modeliranje is
DESCRIPTION
IS280TRANSCRIPT
IS280 - Analiza i projektovanje sistema
Lekcija 03
I N I C I R A N J E P R O J E K TA
Svetlana Cvetanović
PRIRUČNIK ZA STUDENTE
1
Copyright © 2010 – UNIVERZITET METROPOLITAN, Beograd. Sva prava
zadržana. Bez prethodne pismene dozvole od strane Univerziteta
METROPOLITAN zabranjena je reprodukcija, transfer, distribucija ili memorisanje
nekog dela ili čitavih sadržaja ovog dokumenta., kopiranjem, snimanjem,
elektronskim putem, skeniranjem ili na bilo koji drugi način.
Copyright © 2010 BELGRADE METROPOLITAN UNIVERSITY. All rights reserved.
No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system or
transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying,
recording, scanning or otherwise, without the prior written permission of Belgrade
Metropolitan University.
IS280 - Analiza i projektovanje sistema
Lekcija 03
INICIRANJE PROJEKTA
Svetlana Cvetanović
Poglavlje 1 Iniciranje projekta
UVOD
U ovoj lekciji načućemo sledeće:
U prvom koraku razvoja novog projekta, poznatom kao iniciranje projekta,
menadžeri, osoblje, prodavci i sistem analitičari treba da sagledaju mogućnost
unapređenja postojećeg poslovanja. Ideja za izgradnju novog sistema ili
unapređenje postojećih često proizilazi iz potrebe za primenu novih tehnologija, ali
razumevanje novih tehnologija ima sekundarni značaj u odnosu na razumevanje
njegovih poslovanja ciljeva.
Iniciranje projekta počinje kada neko u organizaciji (sponsor projekta)
identifikuje neku poslovnu korist koja se može steći korišćenjem informacionih
tehnologija. Najvažnija aktivnost tokom iniciranja projekta je izrada studija
izvodljivosti koje mogu biti tehničke, organizacione i ekonomske.
Lekcija 03: Iniciranje projekta
4
Poglavlje 2 Iniciranje projekta
KADA SE VRŠI INICIRANJE PROJEKTA?
Kada neko u organizaciji identifikuje neku poslovnu korist koja
se može steći korišćenjem informacionih tehnologija.
U prvom koraku razvoja novog projekta, menadžeri, osoblje, prodavci i sistem
analitičari treba da sagledaju mogućnost unapređenja postojećeg poslovanja .
Ideja za izgradnju novog sistema ili unapređenje postojećih proizilazi iz primene
novih tehnologija, ali razumevanje novih tehnologija ima sekundarni značaj u
odnosu na razumevanje njegovih poslovanja ciljeva.
Ova ideja može da služi kao opšte mesto, ali na nesreću mnogi projekti su započeti
bez jasnog razumevanja kako informacioni sistem može da unapredi poslovanje.
Problem leži u ranoj fazi SCLD-a, ukoliko se malo pažnje posveti identifikovanju
poslovnih vrednosti i razumevanju rizika koje mogu nastati uvođenjem sistema.
To ne znači da tehnički orijetisani stručnjaci ne treba da iniciraju nove projekte.
Idealna situacija i za inženjere i za poslovne ljude je da rade zajedno kako bi
pronašli način da tehnologija podrži poslovne potrebe.
Na taj način organizacija može da iskoristi postojeće raspoložive tehnologije
obezbeđujući da se projekti baziraju na realnim poslovnim ciljevima kao što su
povećanje prodaje, unapređenje servisa korisnicima, smanjenje operativnih
troškova.
Generalno, projekat je skup aktivnosti sa tačkom početka i završetka koje imaju
zadatak da kreiraju sistem koji će firmi doneti neku vrednost. Iniciranje projekta
počinje kada sponsor projekta identifikuje poslovnu korist koja se može steći
korišćenjem informacionih tehnologija
Predloženi projekat se opisuje tehnikom koja se zove zahtev sistema koji se
podnosi komitetu za odobrenje projekta na razmatranje. Komitet odobrava
zahtev projekta i na bazi dobijenih informacija donosi odluku o tome da li će
u taj prelog investirati ili ne. Ako je odluka pozitivna, sledeći korak je analiza
izvodljivosti.
Poglavlje 2: Iniciranje projekta
5
ZA ŠTA SE KORISTI STUDIJAIZVODLJIVOSTI?
Za dobijanje vise detalja o rizicima uvođenja novog sistema;
Uključuje tehničku, ekonomsku i organizacionu izvodljivost.
