BUDGET STUDY SESSION FORFISCAL YEAR 2019‐20 BUDGET

MAY 7, 2019

BUDGET DEVELOPMENT ISSUES Two Alternatives for Budget AdoptionWith Sales Tax Increase and Without June 4 election date gives little time for response

Recommendation for proposed budgets & seeking direction to assist planning efforts

FY18‐19 GENERAL FUND YEAR END ESTIMATES

Beginning Fund Balance 8,292,400$      

Estimated Revenues 59,632,450$   Transfers In 3,177,000        Expenses & Uses 62,744,120

Revenue over Expenses 65,330$            

Transfer to Equipment Replacement Fund (1,800,000)

Transfer to Capital Improvement Fund (2,400,000)Subtotal Operating Balance (4,134,670)

Ending Fund Balance 4,157,730$      

FY 2018‐19 YEAR END PROJECTIONSREDUCED BY $1.2 MILLION

4

‐$228,800

‐$278,100

‐$40,800

‐$121,600 $67,700

$0

‐$594,200 $0

 (2)

 ‐

 2

 4

 6

 8

 10

 12

 14

 16

 18

PropertyTaxes

Sales Taxes TOT UUT MVLF Franchise Licenses &Permits

Services

MILLIONS

Original Budget Projection

BUDGET ADOPTIONALTERNATIVE ONE:  WITH PASSAGE OF SALES TAX

Allows the City to maintain current service levels No reduction to public safety staffing or response time

Allows the City to maintain Emergency Reserve levels Allows the City to Invest in City infrastructure Gives the City flexibility to deal with future economic downturns  Expects only 1Q of new sales tax revenues ($2M)

BUDGET DEVELOPMENT OVERVIEW AND GOALS

Budget request includes no new program requests Several minor cuts and savings identified and included in proposal

BUDGET DEVELOPMENT OVERVIEW AND GOALS

FY19‐20 GENERAL FUND PROPOSED BUDGET

Beginning Fund Balance 4,157,730$      

Estimated Revenues 63,132,200$   Transfers In 4,126,400        Expenses & Uses 66,390,815

Revenue over Expenses 867,785$         

Transfer to Equipment Replacement Fund (1,800,000)

Transfer to Capital Improvement Fund (2,400,000)Subtotal Operating Balance (3,332,215)

Ending Fund Balance 825,515$         8

* Estimated revenues includes one quarter of sales tax increase at approximately $2M

FY 19‐20 GENERAL FUND EXPENDITURE ‐ $65,484,015

General Government4,480,400  7%

Administrative Services 3,394,700 

5%

Police 23,247,600 36%

Fire 17,700,400  27%

Public Works Services4,434,200  7%

Development Services4,751,915  7%

Recreation & Community Services

3,303,700  5%

Library & Museum Services 4,171,100  6%

General Government

AdministrativeServicesPolice

Fire

Public Works Services

DevelopmentServicesRecreation &Community ServicesLibrary & MuseumServices

10

CHANGES IN GENERAL FUND REVENUESFY18-19 FY 19-20

Estimates Budget $ %Taxes 38,798,000$    41,718,400$    2,920,400$   7.00%License & Permits 4,859,300        4,392,300        (467,000) ‐10.63%Fines & Penalties 502,200            527,500            25,300 4.80%Use Money & Property 1,479,300        1,562,000        82,700 5.29%Revenue from Other Agencies 7,385,400        7,603,300        217,900 2.87%Charge Current Services 3,069,000        3,647,600        578,600 15.86%Library 118,350            122,400            4,050 3.31%Recreation 1,229,300        1,261,900        32,600 2.58%Other Revenue 2,191,600        2,296,800        105,200 4.58%Total Revenue 59,632,450$    63,132,200$    3,499,750$   5.54%

Changes

Estimated revenues includes one quarter of sales tax increase at approximately $2M

