microsoft project 2010 - crx.in.rscrx.in.rs/up/ms_project_2013.pdf · 0 microsoft project 2010...
TRANSCRIPT
0
Microsoft Project 2010
Osnovne upute Ove upute su namijenjene samo studentima
Visoke škole za informacijske tehnologije
Predmet:
Vođenje projekata i dokumentacije mr.sc. Milorad Nikitović, dipl.ing.
2013
Edmond Krusha, spec.ing.techn.inf. Visoka škola za informacijske tehnologije
21.2.2013.
Sadržaj
1. Uvod ................................................................................................................................................ 7
1.1. MS Project povijest verzija ...................................................................................................... 8
1.2. Kompatibilnost sa starim verzijama ........................................................................................ 8
2. Microsoft Project osnove ................................................................................................................ 9
2.1. Što je to projekt? ..................................................................................................................... 9
2.2. Što je to Projektni tim? .......................................................................................................... 10
2.3. Kreiranje projekta u MS Projectu. ......................................................................................... 10
3. Početak rada s MS Projectom........................................................................................................ 11
3.1. Alatna traka za brzi pristup .................................................................................................... 12
3.2. Traka ...................................................................................................................................... 13
3.3. Grupe ..................................................................................................................................... 13
3.4. Naredbe ................................................................................................................................. 13
3.5. Oznaka prikaza ...................................................................................................................... 13
3.6. Prečice prikaza i klizač uvećanja ............................................................................................ 13
3.7. Statusna linija ........................................................................................................................ 14
4. Izrada projektnog plana na osnovu šablona .................................................................................. 15
4.1. Kako se prebaciti u neki drugi prikaz ..................................................................................... 15
4.2. Pregled izvještaja ................................................................................................................... 17
4.3. Vizualni izvještaji ................................................................................................................... 19
4.4. Izrada novog projektnog plana i određivanje datuma početka ............................................ 22
4.5. Određivanje neradnih dana ................................................................................................... 23
4.6. Unos svojstava projekta ........................................................................................................ 24
5. Izrada liste zadataka ...................................................................................................................... 26
5.1. Unos aktivnosti ...................................................................................................................... 27
5.2. Organizacija zadataka u faze ................................................................................................. 31
5.3. Povezivanje susjednih zadataka ............................................................................................ 31
5.4. Povezivanje ne susjednih zadataka ....................................................................................... 33
5.5. Unos bilješke ......................................................................................................................... 34
5.6. Unos hiperveze ...................................................................................................................... 36
5.7. Provjera trajanja projekta i drugi statistički podaci............................................................... 38
5.8. Cjelokupno trajanje projekta u prikazu Gantt Chart ............................................................. 40
6. Postavljanje resursa ....................................................................................................................... 42
6.1. Raspoloživost resursa ............................................................................................................ 42
6.2. Određivanje radnih resursa ................................................................................................... 43
6.3. Određivanje materijalnih resursa .......................................................................................... 44
6.4. Određivanje cijene resursa .................................................................................................... 45
6.5. Podešavanje radnog vremena za pojedine resurse............................................................... 47
7. Dodjeljivanje resursa zadacima ..................................................................................................... 48
8. Tiskanje i formatiranje plana ......................................................................................................... 49
9. Praćenje projekta .......................................................................................................................... 54
9.1. Snimanje baznog plana .......................................................................................................... 54
9.2. Praćenje projekta prema rasporedu ..................................................................................... 56
9.3. Unošenje realnih vrijednosti u zadaće .................................................................................. 57
10. Zaključak .................................................................................................................................... 59
Literatura ............................................................................................................................................... 60
Slike
Slika 1: Planiranje projekta ...................................................................................................................... 9
Slika 2: Glavni izbornik ........................................................................................................................... 11
Slika 3: Elementi prozora MS Projecta .................................................................................................. 12
Slika 4: Odabir praznog dokumenta ...................................................................................................... 15
Slika 5: Prvi način prikaza ...................................................................................................................... 16
Slika 6: Drugi način prikaza .................................................................................................................... 17
Slika 7: Opis načina pristupa izvještajima .............................................................................................. 18
Slika 8: Primjer izvještaja - Resource (work) ......................................................................................... 19
Slika 9: Kreiranje izvještaja - Visual Reports .......................................................................................... 20
Slika 10: Visual Reports - otvaranje Excel predloška ............................................................................. 21
Slika 11: Primjer izvještaja – Resource Remaining Work Report .......................................................... 21
Slika 12: Datum početka projekta ......................................................................................................... 22
Slika 13: Određivanje neradnih dana .................................................................................................... 23
