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Adquira Podium Manual del Comprador

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Adquira Podium Manual del Comprador

Manual Comprador Adquira Podium

Adquira Confidencial 2002

INDICE

1. INTRODUCCION .................................................................................................................. 1 1.1. ¿QUÉ ES ADQUIRA? ....................................................................................................................................1 1.2. ¿QUÉ ES ADQUIRA PODIUM? ..................................................................................................................1

1.2.1. Qué es “sourcing” ............................................................................................................................... 2 1.2.2. ¿Qué es e-Sourcing? Propuesta de valor ............................................................................. 3 1.2.3. Diferencia entre e-Sourcing y e-Procurement ................................................................ 4

2. FUNCIONALIDAD DE LA HERRAMIENTA COMO USUARIO COMPRADOR ....................... 6 2.1. ROL DE COMPRADOR.................................................................................................................................6 2.2. ACCESO A LA HERRAMIENTA...................................................................................................................6 2.3. ¿QUÉ ES UNA PLANTILLA DE NEGOCIACIÓN?.....................................................................................7 2.4. MODELOS DE NEGOCIACIÓN SOPORTADOS, CONCEPTO DE RFX ................................................7

2.4.1. RFI. Petición de información. ...................................................................................................... 8 2.4.2. Petición de oferta. .............................................................................................................................. 8 2.4.3. Subasta inglesa inversa. ................................................................................................................ 8 2.4.4. Subasta sellada a la inversa........................................................................................................ 8 2.4.5. Negociaciones. ...................................................................................................................................... 8

2.5. CREACIÓN DE UNA RFX PARTIENDO DE UNA PLANTILLA EXISTENTE..........................................9 2.5.1. Negociación Colectiva.....................................................................................................................10

2.5.1.1 Selección de la plantilla................................................................................................................10 2.5.1.2 Nombre.............................................................................................................................................11 2.5.1.3 Artículos ...........................................................................................................................................11 2.5.1.4 Datos adjuntos ...............................................................................................................................13 2.5.1.5 Información de expedición..........................................................................................................14 2.5.1.6 Participantes ...................................................................................................................................14 2.5.1.7 Parámetros ......................................................................................................................................15

2.5.1.7.1 Precio y cantidad............................................................................................................................... 15 2.5.1.7.2 Reglas de oferta ................................................................................................................................ 16 2.5.1.7.3 Reglas de horario .............................................................................................................................. 18 2.5.1.7.4 Liberación de información ............................................................................................................. 18 2.5.1.7.5 Varias etapas ..................................................................................................................................... 19

2.5.1.8 Parámetros de artículo .................................................................................................................20 2.5.1.9 Grupos...............................................................................................................................................21 2.5.1.10 Puntuación.......................................................................................................................................21 2.5.1.11 Resumen...........................................................................................................................................22

2.5.2. Negociación Individual ...................................................................................................................23 2.5.2.1 Parámetros: Reglas de Oferta.....................................................................................................24

2.5.3. Petición de Oferta Abierta............................................................................................................25 2.5.3.1 Parámetros: Precio y Cantidad ...................................................................................................25 2.5.3.2 Parámetros: Reglas de Oferta.....................................................................................................27 2.5.3.3 Parámetros: Selección de Ganadores .......................................................................................28 2.5.3.4 Parámetros del artículo................................................................................................................29

2.5.4. Petición de Oferta Lacrada ..........................................................................................................30 2.5.5. Petición de Información (RFI) ...................................................................................................30 2.5.6. Subasta Inglesa Inversa...............................................................................................................30 2.5.7. Subasta de Oferta Lacrada a la Inversa .............................................................................31

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3. PARTICIPACIÓN EN UNA RFX......................................................................................... 32 3.1. NEGOCIACIÓN COLECTIVA.....................................................................................................................32

3.1.1. Vista previa ...........................................................................................................................................33 3.1.2. Negociación abierta .........................................................................................................................34 3.1.3. Recepción de ofertas.......................................................................................................................36

3.1.3.1 Comparar ofertas...........................................................................................................................38 3.1.3.2 Histórico de ofertas .......................................................................................................................39 3.1.3.3 Realizar una contraoferta............................................................................................................40

3.1.3.3.1 Contraoferta ................................................................................................................................... 40 3.1.3.3.2 Detener una negociación ........................................................................................................ 47 3.1.3.3.3 Revisión de condiciones........................................................................................................... 47

3.1.4. Editar criterios de puntuación ...................................................................................................48 3.1.5. Extender Tiempo ...............................................................................................................................48 3.1.6. Selección de ganadores ................................................................................................................49

3.2. NEGOCIACIÓN INDIVIDUAL...................................................................................................................52 3.3. PETICIÓN DE OFERTA ...............................................................................................................................54 3.4. PETICIÓN DE INFORMACIÓN. RFI .........................................................................................................56 3.5. SUBASTA INVERSA....................................................................................................................................58

4. OTRAS FUNCIONALIDADES ............................................................................................. 60 4.1. PREFERENCIAS............................................................................................................................................60

4.1.1. Información personal. ....................................................................................................................60 4.1.2. Configuración.......................................................................................................................................61 4.1.3. Configuración de mensajes.........................................................................................................61

4.2. ALTERNAR INSTRUCCIONES...................................................................................................................62 5. OTRAS CONSIDERACIONES......................................................................................................... 63

5.1. NAVEGACIÓN EN LA HERRAMIENTA...................................................................................................63 5.2. REQUISITOS TÉCNICOS PARA ACCESO A LA HERRAMIENTA DESDE UN PUESTO CLIENTE ..64

5.2.1. Navegadores soportados en los PCs de cliente..............................................................64 5.2.2. Acceso a Internet ..............................................................................................................................64 5.2.3. Otros requisitos y recomendaciones.....................................................................................64

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1. INTRODUCCION

1.1. ¿QUÉ ES ADQUIRA?

Adquira es la compañía de comercio electrónico líder en España, que facilita las relaciones comerciales entre empresas ofreciendo su experiencia en nuevas formas de hacer negocio. Adquira acerca el comercio electrónico a las empresas, les permite hacer negocios con importantes ventajas competitivas y les ofrece soluciones de confianza. Adquira está participada por: BBVA, Telefónica de España, TPI Páginas Amarillas, Iberia y Repsol YPF. Adquira basa su modelo de negocio en la creación de una plataforma de Internet, cuyas características más destacables son:

- Facilitar la gestión de ofertas, la realización de negociaciones o de compras directas contra catálogos negociados o no.

- Estar orientada a productos y servicios comunes entre empresas de distintos sectores.

- Esta plataforma integrará distintos servicios de valor añadido (catalogación, distribución y logística, servicios financieros, etc.).

1.2. ¿QUÉ ES ADQUIRA PODIUM?

Adquira ha creado la línea de negocio llamada Adquira Podium para responder a las necesidades de compra y aprovisionamiento de las grandes empresas. Identificando las tendencias del mercado B2B a nivel mundial, Adquira ha apreciado la necesidad de crear una plataforma electrónica de negociación como una solución altamente competitiva de valor añadido para sus clientes.

Adquira Podium es una solución on-line para la negociación y aprovisionamiento de todo tipo de bienes y servicios. Un proceso de negociación a través de Internet se caracteriza por la necesidad de tener una plataforma segura y fiable donde la información fluya de forma segura y constante. Respondiendo a estas necesidades de las empresas competitivas actuales, en Adquira Podium las empresas usuarias podrán realizar todas sus operaciones de aprovisionamiento utilizando el ordenador e Internet como únicas herramientas, con la consiguiente reducción en tiempo de procesos.

El sistema permite la creación de negociaciones multi-línea y multi-etapa; así como la ponderación (valoración o scoring) de las ofertas recibidas teniendo en cuenta otros factores distintos del precio y la

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cantidad. Todos estos elementos se explicarán más adelante en este manual.

1.2.1. Qué es “sourcing”

Dentro del cúmulo de palabras que han sido redefinidas con una “e” delante, nos encontramos con “e-sourcing” que viene de abreviar electronic sourcing. Por ello, parece claro que antes de definir que es e-sourcing debemos especificar qué entendemos por sourcing. Como definición de sourcing podríamos citar: “El proceso mediante el cual, compradores profesionales analizan el gasto y las necesidades futuras, preparan especificaciones de compra, buscan, clasifican y notifican a proveedores sobre los requerimientos de un cierto componente, producto o servicio y negocian los contratos de compra”

Gráfico del Proceso medio de sourcing

Búsqueda e identificación de proveedores apropiados

Gestión y comunicación de la lista preferida de proveedores

Desarrollo de la RFQ

Respuesta y recepción de RFQ

Análisis y clas ificación de propuestas

Negociación de contratos

(5%)

(8%)

(20%)

(5%)

(10%)

(52%)

Ciclo medio de sourcing: 3.3 – 4.2 meses

Fuente: Aberdeen Group 2001

Búsqueda e identificación de proveedores apropiados

Gestión y comunicación de la lista preferida de proveedores

Desarrollo de la RFQ

Respuesta y recepción de RFQ

Análisis y clas ificación de propuestas

Negociación de contratos

(5%)

(8%)

(20%)

(5%)

(10%)

(52%)

Ciclo medio de sourcing: 3.3 – 4.2 meses

Fuente: Aberdeen Group 2001

Por “Sourcing” entendemos el proceso de:

− Identificación de proveedores y productos que cumplan con las necesidades de la empresa

− Evaluación de proveedores − Negociación − Adjudicación

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La importancia de búsqueda de ahorros en el proceso de sourcing viene dada porque cada Euro ahorrado en el proceso de compras es un Euro que va directamente al beneficio neto de la empresa. Durante el ciclo de “sourcing” las empresas deciden la estructura y el coste de sus productos y de sus redes de suministros. Un “sourcing” efectivo posibilita a las empresas reducir costes, mejorar la calidad y acelerar el time to market. El “sourcing” basa su objetivo en conseguir un mix de proveedores, productos y servicios al MENOR COSTE TOTAL, que es la suma de múltiples parámetros: calidad, entrega, términos de pago, mantenimiento,... y precio. 1.2.2. ¿Qué es e-Sourcing? Propuesta de valor

