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1. INSTALACION DEL SISTEMA 1.1 BTB WINDOWS 1

SISTEMAS BTB - SQL 8.10 / WIN 9.10 INFORMACIÓN GENERAL

MANUAL DE

INFORMACION GENERAL



INDICE

1. INSTALACION DEL SISTEMA 8

1.1 BTB Windows 8

1.1.1. Requerimientos de Equipo 8

1.1.2. Instalación 8

1.2. BTB SQL 8

1.2.1. Requerimientos de Equipo 8

1.2.2. Instalación 9

1.2.2.1 Instalación del Servidor 10

1.3. Cómo llamar al Sistema 11

1.4. Renovación de Bases de Datos 11

1.5. Archivo de Circulares 12

1.6. Estado del Sistema 12

2. GENERALIDADES DEL SISTEMA 13

2.1. Información General 13

2.2. Botones y Teclas Rápidas 13

2.3. Otras teclas 14

2.4. Botones y Teclas rápidas en Tablas 16

2.5. Uso de Colores 16

2.6. Campos con memoria 18

2.7. Tablas - Localización de registros 18

2.8. Listados Selectivos 19

2.9. Uso de Fechas en el Sistema 19

2.10. Visualización de Listados 20

3. COMO INICIAR LA TAREA 22

3.1. Menú Inicial del sistema 22

3.2. Empresas 24

3.2.1. Carpetas y Archivos 24

3.2.2. Procedimiento General 26

3.2.3. Creación de Empresas 27

3.2.4. Ingreso Rápido a la Empresa 27

3.2.5. Borrado de Empresas 27



3.3. Manual del Sistema 28

3.3.1. Impresión del Manual 28

3.3.2. Lectura del Manual 29

3.4. Estado de la Llave 29

3.5. Cambio de Disco de Datos 30

3.6. Múltiples Servidores (SQL) 30

4. MENU PRINCIPAL 32

5. BARRA DE TAREAS 33

5.1. Botones de Acceso Rápido 33

5.2. Calculadora 34

5.3. Calendario 36

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 37

6.1. Ordenar Archivos 37

6.2. Recálculos de Saldos 37

6.3. Desmarcado de Operaciones 38

6.4. Palabras Clave 40

6.5. Bloqueo de Movimientos hasta una Fecha 41

6.6. Exportación a formato .dbf /.csv 41

6.7. Estado Actual del Sistema 43

6.8. Horas Trabajadas en la Empresa 43

6.9. Buscar Comprobantes 44

6.10. Comprobantes Faltantes 45

6.11. Historial de un Comprobante 45

6.12. Consultas de Contabilidad 46

6.13. Cambio de Fecha de Comprobantes 46

6.14. Modificar Fecha de Inicio del Ejercicio 47

6.15. Importación de Maestros de otra Empresa 48

6.16. Mejoras del Sistema 49

6.17. Minuta de una Operación 50

6.18. Cash Flow 51

6.19. Películas 53

6.20. Envío de Comprobantes por mail 54

6.21. Modificar Códigos en un Maestro 54

7. CONFIGURACIONES 55



7.1 Datos de la Empresa 55

7.2. Impresora 56

7.3. Configuraciones Locales 57

7.4. Configuraciones Varias 57

7.4.1. Valores 58

7.4.2. Bancos 58

7.4.3. Varios 59

7.4.3.1. Control de fechas 59

7.4.3.2. Informa Nº de Asiento 59

7.4.3.3. Graba Salidas en forma Local 59

7.5. Moneda Extranjera 60

8. COPIAS DE SEGURIDAD 61

8.1. Backup en BTB Windows 61

8.2. Backup Local en BTB SQL 62

8.3. Backup General en BTB SQL 63

8.4. Restauración 63

9. DISEÑO DE COMPROBANTES 66

9.1. Comprobantes Disponibles 66

9.2. Numeración de Comprobantes 67

9.3. Diseño 68

9.3.1. Diseño General 70

9.3.2. Sectores 71

9.3.3. Elementos 72

9.3.3.1. Variables del Sistema 73

9.3.3.2. Textos 76