Slika 14: Unos svojstava projekta .......................................................................................................... 24
Slika 15: Svojstva projekta ..................................................................................................................... 25
Slika 16: Radna površina MS Projecta ................................................................................................... 26
Slika 17: Način pristupa dijaloškom okviru - Timescale ......................................................................... 27
Slika 18: Unos aktivnosti ........................................................................................................................ 28
Slika 19: Dijaloški okvir za detaljne postavke ........................................................................................ 29
Slika 20: Postavljanje vremenskih vrijednosti ....................................................................................... 29
Slika 21: Prikaz miljokaza ....................................................................................................................... 30
Slika 22: Organizacija zadataka u faze ................................................................................................... 31
Slika 23: Povezivanje zadatka I dio ........................................................................................................ 32
Slika 24: Povezivanje zadatka II dio ....................................................................................................... 33
Slika 25: Povezivanje ne susjednih zadataka ......................................................................................... 34
Slika 26: Unos bilješke ........................................................................................................................... 35
Slika 27: Unos bilješke – primjer ........................................................................................................... 36
Slika 28: Unos podataka hiperveze ....................................................................................................... 37
Slika 29: Primjer unesenih podataka za hipervezu ................................................................................ 38
Slika 30: Pristup dijaloškom okviru – Project Information .................................................................... 39
Slika 31: Statističke informacije ............................................................................................................. 39
Slika 32: Pristup opciji Zoom ................................................................................................................. 40
Slika 33: Pristup opciji Entire Project ..................................................................................................... 41
Slika 34: Određivanje radnih resursa .................................................................................................... 43
Slika 35: Određivanje materijalnih resursa ........................................................................................... 44
Slika 36: Prikaz unosa radnih i materijalnih resursa .............................................................................. 45
Slika 37: Primjer unosa cijene koštanja jednog od resursa ................................................................... 46
Slika 38: Podešavanja radnog vremena za pojedine resurse ................................................................ 47
Slika 39: Dodjeljivanje resursa zadacima ............................................................................................... 48
Slika 40: Prije uređenja Gantt Charta .................................................................................................... 49
Slika 41: Poslije uređenja Gantt Charta ................................................................................................. 49
Slika 42: Izgled projekta prije tiskanja ................................................................................................... 50
Slika 43: Izvještaji ................................................................................................................................... 51
Slika 44: Izvješće proračuna .................................................................................................................. 52
Slika 45: Ispis sažetka projekta .............................................................................................................. 53
Slika 46: Snimanje baznog plana ........................................................................................................... 54
Slika 47: Tablica Variance ...................................................................................................................... 55
Slika 48: Ažuriranje projekta ................................................................................................................. 56
Slika 49: Izgled projekta sa završenim zadaćama .................................................................................. 57
Slika 50: Izvršenje zadaće 100 % ........................................................................................................... 58
Slika 51: Izvršenje zadaće 63 % (nakon unosa stvarno realiziranog vremena za ovu zadaću) .............. 58
Tablice
Tablica 1: Odnos između aktivnosti ....................................................................................................... 32
Objašnjenje nekih pojmova:
Actual Stvarni podatci Advanced Napredan Assign Resources Dodjela resursa Baseline Izvorni plan Change Working Time Promjena radnog vremena Constraint Ograničenje Custom Fields Prilagođena polja Deadline Krajnji rok Duration Vremenski raspon Fully allocated U potpunosti dodijeljen Gantt chart view Prikaz Gantt Chart-a
Lag time Vremenski odmak – postavlja se između dvije aktivnosti i pozitivnog je karaktera
Lead time Vremensko preklapanje – postavlja se između aktivnosti i negativnog je karaktera
Link Veza između aktivnosti Link tasks Poveznica zadataka Milestone Aktivnost koja nema trajanje - događaj Phase Faza Planning Planiranje Predecessor Prethodnik Project summary task Sažeti prikaz zadaće projekta Report Izvještaj
Resource Resursi – pridružuju se aktivnostima, a mogu biti ljudski, materijalni i slično
Split Podijeliti
Task Aktivnost koja ima svoj početak, trajanje, ime …npr.: strojna obrada
Text to display Tekst za prikaz Time Scale Vremenski okvir Timeline Vremenska linija Tracking Praćenje Variance Odstupanje View Prikaz Work resources Radni resursi Workspace Radni prostor Work breakdown structure
Strukturna raščlamba poslova
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 7
1. Uvod
MS Project proizvod je tvrtke Microsoft i dio je proširenog MS Office paketa
namijenjen vođenju projekata. Korisničko sučelje je intuitivno i većim dijelom poznato
korisnicima aplikacija MS Word i Excel. Naredbe su organizirane u menijima, a one
češće korištene lako su dostupne preko trake s alatima. Naravno, korisničko sučelje
svaki korisnik može prilagoditi sebi i svom načinu rada.
MS Project, kao i neki drugi proizvod, u manjoj ili većoj mjeri omogućuje jednostavno
i učinkovito planiranje zadataka, dodjeljivanje resursa potrebnih za izvršavanje
zadataka, traženje optimalnih rješenja u odnosu na više resursa, praćenje provedbe
proizvodnih zadataka ili projekta, rješavanje problema, dijeljenje informacija i
kreiranje potrebnih izvještaja.
Zašto koristiti MS Project? Zato jer su njegove osnovne značajke i prednosti sljedeće:
Izrađuje mrežu, gantograme, kalendar i putokaze,
povezuje zadatke, resurse i troškove,
utvrđuje kritični put,
priprema razne izvještaje,
pomaže u svim aspektima upravljanja projektom,
koristi se za bolje razvijanje plana,
proračunate su projekcije pouzdanije,
jednostavno omogućava „igranje“ različitim simulacijama, lako testiranje „što
ako“ scenarija kako bi se pronašlo optimalno rješenje plana,
olakšava priopćavanje plana drugima,
olakšava praćenje napredovanja i troškove projekta,
promjenom vanjskih utjecaja omogućuje lako prilagođavanje plana i
uočavanje posljedica.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 8
Pri tome ne treba zaboraviti da je svaki programski paket, pa tako i MS Project,
koristan i kompletan samo onoliko koliko su točni uneseni ulazni podaci!
