manual del usuario cid - corponor

Universidad Francisco de PaUniversidad Francisco de PaUniversidad Francisco de PaUniversidad Francisco de Paula Santanderula Santanderula Santanderula Santander San José de CúcutaSan José de CúcutaSan José de CúcutaSan José de Cúcuta

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MANUAL DEL USUARIO

SISTEMA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN CID


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OBJETIVO DEL CIDOBJETIVO DEL CIDOBJETIVO DEL CIDOBJETIVO DEL CID

Llevar el control de los documentos que son manejados en los procesos de recepción, tramite y despacho de correspondencia de la entidad, para posteriormente localizarlos en el menor tiempo posible.


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CONTENIDOCONTENIDOCONTENIDOCONTENIDO


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INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN

El Sistema de Información y Documentación “CIDCIDCIDCID” es el sistema que permite reducir el tiempo de respuesta de cualquier solicitud de servicio de manejo de correspondencia tradicional y electrónica que entra y sale de la entidad, disminuyendo el riesgo de perdida de documentos y duplicidad de la información existente. El diseño del presente manual del usuario fue preparado con el fin de dejarlo como un instrumento guía que sirva de apoyo a todo aquel que desee hacer uso del Sistema de Información y Documentación “CIDCIDCIDCID”. Por consiguiente, se ha redactado en un lenguaje claro, conciso y fácil de comprender. Es importante proporcionar un material complementario para el entendimiento del sistema a quien vaya a interactuar con él, por tal razón; se le aporta al usuario la información necesaria para ingresar al sistema, aprender la funcionalidad del aplicativo, conocer sus ventajas y adaptarse a posibles cambios en él. En general, el manual expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado. Para lograr esto, se detalla todas y cada una de las características que tiene el programa y la forma de acceder e introducir información. Permite a los usuarios conocer el detalle de qué actividades ellos deberán desarrollar para la consecución de los objetivos del sistema. Reúne la información, normas y documentación necesaria para que los funcionarios conozcan y utilicen adecuadamente la aplicación “CIDCIDCIDCID”.


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OBOBOBOBJETIVOS DEL MANUALJETIVOS DEL MANUALJETIVOS DEL MANUALJETIVOS DEL MANUAL

� Informar al usuario cómo preparar los datos de entrada para almacenar adecuadamente la información.

� Enseñar al usuario a obtener los resultados y los datos de salida de acuerdo a sus

necesidades. � Servir como manual de aprendizaje. � Servir como manual de referencia. � Definir las funciones que debe realizar el usuario. � Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error. � Informar al usuario que hace y que no hace el sistema.


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ASPECTOS GENERALESASPECTOS GENERALESASPECTOS GENERALESASPECTOS GENERALES

El sistema de Información CID, es un software de gestión documental integral cuyo objetivo es manejar, controlar y organizar todas las operaciones propias del Centro de Información y Documentación de la Corporación Autónoma Regional de la Frontera Nororiental CORPONOR. El Sistema CID es una aplicación capaz de gestionar tanto la correspondencia tradicional como la electrónica, lo que convierte a CORPONOR en una de las empresas pioneras en dicho aspecto. El manejo de la correspondencia electrónica es un aspecto muy importante debido a que los mensajes de datos electrónicos han adquirido gran importancia y se están masificando dentro del campo empresarial. La radicación de documentos recepcionados, despachados, memorandos, entre otros aspectos, son procesos o actividades que contempla el sistema de información documental, contando por supuesto con el debido asesoramiento archivístico por parte de la asesora de archivo de la corporación y siguiendo las leyes, pautas o lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación . El Centro de Información al igual que cualquier oficina o dependencia de la corporación, tiene el deber de generar los diversos reportes que permiten demostrar su correcto funcionamiento, por tal razón, la aplicación CID, cuenta con un módulo completo capaz de sacar todos los tipos de listados requeridos por el Centro de Información. Los reportes que genera el sistema fueron desarrollados en Report Builder, producto de Developer 2000 especializado en dicha actividad. Adicionalmente, el Sistema CID, ofrece una sección que permite visualizar de forma gráfica 4 operaciones que controla el sistema: La Recepción de Documentos, el Despacho, los documentos pendientes por contestar y los documentos cuyo plazo limite para respuesta ha caducado. Dicho módulo, utiliza una gráfica estilo torta o tarta en la cual se especifica el porcentaje de cada una de las 4 actividades que relaciona. La gráfica generada por el sistema, se diseño y creó con la ayuda del Graphic Builder, otro producto del Developer 2000. Por otra parte, la nueva herramienta de apoyo del Centro de Información, cuenta con la Opción Bitácora de Operaciones, que permite llevar un control sobre las actividades que se realizan en cada uno de los principales formularios que conforman la aplicación, es decir, monitorea las acciones que intentan realizar los 9 diferentes


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usuarios que pueden acceder al sistema. El objetivo de dicha opción, es determinar en un momento dado quién o desde que equipo intento por ejemplo realizar algún tipo de fraude con la información. MENSAJES DE COMUNICACIÓNMENSAJES DE COMUNICACIÓNMENSAJES DE COMUNICACIÓNMENSAJES DE COMUNICACIÓN Las alertas que incluye el Sistema de Información CID es el medio de comunicación que utiliza para informar al usuario final sobre los acontecimientos internos. Los mensajes que maneja la aplicación se pueden clasificar de acuerdo a su naturaleza. Cada tipo tiene un icono representativo que lo hace diferentes a los demás. Alerta de NotificaciónAlerta de NotificaciónAlerta de NotificaciónAlerta de Notificación Especifica la usuario final algún mensaje a modo de información, como lo es el estado de un proceso.

Alerta de PrecauciónAlerta de PrecauciónAlerta de PrecauciónAlerta de Precaución Indica al usuario que el nivel de la alerta es intermedio, es decir la gravedad de la falta no es tan seria.


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Alerta de ParadaAlerta de ParadaAlerta de ParadaAlerta de Parada Indica que la falta en la que está incurriendo el usuario es grave, por lo tanto se debe corregir inmediatamente.

Los diferentes tipos de alertas se encuentran desplegados de acuerdo a las necesidades de cada opción. MAPA DE NAVEGACIÓNMAPA DE NAVEGACIÓNMAPA DE NAVEGACIÓNMAPA DE NAVEGACIÓN

Sistema Centro de Información y documentación “CID”Sistema Centro de Información y documentación “CID”Sistema Centro de Información y documentación “CID”Sistema Centro de Información y documentación “CID”

La Corporación Autónoma Regional de la Frontera Nororiental “CORPONOR”“CORPONOR”“CORPONOR”“CORPONOR”, cuenta

con un Centro de Información y Documentación para la Oficina de Frontera, cuya

función principal es llevar el control de los documentos que son manejados en los

procesos de recepción, tramite y despacho de correspondencia de la entidad,

asignando y determinando su lugar y el método de llevar y conservar los documentos

para posteriormente localizarlos en el menor tiempo posible. Para ello fue necesario

crear un sistema que mejorará la administración de los documentos y la calidad del

servicio a sus clientes. Su objetivos principales son disminuir el riesgo de perdida de

documentos, duplicidad de la información existente, minimizar el tiempo de espera de

los usuarios finales a la hora de radicar un documento o recibir su correspondencia.

El Sistema Centro de Información y Documentación presenta una arquitectura

diseñada en 6 módulos; así:


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1.1.1.1. MODULO OPERATIVOMODULO OPERATIVOMODULO OPERATIVOMODULO OPERATIVO

2.2.2.2. MODULO DEPENDENCIASMODULO DEPENDENCIASMODULO DEPENDENCIASMODULO DEPENDENCIAS

CID

OPERATIVO DEPENDENCIAS ARCHIVO MANTENIMIENTO REPORTES ESTADÍSTICA

OPERATIVO

REGISTRAR RECEPCIÓN OFICIAL

REGISTRAR DESPACHO OFICIAL

REGISTRAR CORRESPONDENCIA

ANTERIOR

DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

CONSULTAR BITÁCORA SALIR DEL SISTEMA CID

REG. RECEPC OFICIAL

ANTERIOR

REG. DESPACHO OFICIAL

ANTERIOR

ASIGNACIÓN DE RECORRIDOS EXTERNOS

DOCUMENTOS CONTESTADOS

DOCUMENTOS PENDIENTES

ASIGNACIÓN DE RECORRIDOS INTERNOS

CONSULTAR BITÁCORA

DEPENDENCIAS

CONSULTAR CORRESPONDENCIA

DESPACHADA

REGISTRAR MEMORANDOS

REGISTRAR PASES DE DOCUMENTOS

CONSULTAR CORRESPONDENCIA

RECIBIDA


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3.3.3.3. MODULO ARCHIVOMODULO ARCHIVOMODULO ARCHIVOMODULO ARCHIVO

4.4.4.4. MODULO MANTENIMIENTOMODULO MANTENIMIENTOMODULO MANTENIMIENTOMODULO MANTENIMIENTO

Datos CidDatos CidDatos CidDatos Cid EstadosEstadosEstadosEstados

ARCHIVO

INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL

PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS

MANTENIMIENTO

(*) DATOS CID

TIPOS DE CORRESPONDENCIA

FECHAS LABORALES

TIPOS DE DOCUMENTO

TRAMITES DEPENDENCIAS

CARGOS MECANÓGRAFAS MOTIVOS (*) ESTADOS

DISPOSICIÓN FINAL

(*) UBICACIÓN GEOGRÁFICA

(*) SERIE

DOCUMENTAL

FUNCIONARIOS ENTIDADES (*) DISTRIBUCIÓN

CAJA DE ARCHIVO

SOPORTE

USUARIOS DEL SISTEMA

CENTRO DE INFORMACIÓN CID

DATOS CID

ESTADOS DEL DOCUMENTO

ESTADOS GENERALES

ESTADOS


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Ubicación GeográficaUbicación GeográficaUbicación GeográficaUbicación Geográfica

Serie DocumentalSerie DocumentalSerie DocumentalSerie Documental DistribuciónDistribuciónDistribuciónDistribución

5.5.5.5. MODULO REPORTESMODULO REPORTESMODULO REPORTESMODULO REPORTES

Correspondencia RecibidaCorrespondencia RecibidaCorrespondencia RecibidaCorrespondencia Recibida

DEPARTAMENTO PAÍS

UBICACIÓN GEOGRÁFICA

CIUDAD

SERIES POR DEPENDENCIAS

SERIES GENERALES

SERIE DOCUMENTA

L

SERIES POR DESPACHO

RECORRIDOS DE

DISTRIBUCIÓN

DISTRIBUCIÓN

MENSAJEROS

REPORTES

(*) CORRESPONDENCIA

DESPACHADA

(*) DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL

(*) CORRESPONDENCIA

RECIBIDA

CORRESPONDENCIA RECIBIDA

CORRESPONDENCIA RECIBIDA POR

DESPACHO

CORRESPONDENCIA A VENCERSE

CORRESPONDENCIA CONTESTADA

REPORTE GENERAL CORRESPONDENCIA VENCIDA


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Correspondencia DespachadaCorrespondencia DespachadaCorrespondencia DespachadaCorrespondencia Despachada Distribución de Correspondencia Distribución de Correspondencia Distribución de Correspondencia Distribución de Correspondencia

6.6.6.6. MODULO ESTADÍSTICAMODULO ESTADÍSTICAMODULO ESTADÍSTICAMODULO ESTADÍSTICA

REQUERIMIENTOS DEL CIDREQUERIMIENTOS DEL CIDREQUERIMIENTOS DEL CIDREQUERIMIENTOS DEL CID RequerimientosRequerimientosRequerimientosRequerimientos Es importante saber que además de tener un software de excelente calidad, para que este funcione de forma correcta y su rendimiento no se vea afectado, se hace indispensable contar con equipos que cumplan con requerimientos mínimos. Para la instalación de la aplicación CID, es requisito primordial contar con equipos que tengan como mínimo las siguientes características:

� HardwareHardwareHardwareHardware.

