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MANUAL DEL PROVEEDOR SODIMAC-HOMECENTER-

CONSTRUCTOR Julio 5, 2009

ANTECEDENTES

1. SODIMAC,- con sus formatos HOMECENTER Y CONSTRUCTOR (en adelante SOCIMAC-HOMECENTER), con una larga trayectoria de más de 16 años en el mercado Colombiano, es una sociedad cuya actividad se centra en la distribución de materiales de construcción y artículos para el mejoramiento del hogar, lo que efectúa a través de sus Almacenes ubicados en distintos puntos del país. 2. Durante toda su existencia SODIMAC-HOMECENTER ha tenido especial cuidado por lograr un alto nivel de satisfacción frente a las exigencias de sus clientes y consumidores, conjugando lo anterior con sanas, constructivas y abiertas relaciones con sus Proveedores. 3. SODIMAC-HOMECENTER reconoce que en los últimos años se han producido importantes cambios económicos, culturales, sociales y demográficos que han significado también el surgimiento de un consumidor con un nuevo perfil que se caracteriza por tener un alto acceso a la información, ser más exigente y estar dotado de herramientas legales que protegen sus derechos. Estas caracteristicas y herramientas con que cuenta el consumidor, significa crecientes niveles de exigencia, particularmente para la industria del retail. 4. SODIMAC-HOMECENTER busca permanentemente de sus Proveedores:

Disponibilidad de productos

Calidad y Servicio

Rentabilidad

Diferenciación

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Confianza - Confiabilidad

Relaciones de Largo Plazo

Desarrollo conjunto del Negocio 5. SODIMAC-HOMECENTER comprende que la satisfacción de las crecientes necesidades y exigencias de sus clientes requiere de un esfuerzo conjunto y un trabajo mancomunado entre la industria del comercio y sus proveedores, teniendo la convicción de que su éxito empresarial y el de sus Proveedores están recíprocamente relacionados. 6. SODIMAC-HOMECENTER entiende que las sanas relaciones con sus proveedores requieren de un marco que establezca en forma clara los principios y las obligaciones para ambas partes. 7. Es por lo anterior que SODIMAC-HOMECENTER asume la iniciativa de expedir este manual en forma voluntaria y como una medida de autorregulación, entregándolo y poniéndolo a disposición de todos sus Proveedores, con la convicción de que constituye un acto de mejoramiento cualitativo de las buenas prácticas en su ámbito de acción, especialmente en lo que a publicidad y transparencia se refiere, respecto del Acuerdo de Compra Anual, VBA VENDOR BUYING AGREEMENT, hasta ahora utilizado.

I. OBJETO DEL MANUAL DEL PROVEEDOR SODIMAC-HOMECENTER (MPSH)

1.1. El objeto del presente documento denominado Manual del Proveedor SODIMAC-HOMECENTER en adelante MPSH, es establecer con antelación los términos y condiciones transparentes, generales, objetivos y conocidos, que rigen las relaciones de SODIMAC-HOMECENTER con sus Proveedores. Ello, sin perjuicio de las reglas especiales que para cierta categoría de Proveedores pueda establecer SODIMAC-HOMECENTER y de los acuerdos comerciales particulares que, dentro de este marco general, se pacten con cada Proveedor mediante Anexos al presente MPSH.

1.2. Este documento es público, de forma tal que a él tengan fácil acceso todos los Proveedores y quienes en el futuro deseen serlo. Para estos efectos, SODIMAC-HOMECENTER entregará formalmente una

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copia de este manual a cada uno de sus Proveedores y adicionalmente lo exhibirá en forma permanente y actualizada en su sitio Web.

1.3. La emisión y publicación del presente MPSH no implica una obligación continua en el tiempo para SODIMAC-HOMECENTER de adquirir productos o servicios específicos o un cierto volumen de mercancias de parte de los Proveedores. Este MPSH es emitido con el propósito de regular de manera transparente, general, objetiva y conocida con antelación las relaciones comerciales entre SODIMAC-HOMECENTER y sus Proveedores y el abastecimiento de mercancía que se requiera de los Proveedores a través de las Órdenes de Compra específicas que emita SODIMAC-HOMECENTER. En consecuencia, nada de lo expresado en este MPSH o en los Acuerdos Particulares si los hubiere, ni el hecho de haber requerido abastecimiento en el pasado o requerirlo en el futuro de parte de un Proveedor mediante la emisión de Órdenes de Compra, sin importar su número, monto o el tiempo durante el cual se hubieren emitido, constituye una obligación a cargo de SODIMAC-HOMECENTER de adquirir o continuar adquiriendo Productos y/o Servicios de parte de Proveedor alguno.

II. PRINCIPIOS Y ETICA DEL MPSH PRINCIPIOS Y CONSIDERACIONES GENERALES. 2.1. El presente MPSH, se funda en los siguientes principios esenciales:

Credibilidad, fundada en la ética, la transparencia y la confianza.

Busca privilegiar los compromisos de ambas partes;

Se basa en Integridad ética;

Impecabilidad en el cumplimiento de los compromisos, especialmente a lo establecido en el Capítulo IV de este instrumento.

Equidad: Busca un trato justo para todos los involucrados. Esta basada esencialmente en:

El mérito de las condiciones comerciales; y

La trayectoria de cumplimiento en el tiempo

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Respeto: Busca el reconocimiento de la dignidad de las personas y las empresas, tanto en el día a día de nuestras relaciones como dentro del marco regulatorio aplicable.

Libertad Empresarial: Busca el desarrollo de las actividades y

relaciones dentro del ámbito de libre empresa e iniciativa privada. 2.2. Para SODIMAC-HOMECENTER resulta fundamental que las relaciones con sus Proveedores se rijan por los principios de respeto, de la libre competencia, la buena fe, la lealtad comercial y la libertad de iniciativa privada, respetando en todo momento la libertad de las partes para desarrollar sus actividades privadas y acatando permanentemente las disposiciones mercantiles y de defensa del consumidor. 2.3. SODIMAC-HOMECENTER entiende la relevante misión e importancia de las pequeñas y medianas empresas para la economía nacional. Por lo tanto, SODIMAC-HOMECENTER desarrolla y desarrollará actividades contempladas en su política de responsabilidad social, que tiendan a incentivarlas y fomentarla a las pequeñas y medianas empresas. Para ello, traspasará a las mismas gradualmente técnicas y conocimientos de aprovisionamiento sustentable y responsable, monitoreando sus resultados y reconociendo a aquellos Proveedores que se involucren activamente en tales iniciativas. 2.4. Tanto SODIMAC-HOMECENTER como sus Proveedores tienen interés en contar con un sistema claro, expedito, reservado y eficiente que permita conocer e investigar quejas, reclamos o denuncias, así como solucionar controversias en un ambiente de seguridad y transparencia. Esto facilitará el entendimiento y permitirá el desarrollo fluido de las relaciones entre ellos. Por lo anterior, SODIMAC-HOMECENTER ha establecido LA DEFENSORIA DEL PROVEEDOR, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el Titulo X del presente instrumento. ETICA, LEALTAD Y BUENA FE

2.5. Principios de Lealtad Recíproca y Buena Fe.

Las relaciones entre SODIMAC-HOMECENTER y sus Proveedores deberán convenirse y ejecutarse con estricto apego a los principios de la ética empresarial, la buena fe, la lealtad recíproca y la cooperación,

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siendo esencial el compromiso que ambas partes asuman y deban asumir constantemente, en cuanto a no incurrir en conductas que puedan ser catalogadas de desleales o de malas prácticas de la industria.

2.6 Imparcialidad

La colocación de órdenes, la celebración de contratos y compromisos con Proveedores de bienes y servicios y las relaciones comerciales en general, las relaciones comerciales con los Proveedores, serán siempre imparciales, sin favoritismos ni ventajas artificiales de ningún tipo y sin discriminaciones de ninguna especie; privilegiando siempre y exclusivamente las necesidades comerciales, de competitividad y patrimoniales de SODIMAC-HOMECENTER, así como las condiciones de competitividad de las ofertas de los Proveedores, teniendo en cuenta sus términos y condiciones como un todo.