9.3.3.3. Imágenes 77

9.3.3.4. Líneas 77

9.3.4. Área Gráfica 78

9.3.5. Procedimientos de diseño gráfico 80

9.3.6. Fondo del Comprobante 82

9.4. Importación de Diseños 82

9.4.1. Importación desde otra Empresa 82

9.4.2. Copiado del Diseño de un Comprobante a otro 83

9.4.3. Importación de Diseños Modelo 84



9.4.4. Diseño Variable de Comprobantes 84

9.5. Variables Disponibles 85

9.5.1. Recibos, Órdenes de Pago y Otros Pagos-Cobros 86

9.5.2. Estado de Deuda 87

9.5.3. Notificación de Deuda 87

9.5.4. Recibos de Sueldos 88

9.5.5. Facturas, Remitos, Pedidos y Presupuestos 89

9.6. Impresoras especiales de Facturas 94

9.6.1. Impresoras de Matriz de Puntos 95

9.7. Impresión de Facturas multipágina 97

9.8. Impresión de Cheques bancarios 99

10. GRAFICOS 101

11. IMPORTAR DE SISTEMAS BTB 104

11.1. De BTB DOS a BTB Windows 104

11.2. De BTB Windows a BTB SQL (general) 106

11.3. De BTB Windows a BTB SQL (parcial) 107

11.4. De BTB SQL a BTB SQL 108

12. MAESTROS AUXILIARES 109

12.1. Días Feriados 109

12.2. Documentos 110

12.3. Puntos de Venta 111

12.3.1. Conceptos Generales 111

12.4. Moneda Extranjera 114

12.5. Moneda Extranjera AFIP 116

13. DATOS CON PROBLEMAS 117

13.1. Detección y reparación (SQL) 118

13.1.1. Procesos de Detección 118

13.1.2. Procesos de Reparación 119

13.2. Detección y reparación (BTB Win) 119

13.2.1. Procesos de Detección 119

13.2.2. Procesos de Reparación 120

13.2.3. Control de Integridad 121

13.2.3.1. Información General 121



13.2.3.2. Procedimiento 122

13.3. Archivos Dañados 126

13.4. Sacar Atributos de Solo Lectura 126

13.5. Borrado de Operaciones 127

14. IMPORTACION DE ARCHIVOS 128

14.1. De Contabilidad 128

14.2. De IVA 129

14.3. De Contabilidad e IVA 129

14.4. De Stock´ 130

14.5. Transferencia entre Sucursales 130

14.5.1. Archivos de Movimientos 131

14.5.2. Archivos Maestros 132

15. IMPORTAR DE OTRO SISTEMA 133

15.1. Importación 133

16. CIERRE DE LA EMPRESA 137

17. AUDITORÍA 140

18. UNIFICAR EMPRESAS 144

18.1 Conceptos Generales 144

18.2 Selección de Empresas 144



HAGA BACKUP !

ESTE SISTEMA DEPENDE DE UNA GRAN BASE DE DATOS, COMPUESTA DE MULTIPLES ARCHIVOS CONECTADOS ENTRE SI DE MANERA MUY COMPLEJA.

SI ALGUNO DE ESOS ARCHIVOS SE DAÑA EN FORMA SIGNIFICATIVA (DEBIDO A UNA FALLA ELECTRICA, DE EQUIPO O POR CUALQUIER OTRO MOTIVO), UD. PUEDE PERDER CIENTOS DE HORAS DE TRABAJO EN UN SEGUNDO.

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1. INSTALACION DEL SISTEMA

1.1 BTB Windows

1.1.1. Requerimientos de Equipo

El equipo que se utilice para la ejecución del sistema, debe tener las siguientes características mínimas:

Computador PC compatible, tipo PENTIUM 2 con 64 Mb de memoria;

Red cableada (no wi-fi) si opera en red

Impresora láser o chorro de tinta;

Sistema operativo Windows.

1.1.2. Instalación

Para el proceso de instalación del sistema en su disco rígido, las instrucciones son simples:

Coloque el CD del sistema en la lectora.

