manual excel sesión 2

8/18/2019 Manual Excel Sesión 2

1/19

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOSCENTRO DE EXTENCION UNIVERSITARIA Y PROYECCIÓN SOCIAL

1

MANUAL


2/19


2

Contenido

Formatos personalizados .............................................................................................................................3

Partes de un formato personalizado ........................................................................................................4El código # .................................................................................................................................................5

El código ?..................................................................................................................................................5

El código 0 .................................................................................................................................................5

Formato condicional .....................................................................................................................................6

Implementar las reglas de formato condicional .......................................................................................8

Li s t a s de d a t o s ....................................................................................................................................... 10

Operaciones Básicas .............................................................................................................................. 14

Suma ....................................................................................................................................................... 14

Resta en Excel ......................................................................................................................................... 17

Multiplicación ......................................................................................................................................... 18

División ................................................................................................................................................... 19


3/19


3

Manual Excel Sesión 2

ormatos personalizados1. Presionar Ctrl + 1 o hacer clic derecho sobre la celda y seleccionar “ Formato de Celda ”

A continuación les aparecerá la siguiente ventana

O

Aquí se ingresa elnuevo formato


4/19


5/19


5

El código #

Cuando utilizamos el código # estamos asegurando que ese espacio será ocupado por un número. Observeel resultado de aplicar diferentes formatos personalizados utilizando el código #:

Debemos notar que para cada aparición del código # después del punto decimal significará un solodecimal mientras que con una sola vez que coloquemos el código # antes del punto decimal será

interpretado como un número de cualquier cantidad de dígitos.

El código ?

Este código tiene el mismo objetivo que el anterior con la única diferencia de que muestra un espacio enblanco en caso de que el número de dígitos sea menor. Observa el siguiente ejemplo:

En este caso las celdas C4 y C5 han sido alineadas a la izquierda de manera que puedas observar cómoson conservados los espacios en blanco al utilizar el código ?

El código 0

El código 0 (cero) se comporta de manera similar que el código ? con la diferencia de que en lugar deespacios en blanco se mostrará el número cero. Observa el ejemplo:


6/19


6

ormato condicional

Mediante la aplicación de formato condicional a los datos, es posible identificar rápidamente varianzasen un intervalo de valores con solo echar un vistazo.

1. Seleccione los datos a los cuales desea aplicar un formato condicional.

2. Aplique el formato condicional.

En la ficha Inicio, en el grupo estilos , haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación,haga clic sobre el formato deseado.


7/19


7

Ejemplo del uso de formato condicional

El formato condicional nos permite dar formato a las celdas cuyo contenido cumple con las reglas quehayamos definido. En esta ocasión mostraré cómo a través de múltiples reglas podemos identificarvisualmente la información de nuestra hoja de Excel.

Supongamos una lista de vendedores donde cada uno de ellos tiene asociado el monto de ventasalcanzado en el último mes.


8/19


8

La Dirección General desea tener un reporte donde visualmente puedan identificar a aquellos vendedoresque no alcanzaron la cuota mínima de ventas ($5,000) y también desean ver a los mejores 3 vendedoresresaltados en un color diferente.

Adicionalmente a este par de reglas será necesario identificar a los vendedores que estén por arriba del

promedio de ventas. De esta manera las reglas de formato condicional que serán implementadas seránlas siguientes:

1. Color rojo: Cuota de venta menor a $5,0002. Color azul: Vendedores por arriba del promedio3. Color verde: Los mejores 3 vendedores

Todo comienza por seleccionar el rango de celdas que contiene los valores a ser evaluados que para esteejemplo es el rango B2:B21. Posteriormente podemos iniciar con la creación de las reglas de formatocondicional.

Implementar las reglas de formato condicional


9/19


9

La primera regla de formato condicional la creamos pulsando el botón Formato condicional de la fichaInicio, posteriormente la opción Resaltar reglas de celdas y finalmente la opción Es menor que .

La segunda regla la podemos implementar seleccionando de nuevo el botón Formato condicional y dentrode la opción Reglas superiores o inferiores debemos seleccionar la opción Por encima del promedio .

Ya que dentro de la lista de opciones de formato disponibles no hay una opción para el color de fondo

azul, es necesario seleccionar la opción Formato personalizado para establecer el color de fondoadecuado.

