manual ftm

7/26/2019 Manual FTM

1/109

Fingerspot Time Management Users Guide

1

Versi : 1.1

Tanggal : Februari 2012

Users Guide ini berisi instruksi operasional aplikasi Fingerspot Time Managementdari cara instalasi sampaipembuatan laporan. Petunjuk penggunaan mesin yang disinggung dalam manual ini dapat Anda baca pada

buku manual masing-masing mesin.


2/109


2

DAFTAR ISI HAL

INSTALASI APLIKASI................................................................................................................................................ 5

AKTIVASI APLIKASI ................................................................................................................................................. 8

HALAMAN DEPAN ................................................................................................................................................. 10

LOGIN SYSTEM ....................................................................................................................................................... 11

ALUR PENGGUNAAN APLIKASI .............................................................................................................................. 12

MESIN ..................................................................................................................................................................... 15

Tambah Mesin .............................................................................................................................................. 15

Edit Mesin ..................................................................................................................................................... 17

Hapus Mesin ................................................................................................................................................. 18

Download Data dan Sidik Jari Karyawan ..................................................................................................... 19

Upload Data dan Sidik Jari Karyawan .......................................................................................................... 28Download Data Presensi Karyawan ............................................................................................................ 38

Ekspor Impor Data Presensi antar Aplikasi FTM ............................................................................... 45

Pengaturan .................................................................................................................................................... 47

KARYAWAN............................................................................................................................................................. 49

Pengaturan Departemen ............................................................................................................................. 49

Cabang dan Jabatan ..................................................................................................................................... 52

Tambah Data Karyawan ............................................................................................................................... 53

Ubah Data Karyawan .................................................................................................................................... 53

Hapus Data Karyawan .................................................................................................................................. 54

Impor Data Karyawan dari File Excel ........................................................................................................... 54


3/109


3

Memindahkan Karyawan ............................................................................................................................. 57

Membuat Jadwal Kerja Karyawan ............................................................................................................... 58

Memasukkan Izin Absensi ............................................................................................................................ 60

Menambahkan Izin Scan .............................................................................................................................. 61

Membuat Jadwal Per Karyawan .................................................................................................................. 63

Surat Perintah Lembur ................................................................................................................................. 65

Akses Laporan dari menu Karyawan ........................................................................................................... 66

Kalender Karyawan....................................................................................................................................... 67

JADWAL................................................................................................................................................................... 68

Shift................................................................................................................................................................ 68

Dasar Jadwal ................................................................................................................................................. 79

Libur Umum .................................................................................................................................................. 85

PENGATURAN ........................................................................................................................................................ 87

Cara Pemakaian ............................................................................................................................................ 87

Pengaturan Download Default ........................................................................................................... 87

Pengaturan Upload Default ................................................................................................................ 88

Pengaturan Download Presensi ........................................................................................................ 88

Pengaturan Realtime ......................................................................................................................... 89

Default Isian Shift ................................................................................................................................ 90

Pengaturan Shift .......................................................................................................................................... 91Pengaturan satu scan, terlambat dan pulang cepat ......................................................................... 91

Pengaturan Lembur ............................................................................................................................ 91


4/109


4

Pengaturan Istirahat Wajib................................................................................................................. 92

Hak Akses User ............................................................................................................................................. 93

Perhitungan Laporan .................................................................................................................................... 96

Indeks Lembur ..................................................................................................................................... 97

Database ....................................................................................................................................................... 98

Ubah bahasa ........................................................................................................................................ 98

Hapus Scanlog ..................................................................................................................................... 98

Pengaturan Database.......................................................................................................................... 98

Backup Database ................................................................................................................................. 100

Restore Database ................................................................................................................................ 101

Inisialisasi Database ............................................................................................................................ 102

LAPORAN ................................................................................................................................................................ 103

Proses Laporan ............................................................................................................................................. 103

Cetak Laporan ............................................................................................................................................... 104

Ekspor Laporan ............................................................................................................................................ 106

Desain Laporan ............................................................................................................................................. 107

REALTIME MONITORING ....................................................................................................................................... 108

FINGERSPOT WEBSITE & ONLINE SUPPORT ......................................................................................................... 109


5/109


5

Instalasi Aplikasi

Masukkan CD instalasi ke drive CD di komputer Anda.

Tunggu beberapa saat, menu Instalasi Fingerspot Time Management akan ditampilkan.

Klik tombol instalasi yang tersedia, kemudian ikuti petunjuk di layar. Pada halaman Select Additional Tasks, jika di komputer Anda belum terinstall MYSQL, maka tandai

Install Local MYSQL Server. Jika sudah terinstall, maka Anda bisa abaikan opsi ini.


6/109


6

Pada bagian akhir instalasi, Anda diminta untuk mengisi username dan password server serta nama

database yang akan dibuat. Isi sesuai keinginan, atau pilih opsi default.


7/109


7

Klik OK dan instalasi selesai.

.


8/109


8

Aktivasi Aplikasi

Aplikasi ini hanya bisa digunakan jika sudah dilakukan aktivasi. Pada saat pertama kali aplikasi dijalankan,

maka tampil form aktivasi berikut :


9/109


9

Isi SN sesuai dengan nomor seri (Serial Number) mesin yang Anda gunakan. Nomor Seri mesin biasanya

terletak di bagian belakang mesin.

Isi Kode Aktivasi sesuai dengan kode aktivasi yang ada di CD aplikasi ini.

Untuk pengisian yang lain sesuaikan dengan jenis mesin yang sedang Anda gunakan.

Klik Simpan dan jika kode aktivasi Anda benar, maka aplikasi sudah dapat dijalankan.


10/109


10

Halaman DepanHalaman depan menampilkan grafik jumlah karyawan yang terdaftar, jumlah scan seluruh karyawan hari ini

dan jumlah kehadiran per departemen. Jumlah kehadiran ini dihitung berdasarkan ada atau tidak adanya

scan karyawan pada hari ini. Pada jendela sebelah kanan bawah terlihat daftar mesin yang nantinya

digunakan untuk keperluan Realtime Monitoring atau melihat scan karyawan secara langsung.


11/109


11

Login System

Untuk dapat mengakses menu-menu yang ada di dalam aplikasi ini, Anda diwajibkan untuk login. Pada

halaman depan aplikasi, Anda klik tombol login yang terletak di sebelah kanan atas, akan tampil form login

seperti berikut :

Isi User name dan Passwordnya. Username default adalah admin sedangkan Passwordnya adalah kosong

(tidak ada). Setelah Anda login, Anda dapat mengubah atau menambahkan user baru beserta hak aksesnya

pada menu Pengaturan > Hak Akses User.


12/109


12

Alur Penggunaan Aplikasi

Aplikasi ini terdiri dari beberapa menu, diantaranya : Mesin, Karyawan, Jadwal, Pengaturan dan Laporan. Di

dalam menu-menu tersebut tersedia banyak operasi dan opsi. Untuk memudahkan para pengguna dalam

mengoperasikan aplikasi ini, maka akan dijelaskan alur standar penggunaan aplikasi. Tujuannya untuk

membantu memahami cara kerja dari aplikasi ini.

Alur penggunaan aplikasi dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Mendaftarkan karyawan di mesin

Karyawan yang akan menggunakan mesin absensi harus diregistrasikan atau didaftarkan terlebih

dahulu di mesin agar dapat dikenali oleh mesin. Registrasi dapat berupa registrasi jari, password

maupun kartu tergantung jenis mesin dan kebutuhan Anda. Cara registrasi karyawan di mesin dapat

dilihat pada buku manual mesin masing-masing.

2. Menambahkan mesin-mesin ke aplikasi

Pada saat aktivasi aplikasi, ada satu mesin yang langsung terdaftar, yaitu yang digunakan untuk aktivasi

aplikasi. Jika Anda menggunakan lebih dari satu mesin, maka semua mesin tersebut harus didaftarkan

atau ditambahkan dalam aplikasi melalui menu Mesin. (Hal. 15)

3. Download Karyawan dan Sidik Jarinya ke dalam aplikasi

Setelah karyawan diregistrasi pada mesin, maka data dan sidik jari karyawan tersebut harus didownload ke

dalam aplikasi. Langkah ini untuk mengambil data karyawan sekaligus mengamankan sidik jari yang tersimpan

di dalam mesin ke dalam aplikasi. Jika terjadi kerusakan mesin di kemudian hari, maka data dan sidik jari

karyawan masih tersimpan di dalam database aplikasi dan dapat diupload balik ke mesin. Data karyawan yang

didownload secara otomatis akan mengisi daftar karyawan pada menu karyawan. (Hal. 19)


13/109


13

4. Melengkapi data karyawan

Data karyawan yang berasal dari mesin akan menempati induk departemen sehingga harus

dipindahkan ke departemen masing-masing. Ada beberapa mesin yang tidak dapat input nama dari

mesin sehingga data karyawan yang masuk ke aplikasi tanpa nama untuk itu perlu dilengkapi. Data-

data karyawan yang lain seperti alamat, jenis kelamin dan lain-lain perlu Anda lengkapi sesuai dengandata karyawan bersangkutan. (Hal. 53)

5. Upload data karyawan ke mesin

Langkah ini untuk melengkapi data karyawan di mesin, misalnya untuk memberi nama, agar pada saat

proses absensi/verfikasi muncul nama karyawan tersebut, karena pada beberapa mesin yang tidak

dilengkapi T9 keypad tidak bisa memasukkan nama secara langsung di mesin. (Hal. 28)

6.