Tehnička izvodljivost je fokusirana na pitanje da li sistem može biti izgrađen imajući
u vidu rizike koje postoje vezano za familijarnost korisnika i analitičara sa
funkcionalnim oblasima koje se dešavaju u organizaciji, poznavanju tehnologija i
veličinu projekta.
Ekonomska izvodljivost daje odgovor na pitanje da li sistem treba graditi. Ona
uključuje cost-benefit analizu troškova razvoja, operativnih troškova, vidljivih i
nevidljivih troškova i dobiti.
Organizaciona izvodljivost ocenjuje koliko će dobro sistem biti prihvaćen od strane
korisnika i moći da se inkorporira u buduće operacije organizacije.
Kada se završi studija izvodljivosti, ona se predaje komitetu na odobrenje
zajedno sa prerađenim zahtevom sistema. Komitet odlučuje da li će odobriti
projekat, odbaciti ga ili odložiti do pojave nekih novih tehnoloških
mogućnosti.
U procesu izbora projekta, izimaju se u obzir svi projekti i komitet za odobravanje
projekta na bazi više faktora donosi odluku o projektima koji će biti realizovani.
Lekcija 03: Iniciranje projekta
6
Poglavlje 3 Identifikacija projekta
POSLOVNI ZAHTEVI SISTEMA
Pretstavljaju funkcionalnost koju informacioni sistem treba da
obezbedi
Prilikom Identifikacije projekta se na bazi poslovnih potreba generišu poslovni
zahtevi sistema. Zahtevi pretstavljaju ono što informacioni sistem treba da
radi, ili funkcionalnost koju treba da sadrži. U ovoj fazi, oni se objašnjavaju
na vrlo viskom nivou tako da komitet za odobrenje i projektni tim razumeju šta
firma može da očekuje od finalnog sistema. Poslovni zahtevi su karakteristike ili
mogućnosti koje treba obuhvatiti informacionim sistemom kao što su skupljanje
porudžbina kupaca, ili mogućnost dobavljača da prime facture. Sponzor projekta
treba da na osnovu toga ima ideju o poslovnim vrednostima koje će sistem
proizvesti, na vidljiv ili nevidljiv način.
U ovoj fazi mogu učestvovati: različite organizacione jedinice ili njeni članovi
uključujući i top menadžment, komitet za odobrenje projekta, menadžeri zaduženi
za vođenje pojedinih funkcija poslovanja, razvojne grupe, najiskusniji informatičari.
Karakteristike projekata zavise od njihovih potencijalnih predlagača. Tako je kod
projekata koje identifikuju top menadžeri, najčešće naglašen strateški aspekt
organizacije
Projekti koje identifikuju upravni komiteti imaju funkcionalni aspekt, dok projekti
identifikovani od strane individualnih odeljenja ili poslovnih jedinica – imaju
narativni, taktički aspekt. Dominantna karakteristika projekata koje identifikuju
razvojne grupe je mogućnost integracije postojećeg hardevera sa predloženim
projektom.
Drugi aspekti, kao što su cena projekta, trajanje, složenost, rizici, takođe zavise
od predlagača projekta. Projekti koje identifikuje top menadžment i različiti upravni
komiteti se nazivaju top-down projekti dok se ostali nazivaju bottom-up projekti.
U ovoj fazi, zahtevi sistema se objašnjavaju na vrlo viskom nivou tako da
komitet za odobrenje i projektni tim razumeju šta firma može da očekuje od
finalnog sistema.
U generisanju zahteva sistema učestvuju različite organizacione jedinice ili njeni
članovi uključujući i top menadžment, komitet za odobrenje projekta, menadžeri
Poglavlje 3: Identifikacija projekta
7
zaduženi za vođenje pojedinih funkcija poslovanja, razvojne grupe, najiskusniji
informatičari
3.1 ZAHTEV SISTEMA
ŠTA OPISUJE ZAHTEV SISTEMA?
Poslovne razloge za izgradnju novog sistema i vrednost koju
treba ostvariti njegovim uvođenjem.
Zahtev sistema uključuju pet elemenata:
• sponsora projekta,
• poslovne potrebe,
• poslovne zahteve,
• poslovnu vrednost i
• specifična pitanja
što je prikazano na slici 3.1.1.