Gracias a la aplicación de Internet han surgido herramientas de software que pueden mejorar el proceso de sourcing reduciendo el coste en procesos administrativos y el esfuerzo general dedicado al mismo. Por tanto por e-sourcing podemos entender la aplicación de tecnologías basadas en Internet para la automatización y mejora del proceso de sourcing. La herramienta de e-sourcing de Adquira posibilita a una gran empresa la aplicación del proceso de sourcing a un mayor número de categorías y familias de producto de tal forma que el ahorro que se puede conseguir sea muy superior respecto a una aplicación tradicional del sourcing como explica la figura siguiente:

Ahorropotencial

noaprovechado

FrecuenciaeventosSourcing

Valor del Evento

Actividad de Sourcing Compañía

Ahorrosno realizados

Ahorrosno realizados

Ahorros sólo en eventos de mucho volumen

La automatización basada en Internet puede mejorar sensiblemente el proceso de sourcing:

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− Aumento del número de proveedores con los que negociar − Reducciones de precio del 5 al 20% − Reducción del ciclo de sourcing en una media del 25 al 30% − Reducción del time to market en un 10-15% − Reducción de los costes de proceso de sourcing − Mejora de los niveles de calidad para los bienes y servicios

comprados − Aplicación del proceso de sourcing estratégico a una más amplio

rango de productos y servicios − Intercambio de conocimiento y la aplicación de mejores prácticas

Hoy en día pocas empresas utilizan herramientas específicas para llevar a cabo estos objetivos por lo que la solución de Adquira abre nuevas fronteras de eficiencia en el proceso de aprovisionamiento estratégico de las grandes empresas.

Tiempo requerido para actividades en el proceso de Sourcing

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

1/3 Menos Tiempo

Tiempo total requerido como % del tiempo de ciclo del proceso tradicional

ProcesoSourcing

Tradicional

e-Sourcing

*Based on analysis by Ariba & savings validated by customers

Creación RFQIdentificación ProveedoresPrep/Distribución especificacionesRecepción y prep por parte ProveedorEnvío Oferta Negociación compra final

Actividades

Tiempo requerido para actividades en el proceso de Sourcing

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

1/3 Menos Tiempo

Tiempo total requerido como % del tiempo de ciclo del proceso tradicional

ProcesoSourcing

Tradicional

e-Sourcing

Tiempo requerido para actividades en el proceso de Sourcing

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

1/3 Menos Tiempo

Tiempo total requerido como % del tiempo de ciclo del proceso tradicional

ProcesoSourcing

Tradicional

e-Sourcing

*Based on analysis by Ariba & savings validated by customers

Creación RFQIdentificación ProveedoresPrep/Distribución especificacionesRecepción y prep por parte ProveedorEnvío Oferta Negociación compra final

ActividadesCreación RFQIdentificación ProveedoresPrep/Distribución especificacionesRecepción y prep por parte ProveedorEnvío Oferta Negociación compra final

Actividades

1.2.3. Diferencia entre e-Sourcing y e-Procurement

Conviene aclarar la diferencia entre el e-sourcing y el e-procurement. A pesar de que los dos juegan un importante papel en el modo en que una empresa se relaciona con sus proveedores, e-sourcing es el más estratégico de los dos. E-sourcing incluye abrir una organización a un conjunto más amplio de proveedores. E-procurement consiste en gestionar las transacciones con los proveedores habituales más eficientemente a través de unir electrónicamente los sistemas

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administrativos de un comprador con el catálogo de productos de sus proveedores. Los dos aportan valor pero en distintas fases del proceso. Si analizamos la cadena de valor del proceso de compras de una empresa, tenemos:

RFx, Negocia-ción on-line Firma de

contratos Envío

Integrac. Necesidades de compra

Búsqueda de proveedores

Adjudi-cación

Compra

Pedidos precios privados

Recep-ción Pago

Integrac. Conta-bilidad

e-Sourcing e-Procurement

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2. FUNCIONALIDAD DE LA HERRAMIENTA COMO USUARIO COMPRADOR

En este capítulo se resume la funcionalidad de la herramienta en lo que se refiere a las posibilidades que ofrece a un usuario comprador. 2.1. ROL DE COMPRADOR

La herramienta de Adquira Podium posee diferentes roles de acceso, según el objetivo de cada usuario: Rol de operador. Usuario encargado de la administración básica de la herramienta, gestión de usuarios, importación de datos, etc. Rol de diseñador. Usuario de la empresa compradora responsable del diseño de las plantillas de negociaciones y del acceso a las mismas. Rol de comprador. Usuarios con capacidad de lanzamiento de negociaciones y adjudicación de ganadores en las mismas. Rol de proveedor. Usuarios vendedores con capacidad de introducir sus propias ofertas. Este manual se centra en las funcionalidades de la herramienta para el rol de Comprador para la versión de la herramienta 3.1. Consulte otros manuales para estudiar las posibilidades de los otros roles. 2.2. ACCESO A LA HERRAMIENTA

Para acceder directamente a la herramienta de Adquira Podium hay que ejecutar un navegador de Internet e introducir la correspondiente dirección:

http://podium.adquira.com

Una vez haya accedido a dicha dirección de Internet, el usuario deberá introducir su nombre de usuario y contraseña así como especificar el idioma en el que quiera que figure el interfaz de usuario. Después de haber introducido los valores correspondientes el usuario deberá pulsar sobre el botón llamado “Iniciar sesión”. El usuario accede a la ventana de inicio de la aplicación. Las opciones que tendrá el comprador serán las relativas al lanzamiento de negociaciones y su participación en las mismas.

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2.3. ¿QUÉ ES UNA PLANTILLA DE NEGOCIACIÓN?

Una plantilla de negociación es el conjunto de reglas por las cuales se verá dirigida una negociación. Es el diseñador quien tiene la capacidad de parametrizar las negociaciones según las necesidades y criterio de su empresa. El diseñador podrá dar acceso a estas plantillas a los compradores que desee, y podrá así mismo permitir o no que estos compradores modifiquen las características de las plantillas. El usuario comprador podrá:

o Crear RFX basadas en plantillas de negociación existentes. o Guardar las RFx creadas para su uso posterior

2.4. MODELOS DE NEGOCIACIÓN SOPORTADOS, CONCEPTO DE RFX

El término RFx se refiere a cualquier proceso online utilizado para realizar negociaciones on-line, proviene del inglés “Request For...” siendo la “x” la letra que puede ser sustituida por:

RFI. Request For Information. Petición de información. RFP. Request For Proposal. Petición de propuesta RFQ. Request For Quote. Petición de cotización o petición de oferta

La herramienta de Adquira Podium denomina genéricamente RFx a cualquier proceso de negociación. Bajo Adquira Podium se soportan distintos tipos de RFx que se detallan en los puntos siguientes.

Seleccionar idioma e introducir nombre de usuario y contraseña

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2.4.1. RFI. Petición de información.

Los compradores envían una lista de preguntas para que los proveedores respondan. Esto habitualmente no obliga al proveedor a enviar un precio como parte de la respuesta. Normalmente suele tratarse de una primera etapa de recogida de información previa a la negociación que los compradores utilizan para filtrar a los proveedores que mejor se ajustan a sus requerimientos. 2.4.2. Petición de oferta.

Los compradores crean y envían a los proveedores una descripción detallada de sus necesidades. El proceso de petición de oferta puede incluir una etapa de envío de ofertas entre proveedores que compiten o en una subasta inversa o en una negociación colectiva en la que los proveedores pueden enviar múltiples rondas de ofertas que incluyan tanto precio como otros factores. La petición de oferta puede ser abierta o sellada, si es abierta los participantes pueden ver cierta información de la negociación como el precio ganador, según lo determine el comprador. Si es sellada ninguno de los participantes puede ver información de sus competidores. Incluso, se puede definir que el comprador tampoco vea las ofertas de los proveedores hasta que haya expirado el plazo de presentación de ofertas. 2.4.3. Subasta inglesa inversa.

Los proveedores potenciales envían ofertas progresivamente inferiores hasta que ningún proveedor esté dispuesto a bajar más el precio. En ese momento, la subasta se cierra y se adjudica al postor con precio más bajo. 2.4.4. Subasta sellada a la inversa.

En este caso, los proveedores potenciales envían ofertas por un producto o servicio sin conocer los detalles (por ejemplo, precio, cantidad, condiciones, etc.) de las ofertas de los demás participantes. 2.4.5. Negociaciones.

La capacidad de negociación del sistema de Adquira posibilita a compradores y proveedores hacer ofertas y contraofertas en únicas o múltiples negociaciones uno a uno. Esta funcionalidad avanzada permite a los participantes optimizar las decisiones de compra-venta negociando en base a todos los términos importantes: especificaciones del producto o servicio, calidad, calendario de entregas, condiciones de pago.

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Por ejemplo, en un proceso de negociación multi-etapa, puede empezar con una RFP, para recoger información detallada de un gran conjunto de proveedores y después proceder a una negociación on-line con un número más reducido de vendedores. El sistema de Adquira facilita estas negociaciones on-line permitiendo al comprador revisar y comparar fácilmente todas las ofertas simultáneamente, seleccionar un proveedor, hacer contra-ofertas y enviársela al / los proveedor/es que elija. En cualquier momento durante la negociación cualquier parte puede aceptar los términos presentados por la otra parte pero el comprador puede retener la confirmación final de la aceptación de un proveedor hasta haber revisado todas las ofertas. Adquira Podium permite a los compradores y proveedores negociar a nivel de línea o a nivel de RFx. Para negociar al nivel de línea, el comprador especifica qué parámetros de cada línea son negociables o no negociables antes del comienzo del evento. Durante el evento, el comprador o proveedor pueden especificar cambios en cada línea. Por ejemplo un proveedor puede responder a una oferta multilínea, diciendo que sólo va a servir unas líneas determinadas y con un determinado plazo de entrega. Tanto en una negociación de una sola línea como en una multi-línea, factores distintos al precio son tan críticos ó más. Los proveedores que utilicen esta herramienta podrán mejorar el atractivo y los cambios en sus ofertas minimizando el coste de entrega de las mismas. Más importante, les posibilitará diferenciarse de su competencia en conceptos distintos al precio que normalmente son subestimados en las negociaciones simples. En una negociación colectiva, el comprador puede comprometerse con varios invitados al mismo tiempo. En una negociación individual, el iniciador debe comprometerse con ellos de uno en uno. 2.5. CREACIÓN DE UNA RFX PARTIENDO DE UNA PLANTILLA

EXISTENTE

En este apartado se va a explicar como lanzar una RFx partiendo de una

plantilla existente. Se procederá a explicar todos los modelos de negociación, prestando más atención sobre las Negociaciones. Se definirán al detalle todos los campos parametrizables para este último modelo, y en los siguientes se explicarán sólo aquellos que sean diferentes.

