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MANUAL
CÓDIGO DE ÉTICA
MA.GS.02
Subgerencia de Organización y Métodos
Firma y Aclaración
Responsables de Revisión:
Gerencia de Legales
Subgerencia General de Negocios
Gerencia de RRHH y RRII
Unidad Antilavado
Seguridad Informática
Auditoría Interna
Subgerencia General de Operaciones
Gerencia de Análisis de Riesgo y Recupero
Secretaría del Directorio
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“Éste documento ha sido CONTROLADO por la Subgerencia de Organización y Métodos. La presente versión es válida
únicamente si es consultada en el directorio de la red interna del BICE.”
INDICE
1. Objetivo ........................................................................................................... 3
2. Alcance ............................................................................................................ 3
3. Recursos Involucrados ....................................................................................... 3
4. Consideraciones Generales ................................................................................ 3
4.1. Conducta ética en el BICE .................................................................................. 3
4.1.1. Cumplimiento de leyes y regulaciones vigentes ................................................... 4
4.1.2. Honestidad e integridad profesional y personal ................................................... 4
4.1.3. Conflicto de intereses ........................................................................................ 5
4.1.4. Confidencialidad y Seguridad de la Información ................................................... 6
4.1.5. Relaciones con terceros ..................................................................................... 7
4.1.5.1. Clientes............................................................................................................ 7
4.1.5.2. Proveedores ..................................................................................................... 8
4.1.5.3. Competidores ................................................................................................... 9
4.2. Gestión del Código de Ética................................................................................ 9
4.2.1. Responsabilidades y Competencias .................................................................... 9
4.2.2. Conducta ante dudas o acciones contrarias al Código de Ética .............................. 9
5. Procedimiento ................................................................................................ 11
6. Anexos ........................................................................................................... 11
7. Registros ........................................................................................................ 11
8. Antecedentes de aprobación y cambios ............................................................ 13
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1. Objetivo
El presente Manual tiene por objeto describir los principios mínimos de comportamiento y conducta que deben observar todos los integrantes del Banco.
Este Código no reemplaza ni sustituye ninguna otra Normativa Interna que exista en el Banco para desarrollar las tareas o funciones de sus integrantes, sino que es un complemento de las mismas, y conforma junto al Código de Gobierno Corporativo parte del Sistema de Gestión de Gobierno Corporativo del BICE.
2. Alcance
La presente Normativa Interna comprende los principios y parámetros mínimos de comportamiento y conducta éticos requeridos por el BICE
3. Recursos Involucrados
Las políticas establecidas en el presente Manual alcanzan a todos los integrantes del Banco.
4. Consideraciones Generales
Toda Norma Interna que establezca políticas definidas por el Directorio del Banco de cumplimiento obligatorio.
4.1. Conducta ética en el BICE
El BICE exige a todos los integrantes del Banco, sin importar la función que desarrollen o el cargo o jerarquía que detenten, el estricto cumplimiento de todo lo establecido en el presente Código de Ética.
En caso de considerarlo necesario, el Banco puede cambiar o modificar cualquiera de las disposiciones que conforman este Código, según lo dicten cambios de leyes, reglamentaciones o las circunstancias, comunicando a todos sus integrantes dicho cambio o modificación.
A continuación se describen los principios de comportamiento y conducta básicos que deben observar y cumplir todos los integrantes del Banco:
1. Cumplimiento de las leyes y regulaciones vigentes;
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2. Honestidad e integridad profesional y personal;
3. Evitar situaciones de conflicto de intereses con el BICE;
4. Mantener la confidencialidad y seguridad de la información;
5. Trato correcto y equitativo con todas las personas que mantengan relaciones con el Banco.
En los siguientes apartados se desarrollan cada uno de los principios mencionados precedentemente.
4.1.1. Cumplimiento de leyes y regulaciones vigentes
El Banco exige a sus integrantes cumplir todas las leyes y reglamentaciones que les resulten aplicables en el desarrollo de sus actividades. Actuar siempre dentro del marco de las leyes, incluyendo el cumplimiento de las normas y regulaciones legales emitidas por todos los organismos y entes que controlan y reglamentan la actividad que desarrolla el BICE como lo es el Banco Central de la República Argentina.
