manual de peachtree

Servicios Corporativos JR, S.A. Manual de Peachtree _____________________________________________________________________________________

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M A N U A L D E P E A C H T R E E

Ing. Luis Alberto Armuelles

Cel.: 6697-2665

[email protected]


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CAPITULO 1

CONCEPTOS GENERALES

1.1 Creación de una Compañía 4

1.2 Creación de los niveles de acceso 7

1.3 Backup o copia de seguridad de la Base de Datos 9

CAPITULO 2

MAYOR GENERAL, CAMBIOS DE PERIODOS, CIERRE DE AÑOS FISCALES Y REPORTESDEL MAYOR GENERAL

2.1 Mantenimiento del catálogo de cuentas 10

2.2 Registro de Comprobantes de Diario 11

2.3 Contabilización (Posteo) 12

2.4 Cambios de Períodos Contables 13

2.5 Cierre de año Fiscal 14

2.6 Reportes Operativos del Mayor General 15

2.7 Estados Financieros 16

CAPITULO 3

CUENTAS POR PAGAR Y REPORTES OPERATIVOS

3.1 Mantenimiento del codificador de proveedores 16

3.2 Registro de facturas de compra 17

3.3 Registro de pagos y/o emisión de cheques a los proveedores 18

3.4 Reportes operativos del auxiliar de Cuentas por Pagar 19

CAPITULO 4

FACTURACION, CUENTAS POR COBRAR Y REPORTES OPERATIVOS

4.1 Mantenimiento del codificador de clientes. 21

4.2 Registro y emisión de factura de venta. 21

INDICE GENERAL


3

4.3 Registro de cobros y depósitos de cuenta. 23

4.4 Reportes operativos del auxiliar de cuentas por cobrar 24

CAPITULO 5

CONTROL DE INVENTARIO, AJUSTES AL INVENTARIO Y REPORTESOPERATIVOS

5.1 Mantenimiento del codificador de productos 25

5.2 Ajuste al inventario 26

5.3 Reportes operativos del auxiliar de inventario 27

CAPITULO 6

CONCILIACION BANCARIA Y REPORTES OPERATIVOS

6.1 Registro de transacciones y balance de cuentas 28

6.2 Reportes operativos del auxiliar de conciliación bancaria. 29


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Conceptos Generales

1.1 Creación de una Compañía y los datos generales del mismo

Una vez dentro del programa Peachtree, dentro del menú File (Archivo), se selecciona

la opción New Company (nueva compañía).

Si ya se tenía una compañía abierta en el momento de iniciar el Peachtree, este le dará

un mensaje indicándole que esta operación cerrará la compañía actual (This will close

the current company), Hacer click en OK.

Una vez que entre en la opción New Company Setup , si no vamos a utilizar el

asistente que viene en el CD de Peachtree, entonces le damos click al botón que dice

Text Setup.

Aparecerán dos páginas ofreciendo información general del Peachtree, además de

agradecernos por el uso del mismo, luego de esto aparecerá una pantalla solicitando la

información general de la compañía. El único campo requerido en esta primera pantalla

es el nombre de la compañía, los demás son opcionales.

Una vez que termine de introducir la información, en el extremo superior derecho

encontrará un opción NEXT, haga click en ella para continuar. Aparecerá un mensaje

indicándole que el número del estado es incorrecto, puede obviar esta parte ya que es

propio de los Estados Unidos. Hacer click en YES.

Luego aparecerá la pantalla BUSINESS TYPE, el cual definimos cual es el tipo de

negocio de la compañía que estamos creando. Esto va afectar los nombres de las

cuentas de patrimonio. La cuenta de patrimonio representa el valor neto del negocio.

La fórmula contable es: PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO

En esta parte aparecen las siguientes opciones:

1) Corporation

2) S. Corporation

3) Partnership

4) Sole Partnership

Corporation y S.Corporation Es cuando la propiedad está representada en acciones.


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Se necesita saber exactamente el status del negocio para seleccionar el tipo de negocio

que corresponde.

Sole Partnership. Es cuando el propietario del negocio es una sola persona.

Partnership. Es cuando la propiedad del negocio es de dos o más personas.

Dependiendo del tipo de negocio que se seleccione, estas son las cuentas del patrimonio

que aparecerán:

Tipo de Negocio Cuenta Creada

Corporation ó S. Corporation Common Stock Paid-in Capital Retained Earnings Dividends Paid Partnership Beginning Equity Partner’s Contribution Partner’s Draw Sole Propietorship Beginning Equity Owner’s Contribution Owner’s Draw

Catálogo de Cuentas (Chart of Account)

En esta parte aparece cinco opciones para crear el catálogo de cuentas de la compañía

que se está creando. Se puede utilizar el catálogo de compañías antes creadas, utilizar

las cuentas que trae el Peachtree, o bien crear su propio catálogo de cuentas.