FY 2019‐20 GENERAL FUND PROJECTED REVENUE ‐ $63,132,200

Taxes65%

License & Permits7%

Revenue from Other Agencies

12%

Taxes

License & Permits

Fines & Penalties

Use Money & Property

Revenue from OtherAgenciesCharge Current Services

Library

Recreation

Other Revenue

 ‐

 10

 20

 30

 40

 50

FY 19‐20   BUDGET FY 18‐19   BUDGET

77.8% 76.8%

19.7% 20.6%

2.5% 2.6%

Millions

GENERAL FUND EXPENDITURE BY CATEGORY

PERSONNEL O&M (Excludes Equipmt Replacement) Supplies

$66

$71$74

$76$78

$80$82

$84$86

$88

$63

$69

$76$78

$80$82

$83$85

$87$88

55

60

65

70

75

80

85

90

95

FY 2018‐19

FY 2019‐20

FY 2020‐21

FY 2021‐22

FY 2022‐23

FY 2023‐24

FY 2024‐25

FY 2025‐26

FY 2026‐27

FY 2027‐28

Millions

GENERAL FUND ‐ 10 YEAR BUDGET PROJECTIONS (IF SALES TAX MEASURE IS PASSED)

$18 $18

$14 $14$15 $15

$16$17

 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

FY16‐17 FY17‐18 FY18‐19 FY19‐20 FY20‐21 FY21‐22 FY22‐23 FY23‐24

Millions

General Fund Operating & Emergency Reserves

FY 2019‐20 projected deficit of $3.3M or approximately 5%Maintain core services Police and fire protection Keeping public areas safe, clean and well‐lit Repairing streets and roads

Implement short‐term strategies to balance budget this year

BUDGET BALANCING STRATEGY

Transfer less into Capital and Equipment Replacement Funds $1.5M vs $4.2M ($2.7M Savings)

Institute a “hiring chill” to keep positions open, where possible ($1‐2M Savings) Delay some purchases/activities to FY 2020‐21 (Up to $1M Savings)

BUDGET BALANCING STRATEGY

BUDGET BALANCING STRATEGIES

Increase User Fees to CFAC Recommendations ($250‐500k Revenue Utilize Reserves to offset any remaining deficit Sufficient Emergency & Operating Reserves available to cover minimal deficit in short term

Review at mid‐year and make adjustments as needed

BUDGET ADOPTIONALTERNATIVE TWO:WITHOUT PASSAGE OF SALES TAX

19

3 YEAR GENERAL FUND BUDGETWITHOUT SALES TAX OR CHANGES TO SERVICES

FY18-19 FY19-20 FY20-21Estimates Budget Budget

Beginning Fund Balance 8,292,400$      4,157,730$      (1,174,485)$   

Estimated Revenues 59,632,450$   61,132,200$   62,081,000$  Transfers In 3,177,000        4,126,400        3,899,700       Expenses & Uses 62,744,120 66,390,815 67,239,710

Revenue over Expenses 65,330$            (1,132,215)$    (1,259,010)$   

Transfer to Equipment Replacement Fund (1,800,000) (1,800,000) (1,800,000)Transfer to Capital Improvement Fund (2,400,000) (2,400,000) (2,400,000)Subtotal Operating Balance (4,134,670) (5,332,215) (5,459,010)Ending Fund Balance 4,157,730$      (1,174,485)$    (6,633,495)$   

BUDGET DEVELOPMENT OVERVIEW AND GOALSI. Proposed Budget / Operating Deficit II. Alternative Cost Cutting for a Balanced Budget 5% Department ReductionsMaintain core services Police and fire protection Keeping public areas safe, clean and well‐lit Repairing streets and roads

III. Prepare for the City’s long‐term financial viability Exploring options on revenue enhancement and expense reduction, including securing additional funding from the State or other agencies

IV. In keeping with our City’s tradition of careful stewardship, be transparent and accountable with how taxpayer dollars are spent

BUDGET DEVELOPMENT OVERVIEW AND GOALS

GENERAL FUND ‐ 10 YEAR BUDGET PROJECTIONS

$66

$71$74

$76$78

$80$82

$84$86

$88

63  64 66 

68 70 

71 73 

74 76 

77 

55

60

65

70

75

80

85

90

FY 2018‐19

FY 2019‐20

FY 2020‐21

FY 2021‐22

FY 2022‐23

FY 2023‐24

FY 2024‐25

FY 2025‐26

FY 2026‐27

FY 2027‐28

Millions

$18 $18

$14

$9

$4

‐$1

‐$6‐$11

 (15)

