manual de procedimientos Área de idiomas

7/28/2019 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REA DE IDIOMAS

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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOSDEL

REA DE IDIOMASCEPS UNI


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INDICE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .............................................................................................................. 1

INDICE ...................................................................................................................................................... 2

I. PROCEDIMIENTO PARA INFORMES, MATRCULA Y PRE INSCRIPCIN ...................................... 5

1. Informes ................................................................................................................................. 5

1.1. Caso alumno nuevo: .......................................................................................................... 5

1.1.1 Caso alumnos que deciden iniciar el curso de cero: ................................................... 5

1.1.2 Caso del alumno que cuente con conocimientos del idioma: ..................................... 7

1.1.3 Caso del alumno que desee inscribirse al curso de bsico acelerado: ........................ 8

1.1.4 En caso del alumno de Posgrado: ................................................................................ 8

1.1.4.1 En caso del alumno que desee llevar el curso: ..................................................... 8

1.1.4.2 En caso del alumno de Posgrado que solicite un examen de suficiencia ............. 9

* Modalidades de los exmenes de suficiencia: ............................................................ 10

Examen de suficiencia por Traduccin: ............................................................................ 10

Examen de Suficiencia Prueba Escrita y Produccin Oral:............................................... 10

1.1.5 En caso del alumno de pregrado: .............................................................................. 11

1.1.5.1 Caso del alumno de pregrado que desee llevar el curso de Idiomas nivel bsico: 11

1.1.5.2 Caso del alumno de pregrado que solicite un examen de competencia: .......... 11

1.2. Caso del alumno que desee matricularse al siguiente nivel ........................................... 12

1.2.1. Alumno que cancelo por tres meses: ....................................................................... 12

1.2.2. Alumno que paga mensualmente: ........................................................................... 13

1.2.3. Caso del alumno con becas y/o descuentos: ........................................................... 14

1.3. Caso del alumno que desee cambio de horarios: ............................................................ 14

1.4. Caso del alumno que desee trasladar sus pagos: ............................................................ 14

1.5. Caso de descuentos especiales y/o convenios para empresas e instituciones educativas:

142. MATRICULA .......................................................................................................................... 15

2.1. Matricula a Cursos, pago por exmenes de clasificacin o suficiencia: .......................... 15

2.1.1. Caso del alumno nuevo (Pre y Posgrado): ................................................................... 15

2.1.2. Caso del alumno que cancelo por tres meses: ............................................................ 16

3. Pre-Inscripcin ..................................................................................................................... 17


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II. PROCEDIMIENTO PARA PROGRAMAR LOS EXMENES DE SUFICIENCIA COMPETENCIA CLASIFICACIN. ............................................................................................................................................ 17

1. Exmenes de Suficiencia y Competencia: ............................................................................ 17

1.1. Examen de Suficiencia Modalidad Traduccin: ............................................................... 17

1.2. Examen de Suficiencia - Competencia Modalidad Prueba Escrita y Produccin Oral: .... 19

2. Exmenes de Clasificacin: .................................................................................................. 202.1. Clasificacin: .................................................................................................................... 20

III. PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE INICIOS DE GRUPOS, REPROGRAMACIONES YPUBLICIDAD. ................................................................................................................................................. 21

1. CONTROL DE INICIOS DE GRUPOS ....................................................................................... 21

1.1. Creacin de Cdigos: .......................................................................................................... 21

- Si es un curso nuevo ........................................................................................................... 21

- Si es un curso antiguo ......................................................................................................... 22

1.1.1. Designacin de docentes: ........................................................................................ 22

1.1.2. Designacin de aulas: ............................................................................................. 23

1.1.3. Control fin de curso: ................................................................................................ 23

1.1.4. Control de inicios de grupos .................................................................................... 23

1.2. Control de Grupos: ............................................................................................................. 25

2. REPROGRAMACIONES .......................................................................................................... 26

2.1. Cantidad de alumnos menor al mnimo ............................................................................. 26

2.2. Alumnos faltantes. .............................................................................................................. 27

2.3. Exmenes de Suficiencia y Competencia. ........................................................................... 27

3. PUBLICIDAD .......................................................................................................................... 27

IV. Procedimientos con los Docentes ............................................................................................ 28

1. CONVOCATORIA DE DOCENTES ........................................................................................... 28

2. PROGRAMACION DE DOCENTES .......................................................................................... 29

3. ACTUALIZACION DEL FOLDER .............................................................................................. 30

4. ENTREGA DE ACTAS DE NOTAS ............................................................................................ 30

5. REUNIONES DE COORDINACION - CLASE MAESTRA - CON EDITORIALES - FECHAS FESTIVAS.31

5.1. Reuniones de Coordinacin: ............................................................................................... 31

5.2. Reuniones para la clase maestra de docentes nuevos. ...................................................... 32

5.3. Reuniones con editoriales. ................................................................................................. 32

5.4. Reuniones en fechas festivas. ............................................................................................. 32


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V. Procedimiento elaboracin y entregas de constancias y certificaciones. ............................... 33

1. PROCEDIMIENTO ELABORACION DE CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES: .......................... 33

1.1. Constancias y Certificaciones de un curso: ......................................................................... 33

1.1.1. Constancias de un curso: ............................................................................................. 33

1.1.2. Certificaciones de un curso:......................................................................................... 35

1.2. Constancias y Actas de notas Exmenes de suficiencia y competencia: ............................ 371.2.1. Actas de Notas Exmenes Suficiencia y Competencia: ............................................... 37

1.2.1.1. Actas de Notas Examen Suficiencia modalidad Traduccin ................................. 37

1.2.1.2. Acta de Notas Exmenes Suficiencia modalidad Prueba Escrita y Produccin Oraly Competencia: ............................................................................................................................ 39

2. PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES .......................... 41

VI. Procedimiento para realizar la planilla. ................................................................................... 43

VII. Control ..................................................................................................................................... 49

1. Control de Alumnos: ............................................................................................................ 49

1.1. Alumnos pagantes .............................................................................................................. 50

1.2. Alumnos becados ................................................................................................................ 50

1.3. Asistencia del alumno ......................................................................................................... 50

1.4. Matricula de alumnos ......................................................................................................... 50

1.5. Control de alumnos pre inscritos ..................................................................................... 50

1.6. Control de alumnos solicitantes de exmenes ................................................................... 50

1.7. Control de documentacin del alumno .............................................................................. 50

2. Control de Docentes: ........................................................................................................... 51

2.1. Control de asistencia de Docentes ..................................................................................... 51

2.2. Control de entrega de actas de notas ................................................................................. 51

2.3. Control de entregas y prstamos a docentes ..................................................................... 51

3. Control de Fichas de Inscripcin: ......................................................................................... 51

4. Control de emisiones de Constancias y Certificados: .......................................................... 52

5. Control de Libros .................................................................................................................. 52

5.1. Entrega de vouchers a las editoriales ................................................................................. 52

6. Control de archivos y documentos: ..................................................................................... 53


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I. PROCEDIMIENTO PARA INFORMES, MATRCULA Y PRE INSCRIPCIN

Los informes deben ser realizados de forma amena, brindando seguridad y confianza al cliente. Es

por ello que se solicita que las seoritas a cargo de esta labor, siempre sonran y muestren

seguridad y confianza.

1.Informes

1.1.Caso alumno nuevo:

1.1.1 Caso alumnos que deciden iniciar el curso de cero:Se le informar de los nuevos inicios, los horarios disponibles, los pagos que deberealizar, los costos de materiales y la duracin del curso de ingls, francs o portugusa nivel bsico detallndose que el curso tiene un costo dependiendo de la procedencia

del alumno, como se detalla a continuacin:

Alumnos UNI: Son solo los alumnos que estudian en alguna facultad de la UNI, en elpregrado.

Comunidad UNI: Son considerados en esta categora, los trabajadores, docentes yegresados de la UNI.

Publico General: Son considerados los alumnos externos en general, sean de otrasuniversidades o institutos.

Asimismo se le informara que las duraciones varan, detallndose lo siguiente:

INGLSFRANCS

PORTUGUSPAGO MENSUAL PROMOCIN PAGO POR 3 MESES

TIPO DEALUMNO

BSICO INTERMEDIO AVANZADO BSICO INTERMEDIO AVANZADO

Alumnos UNI 70 90 110 180 240 300

Comunidad UNI 90 110 130 240 300 360

Pblico General 110 130 150 300 360 420

IDIOMA BASICO INTERMEDIO AVANZADO

INGLES 7 MESES 8 MESES 10 MESES

FRANCES 6 MESES 6 MESES 6 MESES

PORTUGUES 4 MESES 3 MESES 2 MESES


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Es importante informarle al alumno:

Las clases por nivel del idioma ingles tienen una duracin de 32 horas, es por elloque algunos grupos culminan antes que otros.

Por ejemplo:En el horario de Sa-Do de 9:00 am a 1:00 pm las clases del grupo

finalizan exactamente en 4 semanas las clases de Ingles Bsico I debido a quecompletan las 32 horas de enseanza; mientras que en el grupo de Ma-Ju de 4:00pm a 6:30 pm las clases finalizan en 6 semanas, ya quese deben completar las 32horas de enseanza.

Las clases por nivel del idioma Portugus y Francs tienen una duracin de 24horas, entonces se tiene que algunos grupos finalizan antes que otros.

Por ejemplo:En el horario de Sa de 2:00pm a 8:00pm las clases finalizanexactamente en 4 semanas, completndose las 24 horas de enseanza; mientrasque en el horario de Do de 2:00pm a 7:00pm las clases finalizan en 5 semanas,

completndose las 24 horas por nivel.

Otro punto a tomarse en cuenta es la informacin de los costos de materiales y elcambio de estos por niveles como se detalla:

En el caso de Ingles,el costo vara de 73 a 88 debido a:

En el paquete de 73 soles: Esta incluido el Student Book de modo fsico y el MPO(Usuario y Password para acceder en modo online al Workbook y el diccionarioNew American InsideOut)

En el paquete de 88 soles: Esta incluido el Student Book y Workbook de manerafsica.

En el caso de Portugus,el costo vara debido a:

En el nivel bsico de portugus del sistema antiguo se toma como base el libroTudoBem I que tiene un costo de 50 soles.