El programa 'INSTALL' contenido en el CD se auto ejecuta. Responda a los sucesivos requerimientos del programa.

Una vez instalado el sistema en su disco rígido guarde con cuidado y en lugar seguro el CD original, previendo la necesidad una reinstalación futura.

Si por un accidente su CD original se dañó, comuníquese con BTB SOFT SA, directamente o a través de su proveedor para adquirir una versión actualizada.

Si está utilizando un Sistema especialmente diseñado para Usted por BTB SOFT SA, que utiliza información o partes del sistema general, e instala una nueva versión del mismo, deberá actualizar también el Sistema especial. En ese caso aparecerá un cartel de advertencia durante el proceso de instalación y deberá ponerse en contacto con BTB SOFT SA para obtener la nueva versión del Sistema especial.

1.2. BTB SQL

Servidor: Procesador Pentium I3 - Memoria 4 Gb de Memoria. El sistema permite operar con varios Servidores.

Terminal: Procesador Pentium Core 2 Duo- Memoria 2 Gb de Memoria

Sistema Operativo Windows 7 o superior

1.2.1. Requerimientos de Equipo

El equipo mínimo necesario para ejecutar un sistema BTB SQL es el siguiente:.

Servidor: Procesador Pentium I3 - Memoria 4 Gb. El sistema permite operar con varios Servidores.

Terminal: Procesador Pentium Core 2 Duo - Memoria 2 Gb

INFO.DOCx#E119

INFO.DOCx#E119

INFO.DOCx#E119

INFO.DOCx#E119

1. INSTALACION DEL SISTEMA 1.2. BTB SQL 9


Sistema Operativo Windows 7 o superior

Lector de DVD

Red de cableado estructurado (UTP). No se recomiendan redes inalámbricas.

Es recomendable que el equipo que soporta el Motor de base de datos esté dedicado exclusivamente a trabajar como Servidor y sea definido como tal. Es posible operar desde ese equipo, pero es probable que eso degrade la performance esperada.

1.2.2. Instalación

Al colocar el DVD en la lectora, el programa de instalación arrancará automáticamente. Si eso no sucede, ejecute InstSql desde el DVD.

Si se trata de una actualización vía FTP, el ejecutable es ActualizarSql

El programa le solicitará que defina el tipo de instalación y la unidad de disco donde se realizará. Las opciones son:

i. Servidor y Motor de Base de datos (opción inicial)

ii. Servidor (instala sólo el sistema en versión para Servidor)

iii. Terminal con ODBC (opción inicial)

iv. Terminal (instala sólo el sistema en opción para Terminal)

Tenga en cuenta que el Motor con los datos puede estar en el disco del equipo definido como Servidor, que debe compartir la unidad con el resto de la red.

Las Terminales deben estar conectadas a la unidad compartida del Servidor, a la que se debe asignar una letra (idealmente la misma para todas las terminales).

Después de instalar el sistema guarde en lugar seguro el DVD original.

Si se trata de una actualización que ha descargado por Internet (por ejemplo con el aplicativo we-transfer) guarde una copia en un DVD u otro soporte magnético previendo que puede necesitar otra instalación y que esa versión puede no estar disponible en BTB Soft.

En las actualizaciones vía FTP, todos los usuarios tienen una clave general que accede a los programas normales del sistema (controlados con la llave). Para los sistemas especiales cada usuario tiene una clave propia que le permite acceder a los que le corresponden.

Conecte la llave de seguridad en una entrada USB el equipo que ha definido como Servidor.

La llave es imprescindible para que puedan funcionar los módulos que adquirió. Si extravía la llave, deberá adquirir nuevamente el sistema. Si la llave se daña por un problema eléctrico, su reemplazo tiene cargo.

En ese mismo equipo ejecute (como administrador) el programa mlconfig.exe, ubicado en la carpeta \SQL-BTB, presione el botón Instalar y solicite la instalación del Servidor de Licencias para redes Microsoft Windows.

Para copiar los iconos del sistema en su Escritorio como accesos directos, vaya a Inicio - Programas y encontrará una carpeta Sistemas BTB SQL que contiene todos los iconos del sistema.