 (10)

 (5)

 ‐

 5

 10

 15

 20

FY16‐17 FY17‐18 FY18‐19 FY19‐20 FY20‐21 FY21‐22 FY22‐23 FY23‐24

Millions

General Fund Operating & Emergency Reserves

FY 2019‐20 projected deficit of $5.3M or approximately 8% Recommend cutting expenses 5% in this budget totaling $3.3M in cuts Reduces draw on Fund Balance to $2.0M

FY 2020‐21 another 5% reduction (10% cumulatively)  Another $3.3M in cuts

FY 2021‐22 another 2.5% reduction  (12.5% cumulatively)  Another $1.6M in cuts

BUDGET BALANCING STRATEGY

POTENTIAL BUDGET REDUCTIONS (5%)

BUDGET REDUCTION SUMMARYDepartment FTEs AmountPolice  (7.5) ($1,200,000)Fire (4.0) ($817,500)Library & Museum Services (2.25) ($197,273)Recreation & Community Services (1.78) ($157,200)Development Services ‐ ($250,800)Public Works (1.0) ($234,800)Administrative Services (1.5) ($184,730)City Manager’s Office (0.48) ($109,000)City Council ‐ ($12,200)General City ‐ OPEB ‐ ($50,000)TOTAL (18.51) ($3,213,503)

POLICE DEPARTMENT ($1,200,000)

Eliminations 

2.0 FTE Patrol Police Officers (Savings: $295,394)

Quality of Life Officer Special Assignment Pay (Savings: $5,924)

Personnel & Training Officer Special Assignment Pay (Savings: $5,924)

1.0 FTE Police Sergeant (Savings: $212,787) 

Police Sergeant’s Special Assignment (Special Enforcement Team) (Savings: $6,913)

POLICE DEPARTMENT ($1,200,000)

Eliminations (continued)

1.0 FTE School Resource Officer (Savings: $63,621) 

Forgo $90,000 contribution by Arcadia High School

SRO Overtime Budget (Savings: $2,800)

3.5 FTE (7 PT) Police Cadets (Savings: $77,921)

Social Media Coordinator – PT contract position (Savings: $42,192)

Community Affairs Liaison – PT contract position (Savings: $42,192)

POLICE DEPARTMENT ($1,200,000)

Eliminations (continued)

Crossing Guard Services – contract with All City Management (Savings: $227,909)

Directed Enforcement Overtime(Savings: $75,000)

GPS Package Theft Tracker/AAA Bait Vehicle Program (Savings: $16,200)

Neighborhood Watch and Business Watch Program (Savings: $12,000)

POLICE DEPARTMENT ($1,200,000)

Reductions

Race Track Patrol (Savings: $31,223) Patrol Overtime (Savings: $36,000) Investigations Unit Overtime (Savings: $10,000) Ammunition and Supplies (Savings: $7,500) Training and Development (Savings: $28,500)

Patrol & Traffic:↑Prolonged emergency response time

↑Opportunities for crime to go undetected 

↑Perception of lack of safety

↓Less crime deterrent programs

↓Less patrol through neighborhoods 

↓Less traffic control 

↓Less involvement in Race Track operations 

PERFORMANCE IMPACT

Investigations:↓Fewer investigative resources 

↓Lack of school resources and quality of life investigations 

Records:↑Increasing wait times at the service counter 

↑Increasing workload for existing staff 

↓Limited fingerprinting services

PERFORMANCE IMPACT

Administration & Community Affairs:

↓Less community engagement through instant communication and social media platforms 

↓Fewer community outreach programs and events 

Personnel & Training:

↓Less early law enforcement training

↓Fewer opportunities for training and professional development 

PERFORMANCE IMPACT

FIRE DEPARTMENT ($817,500)

Eliminations  1.0 FTE Deputy Fire Chief (Savings: $341,600)

