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Tablas de Retencin Documental
TRABAJO TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
EDITH CICELA ALARCN PIEROSCLARA INS CORTS FOREROCRISTHIAN MIGUEL MAYORGA RODRIGUEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDO
ASIGNATURA TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
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Tablas de Retencin Documental
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA
Y ARCHIVSTICA
ARMENIA
20!
TRABAJO TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
EDITH CICELA ALARCN PIEROSCLARA INS CORTS FORERO
CRISTHIAN MIGUEL MAYORGA RODRIGUEZ
D"#$%&$MARIA PATRICIA ARCILA ALVAREZ
E'($#)*+)'&* $% S)'&$*' -$ I%."/*#)% 1 G$/$%#)* -$ D"#$%&"'
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Tablas de Retencin Documental
UNIVERSIDAD DEL QUINDO
ASIGNATURA TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA
Y ARCHIVSTICA
ARMENIA
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INTRODUCCIN
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OBJETIVOS
O34$&)5" G$%$/*+
O34$&)5" $'($#).)#"
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ENTIDAD GOBERNACIN DEL ARCHIPILAGO DE SAN ANDRS, PROVIDENCIA YSANTA CATALINA
MISIN INSTITUCIONAL
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le9 13&' de 1%.
os 0ue seanutiliados en la2obernacin
+l )residenRep5blica d(olombia
Decreto +xterna 1""% "1/#6/"##3
por el cual sereglamenta elart*culo 1& de lae9 # de "##6sobre las(omisiones de)ersonal.
os 0ue seanutiliados en la2obernacin
+l )residenRep5blica d(olombia
-cuerdo +xterna 14' 16/#1/"#1#
)or el cual seestablece elistema Tipo de+valuacin delDesempeEoaboral de loservidores de(arrera-dministrativa 9en )er*odo de)rueba
os 0ue seanutiliados en la2obernacin
a (omisi,acional dervicio (i
NORMATIVIDAD - ARCHIVOS
(onstituci
n)ol*ticade(olombia
+xterna ,/- #&/#'/11Toda personatiene derecho apresentarpeticiones
-rt. "4+l (ongres(olombia
(onstitucin)ol*ticade(olombia
+xterna ,/- #&/#'/11
Todas laspersonas tienenderecho aacceder a losdocumentosp5blicos
-rt. '6+l (ongres(olombia
e9 +xterna 3"' 1%/#%/1 )or medio de lacual se dene 9reglamenta el
acceso 9 uso delos mensa
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certicacin 9 sedictan otrasdisposiciones
e9 +xterna 36 16/#'/"###
)or medio de lacual se dicta lae9 2eneral de-rchivos 9 sedictan otrasdisposiciones
-rt. 4 > -rt. 11 > -rt."4 > -rt. "6
+l (ongres(olombia
e9 +xterna 31 41/#4/"##3por la cual se creael acta de inormede gestin.
Toda la le9+l (ongres(olombia
e9 +xterna 11#3 14/1"/"##&
)or medio de lacual se modicael Decreto>le9"36 de "###A
sobreprocedimiento deli0uidacin deentidadesp5blicas de laRama + 3' > 3% >
"1&
+l (ongres
(olombia
e9 +xterna 13%1 1'/1#/"#1"
)or la cual sedictandisposicionesgenerales para laproteccin dedatos personales.
+l (ongres(olombia
e9 +xterna 1'1" #&/#4/"#16
)or medio de lacual se crea la le9de transparencia9 del derecho de
acceso a lainormacinp5blica nacional 9se dictan otrasdisposiciones.
Toda la e9 +l (ongres(olombia
Decreto +xterna "13# #3/1"/13 upresin deautenticacin dedocumentosoriginales 9 uso
-rt. 1" > -rt. "3 >-rt. "& > -rt. "4 >
+l )residenRep5blica d(olombia
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de sellosAventanilla 5nica.
Decreto +xterna 1163 16/#6/"##6
)or el cual sedictandisposiciones
relacionadas conel desarrollo delistema 2eneralde $normacin-dministrativa delector )5blicoA;$) 2uardia 9(ustodia de lasho
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otrasdisposiciones enmateria de2estinDocumental paratodas las
+ntidades del+stado.
