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EasySchool – Manual do Utilizador

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Manual do Utilizador


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Índice Índice.............................................................................................................. 3 Introdução ...................................................................................................... 8

A necessidade de uma gestão estruturada .................................................. 8

O que me permite fazer .............................................................................. 9

Convenções .................................................................................................. 12

Autenticação ................................................................................................ 13

Autenticação dos utilizadores .................................................................. 13

Ferramentas do utilizador ........................................................................ 16

Gestão de utilizadores .............................................................................. 17

Gestão de acesso para alunos ................................................................... 21

Alterar a password ................................................................................... 24

Gestão de Turmas ........................................................................................ 25

Salas ......................................................................................................... 25 Pesquisar salas ......................................................................................... 26

Adicionar uma sala .................................................................................. 27

Actualizar uma sala .................................................................................. 27

Remover uma sala .................................................................................... 27

Disciplina ................................................................................................. 27 Pesquisar disciplinas ................................................................................ 29

Adicionar uma disciplina ......................................................................... 29

Actualizar uma disciplina ........................................................................ 29

Remover uma disciplina .......................................................................... 29

Curso ........................................................................................................ 30 Pesquisar cursos ....................................................................................... 31

Adicionar um curso .................................................................................. 31

Actualizar um curso ................................................................................. 32

Remover um curso ................................................................................... 32

Adicionar as disciplinas a leccionar ao curso .......................................... 32

Remover disciplinas associadas ao curso ................................................ 33

Turma ....................................................................................................... 33 Pesquisar turmas ...................................................................................... 35

Criar uma turma ....................................................................................... 36

Actualizar turma....................................................................................... 36


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Remover turma......................................................................................... 37

Imprimir lista de alunos da turma ............................................................ 37

Definir professores e disciplinas da turma ............................................... 37

Remover disciplina da turma ................................................................... 37

Listagens .................................................................................................. 38 Gestão de Alunos ......................................................................................... 39

Aluno........................................................................................................ 40 Criar aluno ............................................................................................... 41 Actualizar aluno ....................................................................................... 42

Procurar aluno .......................................................................................... 42

Contatos ................................................................................................... 42 Adiconar um novo contato ....................................................................... 43

Alterar um contato ................................................................................... 44

Remover um contato ................................................................................ 45

Associar um contato ................................................................................. 46

Notas ........................................................................................................ 48 Anexos ..................................................................................................... 49 Visualizar um anexo ................................................................................ 50

Adicionar um anexo ................................................................................. 50

Remover um anexo .................................................................................. 50

Pagamentos .............................................................................................. 51

Visualizar e filtrar histórico de pagamentos do aluno ............................. 52

Interpretar tabela do histórico de pagamentos ......................................... 53

Pré-visualizar fatura ................................................................................. 54

Turma ....................................................................................................... 54 Adicionar turma ao aluno......................................................................... 55

Remover aluno da turma .......................................................................... 55

Alterar entidade pagadora do aluno ......................................................... 56

Listagens .................................................................................................. 57 Gestão de Professores.................................................................................. 58

Professor .................................................................................................. 59 Criar professor ......................................................................................... 60

Actualizar professor ................................................................................. 60

Procurar professor .................................................................................... 61

Anexos ..................................................................................................... 61


5

Visualizar um anexo ................................................................................ 62

Adicionar um anexo ................................................................................. 62

Remover um anexo .................................................................................. 62

Disicplinas a leccionar ............................................................................. 63

Atribuir disciplinas a leccionar ................................................................ 63

Remover disciplinas do professor ............................................................ 64

Sumários .................................................................................................. 64 Adicionar matéria dada na aula................................................................ 64

Adicionar uma falta.................................................................................. 64

Carregar avaliações a partir de um ficheiro excel .................................... 65

Eliminar avaliações .................................................................................. 66

Listagens .................................................................................................. 67 Facturação ................................................................................................... 69

Mensalidades............................................................................................ 69

Filtrar correctamente para poupar tempo e trabalho ................................ 69

Configuar items... Passo-a-passo ............................................................. 71

Remover linhas configuradas ................................................................... 73

Adicionar items a faturar ......................................................................... 73

Procurar items .......................................................................................... 74

Adicionar items ........................................................................................ 74

Remover items ......................................................................................... 75

Actualizar item ......................................................................................... 75

Gerar avisos ............................................................................................. 75 Configurar observações ........................................................................... 76

Documentos Avulso ................................................................................. 76

Criar uma fatura avulso ............................................................................ 77

Procurar faturas avulso ............................................................................ 80

Dar pagamento de uma fatura avulso....................................................... 80

Apagar fatura avulso ................................................................................ 81

Criar uma nota de crédito ......................................................................... 81

Procurar notas de crédito ......................................................................... 82

Imprimir nota de crédito .......................................................................... 82

Valor em Caixa ........................................................................................ 83

Consultar Fatura ....................................................................................... 84

Despesas ................................................................................................... 87


6

Listagens .................................................................................................. 87 Stocks ........................................................................................................... 91

Produtos ................................................................................................... 91 Criar um produto ...................................................................................... 91

Pesquisar um produto ............................................................................... 92

Actualizar um produto ............................................................................. 92

Remover produto ..................................................................................... 92

Descontinuar produto ............................................................................... 92

Entrada em Stock ..................................................................................... 93

Visualizar as entradas em stock ............................................................... 93

Dar entrada de stock................................................................................. 93

Actulizar entrada em stock ....................................................................... 93

Remover entrada em stock ....................................................................... 94

Listagens .................................................................................................. 94 Horários ....................................................................................................... 95

Horário Escolar ........................................................................................ 95

Para que serve .......................................................................................... 96

Calendarizar horário escolar .................................................................... 96

Calendarizar horário de uma turma .......................................................... 96

Horário das Turmas.................................................................................. 97

Criar horário de uma turma ...................................................................... 98

Editar horário de uma turma .................................................................. 100

Apagar horário de uma turma ................................................................ 100

Faltas dos alunos .................................................................................... 101

Marcar falta ao aluno ............................................................................. 101

Faltas dos Professores ............................................................................ 102

Marcar falta ao professor ....................................................................... 102

Aulas extra ............................................................................................. 103 Criar uma aula extra ............................................................................... 104

Remover uma aula ................................................................................. 104

Listagens ................................................................................................ 105 Configurações ............................................................................................ 107

Criar notícias .......................................................................................... 107 Configurar Ecrãs .................................................................................... 107

Configurar parâmetros de avaliação ...................................................... 108


7

Adicionar parâmetros de avaliação ........................................................ 108

Eliminar e limpar parâmetros de avaliação ............................................ 109


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Neste Capítulo:

• A necessidade de uma gestão

estruturada

• O que me permite fazer

1 Introdução

Hoje em dia é essencial a qualquer escola ter um bom sistema de gestão para

para que o seu funcionamento seja correcto e estruturado. Para isto, o EasySchool

tem um conjunto de ferramentas que possibilitam a gestão e o controlo de

qualquer realidade escolar, e que se interligam entre si para que os dados sejam

úteis aos utilizadores.

A necessidade de uma gestão estruturada Capacidade de gestão e adaptação à realidade escola r

Guardar informação de alunos, introduzi-los em turmas compostas por uma ou

mais disciplinas, emitir faturas, gerir horários e disponibilidade das salas, tanto de

alunos como de professores, entre outras, são tarefas correntes em qualquer

escola. Deste modo, a necessidade de um sistema com regras bem definidas e

capazes de gerir toda esta informação de um modo estruturado e interligado torna-

se quase obrigatório, para que todas estas tarefas rotineiras mais complexas se

tornem simples de resolver.


9

O que me permite fazer

Até aqui foram descritas algumas situações do dia-a-dia de uma escola e a forma

como devem ser geridas e resolvidas com algum tipo de software.

Neste seguimento, o EasySchool foi desenvolvido tendo em conta as

funcionalidades essenciais para a resolução das tarefas mais importantes para um

bom funcionamento de uma empresa. Esta solução foi desenvolvida internamente

com equipas de programadores nossas, pelo que somos possuidores de todo o

know-how e sources o que nos permite de uma forma simples adaptar a solução a

qualquer realidade, eventualmente acrescentando novas funcionalidades que

determinado cliente julgue importantes.

O EasySchool possui um design atractivo e moderno, de modo a que a sua

utilização, eventualmente diária, se torna mais intuitiva e directa. Basicamente é

composto por um menu, com efeito fish-eye, que reúne as funcionalidades

principais, descritas abaixo, e à direita do menu um conjunto de sub-

funcionalidades divididas em tabuladores, para as tornar visualmente menos

complexas. Todas as funcionalidades têm o último tabulador Listagens que

remete para todas as listagens possíveis de se tirar relativo à funcionalidade

seleccionada. No entanto, como já foi referido, apesar de o software já conter um

conjunto de listagens pré-definidas, a criação e/ou a alteração de listagens

adaptadas às necessidades do cliente pode ser feita.

Gestão de turmas

É aqui que é feita toda a gestão a nível das turmas. O utilizador pode criar salas ;

disciplinas ; cursos , definindo quais as disciplinas que cada curso pode dar; e,

turmas , no qual define o nome da turma, o curso e o tipo de curso (anual,

particular, intensivo, externo, etc.) a que pertence, a data de início e de fim da

turma, entre outros, e ainda define o conjunto de professores e disciplinas para


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essa mesma turma. Do lado direito do ecrã da Turma encontra-se a lista de

alunos da turma que se está a visualizar, com hiperligação no número do aluno

para os pagamentos do aluno da Gestão de Alunos . A qualquer momento pode

editar ou apagar as informações guardadas.

Gestão de Alunos

Aqui é feita toda a gestão dos alunos. Com esta funcionalidade pode inserir

alunos com a sua informação completa e foto, e posteriormente, caso seja

necessário, alterar essa mesma informação; definir uma lista de contatos do

aluno; dar notas aos alunos; guardar anexos de documentos importantes

referentes ao aluno; gerir os pagamentos do aluno; e, inserir o aluno em turmas .

Gestão de Professores

Esta funcionalidade permite criar professores ; guardar anexos para cada

professor ; e, atribuir as disciplinas a leccionar para cada professor;

Facturação

Esta funcionalidade permite tratar de toda a facturação referente aos alunos,

desde gerar todas as mensalidades até ao fim da turma num só passo, criar

faturas avulso , criar notas de crédito , consultar o detalhe das faturas e do

pagamento das mesmas, entre outras funcionalidades. É aqui também que os

utilizadores podem fechar a sua foha de caixa .

Stocks

Toda a movimentação de stock passa por esta funcionalidade, como a criação do

produto , entrada de stock , alteração de stock , descontinuação de produtos ,

entre outras opções.


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Horários

Toda a gestão de aulas de professores e alunos e faltas dos mesmos é aplicada a

esta funcionalidade. Permite marcar no calendário escolar os feriados , férias ,

interupções escolares , entre outras, individualmente para cada turma e/ou de

uma maneira geral e aplicá-las às turmas; criar o horário das turmas; marcar faltas

aos alunos e professores; e, criar aulas extra.

Notícias

Permite criar e gerir notícias de divulgação para a plataforma externa, ou seja,

plataforma de acesso para os pais, encarregados de educação, etc.


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Neste Capítulo:

• Explicação das convenções

usadas ao longo do documento

para a explicação de determinadas

situações

2 Convenções

A descrição de teclas, de opcções de menu e de tabuladores está a negrito (bold).

Por exemplo, carregar no botão Pesquisar .

A descrição de uma opção de menu também está a negrito, estando separados

por uma seta os passos do caminho. Por exemplo, opção do menu Gestão de

Turmas →→→→ Salas.

