Manual do Secretário XXXI EDI – Pato Branco

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_______________________________________________ Distrito 4640 1

Manual do Secretário

de Interact Club

2015/2016

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Índice 1. ROTARY ......................................................................................................... ................................................................. ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO.  1.1. O QUE É ROTARY? ............................................................................... ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. 1.2. O OBJETIVO DO ROTARY ..................................................................... ................................................................ ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. 1.3. PROVA QUÁDRUPLA ................. ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. 1.4. SIMBOLISMO ......................................................................................... 4 2. INTERACT ...................................................................................................... 5  2.1. O QUE É INTERACT? ............................................................................ 5 2.2. OBJETIVOS ........................................................................................... 5 3. INTRODUÇÃO À SECRETARIA ....................................................................6  3.1. RESPONSABILIDADES DO SECRETÁRIO .......................................... 6 4. INICIANDO E TERMINANDO A GESTÃO .....................................................7  4.1. INÍCIO DA GESTÃO ............................................................................... 7 4.2. TÉRMINO DA GESTÃO ......................................................................... 7 5. ARQUIVOS E DOCUMENTOS ...................................................................... 7  5.1. DOCUMENTOS ..................................................................................... 7 5.2. ARQUIVOS E REGISTROS ................................................................... 9 5.3. OUTROS TIPOS DE DOCUMENTOS E REGISTROS .......................... 9 6. DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAL ................................................................. . 11  6.1. ASSOCIADOS ...................................................................................... 11 6.2. CONVIDADOS ..................................................................................... 11 6.3. RECUPERANTES ......................1ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. 7. CORRESPONDÊNCIAS ...............................................................................15  7.1. PAPÉIS E ENVELOPES TIMBRADOS, CARIMBOS ........................... 16 7.2. ENVIOS (ANUAIS) PARA O ROTARY INTERNACIONAL ................... 17 7.3. ENVIOS SIMPLES: CIRCULARES, BOLETINS NACIONAIS E INTERNACIONAIS, INFORMATIVOS ............................................................. 18 7.4. OFÍCIOS ............................................................................................... 18 8. ATA E LIVRO DE PRESENÇA .................................................................... 19  8.1. LIVRO ATA ........................................................................................... 19 8.2. INICIAR UM LIVRO ATA ...................................................................... 20 8.3. ESCREVER O LIVRO ATA .................................................................. 20 8.4. ATA ...................................................................................................... 21 8.5. O LIVRO DE PRESENÇA .................................................................... 22 8.6. FREQUÊNCIA INDIVIDUAL .......2ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. 9. RELATÓRIO DISTRITAL ............................................................................. 25  9.1. RELATÓRIO ......................................................................................... 25 9.2. GESTÃO 2011/2012 ............................................................................. 26 10. DOCUMENTOS ÚTEIS .................................................................... ......... 26 10.1. RASCUNHO DE ATA ........................................................................ 27 10.2. MODELO DE OFÍCIO ......................................................................... 28

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10.3.MAPA DOS DISTRITOS DO BRASIL ................................................ 29 10.4. MAPA DO DISTRITO 4640 ............................................................... 30 10.5. GUIA DO VISITANTE ........................................................................ 30

1. ROTARY 1.1. O que é Rotary?

Rotary é uma organização internacional de profissionais e pessoas de negócios, líderes em suas áreas de atuação, que prestam serviços humanitários, fomentam elevado padrão de ética em todas as profissões e ajudam a estabelecer a paz e a boa vontade no mundo. 1.2. O objetivo do Rotary

O objetivo do Rotary é estimular e promover o IDEAL DE SERVIR, como base de todo o empreendimento digno, promovendo e apoiando: PRIMEIRO: O desenvolvimento do companheirismo como elemento capaz de proporcionar oportunidades de servir. SEGUNDO: O reconhecimento do mérito de toda ocupação útil e a difusão das normas de ética profissional. TERCEIRO: A melhoria da comunidade pela conduta exemplar de cada um na sua vida pública e privada. QUARTO: A aproximação dos profissionais de todo o mundo, visando a consolidação das boas relações, da cooperação e da paz entre as nações. 1.3. Prova Quádrupla

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1.4. Simbolismo

Os 24 dentes representam as 24 horas do dia. Cada rotariano deve viver o Rotary em ação e pensamento durante todas as horas. Os 6 raios representam as qualidades essenciais do rotariano, em relação à: 1. Família: Ser bom chefe de família. 2. Ação: Cumprir os deveres de cidadão. 3. Amizade: Cultivar a capacidade de fazer e manter amigos. 4. Profissão: Seguir a ética profissional, agindo de acordo com os princípios do Rotary. 5. Religião: Respeitar normas e princípio religiosos. 6. Instituição: Manter a integração no movimento rotário, cooperando. A cor do ouro evoca a nobreza e legitimidade dos propósitos rotários. A cor azul lembra o firmamento, indicando a universalidade e a elevação dos mesmos propósitos.

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2. INTERACT 2.1. O que é Interact?

O Interact é uma mescla de clube de prestação de serviços com clube social para jovens de 12 a 18 anos de idade, e seu nome provém da abreviação de International Action (Ação Internacional). O primeiro clube foi fundado em 28 de Outubro de 1962, em Melbourn, Flórida; hoje em dia, existem milhares de clubes mundo afora, cada um patrocinado por um Rotary Club que o motiva e orienta. Mas os Interact Clubs são responsáveis por sua própria administração e manutenção, permitindo que os associados desenvolvam suas habilidades de liderança ao mesmo tempo em que assimilam a importância do trabalho em equipe.

Cada Interact Club realiza pelo menos dois projetos de prestação de serviços anualmente. Um em benefício da escola ou comunidade e outro em prol da compreensão internacional. Embora os interactianos trabalhem arduamente para que esses projetos sejam bem-sucedidos, eles também se divertem travando amizades com outros adolescentes e trabalhando em conjunto.

O Interact se tornou um fenômeno mundial, de rápido crescimento, dispondo de um dos mais significativos programas de prestação de serviços do Rotary, com mais de 10700 clubs abrangendo cerca de 110 países e áreas geográficas.

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Interactianos muitas vezes motivam a criação de um Rotaract Club e participam de seminários RYLA (Prêmio Rotário de Liderança Juvenil) além do intercâmbio de jovens e bolsas educacionais.

2.2. Objetivos

1 – Desenvolver qualidades de liderança e integridade pessoal Os valores de liderança e integridade pessoal adquiridos no Interact

serão usados durante toda a vida. É indiscutível o fato de que o interactiano comprometido com o movimento será não só um bom profissional, mas acima de tudo, uma pessoa íntegra.

2 – Prestar auxílio e ajuda ao próximo Não há nada mais gratificante do que ver o sorriso no rosto de uma

criança. O Interact proporciona essa experiência de doar-se a quem precisa.

3 – Compreender o valor da responsabilidade individual e dedicação ao trabalho

Só é possível adquirir todo conhecimento e valores do movimento quando existe vontade de trabalhar. O interactiano que leva a sério os objetivos de Rotary poderá usufruir ao máximo do Interact.

4 – Promover compreensão e boa vontade internacional As ações locais bem empregadas estão ajudando a tornar o mundo um

local melhor.