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Figura 1.1 Catálogo de Cuentas

Si es la primera compañía que va crear, la opción recomendada es la de construir su

propio catálogo de cuentas (Build your own chart of account).

Luego de seleccionar la opción requerida, se pasa a la siguiente pantalla, haciendo click

sobre el botón NEXT.

Luego va aparecer la ventana CASH OR ACCRUAL

En esta parte usted debe seleccionar una de las dos opciones:

CASH: Si la compañía trabajo bajo el método de efectivo.

ACCRUAL: Si su compañía trabaja bajo el método devengado o acumulado.

NOTA: Una vez seleccionada una de las dos opciones, no va a poder ser cambiado el

método que se seleccionó.



Luego va aparecer la ventana REAL TIME OR BATCH

En esta parte se le pregunta cuál va a ser el método de posteo o mayorización a utilizar.

En esta parte usted debe seleccionar una de las dos opciones:

REAL TIME: Si se desea trabajar en línea. Es decir, postear cada transacción que

realiza. Este método es recomendable para personas que no trabajan en red, es

decir, monousuario.

BATCH: Si se desea trabajar en lote, es decir, realiza una serie de transacciones

que luego de ser revisadas son posteadas. Es el método que se recomienda para


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empresas que trabajan en red.

NOTA: Esta opción puede ser cambiada en el momento que se desee.



Luego va aparecer la ventana ACCOUNTING PERIODS

En esta parte se arman los períodos contables. Aparecerán las siguientes preguntas:

1. How many accounts peridos do you want in a year? (Cuántos períodos contables

desea que tenga por año?)

2. What is the first period in which data will be entered? (Cuál es el primer período

que se va a introducir los datos?)

3. What is the first year you will be entered data? (Cuál es el primer año que va a

introducir los datos?)

4. What is your start date of your fiscal year? (Cuál es el día de inicio del año fiscal?)

Una vez se termine de introducir esta información, el programa arma los dos años

fiscales. Recordemos que el Peachtree permite trabajar 24 periodos abiertos.



De esta manera terminamos con la Ira. Parte de la creación de la compañía. Partiendo

de este momento ya podemos trabajar con la compañía dándole click a la opción

CREATE. Si se desea corregir alguna información antes puesta se le da click a la

opción GO BACK, y para continuar con la 2da. parte de la creación, le damos click a

CONTINUE. La 2da. parte es información opcional, que a medida que se vaya

necesitando se pueden realizar en cualquier momento.


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1.2 CREACION DE LOS NIVELES DE ACCESO

Usted puede crear niveles de acceso a los usuarios del Peachtree. Los mismos son

aplicados por módulo. La forma de definirlos son la siguiente:

Del menú MAINTAIN, seleccionar la opción USERS. Aparecerá un mensaje, el

cual le damos click en OK

Teclee la contraseña y escoja los privilegios a los que tendrá acceso dicho password.

Los privilegios aparecen en las diferentes tablas ubicadas debajo.

Repita este proceso por cada contraseña que desee establecer

Una vez que se hayan creado los niveles de acceso, cada vez que entre a la compañía,

Peachtree le solicitará su contraseña

Figura 1.2 Ventana de Usuarios


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1.3 BACKUP O COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS

Figura No. 1.3 Ventana para hacer las copias de respaldo

Para realizar los Backup ó copia de respaldo debe seguir los siguientes pasos:

Del Menú FILE, selecciones la opción Backup. Se desplegará la pantalla de

backup. En la misma aparecen le pregunta dos opciones:

1. Recordar hacer el backup en “n” cantidad de días

2. Incluir el nombre de la compañía en el archivo de backup.

Una vez seleccionado las opciones arriba indicadas, hacer click en el botón backup.

El programa le despliega la ventana “Save Backup .... as:”, en el cual le pide que

seleccione la dirección donde quiere guardar el archivo de backup.

El sistema hace una verificación del tamaño del archivo de backup.

Luego darle click en “Backup now”


10

CAPITULO 2

MAYOR GENERAL, CAMBIOS DE PERIODOS, CIERRE DE AÑOS FISCALES Y REPORTES DEL MAYOR GENERAL 2.0 MAYOR GENERAL

2.1 Mantenimiento del catálogo de cuentas

Para crear una o varias cuentas, hacer los siguientes pasos:

1) Del menú MAINTAIN, seleccione la opción CHART OF ACCOUNT.

Aparecerá la pantalla del mantenimiento de cuentas, la misma está divida en dos

folders, GENERAL (para introducir la información general de cuenta) y

BUDGETS (para introducir los presupuestos para la cuenta)

2) Estando en el folder de GENERAL, seleccione el campo ACCOUNT ID, en él

se debe introducir el número de la cuenta. Este campo tiene un máximo de 15

caracteres alfanuméricos.