Anglicismos e estrangeirismos estão a itálico. Por exemplo, browser.

Significado dos botões da toolbar :

Procurar

Limpar todos os editores

Adicionar

Actualizar

Remover

Ir para o primeiro registo

Ir para o registo anterior

Ir para o registo seguinte

Ir para o último registo

Imprimir

O que está nestas caixas de texto destina-se a chamar a atenção para notas

importantes.


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Neste Capítulo:

• Autenticação dos utilizadores

• Ferramentas do utilizador 3

Autenticação

A informação dentro de uma empresa é um bem essencial e que deve ser

protegido para que apenas seja disponibilizada para as pessoas que de facto

necessitam dessa informação.

Daí surge a necessidade das soluções pedirem um nome e uma senha privada ao

utilizador, para que haja a certeza que a pessoa que está a aceder ao sistema é

uma pessoa autorizada. O sistema disponibilizará então a esse utilizador apenas

as funcionalidades que lhe são destinadas, havendo sempre um administrador que

terá acesso a todas as funcionalidades e poderá alterar o acesso dos outros

utilizadores.

Autenticação dos utilizadores

Para começar a utilizar o EasySchool os utilizadores têm que entrar pela página

de autenticação (login), que é o único ponto de entrada para a utilização deste

software.


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Fig. 1) Página de entrada do EasySchool

Neste ecrã (Fig. 1) são solicitados três campos:

• Entidade: pelo facto de poder ser uma aplicação online, é solicitado uma

chave de oito caracteres (por exemplo, 1A2B3C4D). Esta chave

incrementa a protecção de entrada na aplicação, visto que sem a

combinação correcta dos três campos não é possível o acesso aos dados;

• Utilizador: nome de utilizador;

• Password : senha de acesso que apenas o utilizador deve conhecer.

Ainda neste ecrã, por baixo dos campos de autenticação, existe um ícone que

permite ao utilizar iniciar a aplicação TeamViewer para dar acesso à sua máquina

remotamente de forma segura. Este acesso é totalmente controlado pelo utilizador

e protegido por uma senha.


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Fig. 2) Primeiro ecrã após login

Após inserir a combinação dos três campos correctamente no ecrã da

autenticação, o primeiro ecrã a surgir será parecido ao da Fig. 2 . O EasySchool

está pré-definido para iniciar sempre na opção Gestão de Alunos, posicionando

sobre o último tabulador seleccionado no mesmo ou, caso seja a primeira vez, no

tabulador do Aluno .


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Ferramentas do utilizador Neste menu o utilizador tem acesso a um conjunto de aplicações disponíveis

mediante o seu perfil de acesso a aplicação.

Fig. 3) Menu de ferramentas do utilizador

Para aceder a este menu, deverá

carregar na seta que está ao lado

do nome de utilizador (Fig. 3).

Este menu contém as seguintes

opções:

• Gestão de utilizadores : esta

opção, normalmente, está

ligada ao perfil de administração e permite ao utilizador gerir todos os perfis e

utilizadores do programa.

• Gestão de acesso para alunos : esta opção serve para gerir as ferramentas

disponíveis no acesso externo para os alunos, encarregados de educação,

etc.

• Alterar password : esta opção permite ao utilizador alterar a sua senha de

acesso à aplicação.


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Gestão de utilizadores Com esta opção é possível gerir todos os perfis e utilizadores da aplicação.

Fig. 4) Gestão de perfis de utilizador Para criar um perfil novo: Preencha o campo Nome do perfil e marque na lista as opções a que pretende

que os utilizadores desse perfil tenham acesso. Por fim, carregue no botão

Adicionar .

Para actualizar um perfil já existente:

Seleccione o perfil na lista da esquerda, faça as alterações necessárias e carregue

em Actualizar .


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Para apagar um perfil:

Seleccione o perfil na lista da esquerda e carregue no botão Remover .

Fig. 5) Gestão de utilizadores da aplicação

Para criar um novo utilizador:

Preencha os campos Nome , Apelido , Utilizador (o sistema sugere o texto neste

editor conforme o nome e apelido preenchidos, mas pode ser alterado) e Perfil .

Depois de preencher todos os editores carregue em Adicionar e tenha

atenção à mensagem que o sistema mostra com a password gerada para o

utilizador criado (Fig. 6). Esta password poderá ser alterado pelo utilizador depois

de efeturar o primeiro login.


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Fig. 6) Mensagem após criação de um novo utilizador

Para alterar um utilizador:

Seleccione o utilizador na lista, altere os dados nos editores e de seguida carregue

em Actualizar . A password do utilizador não é possível ser alterada, a não ser

pelo próprio.

Para remover um utilizador:

Seleccione o utilizador na lista e carregue em Remover .


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Ao remover um utilizador, este nunca é realmente apagado da base de dados

para não perder o histórico do mesmo, sendo apenas marcado como apagado.

No entanto, perde o acesso à aplicação.


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Gestão de acesso para alunos

Fig. 7) Gestão das funcionalidades disponíveis para os alunos

O EasySchool disponibiliza um portal gratuito de acesso para os alunos que

inclui uma conjunto de funcionalidades que a escola pode, ou não, dar acesso.

Nesta ecrã será apresentado essa lista de funcionalidades (Fig. 7). Desmarque as

opções às quais não pretende que o aluno tenha acesso e carregue em Guardar.

Para imprimir a carta com o acesso do aluno à plataforma online, vá a Gestão de

Alunos →→→→ Listagens →→→→ Acesso para alunos (Fig. 8).


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Fig. 8) Ecrã onde se encontra a opção “Acesso para alunos”

Ao carreguar nesta opção, surgirá um ecrã (Fig. 9) onde pode imprimir as cartas

para dar acesso aos alunos.

Fig. 9) Funcionalidade para dar acesso externo para os alunos

Neste ecrã tem 2 formas de gerar as cartas para a(s) entidade(s):


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• Todas as entidades pagadoras activas : seleccione esta opção para

gerar as cartas para todas a entidades activas, ou seja, para as entidades

pagadores dos alunos que estão em turmas cuja data fim é superior à data

actual. Para isso, seleccione esta opção e carregue em Visualizar .

• Criar uma lista de entidades : pode também gerar uma carta para uma

entidade (ou conjunto de entidades) em específico. Para isso, escreva o

nome ou parte do nome do aluno e carregue em Procurar . Na lista em

baixo irão aparecer os resultados da pesquisa. Desse resultado, deverá

seleccionar os alunos que pretende gerar carregando na checkbox que

está atrás do nome ( → ). Depois de seleccionar todos os alunos

carregue no botão de enviar para a lista da direita . Esta lista será a

lista de alunos para os quais irá gerar a carta. Para remover um aluno

desta lista, deverá seleccionar a checkbox que se encontra atrás do nome

do aluno e carreguer em . Poderá fazer outra pesquisa, repetindo todos

os passos atrás, vezes necessárias até que na lista de impressão (lista da

direita) se encontrem todos os alunos que pretende. No fim, carregue em

Visualizar .


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Alterar a password A password é essencial para o sistema ter a certeza de que é realmente o

utilizador que está a operar com a aplicação do EasySchool. Esta deve ser apenas

do conhecimento do utilizador, sob o risco de outras pessoas poderem fazer

operações indesejadas sem autorização.

Por isso, e para garantir a autenticidade das operações, caso o utilizador suspeite

que alguém tem conhecimento da sua senha deverá de imediato alterá-la por

segurança.

Fig. 10) Opção Alterar password

Para alterar a sua password deverá escrever a password antiga , a nova e a

confirmação da nova e de seguida carregar em Actualizar . Se surgir a

mensagem “Password alterada com sucesso!”, o processo está concluído e a

próxima autenticação já será feita com a nova password. Caso contrário, o erro

ocorrido será mostrado ao utilizador para ser perceptível o que aconteceu.


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Neste Capítulo:

• Detalhar as funcionalidades da

gestão de turmas 4

Gestão de Turmas

A gestão de turmas é a primeira opção do menu e é composta por cinco

tabuladores, detalhadamente descritos abaixo.

Salas

No tabulador das salas, o utilizador pode procurar, criar, alterar e apagar salas.

Fig. 11) Ecrã da Sala


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É composto por uma toolbar com as seguintes funções:

Procurar salas.

Limpar todos os editores.

Adicionar sala.

Actualizar a sala seleccionada.

Remover a sala seleccionada.

Ir para o primeiro registo.

Ir para o registo anterior.

Ir para o registo seguinte.

Ir para o último registo.

Pesquisar salas A pesquisa de salas é disponível apenas pelo nome exacto da sala. Para procurar

uma sala preencha o campo do nome da sala com o que pretende pesquisar e de

seguida carregue no botão Procurar . Caso queira procurar todas as salas, com os

editores limpos (pode limpar todos os editores carregando no botão Limpar ),

carregue no botão Procurar e de seguida pode utilizar as teclas de navegação

para navegar sobre os registos. Se a pesquisa feita não retornar nenhum resultado

surgirá a mensagem “Não foram encontrados dados para a pesquisa”. O campo

do nome da sala dispõe ainda da ajuda de uma smart combo, que consiste na

sugestão de palavras relacionadas com o está a ser escrito no editor (Fig. 12).


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Fig. 12) Smart Combo - ao escrever "SA" no editor surge uma lista com sugestões de salas que

existem começadas por "SA".

Adicionar uma sala Para adicionar uma sala preencha os campos com a informação desejada e

carregue no botão Adicionar . Todos os campos são de preenchimento

obrigatório.

Actualizar uma sala Pode actualizar uma sala após estar posicionado sobre a mesma e depois de

actualizar os campos com a informação pretendida carregue no botão Actualizar.

Remover uma sala Para remover uma sala posicione-se sobre a mesma e carregue no botão

Remover.

Disciplina No ecrã das disciplinas é possível criar, alterar e remover disciplinas.


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Fig. 13) Ecrã das disciplinas


Procurar disciplinas.


Adicionar uma disciplina.

Actualizar a disciplina seleccionada.

Remover a disciplina seleccionada.






29

Pesquisar disciplinas As disciplinas são pesquisáveis pelo seu nome exacto. Para procurar uma sala

preencha o campo do nome da disciplina com o que pretende pesquisar e de

seguida carregue no botão Procurar . Caso queira procurar todas as disciplinas,

com os editores limpos (pode limpar todos os editores carregando no botão

Limpar ), carregue no botão Procurar e de seguida pode utilizar as teclas de

navegação para navegar sobre os registos. Se a pesquisa feita não retornar

nenhum resultado surgirá a mensagem “Não foram encontrados dados para a

pesquisa”. O campo do nome da disciplina dispõe ainda da ajuda de uma smart

combo, que consiste na sugestão de palavras relacionadas com o está a ser

escrito no editor (Fig. 14).

Fig. 14) Smart Combo - ao escrever "In" no editor surge uma lista com sugestões de disciplinas que

existem começadas por "In".

Adicionar uma disciplina Para adicionar uma disciplina preencha o campo do nome da disciplina com a

informação desejada e carregue no botão Adicionar .

Actualizar uma disciplina Pode actualizar uma disciplina após estar posicionado sobre a mesma e depois de

actualizar o campo com a informação pretendida carregue no botão Actualizar.

Remover uma disciplina Para remover uma disciplina posicione-se sobre a mesma e carregue no botão

Remover .


30

Curso No ecrã do curso é possível criar, alterar e remover cursos e ainda atribuir as

dsicplinas leccionadas em cada curso.

Fig. 15) Ecrã do curso


Procurar cursos.


Adicionar um curso.

Actualizar o curso seleccionado.