� Procesador Pentium I de 233 MHZ o superior. � Una tarjeta de video VGA o superior. � 32 Mb de Memoria RAM o más. � 40 MB libres en disco duro para la aplicación. � Mouse o cualquier otro dispositivo de señalización. � Teclado Genérico.

PROCESOS DEL CID

ESTADÍSTICA

CORRESPONDENCIA DESPACHADA

REPORTE GENERAL CORRESPONDENCIA DESPACHADA POR DEPENDENCIAS

DISTRIBUCIÓN DE CORRESPOND.

ASIGNACIÓN DE RECORRIDOS

INTERNOS

ASIGNACIÓN DE RECORRIDOS EXTERNOS


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� Unidad de CD.

� SoftwareSoftwareSoftwareSoftware.

� Windows 98, 2000, NT , Windows Milenio y Windows XP. � Runtime de Form, Report y Graphic Builder.

ENTORNO DE TRABAJOENTORNO DE TRABAJOENTORNO DE TRABAJOENTORNO DE TRABAJO El Sistema CID es una aplicación que se encuentra conformada por un conjunto de interfaces, que siguen un patrón de diseño similar. Para familiarizar al usuario final con dicho esquema, se procede a explicar cada una de las partes que lo componen. Partes de un FormPartes de un FormPartes de un FormPartes de un Formularioularioularioulario Las partes que componen cualquiera de los formularios de la aplicación CID son:

� Barra de TítulosBarra de TítulosBarra de TítulosBarra de Títulos. En este objeto se encuentra el nombre del formulario en el cual se esta trabajando. La barra de objetos, se ubica en la parte superior del formulario. Además, contiene los botones para minimizar, maximizar y cerrar el formulario.

� Barra de MenúBarra de MenúBarra de MenúBarra de Menú. Objeto que se encuentra ubicado en la parte superior la

pantalla debajo de la barra del título. En él se encuentran una serie de opciones, las cuales presentan la lista de menús.

� Barra de HerramientasBarra de HerramientasBarra de HerramientasBarra de Herramientas. Tira de iconos situada a lo largo de la parte superior de

una ventana, inmediatamente debajo de la barra de menú. Los iconos que la conforman se activan y desactivan de acuerdo al estado en que se encuentre el formulario. Estos iconos utilizan gráficos que representan las operaciones básicas que se pueden realizar en el formulario.

� Línea de EstadoLínea de EstadoLínea de EstadoLínea de Estado. Informa a los usuarios del sistema CID, el estado del

formulario, es decir, si se esta ingresando una consulta, indica el estado “Modo de Consulta” o si se esta agregando o actualizando, el estado es “Modo Normal”. Además, indica el Número del registro Actual y total de ellos. La línea de estado se ubica en la parte inferior izquierda de cada forma.

� EncabezadoEncabezadoEncabezadoEncabezado. Indica el nombre, en que parte del sistema se encuentra ubicado

el usuario.


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� CuerpoCuerpoCuerpoCuerpo. Zona de trabajo o parte central de la pantalla donde se capturan, eliminan, modifican y visualizan los datos que hacen parte de las tablas del sistema CID.

� PiePiePiePie. Se ubica en la parte inferior indicando el nombre del Centro de Información.

� Barra de Desplazamiento VerticalBarra de Desplazamiento VerticalBarra de Desplazamiento VerticalBarra de Desplazamiento Vertical. Permite al usuario moverse o deslizarse por

el formulario desde arriba hacia abajo o viceversa. Las partes anteriormente descritas, se pueden observar en todos los formularios del Sistema CID. A continuación, en un formulario se señalan algunas de estas partes:

donde,

A Barra de Título. B Barra de Menú. C Barra de Herramientas. D Encabezado. E Cuerpo. F Pie. G Línea de Estado. H Barra de Desplazamiento Vertical.

A B C

D

E

F

G

H


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Partes de un Visor de InformesPartes de un Visor de InformesPartes de un Visor de InformesPartes de un Visor de Informes Las partes que conforman una vista preliminar de un reporte son:

� Título de la VentanaTítulo de la VentanaTítulo de la VentanaTítulo de la Ventana. Muestra el nombre del Reporte. � Barra de Menú de ControlBarra de Menú de ControlBarra de Menú de ControlBarra de Menú de Control. Objeto que se encuentra ubicado en la parte

superior la pantalla debajo de la barra del título. En él se encuentran los módulos de Fichero, Ver, Ayuda, junto con sus respectivas opciones.

� Barra de HerramientasBarra de HerramientasBarra de HerramientasBarra de Herramientas. Tira de iconos que representan las operaciones que se

pueden realizar con ellos. � CabeceraCabeceraCabeceraCabecera. Aparece una vez a principios de cada informe sobre un conjunto de

páginas separadas. Ella contiene texto y datos del reporte como la hora y fecha.

� Cuerpo del ReporteCuerpo del ReporteCuerpo del ReporteCuerpo del Reporte. Muestra el volumen del informe o información variable.

� PiePiePiePie. Las páginas de remolque de informe aparecen una vez al final de cada

informe sobre un conjunto de páginas separadas. Ellas contienen en el caso de los reportes del sistema CID solo un texto indicando el número de página.

A continuación se presenta un informe indicando cada una de las partes mencionadas anteriormente.


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A Título de la Ventana. B Barra de Menú de Control. C Barra de Herramientas D Cabecera. E Cuerpo. F Pie. BOTONES BOTONES BOTONES BOTONES En este capítulo se especifica la funcionalidad de cada uno de los iconos y botones que se presentan en las diferentes partes del sistema CID. Iconos de un FormularioIconos de un FormularioIconos de un FormularioIconos de un Formulario Los íconos que se muestran a continuación son propios de los formularios diseñados en Oracle. Adicionalmente, se especifican algunos botones de control que fueron creados de acuerdo a las necesidades del sistema.

A B

C

D

E

F


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ICONOICONOICONOICONO NOMBRENOMBRENOMBRENOMBRE PROPÓSITOPROPÓSITOPROPÓSITOPROPÓSITO TECLATECLATECLATECLA

Grabar

Valida los cambios realizados en la tabla que se encuentra trabajando y los hace efectivos. Al presionar el botón, se almacenan todas las modificaciones, adiciones o actualizaciones hechas durante la ejecución de las formas, aunque esto no es necesario debido a que en forma automática los cambios se van guardando.

Imprimir

Envía a la impresora lo que se encuentre activo en el momento.

[MAY][8]

Configurar Impresora

Permite elegir la impresora que se va a utilizar, seleccionar el tamaño del papel, las márgenes, la orientación entre otros aspectos.

Salir

Sirve para cerrar el módulo en el cual se esta trabajando. En caso de no haberse guardado aun un cambio, el programa pregunta si se desea guarda este o no, garantizando con esto, que todo cambio o actualización hecha, no se perderá.

[CTRL][Q]

Cortar

Elimina el texto seleccionado de un campo de texto y lo guarda temporalmente en el portapapeles de modo que pueda reutilizarse más adelante.

[CTRL][X]

Copiar

Almacena en el portapapeles el texto seleccionado de un campo de texto para posteriormente pegarlo en otro campo.

[CTRL][C]

Pegar Copia en el lugar indicado el texto que se encuentra actualmente en el portapapeles.

[CTRL][V]

Entrar Consulta

Al presionar el icono, el formulario entra en modo de Consulta, lo que significa, que se puede ingresar una consulta de acuerdo al criterio de búsqueda.

[F]

Ejecutar Consulta

Trae los registros que satisfacen las condiciones los criterios de búsqueda establecidos en el

[F8]


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Modo de Consulta, volviendo posteriormente, a activar la opción de una nueva consulta.

Cancelar Consulta

Sale del modo de Consulta y vuelve al estado normal.

Bloque Anterior

Permite desplazarse al primer registro de un bloque mostrados en un módulo, los cuales pueden ser resultados de una consulta.

Registro Anterior

Permite ir al primer registro anterior de cada uno de los mostrados en un módulo, los cuales pueden ser resultados de una consulta.

Siguiente Registro

Permite el desplazamiento al siguiente registro de cada uno de los mostrados en un módulo.

Siguiente Bloque

Permite desplazarse al primer registro de un bloque mostrado en un módulo.

Crear Registro

Icono que permite agregar un nuevo registro en las tablas del sistema CID.

[F6]

Eliminar Registro

Botón que permite borrar registros de las tablas.

Lock Registro

Bloquea el registro actual, de modo tal que ningún otro usuario lo pueda modificar.

Imprimir Reporte

Hace un llamado al Report Builder para generar un listado especifico.

Borrar Selección

Sirve para Deselecciona un cuadro de chequeo.

Graficar

Su finalidad es llamar al Graphic Builder para generar la grafica estadística.


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Íconos de un Visor de InformesÍconos de un Visor de InformesÍconos de un Visor de InformesÍconos de un Visor de Informes El visor de informes permite tener una vista previa del reporte generado de acuerdo a los parámetros de fechas definidos. Los iconos que se muestran en el visor son los siguientes:

ICONOICONOICONOICONO DESCRIPCIONDESCRIPCIONDESCRIPCIONDESCRIPCION

Botón que envía a la impresora el reporte activo en pantalla, pasando antes por la ventana de configuración de impresora (Tamaño de Papel, Orientación, Tipo de Impresora, etc.

Visualiza la ventana de configuración de la impresora.

Crea un nuevo visor con el mismo reporte.

Cierra la ventana del visor del reporte.

Botón que permite activar la lupa para acercar o alejar el texto del reporte.

Botones de navegación entre las páginas del reporte.

Permite ubicarse o ir a una página especifica.


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MANEJO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL CMANEJO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL CMANEJO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL CMANEJO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL CIDIDIDID

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. � Operativo.

� Registrar recepción oficial. � Registrar despacho oficial. � Registrar correspondencia anterior.

� Registrar recepción oficial anterior. � Registrar despacho oficial anterior.

� Distribución de correspondencia. � Asignar recorrido interno a los documentos. � Asignar recorrido externo a los documentos.

� Consultar. � Documentos contestados. � Documentos pendientes. � Asignación de recorridos internos. � Asignación de recorridos externos.

� Bitácoras de operaciones. � Salir del sistema.

� Dependencias.

� Consultar correspondencia recibida. � Consultar correspondencia despachada. � Registrar memorandos. � Registrar pases de documentos.

� Archivos.

� Inventario único documental. � Préstamo y devolución de documentos.

� Mantenimiento.

� Datos CID � Centro de información CID � Usuarios del sistema

� Tipos de correspondencia � Fechas laborales � Tipos de documentos � Trámites � Dependencias � Cargos � Mecanógrafas � Motivos


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� Estados � Estados generales � Estados del documento

� Disposición final � Ubicación geográfica

� País � Departamento � Ciudad

� Serie documental � Series generales � Series por dependencias � Series por disposición

� Funcionarios � Entidades � Distribución

� Recorridos de distribución � Mensajeros

� Reportes.

� Correspondencia recibida � Reporte general � Correspondencia recibida por dependencia � Correspondencia a vencerse � Correspondencia contestada � Correspondencia vencida

� Correspondencia despachada � Reporte general � Correspondencia despachada por dependencia

� Distribución de Correspondencia � Asignación de recorridos � Asignación de recorridos externos

� Estadística.