Sponzor pretstavlja osobu koja će služiti za kontakt a poslovne potrebe
pretstavljaju razlog za uvođenje projekta. Poslovni zahtevi se odnose na poslovne
mogućnosti koje sistem treba da ima a poslovna vrednost opisuje koristi koje
organizacija može da očekuje od sistema. Specifična pitanja su uključena u
document kako bi se obuhvatile i druge informacije koje treba razmatrati u sklopu
projekta. Na primer, projekat treba završiti do utvrđenog datuma.
Kompletirani zahtev sistema se daje komitetu na odobrenje. Komitet pregledava
document i na bazi dobijenih informacija donosi inicijalnu odluku o tome da li će
projekat ići u dalju razradu ili ne. Sledeći korak je analiza izvodljivosti.
Lekcija 03: Iniciranje projekta
8
Slika 3.1.1: Zahtev sistema
3.2 ANALIZA IZVODLJIVOSTI
FAKTORI ANALIZE IZVODLJIVOSTI
Tehnička, ekonomska i organizaciona izvodljivost
Na osnovu analize izvodljivosti organizacija odlučuje da li ide ili ne u realizaciju
projekta. Analiza izvodljivosti takođe identifikuje značajne rizike koje projekat nosi
a koji moraju biti rešeni ukoliko se projekat odobri. U najvećem broju slučajeva
analiza izvodljivosti uključuje: tehničku izvodljivost, ekonomsku izvodljivost i
organizacionu izvodljivosti.
Rezultati ove tri tehnike se kombinuju u document koji se naziva studija izvodljivosti
koji se na kraju inicijalizacije projekta daje na odobrenje komitetu za odobrenje slika
1.
Poglavlje 3: Identifikacija projekta
9
Slika1: Faktori analize
izvodljivosti
3.3 TEHNIČKA IZVODLJIVOST
FAKTORI TEHNIČKE IZVODLJIVOSTI
Proces ocenjivanja mogućnosti organizacije da konstruiše
predloženi sistem
Ova analiza uključuje ocenu o tome koliko razvojni tim razume hardver, softver
i operativno okruženja koje će se koristiti kao i ocenu veličine i kompleksnosti
sistema i iskustva projektantskog tima sa sličnim sistemima. Važno je napomenuti
da su svi projekti skopčani sa rizikom i da rizik nije nešto što obavezno treba
izbeći. Kako organizacije obično očekuju veći povraćaj investicija od projekata
sa većim rizikom, precizno sagledavanje izvora i tipova tehničkih rizika je veoma
važno sredstvo za ocenjivanje projekta . Količina tehničkog rizika koja se vezuje za
projekte se sastoji od četiri primarna faktora:
• veličine projekta,
• strukture projekta,
• iskustva razvojnog tima u oblasti aplikacija i tehnologije i
• iskustva razvojnog tima u razvojnim projektima sistema.
U zavisnosti od ovih faktora, primenjuju se četiri opšta pravila:
1. Veliki projekti su riskantniji od malih projekata
2. Sistemi u kojima je zahteve moguće lakše dobiti i potpuno struktuirati biće
manje riskantni od onih gde su zahtevi neuredjeni, pogrešno struktuirani,
pogrešno definisani ili su predmet ocene jedne individue.
3. Razvoj sistema u kojem se koriste poznate, standardne tehnologije biće
manje riskantan od onih koji upošljavaju nove nestandardne tehnologije.
4. Projekat je manje riskantan ukoliko je razvojni tim blizak sa procesom
razvoja sistema, nego ako to nije.
Lekcija 03: Iniciranje projekta
10
3.4 EKONOMSKA IZVODLJIVOST
EKONOMSKA ANALIZA-ODREDJIVANJE KORISTI
Određivanje korusti pretstavlja jednu od tehnika za
izračunavanje ekonomske analize
Svrha ekonomske izvodljivosti (koja se često spominje kao cost-benefit analiza) je
identifikovati finansijsku korist i cenu razvojnog projekta.
Ovde su predstavljene dve tehnika za izračunavanje cost-benefit analize:
• Odredjivanje koristi projekta
• Odredjivanje troškova projekta
Odredjivanje koristi (project benefit) koje se postižu projektom: IS-om se mogu
proizvesti mnoge koristi za organizaciju; npr novi ili renovirani IS može da
automatizuje monotone poslove, smanji greške, omogući inovativne servise za
korisnike i dobavljače, unapredi organizacionu efikasnost, brzinu, fleksibilnost i
moral. Generalno, koristi se mogu sagledati kao: vidljive i nevidljive.
