mi school demographics and facilities

23
- 1- THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES SUPPORTING K12 EDUCATION IN MICHIGAN A presentation to the Michigan State University Land Policy Institute Building Michigan Prosperity Network Annual Land and Prosperity Summit April 14, 200 By Charles R. Eckenstahler and Carl H. Baxmeyer ABSTRACT Michigan’s student aged (5-17) population is expected to decrease by 7.6% during period of 2000 to 2030 resulting in excess educational facilities, estimated to be in excess of 6,000 classrooms. Due to economic concerns, school districts will consider school district consolidation, reuse/repurpose of existing facilities, closing and “mothballing” of facilities for future reuse, and closure and disposal of faculties to balance the capacity of school facilities with the current and future projected student enrollment or “right-size” school district facilities. The decision making process to determine this “right-size” strategy involves 1) an assessment of facilities, 2) a demographic study, 3) a process of community engagement and 4) a “citizen led” and “community driven” implementation effort. Based on data for 22 Michigan schools located three divergent school districts, urban, suburban and rural, standardized cost ratios were determined These include 1) current cost to maintain facilities, 2) cost to close, mothball and maintain facilities for reuse and 3) cost to close, demolish and school facilities. Using the decreasing statewide demographic projection, a financial analysis was completed projecting the 20-year cost to 1) maintain current building capacity, 2) closing and mothballing facilities for a “right-sized” facility capacity and 3) closing and disposal of facilities to yield a “right-sized” facility capacity.

Upload: chuck-eckenstahler

Post on 18-May-2015

270 views

Category:

Documents


0 download

DESCRIPTION

ANALYSIS OF STUDENTN POPULATION DECLINE AND IMPACT UPON SCHOOL DISTRICTS

TRANSCRIPT

Page 1: MI School Demographics And Facilities

- 1-

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

SUPPORTING K‐12 EDUCATION IN MICHIGAN  

A presentation to the 

 Michigan State University Land Policy Institute 

Building Michigan Prosperity Network Annual Land and Prosperity Summit 

April 14, 200  

By Charles R. Eckenstahler and Carl H. Baxmeyer 

 ABSTRACT  

Michigan’s student aged (5-17) population is expected to decrease by 7.6% during period of 2000 to 2030 resulting in excess educational facilities, estimated to be in excess of 6,000 classrooms. Due to economic concerns, school districts will consider school district consolidation, reuse/repurpose of existing facilities, closing and “mothballing” of facilities for future reuse, and closure and disposal of faculties to balance the capacity of school facilities with the current and future projected student enrollment or “right-size” school district facilities. The decision making process to determine this “right-size” strategy involves 1) an assessment of facilities, 2) a demographic study, 3) a process of community engagement and 4) a “citizen led” and “community driven” implementation effort. Based on data for 22 Michigan schools located three divergent school districts, urban, suburban and rural, standardized cost ratios were determined These include 1) current cost to maintain facilities, 2) cost to close, mothball and maintain facilities for reuse and 3) cost to close, demolish and school facilities. Using the decreasing statewide demographic projection, a financial analysis was completed projecting the 20-year cost to 1) maintain current building capacity, 2) closing and mothballing facilities for a “right-sized” facility capacity and 3) closing and disposal of facilities to yield a “right-sized” facility capacity.

Page 2: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 2-

INTRODUCTION 

Due to recognition of the relationship of schools to the social and economic well-being of any community, significant civic and social implications of the “right-sizing” process are identified. Current and future demographic changes, specifically the loss of student aged children will have an  impact upon  the  financial ability of school districts  to maintain and refurbish existing educational facilities or construct new educational facilities in the future.  In the immediate future, it will also limit the ability of local school districts to fund state of the art educational facilities with leading technology necessary to easily develop student skills for employment in a globally competitive work force.  This goal of this paper to uncover and document the unfolding problem of excess physical facilities due to loss of student aged population.  The loss of students results in certain school districts receiving less per student state aid.  Due to this long‐term decline of student enrollment, school districts will be required to analyze whether to maintain underutilized facilities, repurpose the buildings for other uses, sell or demolish excess building capacity or mothball the building for future use.  This paper is designed to analyze student aged population growth trends in Michigan to quantify education building capacity requirements for the future based on current and future projected K‐12 student aged population.  This analysis will by information gathered from sample school districts, investigate the ability of school districts maintain their current educational facilities, in light of decreased student enrollment.    The analysis will proceed with investigation of alternative facility management solutions, including disposition of unneeded facilities, repurposing current facilities, consolidation of special  facilities,  and  construction  of  new  facilities  in  an  effort  to  reduce  long‐term educational facility operation and maintenance costs.  MICHIGAN K‐12 POPULATION DEMOGRAPHICS AND THE EFFECT ON MICHIGAN CLASSROOM COUNT 