3. INTRODUÇÃO À SECRETARIA A secretaria é um dos cargos mais importantes do conselho diretor, pois

dela depende o bom andamento dos trabalhos do clube. O secretário do Interact Club possui inúmeras responsabilidades e, por

isso, deve ser uma pessoa organizada e detalhista, além de ser alguém de confiança do clube. É responsável pelos arquivos e guarda de todos os materiais burocráticos do clube.

Um secretário eficiente é prestativo e essencial a uma boa administração.

É importante ressaltar que seu modo de trabalhar deve ser detalhadamente explicado ao seu sucessor para assegurar a boa continuidade dos trabalhos.

Muitas vezes, Interact Clubs indicam um segundo secretário para dividir as responsabilidades, o que é aconselhável. O 1º secretário ficaria responsável pelas atas e o 2º pelas correspondências, ou vice-versa.

O Rotary Internacional (RI) exercerá o direito de eliminar de seu bando de dados os Interact Clubs que tiverem suas correspondências devolvidas ao RI e também quando os funcionários da sede mundial encontrarem-se

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impossibilitados de obter informações sobre os referidos clubes, após terem contatado os Representantes Distritais de Interact e o Rotary Club patrocinador. Portanto, responda com o máximo de presteza às correspondências do RI, caso contrário seu clube poderá ser desativado.

3.1. Responsabilidades do Secretário

Elaborar as atas de todas as reuniões ordinárias e do Conselho Diretor; Organizar as fichas individuais (cadastros) de cada sócio; Controle de entrada e saída de correspondências; Livro de Presença e freqüências; Admissão e baixa de associados; Escrever e responder prontamente correspondências dos outros clubes; Zelar pelo material do clube, organizando documentos, arquivos e

registros; Distribuir material para o clube, convidados e recuperantes; Enviar os relatórios mensais (do mês anterior) à Secretaria Distrital (SDI)

ou ao Representante Distrital (RDI), até o dia 10 de cada mês.

4. INICIANDO E TERMINANDO A GESTÃO 4.1. Início da Gestão PRIMEIRO: Informe-se se seu clube está em dia. A secretaria continua sendo a mesma, o que troca é o (a) secretário (a). Verifique se está tudo em ordem com a secretaria da gestão anterior; tanto do próprio Club, quanto Distrital ou do Rotary Internacional. Verifique, ainda, se existe qualquer outro tipo de pendência local, como correspondências para responder ou enviar. Resolva tudo o quanto antes para não atrasar sua própria parte no trabalho. SEGUNDO: Zele pelo material do Club. Ele é o patrimônio que várias pessoas construíram e que continuamente recebe contribuição de outras. TERCEIRO: Seja cuidadoso e detalhista com tudo o que você faz. Os seus registros do Club ficarão arquivados para as próximas gestões e servirão como referência. Quanto melhor, mais direto e direito for realizado o trabalho, melhor para todas as partes. 4.2. Término da Gestão

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Repasse os Arquivos devidamente organizados para o próximo (a) secretário (a). Uma lista do material e dos documentos que estão sendo entregues poderá facilitar o serviço de ambas as partes.

Informe-o (a) sobre a existência de alguma pendência. Comunique a Equipe Distrital Entrante sobre o novo Conselho Diretor do

Club, e também o Rotary Internacional. Alterações no horário, dia ou local da reunião também precisam ser

informadas.

5. ARQUIVOS E DOCUMENTOS 5.1. Documentos

Alguns Documentos são de indispensável permanência no arquivo do Club:

Material de Treinamento: Para, quando for necessária, alguma alteração na Equipe de Dirigentes do Club ao longo da gestão. Auxilia e orienta os novos dirigentes em suas respectivas funções (Presidente, Vice-presidente, Secretário(s), Tesoureiro(s), Protocolo(s), Presidentes de Comissões de Serviço). Pode ser requerido juntamente ao quadro de Dirigentes Entrantes após a Assembléia Distrital de Treinamento (EDI). Lembrando que existe também o material destinado a novos associados que auxilia a familiarização com o Programa.

Regimento Interno do Club: Todos os Clubs contêm normas e

diretrizes singulares. Tê-las “em mãos” pode auxiliar em questões internas como a porcentagem mínima de presença exigida ou o comprometimento e valores das cotas mensais.

Manual: Contém informações e diretrizes do Rotary Internacional de

como deve acontecer o Programa e os respectivos procedimentos desde fundação até fechamento de Clubs.

Alguns Documentos/Formulários do Manual de Interact merecem

atenção especial:

Documentos Estatuários do Rotary Club Internacional: Em resumo são as normas e diretrizes estabelecidas pelo Rotary Internacional para o Programa:

Estatutos Prescritos (pág. 31 – 34) Regimento Interno Prescrito (pág. 35 – 36) Declaração de Normas (pág. 37 – 40)

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Formulários (Fundação do Club): São os Formulários que o(s)

Rotary(s) Club(s) Patrocinado (es) preenche(m) e envia(m) para o Rotary Internacional a respeito do(s) Club(s) a ser(em) fundado(s). Não há a necessidade de reenvio a não ser no caso de um novo Club:

Lista de Organização de Club (pág. 41 – 42) Formulário de Pedido de Publicações do RI (pág. 43)

Formulários (Anuais): São os dados constantemente atualizados:

Formulário de Dados de Dirigentes Entrantes (pág. 45) (correspondência 9.2)

Formulário de Dados de Projeto (pág. 47 – 48) (correspondência 9.2) Formulário de Sócio (pág. 55) (distribuição de material 8.2)

Inscrição para Reconhecimento da Semana Mundial:

(correspondência 9.2)

5.2. Arquivos e Registros

Os materiais do Club, normalmente, podem ser arquivados. Caso haja disponibilidade de uma sala, parte dela ou mesmo um armário

junto ao espaço destinado ao(s) Rotary(s) Club(s) Patrocinador (es), providencie. Preferencialmente arquive o material na sede das reuniões para facilitar possíveis consultas. Lembre-se disso, principalmente, se o espaço for conjugado ao do(s) Rotary(s) Club(s) Patrocinador (es) porque não é regra que as reuniões aconteçam em um lugar comum a todos os Clubs.

Separe esses materiais em gavetas e/ou pastas e caixas. Catalogue-os antes de guardá-los e preocupe-se com a etiquetação; faça-a de forma legível, aparente e apresente apenas os dados mais relevantes. Organize de forma fácil e compreensível a qualquer interessado.

Modelo de etiqueta:

INTERACT CLUB ______________ Distrito 4640 Gestão 2011/2012 – Conheça a Si Mesmo para Envolver Humanidade

Presidente: ____________________ Secretário: ____________________ Comissão de Serviços _______________________

(MATERIAIS – CERTIFICADOS, FOTOGRAFIAS, ETC)

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5.3. Outros tipos de Documentos e Registros

“Pim”: Individual. É o símbolo dos participantes do Programa. Cada novo sócio recebe do Club seu “Pim” ao tomar pose oficialmente ou, quando assumir determinado cargo na Diretoria, seu “Pim” referente. A secretaria deve encarregar-se da compra de novas peças e do armazenamento do que for sobressalente. O Club definirá qual parte será responsável pela reposição dos “Pins” extraviados. Por exemplo, no caso do Sócio/Dirigente perder seu “Pim”, o Club deve ter definido se esse Sócio/Dirigente deve pagar pela uma nova peça ou se isso fica sob cargo financeiro do Club.