Mengatur Shift dan Jadwal Karyawan

Shift berisi jam kerja yang merupakan rumus dari penghitungan absensi karyawan, oleh karena itu

harus dibuat dengan benar. Setelah shift dibuat kemudian dirangkai dalam Dasar Jadwal. Dasar jadwal

inilah yang nantinya akan melekat pada masing-masing karyawan. Pembuatan shift dan jadwal dapat

dilihat pada Hal. 69 sedangkan cara melekatkan jadwal ke karyawan dapat dilihat pada Hal. 58.

7. Download data presensi dari mesin ke aplikasi

Data presensi yang sudah terkumpul di mesin harus didownload ke aplikasi untuk selanjutnya

mengalami penghitungan, kecuali jika Anda menggunakan fasilitas realtime, maka data presensi akan

langsung masuk ke dalam aplikasi secara langsung pada saat karyawan melakukan scan. (Hal. 38)


14/109


14

8. Memasukkan data-data izin

Jika ada karyawan yang melakukan izin tidak masuk maupun izin karena lupa scan, maka izin-izin ini

perlu dimasukkan ke dalam aplikasi sebagai pelengkap data presensi sebelum dihitung. Data presensi

dan data-data izin inilah yang nantinya dihitung dan dijadikan laporan kehadiran karyawan. (Hal 60-61).

9.

Membuat laporan.

Langkah terakhir adalah membuat laporan dari data presensi dan data izin yang sudah dimasukkan

sebelumnya. Data akan dihitung berdasarkan Jam Kerja dan aturan-aturan lain yang sebelumnya sudah

dibuat. (Hal 103).


15/109


15

MESIN

Pada menu ini, Anda dapat menambah, mengubah dan menghapus mesin. Dalam menu ini pula Anda dapat

melakukan download karyawan, upload karyawan, download data presensi maupun melihat data yang ada

di mesin.

Tambah Mesin

Pada saat aktivasi aplikasi, Anda sudah menambahkan

satu mesin. Jika menggunakan lebih dari satu mesin,

maka Anda dapat menambahkan mesin selanjutnya.

Setiap mesin yang akan ditambahkan harus disertai

dengan kode aktivasi masing-masing, karena jika tidak

ada kode aktivasinya, maka mesin tidak bisa

ditambahkan. Untuk menambah mesin, ikuti langkah-

langkah berikut ini :

Pilih menu Mesin.

Klik tombol Tambah dan halaman disamping

akan tampil.

Isi SN sesuai dengan nomor seri mesin yang

Anda gunakan.

Isi Kode Aktivasi sesuai dengan kode aktivasi

yang ada di CD aplikasi ini. Untuk pengisian yang lain sesuaikan dengan jenis mesin yang sedang Anda gunakan.

Klik Simpan untuk menyimpan penambahan mesin.


16/109


16

Keterangan :

SN: Nomor seri mesin, sudah tertera di

badan mesin.

Kode Aktivasi : Kode yang dibuat

khusus untuk mengaktifkan mesin.

Nama Mesin : Isi dengan nama mesin,

jika nama mesin sama, gunakan tanda

yang mudah diingat.

Koneksi : Tipe koneksi yang digunakan

mesin.

IP Adress : Alamat IP dari mesin,

default 192.168.1.201.

Port : Port yang digunakan mesin. Password : Password koneksi,

password ini harus sama dengan yang

diisi di mesin agar mesin dapat

terkoneksi dengan aplikasi.

No Mesin : Nomor dari mesin.

Auto download data presensi : Untuk mengatur waktu download presensi otomatis mesin

bersangkutan. Misalkan di-isi '09:00 18:00' berarti pada jam 09.00 mesin akan melakukan download

data presensi secara otomatis, kemudian akan mengulangi lagi pada jam 18:00.


17/109


17

Edit Mesin

Jika terjadi kesalahan isi pada saat menambahkan

mesin, maka Anda dapat mengeditnya, kecuali SN

dan Kode Aktivasi yang memang tidak dapat diedit

karena seharusnya jika salah memasukkan keduadata ini mesin tidak akan bisa ditambahkan.

Pilih menu Mesin.

Pilih mesin yang akan diedit dengan menandai

checkbox yang tersedia (hanya boleh pilih

satu), lalu Klik tombol Ubah. Halaman

disamping akan tampil.

Ubah isian yang akan diubah, misalnya IPAdress diubah menjadi 192.168.1.202 dari

yang sebelumnya 192.168.1.201, kemudian

simpankembali.


18/109


18

Hapus Mesin

Jika ada salah satu mesin yang sudah tidak digunakan lagi, Anda dapat menghapusnya dari daftar mesin.

Pilih menu Mesin.

Pilih mesin yang akan dihapus dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih darisatu). Lalu klik tombol Hapus. Form konfirmasi hapus berikut akan tampil.

Klik OKjika Anda yakin untuk menghapus, klik Cancel untuk membatalkan.


19/109


19

Download Data dan Sidik Jari Karyawan

Setelah karyawan diregistrasi pada mesin, maka data dan sidik jari karyawan tersebut harus didownload ke

dalam aplikasi. Langkah ini untuk mengambil data karyawan sekaligus mengamankan sidik jari yang ada di

mesin ke dalam aplikasi. Jika terjadi kerusakan mesin di kemudian hari, maka data dan sidik jari karyawan

masih tersimpan di dalam database aplikasi dan dapat diupload balik ke mesin. Cara download karyawanadalah sebagai berikut :

Pilih menu Mesin.

Pilih mesin yang akan didownload datanya

dengan menandai checkbox di sebelah kiri

nama mesin (bisa lebih dari satu).

Klik tombol Download User. Halaman

disamping akan tampil.Tersedia tiga pilihan cara download (sesuaikan

dengan mesin Anda), yaitu melalui mesin,

melalui web dan melalui flashdisk.

Melalui mesin

Pilihan ini Anda pilih jika mesin dan aplikasi

terkoneksi melalui kabel LAN atau serial. Anda

hanya tinggal klik tombol Melalui mesinkemudian tunggu hingga proses download

karyawan selesai.


20/109


20

Melalui web

Pilihan ini Anda pilih jika menggunakan file download dari website Fingerspot. Anda hanya perlu

menentukan dimana file yang Anda download dari web.


21/109


21

Melalui flash disk

Pilihan ini dipilih jika Anda menggunakan media USB flashdisk untuk transfer data dari mesin ke aplikasi

dan sebaliknya. Sebelum memilih tombol ini, pastikan Anda sudah memasang flash disk ke komputer.

Pastikan juga flashdisk berisi data karyawan yang telah didownload dari mesin. Cara download data

karyawan menggunakan flash disk dari mesin dapat Anda baca pada buku manual mesin masing-

masing.

Setelah Anda memasang flash disk pada komputer, klik tombol Melalui flash disk, tampilan berikut

akan muncul.


22/109


22

Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buah flash disk yang terpasang Anda harus menentukan flash

disk yang mana yang ada data karyawannya. Jika flash disk yang terpasang hanya satu, maka aplikasi

secara otomatis akan memilihkan untuk Anda. Kemudian pilih displaydari mesin apakah hitam putih

(black white) atau berwarna (TFT). Kemudian pilih OK dan tunggu sampai proses selesai.

Karyawan yang didownload adalah semua karyawan. Jika Anda menghendaki hanya downloadkaryawan yang baru ditambahkan saja atau karyawan lama saja, maka Anda dapat mengubah opsinya

di menu Pengaturan > Cara Pemakaian > Pilihan Simple > Pengaturan Download Default.


23/109


23

Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan download yang

lebih banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah mode

tampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Anda

kembali ke menu Mesin untuk melakukan download karyawan.

Cara download karyawan dalam tampilanadvanceadalah sebagai berikut :

Pilih menu Mesin.

Pilih mesin yang akan didownload

datanya dengan menandai

checkbox di sebelah kiri nama

mesin (bisa lebih dari satu).

Klik tombol Download User.

Halaman disamping akan tampil. Jika Anda menggunakan koneksi

kabel, maka pilih tombol Browse

Mesin untuk menampilkan

karyawan yang ada di mesin.

Karyawan yang terdaftar di mesin

yang sudah ada pula di database

akan ditampilkan di jendela sebelah

kiri sedangkan yang belum ada didatabase akan ditampilkan di

sebelah kanan.


24/109


24

Pilih karyawan yang akan didownload datanya kemudian klik tombol Simpan ke database.


25/109


25

Keterangan :

Kunci mesin : Opsi untuk mengunci mesin pada saat download karyawan berlangsung agar mesin tidak

digunakan untuk scan.

Tampilkan jumlah FP : Opsi untuk menampilkan jumlah sidik jari karyawan yang ada di mesin pada

kolom FP (fingerprint).

Sertakan FP : Opsi untuk menyertakan sidik jari pada saat download karyawan. Jika opsi ini dimatikan,

maka data karyawan yang didownload tanpa sidik jari. Opsi ini juga berlaku untuk download melalui

web dan melalui flash disk.

Proses cepat (untuk FP banyak) :Jika jumlah karyawan yang didownload banyak, maka sebaiknya opsi

ini dipilih, karena aplikasi akan menggunakan teknik yang berbeda dan lebih cepat jika karyawan yang

didownload banyak.

Tumpuk data lama : Jika diaktifkan, maka data yang berbeda di mesin akan menumpuk data yang

sudah ada di database, termasuk di dalamnya Alias (nama karyawan di mesin), password, hak akses

karyawan di mesin, nomor kartu RFID, dan sidik jari (FP). Opsi ini juga berlaku untuk download melalui

web dan melalui flash disk.


26/109


26

Jika Anda menggunakan Flash disk, pilih tombol Browse Flash Disk

kemudian tentukan dimana file hasil download flash disk dari mesin

disimpan. Klik tombol OK.

