manual elo e

ELO – Document Management si Arhivare electronica Manual

ELO

Document Management si Arhivare electronica

ELO Digital Office GmbH

http://www.elo.com

Copyright © 2007 ELO Digital Office GmbH

Toate drepturile rezervate


Bun venit

Modulul ELO CLIENT

Leitz dezvolta de multi ani solutii de calitate pentru birou. Lider de piata in Germania, a

promovat intotdeauna produse care simplifica mediul de lucru. Un exemplu este traditionalul

dosar Leitz, inventat in 1896.

Dar chiar si o companie traditionala are nevoie sa-si continue dezvoltarea si sa raspunda la

schimbarile datorate trecerii timpului mai ales la cele tehnologice. Utilizarea calculatoarelor a

dus la mutarea unei cantitati tot mai mari de informatie spre zona electronica. Un singur

lucru a ramas la fel: dorinta omului pentru ordine, in special in zona de management al

documentelor.

Volumul de documente in continua crestere de pe birourile noastre au sugerat necesitatea

unui instrument puternic de administrare. ELO a fost proiectat din dorinta de a ordona atat

spatiul virtual cat si cel fizic prin eficientizarea proceselor si managementului documentelor.

In principiu cunoasteti ELO de ceva vreme, deoarece fiecare stie cum sa manevreze arhive,

dulapuri cu acte, dosare si registrii. Leitz a transferat aceasta structura familiara in

ELOEnterprise.

Avantajele sunt la indemana dvs.: pe masura ce numarul documentelor creste – indiferent de natura lor: facturi, chitante, deconturi, etc – totul este transferat de pe biroul dvs. in computer. Managementul documentelor devine astfel o joaca de copii. Acces la documente in functie de drepturile de acces, controlul versiunilor, prezenta a

numeroase module - cum ar fi integrarea Microsoft Outlook, BARCODE, COLD, NOTES,

INTERNET si FULLTEXT – fac din ELO un sistem optimizat, customizabil, flexibil si eficient.

ELO Digital Office GmbH


1. Introducere ...................................................................................................................................... 8

1.1 Prezantare Portal ELO WCM ........................................................................................................... 8

1.2 Managementul in paralel a limbilor de accesare a siteului .............................................................. 9

1.3 Start ELO .................................................................................................................................. 9

1.4 Spatiul de lucru ELO ..................................................................................................................... 10

2. Bazele ELO ......................................................................................................................................... 11

2.1 Crearea elementelor de structura................................................................................................. 11

2.2 Adaugarea unui Document sau a unui element de structura la un element de structura deja

existent .............................................................................................................................................. 13

2.2.1 Inserarea unui Element de Structura...................................................................................... 13

2.3 Crearea si Utilizarea Indecsilor ..................................................................................................... 14

2.3.1 Inserarea Indecsilor Standard ................................................................................................ 14

2.3.2 Inserarea cardurilor index ...................................................................................................... 15

2.4 Arhivarea Documentelor .............................................................................................................. 15

2.4.1 Arhivand utilizand Mailbox .................................................................................................... 15

2.4.2 Send to .................................................................................................................................. 16

2.4.3 Importarea fisierelor.............................................................................................................. 17

2.4.4 Drag & Drop in Arhiva ............................................................................................................ 17

2.4.5 Arhivarea documentelor direct din Microsoft Office .............................................................. 17

2.4.6 Arhivare in Masa ................................................................................................................... 20

2.5 Scanarea documentelor ............................................................................................................... 20

2.5.1 Selectarea unui scanner ......................................................................................................... 21

2.5.2 Selectarea Profilului Scanner-ului .......................................................................................... 21

2.5.3 Scanarea individuala a documentelor .................................................................................... 22

2.5.4 Scanarea documentelor duplex ............................................................................................. 22

2.5.5 Scanarea si unirea paginilor cu cu ADF .................................................................................. 23


2.5.6 Scanarea mai multor documente multipage cu ajutorul separatorilor .................................... 24

2.5.7 Adaugarea paginilor la documentele arhivate existente ......................................................... 24

2.6 Lucrul cu documente in arhiva ...................................................................................................... 25

2.6.1 Vizualizarea documentelor .................................................................................................... 25

2.6.2 Editarea documentelor .......................................................................................................... 25

2.6.3 Printarea documentelor ........................................................................................................ 26

2.6.4 Check In si Out pentru documente ......................................................................................... 26

2.6.5 Check in documentelor .......................................................................................................... 26

2.6.6 Istoricul versiunilor ................................................................................................................ 27

2.6.7 Trimiterea documentelor ....................................................................................................... 27

2.6.8 Stergerea documentelor ........................................................................................................ 28

3. Arhiva .............................................................................................................................................. 29

3.1 Optiunile meniului Arhiva ............................................................................................................. 30

3.2 Import .......................................................................................................................................... 30

3.3 Export .......................................................................................................................................... 30

3.4 Rapoarte ...................................................................................................................................... 31

3.5 Optiuni din click dreapta .............................................................................................................. 31

3.6 Setarea drepturilor de acces ......................................................................................................... 31

3.7 Documentele................................................................................................................................ 32

3.8 Editarea cuvintelor cheie .............................................................................................................. 32

3.9 Tree view ..................................................................................................................................... 33

3.10 Startul unui flux de lucru Adhoc .................................................................................................. 33

3.11 General ...................................................................................................................................... 33

3.12 Vizualizarea arhivei - Tree View si List View ................................................................................ 34

3.13 Encriptarea documentelor .......................................................................................................... 35

3.14 Fulltext ....................................................................................................................................... 35


3.15 Adaugarea automata a documentelor ........................................................................................ 36

3.16 Controlul versiunilor ................................................................................................................... 36

3.17 Setarea controlului versiunilor .................................................................................................... 37

3.18 Istoricul versiunilor ..................................................................................................................... 37

3.19 Compararea versiunilor unui document ..................................................................................... 38

3.20 Legatura cu Outlook ................................................................................................................... 39

3.21. Adaugare de notite(adnotari) pe un document .......................................................................... 41

3.22 Adaugarea de atasamente .......................................................................................................... 41

3.23. Creare legaturi .......................................................................................................................... 42

3.24. Arhivarea de documente déjà existente in arhiva ...................................................................... 42

3.25.Copiere structura de fisiere ........................................................................................................ 43

3.26 Paste file structure .................................................................................................................... 43

4. Clipboard-ul ....................................................................................................................................... 43

5. Mailbox-ul .......................................................................................................................................... 44

5.1 Functiile Mailbox-ului ................................................................................................................... 45

6. Cautarea ............................................................................................................................................ 46

6.1 Cautare utilizand formularul de indexare cu cuvinte cheie ............................................................ 46

6.2 Cautare folosind Wildcard ............................................................................................................ 47

6.3 Cautare de la / pana la ................................................................................................................. 47

6.4 Cautare complexa ........................................................................................................................ 47

6.5 Cautare fulltext combinata ........................................................................................................... 48

7. Taskuri si Remindere .......................................................................................................................... 49

8.In uz .................................................................................................................................................... 50

8.1 Check Out pentru documente ...................................................................................................... 50

8.2 Check in pentru documente ......................................................................................................... 51

9. Meniul Arhiva .................................................................................................................................... 52


9.1 Exportul ....................................................................................................................................... 53

9.2 Importul ....................................................................................................................................... 55

9.3 Generarea Rapoartelor ................................................................................................................. 56

10. Meniul Editare ................................................................................................................................. 59

10.1 Indexarea cu cuvinte cheie ......................................................................................................... 59

10.2 Editor pentru formular de indexare ........................................................................................... 61

10.3 Cai de indosariere....................................................................................................................... 63

10.4 Chei de criptare .......................................................................................................................... 65

10.5 ELO Script Manager .................................................................................................................... 66

10.6 Chei ............................................................................................................................................ 68

10.7 Setarea drepturilor de acces ....................................................................................................... 69

10.8 Drepturile utilizatorilor ............................................................................................................... 71

10.9 Chei ............................................................................................................................................ 73

11. Meniul setari sistem ......................................................................................................................... 74

11.1 Pagina de scanare....................................................................................................................... 74

11.2 Scanner Profile Index Card .......................................................................................................... 77

11.3 Selectarea unui Scanner ............................................................................................................. 79

11.4 Selectarea unui profil de scanare ................................................................................................ 79

11.5 Password .................................................................................................................................... 79

11.6 Flux de lucru ............................................................................................................................... 80

11.6.1 Fluxul de lucru standard .......................................................................................................... 80

Nodul start ..................................................................................................................................... 81

Nodul decisiv.................................................................................................................................. 82

Vizualizarea listei ............................................................................................................................ 84

Vizualizarea documentelor ............................................................................................................. 84

11.6.2 Fluxul de lucru Adhoc .......................................................................................................... 85


12.Arhitectura ELO ................................................................................................................................. 86

12.1 Arhitectura datelor ..................................................................................................................... 86

12.2 Java Microserver ........................................................................................................................ 88

12.3 Serverul ELO ............................................................................................................................... 89

13. Module ELO ..................................................................................................................................... 90

13.1 Modulul ELOEnterprise FULLTEXT ............................................................................................... 90

13.1.1 Indexarea Fulltext ................................................................................................................ 90

13.1.2 Analiza OCR ........................................................................................................................ 91

13.2 Modulul ELO INTERNET GATEWAY .............................................................................................. 92

13.2.1 Start ELO ............................................................................................................................. 93

13.2.2 Navigarea in cadrul arhivei .................................................................................................. 93

13.2.3 Vizualizarea documentelor .................................................................................................. 96

13.2.4 Inchiderea INTERNET GATEWAY .......................................................................................... 96

13.3 Modulul ELO JAVA CLIENT .......................................................................................................... 97

13.3.1 Startul Elo ............................................................................................................................ 97

13.3.2 Spatiul de lucru .................................................................................................................... 97

13.3.3 Flux de lucru ........................................................................................................................ 98

13.3.4 Inchiderea programului ....................................................................................................... 99

13.4 Modulul ELO – Semnatura electronica ...................................................................................... 99


1. Introducere

1.1 Prezantare Portal ELO WCM

In prezent, Internetul reprezinta platforma ideala pentru comunicare si transferul

instant al informatiilor intre companii, clienti si parteneri de afaceri. Cu ajutorul

unei solutii Web Content Management ( WCM ), informatia poate fi publicata rapid si fara nici

un fel de complicatie. Datorita faptului ca ELO WCM separa structurile grafice, meniurile,

navigarea si continutul, unele fata de celelalte, crearea si intretinerea unei pagini

web proprii devine floare la ureche.

Impreuna cu noul modul ELO WCM incorporat in arhitectura ELO, utilizatorul poate crea foarte

usor structuri de meniu si itemi de navigare in cadrul websiteului.


Mai mult, designul paginii de internet poate fi modificat dupa propria dorinta. Utilizandu-se

templateuri predefinite, chiar si cei mai neexperimentati utilizatori au posibilitatea de a realiza

pagini web atractive cu elemente figurative proprii.Posibilitatea influentarii formei finale a

siteului web este nelimitata, prin programabilitatea serverului Index.

1.2 Managementul in paralel a limbilor de accesare a siteului

Pentru crearea rapida a paginilor HTML, ELO WCM ofera un editor accesibil.

Structura obiectului sau continutului paginii, sunt elemente desemnate prin

plasarea acestora in structura de navigare. Este de asemenea posibila si crearea

unor linkuri catre alte pagini. Este surprinzatoare posibilitatea de administrare in

paralel a limbilor de accesare a siteului – romana, engleza, etc din aceeasi

ramificatie. ELO WCM sistematizeaza procesul de publicare si translatie de la o

limba la alta, aceasta reprezentand o functie rar oferita de solutiile WCM de pe

piata.

Toate functionalitatile ECM cum sunt workflowul, administrarea utilizatorilor,

semnatura digitala, drepturile de acces, versiuni, arhivare, check in/check out pot

fi combinate cu ELO WCM. Acest modul este integrat perfect in portofoliul de

produse ELO, astfel incat nevoia de traininguri aditionale a utilizatorilor este

foarte scazuta.

Sistemul de arhitectura deschis ofera clientilor si partenerilor de afaceri posibilitatea dezvoltarii

unor module individuale, bazandu-se pe ELO WCM, ce sa ofere

mai multe functionalitati, specifice cerintelor fiecaruia.

1.3 Start ELO


ELO poate fi pornit in acelasi mod ca orice alt software Windows, fie din meniul start fie

din icon-ul de pe desktop.

Butonul de start se regaseste in coltul din stanga jos al Microsoft Windows.

Executand click pe start se va deschide un meniu cu mai multe optiuni.

Tinand mouse-ul peste „All Programs” se va deschide meniul programe, afisand optiunile

ELOEnterprise .

Efectuand un click pe icon-ul

ELOenterprise se va deschide

fereastra de selectare a limbii in

care doriti sa se deschida

programul:

Dupa apasarea butonului Ok se

deschide fereastra de logare in

ELO.

Aceasta fereastra este

utilizata pentru logarea in

ELO. Sunt necesare un nume de utilizator si o parola. Numele de utilizator si parola trebuie sa

fie furnizate de administratorul sistemului.

Arhiva poate fi selectata alegand dintr-o lista de arhive disponibile.

Arhiva este deschisa apasand butonul OK.

1.4 Spatiul de lucru ELO

Spatiul de lucru ELO afiseaza arhivele,

cabinetele, folderele si fisierele in partea

stanga si apoi continutul arhivei curente

selectate, cabinetul, folder-ul sau fisierul

in partea dreapta.

Arhiva si continutul acesteia sunt afisate

folosind sistemul tree view (arborescent).

Dupa cum se poate vedea, fereastra prezinta o zona principala impartita in doua. Arhiva,

cabinetul, folderele si fisierele sunt afisate in partea stanga iar continutul elementului selectat

este afisat in partea dreapta.


Procesarea si manipularea documentelor continute in arhiva este facuta utilizand diferitele

meniuri, toolbaruri si optiuni ale ELO care se gaseste la optiunile meniului various. Cateva din

Tab-urile si optiunile meniului sunt prezentate in figura de mai jos.

Meniurile sunt standard si sunt afisate pe toate zonele din ELO.

Efectuand click pe tab-uri se schimba afisajul ELO, activandu-se zona dorita. Scurtaturile

afisate in vecinatatea denumirii taburilor, F5 in zona Archive, pot fi de asemenea folosite

pentru a schimba tab-ul activ. Fiecare zona din ELO contine toolbar-uri individuale care la

randul lor contin diferite butoane pentru functii proprii.

2. Bazele ELO

2.1 Crearea elementelor de structura

In ELO un element de structura este o subcomponenta a unei arhive, folosita pentru a

stoca fie alte elemente de structura, fie documente. Cabinetele, folderele si indecsii sunt toate

elementele de structura. Elementele de structura sunt mai sus mentionate ca nivele.

Noile elemente de structura sunt create selectand locatia pentru element in arhiva ELO si

apoi efectuand click pe icon-ul Creare

elementde structura in partea stanga.

Se deschide fereastra de dialog Folder

Editare. Acest dialog permite

elementelor de structura sa fie create

si indexate cu cuvinte cheie precum si

setarea altor optiuni Indexarea cu

cuvinte cheie permite informatiei sa

fie adaugata elementelor de structura

si documentelor, pentru o mai usoara

regasire mai tarziu prin functia de

cautare.


Tipul formularului de indexare poate fi selectat in partea stanga a ferestrei de dialog. Cand se

creaza elemente de structura, optiunea „ Element de structura” trebuie sa fie selectata, cum

se arata in figura alaturata.

Sectiunea din mijloc a dialogului contine trei pagini – Elementar, Note si Optiuni care permit

configurarea elementelor de structura.

Numele noului element de structura trebuie sa fie introdus in campul Nume. In acest caz

elementul de structura va fi numit Departamente si va fi plasat direct in arhiva

Datele de baza pentru elementul de structura vor fi introduse in pagina Basic

Un camp pentru text este disponibil in pagina Note pentru orice alte informatii

aditionale necesare elementului de structura. Orice date adaugate aici vor fi afisate in

Quickinfo pentru elementul de structura si vor fi de asemenea utilizate ca si cuvinte cheie.

Pagina Optiuni permite configurarea proprietatilor individuale ale elementului de

structura cum ar fi culoare, iconita sau setarea cheilor pentru restrictionarea accesului

Tipul obiectului permite setarea unei iconite pentru

element.

Elementul de structura poate fi gasit acum in arhiva, la locatia alfabetica corespunzatoare.

Iconita este afisat intunecata, deoarece cabinetul nu contine inca elemente de structura sau

documente.

Pentru a efectua orice alte modificari la noul element de

structura optiunea Editare cuvinte cheie trebuie aleasa din

meniul ce se deschide efectuand click dreapta pe elementul de

structura. Se deschide fereastra de dialog Cabinet Editare si se


pot face schimbarile necesare.

2.2 Adaugarea unui Document sau a unui element de structura la un element de structura deja existent

Elementele de structura pot fi create la toate nivelele in interiorul arhivei. Documentele

pot fi inserate deasemenea la orice nivel in interiorul arhivei. Pe toolbar sunt trei iconite

ajutatoare.

Creare document in partea stanga este utilizat pentru inserarea documentelor in

elementele de structura in partea stanga a arhivei.

Creare element de structura in partea dreapta este utilizat pentru a insera elemente de

structura in partea dreapta a arhivei. Aceasta iconita este recomandat sa fie folosita cand

vizualizarea de tip arborescent a fost dezafectata. Cand se foloseste vizualizarea de tip

arborescent aceasta iconita are aceeasi functionalitate ca si Creare element de structura in

partea stanga .

2.2.1 Inserarea unui Element de Structura

Primul pas este de a selecta un element de structura unde noul element sau document

urmeaza sa fie inserat. In acest caz folderul creat in sectiunea precedenta Departamente, ar

trebui sa fie selectat.

Una din cele trei iconite trebuie selectata, in cazul nostru Creare element de structura in

partea stanga. Se deschide fereastra de dialog Folder Editare.

Numele noului element de structura si

data pot fi introduse. Informatii sau

setari suplimentare trebuie

introduse.Pentru tipul obiectului,

folderul trebuie sa fi fost deja selectat

automat. Daca nu, folderul trebuie ales

din lista.