� Procesos del CID Ingresar a la AplicaciónIngresar a la AplicaciónIngresar a la AplicaciónIngresar a la Aplicación El Sistema CID de acuerdo a las subdirecciones y oficinas más importantes de la corporación tiene definido 9 usuarios Oracle, a los cuales, puede permitir el acceso a


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la información. Cada usuario tiene a su vez, definido una serie de permisos que establecen a que partes del sistema pueden acceder. Pasos para ingresar a la aplicación CID:

� Situarse en el icono del programa que se encuentra en el escritorio del equipo.

� Al dar doble clic en el icono, aparece la pantalla de conexión que solicita el nombre del usuario, la contraseña y la cadena de conexión.

En este primer paso se pueden presentar dos situaciones:

� Que el nombre o la contraseña del usuario sea incorrecto, en este caso aparecerá una alerta similar a la que se presenta a continuación.

Icono

de

Acceso


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� Que la cadena de conexión sea incorrecta, en esta caso aparece:

En cualquiera de los dos casos se da clic sobre AceptarAceptarAceptarAceptar y aparece nuevamente la ventana de acceso, para introducir nuevamente los datos de conexión. Cuando los datos son correctos, se visualiza el menú principal de la aplicación.

Esta primera pantalla, se muestra los 6 módulos que componen el Sistema de Gestión Documental CID.


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Salir de la AplicaciónSalir de la AplicaciónSalir de la AplicaciónSalir de la Aplicación Para salir de la aplicación CID, existen tres formas sencillas.

� Primera FormaPrimera FormaPrimera FormaPrimera Forma. El usuario debe ir a la barra de título del formulario principal ir

dar clic en el icono de control . � Segunda FormaSegunda FormaSegunda FormaSegunda Forma. El usuario final, debe seguir el procedimiento que se

menciona a continuación:

� Ir al Módulo Operativo del Menú Principal y dar clic. � Seleccionar de la lista mostrada, la opción Salir del Sistema CID.

� Tercera FormaTercera FormaTercera FormaTercera Forma. El procedimiento a seguir se describe a continuación:

� Ubicar el cursor en la Barra de Título del Menú Principal. � Dar clic derecho sobre el icono que aparece al lado derecho del titulo de la

ventana. � Seleccionar la opción Cerrar.

CreacCreacCreacCreación de un Registroión de un Registroión de un Registroión de un Registro La aplicación CID permite a los usuarios finales que tengan permisos de inserción, crear nuevos registros de acuerdo a sus necesidades. Para crear un registro desde cualquier parte de la aplicación existen dos formas muy sencillas: � PriPriPriPrimera Formamera Formamera Formamera Forma

� Ir a la barra de herramientas y seleccionar el icono . � Después de haber oprimido el icono, el cursor se ubica en la primera

posición o campo activado, para inicializar el proceso de inserción de datos. � Por último, se debe guardar o salvar la información, para ello, se da clic en

.


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� Segunda FormaSegunda FormaSegunda FormaSegunda Forma

� Ir a la barra Menú y dar clic en RecordRecordRecordRecord. � Seleccionar la Opción InsertInsertInsertInsert. � Introducir los datos correspondientes y después dar clic en el icono de

salvar o ir a ActioActioActioAction n n n en la barra de menú y seleccionar SaveSaveSaveSave. Eliminación de un RegistroEliminación de un RegistroEliminación de un RegistroEliminación de un Registro. El sistema CID permite a los usuarios finales que tengan permisos de eliminación, borrar registros de acuerdo a sus necesidades. Para borrar un registro desde cualquier parte de la aplicación existen dos formas muy sencillas: � Primera FormaPrimera FormaPrimera FormaPrimera Forma

� Ir a la barra de herramientas y seleccionar el icono .

� Ir a la barra de herramientas y dar clic en . � Segunda FormaSegunda FormaSegunda FormaSegunda Forma

� Ir a la barra de menú y dar clic en RecordRecordRecordRecord. � Seleccionar la opción RemoveRemoveRemoveRemove.

� Ir a la barra de herramientas y dar clic en o ir a Action Action Action Action en la barra de menú y seleccionar SaveSaveSaveSave.

Consultar un RegistroConsultar un RegistroConsultar un RegistroConsultar un Registro Consultar un registro, es otra de las opciones básicas del Sistema de Información CID. La consulta puede efectuarse bajo un parámetro especifico que filtre o visualice solo los registros que cumplan con una característica en especial o simplemente, consultar todos los registros que maneje la forma. Si la consulta es especifica :

� Ir a la barra de herramientas y dar clic en de Entrar ConsultaEntrar ConsultaEntrar ConsultaEntrar Consulta . Después de haber oprimido el icono Entrar Consulta, el modo o estado del Sistema cambia a MODO DE CONSULTAMODO DE CONSULTAMODO DE CONSULTAMODO DE CONSULTA. También se puede ejecutar el primer paso de la siguiente forma:


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� Ir a la barra de menú y dar clic en QueryQueryQueryQuery. � Seleccionar la opción EnterEnterEnterEnter.

� Situarse en el campo por el cual se desea efectuar la búsqueda y digitar o seleccionar el dato. EL sistema CID ofrece una amplia variedad de opciones por las cuales puede ejecutar una consulta especifica. Se puede consultar por Num_Rad, Vigencia, Fechas, Tipo de Documento, entre otros.

� Ir a la barra de herramientas y dar clic en Ejecutar Consulta Ejecutar Consulta Ejecutar Consulta Ejecutar Consulta . Los registros que visualizará la consulta serán solo los que cumplan con el parámetro definido previamente.

� Para moverse entre registro y registro, se da clic en cualquiera de los siguientes

iconos , de acuerdo a la dirección de desplazamiento deseada. Si la consulta es General:

� Ir a la barra de herramientas y dar clic en de Ejecutar Consulta Ejecutar Consulta Ejecutar Consulta Ejecutar Consulta . Aparecerán todos los registros que están asociados al formulario desde donde se ejecuta la petición. Otra forma de realizar este paso es:

� Ir a la barra de menú y dar clic en QueryQueryQueryQuery. � Seleccionar la opción ExecuteExecuteExecuteExecute.

� Para moverse entre registro y registro, se da clic en cualquiera de los siguientes

iconos , de acuerdo a la dirección de desplazamiento deseada. Modificación de un RegistroModificación de un RegistroModificación de un RegistroModificación de un Registro. La aplicación CID permite a los usuarios finales que tengan permisos de modificación, actualizar registros en aquellos formularios que tenga dicho permiso. Para actualizar un registro desde cualquier parte de la aplicación se debe hacer: � Ir a la barra de herramientas y ejecutar una consulta (dar clic en cualquiera de los

íconos )para ubicar el registro a modificar. � Situarse en el campo que desea modificar. � Digitar o introducir el nuevo dato.

� Para efectuar la actualización en las tablas, se debe dar clic en .


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Teclas de NavegaciónTeclas de NavegaciónTeclas de NavegaciónTeclas de Navegación Para facilitar la navegación a los usuarios, existen ciertos teclas de función y comandos definidos. A continuación se presenta la lista de teclas y su respectiva función.

FUNCIÓNFUNCIÓNFUNCIÓNFUNCIÓN TECLATECLATECLATECLA Aceptar F10 Cancelar Esc Limpiar Registro Mayús+F4 Limpiar Formulario Mayús+F7 Borrar Registro Mayús+F6 Duplicar o Copiar Campo F3 Duplicar o Copiar Registro F4 Editar Ctrl.+E Entrar Consulta F7 Ejecutar Consulta F8 Salir Ctrl.+Q Ayuda F1 Lista de valores F9 Nuevo Registro F6 Próximo Registro Mayús+Abajo Imprimir Mayús +F8 Return Enter Próximo Campo Ctrl.+Tab o Tab

En cualquier formulario del sistema CID, el usuario puede hacer el uso de la lista de Teclas siguiendo las instrucciones que se muestran a continuación: � Ir a la barra de Menú y dar clic en HelpHelpHelpHelp. � Seleccionar la Opción KeyKeyKeyKey. Al dar clic aparece la siguiente ventana:


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MMMMódulo Operativoódulo Operativoódulo Operativoódulo Operativo

Opción principal que la conforman los procesos u operaciones más importantes del Centro de Información, como lo son el Registro de Correspondencia Recepcionada, Despachada, Distribución de Documentos, entre otros. En la pantalla que se observa , se muestra los submenús que contiene el menú OOOOPERATIVOPERATIVOPERATIVOPERATIVO, el cual esta conformado por Registrar Registrar Registrar Registrar Recepción OficialRecepción OficialRecepción OficialRecepción Oficial, Registrar Registrar Registrar Registrar Despacho OficialDespacho OficialDespacho OficialDespacho Oficial, Descargar DocumentosDescargar DocumentosDescargar DocumentosDescargar Documentos, Distribución de CorrespondenciaDistribución de CorrespondenciaDistribución de CorrespondenciaDistribución de Correspondencia, ConsultarConsultarConsultarConsultar, Bitácora de OperacionesBitácora de OperacionesBitácora de OperacionesBitácora de Operaciones, Salir del Sistema CIDSalir del Sistema CIDSalir del Sistema CIDSalir del Sistema CID.

Registrar Recepción OficialRegistrar Recepción OficialRegistrar Recepción OficialRegistrar Recepción Oficial Formulario que registra los documentos que ingresan a CORPONORCORPONORCORPONORCORPONOR. Para esto se ingresan todos los datos de identificación, destino y antecedentes de los documentos que llegan para los diferentes funcionarios. Correspondencia Recibida lo conforman 3 pestañas:


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1.1.1.1. RadicaciónRadicaciónRadicaciónRadicación. Ingresa los datos de identificación de los documentos.

La pantalla de Recepción de documentos, se encuentra dividida en 4 grandes secciones: � Datos Del DocumentoDatos Del DocumentoDatos Del DocumentoDatos Del Documento Los campos que conforman esta primera sección son: � RadicaciónRadicaciónRadicaciónRadicación. Campo que almacena el número de radicación que corresponde al

documento que se esta radicando. El número de Radicación es generado por el sistema al momento de guardar o insertar el registro.

� VigenciaVigenciaVigenciaVigencia. Dato que es generado por el sistema. La vigencia es el año de radicación

del documento, y al igual que le número de radicación se visualiza una vez se ha guardado satisfactoriamente el registro.

� Fecha Recep y HoraFecha Recep y HoraFecha Recep y HoraFecha Recep y Hora. Indica la fecha y la hora del día en que se radica el

documento. Estos datos aparecen cada vez que se crea un nuevo registro y son generados por el sistema para asegurar que sean datos correctos y exactos. No pueden ser modificados o alterados por ningún usuario....


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� Tipo CorrespTipo CorrespTipo CorrespTipo Corresp. Es un dato estático que especifica que el tipo de correspondencia

que se esta radicando es RecepciónRecepciónRecepciónRecepción y que le corresponde el código 001001001001. � Tipo DctoTipo DctoTipo DctoTipo Dcto. Estable la clase de documento que se esta radicando. Si es carta, fax,

e_mail, tutela, entre otros. Para determinar el Tipo de DctoTipo de DctoTipo de DctoTipo de Dcto, se oprime la tecla F9 F9 F9 F9 para activar la lista de valores correspondiente.