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2.5.1. Negociación Colectiva

En una negociación colectiva, el proveedor negocia con todos los

proveedores a la vez, esto es que una vez empezado la RFx todos los proveedores pueden realizar sus ofertas simultáneamente. El comprador tiene la opción de enviar sus contraofertas a un proveedor en concreto o a todos a la vez.

Cuando el usuario acceda a la herramienta deberá dirigirse al submenú: RFx en Proceso, en el menú de la izquierda. 2.5.1.1 Selección de la plantilla Una vez que el usuario se encuentre en la pantalla de “En proceso”, deberá pulsar sobre el botón “Crear RFx” para comenzar el proceso de creación de una negociación. Tras la pulsación, el sistema le habrá llevado automáticamente a una nueva pantalla en la que se visualizan las plantillas susceptibles de ser utilizadas (aquellas para las que el diseñador le haya dado permisos).

Para comenzar el proceso de creación se deberá seleccionar la plantilla que se quiere utilizar y a continuación se deberá pulsar sobre el botón “Crear RFx”. Tras la pulsación del botón, aparecerá una pantalla nueva desde la cual se empezará a crear el proceso en sí. En la parte izquierda de la pantalla encontramos un guión que nos indicará en qué paso estamos de

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la creación de la negociación. Pulsando sobre cualquier paso, la herramienta nos llevará automáticamente a él.

2.5.1.2 Nombre El primer paso que hay que dar en la creación de una negociación es darle un nombre que la identifique del resto para así distinguirla y poder así acceder a ella en el futuro. Junto al nombre también podremos escribir una breve descripción. Después de rellenar los campos pertinentes, pulse el botón “Siguiente” situado en la parte inferior y superior derecha de la pantalla. 2.5.1.3 Artículos En este segundo paso del proceso de creación de la negociación el usuario comprador deberá agregar los artículos que quiera que sean negociados. El comprador tendrá la posibilidad de añadir artículos que se encuentren en el catálogo, o bien solicitar artículos que sean por encargo (es decir, que no estén incluidos en el catálogo). En este manual vamos a reflejar cómo sería el proceso en el caso de que se tratase de una negociación de un artículo por encargo. Es posible que el diseñador de la plantilla haya preconfigurado ciertos artículos para su negociación.

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Para añadir más artículos, se deberá pulsar sobre la pestaña llamada “Por encargo”. El sistema irá automáticamente a una nueva pantalla en la que habrá que especificar todos los detalles necesarios para la correcta definición del artículo.

Enlace a la pantalla de artículos por encargo Seleccionando la

pestaña catálogo se accede al catálogo de Adquira

Aquí se muestran los artículos ya incluidos en la plantilla por el Diseñador

Campos a rellenar para la creación de un artículo por encargo. Siguiendo con el scroll hacia abajo habrá más campos rellenables

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En el apartado “grupo de atributos” el diseñador tiene la posibilidad de adjuntar grupos de atributos, que han sido creados por el operador del sistema. Los grupos pueden estar compuestos por varios atributos a la vez, o bien por un único atributo. El objetivo de los grupos de atributos es estandarizar el artículo al que definen. En el apartado 2.5.1.7.2 queda explicado con más detalle cómo se gestionan los atributos.

Todos los demás campos son autoexplicativos, el más complicado puede ser el llamado “Elegir categorías”. Este campo sirve para elegir la categoría de la taxonomía de en la que se desea que dicho artículo se vea introducido. La utilidad de esta opción es para que los proveedores sepan de qué categoría de artículos se trata. Una vez que se ha definido el artículo, es decir que se han rellenado todos los campos necesarios para la correcta definición del artículo que se quiere solicitar; el comprador deberá pulsar sobre el botón “Agregar artículo a la RFx” situado en la parte inferior de la pantalla. Se irán introduciendo todos los artículos que se deseen siguiendo este mismo proceso, y teniendo en cuenta que los artículos pueden ser tanto pertenecientes al catálogo como no.

Una vez agregados todos los artículos el usuario deberá pulsar el botón “Siguiente” para acceder a la próxima etapa del proceso. 2.5.1.4 Datos adjuntos Consideramos como datos adjuntos a la plantilla de negociación toda aquella información adicional que sirve para aclarar mejor el objetivo de la RFx. Se podrán adjuntar tantos ficheros como se deseen con el límite de 5 Megas de tamaño por fichero.

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Después de adjuntar tantos datos como se consideren necesarios pulse “Siguiente” para acceder a la siguiente fase. 2.5.1.5 Información de expedición Dentro de este apartado el comprador podrá especificar la dirección a la cual se enviará el pedido. El sistema permite parametrizar la dirección de entrega a nivel de artículo; esto es que si se trata de una negociación de varios artículos el comprador podrá especificar que cada artículo vaya a una dirección distinta. Dentro de este apartado se podrá especificar también la fecha de entrega del pedido. Un detalle que hay que tener en cuenta es que a partir de este paso no siempre tendremos las mismas opciones, es decir los mismos campos parametrizables. Los campos que el comprador pueda definir dependerá de la decisión del diseñador, es decir del creador de la plantilla. Habrá ocasiones donde el comprador no pueda elegir absolutamente nada porque así lo haya querido el diseñador. En este manual se van a explicar todos los campos para que no haya confusiones pero es importante saber que puede haber parámetros explicados que el usuario comprador no pueda ver en ciertas ocasiones. 2.5.1.6 Participantes En este paso de la creación de una negociación es donde se eligen a los proveedores que se quieren convocar. El sistema permite varias posibilidades:

- Mercado público: todos los proveedores dados de alta en Adquira Podium serán invitados a la negociación.

- Mercado privado: sólo aquellos proveedores seleccionados tendrán acceso a la negociación.

- Mercado excluyente: serán convocados todos los proveedores excepto aquellos que se seleccionen de la lista.

En segundo lugar hay que dar un permiso de visibilidad que responde a la pregunta: ¿Quién puede ver los artículos por los que no puede pujar? Dependiendo de la parametrización, se puede dar el caso de que haya participantes que no puedan realizar ofertas por algún artículo de la negociación. En este caso, el comprador puede elegir que dichos participantes vean o no vean dichos artículos.

Por último, el comprador ha de reflexionar sobre el Boletín de Preguntas y Respuestas. La herramienta permite que durante el periodo de vista previa (periodo en el que se muestran las condiciones de la RFx pero en el cual no se puede recibir ofertas) y el también en el periodo de negociación abierta, este boletín esté activo o no para solucionar dudas que tengan los participantes sobre la negociación. Este boletín está abierto a todos los participantes, si bien, el comprador podrá elegir si quiere que se vean los nombres de los participantes cuando

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envían una pregunta. Una vez que la negociación ha comenzado (“Estado Abierto”) no se podrán enviar más preguntas al boletín normalmente, éste quedará bloqueado pero durante la negociación se podrá seguir accediendo a él para consultar las preguntas y respuestas realizadas. Hay que recordar que el Boletín puede estar activo también durante la etapa de negociación abierta.

Una vez rellenado todos los campos, pulse “Siguiente” para proseguir con la fase de creación de la negociación. 2.5.1.7 Parámetros 2.5.1.7.1 Precio y cantidad En este apartado se especifican el precio y la cantidad a nivel de RFx. Dada la potencia de la herramienta, multitud de parámetros pueden ser definidos a nivel de RFx o de artículo. En el caso de que se trate de una negociación de un solo artículo, se podría rellenar aquí los requisitos de precio y cantidad pero en el caso de una negociación multi-producto habría que especificar estos campos a nivel de artículo y no de RFx (por lo tanto, por ahora, se quedarían en blanco).

Para poder parametrizar una negociación de forma correcta este apartado es de los más delicados y por tanto habrá que responder a multitud de preguntas:

o Primeramente se tendrá que especificar si se quiere que las

ofertas tengan un precio o no. o A continuación el sistema nos da la posibilidad de que nuestro

precio esté relacionado a un índice. Por ejemplo supongamos que se está haciendo una negociación de petróleo. El precio demandado por el comprador podría ser el precio del barril de petróleo más un 0,5%.

o El siguiente paso es determinar si se quiere un precio inicial

para comenzar la negociación. o Acabando con el apartado de precio, el siguiente campo que se

debe definir es el referente al límite del gasto. Se puede parametrizar las negociaciones para que no puedan excederse de cierto importe.

o Ya por último, el apartado restante es el referente a los

descuentos. Se especifica si se quiere dar libertad a los proveedores de dar descuentos expresados en porcentajes. Como en los casos anteriores, pulsando “Siguiente” se continúa con el proceso de creación de una RFx.

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2.5.1.7.2 Reglas de oferta En este apartado se definen las reglas de puja asociadas a esta plantilla de negociación.

Primeramente se tendrán que definir los atributos que aplican a la RFx en su globalidad. En este apartado los atributos son de creación manual por parte del comprador, no se añaden grupos de atributos ya creados previamente si no atributos individuales. En la zona de atributos el comprador podrá adjuntar tantos atributos como desee. Éstos se clasificarán en “sólo lectura” o en “negociables” según del tipo de atributo que se trate. La misión de los atributos es caracterizar el producto para hacerlo único e inconfundible.