Selanjutnya pilih display dan algoritma sidik jari yang digunakan oleh

mesin. Untuk versi algoritma, Anda dapat melihatnya di mesin. Sebagai

contoh mesin Anda mempunyai layar warna dengan versi algoritma

sidik jari VX.10.0, maka Anda pilih display TFT dan Algoritma sidik jari

VX10.0.

Klik OKuntuk proses download.

Pilih karyawan yang akan dimasukkan datanya kemudian klik tombol Simpan ke database.

d


27/109


27

.

Data karyawan yang telah didownload akan mengisi daftar karyawan pada menu Karyawan untukselanjutnya diatur dan dilengkapi datanya.

Fi t Ti M t U G id


28/109


28

Upload Data dan Sidik Jari Karyawan

Jika di dalam mesin sudah ada data karyawannya, upload data karyawan ini berguna untuk melengkapi data

karyawan di mesin, misalnya untuk memberi nama, agar pada saat proses absensi muncul nama karyawan

tersebut di layar mesin, karena pada beberapa mesin yang tidak dilengkapi T9 keypad tidak bisa

memasukkan nama secara langsung di mesin. Jika mesin dalam kondisi kosong, maka upload data karyawandimaksudkan untuk mengisi mesin yang kosong tadi dengan data karyawan yang dipilih. Upload bisa hanya

berupa informasi karyawan (alias, hak akses dll), bisa juga beserta sidik jarinya. Upload dapat dilakukan

melalui kabel jaringan, serial atau USB kabel maupun melalui flash disk tergantung dari koneksi yang

digunakan oleh mesin. Berikut cara upload data

karyawan ke mesin :

Pilih menu Mesin.

Pilih mesin yang akan diupload datanyadengan menandai checkbox di sebelah kiri

nama mesin (bisa lebih dari satu).

Klik tombol Upload User. Halaman di samping

akan tampil.



29/109


29

Pilih karyawan yang akan diupload lalu tekan tombol OK. Halaman berikut akan tampil.



30/109

Fingerspot Time Management User s Guide

30

Jika mesin terkoneksi dengan kabel, pilih Melalui mesin. Kemudian tunggu hingga proses upload

selesai.



31/109


31

Jika upload data melalui Flash disk, pilih melalui flash disk. Pastikan flash disk sudah terpasang pada

komputer.

Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buah flash disk yang terpasang Anda harus menentukan flash

disk yang akan diisi data karyawan. Jika flash disk yang terpasang hanya satu, maka aplikasi secara

otomatis akan memilihkan untuk Anda. Kemudian pilih displaydari mesin apakah hitam putih (black

white) atau berwarna (TFT). Pilih juga versi algoritma sidik jari yang digunakan mesin. Untuk versialgoritma ini Anda bisa cek di daftar karyawan pada menu Karyawan, yaitu pada kolom FP9 atau FP10.

Selanjutnya pilih OK dan tunggu sampai proses upload selesai.

Data yang sudah masuk ke dalam flash disk dapat diupload ke mesin. Cara upload ke mesin

menggunakan flash disk silahkan dibaca di buku manual mesin bersangkutan.



32/109


32

Karyawan yang diupload adalah karyawan karyawan yang dicentang atau dipilih. Jika Anda menghendaki

pilihan yang lain, maka Anda dapat mengubah opsinya di menu Pengaturan > Cara Pemakaian > Pilihan

Simple > Pengaturan Upload Default.

Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan upload yang lebih

banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah modetampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Anda

kembali ke menu Mesin untuk melakukan upload karyawan.

Cara upload karyawan dalam tampilan advance adalah sebagai berikut :

Pilih menu Mesin.

Pilih mesin yang akan diupload datanya dengan

menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa

lebih dari satu). Klik tombol Upload User. Halaman disamping akan

tampil.

Pilih karyawan yang ada di jendela sebelah kiri,

kemudian pindahkan ke jendela sebelah kanan

dengan menggunakan tombol >.

Di bawah jendela sebelah kanan, Anda dapat memilih

opsi yang tersedia :

Sertakan FP : Opsi dipilih jika ingin upload informasikaryawan beserta sidik jarinya.

FP Saja :Opsi ini dipilih jika hanya PIN dan sidik jari



33/109


33

(FP) karyawan yang akan diupload. Informasi lain seperti alias, hak akses, password, nomor kartu RFID

dan lain-lain tidak akan diupload.

User yang memiliki FP saja :Opsi ini berarti hanya karyawan yang memiliki sidik jari saja yang diupload.

Karyawan yang tidak memiliki sidik jari tidak akan diupload, meskipun telah dipilih sebelumnya.

Di bawah pilihan upload melalui, terdapat tiga pilihan, yaitu :

Mesin

Pilihan digunakan jika mesin dan aplikasi terhubung dengan kabel jaringan, serial maupun USB. Setelah

Anda memilih mesin, kemudian tekan tombol Upload. Tunggu hingga proses upload selesai.



34/109

g p g

34

Catatan : Opsi kunci mesin digunakan jika menginginkan aplikasi mengunci mesin pada saat proses

upload sedang berlangsung agar mesin tidak dapat digunakan scan pada saat proses

berlangsung.

Web

Pilihan ini digunakan jika Anda akan meng-upload

karyawan ke mesin melalui website yang disediakan

Fingerspot. Setelah Anda memilih web, pilih versi

algoritma sidik jari yang digunakan mesin, pilihannya

adalah VX9.0 dan VX10.0. Lalu tekan tombol Upload.

Tentukan dimana file yang akan diupload diletakkan.Misalnya di Desktop. Setelah proses selesai, Anda dapat

memeriksa di Dekstop komputer Anda telah ada dua

buah file dengan nama userinfo.findan template.fin. File-

file inilah yang nantinya diupload melalui web. Cara

upload ke web bisa dibaca pada manual penggunaan web

bersangkutan.



35/109

35

Flash disk

Pilihan ini digunakanjika Anda akan meng-upload karyawan ke

mesin melalui flash disk. Setelah Anda memilih flash disk,

langkah selanjutnya adalah memilih display dan versi algoritma

sidik jari (FP) yang digunakan mesin. Black White untuk mesin

dengan layar hitam putih, TFT untuk layar warna. Versialgoritma yang digunakan karyawan bisa dilihat di menu

Karyawan pada kolom FP9 dan FP10, atau bisa dicek langsung

di mesin.

Setelah Anda memilih display dan algoritma sidik jari, Anda

tekan tombol Upload.

Tentukan dimana file akan diletakkan. Anda dapat meletakkanlangsung di drive flash disk atau di hard disk Anda. Kemudian

upload file tersebut ke mesin melalui flash disk yang di

dalamnya sudah terdapat file hasil upload dari aplikasi. Cara

upload ke mesin bisa dibaca pada manual mesin masing-

masing.



36/109

36

Selain upload data karyawan, pada halaman upload advance ini, Anda juga dapat menghapus karyawan yang

ada di mesin. Fasilitas ini letakkan di sebelah kiri bawah halaman.

Cara menghapus karyawan di mesin melalui halaman upload adalah sebagai berikut :

Pilih menu Mesin.

Pilih mesin yang akan diupload datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa

lebih dari satu).

Klik tombol Upload User. Halaman berikut akan tampil.



37/109

37

..

Pilih karyawan yang akan di hapus di

jendela sebelah kiri, kemudian pindahkan

ke jendela sebelah kanan dengan

menggunakan tombol >.

Tekan tombol Hapus data di mesin yang

terletak di sebelah kiri bawah halaman ini

untuk proses hapus. Opsi yang tersedia

untuk hapus data karyawan ini adalah :

FP Saja : hanya data FP (Fingerprint) alias sidik

jari karyawan terpilih yang akan dihapus.

Password saja : hanya password karyawan di

mesin yang akan dihapus.Jika kedua pilihan di atas tidak dipilih, maka

aplikasi akan menghapus seluruh data karyawan

terpilih termasuk sidik jari (FP), password,

maupun data yang lain.

Hapus juga di database : data karyawan yang sudah ada di database akan ikut terhapus bersamaan

dengan data karyawan yang ada di mesin.

Kunci mesin :digunakan untuk mengunci mesin saat proses hapus berlangsung.



38/109

38

Download Data Presensi Karyawan

Data presensi yang sudah terkumpul di mesin harus didownload ke aplikasi untuk selanjutnya mengalami

penghitungan, kecuali jika Anda menggunakan fasilitas realtime, maka data presensi akan langsung masuk ke

dalam aplikasi secara langsung pada saat karyawan melakukan scan.

Download data presensi dilakukan pada saat Anda akan melakukan perhitungan absensi karyawan atau Anda

jadwalkan secara teratur melalui download otomatis yang bisa Anda isikan pada isian tambah mesin. Hal lain

yang perlu Anda perhatikan adalah kapasitas tampung mesin. Setiap mesin mempunyai kapasitas

penyimpanan yang berbeda. Jika kapasitas sudah penuh, maka karyawan Anda tidak dapat melakukan scan

lagi. Oleh karena itu perlu dilakukan proses pengecekan data presensi yang sudah ada di mesin. Anda dapat

memeriksa jumlah data presensi di mesin melalui menu Mesin > Pengaturan > Informasi Mesin. Jika data

presensi sudah mendekati daya tampung maksimal mesin, sebaiknya segera Anda download data presensi

tersebut dan kemudian hapus data presensi yang ada di mesin agar dapat digunakan scan kembali oleh

karyawan Anda. Untuk menghapus data presensi dapat dilakukan melalui menu Mesin > Pengaturan >

Hapus semua data presensi saja di mesin atau Anda dapat menghapusnya langsung melalui mesin.

