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MANUAL

GENERAL DE

PROCEDIMIENTOS

2014

2 | M a n u a l d e P r o c e d i m i e n t o s

MANUAL

GENERAL DE

PROCEDIMIENTOS

2014


Primera edición, julio de 2014

Revisión, noviembre 2014

Unidad Educativa “San Francisco de Sales”

Av. Colón E10-07 y Tamayo

Quito, Ecuador

La reproducción parcial o total de esta publicación, en cualquier forma que sea, por cualquier medio mecánico o electrónico debe ser previamente

solicitada a los autores.

CRÉDITOS

Promotora institucional

HERMANAS OBLATAS DE SAN

FRANCISCO DE SALES

Rectora

Hna. Miriam Villamar

Comisión de Mejora Continua

AUTORES

Equipo de levantamiento de datos

William Yagual

Coordinación

Francisco Mancero

Dirección

Patricio Avilez


PRESENTACIÓN

El ser humano es social por naturaleza, siempre está en contacto con otras personas,

ya sea compañeros de estudio, de trabajo, amigos, familiares u otros. Debido a esto se

ha desarrollado una tendencia natural a organizar y administrar todos los procesos que

se llevan a cabo, de manera tal que se puedan mantener las relaciones, mejorar el

control y hacer más fácil el intercambio de información, datos, productos, dinero,

entre otros.

Dado lo anterior, en las instituciones educativas y en toda organización donde

participe más de una persona, se han determinado políticas y procedimientos formales

o informales, que facilitan la tarea de organizar y administrar todos los recursos con los

que se cuenta.

Con el fin de mantener estas políticas ordenadas, se han creado los Manuales de

Procedimientos, los cuales ayudan al cumplimiento de propósitos y objetivos de forma

efectiva y ordenada.

Al elaborar un manual, se simplificará el quehacer de la organización y el de sus

colaboradores (directivos, colaboradores pedagógicos, entre otros).


FORMATO DE PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

El Manual General de Procedimientos se encuentra estructurado de la siguiente

manera:

1. Nombre del Departamento o Unidad Administrativa.

Cada departamento constará con su nombre y se ubicará en el manual sin

seguir un rango jerárquico, pero sí de importancia relativa.

2. Nombre del procedimiento a detallar.

Son todas aquellas tareas que se realizan para cumplir con la función del

departamento.

3. Número del procedimiento por Departamento

Es un número que sirve para contabilizar los procedimientos que realiza cada

Unidad Administrativa o Departamento.

4. Descripción del procedimiento.

Es la descripción detallada paso a paso para realizar cada actividad. Dicha

descripción es simple y breve, se fijan responsables, y textualmente se manejan

posibles formularios.

5. Notas

Son colocadas en la parte final del procedimiento, sumando más información

relevante al mismo.


OBJETIVO GENERAL

El presente manual tiene como objetivo normar todas las actividades necesarias para

cumplir la misión establecida en la Planificación Institucional.

ALCANCE DEL MANUAL

El presente manual está diseñado para ser aplicado en la Institución SAN FRANCISCO

DE SALES dedicada a la educación y enseñanza de niños, niñas y adolescentes futuros

Bachilleres. Aplica a los procesos más importantes de la Institución los cuales serán

denominados procesos misionales (que generan valor agregado al servicio). El

compromiso de la Institución es ajustar sus procesos a las necesidades y recursos

disponibles, así como, de realizar cada una de las tareas con eficiencia y dedicación

para brindar y satisfacer al cliente (administrativos, estudiantes, docentes y padres y

madres de familia).


ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS

Dado que el Manual se elabora en un tiempo determinado, con información

recolectada en ese momento y debido a los constantes cambios que se presentan,

tanto a lo interno como a lo externo de las Instituciones Educativas, este puede quedar

obsoleto, si no se le da el mantenimiento necesario y si no se le actualiza conforme a

los movimientos que se van presentando.

Por lo tanto se debe revisar y actualizar constantemente para que su vida útil sea

mayor y pueda ser una herramienta efectiva para la institución.

Con el fin de mantener el presente Manual actualizado a continuación se presentan

una serie de recomendaciones:

Se deberá revisar mínimo una vez cada año, con el fin de determinar si los

cambios ocurridos durante este período han afectado la forma de llevar a cabo

el procedimiento.

Cuando se presente algún cambio interno o en materia legal que amerite la

transformación del procedimiento en cuanto a sus políticas, normas, personas

que intervienen o en la forma en que se lleva a cabo, se debe proceder a

corregir de inmediato el Manual.

El responsable de revisar y de actualizar el manual cada año será el Consejo

Ejecutivo o en su defecto la persona que designen para esta labor.

Cada Directivo o miembro del Consejo Ejecutivo deberá informar o dar a

conocer cualquier cambio que noten en la forma que se realizan las tareas, con

el fin de corregirlo en el Manual de Procedimientos.


PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

2014


RESPONSABLE GENERAL:

RECTORADO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Planificación Operativa Anual.

N° DEL PROCEDIMIENTO:

01

ÁREA O PERSONA

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Rectorado 1. Comunica a los departamentos, comisiones y áreas las

políticas institucionales y les entrega los formatos de

planificación.

Rectorado 2. Recibe y verifica que el Plan de Actividades cumple con los

lineamientos y establece las observaciones necesarias.

Rectorado 3. Recibe el Plan con las correcciones realizadas, coloca una

certificación de recepción y entrega el documento para

archivo del departamento, comisión o área.

Rectorado 4. Unifica las actividades planificadas, las consolida y prepara el

Plan General de Actividades de la Unidad Educativa.

5. Fin del procedimiento

Nota: El plan de actividades de Rectorado y de toda la institución es aprobado por la

Comunidad Oblata de San Francisco de Sales. Los planes operativos de cada

departamento, comisión o área se presentarán en el mes de julio de cada año y

entrarán en vigencia a partir del primer día del siguiente año lectivo.



RECTORADO


Aprobación de Eventos (Programas)

NÚMERO DE PROCEDIMIENTO:

02

ÁREA O PERSONA


Rectorado 1. Recibe por parte de las comisiones o áreas la agenda de

eventos a realizarse durante el año lectivo, y comprueba que

se encuentre prevista dentro de la planificación operativa

presentada y aprobada.

Rectorado 2. Establece una reunión con por lo menos quince días previos a

la realización de la actividad, para conocer la agenda específica

(programación) sobre la actividad a realizarse.

Rectorado 3. Verifica que el evento se encuentre en el cronograma de

actividades. [Si la actividad está fuera del cronograma y es de

gran importancia establecen fechas]

Rectorado 4. Establece las observaciones correspondientes si así merece la

situación.

Rectorado 5. Aprueba y da la autorización para que se desarrolle la

actividad programada (desde la preparación hasta la

evaluación de la misma.

6. Fin del procedimiento.



RECTORADO


Elaboración de Horarios de Clase.


03

ÁREA O PERSONA


Rectorado 1. Conforma una comisión de docentes.

Rectorado 2. Se reúne con la comisión para brindar los lineamientos para

elaborar el horario de clases.

[Da prioridad a las materias que especifica el Ministerio de

Educación]

Rectorado/Comisión

de Horarios

3. Revisan la malla curricular que establece el MINISTERIO DE

EDUCACIÓN.

Rectorado/Comisión

de Horarios

4. Evalúan las asignaturas para ubicar de acuerdo a su prioridad y

dificultad para dar mayor facilidad al estudiante.

Comisión de Horarios 5. Cuadra horas en base a criterios técnico - pedagógicos.

Comisión de Horarios 6. Revisa y envía al Rectorado para que realice las observaciones

necesarias.

Rectorado 7. Aprueba los horarios de clases.

Rectorado 8. Entrega copias a Inspección, Docentes Tutores, DECE,

Secretaría General.

9. Fin del Procedimiento.



RECTORADO


Elaboración de Distributivo de Trabajo.


04

ÁREA O PERSONA


Rectorado 1. Conforma una comisión con directivos.

Rectorado 2. Se reúne con la comisión para brindar los lineamientos de la

elaboración del distributivo de trabajo.

Comisión de

Distributivo

3. Revisan los perfiles de los empleados, el manual de funciones

y la malla curricular que establece el MINISTERIO DE

EDUCACIÓN.

Comisión de

Distributivo

4. Evalúa los perfiles de los empleados, características del puesto

y malla curricular; así como, la formación y capacidades de los

empleados con relación a las actividades que realizará cada

uno en el área directiva, docente, administrativa o de apoyo.

Comisión de

Distributivo

5. Cuadra horas de trabajo (en base a una carga de mínimo 35

horas pedagógicas para docentes y 40 horas reloj para los

demás) en base a criterios técnicos.

Rectorado 6. Aprueba los distributivos de trabajo, los legaliza con su firma y

entrega individualmente a cada uno de los trabajadores su

respectivo distributivo.




RECTORADO


Elaboración del Cronograma de Actividades.


05

ÁREA O PERSONA


Rectorado 1. Brinda los lineamientos a las áreas y comisiones para que

elaboren sus planes de trabajo.

Rectorado 2. Entrega los formatos de POA a las áreas y comisiones junto

con el cronograma que realiza el MINISTERIO DE EDUCACIÓN.

Rectorado 3. Recibe los cronogramas de actividades elaborados en cada una

de las comisiones, departamentos y áreas, cuyos planes han

sido previamente aprobados.

Rectorado 4. Condensa las actividades, elabora el cronograma institucional

y dispone su comunicación a través de los diferentes medios

disponibles (carteleras, circulares, página web…)

Rectorado 5. Entrega una copia de las actividades mensuales a los padres de

familia y representantes legales a través del portal de la

institución.




RECTORADO


Detección de Necesidades de Capacitación


06

ÁREA O PERSONA


Rectorado 1. Elabora el Plan de Desarrollo Profesional para todos los

integrantes de la institución, definiendo políticas, objetivos y

estrategias, según el área y nivel de cada uno.

Rectorado 2. Realiza el análisis de las necesidades de capacitación por

unidades organizativas a través de observación (en lo

pedagógico se delega a Vicerrectorado) cuestionarios, análisis

de cargos, reuniones interdepartamentales, autoevaluación

institucional.

Rectorado 3. Con las conclusiones divide las necesidades detectadas en:

específicas, integrales y estratégicas.

Rectorado 4. Elabora el listado de temáticas para capacitación y

perfeccionamiento profesional, así como el cronograma de

implementación del mismo.

Rectorado 5. Gestiona la realización de las actividades de capacitación y

aprueba los montos de gasto por cada temática.

Rectorado 6. Comunica a los miembros de la comunidad educativa el

cronograma de capacitación y lo coloca dentro del

cronograma institucional.


Nota: Vicerrectorado elabora dentro del Plan de Desarrollo Profesional, el Plan de

Capacitación Docente y Directivo en temas de planificación, evaluación y solución de

conflictos.



RECTORADO


Proclamación de Abanderados (as) Portaestandartes y Escoltas


07

ÁREA O PERSONA


Rectorado 1. Convoca a una reunión del Consejo Ejecutivo en la primera

semana de Septiembre, para nombrar a los veedores del

proceso.

Rectorado 2. Convoca a los representantes de padres de familia,

comunidad religiosa y estudiantes, nombrados como

veedores del proceso por parte del Consejo Ejecutivo.

Rectorado 3. A través de la secretaría de la institución, presenta el

resumen del desempeño académico de los estudiantes de

tercer año de Bachillerato General Unificado, desde octavo

grado EGB hasta segundo curso de BGU.

Rectorado 4. Elabora a través de la secretaría de la institución, el acta de

nombramiento del cuadro de abanderados, portaestandartes

y escoltas, de conformidad con el estudio efectuado por

Consejo Ejecutivo y avalizado por la comisión de veedores.

