Establishing a

Climate Action GroupToolkit

 2 

 

 

 

Visiting your MP to talk about climate change and the action you want them to take is an important part of many Climate Action Groups.  Politicians work with competing pressures, and if you want your MP to push for more action on climate change, you’ll need to be one of those pressures.  We all know that ‘the squeaky wheel gets the oil’, and if the only people your MP has heard from on climate change are industry lobbyists calling for delays or more cash hand‐outs, it seems likely that real action on climate change will fall down the list.   

While visiting your MP might seem a little daunting at first, it’s important to remember that politicians are people just like you.  They have families and work pressures just like you, and it’s important that they are hearing from ordinary Australians. 

1. Book your meeting 

  The first thing you will need to do is book a meeting to see your local MP.  Phone the MP’s office and ask to speak with the Diary Secretary.  They’ll want to know who you are, and why you want to meet with the MP.  Explain simply that you are a member of their constituency, and that you would like to speak with your representative about climate change.   You may be asked to put this into an email, with your name and address, and the issue you would like to discuss.   

  It might take a few attempts to get your meeting.  Don’t give up.  MP’s are busy people, however as your representative they should be able to make time to meet with their constituents. 

2. Get ready 

  Now that you have your meeting time locked in, you’ll need to prepare for your meeting.  Decide who is best to come to the meeting with you.  As a general rule, you should never meet with an MP alone.  Having another person with you helps to keep you on track, and this person can bear witness to any commitment that the MP might make.    Get to know who you will be meeting with.  Your MP might have a website with information about themselves, their interests, background and if they have a family.  Think about what sorts of things you have in common, and what it is about climate change that might motivate them.  For example, an MP who has a background as a union delegate is likely to respond well to information about the job opportunities that come with the transition to a clean economy.  Someone with a young family is more likely to respond to the threat that climate change poses for their children’s future. 

Be clear on what you want to talk about in the meeting.  There is a lot of information about climate change, the solutions, and what we need to do to get there – too much for this one meeting.  Pick the topic that you want to discuss.  Refresh yourself on background information.  Pick two or three key points that you want to make in the meeting, and stick to 

     Meeting with your MPs 

 

Meeting with your MPs BREAZE and Environment Victoria, Establishing a Climate Action Group Toolkit  

 3

them.  Perhaps you might try a practice interview where your friend or family member pretends to be the politician, and you try to make your case.  It can be a good idea to type up a one‐page summary of your points, and the background information and justification for action that you can leave with them following your meeting.  You should also include in this exactly what you are asking your MP to do. 

3. The meeting   

Now it’s time for the meeting.  Don’t worry if you are a little nervous.  Remember – politicians are just ordinary people.   

Make sure you arrive on time.  Politicians are busy people and if you are late, you might find your meeting is cut short.  If you are meeting with your MP as a group, it’s a good idea to arrange to meet outside the office or at a café close by 15 minutes before the meeting.  Make sure you are clear on what each person’s role is – performing the introductions, leading the discussion, taking minutes etc.  It is important to make sure someone is allocated to take notes from the meeting so that you can follow up on questions and report back to your group accurately.  

Keep your information simple, and try not to stray off course too much.  Be friendly, polite and patient.  While you might not feel like an expert, chances are your politician isn’t either.  If you are asked a question you don’t know the answer to, make a note and tell your MP you’ll get back to them with that information.  Try not to get sidetracked.  Politicians can be good at talking at length about a topic vaguely related, but separate to that which you are there to discuss.  Politely pull the conversation back to your topic, and try to make your points clear.  Try to find out the MPs position on the issue.   

Keep it personal by telling your MP about why climate change matters to you, and what you’ve already done to try to limit your impact on global warming.  If you are representing a group, mention how many members and supporters you have, and talk about action that your community is taking to show your MP that the whole community wants action on climate change.   

Make sure you stay calm at all times.  While you might strongly disagree with their government’s position or what your MP is saying, this is not the time for a yelling match.   

Ask your MP what they would be prepared to do about your issue.  You might have specific asks that you can put to them such as forwarding your briefing to the Minister responsible, supporting the action in parliament, or voting for a particular amendment.  Try to draw a commitment from them before leaving the meeting. 

Thank them for the meeting, and any commitments they’ve made before leaving. 

4. Follow up 

After your meeting, debrief with your group, or the person you attended with.  Look over your notes from the meeting, and make any others you need to so as not to forget what was said or committed to.  

 

                         Meeting with your MPs BREAZE and Environment Victoria, Establishing a Climate Action Group Toolkit  

 4 

Think about how you felt the meeting went.  Did you make your point clearly?  Was the politician interested?  Were there any problems?  Is there anything you would do differently next time? 

If you committed to get back to your MP with an answer to a question or more information, make sure you follow up within a week.  Likewise, if your MP committed to do something for you, feel free to follow up with a polite email thanking them for the meeting and outlining their commitment if you haven’t heard back within a week or two.   

Don’t feel that now that you’ve had your meeting, you’ve achieved your aim of engaging your politician.  This is only the beginning of your relationship.  Engaging your politician on climate change is an ongoing job.  One meeting will let them know you’re interested, but ongoing communication, emails and meetings into the future will let them know that your community is committed to change, and that you will be watching to see whether or not they deliver. 

Sometimes your MP may catch you out with a curly question, or a reason that can be hard to argue with.  If you’re not sure where to go for a response, or are wondering how to handle that question better, you can contact Environment Victoria to talk about tactics for meeting with your MP.   

 

 

 

Meeting with your MPs BREAZE and Environment Victoria, Establishing a Climate Action Group Toolkit