3) Seleccione el campo DESCRIPTION, introduzca el nombre de la cuenta. El

mismo tiene un máximo de hasta 30 caracteres alfanuméricos

4) Colóquese en la lista desplegable ACCOUNT TYPE. En esta lista usted debe

seleccionar el tipo de cuenta que se está creando. Los tipos de cuenta son los

siguientes:

ACCOUNTS PAYABLE CUENTAS POR PAGAR

ACCOUNTS RECEIVABLE CUENTAS POR COBRAR

ACUMULATED DEPRETIATION DEPR.ACUMULADA

CASH EFECTIVO

COST OF SALES COSTO DE VENTAS

EQUITY-DOESN’T CLOSE GANANCIA ANTES DEL

IMPUESTO

EQUITY-GETS CLOSE GANACIA DESPUES DEL

CIERRE

EQUITY-RETAINED EARNINGS GANANCIAS RETENIDAS

EXPENSES GASTOS

FIXES ASSETS ACTIVOS FIJOS


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INCOME INGRESOS

INVENTORY INVENTARIO

LONG TERM LIABILITIES PASIVOS LARGO PLAZO

OTHER ASSETS OTROS ACTIVOS

OTHER CURRENT ASSETS OTROS ACTIVOS CORR.

OTHER CURRENT LIABILITIES OTROS PASIVOS CORR.

Una vez se introduzca la información general de la compañía, hacer click en el botón SAVE, para

guardar la cuenta en el disco. Repita estos pasos para crear nuevas cuentas.

2.2 REGISTRO DE COMPROBANTES DE DIARIO (Asientos de Diario)

Para registrar un comprobante de diario, siga los siguientes pasos:

Del Menú TASK, seleccione la opción GENERAL JOURNAL ENTRY.

Al entrar a la pantalla, se debe introducir en el campo DATE, la fecha de

la transacción.

Introducir en el campo REFERENCE, la referencia del comprobante.

En ACCOUNT No., teclear el número de la cuenta afectada, si no

recuerda el número, se puede utilizar el botón con el dibujo de una lupa y

seleccionar la cuenta correspondiente.

En la columna DESCRIPTION, escriba la descripción del comprobante.

En las columnas DEBIT y CREDIT, introduzca el movimiento de la

cuenta en su columna correspondiente.

Una vez que el comprobante esté balanceado, es decir, débitos = créditos,

ó que OUT OF BALANCE = 0.00, se puede salvar el comprobante

haciendo click en el botón SAVE (POST, si trabaja con el método en

línea)

NOTA: Si se desea editar ó corregir un comprobante de diario ya registrado,

debe hacer click en el botón RECORDS EDIT, que aparece en la parte

superior de esta ventana.


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Figura No. 2.1 Pantalla para realizar los comprobantes de diario

2.3 CONTABILIZACIÓN (POSTEO)

Si se trabaja bajo el método en línea no necesita realizar este paso, ya que cada

transacción que se realiza es posteada automáticamente.

Para postear las transacciones siga los siguientes pasos:

1. En el menú TASK, seleccione la opción SYSTEM

2. Seleccionar la opción POST

3. Aparecerá un cuadro que muestra todos los auxilares del Peachtree. Si se

desea postear solamente uno o varios auxiliares, puede seleccionarlos,

colocando un gancho en el cuadro izquierdo. Si desea postear todos los

auxiliares, entonces se coloca un gancho en el la opción que dice “All

Journals”(Todos los Auxiliares ó diarios)

4. Hacer click en OK.


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El peachtree mayorizará todas las transacciones que se encontraban en los diarios.

2.4 CAMBIOS DE PERIODOS CONTABLES

Recordemos que el Peachtree permite trabajar 24 períodos abiertos. Esto le da la

facilidad de desplazarse al período que desee sin tener que cerrarlos.

Para moverse a otro período contable debe seguir los siguientes pasos:

a) Del menú TASK seleccionar la opción SYSTEM

b) Seleccionar la opción CHANGE ACCOUNTING PERIOD (cambiar el

período contable)

c) En la pantalla que aparece a continuación, hacer click en el botón con la

flechita para que se despliegue la lista de los 24 períodos, luego darle

click al período que se desea ubicar.

d) Darle click a OK

Figura 2.2 Ventana para cambiar el período contable

NOTA: Si al hacer el cambio del período, algunas de las transacciones del período en el

cual se encontraba no habían sido posteadas, Peachtree le preguntará si desea que éstas sean

posteadas.