Rectorado 5. Comunica por medio de secretaría y a través de un oficio, a

los padres, madres o representantes legales de los (as)

estudiantes la designación alcanzada por su hijo/a o

representado.




RECTORADO


Elección del Consejo Estudiantil


08

ÁREA O PERSONA


Rectorado 1. Convoca a reunión del Consejo Ejecutivo en la Primera

semana de Noviembre.

Rectorado 2. A través de secretaría, da lectura al marco legal (Reglamento

y Ley Orgánica Intercultural de Educación) y participa de la

reunión de Consejo Ejecutivo para nombramiento de Tribunal

Electoral.

Rectorado 3. Preside el Tribunal Electoral designado por Consejo Ejecutivo,

cuyos miembros son asesorados y apoyados por el DECE.

Rectorado 4. Con el apoyo de todo el Tribunal Electoral, elabora el

Cronograma de Actividades que establece las fechas para la

votación, campañas, y demás actividades para elección del

Consejo Estudiantil, así como el reglamento correspondiente.

Rectorado 5. Con el reglamento aprobado por parte del Consejo Ejecutivo,

emite a través de secretaría un comunicado a todos los

estudiantes de Segundo y Tercero de BGU para que

conformen las listas para los consejos estudiantiles con los

requisitos solicitados.

Rectorado 6. En reunión con el Tribunal Electoral, aprueba la postulación

de los estudiantes al Consejo Estudiantil, previa revisión y

cumplimiento de los requisitos solicitados por Tribunal

Electoral de conformidad con el reglamento de elecciones,

Código de Convivencia, Reglamento General a la LOEI y

disposiciones ministeriales sobre la materia.


Rectorado 7. En reunión con el Tribunal Electoral, aprueba los planes de

campaña y de trabajo presentados por los postulantes al

Consejo Estudiantil, quienes recibieron asesoramiento de un

docente designado por el mismo Tribunal.

Tribunal Electoral 8. Lleva a cabo las elecciones y resto de actividades según el

cronograma.

Junta Electoral 9. Contabiliza los votos de manera pública.

Tribunal Electoral 10. Proclama la lista ganadora

11. Realiza la posesión del nuevo Consejo Estudiantil.




RECTORADO


Aprobación de Uso de Áreas Deportivas y Recreacionales


09

ÁREA O PERSONA


Rectorado 1. Recibe una solicitud escrita de Docentes, Docentes de

Extracurriculares y/o Consejo Estudiantil para la utilización de

las Áreas Deportivas y Recreacionales.

Rectorado 2. Revisa la solicitud, el cronograma de actividades y el horario

de clases.

Rectorado

3. Compara la fecha de utilización de los espacios que se

solicitaron y determina si hay o no disponibilidad de los

mismos.

Rectorado 4. Autoriza la utilización en la fecha solicitada (en caso de existir

disponibilidad del espacio) o pide el cambio de fechas,

remitiendo las posibilidades.

Rectorado 5. Remite al jefe del personal de apoyo una copia de la

autorización para su conocimiento y archivo.

Rectorado 6. Supervisa el desarrollo de la programación y solicita un

informe con la correspondiente evaluación de la actividad

Rectorado 7. Recibe el informe y lo archiva




RECTORADO


Reuniones de la Junta General de Directivos y Docentes


10

ÁREA O PERSONA


Rectorado 1. Elabora a través de secretaría la convocatoria a Junta General

de Directivos y Docentes con al menos 48 horas de

anticipación, por decisión propia o a petición de las dos

terceras partes de sus miembros.

Rectorado 2. A través de la Secretaría General de la institución, lee el

orden del día en el cual se pueden tratar los siguientes

puntos:

Conocimiento de Planes, programas y proyectos

Institucionales.

Conocimiento del informe anual de labores presentado

por el Rector y los miembros formularán

recomendaciones que estimare conveniente.

Elección o ratificación de los vocales del Consejo

Ejecutivo.

Atender y solucionar problemas varios que se

encontraren pendientes en la Institución.

Rectorado 3. Dirige el debate y resolución efectuada por la Junta General,

sobre los puntos del orden del día.

Rectorado 4. A través de la Secretaría General, llena el libro de actas en el

que hace constar las recomendaciones propuestas y

decisiones que se hayan tomado y que se tendrán que

ejecutar inmediatamente.




SECRETARÍA GENERAL


Ingreso de Calificaciones y Asistencias al Sistema


01

ÁREA O PERSONA


Secretaría General 1. Crea en el sistema la Malla Curricular

Secretaría General 2. Crea la base de datos de los docentes en el sistema y les

asigna materias y cursos

Secretaría General 3. De conformidad con el cronograma de ingreso de

calificaciones, habilita el sistema para que los docentes

puedan utilizarlo.

Secretaría General 4. Una vez concluido los plazos de ingreso de calificaciones,

deshabilita el sistema institucional de registro de notas.

Secretaría General 5. Terminado el plazo para el ingreso de calificaciones tanto del

rendimiento académico como comportamental, verifica que el

docente lo haya hecho de forma directa al sistema

institucional.

Secretaría General 6. Fuera del plazo de ingreso de notas, habilita el sistema previa

autorización por parte de Vicerrectorado.

Secretaría General 7. Impresión de reportes de calificaciones por cada parcial o

según cronograma.

8. Entrega a los tutores respectivos.




SECRETARÍA GENERAL


Títulos y Actas de Grado


02

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Registra la nómina de graduados y datos exigibles

Secretaría 2. Registra los promedios de graduación, equivalentes a

los porcentajes que establece la LOEI, correspondiente

a básica, bachillerato, monografía y exámenes de

grado.

Secretaría 3. Elabora los documentos correspondientes (nóminas,

cuadros, etc.) para legalizarlos en el Ministerio de

Educación.

4. Registra en el sistema de titulación los promedios de

grado de las estudiantes.

Secretaría 5. Acude a la Dirección Distrital correspondiente a

presentar las promociones y cuadros de calificaciones

(Quimestral, final, etc.), de los estudiantes próximos a

graduarse según agenda.

Secretaría 6. La Dirección Distrital de Educación da la

documentación y emite los títulos y actas de grado.

Secretaría 7. Asiste en el proceso de refrendación y legalización de

títulos y actas de grado.

Secretaría 8. Entrega las actas y títulos refrendados por el

Ministerio de Educación a sus titulares.

Secretaría 9. Lleva un registro de entrega y conserva un archivo de


las copias institucionales.




SECRETARÍA GENERAL


Archivo Maestro


03

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Habilitado el sistema por el Ministerio de Educación,

ingresa al mismo con usuario y clave.

Secretaría 2. Registra en el sistema los datos de los integrantes de

la comunidad educativa, incluyendo la infraestructura

y los datos necesarios de la Institución.

Secretaría 3. Elimina los integrantes (Personal Docente,

Administrativo, de Servicios o Estudiantes) que ya no

pertenezcan a la Institución.

Secretaría 4. Una vez finalizado el ingreso de datos, registra los

documentos impresos en la Dirección Distrital de

Educación.

Secretaría 5. Archiva los documentos con la firma y sello del

Distrito de Educación, realizado en dos ocasiones, al

inicio y finalización del año escolar.




SECRETARÍA GENERAL


Archivo de Documentación Oficial.


04

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Recibe la documentación (oficios, comunicaciones

internas, cargas horarias, etc.) por los distintos

departamentos, organismos y comisiones

institucionales.

Secretaría 2. Archiva estos documentos durante el año lectivo,

cuando este se termina, se cierra un ciclo y se abre

otro el siguiente año lectivo.

Secretaría 3. Archiva los documentos que sirven para constancia

de lo realizado en el año lectivo.

4. Fin del proceso.



SECRETARÍA GENERAL


Archivo Estudiantil


05

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Cuando un estudiante ingresa a la institución debe

entregar los documentos de toda su vida estudiantil.

Secretaría 2. Una vez recibido los documentos del estudiante,

archiva en la carpeta correspondiente.

Secretaría 3. Archiva los documentos, durante el año lectivo,

hasta culminar el ciclo.

Secretaría 4. Completa el archivo con un registro de la entrega de

carpetas personales de estudiantes retirados.




SECRETARÍA GENERAL


Legalización de Promociones.


06

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Una vez registradas las calificaciones finales de

todas las asignaturas, procede a realizar los cálculos

en el sistema de calificaciones interno.

Secretaría 2. Elabora los cuadros y promociones de los

estudiantes (2do grado EGB, 3er curso de BGU)

Secretaría 3. Ingresa en el Sistema Ministerial los promedios

quimestrales y finales que determinan la promoción

o no de cada estudiante.

Secretaría 4. Previa cita, acude a legalizar la documentación en la

Dirección Distrital de Educación.

Secretaría 5. Organiza el archivo institucional DDE

Secretaría 6. Archiva los cuadros de calificaciones quimestrales,

finales y las promociones, revisadas y legalizadas

por la Dirección Distrital de Educación.

Secretaría 7. Guarda los documentos en las divisiones del archivo

correspondientes. (por estudiante)

Secretaría 8. Lleva un registro de la entrega de promociones a los

estudiantes retirados.




SECRETARÍA GENERAL


Legalización del Consejo Ejecutivo.


07

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Elabora y archiva el acta de Junta General de

Directivos y Docentes en la que se nombran los

vocales del Consejo Ejecutivo de conformidad con el

RGLOEI.

Secretaria 2. Solicita a los miembros de la junta los respectivos

documentos para legalizar su rol en el Consejo

Ejecutivo.

Secretaria 3. Elabora un oficio a la Dirección Distrital respectiva,

donde solicita la legalización del Consejo Ejecutivo

Secretaria 4. Presenta los documentos necesarios para la

aprobación del Consejo Ejecutivo, que serán retirados

en un plazo determinado.

Secretaría 5. Recibe y archiva la documentación en la cual la

Dirección Distrital de Educación, ratifica y aprueba la

conformación del Consejo Ejecutivo.




SECRETARÍA GENERAL


Matrícula Estudiantes Nuevos


08

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Publica el cronograma de matrículas para conocimiento de

todos los miembros de la comunidad educativa.(página web,

carteleras, circulares enviadas a los representantes)

Secretaría 2. Verifica la cancelación del valor de la matrícula mediante la

presentación de la factura correspondiente.

Secretaría 3. Recepta el expediente personal del estudiante, comprobando

la existencia de la carta compromiso firmada (en rectorado se

realiza una entrevista previa con los representantes de los

estudiantes) por el padre de familia/representante legal.

Secretaría 4. Registro de datos personales de los estudiantes, padres,

madres y representantes legales.

5. Registro de la matrícula del (la) estudiante en el grado/curso

correspondiente.


Nota: El proceso de matriculación inicia conforme disposición ministerial y cronograma

interno.



SECRETARÍA GENERAL


Matrícula Estudiantes Antiguos


09

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Publica el cronograma de matrículas para conocimiento de

todos los miembros de la comunidad educativa.(página web,

carteleras)

Secretaría 2. Verifica la cancelación del valor de la matrícula mediante la

presentación de la factura correspondiente.

Secretaría 3. Recepta los requisitos para la matrícula previamente

solicitados, y comprueba la existencia de la carta compromiso

firmada (en casos especiales) por el padre de

familia/representante legal.

Secretaría 4. Actualización de datos personales de los estudiantes, padres,

madres y representantes legales.

5. Registra la matrícula del (la) estudiante en el grado/curso

correspondiente.


Nota: El proceso de matriculación inicia conforme disposición ministerial y cronograma

interno.