1. INSTALACION DEL SISTEMA 1.2. BTB SQL 10


1.2.2.1 Instalación del Servidor

Existen dos opciones:

Servidor y Motor de Base de datos: instala el sistema y configura el Motor de base de datos en un solo paso. Requiere que el Motor se instale (junto con el sistema) en el disco C del equipo definido como Servidor.

El proceso, luego de instalar todo el sistema ejecutará una serie de procesos de instalación de otros programas (PostgreSql, ODBC, etc.) por lo que aparecerán pantallas de estos sistemas. Recién en el momento que el instalador indica que ha finalizado, el sistema estará disponible para su uso.

En caso de haber algún problema en la instalación, es posible continuarla de forma manual, con la ayuda del personal de BTB Soft.

Este proceso debe ejecutarse una sola vez, cuando se desea inicializar el Servidor de forma completa. Cuando se instalen actualizaciones del sistema, debe usar siempre la instalación del tipo Servidor Solo.

La IP del Servidor cuando se trata de BTB SQL como monousuario (se instala en una sola computadora como ´servidor´) es 127.000.000.001 que es un código genérico que acepta Windows.

Si se trata de la primera instalación pero no se desea instalar el Motor en el disco C del Servidor, es posible hacerlo en forma manual en otro disco.

En ese caso, se utiliza la opción Servidor Solo, que:

A) instala el sistema en su versión para Servidor

B) En el proceso de instalación del sistema se crea también una carpeta que se llama Inicializar Servidor, ubicada en Inicio - Programas de Windows

En la carpeta Inicializar Servidor se encuentran 4 iconos, que deben ser ejecutados en el orden que se indica. Cualquier anormalidad que se detecte en estos procedimientos debe ser consultada con BTB Soft.

1. Instalar Motor (PostgreSql): Instala el Motor

Las indicaciones son muy simples:

En cada una de las pantallas que presenta el instalador hay que presionar la tecla ´Next´ (o ´Siguiente´) sin alterar nada, salvo en tres puntos:

a) Cuando el Instalador pregunte en qué unidad de disco se instalará el Motor PostgreSql, debe elegir la misma unidad donde va a instalar el sistema. Verifique esto con cuidado, porque de lo contrario el sistema no podrá generar la base de datos inicial.

b) Cuando la pantalla pida un Password, escriba Linuxbtb1 (respetando la mayúscula) y Enter. Los caracteres no deben aparecer en la pantalla y si no avanza, repita la clave en el mismo lugar.

c) En la última pantalla (antes de presionar el botón ´Finish´) hay que desmarcar el check relacionado con Stack Builder.

2. Instalar ODBC: Instala el driver que permite el acceso a la base de datos.

1. INSTALACION DEL SISTEMA 1.3. CÓMO LLAMAR AL SISTEMA 11


No tiene indicaciones especiales, salvo que –si se plantea la opción de 32 o 64 bits debe seleccionar la primera de ellas.

3. Generar Bases: Crea la estructura de bases de datos.

Ejecutar la opción Procesar y aceptar la pantalla que aparece.

4. Instalar la llave de Seguridad

Ejecute el programa mlconfig.exe, presione el botón Instalar y solicite la instalación del Servidor de Licencias para redes Microsoft Windows.

A continuación, ejecute la Renovación de las empresas existentes.

1.3. Cómo llamar al Sistema

Si el proceso de instalación concluyó exitosamente, podrá ejecutar inmediatamente los sistemas que adquirió, llamándolos desde el Escritorio, con los íconos que se agregan durante la instalación en la carpeta Sistemas BTB (Sistemas BTB SQL)

Cuando ingrese a cualquiera de los sub-sistemas, puede seleccionar la empresa en la que desea operar (ver en este Manual - Cómo Iniciar la Tarea ).

Este procedimiento requiere la presencia de la llave que proporciona BTB Soft y que, si la misma tiene vencimiento, no se haya cumplido ese plazo.