No caso dos “Pins” de Dirigentes, eles podem ser integralmente repostos a cada nova gestão ou repassados da equipe que deixa a diretoria para equipe entrante; isso fica a escolha de cada Club lembrando que quando os “Pins” são repassados entre equipes de dirigentes poderá haver necessidade de reposição de alguma(s) unidade(s) desse material por parte do Club.

Os “Pins” dirigidos, como os de “Sócio 100%” ou de “Sócio Fundador”, servem de incentivo ou parabenização, sendo uma escolha do Club entregá-los. “Sócio 100%” é, normalmente, entregue ao Sócio que está em dia com o Club; essa definição é variável e pode abranger um ou mais quesitos: freqüência, mensalidades, participação nas atividades propostas, etc. “Sócio Fundador” é entregue aos Associados que fundaram o Club em que participam ou para Fundadores que, mesmo em outro Club, continuam participando da Família Rotária.

Manuais e outros Livros: Pondere a necessidade de diferentes tipos de

Manuais/Livros. Converse com o Presidente, Tesoureiro e Club sobre a possibilidade de aquisição desses materiais. Muitas vezes há necessidade de informação extra e pode ser oportuno manter esse tipo de informação no próprio Club. Facilita e diminui o tempo de pesquisa e auxilia em projetos anual-permanentes.

Fotografias: Dizem que “uma imagem vale mais do que mil palavras”. Fotografe e/ou esteja em contato com os Associados que costumam

fotografar. Organize um (ou mais) álbum(s) de fotografias para o Club. Apresentá-

lo(s) para novos associados e convidados torna as atividades e as intenções do programa menos abstratas, ajuda na prestação de contas com Rotary(s) Club(s) Patrocinador (es) e/ou Distrito, mantêm a lembrança de ex- associados e facilita a repetição de determinadas atividades.

Organize de forma cronológica e/ou dividida por Comissões de Serviço. Lembre-se de identificar cada álbum e mesmo de deixar um índice para

facilitar as consultas. Faça um cabeçalho individual, ou, antes de cada grupo de fotos:

Nome do Projeto ou do Evento/Encontro; Data (do dia em questão, do começo e termino do

Projeto/Evento/Encontro, etc.);

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Cidade/Local; N° de Edição (Projeto ou Evento/Encontro); Comissão a que pertenceu (Projeto); Quem está presente na foto (caso seja interessante mencionar); Comentários que marcaram a(s) foto(s) em questão; Outros dados relevantes.

Modelo de rodapé:

INTERACT CLUB ______________ Distrito 4640 Gestão 2011/2012 – Conheça a Si Mesmo para Envolver Humanidade

PROJETO ________________ Avenida de Serviços ____________

___________________ (Local), ___________ (Data)

Troféus, Certificados, Crachás: Normalmente as atividades do Club e dos Associados /Dirigentes são reconhecidas com a entrega de troféus e/ou certificados de reconhecimento; essa entrega pode ser feita pelo próprio Club, pelo Distrito ou por alguma outra entidade integrante da Família Rotária ou não.

Quando são recebidos pelo Club, troféus e certificados fazem parte do arquivo da gestão em que foram recebidos e como qualquer outro material devem ser cuidadosamente catalogados. Os troféus normalmente permanecem expostos no espaço físico destinado ao Club ou secretaria. Os certificados podem ser catalogados e arquivados em pastas individuais/coletivas ou receber moldura para serem expostos. Quando recebidos em caráter pessoal por algum sócio do Club, dirigente ou não, fotografe a ocasião para registro.

Certificados de participação em Eventos/Encontros, normalmente, são recebidos/entregues em caráter pessoal por todos os associados. O Club pode requerer, junto a organização, um certificado “genérico” para compor o histórico do Club naquele Evento/Encontro, embora, nem sempre seja possível consegui-lo. Outra possibilidade é receber a doação do certificado de ex- associados.

Os crachás são individuais, identificações durante a participação de um determinado Evento/Encontro. Mas também é possível recebê-los como doação de associados para o Club, integrando o arquivo. Poderão então ser guardados e/ou expostos com as fotos; catalogados e arquivados; expostos com os troféus e certificado(s) de participação do mesmo Evento/Encontro.

Fotografe e registre quando o Club entregar troféus e certificados. Tenha arquivado as empresas (telefones e endereços) onde esse material foi cotizado e confeccionado; idéias e modelos que foram discutidos além do que foi aprovado e, quando possível, pequenas amostras dos diferentes materiais sugeridos. Será útil na necessidade de nova confecção/reedição do material.

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6. DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAL (Variável de clube para clube) 6.1. Associados

“Pim”: documentos e registros 5.3

Crachás: Alguns Clubs, quando em formação, adotam crachás para facilitar a memorização entre os Associados. Outros adotam crachás permanentemente para facilitar a interação de convidados e/ou recuperantes. Opção de cada Club.

6.2. Convidados

Pasta Informativa: Para acontecer aceitação de determinado convidado, normalmente, é preciso um número “x” de participação em reuniões e projetos – a variante de Club para Club é o Regimento Interno. Antes de ser efetivado como sócio ativo, é interessante que esse convidado em potencial conheça o programa em que participará.

Sugestão para ser analisada juntamente ao Club é a criação de uma “Pasta Informativa”. Ela poderá apresentar peculiaridades do grupo; uma pequena definição básica do que é, metas, como e por que surgiu o programa; um pequeno álbum ou algumas fotos de Projetos/Encontros/Eventos; e, ainda, uma carta de boas-vindas com palavras de incentivo por parte dos associados ativos do Club. A devolução do material, após o sócio ser efetivado, ou mesmo, depois de determinado tempo é determinação do próprio Club; lembrando que praticamente todo(s) o(s) convidado(s) têm associados ativos como seus padrinhos o que auxiliaria na devolução desse material quando assim decidido.

Fichas de Cadastro (Formulário de Sócio): Cadastro de dados individual de cada sócio.

Esse cadastro, nada mais é que, o Quadro Social ativo que o Club mantém durante o ano.

Ao iniciar uma nova gestão, um Cadastro de Associados ativos deverá ser informado a tesouraria do Club, também, enviado para a Representadoria Distrital. Qualquer alteração nesse Quadro de Associados, adesões e baixas, durante a gestão devem ser comunicadas a tesouraria do Club e a Representadoria Distrital – essas alterações influenciam diretamente a cobrança e o pagamento per capita para Representadoria Distrital, evitando faltas ou excessos. Isso também facilitará, por exemplo, a cobranças de atrasados através da exatidão de associados em cada mês.

Acompanhando as modificações do Quadro Social do Club, será possível analisar a taxa de freqüência total do Club nas reuniões e ao final de

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cada mês. Ocasiões em que é calculada a porcentagem de presença de cada sócio individualmente para somá-las como Club.

Fichas de convidados sujeitos a aprovação devem estar separadas das fichas dos associados ativos, evitando transtornos com o cadastro atual que o Club mantém com a Representadoria Distrital. Essas fichas, após aprovação do sócio pelo Club, deverão ser adicionadas ao cadastro, o sócio então agora considerado ativo integrará o Quadro Social do Club e o Cadastro Distrital.