In urma unui Click pe butonul OK se va crea elementul de structura Secretariat.


Noul folder este acum afisat in partea dreapta a ferestrei de dialog si cabinetul Departamente

prezinta in fata sa o iconita + ce indica faptul ca folder-ul nu mai este gol. Este inca intunecat

ca si inca nu ar contine nici un document. Efectuand click pe + apare noul folder sub cabinet.

Pentru a face orice modificari la noul element de structura optiunea Editare cuvinte cheie ar

trebui sa fie aleasa din meniul ce se deschide efectuand click dreapta pe elementul de

structura. Fereastra de dialog Folder Editare va fi deschisa si orice modificari pot fi facute.

2.3 Crearea si Utilizarea Indecsilor

Indecsii pot fi inserati la orice nivel si sunt folositi in general

pentru a structura documentele localizate ori intr-un folder ori

intr-un element de structura. Exista doua cai de inserare a

indecsilor in elementele de structura. Prima este sa se utilizeze

un index standard, iar a doua este sa se creeze index

individual.

Posibilitatea de a crea indecsi standard este in mod normal restrictionata de catre

administratorul de sistem si este disponibila unui numar redus de utilizatori cu drepturile

necesare. Indecsii standard trebuie creati de administratorul de sistem pentru ca acestia sa

fie disponibili pentru utilizatori atunci cand sunt solicitati.

2.3.1 Inserarea Indecsilor Standard

Primul pas in inserarea indecsilor standard este

selectarea folderului sau elementului de structura

corespunzator pentru index. Indecsii standard pot

fi inserati la toate nivelele cu exceptia nivelului de

arhiva. Pentru acest exemplu un nou cabinet si

folder au fost create. Index-ul standard va fi inserat

la nivelul folderului.

Se selecteaza folderul, se realizeaza un click dreapta asupra acestuia, deschizandu-se astfel un

meniu. Se selecteaza optiunea General – Inserare index implicit.

Se deschide fereastra de selectare a indecsilor

standard.

Indecsii trebuie sa fie creati de administrator, sau

de catre utilizatorii cu drepturi corespunzatoare.

Index-ul trebuie sa fie selectat din indecsii


disponibili, efectuandu-se un click pe index-ul dorit si apoi pe butonul OK. Index-ul va fi

inserat in folderul corespunzator.

2.3.2 Inserarea cardurilor index

Cardurile Index pot fi inserate la orice nivel in ELO

inclusiv nivelul arhivei. Cardurile Index sunt

elemente de structura si se insereaza in acelasi mod

ca elementele de structura. Primul pas este

selectarea folderul corespunzator unde trebuie

inserat cardul index.

Dupa selectarea folderului trebuie introdus un element de structura efectuand click pe iconul

Creare element de structura in partea stanga. Fereastra de dialog Index Editare se va deschide

si numele cardului index poate fi introdus. Orice informatie solicitata in pagina Elementar

poate fi deasemenea inserata.

Este necesara trecerea si la pagina Optiuni. Aici trebuie sa fie selectat Index in campul Tip

Obiect. Aceasta optiune determina iconul ce va fi folosit in registrul standard, in acest caz

iconul cardului index.

2.4 Arhivarea Documentelor

Documentele care sunt deja localizate pe calculator pot fi usor arhivate in ELO. Cea mai

usoara metoda de arhivare a documentelor este metoda „drag and drop”, din Windows

Explorer de pe desktop, fie direct in Mailbox, fie in folderul sau indexul dorit.

2.4.1 Arhivand utilizand Mailbox

Primul pas este sa selectam zona Mailbox din ELO.

Fereastra de dialog ELO ar trebui plasata apoi

astfel incat documentul, in Windows Explorer sau

in Windws Desktop sa poata fi „dragged and

dropped” in partea stanga a zonei Mailbox din

ELO. Deasemenea este posibil sa facem „drag and

drop” mai multe selectii in

mailbox.

Cand mai multe copii ale aceluiasi

document sau fisier sunt


introduse in Mailbox atunci copiilor li se vor da nume diferite, numerotate secvential, pentru

a distinge documentele intre ele. Documentele pot fi procesate in aceeasi maniera ca orice

alte documente.

Indexarea cu cuvinte cheie este folosita pentru a introduce detalii documentelor pentru ca

acestea sa fie regasite usor utilizand functia de cautare. Pentru a folosi pentru documente

formularul de indexare cu cuvinte cheie, acesta trebuie sa fie selectat din coloana din stanga

in casuta de dialog, in cazul de fata Fotografie digitala. Formularele variate contin diferite

campuri informationale, depinzand de necesitatile utilizatorului pentru tipul documentului.

Daca documentul are setata functia de Comentariu versiune, atunci fereastra de dialog va fi

afisata, daca nu, documentul va fi arhivat in acest stadiu.

Numarul

versiunii si

un

comentariu optional va fi introduse

aici. Cand nu a fost introdus un numar de

versiune atunci numarul versiunii va fi

automat majorat cu 1, sau primei versiuni i

se va atribui 1, altfel va fi folosit numarul

de versiune introdus.

Documentul ar trebui sa fie acum arhivat in

ELO si vizibil in domeniul Arhiva.

2.4.2 Send to

Alta metoda de a transfera documentele in

Mailbox este de a utiliza optiunea Trimitere

din Windows. Documentul sau fisierul care

trebuie transferat trebuie sa fie selectat in

Windows, fie de pe Desktop sau in Windows


Explorer. Meniul se deschide cu click dreapta pe document sau fisier.

Optiunea poate fi gasita sub meniul Send to.

Prin click pe aceasta optiune a meniului se

va deschide fereastra de dialog Explorer

Send To

Aici utilizatorul poate decide unde sa fie

transferat documentul.

2.4.3 Importarea fisierelor

Optiunea Import Fisiere poate fi accesata din meniul din partea stanga a Mailbox si permite

fisierelor sa fie importate in Mailbox din Windows.

Functia se gaseste sub optiunea File - Import File.

2.4.4 Drag & Drop in Arhiva

Documentele pot fi deasemenea arhivate direct din

Windows Desktop sau Windows Explorer prin

drag&drop. Fisierul trebuie sa fie selectat iar apoi poate

fi drag&dropped ori in tab-ul arhiva, iar documentul va fi

arhivat in locatia curenta, sau direct in elementul de

structura corespunzator, in zona activa.

In ambele cazuri fereastra de dialog Editare

cuvinte cheie va fi afisata si numarul versiunii

poate fi introdus, daca este cerut.

Documentul va fi apoi arhivat.

2.4.5 Arhivarea documentelor direct din Microsoft Office


Documentele pot fi arhivate si direct din Microsoft Office. Pentru a salva un document din word

direct in Elo se foloseste butonul de salvare din meniul Elo al word-ului, asa cum se poate vedea

in fereasatra alaturata.

Urmatorul pas este alegerea locatiei din

Elo unde doriti sa salvati documentul

creat in word.

Puteti salva documentul in zona de

Mailbox sau direct in arhiva.Daca doriti sa

salvati documentul direct in arhiva

trebuie sa va pozitionati exact in locatia

dorita asa cum se vede in fereastra

urmatoare:

Dupa alegerea locatiei dorite , fereastra de

dialog Editare cuvinte cheie va fi afisata.

Partea stanga a ecranului de Editare

contine tipurile de documente.

Partea din mijloc a ecranului contine trei

optiuni:

- Basic;


- Notes;

- Options, care permit configurarea elementelor de structura.

Datele de baza sunt introduce in optiunea Basic:

-elementul de nume trebuie sa fie introdus in campul Name;

-in campul Data, folositi calendarul pentru a nota data;

-la campul Filing data , nu puteti trece nimic, aici automat Elo va trece data in care documentul

este bagat in arhiva;

-campul Eloindex este folosit pentru a defini structura indexului in formularul de baza. Acest

camp se intalneste doar la structure element.

Optiunea Notes. Aici se poate trece orice informatie suplimentara despre elementul de

structura. Orice informatie adaugata

aici va fi afisata si in Quick Info pentru

elementul de structura si este folosita

ca si cuvant cheie in cautare.

Options permite configurarea

documentului, cum ar fi alegerea

tipului obiectului, culoarea, limitarea

accesului.

La Object type veti alege tipul

obiectului din lista care apare dand

click pe sageata.

Cand numele, data, si orice alta informatie sau configurare este introdusa, apasati butonul OK .

Va apare apoi fereastra de versionare unde

puteti trece un numar de versiune ( daca nu

treceti nici un numar programul da

automat un nr de versiune) si un

comentariu al versiuni care va va ajuta la

regasirea documentului.


Dupa apasarea butonului Ok, documentul poate fi acum vizibil in arhiva Elo in locatia

aleasa de dumneavoastra.

2.4.6 Arhivare in Masa

Arhivarea in masa permite ca mai multe documente sa fie arhivate intr-o singra locatie cu

informatii de indexare comune. In particular, acest lucru este folositor pentru arhivarea

documentelor carora nu li se cer informatii de indexare individuale, cum ar fi folderele

scrisorilor sau facturilor mai vechi etc.

Primul pas este scanarea documentelor in Mailbox. In zona Archiva elementul de structura

unde documentele ar trebui sa fie selectat.

Urmatorul pas este selectarea tuturor documentelor din Mailbox. Din meniul trebuie

selectata optiunea Arhivare in masa.

Fereastra de dialog Selectare formular cuvinte cheie se va deschide si utilizatorul poate

selecta formularul de indexare corespunzator documentelor.

2.5 Scanarea documentelor

Documentele care sunt disponibile in format non-electronic (hartie) trebuie sa fie scanate in

sistem. Sunt trei feluri de a scana documente in ELO:

• Pagini individuale - pot fi scanate pagina cu pagina si apoi stocate ca fisiere individuale.

Aceasta creaza un document pe pagina. In orice caz, ELO permite unirea documentelor intr-

un singur document.

• Documente Multipage - pot fi scanate si unite automat intr-un document electronic in

interiorul ELO. Aceasta functie este disponibila in zona Mailbox si direct in zona Arhiva ale

ELO. De asemenea, in Mailbox este disponibila o functie ce permite paginilor individuale sa fie

impartite in documente individuale daca acest lucru este dorit.


• Paginile pot fi scanate si atasate documentelor existente in arhiva. Aceasta functie este

disponibila numai in zona Arhiva.

2.5.1 Selectarea unui scanner

In mod normal, primul pas in scanarea documentelor este instalarea unui scanner functional.

Cu ELO pot fi utilizate o gama variata de scannere.

Un scanner poate fi ales dintr-o lista de scannere instalate efectuand click pe Selectare

scanner din toolbar.

Aceasta va deschide casuta de dialog care ii permite unui scanner sa

fie selectat din cele instalate in sistemul retelei.

Se selecteaza un scanner si se da click pe Selectare. ELO poate fi folosit acum sa scaneze

documente

2.5.2 Selectarea Profilului Scanner-ului

Utilizatorul poate selecta un profil al scanner-ului sa-l utilizeze cand se scaneaza.

Profilele scanner-ului

determina setarile pentru

scanner cand se scaneaza

cum ar fi color sau alb-negru sau rezolutia in dpi.

ELO ofera cateva profile de scanare iar utilizatorii

cu drept de acces pot crea altele.

Pentru a selecta un profil, poate fi folosita lista

din toolbar cand aceasta e vizibila, sau profilul

poate fi selectat cu: Setari sistem – Selectare

profil scanner .

Lista afiseaza toate profilele curente.Daca lista nu

este afisata in toolbar, poate fi activata din: Fereastra-Configurare bara de instrumente.

Efectuand click pe una in optiunile din lista de meniuri se seteaza profilul respectiv ca activ.

Acesta va fi deasemenea afisat ca activ in lista, daca lista este afisata in toolbar.

Profilul Cu examinare, distribuit de ELO, deschide softwareul scannerului pentru derularea

scanarii unui document. Cele doua profile standard A4 B/W 200 dpi si A4 B/W 300 dpi

scaneaza documente A4 direct, fara a deschide vreun software, in alb si negru la 200

respectiv 300 de dpi.


2.5.3 Scanarea individuala a documentelor

Dupa ce se selecteaza un scanner si profilul dorit, utilizatorul poate sa inceapa scanarea.

Documentele cu o singura pagina sunt scanate utilizand functia Scare o singura pagina in

Mailbox.

Functia este activata printr-un click pe Scaneaza o singura pagina sau prin selectarea

Scaneaza o singura pagina din meniul pop-up in zona Mailbox.

Cand procesul de scanare este complet, documentul va fi accesibil in Mailbox. Daca scanarea

documentului nu indeplineste standardele cerute din oricare motiv, scanarea poate fi

repetata efectuand click pe icon-ul Rescanare pagina.

Functia de rescanare poate fi folosita pe oricare din documentele scanate din Mailbox.

Cand se da click pe icononita, documentul selectat va fi rescanat si inlocuit de noua scanare.

Aceasta permite corectarea oricaror documente scanate, fara a fi nevoie de crearea unui

document nou si stergerea documentului existent. Este o optiune folosita in special pentru

corectarea scanarilor.

2.5.4 Scanarea documentelor duplex

Documentele duplex pot fi scanate in ELO si unite ca un singur document. Documentele

trebuie sa fie scanate intr-o ordine predeterminata si atunci ELO poate uni paginile pentru a

face un singur document. Cand se scaneaza un document cu patru foi fata-verso, cu paginile

numerotate de la 1 la 8, paginile impare trebuiesc scanate primele, incepand cu pagina 1, in

ordinea 1,3,5,7. Paginile pot fi apoi intoarse si scanate in ordinea 8,6,4,2. Cand se foloseste un

scaner cu ADF, foile pot fi inversate si reintroduse in scaner si vor fi scanate in ordinea

corespunzatoare.

Cand se scaneaza de mana utilizatorul trebuie sa aiba grija ca documentele sa fie scanate in

ordinea corespunzatoare.

Odata scanate documentele

pot fi gasite in Mailbox si, in

functie de setarile

utilizatorului pentru afisaj,

sunt afisate cu numerele de la

00001 la 70001 asa cum se

poate vedea in figura

alaturata.


Documentele ce trebuiesc unite, pot fi selectate ca un grup si functia Aranjare pagini din

Mailbox poate fi selectata din meniu. Documentele vor fi

atunci sortate in ordinea corespunzatoare, astfel incat

numerotarea actuala a paginilor sa fie de la 1 la 8.

Aceasta poate fi observata in figura urmatoare.Odata ce

documentele scanate au fost ordonate pot fi

unite cu functia Asociere pagini.

Functia se gaseste in submeniul desfasurat in urma unui

click dreapta sau poate fi declansata de utilizarea iconitei Asociere pagini din bara de

instrumente. Toate documentele care urmeaza sa fie unite trebuiesc selectate in partea

stanga a ferestrei. Doar

documentele selectate vor fi

unite.

Dupa ce documentele au fost

unite, un singur document va

fi afisat in locul celor opt

anterioare. Cand documentul

este selectat, numarul de

pagini este afisat in coltul din

stanga jos al ferestrei

Mailbox.

Documentul poate fi acum arhivat in acelasi mod ca orice alt document. Pentru a afisa toate

paginile in acelasi timp trebuie dat click pe iconita Vizualizare miniaturizata a inregistrarii

selectate

ELO suporta deasemenea scannere duplex, ce scaneaza simultan pe ambele parti. In acest caz

nu este nevoie ca paginile sa fie sortate. Scanerele duplex pot fi deasemenea configurate sa

scaneze simplex.

2.5.5 Scanarea si unirea paginilor cu cu ADF

Cand se foloseste un scaner cu ADF, paginile multiple pot fi

scanate si unite folosind functia Scanarea si unirea

paginilor.


Paginile destinate scanarii trebuie introduse in ADF in ordinea corecta, apoi se actioneaza

iconita Scanarea si unirea paginilor. Paginile vor fi scanate secvential iar apoi, dupa finalizarea

scanarii, vor fi unite pentru a rezulta un document multipage.

2.5.6 Scanarea mai multor documente multipage cu ajutorul separatorilor

ELO permite scanarea mai multor documente si unirea acestora prin utilizarea unor pagini

speciale ce delimiteaza sfarsitul unui document si inceputul altuia. Aceste pagini sunt

cunoscute ca separatori si pot fi printate in ELO.

Separatorii trebuie mai intai configurati in ELO inainte de a fi utilizati de useri. Separatorii

pot fi configurati si printati doar de cei cu suficiente drepturi de acces. Daca un utilizator nu

poate printa separatori, trebuie sa contacteze administratorul sistemului sau un coleg cu

suficiente drepturi de acces.

Odata ce separatorii au fost configurati si profilul de scanare a fost corect selectat, utilizatorii

pot initializa scanarea documentelor multiple, folosind separatorii pentru a imparti

documentele.

Documentele trebuie introduse in ADF-ul scanerului in ordinea corecta cu cate un separator

intre fiecare document.

Functia de Scanarea si unirea paginilor poate fi pornita direct din meniu sau prin selectarea

iconitei din toolbar. Din acest moment documentele vor fi scanate si unite automat in

documente multipage.

In imaginea de mai sus se poate observa ca au fost scanate si unite automat 3 documente.

Numele celor 3 documente este reprezentat de numere secventiale. Separatorii nu sunt

vizibili. Documentele pot fi acum arhivate fara alte procesari sau alaturari de pagini.

2.5.7 Adaugarea paginilor la documentele arhivate existente

Aceasta caracteristica este disponibila doar in zona Arhiva si permite scanarea unei pagini si

adaugarea acesteia unui document existent. Pagina de scanat se introduce in scaner, se

selecteaza documentul in care trebuie incorporata pagina si se selecteaza iconita

Scanarea si unirea paginilor la documente existente.

Pagina va fi scanata si adaugata documentului dorit din arhiva. Aceasta functie este de

asemenea disponibila si in meniul Document.


Aceasta functie permite crearea unei noi versiuni de fiecare data cand este atasata o noua

pagina unui document ce are setat controlul versiunilor. Acest fapt determina crearea unor

cantitati mari de informatii. Aceasta functie nu ar trebui utilizata pe documente cu controlul

versiunilor decat daca este absolut necesar.