SECRETARÍA GENERAL


Comunicados a Padres de Familia


10

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Recibe la información de rectorado y otros departamentos

sobre el requerimiento que se le solicita a los Padres de

Familia.

Secretaría 2. Realiza el comunicado por escrito y envía un borrador a

Rectorado.

Secretaría 3. Corrige el comunicado (en caso de ser necesario).

Secretaría 4. Envía el comunicado a inspección (se sacan las fotocopias

necesarias) para que sean entregados a los estudiantes y a su

vez ellos a los Padres de Familia.




SECRETARÍA GENERAL


Elaboración de las Listas de Estudiantes


11

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Crea en el sistema de calificaciones, los niveles, grados, cursos

y paralelos.

Secretaría 2. Verifica la matrícula y datos personales del (la) estudiante.

Secretaría 3. Registra el curso y paralelo asignado.

Secretaría 4. Archiva la Ficha Personal del Estudiante de manera individual.

Secretaría 5. Emite el listado de estudiantes por grados y cursos.

Secretaría 6. Envía las listas a Rectorado y hace las correcciones en caso de

que lo requiera.

Secretaría 7. Entrega las listas a la copiadora para distribuir a todos los

Docentes




SECRETARÍA GENERAL


Elección de Abanderados


12

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Reúne todas las promociones legalizadas de cada estudiante

que se encuentre cursando el tercer año de bachillerato.

Secretaría 2. Elabora un cuadro que registra todas las calificaciones

obtenidas por el estudiante, durante su vida estudiantil hasta

el segundo año de bachillerato.

Secretaría 3. Previa designación y autorización rectoral, convoca a los

miembros que conforman la comisión delegada para la

elección del Cuadro de Honor.

Secretaría 4. Participa en la reunión de la comisión para la elección del

Cuadro de Honor.

Secretaría 5. Presenta el cuadro de calificaciones con los cálculos de los

promedios obtenidos por las estudiantes.

Secretaría 6. Presenta los expedientes personales de cada estudiante para

la verificación de calificaciones.

Secretaría 7. Elabora el acta de la reunión de la comisión para la elección

del Cuadro de Honor.

Secretaría 8. Notifica a la máxima autoridad institucional la aprobación.


Secretaría 9. Previa autorización elabora las notificaciones a las

estudiantes.



SECRETARÍA GENERAL


Juntas de Curso


13

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Cierra el proceso de ingreso de calificaciones.

Secretaría 2. Verifica el registro de todas las calificaciones.

Secretaría 3. Elabora los cuadros de calificaciones.

Secretaría 4. Registra la asistencia de los docentes a la Junta de Curso.

Secretaría 5. Elabora las actas de la Junta de Curso.

Secretaría 6. Archiva los informes presentados por tutores, docentes y

departamentos.

Secretaría 7. Elabora y publica los cuadros de calificaciones.




SECRETARÍA GENERAL


Junta de Consejo Ejecutivo


14

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Convoca a las reuniones.

Secretaría 2. Elabora las actas de las reuniones y las archiva.

Secretaría 3. Emite las notificaciones.




SECRETARÍA GENERAL


Registros y Documentos


15

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Imprime reportes de calificaciones y entrega a los tutores.

Secretaría 2. Elabora certificados de asistencia, matrícula, records

académicos, certificados de Primera Comunión, etc.

Secretaría 3. Registra la correspondencia interna y externa.

Secretaría 4. Archiva toda la documentación.




SECRETARÍA GENERAL


Seguro Estudiantil


16

ÁREA O PERSONA


Secretaría 1. Realiza las notificaciones para la inscripción en el seguro.

Secretaría 2. Elabora el listado de estudiantes que contratan el seguro.

Secretaría 3. Coordina e informa sobre los beneficios del seguro.

Secretaría 4. Realiza un reporte de los accidentes y entrega un formulario

de reclamo.




INSPECCIÓN GENERAL


Control a las Actividades de los Docentes


01

ÁREA O PERSONA


Inspección 1. Coordina con rectorado las actividades docentes en virtud de

los horarios de entrada y salida, horarios de clase, actividades

académicas fuera de clase y el cronograma de actividades.

Inspección 2. Ejecuta visitas inadvertidas a los cursos que crea pertinente, y

llena el control por medio del leccionario.

Inspección 3. Llena un registro de ausencias del docente.

Inspección 4. Elabora diariamente un informe con las novedades

presentadas en el periodo, que es remitido al Rectorado, para

que se aplique (de ser el caso) el Reglamento Interno de

Trabajo.

Inspección 5. Remite al docente la sanción correspondiente (en caso de

existir) para su firma.

Inspección 6. Recibe la constancia del conocimiento de la sanción por parte

del docente.

Inspección 7. Envía copias a rectorado para su conocimiento y elaboración

de estadística.




INSPECCIÓN GENERAL


Control y Registro de Asistencia de los Estudiantes.


02

ÁREA O PERSONA


Inspección 1. Entrega a cada grado y curso de toda la Unidad Educativa, la

hoja de control de actividades diarias para el registro de la

asistencia de los estudiantes a la jornada escolar).

Inspección 2. Revisa que en las hojas de control, el docente haya registrado la

asistencia de los estudiantes a su hora clase.

Inspección 3. Elabora un informe resumen de las hojas de control de

actividades diarias y visitas de los padres de

familia/representantes legales, para su revisión y desarrollo de

la estadística.

Inspección 4. Convoca a los padres para que se acerquen a un diálogo en la

institución y justifiquen las inasistencias dentro del término

legal.

Inspección 5. Legaliza la documentación con su firma

Inspección 6. Remiten la estadística al DECE para que realice el seguimiento y

tome las acciones respectivas en cada caso.




INSPECCIÓN GENERAL


Evaluación Docente


03

ÁREA O PERSONA


Inspección 1. Establece el calendario de evaluación docente en coordinación

con vicerrectorado y la remite al rectorado para su

aprobación.

Inspección 2. Entrega el calendario de evaluación a cada docente y socializa

el modelo de evaluación institucional.

Inspección 3. Recibe el informe de vicerrectorado sobre los resultados de la

observación de clase y revisión de planificaciones (parcial y

clase).

Inspección 4. Aplica una encuesta a los estudiantes sobre las actividades

académicas desarrolladas por el docente dentro de clase.

Inspección 5. Aplica una encuesta a los padres de familia y representantes

legales, para determinar los niveles de satisfacción con la labor

del docente dentro del aula.

Inspección 6. Controla la asistencia del docente a la institución, su hora clase

y sus actividades adicionales, además observa el

comportamiento del docente en las actividades fuera del aula.

Inspección 7. Condensa la información recibida de vicerrectorado con los

resultados de las encuestas a padres de

familia/representantes legales, estudiantes y el resumen de

cumplimiento de las actividades docentes dentro del periodo

evaluado.


Inspección 8. Prepara un informe de todas las observaciones realizadas y

remite al rectorado para la aplicación de reconocimientos no

remunerados o acciones correctivas según el caso.




INSPECCIÓN GENERAL


Permisos a los trabajadores.


04

ÁREA O PERSONA


Inspección 1. Solicita al docente/trabajador en general que llene el

formulario de permisos, especificando el tiempo que

necesitará ausentarse y la fecha para la ejecución del mismo

(en caso de permiso médico adjuntar los documentos

respectivos).

Inspección 2. Sumilla el permiso (en caso de no existir ningún

inconveniente) y remite a rectorado (si el permiso es solicitado

por más de dos horas)

Inspección 3. Recibe la aprobación del permiso por parte de rectorado y

comunica a recepción para la salida del docente u otro

trabajador, a través del formato de salida.

Inspección 4. Autoriza la salida del docente (en caso de permisos de

ausencia temporal el mismo día) y controla el regreso del

mismo a la hora acordada.

Inspección 5. Controla la cantidad de permisos otorgados y establece un

cronograma de recuperación de los días u horas permitidos, en

coordinación con el jefe inmediato del trabajador (no será

necesario en caso de atención médica).


Nota: Ningún trabajador puede abandonar sus funciones dentro de la institución sin la

ejecución del proceso precedente.



INSPECCIÓN GENERAL


Justificaciones por inasistencias de los trabajadores.


05

ÁREA O PERSONA


Inspección 1. Entrega el formulario de justificación de inasistencia para que

lo llene el trabajador y adjunte los documentos necesarios al

mismo.

Inspección 2. Revisa la documentación y justifica la inasistencia.

Inspección 3. Conjuntamente con el docente/trabajador en general, firma

un compromiso de recuperación de los días de inasistencia (No

será necesario en caso de enfermedad de hasta tres días o

atención médica de emergencia)

Inspección 4. Controla la cantidad de inasistencias justificadas y establece

un cronograma de recuperación de los días u horas perdidos,

en coordinación con el jefe inmediato del trabajador.


Nota: Las inasistencias no justificadas o la negativa del trabajador a firmar el

compromiso de recuperación permitirán a la inspección informar el evento para que se

realice el correspondiente descuento del sueldo del trabajador.



INSPECCIÓN GENERAL


Justificación de atraso o inasistencia de los/las Estudiantes


06

ÁREA O PERSONA


Inspección 1. Recibe del padre de familia/representante legal, la

comunicación de las razones de la inasistencia o atraso de su

hijo/representado, mediante la agenda escolar, vía telefónica

o presencialmente (debe adjuntar documentos en caso de ser

necesario).

Inspección 2. Acepta las razones del padre de familia/representante legal

(únicamente en casos de enfermedad, calamidad doméstica,

fuerza mayor o caso fortuito).

Inspección 3. Remite a través del estudiante la respectiva justificación al

docente, para que permita su ingreso o presentación de

evaluaciones (tareas, trabajo individual, trabajo grupal,

lecciones, pruebas) dentro de las 72 horas posteriores a su

reincorporación a la institución.

Inspección 4. Registra la justificación en su archivo.

5. Fin del Procedimiento



INSPECCIÓN GENERAL


Permiso de salida para los Estudiantes


07

ÁREA O PERSONA


Inspección 1. Recibe del padre de familia/representante legal, la solicitud

de salida anticipada de su hijo/representado por medio de la

agenda, llamada telefónica o presencialmente (adjuntará

documentación en caso de ser necesario).

Inspección 2. Recibe del departamento médico una orden de descanso para

el estudiante en caso de necesidad médica, registrando el

tiempo de reposo.

Inspección 3. Llama al padre de familia/representante legal, para que se

acerque a la institución y retire a su hijo/representado (en

caso de necesidad médica).

Inspección 4. Registra en la hoja del estudiante el permiso (historia

estudiantil) y emite una autorización de salida de la

institución.

Inspección 5. Semanalmente recibe de la oficina de información, el registro

de salida anticipada del (la) estudiante mediante permiso

autorizado por inspección.

Inspección 6. Remite el informe a Rectorado y DECE, para su conocimiento

y seguimiento respectivamente.




INSPECCIÓN GENERAL


Control de la Disciplina dentro y fuera de la Institución


08

ÁREA O PERSONA


Inspección 1. En reunión con el personal docente, realiza cronograma de

control de espacios (en horas de recreo estudiantil) y

delegación de responsabilidades (en salidas planificadas)

Inspección 2. Recibe informes de los docentes sobre las novedades

disciplinarias dentro de las horas clase, en los espacios

recreativos de la institución (según cronograma) o en lugares

fuera de la misma, donde se haya autorizado la asistencia de

los estudiantes (según delegación).

Inspección 3. Recibe por parte de los responsables de transporte, las

novedades suscitadas dentro de las unidades, tanto del día

anterior (viaje a casa) como del día actual (viaje a la

institución).

Inspección 4. Comunica al padre de familia el cometimiento de una falta

disciplinaria y el inicio del proceso correspondiente para

imponer una Acción Educativa Disciplinaria.

