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Manual del Usuario

Versión 1.23

Seguimed automatiza la comunicación de archivos con el Ministerio, así como los

interfaces con los distintos sistemas de gestión (ERP) de cada laboratorio o mayorista.

Seguimed se complementa con el servicio de asesoría, implementación y puesta en

marcha.

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ÍNDICE

1 Acerca del Programa .............................................................................................................. 3

1.1 Información ....................................................................................................................... 3

1.2 Requerimientos ................................................................................................................ 3

2 Instalación ................................................................................................................................ 4

2.1 Introducción ...................................................................................................................... 4

2.2 Windows ............................................................................................................................ 4

2.3 Otros Sistemas Operativos ............................................................................................ 4

2.4 .net© como plataforma de programación ......................................................................... 4

3 Uso y formas de operación .................................................................................................... 5

3.1 Consideraciones generales ............................................................................................ 5

3.2 Menú principal ................................................................................................................ 5

3.2.1 Ejecución del programa ........................................................................................... 5

3.3 Menú Archivo .................................................................................................................. 8

3.3.1 Reiniciar proceso envío ficheros ............................................................................ 8

3.3.2 Salir ............................................................................................................................. 8

3.4 Menú Parámetros ........................................................................................................... 9

3.4.1 Parámetros Generales ............................................................................................. 9

3.5 Tablas Auxiliares ......................................................................................................... 10

3.5.1 Titulares en proceso de envío .............................................................................. 10

3.5.2 Titulares pendientes de confirmar ........................................................................ 11

3.5.3 Titulares registrados ............................................................................................... 12

3.5.4 Productos autorizados ........................................................................................... 13

3.5.5 Tipos de establecimiento ....................................................................................... 14

3.6 Proceso de envío ........................................................................................................... 15

3.6.1 PASO 1. Envío de Titulares ........................................................................................ 15

3.6.2 PASO 2. Confirmar Ficheros OK................................................................................. 18

3.6.3 PASO 3. Envío Transacciones .................................................................................... 19

3.6.4 PASO 4. Confirmar ficheros TP ......................................................................... 19

3.7 Utilidades ......................................................................................................................... 20

3.7.1 Conversor de signos................................................................................................... 20

3.7.2 Navegador web .......................................................................................................... 21

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11 AAcceerrccaa ddeell PPrrooggrraammaa

1.1 Información

El Ministerio de Sanidad y Consumo pone en marcha la gestión informativa Seguimed para controlar y mejorar el abastecimiento de los fármacos. Este instrumento se basa en una aplicación informática, ya operativa, a través de la cual se gestionan los datos relativos a las transacciones de los laboratorios, almacenes y oficinas de farmacia. El sistema permite al Ministerio hacer consultas e informes sobre la distribución y las situaciones de abastecimiento regular de medicamentos desde el laboratorio hasta las oficinas de farmacia. Al mismo tiempo, facilita la coordinación y la comunicación ágil y eficiente entre el Ministerio y las Comunidades, reforzando así su cooperación para evitar los casos de suministro irregular o desabastecimiento. Laboratorios Farmacéuticos y Mayoristas están obligados a comunicar regularmente al Ministerio de Sanidad y Consumo todos los movimientos de fármacos con especificación de destino.

Seguimed automatiza la comunicación de archivos con el Ministerio, así como los interfaces con los distintos sistemas de gestión (ERP) de cada laboratorio o mayorista. Seguimed se complementa con el servicio de asesoría, implementación y puesta en marcha.

1.2 Requerimientos

El programa se encuentra ya disponible para las siguientes plataformas.

Hardware (Mínimo)

- PC compatible x86 o x64 - 256 Mb Memoria libre - 100 Mb libres en el disco duro

Software

- Windows XP SP3, Vista, W7, W8 o superior. - Microsoft .NET Framework 2.0 o superior. - Acceso Web autorizado del cliente al programa Seguimed del Ministerio de Sanidad (certificado) en el PC donde vaya a ser ejecutado el programa.

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22 IInnssttaallaacciióónn

2.1 Introducción Este servicio generalmente se incluye en el presupuesto de adquisición del producto, siendo la primera instalación llevada a cabo por parte de personal técnico cualificado

de Inisoft, en estrecha colaboración con el interlocutor en el cliente quién

proporcionará los accesos necesarios, normalmente vía comunicaciones. El cliente puede, si dispone de personal técnico lo suficientemente cualificado, llevar a cabo la instalación haciendo uso del programa instalador que le proporcionaríamos (totalmente automatizado).

2.2 Windows La plataforma utilizada en cualquier caso será siempre Windows pudiendo ser la base de datos con la que se realiza el interface cualquiera de las conocidas y aprobadas por

Inisoft.