Cara download data presensi karyawan dari mesin adalah sebaga berikut :

Pilih menu Mesin.

Pilih mesin yang akan didownload datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa

lebih dari satu).

Klik tombol Download Presensi. Halaman berikut akan tampil.



39/109

39

Tersedia tiga pilihan, yaitu Melalui mesin, Melalui web dan Melalui flashdisk.



40/109

40

Melalui mesin

Pilihan ini Anda pilih jika mesin dan aplikasi terkoneksi melalui kabel LAN, serial dan USB. Anda hanya

tinggal klik tombol Melalui mesin kemudian tunggu hingga proses download presensi selesai.



41/109

41

Melalui web

Pilihan ini Anda pilih jika menggunakan file download dari website Fingerspot. Anda hanya perlu

menentukan dimana file yang Anda download dari web.



42/109

42

Melalui flash disk

Pilihan ini dipilih jika Anda menggunakan media flashdisk untuk transfer data presensi dari mesin ke

aplikasi. Sebelum memilih tombol ini, pastikan Anda sudah memasang flash disk yang berisi data

presensi dari mesin ke komputer. Cara download data presensi menggunakan flash disk dari mesin ke

flash disk dapat Anda baca pada manual mesin masing-masing.

Setelah Anda memasang flash disk pada komputer, klik tombol melalui flash disk, tampilan berikut

akan muncul.

Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buah

flash disk yang terpasang Anda harus

menentukan flash disk yang mana yang ada

datanya. Jika flash disk yang terpasang hanya

satu, maka aplikasi secara otomatis akan

memilihkan untuk Anda. Kemudian pilih display dari mesin apakah hitam putih (black white) atau

berwarna (TFT). Kemudian pilih OK dan tunggu

sampai proses selesai.

Data presensi yang didownload adalah semua

data. Jika Anda menghendaki hanya download

data terbaru saja atau opsi yang lain, maka Anda

dapat mengubah opsinya di menu Pengaturan >Cara Pemakaian > Pilihan Simple > Pengaturan

Download Presensi.



43/109

43

Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan download yang



kembali ke menu Mesin untuk melakukan download presensi.

Cara download presensi dalam tampilan advance adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin.

Pilih mesin yang akan didownload datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa

lebih dari satu).

Klik tombol Download Presensi. Halaman berikut akan tampil.



44/109

44

Jika Anda menggunakan koneksi kabel, maka pilih tombol Download melalui mesin untuk mulai

download data presensi karyawan. Tetapi sebelumnya Anda dapat memilih opsi yang tersedia :

Download terbaru saja : hanya download data yang belum pernah didownload sebelum tanggal

tercantum.

Download mulai tanggal :download data mulai tanggal tercantum sampai saat didownload.Download semua data :

download seluruh data yang

tersimpan di mesin.

Tambahkan PIN baru ke

database : Jika ada data presensi

karyawan yang karyawan

tersebut belum terdaftar di

aplikasi, maka setelah download

presensi, aplikasi akan

menambahkan data karyawan

tersebut ke daftar karyawan.

Kunci mesin : Opsi untuk

mengunci mesin pada saat

download presensi berlangsung

agar mesin tidak digunakan untuk

scan.



45/109

45

Jika Anda download data presensi dari Web, maka pilih tombol

Download melalui web. Tentukan dimana file hasil download dari

web disimpan. Klik tombol OK dan tunggu proses hingga selesai.

Jika Anda menggunakan Flash disk, pilih tombol Download melalui

Flash Disk kemudian pilih jenis layar mesin, selanjutnya tentukandimana file hasil download flash disk dari mesin disimpan. Klik

tombol OK dan tunggu proses hingga selesai

Ekspor Impor Data Presensi antar Aplikasi FTM

Dalam aplikasi ini, Anda dapat melakukan ekspor dan impor data presensi antar aplikasi FTM. Hal seperti ini

dibutuhkan jika Anda menginginkan transfer data presensi dari kantor cabang lain yang belum mempunya

fasilitas jaringan dan Anda menghendaki kiriman data dalam bentuk file. File yang akan diimpor adalah file

hasil ekspor aplikasi FTM. Sebenarnya Anda dapat meminta file yang didownload langsung dari mesin

menggunakan flashdisk, tetapi ada beberapa jenis mesin yang tidak mempunyai fasilitas download upload

menggunakan media flashdisk. Oleh karena itu, Anda dapat memanfaatkan fasilitas ekspor impor data

presensi yang ada dalam aplikasi ini.

1. Ekspor Data Presensi

Ekspor data presensi dilakukan melalui menu Laporan. pada menu Laporan, pilih Tab Perhitungan

Absensi, kemudian pilih tab Data Scan. Tentukan rentang tanggal data yang akan diekspor. Pilih format



46/109

46

ekspor data WEB pada bagian format eksport, kemudian klik tombol Export. Anda akan diminta untuk

menyimpan file hasil ekspor. File inilah yang nantinya akan diimpor.

2. Impor Data Presensi

Impor data presensi dilakukan melalui menu Mesin, yaitu pada sub menu Download Presensi. Impor

dilakukan melalui pilihan Web, sama seperti ketika Anda download data presensi melalui web. Setelah

Anda klik tombol Download melaui web, Anda akan diminta menentukan dimana file hasil ekspor

disimpan.


P


47/109

47

Pengaturan

Menu ini digunakan untuk melihat informasi mesin melalui aplikasi. Tersedia juga beberapa perintah

terhadap mesin yang bisa dilakukan dari aplikasi.

Pilih menu Mesin.

Pilih mesin yang akan dilihat dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih dari satu). Klik tombol Pengaturan. Halaman berikut akan tampil.


Ad b b t b l d h l i i it


48/109

48

Ada beberapa tombol pada halaman ini, yaitu :

Informasi Mesin : untuk menampilkan jumlah user, jumlah FP (sidik jari), dan jumlah data

presensi yang ada di mesin.

Ubah Waktu Mesin: untuk mengubah waktu di mesin sesuai dengan waktu di komputer.

Restart Mesin: untuk merestart mesin. Hapus Administrator : mengubah hak akses user dari admin ke user biasa. Admin adalah

karyawan yang berhak untuk akses menu mesin, sedangkan user biasa hanya bisa melakukan

verifikasi atau absen saja.

Hapus Semua Data User Di Mesin : Untuk menghapus seluruh data karyawan di mesin.

Hapus Semua Data Presensi: Untuk menghapus seluruh data presensi (data scan) di mesin.

Hapus Semua Data Operasional Mesin: Untuk menghapus catatan pemakaian mesin oleh admin.

Hapus Semua Data: untuk menghapus seluruh data di mesin meliputi user, presensi, dan

operasional.


KARYAWAN


49/109

49

KARYAWAN

Pengaturan Departemen

Pilih menu Karyawan kemudian klik tombol Departemen yang ada di sebelah kanan bawah halaman menu

karyawan ini. Tampilan berikut akan tampil :


Terlihat sudah terdapat nama departemen Induk dengan nama Fingerspot Anda dapat mengganti dengan


50/109

50

Terlihat sudah terdapat nama departemen Induk dengan nama Fingerspot. Anda dapat mengganti dengan

nama perusahaan atau nama kantor cabang perusahaan Anda dengan memilih nama departemen induk

tersebut kemudian klik tombol Edit. Ganti namanya kemudian klik OK.

Untuk menambah departemen di bawah nama

departemen induk, pilih nama departemen induk lalu klik

tombol Add. Isi nama departemen kemudian klik OK.

Untuk menambah sub departemen, pilih departemen

induknya lalu klik tombol Add, isi nama sub departemen

kemudian klik OK.



51/109

51

Jika ingin mengubah nama departemen, Anda pilih departemen bersangkutan kemudian klik tombol Edit ,

ubah nama departemen lalu klik OK. Jika Anda ingin menghapus departemen, pilih departemen

bersangkutan kemudian klik tombol Hapus lalu OK untuk konfirmasi .


Cabang dan Jabatan


52/109

52

Cabang dan Jabatan

Pengaturan Cabang dan Jabatan sama dengan operasional pada Pengaturan Departemen, hanya saja Anda

tidak bisa membuat sub seperti pada departemen. Anda hanya dapat membuat daftar cabang atau daftar

jabatan.


Tambah Data Karyawan


53/109

53

Tambah Data Karyawan

Karyawan dapat ditambahkan secara manual maupun ditambahkan dari mesin melalui proses download

karyawan. Jika karyawan ditambahkan melalui proses download karyawan dari mesin, langkah selanjutnya

adalah melengkapi datanya dengan tombol Ubah. Kemudian Anda pindahkan ke departemen masing-masing

menggunakan tombol Pindah. Tentunya daftar departemen telah Anda tambahkan sebelumnya.

Jika Anda ingin menambahkan karyawan

secara manual, maka Anda masuk ke menu

Karyawan kemudian klik tombol Tambah. Isi

sesuai dengan data karyawan yang ada

terutama PIN, NIK, Nama dan Alias (nama di

mesin), lalu klik tombol Simpan

Ubah Data Karyawan

Jika ada data karyawan yang akan diubah

datanya, masuk ke menu Karyawan, pilih

karyawan yang akan diubah dengan

menandai pada checkbox yang ada di

sebelah kiri karyawan, kemudian klik tombol

Ubah. Lakukan pengubahan seperlunya dan

simpan kembali.


Hapus Data Karyawan


54/109

54

p y

Karyawan yang sudah tidak diperlukan lagi datanya dapat Anda hapus dari daftar karyawan. Caranya masuk

ke menu Karyawan, pilih karyawan yang akan dihapus dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri

karyawan, kemudian klik tombol Hapus. Tekan OKjika muncul konfirmasi untuk menghapus.