Inspección 5. Remite la resolución con la Acción Educativa Disciplinaria

tomada por Rectorado al DECE para su seguimiento.




INSPECCIÓN GENERAL


Programa de Inducción al Personal


09

ÁREA O PERSONA


Inspección 1. Elaboran el Programa de Inducción al personal, así como el

cronograma para su aplicación.

Inspección 2. Recibe la aprobación del programa por parte del Consejo

Ejecutivo, para su vigencia y obligatoria aplicación.

Inspección 3. Ejecuta en primera instancia el cronograma establecido para

el Programa de Inducción al personal, tomando en cuenta la

disposición de Formatos, Procesos y Normas institucionales.

Inspección 4. Entrega al personal en el que se ha ejecutado la inducción,

una hoja de evaluación sobre la pertinencia y oportunidad

del programa de inducción.

Inspección 5. Resume los resultados de la evaluación al programa y

propone las reformas necesarias al mismo.


Nota: El Programa de Inducción, deberá ser evaluado periódicamente por la Inspección

General, conjuntamente con el Rector y Consejero Estudiantil de la Institución; con el

fin de realizar los ajustes necesarios que se den ya sea por la Evaluación de los

Trabajadores o por las necesidades de la institución, para asegurar la permanencia del

Programa.



INSPECCIÓN GENERAL


Control de Transporte


10

ÁREA O PERSONA


Inspección 1. Controla que el ingreso y salida del transporte escolar a la

institución se realice con un tiempo prudente antes del inicio

de clases y al término de la jornada.

Inspección 2. Recibe la comunicación del padre de familia/representante

legal que su hijo/representado no asistirá a la institución o

que lo hará en un recorrido diferente al usual.

Inspección 3. Recibe del transportista un informe con las novedades

existentes (disciplina, atrasos, faltas)

Inspección 4. Registra en el formato institucional las novedades existentes

(disciplinarias, atrasos, faltas) y llama al padre de

familia/representante legal para mantener una conversación

dentro de la institución.

Inspección 5. Al final de la jornada, informa a los transportistas si existe

algún cambio en la cantidad de estudiantes que regresarán a

su casa (de forma verbal o mediante pizarra colocada en la

sección de recorridos.

Inspección 6. Controla que la salida del transporte escolar se desarrolle en

un ambiente óptimo y seguro para todos los miembros de la

comunidad educativa.




CONSEJO EJECUTIVO


Elaboración del Proyecto Educativo Institucional (PEI)


01

ÁREA O PERSONA


Consejo Ejecutivo 1. Obtiene por medio de la secretaría de la institución, la

información actualizada sobre la construcción del PEI (emitida

por el Ministerio de Educación).

Consejo Ejecutivo 2. Revisa las disposiciones emitidas por el Ministerio de

Educación en lo referente al PEI y analizan la información

obtenida para empezar con el desarrollo del documento.

Consejo Ejecutivo 3. De conformidad con los lineamientos de la Autoridad

Educativa Nacional forma comisiones tomando en cuenta

perfiles técnicos y pedagógicos, con un máximo de cinco

integrantes por comisión.

Consejo Ejecutivo 4. Emite una comunicación dirigida a los integrantes de las

comisiones con la designación de un coordinador por cada

una, así como con las responsabilidades que tendrían en la

elaboración del PEI.

Consejo Ejecutivo 5. En reunión con los coordinadores de las comisiones se elabora

el cronograma de trabajo de cada una (máximo 1 mes).

Consejo Ejecutivo 6. Realiza el monitoreo de la construcción del PEI, por medio de

informes de avance presentados por cada una de las

comisiones.

Consejo Ejecutivo 7. Con la recepción de los informes de cada comisión se analizan

los avances y las dificultades en la elaboración del PEI, para

establecer nuevos caminos o estrategias de ser necesario.


Consejo Ejecutivo 8. Recibe de las comisiones el borrador del documento (se

entregan por medio magnético copias a todos los miembros

del CE para su revisión previa a la reunión de aprobación).

Consejo Ejecutivo 9. Analiza el contenido del PEI y realiza las correcciones

necesarias en el documento.

Consejo Ejecutivo 10. Aprueba el documento del PEI en reunión convocada para el

efecto.

Consejo Ejecutivo 11. Socializa el documento con todos los miembros de la

comunidad Educativa.




CONSEJO EJECUTIVO


Evaluación del Proyecto Educativo Institucional (PEI)


02

ÁREA O PERSONA


Consejo Ejecutivo 1. Realiza el seguimiento de la implementación del PEI de

conformidad con el capítulo de evaluación y monitoreo del

mismo.

Consejo Ejecutivo 2. Solicita información de la implementación del PEI a la

administración (gestión administrativa) a Vicerrectorado

(gestión pedagógica) e Inspección General (gestión

comportamental).

Consejo Ejecutivo 3. Analiza la información y establece estrategias de

mejoramiento (de ser el caso)

Consejo Ejecutivo 4. Presenta un informe anual de avance a los promotores

institucionales.

Consejo Ejecutivo 5. Socializa los resultados del proceso de monitoreo a los

miembros de la comunidad educativa.




CONSEJO EJECUTIVO


Elaboración o Reforma del Código de Convivencia


03

ÁREA O PERSONA


Consejo Ejecutivo 1. Recibe de la secretaría de la institución, las disposiciones

ministeriales correspondientes al Código de Convivencia

Institucional (página web Ministerio de Educación)

Consejo Ejecutivo 2. Analiza la información brindada por secretaría y por la

Comisión de Promoción de la Convivencia Armónica (si han

pasado dos años de implementación del código) para proceder

a la construcción o reforma del Código de Convivencia

Institucional.

Consejo Ejecutivo 3. Analiza los instrumentos de elaboración dados por el

Ministerio de Educación (aplicables también a la reforma)

Consejo Ejecutivo 4. Se forman las comisiones para la elaboración o reforma del

Código de conformidad con las disposiciones ministeriales

para el efecto.

Consejo Ejecutivo 5. Envía una carta (memorándum) a cada coordinador indicando

sus responsabilidades junto con el cronograma de actividades.

Consejo Ejecutivo 6. Monitorea el trabajo de las comisiones mediante la recepción

de informes de avance.

Consejo Ejecutivo 7. Recibe de las comisiones la información completa una vez

finalizado el tiempo determinado en el cronograma (Se

entregan copias en digital a todos los miembros de Consejo

Ejecutivo)


Consejo Ejecutivo 8. Analiza el contenido del Código de Convivencia y realiza las

correcciones necesarias (de ser el caso) para mantener una

alineación completa con el Proyecto Educativo Institucional.

Consejo Ejecutivo 9. Aprueba al Código de Convivencia en sesión extraordinaria

convocada con un máximo de 48 horas.

Consejo Ejecutivo 10. Recibe la ratificación del Código de Convivencia por parte del

Distrito Educativo.

Consejo Ejecutivo 11. Socializa el documento con todos los miembros de la

comunidad Educativa.




CONSEJO EJECUTIVO


Conformación de las Comisiones Institucionales


04

ÁREA O PERSONA


Consejo Ejecutivo 1. Se reúne en el mes de julio para nombrar Comisiones, previa

convocatoria de rectorado.

Consejo Ejecutivo 2. En aplicación del art. 53 del Reglamento de la LOEI, revisa el

Código de Convivencia y las necesidades institucionales para el

nombramiento de comisiones.

Consejo Ejecutivo 3. Analiza los perfiles de los docentes y demás empleados de la

institución para integrarlos en las comisiones.

Consejo Ejecutivo 4. Comunica a los integrantes de las comisiones su

nombramiento y las funciones que deben realizar en adelante



PROCEDIMIENTOS

PEDAGÓGICOS

2014



VICERRECTORADO


Asesoría Pedagógica (Planificación Meso y Micro Curricular).


01

ÁREA O PERSONA


Vicerrectorado 1. Se reúne con la Comisión Técnico Pedagógica y establece los

lineamientos institucionales de planificación, con base en la

normativa ministerial referente al tema.

Vicerrectorado

2. Indica los lineamientos a los docentes a través de los Jefes de

Área y Coordinadora de Educación Básica, sobre planificación

meso y micro curricular basado en lo que solicita el Ministerio

de Educación y el Proyecto Educativo Institucional.

Vicerrectorado 3. Establece la fecha de entrega de las planificaciones por parte

de los docentes para un máximo de tres días antes del inicio

del parcial respectivo.

Vicerrectorado 4. Recibe la Planificación elaborada por el docente, dentro del

plazo determinado.

Vicerrectorado 5. En un plazo de 2 días entrega la planificación al docente, con

las observaciones correspondientes (de ser el caso).

Vicerrectorado 6. Indica sobre los diferentes aspectos académicos que se

desarrollan durante el año escolar, tales como: actividades

académicas, sociales, religiosas y culturales.

Vicerrectorado 7. Determina el porcentaje de cumplimiento en el formato de

planificación y solicita se vuelva a elaborar a los docentes con

un promedio inferior al 60%.

Vicerrectorado 8. En caso de solicitar correcciones, recibe y aprueba la

planificación, entregándola al docente para su archivo en el


portafolio y entrega a los estudiantes y padres de

familia/representantes legales.

Vicerrectorado 9. Desarrolla un diálogo con los docentes cuyo cumplimiento es

inferior al 80%

Vicerrectorado 10. Elabora la estadística de cumplimiento y establece las

estrategias de mejoramiento.

Vicerrectorado 11. Archiva de manera magnética, la planificación, la revisión

individual de la misma y el compromiso de mejora.




VICERRECTORADO


Asesoría Pedagógica (Junta Académica)


02

ÁREA O PERSONA


Vicerrectorado 1. Convoca a los coordinadores de área y de ciclo escolar (básica

elemental y media) para reunión en Junta Académica.

Junta Académica 2. Discute en presencia de la Vicerrectora, las causas de la

problemática académica de los estudiantes presentada en

cada área y registra la reunión por escrito en un acta.

Junta Académica 3. Establece estrategias de solución a la problemática académica

y propone sugerencias de mejoramiento a los docentes.

Directores de área y

ciclo escolar

4. Socializan las estrategias dentro de la reunión de área y ciclo,

que fueron consensuadas en la Junta Académica.


ciclo escolar

5. Mantienen reuniones de seguimiento con los docentes del

área o ciclo durante el periodo de duración del parcial.


ciclo escolar

6. Presenta un informe de logros (basado en el acompañamiento

docente) a la Junta Académica al finalizar cada parcial.




VICERRECTORADO


Asesoramiento y Supervisión de la Actividad Docente


03

ÁREA O PERSONA


Vicerrectorado

1. Elabora con la participación de la Comisión técnico

Pedagógica un calendario de supervisión del trabajo Docente,

a través del control de: asistencia a reuniones de áreas

académicas o juntas de curso, observación de clase, y

solicitud de informes.

Vicerrectorado 2. Comunica de manera escrita a todos los profesores, el

calendario de supervisión al trabajo docente.

Vicerrectorado 3. En reunión con Directores de Área, delega la supervisión a los

mismos, en la básica superior y el bachillerato.

Supervisor/Observador 4. Una vez en el sitio de la supervisión (clase, área, junta de

curso) llenará una matriz de observación que será firmada

por todos los presentes.

Supervisor/Observador 5. Elabora el informe de supervisión y lo remite al

Vicerrectorado (en caso de ser delegado).

Vicerrectorado 6. Convoca al docente a un diálogo para desarrollar asesoría en

los puntos débiles encontrados a través de la observación,

detectar las causas y establecer sugerencias de solución.

Vicerrectorado/Docent

e

7. Firma de un acuerdo entre el Docente y la Vicerrectora para

el mejoramiento profesional.