2.6 Lucrul cu documente in arhiva

Documentele pot fi vizualizate, deschise, modificate,

sortate sau printate in orice moment direct din arhiva ELO.

Procesarea documentelor in zona Arhiva este realizata in

general prin meniul existent si sub-meniul Document.

Accesul la documente este controlat prin drepturile de

acces si statusul documentelor. Anumiti utilizatori nu vor

putea sa vizualizeze sau sa editeze anumite documente, in

functie de drepturile avute. Drepturile de acces sunt

stabilite si repartizate de administratorul sistemului. In situatia in care un utilizator nu poate

deschide un document la care are acces, trebuie informat administratorul.

2.6.1 Vizualizarea documentelor

Documentul este afisat in partea dreapta a ferestrei ELO, in momentul in care este selectat in

partea stanga. Totusi, in cazul anumitor documente, cum sunt documentele generate de

Microsoft Office, doar prima pagina a acestora se poate vizualiza in ELO. Pentru a vizualiza

paginile urmatoare, documentul trebuie deschis. Aceasta se realizeaza prin selectarea

optiunii Open din meniu.

ELO permite de asemenea ca documentele sa fie deschise printr-un dublu-click pe acestea.

Aceasta functionalitate poate fi activata, odata cu alte caracteristici, din dialogul Setari sistem

- Optiuni .

2.6.2 Editarea documentelor

Pentru a edita un document in ELO, acesta trebuie mai intai sa fie checked out. Un document

checked out poate fi editat exclusiv de utilizatorul care a dat Check out documentului. Aceasta

optiune previne situatia in care mai multi utilizatori sa editeze simultan acelasi document,

creandu-se astfel un conflict de versiuni.

Pentru a edita documentul, acesta trebuie mai intai selectat, apoi cu optiunea Check-out si

deschidere document din meniul Document sau printr-un click pe iconita Check-out si

deschidere document din toolbar.

Documentul va fi marcat ca fiind checked-out in Arhiva, prin afisarea


unei iconite in forma unei sageti galbene in fata numelui documentului, iar in paranteze

drepte are trecut numele utilizatorului care a dat chek-out.

De asemenea, documentul va fi vizibil si in zona In uz din ELO. Documentul poate fi acum

editabil in Microsoft word sau in softwareul in care a fost creat. La terminarea editarii

documentului, acesta poate fi salvat, cu functia Salvare iar documentul editat va fi vizibil in

zona In uz.

Toate modificarile asupra documentului trebuie realizate inainte de a da check in

documentului. Check in creaza o noua versiune, in cazul in care documentul are setata

optiunea de control al versiunilor, si in acelasi timp ridica restrictiile de editare asupra

acestuia. Toate modificarile asupra documentului trebuie realizate inainte de a da check in

documentului, datorita faptului ca succesiunea de check in si check out duce la realizarea mai

multor versiuni si de asemenea exista riscul ca documentul sa fie dat check out de alt

utilizator intre schimbarile realizate.

Pentru a da check in unui document, acesta trebuie selectat din zona In use alaturi de

optiunea de Check in din meniu sau de iconita prezenta in toolbar Check-in Document.

2.6.3 Printarea documentelor

Toate documentele pot fi printate din cadrul ELO.

Pentru a printa un document se selecteaza fie optiunea Print din meniul Document sau prin

selectarea iconitei din toolbar Printare Document.

2.6.4 Check In si Out pentru documente

Documentele care au fost date check out pot fi editate doar de utilizatorii care au realizat

acest lucru. Singura modalitate prin care o alta persoana poate avea acces la document, in

afara de functia read-only este ca administratorul sa foloseasca optiunea de force access.

Aceasta functie este limitata la administratorul sistemului.

Cand utilizatorii incearca sa check out un document care a fost dat deja check out de alt

utilizator, isi face aparitia un mesaj de informare a faptului ca documentul nu poate fi dat

check out sau editat. De asemenea este afisat si utilizatorul care a dat check out

documentului.

2.6.5 Check in documentelor

Utilizatorii pot da check in documentelor doar in momentul in care documentele sunt date

check out pe propriul cont. Aceasta se poate realiza din zona In use sau din optiunea din

meniu Document – Check-in Document sau utilizand iconita din toolbar Check-in Document.


Aceasta functie nu este dependenta de selectarea individuala a documentelor si permite ca

toate documentele date check out de catre utilizator sa fie check in, prin selectarea

optiunii Check-in Document. Se

deschide un dialog in care sunt listate

exclusiv documentele date check out

de catre utilizatorul respectiv.

Nu vor fi listate documentele care au

fost date check out de alti utilizatori.

In cazul in care utilizatorul nu are dat

check out nici un document, acest

dialog va putea fi vizualizat fara ca

vreun document sa fie listat.

Este necesar sa se introduca o noua versiune pentru toate documentele cu optiunea controlul

versiunilor activata, care au fost date check in.

2.6.6 Istoricul versiunilor

Functia Istoricul versiunilor permite afisarea versiunilor precedente ale unui document cu

optiunea controlul versiunilor activata si de asemenea se poate adauga un comentariu

aditional. Aceasta functie este importanta din mai multe motive, standarde ISO, motive

contractuale diverse, etc.

Pentru a putea vizualiza dialogul cu Istoricul versiunilor, utilizatorul trebuie sa selecteze

optiunea

Istoricul Versiunii din meniul Document.

Dialogul afiseaza toate versiunile

anterioare, ne sterse, ale

documentului, la un loc cu data,

utilizatorul si comentariul pentru

versiune.

2.6.7 Trimiterea documentelor

ELO permite trimiterea documentelor

catre alti colegi prin retea. Acest fapt

duce la eficienta si elimina costurile si


necesitatea hartiei. Pentru a trimite documente colegilor, documentul trebuie sa fie localizat

in zona mailbox. Documentele pot fi transferate in Mailbox prin orice metoda.

O data ce documentul de trimis este

localizat in zona Mailbox, se selecteaza

si se deschide un meniu.

Se selecteaza optiunea Mutare in Mailbox-ul

altui utilizator.

Un alt dialog – Selectare utilizator - va fi afisat

de unde poate fi selectat destinatarul

documentului.

Sunt prezenti in aceasta lista doar utilizatorii

care au cont ELO.

Unul sau mai multi utilizatori pot fi acum selectati, iar documentul este transferat in zona

Mailbox a persoanelor respective si sters din Mailboxul expeditorului.

2.6.8 Stergerea documentelor

Documentele pot fi sterse printr-un click pe

iconita Delete.Va fi afisat un dialog iar

utilizatorul trebuie sa confirme faptul ca

doreste stergerea documentului.

Cand este sters un element al structurii,

toate intrarile subordonate sunt de

asemenea sterse.

In urma selectarii optiunii de Restaurare din

meniu, sunt reintroduse in arhiva toate

documentele sterse. O data documentele

reintroduse in arhiva, pot fi tratate in

aceeasi maniera ca orice alt document din

arhiva.


Functia Stergere permanenta sterge toate documentele sterse din sistem. Documentele nu

mai pot fi reintroduse in arhiva si au fost sterse definitiv.

Optiunea de Eliminare versiuni sterse este utilizata pentru a elimina toate istoricele

versiunilor sterse din sistem.

3. Arhiva

Zona Arhiva are un toolbar iar iconitele continute permit utilizatorului accesul la o gama

extinsa de functii.

Cateva din ele sunt detaliate in cele ce urmeaza.

Inapoi in arhiva

Cu ajutorul acestui buton va puteti intoarce la ultimul document vizualizat.

Insert document in partea stanga

Creaza element de structura in partea dreapta

Scaneaza si uneste pagini

Document check-in

Check out si deschide un document

Editeaza cuvintele cheie

Trimite documentul prin E-mail

Trimite documentul prin Fax

Printeaza documentul


Cauta in cadrul documentului

Selectarea suprafetei pentru OCR (disponibila doar pentru documentele scanate sau imagini)

Rotatia paginii

Zoom

Ecran maxim

3.1 Optiunile meniului Arhiva

La selectarea meniului Arhiva, se deschide un sub-

meniu de tip drop-down. Cu ajutorul optiunilor

prezente aici, se pot exporta sectiuni din arhiva,

vizualiza rapoarte sau sterge documente invechite.

De asemenea, se pot utiliza o multitudine de functii

prin shortcuturi. Se pot fluidiza si simplifica mai multe

taskuri prin utilizarea combinatiilor de taste.

Cele mai importante functii sunt detaliate in cele ce urmeaza.

3.2 Import

Initiaza wizardul pentru import. Este utilizat pentru importul unei

sectiuni a arhivei ce a fost deja exportata (un folder sau un simplu

document) inapoi in arhiva ELO.

3.3 Export

Aceasta optiune initiaza wizardul pentru export ce permite

utilizatorului copierea unor obiecte individuale din arhiva (folder,

document) pe alt mediu, CD-ROM de exemplu.


3.4 Rapoarte

Securitatea este un aspect vital intr-o arhiva electronica. Din acest motiv toate procesele

desfasurate in arhiva trebuiesc inregistrate. Cu aceasta functie puteti afisa logurile actiunilor

ce au avut loc in sistem sau un diagnostic al sistemului.

3.5 Optiuni din click dreapta

Meniul de context pentru zona Arhiva se deschide printr-un click dreapta asupra unui

obiect din arhiva. Meniul de context este disponibil pentru documente, cabinete, foldere,

indecsi. Comenzile disponibile ies in evidenta; comenzile inactive sunt estompate.

Beneficiul utilizarii meniului de context este acela ca furnizeaza acces rapid la anumite

comenzi des utilizate.

Cele mai importante comenzi sunt detaliate in cele ce urmeaza.

3.6 Setarea drepturilor de acces

Drepturile de acces sunt stabilite pentru toate obiectele ELO. Printre drepturile ce pot fi

stabilite sunt Chei, Drepturi pentru utilizatori Drepturi pentru grupuri.

Prezenta cheilor protejeaza

obiectele de accesul neautorizat.

Aceasta inseamna ca daca unui

document i s-a desemnat o cheie

de acces, obiectul va putea fi vizualizat doar de aceia care au cheia.

Este de asemenea posibila desemnarea mai multor chei unui cabinet

si continutului acestuia. Astfel este posibila, de exemplu,

desemnarea unor chei diferite pentru un folder, un index sau un

document.

Administratorul sistemului decide cine poate da drepturi de acces si

ce drepturi. Sunt doua modalitati de a stabili chei pentru un obiect:

a) Dublu click stanga pe un obiect in partea stanga, ex. un document. Isi face aparitia

fereastra Editare document. Click pe zona Optiuni.

In campul Chei, selectati cheia pe care doriti sa o utilizati pentru a bloca documentul.

b) Click dreapta pe obiectul caruia doriti sa-i stabiliti o cheie. Isi face aparitia Context Menu.

Click pe optiunea Set access rights.


Click dreapta pe obiectul caruia doriti sa ii

stabiliti o cheie. Isi face aparitia meniul de

context. Click pe optiunea Configurare

drepturi de acces. Se deschide fereastra

Editare drepturi de acces.

3.7 Documentele

Documentele arhivate pot fi oricand

deschise, editate, sortate si printate daca

este necesar. Din acest motiv, sub-meniul

document contine urmatoarele comenzi:

• Check out si deschide documentul

• Deschide

• Aranjeaza si alatura TIFF multipage

• Printeaza

• Check out documentul

• Document check-in

• Istoricul versiunilor

• Salveaza fisierul ca

• Incarca o noua versiune

3.8 Editarea cuvintelor cheie

Toate obiectele (cabinete, foldere, indecsi, documente, etc) din

ELO sunt indexate cu cuvinte cheie in momentul crearii sau

completarii acestora. De asemenea se seteaza optiuni diferite

pentru fiecare element in parte. Se pot schimba, adauga sau

modifica toate setarile si intrarile utilizandu-se comanda

Editare cuvinte cheie.

1. Click dreapta pe elementul ce trebuie modificat, ex. un folder. Se deschide un sub-meniu.

2. Selectati Editare cuvinte cheie. Se deschide formularul asociat obiectului.


Se realizeaza modificarile in zonele Elementar, Note si Optiuni.

3.9 Tree view

In zona Arhiva, este posibila selectarea

mai multor obiecte ELO cand suntem in

modalitatea de vizualizare tree view.

Dupa selectarea obiectelor, este posibila

executarea aceleiasi actiuni in acelasi timp

asupra tuturor obiectelor selectate.

3.10 Startul unui flux de lucru Adhoc

Selectati optiunea Start flux de lucru adhoc

pentru a deschide o fereastra cu acelasi nume ce va permite definirea si startul unui flux de

lucru.

Fluxul de lucru ad-hoc este potrivit pentru procese secventiale sau paralele, ex. share

anumite documente intre mai multi angajati. Se pot introduce toate caracteristicile,

convenient, intr-o singura fereastra de dialog.

3.11 General

Sub-meniul General contine mai multe functii,

cele mai importante sunt detaliate in cele ce

urmeaza.

Afisarea listei cu drepturile de acces(Display

access rights List): aceasta functie afiseaza o

lista cu toti utilizatorii si grupurile care au

acces la un anumit document sau element de

structura.

Outlook: Aceasta comanda permite punerea in legatura a unui index cu Microsoft Outlook,

transferul continutului indexului catre Outlook si sincronizarea.

Rapoarte: afiseaza intr-o fereastra rapoartele pentru un obiect selectat.


Cele mai recente informatii sunt in top. In mod normal sunt afisate detaliile pentru o singura

zi, dar se poate restrange cautarea la intrari sau useri specifici. Se poate realiza acest fapt

printr-un click pe butonul Options.

Fulltext: Realizeaza transferul continutului unui document selectat in baza de date fulltext.

Aceasta optiune este disponibila doar in cazul in care modulul Fulltext este instalat.

OCR pentru Fulltext(OCR as for Fulltext): prin

selectarea acestei optiuni, este creat in

mailbox un fisier ce contine datele fulltext

pentru documentul activ.

Workflow: utilizati aceasta caracteristica

pentru a verifica daca documentul selectat

este sau a fost parte a unui workflow, si daca

da, care anume.

Start Standard Workflow: ELO include si

managementul fluxurilor de lucru. Acest fapt permite utilizatorului de a trimite documente pe

rute predefinite intre angajati. Documentul isi face aparitia in zona Task. Optiunea Start

Workflow deschide fereastra Start Standard Workflow. Selectati un workflow existent si

porniti-l printr-un click pe OK.

3.12 Vizualizarea arhivei - Tree View si List View

Vizualizarea documentelor Exista doua

modalitati de vizualizare a documentelor in

arhiva.

Activarea Tree View La afisarea documentelor

in zona Archive, utilizatorul poate alege intre

listarea traditionala a acestora sau listarea

arborescenta (tree view). Pentru aceasta,

activati optiunea Utilizare vizualizare

arborescenta la urmatoarea lansare din Setari

sistem – Optiuni - Afisare.

Optiuni de vizualizare in Tree View


Informatia rezultata in urma indexarii poate fi extinsa in tipul de vizualizare arborescent cu

mai multe informatii din campurile de indexare.

3.13 Encriptarea documentelor

ELO poate cripta documente. Singura modalitate

de a accesa documentele criptate este prin

intermediul unei parole. Pentru a cripta un

document, in primul rand trebuie ca acestuia sa i

se stabileasca o cheie de ecriptare predefinita.

Accesul din exterior nu mai este posibil.

Documentele se pot cripta atat prin chei de criptare cat si prin parole.

Documentele sunt criptate automat utilizandu-se un formular index. Astfel incat trebuie intai

determinate cheile de criptare individuale si, pe cat posibil, sa li se atribuie nume diferite.

Pentru a realiza aceasta,

click pe Chei de criptare din

meniul Setari sistem.

Setati parolele si numele

pentru cheile de criptare.

Apoi, dupa crearea

formularului index, selectati

cheia de criptare dorita

pentru encriptarea documentului.

3.14 Fulltext

Daca aveti instalat modulul ELO Fulltext, puteti adauga

intreg continutul unui document intr-o baza de date

fulltext.

Avantajul este acela ca puteti realiza cautarea oricarui

termen din cadrul documentului. Aceasta inseamna ca

puteti cauta in baza de date fulltext un termen si apoi sa


vizualizati o lista a tuturor documentelor in care apare acest termen.

Indexarea documentelor pentru Fulltext

Nu este recomandata adaugarea tututror documentelor in baza de date fulltext deoarece

exista riscul ca baza de date sa devina mult prea extinsa iar cautarea sa se realizeze astfel

foarte incet.

1. In cadrul arhivei, selectati documentul al carui continut doriti sa-l adaugati in baza de date

fulltext.

2. Right-click pentru deschiderea meniului. Selectati

optiunea General apoi click pe Fulltext. Aceasta

actiune deschide fereastra Baza de date fulltext.

3. Click pe butonul Adaugare la baza de date fulltext.

Acesta indexeaza intregul continut al

documentului.

3.15 Adaugarea automata a documentelor

Se mai pot adauga documente in baza de date

fulltext in timpul indexarii cu cuvinte cheie.

Exita doua modalitati de a realiza acest lucru:

• In momentul in care se creaza sau se modifica

un formular de indexare (Setari sistem –

Formulare cuvinte cheie), initializati caracteristica

Indexare document pentru cautare fulltext . Prin

selectarea acestei optiuni rezulta faptul ca orice document completat folosind acest index va

fi automat adugat bazei de date fulltext.

• In momentul indexarii cu cuvinte cheie a unui document, click pe zona Optiuni a

formularului. Aici puteti initializa functia Includere in fulltext. Acest document va fi astfel

inclus in baza de date.

3.16 Controlul versiunilor

Aceasta optiune permite ELO sa pastreze fisierul original, cand modificari sunt realizate

asupra lui.


In functie de modalitatea in care este setata optiunea de control al versiunilor, aceasta

caracteristica poate de asemenea sa impiedice editarea sau modificarea documentului.

Aceasta caracteristica este vitala (si chiar o cerinta legala) pentru anumite documente cum

sunt: taxe, facturi, testamente, etc.

3.17 Setarea controlului versiunilor

Controlul versiunilor poate fi modificat pentru a corespunde cerintelor dumneavoastra in

doua zone:

• Direct in formularul de indexare: Aceasta inseamna ca toate documentele pentru care

folositi acest formular de indexare au ca prestabilit tipul de control al versiunilor.