4.1.2. Honestidad e integridad profesional y personal
En toda interacción y comunicación con clientes, proveedores, acreedores, autoridades, otras entidades y demás individuos, los integrantes del Banco deben:
Ser sinceros. No realizar declaraciones deshonestas o falsas o con la intención de informar mal o engañar;
No realizar declaraciones engañosas, falsas o injuriosas respecto a un competidor, sus servicios o productos;
No utilizar el cargo, responsabilidades desempeñadas o recursos del Banco para beneficio personal. Tampoco se puede invocar el nombre de BICE en forma falsa o engañosa de modo que de alguna manera se afecte la reputación o imagen del Banco;
No recibir ningún beneficio personal indebido vinculado a la realización, retardo u omisión de un acto inherente a sus funciones, ni imponer condiciones especiales que deriven en ello;
Aplicar el mismo principio de honestidad a todos los aspectos de las comunicaciones internas;
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Propender a una productividad óptima, ejemplo de lo cual puede ser el respeto a los horarios establecidos para el cumplimiento de sus funciones, la asistencia puntual, la debida información al Directorio, Comités o reuniones en las que deba participar. Deben actuar proactivamente toda vez que esté en riesgo el patrimonio o el prestigio institucional, generando ideas que se transformen en nuevos y mejores servicios para los clientes, evitando incurrir en gastos que no sean los estrictamente necesarios para la actividad que les está asignada;
No emitir comunicaciones verbales o escritas, al interior o exterior del Banco, que puedan contener declaraciones o material que sea ofensivo o intimidatorio para otros;
Abstenerse de ejercer presión indebida sobre sus compañeros de trabajo. Se reconocen como conductas prohibitivas y que atentan contra las personas, los rumores, la crítica velada, el tratamiento despectivo o humillante hacia los demás;
Está estrictamente prohibido el hostigamiento o acoso sexual, entendiéndose por tal, cualquier actitud o comportamiento de carácter sexual no deseado por la persona afectada o que incida en su continuidad en el BICE. Esta prohibición es válida tanto en las relaciones jerárquicas como entre compañeros de trabajo y se extiende igualmente en la relación con clientes, proveedores o público en general.
4.1.3. Conflicto de intereses
Existe una situación de conflicto de intereses cuando el interés personal de quien ejerce una función colisiona con los deberes y obligaciones del cargo que desempeña.
Todos los integrantes del Banco deben tener en cuenta, entre otras, las siguientes situaciones relacionadas con conflictos de intereses:
No pueden participar económicamente, en forma directa o indirecta, en los negocios de ningún cliente, asesor, proveedor o competidor del Banco;
No pueden actuar en nombre del Banco en contratación o transacción alguna, ya sea crediticia o no, en caso de estar involucradas personas u organizaciones con quienes ese integrante o su familia hasta 2° grado sanguíneo/político tengan alguna vinculación o interés económico, asimismo deben excusarse de participar en funciones de control o supervisión de las personas referidas;
No pueden realizar trabajos, tareas o prestar funciones en beneficio de entidades competidoras o potenciales competidoras del Banco, en la medida que ello implique un conflicto de intereses directo o indirecto con el Banco;
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No pueden realizar en nombre propio operaciones con clientes del Banco que correspondan a actividades o negocios habituales de este último;
Las recomendaciones que personas vinculadas directa o indirectamente al Banco realicen para propiciar la contratación de personas deben seguir el trámite normal previsto y son consideradas sólo como un elemento de referencia.
El Banco requiere que los proveedores contratistas firmen una declaración jurada donde manifiesten cualquier vinculación que tengan con directores o empleados del BICE, de forma tal que el Banco pueda analizar y resolver oportunamente y/o trasladar la decisión del director o empleado que pueda verse comprometido en el conflicto de intereses, a otra persona, para lo cual se procede de acuerdo a lo previsto en el Apartado Conducta ante dudas o acciones contrarias al Código de Ética.