VICERRECTORADO


Apoyo Pedagógico y Tutorías Académicas


04

ÁREA O PERSONA


Vicerrectorado 1. Recibe el Programa de Refuerzo Escolar por parte del DECE.

Vicerrectorado 2. De manera coordinada con el DECE planifica la socialización

del programa.

Vicerrectorado 3. Recibe del docente el cronograma de refuerzos y tutorías con

el listado de los estudiantes beneficiarios, así como la

planificación correspondiente.

Vicerrectorado 4. Acepta el cronograma y revisa la planificación de

conformidad con el procedimiento de asesoría pedagógica

(planificación meso y microcurricular)

Vicerrectorado 5. Recibe del docente un informe de logros académicos

alcanzados por el estudiante (una vez terminado el

cronograma de refuerzo y tutorías) y lo remite al DECE.

Vicerrectorado 6. Recibe del DECE la estadística del Programa de Refuerzo

Escolar.




VICERRECTORADO


Revisión y Aprobación de los Instrumentos de Evaluación


05

ÁREA O PERSONA


Vicerrectorado

1. Revisa conjuntamente con la planificación didáctica, los

instrumentos de evaluación formativa y sumativa, que de

conformidad con el Docente se apliquen durante el desarrollo

del año escolar.

Vicerrectorado

2. Los instrumentos y criterios de evaluación son analizados de

forma independiente a la planificación, para lo cual se

elabora una matriz como base del diseño del instrumento de

evaluación.

Vicerrectorado 3. Convoca al docente a una reunión y se solicita las

modificaciones correspondientes (en caso de existir

observaciones a los instrumentos de evaluación).

Vicerrectorado 4. Una vez aprobado el instrumento de evaluación (con o sin

observaciones) se procede al archivo y la entrega de una

copia al Docente para su aplicación.


Nota: En el caso de los exámenes Quimestrales, éstos se revisan una vez que han sido

certificados por la junta de grado o curso, según lo establecido en lo puntos 2 y 3 de

este procedimiento.



VICERRECTORADO


Control de Rendimiento Académico


06

ÁREA O PERSONA


Vicerrectorado 1. Revisa en el sistema los promedios parciales de los

estudiantes.

Vicerrectorado 2. Solicita al docente un informe de rendimiento general

(promedios de parcial) de los estudiantes que se encuentran

con menos de 7 en su materia.

Vicerrectorado 3. Recibe del docente un Plan de Refuerzo Académico para

solucionar el problema del estudiante.

Vicerrectorado 4. Aprueba el Plan de Refuerzo Académico propuesto por el

docente.




VICERRECTORADO


Planificación de Actividades (casas abiertas, concursos, participaciones,

salidas, etc.)


07

ÁREA O PERSONA


Jefe de Área 1. Convoca a reunión de área para tratar como único punto la

planificación de las actividades (casas abiertas, concursos,

participaciones, etc.).

Área académica 2. Analiza los objetivos educativos del área y los estándares de

aprendizaje, para preparar la temática de las actividades

escolares.

Área académica 3. Presenta la planificación de las actividades escolares

(objetivos, metas, cronograma y presupuesto) al

Vicerrectorado.

Vicerrectorado 4. Analiza la planificación, presenta recomendaciones (en caso

necesario), la aprueba y coloca dentro del cronograma

institucional las actividades planificadas.

Área académica 5. Recibe la autorización y ejecuta la actividad el día

programado en el cronograma.

Jefe de área 6. Realiza la evaluación de las actividades escolares y entrega

los resultados en el Vicerrectorado.

Vicerrectorado 7. Recoge las evaluaciones de todas las actividades y prepara la

estadística final.




VICERRECTORADO


Planificación Curricular


08

ÁREA O PERSONA


Vicerrectorado 1. Socializa al personal docente, las disposiciones institucionales

sobre planificación, así como la matriz institucional de

planificación de bloque o clase.

Vicerrectorado 2. Recibe del docente la matriz de planificación llena, de

conformidad con el instructivo entregado.

Vicerrectorado 3. Revisa la planificación y hace las recomendaciones pertinentes

(en caso necesario).

Vicerrectorado 4. Elabora la estadística de cumplimiento de los indicadores de

planificación docente.

Vicerrectorado 5. Aprueba la Planificación de los Docentes y la archiva.

Vicerrectorado 6. Supervisa el cumplimiento de la planificación.

7. Asesora a los docentes en asuntos relacionados con el

cumplimiento de la planificación.


Nota: La planificación se debe presentar cinco días antes del inicio del parcial

correspondiente.



VICERRECTORADO


Control de los Portafolios de los Docentes.


09

ÁREA O PERSONA


Vicerrectorado 1. Entrega los lineamientos a los docentes, sobre cómo se debe

llevar los portafolios.

Vicerrectorado 2. Elabora un calendario de evaluación de la actividad docente en

la que incluye la revisión del portafolio.

Vicerrectorado 3. Solicita los portafolios, evalúa y verifica si cumple con los

lineamientos previamente establecidos antes del inicio de

clases, presenta recomendaciones en caso de ser necesario.

Vicerrectorado 4. Entrega el portafolio aprobado o con recomendaciones.


Nota: Los portafolios son carpetas donde archivan todas sus planificaciones, y solo el

Docente tiene archivado.



DOCENTE TUTOR


Solicitud de Recursos y Materiales Didácticos.


01

ÁREA O PERSONA


Docente 1. Elabora el listado de útiles escolares para el año (inicial,

preparatoria, básica elemental y básica media) o por

asignatura (básica superior y bachillerato) de su

responsabilidad.

Docente Tutor 2. Remite a Rectorado los listados de útiles escolares para su

aprobación y publicación en la página web para conocimiento

de los padres de familia/representantes legales.

Docente Tutor 3. En la fecha establecida por la Institución, recibe de los padres

de familia los materiales solicitados.

Docente Tutor 4. Revisa los materiales al momento de su presentación y las

almacenas (únicamente en el caso de la básica preparatoria,

elemental y media).



Elaboración de horarios de pruebas


DOCENTE TUTOR


Elaboración de Horario de Pruebas de Parcial.


02

ÁREA O PERSONA


Tutor de Grado o

Curso

1. Revisa el cronograma institucional para determinar el

periodo de pruebas de bloque, así como los horarios de clase

de su grado o curso.

Tutor de Grado o

Curso

2. Pide a los profesores, entreguen un calendario de pruebas

para el grado o curso, elaborado conjuntamente con los

estudiantes.

Docentes y

Estudiantes

3. Elaboran el calendario de pruebas de forma coordinada con

un máximo de tres pruebas por día, utilizando el formato de

horarios.

Tutor de Grado o

Curso

4. Recibe los horarios y de conformidad con la carga horaria,

evalúa la dificultad de cada materia para que exista una

dosificación adecuada (materia de menor dificultad junto a

otra con mayor dificultad).

Tutor de Grado o

Curso

5. Remite a la Vicerrectora el horario de pruebas de bloque

para su revisión y aprobación final

Vicerrectorado 6. Aprueba y conserva el horario de exámenes original.

Vicerrectorado 7. Distribuye una copia a Inspección General, en cada aula y una

al Padre de familia mediante la agenda escolar.




JUNTA DE CURSO


Juntas de Curso Quimestrales


01

ÁREA O PERSONA


Junta de Curso 1. Recibe por medio del docente tutor el cuadro general de

rendimiento académico del curso, proporcionado por

secretaría.

Junta de Curso 2. Se instala con la dirección del docente tutor, secretaria,

Psicólogo(a) institucional y docentes del curso.

Junta de Curso 3. Conoce el informe académico y comportamental del curso,

elaborado por el docente tutor.

Junta de Curso 4. Analiza los documentos y elabora las recomendaciones y

estrategias en coordinación con todos los Docentes.

Junta de Curso 5. A través del docente tutor, agrupa en un solo documento los

informes de cada asignatura y presenta a vicerrectorado un

resumen del curso.

Junta de Curso 6. Archiva el Acta de la junta y entrega una copia del

rendimiento académico y comportamental para la carpeta de

cada Docente.

Junta de Curso 7. Remite el informe al DECE, para que realice el seguimiento a

los estudiantes con alguna falencia (académica o

comportamental).

Junta de Curso 8. Entrega a Secretaría el cuadro de rendimiento académico del

curso.



JUNTA DE CURSO


Revisión y Certificación de Exámenes Quimestrales


02

ÁREA O PERSONA


Junta de curso 1. Recibe por medio de los docentes tutores, el cronograma de

juntas de curso elaborado por vicerrectorado (el cronograma

se lo realiza para que la junta se instale un mes antes de la

fecha de exámenes).

Junta de curso 2. Conoce por medio de secretaría la planificación e

instrumento de evaluación del examen quimestral

presentado por cada docente en cada una de las asignaturas.

Junta de curso 3. Analiza el instrumento de evaluación y estudia el peso de

cada pregunta, cada docente expone la forma como realizó la

construcción del instrumento de evaluación.

Junta de curso 4. En caso de ser necesario, emite recomendaciones y

estrategias para la mejora del instrumento de evaluación.

Junta de curso 5. De no existir recomendaciones, o éstas no ser de fondo sino

de forma, por secretaría de la junta se certifica el

instrumento de evaluación y se remite a Vicerrectorado para

que se autorice su reproducción.

Junta de curso 6. Por medio de secretaría, realiza el acta de la junta y solicita a

todos los presentes firmarla.




JUNTA DE CURSO


Informe Anual de Aprendizaje


03

ÁREA O PERSONA


Junta de Curso 1. Revisa las notas finales de cada asignatura y la estadística del

curso por materia.

Junta de Curso 2. Conoce la nómina de los estudiantes aprobados y pone

atención en aquellos con notas inferiores a 7, además revisa

la planificación de clase para los 15 días de nivelación

académica.

Junta de Curso 3. Abaliza las calificaciones y resuelve la publicación de las notas

por parte de secretaría, remite copia del acta de reuniones al

DECE para seguimiento.

Junta de Curso 4. Se reúne para conocer los resultados de los exámenes

supletorios y promover al siguiente curso/grado a los

aprobados.


Nota: La promoción se legalizará una vez que el estudiante haya aprobado el año, en

caso de no hacerlo, se legalizará la matrícula en el año anterior, siempre con el

consentimiento del padre de familia para la continuidad del estudiante en la

institución.



DOCENTE


Seguimiento de los cuadernos y textos de los estudiantes.


01

ÁREA O PERSONA


Docente 1. Brinda lineamientos de cómo deben llevar los estudiantes

los cuadernos.

Docente 2. Lleva un registro de revisión de cuadernos (en caso de

pedir al estudiante lleve apuntes) que es obligatorio en la

básica preparatoria, elemental y media.

Docente 3. Al final de cada bloque, entrega en vicerrectorado el

registro de revisión de cuadernos, para la verificación del

cumplimiento de los parámetros establecidos y

comunicados con anterioridad.

Docente 4. Firma un compromiso de cumplimiento con

vicerrectorado, en el caso de existir alguna novedad.




DOCENTE


Promedio General a finalizar cada Bloque


02

ÁREA O PERSONA


Docente 1. Elabora el promedio final de las evaluaciones (tareas, trabajo

individual y grupal, lecciones y pruebas) al final del bloque.

Docente 2. Ingresa las notas del bloque al sistema institucional.

Docente Tutor 3. Revisa los promedios individuales del curso y en caso de

tener promedios bajos se toman medidas para mejorar el

rendimiento.

Docente Tutor 4. Realiza un trabajo en conjunto con los Coordinadores de

Área para solucionar el problema de bajo rendimiento.

