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MANUAL PARA LA GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Código: GA-G-004

Versión: 2

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MANUAL PARA LA GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO.

VERSION. 002

2016


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PROGRAMA DE GESTION

DOCUMENTAL

PGA

INSTRUCTIVOS Y MANEJO DE LA

DOCUMENTACION

CONTRALORIA MUNICIPAL DE

ENVIGADO

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INTRODUCCIÓN El tema archivístico ha sido Contemplado en diferentes momentos de la historia del país. En la legislación colombiana se han establecido normas sobre deberes y derechos en materia de documentos como instrumentos de información. Por ejemplo, la Constitución Política de Colombia de 1991 consagra, en el artículo 23, el derecho de petición, que incluye el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades. En este mismo sentido se expidió la Ley 594 en julio 14 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo. Además, el Código Contencioso Administrativo contempla en su artículo 17 el derecho a la información. Todas estas normas evidencian la constante preocupación por respaldar legalmente la adecuada gestión de documentos, lo cual incluye la forma de conservación, seguridad y acceso a los mismos. En este orden de ideas y ante el desconocimiento de las normas legales y técnicas que regulan los aspectos propios de la gestión archivística, se hace necesario el fortalecimiento de una cultura que permita desvirtuar el anacrónico concepto de archivo como depósito de papel sin ningún valor u organización, por uno más moderno que contemple la gestión documental desde la producción o recepción del documento pasando por la organización, conservación, recuperación y difusión de la información contenida en él. La frágil situación de los archivos institucionales ha obedecido entre otras causas a la ausencia de pautas claras y precisas en su manejo, lo que hace que cobre hoy mayor vigencia el presente trabajo como un aporte al inicio de la organización y posicionamiento del archivo en la Contraloría General de la República, que durante su historia no ha sido tratado conforme a las normas y a la importancia que él tiene; lo mismo que a racionalizar y normalizar la generación, recepción y envío de la correspondencia dentro y fuera de la institución.


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MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL Al abordar la elaboración de este Manual en lo concerniente a la normatividad básica aplicable al que hacer archivístico en Colombia, encontramos que no existe un compendio de normas que pueda servir como estatuto único y que sea contentivo de toda la legislación que sobre el asunto en particular se haya expedido. Esa dispersión normativa hace que el referente legal se ubique en distintos ordenamientos lo que dificulta la referencia de la totalidad de las normas, sin embargo nos permitimos resaltar las normas más destacadas aplicables al trabajo de archivos. La Constitución Política de Colombia regula la gestión archivística entre otros en los Artículos 2, 8, 15, 20, 23, 27, 70, 71, 74, 95, 112, los cuales garantizan los derechos ciudadanos como son, el derecho a la intimidad (Artículo 15) el derecho a la información (Artículo 20), el de petición (Artículo 23), de acceso a los documentos públicos (Artículo 74), entre otros, los cuales requieren para la garantía de su ejercicio la obligatoria preservación y conservación de los archivos de la Administración Pública. La Ley 57 de 1985 ordena la publicidad y el acceso a los actos y documentos oficiales, como también la obligación de inventariar el patrimonio documental de la Nación, el Decreto 2274 del 2 de noviembre de 1988 reglamentario del régimen político y municipal. Con la Ley 80 de 1989 se crea el Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística a nivel nacional, que debe velar por la organización, conservación y difusión del patrimonio documental del país. La Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. La Ley 594 del 14 de julio de 2000 o Ley General de Archivos, relaciona las responsabilidades que tienen los servidores públicos mientras cumplen su función y aún después de que estos hayan finalizado su relación con las instituciones, así como las implicaciones jurídicas, disciplinarias, civiles y hasta penales, por la conservación de los documentos, es decir para sustentar con estos las actuaciones de los servidores públicos.


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Por su parte el Código Único Disciplinario Ley 734 de 2002, establece: custodiar y cuidar la documentación que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, el ocultamiento o utilización indebidos… Así mismo establece que los servidores públicos responderán por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización. Ley 951 del 31 de marzo de 2005, publicada en el Diario Oficial No.45.867 del 2 de abril de 2005, acerca de la entrega, recepción y obligaciones de los servidores públicos. El Acuerdo 07 de 1994, Reglamento General de Archivos, expedido por el Archivo General de la Nación, suministra las pautas y principios que regulan la función archivista en las entidades oficiales. Acuerdo 060 de 2001, emanado por el Archivo General de la Nación, Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. 1. MISION: Dara la directriz y el direccionamiento, para la organización

institucional de la información, proporcionando calidad en la trazabilidad de los procesos y el bienestar del acervo documental, dando así la facilidad de consulta a nuestros funcionarios y a la ciudadanía.

