Manual de Word, Excel y Power Point Avanzados con nfasis en Atencin a Clientes.

Barras de Herramientas de Word.Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferenteselementos los hemos sealado con lneas y texto en color rojo.As podrs saber, en el resto del curso, a qu nos referimos cuando hablemos de la Barra de estadoo de la Banda de opciones.

Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos deWord 2007. En Word 2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando.

La pestaa Inicio contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y pegar, adems de lasoperaciones de Fuente, Prrafo, Estilo y Edicin.

En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rpido y el Botn Office, lo que antes era elmen Archivo, que en esta nueva version de Word, aparece como un botn redondo de colornaranja con el logo de Office.

Agregar sombreado, color o rellenos grficos.Para sombrear, dar color o rellenar grficos siga uno de estos procedimientos:Agregar sombreado a texto o a una tabla.1. Seleccione el texto o la tabla a la que desee agregar sombreado.

Si desea aplicar sombreado a determinadas celdas de una tabla, seleccinelas sin olvidar incluirla marca de fin de celda.

2. En el men Formato, haga clic en Bordes y sombreado y, a continuacin, haga clic en la fichaSombreado.

3. Seleccione las opciones que desee.

Saltos de pgina y paginacinCuando llena una pgina con texto o grficos, Microsoft Word inserta un salto de pgina automticoy comienza una nueva pgina.

Para forzar un salto de pgina en un lugar especfico, puede insertar un salto de pgina manual.Si trabaja en documento de varias pginas de longitud e inserta saltos de pgina manuales, amenudo es preciso cambiarlos cuando modifica el documento. Esto se evita estableciendo opcionesde paginacin para controlar los puntos en los que Word inserta saltos de pgina automticos.Por ejemplo, puede evitar que se produzca un salto de pgina dentro de un prrafo o dentro de unafila de tabla.

O bien, asegrese de que un salto de pgina no se produce entre dos prrafos, por ejemplo,entre unttulo y el prrafo que le sigue.

Agregar, quitar o cambiiar el orden de los elementos en una lista desplegable.1. Abra la plantilla que contiene el que desee cambiar.2. Quite la proteccin de la plantilla haciendo clic en el botn Proteger formulario de la barra

de herramientas Formularios.3. Haga doble clic en el campo de formulario con lista desplegable que desee cambiar.4. Siga uno de estos procedimientos y, a continuacin, haga clic en Aceptar:

Para agregar un elemento, escriba el nombre del elemento en el cuadro Elemento de lalista y, a continuacin, haga clic en Agregar

Para eliminar un elemento, haga clic en el elemento en el cuadro Elementos en la listay, a continuacin, haga clic en Quitar.

Para mover un elemento, haga clic en el elemento en el cuadro Elementos en la lista y,a continuacin, haga clic en los botones de flecha Mover.

5. Si desea borrar la informacin que haya introducido mientras trabajaba con el formulario, hagaclic en Restablecer campos de formularios de la barra de herramientas Formularios.

6. Proteja el formulario haciendo clic en Proteger formulario de la barra de herramientasFormularios.

Los bordes avanzados y los rellenos grficos pueden agregar inters y nfasis a distintas seccionesdel documento.Se puede agregar bordes a pginas, texto, tablas y celdas de tablas, objetos grficos, imgenes ymarcos Web. Se puede sombrear prrafos y texto. Se puede aplicar rellenos con colores o texturas alos objetos grficos.

Modificar un estilo.Para modificar rpidamente todo el texto al que se le ha aplicado un estilo especfico, puede volver adefinir el estilo aplicado. Por ejemplo, si el estilo de los ttulos principales es fuente Arial 14 pto,alineacin a la izquierda y en negrita y, posteriormente, decide que sea fuente Arial Narrow 16 pto ycentrado, no es necesario volver a dar formato a todos los ttulos principales del documento.Simplemente tendr que cambiar las propiedades de dicho estilo.

Quitar un fondo o una marca de agua.Los fondos se muestran slo en la vista diseo Web y no estn diseados para imprimirlos. Lasmarcas de agua estn diseadas para los documentos impresos.

Quitar un fondo.1. En el men Formato, elija Fondo.2. Haga clic en Sin relleno.

Quitar una marca de agua.1. En el men Formato, elija Fondo y, a continuacin, haga clic en Marca de agua impresa.2. Haga clic en Sin marca de agua.

Insertar marcadores.Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos:

- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.- Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador o presionar Ctrl + Mays + F5.

Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posicin.Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando unmarcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin del documento a la que est asociado elmarcador.Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opcin Marcadoresocultos.Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento debemos acceder el mne Archivo yhacer clic en el botn Opciones de Word.

Una vez abierto el cuadro de dilogo dseberemos seleccoinar la categora Avanzadas, en la lista deopciones de la derecha deberemos bajar hasta encontrar las opciones relativas a Mostrar contenidode documento, all marcaremos la opcin Mostrar marcadores.Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo Opciones veremos en nuestro documento aquellosmarcadores que hemos incluido.

Documentos Maestros.Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal (grficos,tablas, formato de texto, etc.) y adems contiene enlaces a un conjunto de archivos separados(subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos normales.

Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus caractersticasest previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios captulos). Los documentosmaestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividindolos en subdocumentos mspequeos y fciles de manejar.

Botones del documento maestro.Para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaa Vista Esquema. Opulsando sobre el 4 icono de la lista de vistas que est en la parte inferior izquierdade la pantalla.

Debers hacer clic en el botn Mostrar documento de la pestaa Esquema:

Estos son las nuevas opciones que aparecern:

Son los botones destinados a documentos maestros.

Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro.Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a raz de

un ttulo. Lo veremos ms detalladamente a lo largo de la unidad.

Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos comosubdocumentolo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir comosubdocumento.

Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro.Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno solo.

Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en variossubdocumentos.

Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura paraque nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.

Crear Documento maestro.Para crear un documento maestro tenemos dos opciones:

Crear un esquema de un documento maestro.Esta opcin sirve cuando tenemos muy claro la organizacin, estructura y desarrollo del documento.Podemos crearnos un esquema (o ndice) con todos los puntos que vamos a tratar en el documentoe ir haciendo la seleccin de los puntos ms importantes y clasificarlos por documentos individuales.