While Michigan’s overall statewide population is expected to increase by 7.6% during the period of 2000 to 2030, the number of school‐age (5‐17) children is expected to decrease significantly by 151,227 students.  Michigan’s 7.9% decrease compares to a 15.7% national increase for the same period.  These trends are shown in Graph 1.  Clearly, over the thirty 

Page 3: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 3-

(30) year period of the logarithmic graph there appears to be no dramatic shifts.  The U.S. total and school age populations increase; the total Michigan population increases slightly; and, the Michigan school age children drops then rebounds slightly.   However, upon  closer  examination  the  impact of  changing demographics  is  easier  to appreciate.   Graph 2, while it has an exaggerated vertical y‐axis for the sake of clarity, clearly shows how the Michigan school age population  is expected to change over the period ending in 2030.   Analysis of this demographic trend shows that 142 school districts will loose from 10% to 15% of their student enrollment, 97 will loose between 16 to 25% and 21 will loose from 26% to 50%. Assuming each classroom has an average of 25 students, the loss of 151,227 students indicates an excess of 6,000 classrooms in the total statewide educational facility inventory.  (See  related  article:  Is Your Community Ready  to Address  Excess  School Facilities? Planning and Zoning News, January 2009) 

Graph 1. Michigan and U.S. Population (2000 to 2030)

1,000,000

10,000,000

100,000,000

1,000,000,000

2000

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

2021

2022

2023

2024

2025

2026

2027

2028

2029

2030

MI School Age (5-17) MI Total US School Age (5-17) US Total

Page 4: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 4-

 It should be noted that the research for this paper and the author’s related article as well as the demographic projections by the U.S. Census Bureau, were conducted prior to the full 

Graph 2. Estimated and Projected School Age (5-17)Children - State of Michigan (2000 to 2030)

1,650,000

1,700,000

1,750,000

1,800,000

1,850,000

1,900,000

1,950,000

2000

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

2021

2022

2023

2024

2025

2026

2027

2028

2029

2030

MI School Age (5-17)  effect of the current economic recession.  A current assignment with the Detroit Public Schools  has  identified  a  significant  acceleration  of  the  decline  of  the  K‐12  student population.  This is a trend that may be occurring in other Michigan school districts as residents  cope  with  changing  economics  and,  a  considerable  loss  of  employment opportunities.   

 

Detroit Public Schools have experienced a loss of 70,000 students in the past seven (7) years. This is not entirely a loss of students from the area.  Many students have transferred to charter  schools  and  some  have  enrolled  in  surrounding  suburban  school  districts.  However, our research to date indicates that there has been significant out‐migration to other out‐of‐state locations primarily to seek employment.  

Page 5: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 5-

 

This  information,  when  coupled  with  anecdotal  evidence  from  two  major  moving companies indicating that for every household they move into Michigan two households leave  the state, suggests  that  the projected 150,000  loss of school age children may be conservative.  Clearly, Michigan school districts will face a significant challenge in the years ahead. 

 

MICHIGAN SCHOOL AID FUNDING FORMULA 

Education funding is governed by the State Aid to School Act. P.A. 94 of 1979, as amended. Essentially,  the  legislation provides  state  funding  on  a per  student  formula  for K‐12 schools.  Currently this per student state aid is approximately $7,200 per student.  There are several adjustment factors in this funding formula to compensate or equalize school district state aid for unique circumstances including declining enrollment.  Data collected in this investigation disclosed that, on the average, it costs $1,263 dollars per student to maintain the physical school building; or 17.5% of the annual per student aid provided by the State of Michigan School aid funding formula.   It is easy to realize the impact of declining enrollment results in a direct loss of state aid.  The resultant economic impact to school operations is the continuation of facility operating cost in light of a decrease in state school funding due to decreased student population.  RIGHT‐SIZING MICHIGAN SCHOOL DISTRICTS 

We hold the position that due to the declining student population trends, Michigan school districts will be drawn to increased study of the economics of school facility operations in effort  to maintain  school  district  identity  and  facilities.    This will  ultimately  include balancing physical facility capacity with the decline (or growth) of student population to offer a full complement of educational opportunities.  Right‐sizing school districts may include consideration of consolidation with neighboring school  districts  to  achieve  the  critical  student  population  needed  for  optimization  of financial operations (See: School District Consolidation, Size and Spending; an Evaluation, Andrew J. Coulson, Mackinac Center for Public Policy, 2007) 

