modelo MAPP, aplicá-lo à CIDH e, depois, às missões de observação eleitoral
Benefícios de administração simplificada, mais eficiência, melhores resultados
Certo grau de destinação ainda possível em um modelo híbrido
Treinamento da liderança
Deve haver prioridade para um orçamento de treinamento reformulado
Existe uma lacuna de administração intermediária na organização que cria um risco no longo prazo
Os funcionários de nível P1-P4 com menos de 10 anos de OEA são os menos envolvidos, de acordo com a pesquisa de pessoal. Mas eles representam o futuro
Despesa corrente versus de capital
Despesa corrente é“A despesa com itens que são consumidos ou duram apenas um período limitado de tempo”- Manutenção, salários, viagens, CPRs, treinamento, avaliações, auditorias
Despesa de capital é “O valor gasto para adquirir ou atualizar ativos produtivos, como edifícios, equipamentos e software, a fim de aumentar capacidade ou a eficiência para além de um período contábil” - Reformas de prédios, equipamentos de videoconferência e computador, atualizações de software, conversão para novos sistemas de RH ou contábeis
Independência do Inspetor-Geral
Fortalecer o Escritório do IG Supervisão por uma comissão de
auditoria externa, em conformidade com padrões globais
Expandir o papel da Junta de Auditores Externos para incluir as funções da comissão de auditoria externa
Avaliação
A avaliação é uma responsabilidade básica e uma função do desempenho
Atualmente, somente financiada por alguns doadores de fundos específicos
Mais eficiente quando subcontratada do que quando conduzida por equipe interna
A ênfase da avaliação deve estar no aprendizado e na melhoria, e não no controle
Reformulação do orçamento de treinamento
A OEA precisa de um orçamento de treinamento
A prioridade mais importante identificada na pesquisa de pessoal
Necessária para a implementação de todas as melhorias do processo empresarial
Inclui temas como treinamento em ética, recomendado pelo BEA, e orientação básica para os novos funcionários
Equilíbrio de receitas e despesas Três conjuntos de medidas recomendados
acarretarão novas despesas significativas: Fortalecimento do Escritório do Inspetor-Geral Função de avaliação Orçamento de treinamento reformulado
Proposta de provimento de fundos adicionais por meio de três medidas importantes Remoção do desconto por pagamento
antecipado Aplicação mais estrita dos custos diretos Aumento da RCI a partir de 2016
Desconto por pagamento antecipado
Claramente atendeu a uma necessidade em um momento de problemas de fluxo de caixa crítico
Mas ao “custo” de cerca de US$5,5m para a OEA desde 2000
US$533.000 descontados em 2013 Recomendado pelo BEA Precisa da aprovação na AG
Extrordinária
Custos diretos
Atualmente, os custos diretos estão sendo debitados a menos
A definição de custos diretos é ampla e sua aplicação, subjetiva
Tanto as equipes do programa como os doadores dos fundos específicos desejam manter os custos diretos baixos, mas com isso se escondem os custos reais e se taxa significativamente o Fundo Ordinário
Recuperação dos custos indiretos
As taxas atuais de 11% e 12% não refletem os custos reais
É preciso financiar os custos do Inspetor-Geral e de avaliação, atualmente não custeados
Propor aumento no padrão de 13% das Nações Unidas para todos os novos acordos em vigor em 2016
Propor também a introdução de um mínimo de RCI para os pequenos projetos
Possíveis reduções de despesas
Limitar o número de funcionários participantes de reuniões internacionais
Reduzir a frequência de certas reuniões internacionais e realizar um número maior delas virtualmente
Negociar divisão do aluguel com os Estados sede de todos os escritórios nacionais; e/ou
Compartilhar aluguel dos escritórios nacionais com outras organizações interamericanas
Adiar novos mandatos até os custos e os recursos de financiamento serem totalmente identificados
Repensar o número e tamanho de relatórios para os Estados membros ao que eles precisam
Plano de Capital da OEA 2015-2018
Um plano de capital abrange Medidas de capital de longo prazo, como
reformas de prédios e manutenção adiada
Uma vez a cada década, medidas excepcionais, como os custos de transição do SG e reposição do fundo de reserva; e
Medidas de modernização que incluem sistemas de TI, contabilidade de exercício, reforma de compras e modernização da gestão de RH
Modernização das medidas de capital
A atualização da TI é a base da modernização e simplificação em três outras áreas Conversão para a contabilidade de
exercício Simplificação de compras Gestão moderna de recursos humanos
No total, serão necessários cerca de US$8m, dos quais US$4m para TI e US$1,5m para contabilidade de exercício (IPSAS não plenas)
Cartões corporativos de compras: US$15
Recursos humanos Cortes sucessivos deixaram lacunas
críticas e expuseram a OEA Iniciar com Visão Estratégica Depois, desenho organizacional Depois, análise das capacidades e das
lacunas Exame da classificação Adaptação das pessoas às tarefas
Processo de 3-4 anos, inclusive atualização do quadro regulatório de recursos humanos
Antecipar outros temas para além de 2015
Novo sistema de cotas Quatro opções
Nenhuma mudança Fixar a contribuição dos EUA em cerca de
US$49m e 49%, e aumentar as restantes até US$100m
Deixar o orçamento total em US$83m, reduzir a cota dos EUA para 49% e aumentar as restantes até US$83m
Deixar todas as contribuições, menos a dos EUA, em US$34m, reduzir a dos EUA para 49% e reduzir o orçamento total para US$66m
Gestão da mudança A mudança é sempre desconfortável A mudança deve ser administrada
ativamente Ter um plano (com base em uma visão clara Comunicar para envolver Implementar (por meio de empoderamento) Monitorar o andamento e ajustar
Equipe de implementação Ombudsman da modernização da gestão