• In timpul indexarii cu cuvinte cheie. Chiar daca ati utilizat un formular de indexare pentru

un anumit document, puteti seta sau schimba tipul de control al versiunii. Noile setari ale

controlului versiunilor va fi aplicabil strict acestui document.

Tipul de control al versiunilor este selectabil. Pentru a selecta tipul dorit, click pe sageata din

campul Stare document din fereastra de manevrare a formularelor de cuvinte cheie. Isi fac

aparitia urmatoarele optiuni:

Editabil liber/Sortare manuala: Puteti

modifica documentul liber, fara nici o

inregistrare a versiunii precedente.

Control versiune/Ordine alfabetica: In

cazul in care un document este modificat, versiunea anterioara este salvata, ceea ce

inseamna ca documentul primeste o istorie a versiunilor. In arhiva este vizibila versiunea

recenta.

Numai in citire/Sortare dupa data document: Daca este selectata aceasta optiune,

documentul nu mai poate fi modificat. Aceasta solutie este importanta pentru facturi,

impozite, etc. Mai sunt disponibile si alte optiuni pentru sortarea intrarilor.

3.18 Istoricul versiunilor

Functia de istoric al versiunilor permite afisarea versiunilor precedente ale unui document ce

are setata optiunea de control al versiunilor si adaugarea unor comentarii aditionale. Aceasta

functie este importanta din diferite motive: taxe, impozite, ISO, etc.

Pentru a vizualiza dialogul de istoric al versiunilor, utilizatorul trebuie sa selecteze optiunea

de istoric al versiunilor din meniul Document.


Vizualizarea istoricului

versiunilor

Pentru a intelege schimbarile

realizate asupra documentelor,

se poate utiliza optiunea de

istoric al versiunilor. Aceasta

permite vizualizarea tuturor

documentelor modificate,

comparare versiunilor intre ele si, daca este necesar, reintroducerea unor versiuni mai vechi.

1. Click dreapta pe un document. Isi face aparitia un sub-meniu.

2. Selectati optiunea Document din submeniu si click pe Istoricul versiunii. Isi va face aparitia

dialogul de control al versiunii .

3.19 Compararea versiunilor unui document

Pentru a compara cele doua versiuni ale documentului,

dati click dreapta de acesta si selectati Document data –

Comparare versiuni sau Document data –istoricul

versiunilor –Compare versiuni.

In ambele variante se deschide fereastra urmatoare:


Apasand butonul DoubleView se deschide fereastra urmatoare, unde puteti vizualizacele doua

documente ca in imaginea urmatoare:

Apasand butonul Word. va apare fereastra

urmatoare, unde va sunt prezentate si

modificarile facute de la o versiune la alta

asupra documentului:

3.20 Legatura cu Outlook

Outlook este un program de

management al informatiei – un centru de control al comunicarii ce organizeaza emailuri,

faxuri, notite, etc, ca obiecte in foldere. Aceasta aplicatie se poate lega de ELO.

Aceasta inseamna ca emailurile, faxurile pot fi arhivate direct din Outlook in ELO.

Legatura indecsilor ELO dispune de 3 modalitati diferite de a lega indecsii.

Setarea folderului Outlook

Pentru ca ELO sa poata crea o legatura catre Outlook, utilizatorul trebuie sa

specifice folderul pentru Outlook. Acesta va fi folderul in care vor fi arhivati toti

indecsii ELO.

1. In bara de meniu, click

pe Setari sistem, apoi

Optiuni. Isi face aparitia fereastra

Parametri generali sistem.

2. Click pe pagina E-mail. Cardul

index

E-mail este acum activ.

3. In campul Dosar Outlook

introduceti folderul Microsoft

Outlook care doriti sa contina


indecsii ELO. Este recomandabil sa creati in primul rand un folder corespondent in Outlook,

ex. ELO. Cand creati acest folder, acesta trebuie sa fie un folder Mail items. Click pe butonul

de selectare pentru a selecta folderul Outlook.

4. Se deschide fereastra Cale Outlook . Outlook standard creaza automat la instalare

Folderului personal.

Selectati-l apoi selectati folderul creat in Outlook prin click pe butonul Subcale. Butonul de

Anulare este utilizat pentru reintoarcerea la nivelul inferior si permite utilizatorului navigarea

in cadrul nivelelor.

Outlook, Index Link

Pentru a lega un index ELO in Outlook, procedati in felul urmator:

1. In arhiva ELO, selectati indexul ce doriti sa-l faceti disponibil in Outlook (ex. Ianuarie).

2. Deschideti meniul prin click dreapta. Selectati General, apoi

Outlook. Click pe Adaugare la Outlook. Indexul apare in

Outlook ca un subfolder in folderul Outlook creat. Daca este

necesar, initializati comanda Folder list din meniul Vizualizare.

Din acest moment se poate crea foarte usor o legatura catre Outlook pentru un element de

structura cu drag and drop.

Se pot drag and drop de acum toate mailurile in folderul ELO, ce este vizibil si in Outlook, sau

mailurile pot fi arhivate automat.

Daca este necesar, puteti crea

legaturi pentru indecsi aditionali cu

Outlook.

Apasati butonul Colectare

documente Outlook disponibil in

zona Arhiva

pentru a

transfera

mailurile in

arhiva. Aceasta actiune

improspateaza arhiva ELO iar

emailurile sunt transferate din

Outlook catre indexul relevant din ELO. De asemenea atasamentele emailurilor sunt

transferate automat in ELO.


3.21. Adaugare de notite(adnotari) pe un document

Pe un document puteti adauga si notite. Sunt trei tipuri de notite ce pot fi

adaugate: publice , private si stampile. Cele publice pot fi vizualizate de toati

utilizatorii, cele private doar de dumneavoastra iar stampilele sunt acele notite

care nu mai pot fi sterse.

Adaugarea unei notite se face dand click dreapta pe document, selectand

optiunea New sticky note si alegand notita dorita.

Va apare fereasatra unde puteti trece comentariul dorit:

In arhiva, notita respective este vizibila ca in imaginea de

mai jos:

3.22 Adaugarea de atasamente

Puteti atasa picturi, sunete si informatii video pentru orice

document arhivat in Elo folosind functia de Attachment.

Ca sa atasati o pictura, sunet sau informatie video la un document,

trebuie sa dati click dreapta pe documentul respectiv si sa selectati

optiunea Attachment.


3.23. Creare legaturi

Sistemul permite crearea de legaturi intre documentele aflate in arhiva, acest lucru se

realizeaza din click dreapta pe documentul caruia dorim sa ii cream o legatura si selectare

optiunii Documente aferente – Creare legatura.

Putem vizualiza legaturile unui document din

click dreapta pe Documente aferente –

Vizualizare legaturi.

3.24. Arhivarea de documente déjà existente in arhiva

In momentul in care se doreste arhivarea unui document care déjà

exista in arhiva, sistemul detecteaza automat acest lucru si il

atentioneaza pe utilizator.

Sistemul ii ofera posibilitatea utilizatorului de a renunta la arhivare, de

a crea o scurtatura la documentul existent sau chiar de a duplica

documentul.


3.25.Copiere structura de fisiere

Aceasta functie copiaza un fisier de structura in Clipboard.

De aici aceasta functie poate fi lipita oriunde in arhiva:

Dati click dreapta pe documentul pe care doriti sa il copiati si dupa ce se deschide meniul de

context, alegeti Copy file structure asa cum se vede in figura

alaturata.

3.26 Paste file structure

Daca ati copiat un fisier de structura ( cabinet, folder sau index )

mai intai alegeti locatia in arhiva unde doriti sa lipiti copia.

In meniul de context dati click pe Paste file structure.

Se deschide fereastra urmatoare:

Daca apasati butonul Ok,

documentul va fi lipit in

locatia selectata. Daca va

razganditi si nu mai doriti sa

lipiti documentul acolo,

apasati butonul Cancel.

4. Clipboard-ul

Clipboard-ul este un „depozit” ce ajuta la organizarea arhivei. Fiecare obiect ELO, de la un

simplu document la un cabinet poate fi copiat in clipboard si apoi copiat inapoi in alta locatie

a arhivei. Aceasta zona este utila pentru mutarea obiectelor dintr-un loc in altul sau la

realizarea unor copii dupa acestea. Astfel, obiectul va fi disponibil in dublu exemplar in cadrul

arhivei (o data in original si inca o data ca shortcut).


Clipboard-ul are si un toolbar ale carui iconite permit accesul mult mai rapid la o gama diversa

de functii. Cateva din cele mai importante functii sunt detaliate in cele ce urmeaza.

Un click pe iconita Delete from Clipboard sterge documentul marcat din zona Clipboard.

Obiectul in sine ramane nealterat in cadrul arhivei.

Trimite documentul selectat prin email

Trimite documentul selectat prin fax

Printeaza documentul

Cauta un termen in documentul selectat si evidentiaza textul care se potriveste.

Rotatia paginii (disponibila doar pentru documentele scanate sau imagini)

Selectarea suprafetei pentru OCR (disponibila doar pentru documentele scanate sau imagini)

Zoom

Ecran maxim

5. Mailbox-ul

Se pot scana documente in Mailbox si sa decideti cum si unde sa le arhivati. Se pot stabili

formulare de indexare cu cuvinte cheie pentru documente, sa le copiati, sa introduceti

cuvintele cheie sau sa realizati modificari asupra documentelor.

Documentele deja aflate in arhiva pot fi mutate in Mailbox in mod repetat, de exemplu,

pentru a le trimite mai departe unui alt coleg din retea.


Avand instalat modulul optional Barcode, documentele pot fi citite si indexate rapid, securizat

si eficient utilizandu-se codurile de bare.

5.1 Functiile Mailbox-ului

Toolbarul contine diferite iconite. Prin selectarea uneia din acestea se realizeaza o comanda.

Cateva functii sunt descrise in cele ce urmeaza:

Click pe aceasta iconita se initializeaza fereastra de selectare a scanerului (Selectare scanner)

Printr-un click pe aceasta iconita se scaneaza noi pagini in Mailbox.

Click pe aceasta iconita pentru a rescana o pagina(Rescanare pagina).

Click pe aceasta iconita pentru a scana si uni pagini (Scaneaza si uneste paginile)

Prin deschiderea meniului de tip drop-down se pot selecta optiunile ce se doresc a fi utilizate

la scanare.

Click pe aceasta iconita pentru a uni paginile selectate.

Click pe aceasta iconita pentru a imparti paginile (Scindare pagini).

Pentru a sterge intrarile din mailbox.

Iconita de mutare a unui obiect catre mailboxul altui utilizator(Mutare in Mailbox - ul altui

utilizator)

Trimiterea unui document prin e-mail.

Trimiterea unui document prin fax.

Printarea unui document.


6. Cautarea

ELO ofera multe optiuni de cautare pentru ca toate documentele arhivate sa poata fi

regasite usor din volume mari de informatie.

6.1 Cautare utilizand formularul de indexare cu cuvinte cheie

In stanga toolbarului se regasesc 7 iconite,

fiecare avand o lupa. Toate formularele de

indexare cu cuvinte cheie sunt prezente.

Selectati formularul de indexare folosit la

indexarea documentului, ex. Factura

(Invoice). Acest lucru filtreaza cautarea si

restrange documentele regasite strict la

cele ce au fost indexate folosindu-se acest

formular.

Formularul de cautare „Factura fiscala”

Campurile de indexare sunt afisate in zona Elementar. Acest fapt permite utilizatorului sa

caute exact intrarile din aceste randuri.

De exemplu, introduceti numele Elo in campul corespunzator furnizorului .ELO va cauta in

arhiva dar strict documentele al caror camp de furnizor corespunde cu valoarea introdusa. Se

pot crea in total pana la 50 de campuri de indexare. Pentru claritate, nu vor fi afisate toate

campurile in zona Elementar a formularului de cautare;

Rezultatele cautarii


Rezultatele cautarii sunt prezentate in partea stanga; in functie de setari, pot fi afisate mai

multe coloane, depinzand de setarile configurate in Setari sistem, Optioni, in zona Cautare.

Sistemul permite si un buton de rafinare a cautarii, buton care acessat face practice o noua

cautare, dar de a aceasta in rezultatul cautarii anterioare.

6.2 Cautare folosind Wildcard

Se pot efectua cautari utilizandu-se si wildcardul * in campurile de indexare ale formularului

de cautare. In alte cuvinte, se poate folosi wildcardul * pentru a cauta secvente. De asemenea

se poate utiliza si caracterul % specific SQL.

Cautare pentru secvente

Sunt numeroase optiuni pentru acest tip de cautare, pe care le vom prezenta folosindu-ne de

cateva exemple: Sa presupunem ca dumneavoastra cautati toate facturile al caror numar

contine „21”. In campul Nr facturii din formularul de cautare treceti *21*. Formularul va

returna toate documentele ce contin asociatia „21” in numele trecut in campul Nr facturii.

Cautare „incepe cu” sau „se termina cu”

Sa presupunem ca dumneavoastra cautati un numar de client care incepe cu 15. In formularul

de cautare, treceti in campul corespunzator numarului clientului: 15*. ELO va regasi in baza

de date toate documentele ce au trecute si incep in campul corespunzator numarului

clientului cu numarul 15. In cazul in care se trece *en in campul corespunzator furnizorului,

cautarea va regasi documentele al caror nume de furnizor se termina in en.

6.3 Cautare de la / pana la

O metoda extrem de eficienta de a cauta anumite documente este cautarea de la / pana la.

Este o metoda ideala de a restrange aria de cautare.

Sa presupunem ca rulati o campanie de marketing si ca doriti sa regasiti toti furnizorii al caror

nume incepe cu c, d, e sau f. In campul corespunzator Furnizorului din formularul de cautare,

introduceti c-f. Cautarea va regasi documentele ale caror initiale corespund atributului de

cautare c-f.

6.4 Cautare complexa

Se mai pot formula cautari

utilizandu-se operatorii booleeni

AND, OR si NOT. In Setari sistem,


Optiuni, in optiunea Cautare in curs, utilizati modul cautare pentru a specifica cum doriti ca

ELO sa se ocupe de cautarea dumneavoastra.

• Cautarea dupa expresii: Doar cuvintele sau parti din cuvinte cautate. Daca se introduce "ct"

in campul de cautare, ELO va regasi ex. "Factura" si "Contract". Problema: acest tip de cautare

va regasi prea multe documente.

• Cautarea folosind operatorul "and" : Introduceti doua cuvinte sau parti de cuvinte separate

de un spatiu. Introducerea "a b" va regasi toate intrarile ce prezinta "a" si "t" in componenta,

ex "contract".

• Cautarea folosind operatorul "or": Introduceti doua cuvinte sau parti de cuvinte separate

de un spatiu. Introducerea "a b" va regasi toate intrarile ce prezinta in continut "a" sau "b"

sau ambele.

• Cautarea folosind operatori "and", "or", "not" Se pot lega mai multe argumente de

cautare folosindu-se "and", "or" si "not". De exemplu, introducand "a and t and not b" va

regasi toate intrarile ce contin literele "a" si "t", dar nu si "b", examplu: "Factura" .

6.5 Cautare fulltext combinata

Cautarea fulltext combinata permite utilizatorului restrangerea cautarii la atribute

specifice. Click pe Gasire cuvant cheie in

toolbar.

Se deschide un dialog cu formularele de

cautare disponibile.

Selectati formularul dorit, in cazul nostru este

selectat Basic entry.

Introduceti un termen de cautare in campul

Nume scurt . Toate documentele vor fi

cautate utilizandu-se acest camp de Nume.

Apoi introduceti un termen de cautare in campul corespuzator cautarii fulltext. Documentele

deja regasite vor fi filtrate utilizandu-se termenul introdus in acest camp. Rezultatul va fi

combinatia intre cele doua cereri de cautare.

De asemenea mai sunt disponibile urmatoarele tipuri de cautari:

• Cautare cu toate formularele de indexare


• Cautare universala

• Cautarea sticky notes

• Cautarea fisierului chaos

• Desemnarea unei iconite de cautare fiecarui formular de cautare

• Cautare in continutul unui document

• Tree view

7. Taskuri si Remindere

Toolbarul contine o serie de comenzi, cele mai importante sunt descrise in cele ce urmeaza.

Click pe optiunea Stergere Task sterge documentele selectate din zona Taskuri.

Iconita pentru Refresh Task Reminders. In timp ce se lucreaza in Task, fereastra nu este

updatata automat. Cu alte cuvinte, daca o alta persoana trimite un document in acest timp,

nu apare in fereastra de lucru. Printr-un click pe aceasta iconita faceti refresh in taskuri.

Click pe iconita Executat, continuare flux de lucru continua workflowul( fluxul de lucru )

curent.

Prioritate ridicata: Click pe acesta iconita si vor fi aratate strict taskurile cu prioritate ridicata.

Prioritate medie: Sunt afisate taskurile cu prioritate medie si ridicata.

Prioritate redusa: Sunt afisate toate taskurile.

Iconita pentru Vizualizare activitati substituti.

Iconite pentru Check Document Out si Check Document In.


Functiile de print si fax functioneaza in acelasi mod ca si pe celelalte toolbaruri din alte zone

de lucru.

Optiunea de Semnarea documentelor adauga o semnatura electronica.

In aceasta zona utilizatorii vor primi sarcinile pe care le au pentru ziua respectiva.

Un flux de lucru standard sau ad-hoc pornit va aparea utilizatorului care trebuie sa il continue

in aceasta zona.

Pentru continuarea unui flux de lucru utilizatorul trebuie sa apese butonul de continuare flux

de lucru si in urma verificarii documentului primit sa decida ceea ce face cu el mai departe.

Mai mult, Elo poate atentuiona utilizatorii,(atat in cadrul sistemului in zona de sarcini cat si pe

e-maill),cu privire la sarcinile pe care le au pentru ziua respectiva.

Elo dispune si de o functie de substitution management foarte folositoare intr-un flux de

lucru, de exemplu daca o persoana este in concediu atributiile lui pot fi preluate de o alta

persoana si astfel nu se pierde timp.

8.In uz

Zona In Uz ofera vizualizarea tuturor documentelor ce sunt in acel moment utilizate. Este

centrul tuturor documentelor ce se doresc a fi modificate si editate in ELO.