En el nivel Intermedio y Avanzado de portugus del sistema antiguo se toma comobase el libro BemVindo que tiene un costo de 80 soles, ya que a en diciembre 2012

se tomaron las medidas correspondientes para adaptar los grupos anteriores alnuevo sistema.

IDIOMA BASICOSISTEMAANTIGUO

BASICOSISTEMANUEVO

INTERMEDIOSISTEMAANTIGUO

INTERMEDIOSISTEMANUEVO

AVANZADOSISTEMAANTIGUO

AVANZADOSISTEMANUEVA

INGLES 73 U 88 73 U 88 73 U 88 73 U 88 73 U 88 73 U 88

FRANCES 0 0 0 0 0 0PORTUGUES 50 U 80 80 80 80 80 80


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En los niveles Bsico, Intermedio y Avanzado del Curso de Portugus del SistemaNuevo solo se considerara como base el Libro BemVindo que tiene un costo de 80Soles.

En el caso de francs:

El curso aun no tiene un material como base, las clases se desarrollan solo conguas y separatas.

Tambin se deber de informar de los cambios de material por nivel que se realiza enel transcurso del Curso a nivel bsico, intermedio o avanzado, como se detalla acontinuacin:

INGLES SISTEMA ANTIGUO SISTEMA NUEVO

BASICO

I III IV-VI I-IV V-VII

BEGINNER ELEMENTARY ELEMENTARY PRE - INTERMEDIATE

INTERMEDIOI-IV V-VII I-IV V-VIII

PRE-INTERMEDIATE INTERMEDIATE INTERMEDIATE UPPER-INTERMEDIATE

AVANZADOI-IV V-VIII I-IV V-X

UPPER-INTERMEDIATE ADVANCED ADVANCED EN PROGRAMACION

NIVELES /

PORTUGUES

SISTEMA ANTIGUO SISTEMA NUEVO

I- III I-III

BASICO TUDO BEM I

BEM VINDOINTERMEDIO BEM VINDO

AVANZADO BEM VINDO

1.1.2 Caso del alumno que cuente con conocimientos del idioma:Se le informara que debe rendir el examen de clasificacin que debe programarse conanticipacin en el horario de lunes a viernes de 3:00pm a 6:00pm llamando a losnmeros del rea de Idiomas o escribiendo un correo, adems de informar al alumnoque el examen tiene una duracin de una hora.

Es importante informarle al alumno que el pago de este examen se realiza al momentode rendirse la prueba, los resultados se emiten en 15 minutos y de acuerdo al nivel alcual ha sido clasificado se le brindara la informacin del inicio, duracin, horario y costodel nivel en el cual clasifico.

Cabe sealar que si el alumno desea rendir otro examen de clasificacin, podrrealizarlo siempre y cuando haya transcurrido 1 mes despus de la primera prueba.

Se detalla:


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COSTO EXAMEN DE CLASIFICACIN: S/. 50.00

COSTO EXAMEN DE CLASIFICACIN: S/. 40.00 para alumnos del rea de Idiomas

1.1.3 Caso del alumno que desee inscribirse al curso de bsico acelerado:Se le informara de los prximos inicios del curso Ingles bsico acelerado, el costo, laduracin y los materiales a llevarse en este curso, como se detalla a continuacin:

TIPO DE ALUMNO COSTO TOTAL CUOTA 1 CUOTA 2

ESTUDIANTES UNI 430 230 200

COMUNIDAD UNI 570 300 270

PBLICO GENERAL 710 350 360

El pago del Curso del Idioma Ingles Bsico Acelerado se divide en 2 cuotas, la primeracuota debe cancelarse al momento de la matrcula del alumno, mientras la segundacuota se cancela un mes despus de iniciadas las clases.

Se le informara al alumno que la duracin del curso es de 3 meses y medio.

Respecto a los materiales, los libros sern los mismos que se lleven en el nivel Bsico, lonico que varia en este caso es el tiempo de compra, ya que en dos meses despus deiniciadas las clases los alumnos deben de cambiar de material, como se detalla acontinuacin:

IMPORTANTE: En los cursos del Idioma Ingls, Francs y Portugus se emitencertificados y constancias una vez finalizado el nivel respectivo de cada idioma. Si elalumno culmino todos los subniveles correspondientes al nivel bsico, intermedio oavanzado, debe de cancelar el monto de S/.30.00 por la constancia y el certificadorespectivo de cada nivel. La constancia de notas se emite en un periodo no mayor de 1semana, mientras que el certificado tiene un periodo no mayor de 1 mes para seremitido.

1.1.4 En caso del alumno de Posgrado:1.1.4.1 En caso del alumno que desee llevar el curso:

INGLESBASICO

ACELERADONIVEL I AL IV NIVEL V AL VII

DURACION 8 semanas 6 semanas

MATERIALES Elementary Pre-Intermediate


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Se le informara de los costos, horarios, duracin y materiales respectivos paraeste nivel, el cual es un grupo especial dirigido solo a alumnos que estn llevandoel curso de Maestra, adems de aclarar que este grupo solo lleva el nivelintermedio del Idioma seleccionado. Se detalla lo siguiente:

Si el alumno interesado por el curso es un docente de la UNI entonces se leinformara lo siguiente:

Se le debe informar al alumno adems, que debe realizar el pago de materiales el

cual no esta incluido en la mensualidad, asimismo el pago del certificado yconstancia una vez finalizado el curso.

1.1.4.2 En caso del alumno de Posgrado que solicite un examen de suficiencia:

El examen de suficiencia es una prueba de un idioma a nivel intermedio, querinden los alumnos del Posgrado y consta de:

Un examen de 1hora y media (El cual puede ser por la modalidad de traduccin oprueba escrita y produccin oral)

+Una entrevista de media hora.

DURACIN DEL CURSOINGLS

PARA MAESTRISTAS

COSTODE

ENSEANZAPAGO POR CUOTAS

2 MESES (12horas/semana)

S/.1000.00 2 CUOTAS DE S/.500.00

4 MESES (6horas/semana)

S/.1000.002CUOTAS DE S/.400.00

1 CUOTA DE S/.200.00

TOTAL A PAGAR S/. 1000.00 S/.1000.00

DURACIN DEL CURSO INGLSPARA DOCENTES UNI

108 HORAS

COSTO MENSUALDE ENSEANZA

2 MESES (12 horas/semana) 2 CUOTAS DE S/.75.00

4 MESES (6 horas/semana) 3 CUOTAS DE S/.50.00

TOTAL A PAGAR S/. 150.00

PAGOS ADICIONALES

Materialess/.73.00 (por todo el curso)

Libro: Student Book Intermediate + MPO

CERTIFICACIN S/.100.00 (Constancia y Certificado)


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Se detalla tambin que es un examen especial el cual necesita una serie derequerimientos, los cuales se detallan a continuacin:

- Solicitar el examen por escrito: El examen de suficiencia solo se puede programarluego de haber enviado una solicitud de parte del alumno o la facultad en la cual seencuentre estudiando, el cual esta sujeto al tipo de examen* que el alumno elija.

* Modalidades de los exmenes de suficiencia:

Examen de suficiencia por Traduccin:

Para que el alumno pueda rendir este examen, la Facultad en la cual estudiael alumno deber enviar una solicitud dirigida al Director del CEPS, en estecaso al Seor M Sc. Julio Cruzado Quiroz, el cual se debe recepcionar en lamesa de partes del CEPS, posteriormente ser la solicitud ser enviada alrea de Idiomas y ser revisada por la Ms Ing. Rosa Altamirano Medina.

Adems el alumno deber adjuntar la copia de su DNI y una copia delcarnet de estudiante de Posgrado de su respectiva facultad, asimismodeber adjuntar una copia del Certificado de Ingles a nivel Intermedio.

Examen de Suficiencia Prueba Escrita y Produccin Oral:

Para que el alumno pueda rendir este examen deber presentar una solicitudsimple dirigida a la Jefa(e) del rea de Idiomas del CEPS-UNI, adjuntando la copiade DNI y la copia del carnet de estudiante de Posgrado, asimismo deberadjuntar una copia del Certificado de Ingles a nivel Intermedio.

El formato de esta solicitud se puede enviar al e-mail del alumno interesado, elcual se encuentra dentro de la carpeta Exmenes, exmenes de suficiencia, bajoel nombre de Formato solicitud para el examen de suficiencia.

IMPORTANTE: En ambas solicitudes se debe especificar la especializacin delalumno, la facultad en la cual se encuentra cursando sus estudios, ascomo los datos correspondientes del alumno maestrista (Se especifica losapellidos y nombres, Nmero mvil o de domicilio para poder realizar lascoordinaciones correspondientes).

- Programar un docente: El examen de suficiencia es designado a un docenteespecializado, el cual elabora el examen y prepara la entrevista con el alumnointeresado.

- Programar un horario: En el examen de suficiencia es necesario coordinar unhorario especfico con el alumno y el docente designado, el cual tiene que estar dentrode la disposicin de ambos.

- Confirmar el tipo de examen de suficiencia elegido: Es necesario contar con el

numero mvil del alumno para poder confirmar el tipo de examen de suficienciaelegido, para no tener problemas futuros.


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Todos estos requisitos se deben de informar al alumno interesado, asimismo se deberinformar los costos correspondientes a este examen, los cuales se detallan acontinuacin:

**La constancia se cancelara siempre y cuando el alumno haya pagado y rendido elexamen de suficiencia, adems de haber aprobado con una nota mnima de 14.0.

**Las notas de los alumnos que rindan este examen, sern publicadas en un plazo

mnimo de 24 horas.

1.1.5 En caso del alumno de pregrado:1.1.5.1 Caso del alumno de pregrado que desee llevar el curso de Idiomas nivel bsico:

Para obtener el ttulo de pregrado, aparte de terminar la carrera, los alumnosrequieren del conocimiento de un idioma a nivel bsico, es por ello que a algunosalumnos del pregrado se les puede ofrecer el llevar el curso de idiomas a nivelbsico o bsico acelerado.

1.1.5.2 Caso del alumno de pregrado que solicite un examen de competencia:En el caso que el alumno de pregrado necesite con urgencia alguna constancia paraobtener el ttulo al finalizar la carrera, se le informa que puede rendir unexamen de competencia a nivel bsico, el cual tiene ciertos requisitos que sedetallan a continuacin:

- Solicitar el examen por escrito: El examen de competencia solo se puede programarluego de haber enviado una solicitud de parte del alumno, en la cual debe adjuntar lacopia de su DNI y la copia de su carnet de estudiante.