MS Project se može nabaviti u dvije verzije: Standard i Professional. Osnovna razlika
između navedenih inačica je mogućnost rada u mreži i sinkronizacije podataka
pomoću poslužitelja kod profesionalne verzije.
1.1. MS Project povijest verzija
95, 98, 2000, 2002, 2003, 2007 i 2010 Korisnici u najvećem broju koriste verzije 2003 i 2007.
1.2. Kompatibilnost sa starim verzijama
Projekti napravljeni u starim verzijama MS Projecta (od 2000 do 2007) se mogu bez
posebnih konverzija otvarati i mijenjati u verziji 2010. Projekti napravljeni u verziji
2010 nisu čitljivi u starim verzijama, ukoliko prethodno nisu pomoću naredbe
Save AS, sačuvani u odgovarajućem formatu
U odnosu na prošlu verziju 2007, verzija 2010 donosi razne novosti od kojih je
svakako najveća novost upotreba novog sučelja. Osim novog sučelja, postoje razni
korisni dodaci, koji u osnovi ne mijenjaju drastično mogućnosti MS Project-a, ali
svakako doprinose ubrzavanju općenitog rada.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 9
2. Microsoft Project osnove
2.1. Što je to projekt?
Projekt je ciljano usmjerena, jednokratna, relativno nova i kompleksna namjera
međusobno povezanih aktivnosti, čije je trajanje vremenski ograničeno. Realizacija
aktivnosti, kao i samog projekta u cjelini, povezana je sa korištenjem resursa
(materijalnih, ljudskih, financijskih), te zahtjeva timski rad i posebno organiziranje i
vođenje. Projekt je posao koji ima svoj početak i kraj (faktor vrijeme), unaprijed
definirani rezultat (količina posla) sa zadanim nivoom kvalitete (izvršenje) i proračun
(troškovi).
Nekoliko primjera projekta:
– Selidba firme na novu lokaciju
– Razvoj nove softverske aplikacije
– Adaptacija prostora u kući
– Uspostavljanje mreže računala u nekoj firmi
Start
Planiranje
Rad i kontrola
Svojstva i performanse
Ok?
Projekt je gotov?
Kraj
Ne
Ne
Da
Da
Da
Slika 1: Planiranje projekta
Planiranje nije jednokratni događaj, jer
nema projekta koji traje točno prema
planu. Planove treba redovito revidirati.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 10
2.2. Što je to Projektni tim?
Projektni tim je skupina individualnih osoba, odabranih iz različitih funkcijskih
područja poduzeća ili vanjskih suradnika, eksperata na području potrebnom za
rješavanje projektnog zadatka. Čelne osobe projekta:
• Izvršni direktor – čelna osoba odjela ili organizacije za koju se projekt izvodi.
• Voditelj projekta (project manager) – organizira rad na projektu, odabire
kompetentne osobe, nadzire rad.
• Projektanti – eksperti na jednom od područja obuhvaćenog projektom.
• Projektni sponzor, uz voditelja projekta i projektni tim, ima presudnu ulogu u
ispunjenju projektnih ciljeva. U praksi je sponzor obično netko iz vrhovnog
vodstva, a u slučaju da se radi o jako velikom projektu, to često bude i sam
generalni direktor.
2.3. Kreiranje projekta u MS Projectu.
U MS Projectu važno je definiranje datuma početka projekta, definiranje
radnog vremena projekta, definiranje aktivnosti projekta, definiranje resursa
(materijala, radnih kapaciteta strojeva i ljudi), dodjeljivanje resursa
aktivnostima i definiranje ovisnosti aktivnosti.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 11
3. Početak rada s MS Projectom
Pokretanje Microsoft Projecta počinje pomoću gumba Start . Nakon toga se
otvara Glavni izbornik. Na glavnom izborniku odaberemo All Programs, nakon toga
odaberemo opciju Microsoft Office, zatim opciju Microsoft Project 2010, klikom
miša pokrećemo program.
Slika 2: Glavni izbornik
Ako na glavnom izborniku nije vidljiv Microsoft Project, kliknite na Svi programi (All
programs), zatim odaberite Microsoft office. Nakon odabira Microsoft office,
kliknite desnom tipkom i dobit ćete novi prozor. Nakon toga možete odabrati dvije
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 12
mogućnosti. Zalijepiti ikonu Microsoft Project na traku (PIN to taskbar) ili na Start
meni (PIN to Start menu).
Ako je MS Project pokrenut ispravno, dobit ćete sljedeći izgled ekrana:
Slika 3: Elementi prozora MS Projecta
3.1. Alatna traka za brzi pristup
Alatna traka za brzi pristup sadrži skup naredbi koje najčešće koristimo, te se može
prilagoditi potrebama korisnika. U alatnu traku za brzi pristup možete dodati gumbe
po vlastitoj želji, te je pomaknuti iznad i ispod vrpce. Desnim klikom miša na vrpcu,
otvarate opciju pomicanja alatne trake iznad ili ispod vrpce.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 13
3.2. Traka
Traka je tako organizirana, da nam pomogne kod pisanja i uređivanja dokumenta, te
brzom pronalaženju i odabiru naredbi. Naredbe su organizirane u kartice i grupe.
