Marc Buijssen11-05-18 1MB4ict

Manager Before ict

PORTFOLIOMS Power-BI(Business Intelligence) & VBA-SQL-Excel

(Big) Data Input, Linking, Modelling & Presentation

Marc Buijssen for interim management

Inhoud Presentatie1. Inleiding2. Business Intelligence & Prototyping3. CASES4. Slot & Vragen

11-05-18 MB4ict 2

1. Inleiding

11-05-18 MB4ict 3

• Marc Buijssen, 1962, gehuwd 3 kinderen, Boxtel• HTS-Informatica + TU-Bedrijfskunde; 3 jaar Planner + 12 jaar Manager

+ ZZP’er sinds 2016 (naast MB4ict ook MB4tt: Interim Manager)• Tijdens vast dienstverband als Planner en Manager altijd eigen

“Stuurinformatie” gegenereerd t.b.v. Inkoop, Projecten, R&D, Technische Dienst, Financiën, Personeel etc.

• Dat is sinds 2007 dagelijkse activiteit als ZZP’er (MB4ict & MB4tt), naast werk voor TrinnoQ ( internationale handel Cocoon’s GRID-IT!® op de promotionele markt) en Velcry-DESIGN® (ontwerp en verkoop eigen gepatenteerde product: Wrappy-BAG® en Velcry-FRAME®)

2a. Business Intelligence

11-05-18 MB4ict 4

SUCCES van een Onderneming:vooruit lopen op kansen en bedreigingen= ANTICIPEREN• Intuïtie• Historische gegevens (Feiten)• Modellen (Toekomst “voorspellen”)• Scenario’s

2b. PrototypingPrototyping in Excel as funtional design forSoftware Engineer and (temp) standalone

11-05-18 MB4ict 5

1. Bedrijven leggen gegevens digitaal vast (Data)Per Afdeling of Functiegebied: ERP, CRM, SAP, Exact, AFS, Maatwerk

2. Bedrijven gebruiken Rapportages (historisch)Onderscheid maken door:3. Stuurinformatie oftewel Business Intelligence:(Bestaande) Gegevens (Data) omzetten naar Informatie, waardoor een onderneming beter Bestuurbaar wordt enBetere Beslissingen Sneller genomen worden

MB4ict biedt oplossingen bij tekort aan StuurinformatieEen opdracht start met de vraag: Welke Informatie komt u tekort?

Verder biedt MB4ict oplossingen voor 100% werkende prototypes (tijdelijk ook standalon) in Excel als functioneel ontwerp voor de software engineers t.b.v. inbedding in het totale ERP-systeem

BI-tools en “IT-Users”

11-05-18 MB4ict 6

SQL

Data Quality

3. CASESCASE ⓫: Input & Presentation-tool ENERGY TRANSITION

(2018 May - MB4ict + Foundation MOED / VBA-Excel + MS Power-BI on desktop, tablet and phone / No Doc yet )CASE ❿: Quotation & Order Workbook

(2018 April - MB4ict + Third party + International Trade OrganzizationSQL-VBA-Excel + MS Power-BI on desktop, tablet and phone / max modular and expandable / No Doc yet)

CASE ❾: Order & Capacity Control(2016-2017 MB4ict + Cornelius Electronics Wales UK: Cable Assemblies / Standalone & PrototypingSQL-VBA-Excel + MS Power-BI on desktop, tablet and phone / Productivity increase more than 25%!)

CASE ❽: Quotations & Invoicing(2013-now MB4ict + TrinnoQ + Velcry-DESIGN®: VBA-Excel Standalone)

CASE ❼: Contracthours en Capacity Planning (2010-2011 MB4ict + MB4tt (interim manager) + Meander / VBA-Excel Standalone & Prototyping)

CASE ❻: Balance Score Cards(2007 MB4ict + Inclusief Groep / BI-Team / ETL (Cubeware Importer) + Jedox Palo-VBA-Excel + Cockpit Pro (BI)

CASE ❺: Key Ratio’s (2007 MB4ict + Philips Medical Systems / VBA-Excel: Prototyping as pre-design webapplication)

CASE ❹: Container Planning (2006 Manager Purchasing Department (35 people) at EDCO: Importer for Chine >300 containers/wk and more than 50 own brands / VBA-Excel Prototyping )

CASES ❸: MT-Business Intelligence(1993-2004 Manager Logistics / Manager R&D (40 people) at Rouvoet, Errèl, JvH

No-documentation in this report / Several VBA-Excel solutions next to and with full ERP-Exact license)CASE ❷: Prototyping MRP I & MRPII

(1991 Planner + Software design at Funke Antennen / Prototyping in VBA-Excel complete MRPI & MRPII design for software engineer who has made theERP-version without asking one question!)