- Programar un docente: El examen de competencia es designado a un docenteespecializado, el cual elabora el examen y prepara la entrevista con el alumnointeresado.

- Programar un horario: En el examen de competencia es necesario coordinar unhorario especfico con el alumno y el docente designado, el cual tiene que estar dentrode la disposicin de ambos.

Es necesario informarle al alumno los costos y la modalidad del examen decompetencia, para ello se describe en un cuadro lo siguiente:

EXAMEN DE SUFICIENCIA

MODALIDADES EXAMEN DESUFICIENCIA COSTOS

Por Traduccin S/.150.00

Por Prueba Escrita y Produccin Oral

Constancia* S/.150.00


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*La constancia se cancelara y emitir siempre y cuando el alumno hayapagado y rendido el examen de suficiencia, adems de haber aprobado con unanota mnima de 14.0.

Las notas de los alumnos que rindan este examen, sern publicadas en un plazomnimo de 24 horas.

*IMPORTANTE: Si el solicitante del examen de suficiencia o competencia es un docentede la UNI, los costos varan de la siguiente manera:

DESCRIPCIN COSTOPREGRADO

COSTOPOSGRADO

DERECHO DE EXAMEN S/. 80 S/. 100

CONSTANCIA S/. 100 S/. 100

TOTAL A PAGAR S/. 180 S/.200

1.2.Caso del alumno que desee matricularse al siguiente nivel

En este caso se deber confirmar si el alumno aprob el nivel anterior con la nota mnima de14.0, si se confirma la nota mnima entonces se deber corroborar si el alumno cancelo el cursopor tres meses o si paga el curso de manera mensual, asimismo se debe corroborar si cuentacon alguna beca o descuento, como se seala en lneas posteriores:

1.2.1. Alumno que cancelo por tres meses:1.2.1.1.1er. Caso:

Por ejemplo sea el alumno que cancela tres meses del Bsico I al Bsico III deIngles los S/.300.00 correspondientes, se verifica si aprob los niveles con una

nota mnima de 14.0, es decir:

Nota Bsico I = 14.0

EXAMEN DE COMPETENCIA

MODALIDADES EXAMEN DECOMPETENCIA

COSTOS

Prueba escrita y produccin oral S/.100.00

Constancia* S/.150.00


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Solo as podr matricularse al siguiente nivel, usando su mismo recibo o lacopia de su recibo, la cual puede solicitar en caja con sus datos personales sinningn costo.

1.2.1.2.2do. Caso:

Se toma como ejemplo al mismo alumno del caso anterior, el cual cancela delBsico I al Bsico III los S/.300.00 correspondientes, y al momento de verificar susnotas se observa lo siguiente:

Nota Bsico I=13.0

En este caso al alumno se le informa que tiene dos opciones:- Rendir un examen de clasificacin:

Este examen eliminara la nota que tiene y la sustituir. El examen tiene un costo deS/.40.00 para alumnos del rea de idiomas, se cancela de forma muy separada a loque dicta el recibo.

- Repetir el curso:El alumno podr iniciar el curso desde el Bsico I (en este caso) tomndose el pagodel recibo ya cancelado. Entonces se tiene que el alumno estar matriculado deesta forma: Bsico I, Bsico I, Bsico II. Es por ello que el alumno deber cancelaraparte el Bsico III.

1.2.1.3.3er. Caso:Caso del alumno que tiene un recibo antiguo:En este caso se verificara la fecha de emisin del recibo. Si el alumno estudio con elsistema antiguo y dejo de estudiar hace ms de 2 meses entonces deber rendir un

examen de clasificacin, para evaluar si aun puede continuar con el siguiente nivelo si debe clasificar en un nivel anterior.

Se detalla que el examen de clasificacin tiene un costo de S/.40.00 nuevos soles,ya que el alumno es del rea de idiomas.

Si por algn motivo el alumno cancelo los tres meses y no asisti a ninguna clase,deber enviar una solicitud a la Jefa(e) del rea de Idiomas, en la cual deber pedirque el pago realizado se reserve para otro inicio de curso y haga valido el reciboemitido para matricularse a algn curso del rea de idiomas.

1.2.2. Alumno que paga mensualmente:Si el alumno paga mensualmente, solo se verifica el promedio final, el cual debe sermayor a 14.0, para saber si puede matricularse al siguiente nivel, adems de verificar sicancelo los niveles anteriores. Esto se hace usando el sistema, o consultndole elrecord de pagos del alumno a la Seorita Edith Campos.

Si por algn motivo el alumno cancelo la mensualidad del nivel y no asisti a ningunaclase, deber enviar una solicitud a la Jefa(e) del rea de Idiomas, en la cual deber

pedir que el pago realizado se reserve para otro inicio de curso y haga valido el reciboemitido para matricularse a algn curso del rea de idiomas.


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1.2.3. Caso del alumno con becas y/o descuentos:El alumno que cuente con algn tipo de beca y/o descuento deber presentar un cargode la solicitud o facilitar sus datos para verificar en la base de datos de becas (el cual seencuentra en la segunda computadora, ubicada en el escritorio, con el nombre de

becas aceptadas, si cuenta con este tipo de beca o descuento.

Si los datos del alumno no se encuentran registrados en la base de datos, se deberbuscar el documento en fsico y verificar los datos del alumno, adems de cunto debecancelar por mes.

En caso de no hallarse ningn documento verificatorio entonces se debe consultar al MSc.Ing. Julio Cruzado, o en su defecto a la Srta. Edith Campos para verificar si el alumnoesta becado.

1.3.Caso del alumno que desee cambio de horarios:

Algunos alumnos desean cambiar el turno de las clases, en ese caso se debe informarle losiguiente:

-Si el alumno no llevo el curso: Se le debe informar que debe presentar una solicitud a la Jefa (e)del rea de Idiomas, solicitando que se le matricule en un curso nuevo, ya que no llevo el cursoal cual se matriculo por diversos motivos (viaje, enfermedad, etc.).

-Si el alumno llevo el curso : Se considera que el alumno lleva el curso luego de haber asistido el50% del total de las clases, entonces se le informa al alumno que se descontara el pago de su

recibo (si es que cancelo por 3 meses o por mes).

1.4.Caso del alumno que desee trasladar sus pagos:

Si el alumno solicita informes acerca de cmo trasladar sus pagos de un curso del rea deIdiomas a otro curso del rea de Idiomas o Computacin, se le deber comunicar que presenteuna solicitud a nombre del Director del CEPS-UNI, en este caso el M Sc. Ing. Julio CruzadoQuiroz, en la cual se especifica a que curso desea trasladar el pago realizado.

1.5.Caso de descuentos especiales y/o convenios para empresas e instituciones educativas:

En el caso de alguna empresa o institucin que solicite un descuento o convenio sea de formapresencial o por correo, deber presentar una solicitud formal, adjuntando la lista deempleados o alumnos a los cuales beneficiaria el descuento o convenio.

Es importante entregar estos documentos a la Jefa (e) del rea de Idiomas del CEPS UNI, yaque ella se encargara de dictaminar si procede o no el requerimiento.

Despus de revisar todos los casos se proceder a realizar la inscripcin del alumno o en su

defecto la preinscripcin.


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2.MATRICULA

2.1.Matricula a Cursos, pago por exmenes de clasificacin o suficiencia:

Para la matricula a cursos, se verificaran los siguientes casos:

2.1.1. Caso del alumno nuevo (Pre y Posgrado):

Se rellenaran los siguientes campos:- Cdigo de alumno: Este campo se rellenara siempre y cuando el alumno sea estudianteUNI y presente el carnet de estudiante.

-Idioma: Se detallara el idioma al cual el estudiante se est matriculando. Por ejemplo Ingles.

-Mes correspondiente: Se detalla el mes correspondiente del cdigo de curso. Por ejemplo

Diciembre.

-Nivel: En esta parte se rellenara el nivel al cual pertenece el alumno, Por ejemplo Bsico I.Si es el caso de ser un examen de clasificacin, examen de competencia o examen desuficiencia, entonces se deber anotar el nivel correspondiente, considerando la informacinanterior.

- Horario: Se rellenara con el cdigo del curso, por ejemplo INGB1-T1/Diciembre.En el caso de alumnos que van a rendir el examen de clasificacin, examen de competencia oexamen de suficiencia, este campo se rellenara de acuerdo al tipo de examen que el alumnoelija.

-Apellidos y Nombres: Se deber escribir correctamente los apellidos y nombres del alumno.

-Telfono, Celular, Email: Estos datos deben estar correctamente escritos ya que al alumno se lecontactara por cualquier medio para notificarle alguna suspensin, reprogramacin, cambio,etc.

-Pago y resto: Estas secciones son importantes ya que el alumno cancelara a caja el monto quese seale en pago, por ejemplo sea el caso de un alumno de Posgrado que separa su matrcula aun curso con S/.50.00 entonces en el resto se anotaran los S/.450.00 restantes los cuales elalumno cancelara el primer da de clases, a ms tardar una semana despus de iniciadas las

clases.

En el caso de los exmenes de clasificacin, competencia o suficiencia, los alumnos deberncancelar el monto total, entonces en pago se pondr el costo total del examen, y en resto solose escribir 0.

- Prximo pago: Se deber anotar hasta cuando tiene fecha el alumno para cancelar.

Luego se enviara al alumno a Caja CEPS UNI a que cancele el curso y regrese con la ficha deinscripcin sellada y el recibo de pago emitidos por Caja CEPS UNI.

- Despus, se escribir el nmero de recibo de pago, en la ficha de inscripcin, asimismo sedebe anotar en la parte de posterior el nombre de la seorita que atendi al alumno.


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- Por ltimo, al alumno se le entregara el nmero de cuenta de la Editorial SBS o Mac Millanpara que puedan cancelar los materiales (en el caso del curso de Ingls y Portugus)*

*Se debe verificar la informacin anterior, por ejemplo en el caso de ingls los alumnoscambian de materiales en el Bsico V, adems se debe tomar en cuenta que los alumnos nuevosno deben adquirir el material si es que no se tiene el mnimo de alumnos en el grupo en el cualse matriculo.

