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SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA

OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

TOMO III

ABRIL 2006

Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), el día 7 de abril de 2006, la cual entre en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca Interna

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE MRM-01

TÍTULO REV: PÁG: FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE

RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 2 7/lV/2006


ELABORÓ: DIR. GRAL. DE RECURSOS MATERIALES Y SERV. GENERALES

M.C. JAIME SALAZAR SILVA

APROBÓ: OFICIAL MAYOR LAE. CARLOS PONCE

MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE

HOJA

I. MARCO JURÍDICO II. INTRODUCCIÓN III. OBJETIVO DEL MANUAL IV. ALCANCE DEL MANUAL V. POLÍTICAS DE EJECUCIÓN VI. PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

1. ASIGNAR Y USAR TELEFONÍA CELULAR, RADIOCOMUNICADORES Y RADIOLOCALIZADORES.

2. REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DEL SERVICIO TELEFÓNICO DE LARGA

DISTANCIA NACIONAL, INTERNACIONAL Y MUNDIAL.

3. TRAMITAR EL PAGO POR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPO TELEFÓNICO.

4. ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS DE LOS

SERVICIOS DE LIMPIEZA, VIGILANCIA, JARDINERÍA Y RECARGA DE EXTINTORES.

5. ATENDER Y TRAMITAR EL PAGO DEL SERVICIO DE OPERADORAS DE CONMUTADOR EN ÁREA CENTRAL Y CONGRESO 20.

6. ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS DE LOS

SERVICIOS DE SUMINISTRO DE GAS Y DIESEL, FUMIGACIÓN Y DESINSECTACIÓN, LAVADO Y DESINFECTADO DE TINACOS Y CISTERNAS.

7. ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS DEL

SERVICIO DE LAVADO Y PLANCHADO DE ROPA Y CORTINAS.

8. ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS POR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE MÁQUINAS DE COSER INDUSTRIALES Y FAMILIARES.

9. ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS POR

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE MÁQUINAS DE ESCRIBIR Y EQUIPOS DE OFICINA.

4 8 9

10

11

12








MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

10. REALIZAR LOS PAGOS POR LOS DERECHOS EN EL SUMINISTRO DE AGUA

11. ATENDER EL SERVICIO DE FOTOCOPIADO (ARRENDAMIENTO DE EQUIPO)

12. REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DEL SERVICIO DE SUMINISTRO DE ENERGÍA

ELÉCTRICA.

13. ATENDER EL SERVICIO DE MENSAJERÍA Y PAQUETERÍA.

14. ATENDER EL USO DE SALAS Y AUDITORIO

15. ATENDER LOS SERVICIOS A EVENTOS DEL SISTEMA (AMBIENTACIÓN, SONORIZACIÓN Y CAFETERÍA)

16. ASIGNAR Y USAR LOS CAJONES DE LOS ESTACIONAMIENTOS DEL SISTEMA

NACIONAL DIF

17. IMPRIMIR OFFSET Y SERIGRAFÍA EN LOS TALLERES GRÁFICOS DEL SISTEMA

18. ATENDER EL SERVICIO DE FOTOCOPIADO

19. INTEGRAR, TRAMITAR LA AUTORIZACIÓN Y VALIDAR EL PROGRAMA DE TRABAJO DE PROTECCIÓN CIVIL.

20. PRESTAR EL SERVICIO DE TRANSPORTE LOCAL Y/O FORÁNEO

21. REALIZAR EL PAGO, SUMINISTRO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE VEHICULAR

22. REALIZAR EL ALTA VEHICULAR (VEHÍCULOS NUEVOS)

23. REALIZAR LA BAJA DE VEHÍCULOS ROBADOS O SINIESTRADOS

24. REPONER PLACAS DE VEHÍCULOS POR ROBO O EXTRAVÍO

25. REALIZAR EL PAGO DE IMPUESTOS Y DERECHOS VEHICULARES

26. REALIZAR EL DICTAMEN DE AFECTACIÓN DE BAJA VEHICULAR

27. RESGUARDAR LAS REFACCIONES REEMPLAZADAS EN EL MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHICULAR

28. REALIZAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR Y TRÁMITE DE PAGO

29. DETERMINAR EL PAGO DEL IMPUESTO PREDIAL

30. RECIBIR, REVISAR Y TRAMITAR FACTURAS DE SERVICIOS

31. SUPERVISAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE COMEDOR








MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

1. MARCO JURÍDICO

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, (Artículo 134) (D.O.F. 05-II-1917, última reforma 20-VI-2005)

LEYES • Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos.

(D.O.F. 06-V-1972, última reforma 12-XII-2005)

• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. (D.O.F. 29-XII-76, última reforma 8-XII-2005)

• Ley de Impuesto al Valor Agregado.

(D.O.F. 29-XII-1978, artículo 3°, última reforma 23-XII-2005)

• Ley General de Bienes Nacionales (D.O.F. 20-V-2004 Nueva Ley)

• Ley de Planeación.

(D.O.F. 05-I-1983, última reforma 13-VI-2003)

• Ley General de Salud. (D.O.F. 07-II-1984, última reforma 14-II-2006)

• Ley de Asistencia Social.

(D.O.F. 2-IX-2004)

• Ley Federal de las Entidades Paraestatales. (D.O.F. 14-V-1986, última reforma 21-V-2003)

• Ley sobre Aprobación de Tratados Internacionales en Materia Económica.

(D.O.F. 02-IX-2004)

• Ley Federal sobre Metrología y Normalización. (D.O.F. 01-VII-1992, última reforma 19-V-1999)

• Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

(D.O.F. 04-VIII-1994, última reforma 30-V-2000)

• Ley Aduanera. (D.O.F. 15-XII-1995, última reforma 04-IV-2005)

• Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

(D.O.F. 31-XII-1976, última reforma 10-IV-2003)

• Ley Federal de Derechos (D.O.F. 31-XII-1981, última reforma 21-XII2005)








MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

• Ley del Impuesto sobre Tenencia o Uso de Vehículos.

(D.O.F. 30-XII-1980, última reforma 01-XII-2004)

• Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (D.O.F. 04-I-2000, última reforma 7-VII-2005)

• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

(D.O.F. 04-I-2000, última reforma 07-VII-2005)

• Ley del Impuesto sobre la Renta. (D.O.F. 01-I-2002, última reforma 29-XII-2005)

• Ley Federal de Instituciones de Fianzas.

(D.O.F. 29-XII-1950, última reforma 28-I-2004)

• Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público (D.O.F. 23-II-2005)

• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

(D.O.F. 13-III-2002, última reforma 26-XII-2005)

• Ley General de Protección Civil (D.O.F. 12-V-2000, última reforma 15-VI-2004)

• Ley de Ingresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda • Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal

(D.O.F. 30-V-2003)

TRATADOS

• Tratado de Libre Comercio de América del Norte. (D.O.F. 20-XII-1993)

CÓDIGOS

• Código Civil Federal. (D.O.F. 26-V-1928, última reforma 31-XII-2004)

• Código Fiscal de la Federación.

(D.O.F. 31-XII-1981, última reforma 1-XII-2005)

• Código de Comercio. (D.O.F. 15-IX-1889, última reforma 26-I-2006)








MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

• Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal. (D.O.F. 17-IV-1999, última reforma 6-IX-2004)

• Código Federal de Procedimientos Civiles.

(D.O.F. 24-II-1943, última reforma 13-VI-2003) REGLAMENTOS

• Reglamento de la Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos.

(D.O.F. 8-XII-1975, última reforma 5-I-1993)

• Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. (D.O.F. 18-XI-1981, última reforma 5-VI-2002)

• Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

(D.O.F. 29-II-1984, y sus reformas D.O.F. 17-X-2003)

• Reglamento del Código Fiscal de la Federación. (D.O.F. 29-II-1984, y sus reformas D.O.F. 21-V-2002)

• Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

(D.O.F. 26-I-1990 y sus reformas 07-IV-1995)

• Reglamento del Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales. (D.O.F. 02-IX-2004)

• Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública.

(D.O.F. 27-V-2005)

• Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. (D.O.F. 20-VIII-2001)

• Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas

(D.O.F. 20-VIII-2001) ESTATUTOS

• Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia

(D.O.F. 08-II-2006))








MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

DECRETOS

• Decreto por el que se aprueba el Programa Sectorial denominado Programa Nacional de

Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo 2001-2006 (D.O.F. 22-IV-2002)

• Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio fiscal que corresponda.

• Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de la Ley de Protección Civil para el Distrito Federal. (Gaceta Oficial del DF 23-I-2003)

PLANES Y PROGRAMAS

• Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006.

(D.O.F. 30-V-2001)

• Programa Nacional de Medio Ambiente y Recursos Naturales. (D.O.F. 13-II-2002)

• Programa de Verificación Vehicular Obligatoria (Gaceta Oficial del DF 2-I-2003)

• Programa Anual de Obras Públicas para el Ejercicio Fiscal Correspondiente. (Artículo 22 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas)

• Programa Nacional de Protección Civil 2001-2006. (D.O.F. 05-IV-2003)

DOCUMENTOS NORMATIVOS

• Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de cualquier Naturaleza, vigente a partir del 1 de abril de 2004 en el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

• Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las

Mismas. Autorizadas por COMERI el 18 de agosto de 2004.

• Lineamientos Generales para la Aceptación y Transferencia de Donaciones y Asignaciones en el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, acuerdo de la Junta de Gobierno número 39/ORD.05/2002 de la Octava Sesión Ordinaria celebrada el 5 de diciembre de 2002. Modificados y autorizados por COMERI el 16 de agosto de 2004.

• Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del

Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia”, acuerdo de la Junta de Gobierno número 16/ORD.17/2005 de la XVII Sesión Ordinaria celebrada el 20 de abril de 2005.








MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

2. INTRODUCCIÓN

El Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, dentro del marco de la

implantación de un sistema de calidad, cuenta con una nueva estructura de organización que

le permite afrontar sus responsabilidades y retos actuales, como entidad coordinadora de los

esfuerzos nacionales en materia de asistencia social.

Con el propósito de dar cumplimiento a la atribución que el Estatuto Orgánico del Sistema

Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia señala, y como resultado de los trabajos

realizados se integró el presente Manual de Procedimientos de la Dirección de Administración

Patrimonial, unidad administrativa dependiente de la Dirección General de Recursos Materiales

y Servicios Generales, con el objeto de que el personal de todos los niveles jerárquicos de esta

Dirección identifiquen su responsabilidad.

En este sentido, es necesario que las diferentes áreas de la entidad, conozcan los alcances

tanto de tipo operativo como legal, que tiene la Dirección de Administración Patrimonial y que

en su momento, éstos sean considerados como parte de las diferentes unidades

administrativas del sistema para que los requerimientos que deseen hacer, se realicen de

manera programada y responsable.

Contiene las políticas, descripción formatos e instructivos, así como cada una de las

actividades, presentadas en forma secuencial, que lleva a cabo la Dirección de Administración

Patrimonial para el estricto cumplimiento de sus funciones.








MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

3.- OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los procedimientos que permitan garantizar y supervisar que las contrataciones de

los distintos servicios y adquisición de bienes requeridos por las diversas áreas del Sistema se

ejecuten en tiempo y forma, así como la adecuada operación y funcionamiento de los

inmuebles, instalaciones, maquinaria, equipos, y de servicio de transporte.








MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

4. ALCANCE DEL MANUAL El presente Manual de Procedimientos es de aplicación directa a todas las áreas que integran la

Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y en general a las áreas del

Sistema Nacional DIF, que requieran de la adquisición de un bien o prestación de un servicio

(general o de transporte, de mantenimiento a infraestructura o de obra pública) para el desarrollo

de sus funciones operativas.








MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

5. POLÍTICAS DE EJECUCIÓN

I. Es responsabilidad de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales

mantener actualizado el presente Manual y sus procedimientos, a través de revisiones periódicas, y en su caso, cuando alguna área de la Dirección General de Programación Organización y Presupuesto o Unidad Administrativa del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia proponga modificaciones al presente Manual, motivados por alguna mejora en el desarrollo del procedimiento o cambios en la Estructura Orgánica de la Entidad.

II. La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales a través de la Dirección de Administración Patrimonial, supervisará que la contratación de los servicios, sea en estricto apego a la Ley en la materia.

III. Las diferentes Jefaturas de Departamento Administrativas de las Áreas del Sistema, coadyuvarán con las Subdirecciones de Servicios Generales, de Transportes y de Obras y Conservación en la supervisión del cumplimiento del servicio.

IV. La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de la Dirección

de Administración Patrimonial, atenderá en tiempo y forma las solicitudes de servicio que envíen las diferentes Áreas del Sistema.

V. Las Subdirecciones de Servicios, de Transportes y de Obras y Conservación establecerán los

controles necesarios para supervisar los periodos de pago de facturación por servicios prestados, así como realizar los trámites correspondientes ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.

VI. La Subdirección de Transportes, establecerá los controles necesarios para la supervisión de

los servicios de transporte que requieran las diferentes Área el Sistema.

VII. Será responsabilidad de las Jefaturas de Departamento Administrativo la integración de un expediente por cada vehículo asignado a sus áreas, así como su permanente actualización.

VIII. La Subdirección de Transportes será la responsable de realizar los trámites administrativos ante las instancias correspondientes para el pago de impuestos sobre tenencia y derechos vehiculares, únicamente de los vehículos que tiene bajo su resguardo.

IX. Respecto a los documentos publicados en la Normateca Interna de la Institución, es responsabilidad de la Dirección General de Programación, Organización Presupuesto, la actualización permanente de los mismos en apego a las disposiciones vigentes.

X. Al tenor de la política anterior, aquellos documentos que se emitan por primera vez y los que resulten de alguna modificación, se deberán sujetar a las disposiciones vigentes para su elaboración y al procedimiento establecido para su dictamen por el Comité de Mejora Regulatoria Interno.

XI. Para que las modificaciones al presente Manual surtan efecto, éstas deberán ser validadas por las áreas competentes y dictaminadas de manera favorable por el Comité de Mejora Regulatoria Interno y, en su caso, autorizadas por la Titular del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. En tal situación, se considerará viable la incorporación de los documentos de que se trate a la Normateca Interna de la Institución.


OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

PROCEDIMIENTO PARA:

ASIGNAR Y USAR TELEFONÍA CELULAR, RADIOLOCALIZADORES Y RADIOCOMUNICADORES

ABRIL 2006


SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE PRM-01

TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ASIGNAR Y USAR TELEFONÍA CELULAR,

RADIOLOCALIZADORES Y RADIOCOMUNICADORES 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL.

ÍNDICE

HOJA

1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS 8.- ANEXOS

3 4 5 6 7 9

11

12

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: PRM-01

TÍTULO REV: PAG: FECHA:


PROCEDIMIENTO PARA: ASIGNAR Y USAR TELEFONÍA CELULAR, RADIOLOCALIZADORES Y

RADIOCOMUNICADORES 3 7/lV/2006

ESTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DEL SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA Y SE PROHÍBE CUALQUIER REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL

1. OBJETIVO

Realizar los trámites necesarios para la contratación de servicios de telefonía celular, radiocomunicadores y radiolocalizadores y asignarlos a los Servidores Públicos autorizados que por sus funciones administrativas requieran de dicho servicio, estableciendo los mecanismos de control y supervisión para el adecuado uso de los mismos.







2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos, y en general a todos los servidores públicos que por el desempeño de sus funciones administrativas requieren de la utilización de algún aparato de telefonía celular, radiocomunicación o radiolocalizador.







3. DEFINICIONES

3.1 Contrato: Es el instrumento jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen; por lo general, se utiliza para la adquisición o venta de productos o como medio para emplear los servicios de una persona. El contrato es un instrumento normativo, y como tal, debe precisar en todo momento las diversas condiciones que las partes contratantes se imponen como obligaciones y derechos; estos son asentados en cláusulas cuyo conjunto norma las actuaciones de las partes contratantes durante la vigencia del mismo.

3.2 Resguardo: Formato elaborado para hacer constar que servidor público tiene bajo su cuidado

determinado bien propiedad de la Institución.

3.3 Licitación Pública: Acto de subsanar o someter a concurso público los contratos de obras o servicios, compras, adquisiciones, etc. del gobierno federal con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los contratistas o proveedores de acuerdo a lo señalado en el artículo 26 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.







4. RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD

4.1 OFICIALÍA MAYOR − Autorizar la asignación de los equipos de telefonía celular, radiconumicadores y

radiolocalizadores a los servidores públicos de la Institución que por sus funciones así lo requieran.

4.2 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL − Realizar los trámites correspondientes para solicitar a los usuarios de teléfonos celulares los

pagos por concepto de llamadas extras y su depósito en la caja general del Sistema, así como llevar el estado de cuenta individualizado de los saldos a cargo.

− Realizar los trámites necesarios ante la compañía prestadora del servicio por el robo o pérdida

de los equipos de telefonía celular, radiocomunicadores o radiolocalizadores. 4.3 SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS

− Realizar los trámites necesarios para la contratación del servicio de telefonía celular,

radiolocalizadores y radiocomunicadores.

− Entregar a los servidores públicos autorizados los equipos de comunicación para el desempeño de sus funciones administrativas, así como elaborar los resguardos correspondientes de los equipos en los se especifique el nombre del servidor público, características del equipo, monto autorizado y fecha de entrega.

− Turnar a la Dirección General de Programación Organización y Presupuesto el contrato

formalizado con la compañía prestadora del servicio, para su registro y control correspondiente.

− Realizar los trámites necesarios ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto para el pago a la compañía prestadora del servicio.

− Las cuotas que por servicio de telefonía celular se autoricen a los Servidores Públicos, deberán

contar con su respectivo dictamen presupuestal.

4.4 Servidores Públicos Autorizados − Serán los responsables del buen uso de los equipos de telefonía celular, radiolocalizadores y

radiocomunicadores, así como reportar de manera inmediata a la Dirección de Administración Patrimonial el extravío o robo del equipo que tengan asignado.

− Reponer el equipo al Sistema cuando la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional

determine que el robo o extravió del equipo es responsabilidad del Servidor Público.







OFICIO/RELACIÓN DE ASIGNACIÓN/MONTOS

OFICIO

1.5 RECIBE DE LA OFICIALÍA MAYOR

RELACIÓN DE ASIGNACIÓN DE

EQUIPOS Y MONTOS AUTORIZADOS

CHEQUEOFICIO CON CUADRO DE AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

OFICIO A DPOP

RESGUARDO

SUBDIRECTOR DE SERVICIOS

INICIO

1.7 ENTREGA EQUIPO A LOS

SERVIDORES PUB. ELABORA

RESGUARDO

1.6 INFORMA QUE EL EQUIPO SE

ENCUENTRA ACTIVIDADO Y ESTA A SU DISPOSIICIÓN

1.9 OBTIENE CHEQUE PROCEDE A

REALIZAR DEPOSITO

1.8 SOLICITA A DGPOP

MENSUALMENTE MEDIANTE OFICIO

CHEQUE PARA PAGO

A

COPIA DEL FALLO

1.1 RECIBE COPIA DE FALLO DE LA LICITACIÓN

COPIA DEL CONTRATO FORMALIZADO

1.2 RECIBE COPIA DEL CONTRATO

FORMALIZADO CON LA EMPRESA

PRETADORA DEL SERVICIO

1.3 REVISA Y CITA AL REPRESENTANTE

DE LA EMPRESA PARA RECIBIR EL

EQUIPO SOLICITADO

1.4 OBTIENE DEL PRESTADOR DEL

SERVICIO ADJUDICADO LOS

EQUIPOS SOLICITADOS

REPORTE DE LLAMADASOFICIO

1.10 ELABORA REPORTE DE

LLAMADAS EXTRAS Y ENVIA MEDIANTE

OFICIO

DOCUMENTOS

1.1

1.2

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

1.10

ACUSE DE OFICIO EN SEGUNDA COPIA

1.6

ACUSE DE RECIBO DE OFICIO

1.10







RECIBO DE PAGO

ACTA CIRCUNSTANCIADA

FACTURA ORIGINAL

6.2 SOLICITA AL SERV. PUB.

REPONGA EL EQUIPO Y ENVIE FACTURA

ORIGINAL

6.4 SOLICITA EL SERV. PUB. LEVANTE

CONSTANCIA DE HECHOS ANTE EL

M.P. Y REMITA OIGINAL

6.3 RECIBE FACTURA, EFECTÚA LOS TRÁMITES ANTE LA EMPRESA PARA LA ACTIVACIÓN DEL

NUEVO EQUIPO

6.5 RECIBE ACTA CIRCUNSTANCIADA Y EFECTUA TRÁMITES

PARA HACER EFECTIVO SEGURO Y

REPOSICIÓN DEL EQUIPO

EN CASO DE ROBO DEL EQUIPO

6.6 ENTREGA EL EQUIPO DE

REPOSICIÓN AL USUARIO ACTIVADO CON EL NÚMERO DE

LÍNEA ANTERIOR.

FIN

ACUSE DE RECIBO

OFICIO CONCOPIA DE RECIBO

SERVIDOR PÚBLICO AUTORIZADO

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

PATRIMONIALSUBDIRECTOR DE

SERVICIOS

2.1 RECIBE REPORTE Y SOLICITA

A LOS SER. PUB. REALIZAR EL PAGO

3.1 RECIBE OFICIO Y PROCEDE FECTUAR

SU PAGO REMITE COPIA DE RECIBO

4.1 RECIBE EL RECIBO DE PAGO DE

LLAMADAS ADICIONALES REALIZADAS Y

REGISTRA

4.2 INFORMA DE LOS SALDOS DE LOS USUARIOS, PARA

DETERMINAR FORMA DE PAGO

EN CASO DE EXTRAVÍO DEL

EQUIPO

5.1 REPORTA DE FORMA INMEDIATA

EL ROBO O EXTRAVÍO DEL

EQUIPO

6.1 REALIZA ANTE LA CÍA. QUE PRESTA

SERVICIO LO PROCEDENTE PARA

SUSPENDER EL SERVICIO DEL

EQUIPO EXTRA.

A

3.1

2.1

4.1

6.3

6.5

DOCUMENTOS

OFICIO

2.1, 3.1

OFICIO

5.1, 6.1

CONSTANCIA DE HECHOS

6.4







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Servicios 1.1 Recibe al concluir el evento copia del fallo correspondiente a

la Licitación que llevó a cabo la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para adjudicar la prestación del servicio de telefonía celular, radiolocalizadores y radio comunicador.

1.2 Recibe de la Dirección de Administración Patrimonial, al día siguiente de que la Subdirección de Adquisiciones y Almacenes haya turnado copia del contrato formalizado con la empresa prestadora del servicio.

1.3 Revisa y cita al representante de la empresa para recibir el equipo solicitado. (un día)

1.4 Obtiene del prestador del servicio adjudicado, debidamente relacionados los equipos nuevos solicitados, revisa que los equipos se encuentren completos y activados. En el caso de que el equipo no corresponda a lo solicitado o no funcione correctamente, devuelve al prestador de servicio y solicita su reposición. (un día)

1.5 Recibe de la Oficialía Mayor oficio y relación de asignación de teléfono celular, radiolocalizador, radiocomunicador a los Servidores Públicos del Sistema que por necesidades del servicio así lo requieren, con los montos autorizados.

1.6 Elabora y firma oficio en original y 2 copias mediante el cual informa a los Servidores Públicos autorizados que el equipo de comunicación se encuentra activado y está a su disposición para ser utilizado, recaba acuse del oficio en segunda copia y archiva. (dos días)

1.7 Elabora el resguardo en original y tres copias, en el cual se especifican las características del mismo, monto autorizado, fecha de entrega, entrega equipo a los Servidores Públicos autorizados, obtiene de firma de recibido en el resguardo y le informa en le mismo resguardo al usuario que todo consumo adicional a lo autorizado, será a su cargo. (dos días)

1.8 Mensualmente solicita, con oficio firmado por el Director Gral. de Rec. Mat. y Serv. Grales, a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto cheque para el pago a la compañía prestadora del servicio por concepto de telefonía celular, radiocomunicadores y radiolocalizadores. (tres días)

1.9 Obtiene cheque y procede a realizar el pago correspondiente, elabora oficio con firma del Director Gral. de Rec. Mat. y Serv. Grales con cuadro de afectación Presupuestal para comprobación de pago ante la DGPOP (un día)

1.10 Mensualmente, de acuerdo al estado de cuenta que recibe del prestador del servicio, elabora oficio en original y dos copias, informando a los Servidores Públicos usuarios el gasto efectuado por el equipo asignado, notificando a los que se excedieron del monto autorizado, paguen la diferencia en la caja general del sistema y remitan copia del recibo de pago a la Dirección de Administración Patrimonial. Envía oficios a la Dirección de Administración Patrimonial, para su firma, obtiene acuse de recibo y archiva en expediente. (dos días)







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Director de Administración Patrimonial 2.1 Recibe, firma y procede a enviar oficios a los Servidores

Públicos usuarios, obtiene acuse de recibo y archiva. (un día)

Servidor Público Autorizado 3.1 Recibe oficio, se entera y si resulta con saldo a cargo procede a efectuar el pago correspondiente, remite por oficio, copia del recibo de pago a la Dirección de Administración Patrimonial. (dos días)

Subdirector de Servicios 4.1 Recibe a través de la Dirección de Administración Patrimonial o directamente del usuario, el recibo de pago por el excedente a lo autorizado, registra y archiva en el auxiliar del usuario para su control. (un día).

4.2 Informa mensualmente mediante estados de cuenta de los usuarios a las Direcciones de Finanzas y de Administración Patrimonial los saldos de los usuarios que no han liquidado los adeudos por el excedente a lo autorizado, de meses anteriores, con el propósito de que se determine la forma en que serán pagados dichos adeudos.

Servidor Público Autorizado

5.1

EN CASO DE EXTRAVÍO DEL EQUIPO Reporta de forma inmediata vía telefónica y mediante oficio a la Subdirección de Servicios el robo o extravío del equipo, a fin de que informe de la baja del servicio de línea y evitar el mal uso de la misma.

Subdirector de Servicios

6.1 Recibe notificación y realiza al momento ante la compañía que presta el servicio lo procedente para suspender el servicio del equipo.

6.2

Solicita al servidor público autorizado, reponga con otro equipo de la misma marca y características y le remita la factura original a nombre del Sistema a la Dirección de Administración Patrimonial. (un día)

6.3 Recibe factura original de la Dirección de Administración Patrimonial acusa de recibo y efectúa los trámites ante la empresa que presta el servicio de telefonía, para la activación del nuevo equipo con el número de línea del anterior. (un día) Continua actividad 6.6

6.4

EN CASO DE ROBO DEL EQUIPO. Solicita al servidor público autorizado, levante constancia de hechos correspondiente ante el Ministerio Público, y le remita la original de ésta a la Dirección de Administración Patrimonial.

6.5 Recibe de la Dirección de Administración Patrimonial el acta circunstanciada acusa de recibo y efectúa los trámites ante la empresa que presta el servicio de telefonía para hacer efectivo el seguro y reposición del equipo y solicita la activación del nuevo equipo con el número de línea del anterior. (dos días)

6.6 Entrega el equipo de reposición al usuario debidamente activado con el número de línea que tenía el equipo anterior.

FIN







7. REFERENCIAS

7.1 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 7.2 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 7.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia 7.4 Oficio de Asignación de Telefonía Celular del C. Oficial Mayor del Sistema. 7.5 Circular 01 de la Secretaría de la Función Pública.







8. FORMATOS

OFICIALÍA MAYOR


SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS

RESGUARDO DE TELÉFONO CELULAR RECIBÍ: DE LA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS, TELÉFONO CELULAR MARCA:______________, CON NÚMERO DE SERIE:___________, CON PILA, CUYA LÍNEA CELULAR ES:___________, EN EL ENTENDIDO QUE SE ENCUENTRA CONTRATADO EN EL PLAN:________, CON:_______ MINUTOS LIBRES, POR LO QUE EN ATENCIÓN A LO PUBLICADO POR LA SECRETARIA DE LA FUNCIÓN PUBLICA, TODO CONSUMO ADICIONAL AL AUTORIZADO DE $_______________, SERÁ POR CUENTA DEL USUARIO, QUIEN DEBERÁ DEPOSITAR LA DIFERENCIA EN LA CAJA GENERAL DE ESTA ENTIDAD.

MÉXICO, D.F., A _____ DE ___________ DE 200____.

RECIBÍ DE CONFORMIDAD

SERVIDOR PÚBLICO AUTORIZADO (Nombre, firma y cargo)

C.c.p. Usuario Expediente Usuario

Jefe de Departamento Administrativo del área del usuaria SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA







OFICIALÍA MAYOR


SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS

RESGUARDO DE TELÉFONO CELULAR RECIBÍ: DE LA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS, TELÉFONO CELULAR MARCA:____(1)_________, CON NÚMERO DE SERIE:_____(2)______, CON PILA, CUYA LÍNEA CELULAR ES:____(3)______, EN EL ENTENDIDO QUE SE ENCUENTRA CONTRATADO EN EL PLAN:_(4)_______, CON:___(5)____ MINUTOS LIBRES, POR LO QUE EN ATENCIÓN A LO PUBLICADO POR LA SECRETARIA DE LA FUNCIÓN PUBLICA, TODO CONSUMO ADICIONAL AL AUTORIZADO DE $______(6)________, SERÁ POR CUENTA DEL USUARIO, QUIEN DEBERÁ DEPOSITAR LA DIFERENCIA EN LA CAJA GENERAL DE ESTA ENTIDAD.

MÉXICO, D.F., A _(7)____ DE ___(8)________ DE 200__(9)__.

RECIBÍ DE CONFORMIDAD

(10) SERVIDOR PÚBLICO AUTORIZADO

(Nombre, firma y cargo)

c.c.p. Usuario Expediente Usuario Jefe de Departamento Administrativo del área usuaria








OBJETIVO Resguardar equipos de teléfonos celulares que se entregan a los Servidores

Públicos que de acuerdo a su puesto tienen derecho y los asignados por el C. Oficial Mayor.

ELABORADO POR Subdirección de Servicios.

NO. DE EJEMPLARES 1 Original y 3 copias

DISTRIBUCIÓN Original: Subdirección de Servicios. Copia: 1 Servidor Publico Autorizado Copia: 2 Departamento Admvo. y/o Jefe de Depto de Apoyo Admvo. Copia: 3 Expediente Copia: 4 Archivo

No. CONCEPTO ANOTAR 1 MARCA: Marca del equipo Telefónico. 2 NUMERO DE SERIE Número de serie del equipo telefónico. 3 LÍNEA CELULAR: Número de línea Celular 4 PLAN Plan dentro del cual fue contratado. 5 TIEMPO: Minutos libres de acuerdo al plan contratado. 6 MONTO AUTORIZADO Monto autorizado para uso de teléfono Celular. 7 DÍA Día de recepción del equipo telefónico. 8 MES Mes de Recepción del equipo telefónico. 9 200___ Año de Recepción del equipo telefónico. 10 FIRMA Firma del Servidor Publico autorizado.



PROCEDIMIENTO PARA:

REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DEL SERVICIO DE TELEFONÍA LOCAL, LARGA DISTANCIA

NACIONAL E INTERNACIONAL

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: REVISAR Y TRÁMITAR EL PAGO DEL

SERVICIO DE TELEFONÍA LOCAL, LARGA DISTANCIA NACIONAL E INTERNACIONAL 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA 1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS

3 4 5 6 7 8

10




PROCEDIMIENTO PARA: REVISAR Y TRÁMITAR EL PAGO DEL SERVICIO DE TELEFONÍA LOCAL, LARGA DISTANCIA

NACIONAL E INTERNACIONAL. 3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Supervisar que el servicio de telefonía local, larga distancia nacional e internacional, cumpla con lo establecido en el contrato, así como tramitar el pago de este servicio ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, a fin de coadyuvar al logro de los objetivos del Sistema proporcionando un servicio de calidad a las diferentes áreas.







2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos, y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF que reciben el servicio de telefonía local y de larga distancia nacional e internacional.







3. DEFINICIONES

3.1 Factura: Documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece la fecha de la operación, el nombre del comprador y vendedor, las condiciones convenidas, la cantidad, descripción, precio e importe total de lo vendido. Se hace constar también el número de la factura y otros datos adicionales relativos a cada operación

3.2 Licitación Pública: Acto de subsanar o someter a concurso público los contratos de obras o

servicios, compras, adquisiciones, etc. del gobierno federal con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los contratistas o proveedores de acuerdo a lo señalado en el artículo 26 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

3.3Contrato: Es el instrumento jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos para

formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen; por lo general, se utiliza para la adquisición o venta de productos o como medio para emplear los servicios de una persona. El contrato es un instrumento normativo, y como tal, debe precisar en todo momento las diversas condiciones que las partes contratantes se imponen como obligaciones y derechos; estos son asentados en cláusulas cuyo conjunto norma las actuaciones de las partes contratantes durante la vigencia del mismo.

3.4 CD. o Medio Magnético: Disco magnético portátil de capacidad variable, que e introducen en

un ordenador para su grabación, lectura o soporte informativo.








4.1 Subdirección de Servicios

− Supervisar que la prestación de los Servicios contratados de telefonía local, larga distancia nacional e internacional sea en estricto apego a lo establecido en el Contrato.

− Informar a las diferentes Coordinaciones Administrativas de las Áreas del Sistema, el nombre de la

Empresa prestadora del Servicio.

− Remitir copia del Contrato y de sus anexos técnicos a las diferentes Coordinaciones Administrativas de las Áreas del Sistema, a fin de que éstas coadyuven con la Subdirección en la Supervisión del cumplimiento del Contrato.

− Atender en tiempo y forma las solicitudes de servicio que en este rubro envíen las diferentes Áreas del

Sistema.

− Establecer las fechas y días en que se recibirán las facturas de la empresa para revisión y en su caso trámite de pago.

− Revisar que las facturas enviadas por la empresa coincidan con los reportes electrónicos de las llamadas

realizadas.

− Verificar que las facturas por servicios prestados, enviadas por la empresa correspondiente, contengan todos los requisitos legales y fiscales para su correspondiente trámite de pago.





NACIONAL E INTERNACIONAL 7 7/lV/2006


CUADRO AFECTCIÓN PRESPSTAL ORIG.

OFICIOARCHIVA ACUSE DE RECIBO

RECIBO O/3ARCHIVA 3a. COPIA

FACTURAS

OFICIOSOPORTES TÉCNICOS

OFICIO O/4FACTURAS

COPIA DEL FALLO

COPIA DE CONTRATO


1.1 RECIBE FALLO DE LICITACIÓN QUE

REALIZÓ LA DIR. DE ADQUISICIONES PARA

ADJUDICAR PRESTACIÓN DEL

SERVICIO

I N I C I O

1.2 RECIBE DE DIR. DE ADMÓN PATRIM.

COPIA DE CONTRATO FORMALIZADO CON

EMPRESA QUE PRESTA SERVICIO

1.4 LA DIR. DE ADMÓN PATRIM.

COMUNICA A JEFES DE DEPTO. ADMVOS.

NOMBRE DE LA EMPRESA

ADJUDICADA PARA PRESTAR SERVICIO

1.11 RECIBE OFICIO FIRMADO Y DISTRIBUYE

1.10 ELABORA OFICIO P/FIRMA DE DGRMSG

Y DIR. DE ADMÓN. PATRIM. P/SOLICITAR

A DGPOP TRAMITE DE PAGO

1.7 REVISA DOCTOS Y QUE DISCO SEA COMPATIBLE CON

PROGRAMA, IMPORTE DE FACTURAS Y DETERMINA

F I N

1.3 SI ADJUDICÓ CONTRATO A

EMPRESA NUEVA, LA CITA P/COORD

MIGRACIÓN D/LINEAS Y DETERMINAR

FECHAS DE CORTE Y FACTURAS

1.5 RECIBE DE EMPRESA FACTURAS

DE IMPORTES A PAGAR Y DISCO C/DETALLE DE

LLAMADAS POR PERIODO

1.6 ELABORA RECIBO DE DOCTOS.

P/ REVISIÓN Y TRÁMITE DE PAGO,

ENTREGA A PROVEED. Y ENVÍA A ÁREA CORREP. PARA

REVISIÓN

¿ES CORRECTA

LA INFORMACIÓN?

1.8 ELABORA OFICIO EN EL QUE LA DIR.

DE ADMÓN PATRIM. DEVUELVE

FACTURAS Y DISCO MAGNÉTICO A

EMPRESA

NO SI

1.9 NOTIFICA A EMPRESA QUE

DOCTOS, SE ENVÍAN A TRÁMITE DE PAGO Y ELABORA CUADRO

DE AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

1.12 DETERMINA DETALLE DE SERVICIOS

FACTURADOS Y ELABORA REPORTE POR DIRECCIÓN Y

CENTRO DE COSTO

1.13 ELABORA OFICIO C/FIRMA DE DGRMSG A DIRECS. GRALES DE ÁREA P/QUE DEPOSITEN

EN CAJA POR LLAMADAS NO

OFICIALES

DOCUMENTOS

1.1

1.2, 1.4

1.4

1.5

1.6

1.9, 1.10, 1.11

1.10 1.11

1.13

REQUISITOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS.FACTURAS IMPRESAS

1.7

OFICIO O/2SE ARCHIVA ACUSE 2a. COPIA

1.8

ACUSE DE RECIBO EN 4a. COPIA

1.11

DESCRIPTIVO POR DIRECCIÓN Y CNTRO DE COSTO

1.12, 1.13

ACUSE DE RECIBO 4a. COPIA

1.4







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Servicios

1.1 Recibe al finalizar el evento, copia del fallo correspondiente a la Licitación que llevó a cabo la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para adjudicar la prestación del servicio.

1.2

Recibe de la Dirección de Administración Patrimonial, copia del contrato formalizado con la empresa prestadora del servicio.

1.3

Revisa y en caso de haberse adjudicado el servicio a una empresa diferente con la que se estaba operando, cita dentro de los cinco días siguientes al fallo al representante de la nueva empresa, para coordinar la migración de las líneas telefónicas y determinar el tiempo que se requerirá para realizar la misma, así como las fechas de corte y presentación de la facturación. (un día)

1.4 Elabora oficios en original y cuatro copias, mediante los cuales la Dirección de Administración Patrimonial comunica a las Coordinaciones Administrativas de las Direcciones del Sistema, en un plazo no mayor a 8 días hábiles, el nombre de la nueva empresa adjudicada o de la continuidad de la prestación del servicio con la que se operaba, así como el alcance de los servicios que prestará, enviando copia del contrato y soportes técnicos, distribuye en la forma siguiente: Originales.- Coordinaciones Administrativas de las Direcciones. 1ª.- Copia.- Oficialía Mayor 2ª.- Copia.- Dir. General de Rec. Materiales y Servs. Grales. 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios. 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo en expediente. (dos días)

1.5 Recibe mensualmente de la empresa prestadora del servicio las facturas que amparan los importes a pagar por el Sistema Nacional DIF por el servicio y medio magnético que contiene el detalle de llamadas realizadas en el periodo facturado.

1.6 Elabora al momento el “Recibo de Documentación para su Revisión y Trámite” en original y dos copia, entrega original al proveedor y anexa copia a la documentación, envía de manera inmediata para su revisión al área correspondiente, archiva tercera copia.

1.7 Revisa en un máximo de tres días, a través de la oficina de comunicaciones, requisitos legales, administrativos y que el medio magnético sea compatible con el programa suministrado, importes en facturas impresas, los cuales deben coincidir con los detallados en el medio magnético en el cual se indica fecha, número marcado, tipo de llamada (Nacional, Internacional o Mundial), tiempo de duración de la llamada, población o ciudad a la que se llama, costo de la misma, el IVA correspondiente, y determina:







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO

1.8

¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN? 4

NO ES CORRECTA Elabora y entrega a más tardar el último día de su revisión a la empresa prestadora del servicio, el oficio en original y dos copias, mediante el cual la Dirección de Administración Patrimonial devuelve las facturas y discos magnéticos, señalando las inconsistencias encontradas para su corrección, obtiene firma y distribuye en la forma siguiente:

Original con discos magnéticos.- Prestador del servicio. 1ª. Copia.- Dir. General de Rec. Materiales y Servs. Grales. 2ª.-Copia.- Acuses de recibo para archivo. Continúa en actividad 1.5

1.9

SI ES CORRECTA Notifica en forma telefónica al proveedor que la documentación es correcta y elabora cuadro de afectación presupuestal en original en el último día de revisión.

1.10 Elabora dentro de los tres días posteriores a la revisión oficio con cuadro de afectación presupuestal en original y cuatro copias, donde la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales solicita a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto se trámite el pago del servicio, anexa facturas y lo turna a la Dirección de Administración Patrimonial para que ambos lo firmen.

1.11 Recibe el oficio firmado por el Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales y el Director de Administración Patrimonial y distribuye en la forma siguiente:Original con factura y cuadro de afectación presupuestal.-Dirección General de Programación, Organización y Ppto. 1ª.- Copia.- Oficialía Mayor. 2ª.-Copia.- Dirección de Administración Patrimonial. 3ª.- Copia.- subdirección de Servicios. 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo en expediente. (dos días)

1.12 Analiza a través de la Oficina de Comunicaciones el detalle de los servicios facturados de los CD y obtiene descriptivo por Dirección y Centro de Costo conforme a las llamadas realizadas por cada línea telefónica. (quince días)

1.13 Elabora oficio mensual con firma del Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para los Directores Generales de Área informando las llamadas realizadas durante el periodo, anexa el descriptivo a detalle, para que determinen las no oficiales y procedan a depositar el importe correspondiente en la caja general, lo envía, obtiene acuse de recibo y archiva. En los casos que procedan, envía por correo electrónico descriptivo de las llamadas. (dos días)

FIN







7. REFERENCIAS

7.1 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

7.2 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

7.3 Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de cualquier naturaleza.

7.4 Acuerdo que establece lineamientos para la contratación de los servicios de Telefonía de larga

distancia por parte de las dependencias y entidades de a Administración Pública Federal.



PROCEDIMIENTO PARA:

TRAMITAR EL PAGO POR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y

CORRECTIVO DE EQUIPO TELEFÓNICO

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: TRAMITAR EL PAGO POR EL SERVICIO

DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPO TELEFÓNICO 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA 1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS

3 4 5 6 7 9

12




PROCEDIMIENTO PARA: TRAMITAR EL PAGO POR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y

CORRECTIVO DE EQUIPO TELEFÓNICO 3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Supervisar que el Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos telefónicos del Sistema, cumpla con lo establecido en el contrato, así como tramitar el pago de este servicio ante la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, a fin de coadyuvar al logro de los objetivos del Sistema proporcionando un servicio oportuno y de calidad a los diferentes equipos telefónicos.







2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos, Oficina de Comunicaciones.







3. DEFINICIONES


3.2 Pago: Cumplimiento de las obligaciones pecuniarias que se señalan en los pedidos o

contratos.

3.3 Prestador del Servicio: Persona que celebre contratos de Servicios.

3.4 Sistema: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.








4.1 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

− Autorizar el Pago de las Facturas de los servicios prestados, previa revisión de la Dirección de Administración Patrimonial y de la Subdirección de Servicios.

4.2 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

− Supervisar que la prestación de los Servicios contratados sea en estricto apego a lo establecido en el Contrato.

4.3 SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS

− Supervisar que la prestación de los Servicios contratados sea en estricto apego a lo establecido

en el contrato de mantenimiento preventivo y correctivo de equipo telefónico. − Informar a las diferentes Coordinaciones Administrativas de las áreas del Sistema, el nombre

de la empresa prestadora del servicio. − Remitir copia del Contrato y de sus anexos técnicos a las diferentes Coordinaciones

Administrativas de las áreas del Sistema, a fin de que éstas coadyuven con la Subdirección en la supervisión del cumplimiento del contrato.

− Atender en tiempo y forma las solicitudes de servicio que en este rubro envíen las diferentes

áreas del Sistema. − Las solicitudes de servicios enviadas por las diferentes áreas serán atendidas por la empresa,

sólo si corresponden al equipo especificado en el contrato y cuenten con la firma del servidor público responsable de la aceptación del servicio.

− La Subdirección de Servicios, deberá verificar que los reportes de servicio entregados por la

empresa, efectivamente se hayan realizado. − Establecer las fechas y días en que se recibirán las facturas de los proveedores para revisión y

en su caso trámite de pago. − Las facturas por servicios prestados, enviadas por la empresa correspondiente, deberán

contener todos los requisitos legales y fiscales para su debido trámite de pago. − Realizar los trámites necesarios ante la Dirección de Programación, Organización y

− Presupuesto para el pago a la compañía prestadora del servicio.








COPIAS DE REPORTE D/SERV.

REPORTE DE SERVICIOS

COPIA DE REPORTE DE SERVICIOACUSE DE RECIBO

OFICIO O/4ANEXOS TÉCNICOS

COPIA DEL CONTRATO

COPIA DEL FALLO

INICIO

1.1 RECIBE COPIA DE FALLO DE LA LICITACIÓN


FORMALIZADO CON LA EMPESA

PRETADORA DEL SERVICIO

1.3 REVISA, CITA AL REPRESENTANTE ,

ENTREGA EL CALENDARIO DE

MANTENIMIENTO Y ASIGNA ÁREA DE

RESIDENCIA.

1.5 ELABORA OFICIOS DE

NOTIFICACIÓN A LOS JEFES DE DEPTO

ADMITIVAS. ADJUNTA CONTRATO Y

ANEXOS TÉCNICOS

1.4 OBTIENE LOS FORMATOS REPORTE

DE SERVICIO, FOLIADOS EN ORIGINAL/ C, GUARDA EN

ARCHIVO

1.6 EXTRAE DE ARCHIVO LOS REPORTES DE

SERVICIO, REQUISITA ORIGINAL

1.7 ENTREGA AL PRESTADOR LOS

REPORTES DE SERVICIO PARA MANTENIMIENTO

PREVENTIVO, ACUSA Y ARCHIVA

1.8 RECIBE LAS SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO

CORRECTIVO DE LAS ÁREAS, REVISA

¿CORRESPONDE A TELEF. CISCO?

1.9 ELABORA NOTA INFOR. Y ENVIA A

DIR. DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN, ARCHIVA

SI NO

1.10 REVISA Y DETERMINA

PROCEDENCIA DEL SERVICIO

¿PROCEDE EL SERVICIO?

NOSI

1.11 ELABORA OFICIO DE COMUNICACIÓN DE MOTIVO POR EL

CUAL NO SE REALIZÓ EL SERVICIO RECABA

FIRMA


1.13 EXTRAE DEL ARCHIVO REPORTE

DE SERVICIO Y REQUISITA

1.14 ENTREGA AL PRESTADOR DE

SERVICIO SOLICITUD DE SERVICIO Y REPORTE DE

SERVICIO, ARCHIVA ACUSES

A

DOCUMENTOS

CALENDARIO

1.1

1.2, 1.5

1.3

1.4

1.5

1.6 1.7 1.13

1.7

SOLICITUDES DE SERVICIO O/1

1.8

NOTA INFORMATIVA.

1.9

OFICIO O/2

ACUSE EN 2a. COPIA

1.12

1.11, 1.12

SOLICITUD Y REPORTE ORIGINALES Y COPIA D/REPORTE

1.14








ACUSE DE OFICIO

CUADRO DE AFECTACIÓN

OFICIO O/4FACTURA

RECIBO O TRÁMITE DE PAGO O/2ARCHIVA 2a. COPIA

FACTURAREPORTES Y SOLICIT. DE SERV

REPORTES DE SERVICIOSSOLICITUD DE SERVICIO ORIGINAL.