O próprio manual do programa trás exemplo do que deverá ser preenchido no Formulário. Nele devem constar os dados mais aproveitados na comunicação Interna e localização de cada sócio. Faça um catálogo com e-mails e celulares. Providencie que todos no Club recebam uma cópia, inclusive o(s) Conselheiro(s) do(s) Rotary(s) Club(s) Patrocinador (es) e Presidentes dos outros Clubs da Família Rotária na sua cidade (Interact(s), Rotaract(s), Rotary(s), ASR). Alguns Clubs também enviam essa lista para Clubs de diferentes cidades como uma forma de fomentar o Companheirismo.

Mantenha o Cadastro atualizado! Tenha, em todas as Reuniões, cópias para entregar aos Convidados em

potencial.

Modelo de Formulário de Sócio:

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INTERACT CLUB ______________ Distrito 4640 Gestão 2011/2012 – Conheça a Si Mesmo para Envolver Humanidade

FORMULÁRIO DE SÓCIO DO INTERACT CLUB

Nome Completo: ______________________________ Data de Nascimento: __/__/____ Nome do Pai: _________________________________ Nome da Mãe: __________________________ Filho de Rotariano [ ] Sim [ ] Não Telefone: __________ Endereço: ________________ E-mail: _______________________

Qual seu objetivo ao ingressar nesse Club?

Compreendo e aceito os princípios do Interact, conforme expressos em seus propósitos e objetivos, e concordo em aceitar os “Estatutos Prescritos para o Interact Club”, a “Declaração de Normas Referentes ao Interact” e o Regimento interno desse Club.

Assinatura: ___________________________________ __________ (Local), _____ (Dia) de ___________ (Mês) de ____ (Ano).

Como controle do Quadro Social, sugere-se a elaboração de uma tabela

de Admissões e Baixas. Ela poderá ser mensal ou mesmo bimestral, trimestral. Indiferente como seja feito o controle, ele deverá ser mensalmente repassado a tesouraria e, nos meses necessários, para Representadoria Distrital.

Modelo de Controle de Quadro Social:

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INTERACT CLUB ______________ Distrito 4640 Gestão 2011/2012 – Conheça a Si Mesmo para Envolver Humanidade

QUADRO SOCIAL

Referente ao mês de: (Mês) ADMISÕES

(Nome) (Nome) (Nome)

TOTAL: BAIXAS

(Nome) (Nome) (Nome)

TOTAL: 6.3. Recuperantes

Recuperação: O cartão de recuperação serve para abonar, individualmente, as ausências faltas de determinado sócio em seu respectivo Club. Cada cartão abona uma falta influenciando a porcentagem total de freqüência do sócio. Ou seja, o cartão deverá ser somado como presença, substituinte da ausência, na porcentagem total do sócio ao final do mês.

É um recurso viável nos 15 dias anteriores ou nos 15 dias posteriores a data da ausência no Club participando na reunião de outro Club/Entidade filiada a Família Rotária, por exemplo, outros Clubs de Rotaract, Interact, Rotary, ASR. Esses cartões são requeridos juntamente a secretaria do Club anfitrião, ou seja, o Club que recebe o recuperante.

Quando recebida uma recuperação, o (a) Secretário (a) deve anunciá-la entre as demais correspondências; dizendo a qual associado e a que data de reunião é referente à recuperação entregue.

Sempre tenha uma quantidade considerável de cartões em cada nova reunião.

Esses cartões precisão conter determinadas informações do Club e do recuperante, como:

Nome do Club Anfitrião e Distrito; Cidade e data; Espaço para preencher o nome do sócio; Espaço para preencher o nome do Club do recuperante; Espaço para assinatura do Secretário (a) do Club Anfitrião; Podem ser acrescentados outros dados como o símbolo do programa,

local e horário da reunião do Club Anfitrião, uma demarcação para

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apontar a qual tipo de Club da Família Rotária pertence o recuperante, etc.

Modelo de Cartão de Recuperação:

INTERACT CLUB ______________ Distrito 4640 Gestão 2011/2012 – Conheça a Si Mesmo para Envolver Humanidade

O Interact Club ______________ agradece a visita do (a) companheiro (a) ____________________________ (Nome), associado do _____________________ (Club), para recuperar uma ausência em reunião de seu Club. DATA: __/ __/ ____

__________________________ Nome Secretário (a)

Secretário (a) Gestão 2011/2012

7. CORRESPONDÊNCIAS

Encarregue-se da correspondência. Lembre-se sempre da “caixa de correio” ou do local em que é recebida, torne o recebimento o mais acessível que puder.

Procure por endereços atualizados. Providencie uma agenda para essas informações. Informe-se sobre o sistema de mala-direta para facilitar e baratear o envio. Sempre que possível, envie correspondência com notícias, novidades e boletins informativos divulgando o Club, faça convites para as diferentes atividades ao longo do ano, parabenize os associados com cartões, etc.

Não acumule correspondências para responder ou por enviar. Organize uma ficha com o que foi recebido/enviado, suas respectivas datas com remetentes/destinatários e uma pequena síntese do assunto. Sempre responda, mesmo que seja para agradecer a atenção.

Registre tudo em ATA. Apresente ao Club uma síntese do que for importante no espaço que a Secretaria tem durante a reunião.

Arquive tanto o que receber quanto o que enviar (cópias). Guarde esse material em “pastas de arquivo-morto”, “pastas Z” ou de qualquer outra maneira que evite algum tipo de extravio, separe de forma cronológica. Esse arquivo

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fará parte do material da gestão e servirá de registro e pesquisa do que aconteceu durante o ano.

As correspondências eletrônicas (e-mails) ao assumirem um caráter informativo devem receber o mesmo tratamento que uma correspondência normal. Ser apresentado ao Club, registrado em ATA e respondido. Crie um correio eletrônico exclusivo para o Club para evitar transtornos, perda ou confusão de informações. Por exemplo, evitará que correios eletrônicos importantes sejam automaticamente enviados para o “lixo eletrônico” do seu servidor por engano. Mantenha a senha em segredo, entre Secretaria e Presidência e, quando necessário, Tesouraria. Modelo para controle de Correspondências e Correios - Eletrônicos:

INTERACT CLUB ______________ Distrito 4640 Gestão 2011/2012 – Conheça a Si Mesmo para Envolver Humanidade

CORRESPONDÊNCIAS

Destino: Remetente: Tipo: (carta convencional, correio eletrônico, etc).

(Boletim Nacional/Internacional, Circular, Informativo, etc).Tipo: (carta convencional, correio eletrônico, etc).

(Boletim Nacional/Internacional, Circular, Informativo, etc).

Assunto: Assunto: TOTAL ENVIADO: TOTAL RECEBIDO:

OFÍCIOS

Destino: Remetente: Assunto: Assunto:

TOTAL ENVIADO: TOTAL RECEBIDO:

7.1. Papéis e envelopes timbrados, carimbos

Certifique-se sobre quem necessita assinar a correspondência. Por exemplo, Ofícios deverão apresentar a assinatura do (a) Presidente, respostas a correspondências simples poderão ser assinadas apenas pelo (a) Secretário (a), pedidos de adesão/colaboração para determinada (o) atividade/projeto podem contar com um visto do (a) Presidente da Comissão de Serviço e assim por diante.