3.0 FTE Firefighters (Savings: $475,900)

Eliminate the Deputy Fire Chief (DFC) Position

↑Increasing overtime for lower level staff

↑Increasing personnel burn‐out risking job performance

↓Eliminating the only Fire Administrator who has fire and emergency operational knowledge and capacity other than the Fire Chief

↓Decreasing operational & administrative capabilities

INSERT DEPARTMENT PICTURE HERE

PERFORMANCE IMPACT

Eliminate Three (3) Firefighter/Paramedic Positions↓Eliminating one (1) engine company↓Projects and duties handled by on‐duty crews will be substantially delayed due to lack of staffing

↓Decreasing public outreach/awareness, community education, and public presence

↓Loss of “Class One” rating due to decrease in critical staffing and an engine company

↑Increasing call volume for the remaining engine companies. Engine 105 and Truck 105 must now respond as one unit

PERFORMANCE IMPACT

↑Increasing response times as back‐to‐back calls will increase

↑Increasing daily workload as the required fire prevention inspections will need to be re‐distributed to the remaining engine companies

↑Increasing emergency scene workload affecting job performance and safety that will significantly impact the level of service to the community

↑Reliance on automatic aid on a first alarm structure response will double

↑Increasing vehicle maintenance costs due to the ladder company responding to at least an additional 1,500 calls annually

PERFORMANCE IMPACT

LIBRARY & MUSEUM SERVICES ($197,273)Eliminations 

2.25 FTE Para‐professional Staff (Savings: $110,580)

2 PT Library Technicians, 3 PT Library Aides

Historical Markers and Museum Artifacts  (Savings: $3,500)

All Adult & Children’s Classes & Programs

Foreign Film, Book Discussion, Learning Labs, Random Acts of Music, Baby and Toddler Weekly Story times and English Conversation Class

Children’s & Adult Programs Budget (Savings:  $2,100)

Peacock Buzz (Savings: $7,200)

Random Acts of Music (Savings: $5,000)

LIBRARY & MUSEUM SERVICES ($197,273)Reductions

Reduced Supplies, Collections, and Technology Support (Savings: $28,495) Reduced Print & Electronic Resources (Savings: $40,398) 

500,000 visitors, 900,000 items used, 434 programs, 102,041 

computer & Wi‐Fi users annually

↓No classes and programs for adults; weekly toddler and baby story times 

↓Self‐service only at Checkout Desk during parts of each day; other service desks closed entirely at other times

↑Increasing wait times at all public desks for reference questions, library cards, payment of fines and fees, check out of materials

↑Long wait times for items to be checked in and returned to the shelves

↓Reduced accuracy in check‐ins and shelving

↓Fewer popular items, interlibrary loans eliminated, longer wait time for best sellers and other heavily requested items

↓No Public Tech Help 15 Hours/week

PERFORMANCE IMPACT

RECREATION & COMMUNITY SERVICES ($157,200)Eliminations  1.0 FTE Recreation Coordinator Position (Savings: $47,500)

Eliminate  0.78 FTE (66 PT positions)

Note: Already eliminated 1.0 FTE Office Assistant  in Fiscal Year 2018‐19

Snow Fest (Savings: $26,500)

Letters to Santa (Savings: $1,100)

Concerts in the Park (Savings: $27,300)

Movies in the Park (Savings: $16,000)

RECREATION & COMMUNITY SERVICES ($157,200)Eliminations (Continued)

Community Bike Ride (Savings: $2,200)

Eliminate Fall Fun Festival (Savings: $5,500)

School Year Teen Zone (Savings: $8,500)

Teen Summer Zone (Savings: $6,700)

Volunteen Program (Savings: $3,200)

LaJaJa Kid’s Fest (Savings: $2,000)

Summer Dance Night (Savings: 1,200)

Youth Track Meets (Savings: $8,700)

Senior Health Fair (Savings: $800)

↓Reduced part‐time jobs available for Arcadia youth

↓Fewer citywide special events and cultural enrichment opportunities

↓No programs for teens during school year and summer                                               

↓Ends community collaboration with LAJAJA and APAC 

↓Fewer health resources for seniors

PERFORMANCE IMPACT

DEVELOPMENT SERVICES ($250,800)Eliminations 

Economic Development Program (Savings: $123,000)