2.7 Las decisiones comerciales de SODIMAC-HOMECENTER y sus ejecutivos se basarán exclusivamente en el mérito de las ofertas recibidas y en ningún caso podrán verse influidas por favores, regalos, invitaciones, préstamos o servicios de cualquier naturaleza que efectúe alguna persona u organización que realice negocios con SODIMAC-HOMECENTER o sea competidor de ella.

2.8 PAUTAS ETICAS EN LAS RELACIONES COMERCIALES.

Es política de SODIMAC-HOMECENTER, consignada expresamente en su Código de Ética, velar porque sus ejecutivos y trabajadores mantengan el profesionalismo y la independencia de juicio en las decisiones de negocios que afectan a la Empresa y a su reputación. Por lo anterior, ningún colaborador puede aceptar obsequios u otro tipo de ventajas o beneficios provenientes de nuestros proveedores de mercancías o servicios, tales como: regalos, pago de gastos de esparcimiento, gastos de viaje o paseos, alojamiento en inmuebles destinados a recreo, usufructo de vehículos, viajes de capacitación no autorizados por las instancias internas de la empresa y cualquier otro beneficio que tenga un valor superior al de una atención corriente, comúnmente aceptada por la comunidad de negocios, como un almuerzo, una agenda, un articulo de propaganda o similares.

Lo anterior es igualmente válido cuando los beneficios descritos

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provengan de terceros eventualmente interesados en convertirse en proveedores de la empresa.

Nuestros colaboradores también deben rehusar cualquier tipo de remuneración, prestamos, comisiones, participación en utilidades o cualquier otra clase de compensación económica que les sea ofrecida por personas o entidades con las cuales sostengamos o podamos llegar a tener relaciones de negocios.

Los Proveedores comparten y entienden esta disposición en el marco de la ética y las sanas relaciones comerciales, comprometiéndose a no realizar ninguna acción o a ofrecer, entregar, dar, pagar, otorgar, extender o facilitar, directa o indirectamente, a cualquier trabajador, jefe, gerente, directivo, asesor o representante de SODIMAC-HOMECENTER, comisiones, participaciones, agasajos, regalos, dádivas, prebendas, prestaciones reales o personales, omisiones, condonaciones, incentivos o cualquier otro medio, tangible o intangible, directo o indirecto que vulnere esta política de SODIMAC-HOMECENTER.

SODIMAC-HOMECENTER exige a todos sus colaboradores, particularmente a quienes tienen en la esfera de sus funciones el manejo de las relaciones con los proveedores, gran delicadeza, honestidad y respeto. Dichas relaciones deben conducirse siempre con observancia estricta de las normas de ética previstas en el presente documento, así como en las normas de ética comercial universalmente conocidas y aceptadas. Las contravenciones a lo anterior son objeto de nuestra condena y cuentan de antemano con nuestra decisión de sancionar a los infractores.

Todo colaborador que por razón de sus funciones deba adquirir o aprobar la adquisición de bienes o servicios para SODIMAC-HOMECENTER, o que esté en posición de influir sustancialmente en la decisión, debe carecer de intereses en las compañías proveedoras o suministradoras. Ello es igualmente valido cuando en tales compañías posean interese sus familiares o allegados.

Ningún colaborador puede suministrar datos o información de

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SODIMAC-HOMECENTER que beneficien o pueda beneficiar a proveedores o potenciales proveedores, a quienes esa información otorgue ventaja frente a otros que también sean proveedores aspiren a contratar con ella o a ser proveedores nuestros.

Los criterios básicos autorizados para decidir entre un proveedor u otro son la calidad de su producto o servicio, las condiciones económicas en que los ofrece, la oportunidad en la entrega o prestación, el apoyo estratégico que ofrezca para la diferenciación y/o el posicionamiento de SODIMAC HOMECENTER en el mercado y/o frente a otros competidores, el servicio y la seriedad que asegura, la solvencia y solidez de la firma y otras condiciones comerciales que se pacten de común acuerdo.

2.9. La infracción a la prohibición de que trata el numeral 2.8 anterior se considerará como una infracción grave a las obligaciones y compromisos asumidos por el Proveedor en sus relaciones comerciales con SODIMAC-HOMECENTER y será considerado como un elemento determinante para evaluar la terminación o continuidad de las relaciones comerciales con el Proveedor, sin perjuicio de la responsabilidad que correspondiere al Proveedor de acuerdo con las normas legales y reglamentarias vigentes.

2.10. Respeto SODIMAC-HOMECENTER se compromete a dar un trato respetuoso y adecuado al Proveedor, sus ejecutivos y su personal y espera un comportamiento recíproco de sus Proveedores para con ella y su equipo humano. Frente a situaciones de no cumplimiento de esta política, el Proveedor podrá dar aviso por escrito a LA DEFENSORIA DEL PROVEEDOR. III. AMBITO DE APLICACIÓN y CESIÓN DE OBLIGACIONES Y/O DERECHOS.

3.1. El MPSH es aplicable a todas las adquisiciones de productos y servicios que SODIMAC-HOMECENTER efectúa a sus Proveedores. Asimismo, este instrumento es aplicable a todos los servicios que

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SODIMAC-HOMECENTER presta a los Proveedores y a todos los cobros que efectúa a los mismos, como parte de las actividades que desarrolla en relación con la distribución y comercialización de productos.

3.2. El MPSH tiene aplicación en todas y cada una de las relaciones comerciales con los Proveedores e igualmente tendrán aplicación los acuerdos particulares que se suscriban con algunos de ellos.

3.3. Los Proveedores no podrán ceder sus obligaciones y/o derechos emanados de las relaciones comerciales y contractuales regidas por este MPSH y los Acuerdos Particulares sin contar con el consentimiento previo, expreso, específico y escrito de SODIMAC-HOMECENTER, salvo que las Leyes aplicables contemplen algo diferente.

IV. ABASTECIMIENTO DE MERCANCÍA.

4.1. La manera habitual de operar la relación comercial de las partes es mediante la emisión de Órdenes de Compra (O/C) por parte de SODIMAC-HOMECENTER, donde se indica el tipo de producto, cantidad, precio, plazo de entrega y otras condiciones de cada operación.

4.2. Como la relación comercial se encuentra compuesta por múltiples Órdenes de Compra, devoluciones y diversas operaciones, las relaciones comerciales de SODIMAC-HOMECENTER con sus Proveedores se regirán por las disposiciones de que da cuenta el presente documento y los Acuerdos comerciales particulares, si los hubiere.

4.3. Queda entendido que antes de aceptar los términos de cualquier Orden de Compra emitida por SODIMAC-HOMECENTER, el Proveedor ha procedido a leer cuidadosamente y ha aceptado los términos del presente documento, ya que constituye el marco general que regula las relaciones entre ambas partes.

4.4. De esta forma, queda entendido que ambas partes están de acuerdo

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con todos los términos aquí señalados y que las O/C están supeditadas a los términos, condiciones, validez y vigencia del presente documento denominado MPSH, según lo establecido en el Capítulo XI sobre Vigencia y Modificaciones del MPSH.

4.5. Orden de Compra a) El único documento válido para efectuar compras es la Orden de Compra debidamente expedida por SODIMAC-HOMECENTER; para el recibo de mercancías es la remisión o la factura correspondiente y para el pago será el original de la Factura tal como lo establece la Ley. b) La O/C debe ser un fiel reflejo de las negociaciones y acuerdos entre El Proveedor y la Gerencia Comercial, a través de la Gerencia de Negocios correspondiente. Las condiciones de la O/C y de este documento MPSH deben cumplirse en su totalidad. c) Las O/C emitidas por SODIMAC-HOMECENTER son asignables a cualquiera de sus Almacenes o Tiendas. Si hubiera ciudades o localidades en las que El Proveedor no pudiera suministrar y/o vender los productos, se deberá especificar de manera clara y precisa en acuerdos particulares. d) El Proveedor no debe aceptar requerimientos ni efectuar despachos sin la O/C debidamente emitida por el funcionario autorizado de SODIMAC-HOMECENTER. No se asumirá responsabilidad por el pago de mercancía no respaldada por una O/C debidamente emitida, aún cuando la mercancía haya sido aceptada para su recepción en el Centro de Distribución o en el Almacén y/o Tienda. e) Al despachar productos de una Orden de Compra, El Proveedor está aceptando íntegramente las condiciones en ella indicadas y lo estipulado en este instrumento MPSH y en los acuerdos particulares, si los hubiere. f) No se aceptan modificaciones del Proveedor con respecto a las condiciones expresadas en la O/C, una vez efectuado el despacho de los productos indicados en ésta. 4.6. Entrega de Productos, Plazo y Condiciones.