Page 6: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 6-

 Michigan law provides procedures for the consolidation of school districts. Specifically, efforts to initiate any consolidation effort first must start by a decision of the local school boards.  Neither the Michigan Department of Education nor the State Board of Education may supersede the local board’s authority.  Therefore, to initiate a consolidation strategy both local school boards must agree.  It is important to recognize that the electors of each school district must eventually approve the consolidation, upon petition of 5% of the electors requesting the ballot initiative.  Also, the matter of existing debt must be addressed.  Provisions in the law provide assumption of debt and  the establishment of a special taxing provision  imposing taxes upon only the portion of the consolidated school district for which the debt was originally incurred. This provides assurance that no‐one pays for debt that was not their responsibility.  In our opinion, the consideration of consolidation may be a first step in the process of right‐sizing for some districts.  Whether consolidation is an option or not school districts need to follow a process to right‐size their facilities.   To the public right‐sizing appears to be a simple matter.  The lay‐person simply sees the number of children; looks at the size of the schools; and, selects a school to close…right‐sizing completed.  In actuality the process is not that simple.  The number of students, the size of the buildings and the curriculum being taught may not simply allow one  to be  incorporated  into  the other.   Right‐sizing may require  the construction of additions to facilities at optimum  locations; repurposing of existing facilities; “mothballing” buildings for reuse at a future date; and, the disposal of excess assets.  As districts wrestle with the impact of declining enrollments, shrinking financial resources and having the appropriate assets in terms of land and buildings to meet their educational goals  right‐sizing  becomes  a priority.    It  is  important  to understand  the process  and ramifications associated with right‐sizing.  This paper and presentation seeks to illustrate a process for right‐sizing and the challenges and opportunities the process affords.  A PROCESS FOR RIGHT‐SIZING 

Right‐sizing means matching the physical facilities of the school district with the student needs.  The needs are defined as both the number of students to be educated in addition to the educational adequacy of  the building spaces provided.   A demographic projection 

Page 7: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 7-

answers the first question.  A review of school district physical facilities needed to house the curriculum and educational specifications addresses the latter.  For example a district changing its curriculum by moving to all‐day Kindergarten will require additional space as defined by its educational specifications for Kindergarten classrooms.    There are four steps to the process of right‐sizing, beginning with an assessment of the facilities as shown in the following chart.  Each building needs to be assessed in terms of both  physical  and  educational  adequacy.   Does  the  building meet  code?   Are  there maintenance issues that need to be addressed? Does the building provide a proper learning environment in terms of daylighting, thermal comfort and ventilation?  These are but a few    of the physical assessment questions that need to be answered.    It is also essential that the educational adequacy of the building be assessed.  How well does the building support the educational curriculum?  Are the spaces appropriate for current and future education? 

 

1. Assess the Facilities • Physical adequacy

• Educational adequacy

2. Demographic Study • Projected future enrollment

• Location determination

3. Community Engagement • Understand needs

• Develop alternatives

• Recommend to the Board

4. Implementation • Approve the plan

• Arrange financing

• Implement the selected alternative(s)

Needs Assessment Strategic Plan

Excess Facility Capacity

Page 8: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 8-

The second step is to conduct a demographic study.  This detailed study provides not only the projected enrollment but the probable home location throughout the district of future students.  How many students can the district expect to educate and where those students will reside relative to the existing educational facilities are two of the questions that the demographic study seeks to answers.  Combined  together,  the  facility assessment and  the demographic  study  form a needs assessment.  Our experience shows that at this stage of the assessment it is essential to engage  the  community  in  the process.   Taking  the needs  assessment  to  the  residents provides the opportunity to educate citizens about the needs of the district while receiving, in  turn,  essential  input  from  the  community.   The  expected  outcome  is  a  long‐range strategic plan that addresses the needs while providing action recommendations designed to address those needs.  The long‐range strategic plan offers options and recommendations, to right‐size school education facilities.    Note that the process results, at the end of step 3, in the recommendation of a strategic plan to the board of education.  The best plans are those which we refer to as “citizen led and community driven”.  By involving the public in the process the plan becomes a “citizen plan” in which the stakeholders of the community have a vested interest.    Upon receiving the recommendations it remains the responsibility of the school board to approve  a  plan  consisting  of  the  selected  recommendations;  arrange  financing;  and, implement the selected alternatives.  This leaves the ultimate decision making authority in the hands of the appropriate individuals…those persons elected to the school board to represent the public.  For Michigan school districts with declining enrollment and projected future reductions in the number of students it is likely that excess facility capacity will be identified. We believe it is logical for these school districts to close a significant number of facilities, especially the older more costly to operate facilities.   In some school districts certain facilities can be “mothballed” and maintained for reuse in the future when student population growth requires additional facilities.  It is also reasonable to assume that new strategies emerging from this process will seek to “optimize” the location of schools to be consistent with population growth projections.  

Page 9: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 9-

This leads to closing existing facilities in favor of new facilities constructed with better physical and educational characteristics and  less operational expense.   Typically  these schools will be at optimum locations that also decrease transportation costs for the district.   SCHOOL FACILITY OPERATIONS COST ANALYSIS 

 With an understanding that school districts will be challenged with the task of determining cost effective means to match the supply of building facilities with the projected student population,  the  authors  sought  to  gather  data  to  help  determine  cost  saving  from alternative long‐term facility management strategies.  With this information, the data can be employed to project facility costs, for projected future student populations.  Data  for  twenty‐two  (22)  school  facilities were  gathered  from  three  (3)  independent, geographically disbursed districts.  These included an urban district; a suburban district; and a small‐town rural district. The building size, student capacity and the square foot per student information is displayed in Table 1.  The data represent 1.6 million square feet of education building space having capacity for 10,300 students.  We selected these data to provide information that can be used to develop financial comparative statewide indicators for use in financial modeling.  