4.1.4. Confidencialidad y Seguridad de la Información
Todos los integrantes del Banco deben cumplir las siguientes consignas vinculadas a la confidencialidad y seguridad de la información:
Se debe proteger la confidencialidad, seguridad e integridad de los datos comerciales, personales y/o financieros sobre clientes, proveedores, acreedores, directores, empleados y operaciones que el BICE obtiene o genera, así como también la información que se desecha o destruye;
Es responsabilidad de cada integrante del Banco familiarizarse con las normas y sistemas de seguridad de la información establecidos en cada Sector y tomar las medidas necesarias para salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la misma;
Solo se puede tener acceso a información, programas informáticos del BICE o archivos con el único objetivo de ser usados para fines relacionados con tareas del Banco;
Todos los integrantes del Banco deben proteger los bienes e información del BICE que están bajo su custodia y control. Se debe evitar la posibilidad de daños, pérdida, alteración, utilización impropia o robo de los activos del Banco, incluyendo entre estos a: bienes físicos, locales, materiales, equipos, sistemas de computación, acceso a sistemas, programas y redes, propiedad intelectual, software desarrollado por empleados o suministrado por terceros, información y datos tanto del BICE como de terceros relacionados;
Los sistemas telefónicos, de telecomunicaciones, correo electrónico, acceso a internet de los que están dotados los integrantes del Banco para ejercer sus
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funciones en el Banco, son de propiedad del BICE y para las finalidades propias y exclusivas del Banco;
Todos los integrantes del BICE que estén autorizados para incurrir en gastos de operación, tienen la responsabilidad de informar exacta y oportunamente sobre dichos egresos, ajustándose estrictamente a las políticas y procedimientos que el Banco ha dispuesto al respecto;
No se puede usar para fines particulares o transferir a terceros las tecnologías, metodologías, know how y otras informaciones que pertenezcan al BICE, o que han sido desarrolladas u obtenidas por el Banco;
No se puede usar las instalaciones y servicios del Banco para beneficio particular de sus integrantes o para el de sus familiares, allegados o personas ajenas al BICE, a fin de avalar o promover algún producto, servicio o empresa;
Se deben cumplir todas las políticas y procedimientos definidos o que se definan en el futuro por el BICE, relacionados con la seguridad de la información.
4.1.5. Relaciones con terceros
Se detallan a continuación las políticas relacionadas con el trato y comportamiento frente a personas que se relacionen con el Banco.
4.1.5.1. Clientes
Se debe brindar a los clientes una atención caracterizada por la cortesía y la eficiencia, ofreciendo informaciones claras, precisas y transparentes, cumpliendo lo establecido en la Norma Interna - Gestión de Reclamos y Consultas;
Todas las operaciones deben ser efectuadas dentro de lo establecido por la legislación vigente y de las normas y procedimientos emitidos por el BICE que le resulten aplicables. En caso de existir dudas sobre el procedimiento a seguir, se debe consultar con el superior inmediato para obtener su aprobación;
Las Normas establecidas para el otorgamiento de créditos y de toda clase de operaciones financieras en sus diversas modalidades, deben ser aplicadas en toda su extensión y rigurosidad;
La influencia o presión sobre decisiones que no obedezcan a los parámetros y requisitos establecidos por el BICE que efectúen clientes a circunstancias familiares o de amistad ya sea con accionistas, Directores o Gerentes, como
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medio para conseguir condiciones privilegiadas o excepcionales en los negocios con el Banco, constituye una práctica que debe ser rechazada por los integrantes del BICE a quienes se lo invoquen;
Ningún integrante del Banco debe aceptar obsequios que, directa o indirectamente, puedan llevar a establecer vínculos o compromisos que empañen la transparencia de los negocios y/o denoten la intención del convocante de influir en las decisiones de un empleado o director o compensarlo por alguna operación o transacción que realice con el Banco, ya sea antes o después de que esa operación se haya llevado a cabo. En el mismo orden ningún integrante del Banco puede solicitar, pedir ni aceptar obsequios como condición para generar relaciones comerciales con el BICE. No quedan sujetos a esta política las cortesías habituales que se producen con ocasión de fiestas navideñas, cumpleaños y otras similares, con tal que las mismas no excedan los términos usuales para esta clase de eventos;
El BICE no realiza operaciones ni pretende mantener relación comercial alguna con empresas o individuos que se aparten de las normas éticas, ni con aquellas empresas o personas que se conozca su participación en negocios ilícitos o que no cumplan con las disposiciones legales vigentes;
El BICE cumple con las regulaciones aplicables vigentes vinculadas a la prevención de actuaciones ligadas al lavado de activos o prácticas similares, cualquiera resulte su origen. Es obligación de todos los integrantes del Banco estar compenetrado de las diversas acciones que se ejecutan a dicho propósito, para detectar o ayudar en la identificación de las personas que pudieran estar cometiendo este tipo de actuaciones, utilizando los medios del BICE. Las personas que estén en conocimiento de este tipo de actividades deben informar de las mismas inmediatamente a la Unidad de Antilavado y/o al Oficial de Cumplimiento.