� Fecha OrigFecha OrigFecha OrigFecha Orig. Se ingresa la fecha del documento. La fecha debe cumplir con el

formato DD-MM-YYYY y ser menor o igual a la fecha actual, de lo contrario, aparecerá una alerta similar a la que se presenta a continuación:

Al dar OKOKOKOK, la fecha anteriormente digitada por el usuario, desaparecerá y por defecto se insertará la fecha del día. Si esta no es la fecha adecuada se puede cambiar manualmente. � Radic OrigRadic OrigRadic OrigRadic Orig. Si el documento tiene número de radicación se llena este campo, de lo

contrario, se debe dejar en blanco.

� Fecha LimFecha LimFecha LimFecha Lim. El sistema calcula 15 días hábiles para dar plazo máximo para la respuesta. Este dato no se puede cambiar o modificar.

� DescripciónDescripciónDescripciónDescripción. Campo que permite redactar un pequeño resumen sobre el asunto

que trata el documento.

� Num HojaNum HojaNum HojaNum Hojas, Anexoss, Anexoss, Anexoss, Anexos. Indica el número de hojas y anexos del documento. Por defecto el número de hojas es 1 y el número de anexos es 0. Estos campos solo aceptan caracteres numéricos, de lo contrario se activa la alerta DATOS_INCORRECTODATOS_INCORRECTODATOS_INCORRECTODATOS_INCORRECTO.

� Serie DSerie DSerie DSerie Dctalctalctalctal. Permite clasificar el documento de acuerdo a la Tabla de Retención

Documental aprobada por el Archivo General de la Nación para la corporación.


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� Para escoger la serie, se oprime la tecla F9F9F9F9, y se visualiza la lista de valores. Al

seleccionar la serie adecuada, se inserta en los campos, el códigocódigocódigocódigo de la serie, la vigenciavigenciavigenciavigencia y el nombrenombrenombrenombre de la misma.

� Con tan solo teclear una letra inicial o algunas letras del nombre de la serie o los

números por los que inicializa el código de la serie se puede acceder de forma rápida a la opción requerida.

� TrámiteTrámiteTrámiteTrámite. Especifica el trámite que da inicio al transito del documento por la

corporación. Para escoger el trámite, se oprime la tecla F9F9F9F9 , se selecciona el trámite adecuado y cuando se da clic en Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar se inserta en el formulario el código código código código del trámite y su descripción descripción descripción descripción o nombre.

� Num OficiosNum OficiosNum OficiosNum Oficios. Indica el número de copias y originales de un documento. El número

de oficios debe ser igual al número de destinos establecidos. � FirmaFirmaFirmaFirma. Almacena el nombre de la persona que firma el documento. Este campo

solo acepta caracteres alfabéticos, de lo contrario, se activa la siguiente alerta:

� Datos Entidad o PersonasDatos Entidad o PersonasDatos Entidad o PersonasDatos Entidad o Personas Los datos que se deben ingresar en esta sección es información que hace referencia a la empresa o persona que envía el documento. Los campos que hacen parte de división son : � RemitenteRemitenteRemitenteRemitente. Hace referencia a información relacionada con la empresa o persona

que envía el documento. Para escoger la información del remitente, se oprime la tecla F9F9F9F9, se selecciona el remitente y con ello se inserta en los campos, el códigocódigocódigocódigo, el nombrenombrenombrenombre y el EEEE----MailMailMailMail .

Si el remitente no se encuentra en la lista, se debe ir al Formulario de RemitentesFormulario de RemitentesFormulario de RemitentesFormulario de Remitentes e introducir los datos del nuevo remitente. Automáticamente estos datos son actualizados y aparecerán en la lista.


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� Datos Servicios de EntregaDatos Servicios de EntregaDatos Servicios de EntregaDatos Servicios de Entrega. Esta tercera sección permite almacenar y visualizar de forma organizada los datos de la persona o empresa que se encarga de hacer llegar el documento a la corporación. Los campos que contiene esta sección son : � NombreNombreNombreNombre. Guarda el nombre de la persona que hace la entrega. � TipoTipoTipoTipo. Se especifica que tipo de entrega es: Personal Personal Personal Personal o a través de un mensajero de

una empresa de mensajería. � Num GuíaNum GuíaNum GuíaNum Guía. Almacena en caso de ser una entrega por empresaempresaempresaempresa, el número de la

guía donde se encuentra relacionado el documento. Si la entrega es personal, este campo queda NULONULONULONULO.

� ObservacionesObservacionesObservacionesObservaciones Almacena y visualiza las causas y especificaciones de observaciones hechas a los documentos. Se encuentra conformado por los campos de MotivoMotivoMotivoMotivo o Causa y EspecificaciónEspecificaciónEspecificaciónEspecificación , que permite ampliar un poco más la observación. 2.2.2.2. DestinosDestinosDestinosDestinos Permite la entrada de los datos que identifican las dependencias y funcionarios destinos.


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Los campos que conforman la segunda pestaña del Formulario Recepción Oficial son: � OrdinalOrdinalOrdinalOrdinal. Es un consecutivo (número entero) que debe ingresar el usuario de forma

manual. Debe incrementar en uno de acuerdo al número de destinos. El número de Destinos u ordinal, debe ser menor o igual al número de oficios definido en la pestaña anterior, de lo contrario, se activa la siguiente alerta:

Para solucionar el inconveniente, se debe eliminar la cantidad de registros sobrantes,

para ello se da clic en el icono de la barra de herramientas . � Tipo OficioTipo OficioTipo OficioTipo Oficio. Campo cuyo dato indica si el documento es un original o una copia.

Para seleccionar el tipo de oficio, se debe dar clic en la fecha que esta a la derecha y de los datos que allí se despliegan se escoge la opción deseada.

� Código y Nombre de Dependencia Código y Nombre de Dependencia Código y Nombre de Dependencia Código y Nombre de Dependencia en su conjunto especifican el destino final del

documento, a que dependencia va y a que funcionario en especifico. Para poder ver los datos que pueden llenar dichos campos, se debe hacer:


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� Situar el cursor en el campo del códigocódigocódigocódigo de la dependencia. � Oprimir la tecla F9F9F9F9 � Seleccionar la Dependencia deseada. � Dar clic en Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar para que los datos seleccionados sean insertados en los

campos correspondientes. � Cédula y Nombre de FuncionarioCédula y Nombre de FuncionarioCédula y Nombre de FuncionarioCédula y Nombre de Funcionario. Almacena los datos de la persona a la cual va

dirigido el documento, o el funcionario que inicialmente se responsabilizará del mismo. Pasos a seguir:

� Una vez elegido la dependencia, situar el cursor en el campo CédulaCédulaCédulaCédula. � Oprimir la tecla F9F9F9F9, en esta lista de valores , los funcionarios aparecen filtrados

según la dependencia definida anteriormente, es decir, solo se visualizan los funcionarios que hacen parte de la dependencia escogida en el paso previo.

3.3.3.3. AntecedentesAntecedentesAntecedentesAntecedentes Alimenta la aplicación con la información correspondiente al documento al cual se le esta dando respuesta. Antes de registrar el antecedente del documento, se debe salvar o guardar la información ingresada en los dos anteriores pestañas, de lo contrario se generará un error debido a que se necesita el número de radicación del documento que se está tratando para ejecutar el procedimiento correspondiente.


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Los datos que en esta tercera pestaña que se deben definir son: � ConsConsConsCons. Consecutivo o Secuencia que indica el número de antecedentes o respuesta

que tiene ese documento. El consecutivo es un número entero que debe introducir el usuario, teniendo en cuenta que debe ir incrementando ordenadamente en una unidad.

� Num_Rad, Vigencia Tipo y DescripciónNum_Rad, Vigencia Tipo y DescripciónNum_Rad, Vigencia Tipo y DescripciónNum_Rad, Vigencia Tipo y Descripción. Campos que se llenan con la información

del documento al cual se le esta dando respuesta, que en este caso debe ser un documento que fue despachado por la corporación. En el campo Num_Rad, se activa la lista de valores con la tecla F9F9F9F9.

Registrar Despacho OficialRegistrar Despacho OficialRegistrar Despacho OficialRegistrar Despacho Oficial En esta parte del módulo se deben registrar todos los documentos que salen de la corporación hacia las diferentes entidades externas o personas naturales con que la entidad mantiene relaciones. Correspondencia Despachada lo conforman 3 pestañas:


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1. Radicación1. Radicación1. Radicación1. Radicación Sección del Sistema CID que permite ingresar los datos de identificación de los documentos a despachar.

La primera pestaña del formulario, se encuentra dividida en tres grandes grupos que organizan los datos que se relacionan entre si. � Datos DocumentoDatos DocumentoDatos DocumentoDatos Documento Los datos que se registran en la sección inicial, corresponden a los datos propios del documento. Los campos que lo conforman son: � Num_RadNum_RadNum_RadNum_Rad, VigenciaVigenciaVigenciaVigencia. Son los datos más importantes que se registran del

documento a despachar, debido a que ellos son los que identifican al oficio dentro del sistema y la corporación.

El número de Radicación y la vigencia, son datos que el sistema genera automáticamente al momento de salvar o guardar. La secuencia de despacho, es única y diferente a la de los documentos Recepcionados. Además, cada año se inicializa la secuencia y por supuesto se cambia la vigencia de radicación. � FechaFechaFechaFecha, HoraHoraHoraHora. El Sistema CID genera la fecha y la hora exacta en la cual es radicado

el documento. Estos dos campo, no pueden ser modificados por el usuario final, y se visualizan cada vez que se genera un nuevo registro.


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� Tipo CorrespTipo CorrespTipo CorrespTipo Corresp. Indica que la correspondencia que se está radicando es para

despachar al exterior de la corporación. Los datos 002002002002 y DESPACHODESPACHODESPACHODESPACHO son estáticos e inmodificables, debido a que todo documento que se registre desde este formulario debe ser despachado.

� Tipo DctoTipo DctoTipo DctoTipo Dcto. Especifica la clase de documento que se está radicando, es decir, si es

carta, e_mail, fax entre otros. � MecanógrafaMecanógrafaMecanógrafaMecanógrafa. Almacena el códigocódigocódigocódigo y nombrenombrenombrenombre de la persona encargada de elaborar o

digitar el documento. Para seleccionar a la mecanógrafa, se oprime la tecla F9F9F9F9 para activar la lista de valores correspondiente, se escoge el códigocódigocódigocódigo y nombrenombrenombrenombre adecuado y se da clic en AceptarAceptarAceptarAceptar. Posteriormente, se visualizarán los datos seleccionados en sus respectivos cuadros de texto.

� DescripciónDescripciónDescripciónDescripción. Guarda un pequeño resumen del asunto que trata el documento.

Cuando se llega a este punto de la pestaña, automáticamente se activa un sencillo Editor de Texto para facilitar la redacción de la especificación del tema tratado.

� Hojas, Anexos y Num_OficiosHojas, Anexos y Num_OficiosHojas, Anexos y Num_OficiosHojas, Anexos y Num_Oficios. Indican respectivamente la cantidad de Hojas(Por

Defecto 1), Anexos (Por Defecto 0) y Número de Oficios, es decir, cantidad total de Copias y originales(Por Defecto 1). En cualquiera de los 3 campos, se debe ingresar solo caracteres numéricos, de lo contrario, se activa la siguiente alerta:

� Serie DctalSerie DctalSerie DctalSerie Dctal. Clasifica el documento de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. Para activar la lista de Valores, se oprime F9F9F9F9, se selecciona el códigocódigocódigocódigo, nombrenombrenombrenombre y vigenciavigenciavigenciavigencia correspondiente, se da clic en AceptarAceptarAceptarAceptar e inmediatamente se insertan dichos datos en los cuadros de texto correspondientes.