Vidljive koristi se odnose na stavke koje mogu biti merljive novcem ili na neki
drugi način. Primeri merljivih koristi su smanjenje troškova personala, niži troškovi
transakcija ili veće granice profita. Većina merljivih aktivnosti se može podvesti pod
jednu od sledećih kategorija:
• smanjenje troškova,
• smanjenje grešaka,
• povećanje fleksibilnosti,
• povećanje brzine izvršenja aktivnosti,
• unapredjenje procesa planiranja i kontrole,
• otvaranje novih tržišta i povećanje mogućnosti prodaje.
Nevidljive koristi se odnose na stavke koje se ne mogu lako meriti novcem. One
mogu imati direktne organizacione koristi, kao što su podizanje morala zaposlenih,
ili mogu imati šire socijalne implikacije kao što je smanjenje resursa.
EKONOMSKA ANALIZA-ODREDJIVANJE TROŠKOVA
Pretstavlja drugu tehniku za za izračunavanje ekonomske
analize.
IS može takodje imati vidljive i nevidljive troškove.
• Vidljivi troškovi se odnose na stavke koje se mogu lako meriti novcem ili na
neki drugi način. Iz perspektive razoja IS-a, vidljivi troškovi mogu biti troškovi
hardevera, rada i operacioni troškovi koji uključuju obuku zaposlenih.
• Nevidljivi troškovi se ne mogu lako meriti i njime može biti obuhvaćen gubitak
morala ili zadovoljstva radnika ili operativna neefikasnost.
Svi troškovi i koristi se mogu podeliti u troškove razvoja i operativne troškove.
Poglavlje 3: Identifikacija projekta
11
• Troškovi razvoja su oni merljivi troškovi koji se javljaju za vreme konstrukcije
sistema, kao što su plate projektnog tima, troškovi hardevera i softera, obuka,
oprema za kancelarije itd. Razvojni troškovi se javljaju samo jedanput.
• Operativni troškovi su oni merljivi troškovi koji se javljaju za vreme rada
sistema kao što su plate operativnog tima, nadoknade za softverske licence,
dogradnju opreme. Operativni troškovi se tretiraju kao dolazeći troškovi.
KORACI U VRŠENJU COST BENEFIT ANALIZE
Postoji pet osnovnih koraka
Najvažniji koraci u vršenju cost benefit analize su:
1. Identifikovati koristi i troškove: Izlistati vidljive troškove i korsiti projekta
2. Odrediti vrednosti koristi i troškova: Zajedno sa poslovnim korisnicima i
IT profesionalcima ustanoviti vrednost svakog troška ili koristi. Ukoliko je
moguće, vrednovati i nevidljive troškove
3. Odrediti Cash Flow: Projektovati troškove i koristi koji će biti ostvareni za
određeni period vremena, najčešće tri do pet godina.
4. Utvrditi povraćaj sretstava: Izračunati koliko će novca organizacija dobiti
kao povraćaj investicija u novi projekat.
5. Odrediti Break-Even tačku: Naći prvu godinu u kojoj će sistem ostvariti
veće koristi od troškova. To će pomoći u razumevanju koliko je dugo
vremena potrebno pre nego što sistem kreira realnu vrednost za
organizaciju
Formalna cost benefit analiza obično sadrži troškove i dobiti za određeni period
vremena (tri do pet) i pokazuje tokove novca (cash flow) za taj period (vidi sliku
3.4.1.)Slika 3.4.1: Ekonomska analiza
izvodljivosti
Lekcija 03: Iniciranje projekta
12
3.5 ORGANIZACIONA IZVODLJIVOST
DVA NAČINA ZA PPROCENU ORGANIZACIONEIZVODLJIVOSTI
Utvrditi koliko će se dobro ciljevi projekta uklopiti sa poslovnim
ciljevima; Sprovesti analizu sejkholdera.
Zadnja tehnika koja se koristi u studiji izvodljivosti je organizaciona izvodljivost
sistema koja treba da pokaže kako će sistem biti prihvaćen od strane korisnika
i inkorporiran u buduće poslovanje organizacije. Postoji mnogo organizacionih
faktora koji mogu imati uticaja na projekat, i programeri znaju da organizaciona
izvodljivost može biti najteža dimenzija izvodljivosti koju treba uraditi.
Jedan od načina da se proceni organizaciona izvodljivost projekta je razumeti
koliko će se dobro ciljevi projekta uklopiti sa poslovnim ciljevima. Dostizanje
strateških ciljeva (Strategic alignment) je poređenje između strategije projekta i
strategije organizacije – što se bolje mogu postići straeški ciljevi, manji je rizik da
projekat ne zadovolji organizacionu izvodljivost.