1.4. Renovación de Bases de Datos

Las modificaciones que se efectúan en el sistema a través del tiempo, producen a menudo cambios en el diseño de las bases de datos donde se ingresó información.

Por eso, una vez cargada una nueva versión del sistema, es necesario adecuar las bases a los nuevos requerimientos. Si no se ejecuta ese procedimiento, recibirá un aviso de que los datos de la Empresa se generaron en una versión del sistema anterior a la actual o al ejecutar el programa se interrumpirá con un Error 47.

Para adecuar las bases ejecute el programa RENOVAR.EXE (icono con una 'R'), que se encuentra en la carpeta (Win-BTB) SQL-BTB donde está la opción para renovar las bases de cada Empresa.

La renovación de los archivos es un proceso secuencial, que afecta a todos los datos de cada Empresa. El tiempo que demora el proceso depende del tamaño de las bases.´

La renovación de una sola Empresa es posible ingresando previamente en la misma.

El sistema ofrece la opción (Renovador General) de renovar todas las Empresas presentes en un solo procedimiento. Esto incluye las empresas Prueba1 y Prueba2 que provee el BTB Soft.

Las empresas Prueba1 y Prueba2 contienen modelos del plan de cuentas y otras tablas, fórmulas de Sueldos, etc., que el sistema importa automáticamente al crear una nueva Empresa y/o pueden ser importados por el usuario desde cualquier Empresa.

INFO.DOCx#E71

1. INSTALACION DEL SISTEMA 1.5. ARCHIVO DE CIRCULARES 12


Cuando BTB Soft informa que se hicieron modificaciones en Prueba1 y/o Prueba2, el procedimiento para acceder a las nuevas bases es ingresar en el módulo Mantenimiento (icono ´MA´) donde hay una opción de ´Actualizar Prueba1 y Prueba2´ que reemplaza el contenido total de esas dos empresas.

Las bases de las empresas Prueba1 y Prueba2 que provee el sistema no necesitan ser renovadas, porque el sistema las vuelve a generar cuando se instala la nueva versión.

1.5. Archivo de Circulares

Dentro del directorio (WIN-BTB) SQL-BTB existe un directorio llamado CIRCULAR, donde se pueden encontrar copias sintetizadas de las Circulares que acompañan a las distintas versiones del sistema. Las Circulares se identifican por su fecha de origen (año-mes-día) y describen las novedades más importantes incorporadas en cada versión (por ej. 04-08-14.doc).

Esta información puede ser leída desde un procesador de textos.

1.6. Estado del Sistema

Con las teclas [CONTROL] + [E], ejecutadas desde cualquier pantalla mientras opera en una empresa, el sistema informará la versión actual del programa y la ubicación de los archivos sobre los cuales se está operando.

Por otro lado, tanto en el Menú inicial - Sistema como en el Menú Principal de la Empresa - Otros - Sistema, se dispone de pantallas que informan sobre:

El código y autorizaciones de la llave en uso y - en su caso- el vencimiento de la misma.

El sistema operativo y la versión del mismo

INFO.DOCx#E18

2. GENERALIDADES DEL SISTEMA 2.1. INFORMACIÓN GENERAL 13


2. GENERALIDADES DEL SISTEMA

2.1. Información General

Este sistema opera bajo las normas habituales de Windows, referidas al uso de pantallas, mouse y teclas.

Sin embargo, se trata de un sistema preparado para la ejecución de tareas administrativas, que pueden ser repetitivas y necesitan además gran precisión y velocidad. Por ese motivo, se le ha dado gran importancia al uso del teclado (en lugar del mouse) y en ese sentido, además de las reglas habituales de Windows acerca de colores, uso de teclas, etc. se han agregado otras propias de este sistema.

2.2. Botones y Teclas Rápidas

Los botones se identifican por un sistema de íconos alusivos a sus funciones y -sin excepción- se pueden ejecutar no sólo con el mouse sino con 'teclas rápidas'. En líneas generales, la explicación de la función que cumple y la tecla rápida que le corresponde, forman parte del contenido de cada botón.