Pojedine kartice možemo vidjeti odmah na ekranu, dok su neke kartice sakrivene te
do njih možemo doći po potrebi. Traku također možemo promijeniti prema vlastitoj
potrebi ili minimizirati kako bi oslobodili više mjesta na ekranu.
3.3. Grupe
Grupe ima svaka traka, one su skup srodnih naredbi.
3.4. Naredbe
Naredbe su konkretna svojstva koja se koriste za kontrolu Projecta. Neke se
naredbe izvršavaju trenutno, a neke otvaraju nove prozore, odnosno okvire za
dijalog. Stavljanjem kursora na naredbu dobit ćete opis naredbe.
3.5. Oznaka prikaza
S obzirom da Project sadrži mnogo prikaza ona nas jednostavno podsjeća na izbrani
aktivni prikaz i nalazi se na rubu lijeve strane.
3.6. Prečice prikaza i klizač uvećanja
Dobra strana ove mogućnosti je brzo prebacivanje iz jedne u drugi, češće korišteni
prikaz. Na prikaz djelujete s klizačem uvećanja.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 14
3.7. Statusna linija
Statusna linija nalazi se na dnu dokumenta i daje informaciju o stanju dokumenta
koji radimo. Statusna linija ima više mogućnosti koje možemo uključiti i isključiti
desnim klikom miša na statusnu traku.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 15
4. Izrada projektnog plana na osnovu šablona
Iz kartice File odaberite New, nakon toga dobit ćete sljedeći izgled ekrana:
Slika 4: Odabir praznog dokumenta
Ako ste sigurni da želite prazni dokument iz dostupnih predložaka (Available
Templates), kliknite na Blank project i nakon toga odaberite gumb Create.
4.1. Kako se prebaciti u neki drugi prikaz
Postoje dva načina:
1. View Other Views More Views 'Željeni prikaz' Apply
2. Task Gantt Chart More Views 'Željeni prikaz' Apply
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 17
Slika 6: Drugi način prikaza
4.2. Pregled izvještaja
MS Project sadrži dvije vrste izvještaja: liste koje su namijenjene za tiskanje i
vizualne izvještaje koje možete poslati u programe Excel i Visio.
Iz kartice Project u grupi Reports odabrat ćemo naredbu Reports, nakon odabira
pojavit će se dijaloški okvir Reports, prikazujući šest ponuđenih kategorija izvještaja
koji su dostupni u MS Projectu. Odabrat ćemo kategoriju Custom i pritisnuti gumb
Select.
Nakon odabira dobit ćemo dijaloški okvir Custom Reports, iz ponuđene liste
odabiremo Resource (work) i nakon toga odabiremo gumb Select.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 18
Ovakav izvještaj predstavlja kompletnu listu resursa raspoloživih u ovom ili nekom
drugom Projectu.
Slika 7: Opis načina pristupa izvještajima
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 19
Slika 8: Primjer izvještaja - Resource (work)
4.3. Vizualni izvještaji
Iz kartice Project u grupi Reports odabrat ćemo naredbu Visual Reports, nakon
odabira pojavit će se dijaloški okvir prikazujući listu unaprijed definiranih vizualnih
izvještaja.
MS Project generira podatke i šalje izvještaje programima Excel ili Visio, stvarajući
grafikone, razne tablice ili dijagrame u jednoj ili drugoj aplikaciji. Važno je napomenuti
da ova obrada može malo potrajati.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 21
Slika 10: Visual Reports - otvaranje Excel predloška
Slika 11: Primjer izvještaja – Resource Remaining Work Report
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 22
4.4. Izrada novog projektnog plana i određivanje datuma početka
Iz kartice File biramo opciju New, i nakon toga odaberemo Blank Project i
pritisnemo gumb Create. U ovoj je fazi preporučljivo upisati datum početka odvijanja
projekta ili krajnji rok za završetak projekta:
Project Projekct information Start date ili Finish date Ok
Slika 12: Datum početka projekta
U svakom trenutku možemo sačuvati projekt, na već uobičajeni način:
File Save ili preko alatne trake za brzi pristup klikom na gumb Save.
Datoteke u koje MS Project sprema podatke imaju ekstenziju .mpp.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 23
4.5. Određivanje neradnih dana
Iz kartice Project u grupi Properities odabiremo naredbu Change Working Time. U
polju For Calendar treba biti označen bazni kalendar Standard (Project Calendar).
Na kartici Exceptions u polju Name unosi se ime za neradno vrijeme. U poljima
Start i Finish upisuju se početni i završni datumi neradnih dana. I na kraju pritisnemo
gumb Ok, kako bi sačuvali učinjene promjene.
Slika 13: Određivanje neradnih dana
Napomena: važno je ne mijenjati postavke za koje nismo sigurni kako utječu na
funkciju MS Projecta ili na projekt na kojem radimo.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 24
4.6. Unos svojstava projekta
Svojstva koja se unose u ovoj opciji služe kao informacija i statistički podatak, koliko
je puta dokument promijenjen, modificiran, tko je zadnji spremio, koliko je ukupno
vrijeme uređivanja, tko je Autor, Menager, tko je vlasnik Projekta, naziv kompanije ili
firme, itd.
