Manual Facturación

Electrónica

2013

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ÍNDICE

Facturación Electrónica 1. Objetivo ...................................................................................................................................... 2

2. Problemática ............................................................................................................................. 2

3. Actualidad .................................................................................................................................. 2

4. Propuesta de Solución ............................................................................................................. 4

4.1. Áreas Involucradas ........................................................................................................... 4

4.2. Beneficios .......................................................................................................................... 4

4.3. Proceso Nuevo Facturación Electrónica ....................................................................... 5

5. Proceso en el Sistema (SAP) ................................................................................................. 6

5.1. FACTURA DE CLIENTE ANTES DE CREAR (JAS) .................................................. 6

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MANUAL DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Cuando hablamos de CFDI nos referimos a un Comprobante Fiscal Digital por Internet, en pocas palabras es una representación virtual de una factura impresa, como tal, debe cumplir con una serie de requisitos para tener validez ante el SAT.

1. Objetivo El Objetivo de realizar el Timbrado automático en el SAP de las facturas que

realizamos es reducir el número de actividades, así lograr hacer más eficientes los

tiempos de ésta actividad dentro del área de administración. Orientar la empresa a

realizar las mejores prácticas en los procesos que se realizan.

Reducir el número de actividades para lograr hacer más eficientes los tiempos dentro del área de administración. Orientar la empresa a realizar las mejores prácticas en los procesos que se realizan.

2. Problemática Se cuenta con un proceso extenso en donde requerimos de un sistema externo para

realizar el proceso de facturación legalmente. Se cuenta con la centralización del

trabajo, ya que en las sucursales no se realizan documentos de facturación y el área

de administración en Guadalajara tiene que realizar todos los documentos.

3. Actualidad Debido a que Guadalajara realiza los documentos de todas las sucursales, en la

actualidad la JAS y el Asesor tienen que ingresar al sistema externo para corroborar

que las facturas se encuentren correctas. No se cuenta con una visualización al

Asesor antes de mandar la factura.

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El proceso actual que sigue Administración en la sucursal de Guadalajara, es el

siguiente:

CFDI

SAP Portal Seres

Fase

Ingresar documento a SAP

Subir documento a la Web de Seres

Comprobación en Web de la Factura

Facturación Electrónica

Factura AnticipoFactura

Nota de CréditoFactura Parcial

Timbrado Automático

Envío manual a Cliente

Facturación Electrónica

Revisión JAS/Asesor en Seres

Actualización de folio

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4. Propuesta de Solución Realizar el timbrado de las facturas para que sean válidas legalmente, así como

otros documentos directamente en el Sistema, al momento de estar creando el

documento podemos visualizar el PDF desde SAP y cuando creamos se mandará

al cliente y a las personas involucradas en esta venta.

Los documentos que se podrán crear son: Factura Anticipo, Factura, Nota de

Crédito, Factura Parcial.

Se podrá comenzar con el envío manual u automático, dependiendo el caso del

cliente y la JAS de la sucursal, ya sea de una factura preliminar (Como se verá más

no oficial) o la factura original (Legal y cuenta con los sellos y la cadena necesarios

para la declaración).

4.1. Áreas Involucradas

Administración

4.2. Beneficios

• Reducción de Tiempos

• Visualización en PDF

• Eliminación de Proceso en Seres

• Envío de Facturas automáticamente

• Rastreabilidad de documentos

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4.3. Proceso Nuevo Facturación Electrónica

CFDI

SAP

Fase

Ingresar documento a SAP

Facturación Electrónica

Timbrado Automático

Facturación Electrónica

Envío Manual a Cliente (XML y PDF)

Factura AnticipoFactura

Nota de CréditoFactura Parcial

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5. Proceso en el Sistema (SAP)

5.1. FACTURA DE CLIENTE ANTES DE CREAR (JAS)

1. Llenar todos los datos necesarios de la Factura con todos los campos que

necesitamos

2. Abrir Datos maestros del Socio de negocio (Cliente)

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3. En la pantalla principal de los Datos maestros, escribir el correo electrónico

del Asesor

4. Elegir “Envío Manualmente” en el campo de forma de envío

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5. Seleccionar una opción en el campo de Documento a enviar

Preliminar: Todavía no es un documento legal con el que se puede

realizar una declaración, ya que no contiene sellos ni la cadena original.

Original: Es el documento legar con el que podremos realizar las

declaraciones o movimientos necesarios ante la Ley

6. Llenar los correos extras a los que queremos enviar, aparte del Asesor. Estos

correros se van a ir llenado con “;” entre cada uno de los correos.

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7. Hacer clic en “Actualizar” y posteriormente en “OK”

8. Abrir pestaña de “Facturación Electrónica” en la Factura de Clientes y hacer

clic en “Enviar”

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9. Una vez llenado los datos de facturación, la forma de envío y haber enviado

la Factura cuando es necesario, se hará clic en “Crear”

10. El PDF de la factura Original realizada se ve de la siguiente manera

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En dado caso que se requiera tener el otro tipo de Documento, después de

haber creado uno, se tendrá

Regresar a los datos maestros del socio de negocio

Cambiar la opción que elegimos en “Documento a Enviar”

Actualizar Datos maestros socio de negocios

Actualizar la Factura