1.15 RECIBE REPORTES DE

SERVICIO DE MANT. PREVENTIVO Y CORRECTIVO,

VERIFICA

1.16 ENTREGA AL PROVEEDOR LOS

REPORTES DE SERVICIO DEL MES Y SOLICITUDES

DE SERVICIO PARA FACTURACIÓN, ACUSA Y

ARCHIVA

1.17 RECIBE LA FACTURA DEL MES,

REPORTES Y SOLICITUDES DE SER. REVISA Y

DETERMINA

1.19 DEVUELVE AL PRESTADOR DEL SEVICIO LA FACTURA, REPORTES Y SOLICITUDES DE SERVICIO

PARA SU CORRECCIÓN

1.20 NOTIFICA Y ELABORA CUADRO

DE AFECTACIÓN PRESUP, ARCHIVA

REP. Y SOLICITUDES DE SERVICIO

1.21 ELABORA OFICIO DE SOLICITUD

DE PAGO A PROVEEDOR

CORRESPONDIENTE, RECABA FIRMA

¿ES CORRECTA

LA FACTURACIÓN?


SI NO

17

A

1.18 ELABORA RECIBO DE

DOCUMENTACIÓN, ENTREGA A

PROVEEDOR, ENVÍA PARA REVISIÓN

CONTINUA PAGO A PROVEEDORESDE DPOPFIN

1.15, 1.16

1.17, 1.19

1.18

1.20, 1.21, 1.22

ARCHIVA REPORTES Y SOLICITUDES DE SERVICIO

1.20

1.21, 1.22

1.22

DOCUMENTOS







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Servicios 1.1 Recibe al finalizar el evento copia del fallo correspondiente a

la Licitación que llevó a cabo la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, para adjudicar la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a conmutadores, redes, faxes y equipo telefónico convencional.

1.2 Recibe de la Dirección de Administración Patrimonial copia del contrato formalizado con la empresa prestadora del servicio.

1.3 Revisa inmediatamente el fallo y en caso de haberse adjudicado el servicio a una empresa diferente con la que se estaba operando, cita a más tardar durante los dos días siguientes al representante de la nueva empresa para entregarle el calendario de mantenimiento preventivo a conmutadores, redes y faxes, así como para indicarle lo que corresponde al mantenimiento correctivo y le asigna área de residencia.

1.4 Obtiene del prestador adjudicado, mínimo con tres días de anticipación al inicio del servicio debidamente foliados los formatos en original y copia del Reporte de Servicio, con los que se respaldarán los servicios realizados, acusa recibo y los resguarda en archivo.

1.5 Elabora oficios en original y cuatro copias, donde la Dirección de Administración Patrimonial notifica a los Jefes de Departamento Administrativos de las Direcciones del Sistema, en un plazo no mayor a 5 días hábiles antes del inicio del servicio, el nombre de la nueva empresa adjudicada o de la continuidad del servicio con la que se operaba, adjunta copia del contrato y de los anexos técnicos y distribuye en la forma siguiente: Original con copia del contrato.- Jefes de Departamento Administrativos de las Direcciones del Sistema. 1ª. Copia.- Oficialía Mayor. 2ª. Copia.- Dirección de Administración Patrimonial. 3ª. Copia.- Subdirección de Servicios. 4ª. Copia.- Acuses de recibo para archivo junto con copias del fallo y contrato.

1.6 Extrae de archivo al inicio de cada mes, los Reportes de Servicio entregados por el prestador y de acuerdo al calendario de mantenimiento preventivo, requisita en original y copia el formato de servicios para los equipos a los que les corresponde el servicio con los datos siguientes: • Fecha, área de ubicación y tipo de equipo.

1.7 Entrega con mínimo de un día de anticipación al prestador del servicio los reportes de servicios para mantenimiento preventivo correspondientes al mes debidamente requisitados, obtiene acuse en copias y archiva.







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 1.8 Recibe las Solicitudes de Servicio de mantenimiento

correctivo de las áreas del Sistema en original y copia, acusa recibo en copia y revisa el mismo día si corresponde a telefonía Cisco o a telefonía convencional.

1.9

¿LA SOLICITUD CORRESPONDE A TELEFONÍA CISCO? SI CORRESPONDE Elabora el mismo día nota informativa y la envía a la Subdirección de Informática para su atención, obtiene acuse de recibo y archiva en expediente junto con el original de la Solicitud de Servicio.

1.10

NO CORRESPONDE Revisa y determina el mismo día la procedencia del servicio.

1.11

¿PROCEDE EL SERVICIO? NO PROCEDE Elabora oficio en original y dos copias, donde la Dirección de Administración Patrimonial comunica el motivo por el cual no se realiza el servicio, lo turna para firma. ( 1 día)

1.12 Recibe el mismo día el oficio firmado por el Director de Administración Patrimonial y distribuye en la forma siguiente:Original.- Jefe de Depto. Administrativo del área solicitante. 1ª.-Copia.- Dir. Gral. Recursos Materiales y Servs. Grales. 2ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.

1.13

SI PROCEDE Extrae con un día de anticipación al servicio del archivo el formato del Reporte de Servicio consecutivo que corresponda y lo requisita en original y copia con los datos siguientes: • Fecha, área solicitante, número telefónico o número

de extensión, tipo de servicio requerido y nombre del técnico que realizará el servicio.

1.14 Entrega al día siguiente al prestador del servicio el original

de la Solicitud de Servicio y el original y copia del Reporte de Servicio, obtiene acuses en copia y las archiva.

1.15 Recibe del prestador de servicios en las fechas que este presente los reportes de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo en original y copia, así como el original de la Solicitud de Servicio por los trabajos que realizó; asimismo verifica que el servicio efectivamente se haya efectuado y que el Reporte contenga la firma de aceptación del responsable en el área donde se efectuó, revisa importes, acusa de recibo y archiva temporalmente.







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 1.16 Extrae de archivo el último día hábil de cada mes, los originales

y copias de los reportes de servicio de mantenimiento preventivo y correctivo elaborados en el mes y el original de las Solicitudes de Servicio y los entrega al prestador para que emita la facturación correspondiente, obtiene acuse en copias y los archiva.

1.17 Recibe del prestador del servicio en las fechas que este presente la facturación del mes inmediato anterior en original y copia, así como los Reportes y Solicitudes de Servicio en original.

1.18 Elabora al momento el recibo de documentación para su revisión y en su caso trámite de pago en original y dos copia, entrega original al proveedor y anexa copia a la documentación, envía de manera inmediata para su revisión al área correspondiente, archiva tercera copia. (anexo 2)

1.19

¿ES CORRECTA LA FACTURACIÓN?

NO ES CORRECTA Devuelve, en un plazo no mayor de tres días naturales posteriores a su recepción, al prestador del servicio la facturación, reportes y solicitudes de servicio para su corrección. Regresa a la actividad No. 1.17

1.20

SI ES CORRECTA Notifica en un plazo no mayor de tres días naturales posteriores a su recepción en forma telefónica al proveedor que la documentación se envía a trámite de pago y elabora cuadro de afectación presupuestal en original y copia, archiva los Reportes y Solicitudes de Servicio.

1.21

Elabora en un plazo no mayor a tres días naturales posteriores a la revisión, el oficio en original y cuatro copias, mediante el cual la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales solicita el pago correspondiente de la factura a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, anexa factura y cuadro de afectación presupuestal y turna a la Dirección de Administración Patrimonial para que en conjunto firmen el oficio.

1.22 Recibe el mismo día que fue turnado para su firma el oficio firmado por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Dirección de Administración Patrimonial, así como la factura y el cuadro de afectación presupuestal y distribuye al día siguiente en la forma que sigue: Original con la factura y el cuadro de afectación presupuestal.-Dir. General de Programación, Organización y Presupuesto. 1ª.- Copia.- Oficialía Mayor 2ª.- Copia.- Dirección de Administración Patrimonial. 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios. 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.

ENLAZA CON PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES DE DGPOP

FIN







7. REFERENCIAS



7.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia



PROCEDIMIENTO PARA:

ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS DE LOS SERVICIOS DE

LIMPIEZA, VIGILANCIA, JARDINERÍA Y RECARGA DE EXTINTORES

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y

TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS DE LOS SERVICIOS DE LIMPIEZA, VIGILANCIA, JARDINERÍA Y RECARGA DE

EXTINTORES 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7 9

11




PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS DE LOS SERVICIOS DE LIMPIEZA, VIGILANCIA, JARDINERÍA Y RECARGA DE



1. OBJETIVO

Supervisar que los servicios de limpieza, vigilancia, jardinería y recarga de extintores cumplan con lo establecido en el contrato, así como tramitar el pago de estos servicios ante la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, a fin de contribuir al logro de los objetivos del Sistema, proporcionando servicios de calidad a las diferentes áreas.







2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Internos, Oficina de Jardinería e Intendencia y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF que reciben el servicio.







3. DEFINICIONES


3.2 Contrato: Es el instrumento jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos para



contratos.











- Autorizar el Pago de las Facturas de los servicios prestados, previa revisión de la Dirección de Administración Patrimonial y de la Subdirección de Servicios.


- Supervisar que la prestación de los Servicios contratados sea en estricto apego a lo establecido en el

Contrato.


− Supervisar que la prestación de los Servicios contratados sea en estricto apego a lo establecido en el contrato de limpieza, vigilancia, jardinería y recarga de extintores.

− Informar a las diferentes Coordinaciones Administrativas de las áreas del Sistema, el nombre de la empresa prestadora del servicio.

− Remitir copia del contrato y de sus anexos técnicos a las diferentes Coordinaciones Administrativas de las áreas del Sistema, a fin de que éstas coadyuven con la Subdirección en la supervisión del cumplimiento del contrato.

− Atender en tiempo y forma las solicitudes de servicio que en este rubro envíen las diferentes áreas del Sistema.

− Establecer las fechas y días en que se recibirán las facturas de la empresa para revisión y en su caso trámite de pago

− Aplicar en tiempo y forma las penas convencionales, que correspondan a la empresa prestadora del servicio por las inasistencias de su personal.

− Las facturas por servicios prestados, enviadas por la empresa correspondiente, deberán contener todos los requisitos legales y fiscales para su debido trámite de pago.







SUBDIRECTOR DE SERVICIOS DOCUMENTOS

REPORTE DE SERVICIOSCUADRO DE DESCUENTOSPENAS CONVENCIONALES

REPORTE DE ACTUACIÓN


INICIO

OFICIOANEXO TÉCNICO

COPIA DEL FALLO


COPIA DE FALLO

1.4 A TRAVES DEL DEPTO. EXTERNOS DE SERV. CITA A LA

EMPRESA PARA ORGANIZACIÓN E INICIO ARCHIVA

FALLO

1.1 RECIBE COPIA DE FALLO DE LICITACIÓN

Y CALENDARIO DE SERVICIOS

1.2 RECIBE COPIA DEL CONTRATO FORMALIZADO

1.3 REVISA Y TURNA PARA

COORDINACIÓN DE SERVICIOS

1.5 ELABORA OFICIO PARA INFORMAR QUE EMPRESA

PRESTARÁ EL SERV, ADJUNTA CONTRATO

Y ANEXOS TÉC. RECABA FIRMA

1.6 RECIBE OFICIO FIRMADO Y

DOCUMENTOS ANEXOS DISTRIBUYE

1.7 SUPERVISAEN COORD. CON LAS

ÁREAS LA REALIZACIÓN Y

CONCLUSIÓN DEL SERVICIO.

1.8 RECIBE REPORTE DE ACTUACIÓN Y

VERIFICA QUE HAYA CUMPLIDO DE ACUERDO AL

CONTRATO

1.9 RECIBE REPORTE DE SERV. ELABORA

CUADRO DE DESCUENTOS,

PENAS CONVENCIONALES Y

NOTIFICA

1.10 RECIBE DE LA EMPRESA LA

FACTURA Y EN SU CASO NOTA DE

CREDITO

A

1.1, 1.3, 1.4

COPIAS DEL CALENDARIO DE SERVICIO

1.4

1.5, 1.6

1.6

1.8

1.9

FACTURANOTA DE CRÉDITO

1.10, 1.12

1.1, 1.3, 1.4

1.1, 1.3, 1.4, 1.5








RECIBO/TRÁMITE DE PAGO O/2ARCHIVA 2a. COPIA


OFICIO O/4DOCUMENTACIÓN

1.12 DEVUELVE FACTURA YNOTA DE

CRÉDITO PARA CORRECCIÓN

1.13 NOTIFICA Y ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE PAGO CORRESPONDIENTE,

ANEXA DOCUMENTACIÓN.


DISTRIBUYE.

¿CUMPLE CON

REQUISITOS?

SI NO

1.10


DOCUMENTACIÓN ENTREGA A

PROVEEDOR ENVIA A REVISIÓN

A

CONTINUA PAGO A PROVEEDORESDE DPOP

FIN

1.11

1.13, 1.14

1.14







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Servicios. 1.1 Recibe al término del evento copia del fallo correspondiente

a la Licitación que llevó a cabo la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para adjudicar la prestación del servicio, así como copias del calendario de los servicios a proporcionar.


1.3 Revisa inmediatamente el fallo y turna al Departamento de Servicios Internos los documentos para que coordine el inicio del servicio.

1.4 Recibe al Departamento de Servicios Internos, las copias del fallo, calendario y contrato, revisa y cita a la empresa adjudicada para la organización e inicio del servicio, archiva el fallo. Un día.

1.5 Elabora el Departamento de Servicios Internos en un plazo no mayor a ocho días, el oficio en original y cuatro copias, mediante el cual la Dirección de Administración Patrimonial informa a las Coordinaciones Administrativas de las Direcciones del Sistema, la empresa que prestará el servicio, adjunta copias del contrato y anexos técnicos, calendario y lo turna para firma.

1.6 Recibe el mismo día que fue turnado para su firma de la Dirección de Administración Patrimonial el oficio firmado y documentos anexos; distribuye en la forma siguiente: Original con copias del contrato y calendario.- Coordinaciones Administrativas de las Direcciones del Sistema. 1ª.- Copia.- Oficialía Mayor 2ª.- Copia.- Dir. Gral. de Recs. Materiales y Servs. Grales. 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios. 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.

1.7 Coordina periódicamente la supervisión de la prestación del servicio en las instalaciones que corresponden, desde el inicio hasta la conclusión del mismo.

1.8 Recibe de acuerdo al calendario de supervisión de las áreas sujetas al servicio, el reporte de actuación del prestador, lo revisa y verifica que haya cumplido de acuerdo al contrato, archiva los reportes.

1.9 Recibe al finalizar el mes o al concluir el servicio, el cuadro de inasistencia de personal de la empresa, elabora el cuadro de descuentos correspondiente aplicando inasistencias y penas convencionales que correspondan, y lo notifica al prestador para que presente la nota de crédito respectiva.







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 1.10 Recibe de la empresa prestadora del servicio en la fecha

que esta presente, la facturación correspondiente al período y en su caso la nota de crédito por el descuento de inasistencias, del personal y penas convencionales.

1.11 Elabora el mismo día recibo de documentación para su revisión y en su caso trámite de pago en original y dos copia, entrega original al proveedor y anexa copia a la documentación, envía de manera inmediata para su revisión al área correspondiente, archiva tercera copia. (anexo 2)

.

1.12

¿CUMPLE LA FACTURA CON REQUISITOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS? NO CUMPLE Devuelve, en un plazo no mayor de tres días naturales a partir de su recepción, al prestador del servicio la facturación y la nota de crédito para su corrección, regresa a la actividad número 1.10.

1.13 SI CUMPLE Notifica en un plazo no mayor a tres días naturales al proveedor de manera telefónica y elabora oficio en original y cuatro copias, mediante el cual la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales solicita se tramite el pago correspondiente a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, lo envía a la Dirección de Administración Patrimonial para que en conjunto firmen el oficio y anexa la documentación siguiente: • Facturación, cuadro de afectación presupuestal,

cuadro de cálculo de descuentos por inasistencias, nota de crédito y cálculo de la pena convencional, en su caso.

1.14 Recibe el mismo día que fue turnado para su firma el oficio con firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y el Subdirector de Servicios y Transportes, así como los anexos y distribuye en la forma siguiente: Original con facturación, cuadro de afectación presupuestal, cuadro de cálculo de descuentos por inasistencias, nota de crédito y cálculo de la Pena convencional, en su caso.-Dirección de Programación, Organización y Presupuesto. 1ª.-Copia.-Oficialía Mayor 2ª.-Copia.- Dirección de Administración Patrimonial 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios. 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.


FIN







7. REFERENCIAS





PROCEDIMIENTO PARA:

ATENDER Y TRAMITAR EL PAGO DE SERVICIO DE OPERADORAS DE CONMUTADOR EN ÁREA

CENTRAL Y CONGRESO 20

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER Y TRÁMITAR EL PAGO DEL

SERVICIO DE OPERADORAS DE CONMUTADOR EN ÁREA CENTRAL Y CONGRESO 20 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7 8

10




PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER Y TRÁMITAR EL PAGO DEL SERVICIO DE OPERADORAS DE CONMUTADOR EN

ÁREA CENTRAL Y CONGRESO 20 3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Supervisar que el servicio de operadoras de conmutador en las diferentes áreas del Sistema, cumplan con lo establecido en el contrato, así como tramitar el pago de este servicio ante la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, a fin de coadyuvar al logro de los objetivos de la Entidad, proporcionando un servicio oportuno y de calidad a las diferentes áreas.







2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos, Oficina de Comunicaciones.







3. DEFINICIONES





contratos.













- Supervisar que la prestación de los Servicios contratados sea en estricto apego a lo establecido en el Contrato.


− Supervisar que la prestación de los Servicios contratados sea en estricto apego a lo establecido en el Contrato de Operadoras de Conmutador.

− Informar a las diferentes Coordinaciones Administrativas de las Áreas del Sistema, donde se encuentran ubicados los conmutadores y el nombre de la empresa prestadora del Servicio.

− Remitir copia del Contrato y de sus anexos técnicos a las diferentes Coordinaciones Administrativas de las Áreas del Sistema, a fin de que éstas coadyuven con la Subdirección en la Supervisión del cumplimiento del Contrato.

− Recabar de las Coordinaciones Administrativas correspondientes el acta de entrega-recepción de los conmutadores.


− Aplicar en tiempo y forma las penas convencionales, que correspondan a la empresa prestadora del servicio por las inasistencias de su personal.








FACTURAREPORTES DE ASISTENCIA

COPIA DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN

ACUSE DE RECIBO EN COPIA

OFICIO O/4ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

COPIA DE FALLO Y COPIA DE CONTRATO

LISTA DE PERSONAL

COPIA DEL CONTRATO FORM.

1.1 RECIBE FALLO DE LICITACIÓN

1.2 RECIBE COPIA DE CONTRATO

FORMALIZADO

1.3 CITA A LA EMPRESA PARA

COORDINAR INICIO DE SERV. OBTIENE

LISTADO DE PERSONAL, ARCHIVA

1.4. ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN A LAS ÁREAS DE LA

EMPRESA QUE PRESTARÁ EL SERV.

Y UBICACIÓN DE CONMUTADORES

1.5. RECIBE OFICIO FIRMADO Y DISTRIBUYE

1.6 RECIBE DEL DEPTO. ADMITIVO. COPIA DE ACTA DE

ENTREGA RECEPCIÓN DE LOS CONMUTADORES, REVISA Y ARCHIVA

1.11 ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE PAGO Y RECABA

FIRMAS

¿CUMPLE REQUISITOS?

1.7 RECIBE DE LA EMPRESA FACTURA

Y REPORTE DE ASISTENCIA DE

PERSONAL

1.9. DEVUELVE FACTURA PARA

CORRECCION

10. NOTIFICA Y ELABORA CUADRO

DE AFECTACIÓN PRESUPUESTAL


INICIO

SI NO

1.7



PROVEEDOR Y ENVIA PARA REVISIÓN.


FIN


COPIA DEL FALLO

1.1

1.2, 1.4, 1.5

1.3

1.3

1.4, 1.5

1.5

1.6

1.7, 1.9, 1.12

RECIBO DE DOCUMENTACIÓNO TRÁMITE DE PAGO

1.8

CUADRO DE AFCTACIÓN PPTAL

1.10, 1.12

OFICIO O/4

1.11, 1.12

ACUSE EN 4a. COPIA

1.12








1.1 Recibe al finalizar el evento, copia del fallo correspondiente a la Licitación que llevó a cabo la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para adjudicar la prestación del servicio de operadoras de conmutador.

1.2 Recibe de la Dirección de Administración Patrimonial copia del contrato formalizado con el prestador del servicio.

1.3 Cita dentro de los dos días siguientes de haber recibido el fallo a la empresa prestadora del servicio para coordinar el inicio del mismo y lo relativo a uniformes, horarios, entrega de llaves y directorios; obtiene de la misma, listados de personal, archiva la copia del fallo y del contrato.

1.4 Elabora, en un plazo no mayor a ocho días hábiles, Oficio en original y cuatro copias, mediante el cual la Dirección de Administración Patrimonial notifica a las Coordinaciones Administrativas dónde se tienen ubicados los conmutadores, el nombre de la empresa prestadora del servicio, adjunta copia del contrato y de las especificaciones técnicas y turna para su firma.

1.5 Recibe al día siguiente el oficio firmado por la Dirección de Administración Patrimonial, así como los anexos y distribuye en la forma siguiente: Original con copia del contrato y especificaciones técnicas.-Coordinaciones Administrativas que cuentan con conmutadores. 1ª.- Copia.- Oficialía Mayor. 2ª.- Copia.- Dir. Gral. de Recs. Materiales y Serv. Generales. 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios. 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.

1.6 Recibe dentro de los tres días siguientes de las Coordinaciones Administrativas correspondientes, copia del acta de entrega-recepción de los conmutadores que serán operados por el prestador del servicio, la revisa y archiva en expediente.

1.7 Recibe de la empresa en la fecha que esta presente, la factura original por los servicios prestados el mes inmediato anterior y el original de los reportes de asistencia de su personal.

1.8 Elabora el mismo día, recibo de documentación para su revisión y en su caso trámite de pago en original y dos copia, entrega original al proveedor y anexa copia a la documentación, envía de manera inmediata para su revisión al área correspondiente, archiva tercera copia. (anexo 2)








1.9

¿CUMPLE LA FACTURA CON REQUISITOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS? NO CUMPLE Devuelve, dentro de los tres días naturales posteriores a su recepción, la factura y reportes de asistencia al prestador del servicio para su corrección, regresa a la actividad número 1.7.

1.10

SI CUMPLE Notifica dentro de los cuatro días a la revisión, en forma telefónica al proveedor que la documentación se envía a trámite de pago y elabora cuadro de afectación presupuestal en original.

1.11 Elabora dentro de los cinco días, posteriores a la revisión de la factura, el oficio en original y cuatro copias, mediante el cual la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales solicita el pago correspondiente a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, lo envía a la Dirección de Administración Patrimonial para que en conjunto firmen el oficio.

1.12 Recibe al día siguiente, oficio firmado por la Dirección de Administración Patrimonial y la Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, así como la factura y el cuadro de afectación presupuestal y distribuye en la forma siguiente: Original con factura y cuadro de afectación presupuestal.-Dirección de Programación, Organización y Presupuesto. 1ª.- Copia.- Oficialía Mayor. 2ª.- Copia.- Dirección de Administración Patrimonial. 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios. 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.

ENLAZA CON PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES

DE DGPOP

FIN







7. REFERENCIAS


7.2 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 7.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia



PROCEDIMIENTO PARA:

ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS DE LOS SERVICIOS DE SUMINISTRO DE GAS Y DIESEL, FUMIGACIÓN Y DESINSECTACIÓN, LAVADO Y DESINFECTADO

DE TINACOS Y CISTERNAS

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER Y TRÁMITAR EL PAGO DE

FACTURAS DE LOS SERVICIOS DE SUMINISTRO DE GAS Y DIESEL, FUMIGACIÓN Y DESINSECTACIÓN, LAVADO Y

DESINFECTADO DE TINACOS Y CISTERNAS 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7 9

11




PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER Y TRÁMITAR EL PAGO DE FACTURAS DE LOS SERVICIOS DE SUMINISTRO DE GAS Y

DIESEL, FUMIGACIÓN Y DESINSECTACIÓN, LAVADO Y DESINFECTADO DE TINACOS Y CISTERNAS

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Supervisar que los servicios de suministro de gas y diesel, fumigación y desinfección de las áreas del Sistema, lavado y desinfectado de tinacos y cisternas, cumplan con lo establecido en los contratos, así como tramitar el pago de estos servicios ante la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, a fin de coadyuvar al logro de los objetivos del Sistema, proporcionando un servicio de calidad a las diferentes áreas.






4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos, y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF que reciben estos servicios.






5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES





contratos. 3.4 Prestador del Servicio: Persona que celebre contratos de Servicios. 3.5 Sistema: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.






6 7/lV/2006




- Autorizar el Pago de las Facturas de los servicios prestados, previa revisión de la Dirección de Administración Patrimonial y del Subdirector de Servicios.




− Supervisar que la prestación de los Servicios contratados sea en estricto apego a lo establecido en los contratos de suministro de gas y diesel, fumigación y desinfectación, lavado y desinfectado de tinacos y cisternas.

− Informar a las diferentes Coordinaciones Administrativas de las Áreas del Sistema, el nombre de las empresas prestadoras de los Servicios.

− Remitir copia de los Contratos y de sus anexos técnicos a las diferentes Coordinaciones Administrativas de las Áreas del Sistema, a fin de que éstas coadyuven con la Subdirección en la supervisión del cumplimiento del Contrato.

− Atender en tiempo y forma las solicitudes de servicio que en estos rubros envíen las diferentes áreas del Sistema.


− Revisar que las facturas enviadas por la empresa coincidan con los reportes de servicios prestados.







7 7/lV/2006


REPORTE DE SERVICIOSCUADRO DE DESCUENTOSPENAS CONVENCIONALES




INICIO

OFICIO O/4ANEXO TÉCNICO

COPIA DEL FALLO


COPIA DE FALLO

1.4 A TRAVES DEL DEPTO. DE SERV.

CITA A LA EMPRESA PARA ORGANIZACIÓN

E INICIO ARCHIVA FALLO














1.8 RECIBE REPORTE DE ACTUACIÓN Y

VERIFICA QUE HAYA CUMPLIDO DE ACUERDO AL

CONTRATO

1.9 ARCHIVA LOS REPORTES DE

ACTUACIÓN ENVIADOS POR LAS

ÁREAS

1.10 RECIBE REPORTE DE SERV. ELABORA CUADRO DE DESCUENTOS,

PENAS CONVENCIONALES Y

NOTIFICA

A

DOCUMENTOS

1.1, 1.3, 1.4

1.2, 1.3, 1.4, 1.5

COPIAS DEL CALENDARIO DE SERVICIO

1.1, 1.3

1.4

1.5, 1.6

1.6

1.8


1.9

1.10






8 7/lV/2006




OFICIO O/4DOCUMENTACIÓN



1.11 RECIBE DE LA EMPRESA LA

FACTURA Y EN SU CASO NOTA DE

CREDITO,






DISTRIBUYE.

¿CUMPLE CON

REQUISITOS?

SI NO

11



PROVEEDOR ENVIA A REVISIÓN

A


FIN

1.11, 1.13

1.12

1.14, 1.15

1.15

DOCUMENTOS






9 7/lV/2006




1.1 Recibe al término del evento copia del fallo correspondiente a la Licitación que llevó a cabo la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para adjudicar la prestación del servicio, así como copias del calendario del servicio a proporcionar.


1.3 Revisa el fallo correspondiente y turna el mismo día al Departamento de Servicios Internos los documentos para que proceda con el inicio del servicio.

1.4 Recibe el Departamento de Servicios Externos las copias del fallo y el contrato, lo revisa y cita al día siguiente a la empresa adjudicada para la organización e inicio del servicio, archiva la copia del fallo.

1.5 El Departamento de Servicios elabora, en un plazo no mayor a ocho días hábiles, oficio en original y cuatro copias, mediante el cual la Dirección de Administración Patrimonial, notifica a las Jefaturas de Departamento Administrativas el nombre de la empresa prestadora del servicio adjudicada, anexa copia del contrato y de las especificaciones técnicas y lo turna para firma.

1.6 Recibe al día siguiente de la Dirección de Administración Patrimonial el oficio firmado así como los anexos y distribuye el mismo día en la forma siguiente: Original con copia del contrato y especificaciones técnicas.-Coordinaciones Administrativas. 1ª.- Copia.- Oficialía Mayor. 2ª.- Copia.- Dir. Gral. de Recursos Materiales y Servicios Generales.3ª . Copia.- Subdirección de Servicios 4ª.- Copia.- Acuses de recibo, para archivo.

1.7 Supervisa durante la vigencia del contrato, en coordinación con las áreas sujetas al servicio, la realización y conclusión del mismo.

1.8 Recibe en forma periódica de las áreas sujetas al servicio, el reporte de actuación del prestador, lo revisa y verifica que haya cumplido de acuerdo a contrato.

1.9 Archiva los reportes de actuación enviados por las áreas sujetas al servicio, a más tardar al día siguiente de su recepción.

1.10 Recibe al finalizar el mes o al concluir el servicio, reporte de servicios, en su caso, elabora el cuadro de descuentos y aplica penas convencionales que correspondan, y lo notifica al prestador para que presente la nota de crédito respectiva.

1.11 Recibe de la empresa prestadora del servicio la facturación correspondiente al período y en su caso la nota de crédito por el descuento de inasistencias de su personal y penas convencionales.






10 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 1.12 Elabora el mismo día el recibo de documentación para su

revisión y en su caso trámite de pago en original y dos copia, entrega original al proveedor y anexa copia a la documentación, envía de manera inmediata para su revisión al área correspondiente, archiva tercera copia. (anexo 2)

1.13

¿CUMPLE LA FACTURA CON REQUISITOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS?

NO CUMPLE

Devuelve, en un plazo no mayor a tres días naturales posteriores a su recepción, al prestador del servicio la facturación y la nota de crédito para su corrección, regresa a la actividad número 11.

1.14

SI CUMPLE

Notifica dentro del día siguiente a la revisión, en forma telefónica al proveedor, que la documentación se envía a tramite de pago y elabora oficio en original y cuatro copias, mediante el cual la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales solicita se tramite el pago correspondiente a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, lo envía a la Dirección de Administración Patrimonial para que en conjunto firmen el oficio y anexa la documentación siguiente:

• Facturación, cuadro de afectación presupuestal, cuadro de descuentos nota de crédito y cálculo de la pena convencional, en su caso.

1.15 Recibe al día siguiente el oficio firmado por el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y el Subdirector de Administración Patrimonial, lo distribuye el mismo día en la forma siguiente: Original con facturación, cuadro de afectación presupuestal, cuadro de descuentos nota de crédito y cálculo de la pena convencional en su caso.-Dirección de Programación, Organización y Presupuesto. 1ª.-Copia.-Oficialía Mayor 2ª.-Copia.- Dirección de Administración Patrimonial 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios. 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.


FIN






11 7/lV/2006


7. REFERENCIAS

7.1 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 7.2 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 7.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia



PROCEDIMIENTO PARA:

ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS DE SERVICIO DE

LAVADO Y PLANCHADO DE ROPA Y CORTINAS

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER, SUPERVISAR Y TRAMITAR EL

PAGO DE FACTURAS DEL SERVICIO DE LAVADO Y PLANCHADO DE ROPA Y CORTINAS 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7 9

11




PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER, SUPERVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS DEL SERVICIO DE

LAVADO Y PLANCHADO DE ROPA Y CORTINAS 3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Establecer los controles de pago necesarios, su adecuada integración y supervisar que la prestación del servicio se realice conforme al contrato estipulado.







2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF que reciben este servicio.







3. DEFINICIONES





contratos. 3.4 Prestador del Servicio: Persona que celebre contratos de Servicios. 3.5 Sistema: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.











- Supervisar que la prestación de los Servicios contratados sea en estricto apego a lo establecido

en el Contrato.

4.3 SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS − Informar a las Coordinaciones Administrativas, el nombre de la empresa prestadora de servicio

adjudicada, así como remitirles las especificaciones técnicas para su conocimiento y seguimiento.

− Atender en tiempo y forma las solicitudes de servicio que en este rubro las áreas del Sistema requieran.

− Supervisar, en coordinación con las áreas sujetas al servicio, el inicio y desarrollo del mismo conforme a las condiciones establecidas en el contrato respectivo.

− Establecer, las fechas y días en que se recibirán las facturas de la empresa prestadora del servicio proveedores para revisión y en su caso trámite de pago.

− Revisar los reportes de actuación de la empresa prestadora de servicio que las áreas elaboran, así como la documentación que la empresa remite para el pago correspondiente; determinar en su caso las penas convencionales que apliquen y elaborar los documentos necesarios para el trámite de pago respectivo.

4.4 LAS ÁREAS RECEPTORAS DEL SERVICIO SERÁN RESPONSABLES DE:

− Notificar en tiempo y forma a la Subdirección de Servicios sobre la actuación del proveedor del

servicio.









INICIO

OFICIO O/4ANEXO TÉCNICO

COPIA DEL FALLO


COPIA DE FALLO

1.4 A TRAVES DE LA COORD. TEC. DE SERV. CITA A LA EMPRESA PARA

ORGANIZACIÓN E INICIO ARCHIVA

FALLO














A

1.1, 1.3, 1.4

1.2, 1.3, 1.4, 1.5

1.4

1.5, 1.6

1.6

1.7 RECIBE DE LAS ÁREAS SOLICITUD DE SERVICIO Y ATIENDE

1.8 ENTREGA AL PRESTADOR

SOLICITUD PARA SU ATENCIÓN. ACUSA Y

ARCHIVA

1.9 INSTRUYE AL PRESTADOR PARA

QUE SE TRASLADE A RECOGER ROPA Y/O CORTINAS Y REALICE

EL SERVICIO

SOLICITUD DE SERVICIO

1.7, 1.8

ACUSE DE RECIBO

1.8

DOCUMENTOS







SUBDIRECTORDE SERVICIOS


1.11 RECIBE REPORTE DE

ACTUACIÓN Y VERIFICA QUE HAYA

CUMPLIDO DE ACUERDO AL

CONTRATO

1.12 ARCHIVA LOS REPORTES DE

ACTUACIÓN ENVIADOS POR LAS

ÁREAS

1.13 RECIBE FACTURA, REPORTE DE SERV.

ELABORA CUADRO DE DESCUENTOS, PENAS CONVENCIONALES Y

NOTIFICA

1.11


1.12


ACUSE DE RECIBO

OFICIO, DOCTOSCUADRO DE AFECT. PRESPUESTAL







DISTRIBUYE.

¿CUMPLE CON

REQUISITOS?

SI NO

1.11

A


FIN

1.13

1.13, 1.14

1.14, 1.15

1.15

CUADRO DE DESCUENTOS.PENAS CONVENCIONALES

1.11, 1.13

DOCUMENTOS








Subdirector de Servicios 1.1 Recibe al término del evento copia del fallo correspondiente que llevó a cabo la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para adjudicar la prestación del servicio.

1.2 Recibe de la Dirección de Administración Patrimonial, copia del contrato formalizado con la empresa prestadora del servicio.

1.3 Revisa el fallo y lo turna al día siguiente al Departamento de Servicios Externos con los documentos para que proceda con el inicio del servicio.

1.4 Recibe el Departamento de Servicios Externos, los documentos y cita dentro de los dos días siguientes a la empresa adjudicada para la organización e inicio del servicio, archiva la copia del fallo.

1.5 Elabora, en un plazo no mayor a ocho días hábiles, oficio en original y cuatro copias, mediante el cual la Dirección de Administración Patrimonial, notifica a las Coordinaciones Administrativas el nombre de la empresa prestadora del servicio adjudicada, anexa copia del contrato y de las especificaciones técnicas, lo envía para firma.

1.6 Recibe al día siguiente de la Dirección de Administración Patrimonial el oficio firmado, así como los anexos y distribuye en la forma siguiente: Original con copia del contrato y especificaciones técnicas.-Coordinaciones Administrativas. 1ª.- Copia.- Oficialía Mayor. 2ª.- Copia.- Dir. Gral. de Recursos Mat. y Servicios Generales. 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.

1.7 Recibe periódicamente de las áreas la solicitud para la realización del servicio de lavado y planchado de ropa y/o cortinas y a través del Departamento de Servicios Externos procede a su atención.

1.8 Entrega al día siguiente al prestador del servicio el original de la Solicitud de Servicio para su atención, obtiene acuse de recibo y archiva en expediente.

1.9 Instruye al prestador del servicio al momento de entregarle la solicitud para que se traslade al lugar donde se encuentran físicamente la ropa y/o cortinas para que las recoja, realice el servicio de lavado y planchado y las devuelva en el plazo convenido al área donde originalmente las recogió.

1.10 Supervisa periódicamente en coordinación con las áreas sujetas al servicio, la realización y conclusión del mismo.

1.11 Recibe de las áreas al termino de cada servicio, los reportes de actuación del prestador del servicio, los revisa y verifica que haya cumplido de acuerdo a contrato y en su caso, elabora el cuadro de descuentos y aplica penas convencionales que correspondan, y lo notifica al prestador para que presente la nota de crédito respectiva.







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 1.12

Archiva a más tardar al día siguiente los reportes de actuación enviados por las áreas sujetas al servicio.

1.13 Recibe de la empresa prestadora del servicio en la fecha que este presente, la facturación correspondiente al período y en su caso la nota de crédito por el descuento y penas convencionales. Elabora el mismo día recibo de documentación para su revisión y en su caso trámite de pago en original y dos copia, entrega original al proveedor y anexa copia a la documentación, envía de manera inmediata para su revisión al área correspondiente, archiva tercera copia.

1.14

¿CUMPLE CON REQUISITOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS? NO CUMPLE Devuelve, en un plazo no mayor de tres días naturales posteriores a su recepción, al prestador del servicio la facturación para su corrección, regresa a la actividad número 1.13.

1.15 SI CUMPLE Notifica dentro de los dos días siguientes a la revisión en forma telefónica al proveedor que la documentación se envía a tramite de pago y elabora cuadro de afectación presupuestal en original y oficio en original y cuatro copias, mediante el cual la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales solicita el pago correspondiente a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, lo envía a la Dirección de Administración Patrimonial para que en conjunto firmen el oficio y anexa la documentación siguiente: • Facturación, Cuadro de afectación presupuestal y

Cálculo de la Pena convencional, en su caso.

1.16 Recibe al día siguiente el oficio firmado por el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y el Subdirector de Administración Patrimonial distribuye en la forma siguiente: Original con facturación, cuadro de afectación presupuestal y cálculo de la pena convencional en su caso.-Dirección de Programación, Organización y Presupuesto. 1ª.-Copia.- Oficialía Mayor 2ª.-Copia.- Dirección de Administración Patrimonial 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios. 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.


FIN







7. REFERENCIAS




PROCEDIMIENTO PARA:

ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS POR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE MÁQUINAS DE

COSER INDUSTRIALES Y FAMILIARES.

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y

TRÁMITAR EL PAGO DE FACTURAS POR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE MÁQUINAS DE COSER

INDUSTRIALES Y FAMILIARES 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA

1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS

3 4 5 6 7 8

11




PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y TRÁMITAR EL PAGO DE FACTURAS POR MANTENIMIENTO

PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE MÁQUINAS DE COSER INDUSTRIALES Y FAMILIARES

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Establecer los controles de pago necesarios, su adecuada integración y supervisar que la prestación del servicio se realice conforme al contrato estipulado.






4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos, en general las áreas del Sistema que reciben estos Servicios.






5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES




3.3 Pago: Cumplimiento de las obligaciones pecuniarias que se señalan en los pedidos o contratos. 3.4 Prestador del Servicio: Persona que celebre contratos de Servicios. 3.5 Sistema: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.






6 7/lV/2006




- Autorizar el Pago de las Facturas de los servicios prestados, previa revisión de la Dirección de

Administración Patrimonial y de la Subdirección de Servicios.



4.3 SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS:

− Informar a las Coordinaciones Administrativas, el nombre de la empresa prestadora de servicio

adjudicada, así como remitirles las especificaciones técnicas para su conocimiento y seguimiento.



− Establecer, las fechas y días de recepción de factura con la empresa prestadora de servicio para su revisión y en su caso trámite de pago.

− Revisar, los reportes de actuación de la empresa prestadora del servicio que las áreas elaboran, así como la documentación que la empresa remite para el pago correspondiente; determinar en su caso, las penas convencionales que apliquen y elaborar los documentos necesarios para el trámite de pago respectivo.

4.4 Las áreas receptoras del servicio serán responsables de: − Notificar en tiempo y forma a la Subdirección de Servicios sobre la actuación del proveedor del

servicio.






7 7/lV/2006



INICIO

1.1 RECIBE COPIA DEL FALLO DE LA LICITACIÒN DEL

SERVICIO



PRESTADORA DEL SERVICIO

1.3 REVISA Y TURNA LOS DOCTOS A LA

OFICINA DE REPARACIÓN DE MÁQUINAS PARA

QUE INICIE EL SERVICIO

1.4 LA OFICINA RECIBE DOCTOS.

CITA EMPRESA PARA INICIAR SERVICIO, DA

CALENDARIO DE MTTO. E INTRUYE

MTTO. CORRECTIVO

DOCUMENTOS

1.5 ELOBORA OFICIOO Y NOTIFICA A JEFES DE DEOTO.

ADMVO. DE EMPRESA

ADJUDICADA, ANEXA DOCTOS.

1.6 RECIBE OFICIO FIRMADO CON

ANEXOS, DISTRIBUYE A JEFES DE DEPTO.

ADMVO. OBTIENE ACUSE DE RECIBO

1.7 COORDINA SUPERVISIÓN DEL

SERVICIO EN INSTALACIONES

CORRESPONDIENTES DE INICIO A FIN

1.8 RECIBE DE ÁREAS SOLICITUDES

DE SERVICIO DE MTTO. CORRECTIVO, ACUSA DE RECIBO

1.9 ENTREGA COPIA DE SOLICITUD DE

MTTO. A EMPRESA PARA REALIZAR

SERVICIO EN ÁREA , OBTIENE ACUSE.

1.10 SUPERVISA REALIZACIÓN Y

CONCLUSIÓN DE SERVICIO EN

COORDINACIÓN CON ÁREA QUE LO

RECIBIÓ

1.11 RECIBE DE ÁREAS SUJETAS A

SERVICIO REPORTE DE ACTUACIÓN DE

EMPRESA, VERIFICA CUMPLIMIENTO DE

CONTRATO

1.2 RECIBE DE EMPRESA FACTURA, REPORTE TÉCNICO,

SOLICITUDES DE MTTO. FIRMADAS

POR ÁREAS

1.13 ELEBORA RECIBO DE DOCTOS.

ENTREGA A PROVEEDOR ENVÍA

PARA REVISIÓN

1.14 DEVUELVE A LA EMPRESA

DOCUMENTOS PARA SU CORRECCIÓN

1.15 NOTIFICA Y ELABORA OFICIO A

DPOP RECABA FIRMAS DE DIR. Y

DGRMSGIRECCIÓN ANEXA DOCTOS.

1.16 RECIBE OFICIO FIRMADO, ENVÍA

ORIGINAL Y DOCTOS. A DGPOP,

DISTRIBUYE COPIAS Y OBTIENE ACUSE

¿CUMPLE CON

REQUISITOS LEGALES?

NOSI

1.17 REGISTRA VIGENCIA DE LAS

GARANTÍAS

FIN

FALLO

CONTRATO

COPIA DE FALLO Y CONTRATO

OFICIO

CALENDARIO DE SERVICIO

SOLICITUDES DE MTTO.


FACTURA

1.12, 1.4

1.1

1.2

1.3, 1.4, 1.5, 1.6

1.5

1.5

1.2, 1.8, 1.9, 1.14

1.11

NOTA DE CRÉDITO

1.14

VARIOS DOCTOS.

1.16CONTINUA CON PAGO A PROVEEDORES DE DPOP






8 7/lV/2006



1.1 Recibe al término del evento copia del fallo de la Licitación

que realizó la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para adjudicar la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de máquinas de coser industriales y familiares.


1.3 Revisa y turna al día siguiente los documentos a la Oficina de Reparación de Máquinas, para que proceda con el inicio del servicio.

1.4 Recibe la Oficina de Reparación de Máquinas la información, revisa y cita dentro de los tres días siguientes a la empresa adjudicada para la organización e inicio del servicio, le entrega el calendario de servicio de mantenimiento preventivo y le indica lo correspondiente a mantenimiento correctivo.

1.5 Elabora, en un plazo no mayor a ocho días hábiles, de recibir el fallo, los oficios en original y cuatro copias, donde la Dirección de Administración Patrimonial notifica a las Coordinaciones Administrativas de las áreas usuarias, el nombre de la empresa para prestar el servicio, anexa copia del contrato, especificaciones técnicas y el calendario de servicio, archiva copias del contrato y del fallo y turna para su firma.

1.6 Recibe al día siguiente de la Dirección de Administración Patrimonial los oficios firmados, con los anexos y lo distribuye en la forma siguiente: Original con copias del contrato, especificaciones técnicas y calendario de servicio.- Coordinaciones Administrativas de las áreas. 1ª. Copia.- Oficialía Mayor. 2ª. Copia.- Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. 3ª . Copia.- Subdirección de Servicios 4ª . Copia.- Acuses de recibo para archivo.


1.8 Recibe de acuerdo a las necesidades de las áreas del Sistema las solicitudes de mantenimiento correctivo, en original y dos copias, acusa de recibo en copia y conserva el original.

1.9 Entrega al día siguiente al prestador del servicio copia de las solicitudes de mantenimiento correctivo para su atención y lo Instruye para que se traslade al lugar donde se encuentran las máquinas y realice el servicio, obtiene acuse de recibo y archiva en expediente.






9 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 1.10 Supervisa periódicamente en coordinación con las áreas

sujetas al servicio, la realización y conclusión del mismo.

1.11 Recibe de las áreas al concluir el servicio, el reporte de actuación del prestador, lo revisa y verifica que haya cumplido de acuerdo a contrato y en su caso, elabora el cuadro de descuentos y aplica penas convencionales que correspondan, y notifica al prestador para que presente la nota de crédito respectiva, archiva reportes.

1.12 Recibe de la empresa prestadora del servicio en la fecha que esta presente, la facturación correspondiente al período, así como el Reporte Técnico y las solicitudes de servicio firmadas por el responsable del área que lo recibió, en su caso nota de crédito.

1.13 Elabora en el momento el recibo de documentación para su revisión y en su caso trámite de pago en original y dos copias, entrega original al proveedor y anexa copia a la documentación, envía de manera inmediata para su revisión al área correspondiente, archiva tercera copia.

1.14

¿LA FACTURACIÓN CUMPLE CON REQUISITOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS? NO CUMPLE Devuelve al prestador del servicio, en un plazo no mayor a tres días naturales posteriores a su recepción, la facturación, la nota de crédito, el Reporte Técnico y las solicitudes de servicio para su corrección, regresa a la actividad número 1.12.

1.15

SI CUMPLE Notifica en forma telefónica al proveedor que la documentación se envía a tramite de pago, elabora cuadro de afectación presupuestal y oficio en original y cuatro copias, mediante el cual la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales solicita el pago correspondiente a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, lo turna a la Dirección de Administración Patrimonial para que en conjunto firmen el oficio y anexa la documentación siguiente: • Facturas originales, relación de facturas, cuadro de

afectación presupuestal, Reporte Técnico de la empresa prestadora del servicio, Solicitud de Servicio y el cálculo de la Pena convencional en su caso






10 7/lV/2006



Recibe al días siguiente el oficio firmado por el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y el Subdirector de Administración Patrimonial, distribuye en la forma siguiente: Original con facturas, relación de facturas, cuadro de afectación presupuestal, Reporte Técnico, Solicitud de Servicio (originales) y cálculo de la Pena convencional, en su caso.-Dirección de Programación, Organización y Presupuesto. 1ª.-Copia.-Oficialía Mayor 2ª.-Copia.- Dirección de Administración Patrimonial 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios. 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.

