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Microsoft Office Access Microsoft Office Access Microsoft Office Access Microsoft Office Access

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MICROSOFT ACCESS (2007) DEFINICIÓN: Es un manejador de bases de datos creado por Microsoft Corporation que permite administrar tablas, relaciones, consultas, formularios y módulos de código entre otros objetos para crear soluciones rápidas en lo que respecta al almacenamiento de información en las empresas e instituciones tanto públicas como privadas. Access forma parte de la Suite Microsoft Office, por lo tanto, es totalmente compatible con estas herramientas. INICIO DE MS ACCES 2007 Al iniciar Ms Access 2007, aparece la ventana de presentación en la cual, se debe crear la base de datos sobre la cual trabajar:

1. Para ello, presione el botón “Nueva Base de Datos en blanco”

2. Luego, clickee en el botón y cree una carpeta en el disco C: con el nombre “sistema” 3. Una vez creada, volvemos a la pantalla inicial y le damos el nombre central.accdb tal como se muestra en la figura:

4. Presione el botón “Crear” y de esta manera, entrará en el entorno de desarrollo integrado de Access, tal como se muestra en la siguiente figura:

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La Barra de Herramientas: Contiene iconos asociados a métodos abreviados para desplegar acciones propias de Access. El área de trabajo o Escritorio de Access: Sirve de soporte a los elementos de la interfaz. Cambia de acuerdo a lo que estemos realizando. Por ejemplo, si estamos en modo edición, muestra una cuadrícula con los campos donde podremos realizar el ingreso de los datos, pero si estamos en modo de diseño, mostrará las opciones de definición de tablas. Panel de Objetos: Es un área donde irán apareciendo todos los objetos que se definirán como elementos de nuestra interfaz, a saber, tablas, formularios, reportes, etc. Barra de Estado: Muestra el estado de los procesos realizados por Access CREAR UNA BASE DE DATOS (Sólo se coloca como refere ncia) Para crear una nueva base de datos hagamos clic en el botón inicio de office y luego en la opción “Nuevo” (o presionamos CONTROL+U) Allí aparecerá la ventana de inicio de Acces 2007. Repita los pasos 2 a 4 Una vez creada la base de datos, debemos comenzar a diseñar nuestras tablas: CREAR UNA TABLA En Access 2007, cuando ud acaba de crear una nueva base de datos, se genera automáticamente una tabla con el nombre “tabla1” y en el área de trabajo, aparecerá una cuadrícula donde se podrán ir ingresando datos y generando las columnas (campos) de la tabla, tal como se muestra a continuación:

Sin embargo, a efectos de este curso, trabajaremos en el modo diseño, para ello: 1) Clickee con el botón derecho en el panel de objetos, justo sobre el objeto Tabla1: Tabla y seleccione Vista Diseño 2. Se le pedirá ingresar el nombre de la tabla, a lo cual, ud colocará alumnos tal como se muestra a continuación:

Panel de objetos

Area de trabajo

Barras de herramientas

Botón Inicio de office

Barra de Estado

ENTORNO DE TRABAJO Access posee un intuitivo entorno de trabajo para empezar a diseñar todos los elementos de nuestra interfaz. Aquí se describen cada una de las partes que lo componen. El botón Inicio de office: Es homólogo a la mayoría de las aplicaciones Windows (desde office 2007). Permite desplegar diversas acciones sobre los archivos, el texto, las tablas, informes y demás elementos de las interfaces diseñadas con Access.

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Ahora, aparecerá la ventana de diseñador de tablas , donde deberá indicar las características de los campos que contiene. 3. Access 2007 crea un campo Id automáticamente. Sencillamente, nos colocamos sobre éste y borramos el nombre Id. Ahora, estamos dentro del recuadro Nombre del Campo y le colocamos el nombre del primero de ellos, al cual, llamaremos cedula (se recomienda colocar los nombres de campo en minúscula y sin espacios en blanco). 4. En la lista Tipo de Datos , desplegamos las opciones que muestra clickeando en la flecha que acompaña al cuadro de texto y allí seleccionamos la opción Texto . De esta manera, le indicamos a Access que el tipo de datos que permitirá el campo cédula será texto.

Observación : Aunque la cédula es un valor numérico, se recomienda utilizar los campos numéricos sólo cuando se requiera realizar operaciones matemáticas o aritméticas (no tiene sentido sumar, restar o multiplicar cédulas) por lo cual, se le asigna el tipo texto . Otra acotación importante es que se acostumbra colocar un literal (letra) delante de la cédula y esto no podría realizarse si el campo fuese sólo numérico. Debemos recordar igualmente que si el campo se define como texto , podríamos indicarle a Access que sólo permita ingresar datos numéricos (aunque el campo por defecto permita todo tipo de caracteres). Esto lo podemos lograr indicando una Máscara de Entrada tal como se mostrará en pasos siguientes. Información Importante: Tipos de datos que soporta Ms Access.

Tipo de Datos Descripción Límit es en tamaño

Texto (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono.

Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo (el menor de los dos valores). Microsoft Access no reserva espacio para la parte que no se utiliza de un campo de texto.

Memo Texto extenso, o combinación extensa de texto y números.

Hasta 65.535 caracteres. (Si el campo se manipula a través de DAO y sólo se va a almacenar en él texto y números [no datos binarios], el tamaño está limitado por el de la base de datos).

Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Para obtener más información sobre la forma de establecer un tipo numérico específico, vea el tema de la propiedad Tamaño del campo.

1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. de réplica).

Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.

8 bytes.

Currency Valores de moneda y datos numéricos 8 bytes.

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utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Autonumérico Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. Si desea más información, vea el tema de la propiedad Nuevos valores.

4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. la réplica).

Sí/No Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

1 bit.

Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access.

Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco)

Hipervínculo Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

texto a mostrar: el texto que aparece en un campo o control.

dirección: ruta de acceso de un archivo (ruta UNC) o una página (dirección URL).

subdirección: posición dentro del archivo o la página.

sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

La forma más sencilla de insertar una dirección de hipervínculo en un campo o control es hacer clic en el comando Hipervínculo del menú Insertar.

Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervínculo puede contener hasta 2048 caracteres.

Asistente para búsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para

Tamaño igual al del campo clave principal utilizado para realizar la búsqueda (habitualmente 4 bytes).

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búsquedas, que crea un campo de búsqueda. Al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

En la parte media de la pantalla, se observarán las propiedades de cada campo. Para modificarlas, debe seleccionar con un clic el campo deseado (por ejemplo: “cédula”) y luego, presionar F6 o clickear en la propiedad deseada. 5. Para cada campo, debemos indicar sus características como el ancho, título, etc. Para ello, se utiliza el panel Propiedades de Campo

Las principales propiedades asociadas a los campos son: Tamaño del Campo : Indica el tamaño del campo (en caracteres). Para el caso de los campos numéricos, el usuario podrá elegir entre “entero”, “entero largo”, “byte”, simple o doble. Según sea la elección, los rangos de datos varían. Para el caso específico del campo cedula , debe tener una longitud de 9 caracteres.

Valor Descripción Precisión decimal Tamaño de almacenamiento

Byte Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones).

Ninguna 1 byte

Decimal Almacena números entre -10^38-1 y 10^38-1 (.adp) Almacena números entre -10^28-1 y 10^28-1 (.mdb)

28 12bytes

Integer Almacena números entre -32.768 y 32.767 (no admite fracciones).

Ninguna 2 bytes

Entero largo (Predeterminado) Almacena números entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).