� Datos RemitenteDatos RemitenteDatos RemitenteDatos Remitente Agrupa los datos del funcionario y dependencia que produce el documento. Pasos a seguir: � Situarse en el primer campo de la etiqueta Dependencia. � Oprimir la tecla F9F9F9F9 para activar la lista de valores.


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� Seleccionar la dependencia y dar clic en Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar para insertar los datos en los campos correspondientes.

� Situarse en el primer campo de la etiqueta Funcionario. � Oprimir la tecla F9F9F9F9 para activar la lista de valores, que viene filtrada de acuerdo a la

dependencia previamente establecida. � Seleccionar los datos y dar clic en Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar para insertar los datos en los campos

correspondientes. � ObservacionesObservacionesObservacionesObservaciones Relaciona las causas o factores que provocan una observación al documento. Ésta sección la conforma el MotivoMotivoMotivoMotivo o causal y la EspecificaciónEspecificaciónEspecificaciónEspecificación que permite ampliar en detalle la observación. Los campos que pertenecen a ésta última parte de la pestaña, pueden quedar NULOSNULOSNULOSNULOS en caso de no ameritar observación el documento debido a que todo esta correctamente diligenciado. 2. Destinos2. Destinos2. Destinos2. Destinos Permite la entrada de los datos que identifican las personas o entidades destinatarias.

Los campos que conforman la segunda pestaña son:


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� Copia EntregaCopia EntregaCopia EntregaCopia Entrega. Es un campo de chequeo que indica si la copia de radicación fue entregada al funcionario que envía el documento o si se debe incluir

posteriormente en un recorrido de distribución interna . � OrdinalOrdinalOrdinalOrdinal. Simplemente es un consecutivo para facilitar el control delos destinos. El

dato que aquí se digita es un número entero que debe incrementar en uno a medida que se crea un nuevo destino.

� EntidadEntidadEntidadEntidad. Esta conformado por el CódiCódiCódiCódigogogogo, NombreNombreNombreNombre y DirecciónDirecciónDirecciónDirección de la entidad,

empresa o persona a la cual se dirige el documento. Para facilitar el llenado de estos campos, se pulsa F9F9F9F9 para activar la lista de Valores correspondiente, después se selecciona el destino y se pulsa el botón AceptarAceptarAceptarAceptar para insertar los datos en los respectivos cuadros de texto.

3. Antecedentes3. Antecedentes3. Antecedentes3. Antecedentes Alimenta la aplicación con la información correspondiente al documento al cual se le esta dando respuesta.

Es importante aclarar que antes de establecer el antecedente, se debe haber salvado o guardado la radicación del documento, para evitar inconvenientes.


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Antecedente de Despacho funciona de la misma forma que en Recepción Oficial, existe un consecutivo y los datos del documentos antecedente, al única diferencia es que ahora, el documento antecesor es de tipo RECEPCIÓNRECEPCIÓNRECEPCIÓNRECEPCIÓN.

Descargar DocumentosDescargar DocumentosDescargar DocumentosDescargar Documentos Alternativa del sistema CID que permite que los documentos que se encuentran en las dependencias sean descargados, es decir, se le elimina la responsabilidad del documento al funcionario y dependencia que lo tenía y se carga la responsabilidad al Centro de Información CID.

Para escoger los documentos que se desean descargar del sistema se debe hacer:

� Ir a la sección Datos de Dependencia Datos de Dependencia Datos de Dependencia Datos de Dependencia y Fechas y Fechas y Fechas y Fechas y situar el cursor en el campo CódCódCódCód.

� Oprimir la tecla F9F9F9F9 para llamar a la lista de valores que contiene los datos de

todas las dependencias de la corporación.

� Seleccionar la dependencia y dar AceptarAceptarAceptarAceptar para insertar los datos en los campos correspondientes.


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� Ir al campo Fecha InicialFecha InicialFecha InicialFecha Inicial y Fecha FinalFecha FinalFecha FinalFecha Final para establecer el rango de fechas. El formato adecuado es DD-MM-YYYY.

� Ir al icono Ejecutar ConsultaEjecutar ConsultaEjecutar ConsultaEjecutar Consulta. Posteriormente, se visualiza en la sección Datos Datos Datos Datos

Dctos a Descargar Dctos a Descargar Dctos a Descargar Dctos a Descargar todos los documentos que son responsabilidad de la dependencia consultada y que por lo tanto deben estar en su poder.

� Al lado izquierdo del campo Ordinal, se encuentra un cuadro de chequeo que

permite seleccionar que documentos deben ser descargados del sistema.

� Ir al icono de Guardar o salvar. Cuando se descarga un documento internamente el sistema CID hace lo siguiente: � Se hace un pase interno al Centro de Información CID. � Cambia el Estado del Documento a Archivado. Distribución de CorrespondenciaDistribución de CorrespondenciaDistribución de CorrespondenciaDistribución de Correspondencia Submenú que agrupa los formularios que tienen que ver con la entrega de documentos internos y externos a sus destinos. Este se encuentra conformado por: 1. Asignar Recorrido Interno a Documentos1. Asignar Recorrido Interno a Documentos1. Asignar Recorrido Interno a Documentos1. Asignar Recorrido Interno a Documentos Forma que permite almacenar la información necesaria para programar la distribución de los documentos cuyo destino está en el interior de la corporación. A su vez, esta opción trabaja de la mano con el formulario Consultar Asignación de Consultar Asignación de Consultar Asignación de Consultar Asignación de Recorrido Interno Recorrido Interno Recorrido Interno Recorrido Interno que hace parte del submenú ConsultarConsultarConsultarConsultar, su finalidad es mantener informado a los administradores, a qué recorrido y mensajero se le delegó la responsabilidad de hacer llegar los documentos a sus destinos.


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Al cargarse la forma en pantalla, ésta aparece en blanco, para conocer a que documentos Recepcionados y despachados se les debe asignar recorrido interno se procede de la siguiente manera:

� Ir a la barra de herramientas y dar clic en Ejecutar Consulta Ejecutar Consulta Ejecutar Consulta Ejecutar Consulta . Aparecerán los datos de los documentos que están pendientes por entregar en el interior de la corporación.

� El cursor queda posicionado en el campo Num RecorNum RecorNum RecorNum Recor. Para seleccionar el

recorrido que se le asignará a cada uno de los documentos, se oprime la tecla F9F9F9F9. Cuando se trate de un Derecho de PeticiónDerecho de PeticiónDerecho de PeticiónDerecho de Petición o una TutelaTutelaTutelaTutela se asigna el recorrido URGENTEURGENTEURGENTEURGENTE ya que por su carácter de importancia, no se puede retrazar la entrega del documento.

� Posicionar el cursor en el campo del código del mensajerocódigo del mensajerocódigo del mensajerocódigo del mensajero, con F9F9F9F9 se llama a la

lista de valores que contiene la información de los mensajeros internos y externos de la corporación, se da clic en AceptarAceptarAceptarAceptar y los datos se insertan en los cuadros de texto correspondiente.

� Ir a la barra de herramientas y dar clic en el icono de GuardarGuardarGuardarGuardar.

Los documentos que ya se le asignaron recorrido, al ejecutar nuevamente una consulta, ya no aparecerán en este formulario, sus datos se deberán consultar a través del formulario Asignación de Recorrido InternoAsignación de Recorrido InternoAsignación de Recorrido InternoAsignación de Recorrido Interno del submenú ConsultarConsultarConsultarConsultar.


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2. Asignar Recorrido Externo a los Documentos2. Asignar Recorrido Externo a los Documentos2. Asignar Recorrido Externo a los Documentos2. Asignar Recorrido Externo a los Documentos Interfaz cuyo objetivo es facilitar el almacenamiento de la información necesaria para programar la distribución de los documentos dirigidos al exterior de CORPONOR. La forma, se encuentra directamente relacionado con Asignación de Recorrido Externo Asignación de Recorrido Externo Asignación de Recorrido Externo Asignación de Recorrido Externo que hace parte del submenú ConsultarConsultarConsultarConsultar. debido a que a través de este, se verifican los datos de los recorridos y mensajeros responsables de hacer llegar los documentos a los destinos externos.

Para asignar recorridos externos, se debe hacer lo siguiente:

� Ir al icono de Ejecutar ConsultaEjecutar ConsultaEjecutar ConsultaEjecutar Consulta. Se visualizan los datos de los documentos que están por salir de la corporación.

� Posicionarse en el campo Cod Mens Cod Mens Cod Mens Cod Mens y oprimir la tecla F9F9F9F9.

� Seleccionar el mensajero que se responsabilizará de la correspondencia.

� Dar clic en Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar para que el CódigoCódigoCódigoCódigo, NombreNombreNombreNombre y EmpresaEmpresaEmpresaEmpresa se inserten en sus

respectivos campos.


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� Dar clic en el icono de Guardar Guardar Guardar Guardar . Para verificar los datos de los documentos a los cuales ya se le asignó un recorrido externo, se va al formulario Asignación de Recorrido ExternoAsignación de Recorrido ExternoAsignación de Recorrido ExternoAsignación de Recorrido Externo del submenú Consultaronsultaronsultaronsultar. ConsultarConsultarConsultarConsultar Submenú creado para informar a los administradores del sistema sobre aspectos como, documentos que han sido contestados, los que están por responderse, entre otros. Esta alternativa, es de gran utilidad debido a que permite al CID brindar un mejor servicio al usuario a la hora resolver preguntas e inquietudes. Se encuentra conformado por las siguientes opciones: 1. Documentos Pendientes1. Documentos Pendientes1. Documentos Pendientes1. Documentos Pendientes Permite conocer los documentos que aún no han sido contestados, es decir, su fecha limite para emitir respuesta no se ha vencido.

Para observar cuales documentos aún no han sido respondidos en un lapso de tiempo se procede de la siguiente manera:


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� Ubicar el cursor en el campo Fecha InicialFecha InicialFecha InicialFecha Inicial.

� Digitar la fecha desde la cual desea iniciar la consulta. El formato correcto para

especificar la fecha es DD-MM-YYYY.

� Ubicar el cursor en el campo Fecha FinalFecha FinalFecha FinalFecha Final.

� Digitar la fecha hasta la cual desea limitar la consulta. El formato correcto para especificar la fecha es DD-MM-YYYY.

� Ir a la barra de herramientas al icono de Ejecutar ConsultaEjecutar ConsultaEjecutar ConsultaEjecutar Consulta .

Desde el formulario, ningún usuario puede borrar o eliminar un registro. Si se intenta realizar una de estas acciones el sistema activa la siguiente alerta:

2. Documentos Contestados2. Documentos Contestados2. Documentos Contestados2. Documentos Contestados Informa qué documentos han sido respondidos antes de vencer su tiempo máximo de respuesta, así como también indica los datos del oficio con el cual se respondió.


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Para saber cuales documentos han sido respondidos, se debe efectuar el siguiente proceso:

� Ubicar el cursor en el campo Fecha InicialFecha InicialFecha InicialFecha Inicial. � Digitar la fecha desde la cual desea iniciar la consulta. El formato correcto para

especificar la fecha es DD-MM-YYYY. � Ubicar el cursor en el campo Fecha FinalFecha FinalFecha FinalFecha Final. � Digitar la fecha hasta la cual desea limitar la consulta. El formato correcto para

especificar la fecha es DD-MM-YYYY. � Ir a la barra de herramientas al icono Ejecutar ConsultaEjecutar ConsultaEjecutar ConsultaEjecutar Consulta .