Slika 14: Unos svojstava projekta
Iz kartice File odaberemo opciju Info i nakon toga odaberemo gumb Project
Information, pojavljuje se dijaloški okvir Advanced Properities. Klikom na gumb
Advanced Properities dobit ćemo dijaloški okvir Properties i unutar okvira
odaberemo karticu Summary. Nakon toga unosimo potrebne podatke koji će nam
kasnije služiti kao informacija ili ćemo iščitati potrebne statističke podatke.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 25
Slika 15: Svojstva projekta
Polje Save preview picture označujemo po potrebi ako želimo da se sljedeći put ova
datoteka pojavi u okviru za dijalog Open.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 26
5. Izrada liste zadataka
Inicijalno se MS Project pokreće s uključenim prikazom gatograma. Na ovaj se
pogled uvijek možemo vratiti preko kartice Task i odabirom gumba Gantt Chart.
Radna površina podijeljena je na dva dijela. S lijeve strane nalazi se tablica
namijenjena unosu podataka, aktivnosti i resursa, a s desne strane prostor s
vremenskom linijom u kojem je iscrtavan gantogram.
Slika 16: Radna površina MS Projecta
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 27
Slika 17: Način pristupa dijaloškom okviru - Timescale
Dvostrukim klikom na desni prostor s vremenskom linijom možemo odabrati iz
dijaloškog okvira Timescale jedinice vremena po potrebi.
5.1. Unos aktivnosti
Direktni unos u tablicu je najjednostavniji unos aktivnosti. Kliknemo na praznu ćeliju u
stupcu Task Name i jednostavno upišemo naziv aktivnosti. Željeno trajanje aktivnosti
upisujemo u stupac Duration. Pretpostavljena vrijednost je 1 day, trajanje možemo
definirati sami po potrebi. Početak pojedinih aktivnosti računalo izračunava na
temelju početnog ili konačnog datuma i trajanja prethodnih aktivnosti.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 28
Primjer unosa aktivnosti:
Slika 18: Unos aktivnosti
Dvostrukim klikom na pojedinu aktivnost otvaramo dijaloški okvir za detaljnije
postavke.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 29
Slika 19: Dijaloški okvir za detaljne postavke
Primjer postavljanja vremenskih vrijednosti:
Slika 20: Postavljanje vremenskih vrijednosti
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 30
Milestone (miljokaz) postavljamo tako da unesemo novu aktivnost s trajanjem od
nula dana. Na gantogramu je miljokaz predstavljen u obliku dijamanta.
Slika 21: Prikaz miljokaza
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 31
5.2. Organizacija zadataka u faze
Nakon unošenja imena zadataka (Task Name) odaberite zadatke koje želite staviti u
podzadatke (primjer: od 6 do 12), i nakon toga na kartici Task u grupi Schedule
odaberite naredbu Indent.
Slika 22: Organizacija zadataka u faze
5.3. Povezivanje susjednih zadataka
Kada se aktivnosti odvijaju u određenom slijedu, između dvije aktivnosti određujemo
odnos. Razgovor s korisnikom naziva se prethodnik jer prethodi zadacima koji od
njega ovise, Organizacijska i poslovodna struktura poslovnog sustava je
sljedbenik jer slijedi zadatak od koga ovisi.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 32
Tablica 1. prikazuje sljedeće mogućnosti:
Tablica 1: Odnos između aktivnosti
Odnos između aktivnosti Značenje Prikaz
Kraj – Početak Finish – to – Start (FS)
Krajnji datum prethodne aktivnosti određuje početak naredne
Početak – Početak Start – to – Start (SS)
Početni datum prethodne aktivnosti određuje početak naredne
Kraj – Kraj Finish – to – Finish (FF)
Krajnji datum prethodne aktivnosti određuje kraj naredne
Početak – Kraj Start – to – Finish (SF)
Datum početka zadatka prethodnika određuje datum završetka zadatka sljedbenika
Slika 23: Povezivanje zadatka I dio
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 33
Slika 24: Povezivanje zadatka II dio
5.4. Povezivanje ne susjednih zadataka
Povezivanje ne susjednih zadataka obavlja se na sljedeći način: odaberemo zadatak,
koji će biti zadatak prethodnik (Dijagram modela podataka), u međuvremenu
držimo gumb i odabiremo zadatak koji želimo povezati. Sljedeći zadatak koji
smo odabrali je zadatak sljedbenik (Opis atributa). Iz kartica Task odaberemo
grupu Schedule i unutar grupe odaberemo naredbu Link Tasks. Odabrani
zadatci su spojeni.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 34
Slika 25: Povezivanje ne susjednih zadataka
5.5. Unos bilješke
Unos bilješke o nekom zadatku služi kao dodatna informacija o zadatku. U bilješci
možemo detaljizirati podatke, unositi razne napomene, itd.
Dijaloškom okviru Summary Task Information pristupamo na sljedeće načine:
Dva puta kliknemo na odabrani zadatak (primjer: Model procesa) i nakon toga
u polje Notes upišemo željenu informaciju.
