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La base de datos está desarrollada bajo el diseño relacional. Como herramienta apoya la captura y el fácil
manejo de la información recolectada en campo. Su estructura está basada en Tablas, Consultas e
Informes; los cuales proporcionan de una forma clara, concisa y dinámica la información requerida.
El presente texto ofrece las bases para la utilización y modificación de la información dentro de la base de
datos; así como la extracción y exportación de la misma de forma dinámica y sencilla.
Abriendo la base de datos.
La base de datos se localiza en la
carpeta LT Consulting la cual se
encuentra en la ubicación que haya
seleccionado al extraer el archivo
LT_Consulting.zip
Dentro se localizan carpetas y
archivos complementarios, con la
información fuente tomada en
campo.
Para abrir la base de datos
selecciona el archivo Base de Datos LT Consulting dándole doble clic ó seleccionando el archivo y
presionando la tecla Enter (Requiere tener instalado Microsoft Access 2007™) Figura 1.
Pantalla Inicial de la Base de Datos
Botones para captura de encuestas
Cierra Panel de Control
Tablas,
Consultas,
Informes y
Formularios
Cierra Base de Datos
Archivo de la
Base de Datos
Figura 1
Figura 2
2
Conociendo la base de datos.
La pantalla inicial (Figura 2) nos presenta del lado
derecho el panel de control con el cual podemos
capturar la información recolectada en las encuestas
(Únicamente para agregar nuevos datos. Figura
derecha).
En la parte izquierda de la pantalla podemos encontrar un menú deslizable donde se encuentran las
tablas, consultas, informes y formularios
almacenados dentro de la base de datos.
Modificando la base de datos.
Las bases de datos como su nombre lo dice, almacena información de forma estructurada para que su
manipulación sea de forma sencilla y semiautomática, por medio de tablas, formularios y consultas.
También permiten crear y editar informes detallados en los que la información se ordena, filtra y agrupa
de un modo que permite obtener conclusiones del análisis de los datos para tomar decisiones bien
fundadas.
Para modificar o almacenar datos en una tabla se requiere abrir en forma de vista de hoja de datos, esto se
logra dando doble clic sobre la tabla a modificar o abriendo el submenú con el botón secundario del mouse
sobre la tabla y seleccionando la opción abrir (Figura 4).
Figura 3
Figura 4
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La información como cualquier otro activo es de vital importancia, es por eso que se debe tener ciertas
precauciones en su manejo, modificación y resguardo.
Al abrir cualquier tabla de la base de datos (Figura 5) esta se encuentra en condiciones de ser manipulada
de cierta forma que se puede añadir, modificar o eliminar información directamente sin necesidad de
guardar los cambios al cerrar la tabla o base de datos.
De forma sencilla se puede añadir o modificar información en las tablas por medio de formularios los cuales
se encuentran prediseñados en el caso de capturas de gran cantidad de datos para facilitar la misma y
evitar confundir los registros ya capturados; en este caso se definieron formularios de captura para las
tablas de Chilpancingo y Veracruz (Figura 6).
Figura 5
Figura 6
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La estructura básica de la base de datos son las tablas, pues en ellas se encuentra la información que es
manipulada para la obtención de datos específicos; las tablas incluidas en la base de datos son:
Chilpancingo. Se encuentra capturada la información extraida de las encuestas realizadas en el
municipio de Chilpancingo, Guerrero (Figura 6).
Veracruz. Se encuentra capturada la información extraida de las encuestas realizadas en el
municipio de Veracruz, Veracruz.
Mobile. En esta tabla se encuentran las clasificaciones de vehículos dependiendo del tipo de uso,
peso , combustible y emisiones contaminantes; de acuerdo a Mobile6.