Al igual que el anterior formulario, aquí tampoco se puede borrar o actualizar un registro, debido a que la información visualizada sólo son datos resultados de una consulta. Si se intenta una de estas operaciones se activará la misma alerta definida para el formulario anterior. Bitácora de OperacionesBitácora de OperacionesBitácora de OperacionesBitácora de Operaciones

La aplicación CID permite controlar los accesos y salidas de usuarios y administradores de la aplicación. Además permite obtener información sobre los movimientos que hacen dentro del sistema.


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Esta parte del sistema, monitorea de forma sencilla los procesos críticos de la aplicación con el objeto de supervisar que los usuarios hagan lo correcto y que la información que se almacena y muestra el sistema es la correcta.

Los campos que componen los Datos Bitácora del Sistema son:

� TransacciónTransacciónTransacciónTransacción. Especifícale tipo de operación que efectúa el usuario, por

ejemplo si es inserción, actualización o eliminación.

� UUUUsuario DBsuario DBsuario DBsuario DB. Captura el usuario Oracle con el cual se da entra al sistema CID.

� TablaTablaTablaTabla. Nombre de la tabla sobre la cual se efectúa la transacción.

� Fecha y HoraFecha y HoraFecha y HoraFecha y Hora. El sistema toma la hora y fecha exacta en que sucede la transacción.

� MáquinaMáquinaMáquinaMáquina. Guarda el nombre del equipo desde el cual se accede para

realizar la transacción.


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� ValoresValoresValoresValores. Muestra el nuevo valor que adquieren los campos después de efectuarse una transacción.

Es importante recordar que esta bitácora no puede ser modificada ni actualizada por ningún usuario, de lo contrario aparecerá la alerta NO _ ACTUALIZABLE NO _ ACTUALIZABLE NO _ ACTUALIZABLE NO _ ACTUALIZABLE que se activa en varios formularios de la aplicación.


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MMMMódulo Dependenciasódulo Dependenciasódulo Dependenciasódulo Dependencias

Módulo que agrupa las opciones a las que tienen acceso los funcionarios de la corporación. Esta opción no sólo agiliza algunos procesos sino también da un mayor grado de participación a los funcionarios en el desarrollo de los procesos archivísticos que se llevan a cabo en la entidad.

Consultar Correspondencia Recibida o Despachada Por DependenciasConsultar Correspondencia Recibida o Despachada Por DependenciasConsultar Correspondencia Recibida o Despachada Por DependenciasConsultar Correspondencia Recibida o Despachada Por Dependencias Opciones que permiten a los funcionarios conocer que correspondencia a llegado o salido de una dependencia especifica en un rango de fechas determinado.


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Para observar que los documentos que han entrado o salido de una dependencia debe efectuar los siguientes pasos:

� Ubicarse en la etiqueta DependenciaDependenciaDependenciaDependencia del bloque Dependencia Dependencia Dependencia Dependencia y Fechas.Fechas.Fechas.Fechas.

� Oprimir la tecla F9 F9 F9 F9 para activar la lista de valores que contiene los datos de

las dependencias.

� Dar clic en Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar para insertar los datos en los respectivos campos.

� Situarse en el campo Fecha InicialFecha InicialFecha InicialFecha Inicial y FinalFinalFinalFinal para delimitar la búsqueda. El formato de fecha debe ser DD-MM-YYYY.

� Ir a la barra de herramientas y dar clic en el icono de Ejecutar ConsultaEjecutar ConsultaEjecutar ConsultaEjecutar Consulta.

Es importante saber que un usuario solo podrá consultar la correspondencia de las dependencias u oficinas a las cuales tenga acceso gracias a los permisos otorgados a cada usuario. Si el usuario no esta autorizado para visualizar la correspondencia de la dependencia especificada, se activará la siguiente alerta:


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Registrar MemorandosRegistrar MemorandosRegistrar MemorandosRegistrar Memorandos Interfaz que asigna a las dependencias la responsabilidad de registrar los memorandos que emite cada una de ellas, para así, llevar un mayor control sobre este tipo de correspondencia interna que es de gran importancia para la entidad.

El formulario Registrar Memorandos, se encuentra confirmado por 2 pestañas que contienen todos los datos necesarios para radicar de forma adecuada un memorando. Los campos que conforman la primera pestaña son:

� Num_RadNum_RadNum_RadNum_Rad, VigenciaVigenciaVigenciaVigencia. Son los datos que identifican al memorando dentro del

sistema y la corporación. Al igual que los documentos Recepcionados y despachados, los memorandos deben cada año inicializar su secuencia en uno, y por cada dependencia que exista en la corporación debe haber una secuencia.

� Fecha y HoraFecha y HoraFecha y HoraFecha y Hora. Permiten conocer con exactitud, la fecha y hora en que fue

emitido el memorando. Estos datos son generados por el sistema y son inmodificables.


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� Tipo CorrespTipo CorrespTipo CorrespTipo Corresp. Este campo indica qué dependencia esta emitiendo el comunicado ya que el tipo de correspondencia esta ligado con los datos de las dependencias.

� Rad_ Ant, Vigencia_AntRad_ Ant, Vigencia_AntRad_ Ant, Vigencia_AntRad_ Ant, Vigencia_Ant. Estable relación con memorandos que tratan el

mismo asunto. Son los antecedentes del memorando. Para elegir el dato, se pulsa la tecla F9F9F9F9 y con ello se llama a la lista de valores que trae los memorandos emitidos anteriormente.

� Descripción y AsuntoDescripción y AsuntoDescripción y AsuntoDescripción y Asunto. DescripciónDescripciónDescripciónDescripción corresponde a una breve narración del

tema tratado en el cuerpo del memorando y AsuntoAsuntoAsuntoAsunto, es el objeto general que causa o motiva la emisión del memo trámite. Para facilitar la escritura del texto, cuando se instancia el campo Descripción, se abre un Editor de Texto, que permite visualizar completamente el texto digitado.

� TrámiteTrámiteTrámiteTrámite. Indica el trámite inicial que se le dará al documento dentro de la

corporación. Para determinar cual será, se oprime la tecla F9F9F9F9 para llamar a la lista de valores que contiene los datos de los posibles trámites que el Centro de Información ha definido. Se selecciona el trámite correcto y se da clic en AceptarAceptarAceptarAceptar para que los datos escogidos sean insertados en los campos correspondientes.

� Num_AnexosNum_AnexosNum_AnexosNum_Anexos. Especifica la cantidad de anexos que contiene el memo. Por

defecto el valor es 0. este campo solo acepta valores numéricos, de lo contrario se activa la alerta DATO_INCORRECTODATO_INCORRECTODATO_INCORRECTODATO_INCORRECTO.

La segunda pestaña agrupa en Datos DestinatarioDatos DestinatarioDatos DestinatarioDatos Destinatario los campos que guardan y visualizan la información relacionada con el destino del memo. Estos campos son:

� Ordinal Ordinal Ordinal Ordinal Consecutivo numérico que indica el número del destino. El dato

debe ser digitado por el usuario, teniendo en cuenta que incrementa en una unidad a medida que aparece un nuevo destino. El campo solo acepta números.

� Nombre Dependencia, cc y Nombre FuncionarioNombre Dependencia, cc y Nombre FuncionarioNombre Dependencia, cc y Nombre FuncionarioNombre Dependencia, cc y Nombre Funcionario. Corresponden a los datos del destino final del memo. Nombre DependenciaNombre DependenciaNombre DependenciaNombre Dependencia indica la dependencia a la cual pertenece el Funcionario al cual va dirigido el documento. Para llenar estos datos se procede de la siguiente forma:

� Situar el cursor en el campo Nombre DependenciaNombre DependenciaNombre DependenciaNombre Dependencia.

� Oprimir la tecla F9 para llamar a la lista de valores.

� Seleccionar la información correcta.


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� Dar clic en Aceptarceptarceptarceptar para insertar los 3 datos en sus campos correspondientes.

� Fecha Ent, Hora EntFecha Ent, Hora EntFecha Ent, Hora EntFecha Ent, Hora Ent. Indican los datos del día y la hora en que el documento es entregado al destino final.

Registrar Pases de DocumentosRegistrar Pases de DocumentosRegistrar Pases de DocumentosRegistrar Pases de Documentos Formulario que controla el flujo interno de los documentos entre las dependencias y funcionarios de la corporación, con el fin de conocer en un momento dado cual es la persona o sección que tiene en su poder un oficio en particular.

Registrar pases de documentos es un formulario que permite conocer cual es la ruta que ha seguido un documento dentro de la corporación desde su llegada hasta que finaliza su ciclo dentro de las oficinas de CORPONORCORPONORCORPONORCORPONOR. En primera medida todo documento que es recepcionado, en el momento en que esta siendo registrado en el sistema, internamente después de crear el registro físico, se hace un pase por defecto a la dependencia destino ya que ella es la primera sección que se responsabilizará del documento.


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Por otro lado, cabe recordar que cuando un documento es descargado del sistema, internamente se hace un pase a la dependencia que corresponde al Centro de Centro de Centro de Centro de InformaciónInformaciónInformaciónInformación y el trámite siempre va a ser Para ArchivarPara ArchivarPara ArchivarPara Archivar y su nuevo responsable será el administrador el CID. Los usuarios que ingresen a esta sección podrán actualizar e insertar registros que se encuentren localizados en el segundo bloque, es decir, en DATOS DEL PASEDATOS DEL PASEDATOS DEL PASEDATOS DEL PASE, más no podrán eliminar alguno. Al momento de intentar borrar se activará la alerta NO_BORRARNO_BORRARNO_BORRARNO_BORRAR. Por otro lado, los registros del primer bloque no podrán ser modificados ni borrados por ningún motivo, para prevenir dichas acciones, se diseñó la alerta NO_ACTUALIZABLENO_ACTUALIZABLENO_ACTUALIZABLENO_ACTUALIZABLE. Para registrar un pase se realiza el siguiente proceso:

� Ejecutar una consulta general o específica para ubicar el registro que identifica al documento que se va a pasar.

� Incrementar en uno el consecutivo que indica el número del pase.

� Posicionarse en el campo Cod DepCod DepCod DepCod Dep .

� Oprimir la tecla F9F9F9F9 para activar la lista de valores que trae los datos de las dependencias.

� Seleccionar la Dependencia Pase o nuevo destino.

� Dar clic en AceptarAceptarAceptarAceptar para insertar los datos en los respectivos campos.

� Posicionarse en el campo CC.

� Oprimir la tecla F9F9F9F9 para activar la lista de valores que trae los datos de los

funcionarios.

� Seleccionar el Funcionario Pase o nuevo responsable del documento.

� Dar clic en AceptarAceptarAceptarAceptar para insertar los datos en los respectivos campos.

� Posicionarse en el campo Cod Trámite.

� Llamar a la lista de valores, seleccionar el dato correcto y dar clic en Aceptar para insertar los datos en los respectivos campos.


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Después de haberse registrado un pase documental, se puede imprimir un listado de los documentos que se van a traspasar de una oficina a otra o de un funcionario a otro. Para realizar el procedimiento hace:

� Seleccionar a través del cuadro de chequeo que se encuentra al lado

izquierdo del campo consecutivo los pases que se desean listar. � Dar clic en guardar. � Dar clic en el botón que tiene una impresora graficada para que

internamente se efectúe el proceso correspondiente y posteriormente se haga el llamado a Reporte para que ejecute y visualice el reporte.

Una vez finalizado el proceso de impresión, antes de salir del formulario se debe limpiar o resetear los cuadros de chequeo. El proceso es el siguiente:

� Dar clic en el botón que tiene un borrador graficado. � Dar clic en el icono de salvar o guardar.