Un atributo de “sólo lectura” o “informativo” se utilizará en el caso de que el diseñador quiera especificar explícitamente el valor del atributo. No da opción al proveedor de que ese atributo tome otro valor. El proveedor tendrá que aceptar ese atributo como una condición sin posibilidad a ser negociado.

Por el contrario un atributo “negociable” sería aquel cuyo valor no está determinado por el comprador, sino que es un campo abierto en el que el proveedor tiene varias opciones diferentes. Dependiendo del comprador las posibilidades de respuesta por parte del proveedor serán entre una lista de opciones, cualquier valor o bien entre un rango de posibilidades.

Supongamos que estamos negociando la compra de bolígrafos. Un atributo de este artículo podría ser el color por ejemplo. Ahora bien, este atributo podría ser de “sólo lectura” o “informativo”. En el primer caso, el comprador especificaría que el tipo de bolígrafo que demanda fuese de color azul; sin dar ninguna otra opción. En este caso los proveedores sólo podrían enviar ofertas sobre bolígrafos de color azul.

Por el contrario, si se tratase de un atributo “negociable”, las opciones de los proveedores serían mucho más amplias. En el caso de que el comprador hubiese especificado unos valores específicos, el proveedor sólo podría elegir uno de ellos. Por ejemplo que los bolígrafos que demande fuesen de color rojo, negro o azul. En este caso los proveedores sólo hubiesen podido enviar ofertas por bolígrafos de estos colores. Supongamos en cambio que el comprador hubiese dejado el campo abierto a cualquier valor, en este caso los proveedores hubiesen podido enviar ofertas de bolígrafos de todos los colores que comercializasen. Los atributos, sean negociables o no negociables, podrán tomar cualquiera de los formatos que muestra la figura siguiente:

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El siguiente campo que debe configurar el comprador es el referente a los atributos de los participantes. Su misión es acotar; sirven para definir mejor el perfil y características de los participantes en el evento. Un ejemplo de atributos de participantes sería el número de empleados, la facturación, el área de distribución,… No hay libertad para incluir los atributos que se deseen, sino que se pueden utilizar únicamente los grupos de atributos pre-existentes en la herramienta.

En esta parte del proceso de creación de una RFx, el comprador tendrá la opción de permitir que los proveedores envíen comentarios adjuntados a sus ofertas. El siguiente apartado es referente a las ofertas permitidas en la negociación:

- Primeramente el comprador tendrá que especificar si quiere que las ofertas sean por toda la cantidad demandada de cada artículo.

- Segundo, tendrá que definir si quiere que los proveedores tengan que

pujar por todos los artículos de la RFx. El siguiente paso será determinar qué proveedores pueden hacer ofertas sobre las cantidades mínimas.

Posteriormente, es necesario decidir qué proveedores tienen permiso para detener la negociación antes de que ésta haya cerrado.

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Otro punto a decidir es si se quiere que un proveedor que haya detenido su negociación pueda retomarla.

Para finalizar, la última pregunta decide si el iniciador (el comprador) puede retomar las negociaciones durante el periodo de selección pendiente. 2.5.1.7.3 Reglas de horario Una vez especificados todos los campos referentes a las reglas de oferta, el siguiente paso en el proceso es la definición de los horarios. Lo primero a determinar es si el diseñador quiere dar permiso para que exista un tiempo de vista previa de la negociación. El tiempo de vista previa permite a los participantes ver el RFx antes de que comiencen las ofertas. Los participantes pueden, de esa forma, determinar cuánto y cómo desean ofertar antes de enviar una oferta. A continuación los siguientes campos a rellenar son el inicio de la oferta, que marca el inicio de la negociación, su duración y el límite de tiempo de selección de ganadores. 2.5.1.7.4 Liberación de información En este apartado del diseño es donde el comprador elige qué información pueden ver los participantes en la negociación. La manera de seleccionar la visualización es elegir entre una de las siguientes dos opciones: - Todos los participantes pueden ver la información. - Ningún participante excepto una lista de excepciones.

El tipo de información que se puede parametrizar es la siguiente:

- Nombre del iniciador: el comprador puede elegir si quiere que su

nombre sea visto por los proveedores. - Número de participantes: se puede ocultar el número de

proveedores convocados a la negociación. - Detalles de la negociación: se puede elegir que los demás

competidores vean los detalles de las negociaciones de los demás. - Nombre de los participantes: se puede elegir que los demás

competidores vean los nombres de los demás.

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- Estado de la negociación de un competidor: se puede elegir que los demás competidores vean e estado de la negociación de los demás.

- Permiso para ver todas las ofertas: se puede otorgar que los

proveedores vean los detalles de las ofertas de los demás. - Precio y cantidad de los participantes - Información de atributos de artículos - Comentarios de RFx - Comentarios de artículos - Puntuación de la oferta: este campo es un poco más delicado

porque se puede parametrizar quién tiene permiso para ver la puntuación de sus ofertas, las puntuaciones de las ofertas de los demás e incluso quién puede ver sus puntuaciones antes de enviar la oferta.

2.5.1.7.5 Varias etapas La herramienta de Adquira Podium ofrece la posibilidad de efectuar negociaciones multi-etapa. Por multi-etapa se entiende la posibilidad de estructurar las negociaciones en diferentes pasos con diferentes objetivos cada uno. Esto quiere decir que se puede empezar una negociación bajo una modelo (Petición de información, por ejemplo); hacer una preselección de los proveedores, y seguir la negociación bajo otro tipo de negociación (Petición de oferta abierta, por ejemplo); para luego por ejemplo terminar el proceso en una subasta. Esta característica permite la creación de modelos y procesos de negociación complejos, ideales para las necesidades de las grandes empresas.

Ejemplo de RFx multi-etapa

Tiempo de la Negociación

RFI: petición de información RFQ: petición de oferta abierta

Subasta Proveedores convocados

Recepción de ofertas

Recepción de ofertas

Proveedor ganador

Etapa 1

tEtapa 2 Etapa n …

Adjudicación

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El sistema permite varias opciones en este punto:

- Plantilla de etapa final: si se elige esta opción no habrá multi-etapa.

- No es una plantilla de etapa final: esta opción indica que se trata de una negociación multi-etapa, esto es que tras la primera etapa habrá otras.

- Decidir cuando seleccionar ofertas ganadoras: seleccionando esta

opción el iniciador elegirá al final de cada etapa si quiere iniciar otra o bien concluir la negociación.

Si se eligen cualquiera de las dos últimas opciones, el sistema

preguntará por dos nuevos puntos:

• Plantillas para la etapa siguiente: el comprador deberá elegir la plantilla de negociación para la siguiente etapa.

• Transferencia de información con la etapa siguiente: se

deberá decidir qué información se quiere trasladar de una etapa a la siguiente: Las funciones de puntuación, los atributos de nivel de RFx, los grupos y los parámetros del artículo se pueden transferir de una etapa a otra. La lista de participantes ganadores siempre se transfiere hacia la etapa siguiente; los parámetros de nivel de RFx no se pueden transferir. Existen tres formas de transferir la información:

- Añadiéndola a la de la etapa siguiente - Sustituyendo a la de la etapa siguiente - No transferir información excepto la de los ganadores

2.5.1.8 Parámetros de artículo Como ya se ha comentado anteriormente, ciertos campos que se rellenan a nivel de toda la negociación se pueden parametrizar también a nivel de artículo. Esto es especialmente clave cuando se trate de negociaciones multi-línea, donde hay que especificar detalles únicos e individuales para cada artículo. Los campos susceptibles de parametrización son los siguientes:

- Precio - Cantidad - Factor de conversión - Atributos de artículo - Atributos de participantes - Comentarios de artículo - Participantes permitidos a realizar una oferta

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2.5.1.9 Grupos Los grupos son lotes o “paquetes” parciales de negociación. El iniciador de la RFx multi-producto está capacitado para elegir si quiere que se definan lotes, y quién tiene permiso para ello. El comprador puede configurar cualquier combinación de líneas de productos como grupos por los que los participantes podrían cursar ofertas “empaquetadas” más agresivas que si se tratase de los mismos ítems por separado.

El comprador deberá elegir qué combinación de artículos forman los grupos y con qué cantidades. También puede dar la libertad a los proveedores para que creen sus propios grupos. 2.5.1.10 Puntuación Una de las mejores funcionalidades de la solución de Adquira Podium es la posibilidad de puntuar las ofertas que se reciben en función de los atributos generales de la RFx, los de los artículos y los de los participantes. Utilizar esta funcionalidad es opcional para el comprador.

La función de valoración sirve para comparar las distintas ofertas de los proveedores cuando hay más campos a tomar en consideración que el precio y la cantidad. El comprador tiene la posibilidad de determinar qué atributos son elegidos para negociar y atribuir a cada atributo un peso específico, una ponderación. El sistema evaluará posteriormente las ofertas de los proveedores en función de los atributos y de sus pesos; y sugerirá un ganador al comprador.

Para realizar esta función hay que decidir primero si la valoración va a ir destinada a maximizar el valor o a minimizar el coste. Si se elige maximizar el valor, los participantes podrán competir en base al valor monetario asignado a sus valoraciones y las reglas de mejora de oferta estarán ligadas a las mejoras en puntuación. Si se elige minimizar el coste, los participantes competirán en base al precio y la puntuación será meramente informativa.

Lo primero que ha de hacer el usuario comprador es elegir qué atributos van a ser valorados, si los atributos de la negociación; o bien, los atributos de la negociación y los de los artículos.

Una vez tomada esta decisión, el siguiente paso a tomar es la asignación de un peso específico a cada atributo. Para ello es necesario pulsar los botones de “Definir” puntuación tanto para los atributos de RFx como para cada artículo que se quiera seleccionar. Este peso marcará la importancia de este atributo respecto a los demás que será posteriormente medida en porcentaje.

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Con la importancia ya determinada se debe definir para cada atributo cuál es el valor más deseado y cuál el menos deseado:

Posteriormente habrá que especificar cuál es el valor monetario para el mejor caso y cuál para el peor. Es decir, cuánto estaría usted como comprador dispuesto a pagar si se dan las mejores condiciones y cuánto si se dan las peores. En función a estos detalles el sistema calculará la valoración. Una vez decidido este valor monetario existe una pantalla resumen para comprobar los valores introducidos. 2.5.1.11 Resumen En este paso se puede visualizar un resumen de todas las decisiones tomadas hasta el momento en el proceso de creación de la negociación.