1.17 Registra la vigencia de las garantías a partir de la fecha de reparación firmada en la solicitud de servicio.


DE DGPOP

FIN




PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y TRÁMITAR EL PAGO DE FACTURAS POR

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE MÁQUINAS DE COSER INDUSTRIALES Y FAMILIARES

11 7/lV/2006


7. REFERENCIAS




PROCEDIMIENTO PARA:

ATENDER, SUPERVISAR, REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS POR

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE MÁQUINAS DE ESCRIBIR Y

EQUIPOS DE OFICINA

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER, SUPERVISAR Y TRAMITAR EL

PAGO DE FACTURAS POR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE MÁQUINAS DE ESCRIBIR Y EQUIPO DE OFICINA 2 7/lV/2006



MC. JAIME SALAZAR SILVA


MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7 8

11




PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER, SUPERVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS POR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE MÁQUINAS DE ESCRIBIR

Y EQUIPO DE OFICINA 3 7/lV/2006


1. OBJETIVO Establecer los controles de pago necesarios, su adecuada integración y supervisar que la prestación del servicio se realice conforme al contrato estipulado.







2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos.







3. DEFINICIONES

3.1 Factura: Documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece la fecha de la operación, el nombre del comprador y vendedor, las condiciones convenidas, la cantidad, descripción, precio e importe total de lo vendido. Se hace constar también el número de la factura y otros datos adicionales relativos a cada operación 3.2 Contrato: Es el instrumento jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen; por lo general, se utiliza para la adquisición o venta de productos o como medio para emplear los servicios de una persona. El contrato es un instrumento normativo, y como tal, debe precisar en todo momento las diversas condiciones que las partes contratantes se imponen como obligaciones y derechos; estos son asentados en cláusulas cuyo conjunto norma las actuaciones de las partes contratantes durante la vigencia del mismo. 3.3 Pago: Cumplimiento de las obligaciones pecuniarias que se señalan en los pedidos o contratos. 3.4 Prestador del Servicio: Persona que celebre contratos de Servicios. 3.5 Sistema: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.











- Supervisar que la prestación de los Servicios contratados sea en estricto apego a lo

establecido en el Contrato.


− Informar a las Coordinaciones Administrativas, el nombre de la empresa prestadora de servicio adjudicada, así como remitirles las especificaciones técnicas para su conocimiento y seguimiento.

− Supervisar junto con los Coordinadores Administrativos, que el prestador del servicio coloque los equipos en los lugares que previamente se designaron.



− Establecer, las fechas y días de recepción de las facturas con la empresa prestadora del servicio para su revisión y tramite de pago correspondiente.

− Revisar, los reportes de actuación de la empresa prestadora de servicio que las áreas elaboran, así como la documentación que la empresa remite para el pago correspondiente; determinar en su caso, las penas convencionales que apliquen y elaborar los documentos necesarios para el trámite de pago respectivo.

4.4 Las áreas receptoras del servicio serán responsables de: − Notificar en tiempo y forma a la Subdirección de Servicios sobre la actuación del proveedor

del servicio.








INICIO

1.1 RECIBE COPIA DEL FALLO DE LA LICITACIÒN DEL

SERVICIO



PRESTADORA DEL SERVICIO

1.3 REVISA Y TURNA LOS DOCTOS A LA

OFICINA DE REPARACIÓN DE MÁQUINAS PARA

QUE INICIE EL SERVICIO

1.4 LA OFICINA RECIBE DOCTOS.

CITA EMPRESA PARA INICIAR SERVICIO, DA

CALENDARIO DE MTTO. E INTRUYE

MTTO. CORRECTIVO

DOCUMENTOS

1.5 ELOBORA OFICIO Y NOTIFICA A JEFES DE DEPTO. ADMVOS.

DE EMPRESA ADJUDICADA, ANEXA

DOCTOS.


ANEXOS, DISTRIBUYE A JEFES DE DEPTO. ADMVOS. OBTIENE ACUSE DE RECIBO

1.7 COORDINA SUPERVISIÓN DEL

SERVICIO EN INSTALACIONES

CORRESPONDIENTES DE INICIO A FIN

1.8 RECIBE DE ÁREAS SOLICITUDES

DE SERVICIO DE MTTO. CORRECTIVO, ACUSA DE RECIBO

1.9 RECIBE DE ÁREAS REPORTE DE

ACTUACIÓN DE EMPRESA VERIFICA CUMPLIMIENTO DE

CONTRATO

1.10 ARCHIVA REPORTES DE

ACTUACIÓN ENVIADAS POR

ÁREASSUJETAS A SERVICIO

1.11 RECIBE DE EMPRESA FACTURA, NOTA DE CRÉDITO, REPORTE TÉCNICO,

SOLICITUDES DE MTTO. FIRMADAS

POR ÁREAS

1.12 ELEBORA RECIBO DE DOCTOS.

ENTREGA A PROVEEDOR ENVÍA

PARA REVISIÓN

1.13 DEVUELVE A LA EMPRESA

DOCUMENTOS PARA SU CORRECCIÓN

1.14 NOTIFICA Y ELABORA OFICIO A

DGPOP RECABA FIRMAS DE SUBDIR. Y

DIRECCIÓN ANEXA DOCTOS.

1.15 RECIBE OFICIO FIRMADO, ENVÍA

ORIGINAL Y DOCTOS. A DPOP, DISTRIBUYE COPIAS Y OBTIENE

ACUSE

¿CUMPLE CON

REQUISITOS LEGALES?

NOSI

1.16 REGISTRA VIGENCIA DE LAS

GARANTÍAS

FIN

FALLO

CONTRATO


OFICIO

CALENDARIO DE SERVICIO

SOLICITUDES DE MTTO.


FACTURA

1.11, 1.4

1.1

1.2

1.3, 1.4, 1.5, 1.6

1.5

1.5

1.2, 1.8, 1.9, 1011

1.10

NOTA DE CRÉDITO

1.14, 1.11

VARIOS DOCTOS.

1.11, 1.15

CONTINUA CON PAGO A PROVEEDORES DE DPOP








1.1 Recibe al finalizar el evento la copia del fallo correspondiente

a la Licitación que llevó a cabo la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para adjudicar la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de máquinas de escribir y equipos de oficina.


1.3 Revisa el fallo y turna inmediatamente los documentos a la Oficina de Reparación de Máquinas, para que proceda con el inicio del servicio.

1.4 Recibe la Oficina de Reparación de Máquinas la información, revisa y cita dentro de los tres días siguientes a la empresa adjudicada para la organización e inicio del servicio, le entrega el calendario de mantenimiento preventivo y le indica lo correspondiente al mantenimiento correctivo.

1.5 Elabora, en un plazo no mayor a ocho días hábiles de recibir el fallo, oficios en original y cuatro copias, donde la Dirección de Administración Patrimonial notifica a las Coordinaciones Administrativas de las Direcciones del Sistema, el nombre de la empresa adjudicada para prestar el servicio, anexa copia del contrato, especificaciones técnicas y el calendario de servicio correspondiente, archiva copias del contrato y del fallo, lo turna para firma.

1.6 Recibe al día siguiente de la Dirección de Administración Patrimonial los oficios firmados, con los anexos y lo distribuye en la forma siguiente: Original con copias del contrato, especificaciones técnicas y calendario de servicio.- Coordinaciones Administrativas de las Direcciones del Sistema. 1ª.- Copia.- Oficialía Mayor. 2ª.- Copia.- Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.


1.8 Recibe de acuerdo a necesidades las solicitudes de mantenimiento correctivo de las áreas en original y 2 copias, acusa de recibo en 1ª. Copia y devuelve al área. Entrega el original al prestador del servicio y acusa recibo en 2ª. Copia.







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 1.9 Recibe de las áreas al concluir el servicio el reporte de

actuación del prestador, lo revisa y verifica que haya cumplido de acuerdo a contrato, y en su caso, elabora a más tardar en tres días el cuadro de descuentos y aplica penas convencionales que correspondan, y lo notifica al prestador para que presente la nota de crédito respectiva.

1.10 Archiva a más tardar al día siguiente, los reportes de actuación enviados por las áreas sujetas al servicio.

1.11 Recibe de la empresa prestadora del servicio en la fecha que esta presente la facturación correspondiente al período y en su caso la nota de crédito por el descuento, así como el Reporte Técnico y las solicitudes de servicio firmadas por el responsable del área que lo recibió.

1.12 Elabora al momento el recibo de documentación para su revisión y en su caso trámite de pago en original y dos copia, entrega original al proveedor y anexa copia a la documentación, envía de manera inmediata para su revisión al área correspondiente, archiva tercera copia.

1.13

¿LA FACTURACIÓN CUMPLE CON REQUISITOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS? NO CUMPLE Devuelve al prestador del servicio, en un plazo no mayor de tres días naturales posteriores a su recepción, la facturación, la nota de crédito, el Reporte Técnico y las solicitudes de servicio para su corrección, regresa a la actividad número 1.11

1.14 SI CUMPLE Notifica dentro de los dos días siguientes a su revisión en forma telefónica al proveedor que la documentación se envía a tramite de pago, elabora cuadro de afectación presupuestal y oficio en original y cuatro copias, mediante el cual la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales solicita se tramite el pago correspondiente a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, lo turna a la Dirección de Administración Patrimonial para que en conjunto firmen el oficio y anexa la documentación siguiente: • Facturas originales, relación de facturas, cuadro de

afectación presupuestal, Reporte Técnico de la empresa prestadora del servicio, Solicitud de Servicio, Nota de Crédito y el cálculo de la Pena convencional en su caso








Recibe al día siguiente el oficio firmado por el Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales y el Subdirector de Administración Patrimonial de, distribuye en la forma siguiente: Original con facturas, relación de facturas, cuadro de afectación presupuestal, Reporte Técnico, Solicitud de Servicio (originales), Nota de Crédito y cálculo de la Pena convencional en su caso.-Dirección de Programación, Organización y Presupuesto. 1ª.-Copia.-Oficialía Mayor 2ª.-Copia.- Dirección de Administración Patrimonial 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios. 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.

1.16

Registra la vigencia de las garantías a partir de la fecha de reparación firmada en la solicitud de servicio.

ENLAZA CON PROCEDIMIENTO PAGO A PROVEEDORES DE DGPOP

FIN







7. REFERENCIAS




PROCEDIMIENTO PARA:

REALIZAR LOS PAGOS POR LOS DERECHOS EN EL SUMINISTRO DE AGUA

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR LOS PAGOS POR LOS

DERECHOS EN EL SUMINISTRO DE AGUA 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7 8

11




PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR LOS PAGOS POR LOS DERECHOS EN EL SUMINISTRO DE AGUA 3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Supervisar que los pagos por los derechos en el suministro de agua en los diferentes inmuebles del Sistema Nacional DIF se realicen en tiempo y forma al Sistema de Aguas de la Ciudad de México, así como verificar que las boletas estén correctamente requisitadas, a fin de tener un control adecuado de los consumos de agua que realiza la Institución.






2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos, y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF.






3. DEFINICIONES

3.1 Pago: Cumplimiento de las obligaciones pecuniarias que se señalan en los pedidos o contratos. 3.2 Tarifa: Valor de la unidad de medida que incluye: costo directo, el costo indirecto y el costo de

operación. 3.3 Medidor: Aparato que determina el volumen de agua consumido en metros cúbicos de una

determinada toma de agua. 3.4 Boleta: Documento emitido por la Comisión de Aguas de la Ciudad de México que especifica

el importe a pagar de acuerdo al número de metros cúbicos consumidos.








− Establecer los controles necesarios para supervisar los pagos de derechos que por suministro de Agua realiza el Sistema.

− Reportar al Sistema de Aguas de la Ciudad de México en forma oportuna la descompostura de los medidores de las tomas de Agua de los Inmuebles del Sistema Nacional DIF.

− Verificar, a través de su oficina de Predio y Agua, los siguientes datos en las boletas que emita el Sistema de Aguas de la Ciudad de México:

a.- Que correspondan a cada uno de los números de cuenta del Sistema Nacional DIF, con los datos diámetro de toma, número de medidor y uso (domestico y no domestico) entre otros.

b.- Que se hayan emitido conforme a los artículos 194 y 195 del Código Financiero del Distrito Federal.

c.- Que las boletas de las tomas en donde este descompuesto el medidor se hayan emitido conforme al inciso II del artículo 194 del Código Financiero del Distrito Federal, para pago por “DIÁMETRO DE TOMA O CUOTA FIJA” según sea el caso.

d.- Que el importe reflejado en las boletas emitidas esté calculado con base en el consumo promedio y sea similar con el obtenido por el Sistema Nacional DIF.

− Informar inmediatamente al Sistema de Aguas de la Ciudad de México, en caso de detectar inconsistencias en las boletas de consumo.

− Efectuar los pagos de derechos por suministro de Agua dentro de los plazos marcados por el Sistema de Aguas de la Ciudad de México y el Código Financiero del Distrito Federal.

− Realizar los trámites correspondientes ante la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto para el pago de derechos que por suministro de Agua, realiza el Sistema.






CHEQUES CERTIFICADOS

ELABORA OFICIOARCHIVA ACUSE

OFICIOBOLETAS

ACUSE DE RECLAMO

RELACIÓN DE BOLETAS

CONTROL HISTORICO DE CONSUMOS


BOLETAS DE PAGO DE DERECHOS

CONTROL HISTORICO DE CONSUMOS

INICIO

1.2 REALIZA MENSUALMENTE

TOMA DE LECTURAS EN ÁREA CENTRAL

1.4 DETERMINA SU IMPORTE DE ACUERDO AL

CÓDIGO FINANCIERO

1.5 ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE REPARACIÓN AL

SISTEMA DE AGUAS DE LA CD. MÉXICO

1.3 CONCENTRA Y CUANTIFICA EL CONSUMO EN

METROS CÚBICOS IDENTIFICA LOS

MEDIDORES QUE NO FUNCIONAN

1.6 ACTUALIZA CONTROL HISTORICO

Y ARCHIVA TEMPORALMENTE

PARA SU POSTERIOR COMPROBACIÓN

1.7 RECOGE BIMESTRALMENTE LAS BOLETAS EN

LAS AGENCIAS DEL SISTEMA DE AGUAS DE LA CD. MÉXICO

1.9 EXTRAE DE ARCHIVO CÁLCULOS

REALIZADOS Y VERIFICA DATOS

1.10 EN EL CASO DE ERROR ELABORA

OFICIO SOLICITANDO CORRECCIONES ,

OBTIENE FIRMAS Y ENTREGA

1.12 ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE

CHEQUE PARA PAGO CORRESPONDIENTE

1.13 RECOGE CHEQUES

CETIFICADOS Y PROCEDE A

EFECTUAR PAGO

1.11 ELABORA Y FIRMA LA RELACIÓN DE LAS BOLETAS A

PAGAR EN EL BIMESTRE

1.15 REQUISITA FORMATO PARA LA

COMPROBACIÓN DEL PAGO

1.1 ELABORA Y ENVIA OFICIO A LOS JEFES DE DEPTO. ADMITIVOS. PARA

TOMA DE LECTURAS EN ÁREAS

PERIFÉRICAS

1.8 SOLICITA BOLETA PROVISIONAL Y

ELABORACIÓN DE LA BOLETA DEFINTIVA EN SU CASO QUE

FALTEN

1.14 ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE

RECUPERACIÓN DE SALDO A FAVOR DE

LAS BOLETAS PAGADAS

1.16 ELABORA OFICIO DE COMPROBACIÓN

DE PAGO EFECTUADO ANEXA

BOLETAS Y FORMATO DE COMP. Y ENVÍA , ARCHIVA

ACUSE


1.5

1.6

1.7

1.9

1.10

1.11

1.13

1.14

FIN

OFICIO

1.1

1.7

BOLETA PROVISIONAL

1.8

1.10


1.12

FORMATO DE COMPROBACIÓN

DE PAGO O/4

1.15

OFICIOBOLETAS ORIGINALESFORMATO DE COMPROBACIÓNACUSES DE RECIBO

1.16

EN EL CASO DE QUE EL SITEMA DE AGUAS NO EMITA BOLETAS ORREGIDAS CONTINUA CON EL

PAGO.






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Servicios 1.1 Elabora y envía en los primeros días de diciembre, oficio a

las Coordinaciones Administrativas de los Inmuebles de áreas periféricas del Sistema, solicitando que se tomen las lecturas de cada una de las tomas de agua del inmueble a su cargo, el primer día hábil de cada mes y sean enviadas al Subdirector de Servicios en los primeros 5 días hábiles posteriores.

1.2 A través de la Oficina de Predio y Agua, realiza la toma de lecturas de medidores de agua el primer día hábil de cada mes en los inmuebles del área central.

1.3 Concentra la información y cuantifica, como mínimo diez días anteriores al pago, el consumo de cada lectura en metros cúbicos e identifica las tomas en las que los medidores no funcionan.

1.4 Determina su importe, cinco días antes del pago de acuerdo, las tarifas marcadas en el Código Financiero del Distrito Federal.

1.5 Elabora oficio y obtiene firma del Subdirector de Administración Patrimonial y del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, en el que solicita al Sistema de Aguas de la Ciudad de México, la reparación de los medidores descompuestos, lo entrega, obtiene acuse de recibo y lo archiva en el expediente de las tomas correspondientes. (dos días)

1.6 Actualiza el control histórico de consumos de agua del Sistema y archiva el expediente de los cálculos determinados para que antes de efectuar el pago efectúe su para su posterior comparación, con los datos bimestrales que emita el Sistema de Aguas de la Ciudad de México.

1.7 Acude dentro de los primeros 10 días hábiles al vencimiento del bimestre a las oficinas de las diferentes Agencias (Zonas A, B y C) a cargo del Sistema de Aguas de la Ciudad de México, a recoger las boletas en las cuales se especifica el importe a pagar por el bimestre correspondiente.

1.8 Solicita en forma personal, en el caso de que falten boletas a la Agencia, emita boleta provisional (T.P.) con base en los cálculos determinados por el Sistema Nacional DIF, y solicita antes de concluir el plazo de pago del bimestre las boletas definitivas faltantes.

1.9 Extrae del archivo cálculos realizados de la información correspondiente y verifica dentro de los cinco días hábiles posteriores a la recepción de la boleta, por cada una de las cuentas, lo siguiente:






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO a.- Que las boletas correspondan a cada uno de los números

de cuenta del Sistema Nacional DIF, con los datos diámetro de toma, número de medidor y uso (domestico y no domestico) entre otros.

b.- Que las boletas correspondientes a las tomas de los inmuebles del Sistema, se hayan emitido conforme a los artículos 194 y 195 del Código Financiero del Distrito Federal.

c.- Que las boletas emitidas por el Sistema de Aguas de la Ciudad de México, de las tomas en donde este descompuesto el medidor se hayan emitido conforme al inciso II del artículo 194 del Código Financiero del Distrito Federal, para pago por “DIÁMETRO DE TOMA O CUOTA FIJA” según sea el caso, de llegar a presentarse diferente forma de cobro, acude a las oficinas del Sistema de Aguas de la Ciudad de México, para aclarar lo conducente a fin de pagar dentro del plazo establecido.

d.- Que el importe reflejado en las boletas emitidas esté calculado con base en el consumo promedio y sea similar con el obtenido por el Sistema Nacional DIF.

1.10 Elabora oficio el mismo día de recibir las boletas, en el caso de que la información no sea correcta, y obtiene firma del Subdirector de Administración Patrimonial y del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, en el que solicita al Sistema de Aguas de la Ciudad de México, la corrección de los datos y/o consumos, lo entrega, obtiene acuse de recibo y lo archiva en el expediente de cada una de las tomas. Archiva acuse temporalmente y espera respuesta. En el caso de que el Sistema de Aguas de la Ciudad de México no emita correcciones dentro del plazo de pago establecido continua con los trámites de pago con las boletas emitidas inicialmente.

1.11 Elabora como mínimo dos días antes de efectuar el pago, la relación de las boletas a pagar del bimestre que se declara firmada por el encargado de la Oficina de Predio y Agua y con visto bueno del Jefe del Subdirector de Servicios.

1.12 Elabora como mínimo dos días antes de efectuar el pago, oficio de solicitud de cheque para pago en original y copias, recaba la firma del Subdirector de Administración Patrimonial y del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, lo turna a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, obtiene acuse de recibo y archiva.

1.13 Recoge como mínimo un día antes de efectuar el pago, cheques certificados en la Subdirección de Finanzas y procede a efectuar el pago ante la Tesorería del Gobierno del Distrito Federal.






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 1.14 Elabora como mínimo diez días posteriores al pago, oficio a

la Dirección de Asistencia Jurídica, anexando las boletas que se pagaron con diferencias junto con el acuse del reclamo para que lleve a cabo la recuperación del saldo a favor ante el Sistema de Aguas de la Ciudad de México e informe de los avances obtenidos en las anteriores solicitudes.

1.15 Requisita como mínimo diez días posteriores al pago, el cuadro de afectación presupuestal para la comprobación del pago efectuado en original y cuatro copias. (un día)

1.16 Elabora como mínimo diez días posteriores al pago, y rubrica oficio para la comprobación del pago efectuado anexando boletas originales con el sello de la caja registradora de la Tesorería del Gobierno del Distrito Federal y con firma de funcionarios responsables de acuerdo al monto y el formato de la comprobación; recaba firmas del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Subdirector de Administración Patrimonial, envía Original a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto. 1ª.- Copia.- Oficialía Mayor. 2ª.-Copia.- Dirección de Administración Patrimonial. 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios. 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo en expediente que corresponda. (dos días)

FIN






7. REFERENCIAS

7.1 Código Financiero del Distrito Federal.



PROCEDIMIENTO PARA:

ATENDER EL SERVICIO DE FOTOCOPIADO (ARRENDAMIENTO DE EQUIPO)

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER EL SERVICIO DE

FOTOCOPIADO (ARRENDAMIENTO DE EQUIPO) 2 7/lV/2006





MARTÌNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7 8

10




PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER EL SERVICIO DE FOTOCOPIADO (ARRENDAMIENTO DE EQUIPO)

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Establecer los controles necesarios y eficientes que permitan tener una adecuada administración en el servicio de fotocopiado a las diversas áreas del Sistema Nacional DIF.





4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Jefatura de Servicios Internos y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF, que reciben este tipo de Servicio.





5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES


3.2 Contrato: Es el instrumento jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos

para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen; por lo general, se utiliza para la adquisición o venta de productos o como medio para emplear los servicios de una persona. El contrato es un instrumento normativo, y como tal, debe precisar en todo momento las diversas condiciones que las partes contratantes se imponen como obligaciones y derechos; estos son asentados en cláusulas cuyo conjunto norma las actuaciones de las partes contratantes durante la vigencia del mismo.


contratos. 3.4 Prestador del Servicio: Persona que celebre contratos de Servicios. 3.5 Sistema: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 3.6 Modelo: Arquetipo o punto de referencia para imitar o reproducir. 3.7 Fotocopia: reproducción fotográfica de imágenes directamente sobre papel.





6 7/lV/2006









− Supervisar el adecuado uso de las máquinas fotocopiadoras que tiene asignadas de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

− Supervisar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de las máquinas

fotocopiadoras que realiza la empresa contratada.

− Establecer las medidas necesarias y eficientes que permitan el adecuado servicio a los diferentes usuarios del Sistema Nacional DIF.

− Informar periódicamente a la Dirección de Administración Patrimonial sobre el uso de las máquinas fotocopiadoras.





7 7/lV/2006



INICIO

1.1 RECIBE COPIA DEL FALLO DE LA LICITACIÓN DEL

SERVICIO



PRESTADORA DEL SERVICIO DE

FOTOCOPIADO

1.3 LA C.T. D/TALLERES

GRÁFICOS ELABORA REL. DE ÁREAS, CITA

A EMPRESA P/COORDINAR

SERVICIO

DOCUMENTOS

1.4 ELOBORA OFICIO Y NOTIFICA A JEFES DE DEPTO. ADMVOS.

DE EMPRESA ADJUDICADA, ANEXA

DOCTOS RECABA FIRMAS DE

SUBDIRECCIÓN


ANEXOS, DISTRIBUYE A JEFES DE DEPTO. ADMVOS. OBTIENE ACUSE DE RECIBO

1.6 SUPERVISA CON JEFES DE DEPTO.

ADMVOS. LA COLOCACIÓN DE EQUIPOS EN LOS

LUGARES ADECUADOS

1.7 ELABORA OFICIO P/NOTIFICAR A DIR. DE ADMÓN PATRIM DE INSTALACIÓN DE EQUIPOS EN ÁREAS,

ANEXA CIPOA DE OFICIOS.

1.8 RECIBE DE EMPRESA, REPORTE

MENSUAL DE COPIAS, REVISA, CONCILIA DATOS CON REPORTE MENSAUAL DE

ÁREAS

1.9 ELEBORA RECIBO DE DOCTOS. ENTREGA A

PROVEEDOR Y ENVÍA PARA REVISIÓN

1.10 ELABORA OFICIO DE DEVOLUCIÓN DE

FACTURA A LA EMPRESA PARA CORRECCIÓN,

TURNA Y OBTIENE ACUSE

1.11 ELABORA CUADRO DE AFECTACIÓN

PRESUPUESTAL

1.12 ELABORA OFICIO E INTREGRA

DOCTOS. PARA DPOP OBTIENE FIRMA DE DGRMSG Y DIR. DE

ADMÓN PATRIM

¿CUMPLE CON

REQUISITOS LEGALES?

NOSI

1.13 RECIBE OFICIO FIRMADO Y ENVÍA A

DGPOP

FIN

FALLO

CONTRATO


OFICIO

COPIA DE EQUIPO A INSTALAR

REPORTE MENSUAL DE COPIAS

FACTURA

1.10

1.1

1.2

1.3, 1.4, 1.5

1.4, 1.5, 1.7

1.4

1.8

CUADRO DE AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

1.12

OFICIO

1.13CONTINUA CON PAGO A

PROVEEDORES DE DGPOP





8 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Servicios 1.1 Recibe al finalizar el evento copia del fallo de Licitación que

llevó a cabo la Dirección de Adquisiciones y Almacenes por el servicio de arrendamiento de equipo de fotocopiado.


1.3 Elabora al día siguiente de recibir el fallo a través del Departamento de Talleres la relación de unidades administrativas que solicitaron equipo de fotocopiado y cita dentro de los dos días siguientes de recibir el fallo al prestador del servicio para coordinar la distribución de equipos de fotocopiado en las áreas del sistema y determinar el tiempo que se requerirá para su instalación, así como las fechas de corte y presentación de las facturas.

1.4 Elabora, en un plazo no mayor de ocho días hábiles, después de recibir el fallo, los oficios en original y cuatro copias mediante los cuales la Dirección de Administración Patrimonial comunica a las Coordinaciones Administrativas de las Direcciones del Sistema el nombre de la empresa ganadora que prestará el servicio, anexa copia del equipo a instalar, su capacidad y cuota de copias a generar, archiva copias del contrato y del fallo, lo turna para su firma.

1.5 Recibe al día siguiente de la Dirección de Administración Patrimonial los oficios firmados, con los anexos y lo distribuye en la forma siguiente: Original con copias del contrato y especificaciones técnicas.- Coordinaciones Administrativas de las Direcciones del Sistema. 1ª.- Copia.- Oficialía Mayor. 2ª.- Copia.- Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.

1.6 Supervisa periódicamente junto con los Coordinadores Administrativos, que el prestador del servicio coloque los equipos en los lugares que previamente le fueron indicados.

1.7 Elabora dentro de los tres días posteriores a la instalación de los equipos, oficio en el que notifica a la Dirección de Administración Patrimonial la instalación de los mismos, anexa copia del oficio enviado a las Unidades Administrativas, obtiene acuse de recibo y archiva.





9 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 1.8 Recibe del prestador de servicio en la fecha que presente,

factura en original y copia así como original del reporte mensual de copias que este obtiene del área usuaria, acusa de recibo, revisa de forma general requisitos legales y administrativos, concilia los datos de las facturas con los asentados en el reporte mensual del área usuaria.

1.9

1.10

Elabora al momento recibo de la documentación para su revisión y en su caso trámite de pago en original y dos copias, entrega original al proveedor y anexa copia a la documentación, envía de manera inmediata para su revisión al área correspondiente, archiva tercera copia. ¿ES CORRECTA LA DOCUMENTACIÓN? NO Elabora, en un plazo no mayor de tres días naturales posteriores a su recepción, oficio en el que le informa de la devolución de la facturación al prestador de servicio para su corrección, lo turna, obtiene acuse de recibo y lo archiva. Continúa con actividad 1.8.

1.11

Sí Notifica dentro de los tres días posteriores a su revisión en forma telefónica al proveedor que la documentación se envía a trámite de pago y elabora cuadro de afectación presupuestal.

1.12 Integra dentro de los tres días la documentación (factura y cuadro de afectación presupuestal) para pago conservando una copia y turna por oficio los originales a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de la Dirección de Administración Patrimonial, para que en conjunto firmen los oficios.

1.13 Recibe al día siguiente oficio firmado y lo distribuye el mismo día de la siguiente manera: Original y Cuadro de Afectación Presupuestal.- Dirección de Programación, Organización y Presupuesto.


DE DGPOP

FIN





10 7/lV/2006


7. REFERENCIAS




PROCEDIMIENTO PARA:

REVISAR Y TRAMITAR EL PAGO DE SERVICIO DE SUMINISTRO DE ENERGÍA ELÉCTRICA

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: REVISAR Y TRÁMITAR EL PAGO DEL

SERVICIO DE SUMINISTRO DE ENERGÍA ELÉCTRICA 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7 8 9




PROCEDIMIENTO PARA: REVISAR Y TRÁMITAR EL PAGO DEL SERVICIO DE SUMINISTRO DE ENERGÍA ELÉCTRICA

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Establecer los controles necesarios para revisar y tramitar el pago por el consumo de energía eléctrica ante la Compañía de Luz y Fuerza del Centro.





4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Internos.





5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES


3.2 Pago: Cumplimiento de las obligaciones pecuniarias que se señalan en los pedidos o contratos. 3.3 Prestador del Servicio: Persona que celebre contratos de Servicios. 3.4 Sistema: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.





6 7/lV/2006




- Autorizar el Pago de los servicios prestados, previa revisión de la Dirección de Administración Patrimonial y de la Subdirección de Servicios.


- Supervisar que la prestación de los Servicios suministrados sea en estricto apego a lo establecido en el Contrato.


− La Subdirección de Servicios deberá establecer los controles necesarios para supervisar los periodos de pago de facturación de consumo de energía eléctrica.

− La Subdirección de Servicios deberá devolver a la Compañía de Luz y Fuerza del Centro la facturación previamente recibida, en caso de detectar errores en la misma.

− La Subdirección de Servicios deberá realizar los trámites correspondientes ante la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para el pago por el consumo de energía eléctrica ante la Compañía de Luz y Fuerza del Centro.

− La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de la Subdirección de Servicios deberá realizar los trámites correspondientes ante la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto para realizar los pagos por el concepto de consumo de energía eléctrica.





7 7/lV/2006



ACUSE DE RECIBOCOPIA DE AVISOCOPIA CUADRO DE AFECTACIÓN

OFICIO

AVISO DE ADEUDO

1.1 RECIBE ADEUDO EN BLOQUES CON 35 NOS. DE CUENTA DE INMUEBLES. REVISA

FACTURAS Y CONSUMO EN

KW/HORA E IMPRTE. Y DETERMINA

INICIO

¿ES CORRECTA

LA INFORMACIÓN?

1.2 DEVUELVE AVISO DE ADEUDO

A CÍA. DE LUZ Y FZA. A TRAVÉS DE LA DIR. DE ADMÓN

PATRIM. CONTINUA CON ACTIVIDAD 1.1

1.3 ELABORA OFICIO DE PAGO, OBTIENE

FIRMA DE DGRMSG Y DIR. ADMÓN PATRIM. ELABORA CUADRO

DE AFECT. PRESUPUESTAL EN ORIGINAL Y COPIA.

SINO

1.4 ENVÍA A DGPOP OFICIO, AVISO DE

ADEUDO Y CUADRO DE AFECTACIÓN PRESUPUESTAL, OBTIENE ACUSE

ARCHIVA

1.5 ELABORA OFICIO Y CUADRO DE

COMPORTAMIENTO DE GASTO POR INMUEBLE,

ÁREA Y C.C. INFORMANDO A DIRS.

GRALES. DE ÁREA COMPORTAMIENTO

1.6 ELABORA OFICIO Y TURNA REL. DE

AVISOS ADEUDO A SUBDIR. DE OBRAS PARA DETERMINAR

LECTURAS DE MEDIDORES Y CÁLC.

DE IMPORTE

1.7 RECIBE COMUNICADO PARA

CORRECCIÓN DE LECTURA DE

MEDIDORES, BAJO FACTOR DE

POTENCIA O APLIC. TRIFAS INCORRTAS.

FIN

1.1, 1.2, 1.4

CUADRO DE AFECTACIÓN O/C

1.3, 1.4

1.4

OFICIOCUADRO DESCRIPTIVO

1.5

ACUSE DE RECIBO

1.5

OFICIORELACIÓN DE AVISOS

1.6

ACUSE DE RECIBO

1.6

COMUNICADO

1.7

1.3, 1.4





8 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Servicios (Oficina de Comunicaciones)

1.1 Recibe mensualmente aviso de adeudo de la Compañía de Luz y Fuerza del Centro en dos bloques con treinta y cinco números de cuenta de igual número de inmuebles propiedad del Sistema y en su caso, acusa de recibo, revisa dentro de los dos días a su recepción los periodos de facturación consumo en Kilowatts/hora e importes y determina.

1.2

¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN? No. Devuelve, en un plazo no mayor a tres días naturales posteriores a su recepción, aviso de adeudo o detalle a la Compañía de Luz y Fuerza del Centro, a través de la Dirección de Administración Patrimonial. Continua con actividad 1.1

1.3

Sí Elabora dentro de los dos días a su recepción el oficio de trámite de pago, cumpliendo con los tiempos establecidos para su pago en el documento de cobro, obtiene firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y de la Dirección de Administración Patrimonial. Elabora cuadro de afectación presupuestal en original y copia.

1.4 Envía en forma inmediata a la recepción del oficio firmado a la Dirección de Programación Organización y Presupuesto oficio, aviso de adeudo y cuadro de afectación presupuestal, obtiene acuse de recibo y archiva junto con copia del aviso de adeudo y cuadro de afectación presupuestal.

1.5 Elabora dentro de los ocho días posteriores a la fecha de ingreso para pago el oficio y obtiene firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales a través del Subdirector de Administración Patrimonial y cuadro descriptivo con el comportamiento del gasto por inmueble, área y centro de costo en donde informa a los Directores de área del Sistema el comportamiento del gasto, lo turna, obtiene acuse de recibo y archiva.

1.6 Elabora dentro de los ocho días posteriores a la fecha de ingreso para pago el oficio con firma del Subdirector de Administración Patrimonial y turna junto con la relación de avisos de adeudo al Subdirector de Obras y Conservación para que éste determine las lecturas de los medidores y el cálculo del importe cobrado, obtiene acuse de recibo y archiva.

1.7 Recibe comunicado del Subdirector de Obras y Conservación mediante el cual comunica las acciones que se llevarán a cabo para corregir lo procedente, ya sea lectura de medidores incorrecta, bajo factor de potencia o aplicación de tarifas incorrectas.


FIN



SISTEMA NACIONAL

PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA

FAMILIA


9 7/lV/2006


7. REFERENCIAS Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia



PROCEDIMIENTO PARA:

ATENDER EL SERVICIO DE MENSAJERÍA Y PAQUETERÍA

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER EL SERVICIO DE MENSAJERÍA

Y PAQUETERÍA 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA 1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS 8.- ANEXOS

3 4 5 6 7 8

10

11




PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER EL SERVICIO DE MENSAJERÍA Y PAQUETERÍA

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Establecer las medidas administrativas adecuadas para otorgar un mejor servicio a las diferentes áreas del Sistema que requieren hacer uso de los servicios de mensajería y paquetería.





4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos, y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF que reciben servicios de mensajería y paquetería.





5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES

3.1 SOBRE: Cubierta por lo común de papel, en que se incluye el oficio, comunicación, tarjeta etc., que ha de enviarse de una parte a otra. 3.2 PAQUETE: Envoltorio bien dispuesto y no muy abultado de cosas de una misma o de distinta clase que forman un mazo o contenidos en un mismo sobre o cubierta. 3.3 MENSAJERÍA: Servicio público que hace viajes periódicos a puntos determinados, llevando determinadas cosas. 3.4 RECOLECTAR: Recoger cosas dispersas. 3.5 REPRESENTACIÓN: Conjunto de personas que representan a una entidad, colectividad o corporación. 3.6 BITÁCORA: Formato que contiene los datos del vehículo y el recorrido de este.





6 7/lV/2006




− Establecer los controles necesarios para mejorar el servicio de mensajería y paquetería que se otorga a las diferentes áreas del Sistema.

− El personal adscrito a la Subdirección que desarrolle la función de trámite de envío y recepción

de mensajería y paquetería, deberá supervisar que la documentación que reciba sea oficial, en caso contrario, la devolverá al área solicitante del trámite, para las correcciones necesarias.

− Establecer los periodos de entrega y recepción de sobres y/o paquetes con la empresa

prestadora del servicio.

− Establecer los controles necesarios para el buen funcionamiento del proceso de envío y recepción de mensajería y paquetería, así como los controles por área y centro de costo.

4.2 Área Solicitante − Requisitar, cuando se trate de mensajería, los formatos adecuados, así como realizar la

distribución de los mismos de acuerdo al procedimiento establecido.

− Realizar los trámites administrativos así como el requisitado de los formatos correspondientes para el buen servicio de mensajería y paquetería.





7 7/lV/2006



BITÁCORA DE RECORRIDODE SERVICIO.

RELACIÓN DE SALIDA CORRESPONDENCIA

CUADRO REAL NACIONAL / INTERNACIONAL

SOBRE Y/O PAQUETE SALIDA, BITÁCORA DE RECOLECTOR SOLICITUD DE ENVÍO

1.8 ELABORA CUADRO REAL

NACIONAL E INTERNACIONAL

ARCHIVA

FORMATO DE SOLICITUDDE ENVÍO O/4

INICIO

1.1 INSTRUYE SE RECIBAN LOS SOBRES Y/O

PAQUETES CON SOLICITUD DE ENVIO

CORRECTAMENTE REQUISITADA

1.5 CLASIFICA Y DETERMINA ENVIOS

POR REPRESENTACION O

POR MENSAJERÍA

¿LA INFORMACION ES

CORRECTA Y COMPLETA?

1.7 ENTREGA SOBRES Y/O PAQUETES Y FORMATO DE

SALIDA, REQUISITA BITÁCORA DE

RECOLECTOR Y RECABA FIRMA

1.11 REQUISITA Y FIRMA FORMATO


1.12 ENTREGA AL MESAJERO SOBRES CON RELACIÓN DE

SALIDA CORRESPONDENCIA

1.9 RECIBE DE EMP. DE MENSAJERIA, DEVOLUCIÓN DE

SOBRES NO ENTREGADOS,

DEVUELVE AL ÁREA SOBRES,

NOTIFICANDO CAUSA1.4 ACUSA DE

RECIBO, TURNA Y ARCHIVA

1.2 DEVULVE SOBRE Y/O PAQUETE CON LA SOLICITUD DE ENVÍO PARA SU

CORRECTO REQUISITADO

1.3 ASIGNA Y REGISTRA NÚMERO

DE FOLIO Y LO ANOTA EN SOLICITUD

DE ENVIO.

SI NO

1.13 RECIBE DEL MENSAJERO

RELACIÓN DE SALIDA CORRESPONDENCIA CON LOS SELLOS DE

ACUSE, REVISA Y ARCHIVA

1.14 REQUISITA BITÁCORA DE

RECORRIDO DE SERVI. DE MEN. CONCENTRA Y

ENVIA, ARCHIVA ACUSE.

FORMA DE ENVIO

ENVIO POR MENSAJERÍA

ENVIO POR REPRESENTACIÓN

FIN

1.15 CONTABILIZA SERVICIOS POR

MENSAJERÍA Y POR REPRESENTACIÓN E

INFORMA

1.1, 1.2, 1.3

1.7

1.8

1.10, 1.12

1.13

1.6 REQUISITA FORMATO DE SALIDA ACUSE DE RECIBO EN

COPIA DE SOLICITUDDE ENVÍOARCHIVA SOLICITUD ORIG.

1.4

FORMATO DE SALIDA

1.6

FACTURAS ORIGINALES


1.9

1.12

SOBRES Y/O PAQUETES

1.2

1.10 REALIZA LAS ADECUACIONES EN

LOS CUADROS Y ENVIA A DGPOP





8 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Servicios 1.1 Instruye al inicio de cada año al encargado de la Oficina de

Control y Gestión de Correspondencia para que reciba del área solicitante los sobres y/o paquetes oficiales que requiere enviar, revise que cada uno de ellos contenga los datos correctos del remitente y destinatario, que sea correspondencia oficial y el formato de Solicitud de Envío (original y cuatro copias) esté debidamente requisitado. (anexo 1)

LA INFORMACIÓN ES CORRECTA Y ESTÁ COMPLETA.

1.2

NO Devuelve en el mismo día de su recepción al área los sobres y/o paquetes que le corresponden junto con la Solicitud de Envío para su adecuado requisitado. Continúa en la actividad 1.1

1.3

SI Asigna y registra número de folio consecutivo a cada sobre y paquete, el mismo día de su recepción anotándolo en el formato de Solicitud de Envío del área correspondiente.

1.4 Acusa de recibo el mismo día de su recepción en la copia de la Solicitud de Envío, turna acuse de recibo al área solicitante y archiva el original.

1.5 Clasifica y determina diariamente los sobres y/o paquetes que serán enviados por el servicio de mensajería y los que se remitirán por medio de las representaciones de los DIF Estatales.

1.6

ENVÍO POR MENSAJERÍA Requisita diariamente el formato de salida que proporciona la empresa contratada, en original y 4 copias para distribuir de la siguiente manera: Original.- Oficina de Control y Gestión de Correspondencia del Sistema. Copias.- Empresa de servicios. (un día)

1.7 Entrega diariamente al recolector de la empresa de mensajería los sobres y/o paquetes, los formatos de salida, firma la bitácora del recolector y recaba firma del mismo en el formato Solicitud de Envío previamente requisitado.

1.8 Recibe de la empresa de mensajería, devolución de los sobres de los que por alguna razón no fue posible su entrega, y a mas tardar el día siguiente, devuelve al área correspondiente dichos sobres, notificándoles la causa de su devolución





9 7/lV/2006



1.9 Elabora dentro de los dos días a la recepción de la factura el cuadro de afectación presupuestal Real Nacional e Internacional en original y cuatro copias por área y centro de costo, con base en las facturas y relación de pesos e importe de los sobres y/o paquetes enviados y archiva copias.

1.10 Realiza el mismo día las adecuaciones pertinentes en los cuadros correspondientes y una vez que el titular de la Subdirección le informa que cuenta con suficiencia presupuestal procede a enviarlos a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto para los trámites correspondientes, anexa facturas originales, obtiene acuse de recibo y archiva.

ENVÍO POR REPRESENTACIÓN DE LOS GOBIERNOS ESTATALES

1.11 Requisita y firma el formato: Relación de Salida Correspondencia el mismo día que se requiera el servicio (anexo 2).

1.12 Entrega diariamente al mensajero los sobres para entregar a las representaciones de Estados correspondientes junto con el formato Relación de Salida Correspondencia debidamente requisitado.

1.13 Recibe diariamente del mensajero el formato: Relación de Salida Correspondencia con los sellos de acuse de recibo en el recuadro correspondiente, lo revisa y archiva en expediente.

1.14 Requisita diariamente la Bitácora de Recorrido de Servicio de Mensajería (anexo 3) en la que describe las rutas, especifica el kilometraje recorrido y los lugares visitados, la firma de Vo.Bo., la concentra y mensualmente las envía a la Unidad Administrativa para los trámites correspondientes, obtiene acuse de recibo en copia y archiva.

1.15 Contabiliza diariamente el número de servicios realizados por mensajería y por representación e informa.

FIN





10 7/lV/2006


7. REFERENCIAS

7.1 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.





11 7/lV/2006


8. ANEXOS

(FORMATO 1)

FECHA No. DE FOLIO DÍA MES AÑO SOLICITUD DE ENVÍO (1) (1) (1)

(2)

Área Remitente: (3)

Centro de Costo (4)

Nombre y Cargo: (5) Destinatario: (6) Domicilio: (7)

UNID. DE

MEDIDA

CANTIDAD DESCRIPCIÓN

(8) (9) (10)

OBSERVACIONES ______________________________(11)_________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________

Remitente Recolector de la empresa Oficina Control y Gestión de Correspondencia

(12) (13)

(14)

Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma





12 7/lV/2006


FECHA No. DE FOLIO DÍA MES AÑO SOLICITUD DE ENVÍO

Área Remitente:

Centro de Costo

Nombre y Cargo: Destinatario: Domicilio:

UNID. DE MEDIDA CANTIDAD DESCRIPCIÓN

OBSERVACIONES __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________

Remitente Recolector de la empresa Oficina Control y Gestión de Correspondencia

Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma





13 7/lV/2006


INSTRUCTIVO DE LLENADO

(FORMATO 1)

NOMBRE DEL FORMATO: SOLICITUD DE ENVÍO

OBJETIVO: Tener un control y registro de los envíos que realizan las diferentes áreas del Sistema, a través de la Oficina de Control y Gestión de Correspondencia.

ELABORADO POR: Oficina de Control y Gestión de Correspondencia.

NO. DE EJEMPLARES: Original y 1 copia.

DISTRIBUCIÓN: Original: Oficina de Control y Gestión de Correspondencia. Copia: Remitente.

No.

CONCEPTO

ANOTAR

1 Fecha

Día, mes y año en que se entrega la documentación, sobre o paquete.

2 No. de Folio

No. consecutivo para registro y control.

3 Área Remitente

Nombre de la Dirección General, Dirección o Subdirección que remite la documentación, sobre o paquete.

4 Centro de Costo

Número al que pertenece el área remitente.

5 Nombre y Cargo Nombre y cargo del servidor público quien realiza el trámite.

6 Destinatario

Nombre de la persona o institución a quien se dirige la documentación, sobre o paquete.

7 Domicilio Calle, número, colonia, delegación o municipio, entidad federativa, código postal del destinatario.

8 Unidad de Medida Sobre, pieza, paquete, etc., según se trate.

9 Cantidad Número de unidades que se envían.

10 Descripción Características de lo que se envía.

11 Observaciones Comentarios relativos al envío que se realiza.

12 Remitente Nombre y firma del servidor público que solicita el trámite.

13 Recolector de la empresa Nombre y firma del recolector de la empresa que presta el servicio.

14 Oficina de Control y Gestión de Correspondencia

Nombre y firma del servidor pública realiza el trámite





14 7/lV/2006


FORMATO 2

DÍA MES AÑO RELACIÓN DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA (1) (1) (1)

ÁREA SOLICITANTE

FOLIO DESTINATARIO REPRESENTACIÓN ESTATAL SELLO

(2)

(3)

(4)

(5)

NOMBRE Y FIRMA

(6)

ENCARGADO DE LA OFICINA DE CONTROL Y GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA





15 7/lV/2006


DÍA MES AÑORELACIÓN DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA

ÁREA SOLICITANTE

FOLIO DESTINATARIO REPRESENTACIÓN ESTATAL SELLO

NOMBRE Y FIRMA

ENCARGADO DE LA OFICINA DE CONTROL Y GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA





16 7/lV/2006



(FORMATO 2)

NOMBRE DEL FORMATO RELACIÓN DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA

OBJETIVO Tener un adecuado registro y control de la documentación que se envía a los Estados por medio de las representaciones estatales en el D.F.