Remover o curso seleccionado.






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Pesquisar cursos Os cursos são pesquisáveis pelo seu nome exacto. Para procurar um curso

preencha o campo do nome do curso com o que pretende pesquisar e de seguida

carregue no botão Procurar . Caso queira procurar todos os cursos, com os





do nome do curso dispõe ainda da ajuda de uma smart combo, que consiste na


Fig. 16) Smart Combo - ao escrever "I" no editor surge uma lista com sugestões de cursos que existem

começadas por "I".

Adicionar um curso Os campos necessários para criar um curso são:

• Nome do curso: nome que identifica o curso.

• Número de horas: número de horas previstas para o curso. Caso esse

número seja desconhecido deve ser inserido o valor 0.

• Número de períodos: número de períodos que o curso vai ter. É sobre este

número que é dividido o ecrã de atribuição de notas, detalhado mais a

frente.


32

Para adicionar um curso preencha todos os campos, acima explicados, com a

informação desejada e carregue no botão Adicionar .

Actualizar um curso Pode actualizar um curso após estar posicionado sobre o mesmo e depois de

actualizar os campos com a informação pretendida carregue no botão Actualizar.

Remover um curso Para remover um curso posicione-se sobre o mesmo e carregue no botão

Remover .

Adicionar as disciplinas a leccionar ao curso Depois de criar um curso, e de ter criado as respectivas disciplinas, devemos

associá-las ao curso.

Fig. 17) Lista de disciplinas associada a turma após criação de um curso

Para isso, devemos preencher o campo do nome da disciplina e o total de hora por

semana, que por omissão está preenchido com o valor zero. O campo do nome da

disciplina tem a ajuda de smart combo.

Depois de preencher todos os campos correctamente (Fig. 18) carregue no botão

Adicionar disciplina , ficando a disciplina associda ao curso (Fig. 19).


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Fig. 18) Exemplo de uma smart combo a ajudar a procurar uma disciplina para associar ao curso

Fig. 19) Exemplo de uma lista de disciplinas associadas ao curso

Remover disciplinas associadas ao curso Para remover as disciplinas que estão associadas ao curso, seleccione a disciplina

pretendida na lista carregue no botão Remover disciplina .

Turma Na configuração de uma turma é possível:

• Criar, alterar e remover turmas;

• Definir se a turma permite aulas nas férias e nos feriados;

• Visualizar uma listagem de histórico de alunos da turma;

• Pré-definir o item e o valor a facturar automaticamente na inscrição de um

aluno nessa turma;

• Definir as disciplinas da turma, os professores que as leccionam e o preço

que ganham à hora;

• Ver a lista de alunos da turma, podendo seleccionar vários e enviar um

email para estes;


34

• Fazer a transferência de alunos para outra turma.

Fig. 20) Divisão, estrutural, do ecrã das turmas

Estruturamente, podemos dividir o ecrã das turmas em três partes (Fig. 20), com as

seguintes carecterísticas:

• Parte 1 : onde se pode definir todos os dados relativos à turma, como o

nome, a data de início e de fim, entre outros;

• Parte 2 : onde se define quais os professores que dão as disciplinas da

turma e o seu preço hora, importante para gerir os pagamentos dos

professores;

• Parte 3 : onde se pode ver a lista de alunos da turma. O número do aluno

tem link para os pagamentos do aluno na opção do menu Gestão de

Alunos . Também tem um botão ( ) para enviar um email para os alunos

seleccionados. Está lista é apresentada automaticamente sempre que se

posiciona sobre uma turma.


35

A turma é composta por uma toolbar com as seguintes funções:

Procurar turmas.


Adicionar uma turma.

Actualizar os dados da turma.

Remover a turma seleccionada.





Imprimir listagem de alunos da turma.

Pesquisar turmas As turmas são pesquisáveis pelo seu nome exacto. Para procurar uma turma

preencha o campo do nome da turma com o que pretende pesquisar e de seguida

carregue no botão Procurar . Caso queira procurar todos as turmas, com os





do nome da turma dispõe ainda da ajuda de uma smart combo, que consiste na



36

Criar uma turma Para criar uma turma basta preencher os campos, abaixo detalhados, com a

informação pretendida e carregar no botão Adicionar turma.

Os campos a preencher são:

• Turma : nome da turma. Este campo tem a ajuda de uma smart combo.

Campo de preenchimento obrigatório;

• Permitir aulas nas férias e nos feriados : indica se a turma tem aulas nas

férias e/ou nos feirados;

• Tipo de curso : tipo de curso a que a turma pertence (ex.: anual). Campo

de preenchimento obrigatório;

• Curso : curso a que a turma pertence (ex.: Portugês). Campo de

preenchimento obrigatório;

• Data de início : data do início efectivo da turma. Campo de preenchimento

obrigatório;

• Data de fim : data em que a turma acaba. Campo de preenchimento

obrigatório;

• Obs : Observações;

• Item a facturar : pré-definir o item a facturar para a turma;

• Valor : pré-definir o valor a facturar para a turma.

Actualizar turma Para actualizar uma turma altere os campos pretendidos e carregue no botão

Actualizar turma.


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Remover turma Para remover uma turma, posicione sobre a mesma e carregue no botão Remover

turma.

Imprimir lista de alunos da turma Para impirimir a lista de alunos da turma, posicionado sobre a mesma, carregue no

botão Imprimir listagem da turma.

Definir professores e disciplinas da turma Para definir as disciplinas da turma e, consequentemente, os professores e os

preços/hora para uma determinada turma basta preenchar correctamente os

campos da tabela de disciplinas, anteriormente explicada como a segunda divisão

visual deste ecrã, e carregar no botão Adicionar disciplina .

Os campos da tabela são:

• Disciplina : lista de disciplinas possíveis de associar à turma. Esta lista

não contém todas as disciplinas guardas na aplicação, mas sim apenas

aquelas que foram associadas ao curso a que a turma pertence;

• Horas : número de horas que a disciplina vai ter;

• Professor : lista de professor que podem dar aulas às disciplinas que

estão na lista acima especificada;

• Preço/hora : preço que o professor vai ganhar à hora para aquela

disciplina. Este campo vai servir para o processamento dos pagamentos

aos professores.

Remover disciplina da turma Para remover umas disciplina associada à turma, seleccione a disciplina na tabela

de disciplinas associadas e carregue no botão Remover disciplina .


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Fig. 21) Seleccione a linha pretendida e carregue no botão Remover disciplina .

Listagens

Fig. 22) Listagens da Gestão de Turmas

Composição de turmas : com esta listagem é possível ver a lista de alunos da

turmas definida por parâmetro.

Horário das salas : com esta listagem é possível ver o horário da sala no mês e

ano especificados por parâmetro.

Horário das turmas : com esta listagem é possível ver o horário da turma no mês

e ano especificados por parâmetro.

Valores facturados por turma : com esta listagem é possível ver todos os valores

facturadas da turmas passada por parâmetro, com possibilidade de definir ainda o

mês da visualização.


39

Os parâmetros acima referidos são definidos numa janela pop-up que surge

quando se carrega na listagem pretendida.

Neste Capítulo:


gestão de alunos 5

Gestão de Alunos

A gestão de alunos é a segunda opção do menu e é composta por sete

tabuladores, detalhadamente descritos abaixo. A acompanhar toda a Gestão de

alunos está um slide (Fig. 23) que, inicialmente fechado do lado esquerdo de cada

tabulador desta opção do menu, serve para fazer as pesquisas de alunos em toda

a Gestão de Alunos e, no caso do tabulador dos alunos, serve ainda para criar

um novo aluno. Para abrir este slide (Fig. 24) carregue em Expandir slide .

Fig. 23) Slide fechado


40

Fig. 24) Slide aberto. Com o slide é possível pesquisar alunos por número, nome e/ou turma. Neste

caso é visível a opção de criar um novo aluno visto que estamos no ecrã Aluno .

Aluno

No ecrã dos alunos é possível criar alunos e editar toda a informação dos

mesmos.

Fig. 25) Ecrã dos alunos


41

Criar aluno Para criar um aluno carregue em Expandir slide e com o slide aberto carregue

em Novo Aluno (Fig. 26). De seguida, o slide vai fechar e automaticamente é

preenchido o número de aluno, ao qual é atribuido o número mais alto dos alunos

guardados no programa mais um, e a data de entrada, à qual é atribuida a data

actual. No entanto, este campos podem ser alterados se a informação pretendida

for diferente da automaticamente gerada. Depois de preencher todos os campos

correctamente com a informação pretendida e, se for o caso, ter carregado a foto

do aluno, carregue no botão Adicionar aluno .

Todas as informações do aluno, podem ser alteradas posteriormente, incluindo a

foto do aluno, sendo apenas o número e nome do aluno os campos

obrigatórios para a criação do mesmo. Para alterar/apagar a foto do aluno

carregue sobre a mesma e surgirá o menu de opções da foto. Para apagar a foto

carregue em Apagar . Para actualizar a foto, carregue em Procurar... e seleccione

a foto pretendida e depois carregue em Actualizar .

Fig. 26) Criar um aluno


42

Actualizar aluno Para actualizar as informações do aluno, posicionado sobre o mesmo, altere os

campos pretendidos e carregue no botão Actualizar aluno.

Procurar aluno A pesquisa do aluno é feita no slide (Fig. 24). Os alunos são pesquisáveis por

número, nome (completo ou aproximado) e/ou turma (nome exacto). Para procurar

um aluno, com o slide aberto, preencha os campos correctamente e carregue em

Procurar . Depois da pesquisa feita a lista dos alunos será preenchida com os

resultados da pesquisa. Ao carregar sobre um aluno da lista automaticamente o

slide fecha-se e fica posicionado sobre as informações desse aluno.

Contatos

No ecrã dos contatos pode criar e alterar contatos e/ou associar contatos aos

alunos.

Os passos acima referidos alteram as informações sobre o aluno, excepto a

foto. Para actualizar a foto do aluno siga os passos explicados em Criar aluno.


43

Fig. 27) Exemplo de uma lista de contatos de um aluno

O ecrã dos contatos é composto por uma toolbar com as seguintes opções:

Adicionar um novo contato

Editar o contato seleccionado na lista

Associar um contato já existente

Adiconar um novo contato Para adicionar um novo contato a um aluno carregue em Adicionar contato no

ecrã dos Contatos . De seguida aparecerá um novo ecrã para preencher com as

informações pretendidas (Fig. 28).


44

Fig. 28) Ecrã de adicionar novo contato

Depois de preencher os campos correctamente carregue em Adicionar contato

e o contato será criado e automaticamente associado ao aluno seleccionado.

Os campos obrigatórios para a criação de um contato são o tipo de contato e o

nome do contato . Se o contato for criado para efeitos de facturação também será

necessário preencher o número de identificação fiscal .

Para limpar todos os campos carregue em Limpar campos .

Caso pretenda voltar ao ecrã dos contatos do aluno sem guardar qualquer

alteração carregue em Voltar .

Alterar um contato Para alterar um contato posicione-se sobre um aluno que tenha o contato que

pretende actualizar na sua lista, seleccione o contato e carregue em Editar

contato . De seguida aparecerá um ecrã com as informações do contato (Fig.

29). Depois de alterar todas as informações pretendidas carregue em Actualizar

contato e surgirá a seguinte mensagem quando a operação terminar: Contato

actualizado com sucesso.


45

Remover um contato Para remover um contato posicione-se sobre um aluno que tenha o contato que

pretende actualizar na sua lista, seleccione o contato e carregue em Editar

contato . No ecrã de detalhes do contato (Fig. 29) carregue em Remover

contato . Neste passo surgiram duas opções (Fig. 30):

• Apagar o contato apenas deste aluno : desassocia o contato do aluno

mas os dados do contato são preservados.