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Las opciones que tiene aquí el comprador son las siguientes:

- Cancelar la negociación - Guardar la negociación para su posterior ejecución - Ejecutar la negociación para iniciar un mercado

Para ejecutar la negociación habrá que pulsar en “Ejecutar”.

2.5.2. Negociación Individual

Como se ha comentado anteriormente, una negociación individual

se comporta de manera igual que las colectivas pero con la diferencia de que en este modelo se pueden realizar adjudicaciones mientras se está negociando con los proveedores, no hace falta detener el proceso de negociación (estado de selección pendiente) para seleccionar ganadores. Se debe recordar que para adjudicar la venta a un proveedor en una negociación colectiva, la negociación debe estar en estado de “Selección Pendiente”. En el caso de las negociaciones individuales no ocurre de esta manera, sino que se puede adjudicar a los proveedores mientras se está negociando.

El proceso de creación de la RFx será el mismo que en el caso de

las negociaciones colectivas, pero en la fase de diseño habrá algún campo que sea único de ese modelo.

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Siendo los pasos prácticamente iguales, sólo nos detendremos en aquellos campos que sean únicos de las negociaciones individuales. 2.5.2.1 Parámetros: Reglas de Oferta

La primera diferencia que encontramos en este tipo de negociación es en la pestaña “Parámetros” y concretamente en el paso “Reglas de Oferta”.

El sistema nos pregunta si queremos que se trate de una negociación paralela o bien si queremos que se trate de una negociación secuencial. La diferencia entre estos dos tipos de negociación radica en la forma de negociar con los proveedores invitados.

En ambos modelos de negociaciones individuales, la recepción de ofertas por parte de los proveedores se realizará de igual manera. La distinción entre estos dos tipos radica en la forma de enviar contraofertas a los proveedores. En una negociación individual paralela, el usuario comprador puede enviar contraofertas de forma individual a cada proveedor. El comprador tiene la posibilidad de ir negociando con todos los proveedores invitados simultáneamente. Por el contrario, en las negociaciones individuales secuénciales, una vez que el comprador envía una contraoferta a un proveedor, deberá seguir negociando con él hasta que lleguen a un acuerdo o bien cesen de negociar. En este momento, el comprador podrá reemprender la negociación con otro proveedor, y así sucesivamente.

Otra diferencia que nos encontramos a la hora de parametrizar este tipo de negociación es la consideración de las ofertas vinculantes. Que una oferta sea considerada vinculante quiere decir que si la parte contraria acepta los términos de la oferta, se cerrará un trato sin que la

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parte emisora de la oferta tenga que confirmarlo. No hará falta aceptación por la parte contraria. El sistema permite que las ofertas del iniciador sean vinculantes, o bien las de los proveedores o bien las de ambos.

Otro aspecto que habrá que decidir es para qué proveedores son vinculantes las ofertas del iniciador. Se podrá elegir de forma individual a los proveedores que se vean afectados por esta característica.

Todos los demás campos que se pueden parametrizar son idénticos que los descritos para el caso de las negociaciones colectivas. Para más información referirse a dicha parte del manual. 2.5.3. Petición de Oferta Abierta

Para acceder a una plantilla de una Petición de Oferta Abierta

deberemos buscarla entre las diferentes plantillas disponibles por el iniciador. Partiendo de la idea de que como usuario comprador, disponemos de una plantilla y de que todos los campos están delegados, vamos a explicar cómo se parametrizaría una RFx de este tipo.

Suponemos también que el usuario conoce ya el proceso de creación de una negociación, por lo que aquellos campos definibles que coincidan en ambos modelos no se explicarán puesto que ya han quedado definidos en el aparatado anterior referente a la creación de negociaciones. 2.5.3.1 Parámetros: Precio y Cantidad

La primera novedad nos la encontramos en la pestaña de “Parámetros” y específicamente en el primer paso, llamado “Precio y Cantidad”.

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La primera pregunta que nos encontramos que no ha sido explicado con anterioridad es la referente a la regla de mejora de las ofertas revisadas. Con esto se pretende especificar si es necesario que los proveedores mejoren los precios en cada oferta enviada y también si deben mejorar la cantidad de las ofertas; y si es así, según qué criterio. La herramienta ofrece tres opciones respecto a la mejora de la cantidad:

- Mejorar la parte ganadora de la oferta anterior de los participantes - Mejorar la cantidad total de la oferta anterior de los participantes - No mejorar la cantidad

Descendiendo por los parámetros a definir, nos encontramos a

continuación con otro campo desconocido hasta el momento:

En este campo se pide describir la regla de mejora del precio que los proveedores deben superar en las ofertas. El sistema ofrece varias opciones para que el usuario elija la que más se ajusta a sus requisitos. Primeramente habrá que definir si es necesaria la mejora en precio de las ofertas y si es así, cuál es el decremento mínimo monetario entre ofertas. Este campo se refiere al montante económico que debe decrecer una oferta con respecto a la anterior.

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El sistema también permite que el decremento mínimo entre ofertas varíe dependiendo del tiempo de inactividad de las ofertas.

Con esta funcionalidad se permite crear una regla para el decremento mínimo de las ofertas. Esta opción permite parametrizar la herramienta de tal forma que si no se recibe ninguna oferta en un periodo de tiempo estipulado, el decremento mínimo entre ofertas se reducirá en un porcentaje estipulado. La herramienta también permite marcar un límite inferior al cual el decremento mínimo puede llegar. 2.5.3.2 Parámetros: Reglas de Oferta

En el paso llamado “Reglas de Oferta” dentro de la pestaña de “Parámetros” aparece un campo nuevo que hay que definir. Se llama “Ofertas de todo o nada”.

Con ofertas de todo o nada, el sistema se refiere a aquellas ofertas que el comprador debe aceptar en su totalidad, no puede haber una adjudicación parcial de las mismas.

Siguiendo en la misma pantalla nos encontramos con otra novedad: las “Ofertas Proxy”.

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Por pujas proxy entendemos todas aquellas realizadas automáticamente por la herramienta. Las ofertas proxy son una funcionalidad del sistema que permite realizar ofertas automáticas en nombre de un usuario. Esta ventana decidirá si el iniciador quiere dar permiso a los participantes a realizar este tipo de ofertas.

Su funcionalidad es la siguiente. El usuario proveedor que quiera utilizar este tipo de ofertas estipula un precio mínimo al que está dispuesto a llegar. De esta forma, el sistema enviará siempre ofertas ganadoras según las reglas de la RFx al comprador hasta llegar al precio mínimo estipulado por el usuario proveedor. 2.5.3.3 Parámetros: Selección de Ganadores

Existe un nuevo apartado dentro de la sección de “Parámetros” llamada “Selección de Ganadores” que no habíamos visto hasta ahora. Con este apartado, como su propio nombre indica, se marcan las normas de cómo se seleccionarán a los ganadores del evento.

Lo primero que hay que decidir en este apartado es la “Regla de Clasificación”. Esta regla soluciona el problema en caso de que haya coincidencia de ofertas con el mismo precio. A la hora de hacer la

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clasificación de las ofertas, el sistema pregunta, en caso de que haya coincidencias, cuál ha de ser el criterio de ordenamiento.

Ofrece varias posibilidades:

- Por la cantidad mayor - Por la primera oferta - Por la cantidad mayor, y luego por la primera oferta si no se ha

fijado un valor - Por la primera oferta y luego por la cantidad mayor, si todavía

no se ha fijado ningún valor - Al azar

El segundo punto de la sección es el referente a la cantidad total

adjudicada:

2.5.3.4 Parámetros del artículo

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Como se puede apreciar en la figura, existen ciertos campos que son totalmente nuevos para el usuario. Su función será la de parametrizar de forma correcta las Peticiones de Oferta Abiertas.

El primer apartado nuevo es el que hace referencia a las reglas de “Mejora de la Oferta Enviada”. En este apartado se pretende definir si las ofertas han de mejorar precio o no de una oferta anterior. En caso afirmativo habrá que definir también el decremento mínimo. El usuario debe acordarse de que información parecida a ésta ya la ha contestado previamente a nivel de RFx, y que por lo tanto no puede contradecir a lo dicho anteriormente. En este apartado también se puede crear una regla para mejorar la cantidad de la oferta. Fijarse que esta información se refiere a la mejora de las ofertas realizadas por los proveedores en relación a las suyas propias.

El segundo apartado que muestra la imagen es el relativo a la “Regla de Mejora del Precio que hay que Superar”. En este epígrafe se introducirá la información que describa cómo ha de mejorarse el precio que hay que superar. Este epígrafe por el contrario hace referencia a las ofertas de un proveedor en relación a las de los demás. Habrá que especificar cómo se deben mejorar las ofertas en relación a los demás proveedores, dándose la posibilidad de estipular un decremento mínimo. Aquí el sistema también da la opción de crear una regla para cambiar el decremento mínimo en caso de que haya un periodo de inactividad de ofertas. 2.5.4. Petición de Oferta Lacrada

Los pasos a seguir en el caso de una Petición de Oferta Lacrada

seguirán el mismo esquema que para las peticiones de oferta abiertas, con la diferencia de que los pasos relativos a la liberación de la información no estarán presentes en este modelo y la información estará restringida al máximo; siendo el iniciador el único con capacidad de visualización del resto de participantes.

2.5.5. Petición de Información (RFI)

Los parámetros que se deben especificar a la hora de lanzar una RFI

son una combinación de los encontrados a la hora de parametrizar una negociación y de los parámetros de las peticiones de oferta. Para cualquier duda referente a los campos parametrizables de una RFI, puede referirse a la explicación de los dos modelos anteriores. 2.5.6. Subasta Inglesa Inversa

A la hora de parametrizar una Subasta Inglesa Inversa nos

encontraremos con los mismos campos que en una Petición de Oferta Abierta.