Drugi način da se postigne organizaciona izvodljivost jeste da se sprovede analiza
sejkholdera. Stejholder je osoba, grupa ili organizacija na koje novi informacioni
sistem ima uticaja. Generalno, najvažniji srejkholder novog sistema su
sponzori projekta, korisnici sistema i menadžment organizacije. Ali ponekad
sistem utiče takođe i na druge sejkholdere.
Kada sponzori projekta podrže sistem na dnevnoj osnovi, menadžment sistema
treba da takođe podrži projekat. Podrška od strane menadžmenta će naterati i
ostatak organizacije da veruje da će se sistemom postići vrednost koja će doprineti
da neophodni resursi postanu raspoloživi. Menadžment treba da ohrabruje ljude
u organizaciji da koriste sistem i da prihvate promene koje će nastati uvođenjem
sistema.
Treća važna grupa sejkholdera su korisnici sistema koji će koristiti sistema kada
se on instalira u organizaciji. Vrlo često korisnici se sa projektnim timom susreću
na početku projekta i kasnije nestaju sve dok se sistem ne kreira. U tavoj situaciji,
finalni projekta vrlo retko zadovoljava očekivanja i potrebe onih koji treba da ga
koriste jer se potrebe menjaju. Kako bi bili sigurni da da će finalni sistem biti
prihvaćen i korišćen, korisnici treba da budu prisutni za vreme trajanja čitavog
projekta.
Poglavlje 3: Identifikacija projekta
13
Poglavlje 4 Izbor projekta
KAKO SE VRŠI IZBOR PROJEKTA?
Komitet razmatra vrednost projekta ispitujući poslovne potrebe
i rizike. Tokom izbora se prave kompromisi tj. organizacija neke
projekte odbacuje da bi mogla da prihvati druge.
• Pošto se završi analiza izvodljivosti, komitet za odobrenje projekta odlučuje
da li će dozvoliti dalji rad na projektu ili ga ugasiti. Komitet razmatra vrednost
projekta ispitujući poslovne potrebe i rizike izgradnje sistema (prikazane u
studiji izvodljivosti).
• Pre izbora projekta, komitet razmatra projekat i iz poslovne perspective –
uzima u obzir portfolio svih projekata u organizaciji. Takav način upravljanja
projektima se zove upravljanje portfolijom. Upravljanje portfolijom uzima u
obzir različite vrste projekta koje postoje u organizaciji – velike i male, visokog
i niskog rizika, strateške i taktičke.
• Postoje različiti načini za klasifikaciju projekta kao što su: veličina projekta,
troškovi, svrha, dužina, rizik, povraćaj investicija itd.
Dobar portfolio može sačinjavati skup različitih projekata koji zadovoljavaju potrebe
organizacije. Komitet deluje kao menadžer portfolija koji ima za cilj da maksimizira
cost/benefit performance i druge važne faktore projekta u svom portfoliju.
Komitet za odobravanje projekata mora da bude selektivan i pri dodeljivanju
resursa, jer organizacija ima ograničeni budžet. To podrazumeva pravljenje
kompromisa što znači da organizacija od nekih projekata mora da odustane da bi
mogla da prihvati druge i omogući da njen portfolio bude dobro balansiran. Ukoliko
postoje npr, tri skupa projekta, koji su pri tom vrlo rizični, verovatno da će od njih
biti izabran samo jedan.
Takođe, mogu postajati sistemi koji na nivou projekata imaju dobru poslovnu
perspektivu, ali ne pokazuju iste rezultate na organizacionom nivou. Projekti mogu
podržavati važne poslovne potrebe samo jednog dela kompanije: oni takođe neće
biti izabrani. To se može desiti iz vise razloga – kompanija nema dovoljno novca
u svom budžetu, u organizaciji se dešavaju određene vrste promena (npr.
implementira se sistem na nivou čitave organizacije, sličan ERP-u), sistem se ne
podudara sa sadašnjom ili budućom strategijom kompanije itd.
