manual de usuario declarasoftiura-cpa.com/wp-content/uploads/2015/10/manual-declara... · 2016. 10....
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Manual de Usuario
DeclaraSoft
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Índice 1. DeclaraSoft .................................................................................................................................. 4
Introducción .................................................................................................................................... 4
2. Registro de usuario ..................................................................................................................... 5
3. Recuperación de password. ........................................................................................................ 6
4. Login ............................................................................................................................................ 7
5. Menú principal DeclaraSoft ......................................................................................................... 8
6. Cuentas ........................................................................................................................................ 9
6.1 Registro de Cheques/Débito. ............................................................................................ 10
6.2 Editar Cheques/Débito. ..................................................................................................... 11
6.3 Registrar Tarjetas de crédito. ............................................................................................ 12
6.4 Editar Tarjeta de Crédito. .................................................................................................. 13
6.5 Registrar Cuenta Efectivo .................................................................................................. 14
6.6 Editar Cuentas Efectivo. .................................................................................................... 15
7. Terceros ..................................................................................................................................... 16
7.1 Registrar Clientes .............................................................................................................. 17
7.2 Editar Clientes. .................................................................................................................. 18
7.3 Registrar Proveedores ....................................................................................................... 19
7.4 Editar Proveedores. ........................................................................................................... 20
.......................................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
7.5 Registrar Deudores ............................................................................................................ 21
7.6 Editar Deudores. ................................................................................................................ 22
.......................................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
7.7 Registrar Acreedores ......................................................................................................... 23
7.8 Editar Acreedores .............................................................................................................. 24
.......................................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
7.9 Consulta de Documentos .................................................................................................. 25
8. Ingresos/Gastos. ........................................................................................................................ 26
8.1 Registrar Ingresos .............................................................................................................. 27
8.2 Registrar Gastos ................................................................................................................ 29
9. Prestamos .................................................................................................................................. 31
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9.1 Registrar Préstamos Recibidos. ......................................................................................... 32
9.2 Registrar Préstamos Otorgados. ....................................................................................... 35
10. Movimientos ......................................................................................................................... 37
10.1 Registrar Cobro a Clientes. ................................................................................................ 38
10.2 Registrar Pago a Proveedores. .......................................................................................... 40
10.3 Cobro de Préstamos Otorgados. ....................................................................................... 42
10.4 Pago de Préstamos Recibidos. .......................................................................................... 44
10.5 Transferencias ................................................................................................................... 46
10.6 Pago de Tarjeta de Crédito ................................................................................................ 47
11. Ajustes ................................................................................................................................... 48
11.1 Presupuesto....................................................................................................................... 49
11.2 Registrar Saldos Iniciales Pendientes ................................................................................ 50
12. Alertas. .................................................................................................................................. 51
13. Perfil de Usuario. ................................................................................................................... 52
14. Sincronización ....................................................................................................................... 53
15. Reportes ................................................................................................................................ 54
15.1 Reportes en móvil ............................................................................................................. 55
15.2 Reportes Web .................................................................................................................... 57
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1. DeclaraSoft
Introducción
El objetivo de “DeclaraSoft” en su primera fase consiste en una aplicación que permita al usuario llevar un “Control Presupuestal y Administrativo” de sus ingresos y egresos, permitiendo conocer en todo momento un flujo real de efectivo entre lo que recibe y gasta comúnmente.
De igual forma le permitirá llevar un control de aquellas cuentas por cobrar por los ingresos pendientes de cobro ante sus clientes o terceras personas y de igual forma le permitirá conocer las obligaciones de pago que presenta ante terceros.
A continuación se explicará a detalle el funcionamiento y los diferentes módulos de DeclaraSoft para su fácil manejo y aprovechar al máximo la aplicación.
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2. Registro de usuario
Al iniciar nuestra aplicación de DeclaraSoft nos mostrará la siguiente pantalla.
Al iniciar por primera vez a nuestra aplicación DeclaraSoft, realizaremos el registro del usuario haciendo clic en el botón “Registrar por primera vez”, para acceder al formulario de registro como se muestra en la siguiente imagen.
Llenaremos el formulario con los datos que nos solicitan y al finalizar hacemos clic en el botón de “Registrar”.
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Recibiremos un correo de bienvenida y nuestro registro estará realizado.
3. Recuperación de password.
Para la recuperación de nuestro password hacemos clic en el botón “Recuperar Password”, nos llevará a la siguiente pantalla:
Escribiremos nuestro “nickname” y nuestro “correo electrónico” con el cual nos registramos en DeclaraSoft.
Después haremos clic en el botón “Recuperar Password”, nuestro
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password será enviado al correo electrónico registrado.
4. Login
Para acceder a DeclaraSoft ingresaremos los datos solicitados en la aplicación, nuestro “nickname y password”.
Hacemos clic en el botón de “Ingresar”.
Al acceder a Declarasoft nos muestra la siguiente ventana:
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5. Menú principal DeclaraSoft
El menú principal se encontrará las siguientes ventanas:
1.- Cuentas: Modulo donde registraremos nuestras cuentas de Cheques/debito, tarjetas de crédito y cuentas en efectivo.
2.- Terceros: Modulo donde se registran nuestros clientes, proveedores, deudores y acreedores.
3.- Ingresos/Gastos: Modulo donde se registraran nuestros ingresos y gastos.
4.- Inversiones: Próximamente.
5.-Movimientos: Modulo donde se realiza el Cobro a clientes, Pago a
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proveedores, Cobro a préstamos otorgados, Pago de préstamos recibidos, Transferencias y Pago de tarjetas de crédito
6.- Préstamos: Modulo donde se realiza el registro de los Préstamos recibidos y otorgados
7.- Reportes: Generador de reportes
8.- Ajustes: Configuración del presupuesto, registro de saldos iniciales, sincronización y configuración de usuario y alertas.
6. Cuentas
Al hacer clic en el botón de “Cuentas” nos desplegará la siguiente ventana:
1.- Cheques/Débito: Modulo donde se realiza el registro de las cuentas de Cheques/Débito.
2.- Tarjetas de Crédito: Modulo donde se realiza el registro de las Tarjetas de crédito.
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3.- Cuentas de efectivo: Modulo donde se realiza el registro de las Cuentas de efectivo.
6.1 Registro de Cheques/Débito.
Para realizar el registro de una cuenta de Cheques/Débito, hacemos clic en botón “Cheques/Débito” dentro de Cuentas.
1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
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2.- Capturamos los datos
solicitados y guardamos .
3.- Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado.
Nota: En campo “Banco y Tipo de cuenta” seleccionamos los bancos o cuentas deseadas.
*Saldo Inicial: se puede capturar después en Ajustes > Saldos iniciales pendientes.
6.2 Editar Cheques/Débito.
Para editar una cuenta hacemos clic en la cuenta y nos mostrará la información capturada.
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Modificamos los campos deseados y guardamos .
Nota: No se podrá eliminar una cuenta si esta tiene movimientos.
6.3 Registrar Tarjetas de crédito.
Para realizar el registro de una Tarjeta de crédito, hacemos clic en botón “Tarjeta de Crédito” dentro de Cuentas.
1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
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2.- Capturamos los datos
solicitados y guardamos . 3.- Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado.
Nota: En campo “Banco y Tipo de cuenta” seleccionamos los bancos o cuentas deseadas.
*Saldo Inicial: se puede capturar después en Ajustes > Saldos iniciales pendientes.
6.4 Editar Tarjeta de Crédito.
Para editar una cuenta hacemos clic en la cuenta y nos mostrará la información capturada.
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Modificamos los campos deseados y guardamos .
Nota: No se podrá eliminar una cuenta si esta tiene movimientos.
6.5 Registrar Cuenta Efectivo
Para realizar el registro de una Cuenta de Efectivo, hacemos clic en botón “Cuentas de Efectivo” dentro de Cuentas.
1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
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2.- Capturamos los datos
solicitados y guardamos . 3.- Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado.
*Saldo Inicial: se puede capturar después en Ajustes > Saldos iniciales pendientes.
6.6 Editar Cuentas Efectivo.
Para editar una cuenta hacemos clic en la cuenta y nos mostrará la información capturada.
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Modificamos los campos
deseados y guardamos .
Nota: No se podrá eliminar una cuenta si esta
tiene movimientos.
7. Terceros
Al hacer clic en el botón de “Terceros” nos desplegará la siguiente ventana:
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1. Clientes: Modulo de registro y edición de Clientes.
2. Proveedores: Modulo de registro y edición de Proveedores.
3. Deudores: Modulo de registro y edición de Deudores.
4. Acreedores: Modulo de registro y edición de Acreedores.
7.1 Registrar Clientes
Para realizar el registro de un cliente, hacemos clic en botón “Clientes” dentro de Terceros.
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1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
2.- Capturamos los datos
solicitados y guardamos . 3.- Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado.
*Saldo Inicial: se puede capturar después en Ajustes > Saldos iniciales pendientes.
7.2 Editar Clientes.
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Para editar un cliente hacemos clic en la cuenta y nos mostrará la información capturada.
Si tiene algún documento hacemos clic en para editarlo.
los campos deseados y guardamos . Modificamos
Nota: No se podrá eliminar un tercero si este tiene movimientos.
7.3 Registrar Proveedores
Para realizar el registro de un Proveedor, hacemos clic en botón “Proveedores” dentro de Terceros.
1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
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2.- Capturamos los datos
solicitados y guardamos . 3.- Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado.
*Saldo Inicial: se puede capturar después en
Ajustes > Saldos iniciales pendientes.
7.4 Editar Proveedores.
Para editar un Proveedor hacemos clic en la cuenta y nos mostrará la información capturada.
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Si tiene algún documento hacemos clic en para editarlo.
los campos deseados y guardamos . Modificamos
Nota: No se podrá eliminar un tercero si este tiene movimientos.
7.5 Registrar Deudores
Para realizar el registro de un Deudor, hacemos clic en botón “Deudores” dentro de Terceros.
1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
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2.- Capturamos los datos
solicitados y guardamos . 3.- Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado.
*Saldo Inicial: se puede capturar después en Ajustes > Saldos iniciales pendientes.
7.6 Editar Deudores.
Para editar un Deudor hacemos clic en la cuenta y nos mostrará la información capturada.
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Si tiene algún documento hacemos clic en para editarlo.
los campos deseados y guardamos . Modificamos
Nota: No se podrá eliminar un tercero si este tiene movimientos.
7.7 Registrar Acreedores
Para realizar el registro de un Acreedor, hacemos clic en botón “Acreedores” dentro de Terceros.
1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
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2.- Capturamos los datos
solicitados y guardamos . 3.- Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado.
*Saldo Inicial: se puede capturar después en Ajustes > Saldos iniciales pendientes.
7.8 Editar Acreedores
Para editar un Deudor hacemos clic en la cuenta y nos mostrará la información capturada.
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Si tiene algún documento hacemos clic en para editarlo.
Modificamos los campos
deseados y guardamos .
Nota: No se podrá eliminar un tercero si este tiene
movimientos.
7.9 Consulta de Documentos
Para poder consultar los documentos de un Cliente, Proveedor, Deudor y Acreedor. Es necesario entrar al módulo deseado dentro de Terceros, seleccionar el registro.
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Mostrará la siguiente pantalla con los documentos generados y se pueden observar por mes.
Al seleccionar un documento podemos ver el detalle del mismo.
8. Ingresos/Gastos.
Modulo donde se realiza el registro de Ingresos de un cliente y el Gasto de un proveedor.
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8.1 Registrar Ingresos
Para realizar el registro de un Ingreso, hacemos clic en botón “Ingreso” dentro de Ingresos/Gastos.
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1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
2.-Capturamos los datos solicitados
4.- Al registrar un cliente podemos registrarlo hacerlo desde el módulo de Clientes en Terceros o en el campo Cliente
hacer clic en y nos llevara al módulo de registro de cliente y
guardamos
5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado.
Nota: Se puede realizar el pago directo al seleccionar el campo de “Generar Pago”, en caso de no hacer el pago en ese momento se realizará en el módulo de “Movimientos y Préstamos” en “Cobro de Clientes”
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8.2 Registrar Gastos
Para realizar el registro de un Gasto, hacemos clic en botón “Gasto” dentro de Ingresos/Gastos.
1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
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2.-Capturamos los datos solicitados
4.- Al registrar un cliente podemos registrarlo hacerlo desde el módulo de Clientes en Terceros o en el campo Cliente hacer clic en
y nos llevara al módulo de registro de cliente y guardamos
.
5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado.
Nota: Se puede realizar el pago directo al seleccionar el campo de “Generar Pago”, en caso de no hacer el pago en ese momento se realizará en el módulo de “Movimientos y Préstamos” en “Pago de Proveedores”
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9. Prestamos
Modulo donde se registra los préstamos otorgados y recibidos.
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Nota: Para realizar un Cobro o Pago de préstamos es necesario primero registrarlos en estos módulos
9.1 Registrar Préstamos Recibidos.
Para realizar el registro de un préstamo Recibido, hacemos clic en botón “Recibidos” dentro de Préstamos.
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1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
2.-Capturamos los datos solicitados
3.-Seleccionamos el Tipo de préstamo.
4.- Al registrar un Préstamo Recibido debemos haber registrado anteriormente al Acreedor desde el módulo de Acreedores en Terceros o en el campo Acreedor hacer clic
en y nos llevara al módulo de registro de Acreedores. De la misma forma se puede para registrar una Cuenta
haciendo clic o en el módulo de “Cuentas” y guardamos
.
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5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: El registro NO se podrá modificar, solo Eliminar.
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9.2 Registrar Préstamos Otorgados.
Para realizar el registro de un préstamo Otorgado, hacemos clic en botón “Otorgados” dentro de Préstamos.
1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
2.-Capturamos los datos solicitados
3.-Seleccionamos el Tipo de préstamo.
4.- Al registrar un Préstamo Otorgado debemos haber registrado anteriormente al Deudor desde el módulo de Deudores en Terceros o en el
campo Deudor hacer clic en y nos llevara al módulo de registro de Deudores. De la misma forma se puede para registrar una Cuenta haciendo
clic o en el módulo de “Cuentas” y guardamos .
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5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: El registro NO se podrá modificar, solo Eliminar.
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10. Movimientos
Modulo donde se realiza el Cobro a clientes, Pago a proveedores, Cobro a préstamos otorgados, Pago de préstamos recibidos, Transferencias y Pago de tarjetas de crédito.
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10.1 Registrar Cobro a Clientes.
Para realizar el registro del cobro a un cliente, hacemos clic en botón “Cobro de Clientes” dentro de Movimientos.
Para poder realizar el Cobro a un cliente se deberá registrar un documento, es decir, previamiente se deberá crear en “Ingresos” el folio o factura a cobrar.
1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
2.-Capturamos los datos solicitados
4.- Al registrar un cobro de cliente podemos registrarlo desde el módulo de Clientes en Terceros o en el campo
Cliente hacer clic en y nos llevara al módulo de registro de cliente. De la misma forma se puede para registrar
una Cuenta haciendo clic
o en el módulo de “Cuentas” y guardamos .
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5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: El registro NO se podrá modificar, solo Eliminar.
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10.2 Registrar Pago a Proveedores.
Para realizar el registro del pago a un proveedor, hacemos clic en botón “Pago de Proveedores” dentro de Movimientos.
Para poder realizar el Pago de proveedores se deberá registrar un documento, es decir, previamente se deberá crear en “Gastos” el folio o factura a pagar.
1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
2.-Capturamos los datos solicitados
4.- Al registrar un pago de un proveedor podemos registrarlo desde el módulo de Proveedores en Terceros o en el campo
Proveedores hacer clic en y nos llevara al módulo de registro de Proveedores. De la misma
forma se puede para registrar una Cuenta haciendo clic
o en el módulo de “Cuentas” y guardamos .
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5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: El registro NO se podrá modificar, solo Eliminar.
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10.3 Cobro de Préstamos Otorgados.
Para realizar el registro del cobro a un proveedor, hacemos clic en botón “Cobro de Préstamos Otorgados” dentro de Movimientos.
Para poder realizar el Cobro a de un préstamo otorgado se deberá registrar un documento, es decir, previamente se deberá crear en “Préstamos Otorgados” el folio o factura a pagar.
1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
2.-Capturamos los datos solicitados
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4.- Al registrar un Cobro de un Prestamos otorgado podemos registrarlo desde el módulo de Deudores en
Terceros o en el campo Deudor hacer clic en y nos llevara al módulo de registro de Deudores. De la misma
forma se puede para registrar una Cuenta haciendo clic
o en el módulo de “Cuentas” y guardamos .