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MMMMódulo Archivoódulo Archivoódulo Archivoódulo Archivo

Módulo cuyo fin es llevar un adecuado inventario documental para facilitar la ubicación física de un documento y tener un mayor control sobre los prestamos y devoluciones de los oficios que reposan en el Archivo.

MMMMódulo Mantenimientoódulo Mantenimientoódulo Mantenimientoódulo Mantenimiento

Opción fundamental para el manejo del sistema, ya que en ella se encuentra las formas que permiten el registro, eliminación y modificación de los datos básicos requeridos para el adecuado funcionamiento del sistema CID. En el módulo se registra información de las entidades que mantienen relación con la corporación, de las series documentales, trámites de los documentos, funcionarios, entre otros.

Datos CIDDatos CIDDatos CIDDatos CID Alternativa que permite almacenar los datos propios del Centro de Información, que son necesarios para el adecuado funcionamiento del sistema CID.


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Datos CIDDatos CIDDatos CIDDatos CID, esta conformado por dos opciones: 1. Centro de Información CID1. Centro de Información CID1. Centro de Información CID1. Centro de Información CID. Presenta los datos sobre el Centro de Información tales como código de dependencia, responsable, entre otros.

Los campos que conforman el bloque Datos del CID Datos del CID Datos del CID Datos del CID son:

� CódigoCódigoCódigoCódigo. Indica el código de la dependencia CID.

� DependenciaDependenciaDependenciaDependencia. Especifícale nombre de la dependencia que contiene al Centro de Información CID.

� CcCcCcCc. Documento que identifica al responsable del Centro de Información.

� ResponsableResponsableResponsableResponsable. Nombre completo del responsable del Centro de Información.

� FechaFechaFechaFecha. Indica la fecha en la que el registro es creado. Se crea un nuevo registro

cada vez que la corporación sufra una reestructuración o alguno de los datos amerite ser modificado.

2.2.2.2. Usuarios del SistemaUsuarios del SistemaUsuarios del SistemaUsuarios del Sistema


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Alternativa que guarda la información de todos los usuarios que fueron creados para el sistema de información, indicando a que dependencias tiene acceso cada uno de ellos.

La forma se encuentra organizada en dos grandes bloques. La primera sección cubre los datos de identificación del usuario, tales como su nombre de usuarionombre de usuarionombre de usuarionombre de usuario y su password password password password o clave. La segunda sección abarca los Datos de las DependenciasDatos de las DependenciasDatos de las DependenciasDatos de las Dependencias a las cuales puede acceder el usuario para consultar la información. En este bloque cuando el usuario va a crear un registro, puede usar una lista de valores para establecer las dependencias, basta con oprimir la tecla F9F9F9F9 y seleccionar la alternativa deseada.

Tipos de CorrespondenciaTipos de CorrespondenciaTipos de CorrespondenciaTipos de Correspondencia El formulario registra la tipología de la correspondencia que maneja Corponor, por ejemplo, Correspondencia Recepcionada, Correspondencia Despachada, Memos, etc.


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El formulario se encuentra conformado por dos campos que son: � TipoTipoTipoTipo. Almacena el código del tipo de correspondencia. El código es

automáticamente generado por el sistema al momento de salvar o guardar. � DescripciónDescripciónDescripciónDescripción. Guarda la especificación o nombre del tipo de correspondencia.

Este campo solo acepta caracteres alfabéticos, de lo contrario activa la alerta SOLO LETRASSOLO LETRASSOLO LETRASSOLO LETRAS.

Ninguno de los dos campos puede quedar nulo o vacío.

Fechas LabFechas LabFechas LabFechas Laboralesoralesoralesorales Forma diseñada para registrar las fechas laborales según calendario vigente. No se tienen en cuenta, los días festivos, los sábados ni domingos. La forma se hizo necesaria para conocer cuales son los días hábiles del año para poder calcular las fechas limites de respuesta de los documentos recepcionados Los datos se deben actualizar anualmente.


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Los campos que se encuentran en este formulario son:

� FechaFechaFechaFecha. Almacena la fecha laboral en formato DD-MM-YYYY.

� DíaDíaDíaDía. Guarda el nombre del día de la semana que corresponde a la fecha.

Tipo DocumentoTipo DocumentoTipo DocumentoTipo Documento Formulario que permite registrar las diferentes clases de documentos que se manejan en la corporación. Por ejemplo, cartas, fax, E_mail, Tutelas, Derechos de Petición, entre otros.


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Tipos de documento presenta solo dos campos para registrar la información:

� CódigoCódigoCódigoCódigo. El sistema establece automáticamente el consecutivo que identifica las clases de documentos que maneja la corporación. El código es generado al momento de salvar o guardar el registro creado.

� NombreNombreNombreNombre. Es la descripción o nombre de la clase de documento. Este campo solo acepta caracteres alfabéticos. Si se intenta almacenar un número o carácter diferente a letras, se activa la alerta SOLO_ LETRASSOLO_ LETRASSOLO_ LETRASSOLO_ LETRAS.

TrámitesTrámitesTrámitesTrámites Interfaz que permite al usuario ingresar la información concerniente a los trámites por los cuales puede pasar un documento en un momento dado en su proceso de gestión por la corporación.


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El registro de un trámite es un proceso muy sencillo y corto debido a que solo son datos los requeridos: El códigocódigocódigocódigo que identifica al trámite y su descripción o nombrenombrenombrenombre. El códigocódigocódigocódigo es generado automáticamente por el sistema al guardar el registro, y el campo nombre nombre nombre nombre solo acepta letras o caracteres alfabéticos.

DependenciasDependenciasDependenciasDependencias Pantalla que permite ingresar al sistemas los códigos y nombres de las subdirecciones, dependencias u oficinas que conforman la corporación según su organigrama.


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El formulario Dependencias esta conformado por dos cuadros de texto, que son:

� CódigoCódigoCódigoCódigo. Almacena el código que identifica a las secciones de la corporación

de acuerdo a su estructura orgánica.

� NombreNombreNombreNombre. Guarda el nombre de la división o sección de la corporación. CargosCargosCargosCargos Opción que registra los cargos o puestos que se pueden desempeñar dentro de cada dependencia de la corporación.


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Las interfaz Cargos por Dependencias Cargos por Dependencias Cargos por Dependencias Cargos por Dependencias se encuentra organizada en dos grandes secciones:

� Datos DependenciasDatos DependenciasDatos DependenciasDatos Dependencias. Contiene la información referente a las dependencias.

� Datos CargosDatos CargosDatos CargosDatos Cargos. Sección que muestra y registra los datos de los cargos o puestos que se pueden desempeñar de acuerdo a la dependencia especificada en el primer bloque. El códigocódigocódigocódigo lo genera el sistema al salvar o guardar y el nombrenombrenombrenombre, lo define le usuario teniendo en cuenta que solo se aceptan letras.

MecanógrafasMecanógrafasMecanógrafasMecanógrafas Forma que registra los datos de las personas encargadas de redactar, transcribir o elaborar los oficios producidos por CorponorCorponorCorponorCorponor.


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El formulario permite capturar el códigocódigocódigocódigo asignado a la secretaria encargada de transcribir un documento que va a ser despachado y el nombrenombrenombrenombre de la misma. El código lo genera el sistema y el campo nombre solo acepta letras.

MotivosMotivosMotivosMotivos Interfaz que permite ingresar las causas que ocasionan observaciones sobre los documentos que se reciben o despachan en la corporación.


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El formulario esta conformado por dos campos :

� CódigoCódigoCódigoCódigo. Indica el consecutivo que identifica al motivo dentro del sistema. El código lo genera el sistema.

� MotivoMotivoMotivoMotivo. Descripción o nombre del motivo. Este campo solo acepta

letras. EstadosEstadosEstadosEstados Submenú que contiene las opciones que permiten alimentar al sistema con los datos de los estados por los cuales puede pasar un documento durante su permanencia en la corporación. Las opciones que conforman el submenú son: 1. Estados Generales1. Estados Generales1. Estados Generales1. Estados Generales Registra los datos de los estados: El ccccódigoódigoódigoódigo asignado, Nombre Nombre Nombre Nombre y Detalle Detalle Detalle Detalle o descripción breve del mismo. Atendido, Prestado, Archivado entre otros, son ejemplos de estados de documentos.


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2. Estados del Documento2. Estados del Documento2. Estados del Documento2. Estados del Documento Indica los estados por los cuales pasa cada documento durante su ciclo de vida.

La interfaz esta dividida en dos grandes secciones: � Datos del DocumentoDatos del DocumentoDatos del DocumentoDatos del Documento. Muestra los datos de identificación de los

documentos que se encuentran dentro de la corporación. Los datos visualizados son: OrdinalOrdinalOrdinalOrdinal, Num_Rad Num_Rad Num_Rad Num_Rad y VigenciaVigenciaVigenciaVigencia. Ninguno de los datos de este bloque puede ser borrado o modificado.

� Datos del EstadoDatos del EstadoDatos del EstadoDatos del Estado. Indica los estados por los cuales pasa el documento especificado en el primer bloque en una fecha determinada. De este bloque no se puede borrar ningún registro, para prevenir esto, se diseñó la alerta NO_BORRARNO_BORRARNO_BORRARNO_BORRAR.

Para establecer el estado, se oprime la tecla F9 F9 F9 F9 que activa la lista de valores que contiene los datos de los estados de un documento. El formato de la fecha debe ser DD-MM-YYYY. Si la fecha es mayor a la fecha actual, se activa la alerta FECHA _INVALIDAFECHA _INVALIDAFECHA _INVALIDAFECHA _INVALIDA.


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Disposición FinalDisposición FinalDisposición FinalDisposición Final La interfaz permite alimentar el sistema con la información concerniente a la disposición final que se le dan a los documentos después de haber terminado su periodo en el archivo central o en el archivo histórico, es decir, determina si se conservan totalmente, microfilman, seleccionan o eliminan series documentales, en concordancia con lo registrado en la Tabla de Retención Documental, una vez se ha cumplido los periodos determinados de permanencia en el archivo de la corporación.

Para manejar lo referente a las disposiciones finales, se crearon los campos CódigoCódigoCódigoCódigo y NombreNombreNombreNombre. El código lo genera el sistema al salvar el registro y nombre guarda la especificación de la disposición.

UbiUbiUbiUbicación Geográficacación Geográficacación Geográficacación Geográfica Submenú conformado por 3 opciones que en su conjunto sitúan geográficamente a una entidad o persona.

� PaísPaísPaísPaís. Registra el código y nombre de los países con los que intercambia correspondencia la corporación.

� DptoDptoDptoDpto. Permite ingresar el código y nombre de los departamentos que hacen parte de los países con los que Corponor se relaciona.


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� CiudadCiudadCiudadCiudad. Registra los datos de los municipios y ciudades.

En cualquiera de los tres formularios, el usuario debe ingresar los códigos reales de los países, departamentos y ciudades.

SerieSerieSerieSerie DocumentalDocumentalDocumentalDocumental En esta sección del sistema se deben registrar las tablas de retención documental, las cuales organizan y clasifican los documentos que maneja la corporación a partir del concepto de archivo total. El submenú se encuentra conformado por las siguientes opciones: 1. Series Generales1. Series Generales1. Series Generales1. Series Generales Forma que facilita la alimentación del sistema con la tabla de Retención Documental, la cual actualmente se encuentra aprobada por el Archivo General de la Nación.


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Los datos que se necesitan para registrar una serie Documental son:

� CódigoCódigoCódigoCódigo. Indica el consecutivo que identifica a la serie dentro de la Tabla de Retención Documental.

� VigenciaVigenciaVigenciaVigencia. Indica el año de aprobación de la Serie Documental.