4.1.5.2. Proveedores
La elección y contratación de proveedores siempre deben estar fundamentadas en criterios técnicos, profesionales, éticos y en las necesidades del Banco, debiendo ser conducidas por medio de los procesos predeterminados, en las Normas Internas del Banco (Ver Manual de Compras y Contrataciones y Norma Interna - Selección y Evaluación de Proveedores) garantizando la mejor relación costo / beneficio, sin incurrir en favoritismos de ninguna índole;
Se debe evitar hacer negocios con proveedores de reputación dudosa;
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Se prohíbe a los integrantes del Banco involucrados en el proceso de compras y contrataciones participar en reuniones sociales con proveedores, aceptar sus obsequios u otra clase de atenciones que los priven de la necesaria independencia y neutralidad que requiere el ejercicio de sus funciones.
4.1.5.3. Competidores
No se deben hacer comentarios que puedan afectar la imagen de los competidores o contribuir para la divulgación de rumores sobre los mismos;
Se debe tratar a las demás instituciones financieras con el mismo respeto con que el Banco espera ser tratado.
4.2. Gestión del Código de Ética
4.2.1. Responsabilidades y Competencias
La gestión del Código de Ética es realizada por la Gerencia de Recursos Humanos.
Dicha Gerencia es responsable por su comunicación, por lo cual debe notificar y entregar a los nuevos empleados del Banco una copia del presente Código al momento de su ingreso, y asegurarse de que los empleados actuales tomen conocimiento y se les brinde capacitación sobre la presente versión y sus futuras modificaciones en caso de ocurrir, evaluando el grado de percepción de los mismos.
Asimismo, la Gerencia de Recursos Humanos es responsable por la actualización, divulgación y aplicación del Código, pudiendo solicitar asistencia, cuando así lo estime necesario, a la Gerencia de Legales respecto a su aplicación ante los casos y consultas que se produzcan.
Dicha Gerencia debe asesorar al Comité de Administración General y Asuntos Corporativos, instancia que decide sobre las acciones contrarias a los principios y normas del Código (Ver Norma Interna - Régimen de Sanciones).
Cuando las consultas y/o denuncias relacionadas involucren al personal de la Gerencia de Recursos Humanos, las mismas serán analizadas por la Gerencia General.
4.2.2. Conducta ante dudas o acciones contrarias al Código de Ética
Los empleados del Banco pueden realizar directamente consultas o denuncias de posibles desvíos en el cumplimiento del Código de Ética, en forma anónima o con carácter
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confidencial, al personal de la Gerencia de Recursos Humanos o, en caso que la denuncia involucre al personal de dicha Gerencia, al Gerente General.
Las consultas o denuncias pueden presentarse a través de los siguientes canales:
1. En forma personal;
2. En forma telefónica a los números telefónicos de los Analistas y/o Líder de Equipo de la División Gestión de Recursos Humanos o, en caso que la denuncia involucre al personal de la Gerencia de Recursos Humanos, al número telefónico del Gerente General;
3. A través de correo electrónico o por nota dirigida a la Gerencia de Recursos Humanos o, en caso que la denuncia involucre al personal de dicha Gerencia, al Gerente General.
Cada caso debe ser tratado de manera Confidencial y bajo ninguna circunstancia se pueden tomar medidas adversas contra la persona que efectúa una consulta o quien de buena fe denunciara un posible ilícito o situación anormal que a su criterio se aparte de lo normado en este Código, alguna ley, regulación o procedimiento interno del Banco, que resulten aplicables.
La persona que presente la denuncia debe tener fundamentos razonables y hechos concretos. Realizar denuncias a sabiendas de que la información proporcionada es falsa constituye un acto contrario al Código y puede ocasionar la imposición de acciones disciplinarias.
A los fines de la investigación y esclarecimiento de los hechos denunciados debe el Gerente de Recursos Humanos o el Gerente General –según corresponda- procurar obtener del denunciante la mayor cantidad de información conducente, tales como datos personales del denunciante (en caso de no ser anónima), del denunciado, relación sucinta de los hechos, día y hora de su ocurrencia, medios de prueba de conocimiento del denunciante (tales como testigos, registros, documentos), entre otros.