Business Assistance, Holiday Decorations, Promotion of Business Districts, Breeders’ Cup sponsorship

Engineering Contracts (Savings: $30,000)

Traffic Studies/Safety Analysis, School Coordination Efforts, Traffic Advisory Committee

Planning / Code Contracts (Savings: $78,800)

Architectural Design Review, Arborists, Customer‐based Permit Tracking and Plan Review

DEVELOPMENT SERVICES ($250,800)Reductions

Geographic Information Systems and Land Management Mapping (Savings: $19,000)

↑Longer wait times for permits, plan review, and response to neighborhood issues

↓Decreasing small business assistance, business outreach, and commercial streetscape improvements

↓Less ability to respond to traffic issues and neighborhood traffic concerns

↓Fewer coordination efforts with AUSD, Chamber of Commerce, and Business Districts

↑More reliance on private (resident) funding of consultants to review property issues and problems  

PERFORMANCE IMPACT

PUBLIC WORKS SERVICES ($234,800)

Eliminations 

1.0 FTE Equipment Operator(Savings: $99,500)

Reductions

Bi‐Monthly Street Sweeping (Savings: $38,700)

Tree Trimming Contract (Savings: $96,600)

Implement a Six Year Tree Trimming Program

Bi‐Weekly Street Sweeping↑Increasing accumulation of trash, debris, and pollutants in the street and storm drain system

↓Compromises the City’s aesthetics and cleanliness including possible  non‐compliance with Stormwater Regulations

Six Year Tree Trimming Contract↓Fewer trees are trimmed annually and can result in the loss of trees

↑More overtime work due to fallen trees and limbs↑Higher legal claims and liability 

PERFORMANCE IMPACT

ADMINISTRATIVE SERVICES ($184,730)

Eliminations  0.5 FTE Administrative Assistant (Savings: $23,000)

Employee Wellness Program (Savings: $15,000)

SB 90 Consultant Service/Claim Reimbursement (Savings: $9,000)

Contingency Contract Services Budget (Savings: $4,000)

Cost Allocation Plan/Update of Overhead Cost (Savings: $7,000)

Emergency IT Equipment Replacement (Savings: $10,000)

Technology Training (Savings:  $5,000) Power Maintenance (Savings:  $2,500) Tuition Reimbursement (Savings: $4,100) Employee Memberships (Savings: $130) Training & Mileage (Savings: $300)

ADMINISTRATIVE SERVICES ($184,730)

Reductions 0.5 FTE ASD Admin Personnel Operating Reductions (Savings: $55,000)

0.5 FTE Accounting Technician I (Savings: $27,000)

Undefined Software (Savings: $7,000)

Software for emergency needs

Supplies & Services (Savings: $1,700)

Cisco SmartNet Warranty (Savings:  $6,000)

Downgrade from 24/7 support to next business day on mission critical networking devices

Server Warranty and Support (Savings: $8,000)

Downgrade from 24/7 support to next business day on mission critical servers

↓Slower response times to residents, internal departments and other government agencies

↑Longer wait times for Cashier’s Office, Water Utilities, and Accounts Payable 

↓Slower submission of inter‐governmental, financial, and audit reports

↓Loss of reimbursement claim revenues from state mandated claims

↓Loss of revenue through outdated cost allocation plan, e.g. – non‐current overhead rates for billings

PERFORMANCE IMPACT

↑Increasing number of sick days, injuries, etc.

↑Longer lead times to acquire goods and services, potentially slowing City operations

↓Outdated policies and procedures

↑Increasing operational down time

↓Decreasing response time to mission critical systems supporting police and fire operations

↓Decreasing support of systems providing public facing services to residents

PERFORMANCE IMPACT

CITY MANAGER’S OFFICE ($109,000)Eliminations 

0.48 FTE Administrative Intern (Savings: $10,000)

Hot Sheet (Savings: $13,000)

Christmas Tree Lighting Event (Savings: $2,000)

Law Day Event (Savings: $1,000)

Reductions

Legal Services (Savings: $60,000)

Court appearances, special litigation, administrative proceedings, labor negotiations, etc.