Finalmente para crear la regla que especifique los 3 mejores vendedores vuelvo a pulsar el botón Formatocondicional y dentro de la opción Reglas superiores o inferiores selecciono la opción 10 superiores , soloque en lugar de dejar la configuración para los 10 superiores la modifico para que sean solo los 3superiores:

Finalmente elijo el color de relleno adecuado para que Excel aplique la regla de formato. Después de haberaplicado las tres reglas de formato condicional, la hoja de Excel se verá de la siguiente manera:


10/19


10

El formato condicional nos da las herramientas necesarias para aplicar un formato especial a un grupo deceldas de manera que podamos identificarlas fácilmente. Las celdas tomarán su formato de acuerdo a lasreglas que hayan sido definidas.

t a de d a t o Es frecuente tener que ingresar una lista de términos repetitivos, porejemplo cuando se trata de encabezados de fila o de columna o de datos.Excel propone listas ya predefinidas.

¿Lista o tabla?

En Excel 2010, las listas se nombran en lo sucesivo tablas. Estas listas permiten ingresar una informaciónen una celda, luego arrastrarla para crear una lista consecutiva de informaciones. Por ejemplo, escribeel texto "ene" o "enero" en una celda vacía. Seleccione la celda, luego haz clic en la esquina inferior

derecha del borde de ésta. Luego, arrastra la celda sobre varias celdas hacia la derecha o hacia abajo.


11/19


12/19


12

T r u c o

Para evitar llenar las celdas con valores diferentes, mantén presionada la tecla Ctrl.Afortunadamente, es posible crear listas propias personalizadas. Puedes crear una listapersonalizada ya sea partir de elementos ya presentes en una hoja de cálculo o íntegramente.1. Si ya escribiste la lista de los elementos que constituyen la nueva serie, selecciónala en lahoja de cálculo.

2. Haz clic en Archivo, luego escoge Opciones. Haz clic a la izquierda en "Avanzadas", luegodesliza la ventana hasta abajo hasta el grupo General y haz clic en "Modificar listaspersonalizadas".


13/19


13

3. La entrada Nueva lista debe ser seleccionada. Para utilizar como nueva lista la listaseleccionada, haz clic en el botón Importar.

4. Para escribir una nueva lista, escribe los elementos en la zona Entradas de la lista,comenzando por el primero. Presiona Enter después de cada elemento. Cuando la lista estácompleta, haz clic en el botón Agregar. Haz clic dos veces en Aceptar para volver al libro. Unalista personalizada puede contener texto, cifras o ambos. Para crear una lista personalizadaque contiene sólo cifras, por ejemplo números de piezas de repuesto, comienza porseleccionar tantas celdas vacías como sean necesarias. En la ficha Inicio, haz clic en el botónsituado en la esquina inferior derecha del grupo Número (nombrado "Formato de celdas:número").


14/19


14

Luego, en la ficha Número que se muestra, escoge la opción Texto. Haz clic en Aceptar, luegoescoge la lista de los números en las celdas. Luego, procede de la manera como se explicóanteriormente para añadir una lista personalizada.

Operaciones ásicas

Suma

Son dos formas en las que puede realizarse la operación suma en Excel, una utilizadaprincipalmente cuando son rangos numéricos continuos, y la otra en cualquier situación que sedesee calcular una suma.

Suma Cualquiera:

Tomemos el presupuesto preparado en lecciones anteriores. Si por ejemplo quisiéramossumar lo presupuestado en los cuatro meses para el Rubro Salarios, haríamos lo siguiente:

1. Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total de la suma de estascantidades.

2. Para que Excel reconozca una operación cualquiera, es utilizado el signo igual. Este indica

que un cálculo numérico se realizará en dicha celda.

3. Veamos también como nuestra barra de fórmulas identifica en esta celda el signo igual.

4. Como queremos sumar lo presupuestado en enero, febrero, marzo y abril,marcaremos estas cuatro celdas. Cómo lo hacemos? Veamos:

Luego de haber escrito el signo igual con el ratón nos ubicamos en la primera cantidad(correspondiente a enero) la marcamos y escribimos luego el signo más, marcamos la segundacantidad (posicionándonos nuevamente con el ratón) y escribimos otro signo más, marcamosla tercera cantidad

hasta el momento esta sería la suma

5. Luego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo más, seguido de la cuartacantidad.

http://www.mailxmail.com/curso-excel-paso-paso/suma-excelhttp://www.mailxmail.com/curso-excel-paso-paso/suma-excel


15/19


15

Veamos también la barra de fórmulas, como va mostrando todo lo que se está realizando en lacelda seleccionada:

6. Cuando se haya marcado la última celda a sumar, pulsamos enter en el teclado. Yatendremos el resultado de la suma.

Importante: recordemos que para marcar cada una de estas cantidades, debemosposicionarnos con el ratón en cada una de las celdas a sumar. Podremos ver como cada una deestas celdas se marca, formándose un borde de color alrededor de ella.