Lekcija 03: Iniciranje projekta
14
Poglavlje 5 Vežba: Slučaj izučavanja
IDENTIFIKACIJA PROJEKTA I ZAHTEVSISTEMA
U okviru slučaja izučavanja će koncepti identifikacije projekata,
zahteva sistama i studije izvodljivosti biti primenjeni na
kompaniju CD Selections
Identifikacija projekta i zahtev sistema
U CD Selections-u, svi potencijalni IT projekti se pregledaju i odobravaju od strane
komiteta za vođenje projekata koji se sastaje kvartalno. Ovaj komitet ima
predstavnike kako iz IT-a, tako i iz ostalih poslovnih jedinica. Za Margaret prvi
korak predstavlja izrada zahteva sistema koji prezentira komitetu. Margaret ga
priprema koristeći template za pravljenje zahteva sistema. Margaret je i sponzor
ovog zahteva, dok se poslovne potrebe mogu definisati kao povećanje prodaje i
pružanje bolje usluge kupcima u maloprodaji. Obratite pažnju na to da se potrebe
ne odnose na tehnologiju ( na primer potreba nije “unapređenje web strane” ).
Fokus se stavlja na poslovne aspekte: prodaju i usluge korisnika.
Primer template-a dat je u nastavku:
ZAHTEV SISTEMA
Sponzor projekta, poslovne potrebe, poslovni zahtevi, poslovna
vrednost, specijalne stavke i ograničenja
Sponzor projekta: Margaret Mooney, potpredsednik marketina
Poslovne potrebe: Projekat se započinje kako bi se došlo do novih internet
kupaca i kako bi se kroz internet podršku poboljšale usluge postojećim kupcima.
Poslovni zahtevi: Koristeći Web, kupci treba da budu u stanju da pretražuju
proizvode i da pronađu maloprodajne objekte u kojima se ovi proizvodi nalaze.
Poglavlje 5: Vežba: Slučaj izučavanja
15
Takođe, trebalo bi im omogućiti da rezervišu proizvode koji se nalaze u radnjama ili
da budu u mogućnosi da naruče proizvode koji se ne nalaze u radnjama.
Funkcionalnosti koje sistem treba da ima su: pretraga celokupnog inventara za
prodaju kompanije CD Selections, identifikovanje maloprodajnih objekata koji imaju
proizvode na stanju, rezervisanje proizvoda u maloprodajnom objektu i određivanje
vremena kada se proizvodi mogu isporučiti, naručivanje proizvoda koji se ne nalaze
u radnjama, potvrđivanje da se narudžbina može primiti I određivanje datuma kada
će proizvod biti na zalihama
Poslovne vrednosti: Očekuje se da CD Selections povećati prodaju tako što
će smanjiti takozvane “izgubljene” prodaje koje se dešavaju usled nedostatka
proizvoda na zalihama i tako što će se kroz prisustvo na internet, pridobiti novi
kupci. Očekuje se da će poboljšane usluge smanjiti broj žalbi primljenih od kupaca,
jer se 50% ukupnih žalbi odnosi na nedostatak proizvoda na zalihama. Takođe
CD Selections bi trebalo da ostvari korist I od povećanog zadovoljstva kupaca i
veće prepoznatljivosti Brenda, što će uslediti usled stalnog prisustva kompanije na
internetu.
Procena je da će kompanija dobiti: 750.000$ od prodaje ostvare od novih mušterija,
1.875.000$ od prodaje od strane postojećih mušterija, 50.000$ od strane prodaje
proizvoda kupcima koji naručuju proizvode koji se ne nalaze na zalihama.
Specijalne stavke i ograničenja: Marketing odeljenje ovaj system vidi kao
strateški. Njime će se ostvariti dodatna vrednost i služiće kao proof-of-concept za
sledeće internet vezane projekte. Primera radi, u budućnosti CD Selections će
svoje proizvode prodavati I direktno putem interneta. Sistem bi trebao da bude
potpuno funkcionalan do praznične sezone sledeće godine
KOMENTARI VEZANI ZA ZAHTEV SISTEMA
Zahtevi sistema se mogu prokomterisati na sledeći način:
Za sada su poslovni zahtevi opisani na veoma visokom nivou detalja. U ovom
slučaju vizija zahteva koju ima Margaret uključuje mogućnost da maloprodajni
objekti pronađu nove kupce. Konkretno, mušterija treba da bude u mogućnosti da
pretražuju proizvode preko interneta, da pronađe maloprodajni objekat u kojem se
proizvod nalazi, da rezerviše proizvod i da naruči proizvod koji nije na zalihama.
Poslovne vrednosti opisuju kako će zahtevi uticati na poslovanje. Internet je “vruća”
tema, tako da Margaret očekuje da će internet poboljšati prepoznatljivost
kompanije među kupcima. Procenjivanje konkretnih ostvarenih vrednosti
uvođenjem novog sistema je mnogo teže. Ona definitivno očekuje da će internet
naručivanje poboljšati promet u radnjama, međutim koliko?