City Newsletter (Savings: $20,000)

Winter and Summer Newsletter Only

Coyote Management (Savings: $3,000)

↓Less community outreach activities

↓Less coyote education and response

↓Slower response times

↓Fewer special events and offerings

↑Increasing litigation costs

↓Delayed responses to customer service inquires 

↓Delayed legal correspondence 

INSERT DEPARTMENT PICTURE HERE

PERFORMANCE IMPACT

CITY COUNCIL ($12,200)Reductions

Official Meetings (Savings: $12,200)

City Council meeting refreshments 

Conferences/functions hosted by outside agencies

Community events, programs, meetings, & workshops

Crystal Ball fundraiser

Independent Cities Assoc. Annual Conference

League of California Cities Mayor/Council Workshop

↓Less community engagement funding

↓Decreasing regional collaboration 

↓Fewer legislative advocacy opportunitiesINSERT DEPARTMENT PICTURE HERE

PERFORMANCE IMPACT

GENERAL CITY – OPEB ($50,000)Reductions

Reduce prepayment for Other Post Employment Benefits – Retiree Medical (Savings: $50,000)

↓Loss of interest earnings

↓Less reduction of unfunded liability

↑Higher future costs (due to loss of compounding interest)INSERT DEPARTMENT PICTURE HERE

PERFORMANCE IMPACT

RECOMMENDATIONS Consider the use of Reserve Funds and cost cutting options as presented by each department in the event the measure is not approved Phased in cuts FY 2019 ‐20 first 5% reduction ($3.2 million) 

FY 2020‐21 another 5% reduction ($3.2 million)  

FY 2021‐22 another 2.5% reduction ($1.6 million) 

Cuts and use of reserves will have to be implement to preserve a reasonable Emergency Reserve

Sufficient Reserves available to cover deficit in short term

ARCADIA’S TAX RATES VS OTHER SURROUNDING CITIES

ARCADIA VS OTHER CITIESSALES TAX RATE

61

9.50% 10.00% 10.25%Arcadia El Monte PasadenaBeverly HillsDuarte DuarteGlendoraLa Canada FlintridgeMonrovia MonroviaSan Gabriel San GabrielSan MarinoSierra Madre Sierra MadreSouth PasadenaTemple City Temple City

Cities  Sales Tax RateCities Considering 

Sales Tax Measure

COUNTYWIDE SALES TAX PROPOSALS WE ARE AWARE OF

• AQMD Sales Tax measure, likely in 2020

• Homeless Sales Tax extension/increase, likely in 2022

63

ARCADIA VS OTHER CITIES PROPERTY TAX BURDEN ($1M PROPERTY VALUE)

$1,089$746

$2,366$1,001

$2,529$2,318

$3,254$3,867

$862$3,086$3,258$3,700

$11,319$11,154$11,412$11,543$11,634$11,918

$12,363$12,997$13,015$13,137$13,332

$15,029

$0 $2,000 $4,000 $6,000 $8,000 $10,000 $12,000 $14,000 $16,000

ArcadiaLa Canada…PasadenaGlendora

Sierra MadreBeverly Hills

South PasadenaMonrovia

Temple CitySan MarinoSan GabrielEl Monte

Overall Property Tax Burden ($1M SFR)City's Share of the 1% Levy Property Tax ($1M SFR) Dollars to the City

64

ARCADIA VS OTHER CITIESTAX BURDEN

CityShareof$1.00Paid

DollarstotheCity

Arcadia 0.09620$ 1,088.86$ 11,318.76$ La Canada Flintridge 0.06690$ 746.21$ 11,154.15$ Pasadena 0.20730$ 2,365.68$ 11,411.85$ Glendora 0.08670$ 1,000.77$ 11,542.94$ Sierra Madre 0.21740$ 2,529.16$ 11,633.68$ Beverly Hills 0.19450$ 2,318.07$ 11,918.12$ South Pasadena 0.20730$ 3,253.82$ 12,362.54$ Monrovia 0.29750$ 3,866.75$ 12,997.47$ Temple City 0.06620$ 861.58$ 13,014.86$ San Marino 0.23490$ 3,085.87$ 13,136.95$ San Gabriel 0.24440$ 3,258.33$ 13,331.96$ El Monte 0.24620$ 3,700.15$ 15,029.04$