Procure enviar material impresso. Nem sempre a manuscrita é de fácil compreensão principalmente quando enviada ao exterior. Com exceção dos correios eletrônicos, preferencialmente, providencie assinaturas reais. Lembre-se de providenciar cópias dos envios para registro e arquivo.

Personalize o material que será enviado em nome do Club, das folhas de papel aos envelopes. A estética e o cuidado com a correspondência sempre são valorizados por quem a recebe. Cuide com o excesso de cola e com

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materiais de diferentes texturas/pesos/medidas que possam danificar ou mesmo quebrar durante o envio como os “souvenires”, “CDs”, etc.

Para papéis timbrados e envelopes: Símbolo do Programa; Nome do Clube e Distrito; Data de Fundação do Club; Nome do Rotary Club Patrocinador; Endereço da sede e dia das reuniões; Outras informações relevantes.

Modelo de Timbre para papéis e envelopes:

INTERACT CLUB ______________ Distrito 4640 Gestão 2011/2012 – Conheça a Si Mesmo para Envolver Humanidade

Fundado em __ de ________ de ________. Patrocinado por _____________________.

Reuniões todos (as) os (as) __________________, às ___ horas e ___ minutos, na (o) __________ (endereço), (cidade) – Paraná.

Os carimbos são mais questão de ocasião e utilidade. Podem variar apresentando desde símbolo do Programa com o nome

específico do Club ou ter todos os dados que constam nos papéis e envelopes timbrados. Podem ser carimbos destinados para determinada promoção para identificar convites e fichas ou, ainda, podem apresentar o nome específico do Club, do Presidente em questão e/ou Secretário para ser utilizado sob a assinatura do(s) mesmo(s).

7.2. Envios (anuais) para o Rotary Internacional

Formulário de Dados de Dirigentes Entrantes: Recebido em janeiro, todos os anos. Tem data limite para ser enviado ao Rotary Internacional. São os dados dos Dirigentes entrantes, é a atualização feita para os Guias Internacionais de cada gestão. Esses dados servirão como fonte de pesquisa para qualquer membro da Família Rotária a partir do início da nova gestão.

Formulário de Dados de Projeto:

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Arquivo de Projetos desenvolvidos. Tem estipulada uma data limite para ser devolvido (normalmente 1º de maio). Sendo que uma cópia deve ser enviada ao Rotary Internacional (Sede Mundial e Sucursal em São Paulo) e outra cópia a Representadoria Distrital. É um “termômetro” de como os projetos vêm se desenvolvendo no Brasil, e em outros paises.

Inscrição para Reconhecimento da Semana Mundial: É enviado anualmente. Esse Formulário validará a participação do Club nas quatro atividades propostas para sua semana específica dentro do calendário de atividades do Rotary Internacional. A semana é proposta a partir do dia mundial dedicado ao Programa; Interact e Rotaract têm datas diferentes (verificar no Manual). Pede-se que os Clubs completem essas quatro atividades anualmente. Manter, permanentemente, uma cópia desse Formulário facilita a organização prévia das atividades.

7.3. Envios Simples: Circulares, Boletins Nacionais e Internacionais, Informativos

Boletins, Informativos nacionais ou internacionais, Jornais, Convites... Escreva sempre que houver oportunidade. Comunique aos outros Clubs quais atividades o seu Club está desenvolvendo. Convide-os a participar dessas diversas atividades. Interaja. Estimule a criação de um “Jornal” ou de um “Boletim” interno. Ele pode conter informações sobre as atividades extra-Club que os associados vêm desenvolvendo, poderá informar de atividades na própria cidade ou região, apresentar novos associados, etc. A idéia principal desse tipo de circular é integrar os associados para que formem maiores vínculos de Amizade.

Crie uma lista de correios eletrônicos ou uma rede para telefonemas facilitando a comunicação no Club. Quanto mais integrados os associados e os demais Clubs, maior e mais forte será o crescimento do grupo. Essas atividades, como circulares e lista para comunicação, poderão ser organizadas junto a Comissão de Serviços Internos. 7.4. Ofícios

Documento escrito para comunicação com Órgãos do Serviço Público ou ainda fins como, por exemplo, comunicação com Autoridades Eclesiásticas, Clubes e Associações, etc. Compõe-se das seguintes partes:

1. Timbre: O papel deverá estar timbrado no alto papel como qualquer Correspondência Oficial do Club, apresentando Símbolo do Programa, nome do Club e outras informações importantes.

2. Índice e Número – três linhas abaixo, margem esquerda: Escreve-se “Ofício” e em seguida o número a ele referente. Na seqüência uma barra oblíqua (/) e os dois últimos algarismos do ano ou ano de gestão.

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3. Data – mesma linha do Índice e Número, margem direita: Escreve-se a localidade e a data completa.

4. Cuidados e Tema(s) – três linhas abaixo: “Aos Cuidados” (A/C) de quem chegará o Ofício; deverá aparecer nome completo quando pessoa física ou que parte da Instituição receberá a Correspondência, Secretária, por exemplo. E o(s) Tema(s) principal (is) abordado.

5. Invocação – três linhas abaixo: Escreve-se o Cargo do Receptor e em seguida o tratamento adequado. Por exemplo: Senhor Secretário; Excelentíssimo Senhor Governador; etc. O Receptor será a pessoa na Instituição para a quem o Ofício será, diretamente, dirigido.

6. Texto – três linhas abaixo: O texto deve ser datilografado em espaço dois. Deve ser objetivo. Apresentar a intenção e em seguida uma explicação sintetizada dos motivos que motivaram o envio do Ofício.

7. Cumprimento final – parágrafo próprio sem qualquer numeração – Contém a despedida e, quando for ocasião, votos/apreço/estima a respeito do Receptor/Instituição.

8. Assinatura – quatro linhas de espaço: Nome civil do Emissor com as iniciais maiúsculas indicando, logo abaixo, o Cargo que ocupa com todas as letras maiúsculas. A assinatura se faz logo acima do nome datilografado.

9. Endereço – lado esquerdo; parte inferior do papel: Cada item em uma nova linha:

Forma de tratamento exigida tendo apenas as iniciais maiúsculas; Nome Civil do Receptor com todas as letras maiúsculas; Cargo do Receptor com as letras iniciais maiúsculas sendo precedido

pela sigla DD (abreviatura de Digníssimo); Nome do Logradouro/Estabelecimento/Entidade e endereço com as

iniciais maiúsculas; “CEP” (código de Endereçamento Postal), cidade e sigla da Unidade da

Federação (sigla do Estado ou Distrito Federal); 10. Lembre-se de respeitar o número indicado de linhas de espaçamento

entre um item e outro; no geral, recomendam-se pelo menos três linhas entre cada item abordado com exceção dos parágrafos do Texto que deveram ser consecutivos. Dessa forma o Oficio torna-se apresentável e organizado.

8. ATA E LIVRO DE PRESENÇA

8.1. Livro ATA

É responsabilidade da Secretaria – Cuide-o e manuseio com responsabilidade.

É um documento importante. Deve ser levado para todas as reuniões (Formais e/ou de Conselho Diretor) do Club porque está sujeito a consultas em qualquer momento.