• Apagar definitivamente este contato : desassocia o contato de todos os

alunos a que esteja associado e os dados do mesmo serão apagados.

Depois de escolher a opção pretendida carregue OK.

Surgirá a mensagem “Contato apagado com sucesso”.

Fig. 29) Ecrã dos detalhes do contato


46

Fig. 30) Confirmação de apagar contato

Associar um contato Associar um contato, serve basicamente para não repetir dados guardados. Ao

criar um contato este pode ser tio de um aluno e pai de outro aluno, por exemplo.

No entanto, para evitar criar dois contatos que no fundo são um só, no primeiro

aluno, caso o contato não esteja criado, cria-se o contato e no segundo aluno

apenas se associa este contato já existente.

Dado o exemplo, para associar um contato carregue em Associar contato

(Fig. 31).


47

Fig. 31) Ecrã de associar contato

Este ecrã é composto por uma zona de pesquisa, na parte superior, e por uma

lista com todas as entidades (alunos e contatos criados).

A lista de entidades é pesquisável por nome e/ou NIF. Para pesquisar um entidade

preencha os campos e carregue no botão Procurar . Quando encontrar a entidade

que prentede associar como contacto seleccione a mesma na lista. Ao seleccionar

a entidade surgirá uma mensagem a perguntar o tipo de entidade perante o aluno

(Fig. 32).

Depois de confirmar o tipo de entidade carregue em Confirmar e o contato ficará

automaticamente associado ao aluno.


48

Fig. 32) Mensagem de confirmação de associação da entidade como contato do aluno

Existe ainda a opção Converter contato em novo aluno . Esta opção tem o

mesmo objectivo explicado anteriormente: não repetir informação

desnecessária . Caso exista um contato de um aluno que agora vai passar a ser

também aluno da escola, não será necessário criar um novo aluno com as

mesmas informações. Basta procurar a entidade na lista e depois de selecionar a

mesma carregar em Converter contato em novo aluno. Um novo aluno será

gerado, não perdendo a associação ou as associações desta entidade como

contato dos alunos. O número gerado para este aluno é o número mais alto da

lista de alunos existentes na escola mais um. No entanto, este número pode ser

alterado para um número que esteja vago.

Notas

Este opção permite dar notas aos alunos por cada turma em que estão

associados.


49

Os critérios de notas estão pré-definidos, sendo totalmente configuráveis aos

critérios de avaliação pretendidos por cada escola.

Fig. 33) Ecrã das notas

Se o aluno não estiver associado a nenhuma turma, ao entrar no ecrã das notas

do aluno vai aparecer a seguinte mensagem: “O aluno não se encontra em

nenhuma turma”.

Caso contrário, na parte superior seleccione a turma, a disciplina e o período.

Automaticamente é mostrado o curso a que pertence a turma e o professor que a

lecciona. Para guardar as notas da turma, preencha os campos dos critérios de

avaliação e carregue no botão Guardar . Os critérios de avaliação são dispostos

por períodos, sendo o número de períodos definidos em Gestão de Turmas →→→→

Cursos . Se pretender imprimir um relatório com as notas do aluno, carregue em

Visualizar . O layout desta listagem pode ser feito de acordo com o da escola.

Anexos

Esta opção permi-the guardar anexos por cada aluno, como por exemplo

documentos importantes, fotocópia do BI, ou qualquer anexo que seja útil

consultar.


50

Fig. 34) Ecrã dos anexos do aluno

Visualizar um anexo Para abrir um anexo carregue sobre o icon do mesmo.

Adicionar um anexo Para adicionar um anexo posicione-se sobre o aluno que pretende anexar o

ficheiro e carregue em escolher ficheiro para seleccionar o ficheiro.

Depois do ficheiro seleccionado carregue em Adicionar anexo .

Remover um anexo Para remover um anexo posicione-se sobre o aluno e carregue no botão Apagar

anexo do anexo que pretende remover (Fig. 35). De seguida aparecerá uma

mensagem de confirmação de apagar o ficheiro. Carregue Ok para continuar ou

Cancelar para cancelar a operação de apagar o ficheiro.


51

Fig. 35) Exemplo de como remover o ficheiro “Anexo 4.doc” dos ficheiros anexados.

Pagamentos

Este opção permite-lhe visualizar todo o histórico de pagamentos do aluno

(incluindo ver os dtalhes da factura), emitir faturas e fazer pagamento das

mesmas, apagar faturas e filtrar a visualização do histórico de pagamentos.

Depois de apagar um ficheiro já não é possível recuperar o mesmo.


52

Fig. 36) Ecrã dos pagamentos do aluno

Visualizar e filtrar histórico de pagamentos do alu no É possível visualizar o histórico dos pagamentos do aluno na tabela de histórico

dos pagamentos do aluno (Fig. 36).

Para filtrar a visualização altere as definições agrupadas em Valores a mostrar .

As opções de filtro são:

• Ano : carregue no botão para seleccionar >= (maior ou igual), = (igual), <=

(menor ou igual) e preencha o ano no editor;

• Tipo de documento : seleccione os documentos pelos quais pretende

filtrar;


53

• Liquidez : seleccione se quer ver todos os documentos (pagos e por

pagar) ou apenas um destes tipos.

Interpretar tabela do histórico de pagamentos A tabela do histórico de pagametos é composta pela seguinte informação:

• Tipo : indica de que tipo de documento se trata (factura, factura avulso,

nota de crédito);

• Documento : indica o número que identifica o documento;

• Mês: indica o mês a que se refere o documento;

• Ano : indica o ano a que se refere o documento;

• Pagador : indica a entidade pagadora a quem o documento foi emitido;

• Total : indica o total da factura;

• Recebido : indica o montante recebido até ao momento;

• : este símbolo aparece enquanto o documento ainda está por liquidar,

ou seja, enquanto o total do documento é superior ao recebido . Carregue

neste botão para efectuar o pagamento do documento.

• : se o campo Documento estiver vazio, ao carregar neste botão o

sistema irá gerar o documento e atribuir-lhe um número de documento. Se

o campo Documento já estiver preenchido ao carregar neste botão

apenas visualiza o documento já emitido;

• : carregue neste botão para visualizar o último recibo emitido ;

• : carregue neste botão para anular a factura .


54

Pré-visualizar fatura Para pré-visualizar o conteúdo de uma fatura, na lista do histórico dos

pagamentos, carregue na linha que pretende visualizar e automaticamente são

mostrados os dados da fatura abaixo da lista.

Turma

Esta opção permite-lhe associar o aluno a uma ou mais turma e,

consequentemente, desassociar o aluno da(s) mesma(s) e definir a entidade

pagadora para as turmas associadas.

O botão de Anular fatura só está disponível após a emissão da fatura.

Só deve anular a fatura se nunca imprimiu a mesma ou se imprimiu mas está

na posse de todas as vias do documento. Se já não se encontra na posse de

alguma via do documento não poderá anular a fatura. Deverá criar uma nota

de crédito relativa ao documento que pretende anular.

É necessário ter em conta que anular uma fatura sem motivo é ilegal perante a

lei. Por isso, ao anular uma fatura o sistema regista numa listagem de faturas

apagadas toda a informação da fatura e o utilizador que a anulou.


55

Fig. 37) Ecrã das turmas do aluno

Adicionar turma ao aluno Para associar o aluno a uma nova turma preencha o campo Turma com o nome

da turma pretendido (o campo Turma tem a ajuda de uma smart combo),

seleccione a data de entrada do aluno na turma (por omissão vem o própio dia

seleccionado) e escolha a entidade pagadora da turma. Depois de preencher

todos os campos com a informação pretendida carregue no botão Adicionar

turma ao aluno .

Remover aluno da turma Para remover o aluno da turma carregue na linha da lista que associa o aluno à

turma e carregue no botão Apagar . De seguida irá aparecer a mensagem

“Tem a certeza que prentede remover o aluno desta turma?”. Para concluir

preencha o campo da Data de saída com a data que pretende que fique registado

a saída do aluno da turma e carregue no botão SIM. Para cancelar carregue no

botão NÃO.


56

Alterar entidade pagadora do aluno Para alterar a entidade pagadora da turma do aluno, seleccione a linha da lista de

turmas do aluno que pretende alterar e altere no cabeçalho da lista a entidade

pagadora do aluno. Depois carregue em Actualizar .

A lista de entidades pagadoras do aluno é construida com base nos contatos

do mesmo.

Ao remover um aluno da turma, o seu histórico não é perdido. Todo o histórico

de turmas associadas ao aluno é guardado e pode ser visualizado carregando

em Todos os cursos frequentados , não sendo possível apagar um aluno de

uma turma sem ficar registado que alguma vez ele lá esteve.


57

Listagens

Fig. 38) Listagens da Gestão de Alunos

Acesso para alunos : com esta listagem é possível emitir as cartas para cada

aluno com os dados do acesso externo à aplicação.

Cartão do aluno : com esta listagem é possível emitir uma listagem que serve de

ficha do aluno. Pode ter diferentes layout’s conforme a escola.

Envelopes : com esta listagem é possível imprimir envelopes para o aluno ou para

contatos do aluno, passado por parâmetro.


58

Neste Capítulo:


gestão de professores 6

Gestão de Professores

A gestão de professores é a terceira opção do menu e é composta por quatro

tabuladores, detalhadamente descritos abaixo. A acompanhar toda a Gestão de

Professores está um slide (Fig. 39) que, inicialmente fechado do lado esquerdo de

cada tabulador desta opção do menu, serve para fazer as pesquisas de

professores em toda a Gestão de Professores e, no caso do tabulador dos

professores, serve ainda para criar novos professores. Para abrir este slide (Fig. 40)

carregue em Expandir slide .

Fig. 39) Slide fechado


59

Fig. 40) Slide aberto. Com o slide é possível pesquisar professores por número e/ou nome. Neste caso é visível a opção de criar um novo professor visto que estamos no ecrã Professor .

Professor

No ecrã dos professores é possível criar professores e, posteriormente, editar a

informação dos mesmos. Pode ainda atribuir uma foto para cada professor.

Fig. 41) Ecrã dos professores


60

Criar professor Para criar um professor carregue em Expandir slide e com o slide aberto

carregue em Novo Professor (Fig. 40). De seguida, o slide vai fechar e

automaticamente é preenchido o número de professor, ao qual é atribuido o

número mais alto dos professor guardados no programa mais um, e a data de

entrada, à qual é atribuida a data actual. No entanto, este campos podem ser

alterados se a informação pretendida for diferente da automaticamente gerada.

Depois de preencher todos os campos correctamente com a informação

pretendida e, se for o caso, ter carregado a foto do aluno, carregue no botão

Adiconar professor .

Todas as informações do professor, podem ser alteradas posteriormente, incluindo

a foto do aluno, sendo apenas o número e nome do professor os campos

obrigatórios para a criação do mesmo.

Para alterar/apagar a foto do professor carregue sobre a mesma e surgirá o

menu de opções da foto. Para apagar a foto carregue no canto superior esquerdo

da mesma Apagar . Para actualizar a foto, apague a foto antiga e seleccione a

foto pretendida e depois carregue em Carregar Foto .

Actualizar professor Para actualizar as informações do professor, posicionado sobre o mesmo, altere

os campos pretendidos e carregue no botão Actualizar professor .

Os passos acima referidos alteram as informações sobre o professor, excepto

a foto. Para actualizar a foto do aluno siga os passos explicados em Criar

professor.