Decreto +xterna 1313 1/#'/"#14
)or el cual sereglamenta la e9%# de 1% en loconcerniente a lastranserenciassecundarias 9 dedocumentos devalor histrico al-rchivo 2eneralde la ,acinA a losarchivosgenerales de losentes territorialesAse derogan losDecretos 14%" de13 9 % de1' 9 se dictanotrasdisposiciones
Toda el Decreto+l )residenRep5blica d(olombia
Decreto +xterna #" 16/#1/"#13
)or medio delcual sereglamenta elproceso deentrega 9 lotranserencia delos archivosp5blicos de lasentidades 0ue sesuprimenAusionenAprivaticen oli0uidenH sedesarrolla elart*culo "# de lae9 36 de "###9 el art*culo 4del Decreto e9"36 de "### 9 sedictan otrasdisposiciones
Toda el Decreto+l )residenRep5blica d(olombia
-cuerdo +xterna ##' "/#&/16
)or el cual seadopta 9 seexpide elReglamento2eneral de-rchivos
Todo el -cuerdoa
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-cuerdo +xterna 11 ""/#3/1&
)or el cual seestablecencriterios deconservacin 9organiacin dedocumentos
Todo el -cuerdoa
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-cuerdo +xterna ##& 1%/1#/"#11
)or el cual sereglamenta laorganiacin 9mane
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-cuerdo +xterna ##" 16/#4/"#16
)or medio delcual seestablecen loscriterios b@sicospara creacinAconormacinA
organiacinAcontrol 9 consultade losexpedientes dearchivo 9 sedictan otrasdisposiciones
Todo el -cuerdo
+l (onse
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valor ecundario
(ircular +xterna ##& "6/1#/"#11
+ntrega de losarchivos *sicos 9
electrnicos conocasin delcambio deadministracin delas entidadesterritoriales
Todo la (ircular -rchivo 2ela ,acin
(ircular +xterna ##" #&/#4/"#1"
-d0uisicin deherramientastecnolgicas de2estinDocumental
Todo la (ircular-rchivo 2ela ,acin
(ircular +xterna ##3 11/#/"#1"
Recomendacionespara llevar a cabo
procesos dedigitaliacin 9comunicacionesocialeselectrnicas en elmarco de lainiciativa ceropapel
Todo la (ircular-rchivo 2ela ,acin
(ircular +xterna ##1 #&/#"/"#16
(umplimiento dela e9 36 de"###A +l Decreto"3'% de "#1"A +lDecreto " de
"#1" 9 el Decreto1313 de "#14
Todo la (ircular-rchivo 2ela ,acin
(ircular +xterna ##4 "'/#"/"#13
Directrices para laelaboracin detablas deretencindocumental.
Todo la (ircular-rchivo 2ela ,acin
Resolucin
+xterna "%' 11/#6/"#11
)or el cual seautoria laeliminacin de losdocumentos deapo9o en lasdierentes ocinas
de Registros e$nstrumentos)5blicos a nivelnacional.
Toda la Resolucinuperintende ,otariadRegistro.
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2 IDENTIFICACIN DE SERIES< C"% $+ D$#/$&" 022 -$+ 2 -$ *8"'&" -$ 202, '$ *-"(&* +* $'&/#&/* "/8?%)#* -$ +*G"3$/%*#)% -$ $'&$ -$(*/&*$%&" "34$&" -$ $'&-)"control>gestion/2estinL"#DocumentalL"#9L"#Miblioteca/1.L"#$normeL"#-ctualiaciL(4LM4nL"#deL"#TRDL"#9L"#-nexos/-nexoL"#1.L"#8usticaciL(4LM4nL"#normativaL"#expedidaL"#porL"#elL"#-rchivoL"#2eneralL"#deL"#laL"#,aciL(4LM4n/11.L"#7$,$7-,;-L"#,o.L"#6.pd
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Cdigo: $istema convencional 0ue identifica tanto las unidades productoras de documentos
como sus series respectivas Este debe responder al sistema de clasificacin documental
establecido en la entidad
Serie:Debe anotarse el nombre asignado al con1unto de unidades documentales, emanadas de
un mismo rgano o su1eto productor como consecuencia del e1ercicio de sus funciones
espec3ficas De ser pertinente, tambi4n se listar2n la subseries correspondientes
Retencin:5la.o en t4rminos de tiempo en 0ue los documentos deben permanecer en el arc)ivo
de gestin o en el arc)ivo central Esta permanencia est2 determinada por la valoracin
derivada del estudio de la documentacin producida en las oficinas
Archivo de Gestin:Es a0uel donde se rene la documentacin en tr2mite en busca de solucin
a los asuntos iniciados, sometida a continua utili.acin 6 consulta administrativa por las mismas
oficinas u otras 0ue la soliciten Es el arc)ivo de las oficinas productoras
Archivo Central: nidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o
trasladados por los distintos arc)ivos de gestin de la entidad respectiva, una ve. finali.ado su
tr2mite, 0ue siguen siendo vigentes 6 ob1eto de consulta por las propias oficinas 6 los
particulares en general
Disposicin final:7ace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoracin
con miras permanentes, a su eliminacin, seleccin por muestreo 6/o microfilmacin
Conservacin total:$e aplica a a0uellos documentos 0ue tienen valor permanente, es decir, los0ue lo tienen por disposicin legal o los 0ue por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos 6 pol3ticas de la entidad productora, convirti4ndose en
testimonio de su actividad 6 trascendencia Asimismo, son 5atrimonio documental de la sociedad
0ue los produce, utili.a 6 conserva para la investigacin, la ciencia 6 la cultura
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Eliinacin:5roceso mediante el cual se destru6en los documentos 0ue )an perdido su valor
administrativo, legal o fiscal 6 0ue no tienen valor )istrico 6 carecen de relevancia para la
investigacin, la ciencia 6 la tecnolog3a
Seleccin:5roceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin
por medio de muestreo, entendi4ndose este como la operacin por la cual se conservan ciertos
documentos de car2cter representativo o especial durante la seleccin con criterios alfab4ticos,
num4ricos, cronolgicos, topogr2ficos, tem2ticos, entre otros
!icrofilacin:T4cnica 0ue permite, fotografiar documentos 6 obtener pe0ue8as im2genes en
pel3cula En esta columna tambi4n se indican otros soportes electrnicos o magn4ticos
Procediientos"En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de
muestreo, microfilmacin 6 eliminacin
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