Margaret je odlučila da svojim zaposlenima da da urade istraživanje tržišta kako
bi saznali koliko kupaca ne obavi kupovinu zato što u prodavnici nema proizvoda
Lekcija 03: Iniciranje projekta
16
koji oni žele. Saznali su da radnje gube oko 5% ukupne prodaje zbog nedostatka
određenih proizvoda. Ove cifre su Margaret dali informaciju o tome koliko će se
prodaja povećati od strane postojećih kupaca, ali ne I koliko će novih mušterija
privući ovaj sistem.
Procenjivanje ostvarenog prihoda od novih internet mušterija nije bio jednostavan
posao. Jedan od načina je bio korišćenje nekog od standardnih modela za
predviđanje prodaje novih proizvoda koji se koriste u CD Selections-u.
Maloprodajni objekti imaju prosešno milion dolara prihoda godišnje, zavisno od
lokacije i od ostalih faktora koji utiču na lokaciju ( blizina univerziteta, prosečan
prihod okruga, populacija…. ). Margaret je procenila da će efekat kreiranja novog
web site-a imati sličan efekat kao i otvaranje nove prodavnice. Ovo bi značilo da bi
mogao da se ostvari prihod od oko milion dolara, nakon određenog vremena rada
web site-a.
Zajedno sa prihodima od postojećih mušterija i uz prihode ostvarene od novih
mušteria prodaja bi iznosila oko 3.5 miliona dolara. Margaret je napravila
pesimistične i optimistične procene tako što je ovu cifru smanjila i povećala za
25%. Na osnovu ovoga, vrednost prodaje bi mogla da iznosi od 2.625.000$ do
4.375.000$. Pošto je Margaret pesimistična, odlučila je da u svoj zahtev za
sistemom uključi pesimistične procene.
STUDIJA IZVODLJIVOSTI
Radjena je na osnovu zahtev sistema koji je prethodno
odobren od strane komiteta
Kada su Margaret i njen tim završili sa zahtevom sistema prosledili su ga komitetu
za upravljanje projektima kako bi se o njemu diskutovalo na sledećem sastanku.
Kada se komitet sastao ovaj zahtev je prošao i projekat naručivanja preko interneta
je postavljen na listu projekata. Stariji sistem analitičar Alek Adams je određen da
pomogne Margaret u sprovođenju studije izvodljivosti. Alek ima značajno iskustvo
sa sistemima koje CD Colections koristi za prodaju i distribuciju, i iskusan je
korisnik Web-a i često je donosio korisne sugestije za unapređenje web site-a
kompanije.
Alek i Margaret su naporno radili tokom sledećih nedelja na kreiranje studije
izvodjlivosti. Studija izvodljivosti je bila na 10 strana i imala je prateću
dokumentaciju. U nastavku je data kratak zaključak iz studije izvodljivosti koji su
kreirali Margaret i Alek.
Poglavlje 5: Vežba: Slučaj izučavanja
17
TEHNIČKA IZVODLJIVOST
Sistem internet naručivanja je izvodljiv sa tehničke strane,
mada postoje rizici
Rizik CD Selections-a, vezan za stepen familijarnosti sa aplikacijama za online
naručivanje je veliki:a.
• Marketing odeljenje ima malo iskustva sa internet marketingom i prodajom;
• IT odeljenje je odlično upoznato sa postojećim sistemima za naručivanje u
kompaniji, međutim nije radilo sa Web baziranim sistemima za naručivanje
• Na tržištu postoje stotine kompanija koje imaju aplikacije za onlajn naručivanje
Rizik kompanije vezan za familijarnost sa tehnologijama je srednji:
• IT odeljenje se do sada, za razvijanje Web okruženja oslanjalo na
konsultantske firme i ISP.
• IT odeljenje je postepeno učilo Web tehnologije kroz održavanje web site-a.
• Razvojni alati i proizvodi vezani za razvoj komercijalnih web aplikacija su
dostupni na tržištu, mada IT odeljenje nema iskustva sa njima.
d. Postoji veliki broj konsultanata koji su spremni da rade na ovom projektu
Veličina projekta se smatra srednje rizičnom:
• Projektni tim će uklučivati manje od 10 ljudi
• Neophodno je učešće poslovnih korisnika
• Vreme rada na projektnu ne sme premašiti jednu godinu, zbog roka koji je dat
za prazničnu sezonu, a po mogućstvu bi trebao biti značajno manje
Kompatibilnost sa postojećom infrastrukturom bi trebala biti dobra. Trenutni sistem
za naručivanje je klijent-server sistem kreiran na Open standardima. Moguće je
kreiranje web interfejsa.