Mobile Inventario Descripción
HDDBT Autobuses Diesel Transit and Urban Buses
LDGV Automóvil Light-Duty Gasoline Vehicles (Passenger Cars)
LDGT1 Combis Light-Duty Gasoline Trucks 1 (0-6,000 lbs. GVWR, 0-3,750 lbs. LVW)
HDDV5 Mayor 3 1/2 D Class 5 Heavy-Duty Diesel Vehicles (16,001-19,500 lbs. GVWR)
HDGV5 Mayor 3 1/2 G Class 5 Heavy-Duty Gasoline Vehicles (16,001-19,500 lbs. GVWR)
LDDT3 Menor 3 1/2 D Light-Duty Diesel Trucks 3 and 4 (6,001-8,500 lbs. GVWR)
LDGT3 Menor 3 1/2 G Light-Duty Gasoline Trucks 3 (6,001-8,500 lbs. GVWR, 0-5,750 lbs. ALVW)
LDGT3P Menor 3 1/2 P Light-Duty Gasoline Personal Trucks 3 (6,001-8,500 lbs. GVWR, 0-5,750 lbs. ALVW)
HDGV3 Microbuses Class 3 Heavy-Duty Gasoline Vehicles (10,001-14,000 lbs. GVWR)
MC Motocicletas Motorcycles (Gasoline)
LDGT2 Pick up Light-Duty Gasoline Trucks 2 (0-6,000 lbs. GVWR, 3,751-5,750 lbs. LVW)
LDDT34 Pick up D Light-Duty Diesel Trucks 3 and 4 (6,001-8,500 lbs. GVWR)
LDGV1 Taxi Light-Duty Gasoline Vehicles (Passenger Cars)
HDDV8B Tractocamiones Class 8b Heavy-Duty Diesel Vehicles (>60,000 lbs. GVWR)
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Caracterizacion_vialidad. Se encuentra conformada por las vialidades representativas de cada
municipio investigado, diferenciándose por un Id conformado por los datos de localización de
entidades federativas y municipios de INEGI, con una terminación abreviando el nombre de la
vialidad (Guerrero – 12 Chilpancingo – 029 Entidad – 0001 Vialidad –ALC; Veracruz – 30
Veracruz – 193 Entidad – 0001 Vialidad – ALC).
Aforos. En ésta se encuentra capturado un resumen de la información recabada en las vialidades
que cubrían ciertos criterios para el estudio vehícular por medio de equipo especializado, en las
ciudades seleccionadas. Al igual que la caracterización vehicular se encuentra diferenciada por un
Id conformado por los datos de localización de entidades federativas y municipios de INEGI con
una terminación abreviando el nombre y el sentido de la vialidad.
Caracterizacion_vehicular. Compuesta por un resumen de los tipos de vehículos que transitaban en
las vialidades previamente seleccionadas como representativas del municipio, manejado en
porcentajes en total de vehículos por tipo. Al igual que la caracterización vehicular se encuentra
diferenciada por un Id conformado por los datos de localización de entidades federativas y
municipios de INEGI con una terminación abreviando el nombre de la vialidad y el punto de
referencia.
Velocidades Autotap. Se encuentran capturados en forma de resumen los datos estadísticos de los
recorridos en vehículo realizados con el equipo de diagnóstico de vehículos “AutoTap™”
representando los datos como tipo de vialidad, distancia recorrida, velocidad media, máxima,
mínima, percentiles y el hipervínculo hacia el archivo fuente generado por el “AutoTap™”. Al
igual que la caracterización vehicular se encuentra diferenciada por un Id conformado por los
datos de localización de entidades federativas y municipios de INEGI con una terminación
abreviada para evitar duplicidad de datos.
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Switchboard Items. Tabla de almacenamiento del panel de control.
Objetos no relacionados. Se incluyen tablas, módulos de lenguaje Visual Basic™, macros e informes
que no tienen relación con alguna de las tablas anteriores o que están basadas en varias tablas o
consultas.
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Exportando Información.
Para el manejo eficiente de la información se puede exportar (enviar la información a otro formato de
archivo, este puede ser Microsoft Word™, Microsoft Excel™, archivo de texto plano, documento html entre
otros formatos disponibles).
Para ello, sólo se tiene que seleccionar una de las opciones que se
encuentran en la sección Exportar de la pestaña Datos Externos del
menú superior.