8.1 Check Out pentru documente

Pentru a edita un document arhivat, click

pe iconita Check out si deschidere

document. ELO blocheaza documentul si

creaza o copie in zona In Use. ELO lanseaza

de asemenea si aplicatia necesara editarii

documentului.


De acum documentul poate fi editat si salvat. Chiar daca se inchide aplicatia, documentul

ramane rezervat pentru utilizatorul care a dat check out. Se poate reincepe munca oricand se

doreste. Dupa ce un document a fost dat

check out, in fata acestuia in arhiva, apare o

iconita ce indica faptul ca a fost dat check out

si blocat. Toate documentele ce au fost check

out sunt listate in zona In Use.

Vizualizarea si editarea documentelor ce au

fost check out

In partea stanga a ferestrei In Use se afla o

lista de documente ce nu sunt disponibile

utilizatorului deoarece sunt in curs de editare.

Cand se selecteaza una din intrari, in partea dreapta se poate vizualiza continutul. Sunt

disponibile cateva functii:

• Go to: inapoi la documentul din arhiva.

• Click pe Document check in, se va insera documentul inapoi in arhiva. ELO va cere un numar

de versiune si un comentariu. Aceste intrari suplimentare ofera ajutor pentru o mai buna

vizualizare in istoricul versiunilor.

• In Edit document, se deschide fisierul prin aplicatia originala in care a fost creat. Astfel se

pot face toate modificarile necesare. Atata timp cat documentul este rezervat pentru

utilizator, se pot repeta procedurile cat timp este necesar.

• Se pot printa si trimite prin fax versiuni ale documentelor. Sunt disponibile de asemenea si

functiile de rotatie si zoom.

• Daca nu se mai doreste pastrarea modificarilor realizate, click pe iconita de Discard

document changes. Aceasta comanda sterge copia in care s-a lucrat si deblocheaza

documentul original din arhiva.

8.2 Check in pentru documente

Check In Odata ce modificarile s-au realizat, se poate muta documentul

inapoi in arhiva utilizandu-

se iconita din meniu:

Check document in

ELO intreaba utilizatorul daca doreste sa

aloce un numar de versiune si un


comentariu.

Editarea rapida a documentelor

In cazul in care se doreste o modificare rapida a documentului

inainte de a i se da check in din nou, exista o modalitate simpla.

Click pe document, selectati iconita din toolbar Check-out si deschidere document si

deschideti aplicatia pentru editare. Realizati modificarile necesare si salvati documentul din

nou.

In ELO, puteti da click

direct pe Check

document in. Se va

deschide un dialog cu o lista cu toate

documentele date check out.

Documentul curent este selectat, se

apasa tasta Check in iar documentul este

mutat automat inapoi in arhiva si sters

din zona In use.

9. Meniul Arhiva

Din acest loc, se pot importa si exporta documente, arhive,

sectiuni din arhiva, vizualiza rapoarte, reintroducerea

documentelor ce au fost sterse.

De asemenea se pot utiliza

caracteristicile ELO mobile din acest

punct. Se poate initializa o

reconciliere a arhivei, activitati

mobile, replicari, etc.


In cele ce urmeaza sunt detaliate comenzile cele mai importante.

9.1 Exportul

Wizardul pentru export usureaza copierea obiectelor individuale dintr-o arhiva, cum ar fi un

folder, pe un alt hard drive, un CD-ROM, etc.

Aceasta inseamna ca se pot exporta sectiuni intregi din arhiva dumneavoastra catre alte

medii de stocare sau ca pot fi

mutate complet din arhiva.

In cele ce urmeaza vom descrie

pasii implicati in exportarea

oricarui obiect ELO – cabinet,

folder, nivel, index, etc

In arhiva, navigati in locatia din

care doriti sa exportati obiecte.

Pentru a exporta un folder, urcati

la nivelul folder.

In bara de meniu, click pe Archive si selectati optiunea Export.

Se va deschide fereastra de export wizard

la pagina Start.

In campul Cale destinatie, introduceti calea

catre mediul de stocare. In exemplul de

fata este directorul E:\Export.

Directorul selectat nu trebuie sa contina

alte fisiere sau foldere.

Click pe Urmatorul.

Urmatorul pas este pagina Selectare unde se

poate vedea nivelul arhivei. Se poate selecta un

singur folder printr-un click.


Folderele listate sunt dependente de structura arhivei si de intrarile disponibile in arhiva.

Se poate fie sa se aleaga o singura intrare dintr-o lista, fie mai multe intrari dintr-o lista sau se

poate marca casuta de exxport all items si

vor fi selectate toate intrarile. Toate

obiectele afisate vor fi selectate si apoi

exportate. Click pe Urmatorul.

Utilizand butonul de Terminare se poate

exporta mult mai simplu si mai rapid.

Apasand pe butonul Urmatorul, se trece la

urmatoarea pagina – Optiuni. Se marcheaza

casutele dorite.

Click pe Urmatorul. Isi face aparitia pagina

de Date. Daca se doreste exportul documentelor dintr-o anumita perioada, in acest loc se

poate defini acea perioada.

Click pe Urmatorul. Isi face aparitia formularul de

indexare cu cuvinte cheie . Aici, se poate limita

exportul la anumite tipuri de documente, selectand

formularele relevante de indexare cu cuvinte cheie.

Toate formularele de indexare cu cuvinte cheie sunt

afisate.

La marcarea casutei Documente arhivate cu toate

formularele de cuvinte cheie, vor fi exportate toate

documentele.

Click pe Urmatorul.

Apare pagina Parola.

Pentru a exporta documente

encriptate si alte obiecte ELO

encriptate, aveti nevoie de o parola

pentru cheile de criptare relevante.

Pentru a exporta documente

encriptate, introduceti parola pentru

cheile de criptare in campul Parola.


Parola si cheile de criptare sunt setate in Setari sistem, Chei de criptare de catre utilizatorii cu

drepturi de administrator.

La introducerea tuturor setarilor, click pe Urmatorul. Isi face aparitia pagina Export.

Click pe Finish. ELO initializeaza exportul. Informatiile sunt copiate in directorul selectat. In

fereastra de raportare a paginii Export, este generat un raport.

9.2 Importul

Utilizandu-se wizardul pentru import, se pot importa arhive inapoi in ELO.

Aceasta functie poate fi utilizata odata cu functia de Export, pentru a muta

documente dintr-o arhiva in alta.

In meniul Arhiva, click pe Import.

Isi face aparitia fereastra de cautare a folderului.

Se selecteaza folderul ce contine documentele ce se

doresc a fi importate si se da click pe OK. Calea este

astfel introdusa in campul Sursa.

Toate sectiunile arhivei regasite in aceasta locatie

sunt listate in campul Gasite. Demarcati optiunea

Importare toate in cazul in care doriti sa importati un singur folder.

Click pe Urmatorul. Isi face aparitia

pagina de Destinatie.

Click pe Urmatorul. Apare pagina

Optiuni.

Selectati parametrii doriti apoi apasati pe

Urmatorul. Isi face aparitia pagina Formulare cuvinte

cheie.


Din nou, se selecteaza toti parametrii necesari si se apasa pe urmatorul. Apare fereastra Chei.

In fereastra de raportare, sunt afisate cheile ce au fost stabilite pentru useri si grupuri si care

nu sunt prezente in arhiva curenta.

Click pe Urmatorul.

Isi fac aparitia fereastrele de Culoare si

Parola.

Click pe Urmatorul. Apare pagina de Import.

Click pe Terminare.

Importul a fost realizat cu succes.

9.3 Generarea Rapoartelor

Cu ajutorul comenzii Rapoarte, se pot genera

rapoarte despre toate documentele si

informatiile ce se regasesc in arhiva curenta si

despre toate procesele ce au loc in arhiva. Din

motive de securitate, inregistrarea proceselor si

fluxurilor de lucru este esentiala pentru o arhiva

electronica. Rapoartele generate va pot ajuta la

analiza erorilor, in cazul in care acestea apar.

Vizualizare raport In meniul Arhiva, deschideti din sub-meniu optiunea Vizualizare raport.

Utilizand aceasta

comanda se va afisa

o lista cu activitatile

ce au avut loc in

arhiva. Isi face


aparitia fereastra Archive reports.

Se seteaza raportul astfel incat sa includa actiunile dorite. Se pot determina procesele

inregistrate - Editare document, stergere document, inchidere arhiva etc. prin Optiuni.

Click pe Optiuni. Isi face aparitia fereastra de filtrare a optiunilor raportului.

De la data – Pana la data In aceste doua campuri se poate trece

perioada intre care sa fie afisat logul.

Utilizator In acest camp se poate alege intre toti utilizatori sau

un singur user.

Numar obiect Introducand o valoare in acest camp, puteti

restrictiona raportul la obiectele ELO individuale. Introducand

„0”, vor fi prezentate in log toate obiectele din arhiva.

Afisare toate acest butonul selecteaza toate optiunile din

dialogul Optiuni, si reprezinta toate setarile si actiunile ce vor fi

prezentate in raport.

Raport mic Utilizand acest buton, se activeaza optiunile pentru un raport restrans.

Raport extins acest buton activeaza optiunile pentru un raport extins.

System Info

Selectati Arhiva, Rapoarte, Info sistem din bara de

meniu. Se deschide dialogul Informatii sistem in

care putem vizualiza Chei, Utilizatori si Grupuri ce

sunt utilizate/logati

in arhiva.

Activati optiunile

necesare din

campurile Chei,

Utilizatori si Grupuri. Este generata o lista ce include atat

drepturile individuale pentru useri si grupuri.


Diagnostic sistem

Utilizand butonul de Diagnostic sistem

sau optiunea din meniu Arhiva, Rapoarte,

Diagnostic sistem, se deschide dialogul

ELO –Informatii sistem.

Aici sunt afisate cateva din cele mai

importante setari ELO. Erorile sunt

evidentiate in rosu.

Optiunea de diagnostic al sistemului permite

analiza si monitorizarea diferitelor setari din

arhiva – analiza cailor documentelor, setarile

bazei de date, setarile scanerelor, formulare de

indexare cu cuvinte cheie.

9.4 Configurare chei arhiva

Aceasta functie permite administratorului sa

seteze chei (drepturi de acces) pentru

elemente de structura sau arhive.

Cheie AccessManager Pentru a seta accesul la

o arhiva via access manager, se utilizeaza

aceasta optiune.

Administratorul poate selecta in

acest moment cheia pentru access

manager. Strict utilizatorii ce au

aceasta cheie vor putea accesa

access managerul si arhiva. Cheia


poate fi confirmata apasand tasta OK sau Cheie sistem .

ACL baza de date Aceasta functie permite

administratorului sa determine ce utilizatori pot crea

elemente de structura in cadrul arhivei.

10. Meniul Editare

In cele ce urmeaza vor fi prezentate principalele optiuni.

10.1 Indexarea cu cuvinte cheie

Selectati un document sau orice alt obiect ELO din arhiva. In bara de

meniu, selectati Editare - Cuvant cheie.

Formularul de indexare cu cuvinte cheie pentru obiectul ELO respectiv isi face aparitia.

Indexarea cu cuvinte cheie a unui document

Inainte de a arhiva un document in arhiva, acesta trebuie

indexat cu cuvinte cheie. Formularele de indexare contin

campurile necesare realizarii acestui proces.

Indexarea cu cuvinte cheie reprezinta procesul de desemnare

a catorva informatii pentru fiecare document sau obiect ELO

– este un proces important, ce permite regasirea facila

ulterioara. Data este un criteriu important de cautare.

Este recomandata indexarea cu cuvinte cheie a unui cabinet, folder sau index.

Se poate de exemplu, crea un formular de indexare numit Factura client ce prezinta campul

Numar client. Daca in prezent aveti informatii despre clienti in diferite foldere sau indecsi,

atunci utilizand o functie de cautare pentru atributul de indexare Numar client, veti putea

cauta si vizualiza toate documentele ce au legatura cu Client.

Editarea cuvintelor cheie pentru cabinete, foldere, nivele sau documente are loc intr-o

fereastra de dialog. Aceasta se deschide automat in momentul in care un obiect este


introdus in arhiva prin drag and drop, cand se da dublu click pe un obiect sau cand se

utilizeaza o scurtatura. In lista din partea stanga selectati formularul necesar.

In afara de campul Nume si celelate campuri adaugate de dumneavoastra, se mai pot adauga

cuvinte cheie sau text si in pagina de Note.

Aparitia acestei iconite indica faptul ca este disponibila o lista de indexare cu cuvinte cheie.

Pagina Optiuni

Indexarea cu cuvinte cheie include si definirea atributelor unui document si comportarea

acestuia. Aceste setari sunt introduse in pagina Optiuni, in cazul in care nu au fost introduse

deja in formularul de indexare. Sunt prezente mai multe optiuni, depinzand daca indexati cu

cuvinte cheie un document, cabinet, nivel, folder sau index.

Optiuni generale

Urmatoarele optiuni sunt

disponibile pentru toate obiectele

ELO in pagina Optiuni:

Istoricul versiunilor

Pagina de Istoricul versiunii este

utilizata pentru afisarea

schimbarilor ce au avut loc

indexarea unui document. Toate schimbarile in indexare

pot fi afisate in acest loc, indiferent de locul unde au

avut loc: Elementar, Note sau Optiuni.

Optiuni pentru Cabinete, Foldere, Nivele si Indecsi.

In momentul in care se indexeaza un cabinet, folder,

nivel sau index, nu sunt disponibile optiunile

Document, Include in fulltext si Encryption.

Optiunea Starting point for replication set este

utilizata in timpul replicarii. In momentul in care este

activata si folderul este inclus in setul de replicare,

acesta nu va fi automat replicat in aceeasi pozitie in

arhiva de recplicare. In schimb folderul va fi copiat in

folderul Replication base iar administratorul va fi

responsabil de locatia in care noul folder va fi arhivat.


Intotdeauna consultati administratorul sistemului inainde de a utiliza aceasta optiune.

10.2 Editor pentru formular de indexare

Acest editor usureaza foarte mult crearea propriilor formulare de indexare cu cuvinte cheie.

Puteti crea formulare de indexare doar in cazul in care aveti drepturi de administrator.

Deschideti meniul Setari sistem si dati click pe Formulare cuvinte cheie [Ctrl+F3]. Isi face

aparitia fereastra de management a formularelor de indexare.

Click pe Formular nou. Introduceti un

nume pentru noul formular (ex. Test) in

fereastra de dialog ce apare si apasati pe

OK.

Unele campuri din editor sunt deja

completate cu setari standard – campul

Nume formular contine numele pe care l-

ati introdus.

Structura editorului de formulare de

indexare

Editorul de formulare prezinta 2 parti:

• partea superioara, ce prezinta 50 de pagini ce pot deveni cele 50 de campuri de indexare

disponibile pentru un formular de indexare cu cuvinte cheie.

• partea inferioara ce permite introducerea setarilor potrivite pentru formularul de indexare

si de asemenea pentru toate documentele arhivate utilizand acestformular.

Se pot observa cele 50 de sectiuni, numerotate de la 1 la 50. Fiecare numar reprezinta o

pagina cu ajutorul careia se poate defini un camp de indexare. Din acestea rezulta ca un

numar maxim de 50 de campuri de

indexare pot fi definite pentru fiecare

formular de indexare.

Campurile de indexare pe care le creati

pentru un formular de indexare sunt

afisate in pagina Elementar (vezi


imaginea alaturata). Puteti utiliza editorul de formulare pentru a crea formulare de indexare

pentru fiecare tip de document. Pentru claritate, nu sunt afisate toate cele 50 de campuri de

indexare posibile ci sunt imparite in pagini aditionale (ex. Part1 si Part 2 etc.).

Formularul de indexare standard cuprinde pe pagina Elementar trei campuri standard Nume,

Data si Data indosariere.

Functiile editorului de formulare de indexare

Nume camp: In cazul in care

introduceti ex. Numar factura,

veti genera campul Numar

factura in formularul de

indexare, pe care il veti utiliza

mai apoi pentru captura

numarului de factura cand

indexati un document.

Grup: Aici se introduce numele

grupului (max. 10 caractere)

pentru cautare universala.

Prin click dreapta pe campul gol

corespunzator grupului se deschide un meniu ce afiseaza toate numele de grupuri

disponibile. Selectati unul din acestea pentru a-l utiliza la cautarea universala. Astfel, mai

tarziu, puteti cauta documente completate utilizand diverse formulare de indecare dar care

apartin aceluiasi grup.

Pe alta parte, printr-un click dreapta pe un camp deja completat cu numele unui grup, vor fi

afisate toate formularele pentru acel grup. Acest fapt permite administrarea eficienta a

arhivelor de dimensiuni considerabile.

Min/max caractere: Defineste numarul minim/maxim de caractere ce trebuie introduse in

campul curent din formularul de indexare pentru a putea arhiva documentul.

Lista cuvinte cheie: Este utilizata o lista cu cuvinte cheie pentru a indexa documentele cu

informatii standard. Se pot crea liste de indexare pentru fiecare camp de indexare.


In momentul indexarii unui document, lista de indexare este afisata strict pentru campul

respectiv de indexare.

Pozitii camp: Acest buton initializeaza editorul de formulare, ce permite pozitionarea

campurilor de indexare independent pe formularul de indexare.

Input type: In aceasta lista se poate seta tipul informatiilor pentru campul

de indexare. In momentul completarii campului de indexare(cand se

indexeaza utilizandu-se acest formular de indexare), ELO va accepta strict

formatele specificate.

10.3 Cai de indosariere

Meniul Cai de indosariere permite determinarea locatiei stocarii

documentului. Click pe Cai de indosariere deschide dialogul pentru editare

Editare cale indosariere.

Calea spre arhiva activa va fi

afisata ca fiind calea BASIS, in

acest caz

d:\ELO\archive\Arhiva-interna.

Pentru a edita calea sau pentru

a vizualiza setarile pentru o

cale, aceasta trebuie selectata

si se apasa butonul Editare

pentru a se deschide dialogul

pentru atribute.

Mai multe optiuni sunt afisate alaturi de calea actuala si de structura arhivei.