CITYOverallPropertyTaxBurden($1MSFR)

City'sShareofthe1%Levy

65

ARCADIA VS OTHER CITIESHOTEL TAX (TOT) BURDEN

Arcadia

LaCanadaFlintridge

Glendora

SierraMadre

BeverlyHills

SouthPasadena

Monrovia

TempleCity

SanMarino

SanGabriel

ElMonte

Pasadena

Hotel Tax ‐ TOT 10.00% 0.00% 10.00% 0.00% 14.00% 0.00% 12.00% 10.00% 0.00% 12.00% 10.00% 12.11%

10.00%

0.00%

10.00%

0.00%

14.00%

0.00%

12.00%

10.00%

0.00%

12.00%

10.00%

12.11%

0.00%

2.00%

4.00%

6.00%

8.00%

10.00%

12.00%

14.00%

16.00%

HOTEL TA

X  RAT

E

66

ARCADIA VS OTHER CITIESUTILITY USERS TAX BURDEN 

Arcadia Glendora Beverly Hills Monrovia San Gabriel El Monte PasadenaElectric ‐ UUT 7.00% 7.67% 10.00% 7.50% 5.00% 8.00% 7.00%Water ‐ UUT 7.00% 7.67% 10.00% 7.50% 5.00% 8.00% 0.00%Gas ‐ UUT 7.00% 7.90% 10.00% 7.50% 5.00% 8.00% 7.00%Telecom ‐ UUT 5.00% 8.28% 10.00% 7.50% 5.00% 8.00% 6.50%

0.00%

2.00%

4.00%

6.00%

8.00%

10.00%

12.00%

MEASURE A ELECTION INFORMATION

• Tuesday, June 4, 2019• Vote by mail election • County of Los Angeles to administer

SALES TAX MEASURE – JUNE 4, 2019

• Report & Recommendation by Citizen Financial Advisory Committee• Fiscal emergency / Declared February 5, 2019• Special election / Local sales tax by ¾ of a cent / Approved Resolution March 5, 2019:• Majority paid by out of town shoppers • Locally controlled source of revenue• Would generate $8.6 million annually locally

Sales Tax ‐ 9.50%

Not Included in 2.0% Local Cap

Measure H (Homeless)   0.25%PROP C 0.50%PROP A 0.50%

Measure M 0.50%Measure R 0.50%State (Includes Arcadia 1%)  7.25%

Sales Tax Rate: 9.50%

Included in 2.0% Local Cap

69

CURRENT SALES TAX RATE

LOCAL CONTROL

$5,620,000 $5,620,000

$2,810,000

$14,050,000

$1,122,967 $931,472$30,000

$2,084,439

02,000,000

4,000,0006,000,0008,000,000

10,000,00012,000,00014,000,000

16,000,000

Prop A Prop C Measure H Lost vs Local ReturnRevenue

Sales Tax Lost to County Annually Annual Local Returns

Delay Adoption and wait for results from June 4 Election Adopt on June 18, 2019

If tax passes Adopt budget with recommended short‐term balancing strategies

If tax fails Adopt deficit budget and implement 5% reduction list Phase in 13% total ongoing reductions over 3 years