Imaginemos que tenemos la planificacin de un libro bien estructurado y sabemos el nmero decaptulos con sus ttulos, entonces podemos hacer el documento maestro con un esquema y destinarcada ttulo de un captulo a un subdocumento. Para realizar esto seguiremos los siguientes pasos:

- Tenemos el esquema ya redactado con los ttulos de los captulos con su nivelcorrespondiente.

- Seleccionamos el primer ttulo del captulo del libro.- Presionamos sobre para crear un subdocumento.- A continuacin podemos redactar el contenido del subdocumento.

Con el resto de captulos seguimos el mismo procedimiento.Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y adems crea un documento porcada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el mismo lugar donde tenemos eldocumento maestro.

Convertir documentos existentes en un documento maestro.La otra opcin es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos enun nico documento maestro sin tener que estar cortando y pegando. Adems, si creamos undocumento cortando y pegando, el rendimiento de trabajo no ser el mismo, cuanto ms extenso seael documento ms se ralentizar el sistema al trabajar con l.Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los siguientespasos:

- Crear un nuevo documento que ser el documento maestro.- Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaa Vista - Esquema o presionando sobre

Basndonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos loscaptulos ya creados.

- Escribimos el ttulo del libro y lo ponemos como Titulo 1 para que tenga el nivel de esquema 1.- Para insertar el primer subdocumento (Capitulo 1) presionamos sobre .- Aparece el cuadro de dilogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos que

documento queremos insertar.

- Seleccionamos el Capitulo 1.docx y pulsamos Abrir.- Con el resto de captulos se realiza el mismo procedimiento y al final tendremos un documento

maestro formado por tres subdocumentos.

Los ndices.ndice: ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encentra dicha palabra. Elndice est ordenado alfabtiicamente. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrartrminos importantes de manera rpida y sencilla.

Insertar marcas de ndice.Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemosque pposteriormente aparezcan en nuestro ndice.

Existen 2 formas de marcar las entradas del ndice:De forma automtoica:Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crearnos un nuevodocumento donde tendremos todas las marcas de ndice.

El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas:- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice.

En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos teneren el ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser exactas, por ejemplo si el ttulo enel documento es "Captulo 2. Tipos de vehculos" en la columna tendremos que escribir ese textoidnticamente, si escribiramos"capitulo 2. Tipos de vehculos" no sera correcto ya que la "c"est en minscula y la "i" no est acentuada y por tanto la tomara como otra frase.

- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el ndice.- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el ndice.- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

De forma manual:Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a

aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a insertar una marca.- Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o presiona la combinacin

de teclas Alt + Shift + X.- Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice, si habiamos seleccionado el texto, en el recuadro

Entrada estar ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Esterecuadro Entrada es el que posteriormente aparecer en el ndice.

Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecern debajo de laentrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principaltiene trminos estrechamente relecionados con ella que tambin aparecen en el documento.Por defecto el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una referencia cruzada (seestudiar en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de pginas.

Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva.- Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.- Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que

deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar entrada de ndice, en elmomento en que est activo el dilogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y ascon todas las marcas.

- Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.

Referencias cruzadas.Lo primero que tendriamos que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados denuestro documento, de la forma que hemos visto en el punto anterior.

Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del documento en el que deseamos insertar lareferencia cruzada e ir a la pestaa Insertar y hacer clic en el botn Referencia cruzada. Aparecera el cuadrode dilogo Referencia cruzada.En el desplegable Tipo eligiramos Marcador y en la parte inferior del dilogo aparecerian losmarcadores que hayamos creado previamente.Ya slo quedaria seleccionar un marcador y hacer clic en el botn Insertar.Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un hipervnculo.

Encabezados y pies de pgina.Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto estil para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, lafecha, etc.

El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contenerlos nmeros de pgina.Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie depgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar.

Se mostrar una nueva pestaa:

Observa como ha aparecido una lnea punteada con el rtulo Encabezado, el cursor se ha situadodentro, y tambin se ha abierto la pestaa Herramientas para encabezado y pie de pgina, quecontiene los iconos con todas las opciones disponibles.

Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente,insertar nmeros de pgina, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, comovamos a ver a continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pginafinalizaremos haciendo clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de laventana.

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Tablas de contenido.Una tabla de contenidos est formada por los ttulos de los apartados que aparecen en eldocumento.

Para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:1. Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan en la

tabla de contenidos.2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Veamos tres mtodos para preparar una tabla de contenidos.1. Crear el documento en vista esquema.Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles deesquema de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar automticamente el estilo dettulo apropiado.Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista - Esquema.

Generar la tabla de contenidos.Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemosvisto anteriormente y por lo tanto ya estn definidos los elementos queformarn la tabla de contenido slo nos queda generar dicha tabla.

Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla decontenidos (Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse alinicio del documento) e ir a la pestaa Referencias, desplegar el menTabla de contenido.

Word dispone de dos modelos de Tablas automticas.Eligiendo uno de ellos se generar una tabla de contenidos deforma instantnea, con el estilo que tiene predefinido.Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos demuestra, que deberemos sustituir, pero aprovechando laestructura que nos ofrece.

Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opcin Insertar tabla decontenido, donde aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo lapresentacin que tendr el estilo seleccionado.

Adems podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar nmeros de pgina, Alinearnmeros de pgina a la derecha y si queremos sustituir los nmeros de pgina por hiperenlacesmarcaremos la opcin Usar hipervnculos en lugar de nmero de pgina.

Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men Tabla decontenido.

Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminar; peropulsando en Guardar seleccin en galera de tablas de contenido podremos guardar el estilo denuestra tabla, y se aadir al desplegable para que podamos elegirla en ocasiones futuras.

Imgenes prediseadas.Si hacemos clic en Imgenes prediseadas aparece el panellateral de Imgenes prediseadas, que puedes ver en estaimagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos laspalabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos enblanco, aparecern todas la imgenes disponibles.

Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imgenes que tengan relacin con ese concepto,como puedes ver en la imagen.

Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.Tambin tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizar la bsqueda,por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web.Tambin se pueden traer imgenes desde Internet con la opcin Imgenes prediseadas de OfficeOnline.

Desde archivo.Se abrir una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen secopiar en nuestro documento.