Se introduc setarile potrivite,

avand in vedere urmatoarele:

Descriere: numele caii. Acesta

poate fi ales liber cu conditia

sa fie unic. Unicitatea unui

nume nu va fi controlata, deci

atentie la unicitatea numelui.


Cale: calea acutala. Aceasta poate fi schimbata prin apasarea butonului din partea dreapta a

campului si selectarea noii cai din lista sau prin scrierea noii cai direct in acest camp. Atentie

la existenta caii scrise.

Structura: sunt disponibile urmatoarele valori:

• Plar, fara subdirectoare: Documentul salvat pe aceasta cale va fi stocat intr-un folder sau

director si nu vor fi create subfoldere aditionale.

• 64k directoare cu 64k documente: Documentele vor fi salvate in maxim 64.000 foldere,

fiecare continand un maxim de 64.000 documente.

• 256k directoare cu 16k documente: Documentele vor fi salvate in maxim 256.000 foldere,

fiecare continand un maxim de 16.000 documente.

• 1M directoare cu 4k documente: Furnizeaza o structura a arhivei ce contine pana la

1,000,000 de foldere, fiecare cu cate 4,000 documente.

• 4M directoare cu 1k documente: Structura contine pana la 4,000,000 foldere ce contin

maxim cate 1,000 de documente.

• MD5 Filing: Documentele sunt arhivate cu encriptare MD5. Un folder nou este creat pentru

fiecare document arhivat.

• Cale centrata: O cale centera poate fi introdusa ce permite utilizarea centera.

• DR550-cale: O cale DR550 poate fi introdusa pentru ELOenterprise.

Utilizare drept cale mirror : se determina daca calea este utilizata ca o cale normala de

stocare sau daca va fi utilizata ca o cale in care informatiile sunt copiate ca backup. Mirror

path nu pot fi utilizate ca si cai normale pentru stocare.

Numai in citire: Atunci cand este selectata aceasta optiune, calea nu mai poate fi utilizata

pentru stocarea documentelor. Reprezinta o masura de securitate pentru asigurarea faptului

ca anumite cai mai vechi nu sunt utilizate dupa o anumita data, de exemplu.

Nu restabiliti din calea de backup: Atunci cand este selectata, calea nu va fi automat

reintrodusa in cazul in care se va realiza o reintroducere generala.


Cale WORM: Atunci cand este selectata, informatia poate fi scrisa o data dar nu poate fi

suprascrisa.

Creare cale noua Cai noi pot fi

create prin click pe butonul de

Cale noua. Se deschide dialogul

de mai sus si pot fi astfel

introduse numeroase detalii si

setari.

O data ce au fost introduse

setarile potrivite, se da click pe

OK, se adauga calea in lista din

dialogul Editare cale indosariere ( asa cum se vede in figura alaturata ).

10.4 Chei de criptare

ELO permite utilizatorului sa-si protejeze documentele arhivate, folosind

enriptare de 128 bit. Pentru a realiza acest lucru se pot folosi pana la 16 chei

de criptare. Fiecare cheie are propria parola.

Tineti minte ca in momentul in care creati un document, ce cheie de criptare

doriti sa-i desemnati.

Din motive de

securitate,

aceasta nu poate fi

schimbata mai tarziu.

Datorita faptului ca baza de

date fulltext nu poate fi

criptata, nu se pot adauga

documente criptate bazei de

date fulltext.

Imediat ce este creata o

noua arhiva, toate cele 16 chei de criptare sunt prezente. Acestea sunt denumite de la 1 la 16

si au ca parola standard elo. Se poate schimba aceasta parola oricand, selectand cheia de

criptare dorita si apoi introducand vechea parola o data si noua parola de doua ori.


10.5 ELO Script Manager

O serie de comenzi ce sunt intotdeauna executate in aceeasi ordine pot fi

salvate ca script. Toate comenzile continute de un script sunt desfasurate

automat. Aceasta inseamna ca se pot utiliza scripturile pentru a controla ELO

si alte aplicatii OLE pentru a accesa informatiile acestora.

Utilizand aceasta functie se pot automatiza si simplifa o serie larga de taskuri.

ELO vine cu cateva scripturi. Se pot adauga oricand scripturi tipice

utilizatorului. De asemenea ELO suporta limbajul de programare VBScript®.

Utilizarea scripturilor Scripturile incluse in ELO pot fi utilizate in doua modalitati:

Initializarea dintr-un submeniu: Click dreapta in orice fereastra ELO (Archiva, Clipboard,

Mailbox, Cautare in curs, Sarcini si In Uz) pe toolbar. Isi face

aparitia un meniu in care sunt afisate toate scripturile. Acesta

porneste in momentul in care se selecteaza.

Initializarea de la butonul User: Fiecare fereastra ELO are iconite customizabile carora le pot

fi desemnate scripturi (cf.Fereastra, meniul Configurare bara de instrumente). Aplicatia

curenta este afisata in campul QuickInfo, ce isi face aparitia cand mouse-ul ajunge deasupra

unei iconite. Click pe acea iconita

initiaza scriptul.

Crearea si administrarea

scripturilor ELO

Se pot crea si administra

scripturi pentru automatizarea

taskurilor utilizand o

fereastra de dialog.

In Setari sistem menu, click pe

Script Manager. Isi face aparitia

fereastra Manager

scripturi.

Numele scriptului: Aceasta coloana prezinta toate scripturile disponibile. Click pe unul din

scripturi deschide codul in campul de Script.


Script (VB Script): In campul Script, introduceti codul scriptului. Este necesar sa fiti familiarizat

cu limbajul de programare pentru a realiza acest lucru. Pentru a va ajuta sa creati scripturi,

puteti insera comenzi standard din sub-meniu (ce se deschide prin click dreapta). De

asemenea puteti regasi informatii despre VB Script in literatura de specialitate.

Deschidere: Utilizand acest buton, puteti importa un script extern in lista de scripturi

disponibila.

Salvare: Acest buton permite salvarea scriptului selectat ca un fisier. Puteti sa folositi aceasta

optiune pentru a crea o copie pe disk, pentru a putea fi folosita cu alta ocazie

Script nou: Acest buton permite crearea unui script nou. In primul rand, este necesar un

nume pentru acesta. Apoi puteti introduce codul in campul Script.

Stergere script : Click pe acest buton sterge scripturile selectate, dupa confirmarea stergerii.

Test: Acest buton ruleaza scriptul curent si permite testarea codului.

Drepturi: Puteti desemna drepturi pentru scripturi. Utilizatorii pot selecta si rula un script

daca au permisiunile necesare. Daca un utilizator doreste sa editeze un script, trebuie sa

ceara drepturi de scriere.

Evenimente declansatoare: In anumite momente, anumite scripturi pot rula automat (ex –

dupa recunoasterea barcodurilor, inainte sau dupa updatarea taskurilor, etc). Acest buton

deschide un dialog unde se pot lega scripturi de anumite evenimente.

Tiparire: Scriptul curent se poate printa.

Selecare font: Selectarea fontului utilizat la printarea scriptului.

Vizualizarea ultimului script:

la selectarea acestei casute,

cand se va deschide fereastra

de dialog, va afisa automat

ultimul script la care se lucra.

Este o optiune foarte utila

pentru perioadele in care se

creaza scripturi noi si

utilizatorul trebuie sa se

intoarca in aceeasi pozitie in

mod repetat.


Timing script Anumite

evenimente din ELO pot fi

legate cu scripturi astfel incat

sa ruleze automat.

Cand se atinge un anumit nivel

intr-un flux de lucru ELO,

scriptul este pornit. Acest lucru

permite utilizatorului sa

realizeze modificari asupra

fluxului ELO si sa-i extinda

functionalitatile, adaugand noi

caracteristici.

In coloana din partea stanga, Eveniment, sunt afisate toate evenimentele ELO.

Pentru a asocia un script unui eveniment, click pe evenimentul respectiv. Isi face aparitia o

casuta in coloana din partea dreapta, Rulare script,

ce afiseaza toate scripturile.

Scriptul este repartizat evenimentului imediat ce se realizeaza un click asupra acestuia.

10.6 Chei

Administratorul poate defini pana la 255 chei de acces si sa le

repartizeze utilizatorilor. In arhiva, utilizatorii pot vizualiza strict

obiectele

pentru care au

chei.

Definirea

cheilor In

meniul Setari

sistem, click pe

Key Manager.

Se deschide

fereastra de Key Management.

Introducerea unor chei noi


In urmatorul camp liber din

coloana stanga introduceti

numele cheii, ex.licitatii.

Confirmati noua cheie cu OK.

Repartizarea cheilor Obiectele

criptate pot fi vizualizate strict

de catre utilizatorii ce poseda

cheia folosita la criptarea

acestora. De obicei este

administratorul cel ce decide

cine ar trebui sa aiba aceasta cheie, dar si anumiti utilizatori au de asemenea permisiunea de

a repartiza chei.

In meniul Setari sistem, click pe Key Manager. Se deschide fereastra de Key Management.

Selectati cheia pe care doriti sa o repartizati. In partea dreapta, puteti vedea utilizatorii ELO

care poseda deja cheia. Bifati optiunea Toti utilizatorii pentru a afisa toti utilizatorii ELO sau

selectati un utilizator din lista de utilizatori.

Pentru fiecare cheie, puteti desemna patru drepturi unui coleg:

• R: (Read), vizualizare - poate vizualiza obiecte ELO criptate cu aceasta cheie (documente,

elemente de structure) precum si informatiile indexate.

• W: (Write) – scriere – utilizatorul poate edita sau modifica obiecte ELO criptate cu aceasta

cheie precum si informatiile indexate.

• D: (Delete), stergere – utilizatorul poate sterge obiecte ELO criptate cu aceasta cheie

precum si informatiile indexate.

• E: (Edit), editare – utilizatorul poate doar sa editeze obiecte ELO criptate cu aceasta cheie.

Utilizatorii cu acest drept nu pot accesa informatiile indexate.

Acest fapt inseamna ca puteti desemna unui utilizator dreptul

de editare asupra documentelor fara ca acestia sa aiba dreotul

de a modifica informatiile de indexare.

10.7 Setarea drepturilor de acces

Utilizandu-se optiunea de

configurare a drepturilor de


acces, se pot desemna drepturi fiecarui obiect ELO independent.

Selectati un obiect ELO din arhiva.

Din bara de meniu, selectati Editare,

Configurare drepturi de acces.

Isi face aparitia un dialog de setare a

drepturilor de acces (Editare drepturi de

acces).

Utilizand butoanele Chei, Utilizator si

Grup, se pot desemna drepturi obiectelor

ELO.

Click pe Chei. Isi face aparitia dialogul Selectare

chei. Se poate desemna o cheie de acces unui

obiect, daca acest lucru este necesar.

Butonul Utilizator permite definirea carui utilizator

i se dau drepturi de acces pentru un anumit

obiect.

Utilizatorul caruia nu i-a fost data chei

nu poate vizualiza obiectul sau modulul

respectiv.

Daca doriti transmiterea drepturilor de acces

altui utilizator, folositi butoanele de Parinte

si Proprietar.

Isi face aparitia campul Clonare drepturi de la

inregistrare parinte in dialogul Editare drepturi de acces. Aici se pot realiza modificarile

necesare.


Se confirma cu OK. Obiectului ELO i-au fost desemnate din acest moment tote drepturile pe

care le-ati setat.

10.8 Drepturile utilizatorilor

Dand clik pe optiunea

Setari sistem-

Utilizatori, va apare

fereastra de User

management .

Unui utilizator ii pot fi

date urmatoarele

drepturi:

Administrator principal: pot fi schimbate drepturile si desemnarea

cheilor, p[ot fi stersi sau creati noi utilizatori. Acest drept este

recomandat de a fi rezervat administratorului sistemului.

Editare date principale: utilizatorul poate realiza toata intretinerea arhivei (ex. managementul

cheilor, crearea utilizatorilor).

Editare structura arhiva: Acest drept permite utilizatorului sa editeze structura fisierului

(cabinet, folder, etc) sau sa creeze elemente noi. Nu include si dreptul de a crea noi arhive.

Editare document: utilizatorul poate crea si edita documente.

Modificare parola: Utilizatorul este

autorizat sa-si schimbe parola,

utilizand optiunea din meniul Setari

sistem - Parola.

Modificare parametri stare

document: utilizatorul poate

schimba statusul unui obiect (sa nu fie controlat din punct de vedere al versiunii, sa fie

controlat din punct de vedere al versiunii, read-only).

Administrare utilizator: Aceasta optiune permite utilizatorului sa creeze si sa administreze alti

utilizatori. Totusi, utilizatorii creati pot avea aceleasi sau mai putine drepturi decat cel care i-a

creat.

Administrare flux de lucru: utilizatorul are posibilitatea de a crea si administra fluxurile de

lucru.


Lansare fluxuri de lucru: Utilizatorul poate initializa fluxuri de lucru.

Stergere document: Utilizatorul poate sterge documente.

Stergere element de structura: utilizatorul poate sterge elemente de structura (cabinet,

folder, index).

Administrator SAP : Acest drept este utilizat pentru a lega ELO de SAP utilizandu-se modulul

ELO ArchiveLink. Acest drept permite utilizatorului sa administreze formularul de indexare

referitor la interfata SAP. Formularul de indexare pentru documentele administrate de SAP

este vizibil pentru toti, dar strict utilizatorii cu acest drept il pot edita.

Import: utilizatorul este autorizat sa importe documente in arhiva curenta.

Export: Utilizatorul este autorizat sa exporte documente si obiecte ELO pentru care are acces.

Utilizatorul nu poate exporta obiectele pentru care nu are drepturi de acces.

Editare formulare cuvinte cheie: Utilizatorul poate crea, edita si modifica formulare de

indexare cu cuvinte cheie.

Editare scripturi: Utilizatorul are dreptul de a initializa fereastra de script management din

meniu Setari sistem, Script si de a administra toate procesele necesare organizarii,

desemnarii si crearii scripturilor.

Editare data de expirare: Utilizatorul poate edita si seta data expirarii documentelor. Acest

drept permite accesul doar la campul Expira la din dialogul de indexare din pagina Optiuni.

Data poate fi modificata cu ajutorul calendarului.

Gestionare liste cuvinte cheie: Daca utilizatorul are acest drept, poate edita listele de

indexare, prin meniul Setari sistem,Editare cuvinte cheie.

In dialogul de indexare, pot fi editate doar listele de indexare la care utilizatorul are acces.

Stergere documente numai in citire: Cu acest drept, utilizatorul poate sterge documentele

setate ca "read-only" din arhiva.

Replication administration: Acest drept este strict legat de modulul ELO REPLICATION

module.

Pentru a desemna documente specifice sau elemente de structura unor grupuri de replicare,

ce urmeaza a fi schimbate cu alte arhive si utilizatori, sunt stabilite obiecte diferite – si unde

se aplica si intrarile subordonate –unor grupuri de replicare individuale via sub-meniul din

arhiva.


Modificare parametri securitate: Un utilizator trebuie sa aiba acest drept pentru a putea

modifica setarile de administrare din meniul Setari sistem -Utilizatori.

Drepturi absolute, ignorare toti parametri de securitate: Acest drept este recomandat sa

apartina exclusiv administratorului principal.

Modificare parametri scanner si profiluri de scanare: Pornirea acestei functii din System

Settings, Options, inseamna ca utilizatorul poate schimba setarile din Scanning si Scanner

profile.

Modificare formulare cuvinte cheie sau documente indosariate: Utilizatorul poate desemna

formulare de indexare diferite unui document, odata ce acesta a fost arhivat.

Creare proiecte pentru activitati: In Setari sistem – Gestionare proiecte, utilizatorul poate

deschide fereastra Activitati – Administrare proiect. Aici, acesta poate crea un priect pentru

activitati.

Administrare cale de indosariere: Cu acest drept, utilizatorul poate modifica setarile caii de

stocare a documentelor in meniul Setari sistem – Optiuni -Cai.

Blocare cont: In cazul in care aces drept este desemnat unui utilizator, acesta nu se mai poate

loga in ELO, in ciuda faptului ca este inregistrat ca user ELO.

Stergere versiuni: Cu acest drept, utilizatorul poate sterge versiunile unui document ce are

optiunea de control al versiunilor activata.

Autor pentru versiuni limitate: Acest drept permite crearea si editarea unui numar limitat de

documente.

10.9 Chei

In zona Chei, se poate specifica ce chei si drepturi

poate avea un utilizator. Recomandam activarea

drepturilor necesare.

10.10 Grupuri in ELO

Un utilizator poate fi membru din mai multe grupuri. Drepturile acestuia vor reprezenta suma

tuturor drepturilor din grupul din care face parte plus drepturile sale individuale. De exemplu,

se poate crea un grup , caruia sa i se desemneze toate cheile necesare. Fiecare membru din

acest grup va poseda automat cheile grupului.


11. Meniul setari sistem

Acest capitol prezinta comenzile din meniul Setari sistem.

Cele mai importante sunt detaliate in cele ce urmeaza.

11.1 Pagina de scanare

Aceasta pagina este utilizata pentru

introducerea setarilor de scanare in

ELO. Setari individuale pentru

diferite documente scanate sunt

introduse in indexul Profil Scanner.

Parametri globali

Acesta este utilizat pentru

introducerea setarilor ce sunt

indentice pentru toate scannerele.

Accentul principal este pus pe compensarea diferitelor erori cauzate de diferite drivere

TWAIN.

Aceste setari nu trebuiesc schimbate decat in momentul in care scanerul nu functioneaza

corect.

Inversare scanari B/W inainte de salvare – profil In eventualitatea unui conflict hardware,

utilizatorul poate vizualiza imaginile negre si cu text alb. Utilizand aceasta optiune, se pot

corecta aceste erori, daca driverul echipamentului de scanare nu furnizeaza alte ajustari

individuale. Aceasta setare afecteaza strict modul fullscreen.

Inversare scanari B/W inainte de salvare - examinare

In eventualitatea unui conflict hardware, utilizatorul poate vizualiza imaginile negre si cu text

alb. Utilizand aceasta optiune, se pot corecta aceste erori, daca driverul echipamentului de

scanare nu furnizeaza alte ajustari individuale. Aceasta setare afecteaza strict modul de

scanare cu preview.