TABLE ‐ 1  SAMPLE DATA        

School Square Footage 

Student Capacity  SF/Student 

1  156,000  975  160 2  49,930  355  141 3  93,521  520  180 4  54,174  340  159 5  63,374  420  151 6  35,500  235  151 7  50,508  360  140 8  170,870  1,140  150 9  37,198  265  140 10  257,392  1,430  180 

Page 10: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 10-

TABLE ‐ 1  SAMPLE DATA (con’t) 

11  47,264  340  139 12  30,191  215  140 13  58,368  415  141 14  48,918  350  140 15  30,689  220  139 16  62,168  445  140 17  12,400  90  138 18  43,664  290  151 19  62,240  445  140 20  53,356  355  150 21  77,975  557  140 22  85,064  608  140 

TOTAL  1,580,763  10,370   AVERAGE  71,853  471  148 MEDIAN  53,765  358  141 

 For the purposes of establishing comparative indicators for analysis, we calculated the average and median values for each data set.   Thus the average size of the building is 71,853 square feet with a capacity for 471 students.    Data in Table 2 shows the annual cost of operation, excluding teaching salaries, for the each of the sample buildings.  Using these data the average facility operating cost is $7.64 per square feet of building space or about $1,174 per student.  

Page 11: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 11-

TABLE 2 ‐ CURRENT BUILDING OPERATING COSTS EXCLUSIVE OF TEACHING SALARIES  

School 

Staffing: Principal and 

Admin. 

Staffing: Custodians & Engineers  Insurance  Utilities 

Maint. and Supplies 

Envir. Health & Safety 

Total Annual Operating Costs 

Total Annual Operating Cost/SF 

Total Annual Operating Cost / Student 

1  $411,260  $295,000  $49,612  $248,725  $20,617  $5,470  $1,030,684  $6.61  $1,057 2  $225,796  $150,000  $19,953  $73,827  $11,360  $5,873  $486,808  $9.75  $1,371 3  $222,159  $295,000  $29,742  $142,510  $12,585  $3,766  $705,762  $7.55  $1,357 4  $170,016  $295,000  $17,229  $109,710  $11,484  $5,971  $609,410  $11.25  $1,792 5  $133,950  $150,000  $23,549  $112,560  $8,751  $3,833  $432,643  $6.83  $1,030 6  $176,825  $150,000  $10,654  $72,285  $8,192  $4,284  $422,240  $11.89  $1,797 7  $169,412  $150,000  $15,522  $59,619  $9,069  $5,030  $408,652  $8.09  $1,135 8  $178,600  $295,000  $54,341  $274,315  $24,042  $5,332  $831,630  $4.87  $729 9  $179,432  $150,000  $11,830  $85,587  $9,295  $3,874  $440,018  $11.83  $1,660 10  $432,680  $485,000  $81,857  $528,329  $27,302  $10,012  $1,565,180  $6.08  $1,095 11  $177,509  $150,000  $15,031  $77,895  $9,545  $4,386  $434,366  $9.19  $1,278 12  $121,906  $150,000  $9,601  $56,120  $6,896  $4,930  $349,453  $11.57  $1,625 13  $225,325  $150,000  $18,560  $81,230  $13,979  $6,895  $495,989  $8.50  $1,195 14  $89,300  $150,000  $15,557  $8,327  $10,111  $3,490  $276,785  $5.66  $791 15  $161,570  $150,000  $8,011  $54,883  $5,737  $4,571  $384,771  $12.54  $1,749 16  $224,082  $150,000  $19,770  $92,685  $14,383  $5,782  $506,702  $8.15  $1,139 17  $44,650  $105,000  $3,943  $18,548  $5,119  $3,833  $181,094  $14.60  $2,012 18  $170,328  $150,000  $13,886  $112,175  $11,004  $4,750  $462,143  $10.58  $1,594 19  $89,300  $150,000  $19,794  $131,525  $7,286  $3,586  $401,491  $6.45  $902 20  $170,328  $150,000  $14,524  $60,530  $8,739  $3,533  $407,655  $7.64  $1,148 21  $132,105  $135,450  $11,324  $102,059  $10,009  $4,216  $395,163  $5.07  $709 22  $118,894  $121,905  $12,457  $108,062  $10,597  $4,464  $376,380  $4.42  $619 

TOTAL  $4,025,427  $4,127,355  $476,746  $2,611,505  $256,102  $107,882  $11,605,018     AVERAGE  $182,974  $187,607  $21,670  $118,705  $11,641  $4,904  $527,501  $8.60  $1,263 MEDIAN  $170,328  $150,000  $15,540  $89,136  $10,060  $4,517  $433,505  $8.12  $1,172 

 

Page 12: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 12-

COST TO MOTHBALL A FACILITY 

Data in Table 3 shows the cost to close and mothball a building for reuse at a future date.  Using these data, mothballing costs $6.13 per square foot or $903 per student (based on the student capacity) for the average building.  