Desnom tipkom kliknemo na zadatak (primjer: Model procesa) i iz ponuđenog
prozora odaberemo opciju Notes, i nakon toga u polje Notes upišemo željenu
informaciju.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 36
Slika 27: Unos bilješke – primjer
5.6. Unos hiperveze
Hiperveze nam omogućuju uspostavu veza između pojedinih zadataka i informacija
koje se nalaze izvan plana projekta. Tu spadaju datoteke, posebne lokacije na
osobnom računalu, stranice Interneta.
Hipervezi pristupamo na sljedeći način: Odaberemo određeni zadatak na koji želimo
postaviti Hyperlink. Kliknemo desnom tipkom miša na zadatak i nakon toga
dobit ćemo dijaloški prozor i na tom prozoru ćemo odabrati opciju Hyperlink.
Nakon toga otvara se dijaloški okvir Insert Hyperlink. U polje Text to display,
upisujemo tekst (primjer: Provjera strukture organizacije) koji želimo da se pojavi
kada kursorom pređemo preko hiperveze. U polje Address upisujemo lokaciju
hiperveze koju želimo, i nakon toga pritisnemo gumb Ok.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 38
Slika 29: Primjer unesenih podataka za hipervezu
5.7. Provjera trajanja projekta i drugi statistički podaci
Iz kartice Project odaberite grupu Properties i nakon toga naredbu Project
Information. Dobit ćemo dijaloški okvir Project Information.
Iz dijaloškog okvira Project Information pritisnut ćemo gumb Statistics. Nakon toga
dobit ćemo dijaloški okvir Project Statistics. Na ovom dijaloškom okviru
primjećujemo datum početka projekta, datum završetka projekta i ukupno trajanje
projekta. Ostale informacije možemo zanemariti.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 39
Slika 30: Pristup dijaloškom okviru – Project Information
Slika 31: Statističke informacije
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 40
5.8. Cjelokupno trajanje projekta u prikazu Gantt Chart
Ova je opcija dostupna iz kartice View i grupe Zoom, klikom na naredbu
otvara se padajući izbornik, iz izbornika odaberemo opciju Zoom. Nakon odabira
dobit ćemo dijaloški okvir Zoom koji nudi različite opcije odabira.
Slika 32: Pristup opciji Zoom
Ako odaberemo možemo vidjeti čitav projekt u prikazu Gantt Chart-a.
Do opcije Entire Project pristupamo preko kartice View i grupe Zoom, gdje se nalazi
i naredba .
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 42
6. Postavljanje resursa
Resurs je osoba, imovina, materijal, informacija ili kapital koji može biti korišten za
postizanje cilja. MS Project razlikuje dva tipa resursa:
Radni resursi: ljudi i oprema koji obavljaju određeni rad kako bi se ispunio
zadatak.
o Osobe imenom i prezimenom
o Osobe određene zanimanjem ili funkcijom (npr. nadzor ili kontrola rada)
o Osobe grupirane prema zajedničkim vještinama (npr. projektanti)
o Oprema (npr. prostorije, stolovi, PC)
Materijalni resursi – potrošni materijal: resursi koji nikada ne obavljaju rad ali
su potrebni za dovršenje zadatka.
o Na primjer: papir, toneri
Kada povežemo resurse i aktivnosti, biti ćemo u mogućnosti odgovoriti na pitanja kao
što su:
1. Tko će i kada raditi na određenoj aktivnosti?
2. Raspolažemo li potrebnom količinom resursa koja odgovara veličini
projekta?
3. Očekujemo li da resurs obavlja određenu aktivnost, kada nije na
raspolaganju za rad na projektu?
4. Ima li resurs više aktivnosti nego što kapacitet tog resursa dopušta?
6.1. Raspoloživost resursa
Raspoloživost resursa ili maximum units pokazuje mogućnost određenog resursa
sudjelovanja u određenim aktivnostima. Postavlja se vrijednost od 100%, to znači da
je resurs cijelo radno vrijeme na raspolaganju.
Ovisno o vrsti resursa, kao i o ciljanoj grupi za prezentaciju projekta (investitor),
procjenjujemo koji je način imenovanja resursa najbolji. Kada pri unosu, recimo
ljudskih resursa, ne znamo trenutno točno ime osobe, u tom slučaju upisujemo
privremeno ime ili funkciju na projektu i na taj način rezerviramo mjesto u projektu.
Nakon povezivanja aktivnosti i projekta, MS Project određuje rokove izvedbe
određene aktivnosti prema formuli:
Aktivnost x Resurs = Rad
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 43
Na primjer:
40 h (trajanje aktivnosti) x 100% (raspoloživosti resursa) = 40 h (radnih sati)
ili
16 h aktivnosti x 2 resursa 100% raspoloživosti = 32 h radna sata
Na primjer, ako se otvori grupni resurs projektanti, i postavimo Max Units na 500%
definirali smo radnu grupu od 5 radnika koji su na raspolaganju tijekom cijelog
radnog vremena (5x100% = 500%).
6.2. Određivanje radnih resursa
Radni se resursi određuju na sljedeći način: Odaberemo karticu View i iz grupe
Resource Views kliknemo na naredbu Resource Sheet.
View Resource Views Resource Sheet
Slika 34: Određivanje radnih resursa
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 44
6.3. Određivanje materijalnih resursa
Radni se resursi određuju na sljedeći način: Odaberemo karticu View i iz grupe
Resource Views kliknemo na naredbu Resource Sheet.
