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MANUAL PARA EL MANEJO DEL MANUAL PARA EL MANEJO DEL MANUAL PARA EL MANEJO DEL MANUAL PARA EL MANEJO DEL

SERVICIO DE SALA DE BASES DE SERVICIO DE SALA DE BASES DE SERVICIO DE SALA DE BASES DE SERVICIO DE SALA DE BASES DE

DATOSDATOSDATOSDATOS

BibliotecaBibliotecaBibliotecaBiblioteca

BucaramangaBucaramangaBucaramangaBucaramanga

2007200720072007

BIBLIOTECA BIBLIOTECA BIBLIOTECA BIBLIOTECA –––– SALA DE BASES DE DATOS SALA DE BASES DE DATOS SALA DE BASES DE DATOS SALA DE BASES DE DATOS Código: MBI.04Código: MBI.04Código: MBI.04Código: MBI.04

Versión: 02Versión: 02Versión: 02Versión: 02

MANUAL PARA EL MANEJO DE MANUAL PARA EL MANEJO DE MANUAL PARA EL MANEJO DE MANUAL PARA EL MANEJO DE

SERVICIOS DE SALA DE BASES DE SERVICIOS DE SALA DE BASES DE SERVICIOS DE SALA DE BASES DE SERVICIOS DE SALA DE BASES DE

DATOSDATOSDATOSDATOS Página 2 de 46

Revisó

Director y Profesional –

Circulación y Préstamo

Aprobó

Rector

Fecha de aprobación

Noviembre 29 de 2007

Resolución Nº 1842

CONTENIDOCONTENIDOCONTENIDOCONTENIDO

Pág.

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS

4. NORMATIVIDAD

5. CONTENIDO DEL MANUAL

5.1 CONDICIONES DEL SERVICIO

5.2 CONDICIONES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

5.2.1 No hay Pelícano

5.2.2 Inactividad de la Universidad

5.2.3 Asignación de equipos

5.2.4 Reserva de cursos de Bases de datos

5.3 PROCESO DE RESERVA DE EQUIPO

5.4 PROCESO DE CONSULTA DE RESERVA

5.5 PROCESO DE CANCELACION DE RESERVA

5.6 PROCESO DE CONSULTA DE DISPOSICION DE EQUIPOS DE

SALA

5.7 PROCESO DE ASIGNACION DE EQUIPOS

5.8 PROCESO DE ASIGNACION DE MULTA

4

4

4

5

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6

8

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9

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10

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3

5.9 PROCESO DE LIBERACION DE EQUIPOS

5.10 PROCESO DE CONSULTA DE PROGRAMACION DIARIA DE LA

SALA

5.11 PROCESO DE CONSULTA DE RESERVAS DE USUARIO

5.12 PROCESO DE ANULACION DE RESERVAS

5.13 PROCESO INCLUSION DE EQUIPO EN SALA DE BASES DE DATOS

5.14 PROCESO MODIFICACION DE INFORMACION DE EQUIPO

33

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BIBLIOTECA BIBLIOTECA BIBLIOTECA BIBLIOTECA –––– SALA DE BAS SALA DE BAS SALA DE BAS SALA DE BASES DE DATOSES DE DATOSES DE DATOSES DE DATOS Código: MBI.04Código: MBI.04Código: MBI.04Código: MBI.04





1.1.1.1. OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO

Ser documento base del Módulo de Manejo de Servicios de Sala de Bases de

Datos y servir de soporte a las actividades desarrolladas en la prestación del

servicio.

2.2.2.2. ALCANCEALCANCEALCANCEALCANCE

Este manual presenta la serie de pasos y algunos escenarios en los que se

podrían ver incluidos los Usuario del Modulo de Manejo de Servicios de Sala de

Bases de Datos.

3.3.3.3. DEFINICDEFINICDEFINICDEFINICIONES / ABREVIATURASIONES / ABREVIATURASIONES / ABREVIATURASIONES / ABREVIATURAS

• Clave de acceso: Clave de cuatro (4) dígitos que los usuarios de la

Biblioteca UIS poseen como código de seguridad personal.

• Comunidad Universitaria: Persona y/o grupo vinculado en las diferentes

modalidades a la Universidad Industrial de Santander.

• Pelicano: Servidor institucional de aplicaciones donde corren todos los

sistemas de la universidad.

• Usuario: Persona que haga parte de la Comunidad Universitaria UIS

(profesores, estudiantes, administrativos), que estén habilitados para el

Uso de los Recursos que se ofrecen en dichas instalaciones.

• Reserva: Es la solicitud que un Usuario del Comunidad Universitaria realiza,

solicitando un turno en una sala, en un fecha y hora señalada y

seleccionando unos servicios a utilizar.

• Asignación: Es el préstamo que hace el Auxiliar de un equipo especifico a

un Usuario que lo solicita.






5

• Reserva Anulada: Es una reserva que no podrá ser ejecutada por el usuario

a quien se le asigno o reservó, debido a que la Biblioteca debe disponer del

equipo asignado por una actividad institucional o por que le equipo salio

de servicio.