TABLE 3 ‐ ESTIMATED COST TO MOTHBALL BUILDINGS 

 

School Emptying Building 

DecommissionAnd Secure  Insurance 

Waste Disposal 

Public SafetyMisc. 

Total Cost to 

Mothball 

Cost to Mothball per sq. ft. 

Cost to Mothball per 

Student 1  $468,000  $259,000  $24,806  $88,587  $840,393  $5.39  $862 2  $188,220  $109,110  $9,976  $69,553  $376,860  $7.55  $1,062 3  $280,563  $155,282  $14,871  $82,327  $533,042  $5.70  $1,025 4  $162,522  $96,261  $8,614  $78,781  $346,179  $6.39  $1,018 5  $222,144  $126,072  $11,775  $80,572  $440,563  $6.95  $1,049 6  $100,500  $65,250  $5,327  $77,919  $248,995  $7.01  $1,060 7  $146,424  $88,212  $7,761  $68,298  $310,695  $6.15  $863 8  $512,610  $281,305  $27,170  $80,177  $901,262  $5.27  $791 9  $111,594  $70,797  $5,915  $67,252  $255,558  $6.87  $964 10  $772,176  $416,088  $40,928  $129,593  $1,358,785  $5.28  $950 11  $141,792  $85,896  $7,516  $68,159  $303,362  $6.42  $892 12  $90,573  $60,287  $4,801  $66,620  $222,281  $7.36  $1,034 13  $175,080  $102,540  $9,280  $69,159  $356,059  $6.10  $858 14  $146,754  $88,377  $7,779  $68,308  $311,217  $6.36  $889 15  $75,567  $47,784  $4,005  $66,170  $193,526  $6.31  $880 16  $186,498  $108,249  $9,885  $69,702  $374,334  $6.02  $841 17  $37,200  $23,600  $1,972  $32,417  $95,189  $7.68  $1,058 18  $130,992  $80,496  $6,943  $77,834  $296,266  $6.79  $1,022 19  $186,720  $108,360  $9,897  $69,508  $374,485  $6.02  $842 20  $137,010  $83,505  $7,262  $78,015  $305,792  $5.73  $861 21  $149,553  $85,976  $7,927  $52,113  $295,569  $3.79  $531 22  $160,235  $92,118  $8,493  $55,836  $316,682  $3.72  $521 

TOTAL  $4,582,727  $2,634,564  $242,903  $1,596,899  $9,057,093     AVERAG

E  $208,306  $119,753  $11,041  $72,586  $411,686  $6.13  $903 MEDIAN  $154,894  $90,247  $8,210  $69,531  $313,949  $6.23  $891 

 

Page 13: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 13-

This analysis is based on the following assumptions:  

• Emptying  the building:  Includes  removal  of  all  furniture,  supplies  and equipment. 

• Decommissioning  and  securing:  Includes  securing  the  building  from vandalism, rodent infestation, weatherization, and insuring operation of the HVAC system to provide a minimal amount of heat to prevent pipes from freezing during winter months. 

• Insurance:   Represents the cost for property and casualty insurance for a vacant building and grounds. 

• Waste  disposal,  public  safety  and miscellaneous:  Includes  the  cost  to dispose of unwanted materials, security during closing process, and any other costs not elsewhere recorded. 

 ON‐GOING COST OF MAINTAINING AND MOTHBALLED BUILDING 

Data in Table 4 shows the ongoing annual maintenance cost for each building mothballed with the intent to be reactivated at a later date.   Using this data we have determined this average annual cost to be $0.60 per square foot or $88 per student.  

TABLE 4 ‐ ANNUAL MAINTENANCE COST FOR MOTHBALLED BUILDING  

School  Insurance 

Security and 

Minimal Utilities  Maintenance 

Total Annual Operating Costs 

On‐Going Cost to Mothball / sq. ft. 

On‐Going Cost to Mothball / Student Capacity 

1  $24,806  $58,500  $5,029  $88,335  $0.57  $91 2  $9,976  $23,528  $2,715  $36,219  $0.73  $102 3  $14,871  $35,070  $3,021  $52,963  $0.57  $102 4  $8,614  $20,315  $2,746  $31,676  $0.58  $93 5  $11,775  $27,768  $2,063  $41,605  $0.66  $99 6  $5,327  $12,563  $1,923  $19,812  $0.56  $84 7  $7,761  $18,303  $2,142  $28,206  $0.56  $78 8  $27,170  $64,076  $5,886  $97,132  $0.57  $85 

Page 14: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 14-

 TABLE 4 ‐ ANNUAL MAINTENANCE COST FOR MOTHBALLED BUILDING 

 

School  Insurance 

Security and 

Minimal Utilities  Maintenance 

Total Annual Operating Costs 

On‐Going Cost to Mothball / sq. ft. 