Insertar imagen vinculada.Si hacemos clic en el tringulo que hay al lado del botn Insertar, aparecer la opcin Vincular alarchivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo origen, stos se vern reflejadosen el documento Word.En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino que se inserta una referencia al lugardonde est la imagen, si borramos la imagen tambin desaparecer del documento Word.

Manipular imgenes.

Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionndose sobre ella y haciendo clic, laimagen quedar enmarcada por unos pequeos crculos.

Una vez seleccionada podremos manipularla selecionando la pestaa Formato:

Para modificar el tamao, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma auna doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao.

Aunque tambin puedes hacerlo utilizando las opciones diponibles en la seccin Tamao de estapestaa:

Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar,se activar el modo de recorte.Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrastralo hast ala posicin que deseasenmarcar. Vers que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen.

Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte.En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial haciendo ms amplia la zona derecorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.

Podrs acceder a otras muchas opciones, veamos:Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen.Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.

Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desplegable tambinencontrars la opcin Color transparente para hacer transparente un color a escoger en imgenescon determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG).Comprimir imgenes. Permite reducir el peso de las imgenes del archivo completo (o solo lasseleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.Restablecer imagen. Despus de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color ybrillo, podemos volver a la imagen original mediante este botn.Posicin. Ajusta la imagen respecto a la pgina de varias formas, tal y como se puede ver en losiconos de la ventana.

Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como sepuede ver en los iconos de esta ventana.

Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismonivel.Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismonivel.Alinear. Alinea o distribuye varios objetos segn la opcin que se escoja.Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo.Girar. Muestra un men con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.

Insertar grficos de Excel.Para insertar un grfico ir a la pestaa Insertar, y hacer clic en el botn Grfico.Aparecer un cuadro de dilogo desde donde podrs seleccionar el tipo de grfico que quieresinsertar. Selecciona uno de los de la lista y pulsa Aceptar.Aparecer un grfico similar a este y la cuadrcula (Hoja de datos) que vemos en la siguienteimagen.

Podemos modificar el tipo de grfico, mediante el icono Tipo de grfico , que aparece enla pestaa Diseo, cuando hacemos clic en un grfico.

Tambin aparece la pestaa Presentacin desde la que podrs indicar muchos de las opciones depresentacin del grfico, como sus ejes, leyenda, ttulos, etiquetas, etc.

Desde la pestaa Formato que hemos visto anteriormente podremos establecer el estilo yvisulaizacin del grfico tanto globalmente como de cada uno de sus componentes.

Diagramas.Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos de elementos grficos. Unorganigrama es un elemento grfico que representa una organizacin, normalmente jerrquica, porejemplo la organizacin de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser obligatoriamente unaorganizacin jerrquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre s,hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representacin grfica se explica los pasoso componentes con una secuencia lgica

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caractersticas especficas en cuanto a laestructura y elementos que lo forman.

Crear organigramas.Para insertar un organigrama debemos:- Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.

Se abrir este cuadro de dilogo, seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar elbotn Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarqua.

Nos dibuja un organigrama bsico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto quedeseemos.Al insertar un organigrama nos aparecen las pestaas Diseo y Formato.

Agregar formas.

Este botn sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama.Este botn sirve para modificar el diseo del organigrama.

Autodiseo. Tambin podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadrodel organigrama. Es tan fcil como hacer clic, arrastrar y soltar.

Cambiar el orden de los elementos.Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento de derecha a

izquierda.

Cambiar el diseo.Debido a que Word organiza los diagramas en categoras, podemos intercambiar el diseo denuestro diagrama por uno de su misma categora con un solo clic.Para ello, en la pestaa Diseo hacemos clic en el desplegable Diseos para ver la lista de posiblescambios:

Bastar con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuar automticamente.

Tambin podemos seleccionar la opcin Ms diseos para abrir el cuadro de dialogo de Elegir ungrfico SmartArt.

El Panel de texto.Con este botn podemos mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro

diagrama.

Adems de aadir las formas como hemos visto hasta ahora tambin podemos editarlo utilizandoeste panel.

Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar suspropiedades desde la pestaa Inicio.

Combinar correspondencia.Conceptos Previos.Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: eldocumento principal y el origen de datos.

Documento principal.Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor delorigen de datos.

Crear el documento principal.Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia, all hazclic en la opcin Paso a paso por el Asistente para cobinar correspondencia.

La pestaa Correspondencia.Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panelde tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar losbotones de la pestaa Correspondencia.

Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar

correspondencia para realizar los cambios convenientes.Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como

vimos con el asistente.Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el

asistente.Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.

Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datoscorrespondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlosdentro del documento.

Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opcin est disponible con un documento

de tipo etiquetas.

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentesdestinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacinde la carta.

Buscar un registro.Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registroconcreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utilizael botn . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y enqu campo lo tiene que buscar.Al hacer clic en el botn aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada que vemos ala derecha.

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.Hacer clic en el botn Buscar siguiente.

Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.

Destinatarios de combinar correspondencia.Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar losdatos almacenados en ese origen, indicar algn tipo de ordenacin para que mis cartas salganordenadas por algn campo de combinacin e incluso podemos introducir condiciones de filtro paraque slo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos.

Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de dilogo Destinatarios decombinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datosque se combinarn con el documento principal).

Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar una carta (o mensaje decorreo electrnico, o etiqueta, etc.).

La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar losdestinatarios que se combinarn, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos queun destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casillahaciendo clic sobre ella.

Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos enla parte inferior y pulsamos Edicin.

Se abrir este cuadro de dilogo:

Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos.Si la lista es muy extensa con el botn Buscando se abrir el cuadro de dilogo Buscar entradadonde podemos introducir un valor y un campo y se posicionar en el primer destinatario que tengael valor en ese campo.Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nosinteresan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo.

Filtrar destinatarios.Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en uncampo de combinacin (por ejemplo queremos los clientes de Barcelona),primero tenemos que situarnos en el cuadro de dilogo Destinatarios decombinar correspondencia, por ejemplo con el icono ,a continuacin hacemos clic en la flecha que est en el encabezado delcampo Provincia y se despliega una lista con varias opciones:(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin.(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin.(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor enel campo poblacin.

Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en la poblacin delorigen de datos (en este caso tenemos clientes de Barcelona, Valencia, Madrid y Alicante). Siseleccionamos uno de estos valores, seleccionar del origen de datos los destinatarios que tenganese valor en la poblacin y los dems no se combinarn.(Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar que veremos a continuacin:

En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern cumplir los registros delorigen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias. Enla primera lnea se va formando la primera condicin.

En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condicin.En Comparacin: seleccionamos el tipo de comparacin que vamos a utilizar. Los tipos deoperaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc).Vaco: indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados losclientes que no tengan direccin, seleccionamos Campo: direccin y Comparacin: No vaco, enComparado con: no pondremos nada.En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando lacomparacin es Vaco o No vaco.

Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: nombre igual a Juan, de esta formaslo apareceran combinados los clientes de nombre Juan.

Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condicionescompuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes denombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin.

Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.

Ordenar destinatarios.Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo de ordenacin (por ejemplo nos interesa quelas cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas a misempleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que losdestinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columnalos destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso.

Tambin podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas por provinciay dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. En estecaso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar.

Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar,seleccionar de la lista que aparece la opcin (avanzado), aparecer el cuadro de dilogo Filtrar yordenar, a continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros.

Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, ysi queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).Para ordenar por ms campos rellenar Luego por.Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.

Utilizando Macros.Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podran realizarseautomticamente utilizando las propiedades de las macros.

Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado porel usuario, actuando como una nica instruccin y que pueden asignarse a un botn.

Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:- Automatizar una serie de pasos.- Personalizar la barra de acceso rpido aadindole nuevas funcionalidades.- Insertar texto o grficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogn de la

empresa, si lo tenemos en una macro nicamente lo escribimos una vez y posteriormente loinsertamos mediante una macro.

Consultar la lista de comandos existentes en Word.Los comandos de los que dispone Word podemos consultarlos siguiendo los siguientes pasos.- Accede a la pestaa Vista - Macros - Ver macros.Aparece el cuadro de dilogo Macros.- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word.Se despliega una lista con los comandos disponibles que existen en Word.Con estos comandos nicamente podemos ejecutarlos de forma normal o si estn compuestos deuna serie de pasos ejecutarlos Paso a paso.

Crear macros con la grabadora.Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que vamosa hacer, ya que al poner en marcha la grabadora sta almacenar todos los comandos que vayamosrealizando. As pues si hacemos algn comando sobre la marcha que en principio no tiene porquejecutarse siempre con la macro que estamos creando, estas acciones sern guardadas en la macroy posteriormente al ejecutarla se llevaran a cabo.

Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente que tipo de macrovamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable

realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que as salgasin ningn error.

Debemos tener en cuenta que cuando est en marcha la grabadora nopodemos utilizar el ratn para desplazarnos por el documento, debemos

hacerlo mediante teclado, con las opciones de desplazamiento que vimos en la Unidad 3.

Otra consideracin que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que lamacro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces nopodremos utilizarla para posteriores documentos.

Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaa Macros y deplegar el men Macros yseleccionar la opcin Grabar macro.

Aparecer el cuadro de dilogo Grabarmacro que vemos a la derecha.Nombre de macro. Aqu escribiremos elnombre de la macro que vamos a crear.Al asignar un nombre a la macro debemostener en cuenta las siguientes condiciones:

- Debe comenzar con una letra.- No debe ser un nombre mayor de 80

caracteres entre letras y nmeros.- No puede contener espacios ni

smbolos.

Guardar la macro.- Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la grabacin si queremos efectuar alguna

accin que no deseamos que se guarde.- Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro

seleccionamos la opcin de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que terminede guardar la macro. La macro se guarda automticamente una vez hemos pulsado el botnDetener.

Insertar la macro en la barra de acceso rpido.Insertar la macro en una barra de mens o en una barra de herramientas.Para insertar la macro en la barra de acceso rpido una vez la hemos creado y le hemos dado unnombre:Accedemos al Botn Office - Opciones de Word.Aparece el dilogo Opciones de Word.Seleccionamos al categora Personalizar.

- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecern listadas todas la macrosque hayamos grabado.

- Bastar con seleccionar la macro y pulsar el botn Agregar>> para que se aada a la barra deherramientas.

La macro se aadir al listado de comandos en barra.En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendr seleccionndola y haciendo clci en elbotn Modificar.Se abrir un cuadro de dilogo con diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionaruno y adems puedas modificar su nombre.

Asignar una combinacin de teclas a la macro.Si en el cuadro de dilogo anterior pulsamos el botn Personalizar, se abrir el cuadro de dilogoque vemos en esta imagen. Tambin se abrir este dilogo si al crear la macro, en el dilogo Grabarmacro, pulsamos en el icono del teclado.

Este dilogo Personalizar teclado, permite asignar a la macro seleccionada una combinacin deteclas.Si colocamos el cursor en el recuadro Nueva tecla de mtodo abreviado, y pulsamos unacombinacin de teclas, esta se reflejar en dicho recuadro.

Editar el cdigo de la macro.Podemos consultar el cdigo generado sobre la macro editndola, adems puede servirnos deuitilidad si tenemos conocimientos de programacin en Visual Basic si se han encontrado errores alejecutar la macro.

Para editar la macro pulsamos la combinacin de teclas ALT + F11 y dentro del dilogo Macrosseleccionamos la macro de la lista que queremos editar y pulsamos Modificar.

Nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada como vemos en la imagen.

Ejecutar macros.Para llevar a cabo la ejecucin de la macro debemos:- Acceder a la pestaa Vista y hacer clic en Macros.- Seleccionar la macro de la lista.- Pulsar Ejecutar.O si la hemos asociado a un botn de la barra de men o a una combinacin de teclas simplementecon pulsar sobre la opcin indicada, tenemos suficiente.

Tambin podemos crear macros que se autoejecuten, disponemos de diversas opciones de auto-ejecucin.

AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde tenemos lamacro.AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde tenemos lamacro.AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde tenemos la macro.Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos asignarle el nombre esea la macro. Por ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute unaserie de pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.

Eliminar macros.Para eliminar una macro debemos acceder al dilogo de macros, seleccionar la macro a eliminar ypulsar sobre Eliminar.