Ninguna 4 bytes

Single Almacena números entre -3,402823E38 y -1,401298E-45

7 4 bytes

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para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Double Almacena números entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

15 8 bytes

En algunos casos como los campos tipo Fecha o Memo, se reservará el tamaño preestablecido de acuerdo al tipo de datos. Formato: Permite especificar cómo se mostrarán los datos al usuario una vez que se han ingresado. Por ejemplo, si se trata de un campo tipo “fecha”, puede elegir entre “fecha larga” (Domingo 01 de Enero de 2000) o “fecha corta” (01/01/2000). Por su parte, “>” y “<” permiten convertir el texto a mayúsculas o minúsculas respectivamente. Para mayor detalle sobre los campos personalizados, véase la ayuda en línea de Access. Para el campo cédula, dejarlo en blanco ya que se dará preferencia al uso de las máscaras de entrada. Lo mismo se aplica para el resto de los campos Máscara de Entrada: Permite establecer una máscara para almacenar los datos y cómo se mostrarán al usuario. Por ejemplo, para introducir un número telefónico puede usarse "(999) 999-9999" lo cual almacenará el teléfono con sus paréntesis y separadores. Puede ver los códigos de máscaras de entrada en la ayuda de Access. Para el campo cédula, utilice la máscara “999999999”. Para el resto de los campos, ignorar este item Título: Es el encabezado de la columna que aparecerá en lugar del nombre del campo en la ventana de ingreso de datos. En esta propiedad se pueden utilizar espacios en blanco y otros caracteres especiales no permitidos en el Nombre del mismo. Para el campo cédula utilice el título “Cédula del Alumno” (puede utilizar mayúsculas o minúsculas y espacios en blanco) Valor Predeterminado: Es el valor que se guardará de forma preestablecida cuando el usuario no haya ingresado ningún dato. Por ejemplo, se puede colocar “0” en los campos numéricos para indicar que cuando el usuario no ingrese ningún valor, se almacene un “cero”. Dejar en blanco para el campo cédula y el resto de los campos Regla de Validación: Esta propiedad permite establecer una regla que valida el ingreso de datos en un campo. Es en sí misma una expresión diseñada por el usuario para garantizar el ingreso de los datos. Ignorar este aspecto para todos los campos. Texto de Validación: Es el texto que aparece cuando se incurre en algún error al ingresar datos y dicho error infringe la regla de validación preestablecida. Ignorar este aspecto para todos los campos. Requerido: Coloque “Si” si es obligatorio que el campo tenga algún valor y “No” si no lo es. En el caso específico de la cédula, nombre, apellido y dirección coloque “Si” y para el teléfono “No” Permitir Longitud Cero: Permite indicar si el campo puede admitir cadenas de longitud cero como una entrada válida. Para los campos cédula, nombre, apellido y dirección coloque “No” y para el teléfono coloque “Si” Indexado: Se utiliza para crear índces de un solo campo. Puede ser un índice Sin Duplicados, Con Duplicados o si sencillamente el campo no es un índice. Dado que el campo cédula no debe permitir duplicados en esta tabla, debe indicarle que es un índice “sin duplicados”, Ignore esta característica para el resto de los campos.

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En resumen, los campos quedarán así: CAMPO TIPO ANCHO DEC Index Requerido Long. 0 Mask Cedula Nombre Apellido Dir Telf

Texto Texto Texto Memo Texto

8 50 50 - 30

- - - - -

Si-Sin - - - -

Si Si Si Si No

No No No Si

99999999

6. Si el campo cédula ya aparece con un icono de llave en el lado izquierdo quiere decir que ésta es la clave principal de la tabla. Si todavía no tiene asignada esta propiedad, haga click

sobre el icono de la barra de herramientas Es de hacer notar que sólo puede existir una sola clave principal para cada tabla.