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2.5 CIERRE DEL AÑO FISCAL

Para cerrar el año fiscal de la compañía se deben realizar los siguientes pasos:

a) Antes de hacer un cierre de año, se debe hacer un BAKCUP (copia de

respaldo), de toda la información.

b) Del menú TASK, seleccione la opción SYSTEM

c) Seleccione la opción CLOSE FISCAL YEAR (Cerrar año fiscal)

d) Aparecerá una ventana que le pide que haga el backup. Si ya lo había

hecho antes (como se le dijo en el punto a), podemos darle click al botón

CONTINUE

e) El programa se encargará de hacer el cierre, pero antes nos muestra la

cuenta de la ganancia o pérdida. Si dicha cuenta es la correcta, le damos

click.

f) Luego el programa nos pregunta si deseamos imprimir los reportes. Si

los reportes son impresos previamente, a medida que vaya finalizando

cada período, podemos decir que no vamos a imprimir los reportes.

g) El programa nos enviará un mensaje de transacción completada, una vez

que termine de hacer el cierre de año.

NOTA: En el momento en que se cierra un año fiscal (el año fiscal generalmente

está compuesto por 12 meses del año), el período que estaba antes como período 13

al período 24 (2do. Año), pasa a ser el período 1 al 12, para darle paso a otro año ó

12 períodos más de registro.


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2.6 REPORTES OPERATIVOS DEL MAYOR GENERAL

Para ver los reportes operativos del Mayor General, debe seguir los siguientes

pasos:

a) Del menú REPORTS, seleccionar la opción GENERAL LEGER, en la

parte derecha de la pantalla se mostrarán todos los reportes del Mayor

General.

Figura No. 2.3 Ventana para la Selección de Reportes

A continuación se mencionarán los reportes mayormente utilizados dentro del Area

de reportes del Mayor General:

Chart of Account Lista el catálogo de cuentas.

General Leger Trial Balance Lista el balance de Prueba

General Journal Lista los comprobantes de diario

General Leger Mayor General. Reporte que


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Muestra los movimientos

Débito/crédito por cuentas

2.7 ESTADOS FINANCIEROS

Para obtener los reportes financieros selecciona del REPORTS, la opción

FINANCIAL STATEMENTS, en la parte derecha de la pantalla se muestran los

reportes financieros

A continuación se mencionarán los reportes mayormente utilizados dentro del Area

de reportes de Estados Financieros

Balance Sheet Lista el Balance de Situación

Income Statment Lista Estado de Resultado

G/L Account Sumary Sumarizado de las cuentas del mayor

CAPITULO 3

CUENTAS POR PAGAR, REPORTES OPERATIVOS

3.1 Mantenimiento del Codificador de Proveedores

Para crear un proveedor siga los siguientes pasos:

Del menú MAINTAIN, seleccionar la opción VENDOR

Aparecerá la ventana de MAINTAIN VENDOR, con cuatro carpetas (General,

Purchase Defaults, Custom Fields, History), ubicarse en la carpeta General

Colocarse en el campo VENDOR ID, luego introducir el número del proveedor

(máximo 15 caracteres alfanuméricos)

Colocarse en el campo NAME, luego introducir el nombre del proveedor

(máximo 30 caracteres alfanuméricos), los demás campos son opcionales

Hacer click en la carpeta PURCHASE DEFAULTS, luego colocarse en la lista

desplegable PURCHASE ACCT. En este campo se debe poner el número de

cuenta del Mayor General que más frecuentemente se afecta, cada vez que le

compra a este proveedor. Si no recuerda el número de cuenta, se le puede dar

click a la lupa, de esta manera el catálogo de cuentas se desplegará. El resto de


17

la información es opcional.

La carpeta CUSTOM FIELD, es para campos adicionales y la carpeta

HISTORY, mantiene un historial de compras y pagos al proveedor. Esta

información se alimenta de manera automática al registrar las compras y los

pagos.

Luego de finalizar todos los pasos anteriores, darle click a SAVE, para guardar

la información del proveedor.

Repetir los pasos cada vez que vaya a crear un proveedor nuevo.

3.2 Registro de Facturas de Compras

Para registrar una compra o una Cuenta por Pagar con un proveedor debemos seguir

los siguientes pasos:

Del menú TASK, seleccionar la opción PURCHASES / RECEIVE

INVENTORY.

Debe colocarse en la lista desplegable VENDOR ID. Seleccionar el

proveedor al que se le está realizando la compra.

Pasar al campo INVOICE #, e introducir el número de la factura del

proveedor.

Pasar al campo DATE, e introduzca la fecha de la factura de compra.

Pasar a la lista desplegable A/P ACCOUNT, en esta se debe colocar el

número de la cuenta por pagar.

Pasar a detallar la compra. En la columna QUANTITY, debe colocar la

cantidad (si se está comprando mercancía)

En la columna ITEM ID, se debe colocar el código del item de inventario

que se está comprando (si esta comprando mercancía del inventario) si

está comprando ITEM del inventario, el resto de la información

requerida se alimenta automáticamente.