Formularios.Otra forma de compartir documentos es elaborando documentos para que otras personas loscompleten y nos los hagan llegar rellenados. Para ello Word 2007 permite la introduccin y uso deformularios en nuestros documentos. Podemos, en un documento de texto, definir un formularioincluyendo cajas de texto o cuadros de seleccin, donde el lector del documento podr rellenar losdatos que le solicitemos, de forma parecida a como rellenbamos los documentos basados enplantillas.

Un formulario no es ms que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser rellenado porel lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles, campos especiales que permitenintroducir informacin de forma muy variada.

Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar la Ficha deprogramador en la Banda de opciones. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en elBotn Office. En la seccin Ms frecuentes, buscaremos y marcaremos la opcin Mostrar fichaProgramador en la cinta de opciones.

Ahora, disponemos de una nueva pestaa, llamada Programador.

Propiedades comunes de los controles.En la seccin Controles encontramos los distintos tipos de controles que podemos agregar aldocumento.

Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde queremos insertar el control y hacer clicsobre el tipo de control deseado en la ficha Programador.

Una vez insertado el control, podemos modificar sus propiedades, seleccionndolo haciendo clicsobre l, y pulsando en .

Todos los controles comparten las siguientes propiedades:El Ttulo mostrar el texto que escribamos al editar contenido.

Por ejemplo, el ttulo Nombre: se mostrara .La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando est activado el ModoDiseo.

Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido, impediremos que el lectorpueda borrar el control, y marcando No se puede editar el contenido, no podr editar su contenido.Estas propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario, los usuarios que lo rellenen lasvern.

Los controles que incorporen texto, mostrarn tambin opciones para aplicarles estilos.Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre l desaparece para ser sustituido porel texto a rellenar.

Controles de contenido.Los controles Texto enriquecido y Texto permite introducir un cuadro de texto, que el usuariopodr rellenar. La diferencia entre ambos es que el control Texto enriquecido permite usar y guardartextos con formato.

Las propiedades especiales de estos controles son:Permitir retornos de carro, slo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o no, que sepuedan crear varios prrafos al pulsar la tecla Intro.

Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el texto, este se crearcomo texto normal y el control desaparecer.

El control Imagen , permite que el usuario puedaaadir una imagen pulsando sobre l.

Los controles Cuadro de lista y Cuadro combinadopermiten al usuario elegir entre una serie de elementosdisponibles. La diferencia entre ambos es que el cuadrocombinado aparece plegado en un principio y permite alusuario escribir, mientras que el cuadro de lista aparece

ya desplegado y slo permite elegir una opcin entre las existentes.

Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades del control.El botn Agregar... nos permite aadir un nuevo valor.

Podemos modificar o eliminar uno existente, con los botones Modificar y Quitar respectivamente.Podemos modificar el orden en que se mostrarn con los botones Subir y Bajar.

El Selector de fecha , despliega un calendario donde el usuario marcar una fecha.En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para especificar con qu formatoqueremos que aparezca la fecha.

Proteger Formularios.Ahora nos queda un ltimo paso, si dejramos el documento tal cual, el usuario podra editar yeliminar lo que quisiese. Para limitar a que nicamente pueda rellenar el formulario, debemosproteger el documento de la siguiente forma:

Primero, debemos marcar la opcin Restringir formato y edicin, en el desplegable del botnProteger documento.

Abrimos as el panel Restringir formato y edicin.La opcin que nos interesa para rellenar formularios, la eligimos enla seccin Restricciones de edicin, seleccionando la opcinRellenando formularios.

Para que la proteccin tenga efecto, pulsamos el botn S, aplicar laproteccin.

Se muestra un dilogo en el que podemos elegir una contrasea.Slo podrn deshabilitar la proteccin aquellos usuarios queconozcan la contrasea.

De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si lo hacemos como unaplantilla, los usuarios podrn rellenar el formulario partiendo de la plantilla que hemos creado, yguardar lo que rellenen como un documento normal.

Asignar campos.El icono abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones, estecuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignarcampos.

Combinar al imprimir.La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinacin.Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros), elRegistro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ...Hasta: ...).En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indicadesde el primero.En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hastael ltimo.Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: enblanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.

Combinar en correo electrnico.La opcin Enviar mensajes de correo electrnico permite enviar cada carta del resultado de lacombinacin en un correo electrnico. Con la creciente y casi inevitable utilizacin del correoelectrnico es evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho trabajo.Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este, adems de indicar qu grupode registros queremos enviar (como con la opcin Combinar al imprimir) debemos completar losparmetros del mensaje a enviar.

En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la direccin de e-mail deldestinatario.En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje.En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puedeser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.

Comentarios.Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un documento con variaspersonas, sino deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres matizar o apostillaralgn concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personasque comparten el texto.Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos a lahora de imprimir.

Insertar un comentario.Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.

- Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el botn Nuevo comentario .Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido conuna lnea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir el textodel comentario.

Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrar de una manera o de otra. Por ejemploestando en vista Normal o Lectura nos aparece una seccin lateral con el globo del comentario a laderecha del documento junto con una lnea discontinua enlazada al texto comentado.

El comentario nos ofrece informacin del autor, por ejemplo en este comentario de ejemplo. Loprimero que indica es que es un comentario, entre corchetes escribe las iniciales del autor (AC-->AulaClic) y el nmero de comentarios que ha realizado este autor, a continuacin muestra el textodel comentario.

En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder ver loscomentarios deberemos abrir el Panel de Revisin.

Para ello deberemos desplegar la opcin Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremosmostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.

El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vera como vemos en la imagen de abajo.

Vemos que en el panel nos da algo ms de informacin por ejemplo en el centro nos muestra elnombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo el comentarioy un regln ms abajo muestra el comentario.

Veamos el resto de botones de la barra de revisin que hacen referencia a comentarios.Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos.Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos.Elimina el comentario seleccionado.

Buscar un comentario.Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de unapersona en concreto, podemos buscarlos accediendo al dilogo Ir a mediante la pestaa Inicio,deplegando el men Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5.

Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, seleccionamos de la lista Comentarioy en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor, con los botones Anterior ySiguiente del mismo dilogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

Mostrar / ocultar comentarios.En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios segn nos interese.

Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la pestaa Revisarpodemos marcar o desmarcar la opcin que pone Comentarios. Elhacerlos visibles u ocultarlos es automtico, si la opcin estseleccionada los comentarios sern visibles de lo contrario no severn.

Imprimir comentarios.Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dnde deben imprimirse.

En el men Control de cambios, podemos acceder a la opcin Cambiar opciones de seguimiento, abrir uncuadro de dilogo y en la ltima seccin donde pone Globos existe la opcin Orientacin del papel dondepodemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen.

Automtico. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.Conservar. Deja el documento conforme est y lo imprime segn lo vemos.Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor losglobos.Adems de esto en el dilogo de Imprimir debemos tener la precaucin de en la opcin Imprimirtener seleccionada la opcin Documento con marcas.

Revisar los cambios efectuados. Aceptar o rechazar cambios.Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras:

- Manualmente con los botones,Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios

realizados sobre el documento podemos desplazarnos alanterior cambio.

Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambiosrealizados sobre el documento podemos desplazarnos alsiguiente cambio.

Luego simplemente deberemos hacer clic en el botn Aceptar para aplicar el cambio propuesto.- O automticamenteDeplegando la opcin Aceptar encontramos Aceptar todos los cambios del documento. Esta opcinsirve para aceptar todos los cambios encontrados con respecto al documento original.

Desde el men que tenemos en el botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar podemos escogerque tipo de marcas queremos ver y cuales queremos ocultar, Comentarios, Anotaciones manuscritas(utilizadas mediante PDAs, Pocket Pc, etc), Inserciones y eliminaciones y marcas de Formato.

Convertir a HTML.Cuando guardamos el documento, Word lo convierte a HTML, pero hay algunas caractersticas deformato que no estn disponibles en HTML y, por lo tanto, no sern visibles al ver la pgina en unnavegador como Internet Explorer, Mozilla o Netscape Navigator.

Por ejemplo, las letras en relieve, los efectos sobre caracteres, el doble tachado y el contorno notendrn ningn efecto sobre los caracteres en HTML, es decir, que en HTML estas caractersticas deformato desaparecen.

Hay otras caractersticas de formato que varan de aspecto en HTML, por ejemplo, todos los estilosde bordes de las tablas y cuadros de texto son vistos en HTML como borde simple; el texto en variascolumnas es convertido en una sola columna; las notas al pie son desplazadas hasta el final de lapgina HTML; la alineacin de los grficos y tablas respecto al texto tambin puede variarligeramente; el texto en vertical es convertido en texto horizontal.

Por ltimo, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo, los nmeros de lnea,los encabezados y pies de pgina y los mrgenes de la pgina.

Si surge alguna de estas incopatibilidades, Word nos lo comunicar en un mensaje.

Elementos de Excel.Las Barras.La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuandocreamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y ledemos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar ,restaurar y cerrar .

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar ,Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en laflecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo delcurso:

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacerclic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferenteselementos que se pueden crear en Excel.

El Botn Office

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantallapodrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre eldocumento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este men tambin puedes accerderdesde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.

Este men contiene tres tipos bsicos de elementos:Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocenporque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar paraguardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro dedilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.

La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuandovayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto loestudiaremos ms adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay quedesplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

La Ayuda.Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel.Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Guardar un libro de trabajo.Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poderrecuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizarcualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo enalguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Tambincuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que loscambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.

Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre:Haz clic el Botn Office y elige la opcin Guardar como.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo suantiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos eldocumento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documentocon las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estospasos:

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad dondevas a grabar tu trabajo.En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. Por ltimohaz clic sobre el botn Guardar.

Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de lamodificacin. Para ello:Selecciona la opcin Guardar del Botn Office.

O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido, se guardar con el mismonombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G.

Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darlenombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Cerrar un libro de trabajo.Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estarutilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierredel documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.Una de ellas consiste en utilizar el Botn OfficeSelecciona el Botn Office y elige la opcin Cerrar.

Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de la barra de men, cuidado no el de la barra dettulo que cerrara el programa Excel.Si quieres saber cmo cerrar de golpe todos los libros abiertos:

Empezar un nuevo libro de trabajo.Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamosque queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo.Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:Selecciona el Botn Office y elige la opcin Nuevo.

O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U.

En el cuadro que aparecer deberas seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar

.

Abrir un libro de trabajo ya existente.Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir.Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del Botn Office.

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.Aparecern una lista de carpetas, haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo arecuperar.Haz clic sobre el archivo deseado. y despus sobre el botn Abrir.

Introducir datos.En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos loscasos, los pasos a seguir sern los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que deseesintroducir.

Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar enel dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos acontinuacin:INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que seencuentra justo por debajo.TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activacambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celdacontigua hacia la derecha.CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se validael valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda asu valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelarde la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena.

Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonosinformacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice yaceptar la correccin o no.

Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda,comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.

Tipos de datos.En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede serun nmero, una fecha u hora, o un texto.

FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se puedenrealizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... Enuna frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores yfunciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Errores en los datos.Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves a laderecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazarutilizando el botn No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquinasuperior izquierda tal como esto: .

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nos permitir saber ms sobre elerror.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendoTEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha ouna hora negativa.

#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede sersumar textos.

#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.

#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.

#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.

Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en laesquina superior izquierda tal como: error valor. Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

Crear una tabla dinmica.Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios deagrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin dedichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.

Para crear una tabla dinmica, Excelnos proporciona las tablas y grficosdinmicos.

Supongamos que tenemos unacoleccin de datos de los artculos delalmacen con el nmero de referencia yel mes de compra, adems sabemosla cantidad comprada y el importe delmismo.

Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas decada artculo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemosdesplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugardonde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y quequeremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.

Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferentea Excel.

En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas lasceldas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.Pulsamos Aceptar para seguir.

Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica.

Con esta herramienta podramos contruir una tabla dinmica conla siguiente estructura:- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para

cada Referencia en cada Mes.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugarcorrespondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a , el campo MES ay finalmente el campo IMPORTE a la seccin .

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos lasreferencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de losimportes.

Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un campode un zona arrastrndolo fuera.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otrosresultados sin casi esfuerzos.

Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla,ms compleja pero con ms informacin:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la seccin Valores elrtulo aparecer en una las secciones de rtulos, si te aparece en Rtulos de columnadespliega la lista asociada a l y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila.