RECOMMENDATIONS

CAPITAL IMPROVEMENT AND EQUIPMENT REPLACEMENT BUDGET

CAPITAL IMPROVEMENT BUDGET

Street Maintenance$4,875,100  45%

Traffic Signal Improvement $955,000  9%

Facility Improvement$1,037,800  10%

Water Related Improvement

$2,517,000  23%

Sewer Related Improvement

$1,460,000  13%

Greenscape Improvement $55,000  0%

TOTAL $10,899,900

CAPITAL IMPROVEMENT BUDGET

Capital Improvement Fund $2,526,800  23%

Prop C Local Return$900,000  8%

Sewer Fund$864,500  8%

Water Fund$2,718,500  25%

Transportation Impact Fees

$1,050,000  10%

Measure M$705,000  6%

Measure W $600,000  6%

RMRA  $955,100  9%

Grants $210,000  2% Others $370,000  3%

FUNDINGSOURCES

EQUIPMENT REPLACEMENT BUDGETOffice Machines & 

Furniture $132,300  3%Computers & Software

$274,000  7%

Field & Plant Equipment

$326,700  8%

Vehicles & Major Parts$2,920,400  74%

Communication Equipment

$328,100  8%

TOTAL $3,981,500

EQUIPMENT REPLACEMENT BUDGET

Equipment Replacement Fund$2,342,800  59%

Water Equipment Reserve$60,900  2%

Sewer Fund$577,800  14%

Public Edu Govt Access$50,000  1%

Prop A Local Return$188,000  5%

Grants$762,000  19%

FUNDING SOURCES

EQUIPMENT REPLACEMENT BUDGET

VEHICLE REPLACEMENT COSTS FUNDINGPolice Three (3) New B/W Ford SUV PPV

$ 297,600   ERThree (3) Used Vehicles for Detectives

Street One (1) New CNG Dump Truck263,000  ER

One (1) New 3/4 Ton Pickup TruckFire One (1) New Pump Truck

984,000  EROne (1) New 4x4 Crew Cab Pickup

Transit Ten (10) Arcadia Transit Vehicles (Cutaway/Minivan) 940,000  FTA Grant/Prop ASewer One (1) New CNG Sewer Cleaner 565,800  SewerOther Major ProjectsFire Radio & Mobile Computer Replacement $ 100,000  ERPolice Radio Replacement 117,000  ERPublic Works Small Tools and Equipment 92,000  ER

UNFUNDED CAPITAL PROJECTS:  $63,410,000

Parks Master Plan Improvements  $47,000,000

Downtown Parking Lot Development $12,500,000

Live Oak Right‐of‐Way Improvements  $1,360,000

Baldwin Business District Streetscape Improvements $1,000,000

Parking Lot Resurfacing $950,000

Huntington Drive Streetscape Improvements $600,000

PROJECTED CAPITAL FUND BALANCE

(2)

0

2

4

6

8

10

12

2011

‐12

2012

‐13

2013

‐14

2014

‐15

2015

‐16

2016

‐17

2017

‐18

2018

‐19

2019

‐20

2020

‐21

2021

‐22

2022

‐23

2023

‐24

2024

‐25

2025

‐26

2026

‐27

2027

‐28

2028

‐29

2029

‐30

2030

‐31

2031

‐32

2032

‐33

2033

‐34

2034

‐35

2035

‐36

2036

‐37

2037

‐38

2038

‐39

2039

‐40

Millions

Capital Project Costs Additional Funding Capital Improvement Fund Balance

Assumptions:Contribution Growth 2%

Interest Earnings 3%Inflation 3%

PROJECTED EQUIPMENT FUND BALANCE

0.01.02.03.04.05.06.07.08.09.0

10.0

2011

‐12

2012

‐13

2013

‐14

2014

‐15

2015

‐16

2016

‐17

2017

‐18

2018

‐19

2019

‐20

2020

‐21

2021

‐22

2022

‐23

2023

‐24

2024

‐25

2025

‐26

2026

‐27

2027

‐28

2028

‐29

2029

‐30

2030

‐31

2031

‐32

2032

‐33

2033

‐34

2034

‐35

2035

‐36

2036

‐37

2037

‐38

2038

‐39

2039

‐40

Millions

Equipment Purchase/Replacement Additional Funding Equipment Replacement Fund Balance

Assumptions:Contribution Growth 2%

Interest Earnings 3%Inflation 3%

FY 2019‐20 BUDGET SUMMARY

• Structural budget imbalance caused by rising cost of services

• Budget Shows $5.3 million shortfall• Was anticipated due to rising pension costs

• Capital/Equipment Funds are improving, but full funding should remain a priority if funding allows

Delay Adoption and wait for results from June 4 Election Adopt on June 18, 2019

If tax passes Adopt budget with recommended short‐term balancing strategies

If tax fails Adopt deficit budget and implement 5% reduction list Phase in 13% total ongoing reductions over 3 years

RECOMMENDATIONS

QUESTIONS?