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La recepción conforme de un producto sólo se otorgará si se cumplen todas y cada una de las siguientes condiciones: a. Al momento de la entrega, el producto está respaldado por una O/C

vigente, cuyo número se detalla en la remisión o factura que acompaña a la mercancía.

b. El documento de remisión de la mercancía o la factura debe contener

la descripción del producto que se entrega y debe coincidir exactamente con lo solicitado en la O/C.

c. La cantidad enviada y recibida deber ser igual a la indicada en la O/C.

En caso de entregas parciales de mercancía, se entenderá que la O/C se ha cancelado por la cantidad no entregada y por tanto no será aceptada posteriormente.

d. El empaque del producto debe ser apropiado y adecuado a las

características y condiciones de la mercancía; y el acordado con el Gerente de Negocio. El producto debe encontrarse en buenas condiciones para su exhibición y venta, estar rotulado con su descripción en idioma español y debe incluir el código de barras adherido a él, el cual debe ser legible por los dispositivos de SODIMAC-HOMECENTER.

SODIMAC-HOMECENTER funciona de acuerdo a las normas internacionales de “International Article Numbering Association (EAN)”. Los productos entregados deben coincidir en cuanto a calidad, especificaciones, propiedades, presentación y empaque con las muestras aprobadas por SODIMAC-HOMECENTER en el momento de la codificación o con las modificaciones que sean aprobadas, posteriormente.

e. El Proveedor deberá entregar la mercancía en el o los sitios previstos en las O/C y/o en los Acuerdos Particulares, si los hubiese.

f. El Proveedor deberá aceptar la devolución de productos sobrantes,

dañados o sustitutos. Asimismo, dichos productos pueden no ser recibidos y ser devueltos inmediatamente. SODIMAC-HOMECENTER

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reportará tal novedad al Proveedor. g. El Proveedor debe generar el cobro de los productos vendidos y

entregados de acuerdo a lo efectivamente recibido por SODIMAC-HOMECENTER (Factura o Factura más nota contable respectiva).

h. Las entregas de productos realizadas a través del sistema “Cross

Docking” deberán regirse por lo indicado en el respectivo acuerdo particular.

i. Para efectos de despacho de la mercancía de O/C bajo la modalidad

de “venta directa”, esto es, cuando un cliente compra a SODIMAC-HOMECENTER, pero se realiza la entrega directamente por el Proveedor, se observará lo siguiente:

Si el cliente retira los productos en forma directa de las instalaciones de El Proveedor: (1) SODIMAC- HOMECENTER entregará una orden de retiro al cliente; y (2) El Proveedor deberá solicitar al cliente su firma de conformidad en la guía de despacho, cuya copia deberá ser entregada en el Almacén y/o Tienda en donde se generó la O/C

Si El Proveedor despacha y entrega los productos al cliente: (1) el cliente deberá firmar la guía en señal de conformidad; y (2) la Guía de Despacho se deberá radicar en el Almacén y/o Tienda en donde se generó la O/C con la factura respectiva.

j. El incumplimiento de cualquiera de las especificaciones anteriores, dará lugar al rechazo del producto y a su no recepción por parte del Centro de Distribución de SODIMAC-HOMECENTER y/o las áreas de recibo de los Almacenes y/o Tienda respectiva.

k. Cada remisión de mercancía del proveedor sólo debe contener

productos de una Orden de Compra. l. El Proveedor deberá indicar en la remisión y en la Factura el número

de la O/C correspondiente.

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4.7. Facturación Para el correcto procesamiento de las facturas se requiere que contengan al menos la siguiente información:

1. Si la entrega de la mercancía se efectúo con remisión esta debe incluir el número de la O/C y la factura debe contener el número de remisión correspondiente. Si la entrega se realizó la factura esta debe contener el número de la O/C.

2. Referencia del Proveedor, es decir la forma como el Proveedor

identifica su producto.

3. Descripción del ítem.

4. Cantidad de producto por ítem.

5. Precio neto unitario y total por ítem.

6. Ventas directas: Las Facturas correspondientes a venta directa a clientes serán procesadas para su pago una vez recibida la guía de despacho por parte del Almacén y/o Tienda emisora de la Orden de Compra, debidamente firmada en señal de conformidad por el cliente y la respectiva factura.

4.8 Lista de Precios Las nuevas listas de precios correspondientes a los productos del Proveedor regirán no antes de los 30 días corrientes posteriores a su entrega y aprobación por parte de una persona autorizada por la Gerencia Comercial de SODIMAC-HOMECENTER. El acuerdo con el incremento está sujeto a su viabilidad de conformidad con el alza en los precios al público en el mercado, demostrado por Shopping de precios. Una vez al mes o cuando SODIMAC-HOMECENTER lo requiera, El Proveedor deberá entregar un listado con el Shopping de precios, en las categorías de productos que SODIMAC-HOMECENTER trabaja con él, lista que debe ser entregada en algún medio magnético de acuerdo con un formato preestablecido.

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Cualquier variación en la lista de precios deberá ser reportado por el Proveedor en algún medio magnético, en el formato preestablecido, y estas variaciones deben ser acordadas con SODIMAC-HOMECENTER. 4.9 Devoluciones SODIMAC-HOMECENTER podrá devolver al Proveedor todos los productos que considere necesario, ya sea por deterioro, problemas de empaques, defectos, piezas faltantes, baja rotación de los productos, cambio de temporada, descontinuación o sobrestock tanto almacenados en los Centros de Distribución como en los Almacenes y/o Tiendas. Dado que SODIMAC-HOMECENTER ofrece 100% de satisfacción garantizada, las devoluciones de sus clientes deberán ser aceptadas por el Proveedor. Asimismo, SODIMAC-HOMECENTER tiene el derecho de devolver al Proveedor aquella mercancía entregada en exceso de lo solicitado en la O/C. Las devoluciones serán avisadas previamente al proveedor con una explicación de las causas de la devolución. 4.10. Se define el Documento Nota de Crédito para la Devolución de Productos a los Proveedores. 4.11. SODIMAC-HOMECENTER -en su calidad de compradora de la mercancía- tendrá siempre una opción de devolución, cuando se funde en alguna de las causales señaladas en los puntos 4.6 y 4.9 anteriores. La opción de devolución podrá ejercerse respecto de todo o parte del inventario de las mercancías existentes. Estas mercancías deben estar en el mismo estado en que el Proveedor las entregó. 4.12. SODIMAC-HOMECENTER está facultada para anular, total o parcialmente, cualquier O/C o su saldo, en cualquier momento previo a la entrega de los productos, acordando entre las partes un procedimiento conveniente para la mercancía producida o en producción en el caso de que sean productos exclusivos de SODIMAC-HOMECENTER. 4.13. La devolución se efectuará al costo promedio que tenga la mercancía en el Almacén y/o Tienda que hace la devolución. Una vez

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efectuada la devolución, SODIMAC-HOMECENTER emitirá la correspondiente Nota de Crédito, de acuerdo al procedimiento establecido. El valor de la Nota de Crédito será aplicado como crédito a favor de SODIMAC-HOMECENTER en la cuenta de pagos que SODIMAC-HOMECENTER mantiene con El Proveedor. 4.14. Procedimiento de Devolución:

1. El Almacén o Tienda que efectúe la devolución generará una Nota de Devolución en la que se indicará las cantidades a devolver. El área de contabilidad central de SODIMAC-HOMECENTER liquidará el valor de la devolución al costo promedio de la mercancía en la tienda que la efectuó.

2. La devolución al Proveedor se materializará mediante una Nota de

Crédito a favor de SODIMAC-HOMECENTER.

3. El Proveedor o quien lo represente, al recibir los productos, deberá dejar constancia o sello de recepción y firma en señal de conformidad a la Nota de Devolución a Proveedor. Si el Proveedor retira los productos a través de un tercero, éste deberá recepcionarlos antes de retirarlos del Almacén y/o Tienda o bodega y firmar en señal de recibido de conformidad la Nota de devolución.