Funções:

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Registro das reuniões Formais (Ordinárias), Extraordinárias e Assembléias Gerais;

Registro das reuniões de Conselho Diretor; Registro e Oficialização dos assuntos discutidos, ocorrências

importantes, decisões, etc. Desconfie sempre da sua memória. Escreva a ATA durante as reuniões, ainda que em forma de rascunho, não deixe para escrever depois da reunião ou durante a semana. O (a) Secretário (a) precisa estar atento a todos os pontos de discussão para transmitir fielmente o que foi decidido; sem o excesso ou a falta de palavras. Sem qualquer omissão refletindo apenas as deliberações discutidas sem descrever maiores detalhes de como aconteceu.

Escrever diretamente no Livro é sujeitar-se a erros, rasuras, e impossibilita a aprovação prévia, por parte do Club, do que será lavrado. Por isso é aconselhável optar por um “rascunho”. Esse rascunho será apresentado à aprovação do Club na reunião seguinte a que foi escrito, poderá sofrer correções antes de transcrito ao Livro ATA. Embora aconselhável, fica a critério dos Clubs.

A leitura da ATA anterior no começo de cada nova seção ajuda aos associados, principalmente os que estiveram ausentes, a retomarem os pontos de discussão tratados. Clubs que possuem listas de correio eletrônico em massa podem utilizá-la para, semanalmente, enviar aos associados ausentes uma síntese da ATA. Evitando que os trabalhos/atividades possam ser prejudicados ou atrasados. É também a critério de cada Club. 8.2. Iniciar um Livro ATA

Deve ser um Livro próprio, com páginas numeradas e sem margem. Na primeira folha, junto à data, deve aparecer o “Termo de Abertura” e,

na última folha conseqüentemente, o “Termo de Encerramento”. Deve conter o número de folhas, propósitos (se reuniões formais,

extraordinárias, etc.) e as assinaturas do Presidente e Secretário de quando se inicia o Livro. Um cabeçalho, na capa do Livro, com os dados do Club, ano de fundação, ano da gestão, Lema e outras informações relevantes, além de deixá-lo esteticamente mais apresentável, facilitará a pesquisa e o arquivamento. 8.3. Escrever o Livro ATA

1. Padronize. Use, preferencialmente, uma única cor de caneta, ou azul ou preta. Nunca canetas de cores diversas ou lápis.

2. Escreva com letra cursiva e legível. Nunca letra de forma. 3. Deve apresentar as assinaturas do (a) Presidente e do (a) Secretário ao

final de cada seção. 4. O Livro ATA não possui margens. Quando necessárias, devem ser feitas

pelo (a) Secretário (a). 5. O Livro ATA deve ser escrito de forma cronológica.

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6. Não salte ou arranque páginas; lembre-se que são numeradas. 7. Não deixe linhas em branco. Isso evita o acréscimo de informações

depois que a ATA já foi devidamente aprovada, transcrita e assinada. Entre uma e outra ATA pode-se saltar linhas desde que elas sejam traçadas, inutilizando-as. No Corpo da Ata não deverá haver espaços.

8. Faça um rascunho e o transcreva com atenção. Não rasure, ou utilize recursos como corretivos e borrachas. É um documento. A melhor maneira de corrigir é como em uma redação para vestibular onde se escreve “o que eu gostaria de dizer”, ou “melhor dizendo” e assim por diante.

9. A Errata serve para a correção de equívocos em ATA(s) anterior (es). Essa correção deverá, preferencialmente, acontecer na seqüência da ATA com erro(s). Ela apresentará o número da ATA e o que nela está errado, sua correção e as assinaturas do (a) Presidente e do (a) Secretário (a).

10. “Termo de Retificação” funciona como a “Errata”.

Ao terminar seu rascunho, antes de transcrevê-lo para o Livro ATA, ou, antes de sujeita-lo a aprovação no Club pergunte-se “Caso eu não estivesse nessa reunião, conseguiria compreender tudo o que foi dito apenas com a leitura dessa ATA?” Resposta afirmativa. ATA redigida corretamente. 8.4. ATA

Deve, principalmente, conter: 1. Tipo de Reunião – Formal (Ordinária), Extraordinária, Conselho Diretor,

etc.; 2. Data, Horário de início e Local; 3. Por quem foi presidida; 4. Presentes; Recuperantes: Associados de outros Clubs da Família Rotária. A ATA

deve apresentar, além do nome, o cargo que a pessoa ocupa no seu respectivo Club/Distrito.

Convidados: Convidados dos Sócios do Club que potencialmente se tornarão Sócios ativos. Além de seus nomes, deverá constar a quantidade de reuniões que esse Convidado apresenta no Club; se primeira, segunda e assim por diante.

Visitantes: São os demais Convidados que o Club recebe. Palestrantes, Personalidades, Representantes de outras Entidades e/ou Instituições, etc. São os Convidados que estão visitando o Club, porém sem a pretensão de integrar o Quadro Social, mas sim para prestar alguma conta/convite.

5. Aprovação e Correção da(s) ATA(s) anterior (es); 6. Declaração da Secretaria e da Tesouraria; 7. Síntese das Comissões de Serviço e Dirigentes; 8. Síntese das decisões Tomadas e do Programa; 9. Avisos;

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10. Horário de encerramento. 11. Assinaturas – Presidente, Secretário (a) (Sócios).

Modelo de ATA:

Às___horas, do dia___, do mês de_________, do ano de 2011, reuniu-se o Interact Club Ivaiporã na Casa da Amizade localizada na Avenida Maranhão. O protocolo ___________________ cumprimentou os presentes e nomeou os componentes da mesa diretiva, sendo composta __________________________________________________________________________________________________________________________________________. Em seguida o protocolo passou a palavra ao presidente que abriu a reunião, devolvendo a palavra ao protocolo o qual informou as datas comemorativas da semana e retornou a palavra à presidente que abriu a pauta de discussões. (A partir disto, iniciar o que foi comentado durante a reunião do Interact, citando os pontos mais importantes). 8.5. O Livro de Presença

“Termos de Abertura e Encerramento”, aplicados no Livro ATA, devem ser aplicados, nos mesmos moldes, a esse Livro. Ele registra a freqüência individual de cada Sócio nas reuniões.

Há Clubs que preferem que os Associados, Convidados e Visitantes, assinem o próprio Livro ATA. Porém isso só será possível, com exatidão, quando a ATA for escrita diretamente no seu Livro durante as reuniões. Clubs que optam pela escrita de rascunho da ATA sofreriam baixas nas assinaturas, por exemplo, de Visitantes considerando que não sempre eles estarão presentes no dia em que a ATA, referente ao dia em que estiveram no Club, for lavrada.

Isso, por outro lado, não ocorre quando há preferência por um Livro exclusivo para Registro de presença.