Sin embargo, la mayoría de los botones que aparecen en las pantallas son los que sirven para cumplir las funciones más elementales, de manera que en esos casos (que enumeraremos a continuación junto con sus 'teclas rápidas'), los botones contienen solamente el ícono respectivo.

[F10] - Sale de una pantalla.

[INSERT] Alta de un registro en una tabla, [ENTER] Modificación de un registro en una tabla,

[DELETE] Baja de un registro en una tabla.

[F2] o [F12] OK. Acepta el contenido de una pantalla y lo graba y/o continúa el procedimiento.

[F10] Cancela y sale sin grabar ni ejecutar nada.

[F3] Inicia un Listado desde una pantalla cualquiera.

2. GENERALIDADES DEL SISTEMA 2.3. OTRAS TECLAS 14


[ENTER] Permite elegir un registro en una Tabla donde se ofrecen opciones para completar un dato requerido.

Los restantes botones utilizan íconos alusivos a la tarea que cumplen, pero en todos los casos contienen un texto que explica la tarea (en este ejemplo Actualizar Saldos) e indican la tecla rápida respectiva (en el ejemplo [F6]).

Muchas de estas combinaciones de ícono con tecla rápida se reiteran en varios lugares del sistema, en especial los siguientes:

Actualizar saldos [F6]: en las pantallas donde aparecen saldos (contables, de cuentas corrientes, de stock, etc.) esta tecla recalcula en forma limitada los saldos correspondientes a la cuenta, producto, etc. que está a la vista en la pantalla.

Imputar saldos [F7]: en pantallas donde se realizan procedimientos complejos, con muchos registros (facturas, asientos contables, recibos, etc.), esta tecla permite cerrar rápidamente la operación con el importe necesario para completarla legítimamente. Se aplica sólo en Altas, no en Modificaciones.

2.3. Otras teclas

Otras teclas, no conectadas con botones pero cuyo uso debe conocer, son las siguientes:

[F1]: si se presiona desde cualquier pantalla, invoca el capítulo del Manual que explica esa pantalla, su contexto y sus funciones. Para más detalles ver Lectura del Manual.

[ESCAPE]: en las pantallas del sistema, con esta tecla puede retroceder de campo en campo, pero NO PUEDE SALIR DE LA PANTALLA por ese medio (debe usar [F10] si sale sin grabar, [F2] o [F12] si sale dando OK).

[ENTER]: en las pantallas del sistema, puede avanzar completando los campos y presionando esta tecla (como en los sistemas antiguos), en cuyo caso pasará de campo en campo en el orden en que aparecen.

2. GENERALIDADES DEL SISTEMA 2.3. OTRAS TECLAS 15


[F4]: Cuando un campo se encuentra en foco y puede ser completado con una cantidad limitada de opciones posibles (por ej. el código de una cuenta o de un producto), al presionar [F4] aparece una tabla (pantalla de color verde) con esas opciones y puede seleccionar la que desee.

[CTRL] + [TAB]: en las pantallas que tienen 'TABS' (orejas que permiten pasar a otra hoja de contenido) esta combinación de teclas permite pasar de tab en tab sin usar el mouse.

[+]: sobre un campo de Fecha, invoca automáticamente la del día de Hoy

2. GENERALIDADES DEL SISTEMA 2.4. BOTONES Y TECLAS RÁPIDAS EN TABLAS 16


Recuerde que siempre puede usar la tecla [F10] como el método más rápido y seguro para salir de una pantalla (salvo si debe confirmar una modificación recién agregada, donde debe presionar [F2] o [F12]).

2.4. Botones y Teclas rápidas en Tablas

Al pie de las pantallas que contienen Tablas, se observan botones similares a los siguientes:

Comenzando desde la izquierda, los primeros tres botones corresponden al movimiento vertical hacia arriba dentro de la tabla. Los tres siguientes corresponden al movimiento vertical hacia abajo. Los tres restantes se refieren al movimiento horizontal.

En el grupo de teclas de movimiento vertical:

La flecha con la barra indica llegar al principio (o al final) de la tabla. Las teclas rápidas son [CTRL] + [PAGEUP] y [CTRL] + [PAGEDOWN] respectivamente.