Impor Data Karyawan dari File Excel

Impor data karyawan melalui file excel disediakan untuk memudahkan pengisian daftar karyawan apalagi

jika jumlah karyawan yang akan dimasukkan banyak. Berikut cara mengisi data karyawan menggunakan file

excel :

Siapkan file daftar karyawan dalam format excel.

Pilih menu Karyawan. Klik tombol Impor Xls halaman berikut akan tampil :



55/109

55

Browse file excel yang telah sebelumnya disiapkan

Cocokkan kolom yang ada di kiri dengan kolom dari tampilan file Excel



56/109

56

Klik tombol Impor

Catatan : Opsi tumpuk datadigunakan untuk menumpuk data yang sudah ada di daftar karyawan dengan

data dari excel jika ditemukan kesamaan PIN.


Memindahkan Karyawan


57/109

57

Jika Anda menambahkan karyawan melalui download dari mesin maupun menggunakan Impor Xls, maka

seluruh karyawan akan menempati induk departemen. Untuk itu perlu dipindahkan ke departemen masing-

masing. Untuk memindahkan karyawan, pilih karyawan yang akan dipindahkan, kemudian tekan tombol

Pindah. Setelah form pindah departemen muncul, pilih departemen yang dikehendaki, kemudian Simpan.


Membuat Jadwal Kerja Karyawan


58/109

58

Setelah Anda menentukan jam kerja, shift dan merangkai shift tersebut tersebut dalam suatu dasar jadwal

maka selanjutnya Anda menentukan dasar jadwal tersebut akan dijalani oleh karyawan yang mana.

Pembuatan shift dan dasar jadwal dapat Anda lihat pada halaman 69.

Jadwal kerja dapat ditentukan untuk semua karyawan, per departemen ataupun per karyawan. Anda dapat

memanfaatkan fasilitas filter pada daftar karyawan di menu Karyawan. Pada menu Karyawan juga tersedia

fasilitas Tampung yang dapat digunakan untuk menyimpan karyawan yang dipilih kemudian mencari

karyawan berikutnya dan menyimpannya lagi ke dalam tampung. Fasilitas ini juga memungkinkan Anda

menggunakan daftar di dalamnya berkali-kali tanpa harus memilih karyawan lagi.

Berikut cara untuk menjadwalkan karyawan :

Masuk ke menu Karyawan.

Pilih karyawan yang akan dibuatkan jadwal dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.

Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandai

checkbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampung

untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan dibuatkan jadwal lalu klik tampung

lagi.

Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Dasar jadwal. Halaman berikut akan tampil.


Pilih dasar jadwal yang tersedia. Tentukan Tgl Mulai


59/109

59

berlakunya jadwal tersebut. Klik Simpan.

Jadwal akan berlaku sejak tanggal mulai yang ditentukan

tanpa ada batas akhirnya. Jadwal akan berakhir jika Anda

membuat jadwal baru. Jadi batas berlakunya jadwal

pertama adalah tanggal mulai jadwal kedua. Batas

berlakunya jadwal kedua adalah tanggal mulai jadwal ketiga

dan seterusnya.

Misalnya jadwal reguler teknisi dimulai tanggal 1

Desember 2011. Jadwal ini akan berakhir pada tanggal 31

Desember 2011 karena ada jadwal baru puasa yang

dimulai tanggal 1 Januari 2012. Jadwal puasa ini juga akan

berakhir pada tanggal 31 Januari 2012 karena karyawanmenggunakan jadwal teknisi kembali mulai tanggal 1

Februari 2012.


Memasukkan Izin Absensi


60/109

60

Jika ada satu atau sebagian karyawan yang izin tidak masuk karena alasan tertentu, maka Anda dapat

menambahkan izin tersebut.


Pilih karyawan yang akan ditambahkan izin


karyawan.

Jika Anda ingin menggunakan fasilitas

Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini

dengan menandai checkbox yang ada di

sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan

kemudian klik tombol Tampung untuk memilih

karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yangakan dimasukkan izinnya lalu klik tampung

lagi. Fasilitas ini optional, Anda dapat

menggunakannnya ataupun tidak.

Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol

Izin Absensi. Halaman disamping akan tampil.

Tentukan jenis izin, tanggal dan keterangan.

Klik Simpan.


Menambahkan Izin Scan


61/109

61

Jika salah satu atau sebagian karyawan lupa melakukan scan dan ingin Anda tambahi scan tersebut di menu

ini, maka Anda dapat menambahkan scan yang terlupa tersebut. Pada sub menu Izin Scan, Anda juga dapat

memasukkan izin datang terlambat, izin pulang cepat dan izin tidak istirahat.

Untuk izin lupa scan dan tambah scan, maka aplikasi akan menambahkan scan yang tidak ada. Sedangkan

untuk izin terlambat dan pulang cepat, maka aplikasi akan menghilangkan nilai telambat dan pulang cepat

dari karyawan yang mengalami keterlambatan maupun pulang sebelum waktunya tersebut.

Sementara itu izin tidak istirahat digunakan untuk karyawan yang terpaksa tidak bisa istirahat karena ada

kewajiban yang harus diselesaikan. Dengan izin tersebut, maka durasi jam kerja si karyawan tidak akan

dipotong. Izin tidak istirahat ini digunakan hanya jika pada shift digunakan jenis Istirahat Wajib.

Cara menambahkan Izin Scan adalah sebagai berikut : Masuk ke menu Karyawan.

Pilih karyawan yang akan ditambahkan izin dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.



untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan ditambahkan izin lalu klik tampung

lagi. Fasilitas ini optional, Anda dapat menggunakannnya ataupun tidak.

Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Izin Scan. Halaman berikut akan tampil.



62/109

62

Tentukan jenis, tanggal dan keterangan. Klik Simpan.


Membuat Jadwal Per Karyawan


63/109

63

Sebelumnya sudah dijelaskan tentang cara membuat jadwal dengan dasar jadwal. Dasar jadwal mempunyai

rotasi yang berurutan, mempunyai pola tertentu dan shift-shift yang berada di dalamnya dapat berlaku

secara otomatis. Tetapi pada kondisi jam kerja yang tidak beraturan polanya, maka Anda tidak dapat

menggunakan dasar jadwal. Oleh karena itu, aplikasi ini menyediakan cara membuat jadwal secara manual.Di sini Anda dapat menentukan jadwal karyawan per tanggal. Anda dapat menentukan pada tanggal ini

karyawan menggunakan shift ini. Jadwal ini dibuat berdasarkan jadwal yang dibuat oleh perusahaan.

Jadwal per Karyawan ini dapat Anda gunakan sebagai jadwal utama atau sebagai alat bantu pada kondisi

tertentu. Jika Anda menggunakannya sebagai jadwal utama, maka Anda tidak perlu memasukkan dasar

jadwal pada karyawan. Tetapi jika Anda menggunakannya sebagai alat bantu dan digunakan pada saat-saat

tertentu saja, maka Anda tetap wajib menentukan dasar jadwal pada karyawan.

Jadwal per Karyawan ini mempunyai prioritas lebih tinggi daripada dasar jadwal. Jadi aplikasi akanmemeriksa terlebih dahulu, apakah pada hari tertentu terdapat Jadwal per Karyawan atau tidak. Jika ada

maka aplikasi akan memproses data presensi berdasarkan jadwal per karyawan ini dan mengabaikan dasar

jadwal. Tetapi jika tidak ada, maka aplikasi akan memproses berdasarkan dasar jadwal.

Cara membuat jadwal per karyawan adalah sebagai berikut :


Pilih karyawan yang akan dibuatkan jadwal dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.

jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandaicheckbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampung


untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan dibuatkan jadwal lalu klik tampung

lagi Fasilitas ini optional Anda dapat menggunakannnya ataupun tidak


64/109

64


Setelah selesai memilih

karyawan, klik tombol Jadwal

Karyawan. Halaman berikut

akan tampil.

Pilih area yang akan diisi shift,

kemudian arahkan pointer

mouse ke sebelah kanan.

Daftar shift akan muncul. Pilih

salah satu shift dengan klik

dua kali atau double click.

Kode shift yang dipilih akan

tampil pada area yang dipilih.

Klik Simpan.

Catatan :

- Anda juga bisa melakukan copy paste shift yang telah dimasukkan.

- Pengisian shift juga bisa dilakukan dengan file excel yang diekspor dari halaman ini. File excel yangtelah diisi dapat diimpor kembali ke jadwal karyawan ini.


Surat Perintah Lembur


65/109

65

Pada aplikasi ini, lembur dapat langsung disetujui secara otomatis oleh aplikasi atau harus menggunakan

Surat Perintah Lembur (SPL). Jika menggunakan SPL, maka hanya lembur yang mempunyai SPL yang akan

disetujui. Untuk menentukan apakah lembur disetujui oleh aplikasi secara langsung atau menggunakan SPL,

Anda dapat mengaturnya di menu Pengaturan > Pengaturan Shift>Perhitungan Lembur.

Cara menambahkan Surat Perintah Lembur :


Pilih karyawan yang akan dimasukkan SPL-nya


karyawan.

Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Surat

Perintah Lembur. Halaman berikut akan tampil.

Pilih Shift dimana lembur dijadwalkan.

Pilih tanggal berlaku dan jenis lemburnya. Sebagian

berarti untuk lembur yang melekat pada shift

seperti Lembur Awal dan Lembur Akhir, sedangkan

Penuhberarti lembur yang satu shift penuh.

Klik Simpan.