• Cancelación de Reserva: Es el proceso por el cual el Usuario que ha

solicitado un Equipo puede dejar libre el equipo, y evitar la generación de

la multa por concepto de inasistencia, siempre y cuando cumpla con el

tiempo previo para la cancelación.

4.4.4.4. NORMATIVIDADNORMATIVIDADNORMATIVIDADNORMATIVIDAD

• Reglamento Biblioteca UIS. Acuerdo No. 029 de 2008 y Acuerdo No. 045 de

2008.

BIBLIOTECA BIBLIOTECA BIBLIOTECA BIBLIOTECA –––– SALA DE BAS SALA DE BAS SALA DE BAS SALA DE BASES DE DATOSES DE DATOSES DE DATOSES DE DATOS Código: MBI.04Código: MBI.04Código: MBI.04Código: MBI.04





5.5.5.5. CONTENIDOCONTENIDOCONTENIDOCONTENIDO

5.15.15.15.1 CONDICIONES DEL SERVICIOCONDICIONES DEL SERVICIOCONDICIONES DEL SERVICIOCONDICIONES DEL SERVICIO

La Biblioteca cuenta con una interfaz que le permite al usuario solicitar la

reservación de un turno para la utilización de los equipos de cómputo, ante lo

cual y con el ánimo de facilitar el adecuado y racional uso de estos espacios

provistos para el desarrollo de la academia, la investigación y la extensión, se

recomienda seguir cuidadosamente las siguientes instrucciones:

• La solicitud del turno se puede realizar a través del sitio Web de la biblioteca

ingresando al modulo: Sala de bases de datos Opción Reservar equipo, o al

operador encargado de la sala hasta con dos días de anterioridad.

• Sólo se asignará un turno por día y por un máximo de dos (2) horas para cada

usuario. Este servicio es gratuito para los miembros de la Comunidad

Universitaria.

• El usuario debe presentar el documento de identificación (vigente) que lo

acredite como miembro de la comunidad universitaria al momento de

ingresar a la Sala de Bases de datos, para lo cual dispondrá de un tiempo

máximo de espera de quince (15) minutos y después de transcurrido este

tiempo el usuario perderá su turno haciéndose responsable de la sanción

económica según Reglamento de Biblioteca.

• El usuario tiene la posibilidad de cancelar las reservas con una anterioridad

de dos (2) horas.

• Cuando el usuario hace la reserva de un equipo de la Sala de Bases de Datos,

el sistema le asigna un equipo especifico en el cual deberá autenticarse

ingresando código y clave de acceso. El sistema le avisará al usuario la

finalización del servicio en dos oportunidades: quince (15) y cinco (5)

minutos antes de terminar su tiempo respectivamente.






• Durante la permanencia y utilización del equipo de cómputo el usuario podrá

realizar únicamente búsquedas de información en las Bases de Datos o en

Internet. El uso de Internet sólo está permitido para consultar contenidos

académicos. No es permitido el uso de correo electrónico, Chat, ni la

redacción de trabajos.

• Cinco minutos antes de terminar el turno asignado, se recomienda cerrar

todos los programas que usó, dejando el equipo disponible para la consulta

del próximo usuario.

• Sólo se permite el ingreso de dos personas por computador.

• No se permite el ingreso de alimentos, disquetes, memorias externas, USB y

demás dispositivos de almacenamiento a la sala de Bases de datos, debido a

los inconvenientes que se pueden presentar con el buen funcionamiento de

los equipos y con los virus informáticos.

• Si adquiere un disquete o CD y lo retira de la sala de Base de Datos no podrá

volver a ingresarlo a la misma con el fin de evitar daños a las unidades

lectoras de los equipos.

• Por razones de disponibilidad y seguridad de la información no se permitirá

retirar de la sala los discos CD-ROM y DVD, propiedad de la Biblioteca y en

los cuales está contenida la información científica de las Bases de Datos.

Igualmente, debido a las normas establecidas en las licencias de adquisición

de los recursos electrónicos no se permite la "DUPLICACIÓN TOTAL" de cada

uno de los discos.

• No se permite la instalación y manejo de software externo al que se

encuentra instalado en los computadores de las salas sin previo aviso al

técnico y/o auxiliar encargado.






• Las personas que deseen imprimir información pueden hacerlo mediante el

uso de las impresoras láser ubicadas en las salas. Para ello deben cancelar el

valor de las hojas impresas de acuerdo con las tarifas establecidas.

Igualmente los usuarios pueden almacenar información haciendo uso de los

disquetes y/o CDs que se venden en la sala. La cancelación de las tarifas se

realiza únicamente en la tesorería de la Universidad al fondo de Biblioteca

setenta treinta y cuatro (7034). En la Biblioteca no se reciben pagos. Al

cancelar en la tesorería el usuario obtiene un recibo que debe traer a

Biblioteca para que le sea descargada la deuda.

Nota: Para facilitar la cancelación se establecen otros mecanismos como son

la venta de bonos anticipados, descuentos por nómina para los empleados

de la Universidad, los traslados de fondos entre los centros de costo de la

Universidad y la inclusión de los valores a pagar en el sistema de multas. La

cancelación para éste último caso se hará después de hacer uso de las salas

y será requisito para una nueva consulta, dado que el usuario quedará

registrado en el sistema con saldos pendientes para obtener su paz y salvo.