4. En los casos que El Proveedor no retire los productos dentro de un

plazo de 10 días, SODIMAC-HOMECENTER podrá despacharlos y cobrar al Proveedor el flete en que incurra.

5. El Proveedor podrá, según su conveniencia, solicitar a SODIMAC-

HOMECENTER la destrucción de aquellos productos sujetos a devolución, debiendo para ello enviar previamente una autorización escrita, vía fax o mail.

4.15. Disponibilidad El Proveedor se obliga a mantener una disponibilidad del 100% en sus productos de alta rotación.

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4.16. Cumplimiento en las Entregas El proveedor está obligado a entregar las mercancías en las cantidades y tiempo especificados en la O/C. Cuando el promedio de cumplimiento de las entregas en un mes sea inferior al 95% se generarán multas que SODIMAC-HOMECENTER convendrá con el Proveedor en los acuerdos particulares que se suscriban como complemento a este documento. SODIMAC-HOMECENTER está facultada para compensar y/o descontar el valor de las multas de cualquier suma de dinero que adeude al Proveedor. 4.17. Pacto de Retrocompra Sin perjuicio de lo precedentemente expuesto, el Proveedor se encuentra facultado, en cualquier tiempo, para comprar para sí, todo o parte de los Productos vendidos a SODIMAC-HOMECENTER, con el fin de comercializarlos a otros clientes en el evento que: 1. SODIMAC-HOMECENTER comunique por escrito al Proveedor que

respecto de un producto tiene un sobrestock que no podrá comercializar en plazos normales.

2. Se produzca la descontinuación del producto o se produzca un

cambio de modelo. Para efectos de la recompra, SODIMAC-HOMECENTER emitirá una Factura, incluyendo el I.V.A. correspondiente y procederá a su entrega junto con la mercancía. Emitida la Factura de Venta, originada en la recompra efectuada por el Proveedor, el valor de la misma podrá ser compensado y/o descontado de cualquier suma adeudada por SODIMAC-HOMECENTER al Proveedor. En el evento de no existir un saldo a favor del Proveedor, éste deberá proceder a su pago dentro del plazo de 30 días corrientes siguientes a la fecha de emisión de la respectiva factura. 4.18. Seguridad y confidencialidad de la información. Todo Proveedor de SODIMAC-HOMECENTER se obliga a respetar la

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debida reserva propia de los negocios, en un marco de un mercado abierto y de sana competencia. Por lo anterior, no divulgará, bajo ninguna forma, las negociaciones, condiciones, listas de precios, planes estratégicos y de marketing, documentación reservada, información, material, ni datos de los acuerdos y compromisos especiales o particulares suscritos entre él y SODIMAC-HOMECENTER pues, esta información representa un activo de SODIMAC-HOMECENTER y de sus Proveedores y constituye secreto empresarial y comercial para SODIMAC-HOMECENTER. 4.19. Por su parte, SODIMAC-HOMECENTER se compromete, de igual forma, a mantener en reserva los acuerdos, negociaciones y condiciones pactadas con El Proveedor. 4.20. El incumplimiento de lo previsto en las clausulas 4.18 y 4.19 faculta a SODIMAC-HOMECENTER para dar por terminada la relación comercial con el Proveedor y/o anular todas las O/C vigentes. 4.21. Seguridad y licencias de productos El Proveedor deberá obtener y mantener actualizados, bajo su entera responsabilidad y costo, todas las licencias, certificados y permisos para la adecuada distribución, comercialización y uso de sus productos por su parte y por parte de SODIMAC-HOMECENTER y sus consumidores. Esto es aplicable a todos los productos, pero en forma especial a aquellos productos que requieran de cumplimiento de reglamentos técnicos, permisos y/o licencias para su fabricación, ensamble,comercialización, distribución, tenencia o uso, como a aquellos productos tóxicos, contaminantes, peligrosos, orgánicos o similares. Asimismo, el Proveedor deberá proveer a SODIMAC-HOMECENTER de todas las autorizaciones y certificados de salud, de seguridad, de medio ambiente u otras que SODIMAC-HOMECENTER o los consumidores finales requieran. Si las mercancías fueren de aquéllas que se puedan calificar como sustancias peligrosas o que por sus características representen riesgos para la salud de las personas, para la seguridad pública o para el medio ambiente, El Proveedor deberá indicarlo así claramente en el envase del producto, acompañado -en forma visible- de la gráfica necesaria para que los consumidores y/o los trabajadores que los manipulen se

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encuentren exentos de cualquier riesgo. Todo lo anterior deberá estar en idioma Español. En el caso de sustancias especialmente controladas por las Autoridades tales como cemento, Thiner, fulminantes, soda cáustica, kankro y otras que las Autoridades han dispuesto controlar o que posteriormente sean sometidas a control especial, el Proveedor deberá contar con todos los permisos y controles exigidos. 4.22. Cambio de Razón Social El Proveedor deberá informar a SODIMAC-HOMECENTER oportunamente los cambios de razón social, dirección, teléfonos y contactos activos con una anticipación no inferior a una semana a su efectividad, comunicándolo a la Gerencia de Negocio respectiva; adjuntando los documentos que para este fin SODIMAC-HOMECNETER haya definido. V. COBROS Y DESCUENTOS A LOS PROVEEDORES

5.1. Cobros a los Proveedores.

5.1. Conjuntamente con la venta de Productos, SODIMAC-HOMECENTER desarrolla diversas actividades de comercialización, abastecimiento, distribución, reposición, logística de los Productos y revisiones de surtidos, con miras a lograr la mayor eficiencia y calidad posible en la oferta entregada a los consumidores, además de lo cual ofrece un conjunto de servicios y prestaciones a los Proveedores, por los cuales tiene derecho a cobrar un precio o remuneración. Así mismo SODIMAC-HOMECENTER tiene derecho a efectuar otros cobros que hacen parte de la costumbre comercial dentro del retail. Lo anterior, sin perjuicio de las Promociones que puedan convenirse con los Proveedores que decidan participar voluntariamente en las mismas, todo de conformidad con lo dispuesto en este mismo documento.

5.2. Las siguientes son las prestaciones o los conceptos por los que SODIMAC-HOMECENTER podrá efectuar cobros a los Proveedores, sin perjuicio de la facultad de complementarlos o modificarlos por medio de la correspondiente reforma de éste MPSH y/o la suscripción de Acuerdos Complementarios Particulares:

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5.3. Descuento por Incumplimiento en las entregas Con el fin de compensar las mercancías declaradas y no despachadas y/o las posibles faltas de disponibilidad por parte de El Proveedor en desconocimiento de lo establecido en este MPSH, se pacta de común acuerdo un descuento adicional sobre el total de las compras del período, ya sea éste mensual, trimestral, semestral o anual, a materializarse a través del pago de una Nota Crédito emitida por SODIMAC-HOMECENTER, según el detalle y condiciones especiales consignadas en el Acuerdo particular respectivo. Para tales efectos, SODIMAC-HOMECENTER efectuará la medición considerando los valores consignados en las Órdenes de Compra despachadas en relación con el nivel de cumplimiento de las cantidades efectivamente entregadas y el tiempo en que se efectúo la entrega, cobrando como descuento la diferencia resultante. 5.4. Rebate (Descuento por Logro de Metas) Sobre la base de metas de compras de mercancía previamente definidas y acordadas voluntariamente entre SODIMAC-HOMECENTER y cada Proveedor, se aplicarán descuentos por volumen de compras efectuadas (entendiendo por tales las Facturas recibidas del Proveedor), según las metas de compras efectuadas en períodos previamente definidos, de acuerdo con el detalle indicado en las condiciones particulares que contiene para cada Proveedor el Acuerdo respectivo. Las metas serán medidas con respecto al parámetro indicado en dicho Acuerdo. 5.5. Apertura de nuevos Almacenes y/o Tiendas Para la apertura de nuevos Almacenes y/o Tiendas, remodelaciones o ampliaciones y en general para contar con sus productos en más puntos de venta, SODIMAC-HOMECENTER requiere de la colaboración de El Proveedor, quien entiende que los nuevos puntos de venta potenciarán la venta de sus productos. En el caso de que el llenado requiera de Órdenes de Compra especiales, habrá un descuento y plazo de pago voluntario especial en la O/C de acuerdo con las condiciones contenidas en el Acuerdo particular respectivo, y el plazo de pago de las facturas se contará a partir de la fecha de apertura de la nueva tienda, o de inauguración de la remodelación o ampliación.