On‐Going Cost to Mothball / Student Capacity 

9  $5,915  $13,949  $2,199  $22,063  $0.59  $83 10  $40,928  $96,522  $6,701  $144,151  $0.56  $101 11  $7,516  $17,724  $2,261  $27,501  $0.58  $81 12  $4,801  $11,322  $1,599  $17,721  $0.59  $82 13  $9,280  $21,885  $3,370  $34,535  $0.59  $83 14  $7,779  $18,344  $2,403  $28,526  $0.58  $82 15  $4,005  $9,446  $1,309  $14,760  $0.48  $67 16  $9,885  $23,312  $3,471  $36,668  $0.59  $82 17  $1,972  $4,650  $1,155  $7,776  $0.63  $86 18  $6,943  $16,374  $2,626  $25,943  $0.59  $89 19  $9,897  $23,340  $1,697  $34,933  $0.56  $79 20  $7,262  $17,126  $2,060  $26,448  $0.50  $75 21  $7,927  $52,113  $1,691  $61,731  $0.79  $111 22  $8,493  $55,836  $2,114  $66,443  $0.78  $109 

TOTAL  $242,903  $642,066  $60,179  $945,148     AVERAGE  $11,041  $29,185  $2,735  $42,961  $0.60  $88 MEDIAN  $16,649  $57,168  $3,572  $77,389  $0.67  $100 

 The assumptions employed include: 

• Insurance:   Maintaining property  and  casualty  insurance  for  the vacant building 

• Security  and  minimal  utilities:  Use  of  periodic  security  inspections including replacing any security materials lost to vandalism and the minimal operation of  the HVAC  system  to maintain  integrity of  interior building surfaces, etc. 

• Maintenance: The cost of having district maintenance personnel, or contract personnel,  make  occasional  repairs  to  the  building  systems  including maintaining the security system, exterior lighting and HVAC system. 

Page 15: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 15-

 One aspect of mothballing a building  that should not be minimized  is  the prospect of “urban miners” stripping assets from the building.  This is more than juvenile vandalism.  So‐called “urban miners” are actually organized  thieves who break  into a mothballed building  and  systematically  remove  wire,  lights,  plumbing  fixtures  and  any  other marketable materials from the structure.  They leave behind a stripped shell of a building that is virtually useless as a re‐deployable asset from a physical and financial standpoint.  While  typically  this  occurs  in more  urban  areas  in  actuality  no mothballed  school, particularly during periods of high scrap prices, is immune to urban mining.  Districts need to recognize this and allocate sufficient financial resources for security measures.   COST TO DEMOLISH A BUILDING 

Data in Table 5 shows the one‐time cost to demolish each building.  Using these data yields a one‐time cost  to demolish  the average building of $4.82 per square  foot or $713 per student. Note  that  this cost does not  include any environmental remediation expense.  Depending upon the condition of the building environmentally remediation, primarily asbestos removal and disposal, can double the cost of demolition.  That cost is not included since over the years so many buildings have already had asbestos removal.  In addition this cost, more than others, seems to vary depending upon location.  The cost of $4.82 per  square  foot  is common  in urban areas.   However,  the cost can dramatically decrease to $3.00 per square foot in more rural areas.  

TABLE ‐ 5  COST TO DEMOLISH A BUILDING 

School Square Footage 

Student Capacity 

Demo Cost per S.F. 

Demo Cost  per Student 

Total Demolition 

Cost 1  156,000  975  $5.00  $800  $780,000 2  49,930  355  $5.00  $703  $249,650 3  93,521  520  $5.00  $899  $467,605 4  54,174  340  $5.00  $797  $270,870 5  63,374  420  $5.00  $754  $316,870 6  35,500  235  $5.00  $755  $177,500 7  50,508  360  $5.00  $702  $252,540 8  170,870  1,140  $5.00  $749  $854,350 9  37,198  265  $5.00  $702  $185,990 

Page 16: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 16-

 

TABLE ‐ 5  COST TO DEMOLISH A BUILDING (con’t) 10  257,392  1,430  $5.00  $900  $1,286,960 11  47,264  340  $5.00  $695  $236,320 12  30,191  215  $5.00  $702  $150,955 13  58,368  415  $5.00  $703  $291,840 14  48,918  350  $5.00  $699  $244,590 15  30,689  220  $5.00  $697  $153,445 16  62,168  445  $5.00  $699  $310,840 17  12,400  90  $5.00  $689  $62,000 18  43,664  290  $5.00  $753  $218,320 19  62,240  445  $5.00  $699  $311,200 20  53,356  355  $5.00  $751  $266,780 21  77,975  557  $3.00  $420  $233,925 22  85,064  608  $3.00  $420  $255,191 