IMPORTANTE: Si el alumno nuevo desea pagar por tres meses o realiza algn tipo de traslado, ocuenta con una beca se deber especificar en la ficha de inscripcin porque niveles estcancelando, si es un traslado, o cual es el tipo de beca con el que cuenta, por ejemplo: elalumno Juan Prez cancela por el BIV, BV, BVI.

2.1.2. Caso del alumno que cancelo por tres meses:

Se le solicitara al alumno el original o la copia del recibo que valida el pago por tres meses,

luego se rellenaran los campos mencionados anteriormente y antes de enviarlo a caja severificara si no agoto el saldo de su recibo de pago, es decir si el pago de tres meses aun esvlido ya que el alumno puede repetir algn nivel, por ejemplo Bsico II, siendo considerado elrecibo de esta forma:

Bsico I, Bsico II, Bsico II

Esto se debe anotar en la ficha de inscripcin: El alumno repiti Bsico II, entonces el pago espor Bsico I, Bsico II, Bsico II.

En caso de tener dudas, se puede consultar a la Srta. Edith Campos para verificar el estado depago del alumno.

Luego se escribir el nmero de recibo en la ficha de inscripcin, para despus enviar a cajaCEPS UNI al alumno con la ficha de inscripcin y el recibo de pago.

Luego se recibe la ficha de inscripcin con el sello de caja, y se anotara el nombre de la seoritaque atendi en informes al alumno.

Por ltimo, al alumno se le entregara el nmero de cuenta de la Editorial SBS o Mac Millan paraque puedan cancelar los materiales (en el caso del curso de Ingls y Portugus), esto se realizara

siempre y cuando se logre *

*Se debe verificar la informacin anterior, por ejemplo en el caso de ingls los alumnoscambian de materiales en el Bsico V.

IMPORTANTE:TODO PAGO SE EFECTUAR EN CAJA CEPS UNI (1er. Piso). El personal de la Oficina del rea deIdiomas (stano) deber seguir estrictamente los pasos indicados; queda terminantementePROHIBIDO aceptar encargo de pagos del usuario en la Oficina del rea de Idiomas.


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3.Pre-Inscripcin

Si el alumno no desea matricularse a ningn curso, sea por que el horario no le conviene, odesea matricularse despus, entonces se anotaran los datos de este en el cuaderno de Pre-Inscripcin, tomndose todos los datos (Apellidos y Nombres, Numero Celular, Telfono, E-Mail)adems del horario en el cual se encuentra interesado.

II. PROCEDIMIENTO PARA PROGRAMAR LOS EXMENES DE SUFICIENCIA COMPETENCIA CLASIFICACIN.

1.Exmenes de Suficiencia y Competencia:

Los exmenes de Suficiencia y Competencia se programan siguiendo los siguientes pasos:

Se le deber brindar toda la informacin al alumno, asimismo se le indicara que debe cancelarS/.100.00 por derecho de examen, siguiendo los pasos descritos en lneas anteriores.

Despus se visualizaran dos casos:

1.1.Examen de Suficiencia Modalidad Traduccin:

- La Facultad en la cual el alumno se encuentra estudiando la especialidad de lacarrera elegida, deber dejar la solicitud en la mesa de partes del CEPS. La facultaddebe aadir los datos del alumno, tales como el nmero de celular, correo, etc. Encaso de no incluir los datos se debe llamar a la Facultad para que informe de cmoubicar al alumno y en que medio.

- Al momento de recepcionar estos documentos, el rea de Idiomas deber sellarloscon Recibido, escribiendo la fecha y la hora y deben ser firmados por la seorita deturno quien recibi los documentos.

- Se le informa al alumno para que se apersone con la copia de su DNI y la copia desu carnet de estudiante de Posgrado (Este ltimo documento solo se solicitara en

caso de no encontrar al alumno en la pgina de la ORCE), adems de cancelar elmonto del examen (S/.150.00 nuevos soles o S/.100.00 nuevos soles si es docenteUNI)

- Se subrayara con resaltador el tipo de examen que el alumno rendir, despus sedejaran todos los documentos en la oficina de la Jefa encargada del rea deIdiomas, para la designacin de docentes.

- Una vez firmado y con un docente designado por la Jefa(e), se proceder a realizarla carta para el docente designado (este formato se ubica en la carpeta: Formatosrea de Idiomas- Cartas Cartas para Suficiencia-Cartas nuevas), este documento

luego de impreso se enviara a la oficina de la Jefa(e), para la firma correspondiente.Luego, se sacara una copia a la carta firmada y a la solicitud enviada por la Facultad


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con los documentos adjuntos (copia de DNI, copia de carnet de estudiante dePosgrado). Los originales se archivaran en el folder: Documentos Emitidos 2012-pestaa Docentes.

- Despus se le informara al docente designado que ha debe recoger una carta y unasolicitud para un examen de suficiencia por traduccin.

- Al momento de llegar, el docente designado deber firmar los cargos que searchivaron en el folder Documentos Emitidos 2012-pestaa Docentes, y deberllevar las copias de los documentos necesarios para rendir el examen (la carta parael docente, la solicitud enviada por la facultad, la copia de DNI del alumno, la copiadel carnet de Posgrado del alumno).

- El docente deber indicar que disponibilidad tiene para tomar el examen desuficiencia, luego se hacen coordinaciones con el alumno y el docente paraconcertar un da en comn.

- Se le debe informar al docente que durante el examen debe evitar conversacionesajenas o indiferentes al examen de suficiencia, asimismo debe informarle al alumnoque los resultados se publican despus de 24 horas de rendir el examen. Adems sedebe aclarar que el docente debe ingresar al examen con vestimenta formal y serpuntual para evitar molestias o contratiempos.

- La fecha programada del examen, se deber tener listo el aula, los formatos para eldocente (los cuales se encuentran en la carpeta Formatos rea de Idiomas-Exmenes-Exmenes Suficiencia-Formatos para Exmenes Suficiencia-ExamenSuficiencia Traduccin), adems de verificarse la identidad del alumno, para evitarsuplantaciones.

- El docente deber dejar una copia digital del examen, siendo este archivado en lacarpeta rea de Idiomas-Exmenes-Exmenes de Suficiencia-Modelos deExmenes.

- Una vez terminado el examen, se le recordara al alumno que los resultados sernpublicados en un plazo de 24 horas.

- El acta de evaluacin (ubicado en la carpeta Constancias de Notas-Constancias Ex.Suficiencia Curso- Se ubica la carpeta del ao y la fecha, se guarda el archivo con elnombre del alumno y el tipo de prueba que rindi ej: CONSTANCIA DE EXAMEN DE

SUFICIENCIA TRADUCCION RAMIREZ ARCELLES ROBERTO RUBEN.doc) ser realizadobajo la supervisin del docente designado.

- La constancia solo se emitir siempre y cuando el alumno haya alcanzado la notamnima de 14.0.

- Una vez revisado el acta de evaluacin, el docente designado deber firmar enseal de conformidad. Si es que el alumno aprob con la nota mnima de 14.0, seimprimir la constancia.

- El examen de suficiencia, el criterio de evaluacin, el acta de evaluacin y la

constancia deben ser entregados a la Jefa (e) para que pueda revisarlos y firmar siesta todo conforme.


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Exmenes-Exmenes Suficiencia-Formatos para Exmenes Suficiencia-ExamenSuficiencia Prueba Escrita y Produccin Oral o en la carpeta Formatos paraExmenes Competencia), adems de verificarse la identidad del alumno, para evitarsuplantaciones.

- El docente deber dejar una copia digital del examen, siendo este archivado en lacarpeta rea de Idiomas-Exmenes-Exmenes de Suficiencia-Modelos de Exmenes.

- Una vez terminado el examen, se le recordara al alumno que los resultados sernpublicados en un mnimo de 24 horas.

- El acta de evaluacin (ubicado en la carpeta Constancias de Notas-Constancias Ex.Suficiencia Curso- Se ubica la carpeta del ao y la fecha, se guarda el archivo con elnombre del alumno y el tipo de prueba que rindi ej: CONSTANCIA DE EXAMEN DESUFICIENCIA PEPO-RAMIREZ ARCELLES ROBERTO RUBEN.doc) ser realizado bajo lasupervisin del docente designado.

- La constancia solo se emitir siempre y cuando el alumno haya alcanzado la nota

mnima de 14.0.

- Una vez revisado el acta de evaluacin, el docente designado deber firmar en sealde conformidad. Si es que el alumno aprob con la nota mnima de 14.0, seimprimir la constancia.

- El examen de Competencia o Suficiencia Prueba Escrita y Produccin Oral, el criteriode evaluacin, el acta de evaluacin y la constancia deben ser entregados a la Jefa(e) para que pueda revisarlos y firmar si esta todo conforme.

- Una vez revisado y firmado por la Jefa (e) del rea, se debe archivar el examen junto

con el acta de evaluacin, en el folder Exmenes de Suficiencia 2012.

IMPORTANTE: Las programaciones y los resultados de los exmenes de suficiencia en sus dosmodalidades y competencia, deben ser registrados en la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas,Exmenes, Archivo: Exmenes de suficiencia, programacin exmenes suficiencia competencia.

Adems se le debe informar al alumno que en caso de reprogramar el examen sin avisar conanticipacin (mximo 3 das antes del examen) entonces se le cobrara por una segunda vez elexamen de competencia o de suficiencia.

2.Exmenes de Clasificacin:

2.1.Clasificacin:

- El alumno deber enviar un correo o llamar para programar el examen de clasificacin en el horario de 3:00 pm a 6:00 pm.

- El da del examen el alumno debe traer el recibo de pago, y deber presentar

su carne de estudiante junto al DNI.


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- Debe dejar todas sus pertenencias e ingresar al aula solo con un lapicero, unlpiz y un borrador.

- El examen dura entre 45 minutos y 1 hora.

- Despus el alumno deber esperar 10 minutos a que se le entregue larespuesta y se le informe de los resultados y las programaciones de los inicios

en el mes del nivel en el que clasifico.

- El examen se debe archivar en el folder Exmenes de Clasificacin 2012.

IMPORTANTE: Las programaciones y los resultados de los exmenes de clasificacin deben serregistrados en la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas, Exmenes, Archivo: Exmenes declasificacin, en el archivo: Exa. Clasificacin.

III. PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE INICIOS DE GRUPOS,REPROGRAMACIONES Y PUBLICIDAD.

1.CONTROL DE INICIOS DE GRUPOS

1.1. Creacin de Cdigos:

Para crear cdigos nuevos o cdigos de los siguientes niveles, se debe tomar en cuenta

la lista de pre inscripcin la cual debe tener ms de 14 alumnos interesados, paraverificar que horarios les interesan a los alumnos, adems se debe tener en cuenta ladisponibilidad del aula y la disponibilidad de docentes.

La disponibilidad del aula se verifica en la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas -Programacin Archivo Programaciones 2012 Pestaa Aula del mes.

La disponibilidad de docentes se verifica en la siguiente ruta: Formatos rea deIdiomas- Docentes Archivo Disponibilidad de docentes.

Luego tenindose los datos necesarios se crean los cdigos nuevos, los cuales deben

seguir el siguiente formato:

- Si es un curso nuevo

Deber tener el siguiente formato:

Si es el curso de Ingls Bsico I entonces debe ser:INGB1-N1

En donde ING son las siglas de Ingles, B1 de bsico I y N1 el turno noche 1. Seconsidera turno noche a los horarios de 8 a 10 pm. Se puede tomar tambin al horariode 6:30 a 10pm


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INGB1-N1 Ingls bsico 1 turno nocheINGB1-T1 Ingls bsico 1 turno tardeINGB1-M1 Ingls bsico 1 turno maanaPORT1-T1 Portugus bsico 1 turno tardePORT1-S1 Portugus bsico 1 turno maana o tarde sbado.BASIAN1 Ingls bsico acelerado.

Etc.

Una vez creado el cdigo, se debe actualizar el archivo programaciones (Ruta Formatosrea de Idiomas- Programacin - Archivo programaciones), incluyendo en la pestaaInicios del mes el cdigo recin creado el cual debe estar con el siguiente formato:INGB1-N1/Diciembre (por ejemplo), especificando la fecha de inicio y fecha de fin, elaula y el docente que llevara el curso. Se debe actualizar tambin la pestaa aulas,incluyendo al nuevo curso y el archivo disponibilidad de docentes.

- Si es un curso antiguo

Si el curso es un bsico 2 o un intermedio 5, el nuevo cdigo deber tener el siguienteformato:

INGB2-N1

En donde ING son las siglas de ingls, B2 de bsico 2 y N1 del turno noche 1.

Entonces se tiene que los cdigos no cambian solo cambia el nmero del nivel, es porello que se tiene:

INGI5-S1 Ingls Intermdio 5

INGI6-S1 Ingls Intermdio 6INGB3-T1 Ingles Bsico 3Etc.

Tambin se debe especificar la fecha de inicio y la fecha de fin del curso, el aula,profesor, cdigo del mes.

1.1.1. Designacin de docentes:

Una vez creado el cdigo nuevo se deber especificar el docente que llevara el curso. Para

esto la Jefa (e) del rea de Idiomas debe tener el listado de docentes, la lista de disponibilidadde docentes actualizada y la programacin correspondiente. Despus de revisar estosdocumentos proceder a realizar la designacin de docentes.

En el caso de Ingles se debe tener en cuenta que:

- Un docente puede llevar un curso del nivel Bsico I al nivel Bsico IV, despusse deber realizar el cambio de docente. Esto tambin se aplica en los cursosde bsico acelerado. El nivel intermedio tendr la misma modificacin siendo elcurso programado para un solo docente del intermedio I al IV, realizndose elcambio en el Intermedio V al VIII. Lo mismo suceder en el nivel avanzado.

- Se debe revisar la carga de los docentes, es decir el archivo disponibilidad dedocentes, para repartir la carga horaria de forma equitativa.


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En el caso de Portugus y Francs:

- El nivel bsico es llevado por un solo docente, el cambio se realiza para el nivelintermedio, siendo programado para otro docente; lo mismo para el nivelavanzado.

- Se debe revisar la carga de los docentes, es decir el archivo disponibilidad dedocentes, para repartir la carga horaria de forma equitativa.

Si por algn motivo ningn docente se encuentra disponible entonces se deber indicar conFP la ausencia de docentes.

1.1.2. Designacin de aulas:

La designacin de aulas se realizara tomando en cuenta la pestaa Aula del mes del archivo

programacin de aulas y control de grupos 2012.

Si no existiera algn aula disponible se deber indicar con FA.

1.1.3. Control fin de curso:

Luego de tener los datos del curso, se debe establecer la fecha de trmino del curso, el cual secalcula segn lo siguiente:

- Ingls: 32 horas de enseanza por cada nivel.

- Francs y portugus: 24 horas de enseanza por cada nivel.- Maestra: 108 horas de enseanza.

Si se tiene un solo horario por ejemplo Do de 2 a 8 pm o Sab de 2 a 8 pm,entonces se tendrn 6 horas de enseanza por semana, o sea 24 horas pormes.

Si se tiene el horario de Sab y Dom de 8 a 2pm o lu-mi-vi de 6 a 9pm entoncesse tienen 12 horas de enseanza por semana o sea 48 horas por mes.

De esta forma se podr obtener la fecha aproximada de cuando terminara un curso.

1.1.4. Control de inicios de grupos

Para realizar el control de grupos se debe verificar en el sistema CEPS la cantidad de alumnosmatriculados que se tienen, se debe anotar cuantos pagantes y becados existen. Estosdetalles se visualizan siguiendo los siguientes pasos:

-Doble click en sistema CEPS,

-Ingresar usuario: consulta, contrasea: consulta

-Se ubicara el ciclo del curso, para ello se hace click en ciclo, como ejemplo 2012-12perteneciente a diciembre 2012, luego click en aceptar y salir.


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-Click en Control- Se abrir un recuadro entonces se deber hacer click en la parte el recuadro de la parteizquierda, para ubicar el curso buscado.

-Una vez ubicado el curso se da click en verificacin.

-Se visualiza la cantidad de alumnos matriculados y el pago que realizo cada alumno apartede observar el nmero de recibo que cancelo.

-La cantidad de alumnos pagantes y becados se debe anotar en el archivo programacin deaulas y control de grupos 2012, en la columna correspondiente dependiendo del tipo dealumno sea pagante o becado.

IMPORTANTE: En la columna cantidad solo debe ir el nmero de alumnos pagantes, losalumnos becados tienen otra columna especial, as como los preinscritos y los oyentes. Eltotal ser una suma entre cantidad y becados.

Luego de realizar estos pasos se tienen los siguientes casos:

a. Inicios de grupos:

a.a. Alumnos nuevos:

- Un grupo solo iniciara si tiene 14 alumnos pagantes.

- No se consideran a los becados, a no ser que una cantidad de ellos puedaequivaler a lo que paga un alumno pagante. Por ejemplo dos becados que

cancelan 35 soles por mes, equivalen a un alumno pagante que cancela 70 pormes.

- Se debe imprimir la lista de verificacin del sistema CEPS.

- Se llamaran a todos los alumnos de la lista.

- Se les informara el inicio del curso, mnimo con dos das de anticipacin,mximo con un da. Se debe anotar todos los detalles al momento de realizar lallamada, si el alumno desea o no llevar el curso.

- En caso de no responder el alumno se le debe enviar un mensaje de texto acelular o un correo para que pueda informarse del inicio del curso.

- Luego se debe archivar el documento de la lista de verificacin en el folderLlamadas a usuarios para los inicios.

a.b. Alumnos antiguos o que llevan al curso:

- Se verifica que el grupo cuente con la cantidad mnima de alumnos, luego severifica que alumno aprob el nivel anterior del curso, este paso se verifica con

el acta de notas del docente del curso.

- Se imprime la lista de verificacin del sistema CEPS del curso del nivel anterior.


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- En la lista se anota el promedio del alumno, para evitar confusiones.

- Se invita a los alumnos que aprobaron con la nota mnima de 14.0 amatricularse al siguiente nivel del curso. A los que desaprobaron se les invita areiniciar al curso en el nivel anterior, informndoles los horarios disponibles ylas fechas de inicio.

- En caso de presentar inconvenientes para el alumno respecto a la matricula enun nivel anterior o posterior del curso, ya sea por el horario o la fecha de inicio,se le indicara a este que envi una solicitud a nombre de la Jefa (e) para quepueda postergar su matrcula.

- Luego se debe archivar el documento de la lista de verificacin en el folderLlamadas a usuarios para los inicios.

1.2. Control de Grupos:

Luego de tener los cdigos creados, se debe realizar lo siguiente:

- Ir a la siguiente ruta:Formatos rea de Idiomas-Programaciones 2012 ArchivoProgramacin de Aulas y control de grupos 2012.

- Este archivo se actualiza, entonces se tiene por ejemplo:

PROGRAMACIN DE

DICIEMBRE 2012INGLS HORARIO INICIO AULA PROFESOR CDIGO / MES TERMINO

BASICO I

LU-MI-VI

08:3010:30

05/12/2012 503 Margot Solis INGB1-M1/DICIEMBRE 14/01/2013

LU-MI-VI

18:00 -20:00

17/12/2012 502 Lady Ligas INGB1-T2/DICIEMBRE 18/01/2013

LU-MI-VI

20:00 -22:00

17/12/2012 FA FP INGB1-M2/DICIEMBRE 18/01/2013

SA-DO13:00-16:00

15/12/2012 FA FP INGB1-S2/DICIEMBRE 12/01/2013

SA-DO9:00-13:00

15/12/2012Aula

compFP INGB1-S1/DICIEMBRE 06/01/2013

En este archivo se visualizara el idioma, el horario, la fecha de inicio, el aula, el docentedesignado, el cdigo y el mes correspondiente al cdigo, la fecha de trmino, lacantidad de alumnos matriculados, la cantidad de pre inscritos, la cantidad de alumnosoyentes y la cantidad total de alumnos, adems de la columna de observaciones.

CANTIDAD BECADOS PREINSCRITOS

OYENTES TOTAL

14 2 0 1 16

8 0 2 8

0

0 0 0

2 0 0 2


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Estas columnas nos ayudan a controlar a los grupos es por ello que siempre se debenactualizar, para ello tendremos que verificar cuantos alumnos matriculados existen porcada curso.