61

Procurar professor A pesquisa do professor é feita no slide (Fig. 40). Os professores são pesquisáveis

por número e/ou nome (completo ou aproximado). Para procurar um professor,

com o slide aberto, preencha os campos correctamente e carregue em Procurar .

Depois da pesquisa feita, a lista dos professsores será preenchida com os

resultados da pesquisa. Ao carregar sobre um professor da lista automaticamente

o slide fecha-se e fica posicionado sobre as informações desse professor.

Anexos

Esta opção permi-the guardar anexos por cada professor, como por exemplo

documentos importantes, fotocópia do BI, ou qualquer anexo que seja útil

consultar.

Fig. 42) Ecrã dos anexos do professor


62

Visualizar um anexo Para abrir um anexo carregue sobre o icon do mesmo.

Por exemplo, para a abrir o images.jpg carregue em .

Adicionar um anexo Para adicionar um anexo posicione-se sobre o professor que pretende anexar o

ficheiro e carregue em Escolher Ficheiro para seleccionar o

ficheiro. Depois do ficheiro seleccionado carregue em Adicionar anexo .

Remover um anexo Para remover um anexo posicione-se sobre o professor e carregue no botão

Apagar anexo do anexo que pretende remover (Fig. 43). De seguida aparecerá

uma mensagem de confirmação de apagar o ficheiro. Carregue Ok para continuar

ou Cancelar para cancelar a operação de apagar o ficheiro.

Fig. 43) Exemplo de como remover o ficheiro “pmate_equipas.pdf” dos ficheiros anexados.


63

Disicplinas a leccionar

Esta opção permite-lhe atribuir as disciplinas que cada professor pode dar pelos

mesmos.

Fig. 44) Ecrã das disiplinas a leccionar do professor

Atribuir disciplinas a leccionar Para atribuir a(s) disciplina(s) a leccionar pelo professor, seleccione a disciplina na

lista de Disciplinas disponíveis e de seguida carregue no botão Adicionar

disciplina ao professor .

Depois de apagar um ficheiro já não é possível recuperar o mesmo.


64

Remover disciplinas do professor Para remover uma disciplina da lista de disciplinas a leccionar pelo professor,

seleccione a mesma e carregue no botão Remover disciplina do professor .

Sumários

Fig. 45) Ecrã dos sumários de Professores

Adicionar matéria dada na aula Para adicionar um texto sobre a matéria dada (sumário) posicione-se sobre o

Professor →→→→ Sumários e carregue na caixa de texto, que se encontra há frente

do dia e da hora, para descrever o que foi dado na aula em seguida Gravar .

Adicionar uma falta Para adicionar uma falta posicione-se sobre o Professor →→→→ Sumários e carregue

em Falta . Depois é escolher através de uma caixa de texto o tipo de falta que

o(a) aluno(a) teve na referida aula.


65

Fig. 46)Ecrã do tipo de falta que o aluno teve

Carregar avaliações a partir de um ficheiro excel Para carregar avaliações a partir de um ficheiro excel:

1. Seleccione o tabulador Professor Avaliações ;

2. Antes de carregar o ficheiro excel tem de primeiro visualizar os alunos

da turma , da disciplina e do periodo desejado. Tem ainda um editor

de escolha múltipla que lhe permite escolher qual será o separador

de colunas. Exemplo sendo o ponto e virgula o separador:

10263;Satisfaz;50%.

3. Após ter tudo escolhido basta clicar em Procurar . Caso tenha

avaliações em algum dos alunos mostrados irá aparecer na tabela

com uma cor azul. Consoante às cores há três significados:

• Azul : Avaliação anteriormente guardada

• Verde : Avaliação pronta para ser guardada

• Vermelho : Avaliação com erro

4. Em seguida tem de copiar a sua tabela de excel e colar no editor

apresentado do lado direito, mas tenha atenção ao separador usado


66

antes de clicar em Preencher tabela .

Ao clicar vai reparar que, se os dados tiverem o formato correto, vão

ser apresentados na linha do aluno que você indicou, caso não haja

mudança pela parte da tabela quer dizer que algo está incorreto, tanto

pode ser o número de colunas a mais ou a menos, como pode ser o

aluno não pertencer à turma escolhida pelo utilizador.

5. Na pre-visualização das avaliações lançadas, tenha atenção aos erros

pois quando gravar vai ser gravado da forma que as lançou . Caso

haja erro numa avaliação de um aluno, a primeira celula da linha (o

número do aluno ) será apresentado a vermelho para ter a

noção de que há uma ou mais celulas com erro nessa linha.

Para corrigir esses erros basta alterar os dados errados no seu

documento excel e repetir o processo até estar tudo a verde

significando que os dados estão validados e prontos para serem

gravados;

6. Para gravar os dados basta clicar em Gravar avaliações . Este

processo de gravação pode ser realizado sem a pre-visualização das

notas, impossibilitando o utilizador de perceber se as avaliações estão

no formato pretendido e se estão com erros.

Eliminar avaliações Para eliminar as avaliações basta passar o rato por cima do icon de Informação

e terá acesso ao comando para eliminar as avaliações, este comando deve ser

escrito da maneira que é apresentado .

Assim que estiver escrito o comando no editor do lado direito, pode querer duas

coisas diferentes:


67

• Limpar a tabela : Para apenas limpar a tabela basta clicar em Preencher

tabela , fazendo assim que visualmente não hajam avaliações mas se

clicar em Procurar irá ter acesso às mesmas;

• Eliminar avaliações : Para eliminar todas as avaliações apresentadas na

tabela basta clicar em em Gravar avaliações , fazendo assim que as

avaliações presentes na tabela desapareçam de vez.

Listagens

Fig. 47) Listagens da Gestão de Professores

Faltas dos Professores : com esta listagem poderá visualizar as faltas dadas pelo

professor no intervalo de datas passadas por parâmetro.

Folha de avaliação : com esta listagem é possível visualizar as folhas para

avaliação para a turma passada por parâmetro.


68

Horário dos Professores : com esta listagem é possível visualizar o horário dos

professores no mês, ano e professor definido por parâmetro.

Pagamentos a professores : com esta listagem é possível visualizar as

remunerações dos professores para o intervalo de datas definidas por parâmetro.

Subsídios : com esta listagem poderá calcular o pagamento de subsídios a

professores no intervalo de datas passadas por parâmetro


69

Neste Capítulo:


facturação 7

Facturação

A Faturação é a quarta opção do menu e é composta por seis tabuladores,

detalhadamente descritos abaixo. Esta opção do menu tem como principal

objectivo gerir toda a faturação da empresa, desde criar faturas para os alunos,

faturas avulso, gerir valores em caixa, consultar faturas, entre outras

funcionalidades.

Mensalidades

Esta opção permite-lhe gerir a faturação dos alunos. É possível gerar as

mensalidades de todos os alunos de uma turma em simultâneo, configurar faturas

com items apenas para um mês específico, emitir avisos para os alunos, entre

outras funcionalidades abaixo detalhadas.

Filtrar correctamente para poupar tempo e trabalho Como já foi referido, com esta funcionalidade podemos configurar a faturação

individual dos alunos . Por exemplo, se um aluno comprar um livro no mês de

Agosto, cria-se um item mensal nesse mês. No entanto, se formos criar uma

turma de vinte e cinco alunos na qual todos deverão pagar a mesma mensalidade

durante os meses em que decorre o curso, o trabalho que daria associar a

mensalidade a todos os alunos para todos os meses seria bastante grande.

No entanto, esta funcionalidade permite-nos, de uma só vez criar todas as

mensalidades para todos os alunos daquela turma. Para isso basta filtrar pelo

nome da turma, seleccionar todos os alunos da lista e em seguida atribuir a


70

mensalidade pretendida. O resultado é: imaginando que a turma em questão terá

início em Setembro e o seu término será em Julho, todos os alunos da turma

seleccionada e durante todo o período de existência da turma ficam com a

mensalidade criada. Agora pode surgir a seguinte situação: a partir de Janeiro as

mensalidades vão aumentar. Como já configurámos todos os alunos com a

mensalidade de Setembro a Julho agora com o aumento a partir de Janeiro basta

ir ao mês de Janeiro, com todos os alunos da turma seleccionados, e sobrepor um

item fixo em Janeiro com o novo valor. Resultado: de Setembro a Dezembro os

alunos têm programado a primeira mensalidade gerada. A partir de Janeiro e até

Julho os alunos ficam com a nova mensalidade programada. Agora surge a

seguinte situação: no mês de Julho só vai haver aulas até meio do mês por isso a

mensalidade também vai ser alterada. Para isso, novamente com os alunos todos

seleccionados, basta ir ao mês de Julho e colocar um item mensal a sobrepor o

item fixo que já havia sido colocado em Janeiro. Com esta sobreposição de um

item mensal por um item fixo a afectação só acontecerá no mês de Julho. Para

configurar um item mensal basta adicionar o item ao mês pretendido. Este items

apenas afectam o mês alterado .

Resumindo :

Nas mensalidades podemos configurar dois tipos de items em quatro situações

diferentes:

• Items mensais – ao configurar um item mensal está a afectar unicamente

o mês em questão.

• Items fixos – ao configurar um item fixo está a afectar desde o mês

seleccionado até ao último mês da turma.

• Items fixos a sobrepor items fixos – ao sobrepor um item fixo noutro

item fixo está a afectar desde o mês seleccionado até ao fim.


71

• Items mensais a sobrepor items fixos – ao sobrepor um item mensal a

um item fixo a alteração só acontecerá no mês seleccionado, não

afectando os items fixos de outros meses.

Configuar items... Passo-a-passo Para começar a configurar os items a faturar aos alunos deverá filtrar o(s) aluno(s)

(Fig. 48 e Error! Reference source not found. ). Pode fazê-lo por número, nome

(completo ou aproximado) e/ou observações (completo ou aproximado). Depois de

filtrar a informação pretendida, seleccione na checkbox (primeira coluna da lista)

os alunos a quem pretende configurar os items.

Fig. 48) Exemplo de filtrar alunos. Neste caso, estamos a pesquisar o aluno número 10211.

Depois de filtrar os alunos, seleccione o mês e o ano que pretende configurar (Fig.

49).

Ao seleccionar mais do que um aluno na lista, se já houverem items

configurados, apenas serão mostrados os items comuns entre todos os alunos

seleccionados.


72

Fig. 49) Seleccionar mês e ano

De seguida preencha o item a faturar (Fig. 50). Aqui encontra as seguintes opções:

• Item : lista de items que pode configurar;

• Item fixo ou Item Mensal : tipo de item;

• Qtd .: quantidade;

• Desconto : valor do desconto a aplicar ao item;

• Valor : valor unitário a configurar para o item;

• Produto : código do produto. Este campo só aparece quando o o item tem

definido nas suas propriedades para utilizar controlo de stock

(explicado mais a frente).

Fig. 50) Item a faturar

Depois de preencher todos os campos do item a faturar carregue no botão

Adicionar linha para programar o item. Siga os mesmos passos para

adicionar mais items.


73

Remover linhas configuradas Para remover linhas já configuradas no(s) aluno(s) seleccione o(s) mesmo(s) e

seleccione a linha que pretende remover e depois carregue no botão Remover

linha .

Adicionar items a faturar Para adicionar items a faturar carregue no botão Adicionar items que se

encontra no grupo do Item a faturar . Depois de carregar no botoão vai surgir uma

janela popup (Fig. 51) na qual podemos pesquisar items já existentes para

actualizar as suas informações, adicionar novos items e remover items .

Fig. 51) Ecrã dos items a faturar

Este ecrã é composto pelos seguintes campos:

• Descrição : descrição do item a faturar. É esta descrição que vai aparecer

na lista dos items e nas faturas criadas. Este campo tem a ajuda de uma

smart combo. Neste campo podemos utilizar tags, isto é, palavras chaves

que ajudam a não repetir items. Existe um conjunto de tags já predefinidas

(Fig. 51), no entanto, podem ser criadas mais conforme a necessidade da

sua utilização. As tags que podem ser utilizadas são:


74

o [MES] – esta tag será substituida pelo mês no qual o item for

configurado;

o [PROD] – esta tag será substituida pelo nome do produto se o

código do produto for inserido quando estamos a programar o

mesmo;

o [CURSO] – esta tag será substituida pelo nome do curso para o

qual o item for configurado.

• Familia : para saber a que grupo pertence o novo item de faturação;

• Quantidade : quantidade predefinida. Ao seleccionar o item na lista dos

items a faturar esta é a quantidade sugerida. No entanto, este valor pode

ser alterado;

• Valor s/IVA : montante predefinido. Ao seleccionar o item na lista dos

items a faturar este é o valor que é sugerido. No entanto, este valor pode

ser alterado;

• Taxa de IVA : taxa de IVA aplicada ao item. O item pode ser isento de IVA

ou ter uma taxa reduzida ou normal. Os valores destas taxas estão

definidos na base de dados e estão actualizados à lei em vigor;

• Valor c/IVA : montante calcula a partir do valor sem IVA e da taxa de IVA

que estão definidos na base de dados basiados na lei que está em vigor.

Procurar items Os items são pesquisáveis por descrição . Para pesquisar os items preencha

estes campos e carregue no botão Procurar items . Utilie as setas de

navegação para andar para a frente e para trás nos items pesquisados.

Adicionar items Preencha os campos acima detalhados com a informação pretendida e carregue

no botão Adicionar item . Os campos obrigatórios são a descrição,

quantidade, valor s/IVA e a taxa de IVA .


75

Remover items Para remover um item, procure o mesmo e depois de estar posicionado sobre este

carregue no botão Remover item .

Actualizar item Para actualizar um item procure o mesmo e depois de estar posicionado sobre o

mesmo altere os campos pretendidos e carregue no botão Actualizar item .

Gerar avisos Depois de configurar todos os items a faturar é necessário gerar os avisos de

pagamento para os alunos para que depois se possa emitir faturas. Para gerar os

avisos carregue no botão Gerar/Recalcular Avisos . De seguida vai surgir

uma janela (Fig. 52) com a seguintes opções:

• Gerar todos os avisos do mês seleccionado – gera todos os avisos de

todos os alunos para o mês seleccionado;

• Gerar os avisos para os alunos seleccionados – gera os avisos apenas

para os alunos filtrados. Esta é, provavelmente, a opção mais utilizada,

visto que é com ela que temos mais controlo sobre os dados que estamos

a gerar, daí ser a opção assinalada por omissão;

• Visualizar os avisos gerados previamente –

• Obter os Avisos – ao assinalar esta opção vai receber o(s) aviso(s)

gerado(s) num ficheiro para que possa ser entregues ao(s) aluno(s).

Não é possível apagar items que já tenham sido utilizados em faturas.


76

Fig. 52) Ecrã de gerar/recalcular avisos

Configurar observações Da mesma forma que configura um item de faturação também pode configurar as

observações para o item (ou itens) desse mês.

Para isso, carregue em Configurar Observações , preencha o campo Descrição,

seleccione obs. fixa (se pretender que a observação se aplique no mês em

questão até ao último mês configurado para a turma) ou obs. mensal (se

pretender que a observação se aplique apenas àquele mês) e carregue em

Gravar observação .

Documentos Avulso Esta opção permite-lhe criar faturas avulso e notas de créditos. A utilização de

faturas avulso deve ser utilizada em casos excepcionais, nas quais as

mensalidades não possam resolver.

As notas de crédito são documentos comerciais do mesmo género das faturas

passadas às entidades pagadoras para produtos e/ou serviços cuja entidade não

pagou, não recebeu ou devolveu. Tem como principal objectivo reduzir ou anular o

Todas as configurações de items feitas não têm qualquer impacto com os

avisos gerados. Ao criar/alterar os items já programados é necessário

gerar/recalcular os avisos para que tenham efeito.


77

montante que o comprador tem de pagar, em relação ao original da fatura emitida

anteriormente.

Fig. 53) Ecrã dos documentos avulso

Criar uma fatura avulso Para criar uma fatura avulso é necessário preencher os campos do cabeçalho da

fatura (Fig. 54) e, posteriormente, adicionar linhas à mesma (Fig. 55).

Fig. 54) Cabeçalho da fatura avulso

Os campos do cabeçalho necessários e obrigatórios de preencher são:

• Seleccionar na lista dos tipos de documentos avulso Fatura ;

• Seleccionar a data do dia que pretende que saia a fatura. Por omissão, a

data seleccionada é a data actual;

• Preencher o campo do aluno com o número do aluno a que se destinam

os items da fatura. Automaticamente, depois de escrever o número do


78

aluno e ir para o campo NIF , este último é preenchido com a lista de

entidades ligadas ao aluno que tenham número de contribuinte (para além

do próprio aluno, caso este também tenha NIF na sua informação).

Seleccione a entidade pagadora nesta lista. Caso a fatura não se destine

a nenhum aluno, o campo do aluno não é obrigatório preencher,

devendo deixá-lo vazio e o preenchimento manual do campo NIF é

obrigatório .

• Poderá preencher o campo de observações .

Fig. 55) Linhas da fatura avulso

Depois de preencher o cabeçalho da fatura preencha os dados das linhas da

mesma. Os campos das linhas da fatura avulso são:

• Produto : seleccione o produto na lista de produtos a faturar.

• Cod. : preencha o código do produto do item. Este campo só está visível

quando se selecciona um item que utiliza controlo de stock.

• Descrição Opcional : a descrição só é necessária preencher caso

pretenda que esta seja diferente do texto do item que escolheu. Se o texto

desejado for igual ao do item a faturar seleccionado deixe este campo

vazio que o sistema ignorará o campo. Caso contrário, preencha o campo

O campo Nº Documento não é para ser preenchido. Este número vai ser

automaticamente criado pelo sistema.


79

com o texto pretendido e o sistema assumirá o mesmo como descrição do

item;

• Turma : este campo é preenchido automaticamente após preencher o

campo do aluno no cabeçalho da fatura. Seleccione a turma a que o item

a faturar pertence. Caso não existam turmas para seleccionar deixe o

campo vazio;

• IVA: este campo é de preenchimento automático;

• Qt.: preencha a quantidade do item. Campo de preenchimento

obrigatório;

• Valor unitário : valor unitário do item a faturar. Campo de preenchimento

obrigatório.

• Desconto : valor do desconto a aplicar, caso exista. Campo de

preenchimento obrigatório.

• Valor Total : este campo é de preenchimento automático;

Quando terminar de preencher a linha da fatura carregue no botão Adicionar .

Para alterar uma linha, seleccione a mesma na lista, faça as alterações

necessárias e de seguida carregue em Actualizar linha .

Para remover uma linha seleccione a linha e carregue em Remover linha .

Para concluir o processo e criar a fatura deverá carreguem em:

• - para efectuar o pagamento, total ou parcial, e imprimir a fatura e o

recibo do pagamento efectuado.

• - para emitir a fatura

Se sair do ecrã sem concluir o processo, todos os dados preenchidos serão

perdidos.


80

Procurar faturas avulso Para procurar uma fatura avulso selecione Fatura no tipo de documento e

preencha o campo Nº Documento com o número da fatura avulso que pretende

procurar e de seguida carregue no botão Procurar . Se pretender procurar por

todas as últimas faturas criadas limpe todos os campos e carregue em

Procurar .

Dar pagamento de uma fatura avulso Para dar pagamento de uma fatura avulso posicione-se sobre a mesma e carregue

no botão Imprimir/Pagar fatura . De seguida surgirá uma janela com os

detalhes do pagamento (Fig. 56).

Fig. 56) Ecrã de pagamento de faturas

Nesta janela confirme os seguintes dados:


81

• Data do pagamento : por omissão a data predefinida é a data actual. Pode

alterar a data de pagamento;

• Meio de pagamento : seleccione o meio de pagamento;

• Altere o valor a pagar das linhas da fatura para o pretendido. Por omissão,

os valores preenchidos são os totais , mas pode alterar os valores para

fazer pagamentos parciais das faturas.

Depois de preencher todos os campos com a informação pretendida carregue no

botão Confirmar pagamento .

Apagar fatura avulso Para apagar uma fatura avulso posicione-se sobre a mesma e carregue no botão

Apagar Fatura .

Criar uma nota de crédito Para criar uma nota de crédito (Fig. 57) basta seleccionar Nota de crédito no tipo

de documento, preencher o campo Referência com o número da fatura a anular e

carregar em Actualizar referência .

Só deve anular a fatura se nunca imprimiu a mesma ou se imprimiu mas está

na posse de todas as vias do documento. Se já não se encontra na posse de

alguma via do documento não poderá anular a fatura. Deverá criar uma nota

de crédito relativa ao documento que pretende anular.

É necessário ter em conta que anular uma fatura sem motivo é ilegal perante a

lei. Por isso, ao anular uma fatura o sistema regista numa listagem de faturas

apagadas toda a informação da fatura e o utilizador que a anulou.


82

Fig. 57) Cabeçalho da nota de crédito. Só é necessário preeencher o campo Referência.

Ao carreguem em Actualizar referência o sistema irá buscas todos os dados da

fatura preenchida nos editores e preencher todos os editores necessários.

Faça os ajustes necessários e carregue em Imprimir documento para

concluir o processo.

Procurar notas de crédito Para procurar uma nota de crédito selecione Nota de crédito no tipo de

documento e preencha o campo Nº Documento com o número que pretende

procurar e de seguida carregue no botão Procurar . Se pretender procurar

todas as últimas notas de crédito criadas limpe todos os editores e carregue

em Procurar .

Imprimir nota de crédito

Para imprimir uma nota de crédito carregue no botão Imprimir documento .

Se sair do ecrã sem concluir o processo, todos os dados preenchidos serão

perdidos.

O campo Nº Documento não é para ser preenchido. Este número vai ser

automaticamente criado pelo sistema.


83

Valor em Caixa

Esta opção permite a todos os operadores de caixa fazerem a entrega de dinheiro

que receberam. Estes têm à sua disponiblidade um conjunto de listagens que lhes

permite confrontar o dinheiro real com todos os movimentos do dia a dos dias

passados por parâmetro. Assim, visto que o factor dinheiro é um dos mais

importantes, todos os movimentos monetários ficam registados para consulta

detalhado dos acontecimentos.

Fig. 58) Ecrã do Valor em Caixa .

Do lado esquerdo do ecrã está o resumo de caixa do utilizador , baseado em

todas as entradas monetárias (pagamentos feitos através da aplicação) e todas as

saídas (faturas anuladas, notas de crédito, saídas manuais). Estes valores

resumem o período desde o último fecho de caixa até à data seleccionada no

editor.

Do lado direito do ecrã estão as saídas de dinheiro dadas manualmente pelo

utilizador. Se o utilizador tiver uma saída de dinheiro do caixa fora do âmbito da

aplicação (ex.: pagar aos ctt, saída de dinheiro para depósitos, etc) deve registar


84

essa saída para se fazer refletir na folha de caixa do mesmo. Para adicionar uma

saída de caixa seleccione o Tipo de saída, o Valor e a Justificação da saída e

carregue em Adicionar . Para remover uma saída de caixa seleccione a linha

correspondente e carregue em Remover .

Deverá ter em atenção que o dia para o qual está a dar a saída está indica no topo

do ecrã (Fig. 59). Para alterar o dia deverá alterar o editor da data e carregar em

Pesquisar .

Fig. 59) Saídas de caixa

Consultar Fatura

Esta opção permite consultar os detalhes das faturas. Ao pesquisar um número do

documento é-lhe mostrado todos os detalhes da fatura. É possível ainda alterar o

meio que foi utilizado para determinado pagamento ou até mesmo anulá-lo.

Informações úteis

Ao consultar uma fatura com esta opção são-lhe disponibilizadas as seguintes

informações:


85

Cabeçalho da fatura o Tipo : indica se se trata de uma fatura avulso ou não;

o Ano : ano da fatura;

o Mês: mês da fatura;

o Pagador : entidade pagadora da fatura;

o Total : montante total da fatura;

o Recebido : montante total recebido;

o Aviso : botão para emitir aviso de pagamento.

o Fatura : botão para emitir a fatura.

o Fatura/Recibo : botão para emitir a fatura e o comprovativo de

pagamento (recibo).

• Lista de pagamentos da fatura – lista com os detalhes do(s)

pagamento(s) da fatura

o Data de pagamento ;

o Meio de pagamento ;

o Valor pago ;

o Utilizador : utilizador que recebeu o pagamento;

o Emitir recibo : botão para emitir recibo do pagamento.

Para consultar uma fatura preencha o campo Fatura com o número do documento

que pretende pesquisar. De seguida carregue no botão Procurar .


86

Fig. 60) Exemplo de consulta de detalhes da fatura.

Apagar pagamento

Para apagar um pagamento seleccione a linha na lista de pagamentos da fatura e

carregue no botão Apagar pagamento .

Fig. 61) Exemplo apagar pagamento

Um pagamento só pode ser apagado caso nunca tenha sido entregue

nenhum documento. Caso contrário, apagar um pagamento torna-se ilegal e

punível perante a lei. Ao apagar um pagamento não é guardado nenhum

histórico. Esta opção só deve ser usada em extrema necessidade, visto que

existem outras opções de solucionar erros de faturação, como as notas de


87

Despesas

Esta funcionalidade permite criar uma relação entre os valores faturados e as

despesas da empresa. O utilizador insere as despesas para um determinado

mês/ano e a aplicação cria uma tabela de relação entre os ganhos e perdas da

empresa, através de uma listagem.

Para adicionar as despesas:

1. Seleccione o Mês e preencha o campo Ano e carregue em Procurar .

2. Preencha os campos Descrição e Valor e carregue em Adiconar .

Listagens

Fig. 62) Listagens da Faturação

Avisos Emitidos : com esta listagem é possível visualizar os avisos emitidos no

mês e ano a definir.

Controlo : com esta opção é possível filtrar toda a informação detalhada acerca da

faturação. Esta opção está apenas disponível para administradores.


88

Declaração de IRS: com esta listagem é possível emitir a declaração de IRS para

o aluno e ano passados por parâmetro.

Despesas : com esta listagem pode fazer a relação entre os valores faturados e as

despesas da empresa.

Documentos Avulso : com esta listagem é possível visualizar as faturas avulso

emitidas no intervalo de datas passadas por parâmetro.

Emissão massiva de documentos : com esta listagem é possível visualizar todas

as faturas.

Envio de avisos por email : permite enviar por email, de forma massiva, os avisos

de pagamento para as entidades pagadores.

Faturas anuladas : com esta listagem é possível visualizar o histórico de faturas

apagadas no intervalo de datas passadas por parâmetro.

Faturas Emitidas : com esta listagem é possível visualizar a lista de faturas

emitidas para o número de contribuinte passado por parâmetro.

Mapa de caixa : com esta listagem é possível visualizar o mapa de caixa do dia e

utilizador passados por parâmetro.

Movimentos de caixa : com esta listagem é possível visualizar todos os

movimentos de caixa para o utilizador e intervalo de datas a definir por parâmetro.


89

Pagamentos a professores : com esta listagem é possível visualizar as

remunerações dos professores para o mês passado por parâmetro.

Resumo de vendas : com esta listagem é possível visualizar todos os valores

faturados em vendas de cada ano.

Resumo faturação por turma : com esta listagem é possível visualizar todas as

faturações de cada turma.

SAF-T (PT): permite o envio de forma automática ou a extração manual do ficheiro

SAF-T (PT).

Segunda via da fatura : com esta listagem é possível emitir a segunda via de uma

fatura.

SQL: com esta ferramenta é possível configurar e personalizar pesquisas na base

de dados. Esta opção está disponível apenas para administradores.

Subsídios: com esta listagem é possível calcular os subsídos a pagar aos

professores.

Valores em Dívida : com esta listagem é possível visualizar os valores em divída,

isto é, faturas emitidas e não pagas, no intervalo de datas definidas por parâmetro.

Valores faturados : com esta listagem é possível visualizar todos os valores

faturados no intervalo de datas a definir por parâmetro.

Valores faturados por item : com esta listagem é possível visualizar todos os

valores faturados no intervalo de datas a definir por parâmetro por item.


90

Valores faturados por turma : com esta listagem é possível visualizar todos os

valores faturados para a turma passada por parâmetro.

Valores recebidos : com esta listagem é possível visualizar todos os valores

recebidos no intervalo de datas a definir por parâmetro.


91

Neste Capítulo:

• Detalhar as funcionalidades do

stock 8

Stocks

Os Stocks são a quinta opção do menu que é composta por três tabuladores,


objectivo fazer toda a gestão de stocks desde que o produto entra na empresa.

Produtos

Esta opção permite criar novos produtos.

Criar um produto Para criar um produto preencha os campos abaixo detalhados e carregue no botão

Adicionar produto . Os campos para criar um produto são:

• Código do produto : código de barras do produto ou outro código unico

que identique o produto;

• Descrição : descrição do produto;

• Família : grupo de produtos a que pertence o produto criado;

• Valor : preço do produto;

• Taxa de IVA : taxa de IVA aplicada ao produto;

• Qt. em stock : pode ser inicializada uma quantidade para o produto. Caso

não existam produtos ainda preencha o campo com o valor zero;

• Descontinuar produto : ao seleccionar esta opção o produto será

descontinuado e não aparecerá mais nas listagens de stock.

Todos os campos são de preenchimento obrigatório.


92

Pesquisar um produto Um produto é pesquisável pelo seu código único ou descrição. Para pesquisar um

produto preencha os campos com a informação que pretende pesquisar e de

seguida carregue no botão Procurar produto .

Actualizar um produto Para actualizar um produto posicione-se sobre o mesmo e altere os campos de

forma a ficarem com a informação pretendida. De seguida carregue no botão

Actualizar produto .

Remover produto Para remover um produto posicione-se sobre o mesmo e carregue no botão

Remover produto .

Descontinuar produto Descontinuar um produto indica que esse produto não será mais comercializado

ou que durante um longo prazo de tempo estará esgotado. Para que esse produto

não apareça mais nas listagens de stock, deve descontinuar o produto.

Para descontinuar um produto posicione-se sobre o mesmo e seleccione a opção

Descontinuar produto . De seguida carregue na opção Actualizar aluno .

Actualizar a quantidade de stock de um produto só deve ser feita em casos de

quebras ou falhas do mesmo, visto que o sistema assume e actualiza as

quantidades de stock quando é dada a entrada ou saída de stock.


93

Entrada em Stock Esta opção permite dar entrada de stock.

Visualizar as entradas em stock Por omissão o sistema mostra as entradas em stock de um mês. No entanto, pode

filtrar por qualquer data. Para filtrar esse informação seleccione a data no campo

Entradas em stock desde e carregue no botão Procurar . A lista de entradas

em stock será preenchida com o filtro obtido.

Dar entrada de stock Para dar entrada de stock preencha o cabeçalho da lista de entradas em stock e

carregue no botão Adiconar entrada em stock . Os campos do cabeçalho da

tabela são:

• Data: data da entrada do stock;

• Código : código do produto que vai dar entrada em stock. Depois de

preencher o código do produto o sistema reconhecerá automaticamente o

nome do produto;

• Fatura : número da fatura do fornecedor;

• Qtd .: quantidade de stock que vai dar entrada.

Depois de dar entrada do stock o sistema actualizará o mesmo automaticamente.

Actulizar entrada em stock Caso aconteça um engano a dar entrada de stock pode seleccionar a linha da

entrada e alterar os campos pretendidos. De seguida carregue no botão

Actualizar entrada em stock .


94

Remover entrada em stock Para remover uma entrada em stock basta seleccionar a linha com a mesma e

carregar no botão Remover entrada em stock .

Listagens

Fig. 63) Listagens dos stocks

Consumo : listagem de produtos consumidos.

Produtos descontinuados : listagem de produtos descontinuados.

Produtos em vigor : listagem de produtos em vigor.

Todos os produtos : listagem com todos os produtos.

Todas as listagens incluem:

• Stock cativo : stock quando está pendente o pagamento;

• Stock real : stock que realmente existe, excluindo o stock cativo;

• Stock actual : stock actual visível, contando com o sotck cativo.


95

Horários é a sexta opção do menu que é composta por seis tabuladores,


objectivo gerir e calendarizar todos os horários de professores e alunos, aulas

extra, faltas, entre outras funções.

Horário Escolar

Com esta opção é possível calendarizar o horário escolar e/ou das turmas.

Fig. 64) Exemplo de horário escolar. A vermelho estão marcados os fins-de-semana e feriados

nacionais; a branco os dias que decorrem aulas; a laranja os dias em que a escolar encerra de férias.

Neste Capítulo:

• Detalhar as funcionalidades dos

horários 9

Horários


96

Para que serve O ecrã do horário escolar é composto visualmente por um cabeçalho onde se

indicam a turma e o ano lectivo, um calendário com todos os meses de duração do

ano lectivo seleccionado no cabeçalho ou com a duração da turma seleccionada e

um botão , no canto superior direito, que indica se a turma está a usar o

calendário escolar, no caso de estar desabilitado , ou se está a usar um

calendário próprio, no caso de estar a habilitado . No calendário é possível

marcar os dias nos quais a escola encerra, como por exemplo férias e feriados

municipais. Ao definir o calendário escolar está a aplicá-lo a todas as turmas, isto

é, todas as turmas ficam associadas ao calendário definido para a escola. Caso

exista uma turma que tenha uma calendarização diferente deve ser tratada

isoladamente.

Calendarizar horário escolar Para calendarizar os dias para o horário escolar deixe o campo da turma limpo

e seleccione o ano lectivo que pretende configurar. Após preencher o cabeçalho

automaticamente o calendário será construído com o período de tempo efectivo

para a escolha feita. No calendário escolar os feriados e fins-de-semana já vêm

assinalados a vermelho . Para assinalar outros dias, como férias ou outros

motivos, carregue nos mesmos e ficarão assinalados a laranja . Os restantes

dias em que decorrem aulas devem ser deixados a branco.

Calendarizar horário de uma turma Depois de configurar o horário escolar este fica associado a todas as turmas. No

entanto, caso pretenda que uma turma tenha uma configuração diferente preencha

o nome da mesma no campo da turma e quando sair do campo o calendário vai

ser automaticamente actualizado com o período de tempo em que a turma existe.


97

Neste caso, os fins-de-semana e feriados nacionais podem vir assinalados ou não

dependendo das configurações feitas na turma.

Se a opção “Permitir aulas nas férias e nos feriados” da opção do menu

Gestão de Turmas →→→→ Turma relativa à turma estiver assinalada os fins-de-

semana e feriados nacionais não serão assinalados, ficando todos os dias como

opção de assinalar. Caso contrário, os fins-de-semana e feriados nacionais serão

assinalados, podendo apenas ser assinalados os restantes dias. Depois de

organizar o calendário todo como pretendido carregue no botão Gravar

alterações . A partir desse momento a turma passa a ter uma calendarização

isolada não sendo afectada pelas alterações feitas no horário escolar. Para que a

turma volta a utilizar o horário escolar carregue no botão .

Horário das Turmas

Com esta opção é possível criar o horário para as turmas.

Fig. 65) Ecrã do Horário das Turmas


98

Criar horário de uma turma Para criar um horário de uma turma preecha o campo Nome da turma com o

nome da turma que pretende pesquisar e de seguida carregue no botão

Pesquisar . Os restantes campos serão preenchidos automaticamente com a

informação da turma após a pesquisa. Para ver, criar e alterar o horário da turma

carregue no botão Verificar horário . De seguida abrirá uma janela popup (Fig.

66) onde pode fazer todas as alterações ao horário da turma.

Fig. 66) Popup do horário da turma

Esta janela é composta pelo filtro de datas desde e até, por uma lista de

disciplinas da turma e a tabela para configurar o horário para a(s) disciplina(s) da

turma. Para criar o horário da disciplina deve posicionar-se sobre o dia da semana

e sobre a hora de início, de seguida arraste até há hora de fim, desta forma criará


99

um intervalo de tempo com a duração da disciplina. Imagine que criou uma aula

com início às 8H00 e com fim às 10H00, desta forma irá criar apenas uma aula

com um sumário e uma falta para os alunos, porém se com esta mesma duração

quiser ter dois sumários e duas faltas dos aulos, terá de criar dois intervalos de

tempo (8H00 às 8H30 e das 9H00 às 9H30).

Ao seleccionar a duração da aula irá surgir uma nova janela popup para

seleccionar a sala (Fig. 67). Esta lista de salas é preenchida de acordo com a

disponibilidade das mesmas, ou seja, só as salas disponíveis serão mostradas na

lista e ainda uma sala “livre” que pode servir, por exemplo, para aulas externas,

que não ocupem nenhuma sala da escola.

Fig. 67) Seleccionar sala

Depois de seleccionar uma sala carregue no botão Adicionar e a janela irá

fechar ficando marcada a aula no horário. De salientar que cada disciplina irá ficar

marcada com a cor escolhida na criação desta. Repita os passos anteriormente

feitos para criar o horário completo (Fig. 68 ).


100

Fig. 68) Hórario criado para a disciplina de Francês

Editar horário de uma turma Se uma das disciplinas não tem a duração correta, pode editá-la. Para tal, basta

posicionar-se sobre a disciplina que pretende modificar a duração e arrastar até há

nova hora final.

Apagar horário de uma turma Caso se tenha enganado na hora inicial da aula, pode apagar a aula anteriormente

criada de duas formas, arrastando o fim da hora aula até há hora de início ou

colocando o rato sobre a disciplina que se quer apagar e carregar na (Fig. 69 ).

Fig. 69) Apagar aula


101

Faltas dos alunos

Esta opção permite marcar faltas aos alunos.

Marcar falta ao aluno Para marcar falta ao aluno preencha os dados de cabeçalho da seguinte maneira:

• Data: seleccione a data da em que foi dada a aula;

• Turma : preencha o campo com o nome da turma do aluno que faltou.

Após preencher o mesmo a lista de alunos da turma é preenchida.

Seleccione o aluno que pretende marcar falta e carregue no botão

Procurar .

De seguida irá aparecer um quadro com as aulas (Fig. ) relativas à pesquisa feita

com a seguinte descrição:

• Hora de início : hora de início da aula;

• Hora de fim : hora de fim da aula;

• Sala: sala em que decorreu a aula;

• Disciplina : disciplina dada;

• Professor : professor(a) que deu a aula;

Caso não existem aulas marcadas para a pesquisa efectuada o sistema mostrará

uma mensagem a informar o mesmo (Fig. ).

Fig. 70) Quadro das aulas para marcar falta


102

Fig. 71) Pesquisa efectuada para um período onde onde não existem aulas marcadas.

Para marcar a falta basta seleccionar as aulas pretendidas na primeira coluna da

tabela de aulas .

Faltas dos Professores Esta opção permite marcar faltas aos professores.

Marcar falta ao professor Para marcar falta ao professor(a) preencha os campos do cabeçalho da seguinte

maneira:

• Data: seleccione a data da em que o professor deu a aula;

• Professor : seleccione o professor(a) na lista de professores da escola.

Depois de preencher os campos com a informação pretendida carregue no botão

Procurar . De seguida irá aparecer a lista de aulas (Fig. ) dadas pelo professor

para o dia pesquisado. A lista de aulas contem a seguinte informação:

• Hora de início : hora de início da aula;

• Hora de fim : hora de fim da aula;

• Sala: sala em que decorreu a aula;

• Disciplina : disciplina dada;

• Turma : turma à qual o professor deu aulas;


103

Fig. 72) Aulas dadas pelo professor

Para marcar a falta basta seleccionar as aulas pretendidas na primeira coluna da

tabela de aulas .

Aulas extra

Esta opção permite a criação de aulas extra para as turmas. Tem como função

principal criar aulas que sejam dadas fora do contexto do horário destas.

Fig. 73) Ecrã das aulas extra


104

Criar uma aula extra Para criar uma aula extra é necessário preencher os seguintes campos:

• Turma : nome da turma que vai ter uma aula extra. Depois de preencher o

campo da turma e sair do mesmo os campos disciplina e professor vão ser

preenchidos com as disicplinas da turma e os professores que podem dar

aulas à mesma respectivamente;

• Disciplina : seleccione a disciplina;

• Professor : seleccione o professor;

• Data: seleccione o data da aula.

• Hora de início : seleccione a hora de início da aula;

• Hora de fim : seleccione a hora de fim da aula;

• Sala: seleccione a sala em que vai ser dada a aula;

Todos os campos são de preenchimento obrigatório.

Depois de preencher todos os campos com a informação pretendida carregue em

Adicionar aula extra . Caso os campos estejam todos bem preenchidos a aula

será criada e surgirá uma mensagem de sucesso. Caso contrário surgirá uma

mensagem com o erro especificado.

Remover uma aula Para remover uma aula vá a Horários →→→→ Aulas extra e seleccione o dia no editor, em seguida aparecerá um aviso na sua página para confirmar a eliminação e

depois carregue em Pesquisar para actualizar a tabela de aulas marcadas (Fig. ).


105

Fig. 74) Altere o editor da data para o dia da aula que pretende apagar e carregue em Pesquisar. Ser-lhe-á apresentada a tabela de aulas marcadas para o dia pesquisado. Para

apagar uma basta carregar em cima da aula pretendida e confirmar a acção.

Listagens

Fig. 75) Ecrãn Listagens

Aulas marcadas: listagem com resumo das aulas marcadas para todas as turmas

ou uma turma passada por parâmetro.


106

Faltas dos alunos : listagem com as faltas dadas pelos alunos no intervalo de

datas passadas por parâmetro, podendo especificar ainda a turma e o aluno.

Faltas dos professores : listagem com as faltas dadas pelos professores no

intervalo de datas passadas por parâmetro.

Horário das salas : com esta listagem é possível ver o horário da sala no mês e

ano especificados por parâmetro.

Horário das turmas : com esta listagem é possível ver o horário da turma no mês

e ano especificados por parâmetro.

Horário dos Professores : com esta listagem é possível visualizar o horário dos

professores no mês, ano e professor definido por parâmetro.

Plano de Aula : com esta listagem é possível visualizar todo o plano das aulas.

Presenças : com esta listagem é possível visualizar as presenças de cada aluno

nas respetivas aulas.


107

Esta funcionalidade está apenas acessível a quem pretenda dar aos alunos o

acesso à plataforma externa gratuita. Esta plataforma é independete da aplicação

que a escola usa e serve para os alunos (ou encarregados de educação, pai, mãe,

empresa, etc.) terem acesso à sua informação pessoal. Com esta funcionalidade,

é possível criar uma notícia/informação para ser divulgada no acesso dado aos

alunos.

Criar notícias Para criar uma notícia:

1. Seleccione o tabulador Criar Notícia ;

2. Preencha o editor com a notícia/informação desejada;

3. Carregue em Actualizar .

Se pretender visualizar o aspecto final da notícia, seleccione o tabulador Pré-

Visualizar Notícia.

Configurar Ecrãs Na configuração de ecrãs pode-se escolher qual o ecrã que se quer configurar.

Tem 3 ecrãs por onde pode escolher:

• Avaliações : No ecrã das avaliações é onde se podem configurar os

parâmetros de avaliação;

Neste Capítulo:

• Detalhar a funcionalidade da

criação de notícias.

• Configurar ecrãs

10 Configurações


108

• Alunos/Professores : No ecrã dos alunos/professores é onde se pode

adicionar campos novos, remover campos já existentes ou posicionar

campos em outro lugar do ecrã.

Configurar parâmetros de avaliação Para configurar os parâmetros de avaliação:

1. Seleccione o tabulador Configurar Ecrãs ;

2. Seleccione o ecrã de Avaliações ;

3. Caso queira configurar parâmetros de avaliação especificos basta

selecionar uma opção dos Tipos de curso , das Disciplinas ou dos

Cursos . Caso contrário deixe selecionado Todos .

4. Além dessa configuração também pode definir parâmetros de avaliação

especificos para cada periodo disponivel. Basta selecionar um periodo no

editor de escolha múltipla Periodo .

Após ter tudo escolhido, caso tenha parâmetros de avaliação anteriores irão ser

mostrados no ecrã, caso contrário tem de inseri-los.

Adicionar parâmetros de avaliação Para inserir novos parâmetros de avaliação:

1. Selecione um editor da lista apresentada à direita;

2. Clique em Adicionar editor ao ecrã ;

3. Após ter o editor presente no ecrã, pode clicar sobre o mesmo para o

mover para uma posição à sua escolha, ou caso tenha vários editores

pode selecionar mais do que um apertando a tecla CTRL e movendo-os

em conjunto. Tem ainda a possibilidade de clicar duas vezes sobre o

editor para abrir a janela de propriedades do mesmo. Nessa janela terá

acesso aos valores mais especificos do editor, tratando-se todos de

valores editáveis. Valores disponiveis na janela de propriedades:

• Label : texto apresentado antes do editor;


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• X e Y: posição horizontal e vertical do editor;

• Largura do editor e Altura do editor : largura e altura do editor;

• Tipo de editor : tipo de editor variando desde um editor de texto a

um editor de escolha múltipla. Caso escolha a opção de escolha

múltipla (Combobox ), tem ainda de escolher como vai popular a

mesma.

Nesta janela de propriedades após qualquer alteração feita tem de clicar

em para poder aplicar essas alterações;

4. Quando tiver todos os editores no ecrã a seu gosto, basta clicar em

Gravar Ecrã .

Eliminar e limpar parâmetros de avaliação Para eliminar editores já existentes no ecrã:

1. Selecionar um ou mais editores apertando a tecla CTRL;

2. Clicar em Remover editor do ecrã .

Caso queira limpar todos os editores do ecrã de uma só vez:

1. Clicar em Limpar ecrã , isto fará que o ecrã fique totalmente limpo e os

editores que nele estavam passam a estar na lista apresentada do lado

direito.

manual do utilizador 2018 - secretaria.dll.pt · do lado direito do ecrã da turma encontra-se a...

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