Utilizare driver TWAIN ELO


Aceasta este o a treia optiune pentru driverul scanerului, in cazul in care optiunile precedente

nu au efect.

Utilizare driver CFM TWAIN

Aceasta optiune furnizeaza o conexiune TWAIN suplimentara. Daca este necesar, realizati un

test pentru a vedea cu ce optiune functioneaza scanerul dumneavoastra mai bine.

Mod transfer TWAIN

Transfer nativ sau Transfer memorie– drivere TWAIN diferite suporta modurile de transfer ale

informatiei.

Recunoasterea separatorilor:

Margine ignorata in % reprezinta suprafata din jurul separatorului ce nu este verificata in

timpul scanarii.

Proportie maximamurdara in % determina gradul de poluare permis pe separator. In cazul in

care este setat la 3%, portiunea neagra nu trebuie sa contina mai mult de 3% alte culori in

afara de negru(cu alte cuvinte trebuie sa cuprinda 97% negru pur). Analog pentru portiunea

alba.

Separatori

Butonul Separator Pagina permite

utilizatorului sa printeze pagini separatoare

si sa le testeze pentrua vedea daca acestea

sunt recunoscute corect.

Utilizand butonul Tiparire pagina

separatoare cu banda orizontala sau banda

verticala, operatorul poate produce diferite formate de pagini separatoare. Prin optiunea de

Verificare recunoastere, paginile separatoare create pot fi testate pentru a li se observa

eficienta. Butonul Anulare inchide dialogul.

Ignore erori ADF

Anumite scannere raporteaza incorect faptul ca mai sunt pagini blocate in tava de alimentare,

astfel incat scanarea este incetata. La activarea acestei optiuni, dupa terminarea scanarii, ELO

va verifica daca ADF-ul este gol si , daca este necesar va continua scanarea.

Scanare arhiva: Introducere scanat ca prima pagina


Aceasta optiune determina modul in care se pot adauga pagini noi unui document existent in

arhiva. Standard, paginile sunt adaugate ca ultima pagina a documentului. Prin selectarea

acestei optiuni, ELO permite adaugarea extra paginii la inceputul documentului.

Corectare dimensiune falsa document

In anumite momentele, scanerele pot produce cel mai mare format al documentului, in ciuda

selectarii in prealabil a optiunilor de crop. Prin selectarea acestei optiuni, ELO „decupeaza”

paginile scanate in functie de setarile utilizatorului. In cazul in care driverul TWAIN nu

produce marimea ceruta a documentului, ELO va corecta automat formatul documentului.

Afisare bare de desfasurare

In timpul scanarii, este afisata o bara de progres pentru a putea monitoriza procesul si timpul

de finalizare.

Redresare automata suportata de driver

Daca este suportat de driver, imaginile scanate vor fi automat redresate.

Scanare cu examinare

In cazul in care nu se doreste scanarea utilizandu-se profile predefinite, selectati Scanare cu

examinare. Cu toate ca puteti realiza oricand corectii in timpul scanarii, puteti introduce

cateva caracteristici standard aici.

Dpi implicit (cand lipseste)

Pentru a vizualiza si printa documente, ELO are nevoie de informatii privitoare la dimensiunile

documentului original. Unele scanere fie nu raporteaza nici o valoare fie raporteaza valori ce

sunt complet gresite. Puteti forta ELO sa utilizeze valorile introduse aici.

Format imagine color Aici puteti introduce formatul in care doriti ca ELO sa va arhiveze

pozele color, cand utilizati functia de scanare cu preview. Imaginile alb-negru sunt

intotdeauna salvate in format Fax G4.

Calitate imagine color

Daca utilizatorul alege sa salveze in format

JPEG, aici puteti seta nivelul calitatii. O

valoare ridicata va creste rezolutia dar de

asemenea va mari dimensiunea

documentului. O valoare scazuta, in anumite


circumstante, pot cauza erori ale imaginii, cu toate ca fisierele vor fi mai mici. Este

recomandabil sa gasiti o valoare medie.

11.2 Scanner Profile Index Card

Se pot defini pana la 8 profiluri de scanare. Selectati indexul Scanner profile apoi selectati

numarul profilului din taburile numerotate de la 1 la 8 din baza ferestrei. Apoi se pot seta

proprietatile profilului.

Nume meniu

Aici se introduce numele profilului scanerului. Profilul va fi listat in meniu sub acest nume.

Rezolutie (DPI)

Aici, puteti seta rezolutia dorita. Atentie la faptul ca nu toate scanerele suporta rezolutia

customizabila. In mod normal, este recomandabil sa utilizati o rezolutie de 300 dpi. Este un

compromis echitabil intre calitate buna si dimensiuni rezonabile ale fisierelor.

Format scanner

Aici, puteti seta dimensiunile suprafetei de scanat. Pe langa dimensiunile standard, puteti

introduce alte dimensiuni utilizand optiunea Definit de utilizator.

Format

Daca ati selectat optiunea Definit de utilizator, aici puteti defini suprafata de scanare.

Numar de culori

Aici puteti seta rezolutia culorii.

Luminozitate, Contrast, Detection Threshold (Ajustare automata )

Aceste setari nu sunt suportate de toate echipamentele de scanare. Mai mult, exista limite

foarte diferite pentru aceste valori. Limitele normale sunt intre 1 si 8, 1 si 100, -127 si 127 sau

-1000 si 1000.

Eliminare pagini goale

ELO recunoaste paginile albe. Puteti folosi aceasta optiune pentru a retrage paginile albe din

documente scanate, totul automat.

Alimentator document automat


Aceasta optiune schimba din scanarea la flatbed la cea realizata cu ADF (alimentare automata

cu documente). Selectati aceasta optiunea doar in cazul in care scanerul dumneavoastra

prezinta ADF.

Scanare duplex

In cazul in care scanerul dumneavoastra

suporta scanarea duplex (fata-verso in acelasi

timp), puteti selecta aceasta optiune.

Redresare automata

Documentele ce au fost scanate stramb, pot fi

aliniate automat.

Scanare B/W imbunatatita

Scanarile alb-negru sunt optimizate automat.

Expert

Se pot defini profile de scanare utilizandu-se profilul de scanare expert. Click pe Expert. Isi

face aparitia dialogul Expert profil scanner.

Format imagine

Aici se poate seta formatul pentru documentele scanate.

Compresie

Aici se poate seta nivelul de compresie dorit pentru fisierele scanate.

Capsare pagina scanata

Pagini de asociat: In cazul in care scanati documente cu un numar fix de pagini (ex. 3 pagini),

puteti initia o separare automata a documentelor utilizand aceasta functie. Setati numarul de

pagini pe care il contine documentul si apoi scanati intregul teanc de documente in modul

capsare pagina scanata. ELO va salva cate un nou document dupa trecerea numarului de

pagini introdus(in cazul nostru 3).

Recunoastere pagina separatoare

Separarea documentelor poate fi de asemenea realizata prin

utilizarea paginilor separatoare. Se pot folosi atat pagini cu o


dunga orizontala sau pagini albe. Nu se poate folosi aceasta optiune in acelasi timp cu

optiunea de inlaturare pagina neagra.

11.3 Selectarea unui Scanner

In cazul in care aveti mai multe scanere conectate la calculatorul dumneavoastra, il puteti

alege pe cel cu care doriti sa realizati scanarea, utilizand optiunea din meniu Selectare

scanner.

11.4 Selectarea unui profil de scanare

Pentru a scana documente in ELO, este necesara

selectarea unui profil de scanare. Intotdeauna

alegeti profilul ce se potriveste calitatii

documentului.

Acest meniu va ofera posibilitatea de alegere din cateva profile prestabilite.

Optiunea selectata aici va fi utilizata pentru toate procesele de scanare

realizate in arhiva sau mailbox. Daca nici unu din profilele de scanare nu este

potrivit pentru un document anume, puteti schimba catre Preview si sa

introduceti toti parametrii si setarile individual. Acest lucru este necesar doar

in cazul documentelor greu de citit.

11.5 Password

Din motive de securitate, fiecare utilizator ELO trebuie sa aiba propria parola pentru a se loga

in sistem. Administratorul (si persoanele autorizate) pot schimba parolele din meniu Setari

sistem - Utilizatori - User Management.

Schimbarea unei parole

Toate parolele pot fi modificate. Din motive de securitate, este recomandabil sa va schimbati

parola o data la fiecare 3 luni.

Schimbarea parolei

In meniul Setari sistem, click pe Parola si va fi

afisat dialogul Modificare parola.Completati

campurile.

Nume utilizator: Acest camp contine numele utilizatorului care doreste sa-si schimbe parola.


Parola existenta: introduceti in acest camp parola curenta. Din motive de securitate, aceasta

actiune este necesara.

Parola noua: Introduceti in acest camp parola noua.

Confirmare parola noua: Re-introduceti noua parola pentru confirmare.

Confirmati noile setari prin OK.

In cazul in care se produce o eroare in timpul schimbarii parolei, informatiile

despre eroare vor fi afisate in bara dialogului Modificare parola. Corectati

eroarea si confirmati schimbarea.

11.6 Flux de lucru

Utilizand functia de flux de lucru, puteti trimite mai

departe documente sau procese intr-o maniera

predefinita intre colegi.

Exista doua tipuri de fluxuri de

lucru in ELO: fluxul de lucru

standard si fluxul de lucru adhoc.

Elo permite chiar si versionarea

fluxurilor de lucru in acelasi fel in

care se face si versionarea

documentelor.

11.6.1 Fluxul de lucru standard

Tipul de flux de lucru standard este ideal pentru procese complexe, frecvente si repetitive.

Astfel de procese (ex. trecerea in revista a salariilor catorva angajati) pot fi recreate cu

ajutorul unui instrument grafic de editare.

11.6.1.1 Definirea fluxului de lucru

Crearea unui

flux de lucru

pentru

documente

urmareste niste

pasi.

In bara de meniu


dati click pe Setari sistem-Flux de lucru-Creare flux de lucru nou.

Se deschide fereastra de creare de fluxuri de lucru.

Dand click pe butonul Flux de lucru nou

va apare fereastra urmatoare:

Dati un nume fluxului de lucru si apoi

apasati butonul Ok. Primul nod de start

va fi vizibil in fereastra de window:

Daca dati click pe numele nodului vizibil acesta se va deschide si puteti introduce detalii despre

el. Pentru a-l inchide dati din nou click pe numele nodului de start.

11.6.1.2Adaugarea unui nod

Dati click pe Persoana din bara de sus a ferestrei fluxuri de lucru iar apoi dati click in

interiorul acesteia. Observati ca ati creat un nou nod:

Daca doriti mai puteti crea inca un nod dand click in alt loc al ferestrei fluxuri de lucru.

Daca dati click pe aceasta icoana, puteti aranja in ordinea dorita nodurile create.

La fel ca la primul nod, puteti si la acesta introduce informatii aditionale. Acesta inca nu are un

nume, dar in momentul in care la Descriere veti trece un text, acesta va fi numele.

11.6.1.3 Legarea nodurilor

Legarea nodurilor se poate face printr-o singura conexiune

Sau prin conexiuni multiple .

Nodul start

Daca doriti sa trimiteti un document mai multor personae trebuie sa inserati un nod de start

sau cum i se mai spune, nod de distributie .


Nodul decisiv

Un nod decisive este folositor pentru a evalua progresul workflowului:

Daca dati click pe butonul nod decisiv, acesta se va deschide:

Urmatoarea schema va face sa intelegeti mai bine ceea ce

inseamna nodul

decisiv:

Dand click apoi pe butonul Ok, se sfarseste procesul.

11.6.1.4 Colectarea nodurilor

De exemplu, un angajat are o noua idee la un nou proiect, dar inainte de a o prezenta sefului,

este bine sa vada ce parere au alti colegi.

Creati un nod de distributie dand click pe icoana de distributie ;

Legati de nod persoanele de care aveti nevoie ;

Puneti apoi nodul de colectare ;


Apoi creati un nou nod personal .

11.6.1.5 Crearea unui flux de lucru pentru un singur document

Puteti crea un flux de lucru si pentru un singur document. Dati click dreapta pe un document

din arhiva si selectati Pornire flux de lucru.

Va apare fereastra de unde puteti allege un flux de lucru déjà existent sau click pe butonul

Creare nou , va apare fereastra de fluxuri de lucru.

Aici puteti lasa chiar numele documentului sau il puteti schimba.

Apasati apoi butonul Ok.

11.6.1.6 Startul fluxului de lucru

In arhiva, dati click dreapta pe un document si selectati Pornire flux de lucru. Fereastra de

fluxuri de lucru se deschide. Aveti doua posibilitati, sa alegeti un flux de lucru predefinit sau sa

definiti un nou flux de lucru.

11.6.1.7 Editarea fluxului de lucru

Puteti sterge un nod dand click pe iconita apoi pe nodul pe care doriti sa il stergeti.

Puteti sterge un flux de lucru dand click pe butonul de stergere.

Puteti activa un flux de lucru din meniul Setari system - flux de lucru – fluxuri de lucru active:

Va apare fereastra urmatoare:


nod complet, timpul limita nu a expirat ( este bifat cu verde );

nod complet, timpul limita a expirat ( este bifat cu rosu );

nod activ ;

nod inactiv.

Vizualizarea listei

Puteti vedea fluxurile de lucru ale fiecarui document dand click pe el:

Vizualizarea documentelor

Documentele care sunt active in fluxul de lucru pot fi deasemenea vizualizate. Daca dati click

pe un document si apoi apasati butonul Salt la

obiect, dupa ce veti inchide aceasta fereastra, veti

vedea ca documentul respective va fi afisat in Elo.

11.6.1.8 Raportul fluxului de lucru

Dand click pe aceasta optiune din Setari sistem –

Flux de lucru- Rapoarte flux de lucru:


Va apare fereastra urmatoare:

Aici puteti

primi informatii despre

expirarea timpului limita;

Fluxurile de

lucru complete vor fi afisate in

aceasta arie;

Pentru a vizualiza

lista dati click pe acest tab;

Daca doriti informatii

despre utilizatorul unui anumit

flux de lucru, selectati fluxul de

lucru respectiv si apoi apasati

tabul Utilizator.

Daca apasati acest buton, este afisat documentul selectat in arhiva;

Fluxul de lucru selectat va fi sters;

Pentru afisarea graficelor dati click pe butonul Vizualizare;

11.6.2 Fluxul de lucru Adhoc

este potrivit proceselor simple,

consecvente, continue sau paralele,

ex. anumite documente impartasite

intre mai multi angajati.

Toate setarile necesare se


pot face intr-o singura

fereastra de dialog.

Fluxul de lucru Adhoc

poate fi initializat din sub-

meniu, in zona de Arhiva

si Cautare.

12.Arhitectura ELO

12.1 Arhitectura datelor

Serverul de arhiva ELO reprezinta platforma pentru

punerea la dispozitie a informatiilor, indiferent de

locatia sau sistemul in care lucreaza utilizatorul.

Dezvoltarile de actualitate realizate in JAVA si

deschiderea interfetei (HTTP / Soap si XML) face ca

serverul Enterprise sa fie compatibil atat pentru

folosirea intr-un mediu Windows cat si intr-un mediu

LINUX si UNIX. Cand este folosit cu SUN Enterprise

Server 10000 cu procesorul pe 64 de biti capabil de un volum de tranzactii enorm si un numar

de utilizatori si cantitati de documente ce necesita procesare la fel de mare, serverul

Enterprise este un potential de performanta gigantic.

Este potrivit pentru integrarea in portale web existente pentru a oferi acces la informatii unui

numar mare de utilizatori in afara companiei. Protocoalele de comunicare moderne precum

HTTP sau XML permit de asemenea lucrul fara probleme cu browsere sau clienti JAVA

speciali. Acest lucru satisface cereri de securitate sporite chiar peste cateva aplicaitii de tip

firewall.


ELO AccessManager 5.0

RDBMS

MS SQL 2000/2005

Oracle 9.x/10.x

ELO IndexServer 5.0HTTP/SOAP

Java-API

ELO FullText 5.0

Portal-

Integration

ELO Client 5.0

ELO DocumentManager 5.0

(Archiv)HTTP

HTTP

JDBC

HTTP

ODBC

HTTP

HTTP

JDBC

HTTP

HTTP

JDBC

JDBC

Apache Tomcat 5.5

(Applikationsserver)

ActiveDirectory/

OracleLDAP/

OpenLDAP/

etc.

LDAP-Auth.

(SSO)

ELO

FilesystemJava-Client

XML-

ImporterSAPALink


Serverul de arhiva ELO este echipat cu mecanisme moderne de administrare, evitand nevoia

de a crea si arhiva duplicate de fisiere sau copii. Mecanismul eficient de compresie a datelor

si reorganizare asigura eficienta stocarii datelor. Stocheaza automat blocurile de date

redundante pe medii de arhivare pe termen lung eficiente din punct de vedere al costului sau

pe medii offline dupa ce expira perioada de pastrare a datelor. Acest lucru mentine nevoia de

pastrare a datelor pe sisteme si medii precum SAN sau RAID.

Serverul de arhiva ELO Enterprise este robust, dovedit a fi imbatabil in ceea ce

priveste performanta datorita arhitecturii acestuia, componentele sistemului pot fi folosite pe

componente hardware separate. Acest lucru creste atat scalabilitatea sistemului cat si

eficienta acestuia, asigurand recuperarea dedicata a datelor. In cazul unei erori, toate

componentele sistemului afectate vor fi incarcate din alte disteme hardware. Serverul ELO

Enterprise suporta de asemenea sistem cluster si modul hot standby. Ulterior permite de

exemplu un sistem in oglinda care sa fie tinut functional pentru cazurile de urgenta.

12.2 Java Microserver

Arhitectura access managerului a fost complet refacuta. Exista de asemenea un access

manager bazat pe sistem WINDOWS pentru mangementul documentelor si informatiilor la un


nivel de sistem extins. Suplimentar, o suita de microservere a fost dezvoltata, care reprezinta

baza sistemelor ELO Enterprise. Microserverele JAVA realizeaza diverse activitati pentru

managementul de documente, independente una de alta pentru a asigura stabilitate maxima

si integritatea sistemului. Microserverele JAVA pot fi configurate pentru diferite medii de

sistem folosind dialogurile de configurare multiple. Pentru aceasta, este irelevant pe ce server

sau microsistem ruleaza, deoarece setarile petnru fiecare microserver pot fi schimbate

independent una de alta.