Docente Tutor 5. Comunica las novedades al Vicerrectorado, con copia en la

carpeta de cada Docente y copia al DECE.

DECE 6. Realiza un seguimiento a los estudiantes con rendimiento

bajo y se envía recomendaciones que deben ser analizadas

por la Junta de Curso al final del quimestre.

Docente 7. Recibe y ejecuta las recomendaciones establecidas por el

DECE, en caso de no resolver el problema, se vuelve a

contactar con DECE.



PROCEDIMIENTOS

DECE

2014



DEPARTAMENTO DE CONSEJERÍA ESTUDIANTIL


Seguimiento a Estudiantes con Problemas de Aprendizaje


01

ÁREA O PERSONA


Docente tutor 1. Reporta al DECE, los estudiantes con problemas de

aprendizaje mediante un informe escrito.

Docente 2. Llena el formato de Reporte de Casos y lo archiva en la

carpeta del estudiante.

DECE 3. Procede a llamar a los Padres de Familia.

Padre de

familia/representante

legal

4. Recibe la comunicación del DECE y se acerca a la reunión

convocada para definir estrategias de mejoramiento y

apoyo familiar.

DECE/Padres de

Familia

5. Llena el Acta de Reunión, en la cual constan los

compromisos y acuerdos llegados con el padre de

familia/representante legal.

Docente 6. Recibe los acuerdos mencionados durante la reunión para

su respectiva aplicación en trabajo conjunto con DECE.

DECE 7. Realiza el seguimiento del estudiante e informa los

resultados a los Padres de Familia/representantes legales.

DECE 8. Elabora la estadística de seguimiento (casos resueltos y no

resueltos) que es anexada a la carpeta del estudiante.

DECE 9. Envía el informe a Rectorado.



Nota: El seguimiento por parte del DECE durará el tiempo que el mismo departamento

considere necesario para la evolución positiva del caso.





Conocimiento y Seguimiento de Casos Especiales de Comportamiento o

Disciplina


02

ÁREA O PERSONA


DECE 1. Recibe por parte de inspección (en casos de

comportamiento) o rectorado (en caso disciplinario) el

expediente estudiantil para la realización de seguimiento.

Luego de aplicarse la acción disciplinaria.

DECE 2. Se reúne con el padre de familia/representante legal y el

(la) estudiante para establecer estrategias de

mejoramiento (comportamental o disciplinario) y realizar el

seguimiento necesario.

DECE/Padres de

Familia

3. Acepta los compromisos, sugerencias y firma el acta de

acuerdos.

DECE 4. Elabora un informe de seguimiento y lo remite a Inspección

o Rectorado (de conformidad con la falta sea

comportamental o disciplinaria).






Apoyo y Organización a los Docentes con el Trabajo en casos de

Necesidades Educativas Especiales


03

ÁREA O PERSONA


DECE 1. Realiza una reunión con los docentes para darles a conocer

las medidas que deben tomar con los estudiantes con casos

especiales.

DECE 2. Llena la guía individual de ACI.

DECE 3. Monitorea la actividad docente con los estudiantes de

Necesidades Educativas Especiales (Planificación de

adaptaciones curriculares y ejecución de las actividades de

aula).

DECE 4. Recibe del docente un informe de avance de la

programación y del alcance de logros por parte de los

estudiantes.

DECE 5. Realiza el seguimiento de los casos especiales reportados

por los docentes y elabora la estadística de casos.






Elaboración y Actualización de Fichas de Registro Acumulativo


04

ÁREA O PERSONA


DECE 1. Publica en la página Web de la institución el listado de

documentos que debe presentar el padre de familia para el

registro acumulativo del estudiante.

DECE 2. Abre una ficha por estudiante, la misma que es actualizada

cada año lectivo.

DECE 3. Archiva las carpetas y genera la estadística respectiva del

seguimiento de casos académicos remitidos por docentes,

estudiantes con NEE y estudiantes con problemas

comportamentales y disciplinarios.

Psicólogo 4. Realiza el seguimiento de casos con los estudiantes, llena la

Ficha de Seguimiento y anexa a la carpeta: evaluaciones

externas, reuniones con Padres de Familia, cartas o

comunicaciones especiales.

Trabajador Social 5. Realiza la actualización de datos del estudiante (incluyendo

una foto), la incorpora en la carpeta individual y la archiva.


Nota: Las carpetas individuales de los estudiantes son permanentes (durante toda la

vida escolar) y permanecerán bajo custodia exclusiva del Departamento de Consejería

Estudiantil.





Elaboración del Plan Operativo Anual


05

ÁREA O


Coordinador del DECE 1. Convoca a reunión del Departamento durante la cuarta

semana de agosto.

DECE 2. Con todos sus miembros reunidos realiza un análisis a la

normativa específica del DECE, así como a las disposiciones

(formatos institucionales) dadas por las autoridades de la

institución y elaboran el Plan Operativo Anual del

Departamento.

Coordinador DECE 3. Presenta el POA a Consejo Ejecutivo para su aprobación.

Consejo Ejecutivo 4. Revisa el POA, presenta recomendaciones (de ser

necesario) y aprueba el mismo.

DECE 5. Cumple con las actividades previstas y ejecuta el

presupuesto aprobado.






Remisión Externa de Casos Especiales.


06

ÁREA O PERSONA


Coordinador del DECE 1. Solicita un tratamiento externo especializado para el

estudiante, una vez comprobada su necesidad.

Padre de

Familia/Representante

legal

2. Informa el nombre del terapista externo y coordina con el

DECE los calendarios de terapia y los resultados de las

evaluaciones.

DECE 3. Realiza el seguimiento a través de solicitudes de informes

preliminares.

Padre de

Familia/Representante

legal

4. Entregan un informe de avances de terapia externa (formato

llenado con la ayuda del terapista) que posteriormente deberá

ser archivado en la carpeta del estudiante.

DECE 5. Comunica al Docente Tutor el progreso de la terapia y coordina

estrategias de tratamiento del estudiante en el aula.

DECE 6. Archiva el informe final del terapista, si existe.


Nota: Los informes de las terapias externas son archivados de manera mensual en la

carpeta del estudiante.





Intervención en casos de Asistencia Psicológica


07

ÁREA O PERSONA


DECE 1. Recibe del docente un reporte sobre algún problema con los

estudiantes (llena el formato de reporte de casos).

DECE 2. Realiza una convocatoria a los padres de

familia/representantes legales, para mantener una

conversación con el estudiante que determinará la dificultad

y planteará posibles soluciones.

DECE 3. Aplica un Test Proyectivo, trabaja con el estudiante a través

de estrategias dependiendo del problema.

DECE 4. Trabaja en conjunto con el Docente Tutor para que apoye el

proceso.

DECE 5. Evalúa el progreso del estudiante (de forma semanal).






Adaptaciones Curriculares para Estudiantes con NEE


08

ÁREA O PERSONA


DECE 1. Recibe la información de los padres de

familia/representantes legales o de los docentes, sobre las

Necesidades Educativas Especiales

DECE 2. Realiza una evaluación para obtener un diagnóstico

presuntivo de una Necesidad Educativa Especial.

DECE 3. Informa a los docentes el procedimiento a seguir con las

Necesidades Educativas Especiales a ser consideradas en cada

asignatura.

DECE 4. Da a conocer al Padre de Familia la Adaptación Curricular

Individual (ACI).

DECE 5. Firma el Acta de entrevista con los Padres de Familia y se

solicita información adicional (evaluaciones

psicopedagógicas).

DECE 6. Informa los casos de Necesidades Educativas Especiales con

ACI a las autoridades competentes

DECE 7. Realiza el seguimiento de conformidad con el Plan

Institucional de Adaptaciones Curriculares para estudiantes

con NEE.






Seguimiento de casos con bajo rendimiento


09

ÁREA O PERSONA


DECE 1. Realiza el análisis de los cuadros de rendimiento académico

por grados/cursos y asignaturas.

DECE 2. Identifica las asignaturas con bajo rendimiento (calificaciones

inferiores a 7 puntos).

DECE 3. Entrevista a los estudiantes con la finalidad de identificar los

factores que inciden en el bajo rendimiento.

DECE 4. En reunión con el padre de familia/representante legal,

socializa los factores identificados y que inciden en el bajo

rendimiento de los estudiantes.

DECE 5. Informa factores identificados y solicita P.R.

DECE 6. Recepta la planificación de mejoramiento académico

desarrollada por el docente.

DECE 7. Realiza el monitoreo de las actividades de mejoramiento

académico.

Docente 8. Elabora un informe de resultados, sobre el monitoreo y los

avances de mejoramiento de los estudiantes dentro del

programa.



Nota: El programa de Refuerzo Escolar es previamente elaborado y socializado por el

DECE para su aplicación por parte de los docentes.





Asistencia y Apoyo a Adolescentes Embarazadas


10

ÁREA O PERSONA


DECE 1. Realiza un acercamiento y diálogo con la/los estudiante/s

implicada/os.

DECE 2. Convoca una reunión con Padres de Familia/Representantes

legales de la/los estudiantes dándoles recomendaciones sobre

esta situación.

DECE 3. Remite el caso al Departamento Médico para su

acompañamiento.

DECE 4. Con el apoyo del padre de familia, realiza el seguimiento

durante el periodo de embarazo.

DECE 5. Informa a los docentes que están en relación directa con la

estudiante.

DECE 6. Realiza el seguimiento al desarrollo académico de la

estudiante a través del Programa de Apoyo Pedagógico

realizado por el docente (evaluación formativa y sumativa),

durante el periodo de alumbramiento.

DECE 7. Coordina con vicerrectorado el monitoreo del cronograma de

actividades académicas presentado por el docente.

DECE 8. Elabora un informe de resultados, de conformidad con el

monitoreo y seguimiento realizado.



Nota: Los trabajos y evaluaciones desarrolladas por la estudiante durante el periodo

de alumbramiento se entregarán vía correo electrónico.




Promoción y Prevención de Embarazos, Consumo de Sustancias

Estupefacientes o Psicotrópicas y Bullying


11

ÁREA O PERSONA


DECE 1. Al inicio del año lectivo elabora el registro acumulativo.

DECE 2. Elabora los proyectos de prevención desde el inicio del año

lectivo, apuntalando los siguientes aspectos:

Promoción de la vida sexual y reproductiva (talleres,

charlas, foros).

Prevención del consumo de tabaco, alcohol y otras

drogas.

Bullying (campañas, carteles, talleres, foros)

Escuela para padres con apoyo del departamento de

Pastoral

DECE 3. Ejecuta cada uno de los proyectos planificados y presenta

informes periódicos de avance y evaluación al final de cada

proyecto.

DECE 4. Realiza el seguimiento a los estudiantes para el proceso de

promoción del Buen Vivir.



PROCEDIMIENTOS

GENERALES

2014



COMISIÓN DE TRANSPORTE


Organización de la Entrada y Salida de los Estudiantes por Bus Escolar


01

ÁREA O PERSONA


Consejo Ejecutivo 1. A mediados de agosto da a conocer la confirmación de las

comisiones y sus respectivas funciones y coordinadores.

Comisión de

Transporte

2. Una semana antes del inicio de clases, la Comisión se reúne

con el Representante de los transportistas. Se da a conocer el

número de buses y la lista de los Conductores. (Los

transportistas ya tienen Rutas y Sectores definidos).

El Representante de

los Transportistas

3. Entrega la lista a la Comisión.

Estos son elaborados por el representante de los

Transportistas.

Hay 2 tipos de lista, 1: Por bus que va para el coordinador y, 2:

por paralelo (que se entrega al Tutor).