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Cabe recordar que ambos modelos son iguales, y que la única

diferencia radica en la adjudicación de los ganadores. En una subasta, la selección de ganadores se hará de forma automática por parte de la herramienta; y en el caso de una Petición de Información, al término del periodo de recepción de ofertas, la negociación pasará a estar en un estado de “Selección Pendiente” en la que el iniciador elegirá a los ganadores de forma manual. 2.5.7. Subasta de Oferta Lacrada a la Inversa

Ocurrirá lo mismo con las Subastas de Oferta Lacradas a la Inversa,

su parametrización es una copia de las Peticiones de Oferta Lacradas.

Este modelo es una réplica de las Peticiones de Oferta Lacradas pero con la particularidad de que la adjudicación es automática, como se ha explicado en el caso anterior. También hay que recordar que la visibilidad por parte de los proveedores invitados a este tipo de negociación estará limitada al máximo, siendo el iniciador el único con capacidad de visualización de los datos de los proveedores.

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3. PARTICIPACIÓN EN UNA RFX

3.1. NEGOCIACIÓN COLECTIVA

Para ejecutar la negociación hay varias opciones:

− Desde la página de resumen explicada en el punto 2.5.1.11 − Ejecutar una negociación guardada previamente. Para ello habrá

que acceder a la negociación guardada y ejecutarla. La forma de acceder a las negociaciones guardadas es a través de la pestaña llamada “RFx en proceso”.

La pantalla a que se accede es la siguiente:

Pulsando sobre el nombre de la negociación se accede de nuevo a ella. Las opciones que nos ofrece ahora la herramienta son las siguientes:

− Editar: accediendo aquí se vuelve a todo el proceso de edición.

Pulsando en “Resumen” y luego “Ejecutar”, lanzará la negociación. − Renombrar: sirve para cambiarle el título − Copiar: hace una copia de la negociación. − Suprimir − Control de Acceso: accediendo a esta sección se accede a una

nueva ventana en la que se da la opción de compartir información (plantillas) con otros usuarios.

Pulsar para acceder a las negociaciones guardadas y no lanzadas

Negociación guardada y no ejecutada

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Una vez que la negociación se lance o se encuentre en vista previa habrá una notificación en la página de mensajes advirtiéndonos de lo que sucede.

3.1.1. Vista previa

Cuando se inicie la vista previa de la negociación habrá un mensaje en la página de mensajes que le indique que la negociación se encuentra en estado de vista previa. Durante la vista previa, la única funcionalidad (si es que se ha elegido) aplicable es el “Boletín de Preguntas y Respuestas”. Su utilidad consiste en que los proveedores nos envíen sus dudas y comentarios que tengan antes del inicio del evento. El boletín está accesible durante la vista previa y también durante toda la negociación, sólo que durante ésta ya no se podrán enviar ni recibir preguntas. Estará activo sólo como herramienta de consulta para poder ver lo publicado durante la vista previa de la negociación.

Acceso al Boletín

Notificación de que ha recibido un mensaje nuevo

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3.1.2. Negociación abierta

Una vez que la negociación ha comenzado el sistema enviará un mensaje de notificación. Como ya hemos comentado anteriormente, aparecerá el icono de mensaje nuevo. Para acceder a la negociación habrá que pulsar en mensajes, y una vez en la pantalla pulsar sobre el nombre de la negociación.

Pregunta recibida

Notificación de nuevo mensaje

Notificación de negociación abierta

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Una vez que se ha pulsado sobre el mensaje el sistema nos llevará a la siguiente pantalla:

Con los botones de acción se pueden realizar varias funciones:

• Seleccionar ganadores: al finalizar la recepción de ofertas la RFx entra en un estado llamado “de Selección Pendiente”. Durante este tiempo el comprador evalúa las ofertas y decide quién ha sido el ganador. Una vez que el comprador ha identificado a el/los ganador/es, tendrá que pulsar en este botón para entrar en la pantalla de adjudicación. Este proceso lo veremos más adelante en este manual en el apartado 3.1.5.

• Revisar condiciones: si se ha permitido en la plantilla de

negociación, el comprador puede cambiar las condiciones originales de negociación en mitad de la misma. Para ello tendrá que acceder a través de este botón. Este proceso se explicará también más adelante en el aparatado 3.1.3.3.3.

• Extender tiempo: en ocasiones el comprador querrá extender el

tiempo de la negociación. Para ello tendrá que acceder a través de este botón.

• Boletín de P+R: para acceder a lo publicado en el boletín habrá

que pulsar en este botón. • Editar criterios de puntuación: si el comprador desea cambiar

las reglas de valoración lo hará pulsando este botón. Este proceso se explicará más adelante en el apartado 3.1.4.

Las pestañas informativas a las que se puede acceder por esta pantalla son las siguientes:

• Descripción: se mostrará la información referente a los artículos. Se mostrará qué artículos se demandan, qué cantidad y a qué precio. Para entrar en detalle en cada artículo hay que pulsar en su

Botones de acción

Solapas de acceso a la información

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nombre. La herramienta abrirá una nueva pantalla en la que se podrá ver en detalle los requisitos específicos de dicho artículo.

• Condiciones de Oferta: se mostrarán los productos con sus

respectivos atributos no negociables (se les podría llamar también especificaciones de los ítems). También se mostrarán los atributos no negociables a nivel de la negociación (que se tienen que entender como las condiciones generales de la petición de oferta). Los atributos sirven para concretizar y definir los productos o la negociación.

• Reglas: en esta pestaña el usuario comprador podrá revisar todas

las reglas que ha especificado para la negociación. En este apartado se mostrarán las reglas referentes al horario, al envío de ofertas así como las reglas de liberación de la información

• Negociaciones: aquí el comprador podrá visualizar las ofertas que

reciba a lo largo de la negociación. Esta pestaña tiene otras funcionalidades como la comparación de pujas y el envío de contraofertas; funcionalidades que se explicarán más adelante.

• Histórico de pujas: en esta pestaña se visualizará de forma

gráfica las diferentes ofertas que el comprador ha ido recibiendo. Es una representación gráfica de la pestaña anterior.

• Ganadores: una vez que el comprador haya decidido quién es/son

el/los ganador/es; vendrá publicado en esta pestaña. Vendrá el nombre del proveedor con su consiguiente cantidad adjudicada y a qué precio.

3.1.3. Recepción de ofertas

Cuando un comprador reciba una oferta habrá un mensaje que lo comunique.

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Pulsando sobre el mensaje accederemos de nuevo a la negociación. Como ya se ha comentado anteriormente para acceder al detalle de la oferta enviada habrá que acceder a la pestaña “Negociaciones”; haciendo “click” en ella aparecerá la siguiente pantalla:

Como se puede apreciar la presentación de la oferta es muy sencilla e intuitiva. A medida que se vayan recibiendo más ofertas, el contenido de esta pantalla irá creciendo. Esta pantalla es configurable hasta cierto punto, primeramente se puede seleccionar cómo ver las ofertas presentadas, si por artículos o por participantes. También existe otra herramienta de personalización de la vista, es el botón de configuración de columnas. Pulsando en el botón aparece una ventana flotante que nos muestra la diferente información que se

Mensaje de notificación de oferta recibida

Alternar vista por productos o por participantes

Botón configuración columnas

Botón exportación hoja Excel

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puede elegir para su visualización. Se deberán seleccionar aquellos campos que se quiere que aparezcan en la pantalla y luego pulsar en “Aceptar”. El botón de exportación a una hoja Excel sirve para exportar los datos de la negociación a la hoja de cálculo para que así el comprador pueda hacer los análisis que él considere oportunos. 3.1.3.1 Comparar ofertas Dentro de esta pestaña “Negociaciones” existe una funcionalidad llamada “Comparar pujas”. Como su propio nombre indica sirve para comparar las ofertas de los distintos proveedores. La forma de usarla es muy sencilla, basta con pulsar sobre el botón “Comparar pujas” y a continuación seleccionar aquellas ofertas que se quieran comparar entre si.

Existe también la posibilidad de comparar las ofertas también contra la oferta inicial del comprador, para ello habrá que activar la opción situada en la parte inferior de la pantalla.

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Nótese que en esta pantalla también se encuentra el botón de configuración de vista de las columnas así como el de exportación a Excel. 3.1.3.2 Histórico de ofertas La pestaña llamada “Histórico de ofertas” muestra de forma gráfica y simple las ofertas recibidas por el comprador. La información vendrá independiente por cada artículo negociado.

Comparación de las ofertas

Ofertas

Leyenda

Opciones de configuración de la vista del gráfico

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3.1.3.3 Realizar una contraoferta Para realizar una contraoferta hay dos caminos posibles:

− Realizar una contraoferta: contestar a las ofertas realizadas por los proveedores, de manera individual para cada proveedor).

− Revisar las condiciones: equivaldría a comenzar de nuevo, se

pueden cambiar ciertas condiciones de la negociación. En este caso, se cambiarían las condiciones para todos los proveedores)

3.1.3.3.1 Contraoferta Para responder a las ofertas enviadas por los proveedores, lo primero que habrá que hacer es acceder a la pestaña de “Negociaciones”. Una vez allí se debe pulsar sobre el enlace situado en la parte superior derecha de la pantalla.

Pulsando sobre el botón el sistema nos lleva a la siguiente pantalla, en la que se debe seleccionar al proveedor al que va dirigida la contraoferta.