Cada Reunião tem sua própria porcentagem de presença de Sócios e Visitantes, dessa forma cada Reunião deve ter sua página exclusiva no Livro. Com um cabeçalho apresentando dados da respectiva Reunião, como: 1. Nome do Club e Distrito; 2. Gestão e Lema Rotário; 3. Número e tipo da Reunião; 4. Duas Colunas – uma com os nomes dos sócios em ordem alfabética e outra

com espaço para a assinatura dos sócios; 5. Espaço reservado para registro dos Convidados, Visitantes e Recuperantes; 6. Porcentagem total de presença do Club – calculada através do número total

de Sócios do Club pelo número total de Sócios Presentes na Reunião. Modelo de Livro de Presença:

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INTERACT CLUB ______________ Distrito 4640 Gestão 2011/2012 – Conheça a Si Mesmo para Envolver Humanidade

LIVRO DE PRESENÇA

DATA: __/__/____ Nº da Reunião: Tipo da Reunião:

n° SÓCIOS ASSINATURA 1 (Nome) 2 (Nome) 3 (Nome) 4 (Nome) 5 (Nome)

Porcentagem Total de Presença de Sócios:

n° CONVIDADOS

1

2

3

4

5

n° VISITANTES

1

2

3

4

5

n° RECUPERANTES

1

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_______________________________________________ Distrito 4640 25

2 3 4 5

nº CONSELHEIROS ASSINATURA 1 (Nome)

2 (Nome)

3 (Nome)

__________________________ __________________________ Nome Secretário (a) Nome Presidente Secretário (a) Gestão 2011/2012 Presidente Gestão 2011/2012 8.6. Freqüência Individual

Associados honorários não precisam apresentar mínimo de freqüência mensal.

Convidados em potencial devem ter a freqüência acompanhada conforme o Estatuto Interno de cada Club para que não seja extrapolado o tempo para votação.

Associados ativos também precisam ter esse acompanhamento porque, normalmente, uma determinada porcentagem de ausência do Associado pode implicar no seu desligamento do Club. E, claro, ausência generalizada pode ser o reflexo de algum problema apresentado no próprio Club ou entre os Associados/Convidados, é algo que precisará ser analisado.

Ao final do mês, o Associado ativo poderá apresentar um máximo de 100% de presença. Essa porcentagem poderá acontecer de duas formas:

Participando de todas as Reuniões Formais no próprio Club; Recuperando Reuniões em outros Clubs (distribuição de material 6.3) Poderá acontecer de determinado Associado, no cálculo ao final, exceder

os 100%. Apresentar, por exemplo, total de 125% de presença. Isso acontecerá com Sócios que participam de todas as Reuniões Formais de seus respectivos Clubs ademais de participam como Recuperante em outras Locais. Os Cartões serão normalmente arquivados e somados a porcentagem do Sócio. Mas independente dessa quantidade excedida, continuará apresentando 100% como total.

9. RELATÓRIO DISTRITAL

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Acostume-se a conversar com a Representadoria Distrital. Seja por telefone, por correio ou correio eletrônico, esteja sempre em contato com a Equipe. Os Clubs normalmente seguem um padrão definido pela sua respectiva Representadoria Distrital quanto aos dados que deverão ser mensalmente apresentados. O modelo poderá ser sugerido, ou, ainda, poderá ser padronizado pela Representadoria Distrital. Isso varia entre Distritos e Gestões. Nessa gestão 2011/2012, os relatórios enviados pelos secretários (as) serão padronizados, como foram feitos na última gestão.

O Relatório deverá ser preenchido mensalmente pelos Clubs e repassado a Secretaria Distrital até o dia 10 de cada mês. 9.1. Relatório

Mensal (Bimestral ou mesmo Trimestral dependendo do Distrito. Informe-se com o (a) Secretário (a) anterior ou com a Secretaria Distrital). Muita atenção para a data de entrega. Ela abrange os primeiros dez dias de cada mês.

É através do Relatório que a Equipe Distrital analisa determinado Club; reconhece as atividades e os rumos que cada um tem tomado e percebe as necessidades do Distrito.

Preocupe-se com a estética. Esse Relatório é como qualquer outro Documento, ele é a representação gráfica do que o Club está desenvolvendo ao longo de cada mês (ou período de tempo). Faça uma capa com os dados principais como nome, cidade, Fundação e Patrocinador (es); o mês referente; nome do (a) Presidente e Secretário (a), etc. (Quando não padronizado). Cuide com qualquer excesso seja nas cores ou na quantidade de informações. Guarde-o num envelope próprio além do que será usado no envio por correio normal ou, se possível, coloque-o numa pasta/encadernação. Quando o relatório é enviado por correio eletrônico preocupe-se da mesma maneira. A probabilidade de ser impresso pela Representadoria para ser arquivado é muito grande. OBS:

Verifique, junto a Tesouraria do Club, a necessidade de envio do comprovante de pagamento de per capita para a Representadoria Distrital junto ao Relatório Mensal de Secretaria;

Caso não haja alguma especificação por parte do Distrito, proponha que o Relatório de Tesouraria seja entregue junto, ou no mesmo período, que o Relatório Mensal de Secretaria.

9.2. Gestão 2011/2012 Como já especificado, nesta gestão 2011/2012 os relatórios de secretaria serão padronizados para melhor controle da Representadoria e

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Secretaria Distrital e para esta ter arquivadas todas as informações necessárias de cada Club. Os relatórios serão enviados apenas por correio e deverão ser enviados até o dia 10 de cada mês (Por exemplo, enviar o relatório do mês de janeiro até o dia 10 de fevereiro) à Secretária Distrital, xxxxxxxxxxx, no endereço: Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx Cada secretário também poderá enviar ao e-mail da Secretaria do distrito informações e dados sobre projetos, visitas, reuniões, festivas, entre outros, realizados pelo clube, assim como também poderão enviar fotos e vídeos.

OBS: Assim como o envio dos relatórios mensais, o envio de informações e fotos via internet contarão pontos ao clube no concurso de melhor club do distrito.

E-mail da Secretaria Distrital: sdi.4640@hotmail.com

10. DOCUMENTOS ÚTEIS 10.1. Rascunho de ATA

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Interact Club de ____________________ Lema do RI: Presidente do RI: Lema do IC: Representante Distrital de Interact: Ata da reunião número ____ do Interact Club de _________________. Reunião realizada dia __/__/__ ás __h__min na Casa da Amizade. Presidente: _________________ Secretário: _________________ Tesoureiro: _________________ Protocolo: _________________ Correspondências expedidas: Correspondências recebidas: 1:_________________________ 1: _________________________ 2:_________________________ 2:_________________________ 3:_________________________ 3: _________________________ Oração da noite com o companheiro: ____________________________. Instrução Interactiana com o companheiro: _______________________. Temas a serem tratados: 1:__________________________________________________ 2:__________________________________________________ 3:__________________________________________________ 4:__________________________________________________ Palavra livre: 1:__________________________________________________ 2:__________________________________________________ Palavra da conselheira: 1:__________________________________________________ 2:__________________________________________________

10.2. Modelo de Ofício

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Interact Club Santa Terezinha de Itaipu

Fundado em 20/09/2003 Rua Leonízio Magagnin nº1250 – Casa da

Amizade Gestão 2009/2010

“O FUTURO DO ROTARY ESTÁ EM SUAS MÃOS”

Ofício de nº 01, gestão 2009/2010

Santa Terezinha de Itaipu, 17 de Setembro de 2009. A arrecadação de livros usados serve como um ótimo meio de reutilização. Ao doar, as pessoas evitam o desperdício de materiais de estudo que ainda podem ser utilizados, e conseqüentemente colaboram com as pessoas que irão utilizá-los. Para tanto, viemos através deste solicitar de Vossa Senhoria, se possível, o anúncio para a campanha de arrecadação de livros usados, onde o nosso clube de Interact fará um mutirão durante o dia 19 de setembro, neste Sábado, das 9hs às 11hs na parte da manhã, no bairro BNH, e das 14hs às 17hs na parte da tarde, no bairro Parque dos Estados e Centro. Além disso, peçamos-lhe para informar que haverá caixas de arrecadação em alguns pontos da cidade, sendo mais específica, nos bancos do Brasil, Itaú e Sicredi, na Lotérica, na Prefeitura, na loja Loritta, no Sacolão e nos mercados Querência, Parque, Naper, Nandi e Lar.