View Resource Views Resource Sheet
Slika 35: Određivanje materijalnih resursa
Nakon unosa potrebnih materijalnih resursa, možemo za svaki uneseni resurs
planirati koliko će nam biti na raspolaganju.
Odaberemo Resorce Name, kliknemo desnom tipkom na odabrani resurs. Nakon
klika pojavit će se novi prozor i u tom prozoru pronađemo opciju Information. Klikom
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 45
na opciju Information pojavljuje se dijaloški okvir Resource Information. U polju
Type dijaloškog okvira odaberemo opciju Work i pritisnemo Ok.
Primjer: ako u polje Max Units za osobno računalo unesemo 700%, to znači da nam
treba 7 računala svaki dan.
Slika 36: Prikaz unosa radnih i materijalnih resursa
6.4. Određivanje cijene resursa
Projekti kao i svaki drugi posao imaju svoju cijenu koštanja, odnosno financijski
aspekt. Svaki projekt ovisi i o financijskim sredstvima. Unosom cijena koštanja
svakog elementa projekta u konačnici određujemo i ukupnu cijenu koštanja projekta.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 46
Slika 37: Primjer unosa cijene koštanja jednog od resursa
Cijenu koštanja resursa određujemo na sljedeće načine:
Prvi Način: Unutar kartice View odaberemo Resuorce Sheet i u polje Std Rate
unesemo cijenu koštanja resursa.
Drugi način: Unutar kartice View odaberemo Resuorce Sheet i kliknemo dva puta
u polje Std Rate, iz dijaloškog okvira Resource Information, odaberemo karticu
Costs i u polje Standard rate unesemo cijenu koštanja resursa.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 47
6.5. Podešavanje radnog vremena za pojedine resurse
S obzirom da u tijeku trajanja projekta može doći do odsutnosti određenih radnih
resursa, prikazat ćemo način podešavanja radnog vremena za pojedini resurs.
Iz kartice Project kliknemo na naredbu Change Working Time. Nakon klika dobit
ćemo dijaloški okvir Change Working Time. Unutar okvira u polju For calendar
odaberemo resurs. Nakon toga u kartici Exceptions u polju Name unijet ćemo
obrazloženje, i u poljima Start i Finish datume od kada do kada nam neće biti resurs
na raspolaganju.
Slika 38: Podešavanja radnog vremena za pojedine resurse
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 48
7. Dodjeljivanje resursa zadacima
Dodjeljivanje radnih resursa zadacima pokrećemo iz kartice Resource i grupe
Asignments. U grupi Asignments odaberemo naredbu Assign Resources, nakon
odabira dobit ćemo dijaloški okvir Assign Resources. U tom dijaloškom okviru
odabrat ćemo za svaki zadatak naziv resursa. Prilikom svakog odabira trebamo
kliknuti na gumb .
Slika 39: Dodjeljivanje resursa zadacima
Nakon što smo uspješno povezali resurse i aktivnosti, na gantogramu se uz aktivnost
pojavljuje i popis resursa koje određena aktivnost koristi.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 49
8. Tiskanje i formatiranje plana
Osim default-nih prikaza MS Project sadrži veliki broj alata koji nam pomažu da
vizualiziramo različite dijelove projekta po našim željama. Možete oblikovati (Shape),
mijenjati uzorke (Pattern), mijenjati boju (Color), vrstu (Type), itd.
Slika 40: Prije uređenja Gantt Charta
Slika 41: Poslije uređenja Gantt Charta
Možemo pregledati projekt prije tiskanja. U opciji Settings možemo odabrati nekoliko
opcija za tiskanje.
Print Entire Project (ispis cijelog projekta),
Print Specific Dates (ispis određenih datuma),
Print Specific Pages (ispis određenih stranica),
itd.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 50
Slika 42: Izgled projekta prije tiskanja
Daljnje mogućnosti su ispisi različitih izvješća:
Iz kartice Project u grupi Reporst nalaze se naredbe Visual Reporst i Reports. Ako
odaberemo opciju Reports dobit ćemo dijaloški okvir u kojem se nalaze različiti
izvještaji, Slika 43.
Ako odaberemo za primjer opciju Costs (troškovi) dobit ćemo novi dijaloški okvir iz
kojeg također možemo odabrati nekoliko opcija prikaza, primjer Slika 44.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 54
9. Praćenje projekta
Praćenje stvarnih podataka je suština dobrog upravljanja projektom, za razliku od
samog planiranja projekta. Projekt menadžer mora znati koliko uspješno radi
projektni tim i kada treba poduzeti korektivne mjere1.
9.1. Snimanje baznog plana
Nakon snimanja baznog plana projekta, MS Project snima postojeće vrijednosti i
kasnije ih uspoređuje. Kako bi snimili bazni plan trebate učiniti sljedeće:
Iz kartice Project u grupi Schedule odaberite naredbu Set Baseline, i nakon toga na
ponuđenom izborniku kliknite na Set Baseline. Otvorit će vam se dijaloški okvir Set
Baseline.
Slika 46: Snimanje baznog plana
1 Step by Step, Project 2010, Carl Chatfield, PMP, and Timothy Jonson, MCP.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 55
Nakon odabira opcije Entire project kliknite Ok.