Si se está registrando otro tipo de compromiso u obligación de pago, se

puede obviar los pasos anteriores, e introducir en la columna GL

ACCOUNT, la cuenta de gasto o compra que se afecta.

Colocarse en el campo AMOUNT y coloque el monto.


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Si desea colocar otra línea de compra, simplemente ubíquese en las

líneas siguientes.

Al terminar la compra, haga click en el botón SAVE o POST,

dependiendo el método de posteo que tenga.

NOTA: Si se desea editar ó corregir una compra ya registrada, debe hacer click en el botón

RECORDS EDIT, que aparece en la parte superior de esta ventana, y seleccionar la

transacción a corregir.

3.3 Registro de pagos y/o emisión de cheques a los proveedores.

Para registrar los cheques debe hacer los siguientes pasos:

Del menú TASK, seleccionar la opción PAYMENTS, se desplegará una

ventana similar a una chequera.

Ubicarse en el campo VENDOR ID. Colocar el número del proveedor al

cual está emitiendo el cheque.

Ubicarse en el campo CHECK NUMBER para colocar el número del

cheque.

Ubicarse en el campo CASH ACCOUNT y coloque el número de cuenta

del banco o de caja en la cual se está retirando el efectivo para el pago.

Si tenemos facturas X pagar del proveedor al que le vamos hacer el

cheque, se habilitará el folder ubicado en la parte inferior de la ventana

que dice “Apply to Invoices” (Aplicar a facturas), luego se selecciona

las facturas que se van a cancelar en ese cheque. De lo contrario, es

decir, si vamos hacer un “prepago”, pago por adelantado, o enviarlo al

gasto directamente entonces se habilitará el folder que dice “Apply to

Expenses” (Aplicar al gasto). Si se registra al gasto directamente,

entonces en la columna GL ACCOUNT, debe colocar la cuenta del gasto

que se está registrando. Si es un pago adelantado o prepago, entonces

hay que darle un click al cuadro que dice “Prepaiment”.


19

Haga click en SAVE (post) para registrar el cheque.

Figura No. 3.1 Ventana para la preparación de cheques

3.4 Reportes operativos del auxiliar de Cuentas por Pagar

En el menú REPORTS, le damos click a la opción que dice ACCOUNTS PAYABLE

(Cuentas por Pagar), en el lado derecho de la ventana aparecerán los reportes relacionados

a este módulo del programa.

A continuación se mencionarán los reportes que mayormente se utilizan en esta sección del

sistema:

REPORTE DESCRIPCION

Vendor List Listado de proveedores

Vendor Management File List Lista de proveedores con información

Detallada

Vendor Ledger Lista de proveedores con sus transacciones

y su saldo al periodo solicitado.

Purchase Order Register Registro de las Ordenes de compras

Purchase Journal Lista de las compras en forma de diario

Check Register Registro de cheques


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Aged Payable Antigüedad de saldos

Cash Disbursements Journal Diario de cheques. Lista de los cheques

realizados con las cuentas que se afectaron.

CAPITULO 4

FACTURACION, CUENTAS POR COBRAR Y REPORTES OPERATIVOS

4.1 Mantenimiento del codificador de clientes

Para crear un cliente siga los siguientes pasos:

Del menú MAINTAIN, seleccionar la opción CUSTOMERS/PROSPECTS

Aparecerá la ventana de MAINTAIN CUSTOMERS, con 4 carpetas (General,

Sales Defaults, Custom Fields, History), ubicarse en la carpeta GENERAL

Colóquese en la lista desplegable CUSTOMER ID, e introduzca el número del

cliente (máx. 15 caracteres alfanuméricos)

Colóquese en el campo NAME y escriba el nombre del cliente (máx. 30

caracteres alfanuméricos).

Introduzca el resto de los campos que se solicitan (estos campos son opcionales)

Haga click en la carpeta SALES DEFAULTS, ubicarse en la lista desplegable

SALES ACCT. Aquí se debe colocar el número de cuenta del Mayor General

que más frecuentemente afecta cada vez que se le vende a ese cliente. (cta.

ingreso).

El folder CUSTOM FIELD, es para campos adicionales, y el folder HISTORY

mantiene un historial de las ventas y abonos que el cliente nos haya efectuado.

Esto se alimenta automáticamente al registrar las ventas y los recibos.

Hacer click en SAVE para salvar la información del cliente.

Repetir estos pasos cada vez que vaya a crear un nuevo cliente.

4.2 Registro y emisión de factura de venta

FACTURA DE MERCANCÍA DE INVENTARIO.

Del menú TASK, seleccionar la opción SALES / INVOICING (ventas /

facturación)


21

A continuación se desplegará la pantalla de FACTURACION

Figura No. 4.1 Ventana para la creación de facturas

Colocarse en la lista desplegable CUSTOMER ID. Teclee el número del cliente

al que está facturando.