Estos comandos permiten copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de la
base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.
Para utilizar esta opción sólo se selecciona el objeto y entonces ejecutar el comando Exportar.
Podemos indicar el nombre que tendrá el archivo de destino y también elegir en qué tipo de formato lo
vamos a exportar .
En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de Microsoft Word™ o Microsoft Excel™
podremos marcar la opción Exportar datos con formato y diseño. Tambien podemos marcar la opción
de abrir el archivo destino para empezar a modificar o utilizar la información exportada.
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Al terminar aparece la opción de guardar los pasos efectuados al exportar para repetir rapidamente la
operación sin utilizar el asistente.
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Creación de Informes.
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La
diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar
o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y
sacar totales por grupos.
Para crear un informe podemos utilizar la sección Informes que se encuentra
en la pestaña Crear.
Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando
los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la
mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después
sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta
unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del
informe.
Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la
tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.
Explicaremos a continuación la forma de crear un informe utilizando el asistente.
El asistente para informes. Para arrancar el
asistente para informes hacer click en el botón
Asistente para informes que puedes ver en la
imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente
En esta ventana nos pide introducir los campos a
incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de
donde seleccionará los datos del cuadro
Tablas/Consultas, éste será el origen del
informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos
y luego elegir como origen del informe esa consulta.
A continuación seleccionamos los campos haciendo click sobre el campo para seleccionarlo y click sobre el
botón o simplemente doble click sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón
y el campo se quita de la lista de campos
seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez
haciendo click sobre el botón o deseleccionar
todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón
.
A continuación pulsamos el boton Siguiente> y
aparece la siguiente figura.
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En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros
que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo,
en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.
Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual
queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la
zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo, encima
aparece un grupo por población, y encima un grupo por código postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer click sobre la cabecera correspondiente al grupo para
seleccionarlo y pulsar el botón .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia
arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botón podemos refinar el agrupamiento.
Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y
por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de
grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el
cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la
primera letra, las dos primeras, etc. Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.
Una vez que tenemos los niveles de agrupamiento
definidos hacemos click en el botón Siguiente> y
pasamos a la siguiente ventana.
En esta pantalla podemos elegir ordenar los
registros por hasta cuatro campos de ordenación.
Seleccionamos el campo por el que queremos
ordenar los registros que saldrán en el informe, y
elegimos si queremos una ordenación ascendente o
descendente, para elegir una ordenación
descendente hacer clic sobre el botón Ascendente
y pasará a ser Descendente.
Podemos elegir un tipo de ordenación diferente en los distintos campos de ordenación.
En opciones de resumen, podemos elegir la forma en que
se van a resumir los datos, estos pueden ser en forma de
sumatoria, promedio, máximo o mínimo, mostrando
detalles y resumen o solo resumen.
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Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botón Siguiente> y aparece la siguiente ventana:
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución.
En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página,
se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción.
A continuación pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana donde elegimos el estilo que queremos
dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access™. Seleccionando un estilo
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla
del asistente para informes:
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del
informe, este título también será el nombre asignado al
informe.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado
del informe preparado para la impresión
o bien
Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde
podremos modificar el aspecto del informe.
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Creación de Formularios.
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o
consulta.
Para crear un formulario tenemos varías opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista
diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que
queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en
la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario
creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el
diseño de un formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del
formulario.
Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la
tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos.
Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente.
El asistente para formularios.
Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opción Asistente para formularios que puedes
ver en la imagen anterior y aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas, este
será el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta
para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.
A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre
el botón o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos
seleccionados.
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Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o deseleccionar todos los
campos a la vez haciendo clic sobre el botón .
Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente
pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.
A continuación pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana:
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que
tiene definidos Access™. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá
el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla
del asistente para formularios:
En esta ventana el asistente nos pregunta el título
del formulario, este título también será el nombre
asignado al formulario.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir
entre:
Abrir el formulario para ver o introducir
información o Modificar el diseño del
formulario.