TOTAL  1,580,763  10,370      $7,577,740 AVERAG

E  71,853  471  $4.82  $713  $344,443 MEDIAN  53,765  358  $5.00  $703  $253,865 

 It should be noted that the impact of recycling salvageable materials from the structure has not been factored into the analysis.  The cost per square foot of demolition shown assumes that the district has “harvested” many salvageable materials themselves using their own maintenance personnel.  Often light and plumbing fixtures as well as HVAC components can be saved and in many districts tend to be common to multiple buildings.  Harvesting these materials provides a district with a supply of spare parts.  The district needs to have space for storage and a need for those materials in other buildings but when that occurs harvesting is a viable option. For those districts that harvesting salvageable materials is not an option, the demolition cost is often reduced from that shown by allowing the demolition company to have the salvage rights.    FINANCIAL ANALYSIS  

 For analysis purposes, we have created a financial model based on the twenty‐two (22) buildings studied.  The data generated from that analysis provided the parameters for a hypothetical Michigan school district having a student population that would decrease 

Page 17: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 17-

over  the next 20 years at a  rate  similar  to  the  total  student population of  the State of Michigan.  The financial ratios used in the analysis are shown in Table 6.  

TABLE 6 ‐  FINANCIAL RATIOS FOR ANALYSIS 

  Ratio Criteria  Low  High  Average  Median 

Building Size ‐ Student Capacity Square Feet  12,400  257,392  71,853  53,765 

Student Capacity  90  1,430  471  358          

Current Annual Operating Cost Square Foot  $4.42  $14.60  $8.60  $8.12 

Student Capacity  619  2,012  1,263  1,172 Cost to Mothball 

Square Foot  $3.72  $7.68  $6.13  $6.23 Student Capacity  521  1,062  903  891 

Mothball Annual Operating Cost Square Foot  $0.50  $0.78  $0.60  $0.67 

Student Capacity  67  111  88  100 Cost for Building Demolition 

Square Foot  $5.00  $3.00  $4.82  $5.00 Student Capacity  420  900  713  703 

 Three scenarios were modeled: 

1. NO RE‐SIZING OF FACILITY CAPACITY ‐ This scenario assumes loss of student population and the continued maintenance of all current facilities. 

2. DISPOSAL OF EXCESS FACILITIES  ‐ This scenario assumes reducing student capacity  by  2,355  students  by  the  demolition  of  four  excess  facilities  to optimize building capacity with the projected student enrollment.   

3. MOTHBALLING FACILITIES FOR FUTURE REUSE ‐ This scenario assumes reducing student capacity by 2,355 students by closing and mothballing four facilities for future use. 

Each scenario has differing impacts.  Graphically the interaction between school capacity and enrollment is shown in the following three graphs.  Obviously, under the first scenario, if nothing  is changed the school capacity (as shown by the green  line at the top of the 

Page 18: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 18-

graph) continues unchanged throughout the planning period.  As enrollment drops (red line) the amount of excess capacity (yellow shaded area) continues to increase.

  Under  the  second  scenario  excess  capacity  is  eliminated  by  closing  and demolishing buildings.   While  this  does  right‐size  the  district  in  terms  of  having  capacity match enrollment note what happens during the period from 2015 through 2025.  The U.S. 

 Census Bureau projection is for a modest rebound in the number of school age children in Michigan.  Whether this will actually occur in light of the severe economic recession and 

Page 19: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 19-

the  associated  impact  on migration  is  open  for  conjecture.    The  point  is  that  if  the population does  rebound  there  is  nothing  to do  but  accept  overcrowding  or  rebuild capacity that was previously eliminated.  The mothballing option does allow a district to bring a facility back “on‐line” as enrollment warrants.  However, there are costs associated with both maintaining a building and re‐opening a building.  Sometimes, as shown by the graph, it then becomes necessary to re‐mothball a building when enrollment drops again.  Clearly, these are factors that need to be weighed when making a decision on excess educational facilities.  

  

 

RESULTS OF FINANCIAL ANALYSIS 

In Table 7  the costs  for each of  the  three alternative scenarios  is shown.     The cost  to maintain the current facilities for the 20‐year period is estimated to be $275.0 million.  The cost  to  demolish  the  four  structures,  balancing  facility  capacity with  project  student population and maintain  the “right  sizes”  required  facilities  is estimated  to be $235.3 million.  This is a 16.9% saving amounting to $39.7 million.  Cost to close and mothball four 

Page 20: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 20-

facilities for future reuse with retaining the remaining capacity to “Right‐size” required facilities  is estimated to be $224.6 million.   This  is a 22.4% savings amounting to $50.4 million.  CIVIC AND SOCIAL IMPLICATIONS OF RIGHT‐SIZING 