(Estos documentos se archivan temporalmente por la

Comisión)

Comisión de

Transporte

4. Cuando empiezan las clases la Comisión realiza 3 repasos de

las listas durante el 1er día y se guía a los estudiantes a sus

buses en la hora de salida.

Comisión de

Transporte

5. Forman a los Estudiantes en el patio en la fila de los buses

correspondientes, los buses deben encontrarse dentro de la

institución en la parte de atrás.


Transportista 6. Cuando los Estudiantes están formados el asistente del

transportista se acerca a la puerta, un integrante de la

Comisión entrega a los estudiantes de ese bus (el 1er mes la

Comisión toma lista de los Estudiantes en cada bus), después

del mes quien toma lista es el asistente del Transportista

dentro del bus.

(Inspección General se encarga de notificar en una pizarra,

que se encuentra en la parte de la salida, a los Estudiantes

ausentes y aquellos que se van en bus escolar pero que serán

retirados por sus padres.)

Estudiante 7. Sube al bus (los buses esperan a los Estudiantes que salen más

tarde)


Nota: En la entrada se verifica que todos los buses lleguen a tiempo a la

Institución para que los estudiantes lleguen puntuales a sus aulas de clases.





Seguridad en el Transporte para los Estudiantes


02

ÁREA O PERSONA


Transportista

1. Antes de iniciar el recorrido de los estudiantes desde y hacia

la institución, debe revisar el bus y garantizar el buen estado

del mismo.

Asistente de

transporte

2. Verifica la ubicación más segura para cada uno de los

estudiantes.

Asistente de

Transporte

3. Verifica el uso del cinturón de seguridad, y revisar

periódicamente, en el transcurso del recorrido, que los

estudiantes no se zafen el cinturón a menos que esté

detenido el bus en la parada preestablecida.

Asistente de

Transporte

4. Controla que el estudiante baje del bus en su parada habitual,

a menos que el padre de familia haya solicitado otra parada

con anticipación.






Atrasos o inasistencias del bus a la entrada y salida de clases


03

ÁREA O PERSONA


Transportista 1. Notifica vía telefónica (o por cualquier otra vía de

comunicación) a la persona responsable de la comisión de

transporte, la inasistencia o el atraso del transporte (en caso

de inasistencia deberá garantizar la presencia de otra unidad

de transporte).

Transportista 2. Justifica su inasistencia o atraso, en la notificación hecha

anteriormente.

Coordinador de

Transporte

3. Comunica a Inspección el retraso del transporte, quien a su

vez comunica a los Docentes de la primera hora.

Coordinador de

Transporte

4. En caso de inasistencia del transporte escolar, notifica a

Inspección General para que por medio de este, notifique a

los representantes de los estudiantes para que tomen las

debidas precauciones, en el traslado de sus representados a la

institución y viceversa.




COMISIÓN DE GESTIÓN DE RIESGOS


Planificación de la Gestión de Riesgo


01

ÁREA O PERSONA


Gestión de Riesgo 1. Prepara el Plan Institucional de Gestión de Riesgos (cada año).

Gestión de Riesgo 2. Establece métodos que subsanen las falencias dentro y fuera

de la institución.

Rectorado 3. Recibe el Plan de Gestión de Riesgo, establece las

observaciones necesarias, aprueba y envía al Distrito

Educativo para su aprobación.

Distrito Educativo 4. Aprueba el Plan de Gestión de Riesgo y lo remite a la

institución.

Rectorado 5. Archiva en digital y documento.

Comisión de Gestión

de Riesgo

6. Ejecuta las actividades del Plan de Gestión de Riesgo.






Simulacros Dentro de la Institución


02

ÁREA O PERSONA


Gestión de Riesgo 1. Garantiza la inclusión de las actividades de simulacro en el

cronograma institucional.

Gestión de Riesgo 2. Activa las brigadas (según el plan de gestión de riesgos).

Gestión de Riesgo 3. Socializan el tema del simulacro en toda la Unidad Educativa.

Gestión de Riesgo 4. Informa días antes al simulacro a los encargados del BOTÓN

DE RIESGO, para que sea desactivado rápidamente.

Gestión de Riesgo 5. Ejecutan el simulacro.

Gestión de Riesgo 6. Elabora un informe sobre lo realizado especificando las

observaciones que encontró.

Rectorado 7. Recibe y archiva el informe.






Conformación de Brigadas de Seguridad


03

ÁREA O PERSONA


Gestión de Riesgo 1. Conforma cada año brigadas (de carácter obligatorio de 1ero a

3ro de bachillerato) y con voluntarios.

Gestión de Riesgo 2. Elabora las nóminas de los integrantes de los miembros de

brigadas.

Gestión de Riesgo 3. Establecen un jefe de brigada (Docente).

Gestión de Riesgo 4. Brinda las capacitaciones necesarias (primeros auxilios,

rescate, etc.).

Brigadas 5. Se involucran con la colectividad, y ejecutan lo aprendido.

Gestión de Riesgo 6. Elabora un informe con todas las actividades realizadas con

sus debidos respaldos.






Capacitaciones


04

ÁREA O PERSONA


Gestión de Riesgo 1. Establece las capacitaciones en el plan y se informa en las

reuniones que se realizan cada semana.

Rectorado 2. Brinda la autorización correspondiente (escrita).

Gestión de Riesgo 3. Dentro del plan estipula las dos capacitaciones que se realizan

(semestralmente).

Gestión de Riesgo 4. El primer grupo capacitado es conformado por los miembros

permanentes de las brigadas en sus diferentes áreas de

trabajo (primer semestre).

Gestión de Riesgo 5. El segundo grupo capacitado es conformado por todos en

general incluyendo los transportistas con previo aviso al jefe

de transporte (segundo semestre).

Gestión de Riesgo 6. Entrega los videos y diapositivas de las capacitaciones.

Rectorado 7. Recibe los videos y diapositivas.






Control y Mantenimiento de todos los Equipos de Seguridad.


05

ÁREA O PERSONA


Gestión de Riesgo 1. Cada determinado tiempo evalúa como se encuentran los

equipos de seguridad.

Gestión de Riesgo 2. Si encuentra alguna falencia, la registra.

Rectorado 3. Recibe la información, sobre las novedades de los equipos de

seguridad (verbal o email), y si existe la necesidad de adquirir

nuevos equipos solicita las proformas para la compra.

Gestión de Riesgo 4. Entrega las proformas y recibe el dinero para la compra.

Gestión de Riesgo 5. Instala los equipos adquiridos y los registra en una bitácora.


Nota: Si necesita nuevos equipos solo informa de manera verbal, y presenta

proformas de donde sería conveniente adquirir los productos


PROCEDIMIENTOS

ÓRGANOS DE

REPRESENTACIÓN

2014



CONSEJO ESTUDIANTIL


Reuniones del Consejo


01

ÁREA O PERSONA


Presidente del

Consejo

1. Convoca a reunión de forma escrita, una vez cada dos

meses.

Consejo 2. Se reúnen los miembros del consejo en cualquier sala de

reuniones de la institución.

Consejo 3. En la reunión se discuten los temas del día.

Consejo 4. Durante la reunión toma apuntes de lo acordado y elabora

una Acta, la cual será archivada en las carpetas.


Nota: La primera reunión de Consejo es convocada en noviembre para planificar las

Fiestas de Quito. Organizan como Consejo todas las actividades a realizar y dividen el

trabajo en un cronograma.



CONSEJO ESTUDIANTIL


Propuestas de Cumplimiento de Derechos y Deberes.


02

ÁREA O PERSONA


Consejo Estudiantil 1. Se reúne días antes de la finalización del año lectivo para

preparar informe de actividades a ser presentado al

Consejo Ejecutivo.

Consejo Estudiantil 2. Las resoluciones de esa reunión, son consideradas para el

orden del día de la reunión del Consejo Ejecutivo.

Presidente del

Consejo

3. Da lectura durante su participación en la reunión de

Consejo Ejecutivo de las resoluciones.

Presidente del

Consejo

4. Su participación es tomada en cuenta en el libro de Actas

del Consejo Ejecutivo.




CONSEJO ESTUDIANTIL


Participación en Organización de Eventos.


03

ÁREA O PERSONA


Consejo Estudiantil 1. Convoca a reunión por medio de un escrito.

Consejo Estudiantil 2. Se reúnen siguiendo el orden del Día previo algún evento

planificado. (Plan de Gobierno)

Consejo Estudiantil 3. Elaboran un cronograma de actividades y dividen trabajo.

Consejo Estudiantil 4. Se informa a las autoridades sobre las actividades a realizar

( Se entrega por escrito el cronograma que se aprobó

(Rectora))

Consejo Estudiantil. 5. Se ejecutan las actividades planificadas.

Consejo Estudiantil 6. Realizan el evento según lo planeado.

Consejo Estudiantil 7. Elabora un informe del evento (este informe se lo realiza

en sus días posteriores y se archiva).




CONSEJO ESTUDIANTIL


Solicitud de Uso de Áreas Deportivas y Recreacionales


04

ÁREA O PERSONA


Presidentes de Curso 1. Conversan con los miembros del Consejo Estudiantil para

solicitar por medio del Consejo, la utilización de los

espacios físicos.

Consejo Estudiantil 2. Determina si es aceptable la utilización de los espacios

físicos dentro de la institución y elabora la solicitud.

Consejo Estudiantil 3. Entrega a Rectorado para que sumille con la autorización.



CONTENIDO

PRESENTACIÓN .............................................................................................................................. 4

FORMATO DE PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ........................................................... 5

OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................................... 6

ALCANCE DEL MANUAL ................................................................................................................. 6

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS ................................................. 7

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ......................................................................................... 8

Planificación Operativa Anual. .................................................................................................. 9

Aprobación de Eventos (Programas) ....................................................................................... 10

Elaboración de Horarios de Clase............................................................................................ 11

Elaboración de Distributivo de Trabajo. .................................................................................. 12

Elaboración del Cronograma de Actividades. ......................................................................... 13

Detección de Necesidades de Capacitación ............................................................................ 14

Proclamación de Abanderados (as) Portaestandartes y Escoltas ........................................... 15

Elección del Consejo Estudiantil .............................................................................................. 16

Aprobación de Uso de Áreas Deportivas y Recreacionales ..................................................... 18

Reuniones de la Junta General de Directivos y Docentes ....................................................... 19

Ingreso de Calificaciones y Asistencias al Sistema .................................................................. 20

Títulos y Actas de Grado .......................................................................................................... 21

Archivo Maestro ...................................................................................................................... 23

Archivo de Documentación Oficial. ......................................................................................... 24

Archivo Estudiantil .................................................................................................................. 25

Legalización de Promociones. ................................................................................................. 26

Legalización del Consejo Ejecutivo. ......................................................................................... 27

Matrícula Estudiantes Nuevos ................................................................................................ 28

Matrícula Estudiantes Antiguos .............................................................................................. 29

Comunicados a Padres de Familia ........................................................................................... 30

Elaboración de las Listas de Estudiantes ................................................................................. 31

Elección de Abanderados ........................................................................................................ 32

Juntas de Curso ....................................................................................................................... 33

Junta de Consejo Ejecutivo ..................................................................................................... 34

Registros y Documentos .......................................................................................................... 35


Seguro Estudiantil ................................................................................................................... 36

Control a las Actividades de los Docentes .............................................................................. 37

Control y Registro de Asistencia de los Estudiantes. .............................................................. 38

Evaluación Docente ................................................................................................................. 39

Permisos a los trabajadores. ................................................................................................... 41

Justificaciones por inasistencias de los trabajadores. ............................................................. 42

Justificación de atraso o inasistencia de los/las Estudiantes .................................................. 43

Permiso de salida para los Estudiantes ................................................................................... 44