2.3 Otros Sistemas Operativos Inisoft podría acordar con algunos clientes la incorporación de datos fuera del entorno

de Windows siempre y cuando se alcance el acuerdo de volcar la información que Seguimed necesita cíclicamente a través de los archivos de interface necesarios (titulares y movimientos).

2.4 .net© como plataforma de programación Inisoft utiliza el lenguaje .net© (.net es marca registrada de Microsoft) como

plataforma de programación para el desarrollo de IS_Seguimed. Las aplicaciones desarrolladas en este entorno son compatibles con cualquier sistema operativo Windows de Microsoft (XP SP3 o superior).

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33 UUssoo yy ffoorrmmaass ddee ooppeerraacciióónn

3.1 Consideraciones generales

Es necesario que en el PC dónde se ejecute Seguimed, su usuario de Windows, esté autentificado (disponga de certificado) del Ministerio de Sanidad para acceder al programa Web dónde se tomarán los datos generados por nuestro producto. La licencia emitida para el titular que adquiere el programa será controlada por el código que dicho titular tenga asignado en el Ministerio de Sanidad el cual será solicitado antes de llevar a cabo la instalación por nuestro departamento de programación o responsable técnico asignado al proyecto. El producto no considera una necesidad el registrar un histórico de los envíos realizados, ya que en la web de Seguimed es donde realmente son registrados cada uno de los periodos de fecha gestionados con el programa.

3.2 Menú principal

3.2.1 Ejecución del programa Al iniciar el programa, la primera tarea que desempeña Seguimed (de forma automática) es la carga de los archivos de Titulares y Movimientos en sus correspondientes bases de datos “Cliseg” y “Movseg” (los archivos de titulares y movimientos generados por el ERP deberán haber sido depositados en “C:\Inisoft\db”, crear estas carpetas si no existen).

Durante el proceso de carga, se validan todas las líneas de los archivos para comprobar la existencia de posibles errores. En el caso de la existencia de cualquier error, se genera automáticamente un único archivo de errores llamado log.txt que se guardará en la misma ubicación en la que se encuentran los archivos de titulares y movimientos (C:\Inisoft\db).

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En cuanto se produzca un solo error y se genere el archivo log.txt, el proceso se cancela sin que se cargue ningún dato en el programa. Se validarán los siguientes errores:

El formato de los campos (numéricos, alfanuméricos, fechas, etc.)

Que no se repitan los registros. (Claves primarias)

Que no exista algún registro en titulares para movimientos y viceversa.

El log.txt contendrá todos los errores ocurridos por cada línea de titulares y movimientos con el objetivo de que el usuario pueda encontrarlos fácilmente y proceder a su corrección en los archivos originales.

Una vez corregidos los errores y ejecutada la carga de los datos en el programa correctamente, se podrá proceder al envío de ficheros desde el menú, como se muestra en la siguiente imagen:

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MENÚ PRINCIPAL

Los puntos de menú incluidos son los siguientes:

Archivo - Reiniciar proceso envío ficheros - Salir

Parámetros - Parámetros generales

Tablas auxiliares - Titulares en proceso de envío - Titulares pendientes de confirmar - Titulares registrados - Productos autorizados - Tipos de establecimientos

Envío ficheros

- Envío titulares - Confirmar ficheros OK - Envío transacciones - Confirmar ficheros TP

Utilidades

- Conversión de signos - Navegador Web

Cada uno de estos puntos de menú se encuentran explicados detalladamente a continuación en este mismo manual.

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3.3 Menú Archivo

3.3.1 Reiniciar proceso envío ficheros Restaura la base de datos hasta el último proceso de envío completado con éxito para reiniciar el proceso de envío nuevamente. Se muestra este mensaje informativo:

El proceso se puede observar en la barra de progreso de la parte inferior izquierda de la ventana del programa:

3.3.2 Salir

Salir del programa, terminar la sesión de trabajo, se cierran los archivos utilizados.

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3.4 Menú Parámetros

3.4.1 Parámetros Generales

Son los datos principales que identifican al titular del programa (laboratorio).

Para desbloquear el formulario y poder modificar los parámetros obligatorios, es necesario marcar la casilla “Modificar Parámetros obligatorios” situada en la esquina inferior izquierda del formulario. El programa permitirá modificar [Periodicidad Elegida], [Código de Entidad], [Nombre de Entidad], [Fichero Titulares] y [Fichero Movimientos] el resto de campos están protegidos por el sistema.

El Código de Entidad lo proporciona el Ministerio de Sanidad como código de titular y es el mismo que utilizan en el certificado, el cual garantiza la autenticidad de quién está usando el programa web que proporciona el acceso al producto software Seguimed. Las fechas Inicial y Final indicarán el último rango de fechas tratado con Seguimed y recuperado del ERP. Los Datos Generados podrían corresponder a una ubicación de algún servidor cuando Seguimed se ejecuta para entornos multiusuario y deberían estar en la forma “\\Servidor\inisoft\db” En los campos Fichero Titulares y Fichero Movimientos indicaremos el nombre que reciben los ficheros que vamos a tratar en este proceso de envío. En caso de error saldrá un mensaje informativo.

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3.5 Tablas Auxiliares

3.5.1 Titulares en proceso de envío

Se muestra un listado con los titulares que se encuentran en proceso de envío de datos al Ministerio según el intervalo de fechas seleccionado previamente (archivos del ERP en curso). Es obligatorio que todos los clientes tengan asignado un código de ‘Tipo de Establecimiento’ (punto 4.4.5) según la norma oficial, no obstante si durante el proceso se detectara algún titular sin Tipo de establecimiento oficial se mostrará en pantalla para su actualización y registro. La información de cada cliente correspondiente al Tipo de Establecimiento podrá ser editada y, a través del buscador, en el que se puede seleccionar el tipo de dato concreto, se podrá realizar una búsqueda de un cliente determinado para ver si se encuentra en la lista. Nota: No confundir titulares en curso con titulares registrados que veremos más adelante.

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3.5.2 Titulares pendientes de confirmar

Se muestra un listado de los titulares que, una vez enviados (el proceso de envío ha concluido), se encuentran a la espera de que el Ministerio los confirme una vez que compruebe que todo está en orden.

A través del buscador, en el que se puede seleccionar el tipo de dato concreto, se podrá realizar una búsqueda de un cliente determinado para ver si se encuentra en la lista de titulares pendientes de confirmar.

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3.5.3 Titulares registrados

Se muestra un listado de los titulares que ya han sido registrados por el Ministerio. (El proceso de envío de datos ha concluido, estos han sido recibidos y confirmados por el Ministerio que ha confirmado ese titular para esas fechas concretas). A través del buscador, en el que se puede seleccionar el tipo de dato concreto, se podrá realizar una búsqueda de un cliente determinado para ver si se encuentra en la lista de titulares pendientes de confirmar. Siempre y cuando recibamos un comunicado por parte del Ministerio en el que nos informe de que ha habido cambios en el Código NIF de algún cliente, tendremos la

posibilidad de modificarlo, haciendo uso de la herramienta que se encuentra en la parte superior de la pantalla. IMPORTANTE: Únicamente modificaremos aquellos clientes indicados por el Ministerio, en caso contrario podrán surgir errores a la hora de enviar los ficheros de titulares y transacciones debido a incongruencias en los datos de los clientes.

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3.5.4 Productos autorizados En Seguimed tenemos en cuenta que un laboratorio farmacéutico podría fabricar

productos no catalogados como fármacos. Para evitar enviar información al Ministerio sobre productos que no son fármacos

(estos no son requeridos por el Ministerio y deben de excluirse en la información enviada, solo han de enviarse aquellos que dispongan de “Código Nacional”), se habilita el siguiente programa:

El “Código Interno” ([Cod. Interno] en la imagen, es el código que su sistema de gestión ha asignado a un fármaco (En algunos programas de gestión o ERP’s los campos “Código Interno” y “Código Nacional” son los mismos, aun así se tendrá que crear el correspondiente registro a través de este programa para asegurarnos de que desea enviarse la información que se recabe sobre el mismo). Existe la posibilidad de editar los campos “Producto”, “Cod. Nacional” y “Observaciones”. Cumplimentando el campo “Producto” indicando la correspondiente descripción del producto declarada. En el campo “Observaciones”, el usuario podrá describir un pequeño comentario al del producto, si fuera necesario (este dato es solo informativo y no se envía en el proceso).

Seguimed solo admite 7 dígitos para designar el código nacional (según norma). En el

código nacional ([Cód. Nacional] en la imagen) del producto se deberán omitir los símbolos que incluyera en su sistema (ej. Código nacional habitual “123456.7” = “1234567”). Evidentemente si gestionan otro tipo de productos que no sean fármacos (p,ej. Cosméticos), estos nunca deberán añadirse con este programa ya que no deberán enviarse en ningún caso.

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3.5.5 Tipos de establecimiento El Tipo de Establecimiento, tal y como definimos anteriormente, es obligatorio y debe corresponder con los siguientes códigos y descripciones para que el Ministerio los valide y pueda clasificarlos, siendo estos:

CD Descripción El laboratorio podrá crear una relación entre códigos específicos de su sistema de gestión (o ERP) con los tipos de establecimiento (según norma). Pueden existir relaciones de una a uno o uno a varios, es decir, distintos códigos del sistema de gestión o ERP podrían coincidir con un único código de establecimiento. NOTA: Si se omite esta configuración, Seguimed podría reportar error al usuario si un titular incluyera un tipo de establecimiento fuera de norma.

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3.6 Proceso de envío Este menú incluye dos procesos que hay que ejecutar cada vez que se desee procesar

un envío a la administración.

3.6.1 PASO 1. Envío de Titulares Proceso auto documentado que solicita el rango de fechas que se utilizará para que el interface localice los movimientos de su sistema de gestión, o bien, tome los datos suministrados por el proceso del cliente en los archivos “puente” facilitados de Clientes y Movimientos.

Una vez establecido el rango de fechas (siguiendo las especificaciones establecidas por

Seguimed) y pulsado el botón , se validarán tanto los titulares a tratar en el proceso de envío como los movimientos asociados a los mismos.

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Al pulsar el botón se procederá a generar el fichero de titulares. Este fichero, con tener extensión “.txt”, contiene los datos de titulares del periodo tratado.

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En caso de que alguno de los titulares que intervienen en el proceso de envío no tengan asignado un tipo de establecimiento se mostrará la siguiente pantalla:

Únicamente aparecerán aquellos titulares que sean tratados por primera vez y no se especifique su tipo de establecimiento en los ficheros de movimientos y titulares generados por el ERP. Una vez asignados todos los tipos de establecimiento cerramos la pantalla pulsando el botón

y continuará la generación del fichero de titulares. Una vez tratados dichos clientes, se guardará su tipo de establecimiento y no será necesaria la introducción del mismo en procesos de envíos posteriores.

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3.6.2 PASO 2. Confirmar Ficheros OK

* Si no se copia el fichero .OK a la carpeta indicada, al intentar proceder al paso 2, se mostrará la alerta siguiente:

Nota: El archivo .ok, es generado en la web de seguimed, inmediatamente después de haber subido el archivo .txt procesado anteriormente. Una vez ejecutado por completo el proceso anterior “PASO 1” quedaremos a la espera que la administración nos remita el archivo con extensión “.OK” (es prácticamente inmediato a la subida), el cual confirmará la recepción de los titulares y nos dará el valor [código nif] para aquellos titulares que hayan sido enviados por primera vez. Este archivo, podría recibirse vacío, esto no sería un error solo significaría que todos los titulares enviados ya fueron enviados con anterioridad.

Nota: Podría generarse en la web de Seguimed un archivo .err, dicho archivo informa de la posición del titular y error que corresponda que habrá que analizar para volver a repetir el proceso, desde el principio, una vez reestablecido el error comunicado.

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3.6.3 PASO 3. Envío Transacciones Es el último paso para completar el envío de ficheros. El proceso generará dos archivos, titulares y movimientos que habrá que subir a la web del ministerio:

El proceso habrá terminado completamente si la web del ministerio no nos reporta ningún error, además habrá sido registrado el periodo pudiendo ser re-procesado por nuestro programa en cualquier momento (debido a cambios en albaranes, titulares, etc…, el ministerio sustituirá siempre los archivos que tenga registrados por los últimos procesados). Los periodos de fecha pueden ser re-procesados cuantas veces sea necesario. Los archivos de periodicidad semanal o diaria procesados quedarán archivados en la web del ministerio y en el buzón privado asignado al titular (laboratorio) con autenticación por medio de certificado.

3.6.4 PASO 4. Confirmar ficheros TP Este punto de menú no es un paso obligatorio. El ministerio, en algunos procesos no cerrados o en trámites, podrá enviarnos por email o dejarnos en el buzón archivos con extensión TP. Estos archivos contienen indicaciones relativas a incidencias sobre titulares con respecto a su [Código NIF]. El programa, una vez ubicado el archivo en el lugar adecuado, procesará el mismo cambiando los valores registrados hasta el momento en la base de datos de titulares por los datos cambiados e indicados en el archivo con extensión .tp.

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3.7 Utilidades

3.7.1 Conversor de signos Este programa es una utilidad, no afecta ni es usado por el proceso de envío de datos al ministerio a no ser que Inisoft lo haya parametrizado. IS_Seguimed utiliza esta tabla de conversión de signos para aquellos entornos de datos donde existen problemas de conversión de caracteres. Nota: Este programa debe ser usado exclusivamente por personal del departamento técnico de Inisoft (es útil en caso de que el sistema de base de datos del ERP o sistema de gestión no sea del todo compatible con Windows y genere caracteres extraños que con esta tabla podrán convertirse). Si es este su caso, póngase en contacto con el responsable en Inisoft de su proyecto.

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3.7.2 Navegador web

Seguimed permite acceder a la página web del ministerio con un certificado digital utilizando su navegador web.

Si no se dispone de este certificado digital aparecerá la siguiente ventana, la cual dispone de un enlace para descargar un certificado electrónico válido.