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5.6. Publicidad y Merchandising - Coop SODIMAC-HOMECENTER planifica su campaña publicitaria anual y la desarrolla en las temporadas correspondientes. El Proveedor deberá acordar voluntaria y libremente los términos de su participación en dichas campañas con SODIMAC-HOMECENTER, los que se reflejarán en el Acuerdo particular correspondiente, el cual establecerá el aporte del Proveedor para las distintas campañas y eventos. Aunque se trate de un acuerdo anual de publicidad, SODIMAC-HOMECENTER generará notas debito en forma periódica al Proveedor, según lo pactado en los Acuerdos particulares. SODIMAC-HOMECENTER produce avisos de prensa, TV, catálogos, folletos, programas “Hágalo Ud. Mismo” en TV, cartelería, exhibidores, merchandising para los puntos de venta y otros apoyos publicitarios y promocionales. Para ello se solicita al Proveedor facilitar productos, fotografías, logotipos, instalaciones, etc. y todos los elementos que sean necesarios para el desarrollo integral de los planes y programas publicitarios que SODIMAC-HOMECENTER requiera implementar, quien aceptará suministrarlos en los términos del Acuerdo particular pertinente. La información proporcionada, las fotografías y demás material suministrado, deberán corresponder a la realidad del producto y no ser susceptibles de inducir a engaño al consumidor acerca de las verdaderas características y cualidades del producto. 5.8. Servicio de Distribución (Cross Docking) El servicio de Distribución (Cross Docking) consiste en manipular, distribuir y transportar en forma centralizada los Productos directamente desde un Centro de Distribución hacia los Almacenes y/o Tiendas de SODIMAC-HOMECENTER. Por este servicio logístico prestado por SODIMAC-HOMECENTER, que significa un beneficio y ahorro en costos de distribución para el Proveedor, se efectuará el cobro pactado libremente con cada Proveedor. El monto específico será consignado en el respectivo Acuerdo Particular suscrito por ambas partes. 5.9 Promociones

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SODIMAC-HOMECENTER podrá pactar con cada Proveedor, por cualquier medio, aportes especiales para realizar promociones de sus productos, pero de igual forma puede decidir autónomamente promocionar los artículos que hagan parte de su stock.

En el evento en que SODIMAC-HOMECENTER se vea en la necesidad de implementar una Promoción sin que se haya alcanzado acuerdo previo con el Proveedor, sea porque el Proveedor no haya respondido a la propuesta formulada o porque no sea posible esperar la formalización del acuerdo para que la Promoción sea realmente efectiva o por cualquiera otra causa que justifique razonablemente implementar la Promoción en forma expedita, el costo de la Promoción será asumido íntegramente por SODIMAC-HOMECENTER, sin perjuicio del acuerdo posterior que eventualmente se pueda alcanzar con el Proveedor, quien, para estos efectos, actuará siempre libre y voluntariamente y de acuerdo a su propia conveniencia, sin que puedan mediar acciones del Proveedor destinadas a restringir o impedir lo anterior.

5.10. Descuentos por Mermas y/o Devolución Los descuentos por mermas y/o devolución corresponde al cobro pactado con el Proveedor por los costos de devolución de productos deteriorados, con problemas de empaque, con defectos, con piezas faltantes, por devoluciones de clientes u otras causas similares, con baja rotación, por cambio de temporada, descontinuación o sobrestock, que se encuentren almacenados en los Centros de Distribución o Almacenes y/o Tiendas de SODIMAC-HOMECENTER. VI. OTROS SOPORTES PARA AUMENTAR Y PROMOVER LA VENTA 6.1. Apoyo y servicio a SODIMAC-HOMECENTER SODIMAC-HOMECENTER podrá requerir de asesoría y apoyo de parte del Proveedor en temas tales como: montaje de nuevos Almacenes y/o Tiendas, reposición y/o promoción de sus productos en tiendas, capacitación, remodelación de tiendas existentes, confección, montaje o renovación de exhibiciones o cartelería, cambio de envases en tienda o

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bodega, etc. Lo anterior, podrá implicar cobros que se pactarán con los proveedores; igualmente podrá haber lugar a cobros por la instalación de publicidad y señalización, que faciliten al cliente comprar el producto y acceder a toda la información necesaria sin necesidad de asesoría adicional, tales como los Roller, pendones, afiches de punto de venta u otros medios que se acuerden conjuntamente. Bajo ninguna circunstancia estos aportes especiales se considerarán parte del apoyo publicitario o COOP que se acuerde el Proveedor según el numeral 5.6 de este documento. 6.2. Capacitación, clínicas y entrenamiento En conjunto con SODIMAC-HOMECENTER y a petición de ésta, el Proveedor elaborará un plan de capacitación y entrenamiento para el personal de las Tiendas y/o clientes en lo relativo a sus productos, su uso, instalación y características a realizarse en los puntos de venta o en las instalaciones del Proveedor. Lo anterior tiene por objeto mejorar el conocimiento de la fuerza de venta y/o los clientes de SODIMAC-HOMECENTER respecto de sus productos y así potenciar la venta de éstos. Bajo ninguna circunstancia estos aportes se considerarán parte del apoyo publicitario o COOP que acuerde el Proveedor según el numeral 5.6 de este documento. 6.3. Información al cliente/consumidor El Proveedor deberá entregar información relevante del producto (información básica comercial, identificación, instructivo de uso, componentes, condiciones y plazo de vigencia de la garantía), expresada en idioma español, de acuerdo con el sistema de pesos y medidas aplicables en Colombia (Sistema Métrico Decimal). Así mismo, deberá informar de manera explicita y clara las precauciones, riesgos de contaminación y otras características particulares del producto, de tal forma que se cumplan las normas de rotulado y Protección y defensa de los Derechos de los Consumidores y sus modificaciones. Los productos deberán además incluir las advertencias e indicaciones necesarias para garantizar su uso en condiciones seguras.

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6.4 Garantías. Todas las garantías de los productos deberán ser previamente convenidas entre El Proveedor y SODIMAC-HOMECENTER, las que no podrán ser inferiores a las usuales y/o promedio del mercado y en todo caso nunca inferiores a tres meses contados a partir de la compra por parte del consumidor final. El Proveedor deberá contar además, según el caso, con una adecuada Red de Servicio Técnico conforme a los requerimientos del área de Control de Calidad y Soporte Técnico de SODIMAC-HOMECENTER, que otorgue cobertura en todas las ciudades donde SODIMAC-HOMECENTER tenga un Almacén y/o Tienda o de lo contrario el Proveedor deberá asumir los costos de fletes asociados al traslado de los Productos para que sean reparados o para que reciban soporte técnico y devolverlos al cliente. VII. CONTROL DE CALIDAD DE LOS PRODUCTOS 7.1. En consideración a las crecientes exigencias de sus clientes, SODIMAC-HOMECENTER cuenta con un área de Control de Calidad y Soporte Técnico para apoyar a los Proveedores, a fin de en que los productos cumplan los requerimientos y especificaciones legales o normativas vigentes. Lo anterior no exime al Proveedor del hecho de ser el responsable final por la calidad, diseño, empaque y seguridad de sus productos, sean éstos importados o nacionales, así como por los daños y/o perjuicios directos o indirectos que el manejo y/o uso de los productos pudiera causar tanto en los Almacenes y/o Tiendas, como a los clientes finales de SODIMAC-HOMECENTER. 7.2. El Proveedor es responsable de que cada producto contenga un manual de instrucciones y cuidados, adecuado, legible, en idioma español y que contenga las advertencias e instrucciones necesarias y útiles al efecto, además de las condiciones y períodos de garantía. 7.3. Cualquier defecto, piezas faltantes, fallas de uso, instalación, faltas u omisiones en los manuales o instructivos, o cualquier problema de calidad en general serán de exclusiva responsabilidad del Proveedor. Es por esta razón que El Proveedor deberá cambiar, reembolsar o reparar el producto con problemas, a entera satisfacción del cliente que adquirió el producto en los Almacenes y/o Tiendas SODIMAC-HOMECENTER o compensar a SODIMAC-HOMECENTER si ésta hubiera ya solucionado