5.25.25.25.2 CONDICIONES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIOCONDICIONES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIOCONDICIONES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIOCONDICIONES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Para la atención en el servicio de bases de datos tener en cuenta:

• El usuario debe estar activo, a Paz y Salvo y tener clave de acceso a los

servicios del Sistema de Biblioteca.

• Los auxiliares al comenzar el turno deberán ingresar al sistema,

autenticarse, ingresar por la opción de consultas – Programación Día,

especifica la Sala, fecha actual y genera el horario. Esta página que se

visualiza debe imprimirla en PDF la cual se archivará en una carpeta del

equipo.

• El sistema permite consultar la programación diaria de las salas, la

disponibilidad de los equipos en una hora especifica, asignación de turnos,






liberación de equipos, consultas de multas y reserva de un usuario

específico y la inserción de multas.

Existen algunos casos especiales para la prestación del servicio de bases de

datos a tener en cuenta:

5.2.15.2.15.2.15.2.1 No hay PelíNo hay PelíNo hay PelíNo hay Pelícano cano cano cano

• El Auxiliar de la Sala de Base de Datos se remite al archivo generado en el

primer turno, y continúa con esa programación.

• Si llegan usuarios les puede permitir el ingreso tras verificar que el tiempo

de espera para la liberación de un equipo, se ha cumplido, le asigna el

equipo al usuario y lo anota en un formato Excel diseñado, donde se indica

la hora a la que se asignó el equipo y a que usuario, digitando el código,

además se le informa al usuario que el servicio solo puede ser por una hora

máximo. Si desea una hora adicional se le puede asignar pero existe la

posibilidad que a la siguiente hora llegue un usuario solicitando el equipo

porque previamente lo reservo. El Auxiliar de la Sala de Base de Datos

deberá desbloquear las terminales con la clave de administrador.

• Para registrar las nuevos turnos debe informar al Profesional - Sistemas el

cual tiene dos (2) opciones:

- El Auxiliar de la Sala de Base de Datos ingresa al sistema y consulta la

hora de no servicio y libera cada equipo (Esto debe hacer por cada hora

que no hubo conexión al servidor). Registra las solicitudes tal como si

estuviera asignando tiempo.

- Anula todas las solicitudes que estaban registradas en el intervalo de

tiempo que no hubo pelicano y el Auxiliar de la Sala de Base de Datos

ingresa las nuevas solicitudes ya cursadas.

5.2.25.2.25.2.25.2.2 Inactividad de la UniversidadInactividad de la UniversidadInactividad de la UniversidadInactividad de la Universidad






• El administrador debe tomar la decisión de inhabilitar el acceso a la

solicitud de reserva por parte de los usuarios y/o bloquear el

procedimiento que verifica el cumplimiento de la reserva y la inclusión de

multa por inasistencia (parámetro del sistema).

• El administrador teniendo en cuenta el tiempo de inactividad debe ingresar

al sistema por la opción anular reservas y actualizar estos turnos.

5.2.35.2.35.2.35.2.3 Asignación de EquiposAsignación de EquiposAsignación de EquiposAsignación de Equipos

• El Auxiliar de la Sala de Base de Datos asigna turno a los usuarios activos,

especificando fecha, hora inicio, hora fin y el equipo.

• Si un usuario utiliza menos tiempo que el reservado, el Auxiliar de la Sala

de Base de Datos debe liberar el equipo, para que pueda ser reasignado (ya

sea por el sistema o por el mismo auxiliar); hay que tener en cuenta que

esta reasignación puede realizarse en el mismo rango de tiempo de la hora

actual.

• Cuando un usuario de convenio solicita turno, el auxiliar debe registrar

esta reserva con el código establecido noventa y nueve noventa y siete

(9997).

5.2.45.2.45.2.45.2.4 Reserva de cursos de Bases de DatosReserva de cursos de Bases de DatosReserva de cursos de Bases de DatosReserva de cursos de Bases de Datos

• Para esta reserva deberá realizarse por el modulo de préstamo de

instalaciones con una anterioridad de dos días, lo cual inhabilita los

equipos de la sala de bases de datos en el tiempo solicitado.

• Para habilitar los equipos durante el periodo del curso, los usuarios

deberán ingresar autenticándose con “otros” y sin clave.

5.35.35.35.3 PROCESO DE RESERVAPROCESO DE RESERVAPROCESO DE RESERVAPROCESO DE RESERVA DE EQUIPO DE EQUIPO DE EQUIPO DE EQUIPO






Para que el usuario pueda realizar una reserva de un Equipo, deberá cumplir con

los requisitos descritos en el numeral de normatividad del presente documento,

para que el proceso tenga un desarrollo exitoso.

Supóngase que éste es el caso. El Usuario que solicita primero deberá ingresar al

portal de la Biblioteca de la Universidad Industrial de Santander, por la dirección

electrónica http://tangara.uis.edu.co/biblioweb, que le mostrará el portal Web

como se ve en la figura 1.

Figura 1. Portal Web de la Biblioteca.

Para tener acceso al formulario de Solicitud de Conmutación Bibliográfica, el

usuario de la Comunidad Universitaria debe iniciar sesión, identificándose con su

login o código correspondiente .Para eso, en la página principal hay dos cajas de

texto, una con la marca de LOGIN y el otro de CLAVE, como se muestra en la

figura 2. En el caso de estudiante en la caja de LOGIN debe colocar el código del






programa académico más el código de carrera y la contraseña numérica de

biblioteca que es la misma con la que hace préstamo de material bibliográfico.

Figura 2. Cajas de Texto de Login y Clave para Iniciar sesión.

Al haber iniciado correctamente sesión, el Sistema se encargara de cargarle un

menú correspondiente a su perfil en la Biblioteca, además que lo ubicará en la

página principal del Catalogo Bibliográfico. En la parte superior aparecerá ese

menú al que se hace referencia, como lo muestra la figura 3.






Figura 3. Pagina Inicial del Usuario Logueado.

Para iniciar el proceso de Reserva, diríjase al Menú Servicios � Sala de Bases de

Datos � Reservar Equipos, como lo muestra la siguiente Figura.






Figura 4. Menú de Acceso al Proceso de reserva.

Al ingresar, el Sistema cargará una página, que solicitará que sea seleccionada la

Sala en la que el Usuario desea reservar el Equipo, de una lista que se presenta

como en la Figura 5.

Figura 5. Selección de la Sala en la que desea la Reserva.

Tras seleccionar la Sala, la página mostrará el formulario para la especificación de

la fecha en la que se desea hacer la reserva, las horas entre las cuales solicita el

servicio, y los servicios del Equipo que desea utilizar. El formulario se muestra en

la siguiente figura.

Figura 6. Formulario par la captura de información de Reserva.






Supóngase que el Usuario ha escogido que la fecha de préstamo fuese el Domingo

29 de julio 2007 en el horario de nueve (9) de la mañana, y que desea utilizar

solamente el servicio de Internet que ofrece la Sala. Los datos deberán ser

configurados sobre el formulario como lo muestra la siguiente Figura.

Figura 7. Datos capturados por el formulario, previo a su envió.

Cuando el Usuario ya tiene la información deberá dar clic en Aceptar. Al hacerlo,

el Sistema verificará que el usuario haya cumplido con la serie de Requisitos que

la dependencia ha establecido para el Servicio, que se pueden consultar en el

numeral cinco (5) de este documento. Si éste es el caso, se mostrará un mensaje

de información de dicho errores como lo señala la siguiente imagen.

Figura 8. Mensajes de Validación de Errores en Formulario.






Si no es el Caso, y el Usuario ha incluido de manera correcta la información de la

Reserva, el Sistema realizará el proceso de la solicitud, consultará un equipo con

esas características que se encuentre disponible, y si lo encuentra realizará la

reserva del Equipo, asignándolo en ese horario, y enviará a la página el resumen

de la solicitud, y el mensaje de éxito del procedimiento. De la misma manera

avisará al usuario que la no Asistencia puntual a la reserva dará por cancelada la

reserva y se incurrirá en la generación de una multa, como lo establece la

normatividad del Proceso.

Figura 9. Mensaje de Éxito. Reserva creada.

El usuario puede dar clic en el Botón Aceptar que muestra la figura anterior. Si

esto sucede, el Sistema lo llevará a la página de consulta de las reservas que ha

realizado el Usuario en los días más próximos, tal como lo muestra la Figura 10.

Figura 10. Listado de Reservas del Usuario.






5.45.45.45.4 PROCESO DE CONSULTA DE RESERVAPROCESO DE CONSULTA DE RESERVAPROCESO DE CONSULTA DE RESERVAPROCESO DE CONSULTA DE RESERVA

Así como se acaba de mostrar que al final del proceso de Reserva el usuario

puede ver su listado de Reservas, se dispone para el Usuario una herramienta

también para la Consulta de dichas Reservas, con el objetivo de que las tenga

presente.

Para ingresar a la Interfaz que le permite consultar dichas solicitudes, el usuario

deberá estar logueado en el Sistema de Información de la Biblioteca, como se

explicó anteriormente e ingresar por el Menú Servicios � Sala de Bases de Datos

� Mis Reservas, como lo muestra la siguiente Figura.

Figura 11. Menú de Acceso a la Reservas del Usuario.

Cuando el usuario ingresa, el Sistema realiza la consulta de las Reservas que ha

tenido en los días cercanos a la fecha, listando las reservas que ya fueron

ejecutadas, las que aun están por llevarse a cabo, incluso las que han sido






canceladas por el Sistema. El resumen muestra la fecha del préstamo, las horas

solicitadas, el Equipo y la Sala asignados, y el estado de cada hora. Todo esto se

puede ver el la Figura 12.


Cuando una reserva no se encuentra en estado Reservado, es decir, no se ha

cumplido la Hora de la Reserva, ésta obligatoriamente debe estar en cualquier

otro estado, ya sea que el Sistema la cancelo por que el Usuario no Asistió, o que

ya fue terminada, por la asistencia del mismo, entre otras. Por cada hora

solicitada que no esta en estado Reservado, aparece un pequeño link de color

naranja en la parte izquierda del listado que permite ver los detalles de dicha

hora. Cuando se da clic sobre el se muestra un pequeño resumen como el que

sigue.