5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: El registro NO se podrá modificar, solo Eliminar.
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10.4 Pago de Préstamos Recibidos.
Para realizar el registro del cobro a un proveedor, hacemos clic en botón “Pago de Préstamos Otorgados” dentro de Movimientos.
Para poder realizar el Pago de un Préstamo Otorgado se deberá registrar un documento, es decir, previamente se deberá crear en “Préstamos Otorgados” el folio o factura a pagar.
1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
2.-Capturamos los datos solicitados
4.- Podemos registrar al acreedor desde el módulo de Acreedores en Terceros o en el campo Acreedor
hacer clic en y nos llevara al módulo de registro de Acredores.
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De la misma forma se puede para registrar una Cuenta
haciendo clic o en el módulo de “Cuentas” y guardamos
.
5.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado. Nota: El registro NO se podrá modificar, solo Eliminar.
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10.5 Transferencias
En el módulo de “Transferencias” podemos hacer movimientos entre las cuentas.
1-. En “Cuenta de origen” escribimos la cuenta deseada previamente registrada o en caso de que no exista
podemos registrarla haciendo clic en .
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2.- Capturamos la cuenta Destino y los datos que nos solicita el registro.
10.6 Pago de Tarjeta de Crédito
En el módulo de “Pago de Tarjeta de Crédito” podemos hacer movimientos entre las cuentas.
1-. En “Tarjeta de Crédito a Pagar” escribimos la cuenta deseada previamente registrada o en caso de que no
exista podemos registrarla haciendo clic en .
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2.- Capturamos la cuenta “Origen” (Fondos) y los datos que nos solicita el registro.
11. Ajustes
Modulo donde se realiza el registro del Presupuesto, Saldos iniciales pendientes, la configuración del usuario y las alertas. También es donde se realiza la sincronización de nuestra información para crear un respaldo y poder generar los reportes.
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11.1 Presupuesto
Para realizar el registro del Presupuesto hacemos clic en botón “Presupuesto” dentro de Ajustes.
1.- Hacemos clic en el botón
para agregar un nuevo registro.
2.-Capturamos los datos solicitados
3.-Al guardar los datos nos mostrará el registro guardado.
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11.2 Registrar Saldos Iniciales Pendientes
Para realizar el registro de un Saldo inicial pendiente, hacemos clic en botón “Saldo iniciales Pendientes” dentro de Ajustes.
Para poder realizar el Registro de Saldos iniciales pendientes se deberá registrar un documento, es decir, previamente se deberá crear un Terceros (Cliente, Acreedor, Deudor o Proveedor).
1.- Seleccionamos el Registro deseado.
2.- Seleccionamos la fecha del Saldo inicial y capturamos el Saldo Inicial Pendiente y
guardamos .
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12. Alertas.
En este módulo se configuran las alertas que Declarasoft puede notificarnos.
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13. Perfil de Usuario.
En este módulo podemos editar el nombre de nuestro usuario y hacer el cambio de contraseña.
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Nota el correo electrónico y el nombre de usuario no se puede cambiar.
14. Sincronización
Dentro de Ajustes encontramos el botón de “Sincronización”, es importante este módulo ya que nos sirve para crear un respaldo de nuestra información y
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poderla descargar posteriormente en otra móvil y generar los reportes de forma correcta.
Para hacer la sincronización solo se necesita hacer clic con en el botón para hacer la sincronización la aplicación nos avisara cuando la sincronización este realizada.
15. Reportes
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Modulo donde podemos generar reportes y ver gráficas en la parte del movil y generar reportes y enviarlos a nuestro correo para ver la información con más detalle.
15.1 Reportes en móvil
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Seleccionamos el módulo de reportes para entrar al menú de reportes.
Podemos generar los siguientes reportes:
• Reporte de Ingresos • Reporte de Gastos • Reporte de Flujo de Efectivo • Reporte de Estado de Resultados
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15.2 Reportes Web
Hacemos la sincronización de nuestra información.
1.-Seleccionamos el tipo de reporte que deseamos.
2.-Seleccionamos la cuenta deseada y el periodo
Nota: Podemos seleccionar todas las cuentas dando clic en la caja “Todas las cuentas”
3.-Clic en “Generar” para enviar el correo a nuestro mail registrado.