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el problema al cliente. Lo anterior no exime al Proveedor del pago de los respectivos daños y perjuicios 7.4 Codificación de Producto Previo a la codificación de un producto y a la creación de su respectivo código, todo nuevo producto o modificación de alguno existente debe ser evaluado y el Proveedor deberá efectuar los test y pruebas de calidad a sus productos y empaques. Alternativamente, SODIMAC-HOMECENTER podrá enviar a testeo y/o análisis dichos productos, siendo dicho costo de cargo del Proveedor. 7.5 Especificaciones Técnicas Cada producto codificado debe tener una ficha técnica y/ o ficha de seguridad, la que debe incluir todos los detalles del producto, empaque, seguridad e instructivos. El Proveedor, una vez aceptada la codificación del producto, no podrá modificar la especificación sin la previa aprobación de SODIMAC-HOMECENTER. 7.6 Testeo de productos SODIMAC-HOMECENTER está facultada para enviar a testeo o a evaluación técnica a un laboratorio externo, en cualquier tiempo cualquier producto que comercialice. Los costos de estas pruebas serán de cargo de SODIMAC-HOMECENTER S.A. Sin embargo, dichos costos serán de cargo del Proveedor si se tratara de aquellos requeridos para codificar los productos o si en el transcurso o con ocasión de tales evaluaciones técnicas o testeos de productos se detectan diferencias respecto de las especificaciones técnicas declaradas o con el testeo realizado al momento de la codificación del producto. Asimismo, los costos de las acciones que se requiera ejecutar para solucionar el problema detectado serán de cargo del Proveedor. 7.7 Certificación Para aquellos productos que tienen obligatoriedad de ser certificados antes de ser comercializados y/o importados, el Proveedor deberá entregar a SODIMAC-HOMECENTER copias de la certificación

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pertinente. Es responsabilidad del Proveedor entregar los certificados a SODIMAC-HOMECENTER S.A, los cuales deberán estar de acuerdo a la normativa vigente, y mantenerlos permanentemente disponibles para los consumidores y Autoridades de Control. 7.8 Normas de Empaque y Recepción El Proveedor se obliga a respetar y dar cabal cumplimiento a las normas de empaque y recepción de productos definidas por SODIMAC-HOMECENTER para las distintas categorías de productos. Los empaques, embalajes y paletizados varían dependiendo de su método de distribución o bodegaje, por lo que, previamente, deben ser acordados y validados con SODIMAC-HOMECENTER. Considerando que este punto es un ámbito particularmente dinámico, se requiere una atención especial y permanente por parte del Proveedor. 7.9 Códigos de Barra El Proveedor se compromete a que cada producto se encuentre plenamente identificado por un Código de Barras, de conformidad con la especificación entregada por SODIMAC-HOMECENTER. El Proveedor se compromete a entregar esta identificación en cada uno de los productos a ser comercializados, pudiendo estar impresa en el empaque o pegada a cada producto. Para esta última alternativa la etiqueta no puede ser reutilizable y su impresión debe ser indeleble, debiendo necesariamente destruirse al momento de ser desprendida. 7.10 Seguridad de productos Dependiendo del tipo de cada producto y para disminuir hurtos, SODIMAC-HOMECENTER podrá requerir la incorporación dentro del empaque o dentro del producto de un sensor de seguridad que debe ser adquirido e instalado por el Proveedor. Este dispositivo debe ser validado por SODIMAC-HOMECENTER.

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De igual manera, SODIMAC-HOMECENTER puede solicitar medidas de seguridad complementarias, como zunchos plásticos o algún tipo de sello adicional. 7.11 Soporte Técnico, Post Venta y Garantía El Proveedor deberá entregar anualmente a SODIMAC-HOMECENTER un listado con su Red de Servicios Técnicos, los que pueden ser auditados por SODIMAC-HOMECENTER, con el objeto de verificar que cuenten con el estándar requerido y acordado previamente. El Proveedor debe declarar en el manual del usuario la garantía de sus productos y vigencia de la misma, la que no podrá ser inferior al mínimo legalmente establecido y/o a la usual o al promedio del mercado, según lo señalado en el numeral 6.4 anterior. 7.12 Acciones de Control de Calidad

Para validar y cumplir los requerimientos de los puntos anteriores, SODIMAC-HOMECENTER podrá tomar las acciones de verificación de los requerimientos de calidad solicitados al Proveedor que se estime necesarias. Los costos derivados de las acciones correctivas (reactivas) detalladas en los puntos anteriores serán de cuenta y cargo del Proveedor. Dependiendo del tipo de evento o problema y de la frecuencia del mismo, las acciones pueden variar según la naturaleza del inconveniente y llevar incluso a la descodificación del producto y/o Proveedor. . SODIMAC-HOMECENTER se reserva el derecho de descodificar los productos que por alguna razón no cumplen con las expectativas comerciales previstos por SODIMAC-HOMECENTER . El proveedor será notificado previamente y se acordará de manera conjunta un plan de evacuación de estos productos. VIII. USO DE MARCAS, PATENTES Y SIMILARES

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8.1. No está permitido el uso de las marcas SODIMAC-HOMECENTER y/o sus logos por parte de terceros, en cualquiera forma o expresión, sin la autorización expresa de SODIMAC-HOMECENTER. El uso indebido o no autorizado de la marca y/o logos dará origen al inicio de las acciones legales pertinentes. 8.2. El Proveedor es el único responsable de las eventuales infracciones a disposiciones legales derivadas del uso y/o comercialización de sus productos, así como del uso de patentes, derechos de propiedad, y/o registros de marcas, carencia de certificados de aprobación de los organismos que corresponda, representación indebida o cualquier otro tipo de controversia jurídica que se pudiere suscitar en torno a cualquiera de los productos solicitados en las O/C. 8.3. El Proveedor deberá requerir autorización escrita de SODIMAC-HOMECENTER para fotografiar y/o filmar los Almacenes y/o Tiendas o los programas de productos. IX. CONDUCTAS Y NORMAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL 9.1 SODIMAC-HOMECENTER ha desarrollado una política integral de Responsabilidad Social Empresarial, que es vinculante para todos sus trabajadores y extensiva a sus Proveedores de bienes y servicios. En consideración a lo anterior, SODIMAC-HOMECENTER se compromete a mantener un comportamiento de respeto por los derechos de todas las personas y por el medio ambiente y esperamos que estos compromisos sean compartidos por todos nuestros Proveedores y/o los fabricantes de artículos. 9.2. Al incorporarse al sistema de provisión de SODIMAC-HOMECENTER, aceptando el MPSH, el Proveedor se obliga a cumplir con las siguientes normas: a) Mano de obra de niños: El Proveedor no utilizará mano de obra de niños en sus procesos productivos. El término “niño” se refiere a toda persona menor de 15 años de edad. b) Coerción y Acoso: El Proveedor tratará a todos los empleados

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con dignidad y respeto y no utilizará métodos de castigo corporal, amenazas de violencia u otras formas de acoso o abuso sexual, físico, psicológico o verbal. c) No discriminación: El Proveedor no discriminará en sus contratos y prácticas de empleo por razones de raza, religión, edad, nacionalidad, origen social o étnico, orientación sexual, género, opinión política o discapacidad en los distintos ámbitos. Lo anterior, incluye salarios, beneficios, anticipos, régimen disciplinario, terminación de contrato o retiro. d) Asociación: El Proveedor respetará los derechos de los empleados a asociarse, organizarse en Sindicatos y negociar colectivamente en forma legal, sin penalidades ni interferencias, de acuerdo a las leyes y disposiciones de la República de Colombia y a los tratados internacionales vigentes. e) Mano de obra involuntaria: El Proveedor no utilizará mano de obra forzada o involuntaria, ya sea de prisión, esclava o cualquier otra forma de trabajo forzado. f) Salud y Seguridad: El Proveedor brindará a los empleados un lugar de trabajo seguro y saludable, en cumplimiento de todas las leyes y disposiciones locales vigentes, que le sean aplicables. g) Remuneración: El Proveedor reconoce que los salarios resultan esenciales para que los empleados puedan satisfacer sus necesidades básicas. El Proveedor, como mínimo, cumplirá con todas las leyes y disposiciones aplicables respecto de salarios y horarios, incluyendo aquéllas respecto de salarios mínimos, horas extra, máxima cantidad de horas de trabajo y otros elementos de la remuneración. Así mismo, suministrará los beneficios legales obligatorios. En caso de que las leyes locales de un Proveedor de producto importado no contemplen la remuneración por horas extra, los fabricantes pagarán por lo menos los salarios normales por el trabajo realizado en horas extra. Salvo en circunstancias comerciales extraordinarias, los fabricantes no exigirán a los empleados trabajar más tiempo que los límites establecidos por la ley local para horario regular y horas extra.