ELABORADO POR Oficina de Control y Gestión de Correspondencia.

NO. DE EJEMPLARES Original.

DISTRIBUCIÓN N/A.

No.

CONCEPTO

ANOTAR

1 Fecha

Día, mes y año de cuando se requisita el formato y se envía la correspondencia a las representaciones estatales.

2 Área solicitante

Nombre del área administrativa que turna la correspondencia.

3 Folio

Número consecutivo coincidente con el que esta impreso en el formato Solicitud de Envío

4 Destinatario

Dirección y nombre completo de la persona a quien va dirigida la correspondencia.

5 Representación Estatal Sello de acuse de recibo por la correspondencia entregada.

6 Nombre y Firma

Nombre completo y firma del servidor público encargado de la Oficina de Control y Gestión de Correspondencia.

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: PRM-013 TÍTULO REV:

PAG: FECHA:



17 7/lV/2006


BITÁCORA DE RECORRIDO DE SERVICIO DE MENSAJERÍA MES:_____(1)_________AÑO:__ (1)____ SALIDA ENTRADA

FECHA NOMBRE DEL OPERADOR

No. DE CRED. ÁREA SOLICITANTE CARACTERÍSTICAS

DEL SERVICIO DESTINO No. ECO. GAS

(Lts.) HORA KM GAS

(Lts.) HORA KM

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

(15) (16)

ECARGADO DE LA OFICINA DE CONTROL Y GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

Vo. Bo. DEL SUBDIRECTOR DE SERVICIOS

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: PRM-013 TÍTULO REV:

PAG: FECHA:



18 7/lV/2006


BITÁCORA DE RECORRIDO DE SERVICIO DE MENSAJERÍA MES:_________________AÑO:__ ______ SALIDA ENTRADA

FECHA NOMBRE DEL OPERADOR

No. DE CRED. ÁREA SOLICITANTE CARACTERÍSTICAS

DEL SERVICIO DESTINO No. ECO. GAS

(Lts.) HORA KM GAS

(Lts.) HORA KM

ECARGADO DE LA OFICINA DE CONTROL Y GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

Vo. Bo. SUBDIRECTOR DE SERVICIOS





19 7/lV/2006



(FORMATO 3)

NOMBRE DEL FORMATO BITÁCORA DE RECORRIDO DE SERVICIO DE MENSAJERÍA

OBJETIVO Tener un adecuado control y registro de los recorridos que se realizan por la entrega de correspondencia

ELABORADO POR Oficina de Control y Gestión de Correspondencia.

NO. DE EJEMPLARES Original y copia

DISTRIBUCIÓN Original.- Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Copia.- Oficina de Control y gestión de Correspondencia.

No.

CONCEPTO

ANOTAR

1 Mes y año: De cuando se requisita la Bitácora

2 Fecha: Día, mes y año en que se realiza el recorrido.

3 Nombre del Operador: Nombre del servidor público que realiza la entrega.

4 No. de Credencial: Número de credencial del servidor público que realiza la entrega.

5 Área Solicitante: Nombre completo del área que solicita el servicio.

6 Características del Servicio: Especificaciones de la correspondencia que se entrega.

7 Destino: Dirección completa de donde se entrega la mensajería.

8 No. Económico Número que tiene asignado la unidad vehicular.

Salida: 9 Gasolina: Cantidad en litros de gasolina con que cuenta la unidad vehicular cuando se

inicia el recorrido.

10 Hora: Hora de salida del operador de oficinas centrales.

11 KM: Kilómetros que tiene la unidad vehicular antes de iniciar el recorrido.

Entrada: 12 Gasolina: Cantidad en litros de gasolina con que cuenta la unidad vehicular al terminar

el recorrido.

13 Hora: Hora de entrada del operador a las oficinas centrales.

14 KM: Kilómetros que tiene la unidad vehicular al terminar el recorrido.

15 Nombre y Firma: Del encargado de la Oficina de Control y Gestión de correspondencia.

16 Vo.Bo.: Nombre y firma de visto bueno del Subdirector de Servicios.



PROCEDIMIENTO PARA:

ATENDER EL USO DE SALAS Y AUDITORIO

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER EL USO DE SALAS Y

AUDITORIO 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7 8 9




PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER EL USO DE SALAS Y AUDITORIO

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Establecer los controles necesarios y eficientes que permitan tener una adecuada administración en el servicio de uso de salas y auditorios del DIF por las diversas áreas del Sistema, así como por las organizaciones externas que soliciten su uso.





4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos, Departamento de Seguridad e Intendencia, y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF, así como a las organizaciones externas que hacen uso de estas instalaciones.





5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES

3.1 SALA: Edificio de una sola pieza de grandes dimensiones, destinado a fines culturales 3.2 AUDITORIO: Lugar destinado para dar conciertos, conferencias, recitales, coloquios, cursos,

lecturas, publicas, etc.





6 7/lV/2006



4.1 Subdirección de Servicios − Atender las solicitudes de servicio para la utilización de salas o auditorio del DIF.

− Supervisar el adecuado uso de las salas o auditorio del DIF, que sean prestados a las

diferentes áreas del Sistema.


− Informar periódicamente a la Dirección de Administración Patrimonial sobre el uso de las salas

y auditorio.

− Atender las solicitudes de las organizaciones externas sólo cuando sean para eventos culturales, educativos o recreativos sin fines de lucro.





7 7/lV/2006


OFICIO ARCHIVA ACUSE DE RECIBO

2.4 ELABORA PROGRAMA

SEMANAL C/FIRMA DEL SUBDIR. DE

SERVICIOS DONDE INDICA DETALLE DE

SERVICIOS



1.1 RECIBE DE ÁREAS SOLICITUD

PARA USO DE SALAS O AUDITORIO Y SE

ESPECIFICA SERVICIO

I N I C I O

1.2 SI LA SOLICITUD ES DE INSTITUCIÓN EXTERNA, RECIBE INSTRUCCIÓN DE

OFICIALÍA MAYOR Y/O DGRMSG

1.3 TURNA A DEPTO ADMVO. DE

SERVICIOS, PARA VERIFICAR

DISPONIBILIDAD

2.1 EL JEFE DE DEPTO. DE

SERVICIOS RECIBE SOLICITUD Y

VERIFICA ESPACIO EN FECHA SILICITADA

2.3 SI ES SOLICITUD EXTERNA ELABORA

OFICIO DE RESPUESTA CON

FIRMA DE DGRMSG, ENTREGA Y OBTIENE

ACUSE

2.2 EL JEFE DE DEPTO. DE

SERVICIOS SE COORDINA CON

ÁREA SOLICITANTE

FIN

2.5 TURNA PROGRAMA A DIR.

DE ADMÓN PATRIM. Y COPIA A

INVOLUCRADOS, OBTIENE ACUSE Y

ARCHIVA

DOCUMENTOS

1.1, 2.1

2.3

PROGRAMA SEMANAL, ACUSE DE RECIBO EN 3a. COPI

2.4, 2.5

OFICIOACUSE DE RECIBO DEL OFICIO

1.2

JEFE DE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS





8 7/lV/2006



1.1 Recibe diariamente de las áreas del Sistema, solicitud de

servicio para utilizar alguna de las salas o auditorio del DIF en la cual se especifica la fecha, lugar y descripción breve del servicio. Acusa de recibo y turna al Departamento de Servicios Externos.

1.2 Recibe vía Oficialía Mayor y/o Dirección General de

Recursos Materiales y Servicios Generales y/o Dirección de Administración Patrimonial petición cuando sean requeridas las Salas y/o Auditorio por una institución externa, Acusa de recibo el oficio.

1.3 Turna inmediatamente al Departamento de Servicios Externos, para verificar la disponibilidad.

Jefe del Departamento de Servicios Externos

2.1 Recibe solicitud de servicio y verifica inmediatamente la disponibilidad del espacio en la fecha solicitada.

2.2 Se comunica el mismo día de recepción de la solicitud telefónicamente con el área solicitante y se coordina para proporcionar el servicio. (Solicitudes Internas)

2.3 Elabora dentro de los tres días siguientes a su recepción

oficio de respuesta (afirmativa y/o negativa), cuando se trate de solicitudes externas, con firma de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, lo entrega a los representantes de las Instituciones Externas, obtiene acuse de recibo y archiva. (dos días) (En el caso de solicitudes de organizaciones externas el préstamo es gratuito y sólo se presta para eventos culturales y educativos sin fines de lucro)

2.4 Elabora cada viernes el programa semanal, en original y

tres copias, con firma de la Subdirección de Servicios, donde se indica la fecha, hora, área solicitante y evento a realizar, considerando los datos de la solicitud de servicio.

2.5 Turna los días viernes el original del Programa, a Oficialía

Mayor, copia uno a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales copia dos a la Dirección de Administración Patrimonial; copia tres para e la Subdirección de Servicios; copia cuatro para el Departamento de Eventos Especiales; copia cinco para el Departamento de Seguridad e Intendencia, obtiene acuses de recibo y Archiva.

FIN





9 7/lV/2006


7. REFERENCIAS




PROCEDIMIENTO PARA:

ATENDER LOS SERVICIOS A EVENTOS DEL SISTEMA (AMBIENTACIÓN, SONORIZACIÓN Y

CAFETERÍA)

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER LOS SERVICIOS A EVENTOS DEL

SISTEMA (AMBIENTACIÓN, SONORIZACIÓN Y CAFETERÍA) 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7 8 9




PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER LOS SERVICIOS A EVENTOS DEL SISTEMA

(AMBIENTACIÓN, SONORIZACIÓN Y CAFETERÍA) 3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Proporcionar los servicios de ambientación, sonorización y cafetería en los eventos que soliciten las áreas del Sistema, en forma oportuna y eficiente, a fin de contribuir al logro de sus objetivos.







2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos, Departamento de Servicios Internos, oficina de jardinería e intendencia, oficina de eventos especiales y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF, que soliciten la atención de eventos especiales.







3. DEFINICIONES

3.1 AMBIENTACIÓN: Proporcionar a un lugar un ambiente adecuado, mediante decoración, luces, objetos etc.

3.2 SONORIZACIÓN: Proporcionar e Instalar equipos sonoros en un lugar determinado para

obtener una buena audición. 3.3 CAFETERÍA: Proporcionar el servicio de café y otras bebidas durante el desarrollo de un

evento. 3.4 FONDO REVOLVENTE: Suma de dinero que se pone a disposición de un área para

efectuar ciertos gastos. El encargado de su manejo rinde cuentas periódicamente, y se le hacen nuevas entregas de dinero para reponer el importe de los pagos hechos. El Fondo se limita a una cantidad constante, aunque puede aumentarse o disminuirse según lo indiquen de tiempo en tiempo las necesidades. En cualquier momento el efectivo, más el importe de los comprobantes de pago, debe ser igual al monto establecido.








4.1 Subdirección de Servicios:

− Proporcionar los servicios de ambientación, sonorización y cafetería en los eventos de las áreas que así lo soliciten mediante oficio firmado por el área responsable del evento.

− Programar los eventos solicitados, a fin de proporcionar en tiempo y forma el servicio requerido

por las áreas.

− Llevar un registro por cada uno de los servicios para control interno.

− Informar trimestralmente a la Dirección de Administración Patrimonial de los servicios realizados.

− Los gastos derivados de la atención de los Eventos del Sistema de los servicios de

ambientación, sonorización y cafetería, serán con cargo al presupuesto de la Subdirección de Servicios.

4.2 Áreas del Sistema:

− Las áreas del Sistema que requieran los servicios de sonorización, ambientación y cafetería

para los eventos programados deberán enviar su solicitud a la Subdirección de Servicios con un mínimo de 5 días hábiles de anticipación.





(AMBIENTACIÓN, SONORIZACIÓN Y CAFETERÍA)) 7 7/lV/2006



1.8

NOTA INFORMATIVA

SOLICITUD INTERNA DE BIENES

VALE DE SALIDA

1.9 ELABORA INFORME MENSUAL DE LOS SERVICIOS

REALIZADOS

RELACIÓN DE REQUERIMIENTOS


1.1 RECIBE DE ÁREA SOLICITUD DE

SERVICIO PARA ACTO OFICIAL, AUTORIZA Y LA

TURNA AL ÁREA QUE CORRESPONDA

I N I C I O

1.2 EL DEPTO. U OFICINA QUE

CORRESPONDA VERIFICA TIPO DE SERVICIO Y LUGAR

DE EVENTO, ELABORA REL. DE REQUERIMIENTOS

1.3 ELABORA SOLICITUD DE BIENES PARA

CUBRIR EVENTO, TURNA A SUBDIR DE

SERV. PARA QUE SUMINISTRE MATERIAL.

1.4 EL ALMACÉN DE LA SUBDIR. DE SERV. ENTREGA MATERIAL

SOLICITADO

1.8 DESMONTA SONORIZACIÓN Y

CAFETERÍA AL FINALIZAR EVENTO. OBTIENE FIRMA DE CONFORMIDAD DEL

SERVICIO PROPORCIONADO

1.7 EN LUGAR, FECHA Y HORA

SOLICITADA ACONDICIONA

ESPACIO, INSTALA Y ADAPTA EQUIPO Y

SERVICIO DE CAFATERÍA

1.5 SI NO HAY MATERIAL, SUBDIR

DE SERV. ADQUIERE CON DONDO

REVOLVENTE MATERIAL P/CUBRIR

EVENTO

1.6 LA DEPTO. U OFICINA QUE

CORRESPONDA RECIBE MATERIALES PARA DESARROLLO

DEL EVENTO

F I N

1.2

1.3

1.4

1.9

DOCUMENTOS


1.1





(AMBIENTACIÓN, SONORIZACIÓN Y CAFETERÍA)) 8 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Servicios 1.1 Recibe del área solicitante como mínimo con 5 días de

anticipación la solicitud de servicio de ambientación, sonorización y/o cafetería para un acto oficial en original y tres copias, se entera y autoriza el servicio, según sea el caso turna inmediatamente la solicitud a las oficinas de jardinería e intendencia y/o eventos especiales y/o Departamento de Servicios Externos según corresponda el servicio.

1.2 Verifica a través del Departamento de Servicios Externos el mismo día de su recepción de la solicitud, el tipo de servicio y el lugar donde se llevará a cabo el evento, elabora una relación de requerimientos para la atención del servicio y programa el servicio.

1.3 Elabora dentro de los dos días siguientes la solicitud interna de bienes en original y tres copias describiendo los materiales que se requieren para cubrir el evento, y la envía a la Subdirección de Servicios para que se suministre el material requerido.

1.4 Elabora un día antes del evento vale de salida de almacén firmado por el Jefe del Subdirector de Servicios y entrega el material solicitado.

1.5 Adquiere por cuenta propia en el caso de que no se cuente con el material, los insumos necesarios para cubrir el evento solicitado, con apego a los procedimientos establecidos y entrega el material solicitado, un día antes del evento.

1.6 Recibe, el Departamento de Servicios Externos un día antes del evento los materiales requeridos para desarrollo del mismo.

1.7 Acondiciona en el lugar, fecha y hora solicitada el espacio, instala y adapta el equipo de sonorización y/o procede a la atención del servicio de cafetería.

1.8 Desmonta sonorización y/o cafetería, al término del evento y Obtiene firma de conformidad del Servicio proporcionado, en el apartado correspondiente de la Solicitud de Servicio en original y dos copias por parte del servidor público responsable del evento, entrega copia al Coordinador del Evento, Subdirector de Servicios y archiva original.

1.9 Informa mensualmente mediante nota informativa en original y copia en la que anota todos los servicios realizados entrega al Subdirector de Servicios para su registro y control obtiene acuse y archiva.

FIN







7. REFERENCIAS




PROCEDIMIENTO PARA:

ASIGNAR Y USAR LOS CAJONES DE LOS ESTACIONAMIENTOS DEL SISTEMA

NACIONAL DIF

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ASIGNAR Y USAR LOS CAJONES DE

LOS ESTACIONAMIENTOS DEL SISTEMA NACIONAL DIF) 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA


3 4 5 6 7 9

11




PROCEDIMIENTO PARA: ASIGNAR Y USAR LOS CAJONES DE LOS ESTACIONAMIENTOS DEL SISTEMA NACIONAL

DIF 3 7/lV/2006


1. OBJETIVO Establecer los controles necesarios para la asignación de cajones de estacionamiento a los vehículos oficiales, así como asignar a los servidores públicos que tengan vehículo particular, algún cajón, siempre y cuando haya disponibilidad de espacios.





DIF 4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos, Departamento de Servicios Internos, y en general a todos los servidores públicos del Sistema Nacional DIF, que hacen uso de un cajón de estacionamiento.





DIF 5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES

3.1 VEHÍCULO OFICIAL: Unidad vehicular propiedad del Sistema que se asigna a un servidor público en apoyo de sus funciones.

3.2 CAJÓN DE ESTACIONAMIENTO: Espacio delimitado dentro de los Estacionamientos de

Sistema para guarda y custodia de los vehículos oficiales y/o particulares.





DIF 6 7/lV/2006



4.1 Subdirección de Servicios − Tener un padrón actualizado de los cajones de estacionamiento y vehículos oficiales.

− Proporcionar a los servidores públicos de las áreas del Sistema, un cajón de estacionamiento

para que resguarden sus vehículos particulares, siempre y cuando haya disponibilidad de espacios y previa autorización del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales.

− Emitir la normatividad para la utilización de los cajones de estacionamiento y hacerla del conocimiento de todos los servidores públicos que hagan uso de este servicio.

− Elaborar la documentación necesaria (tarjetones, reportes, bitácoras, etc.) para la adecuada administración de entrada y salida tanto de vehículos oficiales como de particulares de los estacionamientos del Sistema.

− Instruir al personal de vigilancia sobre la normatividad de que deberá seguir para controlar el ingreso y salida de vehículos oficiales y particulares.

− Mantener permanentemente informado al Director de Recursos Materiales y Servicios Generales sobre posibles acciones irregulares que se presenten por el uso de cajones de estacionamiento.

− Tienen preferencia en la asignación de un cajón de estacionamiento los siguientes funcionarios: Titular del Organismo, Titulares de Unidad, Oficial Mayor, Directores Generales, Directores, Subdirectores, y de acuerdo a disponibilidad de espacio Jefes de Departamento y demás personal que por necesidades del servicio requiera de un cajón de estacionamiento.





DIF 7 7/lV/2006


1.1 ELABORA OFICIOS (JUNIO Y DICIEMBRE) A DEPTOS. ADMVOS.

SOLICITANDO PADRÓN DE FUNCIONARIOS

QUE TIENEN ASIGNADO CAJON DE

ESTACIONAMIENTO

OFICIO

OFICIO O/1ACUSA EN COPIA Y ARCHIVA

TARJETAS

OFICIO O/1ACUSA EN COPIA Y ARCHIVA

RELACIÓN DE PERSONAL


I N I C I O

1.2 RECIBE DE DEPTOS. ADMVOS.

PADRÓN Y SOLICITUDES DE

CAJONES ADICIONALES

1.3 ACTUALIZA REGISTROS DE

ACUERDO A ESPACIOS

DISPONIBLES Y POSIBILIDAD DE

OTORGAR ADICIONALES

1.4 INFORMA A DEPTOS. ADMVOS

ESPACIOS DISPONIBLES Y

SOLICITA DATOS DEL SERVIDOR PÚBLICO

Y DEL VEHÍCULO

1.7 TURNA TARJETAS Y REL. D/VEHÍCULOS

A PERSONAL DE VIGILANCIA DEL

ESTACIONAMIENTO PARA PERMITIR

ACCESO.

1.6 TURNA POR OFICIO A DEPTOS.

ADMVOS. TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN CON DERECHO A

ESTACIONAMIENTO

1.5 RECIBE DOCTOS. ELABORA TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN

DE VEHÍCULOS PARA ACCESO A

ESTACIONAMIENTOS

A

DOCUMENTOS

1.1

1.2, 1.7

1.4

1.5, 1.7, 2.2, 3.1, 3.2

1.6





DIF 8 7/lV/2006


REPORTEACUSE EN COPIA Y ARCHIVA

TARJETA BLANCA

2.1 RECIBE TARJETA BLANCA PARA

INGRESO A ESTACIONAMIENTO,

LA FIRMA Y RESGUARDA EN SU

VEHÍCULO

2.2 AL INGRESO A ESTACIONAMIENTO ENTREGA TARJETA

BLANCA A VIGILANTE, RECIBE TARJETA

AZUL

2.3 AL SALIR DE ESTACIONAMIENTO ENTREGA TARJETA AZUL A VIGILANTE Y

RECIBE TARJETA BLANCA

3.1 EN INGRESO DE VEHÍCULO, VERIFICA DATOS CON TARJETA AZUL, DE SER ASÍ LA

ENTREGA A CONDUCTOR Y

RECIBE BLANCA

3.2 EN SALIDA DE VIHÍCULO, VERIFICA

DATOS CON TARJETA BLANCA, DE SER ASÍ

LA ENTREGA A CONDUCTOR Y

RECIBE LA AZUL

3.3 TURNA AL SUBDIR DE SERVICIOS

REPORTE SEMANAL DE HECHOS OCURRIDOS.

F I N

SERVIDOR PÚBLICO AUTORIZADO PERSONAL DE VIGILANCIA

A

DOCUMENTOS

2.1

3.3





DIF 9 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Servicios 1.1 Elabora oficio semestralmente (junio y diciembre) en original

y copia, solicitando a las Coordinaciones Administrativas, actualicen el padrón de funcionarios de acuerdo al número de cajones que tienen asignados (servidores públicos y Uxmal), turna original obtiene acuse en copia y archiva

1.2 Recibe en las fechas indicadas mediante oficio de las Coordinaciones Administrativas actualización del padrón de servidor público que tienen asignado cajón de estacionamiento, así como solicitud para personal que por necesidades del servicio requiera de un cajón de estacionamiento, acusa de recibo.

1.3 Actualiza periódicamente los registros y de acuerdo a la disponibilidad de espacios, determina conforme al proyecto de asignación aprobado por el Oficial Mayor, si es posible otorgar cajón(es) adicional (es) al área.

1.4 Elabora como mínimo bimestralmente oficio, en original y copia, a las Coordinaciones Administrativas de las áreas, informándoles si se cuenta o no con cajones de estacionamiento adicionales, para que en su caso informen al Subdirector de Servicios los datos del servidor público y del automóvil. Entrega y obtiene acuse en copia archiva.

1.5 Recibe en las fechas indicadas, documentos de las Coordinaciones Administrativas y procede a realizar las tarjetas de identificación de los vehículos para tener acceso a los estacionamientos de la Institución: 1.- Tarjeta blanca con rayas rojas: Para portar en el vehículo del usuario, ya sea oficial o particular. 2.- Tarjeta amarilla con rayas azules: Para el personal de vigilancia ubicado en el estacionamiento.

1.6 Turna el mismo día de su autorización, por oficio a las Coordinaciones Administrativas, las tarjetas de identificación de los servidores públicos que tienen derecho a un cajón de estacionamiento, comunicándoles el número de cajón que les fue asignado, a la vez de informales que deberán acatar la normatividad emitida para tal efecto, obtiene acuse en copia.

1.7 Turna el mismo día de su autorización al personal de vigilancia tarjetas de identificación y relación de personal que tiene derecho a ingresar su automóvil e informa sobre quién es el personal autorizado para ingresar su automóvil al estacionamiento.

Servidor Público autorizado

2.1 Recibe al día siguiente de su autorización la tarjeta Blanca de identificación para ingreso al estacionamiento asignado, la firma y la resguarda en su automóvil.





DIF 10 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 2.2 Entrega diariamente al momento de ingresar al

estacionamiento, la tarjeta blanca al personal de vigilancia, recibe la tarjeta azul y la resguarda en su vehículo e ingresa al estacionamiento.

2.3 Entrega diariamente al momento de salir la tarjeta azul al personal de vigilancia, recibe la tarjeta blanca y se retira del estacionamiento.

Personal de vigilancia 3.1 Verifica al momento de ingreso de un vehículo oficial o particular, que los datos del vehículo coincidan con la tarjeta azul, de ser así la entrega al conductor, le solicita la tarjeta blanca y la coloca en le tarjetero.

3.2 Verifica al momento de salir un vehículo oficial o particular, que los datos del vehículo coincidan con la tarjeta blanca, de ser así la entrega al conductor, le solicita la tarjeta azul y la coloca en el tarjetero.

3.3 Turna semanalmente al Subdirector de Servicios un reporte indicando los hechos ocurridos durante la semana obtiene acuse en copia y archiva.

FIN





DIF 11 7/lV/2006


7. REFERENCIAS

7.1 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.2 Lineamientos Generales para la Asignación, Uso y Control del Parque Vehicular.



PROCEDIMIENTO PARA:

IMPRIMIR OFFSET Y SERIGRAFÍA EN LOS TALLERES GRÁFICOS DEL SISTEMA

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: IMPRIMIR OFFSET Y SERIGRAFÍA EN

LOS TALLERES GRÁFICOS DEL SISTEMA 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7 8 9




PROCEDIMIENTO PARA: IMPRIMIR OFFSET Y SERIGRAFÍA EN LOS TALLERES GRÁFICOS DEL SISTEMA

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Establecer los controles necesarios y eficientes que permitan tener una adecuada administración en los servicios de impresión offset y serigrafía que presta la Subdirección de Servicios a las diversas áreas del Sistema Nacional DIF.





4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF, que solicitan este tipo de Servicio.





5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES

3.1 TALLER GRÁFICO: Área del Sistema donde se llevan a cabo los trabajos de Serigrafía, Impresión, Offset y Fotocopiado.

3.2 OFFSET: Procedimiento de impresión en el que la imagen entintada es traspasada a un

rodillo de caucho que, a su vez la imprime en el papel. 3.3 SERIGRAFÍA: Procedimiento de estampación mediante estarcido a través de un tejido, en

principio seda, por la que un rodillo hace pasar la tinta o pintura. Se imprime sobre cualquier material, como papel, tela, metal, cerámica, etc.

3.4 MODELO: Arquetipo o punto de referencia para imitar o reproducir.





6 7/lV/2006




− Será el encargado, a través del Departamento de Servicios Externos, de proporcionar el servicio de impresión offset y serigrafía a las diversas áreas del Sistema que así lo requieran.

− Supervisar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de las máquinas de

impresión que realiza la empresa contratada.


− Informar periódicamente a la Dirección de Administración Patrimonial sobre los servicios de

impresión offset y serigrafía prestados a las áreas.





7 7/lV/2006


INFORME

SOLICITUD 1.7 ENTREGA

TRABAJO, OBTIENE ACUSE DE RECIBO Y ELABORA INFORME MENSUAL SOBRE

SERVICIOS REALIZADOS.

SOLICITUD , MODELO A IMPRIMIR

SOLICITUD, MODELO A IMPRIMR


1.1 RECIBE DE ÁREAS SOLICITUD

CON MODELO A IMPRIMIR EN OFFSET

O SERIGRAFÍA, REGISTRA, TURNA A COORD. D/TALLERES

GRÁFICOS

I N I C I O

1.2 EL DEPTO. DE SERVICIOS INT.

RECIBE DOCUMENTOS, SE

ENTERA Y ARCHIVA EN FORMA TEMPORAL


ELABORA NEGATIVOS Y/O

POSITIVOS, LÁMINAS P/IMPRESIÓN E

IMPRIME TRABAJO SOLICITADO


ARCHIVA NEGATIVOS Y /O POSITIVOS Y

GUARDA LÁMINAS DE IMPRESIÓN

1.6 EXTRAE DE ARCHIVO TEMPORAL SOLICITUD, INFORMA AL SOLICITANTE LA

CONCLUSIÓN DE TRABAJO Y PASE A

RECOGERLO


CONCLUYE TIRAJE DEL MODELO DE

TRABAJO SOLICITADO

FIN

DOCUMENTOS

1.1

1.2

1.6

1.7





8 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Servicios 1.1 Recibe periódicamente de las áreas, solicitud de servicio

acompañada con el modelo a imprimir en offset o serigrafía, firmada por su Coordinador Técnico de Apoyo Administrativo o Director de Área, asigna y registra el mismo día el número en libro de registro de solicitudes de servicio y turna inmediatamente al Departamento de Talleres, conserva una copia y la archiva.

1.2 Recibe al día siguiente el Departamento de Talleres la solicitud de servicio acompañada del modelo a imprimir, y de acuerdo a la urgencia programa el trabajo.

1.3 Elabora de acuerdo a la urgencia, negativos y/o positivos, láminas para impresión del trabajo requerido, programa el trabajo y su fecha de entrega e imprime el modelo del trabajo solicitado.

1.4 Archiva al concluir el trabajo los negativos y/o positivos y guarda las láminas de impresión.

1.5 Concluye en la fecha programada el tiraje del modelo de trabajo solicitado.

1.6 Extrae del archivo temporal la solicitud de servicio e informa inmediatamente al área solicitante sobre la conclusión del trabajo y pase a recogerlo.

1.7 Entrega en la fecha programada el trabajo al área solicitante, recaba acuse de recibo en la solicitud de servicio y elabora en original y copia nota informativa mensual sobre los servicios realizados y turna al Subdirector de Servicios. Recaba acuse en copia y archiva.

FIN





9 7/lV/2006


7. REFERENCIAS




PROCEDIMIENTO PARA:

ATENDER EL SERVICIO DE FOTOCOPIADO

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER EL SERVICIO DE

FOTOCOPIADO 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA


3 4 5 6 7 8 9




PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER EL SERVICIO DE FOTOCOPIADO

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Establecer los controles necesarios y eficientes que permitan tener una adecuada administración en el servicio de fotocopiado a las diversas áreas del Sistema Nacional DIF.





4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Externos y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF, que solicitan este tipo de Servicio.





5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES

3.1 MODELO: Arquetipo o punto de referencia para imitar o reproducir. 3.2 FOTOCOPIA: reproducción fotográfica de imágenes directamente sobre papel.





6 7/lV/2006




− Supervisar el adecuado uso de las máquinas fotocopiadoras que tiene asignadas de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

− Supervisar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de las máquinas

fotocopiadoras que realiza la empresa contratada.


− Informar periódicamente a la Dirección de Administración Patrimonial sobre el uso de las

máquinas fotocopiadoras.





7 7/lV/2006


ACUSE

INFORME

FOTOCOPIA

MODELO

VALE ÚNICO

ÁREA SOLICITANTE

INICIO

2.1 RECIBE VALE ÚNICO Y MODELO A

FOOCOPIAR

1.1 ELABORA VALE ÚNICO DE

FOTOCOPIADO Y ANEXA MODELO A

FOTOCOPIAR

6. RECIBE MODELO Y FOTOCOPIA ACUSA

DE RECIBO

2.2 FOTOCOPIA EL MODELO

7. RECIBE ACUSE ARCHIVA , ELABORA

INFORME

1.2 ENTREGA VALE ÚNICO DE

FOTOCOPIADO Y MODELO

2.3 ENTREGA AL ÁREA EL MODELO Y

FOTOCOPIA, OBTIENE ACUSE

FIN


1.1, 1.2, 2.1

1.2, 2.1, 2.2, 2.3, 3.1

2., 2.2, 3.2

4.1

4.1





8 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Área solicitante

1.1 Elabora vale único de fotocopiado con firma del servidor

público autorizado, anexando al mismo el modelo a fotocopiar.( por cada servicio requerido)

1.2 Entrega al momento de requerir el servicio, al Subdirector de Servicios (Oficina de Fotocopiado) de Talleres Gráficos vale único de fotocopiado con el modelo a fotocopiar.

Subdirector de Servicios (Oficina de Fotocopiado)

2.1 Recibe al momento de otorgar el servicio, del área solicitante vale único de fotocopiado y modelo a fotocopiar. Verifica firma en el catalogo Institucional. En el caso de que el modelo exceda de 500 hojas solicita inmediatamente papel al Área solicitante.

2.2 Fotocopia al momento del requerimiento del servicio, el modelo o documentos correspondientes.

2.3 Entrega al concluir el trabajo, al área solicitante, el modelo y fotocopia del mismo, obtiene acuse de recibido en el vale.

Área Solicitante

3.1 Recibe a la conclusión del trabajo del Subdirector de Servicios (Oficina de Fotocopiado de Talleres Gráficos) el modelo y fotocopia del mismo, acusa de recibido y archiva.

Subdirector de Servicios (Oficina de Fotocopiado)

4.1 Elabora al finalizar el mes, nota informativa en original y copia, a través de la Oficina de Fotocopiado en la que muestra la cantidad de fotocopias por unidad administrativa para control y procede a enviar al Subdirector de Servicios, recaba a acuse y archiva.

FIN





9 7/lV/2006


7. REFERENCIAS




PROCEDIMIENTO PARA:

INTEGRAR, TRAMITAR LA AUTORIZACIÓN Y VALIDAR EL PROGRAMA DE TRABAJO DE

PROTECCIÓN CIVIL

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: INTEGRAR, TRAMITAR LA

AUTORIZACIÓN Y VALIDAR EL PROGRAMA DE TRABAJO DE PROTECCIÓN CIVIL 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7 9

12




PROCEDIMIENTO PARA: INTEGRAR, TRAMITAR LA AUTORIZACIÓN Y VALIDAR EL PROGRAMA DE TRABAJO

DE PROTECCIÓN CIVIL 3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Realizar las acciones y trámites necesarios para la elaboración del Programa de Trabajo de Protección Civil a nivel Nacional del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia y gestionar su aprobación ente la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, para su envío a la Dirección de Protección Civil de la Secretaría de Gobernación.







2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Internos y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF.







3. DEFINICIONES

3.1 PROTECCIÓN CIVIL: Conjunto de disposiciones, medidas y acciones destinadas a la prevención, auxilio y recuperación de la población ante la eventualidad de un desastre. Acción solidaria y participativa de los diversos sectores que integran la sociedad, junto y bajo la dirección de la administración pública, en busca de la seguridad y salvaguarda de amplios núcleos de población, en donde éstos son destinatarios y actores principales de esa acción, ante la ocurrencia de un desastre

3.2 COMITÉ: Grupo de Servidores Públicos integrados por un presidente, un secretario

ejecutivo y vocales, todos con facultades de voz y voto, y diversos asesores e invitados, con facultad de voz, a los cuales se les asignan ciertas funciones con un propósito predeterminado, cuyas decisiones se acuerdan de manera colegiada.

3.3 SIMULACRO: Representación de un suceso que crea, ficticiamente, situaciones referidas

al hecho a simular. Acciones previamente planeadas para enfrentar los efectos de una calamidad, mediante la simulación de un desastre. Implica el montaje de un escenario en terreno específico, diseñado a partir del procesamiento y estudio de datos confiables y de probabilidades con respecto al riesgo y a la vulnerabilidad de los sistemas afectables

3.4 BRIGADA: Grupo de personas reunidas y capacitadas en una o más áreas de operaciones

de protección civil. 3.5 PROGRAMA DE PROTECCIÓN CIVIL: Instrumento de planeación para definir el curso de

las acciones destinadas a la atención de las situaciones generadas por el impacto de las calamidades en la población, bienes y entorno. A través de éste se determinan los participantes, sus responsabilidades, relaciones y facultades, se establecen los objetivos, políticas, estrategias, líneas de acción y recursos necesarios para llevarlo a cabo. Se basa en un diagnóstico y se divide en tres subprogramas: prevención, auxilio y apoyo








4.1 Dirección de Administración Patrimonial

− Realizar, a través del Subdirector de Servicios, los trámites necesarios para la integración, trámite de autorización y validación del Programa de Trabajo de Protección Civil.


− Solicitar a los integrantes de los Subcomités de Protección Civil de las áreas del Sistema,

entreguen a fines de noviembre de cada año su programa de protección civil, debidamente detallado.

− Turnar a la Dirección General de Protección Civil de la Secretaría de Gobernación, el Programa

de Trabajo de Protección Civil a nivel Nacional, debidamente validado y autorizado.

4.3 Subcomités de Protección Civil de las áreas − Elaborar el Programa de Actividades de Protección Civil de sus respectivas áreas y enviarlo en

tiempo y forma al Secretario Técnico Adjunto de dicho Comité.

− El Secretario Técnico Adjunto del Comité supervisará la elaboración del Programa de Trabajo de Protección Civil a nivel Nacional y gestionará su autorización ante el Comité Interno de Protección Civil del DIF.

− El Programa de Trabajo de Protección Civil del Sistema Nacional DIF deberá contener:

• Calendario Anual de Actividades. • Directorio del Comité Interno • Inventario de inmuebles del Sistema. Anexos: a) Calendario Anual de Cursos de Capacitación. b) Calendario Anual de Simulacros de Evacuación de Inmuebles. c) Calendario de Supervisión Mensual de Inmuebles. d) Parque Vehicular para Contingencias. e) Planes de emergencia actualizados. f) Personal a participar en caso de Siniestro







OFICIO


1.1 A TRAVÉS DE DEPTO DE SERV.

INTERNOS. SOLICITA A SUBCOMITÉS DE

PROTECCIÓN CIVIL PROGRAMA ANUAL DE

ACTIVIDADES

I N I C I O

2.1 RECIBE OFICIO, LO REVISA Y FIRMA ,

DEVUELVE AL SUBDIR. DE SERV.

1.2 FIRMA OFICIO Y LO TURNA LA DIR. DE

ADMÓN PATRIM. PARA FIRMA DE

APROBACIÓN

4.1 RECIBE OFICIO, SE ENTERA Y PROCEDE A OBTENER LA

INFORMACIÓN SOLICITADA


PATRIMONIAL

SUBCOMITÉ DE PROTECCIÓN CIVIL DE

CADA ÁREA

3.1 RECIBE OFICIO FIRMADO Y A

TRAVÉS DEL DEPTO. DE SERV. INTERNOS

LO DISTRIBUYE.

4.2 ELABORA PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES DE PROTECCIÓN CIVIL Y TURNA POR OFICIO

ALA DIR. DE ADMÓN. PATRIM.

PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES

5.1 RECIBE DE SUBCOMITÉS DE

PROTECCIÓN CIVIL PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES Y

REVISA DATOS

5.2 TURNA PROG. A DEPTO DE SERV.

INTERNOS PARA QUE ELABORE PROG.

ANUAL DE PROTECCIÓN CIVIL DEL DIFNACIONAL

PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO

61 RECIBE PROGS. DE PROTEC. CIVIL DE

SUBCOMITÉS E INSTRUYE A COORD. TÉC. DE SEGURIDAD

ELABORE PROG. ANUAL DE PROTEC.

CIVIL

DOCUMENTOS SOPORTES

6.2 EL DEPTO. DE SERV. INTERNOS

ELABORA PROGRAMA ANUAL DE PROTEC. CIVIL CON TODOS LOS

SOPORTES

ACUERDO

6.3 PREPARA ACUERDO AL COMITÉ

DE PROTECCIÓN CIVIL PARA

COMENTARIOS Y, EN SU CASO,

APROBACIÓN

A

A

1

1.1, 1.2, 2.1, 3.1, 4.1

6.2

6.3

4.2, 5.1

6.2

DOCUMENTOS







ACUERDO

PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO

OFICIO


6.4 TURNA POR OFICIO EL PROG. A LA

DIR. DE ADMÓN PATRIM. P/QUE

INCLUYA EN PROX. SESIÓN DE COMITÉ DE

PROTECCIÓN CIVIL DEL DIF

7.1 RECIBE PROGRAMA,

ACUERDO Y OFICIO P/ENVÍO AL COMITÉ,

REVISA DOCUMENTOS Y

DETERMINA

8.1 REVISA Y ACUERDA LA

APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE

ANUAL DE TRABAJO DE PROTECCIÓN

CIVIL DEL DIF

DIRECTOR DE ADMINISTRAIÓN

PATRIMONIAL

COMITÉ INTERNO DE PROTECCIÓN CIVIL DEL SISTEMA NACIONAL DIF

1

¿ES CORRECTO

EL DOCUMENTO?

7.2 DEVUELVE A LA SUBDIR. DE

SERVICIOS PARA CORRECCIÓN

7.3 FIRMA DOCTOS. E INCLUYE EN

CARPETA DE SESIÓN DE COMITÉ INTERNO

DE PROTECCIÓN CIVIL , ENVÍA A

MIEMBROS D/COMITÉ

9.1 RECIBE PROGRAMA DE

TRABAJO AUTORIZADO POR COMITÉ ELABORA

OFICIO Y DISTRIBUYE A LAS ÁREAS

FIN

NO SI

DOCUMENTOS

6.4

6.4, 8.1

7.1







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Servicios 1.1 Elabora a través del Departamento de Servicios Internos oficio

en original y seis copias en el mes de octubre de cada año, solicitando a los integrantes de los Subcomités de Protección Civil de las áreas del Sistema entreguen a fines de noviembre su Programa Anual de Actividades de Protección Civil que contenga la siguiente información: • Calendario de aplicación de tres simulacros de evacuación

de inmuebles. • Necesidades de capacitación en materia de Protección

Civil. • Programa mensual de supervisión de inmuebles a su

cargo. • Requerimientos y/o materiales para uso del personal de

Brigada de Protección Civil. • Actualización de los siguientes directorios, unidades

internas de Protección Civil, Brigadas de Protección Civil e inmuebles a su cargo.

• Programa de reuniones mensuales con las unidades internas e integrantes de Brigadas de Protección Civil que están a su cargo.

• Planes de emergencia actualizados

1.2 Rubrica y turna durante la última semana de octubre al Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y Subdirector de Administración Patrimonial, en su calidad de Secretario Ejecutivo y Secretario Técnico del Comité Interno de Protección Civil, para obtener su firma de aprobación.

Dirección de Administración Patrimonial

2.1 Reciben oficio de solicitud de información, revisan que esté correcto, lo aprueban y firman en original y todas sus copias; devuelven al Subdirector de Servicios, dentro de los tres días siguientes a su recepción,


3.1 Recibe el oficio y copias, y a través del Coordinador Técnico de servicios internos, distribuye dentro de los dos días siguientes a su recepción, de la siguiente manera: Original.- Subcomité de Protección Civil de cada área del Sistema. Copia 1.- Secretario Ejecutivo del Comité de Protección Civil. Copia 2.- Secretario Técnico del Comité de Protección Civil. Copia 3.- Secretario Técnico Adjunto del Comité de Protección Civil. Copia 4.- Vocal Titular del Comité de Protección Civil. Obtiene acuses de recibo en las copias 5 y 6, archiva en consecutivo y en expediente del Comité. (dos días)

Subcomité de Protección Civil de cada área del Sistema

4.1 Recibe oficio de solicitud, se entera y procede a obtener la información solicitada.

4.2 Elabora Programa Anual de Actividades de Protección Civil y oficio en original y copia para la Dirección de Administración Patrimonial en su calidad de Secretario Técnico del Comité Interno de Protección Civil, lo turna durante el mes de noviembre, obtiene acuse de recibo y archiva.







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Dirección de Administración Patrimonial

5.1 Recibe durante el mes de noviembre de los Subcomités de Protección Civil de las áreas, el Programa Anual de Actividades de Protección Civil y el original del oficio con el que lo remite, revisa que contenga los requerimientos descritos en la actividad 1, archiva el oficio.

5.2 Turna al día siguiente de su recepción, al Subdirector de Servicios, el Programa Anual de Actividades de Protección Civil para que elabore el Programa Anual de Trabajo de Protección Civil del Sistema Nacional DIF.

Subdirector de Servicios 6.1 Recibe los Programas Anuales de Actividades de Protección Civil de los Subcomités del Sistema, turna con las indicaciones de elaborar durante el mes de diciembre el Programa Anual de Trabajo de Protección Civil del Sistema al Departamento de Servicios Internos.

6.2 A través del Departamento de Servicios Internos elabora durante el mes de diciembre, Programa Anual de Trabajo de Protección Civil del Sistema Nacional DIF, el cual debe contener la documentación soporte siguiente: • Calendario Anual de Actividades. • Directorio del Comité Interno • Inventario de inmuebles del Sistema. Anexos: a) Calendario Anual de Cursos de Capacitación. b) Calendario Anual de Simulacros de Evacuación de

Inmuebles. c) Calendario de Supervisión Mensual de Inmuebles. d) Parque Vehicular para Contingencias. e) Planes de emergencia actualizados. f) Personal a participar en caso de Siniestro.

6.3 Prepara oficio y envía al Secretario Ejecutivo y Secretario Técnico para firma en el cual se envía el programa interno institucional a la Dirección General de Protección Civil de la Secretaria de Gobernación, durante el mes de ABRIL.

6.4 Elabora oficio de envío en original con cuatro copias y firma de visto bueno y los turna al Subdirector de Servicios y Transportes en su calidad de Secretario Técnico del Comité, para que se incluya en la carpeta de trabajo de la próxima Sesión del Comité Interno de Protección Civil del Sistema.

Dirección de Administración Patrimonial. 7.1

Recibe el Programa Anual de Trabajo de Protección Civil del Sistema, acuerdo para presentar a la próxima sesión del Comité y oficio de envío en original y cuatro copias, revisa que contenga toda la documentación y determina:








7.2

¿ES CORRECTO EL CONTENIDO DEL DOCUMENTO? No. Devuelve inmediatamente al Subdirector de Servicios para su corrección.

7.3

Sí Firma de aprobación el mismo día, el Programa Anual de Trabajo de Protección Civil del Sistema, el oficio de envío en original y cuatro copias y lo incluye en la carpeta de trabajo de la siguiente Sesión del Comité Interno de Protección Civil junto con el acuerdo respectivo. Envía a los miembros del Comité.

Comité Interno de Protección Civil del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia

8.1 Revisa y Acuerda la aprobación del Programa Anual de Trabajo de Protección Civil del Sistema Nacional DIF. durante su primera Sesión Ordinaria.


9.1 Recibe al concluir la primera sesión ordinaria el Programa Anual de Trabajo de Protección Civil del Sistema aprobado por el Comité y el oficio de envío en original, sus copias y a través del Departamento Servicios Internos, procede a su distribución de la siguiente manera: Original y Programa.- Dirección General de Protección Civil de la Secretaría de Gobernación Copia 1 y Programa.- Oficial Mayor en su calidad de Presidente del Comité Interno de Protección Civil.- para su conocimiento Copia 2 y Programa.- Subdirector de Obras y Conservación en su calidad de Secretario Técnico Copia 3 y Programa.- Vocal del Comité Interno de Protección Civil Copia 4 y Programa.-Acuses de recibo

FIN







7. REFERENCIAS

7.1 Ley de Protección Civil del Distrito Federal. 7.2 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 73. Manual de Operación e Integración del Comité Interno de Protección Civil.