Sem mais nada a constar, colocamo-nos a disposição para maiores esclarecimentos e informações, sendo gratos desde já.

Atenciosamente,

Giovanna Spada Redivo Secretária do Interact Clube STI

Ilmo Sr. Wagner Pacheco Diretor administrativo/locutor da Rádio Cidade Verão Santa Terezinha de Itaipu - PR

10.3. Mapa dos Distritos do Brasil

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10.4. Mapa do Distrito 4640

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10.5. Guia do Visitante

Olá, Seja Bem-vindo ao Interact Club de Ivaiporã!

Só o fato de você ter sido convidado por algum de nossos associados já o torna especial.

Agora você ter aceitado o convite e ter vindo até a nossa reunião, faz de você uma pessoa mais do que especial para nós.

Gostaríamos que se sentisse a vontade e para isso, criamos este guia para ajudá-lo a compreender melhor como funciona a reunião e saber um pouco mais sobre este movimento mundial de Jovens como você, chamado INTERACT.

A partir de agora você verá algumas formalidades, mas acredite, elas são muito importantes e diferem nossa organização das demais.

Portanto, qualquer dúvida não existe em perguntar, sinta-se a vontade mais uma vez, e logo você descobrirá por que vale apenas ser um Interactiano.

Tenha uma Boa Reunião! 1º PASSO: Você recebeu um convite par vir na nossa reunião e aceitou. Muito obrigado. Isso demonstra interesse de sua parte em conhecer o que desconhece e não simplesmente pré-julgar. 2º PASSO: Como o próprio nome diz, o nosso local de reuniões se chama Casa da Amizade, portanto aqui você está entre amigos, junto com pessoas em quem você pode confiar, e o seu padrinho que o convidou é o seu elo entre você e os demais associados do clube, para que nós possamos nos conhecer melhor e “Quebrar o gelo” que você deve estar sentindo. Mas isso é natural para quem vêm as primeiras vezes, já você se acostuma como o pessoal. 3º PASSO: Quando você chega à reunião tem sempre que passar o seu nome para o protocolo e assinar a lista de presença para que fique registrado nos arquivos que

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você realmente esteve aqui.

FIQUE À VONTADE. Antes de a reunião começar procure conversar com as pessoas, muitas vezes perdemos excelentes amizades pelo fato de prejulgarmos as pessoas, ou simplesmente por timidez.

OPA, BATERAM UM SINO? Sim, o sino é uma ferramenta para coordenar as reuniões, e quando o presidente dá a primeira badalada nele, é sinal que vai começar a reunião. Procure um lugar e sente-se onde se sentir mais confortável.

PROTOCOLO? É como um mestre de cerimônia que conduz a reunião. Agora o Protocolo vai chamar as autoridades para comporem a mesa diretiva, parece complicado? É simples, ele vai nomear as pessoas que vão fazer a reunião acontecer, no caso o Presidente, o Secretário, Um Palestrante ou um visitante de outro clube.

TÁ FÁCIL ATÉ AGORA?

Com todos os membros já na mesa o presidente faz a abertura da reunião, primeiro dando boas vindas a todos.

Em seguida convida a todos para que fiquem de pé, chamando uma pessoa que já é previamente escolhida para fazer a Oração Ecumênica da Tarde.

Agora o Presidente convida aos presentes, inclusive você, para REVERENCIARMOS O PAVILHÃO NACIONAL E SAUDARMOS OS DEMAIS HATEADOS COM UMA SALMA DE PALMAS.

Mas por que isso? Parece formal demais e inútil? Porém, o respeito a nossa pátria é indispensável em qualquer ocasião, que dirá

em uma reunião que reúne lideres de uma comunidade.

Pode-se sentar e o protocolo vai dar seqüência a Reunião. Diz o Presidente. AGORA O PROTOCOLO FAZ A PARTE DELE... Em primeiro lugar ele vai agradecer a presença de todos e citar o nome dos

visitantes e convidados, inclusive o seu; isso serve para que todos possam conhecer quem está presente a reunião.

Depois ele vai dizer as Datas comemorativas da Semana, isso parece ser meio chato, mais muitas vezes nos esquecemos de datas importantes, para nós, para nossos amigos e parentes e até mesmo para a sociedade, e isso ajuda a nos lembrar delas.

Por fim ele vai dizer quem são os aniversariantes da semana para que possamos cumprimentá-los.

ESSE NEGÓCIO DE PASSAR A PALAVRA, DEVOLVER A PALAVRA ETC,

PARECE SEM SENTIDO PRA VOCÊ? Pois, bem isso é necessário, afinal num grupo de dezenas de líderes, se todos

quiserem falar ao mesmo tempo, a reunião seria um tumulto e improdutiva, por isso

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cada uma tem o seu momento para falar, expor suas idéias, projetos, propostas e opiniões.

MOMENTO DA SECRETARIA Agora o secretário dirá a todos que correspondências recebeu durante a

semana, quem e onde fez visitas a outros clubes, e algo mais que foi encaminhado ao clube para conhecimento de todos os associados.

MOMENTO DA TESOURARIA Essa parte da reunião é muito importante, é agora que o tesoureiro do clube

faz o balancete da movimentação do dinheiro do clube, das dívidas quitadas, das receitas de promoções e eventos, das situação do caixa do club. É nessa hora que ele manda o seu recado para os associados.

PALAVRA LIVRE Agora o Presidente passa a palavra para cada um dos associados, visitantes e

convidados, que de um em um, podem falar expondo suas opiniões, idéias de projetos, propostas para o clube, ou qualquer outra colocação que deseje fazer. Quem não quiser falar não precisa.

MOMENTO DA PRESIDÊNCIA Terminada a palavra livre, chegamos a fase final da reunião, onde o presidente

do clube faz uso da palavra para passar a sua pauta de discussões (se preferir ele pode fazer isso antes da palavra livre), dar os seus avisos aos companheiros, fazer as suas considerações finais sobre assuntos que foram abordados ou não na reunião.

O PRESIDENTE AGRADECE A PRESENÇA DE TODOS OS VISITANTES, CONVIDADOS E COMPANHEIROS.

CONVIDA TODOS PARA QUE EM PÉ SAÚDEM MAIS UMA VEZ O PAVILHÃO

NACIONAL.

BATE O MARTELO, DECLARANDO ENCERRADA A REUNIÃO DO CLUBE.

ESTÁ VENDO, A REUNIÃO SEGUE UMA SEQUÊNCIA PADRÃO JÁ DEFINIDA, O QUE MUDA É O SEU CONTEÚDO.

AGORA SIM, TODOS PODEM FALAR!

OBRIGADO PELA SUA PRESENÇA!

(E volte na próxima reunião...)

ESSE MANUAL É BASEADO NO MANUAL DE SECRETÁRIO DA GESTÃO 2008/2009 EDITADO POR JADER GUSTAVO KOZAN NOGUEIRA E GIOVANNA SPADA REDIVO.