2. VISION: Alcanzar los parámetros de calidad dentro de la Contraloría en la

organización e implementación de la gestión documental y dar mérito y reconocimiento a la calidad del proceso, para dar atender las solicitudes de consultas y la eficacia en la búsqueda de la información dando así calidad del servicio.

3. OBJETIVO: Tener estándares de calidad en la gestión documental de la

contraloría municipal de Envigado proporcionando que los documentos pasen por sus faces normales, archivo de gestión, central e histórico; selección de documentos y eliminación, esto nos da la organización planeada de la


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naturaleza del documento y los perfiles de la importancia de la gestión documental de los procesos y de nuestra entidad.

Establecer estrategias de manejo para nosotros como ente de control y brindar asesoría del manejo documental tanto interno, como para las demás entidades del municipio presentando una gama de lineamientos de organización, estandarización y corrección en algún tipo de procedimiento documental.

4. ALCANCES: Ser la entidad que muestra la manera más organizada, sencilla

y practica en la organización de sus archivos proporcionando la cultura de la organización documental y mostrando al municipio que tenemos procesos con calidad de competitividad y de organización utilizando la LEY 594 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS PUBLICOS Y PRIVADOS.

5. RESPONSABILIDADES: El comité de archivo de la Contraloría es la

encargada de que la gestión documental se cumpla de manera responsable, confidencial y organizada formando un eje de control en la manipulación de la información.

6. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES OFICIALES: La

correspondencia en la entidad se debe de dar de manera organizada estipulada y resuelta en el ACUERDO 060 DE 2001 que entra a regir a todas las entidades públicas y empresas privadas; este acuerdo habla de las fases de las comunicaciones RECIBIDAS Y ENVIADAS Y LA CLASIFICACION DE CORRESPONDENCIA:

COMUNICACIONES RECIBIDAS: Son las que la entidad recibe y se denomina también como correspondencia, se coloca sello radicador, nombre de quien recibe y fecha, se registra en planilla y luego se debe de clasificar por procesos para distribución a los funcionarios.

COMUNICACIONES ENVIADAS: Son las que la entidad envía para firmas o solo a nivel informativo, todas las comunicaciones deben de ir acompañadas por el número de oficio y registrado en la planilla de consecutivos y se adiciona una copia del comunicado generado para constancia del envió del mismo, este formato está dentro del marco de calidad de la entidad.

7. GLOSARIO Y TERMINOS DOCUMENTALES:


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ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

ARCHIVO DE GESTION: Es el origen del documento y donde los procesos

crean su información para registrar sus memorias, cada funcionario es responsable de la información recibida y generada por cualquier tipo de actividad administrativa de tema organizacional, luego se analiza la tramitación o la circulación del documento a su siguiente fase esto lo determina el periodo de retención documental.

ARCHIVO CENTRAL: Es la concentración masiva de los documentos en donde el individuo maneja la información y el acervo de la gran cantidad de la información generada desde los archivos de gestión y donde se le hace tratamiento de organización y retención de tiempo según la disponibilidad de tiempo en esta segunda fase, se regula el flujo de información entrante y se hace el control interno de los archivos de todos los procesos.

ARCHIVO HISTORICO: Es la fase final en donde la información pasa por una selección y una depuración, se almacena de manera definitiva y permanente por decisión del comité de archivo que información es de carácter histórica y valiosa para la entidad y los procesos.

CAI:( CENTRO ADMINISTRATIVO DE LA INFROMACION): Es la denominación que se le da al lugar donde se administra toda la información de la entidad en donde se presta el servicio de organización, préstamo, administración, asesoría y vigilancia de la información y la contribución al desarrollo de la administración documental.


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CARPETA: La entidad proporciona carpetas institucionales con el logo oficial y sus parámetros de calidad en donde se nombran los siguientes caracteres CODIGO, SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL, N DE CARPETAS, FECHAS EXTREMAS Y AÑO.

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

CONSULTA: Es el acceso a cierta información para extraer datos de importancia.

CLASIFICAR: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que comprende cada agrupación documental de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la Entidad.

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

FOLIACIÓN DOCUMENTAL: La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o carpeta. La numeración debe ser consecutiva. No se debe omitir ni repetir números, como tampoco adicionar subíndices. La foliación la llevará a cabo el responsable de la carpeta o expediente. Los documentos deben estar debidamente foliados en el momento de ser entregada la carpeta a los responsables del Archivo de Gestión de cada dependencia, quienes deben verificar la foliación. Para el proceso de foliación se debe utilizar lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B, iniciándose desde el número uno (1), el cual corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.

FONDOS ACUMULADOS: Es el conjunto de documentación que está a través de la vida institucional o de creación de la entidad y que no tiene ningún criterio


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de organización o de fundamentos archivísticos por lo tanto sirve de consulta y de suministro de información histórica para la contraloría.

GESTION DOCUMENTAL: Es la administración de la información por medio de los (CAD O CAI) en donde la planeación organizacional de la entidad es guiada por la normatividad del archivo general de la nación y fomenta los ciclos normales de la información hasta su disposición final.

ORDENAR: Ubicación física de los documentos dentro de la carpeta o expediente.

ORGANIZACIÓN: Proceso que mediante el cual se desarrollan las actividades de clasificación, ordenación y descripción documental.

PARAGRAFO: por ningún motivo el servidor público podrá llevarse la documentación producida en el ejercicio del cargo por cuanto los documentos públicos son propiedad del estado, de lo contrario se pondrá en curso cualquier sanción prevista para la Ley. El archivo general de la nación (AGN) pondrá de oficio la solicitud de parte, hacer visitas de inspección para verificar el cumplimiento del Acuerdo por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos (594/2000). Cuando se elimine documentación se beben de hacer actas en donde se haga la autorización, se especifique la eliminación de los documentos, siempre se debe de hacer una supervisión de esto con la persona encargada de la gestión documental, si el proceso necesita hacer un inventario de lo que tiene lo puede hacer con el formato de inventario documental haciendo lo debido y cuantificando el número de carpetas hay que tener en cuenta que este formato no sirve para realizar transferencias ya que nos dice el total de carpetas pero muchas veces hay legajos que no han cumplido los tiempos de retención a parte no tienen las firmas de responsabilidad quien entrega y quien recibe. La información que reposa en el archivo central de cada uno de los procesos; la puede consultar cualquier funcionario, tendrá a su disposición la información posee en el archivo.

PRESTAMO: Es el suministro de información a individuo sea física a digital por cierto límite de tiempo para luego ser devuelta al archivo central.


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REPROGRAFIA: Es la modalidad de fotocopiar o someter la documentación a digitalización para ser almacenado en servidor.

TIEMPO DE RETENCION: Tiempo establecido en donde se mide cuanto es la vida útil del documento en los archivos de gestión y en el archivo central

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Es el ejercicio de un proceso d e la entidad en donde, la documentación a cumplido cierto tiempo de retención y merece ser transferida al archivo central, para seguir otro tipo de ciclo.

TRD (TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL): Es el conjunto de códigos de los procesos, series y subseries, se determina el tiempo de permanencia en los archivos de gestión y central y su ciclo vital.

TVD (TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL): Se aplica a la tabulación de fondos acumulados para valorar que se puede clasificar y que se debe depurar para tener información definitiva.

UNIDAD DOCUMENTAL: Es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser unidades documentales entre otras, un acta, un oficio, un informe.

8. POLITICAS DE ARCHIVO:

Se debe entrar al archivador con zapato cómodo de manera que no tengamos riesgo de caernos o tropezarnos.

Si se va a realizar una búsqueda prolongada en el archivador usar guantes de látex y tapabocas si es necesario.

Tener buena iluminación en los estantes rodantes.

Si se solicita información, se transfiere o si se elimina seguir los formatos debidos y la autorización correspondiente.

No consumir alimentos dentro del archivador o cuando estamos manipulando documentación para evitar el deterioro de la misma.

No almacenar dentro del archivador elementos que no tengan que ver con la gestión documental ya que estaríamos reduciendo la capacidad física del archivador.

Hacer revisión anual del archivador rodante para saber las condiciones y que no corramos riesgo de algún accidente.


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Guardar la información siempre en carpetas institucionales y utilizar solo legajador plástico.

Omitir en lo posible los ganchos metálicos y la cinta transparente ya que el óxido y la goma son corrosivos para el papel.

Siempre que se haga transferencia documental notificar con anterioridad al personal encargado para recibir la documentación.

Cuando tengamos un documento en fax se saca copia legible y luego votar el papel térmico ya que este papel se deteriora con facilidad.

Cuando se va a eliminar algún tipo de documento tener en cuenta levantar actas de autorización y de eliminación.

Marcar los legajos con el nombre correcto y organizar los documentos por orden de fechas y año para tener una organización cronológica.

Velar y proteger siempre nuestro patrimonio documental y tener presente la confidencialidad de los documentos.

Los archivos de gestión deben permanecer organizados y con códigos correctos.

Tener presente la iniciativa de cero papel, debido a que ello nos ayuda a no tener duplicidad de documentos.

Evitar dejar envases o residuos de comida dentro del archivador para evitar roedores y cucarachas.

Mantener cerrado el archivador para evitar que se pierdan documentos o que se traspapelen.

Reciclar el papel que no utilizamos y realizar el debido proceso de residuos.

Imprimir a doble cara para evitar el desperdicio de papel.

Tener cerca del archivador extintores, lo que permite prevenir la propagación de un incendio o una catástrofe.

El comité de archivo debe reunirse cada 6 meses para evaluar los distintos aspectos de planes de trabajo y evaluar el PGD (PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL.

Foliar todos los documentos para evitar pérdidas.

Asear el piso del archivador, barrer trapear y sacudir una vez por semana para evitar virus.

9. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: La actividad de clasificación documental

será realizada por cada uno de los funcionarios responsables de los documentos que en cumplimiento a sus funciones genere, maneje o tramite. Para apertura o crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los


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documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental, definidas para cada una de los procesos de la Contraloría Municipal de Envigado, a fin de identificar series, subseries y tipos documentales. Cada funcionario debe codificar las carpetas, teniendo en cuenta el código que le corresponde según en la Tabla de Retención Documental, NOTA: Los documentos de apoyo no deben aparecer en la Tabla de Retención Documental.

10. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION: Cuando se empieza a crear

y a generar la documentación de acuerdo a los procesos, se toma la tabla de retención por unidad administrativa, se observa los código, series y subseries establecidas.

Se acomodan los documentos en carpetas institucionales o colgantes, si es del caso se puede utilizar separadores para comodidad de identificación, la marcación puede ser en stiker imprimiendo los datos con letra legible teniendo en cuenta código y el nombre de la carpeta o manejar la marcación directamente en la carpeta, dichas carpetas deben de tener entre 150 folios a 200, ya que es la capacidad máxima que posee una carpeta para resguardar hojas; siempre debe de estar la documentación en orden cronológico conservando las fechas extremas, no se debe de tachar o rallar los documentos evitar al máximo ganchos y demás objetos que deterioren los documentos. Emplear ganchos legajadores plásticos debido a que los metálicos ya salieron de su uso institucional para lo que concierne el Archivo General de la Nación, debemos conservar el orden original de la carpeta, cuando se retire un documento se debe realizar el afuera documental para que cuando regresemos el documento se tenga en cuenta el orden y la fecha, cuando la carpeta cumpla su ciclo en el archivo de gestión, se procede a realizar la transferencia documental primaria notificando con previo aviso al archivo central y realizando el formato único de transferencia documental diligenciado en su totalidad y entregando de manera relacionada los contenidos. El Acuerdo No. 038 de 2002 del Archivo General de la Nación establece en sus artículos 8 y 9 lo siguiente:

“Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión”


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11. ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL: Cuando la documentación es

transferida con el debido tramite, se procede a realizar depuración si es necesario y se folia la carpeta completa para pasar al proceso de ingreso a inventario documental, se marca la carpeta en su totalidad llenando los datos faltantes, se elige la caja en donde se procede hacer la marcación externa y la posición en el estante , las carpetas se guardan de manera segura y en lugar seco donde es poca la humedad, la custodia de la información se hace de acuerdo al proceso y código de la (TRD), una vez que se haga una transferencia por parte de un funcionario se firma dos copias para que una repose con el funcionario que entrega la documentación y la otra en el archivo central para constancia de entrega y control de volumen documental, el archivo central debe cumplir estándares mínimos de conservación, buen espacio para la función y circulación de todo el archivo central. Para tener una buena gestión documental se realiza los siguientes pasos:

11.01BASES DE DATOS: Elaboradas para la gestión documental y la agilidad de

la búsqueda, inventario documental en donde se detalla de manera explícita la documentación que entra al archivo central y se codifica con las TRD, se tiene la base de datos de toda la documentación que no tiene tratamiento archivístico y que por sus años de existencia se procede a la numeración, consecutiva de cajas en donde se menciona que tipo documental contiene, se procede a medir en metros lineales el atraso de la gestión y se produce la depuración masiva de documentos para descongestionar el archivador físico; inventario documental del archivo histórico una vez que la documentación cumpla su tiempo de retención en el archivo central se procede de transferencia al archivo histórico en donde acá se detalla con esta base la manera clave la información de carácter permanente y que se ganó el lugar de estar en vigencia por siempre, este tipo de documentación reposa en la contraloría municipal de Envigado proporcionando de manera clave la custodia directa del personal de archivo especialista en el tema de la historia de la entidad, las historias laborales cumplen un papel fundamental en el archivo central de la contraloría y se debe cumplir la Circular No. 4 del 2003 en donde nos dice la manera de organización física y cómo funciona la custodia de estas, el inventario de las historias se maneja de manera confidencial igual que de manera física es solo de uso exclusivo del jefe encargado y de manera individual al que corresponda la hoja de vida .Se tiene a parte un base


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detallada de la información eliminada para prevención de que alguna vez se llegue a necesitar adicional se hace las copias de seguridad.

11.02ARCHIVOS DIGITALES: Es la iniciativa del cero papel en donde cada

proceso tendrá sus carpetas digitales de la información digitalizada es un procedimiento de grandes magnitudes de manera ramificada en el sistema y en donde nos enseña una nueva forma de archivar nuestra información en la entidad; se digitaliza la información con mayor jerarquía para hacer más efectiva la seguridad y para suplir las necesidades de tenerla a la mano y de forma más rápida, los archivos digitales se manejan igual que en físico por códigos, series y subseries documentales, se restringe el manejo de esta información y es solo para funcionarios autorizados, se hace el mismo protocolo de préstamo y se transfiere electrónicamente, la información digital se le hace control por medio de contadores que maneja el scanner para saber que volúmenes manejamos mensual, semestral y anual, el manejo de los archivos digitales, la iniciativa del cero papel nació en el 2013 por el Archivo General de la Nación, y en donde se plantea una nueva ley de la implementación de los archivos digitales con el fin de que ahorremos papel y agilicemos el trabajo de los funcionarios Públicos.

11.03PLANTILLAS DE ARCHIVO: Se utilizara documentos de ayuda para marcar

las cajas, guías visuales y las encuestas documentales, lo anterior no pertenece como tal al proceso de calidad pero permiten la trazabilidad del que hacer.

11.04COPIAS DE SEGURIDAD: La información que se elimina debe quedar

almacenada en medio magnético y detallada en CD O DVD para que se tenga evidencia digital de lo que se eliminó, se levantan actas y se custodian fuera del archivo central para mayor seguridad de la información, los medios magnéticos deben estar preservados en cajas de seguridad con precinto si es necesario y los conserva alguien fuera del proceso documental de alta confianza para que vele por el cuidado de la información.

11.05 ELIMINACION Y DEPURACION DE INFORMACION: La depuración de la

información se debe hacer con previo análisis del comité de archivo y se debe colocar en conocimiento lo que se desea eliminar, cuando se procede a llevar a cabo la depuración se realiza ACTA DE AUTORIZACION, ACTA DE AUTORIZACION DEL JEFE DE LA GESTION DOCUMENTAL DE LA


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ENTIDAD, ACTA DE MEDIOS LEGALES Y ACTA DE ELIMINACION; esto se hace para el control de la información depurada, el papel que se destruye se recicla de manera responsable.