PROCEDIMIENTO PARA:

PRESTAR EL SERVICIO DE TRANSPORTE LOCAL Y/O FORÁNEO

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: PRESTAR EL SERVICIO DE

TRANSPORTE LOCAL Y/O FORÁNEO 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA

1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS 8.- ANEXOS

3 4 5 6 7 8

10

11




PROCEDIMIENTO PARA: PRESTAR EL SERVICIO DE TRANSPORTE LOCAL Y/O FORÁNEO

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Otorgar oportunamente a las diversas áreas del Sistema los servicios de transporte local y/o foráneo que soliciten para el adecuado desempeño de sus funciones





4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Transportes, Departamento de Control Vehicular y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF, que solicitan este tipo de Servicio.





5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES

3.1 TRANSPORTE LOCAL: Servicio de transporte que se proporciona a las áreas del Sistema dentro del área metropolitana. 3.2 TRANSPORTE FORÁNEO: Servicio de transporte que se proporciona a las área del Sistema a las diferentes entidades federativas del territorio nacional.





6 7/lV/2006



4.1. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

− A través de la Subdirección de Transportes, será la encargada de proporcionar el servicio de transporte local y/o foráneo que soliciten las diversas áreas del Sistema, para el desempeño de sus funciones.

− Toda solicitud de servicio de transporte que realicen las áreas deberá ser a través del formato

Solicitud de Servicio de Transporte Local y/o Foráneo.

4.2. SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES

− Supervisar que todos los servicios prestados a las áreas se realicen de forma eficaz.

− El Subdirector de Transportes, a través del Departamento de Transportes, deberá realizar los trámites correspondientes para la prestación de los servicios de transporte.

4.3. CRITERIOS PARA OTORGAR SERVICIOS DE TRANSPORTE LOCAL Y/O FORÁNEO

Toda solicitud de servicio deberá ser firmada por el Coordinador Administrativo y/o Director del

Área correspondiente.

Todo servicio de transporte local deberá solicitarse con un mínimo de dos días hábiles de anticipación

Los servicios locales podrán ser autorizados por el titular del Subdirector de Transportes.

La autorización de servicios estarán sujetos a la disponibilidad de unidades vehiculares.

Sólo se autorizaran servicios cuyo objetivo sea congruente con las funciones de la Institución siempre y cuando el área solicitante no cuente con vehículo para llevar a cabo el servicio.

Todo servicio foráneo deberá contar con la autorización del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, con cinco días hábiles de anticipación.

Los gastos de traslado, peajes de los vehículos y los viáticos del personal de transporte en los servicios foráneos, serán cubiertos por el área solicitante del servicio.





7 7/lV/2006


4.1 RECIBE SOLICITUD, LA

ANALIZA Y REALIZA TRÁMITES ADMVOS. PARA REALIZAR EL SERVICIO, LA FIRMA

OFICIO

SOLICITUD

SUBDIRECTOR DE TRANSPORTES

1.1RECIBE FORMATO DE SOLICITUD DE

TRANSPORTE REQUISITADO,

ANALIZA Y TURNA A LA SUBDIR. DE

ADMÓN. PATRIM.

DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

I N I C I O

3.1 RECIBE INSTRUCCIÓN Y

PROCEDE A COMUNICAR A LA

COORD. ADMVA. EL RESULTADO DE SU

SOLICITUD

3.2 CON OFICIO INFORMA A LA

COORD. ADMVA. SOLICITANTE LOS MOTIVOS POR LOS

QUE SE RECHAZÓ SU SOLICITUD

4.2 COMUNICA AL CHOFER EL SERVICIO A REALIZAR,

ESPECIFICA FECHA, LUGAR Y HORA DE

SALIDA.

4.3 COMUNICA POR TELÉFONO A LA

COORD. ADMVA. QUE EL CHOFER Y EL VEHÍCULO ESTÁN

LISTOS PARA REALIZAR SERVICIO.

4.4 EL CHOFER SE PRESENTA EN LA

DIRECCIÓN DONDE SE PRESTARÁ EL

SERVICIO EL DÍA Y A LA HORA

ESTABLECIDA

4.5 EL CHOFER AL FINALIZAR EL DÍA

DEVUELVE EL VEHÍCULO Y

REPORTA AL COOR. TEC. DE TRANSP.

LOS DETALLES OCURRIDOS.

4.6 AL FINALIZAR TOTALMENTE EL

SERVICIO ENTREGA AL COORD. ADMVO. LA SOLICITUD PARA QUE LA REQUISITE Y

LA FIRME

2.2 COMUNICA AL DEPTO. DE

TRANSPORTES EL RESULTADO DE LA

SOLICITUD Y PROCEDA DE ACUERDO A

PROCEDIMIENTO

2.1 RECIBE SOLICITUD, LA

ANALIZA Y JUNTO CON EL SUBDIR. DE

ADMÓN. PATRIM. DETERMINA SI

PROCEDE O NO

¿PROCEDE SOLICITUD?

NO

3.3 TURNA AL COORD. TÉCNICO DE

TRANSPORTES SOLICITUD DE

SERVICIO PARA QUE PREPARE VEHÍCULO

Y CHOFER

4.7 RECIBE VEHICULO Y REVISA

CONDICIONES FÍSICAS Y

MECÁNICAS EN QUE SE ENTREGÓ AL

CHIFER

4.8 RECIBE REPORTE DE SERVICIOS REQUISITADO

ARCHIVA Y ELABORA REPORTE MENSUAL

SI

DOCUMENTOS

1.1, 2.1, 4.1

3.2

DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES

INFORME

SOLICITUD

FIN

4.8

4.6





8 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Transportes 1.1 Recibe del Departamento Administrativo solicitante cada vez

que esta lo requiera el formato “Solicitud de Servicio de Transporte Local y/o Foráneo” debidamente requisitado, asigna número de folio consecutivo y lo turna a la Dirección de Administración Patrimonial y ésta a su vez lo pone a consideración del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales la citada solicitud

Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales

2.1 Recibe solicitud, la analiza y determínale mismo día, junto con el Subdirector de Administración Patrimonial, si procede o no la solicitud de servicio de transporte foráneo.

2.2 Comunica a más tardar al día siguiente al Subdirector de Transportes, a través de la Dirección de Administración Patrimonial, el resultado de la solicitud de servicio foráneo para que proceda de acuerdo al procedimiento.

Subdirector de Transportes 3.1 Recibe instrucción de la Dirección de Administración Patrimonial e inmediatamente procede vía telefónica a comunicar al Departamento Administrativo solicitante el resultado de su solicitud.

3.2

¿PROCEDE LA SOLICITUD DE SERVICIO? NO Informa al día siguiente de la comunicación telefónica mediante oficio al Departamento Administrativo o área solicitante los motivos por los cuales fue rechazada su solicitud: • La solicitud no es recibida con cinco días hábiles de

anticipación o en dos para el caso de servicio local. • La Subdirección no cuenta con el vehículo adecuado

para realizar el servicio. • No se cuenta con suficiencia presupuestal para

cubrir los gastos de traslado y viáticos (Servicio de transporte foráneo)

3.3 SÍ Turna el mismo día de recibida la instrucción, al Coordinador Técnico de Transportes oficio y formato de Solicitud de Servicio de Transporte, para que prepare unidad vehicular y comunique al o los chóferes designados el servicio a realizar.

Jefe de Departamento de Transportes 4.1 Recibe formato de solicitud, el mismo día lo analiza y considera el número de personas o bienes a trasladar, el tipo de vehículo que se necesitará, lugar del servicio, fecha, días que durará el servicio, tiempo de traslado del lugar de origen al destino y nombre del o los chóferes que atenderán el servicio y lo firma.

4.2 Comunica el mismo día al chofer o chóferes designado (s) el servicio a realizar especificándoles fecha, lugar, hora y tipo de vehículo a utilizar.





9 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 4.3 Comunica un día antes del servicio, vía telefónica al

Departamento Administrativo o área solicitante que el chofer y la unidad vehicular están listos para realizar el servicio en la fecha, lugar y hora solicitada.

4.4 El chofer designado se presenta el día y a la hora solicitada en el lugar establecido para realizar el servicio.

4.5 Devuelve la unidad vehicular al estacionamiento de la Subdirección de Transportes al término del servicio y en el mismo día reporta al Coordinador Técnico de Transportes los detalles ocurridos durante el servicio, entregando las llaves del vehículo.

4.6 Entrega a más tardar al día siguiente de terminar el servicio al Coordinador Administrativo o al área solicitante el formato “Reporte de Servicio” para que lo requisite en el área correspondiente y lo firme.

4.7 Recibe el mismo día al terminar el servicio el vehículo y revisa que se encuentre en las condiciones físicas y mecánicas en que fue entregado al chofer.

4.8 Recibe en el mismo día al concluir el servicio el formato “Reporte de Servicios” debidamente requisitado, archiva en expediente y elabora reporte mensual y trimestral para el Subdirector de Servicios y Transportes sobre los servicios realizados.

FIN





10 7/lV/2006


7. REFERENCIAS

- Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

- Lineamientos para la Asignación, Uso y Control del Parque Vehicular.





11 7/lV/2006


8. ANEXOS


SOLICITUD DE SERVICIO DE TRANSPORTE LOCAL Y/O FORÁNEO FOLIO

(1)

ÁREA SOLICITANTE C. COSTO TIPO DE SERVICIO FECHA LOCAL ( 4 ) DÍA MES AÑO (2) (3) FORÁNEO ( 4 ) (5) (5) (5)

TIPO DE VEHÍCULO SOLICITADO (6) DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO REQUERIDO

(7)

LUGAR DEL SERVICIO DOMICILIO PERIODO DE REALIZACIÓN DEL SERVICIO

DÍA MES AÑO DEL

(10) (10) (10) AL

(8) (9)

(10) (10) (10) NOMBRE DEL SOLICITANTE CARGO FIRMA

(11) (12) (13)

PERSONAL QUE COORDINA O RECIBE EL SERVICIO NOMBRE CARGO FIRMA TELÉFONO Y EXT.

(14) (15) (16) (17)

PARA USO EXCLUSIVO DE LA SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES FIRMAS DE AUTORIZACIÓN DEL SERVICIO

(18) (18) (18)

JEFE DE DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL


OBSERVACIONES

(19)





12 7/lV/2006



SOLICITUD DE SERVICIO DE TRANSPORTE LOCAL Y/O FORÁNEO FOLIO

ÁREA SOLICITANTE C. COSTO TIPO DE SERVICIO FECHA LOCAL ( ) DÍA MES AÑO FORÁNEO ( )

TIPO DE VEHÍCULO SOLICITADO DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO REQUERIDO

LUGAR DEL SERVICIO DOMICILIO PERIODO DE REALIZACIÓN DEL SERVICIO

DÍA MES AÑO DEL

AL

NOMBRE DEL SOLICITANTE CARGO FIRMA

PERSONAL QUE COORDINA O RECIBE EL SERVICIO NOMBRE CARGO FIRMA TELÉFONO Y EXT.

PARA USO EXCLUSIVO DE LA SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES FIRMAS DE AUTORIZACIÓN DEL SERVICIO

JEFE DE DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL


OBSERVACIONES





13 7/lV/2006



NOMBRE DEL FORMATO

SOLICITUD DE SERVICIO DE TRANSPORTE LOCAL Y/O FORÁNEO

OBJETIVO Tener un adecuado control de los servicios que se realizan por concepto de transporte de personal o de bienes materiales.

ELABORADO POR Dirección de Administración Patrimonial:

NO. DE EJEMPLARES Original y 1 copia

DISTRIBUCIÓN Original: Dirección de Administración Patrimonial Copia: Área solicitante de servicio de transporte

No.

CONCEPTO

ANOTAR

1 Folio Número consecutivo que corresponda.

2 Área Solicitante Nombre completo del área que solicita el servicio.

3 Centro de Costo Número del centro de costo del área solicitante del servicio.

4 Tipo de servicio Marcar con una (X) el servicio requerido.

5 Fecha Día, mes y año en que se realiza la solicitud.

6 tipo de Vehículo solicitado De manera detallada el tipo de vehículo que se solicita.

7 Descripción del servicio Requerido De manera clara en que consiste el servicio requerido.

8 Lugar del servicio De manera clara el lugar donde se realizará el servicio.

9 Domicilio Domicilio completa del lugar donde se realizará el servicio.

10 Periodo de Realización del Servicio Anotar fecha de inicio y de finalización del servicio.

11 Nombre del Solicitante Nombre completo del servidor público solicitante del servicio.

12 Cargo Cargo del servidor público solicitante del servicio.

13 Firma Firma servidor público solicitante del servicio.

14 Nombre Nombre completo del servidor público que coordina o recibe el servicio.

15 Cargo Cargo del servidor público que coordina o recibe el servicio.

16 Firma Firma del servidor público que coordina o recibe el servicio.

17 Teléfono y Ext. Número de teléfono y extensión de su lugar de trabajo.

18 Firmas de Autorización del Servicio Firmas de los responsables de autorizar el servicio

19 Observaciones Algún comentario relevante o referente al servicio.



PROCEDIMIENTO PARA:

REALIZAR EL PAGO, SUMINISTRO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE VEHICULAR

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: DETERMINAR EL PAGO, SUMINISTRO Y

CONTROL DE COMBUSTIBLE VEHICULAR 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7

11

17




PROCEDIMIENTO PARA: DETERMINAR EL PAGO, SUMINISTRO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE VEHICULAR

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Proporcionar oportunamente a las áreas del Sistema Nacional DIF, la dotación autorizada de combustible que requieran los vehículos asignados para el desempeño de sus funciones específicas de acuerdo con los Criterios de Racionalidad y Austeridad Presupuestarios establecidos en la materia, así como tramitar su factura para el pago oportuno del Servicio.





4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirector de Transportes, Oficina de Recursos Financieros dependiente de la Subdirección de Transportes y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF que tienen asignación de combustible para el consumo de los vehículos propiedad del Sistema.





5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES

3.1 Asignación de Combustible: Es la cantidad de gasolina o diesel que se autoriza mensual o anualmente para la movilización de cada vehículo, propiedad del Sistema Nacional DIF, por la Oficialía Mayor y/o por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, de acuerdo al consumo histórico de los últimos nueve meses y en apego a la Normatividad aplicable.


formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen; por lo general, se utiliza para la adquisición o venta de productos o como medio para ejemplar los servicios de una persona. El contrato es un instrumento normativo y como tal, debe precisar en todo momento las diversas condiciones que las partes contratantes se imponen como obligaciones y derechos; éstos son asentados en cláusulas cuyo conjunto norma las actuaciones de las partes contratantes durante la vigencia del mismo.

3.3 Prestador del Servicio: Persona que celebra contratos de Servicios. 3.4 Sistema: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.





6 7/lV/2006



4.1 OFICIALÍA MAYOR - Autorizar la asignación de combustible mensual-anual para cada uno de los vehículos del

Sistema, previo análisis histórico de consumos por la Subdirección de Transportes. 4.2 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

- Autorizar el Pago de las Facturas de los servicios prestados, previa revisión de la Dirección

de Administración Patrimonial, Subdirección de Transportes y de la Oficina de Recursos Financieros dependiente de la Subdirección de Transportes.



establecido en el Contrato. - Autorizar el Anteproyecto de presupuesto para el suministro de combustible.

4.4 SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES - Informar a las diferentes Coordinaciones Administrativas de las Áreas del Sistema, el nombre

de las Empresas prestadoras del Servicio. - Enviar a la Coordinaciones Administrativas de las Áreas del Sistema, la cantidad mensual-

anual de combustible autorizada para cada uno de los vehículos que tienen asignados.

- Enviar al prestador de servicios el programa de asignación de combustible mensual-anual por área y vehículo autorizado.

- Solicitar al prestador del servicio de suministro de combustible, los comprobantes que acrediten el adecuado funcionamiento de las bombas que suministran dicho combustible a los vehículos del Sistema.

4.5 JEFE DE OFICINA DE RECURSOS FINANCIEROS DEPENDIENTE DE LA

SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES

- Conciliar semanalmente con el prestador del servicio el suministro de combustible.

- Recibir y revisar que las facturas por servicios prestados, enviadas por el prestador del servicio, contengan todos los requisitos legales y fiscales para su debida autorización.

- Efectuar los trámites para el pago correspondiente.





7 7/lV/2006


DOCUMENTOS

1.1 RECIBE LINEAMIENTOS, POR

CORREO ELEC. DISKETTE U OFICIO, SELLA DE RECIBIDO

1.2 ANALIZA LINAMIENTOS Y

FORMULA ANTEPROYECTO

DETERMINA SUMINISTRO DE CONBUSTIBLE

1.3 OBTIENE FIR MA DE AUTORIZACIÓN

EN EL ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

1.4 ELABORA OFICIO DE ENVÍO DE

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO A LA

COOR. TEC. ADMITIVA.

1.6 ELABORA OFICIO PARA REQUERIR LA CONTRATACIÓN DEL SUMINISTRO ANUAL

DE COMBUSTIBLE

2.1 RECIBE OFICO CON LAS FECHAS PROGRAMADAS

1.5 OBTIENE ACUSE DE RECIBO Y ARCHIVA EN EXPEDIENTE

3.1 PARTICIPA EN LAS FECHAS

PROGRAMAS EN LOS EVENTOS


INICIO

LINEAMIENTOS PARA ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

1.1

ENTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

1.2, 1.3

OFICIO DE ANTEPORYECTO DE PRESUPUESTO

1.4

OFICIO DE REQUISICION DE CONTRATACIÓN DE COMBUSTIBLE

1.6


PATRIMONIAL

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL Y/O SUBDIRECTOR DE

TRANSPORTES

A





8 7/lV/2006


ACTA DE FALLO

4.11 ELABORA FIRMA TARJETAS DE

CONTROL

4.9 ELABORA OFICIO PARA INFORMAR A

LAS ÁREAS

4.12 ELABORA OFICIO PARA ENVIAR TARJETAS DE

CONTROL

6.1 RECIBE OFICIO Y TARJETAS DE CONTROL Y

ENTREGA A LAS ÁREAS

7.1 RECIBE DE LA DIR. DE

ADQUISICIONES Y ALMACENES COPIA

DEL CONTRATO, SELLA DE RECIBIDO

Y REGISTRA.

DOCUMENTOS

4.1 RECIBE LAS PROPUESTAS

TÉCNICAS DE LOS PROVEEDORES Y ACUSA DE RECIBO

4.2 ANALIZA LAS PROPUESTA

TÉCNICAS, ELABORA RESULTADO OBTIENE

FIRMA DEL DIRECTOR

4.3 ENVIA RESULTADOS A LA

DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y

ALMACENES Y ACUSA DE RECIBO

4.4 RECIBE COPIA DEL ACTA DE FALLO

4.5 ACUERDA VÍA TELEFÓNICA CITA

CON EL PROVEEDOR

4.7 ELABORA PROGRAMA DE COMBUSTIBLE

MENSUAL-ANUAL

4.6 ELABORA OFICIO PARA INFORMAR A JEFES DE DEPTO.

ADMVO. NOMBRE DE LA EMPRESA Y

PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO Y

CONTROL

4.10 COMUNICA VÍA TELEFÓNICA O POR E-MAIL. A JEFES DE

DEPTO. ADMVOS. ENVIEN VEHICULOS

PARA QUE INSTALEN IENTIFICADOR ELEC.

5.1 REVISA Y FIRMA OFICIOS

4.8 ELABORA OFICIO PARA INFORMAR EL

PROVEEDOR DEL PROGRAMA

8.1 RECIBE COPIA DEL CONTRATO Y

TURNA


A

RESULTADOS DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS

PROPUESTAS TÉCNICAS

4.1

4.2, 4.3

OFICICIO A LAS COORD. ADMITIVAS.

PROGRAMA DE COMBUSTIBLE

4.6

4.7

SUMINISTRO DE DIESEL

OFICIO AL PROVEEDOR

OFICIO A LAS ÁREAS DEL SISTEMA

4.8

4.9

TARJETAS DE CONTROL

4.11

COPIA DE CONTRATO


PATRIMONIAL

B

7.2 ELABORA VOLANTE DE

CONTROL Y ENVIA COPIA DEL CONTRATO

7.1 7.2

4.4





9 7/lV/2006


DOCUMENTOS

9.1 SE ENTERA DE LA CONDICIONES DEL

CONTRATO, DA SEGUIMIENTO DURANTE LA OPERACIÓN

11.1 RECIBE COMPROBANTES,

INFORME Y BITÁCORA

11.2 OBTIENE REPORTE DE

CONSUMO Y COTEJA CONTRA

COMPROBANTES.

11.3 COTEJA CONTRA LOS

REGISTROS DE LA BITÁCORA

11.4 REALIZA VÍA TELEFONICA LA CONCIALIACIÓN

10.1 SE CERCIORA DE QUE SE FIRME EL COMPROBANTE Y/O

TICKET DE CONSUMO CONSERVA UN

TANTO

10.3 ELABORA INFORME Y ENTREGA

11.5 RECIBE FACTURA SELLA DE RECIBIO ARCHIVA,

REVISA REQUISITOS FISCALES

B

OFICINA DE RECURSOS FINANCIEROS

COPIA DEL CONTRATO

9.1

CONTROLADOR DE CARGAS (ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO)

COMPROBANE O TICKET DE CONSUMO

10.2 OBTIENE UNA COPIA DE LOS

COMPROBANTES

10.1

INFORME

10.4 ELABORA BITÁCORA DE CONSUMO Y

ENTREGA

BITÁCORA DE CONSUMO

10.3

10.4

C

FACTURA ORIGINAL

11.5





10 7/lV/2006


11.15 ENVÍA OFICIO CON LA RELACIÓN DE FACTURAS Y EL

ESTADO DE CUENTA

DOCUMENTOS

11.7 REVISA QUE CUENTE CON LA

SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

11.6 COMUNICA VÍA TELEFÓNICA QUE SE

PRESENTE A RECOGER LA

FACTURA PARA CORRECCIÓN

11.11 ELABORA OFICIO, LA RELACIÓN DE FACCTURAS Y EL ESTADO DE CUENTA, OBTIENE RUBRICA Y FIRMA Y LO ENVÍA

11.8 ELABORA OFICIO PARA SOLICITAR TRANSFERENCIA.

11.9 REGISTRA CONSUMOS E

IMPROTES EN LA BASE DE DATOS Y

ELABORA INFORME MENSUAL

11.12 RECIBE OFICIO RUBRICADO POR LA

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

11.13 ENVÍA PARA FIRMA DEL DIRECTOR

11.14 RECIBE OFICIO FIRMADO

11.10 REVISA LA FACTURA, ANOTA Y RECABA FIRMA DE

AUTORIZACIÓN

C

¿ES CORRECTA

LA FACTURA

¿EXISTE SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL?

FACTURA ORIGINAL

OFICIO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA

IFORME MENSUAL DE CONSUMOS E INPORTES

11.9

11.8

11.6

FIN

REALACIÓN DE FACTURA

ESTADO DE CUENTA

OFICIO DE ENVIO

OFICINA DE RECURSOS FINANCIEROS

11.11

11.11

11.11

SI

NO

SI

NO





11 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Transportes. 1.1 Recibe, del Jefe Departamento Administrativo de la

Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales por correo electrónico, en diskette u oficio, en las fechas programadas por la Dirección de Organización y Presupuesto, los Lineamientos para la formulación del Anteproyecto de Presupuesto y sella de recibido según sea el caso.

1.2 Analiza los Lineamientos y de acuerdo a éstos formula el Anteproyecto de Presupuesto, determinando el suministro de combustible mensual-anual a las unidades vehiculares del Sistema Nacional DIF, a fin de que éste sea entregado en el plazo marcado.

1.3 Obtiene, al concluir el anteproyecto de presupuesto, firma de autorización del Subdirector de Administración Patrimonial en el Anteproyecto de Presupuesto.

1.4 Elabora, al concluir el anteproyecto de presupuesto, oficio, lo firma y envía junto con el Anteproyecto de Presupuesto al Jefe del Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, dentro del plazo establecido.

1.5 Obtiene el mismo día, acuse de recibo en el oficio y archiva en el expediente del Anteproyecto de Presupuesto.

1.6 Dentro de los 30 días naturales posteriores a la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto o en la fecha que la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales lo indique, elabora oficio en original y 3 copias, con firma del Subdirector de Administración Patrimonial, para requerir a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes la contratación del suministro anual de combustible, recaba firma y distribuye de la siguiente forma. Original.- Dirección de Adquisiciones y Almacenes. 1°.-Copia.- Dirección General de Recursos Materiales y Servicios. 2°.-Copia.- Subdirección de Transportes. 3°.-Copia.- Acuse de recibo y archivo.

Director de Administración Patrimonial 2.1 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, oficio con las fechas programadas de los actos de Revisión de Bases, Junta de Aclaración de Bases, Recepción de Propuestas Técnicas y Económicas y apertura de Propuestas Técnicas y Económicas y Acto de Fallo, acusa de recibo y al día siguiente, turna a la Subdirección de Transportes, para que participe en dichos eventos.

Director de Administración Patrimonial y/o Subdirector de Transportes.

3.1 Participa en las fechas programadas por la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, en los eventos mencionados en el punto anterior.





12 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Transportes. 4.1 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, al

concluir el evento de apertura de Propuestas Técnicas, las Propuestas Técnicas de los proveedores participantes y acusa de recibido.

4.2 Analiza el mismo día en que se reciben, las Propuestas Técnicas de los proveedores participantes con las bases de Licitación Pública Nacional y a más tardar al tercer día hábil, elabora el resultado técnico en 4 tantos y obtiene firma del Subdirector de Administración Patrimonial.

4.3 Envía a más tardar el tercer día hábil de recibir las propuestas el resultado técnico a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, obtiene acuse de recibo y distribuye. Un tanto para la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios. Generales. Un tanto para el acuse de recibo de la Subdirección de Transportes

4.4 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, copia del acta del fallo de la licitación tanto de gasolina como de diesel al momento de la conclusión del acto de fallo.

4.5 Acuerda dentro de los dos días siguientes de recibir el fallo cita vía telefónica, con el proveedor de gasolina y diesel para que en un plazo de dos días hábiles detallen formas de trabajo, tales como la documentación que se generará durante la operación, formas de conciliar los suministros de combustible, control y pagos del suministro.

4.6 Elabora con un mínimo de diez días de anticipación al inicio del servicio el oficio en original y copia con firma del Director de Administración Patrimonial, para informar a las Coordinaciones Administrativas y Técnicas de Apoyo Administrativo de las Áreas del Sistema el nombre de la empresa que prestará el servicio a partir del primer día hábil del año que se trate y el procedimiento que ésta llevará a cabo para el suministro y control del combustible al parque vehicular; distribuye, obtiene acuse de recibo y archiva.

4.7 Durante la primera quincena del mes de diciembre del ejercicio anterior que se trate, elabora en tres tantos el programa de combustible mensual-anual por área y vehículo, con base en los consumos históricos de los primeros nueve meses del año en curso y obtiene el visto bueno del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales y autorización del Oficial Mayor.





13 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 4.8 Elabora oficio en original y 3 copias, a más tardar al día

siguiente en que obtiene el programa de asignación de combustible mensual-anual autorizado, para informar al proveedor del programa, lo firma y envía al proveedor acompañado del programa, obtiene acuse de recibo y distribuye: Original.- Proveedor. 1°.-Copia.- Dir. Gral. de Recursos Materiales y Serv. Grales. 2°.-Copia.- Dirección de Administración Patrimonial. 3°.-Copia.- Acuse de recibo.

4.9 Elabora oficio en original y tres copias en forma simultánea a la actividad anterior, para informar a cada una de las áreas del Sistema Nacional DIF, la cantidad mensual-anual de combustible asignada, obtiene la firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, los distribuye y obtiene acuse de recibo. Original.-Áreas del Sistema. 1°.- Copia.- Oficial Mayor 2°.- Copia.- Dirección de Administración Patrimonial. 3°.- Copia.- Acuse de recibo de la Subdir. de Transportes

4.10 Comunica como mínimo con 10 días hábiles de anticipación del inicio del servicio, vía telefónica o por correo electrónico, a las unidades administrativas, el período concertado con el prestador de servicios para que envíen los vehículos y les instalen el identificador electrónico u otro sistema que el proveedor ofrezca y da seguimiento de la instalación hasta su conclusión.

4.11

SUMINISTRO DE DIESEL (Estas actividad se llevarán a cabo cuando el suministro del diesel no se encuentre incorporado al sistema electrónico del suministro de gasolina) Elabora y firma tarjetas, de control de acuerdo al programa de asignación de combustible mensual-anual para el consumo de diesel, dos días hábiles antes del mes de asignación describiendo: el mes a que corresponde, área administrativa responsable del vehículo, número económico, tipo de vehículo, placas, modelo y nombre del resguardante.

4.12 Comunica un día antes de iniciar el mes a las áreas del Sistema, por correo electrónico, que las tarjetas se encuentran listas para ser recogidas durante la primera semana del mes de asignación.

Director de Administración Patrimonial 5.1 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, copia del Contrato suscrito con el prestador de servicios, sella de recibido y registra en el control de correspondencia.





14 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 5.2 Elabora volante de control el mismo día de su Recepción,

con instrucciones envía a la Subdirección de Transportes una copia del Contrato y archiva un tanto.

Subdirector de Transportes 6.1 Recibe copia del Contrato, obtiene fotocopia y turna el mismo día con las instrucciones correspondientes al Jefe de la Oficina de Recursos Financieros.

Oficina de Recursos Financieros 7.1 Se entera de las condiciones del Contrato, da seguimiento en todos y cada uno de sus puntos durante la operación.

Controlador de cargas (Administrativo Especializado)

8.1 Se cerciora que en cada suministro el conductor del vehículo que va a cargar gasolina y/o diesel, firme el comprobante y/o ticket de consumo y conserve un tanto, para entregarlo al área administrativa a la que pertenece.

8.2 Obtiene diariamente del prestador de servicios una copia de los comprobantes y/o tickets del consumo de gasolina y diesel del día anterior.

8.3 Elabora informe con base en los tickets del consumo de gasolina diario por número de vehículo kilometraje e importe y entrega al Jefe de Oficina de Recursos Financieros.

8.4 Elabora diariamente bitácora de consumo de diesel anotando: turno, precio unitario, fecha, número de credencial, nombre del chofer, No. económico de vehículo, área de adscripción, kilometraje, litros de diesel, firma del chofer, nombre, firma y número de credencial del controlador y entrega al Jefe de Oficina de Recursos Financieros.

Jefe de Oficina de Recursos Financieros 9.1 Recibe comprobantes y/o tickets del consumo de combustible, reporte del consumo de gasolina diario y la bitácora de consumo de diesel.

9.2 Obtiene de la página de Internet del prestador, o por el medio establecido con el prestador del servicio, reporte de consumo de gasolina diario y coteja contra los comprobantes recibidos.

9.3 Coteja diariamente los tickets contra los registros de la bitácora del consumo de diesel.

9.4 Realiza semanalmente vía telefónica con los prestadores de servicios, la conciliación del combustible suministrado, que servirá de base para la elaboración de las facturas.

9.5 Recibe de los prestadores de servicios en las fechas que este presente las facturas en original y 3 copias sella de recibido en una copia, archiva dos copias en el expediente de trámite de pago de combustible y revisa que la factura original cumpla con los requisitos fiscales e importes previamente conciliados.





15 7/lV/2006



9.6

¿ES CORRECTA LA FACTURA? NO Comunica vía telefónica al prestador de servicios que la factura contiene errores y que se presente a recogerla en un plazo no mayor de 2 días hábiles a partir del comunicado, entregando a este la factura para su corrección y obtiene acuse de recibo.

(conecta con actividad 9.5)

9.7

SI Revisa inmediatamente después de la verificación de la factura que cuenten con la suficiencia presupuestal los centros de costo a afectar dentro de cada partida.

9.8

¿EXISTE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL? NO Elabora dentro de los tres días hábiles posteriores a la recepción de la factura, oficio en original y tres copias, para solicitar la transferencia de recursos por partida y/o centro de costo al Jefe del Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, recaba firma del titular de la Subdirección de Transportes, distribuye de la siguiente manera y obtiene acuse de recibo:

Original.- Jefe del Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Serv. Grales. 1°.-Copia.- Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. 2°.-Copia.- Dirección de Administración Patrimonial. 3°.-Copia.- Acuse de recibo de la Oficina de Recursos Financieros y archiva.

9.9

SI Registra en forma inmediata los consumos e importes diarios en la base de datos y elabora informe mensual de los consumos e importes de combustible.

9.10 Anota al momento de revisión para pago en la factura el centro de costo, partida presupuestal, programa y subprograma al que se va a cargar el gasto y recaba firmas de autorización del Subdirector de Transportes y del Director de Administración Patrimonial.

9.11 Elabora inmediatamente oficio en original y ocho copias, la relación de facturas de consumo de combustible y el estado de cuenta de control de pagos al contrato, obtiene la rúbrica del Jefe del Subdirector de Transportes y la firma del Director de Administración Patrimonial. Lo envía al Jefe del Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, para corroborar la suficiencia presupuestal y obtiene acuse de recibo en una copia y archiva.





16 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 9.12 Recibe del Departamento Administrativo de la Dirección

General de Recursos Materiales y Servicios Generales al siguiente día hábil el oficio rubricado en original y ocho copias, junto con la relación de facturas de consumo de combustible y el estado de cuenta del control de pagos al contrato.

9.13 Envía el mismo día de su recepción a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales el oficio en original y ocho copias, junto con la relación de facturas de consumo de combustible y el estado de cuenta del control de pagos al contrato, para firma del Director.

9.14 Recibe al día siguiente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales oficio firmado en original y ocho copias, junto con la relación de facturas de consumo de combustible y el estado de cuenta del control de pagos al contrato y acusa de recibo en copia del oficio.

9.15 Envía el mismo día de su recepción oficio con la relación de facturas de consumo de combustible y el estado de cuenta del control de pagos al contrato, a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto para trámite de autorización presupuestal y pago, obtiene acuse de recibo y distribuye:

1°.- Copia.- Subdirección de Presupuesto. 2°.-Copia.- Subdirección de Finanzas. 3°.-Copia.- Jefe del Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. 4°.-Copia.- Subdirección de Transportes. 5°.-Copia.- Prestador del Servicio. Tres copias para acuse de recibo (Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial y Expediente de control). Archiva acuse de recibo en el expediente de control de pagos.

FIN





17 7/lV/2006


7. REFERENCIAS

7.1 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F 4-I-2000 y sus reformas del 13-IV-03


D.O.F 20-VIII-2001

7.3 Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de cualquier naturaleza. Vigentes a partir del 1 de abril de 2004



PROCEDIMIENTO PARA:

REALIZAR EL ALTA VEHICULAR (VEHÍCULOS NUEVOS)

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR EL ALTA VEHICULAR

(VEHÍCULOS NUEVOS) 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA


3 4 5 6 7 8

10




PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR EL ALTA VEHICULAR (VEHÍCULOS NUEVOS)

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Realizar los trámites administrativos necesarios ante las instancias correspondientes para dar de alta los vehículos nuevos que adquiera la Institución, por cualquier concepto (compra, donación o asignación).





4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Transportes, Departamento de Transportes y Coordinaciones Administrativas de la Áreas del Sistema.





5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES

3.1 Factura.- Documento legal que contiene las especificaciones de un vehículo, así como el propietario del mismo

3.2 Padrón Vehicular.- Lista de vehículos, propiedad del Sistema Nacional para el Desarrollo

Integral de la Familia. 3.3 SETRAVI.- Secretaría de Transporte y Vialidad.





6 7/lV/2006




- Autorizar el Pago de las Facturas de los vehículos adquiridos, previa revisión de la Dirección de Administración Patrimonial y del Subdirector de Transportes.


− Recepcionar el contrato o pedido de los vehículos adquiridos y, a través del Subdirector de

Transportes, asignar el número económico correspondiente, dar de de alta las unidades en el padrón vehicular del Sistema, elaborar el correspondiente resguardo y demás trámites necesarios.

4.3 SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES − Integrar el expediente de cada vehículo adquirido y turnarlo a las Coordinaciones

Administrativas que tendrán asignadas las nuevas unidades.

4.4 COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS

− Realizar los trámites necesarios y recabar la documentación correspondiente de los servidores públicos de sus áreas a quienes se les asignará algún vehículo nuevo.

− Realizar los trámites necesarios ante la Oficina de Control Vehicular de SETRAVI, para dar de alta los vehículos que le fueron asignados, así como la asignación de placas.

− Realizar los trámites de pago necesarios, con su fondo revolvente, o en su caso, solicitar el recurso ante la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto.

− Integrar el expediente de cada vehículo y tenerlo actualizado, para futuras aclaraciones. − Remitir a la Subdirección de Transportes los documentos originales de los vehículos para su

custodia y control.





7 7/lV/2006



1.1 RECIBE DE DIR. DE ADQUIS. COPIA

DE CONTRATO CON ESPECIFIC. DE

VEHÍCULOS ANOTA FECHA DE ENTREGA Y NOMBRE DE PROV.


PATRIMONIAL

JEFES DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVOS DE LAS ÁREAS

I N I C I O

1.2 TURNA A LA SUBDIR. DE TRANSP. P/ASIGNAR NÚMERO

ECO., ALTA EN PADRÓN VEHICULAR

P/ELABORAR RESGUARDO Y

OTROS TRÁMITES

2.1 RECIBE DOCTOS., OBTIENE E INTEGRA

EXPEDIENTE POR VEHÍCULO.

2.2 TURNA EXPEDIENTE A LOS JEFES DE DEPTO. ADMVOS. DE LAS

ÁREAS

3.1 REVISA EXPEDIENTE Y

OBTIENE DOCTOS. DE SERVIDORES

PÚBLICOS P/REALIZAR TRÁMITE

3.2 ACUDE A OFICINA COTROL VEHICULAR

P/OBTENER FORMATO DE ALTA,

PREASIG.DE PLACAS Y MONTO DE DERECHOS Y

TENENCIA

3.3 REQUISITA FORMATO Y REALIZA TRÁMITES DE PAGO

CON FONDO REVOLVENTE, O SOLICITA DGPOP

GASTOS A COMPROBAR.

3.4 TURNA AL DEPTO. CONTROL

PRESUPUESTAL OFICIO P/SOLICITAR DINERO P/ CUBRIR

PAGO DE TENENCIA Y DERECHOS DEL VEHÍCULO NUEVO

3.5 RECIBE DE DEPTO. D/CONTROL D/PAGOS CHEQUE

POR IMPORTE PARA PAGO DE TENENCIA Y DERECHOS DEL VEHÍCULO NUEVO

EXTRAE EXPEDINTE.

3.6 ACUDE A TESORERÍA DEL D.F. O A SUS OFICINAS,

PRESENTA FORMATO DE ALTA

REQUISITADO, EFECTIVO O CHEQUE

DEL PAGO.

3.8 RECIBE D/SETRAVI

DOCTOS:·TARJETA DE CIRCULACIÓN·

CONSTANCIA DE ALTA VEHICULAR

CON No.DE PLACAS PREASIGNADAS.

3.9 ELABORA REEMBOLSO DE

PAGO Y TURNA A LA SUBDIR. DE TRANSP.

PARA VO.BO. Y REGISTRO EN

PARTIDA CENTRALIZADA.

3.10 OBTIENE COPIAS DE LA

DOCUMENTACIÓN ANTERIOR Y

PROCEDE A LO SIGUIENTE:

3.11a TURNA A OFICINA DE

CONTROL DE RECURSOS

FINANCIEROS COPIA DE RECIBOS DE

PAGOS D/TENENCIA P/COMPROBACIÓN

3.12b INTEGRA EXPEDIENTE DEL

VEHÍCULO, TURNA A LA SUBDIR. DE

TRANSP. P/CUSTODIA Y CONTROL

CONSERVA COPIA

3.7 RECIBE FORMATO D/ALTA Y PAGO DE

TENENCIA Y DERECHOS DEL VEHÍCULO CON

SELLO DE PAGADO, PRESENTA A OFICINA

D/SETRAVI

FIN

CONTRATO

1.1, 1.2

EXPEDIENTE

2.1, 2.2

FORMATO

3.3

OFICIO

3.4

CHEQUE

3.6

TENENCIAS

3.11a

EXPEDIENTE

3.12b

DOCUMENTOS





8 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Director de Administración Patrimonial y/o Subdirector de Trasportes.

1.1

Recibe dentro de los cinco días posteriores a la adjudicación de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes copia del contrato o pedido con las cantidades, especificaciones de los vehículos adquiridos, toma nota de las fechas de entrega de los vehículos y nombre del proveedor

1.2 Turna al día siguiente a la Subdirección de Transportes, para que asigne número económico, alta en el Padrón Vehicular del Sistema, elaboración de resguardo y otros trámites necesarios.

Subdirector de Trasportes.

2.1 Recibe documentación de la Dirección de Administración Patrimonial e inmediatamente y obtiene los siguientes documentos para la integración del expediente por vehículo. • Original de la factura o carta factura. (En calidad de

préstamo de la Subdirección de Finanzas) • Comprobante de domicilio de la Institución. (Dirección de

Administración Patrimonial). • Copia de la cédula del registro federal de contribuyentes de

la Institución. (Subdirección de Finanzas)

2.2 Turna al día siguiente el expediente a las Coordinaciones Administrativas de las áreas.

Jefes de Departamento Administrativos de las Áreas Jefe de Departamento de Transportes (Para el caso de vehículos adscritos al Subdirector de Transportes)

3.1 Recibe al día siguiente de la Subdirección de Transportes expediente, revisa su integración y procede a obtener los siguientes documentos: • Identificación del Servidor Público que efectuará los

trámites. • Carta poder para el Servidor Público que efectuará los

trámites.

3.2 Acude dentro de los cinco días siguientes a la Oficina de Control Vehicular de la delegación política correspondiente, para obtener el formato de alta vehicular, preasignación de placas y monto por concepto de derechos y tenencia vehicular a cubrir.

3.3 Requisita el mismo día el formato de alta con datos del vehículo nuevo y realiza los trámites correspondientes, realizando los pagos que tengan que hacerse con su fondo revolvente, o en su caso, solicita por oficio a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto los gastos a comprobar con un plazo de cinco días hábiles de anticipación a la realización del trámite.

3.4 Turna con un plazo de cinco días de anticipación a la Subdirección de Control Presupuestal oficio para solicitar el dinero a fin de cubrir el pago de tenencia y derechos del vehículo nuevo y obtiene acuse de recibo.

3.5 Recibe de la Subdirección de Control de Pagos y Cobranzas el cheque por el importe requerido para el pago de tenencia y derechos del vehículo nuevo y extrae del archivo el expediente.





9 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 3.6 Acude el mismo día de recibir el cheque a la Tesorería del

Distrito Federal o a sus oficinas en la Delegación Política correspondiente, presenta el formato de alta debidamente requisitado, efectivo o cheque del pago.

3.7 Recibe el mismo día del pago el formato de alta y hoja del pago de tenencia y derechos del vehículo nuevo debidamente registrado con el sello de pagado por la caja correspondiente, mismos que presenta a la Oficina de Control Vehicular de la SETRAVI.

3.8 Recibe de la Oficina de Control Vehicular de la SETRAVI en el plazo que esta establezca la siguiente documentación:

• Tarjeta de circulación • Constancia de alta vehicular con número de placas

preasignadas.

3.9 Elabora al día siguiente de concluidos los trámites reembolso de pago y turna a la Subdirección de Transportes para visto bueno y registro en partida centralizada.

3.10 Obtiene el mismo día copias de la documentación anterior y procede a lo siguiente:

3.11 a.- Turna el mismo día a la Oficina de control de Recursos Financieros copia de los recibos de pagos de tenencia vehicular para su comprobación a la Dirección General de Programación, Organización y presupuesto.

3.12 b.- Integra el mismo día el expediente del vehículo con original del pago de tenencia, copia de Constancia de alta vehicular con número de placas preasignadas, original tarjeta de circulación, copia de factura, original del formato de alta vehicular, relación de gastos a comprobar y demás documentos generados en el proceso y turna a la Subdirección de Transportes para su custodia y control y conserva una copia para los mismos efectos.

FIN





10 7/lV/2006


7. REFERENCIAS

7.1 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 7.2 Ley del Impuesto sobre Tenencia y Uso de Vehículos. 7.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.4 Lineamientos para la Asignación, Uso y Control del Parque Vehicular.



PROCEDIMIENTO PARA:

REALIZAR LA BAJA DE VEHÍCULOS ROBADOS O SINIESTRADOS

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR LA BAJA DE VEHÍCULOS

ROBADOS O SINIESTRADOS 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA


3 4 5 6 7 9

13




PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR LA BAJA DE VEHÍCULOS ROBADOS O SINIESTRADOS

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Realizar los trámites necesarios ante las instancias correspondientes para llevar a cabo la baja de vehículos oficiales que fueron robados o siniestrados.





4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Transportes, Departamento de Transportes y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF, que soliciten o requieran este tipo de Servicio.





5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES

3.1 SINIESTRO: Hecho funesto, daño grave, destrucción fortuita o pérdida importante que sufren los seres humanos en su persona o en sus bienes, causados por la presencia de un agente perturbador o calamidad.

3.2 SETRAVI: Secretaría de Transportes y Vialidad.





6 7/lV/2006



4.1 Subdirección de Transportes

− Asesorar y supervisar a los Coordinadores Administrativos o Coordinadores Técnicos de Apoyo Administrativo en la realización de los trámites administrativos que se requieren por el robo o siniestro de algún vehículo oficial asignado a su área.

− Realizar los trámites necesarios ante las instancias correspondientes en caso de robo o

siniestro de algún vehículo oficial que esté bajo su adscripción.

− Solicitar a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto los recursos económicos a fin de cubrir los gastos que se originen por los trámites de baja vehicular por robo o siniestro.

− Presentar la documentación necesaria ante la Oficina de Control Vehicular de la SETRAVI,

para su revisión y trámite de baja de vehículos oficiales por robo o siniestro.

− Enviar el reporte de siniestro o robo y acta de denuncia de hechos a la Dirección de Asistencia Jurídica para realizar el deslinde de responsabilidades y acreditar la propiedad del bien.

4.2 Coordinadores Administrativos ó Coordinadores Técnicos de Apoyo Administrativo

− Gestionar ante la compañía aseguradora la reparación del vehículo, cuando el siniestro no sea

considerado como pérdida total.

− Presentar la documentación necesaria ante la Oficina de Control Vehicular de la SETRAVI, para su revisión y trámite de baja de vehículos oficiales por robo o siniestro.

− Enviar el reporte de siniestro o robo y acta de denuncia de hechos a la Dirección de Asistencia

Jurídica para realizar el deslinde de responsabilidades y acreditar la propiedad del bien.





7 7/lV/2006


BOLETA DE INFRAC.

OFICIO

FORMATO DE BAJA

CARTA

2.5 OBTIENE DE ÁREAS

DOCUMENTOS PARA INTEGRACIÓN DE

EXPEDIENTE

REPORTE

DOCUMENTOS

JEFES DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

1.1 ASESORA AL JEFE DE DEPTO.

ADMVO. A INTEGRAR DE DOCTOS. POR

ROBO O SINIESTRO DE VEHÍCULO

OFICIAL A SU CARGO

I N I C I O

1.2 EL JEFE DE DEPTO ADMVO.

ENVÍA REPORTE DE SINIESTRO O ROBO Y

ACTA A JURÍDICO P/DESLINDE D/RESP.

Y ACREDITAR PROPIEDAD DE BIEN

1.3 EL JEFE DE DEPTO ADMVO.

TRAMITA CON EL SEGURO

REPARACIÓN DEL VEHÍCULO, SI EL

SINIESTRO NO ES PÉRDIDA TOTAL

1.4 COORD. ADMVO. ENVÍA EXPEDIENTE A

TRANSPORTES, PARA SEGUIMIENTO,

SI ROBO O SINIESTRO ES

PÉRDIDA TOTAL

2.4 RECIBE DE SEGURO CARTA DE NO LOCALIZACIÓN O

SINIESTRO DE VEHÍCULO

2.3 ESPERA 30 DÍAS P/QUE SEGURO

LOCALICE VEHÍCULO SI NO RECIBE INF.