Figura 13. Resumen de Información de Hora Reservada por usuario.

5.55.55.55.5 PROCESO DE CANCELACION DE RESERVAPROCESO DE CANCELACION DE RESERVAPROCESO DE CANCELACION DE RESERVAPROCESO DE CANCELACION DE RESERVA

Cuando el usuario haya realizado una reserva, ésta podrá ser cancelada por el

mismo, en el caso que el considere que se presente alguna eventualidad y no

pueda asistir. Para que el Usuario pueda cancelar una reserva, debe cumplir las

especificaciones que están contempladas en el reglamento del servicio.

Habiendo ingresado al Sistema de Información de la Biblioteca, el usuario debe

usar el Menú Servicios � Sala de Bases de Datos � Mis reservas, para ver el

listado de las reservas del usuario en las fechas cercanas, como los muestra la

siguiente imagen, y que incluye las reservas activas del usuario, que se pueden

identificar por que poseen un icono en forma de “X” al lado izquierdo.







Cuando el Usuario desea cancelar una de las horas que le han sido asignadas,

debe dar clic sobre el icono que se acaba de señalar, a lo cual el sistema

responderá cargando una interfaz con lo datos de la hora reservada, y una caja de

texto para incluir la justificación de la cancelación, asi como se muestra en la

Figura 15.






Figura 15. Formulario de Cancelación de Reserva.

El Usuario deberá obligatoriamente incluir una justificación, de lo contrario no se

ejecutará la cancelación.

Figura 16. Formulario de Cancelación lleno.






Teniendo esta información configurada, el Usuario dará clic en Aceptar, lo cual

ejecutará la cancelación, y si el proceso fue exitoso, se mostrará un mensaje como

el de la Figura 17.

Figura 17. Confirmación de Cancelación de Hora Reservada.

El Usuario debe cerrar la ventana, usando el botón Cerrar dispuesto en la página

para ello. Al hacerlo, la pagina que contiene el listado de las reservas del usuario,

y la reserva que ha sido cancelada aparece con el estado cambiado, en este caso

dice “CANCELADO POR USUARIO”, como muestra el detalle de la siguiente figura.

Figura 18. Listado de Reservas tras Cancelación de Usuario.






5.65.65.65.6 PROCESO DE CONSULTA DE DISPOSICION DE EQUIPOS DE SALAPROCESO DE CONSULTA DE DISPOSICION DE EQUIPOS DE SALAPROCESO DE CONSULTA DE DISPOSICION DE EQUIPOS DE SALAPROCESO DE CONSULTA DE DISPOSICION DE EQUIPOS DE SALA

El Usuario podrá consultar la disposición de los Equipos de la Sala que escoja en

una hora y fecha indicada, para saber si existen equipos disponibles o no. Para

ello, el usuario estando ya previamente logueado en el Sistema de Información de

la Biblioteca, usará su menú Servicios � Sala de Bases de Datos � Programación

Sala, como lo muestra la siguiente figura.

Figura 19. Menú para el ingreso a la Programación de la Sala.

Al ingresar allí, el sistema muestra una interfaz que señala al usuario que se debe

escoger una de las salas existentes para realizar la consulta.

Figura 20. Selección de Sala a Consultar Programación.






Al seleccionar la Sala, se cargará un formulario que solicita una fecha y una hora

en la que se desea consultar. Para establecer la fecha, se debe dar clic sobre el

icono al lado derecho de la caja de texto, que cargará un calendario como el que

se muestra en la Figura.

Figura 21. Formulario de Captura de fecha de consulta de Programación.

Cuando la información este lista en el formulario, se dará clic en Actualizar para la

realización de la Consulta. Se mostrará un pequeño plano de la sala con los

Equipos, y su disponibilidad, teniendo en cuenta que el color oscuro es para un

equipo reservado, y el claro para uno libre, tal como se muestra en la siguiente

figura.






Figura 22. Disponibilidad de Equipos de una sala a Fecha y hora seleccionadas.

5.75.75.75.7 PROCESO DE ASIGNACION DE EQUIPOSPROCESO DE ASIGNACION DE EQUIPOSPROCESO DE ASIGNACION DE EQUIPOSPROCESO DE ASIGNACION DE EQUIPOS

Esta Funcionalidad esta dispuesta para los Usuarios que son Auxiliares de la Sala

de Bases de Datos y cuyo proceso esta regido bajo la normatividad que aplica

para el servicio. Por medio de esta parte de la aplicación, se podrá asignar un

turno a uno Usuario que lo solicite en un Equipo. El Auxiliar Administrativo una

vez logueado en el sistema de Información de la Biblioteca, deberá ingresar a la

opción del menú Sala de Bases de Datos � Asignar Equipo, tal como lo muestra la

siguiente figura.






Figura 23. Menú de Acceso a Asignación de Equipos.

Al dar clic por ahí, se cargará una interfaz que solicitará se indique en cual de las

Salas de Bases de Datos de la dependencia se piensa trabajar, esto sea según

donde labore el Auxiliar.

Figura 24. Selección de la Sala en la que se va a trabajar.

Tras hacer eso, se mostrará un formulario que pedirá se indique la fecha y la hora

en la que se desea ver la programación de la Sala seleccionada, tal como lo señala

la figura 25.

Figura 25. Configurando Información para ver Programación de Sala.

Cuando se da clic en Actualizar, el sistema consulta que equipos hay en la Sala

escogida, y busca que reservas existen a la hora y fecha escogida en los equipos,

y presenta el plano de la sala como se muestra en el Siguiente Figura. En ella en la

parte superior en el recuadro, se muestra la fecha y hora de la programación de

que se esta viendo. Si el equipo esta disponible, aparecerá en color verde claro, y

tendrá un vinculo en forma de signo mas ([+]), al cual activarse permitirá asignar






ese equipo a quien lo solicite. De la misma manera, cuando el cursor pase por

encima de la imagen de un equipo, mostrará un recuadro con la información del

Equipo, y su estado.

Figura 26. Vista de la Programación de la Sala en fecha y hora señaladas.

Supóngase que el Auxiliar ha decidido prestar el Equipo cinco (5), al dar clic en el

vinculo mencionado anteriormente se cargará una interfaz que solicitará se digite

el código del Usuario que esta solicitando y se especifique la hora final de la

asignación.

Figura 27. Formulario de Asignación de Equipo.

Cuando de clic en Aceptar, el Sistema revisará que se cumplan los requisitos del

proceso validos para el Auxiliar, y si este es el caso, asignará el equipo

exitosamente al Usuario, mostrando el siguiente resumen.






Figura 28. Resumen de reserva exitosa.

Cuando el auxiliar de clic en Cerrar, la pagina que contiene la programación de la

sala en la hora se recargará, y el equipo asignado cambiará de color claro a

oscuro, lo que se entenderá que el equipo esta ocupado. Cuando el Mouse pase

por encima de ese equipo, aparecerá un recuadro con el resumen de quien

solicito.

Figura 29. Vista de Programación modificada tras asignación.

En el detalle de la figura del equipo ocupado, se pueden ver que hay dos iconos,

el primero es una equis (“X”), que permite la liberación del Equipo para dejarlo






disponible si el usuario sale del turno, y el segundo es un signo de pesos (“[$]”),

que se utilizará para poder ingresar multas.

5.85.85.85.8 PROCESO DE ASIGNACION DE PROCESO DE ASIGNACION DE PROCESO DE ASIGNACION DE PROCESO DE ASIGNACION DE MULTASMULTASMULTASMULTAS

Para la asignación de una multa, el proceso debe ser realizado por el Auxiliar de

la sala, y se puede hacer de dos maneras. La primera es si la persona que solicita

un servicio, es la misma que se encuentra en uno de los equipos. En ese caso, la

información de la persona aparecerá sobre el equipo en que diga que se

encuentra, sobre la vista de la programación. Supóngase que la persona que se

encuentra en el Equipo 1 se acerca y solicita un servicio. Para generar la multa,

debe darse clic en el hipervínculo “[$]” en el Equipo 1.

Figura 30. Vista de la Programación de la Sala.

Al darse clic en el hipervínculo mencionado se cargará una interfaz que presentara

en la parte superior, el nombre del usuario al que se le generará la multa, y en la

parte inferior el listado de los servicios con los que cuenta la Sala.






Figura 31. Interfaz con listado de Servicios.

El Auxiliar deberá seleccionar el o los servicios usados por el usuario e indicar la

cantidad. Al terminar dará clic en registrar, a lo que se enviará un mensaje

pidieron confirmación de la acción.

Figura 32. Mensaje de Confirmación de Inserción de Multa.

Cuando el Auxiliar de clic en Aceptar, la multa se ingresará al sistema, y se

generará un recibo que se presentará en una pagina como el que muestra la

figura 33.






Figura 33. Recibo de Multas.

Para que el Auxiliar lo pueda imprimir debe dar clic en el hipervínculo sobre el

código setenta treinta y cuatro (7034) que aparece en el recibo, lo que abrirá la

selección de impresoras de Windows, y allí se elegirá la determinada para esta

tarea.

Figura 34. Selección de Impresora para Impresión de recibo de multa.






La segunda manera en que un Auxiliar puede ingresar una multa, es por la

interfaz del menú Sala de Bases de Datos � Incluir multa.

Figura 35. Menú para Inserción y Consulta de Multas.

Allí se podrá ingresar una multa sin necesidad de que el usuario tenga una

reserva, y de la misma manera desde acá se podrá consultar todas las multas de

un usuario, solicitando el código de este y digitándolo en la caja de texto que se

ve en la siguiente figura.

Figura 36. Formulario de Consultas de Multa de Usuario.

Allí aparece también un link que permite insertar una Nueva Multa. Al darse clic

allí, carga una pequeña interfaz que solicita el código del usuario a quien se le

cargará la multa.






Figura 37. Formulario para captura de datos de Usuario a multar.

Cuando se digita el código, se da aceptar y el sistema verifica que el usuario

exista. Si es así, el proceso sigue y muestra el listado de servicios debajo del

nombre del usuario, para que se seleccione que servicio se le va a cobrar. El

proceso de asignación de multa es igual desde aquí al que se explico

anteriormente.

Figura 38. Formulario de Inserción de multas.

5.95.95.95.9 PROCESO DE PROCESO DE PROCESO DE PROCESO DE LIBERACION DE EQUIPOSLIBERACION DE EQUIPOSLIBERACION DE EQUIPOSLIBERACION DE EQUIPOS

El proceso de liberación de Equipos, se realiza cuando un equipo que ha sido

usado por un usuario ya queda disponible y se desea reasignar a un usuario que






lo solicita. Para que este proceso se de en el sistema de Información, el Auxiliar ya

debió haberse logueado y debe estar en la vista de la programación de la Hora de

la Sala correspondiente. Supóngase que la persona que reservó el equipo treinta y

dos (32) ha salido y se desea volver a asigna dicho equipo.

Figura 39. Vista de Programación de la Sala.

Para liberar dicho equipo, el Auxiliar debe dar clic sobre el icono de la X de dicho

equipo. Al hacerlo el Sistema enviara un mensaje de confirmación.






Figura 40. Mensaje de Confirmación de Liberación de Equipo.

Al dar aceptar, el equipo es liberado, y la pagina se recarga. Al hacerlo el equipo

volverá a su color claro lo que indica que esta disponible.

Figura 41. Vista de Programación tras liberación de Equipo.

5.105.105.105.10 PPPPOCESO DE OCESO DE OCESO DE OCESO DE CONSULTA DE PROGRAMACION DIARIA DE LA SALACONSULTA DE PROGRAMACION DIARIA DE LA SALACONSULTA DE PROGRAMACION DIARIA DE LA SALACONSULTA DE PROGRAMACION DIARIA DE LA SALA

El Auxiliar esta en disponibilidad de conocer cual es la programación de los

equipos de la Sala durante todo el día a través del portal Web también. Para ellos

debe ingresar a la opción Sala de Bases de Datos � Consultas � Programación

Día, por le menú que tiene cuando esta logueado en el Sistema.






Figura 42. Menú de Consulta de Programación Diaria.

Al ingresar por el menú, el Sistema le cargará una página que le solicita que se

indique que sala de Bases de Datos se desea consultar.

Figura 43. Seleccionar Sala que se va a consultar.

Cuando se seleccione la sala, la página solicitará se indique una fecha para ver la

programación. Esta se podrá buscar en un icono que cargará un calendario como

el que muestra la figura siguiente. Por defecto el sistema cargará la fecha actual.






Figura 44. Selección de la fecha en la que se desea ver la Programación.

Al tener la información configurada, se debe dar clic en Actualizar, lo que

generará la planilla de la programación de lo Equipos y las personas que han

solicitado turno.

Figura 45. Vista de la Programación Diaria de la Sala.

5.115.115.115.11 PROCESO DE PROCESO DE PROCESO DE PROCESO DE CONSULTA DE RESERVAS DE USUARIO.CONSULTA DE RESERVAS DE USUARIO.CONSULTA DE RESERVAS DE USUARIO.CONSULTA DE RESERVAS DE USUARIO.






El auxiliar podrá consultar las solicitudes de un Usuario que no recuerde en que

equipo le correspondió la reserva. Para eso podrá ingresar a través del menú Sala

de Bases de Datos � Consultas � Reservas de Usuario.

Figura 46. Menú de Consulta de Reservas de Usuarios.

La página solicitará el código del usuario a quien se le consultaran las reservas.

Para eso se dispone de un formulario como el que se muestra en la Figura.

Figura 47. Formulario de captura de Código de Usuario.

Cuando se haya digitado el código del usuario, y se haya dado Buscar, el sistema

buscara que el Usuario exista, y si existe, consulta las reservas que ha realizado y

que tiene pendientes. El listado saldrá como el que se ve en la siguiente figura.






Figura 48.Presentación del listado de Reservas que el Usuario ha realizado.

5.125.125.125.12 PROCESO DE PROCESO DE PROCESO DE PROCESO DE ANULACION DE ANULACION DE ANULACION DE ANULACION DE RESERVAS.RESERVAS.RESERVAS.RESERVAS.

Debido a los diversos inconvenientes de tipo técnico o institucional que se

podrían presentar en la universidad, el software implementado ha tenido en

cuenta dos situaciones bajo las cuales no se podría prestar un servicio adecuado,

y que implicaría la anulación de la reservas en las Salas, para tratar de tener la

mayor cantidad de información veraz registrada.

La primera es la que se presenta con los paros que se realizan en la Universidad, y

que evitarían que se cumplan las reservas que los Usuarios han solicitado, por no

poder acceder a la Sala. Debido a que esas Reservas no se ejecutarán, el Sistema

permite la opción de anularlas para que no queden en un estado de No Asistencia.

La segunda en la que se presenta cuando hay problemas técnicos y el servidor

Pelicano esta fuera de línea. En este caso, los Auxiliares no pueden registrar

asignaciones, ni los Usuarios pueden ingresar a los equipos y cambiar sus

reservas a estados de Si Asistió. En este caso, se seguirá el protocolo diseñado

por la Coordinación de La Sala de Bases de Datos para poder tener los datos

verdaderos de quienes asistieron durante ese periodo de daño técnico. Cuando el

servidor Pelicano restablezca el servicio, las reservas que están en el intervalo de






tiempo que duro el daño, serian también anuladas, para poder ingresar las que

ocurrieron en ese periodo, según la información que se haya capturado por los

auxiliares siguiendo el protocolo que se mencionó.

Esta tarea de anulación de tares, solo podrá ser realizada por el usuario

Administrador del Sistema, a través de sus menú Sala de Bases de Datos � Anular

Reservas.

Figura 49. Menú de Anulación de Reservas.

Cuando el usuario ingresar por allí, debe seleccionar la Sala de Bases de datos en

la que desea hacer la Anulación de Reservas.

Figura 50. Seleccionar Sala para Anulación de Reservas.

Luego, el sistema le muestra un formulario con los Datos que se deben

configurar, una fecha y hora inicio de la problemática, y la fecha y hora fin de la

misma.

Figura 51. Formulario de Captura de Datos para Anulación.






Las fechas que aparecen por defecto son las del día actual, pero el Administrador

las puede modificar dando clic en el icono de calendario, para escoger la nueva

fecha. De la misma manera los combos permiten la selección de las horas. Según

la siguiente figura, hubo un cese de actividades o un problema técnico del 30 de

Junio a las siete (7) de la mañana, hasta el 31 de Junio a las siete (7) de la noche.

Figura 52. Datos configurados para Anulación de Reservas.

Cuando se da clic en Aceptar, el sistema cambia a anuladas todas las reservas que

estén en estado reservado en ese intervalo de tiempo, y envía un mensaje como el

que muestra la siguiente Figura.

Figura 53. Mensaje de Proceso de Anulación ejecutado.






5.135.135.135.13 PPPPROCESO DE ROCESO DE ROCESO DE ROCESO DE INCLUSION DE UN EQUIPO INCLUSION DE UN EQUIPO INCLUSION DE UN EQUIPO INCLUSION DE UN EQUIPO EN SALA DE BASES DE EN SALA DE BASES DE EN SALA DE BASES DE EN SALA DE BASES DE

DATOSDATOSDATOSDATOS....

Esta funcionalidad permite al Usuario Técnico de una Sala de Bases de Datos, la

inserción de un Equipo en dicha Sala Para ellos, el Técnico debe estar

previamente logueado en el sistema de Información, y debe utilizar en su menú, la

opción Sala de Bases de Datos � Mantenimiento � Insertar PC.

Figura 54. Menú Insertar PC.

Cuando ingrese por ahí, el sistema mostrará una interfaz con los datos que se

solicitan para cada uno de los Equipos que van a ser ingresados, así como se pide

la especificación de a que sala se le va a incluir.

Figura 55. Formulario de captura de información de Equipo.






El Usuario técnico deberá llenar la información y dar clic en Aceptar. Cuando esto

suceda, el sistema lo ingresará al sistema y mostrará un resumen de lo que fue

insertado.

5.145.145.145.14 PROCESO DE PROCESO DE PROCESO DE PROCESO DE MODIFICACION DE INFORMACION DE EQUIPOMODIFICACION DE INFORMACION DE EQUIPOMODIFICACION DE INFORMACION DE EQUIPOMODIFICACION DE INFORMACION DE EQUIPO

De la misma manera que la inserción de un Equipo, esto solo esta disponible para

el Usuario técnico. Para que se pueda modificar la Información de un equipo, se

debe ingresar por el Menú Mantenimiento � Modificar PC.

Figura 56. Menú de Modificación de PC.

Tras hacer esto, el sistema le solicita que selecciona la Sala de Bases de datos a la

que desea ingresar para modificar información.

Figura 57. Selección de la Sala de Bases de Datos.

Cuando se escoge, el sistema busca todos los equipos incluidos en esa sala y los

muestra en la pantalla, para que luego el técnico pueda seleccionar el que desea

modificar.






Figura 58. Vista de los equipos de la sala seleccionada.

Para seleccionar el equipo a modificar se hace clic en el vinculo [+], lo cual

cargará una interfaz con la información de dicho equipo, como se muestra a

continuación.

Figura 59. Datos del Equipo Seleccionado.






Cuando el técnico modifica los datos y esta de acuerdo con lo que ha ingresado,

da clic en el botón aceptar, y ello actualizará los datos en el sistema. Se mostrará

un mensaje como muestra la figura siguiente.

Figura 60. Resumen de Información actualizada de Equipo.

Acá hay que tener en cuenta algo, y es que si el Técnico ha decidido cambiar el

estado DISPONIBLE al equipo por cualquier otro, debe dar una justificación, y esta

acción anulará todas las reservas de dicho equipo desde la hora en que se hace

esta modificación en adelante.






CONTROL DE CAMBIOSCONTROL DE CAMBIOSCONTROL DE CAMBIOSCONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓNVERSIÓNVERSIÓNVERSIÓN FECHA DE FECHA DE FECHA DE FECHA DE

APROBACIÓNAPROBACIÓNAPROBACIÓNAPROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOSDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOSDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOSDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

01 Noviembre 29

de 2007 Creación del Documento

02 Octubre 05 de

2009

Modificación de la normatividad

manual para el manejo del servicio de sala de bases …€¦ · manual para el manejo del servicio...

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