Schools, especially  in  smaller and  rural communities play many  roles.    In addition  to serving  educational  functions,  schools  serve  as  the  social  and  cultural  center  of  the community, providing a venue for sports, theater, music and other civic activities. (See: What Does a School Mean to a Community? Assessing the Social and Economic Benefit of Schools to Rural Villages  in New Your, Thomas A. Lyon, Journal of Research in Rural Education, Winter, 2002)  They are most often sited  in critical  locations within  the community  land use pattern, intertwined with local residential neighborhoods.  Any reorganization of school facilities will impact land use planning and social connectivity within the community at minimum, changing the school where neighborhoods have historically sent their children, possibly ending use of facilities for various social and civic activities.   We have concluded our analysis by listing potential social, civic, land use and economic development that could possibly arise during evaluation of alternative facility management options.  1.   “Right Sizing” of  school districts will disrupt  the  current pattern of  student transport to/from school, whether this be by walking to a neighborhood school or bus transport  to  a  central  school  location.   These  changes will  require  engagement with parents and community leaders to formulate the most acceptable mean of student transport to school.  2.  Removal of a school will likely disrupt the institution that holds together the community civil structures and community social “connectiveness”. Due  role of  the school in providing not only education, but employment and a place for social, cultural and recreational opportunities, closure of a school will likely “wipe‐out” the one building with an identity which all people in the neighborhood or school district hold in common.   

Page 21: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 21-

TABLE 7 ‐ 20‐YEAR COST ANALYSIS 2008 ‐ 2028 

 Year   2008  2009  2010  2011  2012  2013  2014  2015  2016  2017  2018  2019  2020  2021  2022  2023  2024  2025  2026  2027  2028 Building Student Capacity  Current  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370  10,370 

Right Sized  10,370  10,370  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015  8,015 

Facility Operating Costs (in millions) Scenarios 1. No Change Operating $  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1  $13.1 

2. Demo Operating $  $13.1  $13.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1 

Demo Cost      $16.8                                     

Total  $13.1  $13.1  $26.9  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1 

3. Mothball Operating $  $13.1  $13.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1  $10.1 

Mothball $      $2.1                                     

Annual MB$      $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2  $0.2 

Total  $13.1  $13.1  $12.5  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3  $10.3 

  

20‐Year Comparative Analysis Scenario  Cost (millions)  Savings (millions) 

No Change  $275.0   Demo  $235.3  $39.7 Mothball  $224.6  $50.4 

  

Page 22: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 22-

3.  Removal/closure  of  a  school  may  impact  future  population  growth.  Demographers have documented the importance of schools in the decision to purchase a home by families with school aged children.  Communities with no school and long school commuting patterns may be viewed as a  less  favorable community  to  live and raise a family and thus suffer slower population growth.  4.  Removal/closure  of  a  school may  affect  the  growth  of  business.    Businesses seeking employees may be reluctant to locate in a community that has no school and long school commuting patterns due to the concern of attracting new family workers to locate in the community or a problem of parental absenteeism to respond to family school needs.  5.  Removal/closure of a school will affect the Master Plan of the community. For the most  part,  community  planning  is  based  on  the  current  pattern  of  land  use.    The community master plan contemplates the location of a school in the future not a vacant building or site for reuse and thus will need to be updated.   6.  Given the positive attributes associated with schools, “right‐sizing” will mount vigorous remonstrance.  Communities threatened by “right‐sizing” will undoubtedly be threatened by vigorous efforts to retain the status quo, as this response has the least impact upon all individuals.  CONCLUSIONS 

Most readers will easily recognize and accept the relationship of schools to the social and economic well‐being of the community.  Studies have documented the effect of schools on community civic structures, housing values, population and business growth.  In many instances, schools serve as the source of personal identity, a topic of social discourse and the foundation for community social and business cohesion.  Local government and school  leaders, education administrators and  local citizens also realize a community, having a  large number of  local  institutions and organizations, a diverse and  involved business sector plus and actively engaged citizenry, provide  the interpersonal cohesion that creates a strong civic infrastructure leading to a higher level of well‐being and community welfare.  

Page 23: MI School Demographics And Facilities

THE DECLINING POPULATION DEMOGRAPHIC AND THE IMPACT UPON EDUCATIONAL FACILITIES 

- 23-

 While financial analysis is important to “Right‐sizing” it is also important to document and quantify what  the school means  to  the  local community and  the community planning obligations needed  to mitigate adverse civic and social changes due  to “Right‐sizing” decision.    ABOUT THE AUTHORS 

Carl H. Baxmeyer is a Senior Associate and heads the Solutions Group of Fanning Howey Associates, Inc. an architectural/engineering/planning firm practicing in the area of school planning and design.  He is responsible for school population projection analysis.  He can be reached at [email protected]  Charles Eckenstahler is a Senior Consultant with McKenna Associates and serves as an advisor to the Fanning Howey Solutions Group. He is a 35 year veteran real estate and municipal  planning  consultant.    He  teaches  economic  development  subjects  in  the Graduate School of Business at Purdue North Central, Westville, Indiana and serves on the faculty of the Lowell Stahl Center for Commercial Real Estate Studies at Lewis University, Oakbrook Illinois. He can be contacted at pcteckencomcast.net