SOLICITA POR OFICIO ACTA DE NO

LOCALIZACIÓN O DE SINIESTRO

2.6 EL DEPTO. DE TRANSP. PRESENTA DOCTOS EN OFICINA CTROL. VEHICULAR

P/REVISIÓN Y FORMATO DE BAJA Y

BOLETAS DE INFRACCIÓN.

EL VEHÍCULO NO ESTA ASIGNADO AL

DEPTO. DE TRANSPORTES

EL VEHÍCULO ESTA ASIGNADO EL


2.1 TRANSPORTES SE ENTERA DE ROBO

O SINIESTRO DE VEHÍCULO BAJO SU

RESGUARDOREALIZA INTEGRACIÓN DE

DOCUMENTOS

2.2 ENVÍA REPORTE DE SINIESTRO O ROBO Y ACTA A

JURÍDICO P/DESLINDE D/RESP. Y ACREDITA PROP.

DEL BIEN

2.7 REQUISITA FORMATO DE BAJA

VEHICULAR CON DATOS DE VEHÍCULO

2.8 SOLICITA RECS. ECONÓMICOS A

OFNA. D/CTROL DE RECS. FINANCIEROS

P/PAGO DE BAJA VEHICULAR

2.11 ACUDE A TESORERÍA A

REALIZAR PAGOS DE BAJA VEHICULAR Y

BOLETAS DE NO INFRACCIÓN Y LOS

PRESENTA A/SETRAVI.

2.12 RECIBE DE SETRAVI ORIGINAL

DE NO INFRACCIÓN, BOLETAS DE

INFRACCIÓN Y HOJA DE BAJA VEHICULAR.

2.13 COMPRUEBA GASTO C/FORMATO DE BAJA POR ROBO

O SINIESTRO, OBTIENE ACUSE Y

VALE ORIGINAL

2.14 FEJE DE DEPTO. CTROL. VEHICULAR ELABORA REPORTE DE COMPROBACIÓN DE GASTOS Y ENVÍA

AL DEPTO. DE TRANSPORTES

DOCUMENTOS

1.1, 2.1, 2.5

1.2, 1.4, 2.2

2.3

2.4

2.6

2.6A

2.9 TURNA OFICIO A ÁREA SOLICITANDO PAGO DE MULTA O

INFRACCIONES QUE EL SISTEMA NO

ABSORBERÁ

2.10 RECIBE DE ÁREAS

COMPROBANTES ORIG. DE PAGO DE

MULTAS O INFRACCIONES





8 7/lV/2006


BAJA VEHICULAR

INFRACCIONES

NO INFRACCIÓN

2.15 ENVÍA A JEFE DE DEPTO. DE

SEGUROS Y FIANZAS, EXPEDIENTE,

CONSERVA COPIA P/SOLICITAR PAGO DE FINIQUITO ANTE

SEGURO.

2.16 RECIBE DE JEFE DE DEPTO. DE

SEGUROS Y FIANZAS, COPIA DE DOCTOS.

DE FINIQUITO DE ROBO O SINIESTRO.

2.17 PROCEDE A REALIZAR BAJA DE VEHÍCULO ROBADO O SINIESTRADO DEL PADRON VEHICULAR

2.18ENVÍA COPIA DE DOCTOS DE

FINIQUITO A SUBDIR. DE ALMACENES

F I N

SUBDIRECTOR DE TRANSPORTES DOCUMENTOS

A

2.12

2.12

2.12

REPORTE

2.14





9 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Jefe de Departamento Administrativo

1.1

EL VEHÍCULO NO ESTA ASIGNADO A LA SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES. Supervisa y asesora, constantemente para que el Coordinador Administrativo ó Coordinador Técnico de Apoyo Administrativo de las áreas, al momento de ser notificado que un vehículo asignado a su área fue robado o siniestrado, lleve a cabo lo siguiente, en forma inmediata según sea el caso: • Reportar el siniestro o robo ante la compañía

aseguradora. • Levantar el acta de denuncia de hechos ante la Agencia

del Ministerio Público Federal correspondiente. • En caso de siniestro instrumentar el Acta Administrativa

donde se hagan constar los hechos ocurridos al vehículo, firmando los que en ella intervienen.

• Solicita levantamiento del Acta Administrativa correspondiente ante la Dirección de Asistencia Jurídica, para deslindar la responsabilidad del servidor público resguardante del bien.

1.2 Concluidos los trámites anteriores, dentro de los dos días

siguientes el Coordinador Administrativo ó Coordinador Técnico de Apoyo Administrativo envía el reporte del siniestro o robo y acta de denuncia de hechos a la Dirección de Asistencia Jurídica para realizar el deslinde de responsabilidades y acreditar la propiedad del bien, turnando copia a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Dirección de Administración Patrimonial y a la Subdirección de Transportes, para su conocimiento y seguimiento.

1.3 Determina Si el siniestro no se considera como pérdida total, el Coordinador Administrativo ó Coordinador Técnico de Apoyo Administrativo efectúa las gestiones ante la compañía aseguradora para la reparación y recepción del vehículo a entera satisfacción del Sistema de acuerdo a los plazos establecidos en las pólizas de seguros.

1.4 Determina si el robo o el siniestro son considerados como pérdida total, el Coordinador Administrativo ó Coordinador Técnico de Apoyo Administrativo envía al día siguiente el expediente a la Subdirección de Transportes, turnando copia a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Dirección de Administración Patrimonial, para su conocimiento y seguimiento. Continúa con la actividad 2.3.

EL VEHÍCULO ESTA ASIGNADO A LA SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES





10 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Transportes 2.1

Enterado que al servidor público le fue robado o siniestrado el vehículo que se encuentra bajo su resguardo, procede a realizar las siguientes acciones, según sea el caso: • Reporta el siniestro o robo ante la compañía

aseguradora. • Levanta el acta de denuncia de hechos ante la Agencia

del Ministerio Público Federal correspondiente, • En caso de siniestro levanta el Acta Administrativa

donde se hagan constar los hechos ocurridos al vehículo, firmando los que en ella intervienen,

• Levanta el Acta Administrativa correspondiente ante la Dirección de Asistencia Jurídica, para deslindar la responsabilidad del servidor público resguardante del bien.

2.2 Integrada la documentación anterior, envía dentro de los dos días siguientes el reporte del siniestro o robo y acta de denuncia de hechos a la Dirección de Asistencia Jurídica para realizar el deslinde de responsabilidades y acreditar la propiedad del bien, turnando copia a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, para su conocimiento y seguimiento.

2.3 Espera el plazo de 30 días que la aseguradora requiere para efectuar la búsqueda y trámites de localización del vehículo robado o siniestrado; si no recibe notificación por parte de la aseguradora, procede a elaborar y enviar oficio firmado por el Titular de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, solicitando la carta de no localización o resultados del siniestro.

2.4 Recibe de la aseguradora la carta de no localización o siniestro del vehículo, a través de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

2.5 Obtiene dentro de los diez días siguientes de recabada la documentación del siniestro o robo, de las áreas correspondientes los documentos siguientes para la integración del expediente. • Original de factura o carta factura, en calidad de préstamo.

(Departamento de Seguros y Fianzas). • Comprobante de domicilio de la Institución. (Dirección de

Administración Patrimonial). • Copia de la cédula del Registro Federal de Contribuyentes

de la Institución (Subdirección de Finanzas). • Comprobantes de los pagos de derechos de tenencia de

los últimos 5 años (expediente del vehículo, Subdirección de Transportes).

• Tarjeta de circulación (expediente del vehículo, Subdirección de Transportes).





11 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO • Juego de placas o acta de averiguación previa.

(Área usuaria). • Identificación de la persona que realiza el trámite. • Carta Poder del gestor asignado.

2.6 Integrada la documentación anterior al día siguiente presenta a través del Jefe de Departamento de Transportes la documentación en original y dos copias ante la Oficina de Control Vehicular de la SETRAVI, para su revisión y obtención del formato de baja vehicular, así como las boletas de infracción con los montos a pagar.

2.7 Requisita en el mismo día el formato de baja vehicular con los datos que identifican al vehículo, los cuales son tomados del expediente específico.

2.8 Solicita en el mismo día los recursos económicos a la Oficina de Control de Recursos Financieros a través del fondo revolvente, a fin de cubrir los pagos baja vehicular.

2.9

Elabora al día siguiente oficio al área a la que se encuentra asignado el vehículo para solicitar el pago de las multas y/o infracciones en su caso, señala que el Sistema no absorberá los pagos mencionados y que deberá entregar al Subdirector de Transportes los comprobantes originales de los pagos. Envía y distribuye de la siguiente manera: Original para el área correspondiente. 1ª Copia para la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. 2ª Copia para la Dirección de Administración Patrimonial. 3ª Copia acuse de recibo de la Subdirección de Transportes.

2.10 Recibe dentro de los dos días siguientes de las áreas correspondientes, mediante oficio, los comprobantes originales de los pagos por concepto de multas y/o infracciones, archiva el oficio y una fotocopia de éstos.

2.11 Acude al día siguiente a la SETRAVI con los comprobantes de pago, finiquita la baja vehicular y recibe el formato de baja vehicular y las boletas de no infracción con el sello de pagado de la maquina registradora, obtiene dos copias de los documentos mencionados y los presenta junto con el expediente en original y dos copias a la Oficina de Control Vehicular de la SETRAVI.

2.12 Recibe el mismo día de la Oficina de Control Vehicular de la SETRAVI los originales del certificado de no infracción, las boletas de infracción, la hoja de baja vehicular y los archiva.





12 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 2.13 Comprueba ante la Oficina de Recursos Financieros en un

máximo de dos días el gasto mediante copias del formato de baja vehicular por robo o siniestro, y obtiene acuse de recibo, así como el vale original.

2.14 Elabora el Coordinador Técnico de Control Vehicular Reporte de Comprobación de Gastos, en las fechas programadas, recaba firmas del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, del Director de Administración Patrimonial y del Subdirector de Transportes, envía al Subdirector de Control Presupuestal, junto con la documentación soporte, obtiene acuse de recibo y archiva.

2.15 Envía al día siguiente de recabar la documentación anterior a la Oficina de seguros dependiente de la Subdirección de Obras y Conservación, el expediente debidamente requisitado a fin de que efectué el trámite de pago del finiquito ante la compañía aseguradora

2.16 Recibe de la Oficina de Seguros, dependiente del Subdirección de Obras y Conservación, la notificación de la fecha de conclusión ante la Aseguradora, del finiquito del siniestro o robo.

2.17 Procede dentro de los cinco días siguientes a realizar la baja del vehículo siniestrado o robado del padrón vehicular.

2.18 Elabora dentro de los cinco días siguientes de recibido el finiquito, el oficio a la Subdirección de Almacenes donde solicita la baja del vehículo del Listado Maestro y la gestión del trámite para su baja contable, y distribuye de la siguiente manera: Original con copia de los documentos del finiquito a la Subdirección de Almacenes e Inventario 1ª Copia a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales 2ª Copia a la Dirección de Administración Patrimonial 3ª Copia a la Subdirección de Almacenes. 4ª Copia para acuse de la Subdirección de Transportes

FIN





13 7/lV/2006


7. REFERENCIAS

7.1 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

7.2 Ley del Impuesto sobre Tenencia y Uso de Vehículos


7.4 Lineamientos para la Asignación, Uso y Control del Parque Vehicular.



PROCEDIMIENTO PARA:

REPONER PLACAS DE VEHÍCULOS POR ROBO O EXTRAVÍO

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: REPONER PLACAS DE VEHÍCULOS POR

ROBO O EXTRAVÍO 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7 8

10




PROCEDIMIENTO PARA: REPONER PLACAS DE VEHÍCULOS POR ROBO O EXTRAVÍO

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Realizar los trámites administrativos necesarios ante las instancias correspondientes para reposición de placas que hayan sido robadas o extraviadas de los vehículos oficiales.





4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Transportes, Departamento de Transportes y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF, que requieran este tipo de Servicio.





5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES






6 7/lV/2006



4.1 Subdirección de Transportes, Jefaturas de Departamento Administrativos

− Realizar los trámites necesarios ante las instancias correspondientes por concepto de extravío de una o dos placas de los vehículos oficiales que tengan bajo su resguardo.

− Levantar el acta de averiguación previa por concepto de extravío o robo de placas, según sea

el caso, ante la oficina del Ministerio Público correspondiente e integrar en el expediente del vehículo asignado a su área.

− Tramitar los recursos económicos para cubrir el pago de reposición de placas y elaborar la

comprobación respectiva.

− Realizar los trámites ante la SETRAVI para la reasignación de nuevas placas.

− Actualizar el Padrón Vehicular del Sistema.





7 7/lV/2006


VALE DE CAJA

DOCUMENTOS

ACTA

REPOSI IÓN DE PLACAS

1.9 RECIBE DE SETRAVI DOCTOS. Y OBTIENE COPIAS DE

DOCUMENTOS

FORMATO

DOCUMENTOS


1.1 RECIBE DE COORD. ADMVO.

DOCTOS. DEL VEHÍCULO PARA REPOSICIÓN DE

PLACAS POR ROBO O EXTRAVÍO

I N I C I O

1.2 OTORGA VO. BO. A FORMATO

COMPROB. DE GASTOS, CONSERVA COPIA DE DOCTOS.

P/EXPEDIENTE Y CTROL. D/GASTO EN PARTIDA CENTRALIZ.

1.3 RECIBE DE SERVIDOR PÚBLICO

QUE EXTRAVIÓ PLACAS , EL

REPORTE CORRESPONDIENTE

1.4 A TRAVÉS DE JEFES DE DEPTO DE CTROL VEHICULAR LEVANTA ACTA DE

AVERIGUACIÓN PREVIA EN OFICINA

DE MINISTERIO PÚBLICO

1.8 ACUDE A TESORERÍA,

PRESENTA FORMATO DE REP. DE PLACAS

Y PAGA, OBTIENE COPIAS Y LAS PRESENTA A

SETRAVI

EL VEHÍCULO NO ESTA ASIGNADO AL


1.5 OBTIENE DOCTOS. PARA

INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTE

1.6 ELABORA VALE DE CAJA Y OBTIENE RECS. ECONÓMICOS DE OF. DE CTROL. DE RECS. FINANCIEROS

PARA PAGO DE PLACAS

1.10 EXTRAE D/ EXP. FORMATOS DE BAJA

Y ALTA, OBTIENE COPIAS Y ENVÍA A

OFIC. DE CTROL. DE RECS. FINANCIEROS

P/COMPROBAR GASTOS

1.11 EL JEFE DE DEPTO. DE TRANSP. INFORMA AL SUBIR.

DE TRANSP. Y TURNA DOCTOS. RELATIVOS

AL CASO.

1.12 EN OFNA. D/CTROL. DE RECS.

FINANCIEROS ELABORA REL. DE

GASTOS Y ENVÍA A A SUBIR. DE CTROL PRESUPUESTAL.

F I N

EL VEHÍCULO ESTA ASIGNADO AL


DOCUMENTOS

1.1

1.2

1.4

1.5

1.7

1.8

1.7 ACUDE A OFICINA DE CTROL.

VEHICULAR, OBTIENE FORMATOS DE PAGO

POR RESPOSICIÓN DE PLACAS





8 7/lV/2006



Subdirector de Transportes

1.1

EL VEHÍCULO NO ESTÁ ASIGNADO A LA SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES.

Recibe al día siguiente del robo o extravío del Coordinador Administrativo ó Coordinador Técnico de Apoyo Administrativo, del área donde se encuentra asignado el vehículo la siguiente documentación en original y copia

• Acta de averiguación previa. • Solicitud de trámite de reposición de placa(s)

debidamente sellada por SETRAVI y con la autorización para circular sin placas por determinados días.

• Recibo de pago por reposición de placa (s) debidamente sellado por la caja registradora de la Tesorería del Distrito Federal ó de sus oficinas en la Delegación Política correspondiente.

• Formato de comprobación de gastos debidamente requisitado, afectando a la partida centralizada 3407 (Otros Impuestos y Derechos).

1.2 Otorga el mismo día el visto bueno al formato comprobación de gastos, conserva una copia de la documentación, para archivo en el expediente del vehículo y control del gasto en la partida centralizada.

1.3

EL VEHÍCULO ESTÁ ASIGNADO A LA SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES

Recibe el mismo día del servidor público que extravió la(s) placa(s), el reporte correspondiente.

1.4 Procede el mismo día de recibido el reporte a través del Departamento de Control Vehicular a levantar el acta de averiguación previa ante la oficina del Ministerio Público correspondiente.

1.5 Obtiene dentro de los cinco días siguientes al reporte de robo o extravío los siguientes documentos para la integración del expediente específico. • Original de factura o carta factura. En calidad de

préstamo (Departamento de Seguros y Fianzas). • Comprobante de domicilio de la Institución. (Dirección

de Administración Patrimonial). • Copia de la Cédula del Registro Federal de

Contribuyentes de la Institución. (Subdirección de Finanzas).

• Comprobantes de los pagos de derechos de tenencia de los últimos 5 años. (Expediente del vehículo, Subdirección de Transportes).

• Tarjeta de circulación. (Expediente del vehículo, Subdirección de Transportes).

• Placas de circulación, cuando el extravío fue sólo una. (Departamento de Control Vehicular).





9 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO • Identificación del tramitador.

• Carta Poder para el tramitador. (Firmada por el Subdirector de Transportes).

1.6 Elabora al día siguiente de recabar la documentación vale de caja y obtiene los recursos económicos de la Oficina de Control de Recursos Financieros, dependiente de la Subdirección de Transportes, para cubrir los pagos por reposición de placas.

1.7 Ese mismo día acude a la Oficina de Control Vehicular de la Delegación Política correspondiente o a la SETRAVI, obtiene los formatos de pago por reposición de placas requisita los formatos.

1.8 Acude ese mismo día a la Tesorería del Distrito Federal o a sus oficinas en la Delegación Política correspondiente, presenta los formatos de reposición de placas, paga y recibe los formatos de reposición de placas, en los que se ha impreso el sello de pagado de la máquina registradora; de las cuales obtiene dos copias de cada documento y los presenta junto con el expediente específico a la Oficina de Control Vehicular de la Secretaria de Transporte y Vialidad de la SETRAVI.

1.9 Recibe el mismo día de la Oficina de Control Vehicular de la SETRAVI la documentación original anterior y obtiene dos copias y archiva en el expediente vehicular.

1.10 Extrae del expediente vehicular los documentos para comprobar los gastos y los envía al día siguiente a la Oficina de Control de Recursos Financieros para comprobar los gastos.

1.11 Permanentemente el Departamento de Control Vehicular da seguimiento del trámite ante la SETRAVI., manteniendo informado de este hecho a la Subdirección de Transportes y le turna toda la documentación relativa al caso.

1.12 Elabora en las fechas programadas a través de la Oficina de Control de Recursos Financieros relación de gastos en original y cuatro copias, las firma y la envía a la Subdirección de Control Presupuestal, acompañada de las copias de los documentos anteriores, obtiene acuse de recibo en la copia número cuatro y la archiva con los originales de pago.

FIN





10 7/lV/2006


7. REFERENCIAS

7.1 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 7.2 Ley del Impuesto sobre Tenencia y Uso de Vehículos 7.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.4 Lineamientos para la Asignación, Uso y Control del Parque Vehicular.



PROCEDIMIENTO PARA:

REALIZAR EL PAGO DE IMPUESTOS Y DERECHOS VEHICULARES

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR EL PAGO DE IMPUESTOS Y

DERECHOS VEHICULARES 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE


3 4 5 6 7 8

10




PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR EL PAGO DE IMPUESTOS Y DERECHOS VEHICULARES

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Realizar los trámites administrativos necesarios ante las instancias correspondientes para el pago de impuestos y derechos de los vehículos que tiene asignados la Subdirección de Transportes, y dar seguimiento a lo correspondiente realizado por las Coordinaciones Administrativas de las áreas que tienen asignados vehículos oficiales.





4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Transportes, Departamento de Control Vehicular, Coordinaciones Administrativas y Coordinaciones Técnicas de Apoyo Administrativo de las áreas del Sistema.





5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES

3.1 Pago: Cumplimiento de las obligaciones pecuniarias que se señalan en los pedidos o contratos. 3.2 SETRAVI: Secretaría de Transportes y Vialidad. 3.3 Sistema: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.





6 7/lV/2006




- Instruir a la Dirección de Administración Patrimonial para que realice el pago de los impuestos y derechos vehiculares en conjunto con las áreas del Sistema que tienen asignado uno o más vehículos


- Supervisar que el pago de los impuestos y derechos vehiculares se realice en tiempo y forma

tanto por el Subdirector de Transportes, así como de las áreas del Sistema que tienen algún vehículo asignado

4.3 SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES

- Recibir de las Coordinaciones Administrativas de las áreas, los documentos administrativos

oficiales que sustenten el pago de tenencia vehicular de los vehículos que tienen asignados. - Realizar los trámites administrativos ante las instancias correspondientes para el pago de

impuestos sobre tenencia y derechos de los vehículos que tiene bajo su resguardo. - Tramitar ante la Dirección Programación, Organización y Presupuesto, los recursos

necesarios para cubrir el pago por concepto de tenencia y derechos vehiculares de las unidades que tienen bajo su resguardo.

- Integrar la documentación referente al pago de impuestos y derechos vehiculares y archivarla en el expediente de cada vehículo para futuras aclaraciones.

- Enviar a la Dirección Programación, Organización y Presupuesto la relación de los gastos generados por concepto de pago de tenencia y derechos vehiculares de las unidades que tienen bajo su resguardo.

4.4 COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS Y COORDINACIONES TÉCNICAS DE APOYO

ADMINISTRATIVO - Realizar los trámites de pago de tenencia de los vehículos asignados a su área

- Integrar copias de la documentación referente al pago de impuestos y derechos vehiculares y

archivarla en el expediente de cada vehículo para futuras aclaraciones. - Enviar los documentos originales al Departamento de Transportes junto con la comprobación

de gastos para recabar el visto bueno del Subdirector.





7 7/lV/2006



1.1 RECIBE DE JEFE DE . ADMVO.

COMPROBACIÓN D/GASTOS, AFECTA

LA PARTIDA PRESUPUESTAL 3407 YRECIBO DE

PAGO DE TENENCIA

I N I C I O

1.2 CONSERVA EL RECIBO ORIGINAL DE PAGO DE TENENCIA, PARA ARCHIVO EN

EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO QUE

CONTROLA.

FIN

EL VEHÍCULO NO ESTÁ ASIDGNADO LA SUBDIR.

DE TRANSPORTES

1.3 DA VO.BO. A COMPROB. DE GASTOS", DE

TENENCIA, DEVUELVE A JEFE DE DEPTO. ADMVO.

RETIENE COPIA P/CONTROL

INTERNO DE GASTO

1.4 RECIBE DE SRÍA. DE FINANZAS HOJAS

DE DECLARACIÓN P/PAGO DE IMPTOS.

DE TENENCIA DE VEHÍCULOS Y DERECHOS D/PLACAS

EL VEHÍCULO ESTÁ ASIDGNADO LA SUBDIR

DE TRANSPORTES

1.5 REVISA PADRÓN VEHICULAR

DECLARACIÓN DE PAGO DE IMPTO. DE

TENENCIA Y REFRENDO DE

PLACAS, POR No. ECO.

1.6 IDENTIFICA VEHÍCULO QUE NO RECIBIÓ PAGO DE

TENENCIA Y REFRENDO DE

PLACAS, EXTRAE DE EXP.COPIA DE

FACTURA Y TARJETA DE CIRC.

1.7 ELABORA LISTADO DE VEHÍCULOS

C/ESPECIFIC. E IMPORTE A PAGAR

C/HOJAS P/PAGO DE TENENCIA Y

REFRENDO PLACAS

1.8 PREPARA OFICIO CON FIRMA DE LA DGRMSG Y DAP, PARA SOLICITAR

RECURSOS MONETARIOS PARA PAGO DE TENENCIA

Y DERECHOS

1.9 ENVÍA OFICIO A DPOP CON LISTADO

DE VEHICULOS P/SOLICITAR CHEQUE P/CUBRIR PAGO DE

TENENCIA Y DERECHOS

VEHICULARES.

1.10 RECIBE DE DEPTO. DE PAGOS CHEQUE DE PAGO

DE TENENCIA Y DERECHOS, EXTRAE DE ARCHIVO HOJAS

D/TENENCIA Y REFRENDO

1.11 ACUDE A LA TESORERÍA Y

PRESENTA HOJAS DE PAGO DE TENENCIA Y

REFRENDO CON EL CHEQUE

CERTIFICADO.

1.12 RECIBE DE TESORERÍA HOJAS DE PAGO TENENCIA

Y REFRENDO PLACAS CON SELLO

DE PAGADO, OBTIENE DOS

COPIAS.

1.13 CONSERVA EN EXPEDIENTE DE

VEHÍCULO EL PAGO DE TENENCIA Y

REFRENDO, ENVÍA COPIAS A CTROL. DE RECS FINANCIEROS, D/DEPTO. D/TRANSP.

1.14 ELABORA REPORTE DE COMPROB.

D/GASTOS CON DOCTOS., TURNA A

DRMSG Y SUBDIR. DE SERV. Y TRANSP.

/FIRMA.

1.15 ENVÍA A DPOP, REL. DE GASTOS, COPIA D/PAGO DE

TENENCIA, REFRENDO OBTIENE

COPIA Y ARCHIVA COPIA No. DOS DE

DE PAGO

DOCUMENTOS

FORMATO

1.1, 1.3

REFRENDO

TENENCIA

1.4

1.4

LISTADO

1.7, 1.9

OFICIO

1.8, 1.9

CHEQUE

1.10

RELACIÓN DE PAGOS

1.15





8 7/lV/2006




1.1

EL VEHÍCULO NO ESTÁ ASIGNADO A LA SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES

Recibe del Coordinador Administrativo ó Coordinador Técnico de Apoyo Administrativo, al concluir el período estipulado por la autoridad correspondiente debidamente requisitado el “Formato de Comprobación de Gastos” y afectando a la partida presupuestal centralizada 3407 (Otros Impuestos y Derechos) con original y copia del recibo de pago de tenencia sellado por la caja registradora de la Tesorería del Distrito Federal ó de sus oficinas en la Delegación Política correspondiente.

1.2 Conserva el recibo original de pago de tenencia y/u otros derechos, para su archivo al día siguiente en el expediente del vehículo que controla.

1.3 Otorga el mismo día el visto bueno al “Formato de Comprobación de Gastos” y junto con la copia del recibo de pago de tenencia u otros derechos lo devuelve al Coordinador Administrativo ó Coordinador Técnico de Apoyo Administrativo, quedándose con una copia del formato para el registro y control interno del gasto en la partida centralizada.

1.4

EL VEHÍCULO ESTÁ ASIGNADO A LA SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES

Requisita en el período establecido por la autoridad, por Internet el Formato Universal de la Tesorería, pago de Tenencia u otros derechos, mediante la línea de captura establecida por el Gobierno del Distrito Federal y elabora listado de vehículos e importes para pago.

1.5 Prepara dentro del período establecido por la autoridad correspondiente, el oficio en original y copias con el listado de los vehículos de los cuales debe pagar tenencia y derechos solicitando a la Dirección de Programación Organización y Presupuesto los recursos financieros necesarios para el pago correspondiente, recaba la firma de los Titulares de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y de la Dirección de Administración Patrimonial.

1.6 Envía al día siguiente de firmado el oficio a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, el original del oficio con el listado del parque vehicular para solicitar el cheque certificado, a fin de cubrir el pago de tenencia y derechos vehiculares, obtiene acuse de recibo en la copia del oficio.





9 7/lV/2006



1.7 Recibe de la Subdirección de Control de Pagos y Cobranzas el día que esta indique el cheque certificado por el importe requerido para el pago de tenencia y derechos del padrón vehicular y extrae del archivo los Formatos Universales de Tesorería.

1.8 Realiza el mismo día de recibir el cheque el pago en el banco a través del Departamento de Control Vehicular

1.9 Recibe al momento del pago los Formatos sellados y el comprobante de pago correspondiente por cada uno de los Formatos y obtiene dos copias.

1.10 Integra a más tardar al día siguiente del pago al expediente del vehículo el recibo original del Formato Universal de la Tesorería y su comprobante de pago y envía inmediatamente dos copias del comprobante a la Oficina de Control de Recursos Financieros, dependiente de la Subdirección de Transportes, para comprobación del gasto.

1.11 Elabora a través de la Oficina de Control de Recursos Financieros en las fechas programadas el Reporte de Comprobación de Gastos en original y cuatro copias con los documentos anteriores, lo firma y turna a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y a la Dirección de Administración Patrimonial para firma.

1.15 Envía al día siguiente de firmado el reporte, a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, la relación de gastos en original y copias debidamente requisitada acompañada de la copia número uno del comprobante de pago, obtiene acuse de recibo en la copia número cuatro de la relación y la archiva con la copia número dos.

FIN





10 7/lV/2006


7. REFERENCIAS




PROCEDIMIENTO PARA:

REALIZAR EL DICTAMEN DE AFECTACIÓN DE BAJA VEHICULAR

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR EL DICTAMEN DE

AFECTACIÓN DE BAJA VEHICULAR 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA


3 4 5 6 7 8

10




PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR EL DICTAMEN DE AFECTACIÓN DE BAJA VEHICULAR 3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Realizar los trámites administrativos necesarios para la elaboración del Dictamen de Afectación de vehículos oficiales propuestos para dar de baja del parque vehicular del Sistema.






2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Transportes, Departamento de Transportes, Subdirección de Obras y Conservación y Dirección de Adquisiciones y Almacenes.






3. DEFINICIONES

3.1 DICTAMEN DE AFECTACIÓN: Opinión o juicio que se emite sobre el estado físico o cualidades técnicas en que se encuentran los bienes muebles de la Institución, estableciendo la posibilidad de reaprovechamiento y rehabilitación o, en su caso, determinar su destino final.

3.2 BAJA VEHICULAR: Procedimiento mediante el cual se da de baja el sistema de registro de

vehículos de la Secretaría de Transportes y Vialidad un vehículo.

3.3 DICTAMEN VALUATORIO: Opinión o juicio que se emite sobre el estado físico o cualidades técnicas en que se encuentran los bienes muebles de la Institución, expresado en términos monetarios.







4.1 Subdirección de Transportes:

- Identificará aquellos vehículos oficiales, que por sus condiciones físicas, de funcionamiento,

modelo o conclusión de programas ya no sean útiles para las funciones operativas de las áreas del Sistema.

- Presentar al Director de Recursos Materiales y Servicios Generales la relación de los vehículos

propuestos para baja.

- Elaborar los calendarios de actividades correspondientes para realizar la integración de los expedientes que contengan la información y dar de baja los vehículos ante la Secretaría de Transportes y Vialidad

4.2 Dirección de Adquisiciones y Almacenes:

- Presentar la solicitud de acuerdo, así como la documentación correspondiente ante el

Comité de Enajenación de bienes Muebles para su trámite de autorización.

4.3 Subdirección de Obras y Conservación:

- Dar visto bueno y número de dictamen de afectación de la baja vehicular.




PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR EL DICTAMEN DE AFECTACIÓN DE BAJA VEHICULAR

7 7/lV/2006


EXPEDIENTE DE VEHÍCULO

REL. DE VEHÍCULOS

AUTORIZACIÓN

RELACIÓN DE VEHÍCULOS

EXPEDIENTE

CALENDARIO

OFICIO

OFICIO


1.1 IDENTIFICA VEHÍCULOS QUE POR

CONDICIONES GENERALES O FIN DE PROGRAMA YA

NO SON ÚTILES P/FUNCIONES

OPERATIVAS DE DIF

I N I C I O

1.2 ELABORA OFICIO Y RELACIÓN DE

VEHÍCULOS PROPUESTOS PARA

BAJA Y ESPERA AUTORIZACIÓN DEL

DRMSG.

1.3 RECIBE AUTORIZACIÓN DEL

DGRMSG Y RELACIÓN DE VEHÍCULOS

PROPUESTOS PARA BAJA

1.4 PREPARA OFICIO DE DGRMSG Y DIR

DE ADMÓN PATRIM. P/QUE DIR. DE

ADQUIS. PRESENTE ACUERDO A COMITÉ DE ENAJENACIÓN DE

BIENES

1.8 RECIBE DE SUBDIR. DE OBRAS Y

CONSERV. EXPDIENTE FIRMADO DE VO. BO. Y No. DE

DICTAMEN DE AFECTACIÓNDE BAJA

VEHICULAR

1.7 INTEGRA EXP. ELABORA OFICIO DE

DIR. DE ADMÓN. PATRIM. Y ENVÍA A

SUBDIR. DE OBRAS Y CONSERV. PARA VO.

BO. Y No. DE DICTAMEN

1.10 ELABORA OFICIO DEL DIR. DE ADMÓN PATRIM. Y

TURNA CON EXPEDIENTE A

SUBDIR. DE ADQUIS.

1.5 REGRESA A ACTIVIDAD 1

1.6 ELABORA CALENDARIO PARA INTEGRACIÓN DE

DOCTOS. Y DAR DE BAJA VEHÍCULOS EN

SETRAVI

1.11 CONSERVA COPIA DE

EXPEDIENTES DE VEHICULOS PARA

BAJA

1.12 REGISTRA EN PADRÓN VEHICULAR

DEL SISTEMA LAS BAJAS VEHÍCULARES

F I N

¿COMITÉ AUTORIZA BAJA DE

VEHÍCULOS?

NO SI

1.2

1.2

1.3

1.3

1.4, 1.7, 1.8, 1.10

1.5

1.7, 1.8, 1.11

1.10

DOCUMENTOS





8 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Transportes

1.1 Identifica al inicio de cada ejercicio (Abril-febrero) las unidades vehiculares que por sus condiciones físicas, funcionamiento, modelo o conclusión de programas considera no útiles para el desarrollo de las funciones operativas del Sistema.

1.2 Elabora durante el mes de febrero, oficio y relación en la que detalla las unidades vehiculares propuestas para baja, para que a través de la Dirección de Administración Patrimonial se obtenga la aprobación del titular de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, lo entrega, obtiene acuse de recibo y archiva.

1.3 Recibe al día siguiente de su turno, el oficio de autorización firmado por el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y relación de vehículos propuestos para baja, a través de la Dirección de Administración Patrimonial.

1.4 Prepara al día siguiente oficio con firma de los titulares de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Dirección de Administración Patrimonial, para la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, a fin de que ésta presente el acuerdo de aprobación al Comité de Enajenación de Bienes Muebles, en su sesión más próxima

EL COMITÉ DE ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES NO AUTORIZA LAS BAJAS VEHICULARES

1.5 Regresa a la actividad 1.1

EL COMITÉ DE ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES SÍ AUTORIZA LAS BAJAS VEHICULARES.

1.6 Elabora dentro de los 5 días a la autorización del comité, calendario de actividades para llevar a cabo la Integración de la documentación correspondiente y dar de baja los vehículos ante la Secretaría de Transportes y Vialidad; de acuerdo a las siguientes acciones: a).- Levantamiento físico del inventario del vehículo, b).- Actualización del resguardo con los datos y condiciones del vehículo a nombre del Coordinador Técnico de Transportes como responsable. c).- Dictamen de Afectación con los datos del vehículo, No. de inventario, reseña fotográfica y diagnóstico de las condiciones en que se encuentra. d).- Solicitud de Baja de Bienes Muebles indicando entre otros, valor de adquisición o de inventario si en su caso lo requiere y la causa de la baja. e).- Relación de bienes indicando datos del vehículo y área de adscripción. f).- Dictamen Valuatorio (avalúo), de acuerdo a las condiciones en que se encuentre el vehículo y basado en las “Normas par la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal”.





9 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 1.7 Elaborada la documentación anterior la envía a más tardar dentro

de los dos días siguientes de recabada en original y tres copias, al Subdirector de Obras y Conservación para su revisión, y asignación del número de dictamen de afectación de la baja vehicular y visto bueno de la Dirección de Administración Patrimonial, obtiene acuse de recibo y archiva.

1.8 Recibe dentro de los dos días siguientes de entregado de la Subdirección de Obras y Conservación, el expediente debidamente firmado con el visto bueno y número de dictamen de afectación de la baja vehicular.

1.9 Recaba al día siguiente la firma de autorización del titular de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales en el dictamen de afectación.

1.10 Elabora al día siguiente de obtener la autorización oficio con firma del Subdirector de Administración Patrimonial, y distribuye de la siguiente forma: Original para la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, 1ª. Copia.- Subdirección de Obras y Conservación 2ª Copia Director de Administración Patrimonial 3ª. Copia.- Para la Subdirección de Transportes junto con el acuse de recibo del Oficio.

1.11 Conserva copia de la documentación en cada uno de los expedientes vehiculares.

1.12 Registra dentro de los cinco días en el padrón vehicular del Sistema cada una de las bajas de los vehículos.

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL SISTEMA OPERADO POR LA DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES.

FIN





10 7/lV/2006


7. REFERENCIAS

7.1 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 7.2 Normas para la Administración y baja de bienes muebles de las dependencias de la

Administración Pública Federal 7.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.4 Lineamientos para la Asignación, Uso y Control del Parque Vehicular.



PROCEDIMIENTO PARA:

RESGUARDAR LAS REFACCIONES REEMPLAZADAS EN EL MANTENIMIENTO DEL

PARQUE VEHICULAR

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: RESGUARDAR LAS REFACCIONES

REEMPLAZADAS EN EL MANTENIMIENTO DEL PARQUE VEHICULAR 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA 1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS 8.- ANEXOS

3 4 5 6 7 8 9

10




PROCEDIMIENTO PARA: RESGUARDAR LAS REFACCIONES REEMPLAZADAS EN EL MANTENIMIENTO

DEL PARQUE VEHICULAR 3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Resguardar las refacciones reemplazadas de los vehículos, que son recibidas de los talleres por el mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular, en un espacio determinado dentro del área de transportes.







2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Transportes, Departamento de Talleres.







3. DEFINICIONES

3.1 SINIESTRO: Hecho funesto, daño grave, destrucción fortuita o pérdida importante que sufren los seres humanos en su persona o en sus bienes, causados por la presencia de un agente perturbador o calamidad.









4.1 SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES

− Enviar el reporte de siniestro o robo y acta de denuncia de hechos a la Dirección de Asistencia Jurídica para realizar el deslinde de responsabilidades y acreditar la propiedad del bien.

− Habilitar un espacio en el área de transportes para resguardar las refacciones reemplazadas

que se reciban de los talleres por el mantenimiento del parque vehicular.

− Establecer los controles necesarios para solicitar al taller las refacciones reemplazadas y colocarlas en el área habilitada para tal efecto.

− Solicitar, a través del formato correspondiente, al taller externo, la devolución de las refacciones

reemplazadas.

− Seleccionar, cuando menos una vez al año, las refacciones que puedan ser enajenadas y desechar mensualmente aquellas que por sus condiciones físicas, ya no tengan ninguna utilidad.







FORMATO: RECEPCION DE REFACCIONES REEMPLAZADAS

DEPARTAMENTO DE TALLER

1.1 HABILITA ESPACIO EN

TRANSPORTES PARA RESGUARDAR REFACCIONES

REEMPLAZADAS EN LOS TALLERES POR

MTTO DE VEHICULOS

I N I C I O

1.2 ENVÍA AL TALLER EXTERNO, FORMATO

P/QUE RELACIONE LAS REFACCIONES REEMPLAZADAS Y ENTREGADAS AL

TALLER DEL SISTEMA.

FIN

1.3 A TRAVÉS DEL ENCARGADO DEL

TALLER AUTOMOTRIZ DEL SISTEMA LLEVA

A CABO LO SIGUIENTE:

A) RECIBE DEL TALLER, LAS

REFACCIONES REEMPLAZADAS Y RELACIONADAS EN

EL FORMATO RECEPCIÓN DE REFACCIONES

REEMPLAZADAS".

B) VERIFICA QUE LAS REFACCIONES REEMPLAZADAS

CORRESPONDAN A LAS SUSTITUIDAS

SEGÚN INSTRUC. EN ORDEN DE REPAR., FIRMA D/RECIBO EL

FORMATO.

C) ENTREGA VEHÍCULO A

USUARIO, REVISAN LAS REFACCIONES

REEMPLAZADAS, RECABA FIRMA DE

CONFORMIDAD

D) GUARDA REFACCIONES

REEMPLAZADAS EN LUGAR ADECUADO, TURNA COPIA DEL

FORMATO REQUISITADO A LA

SUBDIR. DE TRANSP. ARCHIVA ORIGINAL

1.4 AL AÑO SELEC. REFACCIONES QUE

SE PUEDEN ENAJENAR COMO

DESECHO FERROSO, SEPARA Y DESECHA

AQUELLAS NO SE PUEDEN ENAJENAR.

5. PREPARA OFICIO A LA SUBDIR. DE

ALMACENES, LAS REFACCIONES

SELECCIONADAS P/ENAJENAR PARA

PROGRAR FECHA DE DESINCORPORACIÓN

DOCUMENTOS

1.2, 1.3a

ORDEN DE REPARACIÓN

1.3b


1.4







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Jefe del Departamento de Taller

1.1 Habilita en forma permanente un espacio dentro de las instalaciones ubicadas en el área de transportes para resguardar las refacciones reemplazadas que se reciben de los talleres por el mantenimiento al parque vehicular de la Institución, el cual estará bajo la custodia del encargado del taller automotriz del Sistema.

1.2 Envía al inicio de operaciones del contrato, al taller automotriz externo contratado por el Sistema, el Formato “Recepción de Refacciones Reemplazadas” (anexo 1), para que éste relacione por vehículo reparado las refacciones reemplazadas y que son entregadas al encargado del taller automotriz del Sistema.

1.3 Lleva a cabo al término de cada reparación a través del encargado de la oficina del Taller automotriz del Sistema, lo siguiente:

a) Recibe del taller al que le fueron asignados los trabajos de reparación de los vehículos del Sistema las refacciones reemplazadas, las cuales deberá relacionar en el formato “Recepción de Refacciones Reemplazadas”.

b) Verifica que las refacciones reemplazadas que el taller externo esta entregando correspondan a las sustituidas al vehículo de acuerdo a las instrucciones plasmadas en la orden de reparación y firma de recibo el formato.

c) Al entregar el vehículo al usuario, muestra y revisan en forma conjunta las refacciones reemplazadas y que estas corresponden a las sustituidas al vehículo, recabando la firma de conformidad del usuario.

d) Guarda las refacciones reemplazadas en el lugar destinado para tal fin, e informa al Subdirector de Transportes sobre el control.

1.4 Cuando menos una vez al año (Noviembre), selecciona de

las refacciones reemplazadas aquellas que sean susceptibles de enajenar como desecho ferroso, separando y desechando mensualmente aquellas que por su naturaleza no son susceptibles de enajenar.

1.5 Prepara mensualmente oficio y envía a l a Subdirección de Almacenes las refacciones seleccionadas para enajenar a fin de que se programe la fecha de su desincorporación.

FIN







7. REFERENCIAS








8. ANEXOS FORMATO 1

RECEPCIÓN DE REFACCIONES REEMPLAZADAS

OBJETIVO Tener un control de las refacciones reemplazadas a los vehículos de la Institución derivado de su mantenimiento.

ELABORADO POR Dirección de Administración Patrimonial. Subdirección de Transportes.

NO. DE EJEMPLARES 1 Original y 1 copia

DISTRIBUCIÓN Original: Subdirección de Transportes. Copia: Taller mecánico externo

No. CONCEPTO ANOTAR

1 FECHA Día, mes y año cuando son reemplazadas las refacciones. 2 NOMBRE TALLER EXTERNO Nombre completo del taller externo que realizó el trabajo. 3 NÚMERO DE REPARACIÓN Número consecutivo de la orden de reparación. 4 FECHA DE ORDEN Día, mes y año en que se realizó la orden de reparación. 5 NÚMERO ECONÓMICO Número económico completo del vehículo que se repara. 6 TIPO Tipo del vehículo que se repara. 7 MODELO Modelo (año) del vehículo que se repara. 8 MARCA Marca vehículo que se repara. 9 PLACAS Número de placas del vehículo que se repara. 10 NÚMERO DE PIEZAS En cada renglón el número de piezas de un mismo tipo de que se reemplazan. 11 DESCRIPCIÓN Detalladamente la descripción de las piezas que se reemplazan. 12 ENTREGA TALLER EXTERNO Nombre y firma de la persona responsable de taller externo que requisita el formato. 13 RECIBE TALLER DIF Nombre, firma y No. de credencial del servidor público de la Subdirección de

Transportes que recibe el vehículo y el formato. 14 VERIFICA USUARIO Nombre, firma y No. de credencial del servidor público del Sistema y que recibe el

vehículo.

FECHA DÍA MES AÑO

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL RECEPCIÓN DE REFACCIONES REEMPLAZADAS (1) (1) (1)

TALLER EXTERNO (2)

NÚMERO DE REPARACIÓN FECHA DE ORDEN NUMERO

ECONÓMICO TIPO MODELO MARCA PLACAS

(3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

NÚMERO DE PIEZAS DESCRIPCIÓN

(10) (11)

ENTREGA TALLER EXTERNO

(12)

RECIBE TALLER DIF

(13)

VERIFICA USUARIO

(14)

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE, FIRMA Y No. DE CREDENCIAL NOMBRE, FIRMA Y No. DE CREDENCIAL







FECHA DÍA MES AÑO

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL RECEPCIÓN DE REFACCIONES REEMPLAZADAS

TALLER EXTERNO

NÚMERO DE REPARACIÓN FECHA DE ORDEN NUMERO

ECONÓMICO TIPO MODELO MARCA PLACAS

NÚMERO DE PIEZAS DESCRIPCIÓN

ENTREGA TALLER EXTERNO

RECIBE TALLER DIF VERIFICA USUARIO

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE, FIRMA Y No. DE CREDENCIAL NOMBRE, FIRMA Y No. DE CREDENCIAL



PROCEDIMIENTO -PARA:

REALIZAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR Y

TRÁMITE DE PAGO

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA : REALIZAR EL MANTENIMIENTO

PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR Y TRÁMITE DE PAGO 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA


3 4 5 6 7

10

19




PROCEDIMIENTO PARA : REALIZAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR Y

TRÁMITE DE PAGO 3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Proporcionar el mantenimiento preventivo y correctivo al parque vehicular del Sistema, así como tramitar el pago que por la prestación del servicio se genere, a fin de mantener en condiciones de operación el parque vehicular del Sistema.







2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Transportes, Departamento de Talleres, y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF que soliciten los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo del Parque Vehicular del Sistema.







3. DEFINICIONES


3.2 Pago: Cumplimiento de las obligaciones pecuniarias que se señalan en los pedidos o contratos.











- Autorizar el Pago de las Facturas de los servicios prestados, previa revisión de la Subdirección de Transportes.


- Supervisar que la prestación de los Servicios contratados sea en estricto apego a lo establecido

en el Contrato.

4.3 SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES - Informar a las diferentes Coordinaciones Administrativas de las Áreas del Sistema, el nombre

de las Empresas prestadoras del Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular.

- Enviar a la Coordinaciones Administrativas de las Áreas del Sistema, los diferentes formatos de

Reportes de Actuación de las empresas prestadoras del Servicio, así como copia del Contrato y de sus anexos técnicos, a fin de que éstas coadyuven con la Subdirección en la Supervisión del Servicio.

