manual fisiozero v.1.0

8/18/2019 Manual Fisiozero v.1.0

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Manual de utilização v1.0


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ÍNDICE

1. O que é o Fisiozero ‐ Filosofia de funcionamento 3

2. Dashboard inicial 4

2. Inserir Utentes 6

3. Consultar Ficha de Utentes 7

4. Calendário do Utente 8

5. Marcações 9

5.1 Marcações em Lote 10

6. Documentos e Declarações 117. CID 10 14

8. Registo de Episódios e avaliações/consultas 15

9. Calendário Geral 18

10. Calendário Semanal 19

11. Definições Gerais 21

11.1 Indicação Aniversários 21

11.2 Calendário Semanal 21

11.3 Dados Clínicos / Campos Personalizados ‐ Texto 22

11.4 Dados Clínicos / Campos Personalizados ‐ CheckBoxes 22

11.5 Bodychart / Escala EVA 23

11.6 Tipos de Marcações / Tabela de Preços 24

11.7 Utilização de Títulos nos nomes 24

11.8 Módulo SMS 25

11.9 Módulo Osteopatia 26

11.10 Utilizadores adicionais 27

12. Meus Dados 27

13. Estatísticas 28

Fisiozero ‐ Software de gestão de Clínicas de Fisioterapia / Osteopatia Página 2 de 30

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2. Dashboard Inicial

Quando entra na sua conta, é imediatamente levado/a para a página inicial com várias informações. A essa página

chamamos o Dashboard .

Nesta primeira página ‐ e que pode sempre visitar clicando no logotipo do Fisiozero ‐ tem 4 painéis com

informação variada:

Dashboard

O primeiro painel mostra a lista de todas as marcações para o dia actual. À frente do nome do utente tem a hora

da marcação, um ícone com o símbolo do Euro ‐ que serve para registar a consulta/marcação como paga ‐ um

ícone em forma de quadrado ‐ que serve para indicar que esse utente esteve presente na consulta/marcação ‐ e

um ícone em forma de X que serve para apagar a consulta/marcação.


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O segundo painel serve para alternar ou pesquisar por utentes de uma forma muito rápida. À medida que vai

escrevendo o nome do utente a pesquisar, surge uma lista de utentes a azul e que poderá clicar para o

seleccionar. Após clicar no utente pretendido, será levado para o seu calendário de vista anual para ter uma

percepção das consultas/marcações ao longo do ano respeitante a esse utente.

O terceiro painel mostra informações sobre os pagamentos recebidos ao longo do dia, semana e mês. Se desejar,

pode “ocultar” essa informação clicando no ícone para alternar o estado em forma de botão. Existe ainda outro

ícone que o/a leva para o menu de detalhes de pagamentos recebidos e por receber. É possível tirar listagens

desses pagamentos por intervalos de tempo e inclusivamente com filtros por utente, se o desejar.

O quarto painel mostra algumas informações como o nº de SMS enviados no dia actual, os SMS enviados no mês

actual, o nº de utentes inseridos na sua base‐de‐dados e algumas configurações que podem ser alternadas

clicando no ícone em forma de botão.


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2. Inserir Utentes

Para inserir uma nova ficha de utente ‐ clique em Nova Ficha ‐ Separador "Ficha de Utente".

Preencha os dados correctamente. Existem campos que não deverá descurar pois poderão ser necessários para

efectuar filtros, acções ou para fins estatísticos usados na sua conta. Dados como o SEXO ou nº de Telemóvel

poderão ser necessários para esses fins descritos anteriormente.

Menu de inserção de Nova Ficha

Por vezes poderá ver nomes a vermelho abaixo da caixa de texto onde coloca o nome de utente como pode ver na

imagem acima. Isto irá ajudá‐lo/a a não inserir o mesmo utente repetidamente. Enquanto o nome que estiver a

digitar for igual a um nome que já exista na sua base de dados, o mesmo irá aparecer a vermelho.

Após a inserção da nova ficha com sucesso, poderá alterar dados e gravar. É neste ponto da plataforma que também pode APAGAR fichas de utentes.

É também aqui que pode BLOQUEAR o utente para que este não receba SMS activando a opção "Bloquear SMS".

Enquanto esta opção estiver seleccionada, este utente nunca irá receber SMS de aviso de consultas ou

aniversário.


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3. Consultar Ficha de Utentes

Para consultar dados de um utente, poderá clicar no menu lateral ‐ "Consultar Ficha"

Poderá pesquisar utentes pelo Nome, NIF, NISS, Telefone ou Telemóvel ou ainda por BI/CC. Ao clicar no utente,

para além de o defini r como Utente Sessão, irá ser conduzido/a para o menu de Nova Marcação para esse

mesmo dia.