Parar al campo INVOICE #, introducir el número de la factura.

Pasar al campo DATE, introducir la fecha de la factura.

Pasar a la lista desplegable A/C ACCOUNT, en la misma se debe colocar el

número de la cuenta por cobrar.

Pasar a detallar la factura

En la columna QUANTITY, debe colocar la cantidad

En la columna ITEM ID, debe colocar el código del item de inventario. La

descripción, cuenta, precio unitario y monto, se alimentan automáticamente con

la información que se suministra en la creación del ITEM del inventario.


22

Para colocar otra línea de venta, simplemente ubíquese en la línea siguiente y

realice los pasos anteriores.

Hacer click en SAVE (Post) para guardar la transacción.

NOTA: Si se desea editar ó corregir una factura ya registrada, debe hacer click en el botón

RECORDS EDIT, que aparece en la parte superior de esta ventana.

FACTURA DE SERVICIO

Del menú TASK, seleccionar la opción SALES / INVOICING (ventas /

facturación)

Colocarse en la lista desplegable CUSTOMER ID. Teclee el número del cliente

al que está facturando.

Parar al campo INVOICE #, introducir el número de la factura.

Pasar al campo DATE, introducir la fecha de la factura.

Pasar a la lista desplegable A/C ACCOUNT, en la misma se debe colocar el

número de la cuenta por cobrar.

4.3 Registro de cobros y depósitos de cuenta

Si se trabaja por el método en lote, el sistema le pregunta si desea postear todas las facturas

a las que va a registrar pagos. Se recomienda responder que sí a esta pregunta.

Del menú TASK, seleccionar la opción RECEIPTS


23

Figura 4.2 Ventana para hacer los recibos

Colocarse en el campo DEPOSIT TICKET ID, y coloque un identificador único

para cada slip de depósito bancario, es decir, varios recibos con un mismo

identificador pueden ser depositados en un solo slip de depósito bancario.

En la lista desplegable CUSTOMER ID, seleccione al cliente al que se le

registra el recibo.

En el campo REFERENCE, puede colocar el número del recibo, numero de

cheque, o número de tarjeta con la que se hace el pago.

En el campo DATE, debe colocar la fecha del pago.

De la lista desplegable PAYMENT METHOD (método de pago), seleccione el

método de pago (Cash, Cheque, Visa, etc.)

En la lista desplegable G/L ACCOUNT, seleccione la cuenta del banco al que se

le va a depositar el efectivo recibido.

Si tenemos facturas X cobrar del cliente al que vamos hacer el recibo, se

habilitará el folder ubicado en la parte inferior de la ventana que dice “Apply to

Invoices” (Aplicar a facturas), luego se selecciona las facturas que se van a

cancelar con ese recibo. De lo contrario, es decir, si nos hacen un “prepago”,

pago por adelantado, o enviarlo al ingreso directamente entonces se habilitará el

folder que dice “Apply to Revenue” (Aplicar al ingreso). Si se registra al

ingreso directamente, entonces en la columna GL ACCOUNT, debe colocar la

cuenta del ingreso que se está registrando. Si es un pago adelantado o prepago,

entonces hay que darle un click al cuadro que dice “Prepaiment”. De esta

manera, el cliente tendrá este monto en crédito.

Hacer click en el boton

4.4 Reportes operativos del auxiliar de cuentas por cobrar

En el menú REPORTS, le damos click a la opción que dice ACCOUNTS RECEIVABLE

(Cuentas por Cobrar), en el lado derecho de la ventana aparecerán los reportes

relacionados a este módulo del programa.



24

sistema:

REPORTE DESCRIPCION

Customer List Listado de clientes

Customer Management File List Lista de clientes con información

detallada

Customer Ledger Lista de clientes con sus transacciones

y su saldo al periodo solicitado.

Sales Order Register Registro de las Ordenes de Ventas

Sales Journal Lista de las ventas en forma de diario

Invoice Register Registro de facturas

Aged Payable Antigüedad de saldos

Cash Receipts Journal Diario de recibos. Lista de los recibos

realizados con las cuentas que se afectaron.

CAPITTULO 5

CONTROL DE INVENTARIO, AJUSTES AL INVENTARIO Y REPORTES

OPERATIVOS

5.1 Mantenimiento del codificador de productos

Para crear ITEMS del inventario, debe seguir los siguientes pasos:

Del menú TASK, seleccionar la opción INVENTORY ITEMS

En el campo ITEM ID, colocar el número del item (máximo 15 caracteres)

En el campo DESCRIPTION, coloque el nombre del item

En el ITEM CLASS, seleccione la case del item

En el campo UNIT / MEASURE coloque la unidad de medida del item (ejem.

libras, unidad, cajas)

En el campo ITEM TYPE colocar la clasificación del item (alimento, empaque)

En el campo LOCATION, colocar la ubicación física del item

En el campo GL SALES ACCT., seleccionar la cuenta de ingreso que se afecta

al vender esta mercancía.