- Enviar al Departamento encargado de la Supervisión del Servicio los Reportes de Actuación de

la Empresa prestadora del servicio en cuanto los reciba de las Coordinaciones Administrativas correspondientes.

4.4 DEPARTAMENTO DE CONTROL VEHICULAR

- Elaborar el Cuadro de Afectación presupuestal, cuadro de descuentos, penas convencionales.

- Revisar que las facturas enviadas por la empresa coincidan con los reportes de actuación de

los servicios realizados enviados por las Áreas del Sistema.

- Revisar que las facturas por servicios prestados, enviadas por la empresa correspondiente, contengan todos los requisitos legales y fiscales para su debida autorización.








PATRIMONIAL

1.1 RECIBE OFICIO DE JEFE DE DEPTO ADMVO. DE LA

DGRMSG Y LINEAMIENTOS P/LA FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

I N I C I O

1.2 ANALIZA LINEAMIENTOS Y

FORMULA ANTEPROYECTO,

DETERMINA VEHÍCULOS A LOS QUE SE LES DARÁ MANTENIMIENTO

1.3 OBTIENE FIRMA DE AUTORIZACIÓN

DEL DIR. DE ADMON. PATRIM. EN

ANTEPROYECTO

1.4 ELABORA OFICIO, LO FIRMA Y ENVÍA

CON ANTEPROYECTO AL JEFE DE DEPTO

ADMVO. DE LA DGRMSG

2.1 RECIBE DE DIR. DE ADQ. OFICIO CON FECHA P/PARTICIPAR EN LAS DIFERENTES

ETAPAS DE LA LICITACIÓN


1.6 ELABORA OFICIO C/FIRMA DEL DIR. DE

ADMÓN PATRIM. P/REQUERIR A DIR.

DE ADQ. Y ALMAC. LA CONTRAT. DE

SERVICIOS DE MTTO. VEHÍCULAR

A

OFIICIO

LINEAMIENTOS

ANTEPROYECTO

OFICIO


ACTA DE FALLO

1.1

3.1 PARTICIPA, EN SU CASO CON LA DIR.

DE ADMÓN PATRIM. EN LOS EVENTOS DE

LA LICITACIÓN PÚBLICA.

3.2 RECIBE DE LA DIR. DE ADQ. Y

ALMAC. LAS PROPUESTAS

TÉCNICAS DE LOS LICITANTES

3.3 ANALIZA LAS PROPUESTASCON

LAS BASES Y ELABORA DICTAMEN TÉCNICO Y OBTIENE FIRMA DEL SUBDIR. DE ADMÓN PATRIM.

4.1 RECIBE DE ÁREAS SOLICITUD DE

SERVICIO A VEHÍCULOS

REQUISITADA POR EL COORD. ADMVO.

3.4 ENVÍA RESULTADO

TÉCNICO A LA DIR. DE ADQ. Y ALM.

OBTIENE ACUSE Y ARCHIVA

3.6 ACUERDA CITA CON EL RPOVEEDOR DEL SERVICIO PARA

DETALLAR MECANISMOS DE

OPERACIÓN.

3.7 ELABORA OFICIO P/INFORMAR A JEFES DE DEPTO. ADMVOS. LA RAZÓN SOCIAL DE

LA EMPRESA QUE PRESTARÁ EL

SERVICIO


4.2 REVISA QUÉ TIPO DE MTTO. REQUIERE

EL VEHÍCULO, CONSULTA PROG.

ANUAL Y BITÁCORA Y DETERMINA SI

PROCEDE O NO EL SERVICIO

¿PROCEDE EL SERVICIO?

NO SI

4.3 DEVUELVE AL ÁREA SOLICITUD DE

SERVICIO E INFORMA CAUSAS DE LA

MISMA(CONTINÚA EN ACTIVIDAD 4.1)

4.4 FIRMA SOLICITUD, ASIGNA FOLIO,

RECIBE VEHÍCULO, LEVANTA

INVENTARIO FISICO DEL VEHÍCULO

4.5 TURNA SOLICITUD DE SERVICIO A VEHÍCULOS AL

SUBDIR DE TRANSP. Y DIR. DE ADMÓN PATRIM. P/VISTO

BUENO

5.1 RECIBE SOLICITUD DE

SERVICIO, FIRMA DE VISTO BUENO Y DEVUELVE A LA

COORD. TÉCNIA DE TALLER

1.1, 1.2

1.3, 1.4

1.4, 1.5, 2.1

3.2, 3.3

3.4

FALLO

3.6


4.1, 4.3, 4.4, 4.5, 5.1

DOCUMENTOS

1.5 OBYIENE ACUSE DE RECIBO DE

OFICIO Y ARCHIVA EN EXPEDIENTE

3.5 RECIBE DE DIR. DE ADQ. Y ALMAC.

COPIA DEL ACTA DEL FALLO DE LA

LICITACIÓN DE MTTO. DE PARUE VEHICULAR







DEPARTAMENTO DE CONTROL DEHICULAR

7.1 RECIBE VALE DE CAJA, LO FIRMA,

INSTRUYE SE ENTREGUEN

RECURSOS AL JEFE DE DEPTO TALLER


A

VALE DE CAJA

FACTURA

FORMATOS

COMPROBANTE DE GASTOS


INVENT. DE VEHÍCULOS

7.1

6.1 RECABA AUTORIZACIÓN DE LA

DIR. DE ADMÓM PATRIMONIAL EN

SOLICITUD, VERIFICA SI ES POSIBLE

REPARAR VEHÍCULO EN TALLER DEL DIF


¿ES FACTIBLE

EFECTUAR LA REPARACIÓN

EN EL TALLER

DIF?

NOSI

6.2 ELABORA RELACIÓN DE

REFACCIONES QUE NECESITA, LAS

VALORA Y OBTIENE COSTO TOTAL DE

ADQUISICIÓN

6.3 REQUISITA VALE DE CAJA

PROVISIONAL Y TURNA AL DEPTO. DE TRANSPORTES PARA

AUTORIZACIÓN

1

1

2

2

8.1 RECIBE RECURSO ECONÓMICO,

REALIZA COMPRA DE REFACCIONES,

OBTIENE FACTURA Y REPARA VEHÍCULO

8.2 ENTREGA EL VEHÍCULO AL ÁREA, OBTIENE FIRMA DE

RECIBO EN EL FORMATO

INVENTARIO FÍSICO P/SU REPARACIÓN

8.3 TURNA DOCTOS. A LA DEPTO. DE

CTROL. VEHICULAR PARA COMPROBAR

EL VALE OTORGADO.

9.1 RECIBE DOCTOS QUE COMPRUEBAN

EL VALE P/GASTOS A COMPROBAR,

VERIFICA DATOS FISCALES, No. ECO.

DEL VEHÍCULO Y ÁREA

9.2 REQUISITA FORMATO REPORTE DE COMPROBACIÓN

DE GASTOS P/REEMBOLSO DEL

FONDO REVOLVENTE

10.1 FRIMA ORDEN DE REPARACIÓN,

TURNA AL DEPTO. DE TRANSPORTES PARA

AUTORIZACIÓN

3

3

11.1 RECIBE ORDEN DE REPARACIÓN,

RATIFICA DATOS CON EL DELTO DE

TALLER, LO FIRMA Y OBTIENE FIRMA DEL

DIR DE ADMÓN PATRIMONIAL

11.2 TURNA ORDEN DE REPARACIÓN AL DEPTO DE TALLER Y LE INSTRUYE ENVIE

EL VEHÍCULO AL TALLER AUTOMOTRIZ

EXTERNO PARA REPARACIÓN

4

4

12.1 RECIBE ORDEN DE REPARACIÓN

AUTORIZADA, NOTIFICA AL TALLER

EXTERNO P/QUE RECOJA VEHÍCULO Y

LO REPARE

12.2 RECIBE AL REPRESENTANTE

DEL TALLER EXTERNO VERIFICA

QUE ESTE ACREDITADO PARA RECIBIR VEHÍCULO

12.3 OBTIENE FORMATO

INVENTARIO DEL VEHÍCULO, COTEJA DATOS CON TALLER EXTERNO Y OBTIENE FIRMA EN FORMATO

12.4 ENTREGA AL TALLER EXTERNO EL

VEHÍCULO Y LA ORDEN DE

REPARACIÓN, OBTIENE ACUSE Y

ARCHIVA EN EXPEDIENTE

12.5 RECIBE DE TALLER EXTERNO

PPTO D/REPARACIÓN VERIFICA DATOS,

FIRMA Y TURNA AL DEPTO DE

TRANSPORTES P/AUTORIZACIÓN

5

5

13.1 RECIBE DE DEPTO DE TALLER EL

PPTO. DE REPARACIÓN,

ANALIZA CONCPTOS Y PRECIOS EN

BASES, VERIFICA DATOS Y AUTORIZA

13.3 TURNA PPTO. AUTORIZADO A LA DEPTO. DE TALLER PARA CONTINUAR CON PROCESO DE

REPARACIÓN.

B

8.1

8.2, 8.3, 9.1

9.2

10.1, 11.1, 11.2, 12.1, 12.4

12.3

PRESUPUESTO

12.5, 13.1, 13.2

DOCUMENTOS

13.2 AUTORIZA PTTO Y VERIFICA PRECIOS

INCLUIDOS EN CATÁLOGO Y NO

INCLUIDOS, MANO DE OBRA DE ACUERDO

AL GRADO DE DIFICULTAD







PRESUPUESTO

FORMATO

OFICIO

INVENT. DE VEHÍCULO

RECEP. DE TRABAJOS A TERCEROS


14.1


DEPARTAMENTO DE CONTROL VEHICULAR

14.1 RECIBE DEL DEPTO. DE

TRANSPORTES PPTO. AUTORIZADO Y

ENTREGA AL TALLER EXTERNO PARA

REALIZAR REPARACIÓN

B

14.2 VISITA AL TALLER PARA SUPERVISAR

AVANCE, REQUISITA FORMATO

SUPERVISIÓN Y VIGILANCIA, ENVÍA AL DEPTO D/TRANSPOR.

14.3 SI APRECIA IRREGULARIDADES

ELABORA OFICIO DEL JEFE DE DEPTO DE

TRANSP. DONDE COMUNICA AL REP. LEGAL DEL TALLER CORRIJA SERVICIO

14.4 RECIBE DE TALLER EXTERNO EL VEHÍCULO Y REFAC.

REEMPLAZADAS. CONFRONTA EL

VEHÍCULO CON EL FORMATO DE INVENTARIO

14.5 REQUISITA FORMATO

RECEPCIÓN DE TRABAJOS A TERCEROS,

ESPECIFICA DATOS Y ENTREGA COPIA AL TALLER EXTERNO

14.6 ACEPTA DEL TALLER EXTERNO EL VEHÍCULO Y RECIBE FORMATO ORDEN DE

REPARACIÓN Y FACTURA

14.7 VERIFICA QUE LA FACTURA DEL TALLER EXTERNO CONTENGA TODOS

LOS DATOS FISCALES

14.8 ENTREGA VEHÍCULO AL ÁREA

CORRESPONDIENTE, OBTIENE FIRMA DE RECIBIDO EN LOS

FORMATOS UTILIZADOS

14.9 ENVIA AL ÁREA FACTURA PARA

AUTORIZACIÓN DE SERVICIOS

REALIZADOS, EN CAS CONTRARIO REALIZA RECLAMACIONES VIA DEPTO DE TRANSP.

¿EL ÁREA OTORGA

CONFORMIDAD?

NO SI

14.10 RECIBE VEHÍCULO CON

FACTURA, LO REVISA Y ELABORA ORDEN

DE RECLAMACIÓN AL TALLER EXTERNO P/ CORRECCIÓN DEL

TRABAJO

14.11 ENVÍA EL VEHÍCULO AL TALLER

EXTERNO PARA REPARACIÓN,

DEVUELVE FACTURA Y DEMAS DOCTOS.

CONTINÚA EN

ACTIVIDAD No. 15.4

14.12 RECIBE DE ÁREA LA FACTURA

CON NOMBRE Y FIRMA DEL SERV.

PÚBLICO QUE OTORGA Bo. Vo DE

REPARACIÓN REALIZADA

14.13 ELABORA OFICIO AL DEPTO. DE CTROL. VEHICULAR Y

ENVÍA FACTURA Y DOCTOS SOPORTE

PARA REALIZAR TRAMITES DE PAGO

15.1 RECIBE FACTURA ORIGINAL Y

DOCTOS SOPORTE

15.3 DETERMINA SI EXISTEN PENAS POR

SERVICIOS EXTEMPORANEOS,

CUANTIFICA DEDUCCIONES Y

APLICA EN FACTURAS

15.4 EALBORA OFICIO DE LA DRMSG ENVÍA A DGPOP FACTURA Y

DOCTOS SOPORTE PARA PAGO AL

TALLER EXTERNO

15.5 TURNA OFICIO Y DOCTOS A LA JEFE DE DEPTO. ADMVO.

DE LA DGRMSG PARA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Y

FIRMA D/DIRECTOR.

15.6 RECIBE OFICIO FIRMADO LO ENVÍA A

DPOP

FIN

14.1

14.3

14.4

14.5

14.6

FACTURA

14.6, 14.7, 14.9, 14.10, 14.11, 14.12, 14.13, 15.1, 15.2

OFICIO

14.13

OFICIO

15.3, 15.4, 15.5

DOCUMENTOS

15.2 REVISA Y VERIFICA QUE LOS

PRECIOS FACTURADOS

COINCIDAN CON AUTORIZADOS








1.1

Recibe del Jefe del Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales por correo electrónico, en diskette u oficio, los Lineamientos para la formulación del Anteproyecto de Presupuesto y sella de recibido al momento según sea el caso.

1.2

Analiza los Lineamientos y de acuerdo a éstos formula el Anteproyecto de Presupuesto, determinando las unidades vehiculares del Sistema Nacional DIF, a las que se les dará mantenimiento a fin de que éste sea entregado en el plazo marcado.

1.3

Obtiene el mismo día firma de autorización del Subdirector de Administración Patrimonial, en el Anteproyecto de Presupuesto,

1.4

Elabora el mismo día oficio, lo firma y envía junto con el Anteproyecto de Presupuesto al Jefe del Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

1.5 Obtiene el mismo día acuse de recibo en el Oficio y archiva en el expediente del Anteproyecto de Presupuesto.

1.6

Elabora dentro de los treinta días naturales posteriores a la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto o en la fecha que la Dirección General de Recursos Materiales indique, oficio en original con tres copias, con firma del Subdirector de Administración Patrimonial, para requerir a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes la contratación del servicios de mantenimiento vehicular, recaba firma y distribuye el mismo día de la siguiente forma: 1ª. Copia.- DGRMSG. 2ª. Copia.- Subdirección de transportes. 3ª. Copia.- Acuse de recibo.

Dirección de Administración Patrimonial 2.1 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, oficio con las fechas para los actos de revisión de bases, junta de aclaración, recepción de propuestas técnicas, económicas, apertura de propuestas y acto de fallo, acusa de recibo y turna el mismo día a la Subdirección de Transportes para que participe en dichos eventos

Subdirector de Transportes 3.1 Participa, en su caso con la Dirección de Administración Patrimonial, en las fechas programadas, dentro de las horas indicadas, por la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, en los eventos mencionados en el punto anterior.








3.1

Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, al concluir el evento de apertura de propuestas técnicas las propuestas correspondientes de los licitantes y acusa de recibido.

3.2

Analiza dentro de los dos días siguientes en que se reciben las propuestas técnicas, con las bases de Licitación Pública Nacional a más tardar el día hábil siguiente elabora el dictamen técnico en cuatro tantos y obtiene firma del Subdirector de administración Patrimonial.

3.3 Envía dentro de los tres días de recibir las propuestas técnicas el resultado técnico a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, obtiene acuse de recibo y distribuye de la siguiente forma: 1ª. Copia.- DGRMSG. 2ª. Copia.- Subdirección de Transportes. 3ª. Copia.- Acuse de recibo.

3.4 Recibe al término del evento de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, copia del acta del fallo de la licitación, de mantenimiento al parque vehicular

3.5

Acuerda dentro de los dos días siguientes a la emisión del fallo, cita vía telefónica con el proveedor del servicio para que en un plazo no mayor a dos días hábiles detallen los mecanismos de operación, tales como la documentación que se generará durante la operación y otros.

3.6 Elabora Oficio en original y copia dentro de los cinco días siguientes al fallo, con firma del Subdirector de Administración Patrimonial, para informar a las Coordinaciones Administrativas y de Apoyo Administrativo de las áreas del Sistema la razón social de la empresa que prestará el servicio de mantenimiento vehicular, a partir del primer día hábil del año, distribuye y obtiene acuse de recibo y archiva.

Jefe del Departamento de taller

4.1 Recibe de las áreas del Sistema la Solicitud de Servicio a Vehículos Oficiales en original y cuatro copias, debidamente requisitada por el Coordinador Administrativo y/o de Apoyo Administrativo, acusa al momento de recibo en la 4ª copia de la Solicitud

4.2 Revisa el mismo día que tipo de mantenimiento solicita el área requirente, consulta el Programa Anual y la bitácora del vehículo respectivo verifica los servicios que se le han prestado, a fin de no exceder los que le corresponden y determina si procede o no el Servicio.








4.3

¿PROCEDE EL SERVICIO? NO Devuelve dentro de los dos días siguientes al área requirente original y dos copias de la solicitud de servicio a Vehículos Oficiales, informando las causas por las que no procede el servicio, obtienen acuse en una copia para constancia, y la archiva. Continúa en 4.1

4.4

SÍ Firma el mismo día de revisado, el original y tres copias de la Solicitud de Servicio a Vehículos Oficiales, asigna numero de folio, acusa de recibo al área requirente, y en el mismo día recibe el vehículo y levanta inventario físico , lo firma y archiva momentáneamente

4.5 Turna al día siguiente el original y las dos copias de la Solicitud de Servicio a Vehículos Oficiales al Subdirector de Transportes y al Director de Administración Patrimonial, para revisión y autorización respectivamente.


5.1 Recibe en original y dos copias la solicitud de servicio a Vehículos Oficiales, firma de visto bueno y turna el mismo día al Departamento del Taller, para que recabe la firma de autorización de la Dirección de Administración Patrimonial.

Jefe de Departamento de Taller DIF 6.1 Recaba el mismo día la firma de autorización de la Dirección de Administración Patrimonial, en el original y las dos copias de la solicitud de servicio a vehículos Oficiales, verifica en dos días a través de la oficina del taller automotriz del Sistema, si la falla del vehículo es factible su reparación en el taller automotriz del DIF.

6.2

¿ES FACTIBLE EFECTUAR LA REPARACIÓN EN EL TALLER AUTOMOTRIZ DEL DIF.? SÍ Elabora el mismo día, relación de las refacciones que necesita, las valora y obtiene el total del costo de adquisición.

6.3

Requisita en el mismo día, “Vale de Caja Provisional de Gastos a Comprobar”, por la cantidad que necesita para adquirir las refacciones y lo turna al siguiente día a la Subdirección de Transportes para su autorización, archiva relación de refacciones








7.1 Recibe el “Vale de Caja Provisional de Gastos a Comprobar”, inmediatamente lo revisa y firma de autorización, instruye se entreguen el mismo día los recursos al responsable del Departamento de Taller Automotriz del Sistema y se archive el “Vale.

Jefe del Departamento de Taller 8.1 Recibe el recurso económico, efectúa en el mismo día la compra de refacciones, obtiene la factura correspondiente, verifica que ésta contenga los requisitos fiscales conforme lo señalan los Lineamientos Generales establecidos para el Otorgamiento y Comprobación de Gastos, Realiza la reparación del vehículo

8.2 Entrega al concluir la reparación correspondiente al área, el vehículo reparado obtiene firma de recibido en el formato” inventario del vehículo para su reparación”.

8.3 Turna al día siguiente los documentos al Departamento de Control Vehicular, para comprobar el vale otorgado.

Jefe del Departamento de Taller 9.1 Recibe el mismo día los documentos que comprueban el vale otorgado, por gastos a comprobar, verificando que los documentos reúnan los requisitos fiscales así como el número económico del vehículo al que se le suministra la refacción y área a la que corresponde

9.2 Requisita el mismo día el formato Reporte de Comprobación de Gastos para reembolso del fondo revolvente, detallando cada uno de los documentos para trámite de cobro.

Jefe del Departamento de Taller

10.1

NO ES FACTIBLE EFECTUAR LA REPARACIÓN EN EL TALLER DEL DIF. Requisita inmediatamente y firma el formato “Orden de Reparación”, donde especifica el total de conceptos a reparar y turna el mismo día para firma de revisión y autorización del Subdirector de Transportes y de la Dirección de Administración Patrimonial,


11.1 Recibe el formato “Orden de Reparación”, el mismo día se entera de los conceptos a reparar, los ratifica inmediatamente con el Coordinador Técnico de taller, lo firma y obtiene firma del Subdirector de Administración Patrimonial








11.2 Turna al día siguiente de recibir, la “Orden de Reparación” al Coordinador Técnico de Taller automotriz y le instruye envíe el mismo día la unidad vehicular al taller automotriz externo con el que se tenga establecido el contrato, para la prestación del servicio.

Jefe del Departamento de Taller 12.1 Recibe la “Orden de Reparación” autorizada, notifica el mismo día en forma telefónica al Taller Automotriz Externo correspondiente, para que recoja la unidad vehicular y efectúe la reparación que se le solicita.

12.2 Recibe al día siguiente al representante del Taller Automotriz Externo, verifica que esté debidamente acreditado y autorizado para recibir la unidad vehicular.

12.3 Extrae de archivo, el formato “Inventario Físico del Vehículo para su Reparación”, al momento coteja con el representante del Taller Automotriz Externo los datos, obtiene su firma de conformidad en el mismo formato, le entrega copia y archiva el original en el expediente de Control Vehicular de la unidad correspondiente.

12.4 Entrega el mismo día, al representante del taller automotriz externo el vehículo y el formato original de la “Orden de Reparación”, y al momento obtiene acuse de recibo en copia, con fecha, nombre y firma del representante y lo archiva en el expediente de Control Vehicular de la unidad correspondiente,

12.5 Recibe del taller externo dentro del plazo establecido en bases el presupuesto de reparación e inmediatamente: --Verifica que los conceptos que el taller externo detalla sean los procedentes de acuerdo al daño e historial del vehículo. -- Identifica que los conceptos y precios, coincidan con el catalogo de conceptos detallado en bases. --Identifica los conceptos que no se encuentren dentro del catalogo de conceptos relacionado en bases y/o Contrato. -- Rúbrica y Turna, en el mismo día el presupuesto de reparación al Subdirector de Transportes para su autorización.


13.1 Recibe del Departamento de Taller el presupuesto de reparación, el mismo día analiza los conceptos y precios incluidos en bases, así como los no incluidos.








Autoriza el presupuesto el mismo día de acuerdo a lo siguiente: Verifica que los precios marcados en el catálogo de

conceptos establecidos en Bases y/o Contrato sean los mismos. Cuando existan conceptos fuera de catálogo, los precios

de las refacciones, que previamente haya cotizado el prestador del servicio, se autorizarán incluyendo el 15% de sobreprecio como máximo, sin incluir el IVA. conviniendo con el prestador del servicio, que dicha autorización queda sujeta a que en la documentación de trámite de cobro del servicio, anexe copia de la factura a su nombre por la compra de la refacción. En lo referente al concepto de mano de obra no incluida en bases, se autorizará el precio de acuerdo al criterio del Subdirector de Transportes y/o el grado de dificultad en la instalación de la nueva refacción.

13.3 Devuelve al día siguiente el presupuesto debidamente autorizado al Departamento de Taller para continuar con el proceso de reparación.

Jefe del Departamento de Taller DIF

14.1 Recibe de la Subdirección de Transportes el presupuesto debidamente autorizado y en forma inmediata entrega al taller externo para efectuar la reparación.

14.2 Realiza por lo menos una visita a la semana al Taller Automotriz Externo, para supervisar el avance de las reparaciones a los vehículos, y verifica que se estén realizando conforme a la Orden de Reparación respectiva, requisita el formato denominado “Supervisión y Vigilancia de las Reparaciones efectuadas a las Unidades Automotrices a través de Terceros”, envía el mismo día original a la Subdirección de Transportes, obtiene acuse y lo archiva

14.3 Elabora oficio en caso de apreciar en su visita al taller, alguna irregularidad en el servicio, en original y tres copias, firmado por el Subdirector de Transportes, donde le comunica e indica al representante legal del Taller automotriz Externo, proceda a la corrección correspondiente, distribuye el mismo día, en la forma siguiente: Original.- Representante legal del Taller Automotriz externo. 1ª.- Copia.- Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. 2ª.- Copia.- Dirección de Administración Patrimonial 3ª.- Copia.- Departamento de Taller DIF., y acuse de Recibo.







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 14.4 Recibe al término de su reparación, del Taller Automotriz

Externo la unidad vehicular y refacciones reemplazadas, extrae de archivo el formato “Inventario del Vehículo para su Reparación” y al momento confronta las condiciones físicas con las reportadas en el formato.

14.5 Requisita el mismo día de recibido el vehículo, en original y copia el formato “Recepción de Servicios de Terceros”, especificando en el renglón de observaciones los días autorizados para la reparación, la fecha de autorización del presupuesto y fecha de entrega del vehículo, entrega en el acto una copia al taller Automotriz externo conservando el original.

14.6 Acepta formalmente del Taller Automotriz externo la unidad vehicular y le recibe el formato original de la “Orden de Reparación”, así como la factura correspondiente, que ampara el costo de la mano de obra y de las refacciones utilizadas o reemplazadas.

14.7 Verifica el mismo día que la factura del prestador del servicio cuente con:

- Los requisitos fiscales tales como: - Contener cedula del RFC. De acuerdo a lo establecido

en las disposiciones fiscales vigentes. - La leyenda de “La reproducción no autorizada de este

comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales.

- Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del RFC de quien lo expida.

- Contener impreso el número de folio. - Lugar y fecha de expedición. - Clave del RFC del Sistema Nacional DIF. - El desglose por concepto de cada reparación, detallando

el costo por refacciones y mano de obra. - Valor unitario consignado en número e importe total

consignado en número y letra así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse en su caso.

- Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.

- No deberá tener tachaduras ni enmendaduras. - La vigencia de utilización de las facturas. - El nombre y firma autógrafa del representante legal del

Taller Automotriz Externo. - Verifica que los precios sea de acuerdo al presupuesto

autorizado. - Verifica que los precios de las refacciones no incluidas

en catálogo sean de a cuerdo a los precios autorizados en el presupuesto y que estos sean congruentes con los que detallan en la Copia de la factura (s) por compra de refacciones, a nombre del prestador del servicio.







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 14.8 Entrega al día siguiente de su recepción, el vehículo

reparado al área correspondiente, obteniendo la firma de recibido en los formatos “inventario del vehículo para su reparación” y “Recepción de servicios de terceros” y entrega de vehículo al área solicitante”.

14.9 Envía al día siguiente, al área solicitante del servicio la factura original para su autorización por los servicios efectuados, comunicándole que cuenta con dos días hábiles para emitir su conformidad y devolver la factura autorizada, de no recibir respuesta en el plazo señalado se entenderá que de momento otorga su conformidad por la reparación del vehículo, para el trámite de pago. Ya que en caso de que el vehículo presente nuevamente la misma falla por la que fue reparado y se encuentre dentro del período de garantía señalado en el Contrato, el área solicitante efectuará las reclamaciones vía Departamento de Transportes.

14.10

14.11

¿EL ÁREA SOLICITANTE OTORGA CONFORMIDAD? NO Recibe la unidad vehicular, con la factura, revisa la unidad y constata que la reparación es incorrecta, elabora el mismo día la orden de reclamación al Taller Automotriz Externo, para la corrección del trabajo mal efectuado, Envía el vehículo al taller externo, el mismo día, para la corrección del trabajo mal efectuado, devolviendo la factura original con copias de la solicitud de servicio, orden de reparación, e inventario físico actualizado con el que inicialmente fue enviado conecta con la actividad No. 15.4

14.12 Recibe dentro de los dos días siguientes de su recepción, del área requirente, factura original debidamente requisitada con el nombre y firma del servidor público que otorga la conformidad sobre la reparación realizada.

14.13 Elabora el mismo día, Oficio al Departamento de Control vehicular en el que envía la factura original y documentación soporte para efectuar los trámites de pago.

Departamento de Control Vehicular 15.1 Recibe el mismo día, del Departamento de Taller la factura original y documentación soporte.

15.2 Revisa y verifica inmediatamente que los precios facturados coincidan con los precios autorizados.







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 15.3 Determina en el momento de su revisión si en su caso

existen penalizaciones por trabajos o servicios efectuados extemporáneamente, cuantifica deducciones y las aplica en las facturas correspondientes,

15.4 Elabora dentro de los dos días siguientes, oficio con firma de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y Dirección de Administración Patrimonial, en el cual se envía a la Dirección General de Programación Organización y Presupuesto, la factura original con la documentación soporte para el pago respectivo al prestador del servicio.

15.5 Turna el mismo día de la firma el Oficio y la documentación anexa, al Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, para obtener suficiencia presupuestal y firma del Director.

15.6 Recibe oficio firmado, de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, así como los documentos anexos, lo envía el mismo día, Original con documentos soporte a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto y distribuye las copias en la forma siguiente: 1ª. Copia.- Dirección de Administración Patrimonial. 2ª. Copia.- Subdirección de Transportes 3ª. Copia.- Acuses de recibo para expediente.

FIN







7. REFERENCIAS

7.1. Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de cualquier naturaleza.

7.2. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

7.3. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.



PROCEDIMIENTO PARA:

DETERMINAR EL PAGO DEL IMPUESTO PREDIAL

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: DETERMINAR ELPAGO DEL IMPUESTO

PREDIAL 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA


3 4 5 6 7 9

12

13




PROCEDIMIENTO PARA: DETERMINAR ELPAGO DEL IMPUESTO PREDIAL

3 7/lV/2006


1. OBJETIVO

Determinar los montos del impuesto predial de los inmuebles de la Entidad, con base en el Código Financiero del Distrito Federal, a fin de cumplir en tiempo y forma con los pagos por este concepto ante la Tesorería del Distrito Federal.





4 7/lV/2006


2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Obras y Conservación, Subdirección de Servicios, Oficina de Predio y Agua.





5 7/lV/2006


3. DEFINICIONES


3.2 Predio urbano edificado: el predio urbano que contenga construcciones permanentes provisionales o en proceso, independientemente de su régimen de propiedad, uso, tipología o estado, excepto que se trate de bardas perimetrales. Es objeto del impuesto predial, la propiedad, el usufructo o la posesión del suelo y de las construcciones que estén adheridas al mismo, que se encuentren dentro del territorio que corresponda.

3.3 Impuesto: Tributo, carga fiscal o prestación en dinero y/o especie que fija la Ley con Carácter General y obligatorio a cargo de personas físicas y morales, para cubrir los gastos públicos.


3.5 Suficiencia presupuestal: Estimación del saldo o remanente de recursos susceptibles de ser utilizados, el cual resulta de restar a una asignación presupuestaria, las cantidades ejercidas y comprometidas con cargo a dicha asignación.





6 7/lV/2006




- Autorizar el pago del impuesto predial, previa revisión del Subdirector de Servicios.


- Supervisar que la determinación del impuesto predial sea en estricto apego a la normatividad en la materia.

4.3 SUBDIRECCIÓN DE OBRAS Y CONSERVACIÓN - Integrar y proporcionar a la Dirección de Administración Patrimonial la información referente a

los inmuebles del Sistema debidamente consensuada y actualizada para el pago del impuesto predial

4.4 SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS - Revisar y validar los cálculos de cada una de las cuentas, para el pago del impuesto predial,

que la Oficina de Predio y Agua determinó con base a la información proporcionada por el Subdirector de Obras y Conservación y a la aplicación de las tarifas del Código Financiero del D.F.

- Verificar que los pagos de impuesto predial, correspondan a todos los inmuebles del Sistema. - Vigilar que los pagos por impuesto predial del ejercicio que se trate, se realicen en el periodo

que el Gobierno del Distrito Federal otorga para pagos con descuento. 4.5 OFICINA DE PREDIO Y AGUA

- Realizar el cálculo correcto del impuesto predial de los inmuebles del Sistema, en estricto

apego a la normatividad en la materia.

- Efectuar el pago del impuesto predial de los inmuebles del Sistema en tiempo y forma.

- Realizar la comprobación del gasto efectuado ante la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto.





7 7/lV/2006


DOCUMENTOS

1.1 ELABORA OFICO SOLICITANDO AL

SUBDIR. DE OBRAS Y CONSERV.

SUPERFICIE DE TERRENOS Y

CONSTRUCCIÓN EN M2 DE INMUEBLES

2.2 ELABORA OFICIO Y TURNA CON INFORMACIÓN CORRECTA YA

ACTUALIZADA A LA DIR DE ADMÓN. PATRIMONIAL

2.1 RECIBE OFICIO, SE ENTERA Y TURA

AL DEPTO. DE PATRIM.

INMOBILIARIOPARA ATENCIÓN

3.1 RECIBE OFICIO CON INFORMACIÓN DE SUPERFICIE Y

CONSTRUCCIÓN EN M2 TOMA

CONOCIMIENTO Y TURNA AL SIBDIR DE

SERVICIOS

4.1 RECIBE INFORMACIÓN

(CATÁLOGO DE M2 DE SUP. Y CONST.)

INSTRUYE A OFICINA DE PREDIOREALICE

CALCULO CON CÓDIGO FINANCIERO

4.3 CALCULA IMPUESTOS A PAGAR

DE ACUERDO A TARIFAS DE CÓDIGO

FINANCIERO DE INMUEBLES DEL

SISTEMA

4.2 RECIBE INF. M2 DE TERRENOS Y CONSTRUC. DE

INMUEBLES, REVISA CÓDIGO FINANCIERO P/APLICAR TARIFAS E

INMUEBLES EXCENTOS DE PAGO


INICIO

OFICIO

1.1, 2.1

SUBDIRECTOR DE OBRAS Y

CONSERVACIÓN

OFICIO DE RESPUESTA

A

2.2, 3.1, 3.2

CATÁLOGOCÓDIGO FINANCIERO

4.1, 4.2

DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO INMOBILIARIO

FORMATO

4.2, 4.3

3.2 ELABORA OFICIO DE RESPUESTA CON

INF. SOLICITADA, OBTIENE FIRMAS Y

DISTRIBUYE





8 7/lV/2006


DOCUMENTOS

4.4 LLENA DATOS GENERALES DE

INMUEBLES UNA VEZ DETERMINADOS LOS

IMPORTES Y LOS VALORES

6.2 SOLICITA AL DEPTO DE

SERVICIOS REALICE TRANSFEENCIAS P/SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL Y EFECTUAR PAGO

6.3 RUBRICA DE SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL Y DEVUELVE AL DEPTO

DE SERVICIOS

FORMATOS

OFICIO, FORMATOS

SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

6.2, 6.3

4.5, 5.1, 6.1

OFICIO, ANEXOS

7.1

JEFE DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

¿TIENE SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL?

FIN

OFICIO, FORMATOS, COMPROBANTES

6.1

7.5, 7.6


A

NOSI

4.4

CHEQUE, FORMATOS

7.2, 7.3

4.5 ELABORA OFICIO A DGPOP PARA

SOLICITAR CHEQUE PARA PAGO DE

IMPUESTO PREDIAL Y TURNA A LA DIR DE

ADMÓN PATRIM. P/FIRMA


PATRIMONIAL

5.1 RECIBE OFICO Y FORMATOS DE

PREDIO, SA VoBo. P/TURNO AL JEFE DE

DEPTO. ADMVO. P/SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL

6.1 RECIBE OFICIO Y ANEXOS, REVISA

SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Y

DETERMINA

7.1 RECABA AUTORIZ. DEL DGRMSG EN

OFICIO Y ANEXOS Y DISTRIBUYE

7.2 RECIBE DE DIR. DE FINANZAS

CHEQUE P/PAGO DE IMPUESTO PREDIAL DE INMUEBLES DEL

SISTEMA

7.3 RECIBE CHEQUE Y FORMATOS , SE

PRESENTA EN OFICINAS DE TESORERÍA Y

REALIZA PAGO

7.4 SACA COPIAS DE LOS PAGOS

REALIZADOS PARA EXPEDIENTE Y

COMPROBACIÓN

7.5 ELABORA OFICIO A DGPOP PARA

COMPROBAR PAGO, ANEXA

COMPROBANTES

7.6 REBRICA OFICIO Y OBTIENE FIRMADEL

DIR. DE ADMÓN PATRIM. Y DEL

DGRMSG Y DISTRIBUYE OFICIO.





9 7/lV/2006



1.1 Elabora en los primeros 5 días hábiles del mes de ABRIL del año en que se pagará el Impuesto y de acuerdo a los requerimientos del Código Financiero del D.F. el Oficio, solicitando las superficies de terrenos y construcción en M2 de todos los inmuebles del Sistema, al Subdirector de Obras y Conservación en original y 4 copias, lo firma y distribuye en la forma siguiente. Original.- Subdirector de Obras y Conservación. 1°.- Copia.- Dir. Gral. Recursos Mat. y Servicios Grales. 2°.- Copia.- Dirección de Administración Patrimonial. 3°.- Copia.- Oficina de Predio y Agua. 4°.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.

Subdirector de Obras y Conservación 2.1 Recibe original del Oficio, toma conocimiento, acusa de recibo y el mismo día turna original a la Departamento de Patrimonio Inmobiliario, para su atención correspondiente.

Jefe de Departamento de Patrimonio Inmobiliario

3.1 Recibe original del oficio, extrae de su base de datos la información solicitada, revisa que se encuentre completa y actualizada, y dentro de los cinco días siguientes a su recepción prepara información (catálogo) para su envío a la Subdirección de Servicios.

3.2 Elabora dentro de la segunda semana de ABRIL oficio de respuesta de la información solicitada, recaba firma del Subdirector de Obras y Conservación, y distribuye de la siguiente forma: Original con información solicitada anexa.- Al Subdirector de Servicios. 1°.- Copia.- Dir. Gral. de Rec. Mat. y Serv. Grales. 2°.- Copia.- Dirección de Administración Patrimonial 3°.- Copia.- Subdirector de Servicios. 4°.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.

Subdirector de Servicios. 4.1 Recibe oficio con la información solicitada durante la primera quincena de ABRIL (Catálogo de M2 de sup. y const. y otros), acusa de recibo, toma conocimiento instruye y turna a la Oficina de Predio y Agua, para que realice el cálculo del Impuesto Predial al ejercicio fiscal correspondiente, a fin de que el pago se realice en el plazo como, de acuerdo a como lo establece el Código Financiero del Distrito Federal.

4.2 Recibe a través de la Oficina de Predio y Agua la información referente a los M2 de superficies de terrenos y construcción y otros conceptos de todos los Inmuebles del Sistema, y al día siguiente revisa el Código Financiero, para aplicar las tarifas publicadas y determinar inmuebles exentos de este pago.

4.3 Procede a través de la Oficina de Predio y Agua a calcular en forma inmediata los impuestos a pagar de acuerdo a las tarifas publicadas en el Código Financiero del Distrito Federal y a la información proporcionada por la Subdirección de Obras y Conservación, de terrenos, construcción y otros conceptos de cada uno de los Inmuebles que les corresponda el pago.





10 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 4.4 Procede a través de la Oficina de Predio y Agua una vez

hechos los cálculos a llenar los datos generales de cada uno de los inmuebles, una vez determinados los importes a pagar, así como los valores que se obtuvieron en el formato del Impuesto Predial proporcionado por la Tesorería del D.F.

4.5 Elabora a través de la Oficina de Predio y Agua, ocho días antes del vencimiento del pago con descuento, oficio en original y 6 copias solicitando a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto la elaboración del cheque por la cantidad enunciada por concepto de pago de Impuesto Predial, revisa y rubrica y turna el mismo día de su elaboración para firma de la Dirección de Administración Patrimonial correspondientes, anexa formatos de impuesto predial.

Director de Administración Patrimonial 5.1 Recibe oficio original y copias, así como los formatos del impuesto predial, inmediatamente revisa y firma de visto bueno, devuelve a la Subdirección de Servicios para su turno al Jefe del Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para revisar suficiencia presupuestal.

Jefe del Departamento Administrativo 6.1

6.2

Recibe oficio y anexos, inmediatamente revisa suficiencia presupuestal.

¿TIENE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL?

NO Solicita inmediatamente a la Subdirección de Servicios realice las transferencias necesarias para dar suficiencia presupuestal y efectuar el pago.

6.3

SI Rubrica inmediatamente de suficiencia presupuestal y devuelve a la Subdirección de Servicios el oficio con sus anexos.

Subdirector de Servicios 7.1 Recaba el mismo día firma de autorización del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales en oficio y anexos. guarda temporalmente formatos originales de pago de impuesto predial y procede a la distribución del oficio de la siguiente forma: Original y copia de anexos.- Dirección de Programación, Organización y Presupuesto. 1°.- Copia.- Dirección General de Rec. Materiales. y Servicios Generales. 2°.- Copia.- Dirección de Administración Patrimonial 3°.- Copia.- Subdirección de Finanzas 4°.- Copia.- Subdirección de Servicios 5°.- Copia.- Oficina de Predio y Agua. 6°.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.





11 7/lV/2006


RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 7.2 Recibe de la Subdirección de Finanzas dos días antes del

pago, cheque correspondiente para el pago del Impuesto Predial de los Inmuebles del Sistema.

7.3 Recibe cheque original y formatos, y a través de la Oficina de Predio y Agua de forma inmediata se presenta en las oficinas de la Tesorería del Gobierno del Distrito Federal y procede al pago de Impuesto Predial, recaba los formatos con el sello de pagado de la máquina registradora o en su caso el comprobante de pago.

7.4 Realizado el pago correspondiente la Oficina de Predio y Agua inmediatamente procede a sacar copias fotostáticas de los pagos realizados para expediente y comprobación del pago.

7.5 Elabora, a través de la Oficina de Predio y Agua dentro de los 10 días naturales posteriores al pago, oficio en original y 6 copias a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto para la comprobación del pago, anexa comprobante de pago o formatos sellados por la Tesorería del Distrito Federal, rubrica y turna para firma del Depto. de Servicios.

7.6 Recibe oficio original y copias con sus anexos, el mismo día revisa y rubrica, recaba firma del Subdirector de Administración Patrimonial y del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales. Distribuye oficio de la siguiente forma. Original y anexos.- Dirección de Programación, Organización y Presupuesto. 1°.- Copia.- Dirección de Rec. Mat. y Serv. Generales. 2°.- Copia.- Dirección de Administración Patrimonial 3°.- Copia.- Subdirección de Finanzas 4°.- Copia.- Subdirección de Servicios 5°.- Copia.- Oficina de Predio y Agua. 6°.- Copia.- Acuses de recibo para archivo en la Oficina de Predio y Agua. Recibe acuses y Archiva en expediente.

FIN





12 7/lV/2006


7. REFERENCIAS

7.1 Código Financiero del Distrito Federal del ejercicio correspondiente. D.O.F 31-XII-1994 y sus reformas G.O.D.F. 5-I-2004

7.2 Gaceta Oficial del Distrito Federal en la que se publique las tarifas para impuestos predial del ejercicio correspondiente. G.O.F. 5-I-2004





13 7/lV/2006


8. ANEXOS

(CONTRIBUYENTE) IMPUESTO PREDIAL

DETERMINACIÓN DEL VALOR CATASTRAL CON

VALORES UNITARIOS POR EL PERIODO COMPRENDIDO DEL 1 D ABRIL AL 31 DE DICIEMBRE DE 200____

NÚM. DE CUENTA CATASTRAL______________________

CLAVE CORREDOR SUPERFICIE DEL SUELO

M2

VALOR UNITARIO M2

VALOR DEL SUELO

(A)

SUPERFICIE DE CONSTRUCCIÓN TIPO CLASE PRESEN

TACIÓNVALOR UNITARIO

M2 VALOR DE LA

CONSTRUCCIÓN SUMA(B)= C

INSTALACIONES ESPECIALES 8%

(D) DEMÉRITO POR

ANTIGÜEDAD 40%

(E) VALOR TOTAL DE

LA CONSTRUCCIÓN

(C)+(D)+(E) = F

(G) VALOR CATASTRAL (A) + (F)





14 7/lV/2006


(CONTRIBUYENTE) IMPUESTO PREDIAL

DETERMINACIÓN DEL VALOR CATASTRAL CON

VALORES UNITARIOS POR EL PERIODO COMPRENDIDO DEL 1 D ABRIL AL 31 DE DICIEMBRE DE 200_(1)__

NÚM. DE CUENTA CATASTRAL______(2)________________

CLAVE CORREDOR SUPERFICIE DEL SUELO

M2

VALOR UNITARIO M2

VALOR DEL SUELO

(A) (3) (4) (5) (6)

SUPERFICIE DE CONSTRUCCIÓN TIPO CLASE PRESEN

TACIÓNVALOR UNITARIO

M2 VALOR DE LA

CONSTRUCCIÓN (7) (8) (9) (10) (11) (12)

SUMA(B)= C (13)

INSTALACIONES ESPECIALES 8%

(14)

(D) (15) DEMÉRITO POR

ANTIGÜEDAD 40%(16)

(E) (17) VALOR TOTAL DE

LA CONSTRUCCIÓN

(C)+(D)+(E) = F

(18)

(G) VALOR CATASTRAL (A) + (F) (19)

Nombre y firma de quien requisita el formato





15 7/lV/2006


OBJETIVO Realizar el cálculo del valor catastral cada uno de los inmuebles del Sistema, a fin

de conocer de acuerdo al Código Financiero del D.F. el impuesto a pagar.

ELABORADO POR Oficina de Predio y Agua.

NO. DE EJEMPLARES 1 Original y 1 copia

DISTRIBUCIÓN Original.- Oficina de Predio y Agua Copia 1.- Archivo.

No. CONCEPTO ANOTAR 1 200

Año al que corresponde el periodo de pago.

2 NÚMERO DE CUANTA CATASTRAL

Número de cuenta de cada uno de los inmuebles del Sistema.

3 CLAVE CORREDOR

Se deja en blanco.

4 SUPERFICIE DE SUELO

Superficie de Terreno en metros cuadrados correspondiente al Inmueble de acuerdo al catálogo.

5 VALOR UNITARIO

Valor del metro cuadro de terreno de acuerdo al Código Financiero.

6 VALOR DEL SUELO Se determina de multiplicar superficie de suelo por valor unitario = (A) 7 SUPERFICIE DE

CONSTRUCCIÓN Número de metros cuadrados de construcción del Inmueble que corresponda de acuerdo al catalogo.

8 TIPO Tipo de inmueble que corresponda, de acuerdo al catálogo de Inmuebles.

9 CLASE Clase de inmueble que corresponda de acuerdo al catálogo de Inmuebles

10 PRESENTACIÓN Presentación del inmueble de acuerdo al catálogo de Inmuebles. 11 VALOR UNITARIO Valor de la Construcción de acuerdo al Código Financiero. 12 VALOR DE LA

CONSTRUCCIÓN Se determina de multiplicar superficie de construcción por valor unitario.

13 SUMA (B) = C Suma de toda la columna = (C) 14 INSTALACIONES

ESPECIALES 8% Se calcula el 8% de (C) y se le suma.

15 (D) Resultado de la operación de (C) 16 DEMÉRITO POR

ANTIGÜEDAD 40% A (D) se le calcula el 40% y se le resta.