Se existir um Utente Sessão previamente seleccionado e se este tiver ficheiros em anexo, irá ver no fundo da

página, a lista de ficheiros/documentos que tenham sido enviados na altura da inserção de Episódios / Avaliações.

Exemplo do menu "Consultar Ficha" e com lista de ficheiros de um Utente Sessão previamente seleccionado.


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4. Calendário do Utente

Ao clicar no link "Calendário do Utente (marcações)" irá ver o calendário anual e os dias em que há marcações

para o Utente Sessão ao longo do ano. Os dias irão ter a cor respectiva ao "Tipo de Marcação"

Ao clicar em qualquer dia do Calendário, irá saltar para o menu de Marcações onde poderá efectuar uma nova

marcação ou poderá também Editar as marcações existentes nesse dia.

Exemplo de Calendário do Utente ‐ Vista anual.


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5. Marcações

Ao clicar em qualquer dia do menu anterior, será levado para menu de Marcações como poderá ver na imagem

seguinte.

ATENÇÃO: Como poderá constatar, o Utente sessão é Fernanda Figueiredo. Se desejar marcar para este Utente, o

campo "Nome de Utente: / Marcação Rápida" deverá FICAR VAZIO ‐ bastando preencher os campos seguintes

como o Terapeuta (em caso de clínicas MultiTerapeuta), o Horário, Tipo de marcação e observações (se desejar

colocar alguma nota).

A opção "Nome de Utente: Marcação Rápida" serve para inserir utentes novos e INEXISTENTES na sua base de

dados para efectuar marcações rápidas ‐ exemplo: quando está ao telefone e não quer perder tempo recorrendo

ao menu de "Nova Ficha".

Pode ainda usar esse campo "Nome de Utente: Marcação Rápida" para alternar rapidamente entre Utentes

seleccionando o utente que irá aparecer enquanto digita o seu nome. Após clicar no utente, será definido esse

como Utente Sessão e a marcação será efectuada nesse utente.

Menu de Nova Marcação com a lista de marcações nesse dia em baixo.


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Mais abaixo, poderá ver a lista de marcações para esse dia em conjunto com Tipo de Marcação e o Terapeuta

responsável. Se estiver a ver a data presente ou no passado, irão aparecer ícones de controlo de Pagamento e de

Presença. Ao clicar nesses ícones, irá fazer esses controlos para que possa extrair estatísticas da sua clínica.

Pode ainda clicar na respectiva Marcação para a alterar ou apagar em caso de reagendamento ou desistência por

parte do Utente.

Se vir marcações com uma cor diferente (mais claro), está a perante marcações para outros Terapeutas na sua

clínica.

5.1 Marcações em Lote

As marcações em Lote servem para efectuar um conjunto de marcações de uma só vez para vários dias diferentes.

Imaginando que tem um utente que começará um conjunto de tratamentos e com datas pré‐definidas, aqui será

possível efectuar todas essas marcações de uma só vez ‐ bastando apenas clicar nos dias pretendidos, seleccionar

o Tipo de Marcação e a hora.

As marcações serão inseridas em nome do Utente Sessão ‐ onde poderá confirmar o nome na barra superior.

Menu de Marcações em Lote


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6. Documentos e Declarações

A funcionalidade Documentos/Declarações serve para que possa passar e imprimir documentos de uma forma

rápida sem sair do Fisiozero e usando algumas variáveis para que possa fazer o preenchimento automático e

inteligente de determinados campos.

A primeira coisa a fazer será criar um MODELO. Este modelo uma vez criado, serve para que não tenha de voltar a

escrever o mesmo tipo de documento repetidamente. Se tiver um Utente Sessão aqui seleccionado, poderá ser

praticamente preenchido de forma inteligente.

1. Clique em "Novo Modelo" ‐ ícone circular com um sinal de +.

2. Dê um nome ao Modelo ‐ Exemplo: "Declaração de Presença"

3. Formate o documento ao seu gosto e de acordo com as suas necessidades.

4. Use as variáveis que tem acesso ‐ veja imagem em anexo para ver exemplo.

5. Guarde o Modelo clicando em GRAVAR.

Exemplo de Modelo de Documento com recurso a variáveis para preenchimento inteligente.


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Após gravar o Modelo, poderá voltar ao menu para anterior para passar uma Declaração de Presença.

Certifique‐se que tem um Utente Sessão seleccionado (o nome aparece a azul) de forma a que o preenchimento

seja inteligente ‐ ver próxima imagem.

Menu geral dos Documentos/Declarações

Como pode verificar no exemplo em cima, iremos passar uma Declaração de Presença ao utente Sandra

Figueiredo .

Clique em AVANÇAR no separador ‐ "Novo Documento a passar".

Os dados das variáveis serão preenchidos de forma inteligente.

Ajuste alguns dados como o período em que o utente esteve na sessão.