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En el campo GL INVENTORY ACCT., seleccionar la cuenta de inventario

En el campo GL COST OF SALES ACCT. seleccionar la cuenta del costo de

ventas que afecta esta mercancía.

En el campo ITEM CLASS seleccionar la clase de item

En el campo COST METHOD, seleccionar el método de costeo (FIFO, LIFO ó

AVERAGE)

En el campo COST, colocar el costo del item

Hacer click en SAVE para guardar la información

Para poner los balances iniciales de cada item, darle click en la parte inferior

derecha de la ventana que dice “Beginning Balances”

Seleccionar el item al que se le va a colocar los valores iniciales, luego en el

campo Quantity, colocar la cantidad que tenemos en bodega, en el campo Unit

Cost, colocar el costo por unidad, el Campo Total Cost se alimenta de manera

automática al ponerle los dos valores antes mencionados.

Para registrar otro item de inventario, repita todos los pasos.

5.2 Ajuste al inventario

Si se requiere hacer algún ajuste al inventario:

Del menú TASK, seleccionar la opción INVENTORY ADJUSTMENT

En la lista desplegable ITEM ID, seleccionar el item

En REFERENCE, coloque la referencia del ajuste

En DATE, colocar la fecha del ajuste

De la lista desplegable GL SOURCE ACCT, seleccione la cuenta del mayor que

se afecta. Por lo general, es la contrapartida de la cuenta de inventario

En el campo ADJUSTMENT QUANTITY BY coloque la cantidad + o – en la

que se hace el ajuste

En REASON TO ADJUSTEMENT, colocar la razón del ajuste

Hacer click en el botón SAVE (post) para ser grabado.

5.3 Reportes operativos del auxiliar de inventario

En el menú REPORTS, le damos click a la opción que dice INVENTORY (Inventario), en


26

el lado derecho de la ventana aparecerán los reportes relacionados a este módulo del

programa.


sistema:

REPORTE DESCRIPCION

Inventory Valuation Report Muestra el valor y el costo promedio de Todos los items del inventario Assemblies Adjustments Lista los ajustes a los items de inventario Journal ensamblado en forma de diario Inventory Adjustments Diario de ajustes al inventario Journal Item Costing Report Lista cada item del inventario, con la información del costo, cantidad recibida y vendidas. Incluye ajustes y ensamblados Costo of Goods Sales Journal Lista el Costo de la mercancía vendida en en forma de diario Item List Lista los items del inventario Assembly List Lista de los items ensamblados Inventory Profitability Report Lista de items con las unidades vendidas Physical Inventory List Hoja de trabajo, para inventario físico Inventory Stock Status Lista los items con su cantidad en Report existencia y su punto de reorden

Figura No. 5.1 Ventana para crear ITEMS


27

CAPITULO 6 CONCILIACION BANCARIA, REPORTES OPERATIVOS 6.1 Registro de transacciones y Balance de cuentas

Antes de realizar la conciliación bancaria todas las transacciones deben estar

posteadas.

Del menú TASK, seleccionar la opción ACCOUNT RECONCILIATION

De la lista desplegable ACCOUNT TO RECONCILIE, seleccione la cuenta a

conciliar.

El programa cargará todas las transacciones que se encuentra con fecha anterior

al periodo en el que se encuentra.

Se presenta dos cuadros. En el cuadro superior se listan por fecha todos los

cheques o transacciones que acreditan en el banco. En el cuadro inferior se

listan todos los depósitos o transacciones que debitan la cuenta de banco. Al

extremo izquierdo de estos cuadros hay una columna en blanco (CLEAR), se

utiliza para marcar o cotejar dichas transacciones contra el estado de cuenta que

nos envía el banco. De tal forma que usted debe ir haciendo click en cada

transacción que aparezca en el estado de cuenta.

En la parte inferior derecha de la pantalla aparece un campo que dice

STATEMENT ENDING BALANCE, aquí usted debe teclear el saldo según el

estado de cuenta que nos envía el banco.

Si es necesario hacer algún ajuste, por notas de crédito ó notas de débito, debe

hacer click en el botón ADJUST, esta opción mostrará una pantalla con dos

cuadros. En el cuadro superior introduzca los cargos. en la columna

AMOUNT, se coloca el monto de del cargo, en la columna DESCRIPTION, la

descripción del ajuste, en REFERENCE, la referencia del cargo, en ACCOUNT,

se selecciona la cuenta que se afecta, y en DATE, la fecha del cargo. En el

cuadro inferior se introduce los intereses bancarios y notas de créditos. Se

introducen de igual forma como se detalló para la parte superior de la pantalla.