17 (E) Resultado de la operación de (D) 18 VALOR TOTAL DE LA

CONSTRUCCIÓN (C)+(D)+(E) = F

Suma de los subtotales (C)+(D)+(E) = (F)

19 VALOR CATASTRAL (A) + (F)

Suma del Valor del Suelo y Valor total de la Construcción



PROCEDIMIENTO PARA:

RECIBIR, REVISAR Y TRAMITAR FACTURAS DE SERVICIOS

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: RECIBIR, REVISAR Y TRÁMITAR

FACTURAS DE SERVICIOS 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA


3 4 5 6 7 9

12

13




PROCEDIMIENTO PARA: RECIBIR, REVISAR Y TRÁMITAR



1. OBJETIVO

Recibir las facturas de los prestadores de servicios para su revisión conforme a las especificaciones económicas del contrato, así como su autorización, a fin de que se envíen a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto en tiempo y forma.







2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Servicios Internos, Departamento de Servicios Externos, y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF que reciben servicios contratados.







3. DEFINICIONES












4.1. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES


4.2. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL



4.3. SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS - Informar a las diferentes Coordinaciones Administrativas de las Áreas del Sistema, el nombre

de las Empresas prestadoras del Servicio. - Enviar a la Coordinaciones Administrativas de las Áreas del Sistema, los diferentes formatos

de Reportes de Actuación de las empresas prestadoras del Servicio, así como copia del Contrato y de sus anexos técnicos, a fin de que éstas coadyuven con el Subdirector en la Supervisión del Servicio.

- Enviar al Departamento encargada de la Supervisión del Servicio los Reportes de Actuación de

la Empresa prestadora del servicio en cuanto los reciba de las Coordinaciones Administrativas correspondientes.

4.4. DEPARTAMENTOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS

- Elaborar el Cuadro de Afectación presupuestal, cuadro de descuentos, penas convencionales.

- Revisar que las facturas enviadas por la empresa coincidan con los reportes de actuación de

los servicios realizados enviados por las Áreas del Sistema.

- Revisar que las facturas por servicios prestados, enviadas por la empresa correspondiente, contengan todos los requisitos legales y fiscales para su debida autorización.







RECIBO DE FACTURA

RESPALDO

FACTURA/O

REPORTES DE ACTUACIÓN


INICIO

1.1 RECIBE DE ÁREAS REPORTES

DE ACTUACIÓN , TURNA AL ÁREA

ENCARGADA DE LA SUPERVISIÓN

2.1 RECIBE REPORTES DE ACTUACIÓN Y

ARCHIVA TEMPORALMENTE

3.1 RECIBE FACTURA ORIGINAL CON EL

RESPALDO CORRESPONDIENTE

3.2 ELABORA RECIBO DE FACTURA EN ORIGINAL Y TRES COPIAS ENTREGA EL

ORIGINAL AL PRESTADOR DE

SERVICIO

3.3 TURNA A LA COORD. TÉC. FACTURA Y RESPALDOS

4.2 SUSTRAE DE ARCHIVO TEMP. REPORTES DE ACTUACIÓN Y

COMPARA INFORMACIÓN DEL PRESTADOR DEL

SERVICIO

4.3 DEVUELVE AL PRESTADOR DEL

SERVICIO SEÑALANDO

INCONSISTENCIAS

¿ES CORRECTA

LA INFORMACIÓN?

4.1 RECIBE FACTURA Y RESPALDOS

DEPARTAMENTO ENCARGADO DE LA SUPERVISIÓN DEL SERVICIO

A3.1

SI NO

DOCUMENTOS

1.1, 2.1, 4.2

3.1, 3.3, 4.1

3.1, 3.3, 4.1

3.2







CUADRO DE AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

NOTA DE CREDITO

FACTURA/O

SUBDIRECTOR DE SERVICIOS DEPARTAMENTO ENCARGADO DE LA SUPERVISIÓN DEL SERVICIO

4.4 REVISA, MONTO DE LAS PENAS

CONVENCIONALES Y SOLICITA NOTA DE

CRÉDITO

4.5 INTEGRA FACTURA,

REPORTES DE ACTUACIÓN, Y EN SU

CASO NOTA DE CRÉDITO

A

4.6 ELABORA CUADRO DE AFECTACIÓN

PRESUPUESTAL

4.7 ENVÍA PARA REVISIÓN FACTURA ORIGINAL Y EN SU

CASO NOTA DE CRÉDITO, CON

DOCUMENTACIÓN SOPORTE

5.1 RECIBE DOCTOS. Y REVISA QUE LOS

MONTOS DE LA FACTURA Y NOTA DE

CRÉDITO CORRESPONDAN AL SERVICIO PRESTADO

5.2 VERIFCA Y EN SU CASO REALIZA MOVIMIENTOS

PRESUPUESTALES

5.4 TURNA AL JEFE DE DEPTO

ADMINISTRATIVO DE DGRMSG PARA

AUTORIZAR SUF. PRESUPUESTAL

5.5 RECIBE DE LA JEFE DE DEPTO

ADMVO. AUTORIZACIÓN Y

TURNA A DGRMSG P/FIRMA DE OFICIO Y

DE FACTURA

DOCUMENTOS

FACTURA/O

OFICIO Y RESPALDOS

5.6 RECIBE OFICIO FIRMADO DE

DGRMSG Y LO DISTRIBUYE

5.7 RECIBE DE DGPOP OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y

FECHA DE INGRESO A LA SUBDIR.

COTROL DE PAGOS Y COBRANZA.

5.8 INFORMA AL PRESTADOR DE

SERVICIOS LA FECHA DE INGRESO PARA

PAGO DE LA FACTURA


FIN

5.3 ELABORA OFICIO DE DGRMSG A

DGPOP SOLICITANDO AVISO FORMAL AL

PRESTADOR DE SERVICIO

5.1

4.4, 4.5

4.6, 5.2

5.5, 5.6

5.7







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Subdirector de Servicios 1.1 Recibe de las áreas sujetas al servicio, copias de los

reportes de actuación del prestador del Servicio, turna inmediatamente al área encargada de la Supervisión y seguimiento del Contrato del Servicio.

Jefe del Departamento encargado de la Supervisión del Servicio

2.1 Recibe al día siguiente las copias de los reportes de actuación, y archiva temporalmente.

Subdirector de Servicios 3.1 Recibe Factura Original del prestador de servicios en la fecha que este presente con el respaldo correspondiente (reportes de actuación originales) acusa de recibo en la copia de reportes al prestador del servicio.

3.2 Elabora en el momento de recibir la factura “Recibo de documentación para su revisión y trámite”, en original y dos copias, entrega original al prestador del servicio, anexa la 1ª. Copia a la documentación, y en la 2ª. Copia recaba acuse y, archiva en el consecutivo.

3.3 Turna el mismo día al Departamento encargado de la Supervisión del Servicio Factura original, con reportes de actuación y copia del recibo.

Jefe del Departamento encargado de la Supervisión del Servicio

4.1 Recibe el mismo día, Factura con soportes correspondientes y copia del recibo.

4.2 Sustrae al día siguiente de la recepción de la documentación del archivo temporal, copia de los reportes de actuación y compara la información con la presentada por el prestador de servicio.

Es correcta la Información de la Factura y los respaldos.

4.3

No es correcta Devuelve en un plazo de tres días naturales al Prestador del Servicio señalando inconsistencias recaba acuse de devolución en el Recibo de Documentación para revisión y trámite. Continua actividad 3.1

4.4

Si es correcta Revisa, al día siguiente de haber comparado la información presentada, con la empresa prestadora del Servicio, monto de las penas convencionales aplicables por el período de facturación, y solicita en su caso al prestador del Servicio que presente la nota de crédito respectiva.

4.5 Integra inmediatamente a la Factura, reportes de actuación y en su caso nota de crédito.

4.6 Elabora el mismo día de haber integrado a la factura los documentos soporte, cuadro de afectación Presupuestal.







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 4.7 Envía al siguiente día a la Subdirección de Servicios para

su revisión, Factura original firmada, con documentación soporte, en su caso nota de crédito, Cuadro de Descuentos y penas convencionales.

Subdirector de Servicios. 5.1 Recibe el mismo día documentación y revisa requisitos fiscales y administrativos precio unitario y que el monto de la factura corresponda al servicio prestado y la nota de crédito al monto de las penas convencionales aplicadas.

5.2 Verifica el mismo día, disponibilidad presupuestal en los centros de costo a afectar y en su caso realiza movimientos presupuestales.

5.3 Elabora al día siguiente, oficio en original y cuatro copias, para firma de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Dirección de Administración Patrimonial, en el cual se envía a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto factura original con reportes de actuación, cuadro de afectación presupuestal y en su caso nota de crédito con cuadro de descuentos y penas convencionales, solicitándole se informe por escrito al Subdirector de Servicios la fecha en que se turnó a la Subdirección de Control de Pagos y Cobranza dependiente de la Subdirección de Finanzas, a fin de informarle al prestador del servicio que su documentación se encuentra para trámite de pago en la Subdirección antes mencionada, rubrica y recaba firma de la Dirección de Administración Patrimonial .

5.4 Turna el mismo día oficio con documentos soporte al Jefe del Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para autorizar suficiencia presupuestal.

5.5 Recibe el mismo día del Jefe del Departamento Administrativo Autorización y turna inmediatamente a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para firma del Oficio y en su caso de la Factura Original de acuerdo al monto.

5.6 Recibe el oficio con firma del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales así como los anexos soporte y distribuye el mismo día en la forma siguiente: Original con facturación, cuadro de afectación presupuestal, cuadro de cálculo de descuentos, nota de crédito y cálculo de la Pena convencional, en su caso.-Dirección de Programación, Organización y Presupuesto. 1ª.-Copia.-Oficialía Mayor 2ª.-Copia.- Dirección de Administración Patrimonial 3ª.- Copia.- Subdirección de Servicios 4ª.- Copia.- Acuses de recibo para archivo.







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 5.7 Recibe dentro de los tres días siguientes de la Dirección de

Programación, Organización y Presupuesto oficio de notificación de la fecha de ingreso a la Subdirección de Control de Pagos y Cobranza, acusa de recibo.

5.8 Elabora el mismo día de su recepción “Aviso de ingreso de documentos para pago” al prestador de Servicios anotando la fecha de ingreso de factura a la Subdirección de Control de Pagos y Cobranza.

CONECTA CON PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES.

FIN







7. REFERENCIAS



7.3 Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes

Muebles y Prestación de Servicios de cualquier naturaleza.







8. ANEXOS

RECIBO DE DOCUMENTACIÓN PARA REVISIÓN Y TRÁMITE.

Folio:___________

México, D.F. a _____de ___________de 200__. Recibimos de:________________________________________________________________ La documentación que se detalla en el presente recibo.

DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS No. de Factura y/o Documento IMPORTE

TOTAL

EMPRESA SNDIF

Entrega documentación para revisión y trámite. Recibe documentación para revisión y trámite.

Nombre: Nombre y Firma: Firma: Cargo: No. Credencial: Sello:

EN CASO DE CORRECCIONES

Recibe documentación para realizar correcciones. Entrega documentación para correcciones.

Nombre: Nombre y Firma: Firma: Cargo: Fecha: No. Credencial: Sello:

Este recibo será canjeado por el Aviso de recepción de documentos para pago, en fecha y hora indicados por el Subdirector de Servicios.

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL







RECIBO DE DOCUMENTACIÓN PARA REVISIÓN Y TRÁMITE.

Folio:____(1)_______ México, D.F. a _____de ____(2)__________de 200__.

Recibimos de:_____________(3)__________________________________________________ La documentación que se detalla en el presente recibo.

DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS No. de Factura y/o Documento IMPORTE

(4) (5)

TOTAL (6)

EMPRESA SNDIF

Entrega documentación para revisión y trámite. Recibe documentación para revisión y trámite.

Nombre: (7) Nombre: (9) Firma: (8) Cargo: (10) No. Credencial: (11) Sello: (12)

EN CASO DE CORRECCIONES

Recibe documentación para realizar correcciones. Entrega documentación para correcciones.

Nombre: (13) Nombre: (16) Firma: (14) Cargo: (17) Fecha: (15) No. Credencial: (18) Sello: (19)

Este recibo será canjeado por el Aviso de recepción de documentos para pago, en fecha y hora indicados por el Subdirector de Servicios.







OBJETIVO Tener un control de la documentación que se recibe para revisión y trámite de las

empresas prestadoras de servicios.

ELABORADO POR Subdirector de Servicios.


DISTRIBUCIÓN Original: Empresa que presta el Servicio. Copia: 1 Subdirección de Servicios Copia: 2 Departamento que corresponda Copia: 3 Archivo

No. CONCEPTO ANOTAR 1 FOLIO Número consecutivo que le corresponda. 2 FECHA: Día, mes y año en que se entrega la documentación. 3 RECIBIMOS DE Nombre completo o razón social de la empresa prestadora del servicio. 4 DOCUMENTO Tipo de documento que se entrega (Factura, Nota de Crédito, etc.). 5 IMPORTE Importe del documento que se entrega. 6 TOTAL Importe total de la Documentación entregada. 7 NOMBRE Nombre completo del representante de la empresa. 8 FIRMA Firma autógrafa de la persona que entrega la documentación. 9 NOMBRE Nombre completo del Servidor Público que recibe la documentación. 10 CARGO Cargo en el Sistema del Servidor Público que recibe la documentación. 11 NUMERO DE CREDENCIAL No. de Credencial del Servidor Público, que recibe la documentación 12 SELLO Sello del área que recibe la documentación.

EN CASO DE DEVOLUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS POR INCONSISTENCIAS.

13 NOMBRE Nombre completo del representante de la empresa que recibe documentación.

14 FIRMA Firma autógrafa del representante de la empresa que recibe la documentación.

15 FECHA Día, mes y año en que se recibe la documentación para correcciones. 16 NOMBRE Nombre completo del Servidor Público que entrega la documentación para

correcciones. 17 CARGO Cargo en el Sistema del Servidor Público que entrega la documentación 18 NUMERO DE CREDENCIAL No. de Credencial del Servidor Público que entrega la documentación. 19 SELLO Sello del área que entrega la documentación para correcciones.







AVISO DE INGRESO DE DOCUMENTOS PARA PAGO.

México, D.F. a _________de ___________de 200__. De acuerdo al “Recibo de Documentación para Revisión y Trámite” con número de Folio______de fecha_____________expedido por el Subdirector de Servicios, comunicamos a usted que con oficio No. _________ de fecha______________________, la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto informa a esta Subdirección que fue ingresada la Factura No._________el día____de____de 200__, al Subdirector de Control de Pagos y Cobranza dependiente de esa de la Dirección, para continuar con el trámite de pago correspondiente. Sin otro particular, envío un cordial saludo. A T E N T A M E N T E Subdirector de Servicios. Recibí: Nombre:____________________ Firma:______________________ Fecha:______________________.







AVISO DE INGRESO DE DOCUMENTOS PARA PAGO.

México, D.F. a _________de ____(1)_______de 200__. De acuerdo al “Recibo de Documentación para Revisión y Trámite” con número de Folio__(2)____de fecha___(3)___________expedido por el Subdirector de Servicios, comunicamos a usted que con oficio No. ___(4)______ de fecha______(5)________________, la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto informa a esta Subdirección que fue ingresada la Factura No.___(6)______el día_(7)___de__(8)___de 200_(9)_, al Subdirector de Control de Pagos y Cobranza dependiente de esa de la Dirección, para continuar con el trámite de pago correspondiente. Sin otro particular, envío un cordial saludo. A T E N T A M E N T E (10) Subdirector de Servicios. Recibí: Nombre:_____(11)_____________ Firma:_______(12)_____________ Fecha:_______(13)_____________







OBJETIVO Informar al Prestador de Servicios de la Fecha de Ingreso de la Factura al área de

Control de pagos y cobranza del la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto para su trámite de pago.

ELABORADO POR Subdirección de Servicios.


DISTRIBUCIÓN Original: Empresa que presta el Servicio. Copia: 1 Subdirección de Servicios Copia: 2 Departamento que corresponda Copia: 3 Archivo

No. CONCEPTO ANOTAR 1 FECHA: Día, mes y año en que se elabora el aviso. 2 FOLIO Número de folio del “Recibo de Documentación para revisión y Trámite”

que se elaboró cuando se recibió la documentación de la Subdirección de Servicios.

3 FECHA: Día, mes y año en que se elaboró el recibo. 4 OFICIO No. Número de oficio con el que la DGPOP informa la fecha de ingreso de la

factura. 5 FECHA: Día, mes y año del oficio de DGPOP. 6 FOLIO Número de Folio del “Recibo de Documentación para revisión y

Trámite”. 7 DÍA Día de Recepción de Factura y documentos en la Subdirección de

Control de Pagos y Cobranza. 8 MES Mes de Recepción de Factura y documentos en la Subdirección de

Control de Pagos y Cobranza. 9 200___ Año de Recepción de Factura y documentos en la Subdirección de

Control de Pagos y Cobranza. 10 FIRMA Firma del Subdirector de Servicios. 11 NOMBRE Nombre completo del representante de la empresa que recibe el Aviso. 12 FIRMA Firma autógrafa del representante de la empresa que recibe el Aviso. 13 FECHA Día, mes y año en que se recibe el Aviso.



PROCEDIMIENTO PARA

SUPERVISAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE COMEDOR

ABRIL 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: SUPERVISAR LA PRESTACIÓN DEL

SERVICIO DE COMEDOR 2 7/lV/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI


ÍNDICE

HOJA


3 4 5 6 7 9

18




PROCEDIMIENTO PARA: SUPERVISAR LA PRESTACIÓN DEL



1. OBJETIVO

Establecer las actividades y operación de supervisión en los comedores del Sistema Nacional DIF para cumplir con lo que establecen las condiciones generales de trabajo en materia de alimentación al personal, así como para garantizar la calidad e higiene en el servicio de comedor que se proporciona al personal del sistema







2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Servicios, Departamento de Comedores, dependiente de la Subdirección de Servicios y en General a todas las áreas del Sistema Nacional DIF que se involucren con el servicio de comedores.







3. DEFINICIONES

3.1 Análisis: Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus características, representativas así como sus interrelaciones y la relación de cada elemento con el todo.

3.2 Sistema: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 3.3 Contrato: Es el instrumento jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos

para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen; por lo general, se utiliza para la adquisición o venta de productos o como medio para ejemplar los servicios de una persona. El Contrato es un instrumento normativo, y como tal, debe precisar en todo momento las diversas condiciones que las partes contratantes se imponen como obligaciones y derechos; estos son asentados en cláusulas cuyo conjunto norma las actuaciones de las partes contratantes durante la vigencia del mismo.

3.4 Caducidad: Fecha límite para el uso o consumo de un producto alimenticio, farmacéutico

o cosmético 3.5 Comensal: Cada una de las personas que comen en una misma mesa. 3.6 Prestador de Servicio: Persona que celebre contrato de servicios









- Autorizar el pago de las facturas por las raciones consumidas por el personal en los diferentes comedores del sistema.

4.2 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL - Revisar que la documentación para pago por las raciones consumidas por el personal en los

diferentes comedores del sistema se realice con estricto apego a lo establecido en el contrato.

4.3 SUBDIRECCIÓN SERVICIOS - Vigilar y controlar el desarrollo de la operación en sus aspectos de calidad, costo, tiempo, en

apego a las condiciones del contrato suscrito entre el Sistema y el Prestador del Servicio. - Aplicar en tiempo y forma las penas convencionales en que incurra la empresa contratada

por el incumplimiento en la prestación del servicio. 4.4 DEPARTAMENTO DE COMEDORES - Realizar las funciones de la Supervisión y Seguimiento de cada unos de los puntos

plasmados en el contrato suscrito entre el Sistema y el Prestador del Servicio. - Supervisar y revisar que los servicios prestados por la empresa se lleven a cabo conforme a

las especificaciones estipuladas en el contrato, generando a través de los supervisores los reportes correspondientes.

- Determinar y calcular en tiempo y forma las penas convencionales en que incurra la empresa

contratada por el incumplimiento en la prestación del servicio, generando oficio de notificación a la empresa.








OFICIO

ANTEPROYECTO

LINEAMIENTOS


INICIO

1.1 RECIBE D/JEFE DE DEPTO. ADMVO.

D/DGRMSG LINEAMIENTOS P/FORMULAR

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

1.2 ANALIZA LINEAMIENTOS Y

FORMULA ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO CON

NÚMERO DE RACIONES MENSUAL

ANUAL

1.3 OBTIENE AUTORIZACIÓN DEL DIR. DE ADQ. Y ALM.

PARA ANTEPROYECTO.

1.4 ELABORA OFICIO Y ENVÍA CON

ANTEPROYECTO AL JEFE DE DEPTO.

ADMVO.


PATRIMONIALDOCUMENTOS

1.1, 1.2

1.2, 1.3, 1.4

1.5 ELABORA OFICIO DEL DIR. DE SERV. Y

TRANSP. P/REQUERIR A LA

SUBDIR. DE ADQ. Y ALM. LA

CONTRATACIÓN DEL SERVICIO

2.1 RECIBE OFCIO DE IR. DE ADQ. Y ALM.

FECHAS PROGRAMADAS PARA ACTOS DE

LICITACIÓN

3.1 PARTICIPA EN FECHAS

PROGRAMADAS PARA ACTOS DE

LICITACIÓN

3.2 RECIBE DE LA DIR. DE ADQ. Y ALM.

PROPUESTAS TÉCNICAS DE

PARTICIPANTES

3.3 ANALIZA PROPUESTAS TÉCNICAS DE

PROVEEDORES Y ELABORA

RESULTADO TÉCNICO

3.4 ENVÍA RESULTADO

TÉCNICO A LA DIR. DE ADQ. Y ALM.

3.5 RECIBE DE LA DIR. DE ADQ. Y ALM. COPIA DEL ACTO DE

FALLO DE LA LICITACIÓN

3.6 ACUERDA CITA CON PROVEEDOR PARA DETALLAR

FORMAS DE TRABAJO Y DOCTOS

GENERADOS REPORTES, ETC.

3.7 ELABORA OFICIO P/INFORMAR A

ÁREAS DEL SISTEMA EL NOMBRE DE LA

EMPRESA QUE PRESTARÁ EL

SERVICIO

3.8 TURNA OFICIO A JEFE DE DEPTO DE

COMEDORES P/ESTABLECER

CONTACTO C/EMPRESA Y FORMALIZAR

ENTREGA-RECEP.

1

1

2

2

5.1 RECIBE DE DIR. DE ADQ. Y ALM.

COPIA DE CONTRATO SUSCRITO POR EL

PRESTADOR DE SERVICIOS

5.2 ELABORA VOLANTE DE

CONTROL CON INSTRUCCIONES Y

ENVÍA AL SIBDIR. DE SERVICIOS

A

B

3

3

6.1 RECIBE COPIA DE CONTRATO Y TURNA AL JEFE DE DEPTO

DE COMEDORES

C

1.4, 1.5, 2.1

3.2, 3.3

RESULTADO TÉCNICA

3.4

FALLO DE LICITACIÓN

3.5

DOCUMENTOS

3.6

OFICIO

3.7, 3.8

CONTRATO

5.1, 6.1







RECIBO DE FACTURA

OFICIO

BASES DE LICITACIÓN

ACTA

DEPARTAMENTO DE COMEDORES

4.1 RECIBE EMPRESA ADJUDICADA Y

REALIZAN REVISIÓN FÍSICA DE

INSTALACIONES E INVENTARIO DE

EQUIPO

4.2 LEVANTA ACTA DE ANTREGA

RECEPCIÓN DE BIENES Y RECABA

FIRMA DEL PRESTADOR DEL

SERVICIO

4.3 REVISA MENÚS CON QUE INICIARÁ EL

SERV. DE ALIMENTACIÓN

CONFORME A LAS BASES

4.4 ELABORA OFICIO DEL DIR. DE ADMÓN

PATRIM. DONDE COMUNICA A

DGRMSG TIEMPO QUE LA EMPRESA

UTILIZA P/INGRESAR A COMEDOR

DOCUMENTOS

4.2

4.3

4.4

3.2

A

B

C

7.1 SE ENTERA DE CONDICIONES DE CONTRATO Y DA SEGUIMIENTO A

OPERACIÓN DURANTE VIGENCIA

7.2 DA FORMATOS DE SUPERVISIÓN E

INSTRUYE A SUPERVISORES DE

COMEDORES REALICEN

SUPERVISIÓN

SUPERVISOR DE CADA COMEDOR

8.1 RECIBE FORMATOS DE

SUPERVISIÓN PARA REQUISITADO E INSTRUCCIONES PARA REALIZAR

SUPERVISIÓN

8.2 REQUISITA DE COMEDORES LOS

FORMATOS CORRESPONDIENTES Y TURNA AL JEFE DE

DEPTO. DE COMEDORES

8.3 EN CONTROL Y REGISTRO DE COMENSALES

SOLICITA CREDENCIAL Y A LA

EMPRESA No. DE RACCIONES

ELABORADAS

8.4 RECIBE DE SUPERVISOR EN FORMASEMANAL

REPORTES DIARIOS DE SUPERVISIÓN EN

FORMATOS ESTABLECIDOS

8.5 REVISA SI EL PRESTADOR DEL

SERVICIO HA INCURRIDO EN

INCUMPLIMIENTO, Y DETERMINA SI EXISTE O NO

SANCIÓN



8.6 ELABORA OFICIO DE LA DGRMSG

PARA NOTIFICA A LA EMPRESA SANCIÓN

EN QUE HA INCURRIDO

8.7 RECIBE SEMANALMENTE REPORTE DE DE COMIDAS PARA CONCILIAR EN

FORMA GLOBAL

8.8 REALIZA UN DÍA A LA SEMANA REUNIÓN

DE CONTROL CON SUPERVISORES,

ANALIZA INCIDENCIAS

8.9 ELABORA REPORTE SEMANAL

DE REUNIÓN Y TURNA AL JEFE DE

DEPTO.

8.10 REALIZA REUNIÓN SEMANAL

CON EMPRESA P/EVALUAR

SERVICIO, QUEJAS Y SUGERENCIAS

8.11 LEVANTA MINUTA Y ENVÍA

COPIA AL SUBDIR. DE SERVICIOS

8.12 RECIBE DE EMPRESA FACTURA

Y REVISA QUE CONTENGA REQUISITOS

FISCALES

8.13 COMUNICA A LA EMPRESA QUE

FACTURA CONTIENE ERRORES Y SE

PRESENTE A CORREGIRLA

¿ES CORRECTA

LA FACTURA?

NO

SI

8.14 ELABORA CUADRO DE

APLICACIÓN POR CENTRO DE COSTO Y

PARTIDA PRESUPUESTAL

8.15 ELABORA OFICIO D/REL. D/FACTURAS, OBTIENE FIRMA DEL SUBDIR., LO ENVÍA AL JEFE DE DEPTO

ADMVO P/CTROL PRESUPUESTAL

8.16 RECIBE DE JEFE DE DEPTO. ADMVO. OFICIO Y FACTURAS Y ENVÍA A FIRMA DE

LA DRMSG


FACTURAS Y ENVÍA AL SUBDIR. DE SERV.

PARA ENVÍO A DGPOP.

FIN

FORMATOS

7.2, 8.2, 8.9

REPORTES

8.4, 8.7

OFICIO

8.6, 8.15, 8.16, 8.17

MINUTA

8.11

FACTURA

8.12, 8.13

CUADRO DE APLICACIÓN

8.14

4.5 RECABA FORMA EN OFICIO Y DISTRIBUYE







RESPONSABLE ACT. No DESARROLLO

Subdirector de Servicios 1.1 Recibe del Jefe del Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, en correo electrónico, disquete u oficio, los lineamientos para la formulación del anteproyecto del presupuesto y sella de recibido al momento según sea el caso.

1.2 Analiza los lineamientos y de acuerdo a estos fórmula el anteproyecto de presupuesto, determinando el número de raciones mensual-anual de las diferentes áreas del Sistema Nacional DIF, a fin de que sea entregado al Jefe del Departamento Administrativo en el plazo marcado.

1.3 Obtiene el mismo día firma de autorización del Subdirector de Administración Patrimonial en el anteproyecto de presupuesto.

1.4 Elabora el mismo día oficio, lo firma y envía junto con el anteproyecto de presupuesto al Jefe del Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, dentro del plazo establecido, obtiene acuse y archiva en expediente de anteproyecto de presupuesto.

1.5 Dentro de los treinta días naturales posteriores a la elaboración del anteproyecto del presupuesto o en la fecha en que la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales lo indique, elabora oficio en original y cuatro copias, con firma del Subdirector de Administración Patrimonial, para requerir a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, la contratación del servicio de alimentación al personal, recaba firma y distribuye de la siguiente forma. 1er. Copia, Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales 2da. Copia Subdirección de Servicios. 3ra. Copia Departamento de Comedores. 4ta. Copia Acuse de recibo y archivo.

Dirección de Administración Patrimonial

2.1 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, oficio con las fechas programadas de los actos de Revisión de Bases, Junta de Aclaración de Bases, Recepción de Propuestas Técnicas y Económicas, Apertura de Propuestas Técnicas, Apertura de Propuestas Económicas y Acto de Fallo, acusa de recibo y turna el mismo día, a la Subdirección de Servicios, para que participe en dichos eventos.

Subdirección de Servicios (o Dirección de Administración Patrimonial)

3.1 Participa en las fechas programadas por la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, en los eventos mencionados en el punto anterior.

3.2 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, al concluir el evento de Apertura de Propuestas Técnicas, las Propuestas Técnicas de los participantes y acusa de recibo.

3.3 Analiza en un lapso de tres días hábiles como máximo, las propuestas técnicas de los proveedores participantes, con las bases de licitación pública nacional, y a más tardar al siguiente día hábil elabora el resultado técnico, en cuatro tantos y obtiene firma del Subdirector de. Administración Patrimonial.








3.4 Envía al día hábil siguiente el resultado técnico a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, obtiene acuse de recibo y distribuye. 1er. Tanto para la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. 2do. Tanto para la Dirección de Administración Patrimonial 3er. Tanto para la Subdirección de Servicios 4to. Tanto para el Departamento de Comedores. 5to. Tanto para el acuse de recibo.

3.5 Recibe al término del evento de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, copia del acta de fallo de la licitación para la contratación del servicio de alimentación al personal.

3.6 Acuerda dentro de los dos días siguientes a la recepción del fallo cita vía telefónica con el proveedor del servicio de alimentación al personal, para que en un plazo de dos días hábiles, detallen formas de trabajo, así como la documentación que se generará mediante la operación, formas de conciliar los reportes, control y pagos del servicio.

3.7 Elabora al día hábil siguiente oficio en original y copia con firma del Subdirector de Administración Patrimonial, para informar a las Coordinaciones Administrativas y Técnicas de Apoyo Administrativo de las áreas del sistema, el nombre de la empresa que prestará el servicio a partir del 1er. día hábil del año de que se trate.

3.8 Elabora oficio dentro de los ocho días hábiles antes del inicio del contrato, con las instrucciones correspondientes para que el Departamento de Comedores, establezca comunicación con la empresa adjudicada y formalice la fecha de entrega-recepción de las instalaciones, mobiliario, equipo de cocina y utensilios propiedad de la Entidad que se utilizarán en la prestación del servicio. Así como determinar la forma de inicio del servicio, conforme a lo especificado en las bases y de acuerdo a las fechas pactadas.

Jefe del Departamento de Comedores.

4.1 Recibe oficio de Instrucción, de inmediato contacta al prestador del servicio adjudicado, acuerdan fecha para que en forma conjunta realicen la revisión física de las instalaciones y el inventario de muebles, equipo de cocina y utensilios que le serán entregados en cada comedor donde prestará el servicio de alimentación.

4.2 En la fecha acordada, levanta Acta de Entrega-Recepción de los bienes en tres tantos, recaba firma del prestador del servicio y del Subdirector de Servicios, firma y les entrega un tanto a cada uno, archiva el otro tanto en expediente.

4.3 Revisa antes de que inicie operaciones con el prestador del servicio, los menús con los que se iniciará el servicio de alimentación, conforme a las bases y acuerdan la fecha y hora en que ingresaran a cada comedor los implementos propiedad del prestador del servicio y materias primas que se requieran para otorgar el mismo.








4.4 Elabora, antes de iniciar el servicio, oficio en original y cuatro copias, con firma de la Dirección de Administración Patrimonial, para comunicar a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales la fecha y hora en que el prestador de servicios ingresará a cada comedor los implementos y materias primas.

4.5 Recaba firma y turna el mismo día con la siguiente distribución. Original a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales 1a. Copia al Subdirección de Servicios 2a. Copia al Departamento de Servicios Internos 3a. Copia al Departamento de Comedores. 4a. Copia para acuse de recibo y archivo

Director de Administración Patrimonial

5.1 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, copia del contrato suscrito con el prestador de servicios, sella de recibido y registra en la libreta de correspondencia.

5.2 Elabora volante de control el mismo día de su recepción, con instrucciones y envía a la Subdirección de Servicios, una copia del contrato y archiva un tanto.

Subdirector de Servicios 6.1 Recibe copia del contrato, obtiene fotocopia y turna en forma inmediata con las instrucciones correspondientes al Departamento de Comedores.

Jefe del Departamento de Comedores

7.1 Se entera de las condiciones del contrato y da seguimiento durante la operación del mismo en todos y cada uno de sus puntos, durante la vigencia.

7.2 Entrega tres días antes de iniciar la operación los formatos de supervisión para su requisitado e instruye a los supervisores de comedores para que lleven acabo la inspección en la recepción de los alimentos, almacenamiento, preparación, manejo de utensilios y enceres, en las instalaciones físicas, en las áreas de servicio y comedor y en el personal que laborará en los comedores.

(Supervisor de Cada Comedor) 8.1 Recibe tres días antes de iniciar operaciones los formatos de supervisión para su requisitado e instrucciones para llevar a cabo diariamente la inspección en la recepción de los alimentos, almacenamiento, preparación, manejo de utensilios y enseres, en las instalaciones físicas, en las áreas de servicio, comedor y al personal que laborará en los comedores y procede a lo siguiente.

EN LA RECEPCIÓN: • Revisa que las características organolépticas, como son, color,

textura y olor sean aceptables, y rechaza aquellos que presenten mohos, coloración extraña, magulladuras o mal olor.

• Revisa que los granos y harinas no presenten agujeros, rasgaduras o mordeduras en los envases, que evidencien contacto con insectos o roedores, y rechaza aquellos que si presenten dichas características.








• Revisa que las galletas panes y tortillas no presenten mohos ni coloraciones no propias del producto y rechaza las que si presenten dichas características.

• Revisa que los alimentos congelados no presenten signos de descongelamiento, de ser así, los marca visiblemente, solicita que sean retirados y sustituidos por productos frescos, los mantiene en custodia y verifica el momento de su sustitución.

• Revisa que la fecha de caducidad o de consumo de acuerdo al producto de que se trate, no este vencida, de ser así los rechaza.

• Se asegura de no aceptar productos enlatados que presenten abombamientos, abolladuras o corrosión.

EN EL ALMACENAMIENTO DE ALIMENTOS EN CÁMARA DE

REFRIGERACIÓN, CONGELACIÓN Y REFRIGERADORES:

• Verifica que se mantengan en una cámara de refrigeración a una temperatura de 7 grados Celsius o menos, de no ser así, los marca visiblemente, solicita que sean retirados y sustituidos por productos frescos, los mantiene en custodia y verifica el momento de su sustitución.

• Verifica que el equipo de refrigeración esté funcionando, y en caso contrario, lo reporta al supervisor de la empresa para que se repare a la mayor brevedad posible.

• Verifica que los insumos no se encuentren almacenados directamente en el piso de las cámaras de refrigeración, en caso contrario, solicita que se corrija la falta en ese momento y se coloquen adecuadamente.

• Verifica que las estibas, tarimas y anaqueles se encuentren limpios y a 15cm. del piso, de no ser así, solicita que se corrija la falta en ese momento y se coloquen adecuadamente.

• Verifica que se encuentren tapados o cubiertos, etiquetados o rotulados con la fecha de entrada, de no ser así los marca visiblemente, solicita que sean retirados y sustituidos por productos frescos, los mantiene en custodia y verifica el momento de su sustitución.

• Verifica que no se encuentran almacenados en huacales, cajas de madera, recipientes de mimbre o costales en los que se reciben, de ser así, solicita que se corrija la falta en ese momento y se coloquen adecuadamente.

• Verifica que se realice la limpieza y desinfección constante, de la cámara o refrigerador y verificar la temperatura periódicamente para reportar posibles fallas en el funcionamiento al supervisor de la empresa para su reparación en el menor tiempo posible.

EN LA PREPARACIÓN DE LOS ALIMENTOS: • Verifica que se encuentren el menor tiempo posible a temperatura

ambiente, en caso de no ser así, reporta la falta al supervisor de la empresa para que se corrija y verifica que los alimentos no hayan sufrido alteraciones en sus características organolépticas.








• Verifica que la descongelación de los alimentos se realice por refrigeración, por cocción o bien, por exposición a microondas, en caso de no ser así los marca visiblemente, solicita que sean retirados y sustituidos por productos frescos, los mantiene en custodia y verifica el momento de su sustitución.

• Verifica que se laven individualmente con agua, jabón, estropajo o cepillo según el caso y se desinfecten con yodo, cloro, plata coloidal o cualquier otro desinfectante, y en caso de no ser así solicita que sean retirados y sustituidos por productos frescos, los mantiene en custodia y verifica el momento de su sustitución.

• Verifica se mantengan a una temperatura de 7 grados Celsius o menos para los fríos y 60 grados Celsius de temperatura interna para los calientes, de no ser así solicita que sean retirados y sustituidos por productos frescos, los mantiene en custodia y verifica el momento de su sustitución.

• Verifica que las salsas, aderezos, cremas, sustitutos de crema, jaleas, mermeladas, miel, jocoque, mantequilla, margarina, patés, pastas de verduras para untar y similares que se sirvan en recipientes como dispensarios y en porciones individuales, cumplan con las instrucciones del fabricante para su preparación y una vez utilizados sean desechados diariamente, de no ser así solicita que sean retirados y sustituidos por productos frescos, los mantiene en custodia y verifica el momento de su sustitución.

• Verifica que los utensilios que se empleen para servir estos se laven por lo menos cuando se vayan a emplear en diferentes alimentos , al inicio y final de la jornada,

• Verifica que los pescados, mariscos, carnes y huevo que se sirven crudos, no hayan sufrido cambios en sus características organolépticas y de existir cambios, solicita que sean retirados y sustituidos por productos frescos, los mantiene en custodia y verifica el momento de su sustitución.

• Verifica que la preparación de las salsas crudas cumplan con las medidas de sanidad en su preparación y no haberse realizado con mucho tiempo de antelación, en caso contrario, solicita sea retirado y sustituido por una que si cumpla con lo requerido.

• Verifica que las mayonesas que se empleen en la preparación de los alimentos sean industrializadas a fin de no representar riesgos para la salud, en caso contrario, solicita sea retirado y sustituido por una que si cumpla con lo requerido.

EN EL MANEJO DE LOS UTENSILIOS Y ENSERES DE COCINA: • Verifica que las tablas y utensilios cortantes tales como: hachas,

cuchillos, sacabocados y mondadores, así como cucharas, palas, cucharones, etc., se laven y desinfecten al cambiar de productos.

• Verifica que los utensilios de cocina antes de ser empleados en la preparación de alimentos sean lavados y desinfectados con yodo, cloro o agua caliente, y que sean almacenados en un área específica, en caso contrario informa al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente con esta disposición.








• El equipo de cocción como son: Estufas, hornos, freidores, marmitas, vaporeras, mesas térmicas, ollas, sartenes y cómales, se laven después de ser utilizados y se desinfecten cada 24 horas, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

• Verifica que las mesas de trabajo se laven y desinfecten después de utilizarse con alimentos diferentes, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

• Verifica que después de lavar y desinfectar el equipo y utensilios de las superficies de contacto con los alimentos no sean secados con trapos o jergas en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

• Los trapos y jergas que se utilicen para la limpieza de mesas y superficies de trabajo se encuentren limpios y desinfectados y sean diferentes para el área de preparación de crudos y para el área de alimentos preparados, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

• Verifica que el secado de vajillas, vasos o cubiertos que no se laven automáticamente sea en un área específica y a temperatura ambiente en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

EN LAS INSTALACIONES FÍSICAS:

• Verifica que los pisos se encuentran limpios y secos, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

• Verifica que las coladeras, canaletas y trampas de grasa estén limpias, con rejillas sin basura y estancamientos en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

• Verifica que las paredes se encuentren limpias y sean lavadas en su parte superior cada 15 días y las partes inferiores cada semana en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla con dicha disposición.

EN LAS ÁREAS DE SERVICIO Y COMEDOR:

• Verifica que los utensilios y manteles de servicio se encuentren limpios, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

• Verifica que la superficie de las mesas se encuentre aseada y se limpie después de cada servicio en general, además, desinfectada al final de la jornada, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.








• Verifica que cada 15 días se laven manteles y plásticos cubre mesas, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

• Verifica que las vitrinas se encuentren limpias y desinfectadas, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

• Verifica que las sillas, mesas, barra, piso, paredes, techo y lámparas se conserve en buen estado y sin manchas o suciedad visible, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

• Verifica que el área para el depósito de basura cuente con bolsas de plástico, tapadera y los pisos y paredes se encuentren limpios y desprovisto de malos olores y lejos del área de alimentos, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

EN EL PERSONAL QUE LABORE EN EL COMEDOR: • Verifica que el personal utilice bata, delantal, red, turbante y cofia

o gorra de colores claros, según sea el caso, que cubra completamente el cabello; sin manchas o suciedad visible y en buen estado, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

• Verifica que se lave las manos hasta la altura de los codos antes de iniciar las labores y después de interrumpirlas por cualquier motivo, utilizando agua, jabón, cepillo y desinfectante, y que se seque con toallas desechables o aire caliente, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

• Verifica que su presentación sea pulcra: bañado, afeitado, con el pelo corto y cubierto, con uñas cortas limpias y sin esmalte, sin joyería en manos cuello y orejas, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

• Verifica que no presente síntomas de enfermedad aguda respiratoria, gastrointestinal o dermatológica, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que inmediatamente sea retirado del servicio el personal que presente dichos síntomas.

• Verifica que no coma, beba o fume durante el horario de servicio, en caso contrario notifica al supervisor de la empresa para que se cumpla inmediatamente dicha disposición.

• Verifica al final del servicio diario, que el personal de la empresa embolse las sobras de los alimentos para que sean retirados en su totalidad por el prestador de servicios








8.2 Requisita tanto del Comedor Central como de los Periféricos, los siguientes formatos “Reporte Diario de Recepción, Almacenamiento y Refrigeración de la Materia Prima para el proceso de Alimentos”,”Bitácora del Proceso de Elaboración de alimentos”, “Reporte Diario de Control Sanitario del Personal de Cocina”, “Reporte Diario del Servicio del Comedor”, “Reporte Diario de Supervisión de Limpieza de Instalaciones y Operación de Cocina”; así como el concentrado Semanal de “Supervisión de la Recepción de Materias Primas, Almacenamiento y/o Refrigeración” y turna al Jefe del Departamento de Comedores.

8.3 EN EL CONTROL Y REGISTRO DE USUARIOS O COMENSALES • Solicita cada vez que se otorgue el servicio, credencial al usuario

y verifica que tenga derecho al servicio y otorga el pase correspondiente, en el comedor central utiliza el sistema de cómputo implantado para tal fin.

• Concilia al término de cada servicio (desayuno, comida y cena) con el supervisor de la empresa el número de raciones servidas y elabora el reporte correspondiente y entrega en forma semanal el original al Departamento de Comedores y una copia al Supervisor de la empresa para su posterior conciliación semanal global, para pago.

8.4 Recibe del supervisor en forma semanal los reportes diarios de supervisión en los formatos establecidos verifica que estén completos acordes a los días laborados.

8.5

8.6

Revisa dentro de los dos días siguientes en cada uno de estos si ha incurrido en incumplimiento, determinando si no existe sanción en el período, archiva el expediente. Si existe sanción, elabora oficio dentro de los dos días con firma de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y de la Dirección de Administración Patrimonial para notificar al prestador de servicios la sanción a que se ha hecho acreedor por incumplimiento en el servicio, solicitando la nota de crédito, para su aplicación en el siguiente pago.

8.7 Recibe en forma semanal el reporte diario de raciones consumidas para su posterior conciliación semanal global, para pago.

8.8 Realiza un día a la semana, reunión de control y evaluación con los supervisores de los diferentes comedores del Sistema, analiza las diferentes incidencias y faltas cometidas por el prestador del Servicio.

8.9 Elabora de inmediato el Reporte Semanal de la reunión de control y evaluación de la supervisión, lo envía al Subdirector y archiva una copia en expediente.

8.10 Celebra semanalmente reunión con el representante de la empresa prestadora del servicio, para analizar y evaluar el servicio, así como las quejas, sugerencias e incidentes que se hayan presentado.








8.11 Levanta minuta de la reunión celebrada, la firma y obtiene la de los asistentes, les entrega copia, y envía al siguiente día hábil una copia al Subdirección de Servicios y archiva otra en expediente.

8.12 Recibe del prestador de servicios en las fechas en que este las presente las facturas en original y 4 copias, sella de recibido en una copia, revisa que la factura original cumpla con los requisitos fiscales e importes previamente conciliados. archiva dos copias en el expediente de tramite de pago de servicios de alimentos al personal, una copia al expediente del Departamento de Comedores,

8.13

¿ES CORRECTA LA FACTURA? NO Comunica vía telefónica al prestador de servicios, dentro de los tres días de su recepción, que la factura contiene errores y que se presente a recogerla en un plazo no mayor a 2 días hábiles a partir del comunicado, entregando a este la factura para su corrección, obtiene acuse de recibo.

8.14

SI Elabora al siguiente día de su revisión, cuadro de aplicación por centro de costo y partida presupuestal.

8.15 Elabora dentro de los dos días siguientes de recibir las facturas, oficio en original y siete copias, en el que relaciona las facturas del servicio, obtiene rubrica del Subdirección de Servicios, la firma del Subdirector de Administración Patrimonial, lo envía al siguiente día al Jefe del Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, para su autorización presupuestal.

8.16 Recibe el mismo día de su turno, del Jefe de Departamento de Apoyo Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales el oficio rubricado junto con las facturas y envía el mismo día de su recepción a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para firma del Director.

8.17 Recibe al día siguiente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, oficio firmado con la documentación soporte y envía a la Subdirección de Servicios para que a través de este se ingrese el mismo día a la Dirección General de Programación Organización y Presupuesto, para trámite de pago.

Ingresa a la Dirección de Programación Organización y Presupuesto el oficio original con la documentación soporte para trámite de pago, distribuye copias de la siguiente manera 1a.-Copia.-Subdirección de Presupuesto 2a.-Copia.-Subdirección de Finanzas 3a.-Copia.- Dirección de Administración Patrimonial 4ª.- Jefe del Departamento Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. 5a.- Copia.-Subdirección de Servicios 6a.- Copia.- Departamento de Comedores 7a.- Copia.-Prestador del Servicio

Archiva acuse de recibo en el expediente de control de pagos.

FIN







7. REFERENCIAS

7.1 Estatuto Orgánico Para el Sistema Integral de la Familia, Artículo 35.

7.2 Articulo 107 De las condiciones Generales de Trabajo Para el Sistema Integral de la

Familia.

7.3 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público


manual proce drmsg ok tomo iiisitios.dif.gob.mx/.../manualprocedimientosdgrmsg-tomoiii.pdf ·...

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