Eliminar una tabla dinmica.

Para eliminar una tabla dinmica simplementedebemos seleccionar la tabla en su totalidad ypresionar la tecla Supr.

Aplicar filtros a una tabla dinmica.Otra caracterstica til de las tablas dinmicas espermitir filtrar los resultados y as visualizarunicamente los que nos interesen en un momentodeterminado.

Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos esimportante.

Los campos principales en el panel y los rtulos en la tablaestn acompaados, en su parte derecha, de una flechaindicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Rtulos decolumna nos aparece una lista como vemos en la imagen conlos distintos meses disponibles en la tabla con una casilla deverificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremosver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones eneste caso todos los meses.

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla, perono se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista ymarcando la casilla (Seleccionar todo).

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo comoestaba.

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, porejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.

Grficos con tablas dinmicas.Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmicode la pestaa Opciones.

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga mssegn los datos que tenemos.

Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger elgrfico que ms nos convenga.

Modificar los datos de una tabla.Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos tecleardirectamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemosutilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene muy biensobre todo si la lista es muy grande.

Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar confacilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est activa, y pulsaren el icono Formulario .

Como esta opcin no est directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos aadirla a laBarra de acceso rpido, de la forma que ya vimos. Pulsando el Botn Office > Opciones de Excel >Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la seccin de Comandos que no estn en la cintade opciones.

Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.Eliminar: Eliminar el registro que est activo.Restaurar: Deshace los cambios efectuados.Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda.Cerrar: Cierra el formulario.

Ordenar una tabla de datos.A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un nicocampo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido,debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos acceder a la pestaaDatos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin o bien pulsar sobre uno de losbotones de la seccin Ordenar y filtrar para que la ordenacin sea ascendente o descendenterespectivamente. Estos botones tambin estn disponibles al desplegar la lista que aparecepulsando la pestaa junto al encabezado de la columna.

Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista por elprimer apellido ms la fecha de nacimiento, en la pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar...nos aparece el cuadro de dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los

que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el valorde la celda, o por su color o icono (en Ordenar Segn), y el Criterio de ordenacin, donde elegimos siel orden es alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada.

Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de das de la semana o meses, laordenacin alfabtica no sera correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valoresposibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y as el criterio de ordenacin seguir elmismo patrn.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos odisminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el primernivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadroOpciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.

Crear un resumen de datos.Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crearsubtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.Por ejemplo si tenemos una lista de nios con los campos nombre, direccin, localidad y edad;podemos obtener un resumen de la edad media de los nios por localidad.Otro ejemplo, el que te enseamos abajo, disponemos de una lista de vehculos clasificados pormarca y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada marca.

Para agregar los subtotales automticamente debemossituarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar laopcin Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, enla pestaa Diseo.Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaa con una lista de lasfunciones que podemos usar para calcular el total de esa columna.

Insertar funcin con el asistente.Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos susintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar msfcil trabajar con ellas.Si queremos introducir una funcin en una celda:- Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.- Hacer clic en la pestaa Frmulas.Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas.Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de lafuncin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn

, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel yaque el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que vercon la descripcin escrita.Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoradel cuadro combinado O seleccionar una categora: esto har que en el cuadro de lista sloaparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muyseguros de la categora podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clicsobre sta.

Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintosargumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre estafuncin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin.Al final, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin,donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin quehayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda orango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga mspequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o lacelda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botnizquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltimacelda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo.En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de queexistiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente.Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expandeautomticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos enla celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandirautomticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma que nospermite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida.Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha delbotn.

Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha:Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede serPromedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtieneel valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesar aldilogo de funciones a travs de Ms Funciones.

Funciones de fecha y hora.De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas altratamiento de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un"nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie comoargumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Funcin DescripcinAHORA() Devuelve la fecha y la hora actualAO(nm_de_serie) Devuelve el ao en formato aoDIA(nm_de_serie) Devuelve el da del mesDIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) Calcula el nmero de das entre las dos fechasDIASEM(nm_de_serie;tipo) Devuelve un nmero del 1 al 7FECHA(ao;mes;da) Devuelve la fecha en formato fechaFECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fechaHORA(nm_de_serie) Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un nmeroHOY() Devuelve la fecha actualMES(nm_de_serie) Devuelve el nmero del mes en el rango del 1

(enero) al 12 (diciembre)MINUTO(nm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y segundos dados como

nmerosSEGUNDO(nm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

Funciones de texto.Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Exceltambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.Funcin Descripcin

CARACTER(nmero) Devuelve el carcter especficado por el nmeroCODIGO(texto) Devuelve el cdigo ASCII del primer caracter del textoCONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la uninDECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares) Redondea un nmero pasado como parmetroDERECHA(texto;nm_de_caracteres) Devuelve el nmero de caracteres especificadosENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)

Devuelve la posicin inicial del texto buscado

ESPACIOS(texto) Devuelve el mismo texto pero sin espaciosEXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres) Devuelve los caracteres indicados de una cadenaHALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) Encuentra una cadena dentro de un texto

IGUAL(texto1;texto2) Devuelve un valor lgico (verdadero/falso)IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres) Devuelve el nmero de caracteres especificadosLARGO(texto) Devuelve la longitud del textoLIMPIAR(texto) Limpia el texto de caracteres no imprimiblesMAYUSC(texto) Convierte a maysculasMINUSC(texto) Convierte a minsculasMONEDA(nmero;nm_de_decimales) Convierte a monedaNOMPROPIO(texto) Convierte a mayscula la primera letra del textoREEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caracteres;texto_nuevo)

Reemplaza parte de una cadena de texto por otra

REPETIR(texto;nm_de_veces) Repite el textoSUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurrencia)

Reemplaza el texto con texto nuevo

T(valor) Comprueba que el valor es textoTEXTO(valor;formato) Convierte un valor a textoTEXTOBAHT(nmero) Convierte un nmero a texto tailands (Baht)VALOR(texto) Convierte un texto a nmero

Funciones de bsqueda.En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulasdiseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas dedatos.

Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algono buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsquedade una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, sibuscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de unrestaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el datoque queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas:Funcin Descripcin

AREAS(ref) Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguasBUSCAR(...) Busca valores de un rango de una columna o una filaBUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)

Busca en la primera fila de la tabla o matriz devalores

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Busca un valor en la primera columna de la izquierda

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia)

Devuelve la posicin relativa de un elemento

COLUMNA(ref) Devuelve el nmero de columna de una referenciaCOLUMNAS(matriz) Devuelve el nmero de columnas que componen la

matrizDESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un rangoDIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) Crea una referencia de celda en forma de textoELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) Elige un valor o una accion de una lista de valoresFILA(ref) Devuelve el nmero de filaFILAS(matriz) Devuelve el nmero de filasHIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo)

Crea un acceso directo a un documento

IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinmicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...)

Extrae datos almacenados en una tabla dinmica

INDICE(matriz;num_fila;num_columna) Devuelve el valor de una celda en la interseccin deuna fila y una columna

INDIRECTO(ref;a1) Devuelve una referencia especificadaTRANSPONER(matriz) Intercambia las filas por las columnas en una matriz

Otras funciones.Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones dediferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad.

En este captulo veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras.Funcin Descripcin

Funciones matemticas y trigonomtricasABS(nmero) Devuelve el valor absoluto de un nmeroALEATORIO() Devuelve un nmero entre 0 y 1COMBINAT(nmero;tamao) Devuelve el nmero de combinaciones para un

nmero determinado de elementosCOS(nmero) Devuelve el coseno de un nguloENTERO(nmero) Redondea un nmero hasta el entero inferior ms

prximoEXP(nmero) Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un

nmero determinadoFACT(nmero) Devuelve el factorial de un nmeroNUMERO.ROMANO(nmero,forma) Devuelve el nmero pasado en formato decimal a

nmero RomanoPI() Devuelve el valor de la constante piPOTENCIA(nmero;potencia) Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia

indicadaPRODUCTO(nmero1;nmero2;...) Devuelve el resultado de realizar el producto de todos

los nmeros pasados como argumentosRAIZ(nmero) Devuelve la raiz cuadrada del nmero indicadoRESIDUO(nmero;nm_divisor) Devuelve el resto de la divisin

Funciones estadsticasMEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...) Devuelve la media armnica de un conjunto de

nmeros positivosMAX(nmero1;nmero2;...) Devuelve el valor mximo de la lista de valoresMIN(nmero1;nmero2;...) Devuelve el valor mnimo de la lista de valoresMEDIANA(nmero1;nmero2;...) Devuelve la mediana de la lista de valoresMODA(nmero1;nmero2;...) Devuelve el valor que ms se repite en la lista de

valoresPROMEDIO(nmero1;nmero2;...) Devuelve la media aritmtica de la lista de valoresVAR(nmero1;nmero2;...) Devuelve la varianza de una lista de valoresK.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto de

datosK.ESIMO.MENOR(matriz;k) Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto de

datos

Funciones lgicasFALSO() Devuelve el valor lgico FalsoVERDADERO Devuelve el valor lgico VerdaderoSI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una

condicinNO(valor_lgico) Invierte el valor lgico proporcionadoY(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderosO(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si algn valor lgico es verdadero y

devuelve VERDADERO

Funciones de informacinESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacaESERR(valor) Comprueba si un valor es un errorESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lgicoESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo textoESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo textoESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numricoTIPO(valor) Devuelve un nmero que representa el tipo de datos

del valor

Power Point es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Laspresentaciones son imprescindibles hoy en da ya que permiten comunicar informacin e ideas deforma visual y atractiva.

Con Power Point podemos crear presentaciones de forma fcil y rpida pero con gran calidad ya queincorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el ltimo detalle, porejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los prrafos, podemos insertar grficos,dibujos, imgenes, e incluso texto WordArt.

Tambin podemos insertar efectos animados, pelculas y sonidos. Podemos revisar la ortografa delos textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeas aclaraciones parasu exposicin y muchas ms cosas que veremos a lo largo del curso.

Las Barras.La barra de ttulo.

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuandocreamos una presentacin nueva se le asigna el nombre provisional Presentacin1, hasta que laguardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones paraminimizar , restaurar y cerrar .

La barra de acceso rpido.

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales como Guardar , Deshacero Repetir .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en laflecha desplegable de la derecha y selecciona los comandos que quieras aadir.

Haz clic en Ms comandos para ver un listado de todos los disponibles en PowerPoint 2007. Seabrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo delcurso:

La Banda de Opciones.

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacerclic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferenteselementos que se pueden crear en PowerPoint.

Puedes acceder a todas las acciones utilizando estas pestaas. Pero las ms habituales podramosaadirlas a la barra de acesso rpido como hemos visto en el punto anterior.En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen uncolor atenuado.

Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentrescuando trabajes con Power Point. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que tesern tiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecernpequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) quedebers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menosespacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.

Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquierpestaa.

El rea de esquema muestra los ttulos de las diapositivas que vamoscreando con su nmero e incluso puede mostrar las diapositivas en miniaturasi seleccionamos su pestaa .

Al seleccionar una diapositiva en el rea de esquema aparecerinmediatamente la diapositiva en el rea de trabajo para poder modificarla.

Los Botones de vistas.

Con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos segn nosconvenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas quetenemos, tambin podemos ejecutar la presentacin para ver cmo queda, etc. El iconoque queda resaltado nos indica la vista en la que nos encontramos.

El Area de notas.

Ser donde aadiremos las notas de apoyo para realizar la presentacin. Estas notas no se ven enla presentacin pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos lapresentacin en papel.

Crear una Presentacin.A continuacin veremos cmo crear una Presentacin con una de las plantillas que incorpora elpropio PowerPoint.

Las plantillas son muy tiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puedenecesitar nuestra presentacin.

Crear una Presentacin con una Plantilla.Para crear una presentacin con una plantilla sigue estos pasos:- Despliega el Botn Office.- Selecciona la opcin Nuevo.- En el cuadro de dilogo Nueva presentacin haz clic sobre la categora Plantillas instaladas y teaparecer un cuadro de dilogo similar al que te mostramos a continuacin.

Selecciona la plantilla de diseo que ms te gusta, en la parte de la derecha te aparecer una vistaprevia de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir m