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www.unocha.org The mission of the United Nations Office for the Coordination of Humanitarian Affairs (OCHA) is to mobilize and coordinate effective and

principled humanitarian action in partnership with national and international actors.

Coordination Sav es Liv es

Manual de Operaciones

para el Fondo Humanitario deColombia

( Colombia Humanitarian Fund )

31 de marzo de 2016

Fondo Humanitario de Colombia | 2

United Nations Office for the Coordination of Humanitarian Affairs (OCHA)

Coordination Saves Lives | www.unocha.org

Tabla de Contenido 1. Introducción ..................................................................................................................................... 3

1.1 Objetivo ........................................................................................................................................ 3

1.2 Alcance y Limitaciones .................................................................................................................... 3

2. Alcance y objetivos del Fondo Humanitario de Colombia........................................................................ 3

2.1 Estrategia y enfoque programático del Fondo Humanitario de Colombia ................................................. 4

3. Governanza y Administración ............................................................................................................. 6

3.1 Coordinador Humanitario ................................................................................................................. 6

3.2 Junta Asesora ................................................................................................................................ 6

3.3 Comité de Revisión ......................................................................................................................... 7

4. Modalidades de Adjudicación de Recursos ........................................................................................... 7

4.1 Organizaciones elegibles ................................................................................................................. 7

4.1.1 ONG Nacionales e Internacionales y Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja............................ 7

4.1.2 Agencias del Sistema de Naciones Unidas ...................................................................................... 8

4.2 Criterios de Adjudicación ................................................................................................................. 8

4.3 Modalidades .................................................................................................................................. 8

4.3.1 Rondas de Financiamiento ............................................................................................................ 8

4.3.2 Fondos de Reserva .....................................................................................................................10

4.4 Duración de los proyectos ...............................................................................................................12

5. Rendición de Cuentas ......................................................................................................................12

5.1 Gestión de Riesgos ..................................................................................................................12

5.2 Evaluación de Capacidades de ONG Nacionales e Internacionales y Miembros del Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja .......................................................................................................................13

5.3 Monitoreo .....................................................................................................................................15

5.3.1 Roles y Responsabilidades...........................................................................................................16

5.3.2 Proceso y herramientas de monitoreo ............................................................................................16

5.3.3 Informes y reportes .....................................................................................................................16

5.3.4 Auditoría ....................................................................................................................................17

5.3.5 Proceso de Apelaciones...............................................................................................................17

Mecanismos de Denuncia ....................................................................................................................17

6. Lineamientos para la solicitud de cambios en los proyectos ...................................................................17

7. Información Adicional .......................................................................................................................18

8. Información de Contacto ...................................................................................................................18

9. Fecha de Revisión ...........................................................................................................................18




1. Introducción

1. Los Fondos Humanitarios son instrumentos de financiación humanitaria establecidos por el Coordinador de Socorro de Emergencias de las Naciones Unidas (Emergency Relief Coordinator-ERC) y administrados por la Oficina de Naciones Unidas para la Coordinación de Asuntos Humanitarios (OCHA) a nivel de país bajo el l iderazgo del Coordinador Humanitario (CH). El presente Fondo Humanitario en Colombia, ha sido anteriormente conocido como Fondo de Respuesta a Emergencias (ERF por sus siglas en inglés) y Fondo Canasta de País (CBPF).

2. Los Fondos Humanitarios apoyan el mandato de coordinación humanitaria de OCHA, promoviendo a través de su respuesta la coordinación, efectividad y complementariedad con otros actores humanitarios. Los Fondos Humanitarios reciben contribuciones unearmarked de diferentes donantes y funcionan como fondos canastas.

3. Fondos Humanitarios adjudican recursos en respuesta de las necesidades humanitarias priorizadas a través de una planeación conjunta y un inclusivo proceso de toma de decisión a nivel de cada país. Los Fondos Humanitarios promueven una respuesta estratégica y pertinente a través de su armonización con el Ciclo del Programa Humanitario (HPC por sus siglas en inglés) y los Planes Humanitarios de Respuesta (HRP por sus siglas en inglés).

1.1 Objetivo

4. El propósito de este manual de operaciones del Fondo Humanitario de Colombia es describir su gobernanza, acuerdos, modalidades de adjudicación, procesos financieros, prioridades, roles y responsabilidades de las contrapartes involucradas , teniendo en cuenta los siguientes objetivos: i. Dar claridad e instrucciones para las contrapartes involucradas en la administración del Fondo Humanitario de

Colombia acerca de su efectiva administración y gobernanza. ii. Describir los pasos y requisitos del proceso de adjudicación del Fondo Humanitario de Colombia con la intención

de mejorar la adjudicación estratégica y oportuna en Colombia. iii. Dar un panorama de la dirección general y del enfoque programático del Fondo Humanitario de Colombia.

1.2 Alcance y Limitaciones

5. Este manual es complementario al lineamiento Global de Operaciones de los Fondos Humanitarios (ver anexo 1), el cual describe las reglas globales que deben aplicar todos los Fondos Humanitarios alrededor del mundo. Sin embargo, este manual incluye adaptaciones de las regulaciones globales al contexto humanitario de Colombia. El cumplimiento del presente documento y del anexo 1 es fundamental para asegurar la transparencia y la estandarización de los procesos.

2. Alcance y objetivos del Fondo Humanitario de Colombia

6. Los objetivos principales del Fondo Humanitario de Colombia, son: i. Mejorar la respuesta humanitaria incrementando el alcance de la financiación a las principales necesidades

humanitarias a través de un inclusivo y coordinado proceso a nivel nacional y local.

ii. Fortalecer el l iderazgo del Coordi nador Humanitario. iii. Contribuir a la ejecución del Plan Humanitario de Respuesta (HRP) en el marco del Ciclo del Programa

Humanitario (HPC por sus siglas en inglés). iv. Promover una respuesta coordinada a las necesidades humanitarias .

7. El Fondo Humanitario, inicialmente conocido como Fondo de Respuesta a Emergencias y Fondo Canasta de Paús (ERF y CBPF por sus siglas en inglés) opera en Colombia desde finales de 2009. Desde su creación, el Fondo Humanitario de Colombia ha recibido contribuciones de España, Suecia, Suiza, Noruega y San Marino por un total de US$ 11.7 millones (i.e. en promedio US$1,7 millones anuales en los últimos cuatro años).

8. Inicialmente el Fondo Humanitario de Colombia se estableció para atender a la población “doblemente afectada” (i.e. por desastres de origen natural y conflicto armado). Sin embargo, en 2012, por recomendación de la Junta




Asesora, el CH amplió el mandato del Fondo Humanitario de Colombia para responder también de forma específica a la población afectada exclusivamente por el conflicto. De esta manera, desde el 2013 el Fondo sirvió para responder a distintos tipos de eventos como desplazamientos masivos y confinamientos, así como para atender las necesidades de carácter crónico de población vulnerable en zonas de conflicto.

9. Desde el año 2014 las prioridades estratégicas y el enfoque programático del Fondo Humanitario de Colombia guardaron relación directa con el Plan Humanitario de Respuesta (Humanitarian Response Plan – HRP) definida por el Equipo Humanitario de País (EHP). El EHP basa su estrategia en el análisis de necesidades huma nitarias desarrollado por los clústeres y Equipos Locales de Coordinación (ELC) con la facil itación de OCHA.

10. Para 2016, el Fondo Humanitario de Colombia se alinea con el Plan Humanitario de Respuesta definida por el Equipo Humanitario de País acordado en noviembre del 2015. En este sentido, el Fondo determina sus prioridades geográficas, poblacionales y sectoriales a partir del HRP.

11. El alineamiento con la Estrategia Humanitaria del EHP y el papel activo e incluyente de los ELC y los clústeres, como se define en sus respectivos términos de referencia, en la asignación y monitoreo de proyectos financiados con recursos del Fondo Humanitario de Colombia, fortalece la arquitectura humanitaria y aumenta la efectividad de la respuesta en el terreno. Esto permitirá tomar en cuenta el potencial de complementar otras fuentes y mecanismos de financiación como el Fondo Central de Respuesta a Emergencias (CERF). Así mismo, el Fondo Humanitario de Colombia deberá promover la complementariedad con la respuesta de entidades estatales (Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, Agencia Presidencial para la Cooperación Internacional, Ministerio de Posconflicto, entidades de gobiernos locales y departamentales) en aras de maximizar los recursos.

12. El Fondo Humanitario de Colombia se activará como último recurso de respuesta en situaciones de emergencias humanitarias, razón por la cual los Equipos Locales de Coordinación y los socios implementadores deberán promover un diálogo constante con las entidades estatales y socios humanitarios en general.

2.1 Estrategia y enfoque programático del Fondo Humanitario de Colombia

13. Los recursos del Fondo Humanitario de Colombia serán destinados a responder de forma rápida a necesidades humanitarias, crónicas y súbitas, causadas por los efectos del conflicto y los desastres asociados a fenómenos o eventos de origen natural. El enfoque programático del Fondo Humanitario de Colombia es:

14. Apoyar actividades para salvar vidas1. Destinar los recursos del Fondo Humanitario de Colombia para llenar brechas críticas en la respuesta

humanitaria de acuerdo con la priorización demográfica, geográfica y sectorial de la Estrategia

Humanitaria del EHP, así:

Regiones críticas: con base en el análisis de necesidades y brechas se priorizarán los 225 municipios,

ubicados en los siguientes departamentos:

Tabla 1: Departamentos y municipios priorizados por el HRP 2016

Dptos. Municipios priorizados.

Antioquia Amalfi, Anorí, Bello, Briceño, Cáceres, Carepa, Caucasia, Chigorodó, Dabeiba, El Bagre, Ituango, Mutatá, Medellín, Nechí, Puerto Berrío, Remedios, Rionegro, San Pedro de Urabá, Segovia, Tarazá, Toledo, Turbo, Valdivia, Vigía del Fuerte, Yarumal y Zaragoza.

Bolívar Achí, Cartagena, Córdoba, Magangué, Montecristo, Norosí, San Pablo, Santa Rosa, Santa Rosa del

1 proyectos pueden estar orientados con base en los criterios de “salvar vidas”, los cuales rigen la respuesta rápida en el marco

del Fondo Central de Respuesta a Emergencias (CERF, por sus siglas en inglés).




Sur y Tiquisio. Caquetá Albania, Belén de Los Andaquies, Cartagena del Chairá, Curillo, El Doncello, El Florencia, Paujil , La

Montañita, Milán, Morelia, Puerto Rico, San José del Fragua, San Vicente del Caguán, Solano, Solita y Valparaíso.

Cauca Almaguer, Argelia, Balboa, Bolívar, Buenos Aires, Cajibío, Caldono, Caloto, Corinto, El Tambo, Guapi, Inzá, Jambaló, La Vega, López, Mercaderes, Miranda, Morales, Patía, Piamonte, Piendamó, Popayán, Santander de Quilichao, Santa Rosa, Suárez, Sucre, Timbío, Timbiquí y Toribio.

Córdoba Ayapel, Buenavista, Canalete, La Apartada, Lorica, Montería, Montelíbano, Planeta Rica, Puerto Escondido, Puerto Libertador, San Bernardo del Viento, San José de Uré, Tierralta y Valencia.

Chocó Quibdó, Acandí, Alto Baudó, Atrato, Bagadó, Bajo Baudó, Bojayá, El Cantón de San Pablo, Carmen del Darién, Condoto, El Carmen de Atrato, Litoral de San Juan, Istmina, Juradó, Lloró, Medio Atrato, Medio Baudó y Medio San Juan.

La Guajira Dibulla, Fonseca, Maicao, Manaure, Riohacha y Uribia. Meta La Macarena, Mapiripán, Mesetas, Uribe, Puerto Concordia, Puerto Gaitán, Puerto Rico, San Juan

de Arama, Vil lavicencio y Vistahermosa. Nariño Barbacoas, Cumbal, Cumbitara, El Charco, El Rosario, Ipiales, La Llanada, La Tola, Leiva, Linares, Los

Andes, Magüi, Mosquera, Olaya Herrera, Francisco Pizarro, Policarpa, Potosí, Ricaurte, Roberto Payán, Samaniego, Santa Bárbara, Taminango y San Andrés de Tumaco.

Norte de Santander Convención, Cúcuta, El Carmen, El Tarra, Hacarí, La Playa, Ocaña, Puerto Santander, San Calixto, Sardinata, Teorama, Tibú, Toledo y Vil la del Rosario.

Valle del Cauca Bolívar, Buenaventura, Bugalagrande, Cali, Candelaria, Cartago, Dagua, El Dovio, Florida, Guadalajara de Buga, Jamundí, Palmira, Pradera y Riofrío.

Arauca Arauca, Arauquita, Fortul, Saravena y Tame. Putumayo Mocoa, Orito, Puerto Asís, Puerto Caicedo, Puerto Guzmán, Leguízamo, San Miguel, Valle del

Guamuez y Vil lagarzón. Guaviare Calamar, El Retorno, Miraflores y San José del Guaviare.

a. Grupos poblacionales:

Se priorizará especialmente a familias monoparentales, en su mayoría encabezadas por mujeres, que no hayan recibido asistencia humanitaria inmediata y a poblaciones indígenas y afrocolombianas que viven en zonas rurales aisladas afectadas por conflictos y/o desastres naturales. Dentro de estos siete grupos se dará especial prioridad a la protección de mujeres, niños, niñas, adolescentes y jóvenes, personas de la tercera edad y personas con discapacidad.

b. Sectores: Protección Seguridad alimentaria y nutrición Educación en emergencias Salud Agua, saneamiento básico e higiene Albergues/CCCM

En todos los sectores se promoverá el enlace con la recuperación temprana y la búsqueda de soluciones más duraderas. El Fondo Humanitario de Colombia se guiará por un enfoque de derechos humanos y diferencial, asegurando la centralidad de la protección.

i . Promover la complementariedad con los proyectos CERF que se implementen en el país.

ii . Aumentar el acceso a recursos y las capacidades operativas de las organizaciones no gubernamentales (ONG) nacionales e internacionales para la respuesta humanitaria.

iii . Asegurar la implementación y las capacidades operativas de las organizaciones no guber namentales iv. Para 2016 todos los proyectos aprobados por el Fondo Humanitario de Colombia deber operativas de ln

marcador de género de 2a o 2b. a. Marcador 2a: implica la transversalizacion de género, el proyecto contribuirá de manera significativa a la

igualdad de género. La evaluación de necesidades del proyecto incluirá un análisis de género y edad y los




resultados del mismo se reflejarán en una o más actividades y en uno o más resultados esperados del proyecto.

b. Marcardor 2b: El objetivo principal del proyecto será avanzar en la igualdad de género. El análisis de género y edad en la evaluación de necesidades justificará el proyecto y todas las actividades y todos los resultados esperados contribuirán al avance en la igualdad de género. Los proyectos responderán a desventajas, discriminaciones o necesidades especiales de mujeres niñas, niños y hombres, basadas siempre en el análisis de género y edad.

v. Asegurar que los proyectos están siendo implementados según las normas mínimas, como las del proyecto Esfera.

vi. Velar por una rendición de cuentas hacia la población afectada. vii. Las intervenciones respaldadas por el Fondo Humanitario de Colombia deberán ser coherentes con los principios

humanitarios básicos de humanidad, neutralidad, imparcialidad e independencia.

3. Gobernanza y Administración

3.1 Coordinador Humanitario

15. El Coordinador Humanitario dirige y supervisa la administración del Fondo Humanitario de Colombia como se detalla en el Manual Global Operativo para Fondos Humanitarios, apoyado por el Jefe de Oficina de OCHA y la Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA, y asesorado por la Junta Asesora del Fondo Humanitario de Colombia.

3.2 Junta Asesora

16. La función principal de la Junta Asesora es dar apoyo en la dirección estratégica y en la supervisión del desempeño del Fondo Humanitario de Colombia. La autoridad de la decisión final es responsabilidad exclusiva del CH, quien preside la Junta. Las funciones de la Junta Asesora son definidas en detalle en el Manual Global Operativo del Fondo Humanitario de Colombia.

17. La composición de la Junta Asesora se determina sobre la base de consultas entre el Coordinador Humanitario, El Equipo Humanitario de País, OCHA, Agencias de Naciones Unidas, donantes y ONG.

18. La Junta Asesora será conformada por: i . Coordinador Humanitario, preside la Junta Asesora

ii . Una (1) Agencia de las Naciones Unidas en representación de las Agencias de Naciones Unidas en Colombia

iii . Una (1) ONG internacional, en representación de las ONG internacionales

iv. Una (1) ONG nacional, en representación de las ONG nacionales .

v. Entidades del gobierno: Agencia Presidencial para la Cooperación Internacional (APC), Unidad Nacional para la

Gestión del Riesgo de Desastres (UNGRD), Unidad de Atención y Reparación Integral de las Víctimas (UARIV).

vi. Donantes: Suecia, España, Noruega y Suiza.

vii . Observador: ECHO

viii. Secretaria Técnica: OCHA

19. La Junta Asesora funcionará de la siguiente manera: i . Los representantes de las Agencias de Naciones Unidas, ONG nacionales e internacionales, deberán rotar

anualmente. Nuevos donantes del Fondo Humanitario en Colombia, podrán ser parte de la Junta Asesora.

ii . Las reuniones se l levarán a cabo mínimo dos veces al año y cuando sea requerido.

iii . Las decisiones de la Junta Asesora se tomarán por consenso.

iv. En caso de no contar con consenso, OCHA, como Secretaría Técnica, elevará las diferentes posturas y opiniones

al CH, quien deberá tomar una decisión final.




3.3 Comité de Revisión

20. El Comité de revisión es el responsable de la revisión estratégica y técnica de los proyectos recibidos por el Fondo Humanitario de Colombia. Las funciones y la composición del Comité de Revisión están definidas en línea con el Manual Global Operativo del Fondo Humanitario de Colombia. El Comité de revisión para Colombia está compuesto por: i . Experto técnico del clúster de Seguridad Alimentaria y Nutrición

ii . Experto técnico del clúster de Salud

iii . Experto técnico del clúster de Protección

iv. Experto técnico del clúster de Albergues/CCCM

v. Experto técnico del sector de Educación en Emergencias

vi. Experto técnico del clúster de Agua, Saneamiento e higiene

vii. Experto técnico del grupo de Recuperación temprana

viii. Punto focal para la revisión del enfoque de género de UNFPA/ONU-mujeres

ix. Unidad de financiamiento humanitario de OCHA

21. El Comité de Revisión funcionará de la siguiente manera:

i . Los expertos técnicos podrán rotar anualmente. ii . El Comité revisará los proyectos a través del Sistema Virtual del Fondo Humanitario de Colombia (Grant

Management System –GMS-); sin embargo, deberán asistir a reuniones solicitadas por OCHA. iii . Las decisiones del Comité de Revisión se tomarán por consenso.

22. En caso de no contar con consenso, OCHA elevará las diferentes posturas y opiniones a la Junta Asesora o en su

defecto al CH, quien deberá tomar una decisión final.

4. Modalidades de Adjudicación de Recursos

4.1 Organizaciones elegibles

23. Las contribuciones de los donantes al Fondo Humanitario de Colombia serán util izadas prioritariamente para la financiación de proyectos ejecutados por Organizaciones no gubernamentales nacionales e internacionales y los miembros del Movimiento Cruz Roja y Media Luna Roja. Solo en casos en los que estas organizaciones no cuenten con la capacidad de responder a una emergencia, la Junta Asesora podrá aprobar la asignación de recursos a Agencias del Sistema de Naciones Unidas y la Organización Internacional para las Migraciones (OIM).

24. Las organizaciones seleccionadas para desarrollar proyectos, de acuerdo con la Evaluación de Capacidades, deben ser tanto la cabeza visible en su implementación como las encargadas de rendir cuentas al respecto. Por ende, no se realizaría la Evaluación de Capacidades a entidades operadoras.

4.1.1 ONG Nacionales2 e Internacionales y Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja

25. OCHA, como administrador del Fondo Humanitario de Colombia y en coordinación con los clusters, l levará a cabo un proceso de evaluación de la capacidad técnica, administrativa y financiera de los potenciales socios implementadores. Los resultados de esta evaluación determinan la elegibil idad de la organización y el nivel de riesgo de los socios implementadores considerados como elegibles. La calificación de riesgo influirá en los mecanismos de control aplicados a los socios que administran los recursos, tal como lo registra el presente documento.

2 Dentro de la categoría de ONG nacionales se incluirán las organizaciones sociales de base legalmente constituidas.




4.1.2 Agencias del Sistema de Naciones Unidas

26. En caso de que la Junta Asesora apruebe la aplicación de una Agencia del Sistema de Naciones Unidas y/o de la OIM para acceder a recursos del Fondo Humanitario de Colombia, la Agencia que solicita el proyecto deberá garantizar una contrapartida del 50% del total del presupuesto del proyecto presentado.

27. En caso de asociarse con una ONG, ésta última no tendrá más condiciones favorables o diferenciales a cuando que se asocie con otra ONG.

4.2 Criterios de Adjudicación

28. La revisión y aprobación de las propuestas de proyectos se realizan en conformidad con el marco programático y el enfoque descrito anteriormente y sobre la base de los siguientes criterios:

i . Elegibilidad y capacidad del socio: verificado a través del debido diligenciamiento del proceso de evaluación de capacidades.

ii . Acceso: el acceso y / o la presencia física de las áreas de operación; la ubicación del proyecto está claramente identificado

iii . Relevancia estratégica: Existencia de un vínculo claro entre los objetivos del Plan Humanitario de Respuesta y los planes sectoriales (HRP), el cumplimiento de los términos de referencia que se describen en la convocatoria de ronda, y la alineación de las actividades con las áreas de interés del Fondo.

iv. Basado en las necesidades: las necesidades son bien explicadas , fundamentadas y documentadas y los beneficiarios están claramente identificados y descritos.

v. Pertinencia: las actividades son adecuadas para responder a las necesidades identificadas. vi. Solidez técnica y rentabilidad: la propuesta cumple con los requisitos técnicos para la implementación de las

actividades planeadas; y el presupuesto es adecuado a l contexto y para el alcance de los objetivos establecidos. vii . Gestión y Administración del Riesgo: los supuestos y los riesgos son ampliamente y claramente comprendidos,

junto con las estrategias de gestión y mitigación. viii. Monitoreo: un monitoreo realista y una estrategia de reporte se desarrolla en la propuesta.

4.3 Modalidades

29. El Fondo Humanitario de Colombia operará bajo dos modalidades de financiación, Rondas de financiamiento y Fondos de Reserva, a través de las cuales se espera brindar una respuesta estratégica y coherente con las prioridades de la comunidad humanitaria en el país, plasmadas en el HRP.

4.3.1 Rondas de Financiamiento

30. El objetivo de esta modalidad de financiación es adjudicar recursos a emergencias consideradas como crónicas, prolongadas, subfinanciadas o con brechas de respuesta.

31. Teniendo en cuenta las tendencias humanitarias de Colombia, específicamente la disminución de emergencias súbitas y la necesidad de responder a emergencias crónicas, el Fondo Humanitario de Colombia concentrará sus esfuerzos en financiar este tipo de emergencias durante el 2016. En este sentido, el Fondo Humanitario de Colombia adjudicará mayoritariamente sus recursos en las rondas dejando una reserva mínima de $300,000 dólares en cada una de ellas. En caso, de que el Fondo Humanitario de Colombia no cuente a la fecha de inicio de una ronda con un monto superior a $300,000 dólares, la ronda no será abierta.

32. Los requisitos y los l ineamientos estratégicos para cada ronda serán publicados por OCHA de acuerdo a las fechas establecidas por este manual de operaciones. Las fechas estipuladas para las rondas de financiación serán las siguientes; en cada una de ellas se cumplirán con las siguientes etapas de revisión y aprobación:

Tabla 2: Proceso de revisión y aprobación en las Rondas de Financiamiento

Pasos del proceso de

revisión y aprobación Comentarios Responsable Ronda 1

Ronda 2




Publicación de convocatoria OCHA publicará en

http://www.humanitarianresponse.info/

operations/colombia la convocatoria con

información sobre: detalles técnicos, prioridades regionales y sectoriales,

capacidad de financiación en la ronda.

Adicionalmente, el Fondo considerará la

opción de realizar una reunión de lanzamiento para dar mayor claridad a

los socios sobre la convocatoria.

OCHA y CH La convocatoria se

publicará en abril

2016

La convocatoria

se publicará en

agosto 2016

Aplicación a través del

sistema virtual (GMS).

Las propuestas deberán ser presentadas

con un marco lógico y un presupuesto,

de acuerdo con los formatos virtuales del GMS.

Todas las propuestas deberán ser

socializadas previamente con los respectivos ELC y Clusters, que estén

involucrados geográficamente o

sectorialmente en las propuestas.

Las propuestas deberán fundamentarse en una evaluación de necesidades (ver

detalles en punto 30)

Organizaciones

interesadas en

aplicar a la ronda.

Las organizaciones

tendrán un mes

para aplicar (Del 1 al 29 de abril).

Las

organizaciones

tendrán un mes hasta

septiembre2016

Verificación general de las

propuestas y de la

documentación requerida para validar la aplicación.

En caso de que la aplicación cumpla con

los parámetros establecidos, será

remitido a aprobación preliminar de la Junta Asesora. En caso de que no se

cumpla con los parámetros, culmina el

proceso de aplicación.

Unidad de

Financiamiento

Humanitario de OCHA-Bogotá

La Unidad de

Financiamiento

Humanitario tendrá hasta una semana

para realizar la

verificación

acompañado por un miembro de la Junta

Asesora

La Unidad de

Financiamiento

Humanitario tendrá hasta una

semana para

realizar la

verificación acompañado por

un miembro de la

Junta Asesora

Revisión Estratégica La Junta Asesora del Fondo Humanitario de Colombia en un plazo de dos días ,

deberá aprobar la pertinencia estratégica

de las propuestas valoradas previamente

por OCHA. El Grupo de Donantes Humanitarios

(GDH) realizará también una revisión

estratégica de los proyectos. El GDH

contará con 24 horas para la revisión de los mismos.

Junta Asesora Grupo de

donantes

Humanitarios

Dos días Dos días

Revisión Técnica El Comité de Revisión revisará las

propuestas presentadas. En caso de

contar con más de tres propuestas y dependiendo de la capacidad de

financiación del Fondo Humanitario de

Colombia, el Comité definirá una lista

corta para invitar a las organizaciones a una entrevista con el Comité. El Comité

Técnico también evaluará

estratégicamente las propuestas.

Comité de

Revisión

(delegados de Clusters)

El Comité de

Revisión tendrá

hasta una semana para realizar las

propuestas de

proyecto

Comité de

Revisión tendrá

hasta una semana para realizar las

propuestas de

proyecto

Entrevista de las

organizaciones con el Comité de Revisión

Las organizaciones serán invitadas a una

entrevista con el Comité de Revisión, con el objetivo de presentar sus propuestas y

Comité de

Revisión (delegados de

Un día designado

para entrevistas con las organizaciones

Un día designado

para entrevistas con las

http://www.humanitarianresponse.info/operations/colombiahttp://www.humanitarianresponse.info/operations/colombia




aclarar dudas que surjan durante el

proceso. Con base en la valoración de las

entrevistas el Comité de Revisión

recomendará la aprobación (o no) de los proyectos por parte del CH.

Clusters) y

Organizaciones

será designado

después de la

revisión técnica

organizaciones

será designado

después de la

revisión técnica

Aprobación final Con base en las recomendaciones del

Comité de Revisión, el CH aprobará los

proyectos sugeridos.

La Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA acompañará a las

organizaciones para culminar con el

diligenciamiento requerido de los

formatos.

CH, Unidad de

Financiamiento

Humanitario de

OCHA.

La lista de

proyectos se

compartirá con el

Grupo de Donantes Humanitarios y se

dará 24 horas para

recibir información

con el fin de asegurar

complementariedad

y no duplicación. Posteriormente se

enviará información

a la Junta Asesora

La lista de

proyectos se

compartirá con el

Grupo de Donantes

Humanitarios y se

dará 24 horas para

recibir información con el

fin de asegurar

complementaried-ad y no

duplicación

Posteriormente se

enviará información a la

Junta Asesora

Desembolso Una vez la organización haya entregado

la documentación requerida, se

procederá a activar el primer desembolso con la sede en Nueva York.

Organizaciones,

Unidad de

Financiamiento Humanitario de

OCHA, FCS.

Aprox 10 días Aprox 10 días

33. Las organizaciones que apliquen a esta modalidad de financiación deberán:

i. Cumplir con los requisitos expuestos en la convocatoria (priorización geográfica, sectorial y poblacional). ii . Socializar con un margen de al menos 10 días previos de la fecha de cierre de las convocatorias de

financiamiento para emergencias crónicas (antes de enviar la aplicación a través de GMS) las propuestas con el Equipo Local de Coordinación correspondiente a la zona en la que se plantea la propuesta de proyecto, o con OCHA Bogotá en caso de que no exista un ELC. La socialización deberá hacerse a través de OCHA, organización con la que se definirá la modalidad (vía electrónica, en reunión extraordinaria del ELC, entre otras).

iii . Contactar, durante el proceso de formulación y aplicación, a los Coordinadores de Clústers de los sectores a los que la propuesta de proyecto vaya a responder, con el objetivo de recibir retroalimentación técnica y asesoría en caso de requerirla. Contactar a OCHA para dar apoyo e información sobre la util ización del GMS.

iv. Las propuestas que responden a este tipo de situaciones humanitarias con brechas en la respuesta, deberán basarse en una evaluación MIRA. El informe MIRA que fundamente la propuesta, debe haberse realizado en un periodo máximo de dos meses antes de presentar la propuesta. En caso que se tenga un MIRA que no cumpla con los tiempos establecidos, se recomienda hacer una actualización de la evaluación y complementar la actualización con otras evaluaciones (sectoriales, etc).

v. En caso de que la Organización elegible no tenga conocimiento sobre el MIRA, OCHA prestará la información y el apoyo técnico requerido para realizar la evaluación de necesidades con esta metodología.

vi. El monto máximo para adjudicación en una ronda de financiamiento será de 300,000 dólares por proyecto y el mínimo de 100,000 (ver tabla 6). El desembolso se adjudicará dependiendo la calificación de riesgo de la ONG. Sin embargo, esta información podrá variar dependiendo la estrategia de adjudicación estipulada en la convocatoria.

vii . Los proyectos podrán tener una duración mínima de seis meses y máxima de doce meses

4.3.2 Fondos de Reserva




34. El objetivo de esta modalidad de financiación es adjudicar recursos a emergencias consideradas como no previsibles o súbitas, generadas por el impacto del conflicto armado o por desastres de origen natural en cualquier zona geográfica del país. Esta modalidad de financiamiento puede ser activada cuando la emergencia lo amerite, a lo largo de todo el año.

35. El proceso de revisión y aprobación de este tipo de asignación de recursos, se realizará de manera más ágil, cumpliendo con las siguientes etapas:

Tabla 3: Proceso de revisión y aprobación en los Fondos de Reserva

Etapas del proceso de

revisión y aprobación Comentarios Responsable Ronda

Aplicación a través del

sistema virtual (GMS).

Las propuestas deberán ser presentadas con un marco lógico y

un presupuesto, de acuerdo con los formatos virtuales del GMS.

Todas las propuestas deberán ser socializadas previamente

con los respectivos EHL y Clusters, que estén involucrados geográficamente o sectorialmente en las propuestas.

Organizaciones

interesadas en aplicar a la ronda.

Máximo 20 días

después de la emergencia

Verificación general de las

propuestas y de la

documentación requerida

para validar la aplicación.

En caso de que la aplicación cumpla con los parámetros

establecidos, será remitida la revisión técnica y estratégica del

Comité de Revisión Técnica. En caso de que no se cumpla con

los parámetros, culmina el proceso de aplicación.

Unidad de

Financiamiento

Humanitario de

OCHA-Bogotá

1 día después de

someter la

propuesta a GMS

Revisión Técnica y

estratégica

El Comité revisará técnica y estratégicamente la propuesta

presentada. El Comité podrá sugerir ajustes y cambios a las

propuestas. El Comité recomendará (o no) la aprobación de la propuesta por parte del CH.

Comité de

Revisión

(delegados de Clusters)

3 días

Entrevista de las

organizaciones con el

Comité de Revisión

Las organizaciones serán invitadas a una entrevista con el

Comité de Revisión, con el objetivo de presentar sus

propuestas y aclarar dudas que surjan durante el proceso. Con

base en la valoración de las entrevistas el Comité de Revisión recomendará la aprobación (o no) de los proyectos por parte

del CH.

Comité de

Revisión

(delegados de

Clusters) y Organizaciones

1 día

Aprobación final Con base en las recomendaciones del Comité de Revisión, el

CH aprobará los proyectos sugeridos. La Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA

acompañará a las organizaciones para culminar con el

diligenciamiento requerido de los formatos.

CH, Unidad de

Financiamiento Humanitario de

OCHA.

5 días (en

promedio)

Desembolso Una vez la organización haya entregado la documentación

requerida, se procederá a activar el primer desembolso con la sede en Nueva York.

Organizaciones,

Unidad de Financiamiento

Humanitario de

OCHA, FCS.

Aprox. 10 días

36. Los proyectos que se financien a través de esta modalidad de financiación deberán:

i. Socializar previamente (antes de someterlas al Comité de Revisión a través de GMS) las propuestas con el Equipo Local de Coordinación correspondiente a la zona en la que se plantea la propuesta de proyecto, o con OCHA Bogotá en caso no exista un ELC. La socialización deberá hacerse a través de OCHA, organización con la que se definirá la modalidad (vía electrónica, en reunión extraordinaria del ELC, entre otras).

ii . Contactar a los Coordinadores de Clústers de los sectores a los que la propuesta de proyecto vaya a responder,

con el objetivo de recibir retroalimentación técnica y asesoría en caso de requerirla. Contactar a OCHA para dar

apoyo e información sobre la util ización del GMS.




iii . Las propuestas que responden a este tipo de situaciones humanitarias con brechas en la respuesta, deberán basarse en una evaluación MIRA. El informe MIRA que fundamente la propuesta, debe haberse realizado en un periodo máximo de dos semanas antes de presentar la propuesta. En caso que se tenga un MIRA que no cumpla con los tiempos establecidos, se recomienda hacer una actualización de la evaluación y complementar la actualización con otras evaluaciones (sectoriales, etc.).

iv. En caso de que la Organización elegible no tenga conocimiento sobre el MIRA, OCHA prestará la información y el apoyo técnico requerido para realizar la evaluación de necesidades con esta metodología.

v. En caso que la organización no haya presentado la evaluación de capacidades, pero sea el único socio que pueda responder. OCHA evaluará la capacidad de la organización a través de una entrevista bien sea nivel nacional o en terreno con los oficiales de terreno de OCHA y en el marco del comité técnico. Adicionalmente, OCHA consultará la situación con la Junta Asesora. La organización deberá en todos los casos completar como mínimo el due dil igence en el GMS.

vi. El monto máximo para adjudicación será de 300,000 dólares y el mínimo de 100,000 (ver tabla 6). Sin embargo, esto podrá variar dependiendo la magnitud de la emergencia y la decisión del Coordinador Humanitario.

vii . Los proyectos podrán tener una duración mínima de seis meses y máxima de doce meses.

4.4 Duración de los proyectos

37. La implementación de los proyectos financiados por el Fondo Humanitario de Colombia no debe exceder los doce (12) meses a partir de la fecha de inicio del proyecto como se indica en el memorando de entendimiento firmado. El Fondo solo cubrirá los gastos que se registran en el presupuesto aprobado y cubrirá los gastos efectuados únicamente en el tiempo estipulado para el proyecto. Los gastos efectuados antes de la fecha de inicio y después del cierre del proyecto, no serán cubiertos por el Fondo Humanitario de Colombia .

38. El Coordinador Humanitario, podrá estipular otros tiempos de implementación en caso se ser requerido, los cuales serán especificados en la convocatoria a las rondas de financiación o en su defecto durante el proceso de aprobación de proyectos que respondan a emergencias súbitas.

39. Los socios implementadores podrán sol icitar una extensión de tiempo sin costo hasta de máximo tres meses.

5. Rendición de Cuentas

40. Para el Fondo Humanitario de Colombia es esencial garantizar la transparencia, el adecuado manejo de los recursos, la mitigación de los riesgos y una rendición de cuentas oportuna con la Junta Asesora, sus socios implementadores, las autoridades estatales y la comunidad humanitaria de Colombia.

5.1 Gestión de Riesgos

Tabla 3: Análisis y gestión de riesgos identificados para el Fondo Humanitario de Colombia

Categoría de riesgo

Riesgo Impacto Mitigación

Estratégicos y

Programáticos

Identificación insuficiente

de las necesidades humanitarias en las emergencias

Proyectos no efectivos.

Acción con daño.

Mal manejo de los recursos.

No respuesta a la emergencia.

Obligatoriedad del MIRA para todos los proyectos.

Establecimiento de regulaciones sobre la fecha entre

el MIRA, la Emergencia y la presentación de la propuesta al Fondo Humanitario de Colombia.

Consideraciones del ELC sobre pertinencia de la

respuesta

Poca claridad sobre las prioridades y el funcionamiento del Fondo Humanitario de Colombia

Proyectos rechazados por

incumplimiento de las prioridades y lineamientos del Fondo Humanitario de Colombia.

Falta de socios implementadores para

responder a las emergencias.

Fortalecimiento y Capacitaciones a posibles socios

implementadores. Capacitaciones a colegas de OCHA en terreno. Acompañamiento de la Unidad de Financiamiento

Humanitario de OCHA a posibles socios implementadores.




Establecimiento de un manual de operaciones para

el Fondo Humanitario de Colombia.

Inactividad del Fondo Humanitario de Colombia

Ausencia de respuesta humanitaria

ante necesidades de la población. Recursos no utilizados

apropiadamente al contexto humanitario.

Establecimiento de un manual de operaciones para

el Fondo Humanitario de Colombia acorde al contexto humanitario del país.

Gobernanza y administración del Fondo

No contribuciones de los donantes o contribuciones tardías

Falta de recursos disponibles para responder a las situaciones

humanitarias que requieran respuesta.

Implementación de estrategia de movilización de recursos.

Brindar información a los donantes sobre las fechas estratégicas para la recepción de las contribuciones.

Financiera

Fraude/Corrupción Pérdida de recursos del Fondo

Humanitario de Colombia. Imagen negativa del Fondo

Humanitario de Colombia, OCHA y del SNU ante las comunidades y el gobierno.

Evaluación del sistema de financiamiento de los

proyectos Evaluación de capacidades de los socios

implementadores antes y después de la adjudicación de los recursos.

Acompañamiento y monitoreo constante a los socios

implementadores. Seguimiento cauteloso a los informes y reportes.

Procesos de auditorías financieras a socios

implementadores. Interna Seguimiento insuficiente a

los proyectos

Incumplimiento de OCHA como

administrador del Fondo.

Activación del GMS para Colombia

Reestructuración de la Oficina de OCHA para dar

apoyo a la UFH en caso de que sea necesario

Capacidad insuficiente para la gerencia y

administración del Fondo Humanitario de Colombia.

Incumplimiento con los

requerimientos administrativos y programáticos y de coordinación del Fondo Humanitario de Colombia.

Debilidades en el monitoreo de los

proyectos.

Garantizar la composición mínima de la Unidad de

Financiamiento de OCHA. Fortalecer la Unidad de Financiamiento de OCHA con

los Oficiales de Terreno de OCHA y los Coordinadores de Clusters.

Externas No ingreso a las zonas de implementación

No desarrollo del proyecto Aplazamiento del proyecto

Retraso de la ayuda

OCHA estará receptivo a apoyar a los socios implementadores.

OCHA permitirá el uso del logo de Naciones Unidas para el ingreso a zonas de difícil acceso.

Impulsar a que las organizaciones analicen medidas de protección para todas las organizaciones (y su personal)

5.2 Evaluación de Capacidades de ONG Nacionales e Internacionales y Miembros del Movimiento de la Cruz Roja

y Media Luna Roja

41. El Fondo Humanitario de Colombia, a través de la Unidad de Financiamiento Humanitario de OCHA, realizará una evaluación de capacidades a las ONG y Miembros del Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja, con el objetivo de identificar su capacidad técnica y el nivel de riesgo que implica transferir recursos a las organizaciones que presenten proyectos al Fondo Humanitario de Colombia. La evaluación se l levará a cabo con base en el análisis objetivo de los indicadores especificados en la tabla 4.

42. Toda ONG nacional e internacional deberá cumplir con el proceso de evaluación de capacidades. Los resultados de la evaluación (puntuación obtenida) tendrán una vigencia de dos años, esto permitirá a las ONG aplicar a recursos del Fondo Humanitario de Colombia en varias oportunidades en un periodo de dos años.

43. En caso de que la ONG evaluada no alcance el mínimo puntaje para ser considerada como elegible, podrá someterse nuevamente al proceso de evaluación de capacidades (ad hoc) a los seis meses de haber recibido los resultados de la evaluación.

44. Con el objetivo de estandarizar procesos, OCHA llevará anualmente un proceso de evaluación de capacidades a todas las ONG interesadas en aplicar al Fondo Humanitario de Colombia. Para tal fin, OCHA publicará con mínimo un mes de antelación los tiempos para que las ONG envíen los documentos requeridos. En casos excepcionales, OCHA podrá efectuar evaluaciones de capacidades individuales, fuera de los tiempos de convocatoria.




Tabla 4: Criterios para realizar evaluaciones de capacidades de las organizaciones

Criterio de Evaluación y % máximo a alcanzar por criterio

Información

organizacional

10%

¿Se encuentra la organización registrada y/o acreditada ante las autoridades competentes para trabajar

en el país?

¿Tiene la organización una misión y objetivos definidos en un documento formal?

¿Tiene la organización su mecanismo de gobernanza establecidos en documentos formales y claros?

Capacidad Técnica

30%

¿Cuenta la organización con una misión relacionada con los objetivos de las acciones humanitarias proyectadas?

¿Cuenta la organización con una estrategia de intervención clara la cual oriente y fundamente sus

intervenciones y proyectos en general?

¿Cuenta la organización con personal calificado o recurso humano experto para el desarrollo del proyecto al que aplica?

¿Fundamenta la organización sus proyectos e intervenciones en guías /estándares técnicas (por ejemplo

sectoriales, nacionales y/o internacionales)?

¿Cuenta la organización con referencias positivas por parte de sus donantes y socios?

¿Cuenta la organización con experiencias documentadas en acción humanitaria?

¿Cuenta la organización con experiencia en acción humanitaria en los departamentos priorizados por la

comunidad humanitaria a través del HRP del año en cuestión?

¿Tiene la organización experiencia de acción en los sectores de intervención humanitaria par a los que planea solicitar recursos alFondo Humanitario de Colombia?

Coordinación 25% ¿Cómo es el vínculo de la organización con los Clusters y/o los Grupos de trabajo sectoriales?

La organización participa en los respectivos ELC involucrados en la propuesta.

La organización participa en otros espacios de coordinación en las regiones involucradas en la propuesta.

Financiamiento 15% ¿Cuál fue el presupuesto anual de la organización en los últimos tres años? El monto de proyectos

ejecutados en los últimos tres años es equivalente o superior a l monto máximo previsto para el

financiamiento del Fondo Humanitario de Colombia . En el caso de socios implementadores que sean los

mismos en dos o más proyectos, esta información será compartida con la Junta Asesora para definir el monto máximo a recibir de los fondos de Fondo Humanitario de Colombia .

¿La organización ha diversificado las fuentes de financiación en los últimos tr es años, incluyendo

donantes internacionales, fondos canasta/ comunes, fuentes estatales, entre otros?

Administración 20% ¿Ha contado la organización con procesos de auditorías financieras externas?

¿Fueron identificados hallazgos financieros relevantes en los informes de auditorías de los últimos tres

años?

Nota: En el caso de que haya una alianza entre dos socios implementadores en un proyecto del Fondo Humanitario de Colombia, las dos organizaciones deberán realizar la evaluación de capacidades. Asimismo, en el caso que haya dos o más proyectos con el mismo socio implementador además de la evaluación de capacidades, la Junta Asesora deberá determinar y aprobar el monto máximo que este socio implementador podrá recibir entre los dos o más proyectos.

Tabla 5: Niveles de riesgo con base en los resultados de la evaluación de capacidades

% alcanzado en la

evaluación de capacidades

Nivel de riesgo

identificado Recomendación

80 - 100 Bajo Organización elegible

50 -80 Intermedio Organización elegible

30 - 50 Alto Organización elegible




0 – 30

Muy alto Organización no es elegible. Se puede llevar a cabo

una nueva evaluación de capacidades seis meses

después de la presente evaluación.

45. El resultado de la evaluación tiene una implicación directa en la manera en que los recursos serán adjudicados y en

las solicitudes de OCHA a los socios implementadores durante la implementación. Las medidas que tomará OCHA variarán dependiendo de los siguientes factores: i . Tipo de socio implementador (i.e ONG/UN)

ii . Nivel de riesgo del Socio iii . Valor del proyecto iv. Duración del proyecto

46. A partir de los factores mencionados, OCHA determinará las modalidades de operación que implementará y estas tendrán en cuenta: i . Número de desembolsos

ii . Monto máximo y mínimo a adjudicar por proyecto iii . Número de visitas de monitoreo iv. Medidas de control financiero v. Número de reportes financieros y narrativos solicitados vi. Auditoría

47. Para el Fondo Humanitario de Colombia, de acuerdo al nivel de riesgo, se tomarán las siguientes medidas:

Tabla 6: M odalidades de implementación con base en el nivel de riesgo identificado

5.3 Monitoreo

48. Las organizaciones implementadoras según el Fondo Humanitario de Colombia deben tener los mecanismos

internos adecuados para la gestión, reporte y monitoreo del proyecto. La capacidad de cada organización se verificará durante la evaluación, aprobación, seguimiento y presentación de informes.

Nivel

de riesgo

Duración de proyecto Monto del proyecto

Monto máximo

Desembols

os (en % del total del

presupuesto)

Informes financieros Reportes

narrativos

Vis

ita

de

Mon

itore

o

Aud

itorí

a

Des

em

b

olso

Inte

rme

dio

Fina

l

Ava

nce

Fina

l

Alto

menos de 6 meses Menos de 150,000 60-40 Si Si Si Si (1) Si 1

Sí, d

e ac

uerd

o co

n lo

est

ipul

ado

en e

l MoU

Más de 150,000 160,000 50-50 Si Si Si Si (1) Si 1

Entre 6 y 12 meses Menos de 150,000 40-40-20 Si Si Si Si (2) Si 1

Más de 150,000 180,000 40-30-30 Si Si Si Si (2 o3) Si 3

Medio

menos de 6 meses Menos de 200,000 100 Si Si Si (1) Si 1


Entre 6 y 12 meses Menos de 200,000 80-20 Si Si Si Si (1) Si 1


Bajo

Menos de 6 meses Menos de 250,000 100 Si Si No Si 1

Más de 250,000 280,000 80-20 Si Si Si No Si 1

Entre 6 y 12 meses Menos de 250,000 100 Si Si Si (1) Si 1

Más de 250,000 300,000 80-20 si Si Si Si (1) Si 2




5.3.1 Roles y Responsabilidades

49. El Coordinador Humanitario es responsable de asegurar que una muestra representativa de los proyectos financiados en el marco del Fondo Humanitario de Colombia sean monitoreados adecuadamente. La Unidad de Financiamiento de OCHA (UFH) es responsable de coordinar los esfuerzos de monitoreo y garantizar que el seguimiento de los proyectos se lleve a cabo. Los costos para el monitoreo por parte del personal de OCHA (Unidad de Financiamiento Humanitario, Oficiales de Coordinación de Terreno, Gerencia) serán cubiertos por OCHA Colombia en el marco del cost plan.

50. Los mecanismos mínimos para el seguimiento de los proyectos ejecutados por organizaciones no gubernamentales se determinan con base en el nivel de riesgo para el socio implementador, la duración del proyecto, actividades y el monto del proyecto.

51. El fondo cubrirá costos para monitoreos del comité de revisión (expertos técnicos en los sectores del proyecto) para proyectos en los cuales se evidencien debilidades técnicas y se requiera el fortalecimiento de capacidades locales.

5.3.2 Proceso y herramientas de monitoreo

52. A continuación se presentan las herramientas de monitoreo util izadas en el Fondo Humanitario de Colombia. i . Se realizará una reunión con los socios implementadores al mes de inicio del proyecto.

ii . Se realizará una reunión con los socios implementadores luego de la entrega del informe intermedio. iii . Se realizaran al menos dos reuniones con los socios implementadores en el marco del Equipo Local de

Coordinación. iv. Se realizará reuniones de OCHA con los socios implementadores en Bogotá si se requieren. v. Se realizará al menos una visita de terreno para el monitoreo de los proyectos en las cuales se espera:

Evaluación del progreso de las actividades claves del proyecto. Verificación de los resultados reportados. Evaluación del cumplimiento oportuno de las actividades planeadas.

53. OCHA podrá realizar las visitas de terreno en compañía de los clústers, donantes y miembros de la Junta Asesora. Las

conclusiones y los hallazgos del monitoreo quedarán consignados en el sistema virtual –GMS- y a disposición de los socios implementadores, así como del Comité de Revisión.

5.3.3 Informes y reportes

54. Los informes se efectuarán de acuerdo con lo establecido en el memorando de entendimiento (MoU) firmado entre la organización y OCHA.

55. Así mismo, OCHA, como administrador del Fondo Humanitario de Colombia debe garantizar la transparenci a y la rendición de cuentas con la comunidad humanitaria. En este sentido en la siguiente tabla se presentan las responsabilidades de OCHA.

Tabla 7: Informes y reportes en el marco la gestión del Fondo Humanitario de Colombia

Producto Informes y reportes bajo la responsabilidad de OCHA

Informe anual/Infografía anual OCHA publicará anualmente un informe y una infografía en el cual se detalle la gestión del año finalizado.

Informe Trimestral/Infografía trimestral

OCHA publicará trimestralmente un informe y una infografía en el cual se detalle la gestión de

los meses finalizados. Periodos de reporte:

Enero-marzo

Abril-junio




Julio-Septiembre

Octubre –diciembre

Noticias

OCHA publicará a través del http://www.humanitarianresponse.info/operations/colombia

noticias, informes, historias de vida, fotografías y cualquier novedad sobre el Fondo.

Asimismo, notificará al Coordinador Humanitario, la Junta Asesora y al Comité de Revisión cualquier novedad a través de correo electrónico.

5.3.4 Auditoría

56. Todos los proyectos del Fondo Humanitario de Colombia implementados por ONG serán auditados. La auditoría se activará tan pronto OCHA notifique que el socio implementador ha entregado satisfactoriamente los informes finales. OCHA enviará documentos de soporte (Contrato, informes, documentos bancarios) a la firma auditora.

57. La auditoría es un proceso independiente a OCHA; sin embargo OCHA garantizará una correcta aproximación de la Auditoría a los socios implementadores, discutiendo temáticas y brindando apoyo sobre la normatividad del Fondo Humanitario de Colombia.

58. Colombia firmó un LTA (Long Term Agreement) con Moore Stephens SCAI en septiembre del 2014. Esta firma se encargará hasta septiembre 2017 de la auditoría de los proyectos financiados por el Fondo Humanitario de Colombia. La unidad de administración y finanzas de OCHA lidera el proceso de pagos y renovación del LTA de la firma auditora.

59. La Auditoría hará una revisión del sistema contable y financiero del proyecto. Solo para casos excepcionales, la auditoría hará visitas a terreno.

5.3.5 Proceso de Apelaciones

60. Las partes interesadas que tengan preocupaciones o quejas con respecto a los procesos del Fondo Humanitario de Colombia, pueden en cualquier momento contactar al Jefe de la Oficina de OCHA ([email protected]). Las quejas serán recopiladas, revisadas y elevadas al Coordinador Humanitario, quien tomará una decisión y las medidas necesarias. El CH compartirá con la Junta Asesora dichas inquietudes o quejas y las acciones tomadas a las mismas.

Mecanismos de Denuncia

61. La siguiente dirección de correo electrónico ([email protected]) está disponible para recibir comentarios de las partes interesadas que creen que han sido tratados de forma incorrecta o injustamente durante cualquiera de los procesos Fondo Humanitario de Colombia . OCHA compilará, revisará, responderá y -si es necesario- planteará las cuestiones a CH, quien tomará las medidas necesarias.

6. Lineamientos para la solicitud de cambios en los proyectos

62. Cambios significativos de los objetivos y de las actividades de los proyectos (geográficos, poblacionales y programáticos) deberán ser evaluados caso por caso por el Coordinador Humanitario. OCHA analizar á, evaluará y asistirá al CH, quien comunicará a través de OCHA su aprobación y/o comentarios a los socios implementadores.

63. En caso de que estos cambios tengan implicaciones en la duración del proyecto o sobre el presupuesto aprobado, los socios implementadores deberán:

i. Solicitar una extensión de tiempo sin costo: implica la firma de un ajuste al memorando de entendimiento. La

extensión puede ser de hasta tres meses. Para ello se debe diligenciar una carta en la cual se justifique el tiempo

adicional solicitado; y enviar un informe financiero actualizado. Los formatos deberán ser solicitados a OCHA.

ii . Revisión presupuestal: implica la aprobación de un nuevo presupuesto. Se solicita siempre y cuando se supere un

15% entre l íneas presupuestales. Los formatos deben ser solicitados a OCHA.

http://www.humanitarianresponse.info/operations/colombia




7. Información Adicional

64. Manual Global Operativo de Fondos Humanitarios: https://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/OperationalHandbook.pdf

65. Instrucción Política para Fondos Humanitarios: https://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/Policy%20Instruction%20on%20OCHA%20CBPFs.pdf

66. Plan Humanitario de Respuesta (HRP 2016):

8. Información de Contacto

67. Unidad de Financiamiento Humanitario. Oficina de Naciones Unidas para la Coordinación de Asuntos

Humanitarios (OCHA), Cra. 13 No. 93-12 Oficina 402, teléfono: +571-6221100.

9. Fecha de Revisión

68. Este documento será revisado por la Junta Asesora a más tardar el 18 de diciembre de 2016.

https://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/OperationalHandbook.pdfhttps://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/Policy%20Instruction%20on%20OCHA%20CBPFs.pdf




Acrónimos

CH Coordinador Humanitario GMS Grant Management System ELC Equipo Local de Coordinación EHP Equipo Humanitario de País LTA Long Term Agreement MoU Memorando de Entendimiento OCHA Oficina para la Coordinación de Asuntos Humanitarios OIM Organización Internacional para las Migraciones ONG Organización No Gubernamental HRP Humanitarian Response Plan UFH Unidad de Financiamiento Humanitario