Para realizar la verificacin se siguen los siguientes pasos:- Abrir el sistema CEPS- Ubicar el ciclo respectivo, en nuestro caso 2012-12

- Ubicar el curso respectivo, dar click en verificacin para visualizar la lista de pagantes.- Luego se ubican a los alumnos que cancelaron el monto total, la cantidad de alumnosbecados, etc.- Los datos se rellenan en el archivo Programacin de aulas y control de grupos parade esta forma controlar a los grupos que inician.

*IMPORTANTE: Se debe actualizar siempre las columnas de cantidad, becados, preinscritos, oyentes del archivo Programacin de aulas y control de grupos.

2.REPROGRAMACIONES

Las reprogramaciones se realizan en los siguientes casos:

2.1. Cantidad de alumnos menor al mnimo- Si la cantidad de alumnos es menor al mnimo (14 alumnos en el caso de ingls, 12 enel caso de francs y portugus y 10 en el caso de Maestra) entonces se debe dereprogramar el curso, esto depender de cuantos alumnos faltan. Por ejemplo: Si solofaltan 2 alumnos entonces se debe reprogramar el curso en 2 o 3 das, esperando quese cubran las vacantes. De no ser as se vuelve a reprogramar el curso.

- La reprogramacin se debe realizar modificando la fecha de inicio y fin del curso, enel archivo Programacin de aulas y control de grupos.

- Despus se imprime la lista de verificacin del sistema CEPS, la cual debe sercorrespondiente al curso que se est reprogramando.

- Una vez impresa la lista se procede a llamar a todos los alumnos para informarles la

fecha de reprogramacin, tambin se debe informar al docente designado lareprogramacin del curso.

- En caso de presentarse molestias se le brindara al alumno una solucin inmediata,tales como los horarios donde el curso va a iniciar o una cita con la Jefa (e) del rea deIdiomas.

-Se debe anotar en la lista de verificacin la hora de llamada y si el alumno contesto ono, as como si se le envi un sms o un e-mail.

- Luego se debe archivar el documento de la lista de verificacin en el folder Llamadas

a usuarios para los inicios.


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2.2. Alumnos faltantes.

El curso tambin se reprograma si es que la mayora de alumnos no asiste a clase,es por ello que se debe verificar cuantos alumnos asisten a clase, de acuerdo a loque se dicte en la lista de asistencia de alumnos del docente.

Para ello tambin se reprogramara el curso hasta un nuevo aviso, similarmente al

caso anterior se llamaran a los alumnos y se les indicara el motivo de lareprogramacin, posteriormente se archivara la lista de verificacin en el folderLlamadas a usuarios para los inicios.

2.3. Exmenes de Suficiencia y Competencia.

Las reprogramaciones de los exmenes de suficiencia y competencia se debenrealizar con un plazo mximo de 3 das. El alumno debe comunicarse con el rea deIdiomas e indicar para cuando estara disponible. El rea de Idiomas debe informaral docente designado la reprogramacin.

Despus se debe realizar una coordinacin en la cual el alumno y el docentecoincidan tanto en horario como en el da programado.

En caso de que el alumno no informe al rea de Idiomas con anticipacin lareprogramacin del examen y falte el da programado, entonces se proceder ainformar al alumno que debe cancelar por segunda vez el examen de suficiencia ocompetencia. El pago del docente por concepto de examen de suficiencia ocompetencia ser realizado dos veces.

3.PUBLICIDAD

La publicidad se realiza de forma rotativa, es decir, un da en la maana y un da enla tarde, siendo realizado como se indica en la siguiente tabla:

Fecha Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Sbado

TurnoMaana 1

11:00-12:00Comedor yPabellnCentral

TurnoMaana 2

12:00-1:00PabellnCentral

2:00 3:00Megaplaza

TurnoTarde 1

2:00-3:00PabellnCentral

TurnoTarde 2

2:00-3:00PabellnCentral yComedor

2:00-3:00RoyalPlaza


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En los cuales se considera:Turno Maana1: SaraTurno Maana2: VanessaTurno Tarde 1: ElizabethTurno Tarde 2: Rosa

* Nota: Solo se realizara La publicidad en otros lugares ajenos a La UNI cuando se

realicen campaas. Los gastos de viticos corrern por cuenta de la Jefa (e) delrea de Idiomas o del Jefe de Logstica.

- La publicidad debe realizarse de forma amena, tratando de captar al mayorpublico posible.

- Se debe tener en cuenta que los resultados de una buena publicidad se venreflejados en la cantidad de alumnos que se inscriben a un curso.

- La publicidad va la pgina web del ceps, se realiza enviando la informacinactualizada a la seorita Mnica.

IV. Procedimientos con los Docentes

1.CONVOCATORIA DE DOCENTES

- La convocatoria de docentes se realiza va la pgina web Computrabajo, se detallalo siguiente:

Usuario : cepsContrasea : eng1

Se debe de indicar que tipo de docentes se requieren y la direccin del mail a lacual deben enviar los CVs ([email protected])

- Una vez que se tenga una lista de docentes aptos, se realiza un filtro quegeneralmente es designado de parte de la Jefa (e) del rea de Idiomas a undocente antiguo del rea de Idiomas (por ejemplo la Miss Margot Solis). A estedocente designado se le tiene que enviar una carpeta al correo con todos los CVs

de la convocatoria.

- La docente designada luego de evaluar la convocatoria y realizar el filtro, procedea enviar la lista de docentes que cumplieron los requisitos. Entonces se debecoordinar con la docente designada y la Jefa (e) del rea de Idiomas el da y la horade la entrevista de los docentes convocados. Adems se debe tener como dato quetema va a tener cada docente convocado, ya que los docentes convocados debenpresentar una clase maestra en la entrevista.

- Luego de tener los datos de la fecha y la hora para la entrevista, se procede allamar a los docentes convocados y a enviarles un correo especificando la fecha y la

hora, el tema de la clase maestra, la vestimenta formal, la direccin y los telfonosdel rea de Idiomas, adems se enviara adjunto el archivo Pautas clase maestra
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


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la reunin de coordinacin, adems, debe informar acerca de los docentesdesignados para la reunin.

Con estos datos se realizan los siguientes pasos:

- Se informara a los docentes designados la fecha, hora y agenda de la reuninde coordinacin.

- Se separara un aula anticipadamente (preferible con computadoras) en el cualse reunirn los docentes.

- Se tendrn listos los materiales que se necesitaran en la reunin, tales comolibros, apuntes, etc.

- Se actualizara la agenda del folder de Coordinacin Acadmica, en el cual sedeben incluir los datos anteriormente mencionados. El archivo de la agenda seencuentra en la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas-Agenda.

- El da en el cual se realice la coordinacin se debe tener todo listo, para evitarcontratiempos.

- Los docentes designados deben rellenar el formato de Coordinacinactualizado, adems de anotar las conclusiones a las cuales llegaron.

5.2. Reuniones para la clase maestra de docentes nuevos.

Se revisaran los pasos detallados en convocatoria de docentes.

5.3. Reuniones con editoriales.

Las editoriales generalmente organizan reuniones con los docentes y con la Jefa derea.

Las reuniones con los docentes se realizan para ensearles a manejar accesosonline o brindarles soporte. Es por ello que la Jefa del rea de idiomas debedispones de la mayora de docentes si se requiere algn tipo de enseanza denueva metodologa.

En el caso de reuniones administrativas, la Jefa del rea podr designar a un

docente para que pueda acompaarlo en la reunin con la editorial.

Para las reuniones con la editorial, se seguirn los mismos pasos que las reunionesde coordinacin.

5.4. Reuniones en fechas festivas.

Para realizar reuniones en fechas festivas, se realizara previa coordinacin con laJefa del rea de idiomas, un aviso de la fecha y horario adecuados para losdocentes, va e-mail y telfono.


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V. Procedimiento elaboracin y entregas de constancias y certificaciones.

1.PROCEDIMIENTO ELABORACION DE CONSTANCIAS Y

CERTIFICACIONES:

1.1. Constancias y Certificaciones de un curso:

1.1.1. Constancias de un curso:

Para elaborar las constancias y certificaciones de cursos en el rea de idiomas, sedeben seguir detalladamente estos pasos:- Se verificara que el nivel de termino sea el correcto, si es ingles que el nivel sea

bsico 7, si es francs que el nivel sea bsico 6 y si es portugus que el nivel sea

bsico 4.

- Ingresar las actas de notas de los docentes a la siguiente ruta: Formatos reade Idiomas-Certificaciones-Listas nuevas entrega de constancias y certificados-Escoger el idioma-El ao-El nivel.

- Solo se debe ingresar los apellidos y nombres del alumno, sin usar espacios nicomas ni tildes, adems se deber ingresar la nota del alumno.

- En la pestaa promedios se debe copiar y pegar la lista del ultimo bsico quetermino, por ejemplo la lista del bsico 7 de ingls se pegara a la pestaapromedios (solo se deben pegar los valores como se indica en la figura).

Para pegar solo los valores se da click derecho, click en pegado especial, seselecciona valores y aceptar.


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- Esto se realiza debido a que la pestaa promedios cuenta con un formatoespecial, si los apellidos y nombres del alumno se repiten entonces se tie derojo, de lo contrario se tie de azul. Similarmente sucede con las notas.

- Las notas se obtienen de una formula, la cual solo extrae el promedio de cadanivel, siendo redondeado con un solo decimal. La nota promedio tambin seobtiene de una formula. No se encuentra redondeado de un decimal debido aque es necesario visualizar la nota promedio.

- Adems se observa lo siguiente:

- Las fechas de inicio y fin tambin se obtienen de una formula. La frmula solose copia y pega y se tienen automticamente todos los datos.

- En caso de no obtener todos los datos se debe verificar que el alumno hayaasistido a todas sus clases, o en tal caso que haya rendido un examen declasificacin.

- Se verifica tambin que los datos del alumno estn escritos de forma igual entodos los niveles ya que si los datos del alumno estn incompletos en un nivel


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Certificaciones Para EdithLista de alumnos para certificados (se debe especificarla fecha en la cual se le hace entrega de esta lista).

En este archivo se rellenaran los campos de la siguiente manera:

- Nivel: Se especificara el nivel el cual culmino el alumno

- Apellidos y Nombres: Se deben especificar los datos de los alumnos

- Nota promedio: La nota final, resultado del promedio de las notas de todos losniveles.

- Profesor de curso: El ultimo profesor del ltimo nivel que curso el alumno.

- Cdigo de curso: El ultimo cdigo del ltimo nivel que curso el alumno.

- Fecha de inicio: La fecha en la cual inicio las clases en el rea de idiomas elalumno.

- Fecha Fin: La fecha en la cual culmino el alumno el curso.

- Nmero de horas: El total de horas que curso el alumno (por ejemplo si el nivel esbsico del sistema nuevo, el total de horas es de 224)

Despus, cuando ya se emitan los certificados (los cuales toman como mnimo dossemanas) se deber rellenar con ok la columna de certificaciones del archivoEntrega Cons. Cert.

Luego se tiene que archivar el documento en el sobre correspondiente.

NOTA: En el archivo Entrega Cons. Cert.xxxx se visualizaran algunos casilleros con lo siguiente:

OK/SEGN LISTA ANT lo cual quiere decir que segn la lista antigua el documento estaba listo, sinembargo no se podra especificar si se entreg o no el documento.


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Este resultado nos brindara la Nota 2 en base 20.

El promedio debe hallarse de la siguiente forma:En la columna donde se hallan las notas en base 30 y 35, se notara que el promedio esta en base100, para hallar este promedio se debe pasar las notas de las pruebas Idioma Espaol, EspaolIdioma y Produccin Oral, a la base 100. Entonces:

Nota 1* 100 / La base en la que se encuentra la Nota 1 (35 o 30) = Nota 1 en base 100

Estas notas deben anotarse en un papel aparte. Luego se deben sumar y dividir entre 3. Entoncestendremos la Nota 1 del promedio en base 100.

Luego la Nota 1 del promedio se debe cambiar a la base 20, realizndose lo siguiente:

Nota 1 (del promedio) * 20 / 100 = Nota 2 (del promedio)

Si se quiere comprobar, se tiene que sumar la Nota 2 de las pruebas de traduccin y produccinoral, se dividen entre 3 y este debe ser igual al resultado de la Nota 2 del promedio.

Por ejemplo:

Un alumno rindi un examen de suficiencia por modalidad traduccin, sus notas fueron lassiguientes:Examen de Traduccin:Ingls Espaol 34Espaol Ingls 30

Produccin Oral 25

En el acta de notas se debe poner:Ingls Espaol 34 / 35 Nota 2 / 20Espaol Ingls 30 / 35 Nota 2 / 20Produccin Oral 25 / 30 Nota 2 / 20Promedio Nota 1 / 100 Nota 2 / 20

Hallando las notas 2:

Nota 2 de Ingls Espaol: 34 * 20 / 35 = 19.43

Nota 2 de Espaol Ingls: 30*20 / 35 = 17.14Nota 2 de Produccin Oral: 25 * 20 / 30 = 16.67

Entonces se tiene:Ingls Espaol 34 / 35 19.43 / 20Espaol Ingls 30 / 35 17.14 / 20Produccin Oral 25 / 30 16.67 / 20Promedio Nota 1 / 100 Nota 2 / 20

Ahora se halla la Nota 1 del Promedio:

Nota en base 100 de Ingls Espaol: 34 * 100 / 35 = 97.14Nota en base 100 de Espaol Ingls: 30*100 / 35 = 85.71


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Nota en base 100 de Produccin Oral: 25 * 100 / 30 = 83.33

Entonces Nota 1 del promedio es: (97.14 + 85.71 + 83.33) / 3

Nota 1 del promedio=88.73

Lo cual se reemplaza:Ingls Espaol 34 / 35 19.43 / 20Espaol Ingls 30 / 35 17.14 / 20Produccin Oral 25 / 30 16.67 / 20Promedio 88.73 / 100 Nota 2 / 20

Despus se halla la Nota 2 del Promedio:

Nota 2 del Promedio= 88.73*20/100Nota 2 del Promedio= 17.75

Es as que se llega a los siguientes resultados:Ingls Espaol 34 / 35 19.43 / 20Espaol Ingls 30 / 35 17.14 / 20Produccin Oral 25 / 30 16.67 / 20Promedio 88.73 / 100 17.75 / 20

Por ltimo para comprobar se realiza la siguiente operacin:Promedio de las notas de Prueba de Traduccin y Produccin Oral:(19.43 + 17.14 + 16.67) / 3 = 17.75

1.2.1.2. Acta de Notas Exmenes Suficiencia modalidad Prueba Escrita y

Produccin Oral y Competencia:

Se observa que el Acta de notas y el examen en fsico presentan notas en elsiguiente formato:

Examen Suficiencia Prueba Escrita y Produccin Oral o Competencia:

Prueba Escrita Nota 1 / 80 Nota 2 / 20Produccin Oral Nota 1 / 20 Nota 2 / 20

Promedio Nota 1 / 100 Nota 2 / 20

En general la Nota 1 es una nota espec ial que se encuentra en la base 80, 20 o 100 dependiendoel caso y la Nota 2 se encuentra en la base 20.

Lo primero que se realiza es obtener las notas de prueba escrita y produccin oral, la frmula paraobtener la nota en base 20 es el siguiente:

Nota 1 * 20/La base en la que se encuentra la Nota 1 (80)=Nota 2 en base 20


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Entonces Nota 1 del promedio es: (93.75 + 75) / 2

Nota 1 del promedio=84.38

Lo cual se reemplaza:

Prueba Escrita 75 / 80 18.75 / 20Produccin Oral 15 / 20 15.0 / 20Promedio 84.38 / 100 Nota 2 / 20

Despus se halla la Nota 2 del Promedio:

Nota 2 del Promedio= 84.38*20/100Nota 2 del Promedio= 16.88

Es as que se llega a los siguientes resultados:Prueba Escrita 75 / 80 18.75 / 20

Produccin Oral 15 / 20 15.0 / 20Promedio 84.38 / 100 16.88 / 20

Por ltimo para comprobar se realiza la siguiente operacin:Promedio de las notas de Prueba de Traduccin y Produccin Oral:(18.75 + 15) / 2 = 16.88

Luego de elaborar el Acta de Notas, se procede a elaborar la constancia del examen, la cual debeindicar la nota promedio obtenida en el Acta de notas.

IMPORTANTE: Para los Exmenes de Suficiencia y Competencia, no se emitirn certificados, ya quelos certificados solo se emiten cuando el alumno lleva un curso.

Una vez elaboradas las constancias, se deben dejar en la oficina de la Jefatura para su revisin yposterior firma, despus se deber enviar las constancias con la Srta. Edith Campos para la firmacorrespondiente del Director del CEPS.

Luego se archivara el documento en el sobre correspondiente.

2.PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE CONSTANCIAS YCERTIFICACIONES

La entrega de constancias y certificaciones es un proceso muy delicado y comprende pasos loscuales se deben seguir detalladamente. Se describen los pasos a continuacin:

- Verificar que el solicitante sea alumno del rea de idiomas:


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Lo primero que se debe realizar es verificar que el solicitante de lasconstancias y certificados porte su DNI original y sea alumno del rea deIdiomas, para esto se deber buscar en el sistema CEPS los datos del alumno.

En caso de no figurar los datos del solicitante, se debe solicitar la copia delrecibo de pago del solicitante, para verificar si no se cometieron errores almomento de la matrcula.

De no obtener la copia del recibo entonces se informara a la Srta. EdithCampos, para que ella pueda realizar una bsqueda ms exhaustiva delsolicitante.

- Verificar que el solicitante concluyo el curso:Para verificar si el alumno concluyo el curso se deben revisar las actas de notasen fsico o en su defecto el archivo Entrega Cons Cert el cual se encuentra enla siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas Certificaciones Listas nuevas deentrega de Constancias y Certificaciones Se ubicara el idioma Se ubicara elao y el nivel correspondientes.

- Verificar que el solicitante cancelo todo el curso:Se debe verificar que el solicitante pago todo el curso, si es del nivel bsicoentonces se debe verificar el pago de cada uno de los niveles. Este proceso serealiza con la Srta. Edith Campos.

- Verificar que el solicitante cancelo por derecho de emisin de Constancias yCertificados:Es necesario verificar el pago que el solicitante realizo por derecho de emisinde Constancias y Certificados, de no haber realizado el pago entonces se lepedir que cancele ya que es necesario para poder entregarle la constancia y el

certificado.

Si es que cancelo entonces se le pedir el recibo o la copia del recibo, paraverificar la fecha de pago y el concepto por el cual pago.

- Verificar que la constancia y/o el certificado se encuentren hechos o enproceso:Se debe verificar que los documentos del solicitante se encuentres hechos o enproceso, para ello se revisaran los sobres donde se archivan las constancias ose solicita la informacin a la Srta. Edith, sobretodo en el caso decertificaciones ya que estos suelen demorar en emitirse.

Una vez realizadas las verificaciones, se procede a realizar la entrega de laConstancia y/o Certificado, los cuales se deben entregar en un sobre. Ademsse debe registrar la firma del solicitante. Para ello los datos del solicitante y losdocumentos que se le entregan quedaran registrados en el cuaderno de cargosde Certificaciones. Se debe escribir la fecha en que se le entregan losdocumentos y el nmero de recibo correspondiente al pago por derecho decertificacin.

Si solo se le entrega la constancia y no el certificado al alumno, se deberespecificar en el cuaderno de cargos que le falta el certificado.

Despus se procede a actualizar el archivo Entrega de Cons. Cert., de lasiguiente manera:


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- Se ubicara el idioma, el ao y el nivel del alumno, luego se rellenara las celdasde Constancia y Certificado con la palabra entregado de la siguiente manera:

- Adems se debe rellenar la columna Numero de recibo y la columna fecha derecojo.

- Cualquier tipo de observacin tambin debe ser registrada.

VI. Procedimiento para realizar la planilla.

Para realizar la planilla del mes, se deben tener actualizados y corregidos los archivos de Programacin deaulas y control de grupos 2012, el archivo de Disponibilidad de profesores y el archivo Programacinexmenes de suficienciacompetencia.

Una vez actualizados los archivos se proceder a realizar la planilla del mes.

La carpeta de la planilla se debe encontrar solamente en la oficina de la Jefatura y no debe existir ningunacopia en otra computadora. La carpeta tiene por nombre Formatos de planilla. Al ingresar a esta carpetase visualizara lo siguiente:


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En donde:

La carpeta planilla antigua es una carpeta que no se actualiza y solo se tiene como registro de los pagosrealizados anteriormente.

La carpeta Programaciones 2012 es la carpeta copiada de la computadora 1. Esta debe carpeta debe

tener todos los datos actualizados.

El archivo CRONOGRAMA PAGO PORTUGUES PROF MARILEIA, es un archivo que registra los pagos que serealizan a esta docente, por llevar cursos especiales, tales como el nivel doctorado y clases para la Oficinade Admisin.

El archivo DISPONIBILIDAD DE PROFESORES es la copia de lo que se encuentra en la computadora 1 alseguir la ruta Formatos rea de idiomas-Docentes-Disponibilidad de profesores.

El archivo INGRESOS AREA DE IDIOMAS el cual se actualizara solo a peticin de la Jefa (e) del rea deidiomas y con ayuda de la Seorita Vivian.

El archivo Planilla 2012 el cual usaremos para elaborar la planilla.

Programacin de Aulas y Control de Grupos 2012 de Planilla que se debe modificar segn la planilla.

El archivo Programacin Exmenes de Suficiencia-Competencia el cual es una copia del archivo que siguela ruta: Formatos rea de Idiomas-Exmenes-Programacin Exmenes de Suficiencia-Competencia.

Luego de conocer todos los archivos de la carpeta, se procede a abrir el archivo Planilla 2012,Programacin de Aulas y Control de Grupos, Programacin de Aulas y Control de Grupos de Planilla,Programacin Exmenes de Suficiencia Competencia, Disponibilidad de Profesores y Cronogramapago portugus prof. Marileia. Adems, se debe tener en fsico el folder de coordinacin, los flderes delos docentes y las actas emitidas de reuniones para entrevistas a docentes, Reuniones, etc (DocumentosEmitidos).

Con todos los archivos y documentos mencionados lneas anteriores se podr realizar la planilla de formasegura.

Se abre el archivo Planilla 2012, se copia y pega una pestaa del mes anterior como se muestra acontinuacin:


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Se cambia el nombre del archivo, se borran todos los valores y se eliminan todos los comentarios,quedando de esta forma:

Luego se empiezan a rellenar los campos de acuerdo a todos los documentos y archivos que se solicitaronanteriormente. Se debe tener sumo cuidado ya que se verificara que el pago no se realice dos veces a un

docente.

Los exmenes de suficiencia y competencia, as como las reuniones de coordinacin u de otro tipo, sonpagados a los docentes.

Para realizar la planilla se verificara lo siguiente:

- Asistencia de docentes: Se debe tener el folder del docente para ver si este

cumpli con las horas de enseanza por nivel, si avanzo todas sus clases deforma regular o si recupero horas por faltas o inasistencia.


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El docente que falte, deber indicar a la Seorita de turno va telefnica o e-mail que va a faltar, con dos das de anticipacin para que se pueda conseguirun docente sustituto.

El docente tambin puede contactar a otro docente (el cual debe ser parte delrea de Idiomas del CEPS) para que este lo supla en el dictado de clases, el

pago de este ltimo corre a cuenta del docente faltante.

Si por algn motivo el docente falto en alguna fecha entonces se debe indicar aeste que recupere sus horas para evitar el descuento por una suma de S/.50.00soles.

- Programacin de Aulas y Control de grupos: Se debe verificar este archivosobre todo para controlar la fecha de inicio y fin del dictado de clases deldocente, si por algn motivo la fecha de fin de la asistencia de docente (el cualse encuentra en el folder del docente) no coincide con la fecha fin del archivo,entonces se deber asumir que el docente falto y que debe recuperar sus

horas, siendo modificada la fecha de fin del archivo.

Adems, se debe notar que el pago en planilla se realiza siempre y cuando elcurso haya terminado o est a punto de terminar, ya que al momento de emitirla planilla se considera un plazo mximo de 2 semanas para el depsito a losdocentes y al personal del rea de Idiomas.

- Disponibilidad de profesores: Se verifica este archivo para cotejar que est deacuerdo a la programacin de aulas y control de grupos.

- Folder de coordinacin: Se verifican los documentos en fsico para controlar las

horas que se le pagan a los docentes que participan en estas reuniones.

- Programacin Exmenes de Suficiencia - Competencia: Se debe verificar estearchivo para controlar los exmenes que se pagan a los docentes designados,es necesario saber que cada examen toma 2 horas.

- Folder de Documentos Emitidos: Este folder se debe revisa sobre todo por lasactas que se emiten cada vez que los docentes se renen por motivos deentrevistas en convocatorias de ms docentes, reuniones administrativas,reuniones con la editorial, etc. Se controlara las horas del participacin de losdocentes.

Entonces una vez revisados los documentos y archivos necesarios, se procede a rellenar las celdas delarchivo Planilla 2012:


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Los comentarios deben ser usados en este archivo para tener un mayor control de lo que se le cancela aldocente, por ejemplo:

En este ejemplo se visualiza que la docente Solis Larrain, Margot, llevo coordinaciones y seleccin dedocentes del idioma portugus, se detallan las horas y las fechas.


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En el siguiente ejemplo se detallan los exmenes de suficiencia que se realizaron junto a las fechascorrespondientes. Se sobreentiende que cada examen toma 2 horas.

A continuacin se describen los pagos que se realizan por hora:

Exmenes de Suficiencia Competencia : S/.30.00 por hora

Reuniones de Coordinacin, entrevista, etc : S/.20.00 por hora

Dictado de clases nivel bsico : S/.18.00 por hora (nmero de alumnos menor a 25)

Dictado de clases nivel bsico : S/.20.00 por hora (nmero de alumnos mayor oigual a 25)

Dictado de clases nivel intermedio : S/.20.00 por hora

Dictado de clases nivel avanzado : S/.22.00 por hora

Dictado de clases Maestra : S/.35.00 por hora

Dictado de clases Oficina de Admisin : S/.40.00 por hora

IMPORTANTE: Los pagos estn sujetos a cambios de acuerdo a la Jefatura. Se debe especificar con uncomentario los pagos de los docentes, siempre y cuando sea necesario.

Despus se debe modificar el archivo Programacin de Aulas y Control de Grupos de Planilla, en el cualsolo debe contener los grupos que estn dentro del archivo Planilla 2012.


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Tambin se debe actualizar la pestaa Aula de acuerdo a la programacin modificada.

Se debe saber que el archivo Programacin de Aulas y Control de Grupos de Planilla es un archivo deapoyo, que se presenta junto a la planilla y junto al archivo Disponibilidad de Profesores. Estos tresarchivos deben entregarse impresos, en copia doble, a la Jefa del rea de Idiomas para su revisin y sufirma. La persona encargada de realizar este archivo tambin debe firmar.

Luego de las firmas y la revisin, se entregara una de las copias al Sr. Juan de Dios. La otra copia debe tener

el sello recibido con la fecha de recepcin y debe ser archivado en el folder Planilla 2012 junto a lascopias de apoyo (Programacin de Aulas y Control de Grupos de Planilla y Disponibilidad de Profesoresimpresos).

VII. Control

El control implica verificaciones que se realizan en el rea de Idiomas. Se detallan a continuacin:

- Control de alumnos.- Control de docentes.- Control de fichas de inscripcin.- Control de emisiones de Constancias y Certificados.- Control de libros.- Control de archivos de documentos.

1.Control de Alumnos:

El control de alumnos se realiza ms que nada para verificar los pagos, sean alumnos pagantes obecados, adems de controlar a los pre inscritos.


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Para ello al momento de imprimir la lista de verificacin del sistema CEPS, se debe revisar si losalumnos cancelaron el monto correspondiente al curso o si es un alumno becado entonces severificara que tipo de beca tiene este.

1.1. Alumnos pagantes

En la lista de verificacin del sistema CEPS se observara el monto total que el alumno

cancelo, si es que no cancelo se contactara al alumno para que se acerque a cancelar por elcurso o examen.Adems se verificara que el alumno que cancelo por 3 meses no rehus el recibo para eldictado de ms clases, esto es si es que repite algn nivel del curso de idiomas. Para ello seconsultara a la seorita Edith Campos la revisin del recibo del alumno.

1.2. Alumnos becados

Se verifica que tipo de beca tiene (beca integral, media beca, etc) esto se realiza buscandola solicitud del alumno y la base de datos Becas que se encuentra en la computadora 2.De no encontrarse el documento que acredite algn tipo de beca al alumno, entonces se

informara a Srta. Edith Campos y al Director del CEPS para que busquen el documento.

Si es que no se encuentra el documento, entonces se le pedir al alumno que enve lasolicitud de beca a nombre del Director del CEPS o que le pida a la facultad en la queestudia que envi la lista de alumnos becados.

1.3. Asistencia del alumno

Al momento de entregar el acta de notas, se visualizara en la lista de asistencia dealumnos NSP, lo cual quiere decir No se present, es necesario verificar que el alumnohaya asistido a todas las clases, para ello se contactara al alumno y se confirmara si es que

asisti o no. En caso de no haber asistido a las clases se le pedir mayor informacin delpor qu y si an est interesado en seguir el curso de idiomas.

1.4. Matricula de alumnos

Se debe verificar que el alumno se encuentre matriculado correctamente, para esto la listade verificacin del Sistema CEPS y el acta de notas que entrega el docente, debe tener lamisma cantidad de alumnos por curso. Si se observan irregularidades se tratara decontactar al alumno para matricularlo en el curso correcto y evitar molestias ms adelante.

1.5. Control de alumnos pre inscritos

Es necesario llamar a los alumnos que se encuentren registrados en las listas de pre inscripcin, o enviarles correos para informarles de los cursos por los cuales muestraninters.Si el alumno pre inscrito no se matricula, entonces se debe contactar a este en unprximo inicio del curso por el cual mostro inters.

1.6. Control de alumnos solicitantes de exmenes

Para los exmenes de suficiencia, competencia y clasificacin se debe tratar de cumplir laprogramacin establecida, de no ser as entonces se le informara al alumno que cancele por

segunda vez para programar el examen.

1.7. Control de documentacin del alumno

7/28/2019 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REA DE IDIOM

manual de procedimientos Área de idiomas

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