� NombreNombreNombreNombre. Especificación que identifica a la serie documental.

2. Series Por Dependencias2. Series Por Dependencias2. Series Por Dependencias2. Series Por Dependencias Este formulario permite relacionar todas las series documentales que maneja cada dependencia, asignándole a cada una su tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión, en el Archivo Central y procedimiento. En el primer bloque se visualizan los datos de las dependencias de la corporación y de acuerdo a ella, se estable que serie se manejan en dicha sección. Para seleccionar a la serie, se oprime la tecla FFFF9999, para traer los datos. Los campos Ret G Ret G Ret G Ret G y Ret C Ret C Ret C Ret C son cuadros de texto que solo acepta caracteres numéricos. Si se intenta introducir un caracteres diferente a números, se activa la alerta DATO_INCORRECTODATO_INCORRECTODATO_INCORRECTODATO_INCORRECTO.


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FuncionariosFuncionariosFuncionariosFuncionarios

La forma permite la entrada de la información de los usuarios, tales como los datos de identificación, dependencia a la que esta vinculado, el tipo de usuario, el cargo que desempeña y otros aspectos.


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Los campos que conforman el formulario son:

� CédulaCédulaCédulaCédula. Guarda el número del documento de identidad de los funcionarios.

� TipoTipoTipoTipo. Especifica si el funcionario es de planta o contratista. Por defecto el valor es CONTRATOCONTRATOCONTRATOCONTRATO, pero si se desea cambiar , se da clic en la flecha que esta a la derecha y se despliega la otra opción....

� Dep CargoDep CargoDep CargoDep Cargo. Indica la dependencia a la cual pertenece el funcionario y el cargo

que desempeña en ella. Para llenar estos datos, se oprime la tecla F9 F9 F9 F9 , que activa la lista de valores que contiene la información referente a los cargos de cada sección.

� E_MailE_MailE_MailE_Mail. Almacena el correo electrónico de la persona. El sistema valida el

formato de la cadena de caracteres que se introduce en el cuadro de texto. Si el formato es incorrecto se activa la siguiente alerta::::

EntidadesEntidadesEntidadesEntidades


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Interfaz que permite registrar, los datos más relevantes de las personas o entidades que intercambian correspondencia con CORPONORCORPONORCORPONORCORPONOR.

Los campos que conforman la interfaz son los siguientes: � Cód Cód Cód Cód y NombreNombreNombreNombre. Son los datos que identifica a las personas o empresas que

se relacionan con CORPONOR.CORPONOR.CORPONOR.CORPONOR. El código es un número de 3 cifras que le sistema genera automáticamente cuando se salva el registro.

� AAAAAAAA. Apartado aéreo es un campo que solo acepta caracteres numéricos.

� E_MailE_MailE_MailE_Mail. Almacena el correo electrónico de la persona o empresa. Esta campo valida el formato de correo. Cuando el formato es incorrecto, se activa la alerta FORMATO E_MAILFORMATO E_MAILFORMATO E_MAILFORMATO E_MAIL.

� TeléfonoTeléfonoTeléfonoTeléfono. Guarda el número telefónico con el cual se puede contactar al

remitente. El campo tiene una longitud que permite almacenar números de celulares.

� Código P D CCódigo P D CCódigo P D CCódigo P D C. Indica la ubicación geográfica o de residencia del remitente.

Para establecer con facilitad estos datos, se hace uso de la lista de valores que contiene los datos de los países, departamentos y ciudades.

DistribucDistribucDistribucDistribuciónióniónión.


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Submenú que en su conjunto facilita la programación del correo interno y externo. 1. Recorridos1. Recorridos1. Recorridos1. Recorridos Formulario que facilita la introducción de los recorridos programados para la distribución de los documentos hacia el interior de la corporación.

Se encuentra conformado por el campo Código y NombreCódigo y NombreCódigo y NombreCódigo y Nombre. Nombre especifica si el recorrido se efectúa en la mañana o en la tarde y la hora de salida del mismo. Existe un recorrido especial que se llama URGENTE URGENTE URGENTE URGENTE que es el que se asigna a los documentos con vencimiento de Términos. El código lo asigna el sistema automáticamente al guardar el registro. 2. Mensajeros2. Mensajeros2. Mensajeros2. Mensajeros Esta opción se utiliza para almacenar la información pertinente a las personas o empresas encargadas de prestar a la corporación el servicio de mensajería, para efectuar la distribución y entrega de la correspondencia a despachar, ya sea a nivel interno o externo.


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La interfaz mensajero contiene los siguientes campos:

� Código y NombreCódigo y NombreCódigo y NombreCódigo y Nombre. Datos que identifican al mensajero. El código es un consecutivo que asigna el sistema al momento de salvar o guardar.

� TipoTipoTipoTipo. Indica si el mensajero es interno o externo.

� EmpresaEmpresaEmpresaEmpresa. Establece a que empresa esta asociado el mensajero.

� TeléfonoTeléfonoTeléfonoTeléfono. Numero telefónico para contactar al mensajero en caso de ser

requerido.


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MMMMódulo Reportesódulo Reportesódulo Reportesódulo Reportes

Submenú conformado por las opciones de salida que suministran los listados de los resultados e información que requiere el Centro de Información, para llevar un seguimiento del trabajo allí realizado.

CorreCorreCorreCorrespondencia Recibidaspondencia Recibidaspondencia Recibidaspondencia Recibida Opción del menú que permite sacar diferentes listados de la correspondencia entrante. Estos reportes, pueden ser visualizados tanto en pantalla como en medio impreso.


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El submenú Correspondencia Recibida lo componen las siguientes formas: 1. Reporte General1. Reporte General1. Reporte General1. Reporte General

Lista todos los oficios en general que llegan a CORPONOR en un rango de fechas definido. 2. Correspondencia Recibida Por Dependencias2. Correspondencia Recibida Por Dependencias2. Correspondencia Recibida Por Dependencias2. Correspondencia Recibida Por Dependencias Genera un reporte de los oficios que llegan, teniendo en cuenta los parámetros de Dependencia y rango de fechas. 3. Correspondencia a Vencerse3. Correspondencia a Vencerse3. Correspondencia a Vencerse3. Correspondencia a Vencerse Relaciona los documentos que aún no se han respondido pero su tiempo máximo de respuesta todavía no ha expirado. 4. Correspondencia Contestada4. Correspondencia Contestada4. Correspondencia Contestada4. Correspondencia Contestada Lista los oficios que han sido respondidos en un tiempo dado.


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5. Correspondencia Vencida5. Correspondencia Vencida5. Correspondencia Vencida5. Correspondencia Vencida Reporta los documentos cuyo tiempo máximo de respuesta ha sido sobrepasado y aún no se ha reportado que halla sido respondido. En este reporte hay que tener en cuneta que el sistema solo lista los documentos vencidos durante el trascurso del mes que indica la fecha, poniendo como limite la misma. Para explicar esto, si se digita la fecha 25 de abril de 2003, el sistema lista los documentos vencidos durante el mes de abril hasta el día 25.

En general, este conjunto de reportes presenta una pantalla de parámetros similar a las dos que se muestran a continuación:


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En ambos modelos de pantallas de parámetros se debe introducir un rango de fecha para delimitar el reporte. El formato de fecha debe ser DD-MM-YYYY. Adicionalmente, en el segundo modelo se debe especificar los datos de la dependencia que va a filtrar la consulta, para ello se ubica el cursor en la flecha, se da clic y se despliega toda la información de las mismas. La vista preliminar de un reporte es:


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Después de generado un reporte, si se desea cerrar, se da clic en el icono de la X roja y aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Cuando aparece este dialogo, solo se debe dar clic en OKOKOKOK. Para imprimir un reporte, se debe hacer:

� Ir a la barra de herramientas y dar clic en el icono . � Seleccionar la impresora. � Seleccionar el Tipo y tamaño del papel. � Elegir la orientación (Horizontal o Vertical).


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Correspondencia DespachadaCorrespondencia DespachadaCorrespondencia DespachadaCorrespondencia Despachada Opción del menú que permite sacar diferentes listados de la correspondencia que sale de la entidad. Estos reportes, pueden ser visualizados tanto en pantalla como en medio impreso.

1.1.1.1. Reporte GeneralReporte GeneralReporte GeneralReporte General Lista todos los oficios en general que salen de CORPONOR en un rango de fechas definido. 2.2.2.2. Correspondencia Correspondencia Correspondencia Correspondencia DespachaDespachaDespachaDespachada Por Dependenciada Por Dependenciada Por Dependenciada Por Dependencia Genera un reporte de los oficios que salen de la corporación, teniendo en cuenta los parámetros de Dependencia y rango de fechas. Las pantallas de parámetros definidas para éstas opciones del sistema son similares a las diseñadas para el submenú de Correspondencia RecepcionadasCorrespondencia RecepcionadasCorrespondencia RecepcionadasCorrespondencia Recepcionadas. Las visualización de una pantalla de parámetros del submenú presenta el siguiente diseño:


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La vista preliminar de un reporte general de Correspondencia Despachada es la siguiente:

Distribución de CorrespondenciaDistribución de CorrespondenciaDistribución de CorrespondenciaDistribución de Correspondencia Alternativa que informa sobre los recorridos asignados a los documentos oficiales.

1.1.1.1. Asignación de RecorridoAsignación de RecorridoAsignación de RecorridoAsignación de Recorridos Internoss Internoss Internoss Internos Opción que genera un listado de todos los documentos que se le encargan a un mensajero en especial durante un periodo de tiempo determinado. 2.2.2.2. Asignación de Recorridos ExternosAsignación de Recorridos ExternosAsignación de Recorridos ExternosAsignación de Recorridos Externos Genera un informe con todos los documentos que son responsabilidad de un mensajero dado en un tiempo específico. Las pantallas de parámetros siguen el formato que se muestra a continuación:


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La vista previa del reporte de Asignación de Recorridos se puede aprecia en el pantallazo que se presenta a continuación:

Como se puede observar, el reporte tiene reservado un espacio para que la persona o mensajero que se va hacer cargo de la distribución de la correspondencia firme, para que quede constancia de dicha entrega.


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MMMMódulo Eódulo Eódulo Eódulo Estadísticastadísticastadísticastadística

Submenú que permite de forma grafica observar algunas actividades desarrolladas en el centro de información CID. Las actividades sobre las cuales se establece el proceso estadístico son:

� Recepción Oficial � Despacho Oficial � Documentos Vencidos � Documentos Pendientes

Este submenú se encuentra conformado por una única interfaz que se muestra a continuación:

Para graficar la tarta, se debe introducir un rango de fechas bajo el formato de DD-MM-

YYYY y luego dar clic en el botón para empezar el proceso de graficación. Cabe mencionar que todos los procesos se van a delimitar por el rango establecido en la pantalla de parámetros, pero en el caso de los documentos vencidos, sólo se tienen en cuenta los documentos que se han vencido en el mes de la fecha final. Por ejemplo, si se digita 02-02-2003 como fecha inicial y 28-04-2003 como fecha final, solo se


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listarán los documentos vencidos durante el mes de abril hasta el 28 del mismo mes, es decir, desde el primero de abril hasta ese día. Cuando los datos que se van a graficar están siendo procesados, aparece el siguiente mensaje:

Al dar clic sobre el botón de OK, aparece en otra ventana la tarta graficada. La grafica mostrada es similar a la figura que se observa a continuación:

Al volver al formulario de estadística, aparecerá un cuadro de dialogo que informa al usuario que la tarta ha sido graficada correctamente.

manual del usuario cid - corponor

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