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Además, salvo en circunstancias laborales extraordinarias, los empleados tendrán derecho a un (1) día de descanso como mínimo, por cada período de siete (7) días. h) Protección del Medio Ambiente: El Proveedor se ajustará a todas las leyes y disposiciones aplicables relativas a medio ambiente, procurando cada vez mejores estándares de protección del mismo. i) Otras Leyes: El Proveedor cumplirá con todas las leyes y disposiciones aplicables, incluyendo aquéllas relativas a la fabricación, precios, venta y distribución de artículos. Toda referencia a “leyes y disposiciones aplicables”, contenidas en el presente documento, incluyen los códigos, reglamentos y disposiciones locales y nacionales, así como los tratados internacionales aplicables. X. DEFENSORIA DEL PROVEEDOR

10.1 Objeto de la Defensoría del Proveedor

Con el objeto de prevenir, acoger, conocer, investigar y resolver de manera imparcial, objetiva, de buena fe y en carácter de mediador cualquier queja, reclamo, denuncia, dificultad o controversia que se genere entre SODIMAD-HOMECENTER, en especial la Gerencia Comercial o sus integrantes, y uno cualquiera o más de los Proveedores con motivo de las relaciones comerciales y la interpretación, ejecución, cumplimiento o incumplimiento del presente documento, los Acuerdos particulares y/o especiales o cualquier acuerdo existente entre esas partes, se crea la DEFENSORIA DEL PROVEEDOR.

10.2. La Defensoría del Proveedor constituye un mecanismo de prevención, atención y solución de controversias voluntario, por lo que su existencia no obsta para que los Proveedores puedan recurrir a la justicia ordinaria y/o a los organismos Gubernamentales pertinentes respectivos por los mismos hechos que motiven su reclamo.

10.3. Organización de la Defensoría del Proveedor y Funcionamiento.

La Defensoría del Proveedor estará radicada en la Contraloría de SODIMAC-HOMECENTER y será ejercida directamente por el Contralor de SODIMAC-HOMECENTER o por alguno de sus integrantes, quiénes

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poseen especial conocimiento del retail en el mejoramiento del hogar y la construcción y del negocio de SODIMAC-HOMECENTER en particular, y cuenta con las requeridas condiciones personales de honorabilidad y capacidades de mediación para la resolución justa y eficaz de controversias.

10.4. El nombre del titular de la Defensoría del Proveedor y su información de contacto estarán permanentemente a disposición de los Proveedores en www.homecenter.com.co y en las Oficinas de Apoyo a Tiendas de SODIMAC-HOMECENTER.

Los Proveedores se pueden comunicar con El Defensor del Proveedor al correo electrónico: defensordelproveedor@homecenter.com.co

10.5. Competencia de la Defensoría del Proveedor.

La Defensoría del Proveedor conocer

á de los reclamos, quejas y/o denuncias que los Proveedores sometan a su conocimiento, relativos a las prácticas en las relaciones comerciales, los términos y condiciones de abastecimiento contemplados en éste documento y/o en los Acuerdos Particulares, así como de la interpretación, ejecución, cumplimiento o incumplimiento de cualquier acuerdo o práctica comercial existente entre SODIMAC-HOMECENTER y uno cualquiera o más de los Proveedores.

10.6. Quedan excluidas del ámbito de competencia de la Defensoría del Proveedor las siguientes materias:

(i) Los asuntos cotidianos de la operatividad diaria de la relación comercial ya que para las inquietudes relativas a estos asuntos existe el mecanismo del Call Center y las instancias correspondientes de la Gerencia Comercial.

ii) Las cuestiones que hayan sido previamente resueltas o se encuentren en trámite ante autoridad judicial o arbitral o ante autoridades jurisdiccionales y/u organismos Gubernamentales en el ámbito de su competencia; y iii) Las reclamaciones en que se persigan indemnizaciones por daño emergente, lucro cesante, daño moral y aquéllas derivadas de responsabilidad extracontractual.

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10.7. Procedimiento.

La decisión de someter un reclamo al conocimiento y competencia de la Defensoría del Proveedor será enteramente voluntaria para el Proveedor. Asimismo, el proceso que se inicie y desarrolle ante la Defensoría del Proveedor será absolutamente gratuito para el Proveedor.

10.8. La decisión de someter un asunto a la competencia de la Defensoría del Proveedor implicará para el Proveedor aceptar los términos y condiciones de la resolución que emita la Defensoría del Proveedor, obligándose a suscribir todos los documentos que sean necesarios para perfeccionar y facilitar el cumplimiento de lo indicado y a realizar las acciones requeridas por el Proveedor en dicha resolución.

10.9. El plazo dentro del cual se adelantará el procedimiento ante la Defensoría del Proveedor se contabilizará en días hábiles laborales, es decir, no se considerarán los días sábado, domingo ni festivos, y el término comenzará a correr el día hábil siguiente a la recepción de la petición escrita del Proveedor y/o recibida por cualquier medio (incluido el correo electrónico) por la Contraloría de SODIMAC-HOMECENTER. Las notificaciones de las resoluciones y las comunicaciones de la Defensoría del Proveedor se practicarán mediante el envío de correos electrónicos dirigidos a la dirección de correo electrónico que el Proveedor señale en el reclamo.

10.10. El procedimiento para la investigación de un reclamo o queja por parte de la Defensoría del Proveedor será ágil y expedito, siendo obligación para la Defensoría del Proveedor: i) garantizar –a petición del Proveedor- la reserva del reclamante; ii) evitar eventuales represalias; iii) realizar la correspondiente investigación en el plazo establecido en numeral anterior; iv) comunicar el resultado de la misma al reclamante; y v) mantener un Registro de Reclamos permanentemente actualizado.

10.11. Conjuntamente con el reclamo, el Proveedor deberá acompañar los antecedentes que apoyen su reclamo, queja o pretensión.

10.12. En el evento de que el Proveedor desee que el Defensor del Proveedor proceda a la resolución de un conflicto deberá suscribir un Formulario de Resolución de Conflicto, el cual estará disponible en la Defensoría del Proveedor MPSH, en el que se deberá indicar:

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i) el nombre completo o razón social del Proveedor, número de cédula de identidad o Rut, domicilio, número de teléfono y dirección de correo electrónico;

ii) la descripción de los hechos materia del reclamo y los argumentos que lo fundamentan, debiendo singularizarse la petición o solicitud concreta que se somete al conocimiento y resolución de la Defensoría del Proveedor;

iii) la individualización de cualquier otro antecedente en que el Proveedor sustente su reclamo; y,

iv) El reclamo deberá ser suscrito personalmente por el Proveedor o por su representante, en cuyo caso deberá adjuntar el certificado de existencia y representación legal, poder y/o autorización respectivos.

10.13. Recibido un reclamo, la Defensoría del Proveedor verificará que el contenido se ajuste a su competencia. Si estimare que el reclamo no cumple con los aspectos aquí requeridos o que la materia sobre la que versa no es de su competencia, la Defensoría del Proveedor, concluirá el procedimiento. En el evento que el reclamo no fuere admitido a tramitación, la Defensoría del Proveedor deberá comunicar dicha circunstancia por escrito o vía mail al Proveedor, indicando los motivos de ello y adjuntando los antecedentes que el Proveedor acompañó con su presentación. Si el reclamo no fuere admitido por falta de antecedentes se señalarán aquéllos que hubiesen sido omitidos. No obstante lo anterior, el Proveedor reclamante podrá siempre corregir defectos de forma en su reclamo o acompañar antecedentes cuya ausencia hubieren causado el rechazo a tramitar el reclamo, iniciando así una nueva presentación del mismo.