Kako bi dobili izgled tablice Variance koja je jedna od definiranih tabela, trebamo
učiniti sljedeće: kliknuti na karticu View, pronaći Data grupu i odabrati naredbu
Tables. Klikanjem na naredbu Tables otvorit će se prozor sa ponuđenim opcijama, vi
ćete odabrati Variance. Nakon toga se pojavljuje tražena tablica.
Slika 47: Tablica Variance
Promjene između Start-a i Baseline Start-a kao i Finish-a i Baseline Finish-a će
biti vidljive ako se planirane vrijednosti za početak i završetak rada razlikuju od
vrijednosti u baznom planu.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 56
9.2. Praćenje projekta prema rasporedu
Praćenje projekta prema rasporedu pokrećemo preko kartice Project i odabirom
naredbe Update Project koja se nalazi u grupi Status. Klikom na Update Project
dobit ćemo dijaloški okvir koji treba izgledati kao na Slici 48. Nakon ažuriranja
dijaloškog okvira Update Project pritisnut ćemo gumb Ok.
Slika 48: Ažuriranje projekta
U prikazu Gantt Chart crta napretka pokazuje koliko je posla završeno na svakoj
zadaći. Kako su zadaci 2,3 i 7 završeni, pojavljuju se znakovi potvrde u koloni
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 57
Indicators . Crte napretka su vidljive cijelom duljinom na Gantt Chartu zadaća,
Slika 49.
Slika 49: Izgled projekta sa završenim zadaćama
9.3. Unošenje realnih vrijednosti u zadaće
Kao i na svakom poslu tako i u projektiranju može doći do promjene datuma
završetka pojedine zadaće ili do produženja rada na pojedinim zadaćama. Svakim
unosom, odnosno ažuriranjem datuma početka ili završetka zadaće MS Project
podešava datume i procjenjuje postotak završetka pojedine zadaće. Svaka promjena
u datumima se bilježi i u crtama gantograma. Primjeri su prikazani na sljedećim
slikama.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 58
Slika 50: Izvršenje zadaće 100 %
Slika 51: Izvršenje zadaće 63 % (nakon unosa stvarno realiziranog vremena za ovu zadaću)
Iz Slike 50, vidljivo je da stupci Work i Actual imaju iste vrijednosti, a postotak
izvršenja je 100 %. Crta na gantogramu također prikazuje izvršenje, ona je u ovom
slučaju prikazana u cijeloj duljini.
Međutim, nakon naše promjene stvarno realiziranog vremena (Slika 51), ako
usporedimo stupce Work i Actual, vidljivo je da one nemaju više iste vrijednosti.
Postotak izvršenja je 63 %, i crta na gantogramu nije prikazana u cijeloj duljini.
Razlog k tomu je što smo u stupac Actual unijeli realno izvršenje od 30 sati.
Ovoj opciji se pristupa na sljedeći način: View Tables Work.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 59
10. Zaključak
Od početka poznate povijesti čovječanstva, opstanak i napredak društvenih
zajednica ovisio je o mogućnosti razmjene informacija između udaljenih skupina ljudi.
Jedino su se njihovom brzom i pravodobnom dostavom mogle koordinirati aktivnosti
na korist cjelokupne zajednice. Sadržaji informacije i sredstva za prijenos i obradu
podataka razvijali su se u skladu s općim društvenim razvojem. Nakon nastanka
Interneta, sve kreće nevjerojatnom brzinom. Nove tehnologije donose brzinom munje
novosti u hardveru i softveru. Jedan od tih produkata je i MS Project.
U odnosu na prošlu verziju 2007, verzija 2010 donosi razne novosti od kojih su
svakako, osim novog sučelja, i novi korisni dodaci koji doprinose ubrzavanju rada.
Novo sučelje svakako zahtjeva određenu dozu privikavanja. Ubrzane su često
korištene operacije, omogućena je jednostavna i brza usporedba dvaju projekata i još
mnogo naprednih mogućnosti. Stari korisnici će trebati vremena za snalaženje, što
vjerojatno neće biti slučaj s novim korisnicima. Novi korisnici bez iskustva i korisnici
koji rade na prethodnim verzijama do 2007 bi svakako trebali započeti rad na
najnovijoj verziji. Microsoft stalno radi na izgradnji novih aplikacija, MS Project 2013
je u produkciji. Ako želimo biti u koraku s najnovijim inačicama stalno moramo
usvajati nova znanja.
Microsoft Project 2010 2013
Stranica 60
Literatura
1. Step by Step, Project 2010, Carl Chatfield, PMP, and Timothy Jonson, MCP.
2. Step by Step, Project 2007, Carl Chatfield, PMP, and Timothy Jonson, MCP.
3. Teresa S. Stover :Microsoft Project 2010, Inside Out.
4. Bonnie Biafore: Microsoft Project 2010 The missing manual.
5. Milorad Nikitović: Vođenje projekata i dokumentacije, predavanja; VSIT-e; Zagreb 2009.
6. Vesna Alić Kostešić : MS Project, Skripta; TVZ; Zagreb, 2010.
7. Siniša Lukarić: Microsoft Project, Osnovne upute; Građevinski fakultet; Rijeka, 2006.
8. B. Uremović, Č. Dunović : Planiranje i praćenje projekata pomoću programskog alata MS
Project 2007; TVZ; Zagreb, 2010.