Enlace para enviar una contraoferta

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Una vez seleccionado el proveedor al que se quiere enviar la contraoferta y se ha pulsado el botón de “Contraoferta” el sistema nos llevará a una serie de pantallas en las que habrá que ir contestando a una serie de preguntas para definir la contraoferta. Tras haber pulsado en el botón “Contraoferta” la pantalla que se origina es como sigue:

Botón de envío de una contraoferta

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Como se puede apreciar en el menú de navegación lateral izquierdo, la composición de una contraoferta por parte del comprador consta de tres pasos. El primero se refiere a las ofertas de los artículos a nivel individual, el segundo se refiere a las ofertas a nivel de grupos o lotes y por último el tercer paso es un resumen de la contraoferta donde se pueden visualizar todos los datos antes de enviar la contraoferta. El primer paso en la realización de una contraoferta es el referente a la introducción de las ofertas a nivel artículo. Para cada artículo habrá que especificar el precio, la cantidad y los valores de los atributos. En esta pantalla aparecerán en primer lugar los atributos de la RFx y posteriormente un artículo tras otro. La función del comprador será ir campo a campo introduciendo los valores pertinentes. Tras haber rellenado todos los campos necesarios en esta primera pantalla, el usuario deberá pulsar sobre el botón “Siguiente” para acceder al segundo paso en la creación de una contraoferta, el referente a los lotes o grupos. Después de haber introducido todos los valores necesarios en el primer paso, ahora accedemos a la introducción de las ofertas a nivel de grupos. En esta pantalla tendremos que introducir ofertas para los grupos ya creados, o también tendremos la posibilidad de crear nuevos grupos si

Primer artículo en el envío de la contraoferta

Atributos de la RFx

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es que el diseñador de la plantilla de negociación nos ha dado permiso para ello. La segunda etapa del proceso tiene la siguiente apariencia:

Como se puede apreciar hay tres niveles en la pantalla:

- Grupos seleccionados: aquí se verán los grupos por los cuales se han introducido ofertas.

- Grupos disponibles: en este apartado figurarán los grupos

creados por el diseñador del evento - Personalizar grupos: en esta sección aparecen los artículos

que se están negociando; y por tanto serán los artículos que pueden formar nuevos grupos o lotes.

En el ejemplo que estamos viendo no hay ningún grupo creado por el diseñador por lo que ahora vamos a proceder a crear un nuevo grupo a medida. Para ello, seleccionaremos los artículos que queremos que compongan el grupo y pulsaremos sobre el botón “Crear Lote”.

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Una vez hecho esto, la pantalla resultante tiene el siguiente aspecto:

En esta pantalla el usuario deberá seleccionar primeramente un nombre para el grupo. Lo siguiente a definir tras el nombre serán las cantidades y los precios de cada artículo que compongan el grupo. Hay que recordar que para formar un grupo, como mínimo, se necesitan dos artículos; sin existir ninguna limitación en el número máximo de artículos que pueden componer un grupo. Otro aspecto importante a destacar es que el precio de cada artículo dentro del lote, deberá mejorar siempre al precio a nivel individual que se ha introducido en el paso previo “Introducir Valores” Una vez que los datos han sido introducidos, el usuario deberá pulsar sobre el botón “Aceptar”.

Con este proceso queda concluida la creación de un grupo, como se puede apreciar después de haber pulsado sobre el botón “aceptar”, el sistema nos lleva de nuevo a la pantalla principal de los grupos. Ahora se puede apreciar que en el aparatado llamado “Grupos Seleccionados” aparece el grupo que acabamos de crear.

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No existe límite en cuanto al número de grupos que se pueden crear por parte del usuario. Cabe destacar que los grupos ya creados son editables, es decir, que se pueden cambiar los valores introducidos. Asimismo, los grupos creados también se pueden eliminar. Para realizar cualquiera de estas dos acciones se deberá seleccionar el grupo que se quiere modificar y después habrá que pulsar sobre cualquiera de los dos botones de acción: “Eliminar” o “Editar”. Si se elige la función de “eliminar”, el grupo creado desaparecerá. Si por el contrario se elige la opción de “editar”, el usuario retornará a la página de creación de grupos y en ella podrá cambiar el precio y la cantidad de los artículos que forman el grupo en cuestión. Una vez introducido todos los grupos que se deseen, el usuario deberá pulsar sobre el botón “Siguiente” para acceder al último paso en la creación de una contraoferta. Tras haber pulsado sobre el botón “Siguiente”, la pantalla resultante es el tercer y último paso en la creación de una contraoferta. El título de la pantalla es “Resumen”, aquí el usuario podrá ver toda la información introducida en los pasos anteriores. Se visualizará la información relativa a los artículos a nivel individual (precio, cantidad y atributos), y la referente a los grupos.

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En este paso el usuario debe comprobar que los datos introducidos son los correctos. Si es así el caso, las opciones de las que dispone el usuario son:

- Guardar la oferta: se guardará la oferta para su posterior envío.

- Enviar la oferta: se enviará la oferta - Salir de la oferta: salir del proceso de creación de la

contraoferta. Si se pulsa sobre este botón el sistema nos dará varias opciones: guardar la oferta y salir, o bien salir sin guardar.

- Anterior: con este botón se vuelve a los pasos anteriores en el caso en que se quiera modificar algún dato.

Si se guardase la oferta, la próxima vez que el usuario acceda al envío de una contraoferta, los parámetros editables vendrán ya introducidos con la oferta guardada previamente.

Si se elige la opción de enviar la oferta, el sistema nos pedirá una

confirmación para el envío de la contraoferta.

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El usuario deberá pulsar sobre el botón “Aceptar” y la oferta será enviada. Tras haber enviado la oferta, el sistema nos mostrará una pantalla de confirmación de que la oferta ha sido enviada. Para saber si la oferta ha sido enviada o rechazada, la mejor opción es pulsar sobre el enlace “aquí” ya que nos dirigirá a la página de mensajes en caso de ser la oferta rechazada, o bien a la página de “Negociaciones” en el caso de ser aceptada.

3.1.3.3.2 Detener una negociación Fijarse que el botón de al lado del de “Contraoferta” es el de “Detener”. Pulsando sobre él concluirá el proceso de negociación con el proveedor seleccionado. 3.1.3.3.3 Revisión de condiciones Para acceder a esta funcionalidad el usuario deberá pulsar sobre el botón “Revisar condiciones” situado en la parte superior de la pantalla.

Una vez hecho esto el sistema nos llevará a una nueva pantalla en la que el usuario comprador tendrá que introducir las nuevas condiciones de la negociación. Las pantallas son las mismas que a la hora de realizar una contraoferta pero la trascendencia de la funcionalidad es distinta. Se modificarán las condiciones de la negociación para todos los proveedores)

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3.1.4. Editar criterios de puntuación

La herramienta permite que se puedan cambiar las opciones de valoración, es decir que se puedan modificar las ponderaciones asignadas a cada atributo. Para ello, el usuario deberá presionar el botón llamado “Editar Criterios de Puntuación” situado en la parte superior de la pantalla.

Después de haber pulsado el botón se accederá a la misma pantalla de definición de valoraciones que durante el proceso de creación de la negociación. Los pasos serán exactamente los mismos. Para más información referirse al punto 2.5.1.10 de este manual. 3.1.5. Extender Tiempo

Habrá ocasiones en las que el usuario comprador desee prolongar

el tiempo durante el cual la RFx seguirá en estado abierta. Para realizar esta función, el usuario deberá pulsar sobre el botón “Extender Tiempo” situado en la parte superior de la pantalla.

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Para realizar esta funcionalidad bastará con pulsar sobre el botón “Extender tiempo”. Una vez realizada esta acción, el sistema nos mostrará la siguiente pantalla:

El usuario deberá introducir el valor y seleccionar la unidad de tiempo correspondiente. Tras seleccionar los valores batará con pulsar sobre el botón “Aceptar” y la RFx se habrá visto extendida por el valor seleccionado. 3.1.6. Selección de ganadores

Una vez que el periodo de recepción de ofertas ha finalizado, la negociación pasa a un estado llamado “de Selección Pendiente”. Durante este tiempo el comprador debe seleccionar a los ganadores de la negociación. Para ello deberá pulsar sobre el botón “Seleccionar ganadores”. El sistema nos llevará a una pantalla nueva en la que figurará una propuesta automática de ganadores realizada por el sistema en función de la valoración propuesta. Para visualizar dicha propuesta hay que pulsar sobre el nombre de la propuesta para verla en detalle.

Tras haber seleccionado la propuesta que se quiere estudiar, el sistema nos conducirá a una pantalla como sigue a continuación:

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En esta pantalla veremos en detalle la propuesta realizada por el sistema. El comprador no está obligado a aceptarla sino que puede crear su propia propuesta en función de su criterio personal. Para aceptar la propuesta realizada por el sistema el usuario comprador deberá pulsar sobre el botón “Enviar” situado en la parte superior de la pantalla. Si el usuario está de acuerdo con la mayoría de lo propuesto por el sistema, también puede editarla pulsando sobre el botón “Editar”.

Si por el contrario el usuario no está de acuerdo con la propuesta automática, deberá pulsar sobre le enlace llamado “Volver a la lista de propuestas ganadoras”. Una vez hecho esto, el usuario estará de nuevo en la pantalla de selección de ganadores. Aquí deberá pulsar sobre el botón “Nueva propuesta ganadora”.

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Tras haber pulsado en el botón, el usuario se encontrará en una pantalla nueva en la que tendrá que definir primero el nombre que le quiere asignar a esta propuesta. Una vez hecho esto, el usuario se encontrará en otra pantalla en la que tendrá que elegir qué cantidad le asigna a cada proveedor.

Una vez que las cantidades han sido asignadas a cada proveedor habrá que pulsar en el botón “Siguiente”. La siguiente pantalla será de resumen de la propuesta, habrá que volver a pulsar en “Siguiente” para confirmar el envío de la propuesta ganadora.

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Una vez la propuesta ganadora ha sido enviada la negociación se cierra.

3.2. NEGOCIACIÓN INDIVIDUAL

Como se ha dicho anteriormente en el punto 2.5.2.1, en las

negociaciones individuales se puede cerrar tratos con los proveedores mientras la negociación sigue en estado “Abierto”.

Para realizar esta funcionalidad, el usuario comprador tendrá que

acceder a la pestaña “Negociaciones”. Una vez dentro, el usuario deberá seleccionar la vista de “Por Participantes”. La pantalla resultante quedará como sigue:

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Una vez realizado el cambio de vista, veremos por bloques a los proveedores, cada uno mostrando sus ofertas. Pulsando sobre el botón “Aceptar” aceptaremos la oferta y por tanto se cerrará un trato con el proveedor seleccionado. La pantalla que sigue tras pulsar sobre el botón “Aceptar” será en la cual haya que especificar cuál es la cantidad ganadora que se le va a asignar al proveedor en cuestión.