12.3 Serverul ELO

Schema relationala a bazei de date ELO:

Serverul ELO Enterprise a fost dezvoltat pentru realizarea unor taskuri dificile in companie si

este independent de platforma prin intermediul tehnologiei J2EE. Ca si conceptie, s-a dorit

situarea sistemului in zona de top a graficelor. Desi distribuirea solutiei ELO Enterprise devine

componenta server pentru oricate unitati hardware posibile, care constituie eficienta ridicata

a formatelor complete de sistem si care pot fi echipate pentru arhivarea unui set mare de

seturi de date cu HSM-, NAS- sau sistemele SUN precum si mediile de stocare pe termen lung

precum JukeBox-urile sau EMC Centera.


13. Module ELO

13.1 Modulul ELOEnterprise FULLTEXT

Acest software a fost dezvoltat pentru a permite utilizatorilor cautarea in continutul

documentelor stocate in arhiva ELO.

Documentele corespunzatoare pot fi procesate de modulul FULLTEXT apoi stocate si indexate

in baza de date fulltext, ce permite clientului ELO utilizarea functiei de cautare in continutul

documentului a oricarui text, sir de caractere, etc.

13.1.1 Indexarea Fulltext

Modulul ELOEnterprise FULL TEXT ofera toate functionalitatile ce permit indexarea completa

a continuturilor text al documentelor.

Este un modul optional pentru sistemul existent ELOEnterprise. Cand este instalat, o baza de

date suplimentara este creata pe langa baza de date existenta.

Ruleaza ca un proces bazat pe server si este

instalat pe serverul de arhiva. Indexarea

informatiilor Fulltext din cadrul

documentelor arhivate are loc apoi

automat la intervale prestabilite. Acest

lucru ofera avantajul dat de faptul ca

procesul nu interfereaza operatiile

clientului si evita orice scadere a

performantelor sistemului. Procesul de

indexare implica transferul informatiilor

relevante cautate in cadrul unui document

in baza de date FullText. Fiecare cuvant din

cadrul unui document primeste apoi o

valoare de indexare. Valoarile acestea sunt structurate intern astfel incat orice cuvant sa

poata fi localizat rapid in timpul procesului de cautare.

Baza de date ultraperformanta FullText asigura faptul ca functia de cautare din ELOEnterprise

este totdeauna rapida si de incredere, chiar si atunci cand este utilizata cu volume mari de

documente.

Procesul de baza pentru crearea indicilor FullText pentru un document este constituit din doi

pasi de baza pentru informatiile fara informatie codata(NCI). Documentele NCI nu pot fi citite


de computer deoarece nu sunt in forma de coduri de caractere. Documentele scanate sunt

documente NCI ca orice alt text care este afisat intr-un mod grafic in locul acelui text.

Pasul 1

Pentru a putea fi create caractere interpretabile de calculator din documentele NCI, acestea

trebuiesc transformate in documente cu informatie codata (CI). Cand documentul a fost

transformat atunci calculatorul poate recunoaste caracterele si sa salveze continutul

documentului in baza de date FullText.

Cand un document este salvat, de exemplu, intr-un format TIFF atunci informatia, inclusiv

caracterele text, este salvata in format pixel. Conversia in caractere interpretabile de

calculator este desfasurata de recunoasterea de caractere optice, sau OCR. Cand un

document NCI trebuie sa fie inclus in indexarea FullText, primul pas este totdeauna analiza

OCR a intregului document. Acest proces optic conduce la crearea informatiilor de caractere

care pot fi procesate de catre calculator, cu alte cuvinte, datele CI.

13.1.2 Analiza OCR

Exista doua procese care pot fi utilizate de analiza OCR, Potrivire dupa Sablon si Recunoastere

pe parcurs.

• Potrivire dupa Sablon: Spatiul alb din jurul elementelor grafice este definit si atunci aceste

elemente sunt comparate cu sabloanele de pixeli existente corespunzator caracterelor text

individuale. Acest lucru face identificarea oricaror caractere text posibile iar sablonul grafic

poate fi transformat in caractere text.

• Recunoasterea pe parcurs: Semnificatii caracteristice ale sabloanelor de pixeli actuale

opuse spatiilor albe din jurul sabloanelor, sunt folosite pentru a cauta proprietati sigure ce

permit identificarea caracterelor.

ELOEnterprise FULLTEXT utilizeaza o combinatie a acestor doua procese pentru OCR.

Caracteristica Recognition este utilizata la inceputul unui proces pentru conversia unor date

grafice NCI in date CI.

Este utilizat la inceputul procesului de convertire al datelor grafice NCI in date CI. Ori alta data

grafica ramasa, care nu poate fi identificata de procesul de Recunoastere pe parcurs, este

apoi analizata de procesul de Potrivire dupa Sablon cu scopul de a converti datele NCI ramase

in date CI. Aceste doua nivele de analiza OCR au o rata de recunoastere foarte ridicata,

Analiza OCR nu este necesara pentru documentele text, cum sunt fisiere Word, deoarece

documentele sunt deja in format CI si astfel pot fi cititite, de computer, fara alte procesari.


Rata de recunoastere este dependenta de urmatorii factori: rezolutia scanarii in timpul

proceselor de scanare si de calitatea vizuala a documentului origina; fontul utilizat pentru

text; dimensiunea caracterelor si numarul si tipul caracterelor speciale prezente; spatierea

dintre caractere, cuvinte si linii; backgroundul documentului original.

Pasul 2

Informatiile CI ce pot fi citite de calculator sunt transferate in baza de date Fulltext in pasul al

doilea. Nivelul de performanta a bazei de date Fulltext este important in momentul in care se

utilizeaza un sistem DMS/arhivare performant.

Continutul documentului indexat fulltext

furnizeaza informatii de indexare aditionale,

utilizate in timpul actionarii functiei de

cautare in ELO. Optiunea de introducere a

informatiei de indexare in formulare de

indexare autodefinite ramane disponibila

utilizatorilor, in aceeasi maniera ca in modul

obisnuit, cand se arhiveaza documente in

ELOEnterprise.

Transferul documentelor in baza de date

fulltext trebuie realizat doar atunci cand este necesar. Introducerea documentelor in baza de

date Fulltext nu trebuie sa fie realizata in locul unei arhive structurate si indexate cu cuvintele

cheie corespunzatoare. Transferul ne-necesar al documentelor in baza de date duce la o baza

de date nestructurata, ce duce la randul ei la o arhivare haotica a documentelor. Acest fapt

duce la extinderea bazei de date fulltext si scaderea performantelor accesului rapid la

informatie si la regasirea unui numar crescand de documente ce indeplinesc conditiile de

cautare. Volumul critic pentru documentele indexate fulltext este in jurul valorii de 1 milion

de documente.

13.2 Modulul ELO INTERNET GATEWAY

Utilizand acest modul puteti administra documentele sigur si rapid in ELO prin intermediul

oricarui browser Internet standard.

ELO IGW va ofera posibilitatea sa accesati documentele dintr-o alta locatie rapid, via o

conexiune internet sigura.

Din acest motiv, acest modul este

potrivit pentru accesarea arhivei

companiei din locatii


descentralizate. Este usor pentru un utilizator sa acceseze documentele arhivate in ELO prin

intermediul unui protocol HTTP, printr-o interfata simpla, modelata dupa cea utilizata de

Clientul ELO.

13.2.1 Start ELO

Deschideti browserul d-voastra de internet (Internet Explorer, Mozila,…) si la address

scrieti adresa serverului ELO de exemplu: http://elo:8080/ig-Archiv7

Accesul in cadrul arhivei electronice se

realizeaza pe baza unui nume de utilizator si a

unei parole. Din aceasta interfata se poate de

asemenea schimba parola utilizatorului si de

asemenea selecta limba in care se doreste a fi

prezentata interfata.

13.2.2 Navigarea in cadrul arhivei

Este necesar ca utilizatorul sa navigheze in cele 3 zone ale ecranului pentru ca documentul sa

pota fi vizualizat. In partea stanga a ecranului se regaseste arhiva disponibila, in zona Archive

path din top. Toate cabinetele disponibile din arhiva selectata (in cazul nostru Archive1) sunt

afisate in partea dreapta a ecranului. Navigati in cadrul arhivei prin clickuri succesive pe

cabinetele, folderele, nivele si indecsii doriti pana la nivelul dorit din arhiva.

Pentru o reintoarcere la nivelele superioare ale arhivei, click pe locatia dorita din Archive path

din partea stanga a ecranului, unde puteti vedea pozitia curenta in arhiva.

Tab-ul Arhiva reprezinta

zona de vizualizare a arhivei

electronice. Acesta se

imparte in doua zone, cea din

stanga, care se prezinta intr-o

forma arborescenta, fiind

usor de navigat printre

fisetele existente pentru

regasirea informatiilor utile si

zona din dreapta unde se pot vizualiza documentele si metadatele asociate acestora.

De asemenea, in partea drepta sunt prezentate facilitati functionale

pentru interactiunea cu Arhiva electronica, precum :

Registru nou : crearea unei noi inregistrari;


Dand click pe acest buton va apare o fereastra de unde alegeti tipul documentului dorit .

Dupa ce documentul dorit a fost ales, in partea dreapta va apare fereastra :

Aici introduceti datele

dorite: numele noii

inregistrari, data, tipul

inregistrarii si textul

additional.Dupa aceea

apasati butonul

Salvare.

Dupa apasarea butonului Salvare, elementul de structura va apare in

arhiva, in locatia aleasa:

Adaugarea unui nou document intr-un fiset;

Dand click pe acest buton va apare o fereastra de unde alegeti tipul

documentului dorit

Dupa ce documentul

dorit a fost ales, in

partea dreapta va

apare fereastra in care

trebuie sa completati

date despre

documentul respective.

Dupa ce apasati butonul Salvare, va apare fereastra de

versiune.

Dupa ce completati datele dorite apasati butonul Salvare. Documentul va fi dus in arhiva.

Editarea metadatelor

fisetului/documentului selectat;


Dand click pe acest buton dupa ce ati selectat un document din arhiva, va apare fereastra de

actiuni.

Daca in arhiva dati click pe un element de

structura, dupa ce apasati butonul Editare va

apare fereastra in care puteti face modificari

asupra datelor documentului respective.

Apasand apoi butonul Salvare apare fereastra

de actiuni.

Adaugarea de notite asupra documentului;

Pentru furnizarea listei de fluxuri de lucru definite in sistem si pornirea

documentului/setului de documente pe flux;

Daca apasati butonul Flux de lucru, va apare urmatoarea fereastra:

Dand click pe butonul Test va apare fereastra de unde puteti crea un flux de lucru.


Dupa ce dati un nume

fluxului de lucru, apasati

butonul Create.Noul flux de

lucru a fost creat.El va urma

schema pe care o are fluxul

de lucru Test .

Primul utilizator din flux va

primi in zona de activitati

ceea ce are el de facut

pentru fluxul respectiv.

Apasand butonul de Continuare flux, utilizatorul continua fluxul de lucru.

13.2.3 Vizualizarea documentelor

IG utilizeaza optiunile de vizualizare ale browserului

pentru afisarea documentelor prezente in arhiva.

Navigati prin nivele din arhiva pana la nivelul

documentelor. Denumirile documentelor sunt

prezente in partea dreapta. Pentru a vizualiza

continutul unui document, click pe numele

documentului din partea dreapta.

Numele documentului este prezentat in partea inferioara, stanga a ferestrei in zona Archive.

Documentul poate fi vizualizat in partea dreapta a ecranului.

13.2.4 Inchiderea INTERNET GATEWAY

Pentru a inchide IG click pe iconita de Logout disponibila in toolbar.

Nu inchideti IG prin inchiredea ferestrei de internet. Daca nu este

inchis corect, utilizatorul ramane logat pentru o anumita perioada de

timp, setabila din Remote Management in meniul Options (auto logout time).

Functionalitatile ELO IG corespund in toate aspectele cu cele furnizate de clientul ELO.


13.3 Modulul ELO JAVA CLIENT

13.3.1 Startul Elo

Elo Java Client porneste dand clic pe fisierul

EloClient.exe sau folosind scurtatura de pe

desktop.

Aceasta fereastra este utilizata pentru logarea in

ELO. Sunt necesare un nume de utilizator si o

parola. Numele de utilizator si parola trebuie sa

fie furnizate de administratorul sistemului.

13.3.2 Spatiul de lucru

Spatiul de lucru ELO afiseaza arhivele,

cabinetele, folderele si fisierele in partea

stanga si apoi continutul arhivei curente selectate,

cabinetul, folder-ul sau fisierul in partea dreapta.

Arhiva si continutul acesteia sunt afisate folosind

sistemul tree view (arborescent).

Ca si la Elo Client bara de instrumente Elo Java Client dispune de mai multe butoane

Apasand butonul de creare de nou folder va apre ca si in Elo Client

fereastra unde trebuie sa introduceti date despre floderul respectiv. Dupa apasarea

butonului Ok, folderul nou creat va fi vizibil in arhiva.

Cuvintele cheie dintr-un folder sau document pot fi modificate apasand in bara de

instrumente butonul de editare cuvinte cheie, puteti duce un document in zona de Clipboard.


Tot din bara de instrumente puteti printa un document,ii puteti crea o noua versiune, il

puteti trimite prin e-mail.

13.3.3 Flux de lucru

Utilizand functia de flux de lucru, puteti trimite mai

departe documente sau procese intr-o maniera

predefinita intre colegi.

Exista doua tipuri de fluxuri de lucru in ELO: fluxul de

lucru adhoc si fluxul de lucru standard .

Utilizandu-se modulul de Elo Java Client utilizatorii vor

putea sa porneasca un flux de lucru adhoc ori din

meniul Archive-Start adhoc- workflow ori din bara de

instrumente apasand butonul de pornire a fluxului de lucru adhoc

Dupa apasarea acestui buton va apare fereastra de unde ca

si in Elo Enterprise alegeti tipul fluxului de

lucru si persoanele care doriti sa primeasca

documentul. Dupa apasarea butonului Ok ,

utilizatori alesi vor primi documentul in zona de

Task asa cum se vede in figura alaturata:

Se poate porni si un flux de lucru standard

alegand din meniu Archive- Start new workflow sau apasand in bara

de instrumente butonul de pornire a fluxului de lucru standard

Indiferent de metoda aleasa va apare fereastra de unde puteti

sa alegeti un flux de lucru predefinit sau puteti chiar crea un nou flux de lucru.

Daca alegeti sa folositi un flux de lucru deja existent in momentul in care dati clic pe el, veti

observa ca in partea stanga ii puteti vizualiza schema. Apasand butonul OK va apare o

fereastra in care aveti trecut numele documentului pe care doriti sa porniti fluxul de


lucru.Puteti lasa acel nume sau il puteti modifica. Apasand butonul Ok documentul porneste

pe flux.

La fel ca si in Elo Enterprise si in Elo Client exista un buton de Help unde permanent puteti

consulta manualul Elo Java Client

13.3.4 Inchiderea programului

Elo Java Client se inchide din meniu Archive-Exit .

13.4 Modulul ELO – Semnatura electronica

Cu ajutorul acestui modul puteti integra in cateva clipe semnatura digitala in sistemul dumneavoastra ELO de management al documentelor.

Componenta semnăturii ELO este integrată ca standard în toate cele trei linii de produse ale sistemului de management al documentelor ELO. Prin urmare, documentele pot fi semnate şi stocate în mod legal, în cea mai simplă manieră. Se pot administra electronic, intr-un mod eficient: facturi, contracte, etc. Ca avantaj imediate se observa: o economie considerabila de timp si resurse financiare.

Componenta semnăturii are o multitudine de funcţii. De exemplu, utilizatorul poate verifica şi compara direct semnătura electronică din sistemul ELO cu un centru acreditat. Deci semnătura nu numai că protejează documentele de manipulare, dar face şi dovada persoanei care le-a semnat. În ELO sunt posibile atat revalidarea semnăturilor digitale care au expirat, precum şi încorporarea directă sau semnarea multiplă a documentelor PDF/A.

Cu ELO Signatur – modul de semnatura digitala puteţi economisi bani. De exemplu in Germania, autorităţile fiscale

acceptă deducerea fiscală în cazul facturilor online numai dacă acestea au semnătură digitală.


În special datorita acestui lucru, modul user-friendly pentru utilizator şi manevrarea facilă se numără printre priorităţile componentei de semnătură electronică din ELO.

ELO Signatur simplifică în mod considerabil aderarea la prevederile statutare prevăzute de

Principiile accesului la date şi verificării documentelor digitale (GDPdU). În plus faţă de

aceasta, ELO acceptă cartele electronice de la toate centrele acreditate din Germania.

Specificatii

Cerintele actului de semnatura digitala au fost complet implementate in clientul ELO, oferind

astfel posibilitatea utilizarii modulului de semnatura digitala atat in ELO precum si in

aplicatiile legate de acesta. Aceasta integrare permite aplicarea unor semnaturi digitale valide

pe documentele aflate in arhiva ELO.

Este nevoie doar de un cititor de carduri sau o tastatura cu un device cititor de carduri alaturi

de propriul card cu detaliile personale si poti semna orice document aflat in arhiva ELO.

Semnatura si criptarea datelor sunt realizate cu ajutorul unui card bazat pe o infrastructura

tip PKI.

Procesul de semnare utilizeaza cheia privata continuta pe cartela (amprenta) pentru criptare.

Astfel ELO se asigura ca strict posesorul cardului poate semna documentul, deoarece strict

acesta poate avea cardul si PINul pentru a efectua operatia. In cazul in care semnatura

trebuie sa fie verificata in arhiva, este utilizata cheia publica (infrastructura PKI).

In timpul criptarii, ambele chei sunt utilizate in ordine inversa. Cheia publica a utilizatorului

este folosita pentru criptare, pentru a se asigura faptul ca strict acea persoana poate decripta

datele

manual elo e

Documents

si o companie traditionala

a promovat intotdeauna

prezenta a numeroase

internet si fulltext

si continue dezvoltarea

documente in continua

elo a fost proiectat

singur lucru a ramas