CASE ❶: Multi-project-planning & Workload Control(1989 Graduate TUe, report grade 8,5 / later Software-engineer at Gielissen: Largest Dutch Intern. Stand builderStand alone VBA-Excel & Prototyping)

11-05-18 MB4ict 7

CASE ❾: Order & Capacity Control Producent in Wales UK van draadbomen (looms,

cable assemblies), 250 medewerkers. Probleem: De productie werkt inefficiënt (qua

combinaties en capaciteit). Orders worden onvoldoende beheerst en alleen op papier te volgen.

Oplossing: (Prototyping in) Excel missing link ERP, SQL, VBA, Excel-link-file en MS Power-BI. Support op afstand via DRP-connectie en GoTo-Assist.

PRODUCTIVITEITS STIJGING VAN MEER DAN 25%

11-05-18 MB4ict 8

11-05-18 MB4ict 9

BLOCKED

11-05-18 MB4ict 10

Blocked

11-05-18 MB4ict 11

11-05-18 MB4ict 12

11-05-18 MB4ict 13

11-05-18 MB4ict 14

11-05-18 MB4ict 15

11-05-18 MB4ict 16

11-05-18 MB4ict 17

11-05-18 MB4ict 18

ALSO PHONE

CASE ❽: Quotations & Invoicing

Internationale handel voor promotionele markt. Zeer specifieke quotations gevraagd met veschillende valuta’s, maten en gewichten, price-breaks, FOB en DDP: Delivery Duty Paid leveringen over de gehele wereld en verschillende bewerkingen (prints)

Probleem: Niet voorhanden op de markt als standaard software

Oplossing: Zelf maken in Excel

11-05-18 MB4ict 19

11-05-18 MB4ict 20

Prices blocked

CASE ❼: Contract-uren en Capaciteitsplanning

Cultureel centrum met 70 docenten met deel-contracten en in te vullen indirecte uren. Verspreid over meerdere locaties.

Probleem: Actuele bezetting van leerlingen zorgt voor te complexe berekening nieuwe contracten. Er moet een nieuwe indeling met zelfsturende groepen gemaakt worden per locatie

Oplossing: Omzetten in Excel(Parellel aan Interim Management uitgevoerd).

11-05-18 MB4ict 21

11-05-18 MB4ict 22

11-05-18 MB4ict 23

11-05-18 MB4ict 24

CASE ❻: Ziekteverzuim& Balance Score Cards (BSC)

“WSD”1.000+ medewerkers Probleem: Gegevens Ziekteverzuim en BSC worden

in Excel verzameld en gepresenteerd (draaitabellen Excel macro’s): limiet Excel

Opdrachtgever wil de presentatie professionaliseren en uitbreiden

Oplossing: Jedox Palo / Cubeware Importer en Cockpit Pro implementeren

11-05-18 MB4ict 25

11-05-18 BI-Team Inclusief Groep 26

Cubeware Importer: ETL: Extrusion Transform and Load dataJedox Palo Tussenbestand:

In Memory OLAP: On Line Analytic Processing

Geëxporteerde DataVBA Macro’s Tussentabellen

DraaitabellenMS Excel

Informatie: Tabellen & Grafieken

Cubeware CockpitInformatie: Tabellen &

Grafieken

Bestaande Databases Inclusief:• Compas• Accountview• …….

Nadelen:• MS Excel beperkt en traag bij grote hoeveelheid gegevens• Beperkte presentatie via Intranet

Bestaande Databases Inclusief:• Compas• Accountview• …….

MS ExcelInformatie: Tabellen &

Grafieken

Intranet EindgebruikerInformatie Interactief: Tabellen & Grafieken

Nu

Toekomst

Koppelingen met bestaande Databases

Definiëren Dimensies

11-05-18 BI-Team Inclusief Groep 27

Jedox Palo Tussenbestand(Kubus)

Cubeware Importer

Dimensies

11-05-18 BI-Team Inclusief Groep 28

MS Excel

Palo Add inVoor Excel

Data uit Palo-Tussenbestand ophalen vanuit Excel

11-05-18 MB4ict 29

11-05-18 BI-Team Inclusief Groep 30

Directe link Palo met Cubeware

Cockpit

11-05-18 BI-Team Inclusief Groep 31

Directe link Palo met Cubeware

Cockpit

Toekomst: Data in Palo-Tussenbestand+ Grafieken in Cockpit (+Intranet)

CASE ❺: Key Ratio’s / Benchmarking

Producent van > 500 MRI-scanners / jaar Probleem: Producent verkoopt te weinig software

(Scanners zijn duur; vergoedingen verzekeraar lager) De Producent wil de gebruikers van MRI-scanners Key

Ratio’s / Benchmarks aanbieden waarmee de bezetting van machines beter vergeleken en aangestuurd kan worden.