12. ARCHIVO HISTORICO: Es el procedimiento último que se le hace a un

documento el cual pasa por el análisis que establece las TRD y en donde se definen los tiempos de retención en el archivo central y competen a la eliminación definitiva o la conservación total del documento, se tiene en cuenta que se destina de manera definitiva a un deposito físico en donde es permanente, no se eliminara bajo ninguna circunstancia, la marcación de las cajas van con los mismos códigos por proceso y se marcara en la parte superior de la caratula archivo histórico, se expurga la documentación para verificar el estado y se retira algún elemento que no pertenezca al documento se procede a guardar en cajas y tabular en base de datos.

13. PRESTAMO Y CONSULTAS: El objetivo de la gestión documental y su fin es lograr un orden lógico en nuestra entidad que cada funcionario pueda buscar de manera efectiva y concisa un documento sin mayor complicación, los préstamos se hacen de manera individual y a cualquier funcionario de la entidad por medio del formato de solicitud de información y con un afuera documental en donde la persona se le da una colilla de fecha del préstamo y con la posibilidad de renovación, este servicio se prestara con la mayor rapidez del caso con calidad y responsabilidad de la persona encargada, las consultas se pueden hacer a cualquier tipo de archivo gestión, central o histórico.

14. FORMATOS DESIGNADOS PARA EL CONTROL DOCUMENTAL: La

función del archivo emerge sobre estos soportes oficiales dentro de un marco de calidad institucional y en donde cada uno suple una necesidad de acervo y control de la documentación, para la agilidad del trámite a continuación mencionamos los formatos aprobados y previstos por calidad para la contraloría municipal de Envigado:

INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el formato diseñado y estipulado en el Articulo 39 del archivo general de la nación y en la Circular Externa 01-09 de la implementación de la tabla de valoración para plasmar la información que


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se genera en el transcurso de la transferencia al archivo central aquí es donde la unidad documental se tabula para el control de la documentación.

INSTRUCTIVO: El inventario cuenta en la parte superior el logo oficial de la contraloría, nombre oficial, luego en la parte de debajo de la margen superior se muestra las características de la entidad como: ENTIDAD REMITENTE: En esta casilla se llena con el nombre oficial que remite la documentación en este caso la contraloría municipal de envigado. ENTIDAD PRODUCTORA: En esta casilla se llena con el nombre de la entidad oficial que produce la documentación, se coloca contraloría municipal de envigado. UNIDAD ADMINISTRATIVA: En esta casilla colocamos el nombre del proceso líder ej: SUBCONTRALORIA.


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OFICINA PRODUCTORA: En esta casilla colocamos el nombre del que produce como tal la documentación ej: PARTICIPACION CIUDADANA. OBJETIVO: Dentro de esta casilla se nombra todo el alcance del archivo central para controlar la documentación que entra al archivo. En la parte posterior encontramos el despliegue de columnas en donde se plasma la información y los nombres de las carpetas la distribución de la información esta de la siguiente forma: N DE ORDEN: se coloca el número correspondiente al orden que se va dando a la carpeta en el momento de ir ingresándola ej:

1. AUDITORIA FISCAL AL HOSPITAL MANUEL URIBE ANGEL 2. AUDITORIA FISCAL A ENVIASEO ESP 3. AUDITORIA FISCAL A ENVICARNICOS ESP

CODIGO: Se nombra los números completos de CODIGO, SERIE Y SUBSERIE, establecidos por la tabla de retención para la clasificación del documento ej: 100.01.3 NOMBRE DE SERIE, SUBSERIE O ASUNTO: En lo general esta casilla se llena con el asunto o nombre de la carpeta para una mayor identificación en la búsqueda ej: NOVEDADES DE NOMINA DEL MES DE FEBRERO DE 2014. FECHAS EXTREMAS: En esta casilla se coloca la fecha inicial y final del contenido de la carpeta la vigencia es importante para determinar el tiempo de retención documental. 2011-2012 CAJA: En el archivo central se le dará un número consecutivo de caja, para determinar un orden dentro de los estantes partiendo de 001 hasta un tope de 10.000 consecutivos. UNIDAD DE CONSERVACION: Esta casilla tiene unas subdivisiones en donde cada una se muestra si la información se encuentra almacenada en CARPETA, TOMO, OTRO esta denominación se marca con una X para especificar el contenido. NUMERO DE FOLIOS: En la casilla colocamos el nuero total y completo de hojas contenidas en un legajo documental, teniendo en cuenta que el tope es hasta 200 FOLIOS ej: 1-200.


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SOPORTE: Nombramos en esta casilla de que manera hacen la transferencia al archivo central papel, medio magnético (CD, DVD) o planos. FRECUENCIA DE CONSULTA: Se divide en tres columnas se denomina ALTA, MEDIA O BAJA esto se hace como dato estadístico y como control a la hora de consultar un documento. OBSERVACIONES: Esta casilla se tiene como enunciados claves que son importantes y que no tienen una casilla especifica en el formato, por esto se hace útil este espacio.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Es el formato en donde se plasma según el artículo 039 de la ley 594 del 2000, toda la clasificación de la información con códigos y tipos documentales, las tablas son diseñadas para la trazabilidad de la información y la vida útil de los documentos.

INSTRUTIVO: La tabla de retención documental cuenta con celdas sencillas y que son entendibles a la vista de cualquier persona para facilitar la identificación del


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contenido; en la parte superior está el logo oficial de la contraloría título oficial tabla de retención documental de la contraloría municipal de envigado, se despliega en la parte posterior las siguientes casillas: ENTIDAD PRODUCTORA: En esta casilla se coloca el nombre oficial en este caso es contraloría municipal de envigado. OFICINA PRODUCTORA: Se nombra en la casilla el nombre del proceso según organigrama y la oficina productora si es el caso ej: contralor auxiliar delegado para el control fiscal/ responsabilidad fiscal. CODIGO: Es la parte más importante de la tabla, el código se divide en tres partes: Número del proceso: La contraloría municipal codifica sus procesos con el organigrama y de acá se deriva cada uno de los números asignados a cada item de acuerdo a un orden jerárquico ej.: 600 contralor auxiliar delegado para el control interno Serie: Es la nominación que se le dan a cada uno de los tipos documentales homogéneos que produce un proceso y que se enumeran por orden alfabético de clasificación dándole la estructura de tipología a la tabla ej: 03 procesos. Subserie: Es el conjunto de unidades documentales que compone a una serie y son variantes de acuerdo al tipo de trámite de un asunto ej: 4 procesos de responsabilidad fiscal. 600.03.4 ESPECIFICACION EN NUMEROS. SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: En esta casilla expresamos en letra lo que tenemos en el código dando de forma lógica el contenido de la tabla ej. 600. contralor auxiliar delegado para el control interno 03. procesos. 4. procesos de responsabilidad fiscal. RETENCION DE TIEMPO: Se divide esta casilla en 2, se determina el tiempo del documento fases primarias archivo de gestión y archivo central, estos tiempos


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de acervo documental no los da las encuestas documentales y el funcionario dueño del proceso nos dice cuanto tiempo debe de permanecer los documentos en estas dos fases. DISPOSICION FINAL: La subdivisiones de esta casilla esta por jerarquías de conservación de los documentos CT=CONSERVACION TOTAL E=ELIMINACION M/D=MICROFILAMACION/DIGITALIZACION S=SELECCION Se marca con una X y luego se determina que cantidad de documentos se disponen la conservación total en el archivo histórico. PROCEDIMIENTOS: Se especifica en palabras todo el proceso que tiene el documento desde su creación hasta la eliminación total de él. FIRMA Y FECHA: En la parte de abajo del formato vemos la firma del jefe de gestión documental y la fecha en donde se aprobó las tablas.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Este formato es utilizado para el traslado de los documentos al archivo central de forma primaria este formato es diligenciado por todos los funcionarios en el momento de transferir información al archivo central.


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INSTRUCTIVO: La transferencia documental igual que los formatos de inventario y de tabla de retención cumple un parámetro importante dentro de la gestión documental, en la parte superior se ubica el logo oficial de la contraloría y se denomina transferencia de inventario documental ENTIDAD REMITENTE: En esta casilla se llena la entidad oficial que transfiere la documentación ENTIDAD PRODUCTORA: Que entidad produce la documentación UNIDAD ADMINISTRATIVA: Proceso que maneja la producción de los documentos.


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OFICINA PRODUCTORA: Funcionario que produce los documentos para transferir. OBJETIVO: Esta casilla se llena con el fin de tener un control de la documentación y la estadística de volumen que producimos. REGISTRO DE TRANSFERENCIA: este campo lo compone la fecha de transferencia, NIT de la entidad, y cantidad de formatos diligenciados. SOPORTE: Especifica la forma de como se entrega la información papel, videos, cassets, formato electrónico (CD, DVD, CINTA). NUMERO DE ORDEN: Corresponde al número en el que se van nombrando las carpetas. CODIGO: Es nombrar el número completo del proceso y del tipo documental ej. 100.02CONTRALOR- ACTAS. SERIE Y ASUNTOS: Se menciona la unidad documental o el nombre como tal de esta. Auditoria de gasto y presupuesto al hospital Manuel Uribe Ángel.

LISTA DE CHEQUEO DE DOCUMENTACION: Este formato es diseñado para las personas que hacen su proceso de vinculación a la entidad y necesitan reunir la documentación requerida de ingreso, se compone de unos campos básicos para rellenar con una X en los cuadros, cuando hay anexos adicionales a la historia se colocan en la parte de debajo en OTROS se coloca nombre completo, firma de la persona dueña de la documentación y fecha de elaboración del formato.


Código: GA-G-004

Versión: 2

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FORMATO DE HOJA DE VIDA CUENTA BANCARIA FOTOS FORMATO HOJA DE VIDA (FP) FOTOCOPIA DE LA CEDULA FOTOCOPIA DE LIBRETA MILITAR TARJETA PROFESIONAL ACREDITACION DE ESTUDIOS CERTIFICADO FORMACION EN DOCENCIA UNIVERSITARIA ACREDITACIONEN EXPERIENCIA LABORAL DECLARACION DE BIENES Y RENTAS CERTIFICADO PLAN OBLIGATORIO SALUD,PENSION EXAMEN MEDICO OTROS:________________________________________________________________ ________________________________________________________________ NOMBRE:________________________ FIRMA: _________________________ FECHA:_______________________

SI NO N/A


Código: GA-G-004

Versión: 2

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AFUERA DOCUMENTAL: El formato está hecho para el control de las salidas de los documentos y carpetas del archivo central esto se hace para que no hayan perdidas momentáneas o permanentes de la información, detalla quien es el funcionario que la presto y el que necesita la información, con posibilidad de renovación de 2 veces para la comodidad de la persona.

CODIGO: Codificación asignada, en la tabla de retención para el proceso. N CARPETA: Es el número asignado a la carpeta y por caja dentro de las bases de datos, para la ubicación y manejo de las carpetas. NOMBRE DEL DOCUMENTO: Es el nombre que tiene escrito en la unidad documental. PROCESO: se describe de forma específica a que proceso pertenece la carpeta DOCUMENTO ENTREGADO: - FECHA DE RETIRO: Con un sello tipo radicador se pone la fecha de retiro

de la carpeta o documento del archivo central. - NOMBRE DEL USUARIO: El nombre del funcionario que desea retirar la

carpeta del archivo. DOCUMENTOS RECIBIDO: - FECHA DE DEVOLUCION: Por medio de sello radicado, se pone la fecha

de regreso al archivo central. - NOMBRE DEL USUARIO: El funcionario nuevamente, firma con su nombre

en la casilla para dejar evidencia de la devolución de la carpeta o documento.


Código: GA-G-004

Versión: 2

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CONTRALORIA MUNCIPAL DE ENVIGADO

CONTROL DE DOCUMENTOS

CODIGO: GA-F- 030

VERSION: 002

CODIGO N CARPETA NOMBRE DEL DOCUMENTO

FUNCIONARIO QUE

SOLICITA PROCESO

DOCUMENTO ENTREGADO DOCUMENTO RECIBIDO

FECHA DE

RETIRO

NOMBRE DEL

USUARIO FECHA DE

DEVOLUCION

NOMBRE DEL

USUARIO

manual para la gestion documental y … · básica aplicable al que hacer archivístico en...

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