7. Guarde los cambios realizados a la tabla haciendo click sobre el botón que se encuentra justo al lado del botón inicio de office. 8. Ahora, es el momento de crear la tabla materias . Para tal efecto, clickeamos en el panel

crear y luego, en el icono 9. Notará que se agregó una nueva tabla con el nombre tabla1 tal como se muestra en la figura:

10. Ahora, haga clic derecho sobre el objeto Tabla1: tabla y muestre la vista diseño o puede clickear en el panel inicio y el botón Ver / Vista Diseño

Repita los pasos 3, 4, 5, 6 y 7 tomando en consideración la siguiente estructura de tablas CAMPO TIPO ANCHO DEC Index Requerido Long. 0 Mask CodigoMate Nombre UC

Texto Texto Numérico

10 50 Entero

- - 0

Si-Sin

Si Si Si

No No No

En este caso, defina el campo “CódigoMate” como índice principal y guarde la tabla.

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La última tabla a definir es la “tabla intermedia” para establecer una relación de muchos a muchos, donde deben existir por lo menos, los índices principales de cada tabla, con la siguiente estructura. TABLA: AxM (Alumnos por Materias) CAMPO TIPO ANCHO DEC Index Requerido Long. 0 Mask CodigoMate Cedula

Texto Texto

10 9

- -

Si-Con Si-Con

Si Si

No No

- -

Recuerde que el tamaño de los campos debe ser exactamente iguales a las tablas padre: Alumnos y Materias. Si comete algún error, puede dar lugar a una posible inconsistencia de datos. Así mismo, debe definir a dichos campos como índices con duplicados a efectos de búsqueda y también porque éstos recibirán la relación procedente de las tablas Alumnos y Materias respectivamente. ESTABLECER LAS RELACIONES ENTRE LAS TABLAS.

1. Para establecer las relaciones entre las tablas, haga click en el panel Herramientas

de Bases de Datos que está en la parte superior y luego en el botón Relaciones

Allí aparecerá la siguiente ventana:

2. Deberá hacer doble clic en cada una de las tablas mostradas para que se agreguen a la vista “Relaciones” y luego cierre la ventana. 3. Al hacer esto, se mostrarán las tres tablas que existen en la base de datos listas para establecer las relaciones entre ellas: 4. La pantalla con las tablas, queda como se muestra a continuación:

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5. El siguiente paso es establecer la relación desde alumnos hasta axm . Para ello, haga click en el campo cedula de la tabla alumnos (el que tiene la llave del lado izquierdo) y arrástrelo hasta el campo cedula de la tabla axm. Aparecerá la siguiente ventana:

6. Active la casilla Exigir integridad referencial y, a continuación, Actualizar en cascada los campos relacionados para actualizar automáticamente los valores correspondientes de la tabla relacionada cuando se cambie un valor de la clave principal en la tabla principal. Active la casilla Exigir integridad referencial y desactive Actualizar en cascada los campos

relacionados para impedir que se realicen cambios en un valor de la clave principal en la tabla principal, siempre que haya registros relacionados en la tabla hija. 7. Ahora, haga clic sostenido desde el campo códigomate de la tabla materias hacia el campo códigomate de la tabla axm para crear la relación faltante. 8. Repita los pasos al exigir integridad referencial y actualizar en cascada. Sus relaciones quedarán así: Con este último paso, ya ha formado una relación de Muchos a Muchos en Access. Recuerde guardar los cambios. INGRESO DE REGISTROS EN LAS TABLAS Es el momento de ingresar algunos registros de prueba en las tablas que recién acabamos de crear. Para ello, hacemos doble clic sobre la tabla alumnos y aparecerá la ventana en modo de edición de registros tal como se muestra a continuación:

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En esta ventana, usted podrá ingresar el valor de cada campo que compone los registros de la tabla. Al ingresar un valor, dentro de un campo, presione entrar para aceptarlo A continuación, se presentan los datos de prueba que

deberá ingresar en cada una de las tablas previamente creadas: ALUMNOS CEDULA NOMBRE APELLIDO DIRECCION TELEFONO 15069973 ALFREDO DIAZ CABIMAS 04246632496 15380415 JOSE PEREZ MARACAIBO 81185154 MARIA LOPEZ SANTA RITA 02648085485 MATERIAS CODIGOMATE NOMBRE UC 001 MATEMATICA I 3 002 LENGUAJE 2 003 PROGRAMACION I 4 AXM CODIGOMATE CEDULA 001 15069973 002 15069973 001 15380415 003 15380415 003 81185154 CONSULTAS EN ACCESS Una consulta es una “pregunta” que le realizamos a la base de datos acerca de ciertos datos que nos interesa obtener a partir de los que se encuentran almacenados en una o más tablas. Dichos datos se muestran como resultado y cumplen una serie de criterios que el usuario ha especificado de acuerdo a sus necesidades. Por ejemplo, se pudieran obtener todos aquellos alumnos que inscribieron la materia 003 (programación) y excluir al resto. 1. Para crear una consulta en Access, se debe seleccionar el panel Crear y luego, clickear en

Allí aparecerá el diseñador de consultas. Se pretende generar un listado de todos aquellos alumnos que hayan inscrito la materia con código 003 (programación), mostrando para cada caso la cédula, nombre, apellido, código de materia, nombre y unidades de crédito.

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2. Haga doble clic sobre cada una de las tablas (alumnos, materias, axm) a fin de agregarlas a la consulta tal como se muestra en la figura:

3. Ahora, clickeemos sobre los campos cedula, nombre y apellido de la tabla alumnos 4. Luego, haga clic sobre los campos codigomate, nombre y uc de la tabla materias Al realizar los pasos 3 y 4 notará que en la parte de abajo (panel de diseño de la consulta) se habrán agregado los campos seleccionados. 5. Es el momento de indicarle a Access que sólo queremos obtener los registros de aquellos alumnos que hayan inscrito la

materia 003 (programación). Para ello, hacemos click en la fila criterios del diseñador justo bajo la columna codigomate y escribimos 003 tal como se muestra a continuación:

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7. Finalmente, cierre la ventana del diseñador de consultas (CONTROL+F4) y haga doble click sobre el objeto materia003 que se encuentra en el panel de objetos. Allí se generarán los resultados deseados. VISTA SQL DE LA CONSULTA Las consultas generadas en Access, utilizan el lenguaje de consultas estructurado SQL para extraer los datos deseados. Ud puede ver el código SQL en el modo vista diseño de consulta cuando hace click derecho sobre el área libre del diseñador y selecciona la opción vista SQL. Para el caso de materia003 el código es el siguiente: SELECT alumnos.cedula, alumnos.nombre, alumnos.apellido, materias.codigomate, materias.nombre, materias.uc FROM materias INNER JOIN (alumnos INNER JOIN axm ON alumnos.cedula = axm.cedula) ON materias.codigomate = axm.codigomate GROUP BY alumnos.cedula, alumnos.nombre, alumnos.apellido, materias.codigomate, materias.nombre, materias.uc HAVING (((materias.codigomate)="003"));

EJERCICIO PROPUESTO: Diseñe una base de datos para un sistema de información que pretende registrar las asignaturas dictadas por los profesores en cada período académico, las secciones que tiene asignadas y las calificaciones de los alumnos. La misma debe tener: a. Una tabla con los datos básicos de los alumnos b. Una tabla con los datos básicos de los profesores c. Una tabla con las secciones d. Una tabla con los diferentes períodos académicos abiertos. Por ejemplo: 1-2009 o 2-2009 e. La relación entre secciones abiertas por período académico f. La relación entre alumnos por sección, período y materia g. La relación entre profesores por sección, período y materia h. El registro de calificaciones obtenidas por los alumnos. Aplique las validaciones que usted crea convenientes.

6. Ahora, guarde los cambios clickeando sobre el icono del disquete y coloque el nombre materia003 tal como se muestra a continuación:

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