Oplossing: Logfiles downloaden en in Excel omzetten naar de gewenste Key Ratio’s in overleg met de opdrachtgever

11-05-18 MB4ict 32

11-05-18 MB4ict 33

11-05-18 MB4ict 34

11-05-18 MB4ict 35

CASE ❹: Containerplanning

Importeur vanuit China gemiddeld 200+ containers per weekmeer dan 15.000 artikelen

Probleem: Onvoldoende inzicht en bijsturing inkomende containers

Oplossing: Bestaande Containerlijst in Excel aangepast.(Parellel aan Management-functie uitgevoerd).

400x pagina’s gegevens omgezet naar 4x A4 Informatie11-05-18 MB4ict 36

11-05-18 MB4ict 37

Resultaat: Containerlijst

11-05-18 MB4ict 38

11-05-18 MB4ict39

BIJSTUREN: MINDER CONTAINERS VOOR ROZ in WK21

11-05-18 MB4ict 40

Documentatie

CASE ❸: MT-stuurinfo / Purch. / Logistics/ Techn. Dpt / R&D projects-hours

Grootste producent (en exploitant) van NL. Productie 10.000-25.000 speelautomaten / jr

Probleem: De meest uitgebreide versie van Exact is onvoldoende voor aansturing

Oplossing: Diverse applicaties in Excel(Parellel aan Management-functie uitgevoerd)

Geen documentatie

11-05-18 MB4ict 41

CASE ❷: Prototyping MRP I & MRPII Producent Antennen / productie 5.000 gewone en

schotelantennes per week / 20 uitbesteed-adressen voor inpakken

Probleem: Programmeur moet MRPI en MRPII systeem maken, maar weet niet hoe

Oplossing: Als planner prototyping in Excel gemaakt met volledige documentatie. Programmeur heeft applicatie geschreven zonder één vraag te stellen!

(Parellel aan Planners-functie uitgevoerd)11-05-18 MB4ict 42

11-05-18 MB4ict 43

11-05-18 MB4ict 44

11-05-18 MB4ict 45

CASE ❶: Werklastbeheersing Internationale StandbouwerProbleem: Onbeheersbare werklast op de

Afdeling “Meubelmakers” : Het is hollen of stilstaan Laat en te duur uitbestedenOplossing: Multi-projectplanning en

Werklastbeheersing in Excel

11-05-18 MB4ict 46

11-05-18 MB4ict 47

GEGEVENS uit onderzoek is gebleken dat er 3 soorten stands bestaan

met een eigen specifiek “vrijgavepatroon” van werklast t.o.v. de startdatum

t=-4 t=-3 t=-2 t=-1 t=0

Interieurbouw 25% 30% 30% 15%

Systeembouw 10% 25% 30% 25% 10%

Timmerstand 5% 35% 35% 20% 5%

Verder is gebleken dat de voorgecalculeerde uren betrouwbaar zijn

Uit de Ingeschreven Projecten, Soort, Startweek en Voorcalculatie kan de werklast per week berekend worden

11-05-18 MB4ict 48

Projecten Start Beurs Voorcalculatie

0052 Interieurstand Wk15 1.000 uur

0053 Timmerstand Wk18 250 uur

0054 Systeemstand Wk14 750 uur

0055 Timmerstand wk20 1.250 uur

11-05-18 MB4ict 49

Gegevens: Ingeschreven Projecten:

11-05-18 MB4ict 50

Informatie: Werklastverdeling per Week:

11-05-18 MB4ict 51

Informatie: Verdeling uren per Week zonder Werklastbeheersing: Onderbezetting en Leegloop: Hollen of Stilstaan

11-05-18 MB4ict 52

Informatie: (Her-)verdeling uren per Week; werk naar voren halen, uitstellen, overwerken en/of uitbesteden

V P B ZA U R

11-05-18 MB4ict 53

Resultaat: Minder Onderbezetting, Minder Leegloop en Projecten tijdig (tegen lagere kosten) uitbesteed!

4. Samenvatting en Vragen?

11-05-18 MB4ict 54