10.14. Si el reclamo es admitido la Defensoría del Proveedor incorporará los datos del reclamo en el Registro de Reclamos de la Defensoría, disponible en las Oficinas Centrales de SODIMAC-HOMECENTER.

10.15. Todos los antecedentes y las pruebas que sean presentadas durante el procedimiento ante la Defensoría del Proveedor se analizarán a fin de resolver cada caso en conciencia y/o equidad.

10.16. Dentro de los 20 días siguientes a la admisión del reclamo la Defensoría del Proveedor, luego de recabar los antecedentes pertinentes

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de parte de las áreas o departamentos de SODIMAC-HOMECENTER, deberá dictar una resolución que se pronuncie sobre el reclamo, queja o dirima el conflicto, debiendo dicha resolución ser motivada y formulada por escrito.

En todo caso, la Defensoría del Proveedor podrá, en cualquier momento, llamar al Proveedor a conciliación o hacer las veces de mediador, proponiendo formulas para la solución del conflicto. El Proveedor expresamente acepta que las opiniones que emita la Defensoría del Proveedor, en la conciliación o en su carácter de mediador, no la inhabilitarán para seguir conociendo del reclamo y no implicarán un reconocimiento de responsabilidad para SODIMAC-HOMECENTER en caso de posteriores acciones ante los Organismos Gubernamentales y/o Judiciales en donde el Proveedor acuda a presentar su reclamación.

10.17. El procedimiento seguido por la Defensoría del Proveedor terminará en forma inmediata en el evento de que el Proveedor ejerza acciones judiciales o acuda ante las Autoridades Administrativas sobre la misma materia objeto del reclamo.

10.18. Las decisiones de la Defensoría del Proveedor se comunicarán directamente al reclamante y a la instancia interna pertinente de SODIMAC HOMECENTER, dentro de los 8 días siguientes a la fecha de la resolución que se pronuncia sobre el reclamo, queja o dirime el conflicto. Asimismo y dentro del mismo plazo se incorporarán al Registro de Resoluciones de la Defensoría del Proveedor. La Superintendencia de Industria y Comercio tendrá permanente acceso a todos los antecedentes que se presenten ante la Defensoría del Proveedor. Las resoluciones que emita la Defensoría del Proveedor no implicarán un reconocimiento de responsabilidad por parte de SODIMAC-HOMECENTER en caso de posteriores acciones judiciales en que un Proveedor busque perseguir la responsabilidad a la misma, lo cual el Proveedor entiende y acepta.

10.19. Confidencialidad del Procedimiento.

Los antecedentes y la información que el Proveedor entregue a la Defensoría del Proveedor, con motivo del reclamo, serán confidenciales y se mantendrán en estricta reserva.

Asimismo, el Proveedor reclamante podrá solicitar reserva de su

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identidad, lo que deberá ser debidamente garantizado por la Defensoría del Proveedor. El Defensor una vez recibida la queja o reclamación efectuará las averiguaciones del caso y pedirá los informes que estime pertinentes a los funcionarios de la empresa que hayan intervenido en el asunto y les dará la oportunidad de presentar sus argumentos, defensa y/o pruebas que consideren pertinentes. XI Origen de Ingresos – Lavado de Dinero y/o Activos

11.1 El Proveedor por el hecho de vincularse a SODIMAC-HOMECENTER manifiesta bajo la gravedad del juramento que sus ingresos provienen de actividades lícitas, que no se encuentra con registro negativo en listados de prevención de lavado de activos nacionales o internacionales, que no se encuentra dentro de una de las dos categorías de lavado de activos (conversión o movimiento) y que en consecuencia se obliga a responder a SODIMAC-HOMECENTER por todos los perjuicios que se llegaren a causar como consecuencia de que esta afirmación resulte de alguna manera falsa, y/o inexacta y que en en igual sentido responderá ante terceros. El Proveedor igualmente manifiesta igualmente, que sus conductas se ajustan a la ley y a la ética y que cualquier evidencia o sospecha de que estos principios no se cumplen o puedan estar en entredicho será causal suficiente para que le sea terminada toda relación o vinculo con SODIMAC-HOMECENTER con la correspondiente indemnización de perjuicios. 11.2 Para todos los efectos el “lavado de dinero” es el conjunto de procedimientos usados para cambiar la identidad del dinero obtenido ilegalmente a fin de que aparente haber sido obtenido de fuentes legítimas. Estos procedimientos incluyen disimular la procedencia y propiedad verdadera de los fondos. En general, el lavado de activos se cumple mediante la transferencia, transformación, conversión o mezcla de activos provenientes de actividades ilícitas con fondos legítimos, con el propósito de ocultar su verdadera naturaleza. Los activos ilícitos son aquellos que provienen de cualquier delito, como por ejemplo: secuestro, extorsión, hurto de vehículos, piratería terrestre, asaltos bancarios o narcotráfico.

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11.3 Del Procedimiento a seguir cuando El Proveedor sea sospechoso de Lavado de Activos, tráfico de estupefacientes, pertenencia y/o tratos con organizaciones armadas ilegales o con organizaciones criminales. El buen nombre y la reputación son elementos claves en la celebración y ejecución de los acuerdos comerciales con SODIMAC-HOMECENTER, razón por la cual se establece que el hecho de que El Proveedor, sus accionistas o socios, sus Directivos o alguno de sus empleados y/o colaboradores sean incluidos en una investigación, informe, reporte o listado Policial y/o Judicial de Autoridad u Organismo Nacional o de Autoridad y/o Gobierno Extranjero por sospechas de estar involucrado en lavado de activos, tráfico de estupefacientes, pertenencia y/o tratos con organizaciones armadas ilegales o con organizaciones criminales, será motivo suficiente para dar por terminado por justa causa y sin lugar a indemnización alguna todo acuerdo comercial que lo vincule con SODIMAC-HOMECENTER dando lugar a su terminación.

XII. VIGENCIA Y MODIFICACIONES DEL MPSH

12.1. Vigencia de MPSH.

El presente MPSH comenzará a regir a partir de la fecha establecida en la primera página del mismo y su vigencia será indefinida, en tanto no se modifiquen de conformidad con lo dispuesto en este documento.

12.2. SODIMAC-HOMECENTER entregará una copia de este MPSH a cada Proveedor. Además, se publicará en la página Web de SODIMAC-HOMECENTER, www.homecenter.com.co. En todo caso, se entenderá aceptado el MPSH por los Proveedores desde el momento en que éstos acepten la primera Orden de Compra emitida por SODIMAC-HOMECENTER, de conformidad con los términos establecidos en el presente instrumento, con posterioridad a la fecha en que comienza su vigencia.

12.3. Modificaciones, Plazos y Procedimientos.

Cualquier modificación que SODIMAC-HOMECENTER efectúe a éste MPSH será de público conocimiento, comprometiéndose SODIMAC-HOMECENTER a divulgarla, junto a la nueva versión íntegra del MPSH,

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en su sitio Web, con una antelación no inferior a 10 días calendario respecto de su entrada en vigencia. Asimismo, entregará una copia escrita a sus Proveedores de esta nueva versión.

12.4. Las modificaciones que se introduzcan al MPSH regirán sólo hacia el futuro. En consecuencia, dichas modificaciones regirán sólo respecto de las Órdenes de Compra emitidas con posterioridad a la fecha en que entre en vigencia la respectiva modificación del MPSH. 12.5. En todo caso, cualquiera de los Acuerdos Particulares a este MPSH no podrán ser modificados unilateralmente por SODIMAC-HOMECENTER o por el Proveedor. Estos documentos sólo podrán ser modificados de común acuerdo, debiendo constar por escrito dicha modificación y la fecha de su entrada en vigencia

12.6. Los Acuerdos Particulares tendrán como mínimo la vigencia que se indicará en cada documento respectivo. Al término de dicho plazo, cualquiera de las partes podrá solicitar su revisión, en cuyo caso, las partes entrarán en negociaciones directas, de buena fe, destinadas a alcanzar un nuevo acuerdo. En caso de no solicitarse la revisión de los Acuerdos Particulares se entenderán prorrogados tácita y automáticamente por un período sucesivo, de igual duración que la vigencia original o prórroga, según corresponda, tras el cual se procederá en los mismos términos de revisión señalados precedentemente.