Después de introducir los ajustes, haga click en OK. El programa le solicitará

postear dichas transacciones, haga click en OK.


28

Continúe con el cotejo de la conciliación. Al final de la conciliación la

diferencia irreconciliable (UNRECONCILIED DIFFERENCE), debe ser igual a

0. (a menos que el banco le haya cargado algo por error, se puede dejar la

diferencia hasta que el banco corrija dicho error)

Hacer click en OK

NOTA: Para hacer conciliaciones de períodos posteriores al periodo corriente, se debe

cambiar al período correspondiente a la conciliación que quiere hacer.

6.2 Reportes Operativos del auxiliar de conciliación bancaria

En el menú REPORTS, le damos click a la opción que dice ACCOUNT

RECONCILIATION (Conciliación Bancaria), en el lado derecho de la ventana aparecerán

los reportes relacionados a este módulo del programa.


sistema:

REPORTE DESCRIPCION

Account Registrer Lista todas las transacciones de una cuenta con su balance Account Reconciliation Lista el balance del banco con las transacciones en tránsito Deposit in Transit Lista el detalle de los depósitos en tránsito Outstanding Check Lista el detalle de los cheques en tránsito Other Outstanding Items Transacciones misceláneas en tránsito


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Figura No. 6.1 Ventana para la conciliación bancaria


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MÓDULO DE PROYECTOS (JOB COST)

I. Creación de un proyecto. Cambios en las opciones predeterminadas del sistema. Seleccione la pestaña “Custom Fields” en la opcion “Jobs Defaults” para cambiar cambiar las opciones predeterminadas del modulo de Job Cost. Los campos personalizados le ofrecen una manera de no perder de vista la información específica sobre la gente que le provee de las mercancías y de los servicios. Cada negocio es único. Mientras que el programa proporciona campos para registrar los datos de negocio más comunes, usted requiere probablemente la otra información a partir del tiempo. Los campos personalizables le permiten instalar y almacenar esos datos. Para crear un proyecto. Seleccionar en el menú “maintain” la opción “Job Cost” , luego seleccionar la opción Jobs. Job ID: Código de 20 caracteres que identifica el proyecto Description: Descripción del proyecto Nota: Si el proyecto va a llevar fases, se debe seleccionar el indicador “Use Phases” para luego detallar las fases que va a utilizar en la pestaña Estimates Exp./Rev. En la pestaña General, se ingresa la información relacionada al proyecto. En la pestaña Custom Fields se ingresa la información adicional (de requerirse) del proyecto, información que no se muestra en la pestaña General.


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II. Fases de un proyecto

Usted puede dividir los trabajos en los segmentos o las fases determinados por período o por el tipo de trabajo que es hecho o por cualquier otro criterio usted pueda tener. Esta ventana es donde usted instala las fases que se asignarán a los trabajos. Usted no puede asignar una fase a un trabajo específico aquí, sino que usted puede crear las asignaciones de la fase que estarán disponibles para todos los trabajos.

o Para crear las fases de un proyecto se ingresa al menú principal “Maintain”, luego en la opcion “Job Cost”, luego “Phases”

o Phase ID. Campo de hasta 20 caracteres, pero, no se pueden utilizar son

caracteres *, +, ? , . Este campo es caso sensible, así que P01 y p01 se consideran ser dos diversos códigos de la fase.

o Description. Es la identificación de la fase que usted acaba de incorporar.

Esta descripción puede ser hasta 30 caracteres de largo. Si usted desea utilizar códigos de costo con esta fase, seleccione “use cost code”.

o Cost Type. Se debe seleccionar el tipo de costo que se está creando.

Existen 5 tipos: 1) Labor. Costos de mano de obra 2) Materials. Costos de materiales 3) Equipment. Costos de equipos 4) Subcontractor. Costos de subcontratistas 5) Other. Otros costos

III. Cost Codes En esta ventana se crean y mantienen la información de los codigos de costos. Un código de costos identifica un costo específico (o categoría o tareas) dentro de una fase y proporciona un mayor nivel del detalle para el trabajo.


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IV. Tareas

Una vez creado el proyecto , el mismo se alimenta a través de los diferentes módulos que se utilizan. a continuación los principales módulos que afectan los proyectos

o Aplicando a reembolsos de gastos e ingresos. A través de comprobantes de diarios;

o Aplicando a facturas de ventas; o Aplicando a facturas de compras;

V. Reportes Los reportes que se obtienen al utilizar el modulo de Job Cost se listan a continuacion:

manual de peachtree

Documents

manual de peachtree

auxiliar de cuentas

reportes operativos6

reportes operativos3

reportes operativos4

programa peachtree

cd de peachtree

auxiliar de inventario