Control de la Disciplina dentro y fuera de la Institución ......................................................... 45

Programa de Inducción al Personal ......................................................................................... 46

Control de Transporte ............................................................................................................. 47

Elaboración del Proyecto Educativo Institucional (PEI) .......................................................... 48

Evaluación del Proyecto Educativo Institucional (PEI) ............................................................ 50

Elaboración o Reforma del Código de Convivencia ................................................................ 51

Conformación de las Comisiones Institucionales .................................................................... 53

PROCEDIMIENTOS PEDAGÓGICOS .............................................................................................. 54

Asesoría Pedagógica (Planificación Meso y Micro Curricular). ............................................... 55

Asesoría Pedagógica (Junta Académica) ................................................................................. 57

Asesoramiento y Supervisión de la Actividad Docente ........................................................... 58

Apoyo Pedagógico y Tutorías Académicas .............................................................................. 59

Revisión y Aprobación de los Instrumentos de Evaluación..................................................... 60

Control de rendimiento académico ........................................................................................ 61

Planificación de actividades (casas abiertas, concursos, participaciones, salidas, etc.) ......... 62

Planificación Curricular ........................................................................................................... 63

Control de los portafolios de los Docentes. ............................................................................ 64

Solicitud de recursos y materiales didácticos. ........................................................................ 65

Elaboración de Horario de Pruebas de Parcial. ....................................................................... 66

Juntas de Curso Quimestrales ................................................................................................. 67

Revisión y certificación de Exámenes Quimestrales ............................................................... 69

Informe anual de aprendizaje ................................................................................................. 70

Seguimiento de los cuadernos y textos de los estudiantes. ................................................... 71

Promedio General a finalizar cada Bloque .............................................................................. 72


PROCEDIMIENTOS DECE .............................................................................................................. 73

Seguimiento a Estudiantes con problemas de aprendizaje .................................................... 74

Conocimiento y Seguimiento de casos especiales de comportamiento o disciplina .............. 76

Apoyo y Organización a los Docentes con el Trabajo en casos de Necesidades Educativas

Especiales ................................................................................................................................ 77

Elaboración y Actualización de Fichas de Registro Acumulativo ............................................ 78

Elaboración del Plan Operativo Anual ..................................................................................... 79

Remisión externa de Casos Especiales. ................................................................................... 80

Intervención en casos de Asistencia Psicológica ..................................................................... 81

Adaptaciones Curriculares para Estudiantes con NEE ............................................................ 82

Seguimiento de casos con bajo rendimiento .......................................................................... 83

Asistencia y Apoyo a Adolescentes Embarazadas ................................................................... 85

Promoción y Prevención de Embarazos, Consumo de Sustancias Estupefacientes o

Psicotrópicas y Bullying ........................................................................................................... 86

PROCEDIMIENTOS GENERALES ................................................................................................... 87

Organización de la Entrada y Salida de los estudiantes por bus escolar ................................ 88

Seguridad en el transporte para los estudiantes .................................................................... 90

Atrasos o inasistencias del bus a la entrada y salida de clases ............................................... 91

Planificación de la Gestión de Riesgo ...................................................................................... 92

Simulacros dentro de la Institución ........................................................................................ 93

Conformación de Brigadas de Seguridad ................................................................................ 94

Capacitaciones ........................................................................................................................ 95

Control y Mantenimiento de todos los Equipos de Seguridad. .............................................. 96

PROCEDIMIENTOS ÓRGANOS DE REPRESENTACIÓN .................................................................. 97

Reuniones del Consejo ............................................................................................................ 98

Propuestas de cumplimiento de Derechos y Deberes. ........................................................... 99

Participación en Organización de Eventos. ........................................................................... 100

Solicitud de Uso de Áreas Deportivas y Recreacionales ....................................................... 101

CONTENIDO ............................................................................................................................... 102

FORMULARIOS .......................................................................................................................... 106

Ingreso a Bodega ............................................................................................................... 107

Solicitud a Bodega ............................................................................................................. 109

Egreso de Bodega .............................................................................................................. 111


Orden de Compra .............................................................................................................. 113

Orden de Pago ................................................................................................................... 115

Solicitud de Requisición de Bienes y/o Servicios.............................................................. 117


FORMULARIOS

2014


Ingreso a Bodega

Objetivo

Este formulario tiene por objeto controlar y legalizar el Ingreso de los materiales,

bienes, papelería, etc., a Bodega.

Descripción general del formulario

El formulario INGRESO A BODEGA consta de un original y una copia.

ORIGINAL

Para archivo de Administración, después de la entrega de los materiales y como

constancia de la entrega a Bodega.

COPIA

Para Bodega, con la finalidad de registrar inmediatamente el ingreso de materiales a

sus formatos de control.

Uso del formulario

El formulario “Ingreso a Bodega”, sirve para registrar todos los materiales recibidos

directamente del Administrador o quien hiciera sus veces de Proveeduría en la

Institución.

Todos los formularios deben ir pre numerados.


Sr. (a): => ____________________________ ENCARGADA DE BODEGA

Sírvase ingresar y registrar las siguientes mercaderías.

Proveniente de: ________________________ Según Factura N°:__________________

Tipo:_______________________ Fecha:_____________________________

ITEM CANT. MEDIDA DESCRIPCIÓN VALOR

1

2

3

1

1

1

UNID

UNID

UNID

CUALQUIERA 2.000,00

2.000,00

2.000,00

ORDENADO POR RECIBIDO

PROVEEDURÍA ENC. DE BODEGA

INGRESO A BODEGA


Solicitud a Bodega

Objetivo

El objeto de este formulario es el de tramitar y controlar toda solicitud de materiales,

desde el momento en que llega a Bodega, hasta cuando realice la entrega de los

materiales, bienes, medicinas, etc., a la Unidad Solicitante.


El formulario SOLICITUD A BODEGA, sirve para solicitar materiales bienes, etc., el

formulario consta de un original y una copia.

ORIGINAL

El original se utiliza en Bodega, para determinar si existen o no los materiales

solicitado.

COPIA

Se archivará en el Departamento solicitante.

Uso del formulario

La SOLICITUD DE BODEGA, se utiliza únicamente cuando la unidad solicitante requiere

algún material, bienes, papelería, etc., para el desenvolvimiento de sus actividades

cotidianas.

Todos los formularios deben ser pre-numerados.


UNIDAD SOLICITANTE:……………………………. PERIODO:……………………

FECHA:………………

N° DESCRIPCIÓN MEDIDA CANTIDAD

SOLICITADA

CANTIDAD

APROBADA

1

2

3

CUALQUIERA

OBSERVACIONES:…………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

SOLICITADO POR AUTORIZADO POR

NOMBRE:…………………… NOMBRE:……………


Egreso de Bodega

Objetivo

Este Formulario tiene por objeto controlar y legalizar el Egreso de los materiales,

bienes, papelería, etc., de la Bodega.


El Formulario EGRESO DE BODEGA consta de un original y dos copias.

ORIGINAL

Para Contabilidad, con la finalidad de registrar inmediatamente el Egreso de materiales

en Libros.

PRIMERA COPIA

Para registro de Bodega, inmediatamente al Egreso de los materiales y para archivar.

SEGUNDA COPIA

Para la Unidad solicitante, como constancia de haber retirado el material.

Uso del formulario

El formulario “EGRESO DE BODEGA”, sirve para registrar todos los materiales

entregados a los diferentes Departamentos solicitantes.

Todos los formularios deberán ser pre-numerados.


SOLICITUD A BODEGA N°……… DE:……………………………. AUTORIZADO POR:……………………………

PARA USARSE EN:……………………………………………………………… FECHA:……………………………….

N° DESCRIPCIÓN MEDIDA CANTIDAD

SOLICITADA

CANTIDAD

ENTREGADA

1

2

3

CUALQUIERA

OBSERVACIONES:………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

SOLICITADO POR AUTORIZADO POR

NOMBRE:…………………… NOMBRE:…………


Orden de Compra

Objetivo

Este Formulario, tiene por objeto establecer un comprobante de compra entre el

Proveedor o Casa Comercial y la Institución para la adquisición de materiales bajo

ciertas condiciones.


El Formulario “ORDEN DE COMPRA”, consta de original y una copia.

ORIGINAL

Para el Departamento de Contabilidad, constituyéndose en un documento de soporte

para la elaboración del Comprobante de Egreso y la Orden de pago.

COPIA

Para quien hiciera las veces de Proveeduría, con el propósito de llevar un archivo de las

compras realizadas.

Uso del formulario

El formulario “ORDEN DE COMPRA” se utiliza para hacer adquisiciones de materiales

cuando no existen en Bodega o hayan llegado a su nivel mínimo.



Sr. (a) : => XXXXXXXXXXXXXXX

Sírvase despachar a la Institución WXY el siguiente pedido.

ITEM CANT. MEDIDA DESCRIPCIÓN VALOR

1

2

3

1

1

1

UNID

UNID

UNID

CUALQUIERA 2.000,00

2.000,00

Nota: Enviar Factura por FORMA DE PAGO: CONTADO X CRÉDITO X

Duplicado, triplicado, etc.

ORDENADO POR RECIBIDO

GERENTE ENC. DE BODEGA

ORDEN DE COMPRA


Orden de Pago

Objetivo

Este Formulario, tiene por objeto establecer un Comprobante de Pago para la

adquisición de materiales bajo ciertas condiciones.


El Formulario “ORDEN DE PAGO”, consta de original y dos copias.

ORIGINAL


para los registros contables.

PRIMERA COPIA

Para quien hiciera las veces de Proveeduría, con el propósito de llevar un archivo de las

compras realizadas/pagadas.

SEGUNDA COPIA

Para archivo de Dirección, como constancia de haber ordenado el pago.

Uso del formulario

El formulario “ORDEN DE PAGO” se utiliza para desembolsar el dinero correspondiente

al pago a los proveedores después de haber obtenido el visto bueno de los demás

Departamentos.



Señor:……………………………………… Fecha:………………………

Páguese la cantidad de US$……………………… a nombre de,………………………………

Según Factura N°…………………………… adquisición realizada mediante Orden de Compra

N°………………………… y Solicitud de Requisición N°……………………………

Atentamente,

DIRECTOR

CONTADOR PAGADOR

OBSERVACIÓN……………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………


Solicitud de Requisición de Bienes y/o Servicios

Objetivo

Este Formulario, tiene por objeto el registro de materiales que se adquirirán para

llenar los requerimientos solicitados por los diferentes Departamentos de la

Institución.


El Formulario “SOLICITUD DE REQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS”, consta de

original y dos copias.

ORIGINAL

Para Bodega, con la finalidad de registrar inmediatamente el ingreso de materiales a

sus formatos de control.

PRIMERA COPIA

Para archivo de Dirección, como constancia de haber ordenado el pago.

SEGUNDA COPIA


para los registros contables.

Uso del formulario

El formulario “SOLICITUD DE REQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS” es utilizado por

el encargado de Bodega para pedir los materiales a Proveeduría que debe ser

adquirido.



ALMACÉN O BODEGA, DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO, OPERACIONES Y

SERVICIOS GENERALES.

SOLICITUD DE REQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

Me permito solicitar a Jefe/director/rector con fecha:………………. Lo siguiente:

CONCEPTO CANTIDAD VALOR APROX.

EXISTEN FONDOS: SI NO NO

JEFE DE FINANZAS: ___________________ FIRMA: _______________

OBSERVACIONES:……………………………………………………………………………………………………………

----------------------------------------------- --------------------------------------------

DIRECTOR JEFE DE PROVEEDURÍA

manual general de procedimientos - … · comunidad oblata de san francisco de sales. los planes...

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