Akses Laporan dari menu Karyawan


66/109

66

Laporan dapat dibuat melalui dua jalan, yaitu melalui menu Laporan dan melalui menu Karyawan. Kelebihan

proses laporan dari menu Karyawan adalah Anda dapat memilih karyawan dengan menggunakan fasilitas

tampung yang memungkinkan memilih karyawan yang berbeda departemen dengan lebih mudah.

Cara menambahkan proses laporan : Masuk ke menu Karyawan.

Pilih karyawan yang akan diproses laporannya dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.



untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan diproses laporannya lalu klik tampung


Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Proses Laporan. Anda akan diantarkan ke menu laporan.

Di sini Anda dapat memproses laporan. Untuk proses laporan, silahkan merujuk ke menu Laporan padahalaman 101.

Catatan :

Daftar karyawan yang dipilih akan tampil di

menu Laporan pada bagian tampung.


Kalender Karyawan


67/109

67

Sub menu pada menu Karyawan ini digunakan untuk melihat kalender karyawan per bulannya yang

menampilkan data terlambat, pulang cepat, istirahat lebih serta izin.

Masih dalam menu Karyawan, pilih karyawan yang akan dilihat kalendernya.

Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Kalender karyawan. Anda akan melihat tampilanberikut:

Di gambar terlihat izin sakit dan cuti karyawan pada tanggal 10 dan 11.


JADWAL


68/109

68

Jadwal kerja dibuat dari serangkaian Shift yang dihimpun dalam Dasar Jadwal. Shift berisi jam kerja yang

merupakan rumus dari penghitungan absensi karyawan, oleh karena itu harus dibuat dengan benar. Setelah

shift dibuat kemudian dirangkai dalam Dasar Jadwal. Dasar jadwal inilah yang nantinya akan melekat pada

masing-masing karyawan.

Hal yang penting untuk diingat, bahwa aplikasi ini digunakan mesin yang jenisnya standalone, artinya seluruh

pengaturan di sini dapat Anda buat dan ubah sewaktu-waktu jika ternyata ada karyawan yang bekerja di luar

aturan yang telah ditetapkan. Keputusan pembuatan laporan tidak terjadi seketika ketika proses scan

berlangsung seperti pada jenis mesin absensi online (PC-Based). Laporan dapat dibuat berbeda dengan saat

karyawan scan.

ShiftShift merupakan kumpulan dari jam kerja karyawan yang disertai dengan aturan dan batasan tertentu.

Termasuk di dalamnya adalah jam masuk, jam pulang, lembur, istirahat dan hitungan durasi kerja karyawan.

Dengan aturan dan batasan inilah aplikasi dapat menentukan perhitungan absensi karyawan. Dengan aturan

dan batasan inilah aplikasi dapat menentukan apakah karyawan terlambat, pulang lebih cepat, lembur dan

sebagainya. Jika di dalam perusahaan Anda menggunakan banyak shift, maka Anda harus membuat seluruh

shift tersebut. Selanjutnya Anda dapat mengelompokkan shift-shift tersebut dalam Dasar Jadwal

berdasarkan kelompok kerja karyawan Anda.


Tambah Shift


69/109

69

Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift.

Klik tombol Tambah dan Anda akan melihat tampilan pengisian shift berikut :

Silahkan isi sesuai dengan jam kerja yang berlaku.

- Nama Shift: Nama shift sebenarnya dapat Anda isi dengan istilah Anda sendiri, tetapi sebaiknya

nama yang memudahkan Anda untuk mengingat shift tersebut karena nantinya nama shift ini

digunakan di pengelompokkan dasar jadwal nantinya. Misalnya Senin-Jumat untuk jam kerja yang

berlaku di hari Senin sampai Jumat. Jika Anda memiliki beberapa departemen maka Anda bisa

membuat nama shift tersebut menjadi Senin-Jumat Departemen A, Senin-Jumat Departemen B

dan sebagainya. Anda dapat juga memberi nama Shift 1, Shift 2 dan seterusnya jika nantinya adakaryawan yang menggunakan jam kerja lebih dari satu.


- Kode : kode shift untuk membedakan shift yang satu dengan shift yang lain. Penggunaan kode ini

sangat dibutuhkan pada pembuatan jadwal per karyawan. (Hal 63).


70/109

70

- Jam Masuk : Jam masuk kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 07.00.

- Jam Keluar : Jam selesai kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 15.00.

- Harus Scan : ada 4 pilihan, yaitu : In&Out, In, Out, In/Out. In&Out mewajibkan scan pada jam

masuk dan jam pulang, jika tidak scan salah satu dapat dianggap tidak masuk atau diberi sanksi

sesuai dengan yang diatur di menu Pengaturan>Pengaturan Shift. Inmewajibkan scan pada jammasuk saja. Jika tidak scan masuk, maka karyawan dianggap tidak hadir. Out mewajibkan scan

pada jam pulang saja. Jika tidak scan pulang, maka karyawan dapat dianggap tidak hadir. In/Out

membolehkan scan salah satu baik pada jam masuk maupun jam pulang.

- Durasi : Lama jam kerja. Tersedia 2 jenis perhitungan lama jam kerja yang dapat dipilih yaitu

durasi efektif dan aktual.

Durasi efektifdihitung dariJam Keluar Jam Masukkemudian akan dikurangi istirahat, terlambat

dan pulang cepat jika ada. Misalnya Jam Keluar 15.00, Jam Masuk 07.00, maka durasi efektif

maksimal adalah 480 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan terlambat 10 menit, makadurasi efektif menjadi 480-60-10 = 410 menit. Pada isian shift ini Anda dapat menentukan sendiri

nilai maksimal dari durasi efektif, jika Anda kosongkan, maka aplikasi akan menghitung sesuai

dengan rumus yang telah dijelaskan.

Durasi aktual dihitung dari Scan Keluar Scan Masuk kemudian akan dikurangi istirahat,

terlambat dan pulang cepat jika ada. Misalnya Scan Keluar karyawan 15.30, Scan Masuk karyawan

06.30, maka durasi aktual adalah 540 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan pulang cepat 10

menit, maka durasi efektif menjadi 540-60-10 = 470 menit. Pada isian shift ini durasi aktual

mempunyai dua isian, yaitu : durasi minimal dianggap setengah kerja dan durasi maksimal


dianggap kerja penuh. Jika tidak diisi maka aplikasi akan menghitung sesuai rumus yang telah

dijelaskan.


71/109

71

- Count As: Hitungan berapa hari kerja shift tersebut. Isian default adalah 1 yang berarti 1 hari. Jika

diisi 2, maka shift tersebut akan dihitung 2 hari kerja. Jika diisi 0,5, maka shift tersebut dihitung

setengah hari.

- Shift lembur : Jika pilihan ini dipilih, maka sepanjang shift tersebut dihitung sebagai lembur.

Panjang lembur ditentukan oleh pilihan durasi yang digunakan, apakah dihitung berdasarkan JamMasuk dan Jam Keluar (Durasi Efektif) atau berdasarkan Scan Masuk dan Scan Keluar (Durasi

Aktual).

- Shift Terpendek : Pilihan ini untuk menentukan shift terpendek dari shift yang digunakan seorang

karyawan. Penentuan shift terpendek digunakan jika lembur dihitung menggunakan indeks

lembur.

Klik Simpan. Contoh pengisian bisa dilihat sebagai berikut :


Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan input shift yang



72/109

72


kembali ke menu Jadwal untuk melakukan tambah shift.

Cara tambah shift pada mode advance adalah sebagai berikut :

Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift. Klik tombol Tambah dan Anda akan melihat tampilan pengisian shift berikut :


Silahkan isi sesuai dengan jam kerja yang berlaku.

- Nama Shift: Nama shift sebenarnya dapat Anda isi dengan istilah Anda sendiri, tetapi sebaiknya

d hk A d k i hif b k i hif i i


73/109

73

nama yang memudahkan Anda untuk mengingat shift tersebut karena nantinya nama shift ini

digunakan di pengelompokkan dasar jadwal nantinya. Misalnya Senin-Jumat untuk jam kerja yang

berlaku di hari Senin sampai Jumat. Jika Anda memiliki beberapa departemen maka Anda bisa

membuat nama shift tersebut menjadi Senin-Jumat Departemen A, Senin-Jumat Departemen B

dan sebagainya. Anda dapat juga memberi nama Shift 1, Shift 2 dan seterusnya jika nantinya adakaryawan yang menggunakan jam kerja lebih dari satu.

- Kode : kode shift untuk membedakan shift yang satu dengan shift yang lain. Penggunaan kode ini

sangat dibutuhkan pada pembuatan jadwal per karyawan. (Hal. 63).

- Harus Scan : ada 4 pilihan, yaitu : In&Out, In, Out, In/Out. In&Out mewajibkan scan pada jam

masuk dan jam pulang, jika tidak scan salah satu dapat dianggap tidak masuk atau diberi sanksi

sesuai dengan yang diatur di menu Pengaturan>Pengaturan Shift. Inmewajibkan scan pada jam

masuk saja. Jika tidak scan masuk, maka karyawan dianggap tidak hadir. Out mewajibkan scan

pada jam pulang saja. Jika tidak scan keluar, maka karyawan dapat dianggap tidak hadir. In/Outmembolehkan scan salah satu baik pada jam masuk maupun jam pulang.

- Durasi : Lama jam kerja. Tersedia 2 jenis perhitungan lama jam kerja yang dapat dipilih yaitu

durasi efektif dan aktual.