Una vez recibida la consulta o denuncia, el personal designado de la Gerencia de Recursos Humanos o, de corresponder, el Gerente General, inicia los procesos que permitan responder las consultas y/o constatar lo denunciado, de acuerdo a lo establecido en el Apartado Responsabilidades y Competencias, debiéndose poner a disposición del Comité de Administración General y Asuntos Corporativos dentro de un plazo máximo1 de 30 días
1 Cualquier extensión del plazo máximo deberá ser solicitada a y acordada por el Comité de Administración
General y Asuntos Corporativos.
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corridos. Dichos procesos deben prever el descargo y defensa de la/s persona/s afectada/s por la denuncia.
En caso de desestimarse fundadamente las presentaciones no consideradas denuncias, registra dicha situación, archiva los antecedentes reunidos e informa mensualmente al Comité de Administración General y Asuntos Corporativos.
Terminado el proceso de investigación, el Gerente de Recursos Humanos2 o, de corresponder, el Gerente General elabora un informe que eleva a consideración del Comité de Administración General y Asuntos Corporativos (Ver Norma Interna - Elevación de temas a consideración de los Comités y/o Directorio).
El Comité de Administración General y Asuntos Corporativos lleva a cabo el tratamiento formal de las consultas y denuncias recibidas, arribando en todos los casos a la resolución de las mismas. Dicha resolución es comunicada utilizando el canal que se considere pertinente en cada caso.
A todos los efectos del presente Código, el Comité de Administración General y Asuntos Corporativos está exclusivamente conformado por los Directores que lo integran, un representante de la Comisión Fiscalizadora y el área del Banco que lleve adelante la investigación (Gerencia de Recursos Humanos o Gerencia General, según corresponda), pudiendo incorporarse las restantes instancias del BICE que el Comité estime pertinente.
La Gerencia de Recursos Humanos o, de corresponder, el Gerente General mantienen un registro que contenga la integridad de las consultas o denuncias recibidas como así también resguardo de la documentación de respaldo de las mismas.
5. Procedimiento
No Aplica.
6. Anexos
No Aplica.
7. Registros
Identificación Confecciona -
Recolecta Soporte Clasificación Acceso
Archivo Disposición Final
Responsable Lugar Tiempo
Registro de denuncias o
consultas
Personal de la Gerencia de
RRHH o
Papel / Electrónico
Por numeración correlativa
Restringido a personal de la Gerencia de
Personal de la Gerencia de
RRHH o
Gerencia de RRHH o
Permanente No aplica
2 O quien lo reemplace en su ausencia.
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Gerente General
RRHH y RRII o Gerente General
Gerente General
Gerencia General
Documentación del proceso de
denuncias o consultas
Personal de la Gerencia de
RRHH o Gerente General
Papel / Electrónico
Por numeración correlativa
Restringido a personal de la Gerencia de
RRHH o Gerente General
Personal de la Gerencia de
RRHH o Gerente General
Gerencia de RRHH o Gerencia General
Permanente No aplica
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8. Antecedentes de aprobación y cambios
Versión
Instancia de Aprobación
Fecha de
Aprobación
Fecha de
vigencia Cambio realizado
Comité
Acta Nº
Directorio
Acta Nº
0 N/C 814, Punto 2 03/07/2013 22/07/2013
Versión inicial, en función de la adecuación
al Sistema de Gestión de Calidad.
Reemplaza al Código de Ética, aprobado
por Acta de Directorio Nº 743, del
28/12/2011.
1 N/C 876 punto 2B 09/12/2014 18/12/2014
Evaluación anual 2014. Se modificaron:
Apartado 4.2.3. Conflicto de Intereses.
Apartado 4.2.5.1. Relaciones con
terceros – Clientes.
Apartado 4.3.2. Conducta ante dudas o
acciones contrarias al Código de Ética.
2 N/C 922, punto 3B 17/11/2015 18/11/2015
Evaluación anual 2015. Se modificaron:
Apartado 4.1. Normas Internas
relacionadas.
Apartado 4.2.5.2. Relaciones con
terceros – Proveedores.
3 N/C 972 Punto 2A 21/10/2016 21/10/2016 Evaluación anual 2016.