, en este caso el borde de la celda de la cantidad 10,000 espunteado. Señal que está siendo seleccionado.

SUMA DE VARIAS CELDAS

Suma de rangos numéricos o suma de varias celdas. Ya vimos una de las formas en las que sesuma en excel, marcando las celdas que se quieren sumar.

En esta lección veremos cómo se suman rangos numéricos, principalmente rangos continuos.

1. Nos posicionamos en la celda donde queremos presentar la suma de varias cantidades.

2. Buscamos y seleccionamos la función Autosuma de la barra de herramientas del botón

Inicio.

3. Una vez pulsada la función Autosuma, sombreamos el rango que se desea sumar.

Para sombrear recordemos que nos colocamos en la primera celda y mantiendo el botón

izquierdo del ratón apretado nos vamos moviendo hacia la izquierda hasta marcar todas lasceldas a sumar


16/19


16

Si vemos la imágen, podremos ver cual es el rango de datos que está sumando, desde la celdaC5 hasta la celda F5

También podemos ver nuestra barra de fórmulas, y mostrará la operación de la celda

4. Una vez sombreado el rango, pulsamos Enter en el teclado. Ya tendremos el resultado de lasuma.

Así podemos ir totalizando para cada rubro, aplicando los pasos anteriores.

También si queremos saber cuánto es lo que tenemos que presupuestar para estos cuatromeses, considerando los cinco rubros lo podemos hacer.

a) Nos posicionamos en la celda que queremos el resultado

b) Buscamos y seleccionamos la opción Autosuma de la barra de herramientas.

c) Sombreamos el área que queremos totalizar o sumar


17/19


17

Veamos la barra de fórmulas:

d) Pulsamos Enter al teclado luego de haber sombreado el área.Ya tendremos la cantidadtotalizada

Resta en Excel


18/19


18

1. Sitúate en la celda A1 y escribe el número 100.

2. Ahora coloca el ratón en la celda A2, haz clic y escribe 50.

3. Pon el cursor, o como también se dice activa, en la celda A3.

4. A continuación coloca el cursor en la barra de fórmulas.

5. Escribe el signo =.

6. Haz clic en A1.

7. Pulsa la tecla - del teclado numérico.

8. Pulsa A2.

9. Por último clic en Intro.

En la celda A3 obtendrás la cantidad 50 que es el resultado de la resta entre 100 y 50. Y si te fijasen la barra de fórmulas aparece: =A1-A2.

Si quieres variar los datos basta con que cambies los valores en la celdas A1 y A2, por ejemplopon 1500 en A1 y 725 en A2, Enter y en A3 aparecerá 775.

Multiplicación

Paso 1: Selecciona la Celda donde deseas que aparezca la respuesta (E32, por ejemplo).

Paso 2: Escribe el signo igual (=) para indicarle a Excel la fórmula que vas a realizar.

Paso 3: Haz clic en la primera Celda a incluir en la fórmula (C9, por ejemplo) o escribe el número.

Paso 4: Escribe el signo de multiplicación (*) al presionar la tecla Shift y luego el número 8. Elsigno se verá en la Celda y la Barra de Fórmula.


19/19


DivisiónPaso 1: Haz clic en la Celda donde quieras ubicar la respuesta.

Paso 2: Escribe el signo de igual (=) para indicar en Excel que una fórmula va a serdesarrollada.

Paso 3: Haz clic en la primera Celda a incluir en la fórmula.

Paso 4: Escribe el signo de división. El signo se verá en la Celda y la Barra de Fórmula.

Paso 5: Haz clic en la próxima Celda en la fórmula.Paso 6: Presiona Enter o haz clic en el Botón Insertar en la Barra de Fórmula para terminar laoperación.

manual excel sesión 2

Documents