Durasi efektifdihitung dariJam Keluar Jam Masukkemudian akan dikurangi istirahat, terlambat

dan pulang cepat jika ada. Misalnya Jam Keluar 15.00, Jam Masuk 07.00, maka durasi efektif

maksimal adalah 480 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan terlambat 10 menit, maka

durasi efektif menjadi 480-60-10 = 410 menit. Pada isian shift ini Anda dapat menentukan sendiri

nilai maksimal dari durasi efektif, jika Anda kosongkan, maka aplikasi akan menghitung sesuaidengan rumus yang telah dijelaskan.


Durasi aktual dihitung dari Scan Keluar Scan Masuk kemudian akan dikurangi istirahat,

terlambat dan pulang cepat jika ada. Misalnya Scan Keluar karyawan 15.30, Scan Masuk karyawan

06 30 k d i kt l d l h 540 it Jik k I ti h t 60 it d l t 10


74/109

74

06.30, maka durasi aktual adalah 540 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan pulang cepat 10

menit, maka durasi efektif menjadi 540-60-10 = 470 menit. Pada isian shift ini durasi aktual

mempunyai dua isian, yaitu : durasi minimal dianggap setengah kerja dan durasi maksimal

dianggap kerja penuh. Jika tidak diisi maka aplikasi akan menghitung sesuai rumus yang telah

dijelaskan.- Mulai Jam Masuk : Jam paling awal karyawan bisa scan masuk. Jika ada karyawan yang scan

masuk sebelum jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisa

menentukan batas mulai jam masuk ini satu jam sebelum jam masuk atau sesuaikan dengan

aturan perusahaan. Misalnya Anda isi jam 06.00 yang berarti satu jam sebelum Jam Masuk.

- Jam Masuk : Jam masuk kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 07.00.

- Akhir Jam Masuk : Jam paling akhir karyawan bisa scan masuk. Jika ada karyawan yang scan

masuk sesudah jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisa

menentukan batas akhir jam masuk ini satu jam setelah jam masuk atau sesuaikan dengan aturanperusahaan. Misalnya Anda isi jam 08.00 yang berarti satu jam setelah Jam Masuk.

- Mulai Jam Keluar : Jam paling awal karyawan bisa scan keluar/pulang. Jika ada karyawan yang

scan keluar sebelum jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisa

menentukan batas mulai jam pulang ini satu jam sebelum jam pulang atau sesuaikan dengan

aturan perusahaan. Misalnya Anda isi jam 14.00 yang berarti satu jam sebelum jam keluar.

- Jam Keluar : Jam selesai kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 15.00.


- Akhir Jam Keluar : Jam paling akhir karyawan bisa scan pulang. Jika ada karyawan yang scan

pulang sesudah jam ini maka akan dianggap

invalid atau diabaikan oleh aplikasi Anda


75/109

75

invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda

bisa menentukan batas akhir jam keluar ini

satu jam setelah jam pulang atau

diperpanjang jika nantinya ada lembur

setelah pulang.- Toleransi terlambat : durasi terlambat

maksimal yang Anda izinkan untuk

karyawan. Misalnya Anda menentukan

toleransi terlambat 15 menit sebelum jam

masuk, maka seluruh karyawan yang

menggunakan jam kerja ini baru dianggap

terlambat setelah 15 menit dari jam masuk.

Pada contoh ini jika jam masuk jam 07:00maka karyawan yang scan di jam 08:15 atau

kurang dianggap tidak terlambat. Tetapi

karyawan yang scan di atas jam 08:15

dianggap terlambat misalnya scan jam 08:16

dianggap langsung terlambat 16 menit.

- Toleransi pulang cepat: durasi pulang cepat

atau pulang sebelum jam pulang maksimal

yang Anda izinkan untuk karyawan. Misalnya Anda menentukan batas pulang cepat 15 menitsebelum jam pulang, maka seluruh karyawan yang menggunakan jam kerja ini baru dianggap


pulang cepat jika melakukan scan 15 menit sebelum jam pulang. Pada contoh ini jika jam keluar

jam 15:00 maka karyawan yang scan di jam 14:45 atau lebih dianggap tidak pulang cepat. Tetapi

karyawan yang scan di bawah jam 14:45 dianggap pulang cepat misalnya scan jam 14:44 dianggap


76/109

76

karyawan yang scan di bawah jam 14:45 dianggap pulang cepat misalnya scan jam 14:44 dianggap

langsung pulang cepat 16 menit.

- Lembur Awal : Lembur yang dilakukan karyawan sebelum jam masuk. Lembur ini harus dilakukan

di antara Mulai Jam Masuk sampai Jam Masuk. Pada isian, Anda perlu menentukan Min yang

berarti minimal durasi lembur yang dapat dianggap lembur, Max yang berarti maksimal hitunganlembur, nilai max ini tidak boleh melebihi jarak antara Mulai Jam Masuk sampai Jam Masuk.

Kemudian Pengurang yang digunakan untuk mengurangi durasi lembur yang dijalani. Misalnya

karyawan mulai scan lembur saat jam 06.15 sampai Jam Masuk yaitu jam 07.00, maka durasi

sebenarnya adalah 45 menit, tetapi jika nilai pengurang diisi 15, maka lembur yang dihasilkan

menjadi 30 menit.

- Istirahat 1 : Jam Istirahat pertama. Di sini Anda dapat menentukan jam awal mulai istirahat dan

akhir kembali dari istirahat. Scan istirahat harus berada di area yang ditentukan. Scan yang

berada di luar batasan akan dianggap tidak valid oleh aplikasi. Kemudian minimal istirahatyangberarti jika karyawan scan di bawah durasi minimal tersebut tetap akan dihitung sama dengan

minimal. Maksimal istirahatadalah durasi istirahat maksimal yang dapat dijalani karyawan. Jika

karyawan keluar istirahat melebihi nilai ini akan menghasilkan nilai Istirahat Lebihpada laporan.

Istirahat ini mempunyai tiga status, yaitu Wajib yang berarti karyawan yang sengaja tidak scan

istirahat tetap akan dipotong jam kerjanya. Nilai potongnya ditentukan pada menu

Pengaturan>Pengaturan Shift. Status kedua adalah tidak wajibyang berarti hanya karyawan yang

scan istirahat yang akan dipotong durasi jam kerjanya. Sedangkan status ketiga adalah

kompensasi lemburyang berarti istrahat yang tidak diambil akan dikompensasikan menjadi nilailembur.


- Isirahat 2 : Jam Istirahat kedua. Istirahat ini sama dengan istirahat 1. Istirahat 2 digunakan jika

dalam satu shift terjadi dua kali istirahat.

- Lembur Akhir : Lembur yang dilakukan karyawan setelah jam keluar/pulang Lembur ini harus


77/109

77

- Lembur Akhir : Lembur yang dilakukan karyawan setelah jam keluar/pulang. Lembur ini harus

dilakukan di antara Jam Keluar sampai Akhir Jam Keluar. Pada isian, Anda perlu menentukan Min

yang berarti minimal durasi lembur yang dapat dianggap lembur, Max yang berarti maksimal

hitungan lembur, nilai max ini tidak boleh melebihi jarak antara Jam Keluar sampai Akhir Jam

Keluar. Kemudian Pengurang yang digunakan untuk mengurangi durasi lembur yang dijalani.Misalnya karyawan mulai lembur setelah Jam Keluar 15.00, jika menghendaki lembur baru

dihitung setelah 30 menit, maka nilai Min harus diisi 30. Karyawan yang lembur kurang dari 30

menit, maka dianggap tidak lembur. Karyawan yang pulang jam 15.31 akan dihitung lembur 31

menit. Jika Anda menghendaki lembur benar-benar dihitung dari jam 15.30, maka nilai Pengurang

harus diisi 30. Maka karyawan yang pulang jam 15.31 akan dihitung lembur 1 menit. Apabila ada

karyawan yang lembur di atas nilai Max, maka tetap akan dihitung sama dengan nilai maksimal

tersebut.

-Lembur Putus : Istilah ini untuk menyebut lembur yang dilakukan karyawan di luar batas akhir

jam keluar. Lembur jenis ini biasa dilakukan karyawan yang sudah pulang kemudian diminta

kembali lagi untuk lembur. Untuk itu Anda hanya diminta untuk mengisi Jam Masuk Lembur yang

berarti jam paling awal dapat melakukan lembur. Kemudian Jam Keluar Lembur yang berarti jam

paling akhir karyawan dapat melakukan lembur. Kemudian Anda isi nilai min, max dan pengurang

seperti isian pada lembur awal maupun lembur akhir.

- Count As: Hitungan berapa hari kerja shift tersebut. Isian default adalah 1 yang berarti 1 hari. Jika

diisi 2, maka shift tersebut akan dihitung 2 hari kerja. Jika diisi 0,5, maka shift tersebut dihitung

setengah hari.


- Shift lembur : Jika pilihan ini dipilih, maka sepanjang shift tersebut dihitung sebagai lembur.

Panjang lembur ditentukan oleh pilihan durasi yang digunakan, apakah dihitung berdasarkan Jam

Masuk dan Jam Keluar (Durasi Efektif) atau berdasarkan Scan Masuk dan Scan Keluar (Durasi


78/109

78

Masuk dan Jam Keluar (Durasi Efektif) atau berdasarkan Scan Masuk dan Scan Keluar (Durasi

Aktual).

- Shift Terpendek : Pilihan ini untuk menentukan shift terpendek dari shift yang digunakan seorang

karyawan. Penentuan shift terpendek digunakan jika lembur dihitung menggunakan indeks

lembur. Setelah isian lengkap, tekan tombol Simpan untuk menyimpan hasil isian.

Edit Shift


Pilih shift yang telah dibuat (hanya bisa pilih

satu), lalu klik tombol Ubah.

Ubah isian sesuai yang dikehendaki. KlikSimpan kembali.

Hapus Shift


Pilih shift yang telah dibuat lalu klik tombol

Hapus

Klik OK untuk konfirmasi.


Dasar Jadwal

Dasar jadwal merupakan rangkaian dari shift. Dalam dasar jadwal kita dapat menentukan, rotasi dari shift,


79/109

79

Dasar jadwal merupakan rangkaian dari shift. Dalam dasar jadwal kita dapat menentukan, rotasi dari shift,

harian maupun mingguan. Kita juga dapat menentukan berapa shift yang berlaku per harinya. Sebelum

membuat dasar jadwal, pastikan semua shift yang akan digunakan oleh karyawan sudah dibuat dengan

benar. Anda dapat membuat beberapa dasar jadwal yang berbeda sesuai dengan kelompok kerja karyawan

di perusahaan atau instansi Anda. Masing-masing dasar jadwal dapat menggunakan shift yang sama atauberbeda.

Tambah dasar jadwal

Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab

Dasar Jadwal.

Klik Tambah dan muncul

tampilan seperti disamping :

Isi Nama Jadwal dengan nama

yang mudah diingat.

Isi Jenis Periode serta satuannya.

Jenis periodemerupakan panjang

rotasi dari shift yang akan dijalani

karyawan. Satuannya tersedia

dalam Harian dan Mingguan. Jika

Anda mengisi Jenis Periode 1 dan

satuannya Harian, maka artinya


dasar jadwal akan berulang tiap harinya. Jika Anda mengubah Jenis Periode menjadi 3, maka artinya

karyawan akan menjalani pola shift-shift yang sama selama 3 hari. Jika Anda mengisi Jenis Periode 1

dengan satuan Mingguan, maka berarti karyawan akan menjalani shift-shift dalam dasar jadwal yang


80/109

80

g gg , y j j y g

akan berulang ke shift yang sama untuk setiap minggunya.

Isi tanggal mulaiyang merupakan

tanggal mulai berlakunya dasar

jadwal yang dibuat. Pada jenisperiode mingguan, tanggal mulai

adalah sembarang tanggal yang

jatuh pada hari Senin.

Pilih hari-hari yang tampil,

kemudian isikan shift yang

berlaku pada hari tersebut

dengan memindahkan daftar shift

yang berada di sebelah kiri bawahke jendela sebelah kanan dengan

menekan tombol > atau

masukkan semua shift dengan

menekan tombol >>. Setelah itu

pilih hari yang lain dan lakukan

hal yang sama atau Anda dapat

memilih semua hari dan mengisinya dengan shift yang sama. Jangan lupa menentukan hari libur

dengan menandai pada kolom Libur pada daftar hari yang tampil.


Anda juga dapat menentukan urutan prioritas shift-shift yang sudah dipilih menggunakan tombol

panah atas dan panah bawah. Prioritas ini akan berguna untuk menentukan shift yang akan diambil

aplikasi jika terjadi jam kerja karyawan ternyata masuk pada dua shift yang hampir sama.


81/109

81

p j j j j y y p y g p

Klik Simpan.

Contoh Pengisian Dasar Jadwal

1. Satu Shift Berulang Tiap Hari

Shift_1 akan berulang setiap hari tanpa ada hari libur.


2. Tiga Shift Berulang Setiap Hari


82/109

82

Shift_1, Shift_2, Shift_3 akan berulang setiap hari tanpa libur. Ketiga shift akan berlaku otomatis,

artinya aplikasi dapat menetukan sendiri pada hari ini karyawan masuk ke shift yang mana.

3. Tiga Shift Berulang Setiap Tiga Hari

Pada hari Seninkaryawan hanya akan menjalani Shift_1, SelasaShift_2 atau Shift_2, RabuShift_1 atau

Shift_2 atau Shift_3. Pada hari Kamis karyawan akan kembali menjalani Shift_1, Jumat Shift_2 atau

Shift_2, SabtuShift_1 atau Shift_2 atau Shift_3 dan seterusnya.


4. Tiga Shift Berulang Setiap Minggu


83/109

83

Hari SeninJumat, karyawan akan mempunyai 3 pilihan shift, yaitu Shift_1, Shift_2 dan Shift3. Ketigashift ini berlaku otomatis, artinya aplikasi akan menentukan sendiri karyawan masuk pada shift yang

mana. Sangat cocok untuk yang suka bertukar shift.

Pada hari Sabtu karyawan menggunakan shift khusus Sabtu. Sedangkan hari Minggu karyawan libur,

bagi yang masuk tersedia hanya Shift_1. Shift-shift ini akan berulang setiap minggunya dengan pola

yang sama.


Edit Dasar Jadwal

Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Dasar Jadwal.


84/109

84

Pilih dasar jadwal yang telah dibuat (hanya boleh pilih satu) lalu klik Ubah.

Ubah isian yang dikehendaki, lalu simpan kembali

Hapus Dasar Jadwal

Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Dasar Jadwal.

Pilih dasar jadwal yang akan dihapus, kemudian klik tombol Hapus.

Klik tombol OK untuk konfirmasi.


Libur Umum

Sub menu ini untuk menambahkan, mengedit dan menghapus hari libur nasional yang berlaku di perusahaan


85/109

85

atau instansi. Hari libur ini perlu diisi agar karyawan yang tidak masuk pada tanggal tersebut tidak dianggap

absen (bolos) pada hari tersebut.

Tambah Hari Libur Umum Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Libur Umum.

Klik tombol Tambah, tentukan tanggal libur serta keteranganya.

Klik Simpan.


Edit Hari Libur Umum

Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Libur Umum.

Pilih daftar hari libur yang telah dibuat (hanya boleh pilih satu) lalu klik Ubah.

Ub h i i dik h d ki l l i k b li


86/109

86

Ubah isian yang dikehendaki, lalu simpan kembali

Hapus Libur Umum

Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Libur Umum. Pilih hari libur yang akan dihapus, kemudian klik tombol Hapus.

Klik tombol OK untuk konfirmasi.


PENGATURANPada menu ini terdapat pengaturan-pengaturan umum yang berlaku pada aplikasi ini.


87/109

87

CARA PEMAKAIAN

Tersedia dua mode atau cara pakai pada beberapa menu di aplikasi ini, yaitu Simple dan Advance. Mode

default adalah mode simple. Pada mode simple terdapat beberapa pengaturan yang digunakan di beberapa

menu sedangkan pada mode Advance pengaturannya langsung ditampilkan pada menu bersangkutan. Padasaat mode andvance diaktifkan, maka pengaturan pada mode simple akan dinonaktifkan. Berikut beberapa

pengaturan pada mode simple :

Pengaturan Download Default

Bagian ini memuat pengaturan untuk proses download karyawan dari mesin ke dalam aplikasi.

- User baru saja : aplikasi hanya akan mendownload hanya karyawan baru yang belum ada di

database.

-Semua User : aplikasi akan download semua karyawan baikyang sudah ada di database aplikasi maupun yang belum ada

di database.

- User lama saja : aplikasi hanya akan download karyawan

yang sudah ada di database.

- Sertakan FP : jika dipilih, maka karyawan akan didownload

beserta sidik jarinya.

- Tumpuk data lama : jika terdapat kesamaan data di mesin

dengan yang ada di database, maka data di database akanditumpuk dengan data dari mesin.


Pengaturan Upload Default

Bagian ini memuat pengaturan untuk proses upload karyawan dari aplikasi ke mesin.

- User yang dicentang : aplikasi akan upload karyawan yang dipilih saja.

User baru saja : aplikasi hanya akan upload karyawan yang tidak ada di mesin tetapi ada di


88/109

88

- User baru saja : aplikasi hanya akan upload karyawan yang tidak ada di mesin, tetapi ada di

aplikasi

- Semua user : aplikasi akan upload semua karyawan yang ada di aplikasi.

-User lama saja : aplikasi akan upload karyawan yang sama dengan di mesin.

- Sertakan FP : jika dipilih, maka karyawan akan diupload beserta sidik jarinya.

Pengaturan Download Presensi

Bagian ini memuat pengaturan untuk proses download data presensi karyawan dari mesin ke aplikasi.

- Data terbaru saja : aplikasi akan download data presensi yang belum pernah didownload.

- Semua Data : aplikasi akan download semua data presensi yang ada di mesin.

- Langsung tambahkan PIN baru ke database : Jika ada data presensi karyawan di mesin yang

karyawan tersebut belum ada di database, maka setelah data presensi didownload, maka denganotomatis akan ditambahkan karyawan baru di daftar karyawan.


- Hapus data presensi setelah download : setelah download data presensi selesai, maka data

presensi yang ada di mesin akan dihapus.


89/109

89

Pengaturan Realtime

- Jika koneksi terputus, mencoba koneksi mesin lagi setelah : Jika koneksi putus, maka aplikasi akan

berusaha untuk konek dengan mesin setelah waktu yang ditentukan.

-Jika gagal konek, ulangi sebanyak : Jika terjadi koneksi gagal, aplikasi akan berusaha melakukankoneksi sebanyak nilai yang diinput.


Default Isian Shift

Bagian ini untuk menentukan pengaturan range pada pembuatan shift pada mode simple. Pengaturan

ini akan berlaku untuk seluruh shift pada mode simple.

- Awal scan masuk : batasan paling awal dari scan masuk


90/109

90

- Awal scan masuk : batasan paling awal dari scan masuk

- Akhir scan masuk : batasan paling akhir dari scan masuk

- Awal scan keluar : batasan paling awal dari scan keluar

-

Akhir scan keluar : batasan paling akhir dari scan keluar


PENGATURAN SHIFT

Pengaturan satu scan, terlambat dan pulang cepat

manual ftm

Documents