Clique em GRAVAR para poder IMPRIMIR o documento.


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Documento com preenchimento de dados automático.


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7. CID 10

O Fisiozero permite uma rápida consulta à Classificação Internacional de Doenças usando já a versão 10 do

documento.

As pesquisas podem ser efectuadas por TERMOS ou por CÓDIGOS.

Na pesquisa por TERMOS, poderá começar a escrever os termos/palavras para que as hipóteses sejam cada vez

mais restritas.

Ao clicar nos resultados que aparecem a azul, irá para os detalhes desse código.

Até à data, o Fisiozero é a única plataforma disponível que permite uma consulta de vários termos na mesma

pesquisa de forma a que seja mais fácil encontrar o código que necessita.

No caso em cima mencionado, procurámos por 2 termos: ligamento e joelho .

Esta pesquisa apresenta 3 resultados onde constam estes 2 termos. Desta forma, poderá ver imediatamente o

código e pode clicar na linha correspondente para ver detalhes desse código.


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Excerto da Ficha de Episódio

É possível a inserção de vários marcadores no mesmo body‐chart. Para inserir vários marcadores terá de ser um a

um.

Seleccione o local a inserir ‐ ficará marcado com um círculo vermelho.

Seleccione o tipo de marcador e clique em "Inserir marcador".

Repita estes passos para inserir tantos marcadores quantos os necessários.

No final da ficha, clique em GRAVAR para que o Episódio seja guardado.


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Após GRAVAR o episódio, irá aparecer no fundo da ficha a possibilidade de inserir Ficheiros. Esses ficheiros podem

ser documentos digitalizados, relatórios médicos, fotografias, Raios X, etc...

9. Calendário Geral

Nesta vista do Calendário, temos uma visão dos dias em que há marcações na sua agenda. Aqui, os dias que têm

marcações aparecem a cinzento. Ao clicar no dia, teremos a respectica visão detalhada das marcações.

A cinzento mais escuro é o dia actual.


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10. Calendário Semanal

Este é um dos principais calendários do Fisiozero. Nesta vista semanal consegue‐se ter uma visão geral de tudo o

que se está a passar na clínica ‐ quase em tempo real se for actualizando os estados de presença de forma

correcta.

Vista semanal

É possível a visualização geral da semana e a visualização de quem já se atendeu ao longo do dia. Através das

marcações de presença já faladas anteriormente, é possível ter uma visualização com cores e ver imediatamente

quem faltou e quem esteve presente nas consultas.

Ao passar o rato por cima de cada utente, poderá ainda ver informações adicionais como: Nome completo do

utente, Tipo de Marcação, Terapeuta responsável (disponível em clínicas MultiTerapeuta).

A verde estão os utentes que foram marcados como Presentes e a vermelho os utentes que NÃO foram marcados

como presentes.


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Podemos ainda ver um outro tom mais claro de verdes e vermelhos. Isto porque estamos na vista de calendário

Agrupado ‐ ou seja ‐ mostra as marcações de TODOS os terapeutas. Se desejar ‐ por cima do calendário semanal ‐

pode seleccionar o calendário de outro terapeuta e a vista passará apenas à agenda do terapeuta que seleccionar.

Pode ainda alternar nas semanas para trás ou para a frente para ter uma perspectiva das marcações que pode ainda efectuar (no futuro).

O horário que é apresentado nesta vista semanal, poderá ser definido nas Definições Gerais. Poderá ajustar o

horário para que sejam apresentados apenas os seus dias de trabalho e as horas de início e fecho das consultas.

Configuração do horário da sua clínica no menu Definições Gerais


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11. Definições Gerais

Neste menu é possível configurar muitas das funcionalidades espalhadas pelo Fisiozero. Vamos abordar cada uma

delas.

11.1 Indicação de Aniversários

Ao activar esta opção irá aparecer um ícone circular a verde no topo da página com a quantidade de pessoas que

celebram o seu aniversário nesse dia.

11.2 Calendário Semanal

Aqui define o horário de trabalho da sua clínica de forma a ajustar a vista do Calendário Semanal.


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11.3 Dados Clínicos ‐ Campos personalizados ‐ TEXTO

Nesta funcionalidade, é possível personalizar a sua ficha de FISIOTERAPIA com campos de texto adicionais e com o

nome que lhe desejar atribuir. Desta forma, poderá complementar a ficha standard do Fisiozero com campos

seus.

No momento da inserção de Episódios/Avaliações, para além dos campos do Fisiozero, irão aparecer os campos que aqui definir.

Preencha o campo livre e clique no ícone "+" para o inserir.

Para mudar o nome de um campo, clique na caixa de texto correspondente, altere e carregue em ENTER no seu

teclado.