Una vez seleccionado la cantidad que se le quiere adjudicar, el usuario comprador deberá pulsar sobre el botón “Siguiente”.

Ofertas recibidas

Botones de acción

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La siguiente pantalla que el sistema mostrará será una página de resumen de la asignación que está realizando. Pulsando sobre el botón “Enviar” se pasará al envío de la asignación. 3.3. PETICIÓN DE OFERTA

Para ejecutar una petición de oferta habrá que seguir los mismos

pasos que en el modelo anterior, es decir desde la página de resumen de la plantilla habrá que pulsar sobre “Ejecutar”.

Tras pulsar sobre el botón “Ejecutar” la petición de oferta pasará a estar o bien en vista previa, o bien abierta.

Como se ha explicado en el caso de las negociaciones, si la petición estuviese en “Vista Previa”, los proveedores tendrían acceso a ver la información de la petición de oferta. En este caso, si el Boletín de Preguntas y Respuestas estuviese activo, ahora sería el momento de aclarar cualquier duda por parte de ambas partes.

Tras la “Vista Previa” la petición de oferta se iniciará. El usuario comprador recibirá un mensaje indicándole que la Petición de Oferta se ha iniciado. A partir de este momento, los proveedores comenzarán a enviar sus ofertas, que se irán almacenando en la solapa “Ofertas”.

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El usuario comprador también tiene la posibilidad de utilizar la función de comparación de ofertas que ha quedado ya explicado en el caso de las Negociaciones. La única funcionalidad que dispone el usuario comprador en este tipo de RFx es la de extender el tiempo. La función de este botón, como su propio nombre indica, es la de extender el tiempo del estado en el que se encuentra la Petición de Oferta. Pulsando sobre el botón se accede a una pantalla como sigue:

Su utilización es muy sencilla, basta con introducir el valor y la unidad de tiempo. Esta modalidad de negociación también tiene la opción de ver gráficamente la representación de las ofertas recibidas. Una vez que la Petición de Oferta pase a estar en estado de “Selección Pendiente”. El sistema le enviará un mensaje a través de la propia herramienta comunicándole que la Petición de Oferta ha cambiado de estado.

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En este momento, el comprador tendrá la opción de seleccionar a los ganadores como se explicó en el punto 3.1.5, a través del botón “Seleccionar Ganadores”.

3.4. PETICIÓN DE INFORMACIÓN. RFI

La ejecución de este modelo de negociación se hará de la misma

forma que los modelos anteriores. Una vez que la plantilla ha sido rellenada con los campos que ha delegado el diseñador, el usuario iniciador deberá dirigirse a la página de resumen de la plantilla y pulsar sobre el botón de ejecutar.

En el momento que se pulsa sobre el botón “Ejecutar”, si no se ha

parametrizado una vista previa, la RFI se inicia. Habrá un mensaje que lo confirme; si hubiésemos estipulado una vista previa, el sistema también nos enviaría un mensaje comunicándolo.

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Una vez que la petición de oferta está activa, el usuario iniciador

empezará a recibir propuestas por parte de los participantes. Dichas propuestas se almacenarán bajo la pestaña denominada “Ofertas”.

Las ofertas se irán acumulando. El usuario tendrá la opción de

comparar las ofertas pulsando sobre el botón “Comparar Pujas” como ya se explicó en el apartado 3.1.3.1 de este manual.

Conviene fijarse en que este modelo de negociación no tiene la solapa

de “Histórico de Ofertas” que es donde se hace la representación gráfica de las ofertas enviadas por los proveedores.

La recepción de ofertas se extenderá mientras el tiempo restante de

la RFI abierta no se consuma. Como en otros casos ya explicados anteriormente, tras el estado “Abierto” la RFI pasa a “Selección Pendiente”. Durante esta nueva fase, el iniciador dispondrá de un tiempo para que decida quiénes son los ganadores de la RFI. Habrá un mensaje de notificación de que la RFI ha cambiado a este nuevo estado.

Ofertas recibidas

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Como ya se ha dicho, una vez que la RFI pasa a “Selección

Pendiente”, el usuario comprador deberá seleccionar a los ganadores.

Pulsando sobre el botón de “Selección de Ganadores” el sistema

abrirá una nueva pantalla en la cual podrá seleccionar a los ganadores de la RFI, si es que así lo desea el comprador. Hay que recordar que el comprador no tiene ninguna obligación a realizar un negocio.

El proceso de selección de ganadores se hará igual que para el caso

de las negociaciones, como ha quedado explicado en el paso 3.1.5. 3.5. SUBASTA INVERSA

La ejecución de una subasta sigue el mismo proceso que los modelos

vistos anteriormente. Lo primero que tendrá que hacer el usuario iniciador es recobrar la plantilla creada por el diseñador y rellenar los campos que éste haya delegado. Todos los campos que se pueden parametrizar han sido explicados en el caso de las negociaciones, y aquellos que son exclusivos de la subasta se encuentran también explicados en el caso de las Peticiones de Oferta.

Una vez que la subasta ha sido iniciada, el usuario recibirá el mensaje

correspondiente. Como en los casos anteriores, pulsando sobre el

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mensaje accederemos al detalle de la subasta y también a poder ver las ofertas enviadas por los proveedores.

A medida que se vayan recibiendo las ofertas de los proveedores, se

irán almacenando bajo la solapa “Ofertas”.

Como se puede observar, en las subastas también existe la función de

comparar ofertas. Al igual que en los modelos explicados con antelación, el usuario

comprador también dispondrá de la función de visualizar gráficamente las ofertas de los proveedores invitados accediendo a la pestaña “Histórico de Ofertas”.

Un detalle que el usuario ha de tener en cuenta es que las subastas

inversas funcionan exactamente igual a las peticiones de oferta pero con la diferencia de la adjudicación. En las subastas, la adjudicación se realiza de forma automática al finalizar el periodo de recepción de ofertas. Si no ha habido valoración la herramienta adjudicará al proveedor que oferte los productos en las mejores condiciones económicas, y si se hubiese estipulado unas reglas de valoración, la herramienta adjudicará el negocio al proveedor con puntuación más alta.

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4. OTRAS FUNCIONALIDADES

4.1. PREFERENCIAS

El usuario comprador puede definir sus preferencias como usuario del sistema. Para acceder a esta página, el usuario deberá pulsar sobre el botón preferencias situado en la patre superior de la pantalla.

Existen tres menús de preferencias: 4.1.1. Información personal.

En este menú el usuario podrá actualizar sus datos personales, incluida su contraseña de usuario.

Botón de acceso a las preferencias

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4.1.2. Configuración

En este apartado el usuario designará sus preferencias personales como usuario de la herramienta:

El campo que merece una explicación aparte es “Local” puesto que será éste quien determine si la puntuación decimal se hará mediante comas o mediante puntos. 4.1.3. Configuración de mensajes

Un usuario podrá definir en la medida que el usuario administrador se lo permita qué tipo de mensajes le enviará el sistema vía herramienta y cuáles vía e-mail.

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4.2. ALTERNAR INSTRUCCIONES

El botón de esta funcionalidad se encuentra a la izquierda del de las Preferencias, es decir en la parte superior de la pantalla. Esta funcionalidad es muy sencilla, lo único que hace es desplegar u ocultar los textos de ayuda que salen en la pantalla. Pulsando los despliega, y volviendo a pulsar los oculta.

Botón de alternar preferencias

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5. OTRAS CONSIDERACIONES

5.1. NAVEGACIÓN EN LA HERRAMIENTA

La herramienta tiene distintos menús de navegación:

El menú superior, nos indica si tenemos mensajes nuevos mediante un dibujo de un sobre amarillo y nos da la capacidad de acceder tanto a nuestros mensajes como a nuestras preferencias y a la función de “Alternar instrucciones”.

En la parte superior derecha existe otro submenú, más general por el que podemos abrir los documentos de ayuda online de la herramienta, o bien volver a comenzar la sesión mediante “inicio” o bien desconectar y terminar la sesión mediante “desconectar”.

Según el perfil de cada usuario aparecerá un menú en la parte de la izquierda que nos indicará que podemos hacer en cada punto del sistema en el que nos encontremos.

IMPORTANTE LA HERRAMIENTA POSEE SUS PROPIOS BOTONES DE NAVEGACIÓN (ADELANTE Y ATRÁS). ES RECOMENDABLE UTILIZAR ESTOS BOTONES EN VEZ DE LOS PROPIOS DEL NAVEGADOR (Internet Explorer, Netscape Navigator...) YA QUE DEPENDIENDO DE LA VERSIÓN DEL MISMO, SU USO PUEDE GENERAR UN MENSAJE DE ERROR EN LA APLICACIÓN.

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5.2. REQUISITOS TÉCNICOS PARA ACCESO A LA HERRAMIENTA

DESDE UN PUESTO CLIENTE

5.2.1. Navegadores soportados en los PCs de cliente

Los navegadores soportados para garantizar el correcto acceso a

la herramienta son los siguientes:

• Microsoft Internet Explorer (IE) versiones de 5.5 a 6.0 • Netscape Communicator versiones de 4.76 a 4.78.

Nota: La versión 6.0 y superiores de Netscape no están soportadas.

5.2.2. Acceso a Internet

Para garantizar la descarga ágil de documentos anexos a

las ofertas se recomienda que los usuarios dispongan de un acceso con una velocidad mínima equivalente a una ADSL de 256k dedicada.

5.2.3. Otros requisitos y recomendaciones

A continuación se listan otra serie de requisitos y recomendaciones habituales en cualquier sistema con acceso a Internet.

o El límite para el tamaño de los archivos a anexar es de 5Mb por anexo. Cualquier archivo de tamaño superior será rechazado automáticamente por la herramienta.

o Con el fin de evitar posibles interrupciones en el envío y recepción de datos se recomienda fijar un time-out en el proxy igual o superior a 90 segundos.

o Igualmente se recomienda desactivar el caché de páginas del proxy y del navegador utilizado

o Finalmente es necesario tener abierto en el proxy el puerto 443 para conexión segura (https).

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Esperamos que este manual le ayude en el manejo de Adquira

PODIUM.

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