• Maloprodajni objekti već naručuju proizvode onlajn
• Internet infrastruktura je već postavljena u svim maloprodajnim objektima i u
sedištu kompanije
• c.ISP bi trebalo da promeni svoje usluge kako bi se uključio i novi sistem za
naručivanje
EKONOMSKA IZVODLJIVOST
Pokazala da sistem internet naručivanja ima dobre izglede da
doprinese poslovanju kompanije
Urađena je Cost-benefit analiza. Konzervativni pristup pokazuje da sistem internet
naručivanja ima dobre izglede da doprinese poslovanju kompanije:
• Povećanje prihoda kroz 3 godine – 229 %
• Totalni benefit od sistema nakon tri godine: 3.5 miiona $
• Sistem će se isplatiti nakon 1.32 godine
Lekcija 03: Iniciranje projekta
18
Nemerljive prednosti i troškovi
• Poboljšanje u zadovoljstvu korisnika
• Bolje prepoznavanje brenda
Izveštaj iz ekonomske analize izvodljovisti je dat na sledećoj slici 5.1:Slika 5.1. Ekonomska analiza
izvodljivosti
ORGANIZACIONA IZVODLJIVOST IDODATNI KOMENTARI
Sa organizacione strane ovaj projekat ne predstavlja veliki rizik
Organizaciona izvodljivost: Sa organizacione strane ovaj projekat ne predstavlja
veliki rizik. Cilj sistema, povećanje prodaje, je dobro usklađen sa ciljem
menadžmenta o povećanju prodaje. Pomeranje ka internetu takođe se slaže sa
ciljevima marketinga.
Poglavlje 5: Vežba: Slučaj izučavanja
19
Dodatni komentari:
• Marketing odeljenje vidi ovaj sistem kao strateški sistem. Internet sistem će
dodati vrednost postojećem poslovnom modelu i služiće kao proof-of-concept
za sledeće internet projekte.
• Trebalo bi uzeti u obzir angažovanje konsultanta sa iskustvom u sličnim
projektima
• Trebalo bi angažovati nove ljude koji će raditi na novom sistemu.
IZBOR PROJEKTA
Projekat internet naručivanja se najviše poklapao sa ciljevima
menadžmenta, a ispunjavao je sve uslove vezane za ciljeve
poslovanja
Komitet za upravljanje projektima se sastao i razmatrao je projekat internet
naručivanja zajedno sa još dva druga projekta, jedan koji je predlagao uvođenje
intraneta u kompaniju, i drugi koji je predlagao uvođenje elektronskih info kioska u
prodavnice kako bi se kupci lakše upoznali sa ponudom u određenoj prodavnici.
Na žalost budžet je omogućavao odabir samo jednog projekta i kako se projekat
internet naručivanja najviše poklapao sa ciljevima menadžmenta, a ispunjavao sve
uslove vezane za ciljeve poslovanja, troškove, itd., ovaj projekat je izabran za dalji
razvoj.
Lekcija 03: Iniciranje projekta
20
Poglavlje 6 Zakljucak
REZIME
Šta smo naučili?
Danas IT imaju mnogo značajniju ulogu u poslovanju od one koju su imale pre
nekoliko godina jer pretstavljaju nove izazove i mogućnosti za poslovanje
organizacija i njihov menadžment.
Vrednost informacionog sistema za neki biznis, kao i odluka da se investira u
novi informacioni sistem je velikim delom definisana nivoom do kojeg će sistem
biti u stanju da poboljša donošenje poslovnih odluka, omogući finansije za
vođenje poslovnih procesa ili dovede do veće profitabilnosti firme. Veza između
informacionog sistema i organizacije za koju se projektujuje je veoma važna pa
je ovoj temi posvećena posebna pažnja.
Proučavanje informacionih sistema predstvlja multidiscuiplinarno područje koje
se bazira na tehničkim I bihevioralnim naukama. Iako informacioni sistemi
stvaraju nove mogućnosti i za firme i za pojedince oni su i izvor novih problema
i predstavljaju izazove za mnoge menadžere.
Da bi neko bio u stanju da efikasno koristi informacione sisteme treba da zna
i njihove mogućnosti kao i eventualne probleme koji mogu nastati njihovom
primenom a o kojima je bilo reči u ovom predavanju.
Poglavlje 6: Zakljucak
21