Para apagar os campos, clique no ícone vermelho "X"

11.4 Dados Clínicos ‐ Campos personalizados ‐ CHECK BOXs

À semalhança do menu anterior, este serve o mesmo propósito mas com campos de selecção.Segue uma imagem da ficha de Fisioterapia com estas opções activas:


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Exemplo de Ficha de Fisioterapia com Campos Personalizados: Amplitude (Texto) + Fumador (CheckBox)

11.5 BodyChart / Escala EVA

Nesta funcionalidade pode optar por activar ou desactivar quer o BodyChart quer a escala EVA das fichas de

Fisioterapia e Osteopatia.


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11.6 Tipos de Marcações / Tabelas de Preços

Nesta funcionalidade poderá activar/desactivar Tipos de Marcações que servem para efectuar as marcações do

utente. Pode alterar o nome para que se enquadrem na sua forma de trabalhar ou nas necessidades da sua

clínica.

É aqui que define os preços que serão contabilizados no controlo de custos quando marca os pagamentos como

Recebidos.

11.7 Utilização de Títulos nos nomes de Utentes


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Activando esta funcionalidade, os nomes na barra superior e nas fichas de Episódios/Avaliações, mostram o título

do utente para que os possa diferenciar.


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11.8 Módulo SMS

Exemplo de mensagens SMS a serem enviadas para lembrar Consultas e desejar um Feliz Aniversário

Neste módulo, é possível que o sistema envie de forma totalmente automática um SMS ao utente a relembrar a

sua consulta e/ou o seu aniversário.

Em caso de ter este módulo activo, é possível ver a quantidade de SMS enviados no mês corrente e pode definir

as mensagens modelo para serem enviados aos seus utentes.

Nos SMS de Consultas, pode usar as variáveis {dia} e {hora} para que sejam substituídas pelo dia e hora

correspondente à marcação.

Se desejar, pode activar os dois tipos de SMS a serem enviados ou desactivar a que não prenteder clicando no ícone de Activar/Desactivar em forma de botão.


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11.9 Módulo OSTEOPATIA

Nesta funcionalidade ‐ se tiver o módulo activo na sua conta ‐ é possível personalizar a sua ficha de Osteopatia

com campos de texto adicionais e com o nome que lhe desejar atribuir. Desta forma, poderá complementar a

ficha standard do Fisiozero com campos seus.

No momento da inserção de Episódios/Avaliações, para além dos campos do Fisiozero, irão aparecer os campos

que aqui definir.

Preencha o campo livre e clique no ícone "+" para o inserir.

Para mudar o nome de um campo, clique na caixa de texto correspondente, altere e carregue em ENTER no seu

teclado.

Para apagar o campos, clique no ícone vermelho "X"

Tem ainda a opção de activar/desactivar a Anamnese por Sistemas, que inclui caixas de texto para inserir os testes

dos sistemas:

‐ Neurológico, Cardiovascular, Respiratório, Gastrointestinal, Urológico/Ginecológico, Endócrino.


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11.10 Utilizadores adicionais

Nesta funcionalidade pode activar/desactivar utilizadores da sua conta.

No futuro será possível criar novas contas.

É ainda possível, em clínicas multi terapeuta, activar a opção para partilhar a agenda entre terapeutas. Desta

forma, no primeiro painel do Dashboard inicial ou no Calendário Semanal poderá ver os agendamentos dos

outros terapeutas.

12. Meus Dados

Neste menu é possível actualizar os dados relativos à sua clínica. O nome da clínica e do utilizador que aparecem

no topo da aplicação, podem ser alterados aqui.

Também é neste local que pode fazer o upload do seu logotipo que será usado nos Documentos.

Pode igualmente proceder à alteração da sua password da sua conta neste local.

No final deste menu, terá acesso à exportação total dos seus dados dos utentes ‐ seão exportados para o formato

Excel. Pode ainda clicar na Listagem de Utentes para ter acesso à lista completa dos utentes inseridos na sua

conta.


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13. Estatísticas

É neste menu que pode visualizar várias informações da sua conta e estatísticas quer da clínica no geral quer de

um Utente específico.

Neste exemplo, como temos um Utente Sessão definido, aparecem, as estatísticas desse Utente em primeiro

lugar. Caso não esteja nenhum Utente Sessão definido, este primeiro quadro não aparece. Nessas informações

podemos escolher o mês ou o ano para nos mostrar o número de Presenças, Episódios, total recebido e por

receber do Utente Sessão.

No quadro abaixo, é possível saber a quantidade de marcações separadas pelos diversos tipos, a percentagem que

constituem na sua clínica e o valor total.


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Outro tipo de informação apresentada neste menu das Estatísticas, são o nº total de utentes inseridos na sua

conta, nº total de Episódios registados, o nº de ficheiros e o espaço ocupado pelos ficheiros enviados.Em baixo poderá ver um gráfico com os SMS enviados ao longo do ano.

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