La doble flecha indica subir (o bajar) una página en la tabla. Las teclas rápidas son [PAGEUP] y [PAGEDOWN] respectivamente.

La flecha simple indica subir (o bajar) un renglón en la tabla. Las teclas rápidas son [FLECHA ARRIBA] y [FLECHA ABAJO] respectivamente.

En el grupo de teclas de movimiento horizontal:

La flecha simple indica moverse en la tabla hacia la izquierda (o hacia la derecha). Las teclas rápidas son [FLECHA IZQUIERDA] y [FLECHA DERECHA] respectivamente

La barra de desplazamiento produce el mismo efecto cuando se arrastra con el mouse. No tiene tecla rápida.

2.5. Uso de Colores

PANTALLAS : Los colores de las pantallas son controlados por el sistema (no por Windows) para mantener un adecuado contraste y un ambiente agradable de trabajo e indican, en líneas generales, el tipo de pantalla con la que se está operando. Por ejemplo, azul para las Tablas que contienen registros, violeta (en distintas gamas para mantener el contraste si se enciman) para pantallas de carga de datos, verde para Tablas de selección de opciones, etc.

Como excepciones (donde el control del color lo tiene Windows) se pueden mencionar la barra superior de las pantallas (que indica si la misma está activa) y algunas pantallas de mensajes. En esos casos, es recomendable que en el Panel de Control de Windows - Pantalla - Apariencia, se establezcan las condiciones siguientes, que permiten una óptima legibilidad de los textos en esas áreas:

1. En todas las opciones donde se requiere Fuente, indicar MS Sans Serif - cpo 8 - Negrita (N), excepto en Cuadro de Mensaje, donde se usan letras en negro Normal (no Negrita)

2. En materia de Colores, se obtiene un buen resultado si hace click en la flechita de Color, elige la opción Otros Colores y selecciona las siguientes combinaciones (los códigos corresponden a Rojo/Verde/Azul):

Barra de Títulos Activa (0 / 0 / 208) azul oscuro

2. GENERALIDADES DEL SISTEMA 2.5. USO DE COLORES 17


Elementos Seleccionados (0 / 0 / 255) azul claro

Ventana (244/244/244)

Objetos 3D y Borde de Ventana (217/217/217)

Barra de Títulos Inactiva y Fondo de Aplicación (143/143/143)

Menú (225/225/225)

CAMPOS :

Los campos de carga de datos optativos tienen un fondo de color blanco.

El color celeste indica que el campo debe ser completado obligatoriamente (si lo omite, el sistema exige completarlo correctamente, como condición para terminar cuando indique OK)

El color marrón que toman eventualmente los campos y los botones indica que están en foco (o sea que cualquier tecla que utilice en ese momento operará sobre ese campo o botón).

TABLAS :

El color normal de los registros es negro.

Un color azul claro o verde claro indica que el registro -de alguna manera- no está disponible para su modificación (porque lo está usando otra persona, porque es necesario hacer modificaciones previas en otras operaciones, porque no pertenece a la operación en curso, etc.)

Un color ladrillo indica que el registro pertenece a una especie distinta de la normal. Por ejemplo, si en una tabla de clientes se elige ver los legajos 'inactivos'.

El color rojo se usa para colorear los importes negativos, solamente en las columnas de una tabla que contienen al mismo tiempo importes positivos y negativos (éstos marcados entre paréntesis).

2. GENERALIDADES DEL SISTEMA 2.6. CAMPOS CON MEMORIA 18


2.6. Campos con memoria

En muchas pantallas, en particular las que permiten establecer las variables de los registros que desea listar o ver en una pantalla (cuentas, fechas desde/hasta, etc.) el sistema mantendrá en su memoria los datos del último listado o pantalla con los que operó durante ese día (los datos quedan en blanco al día siguiente)

Naturalmente esos datos pueden ser modificados como lo desee, pero en caso de querer reiterar la pantalla o el listado, puede lograrlo con menos golpes de tecla.

2.7. Tablas - Localización de registros

En muchas tablas, puede localizar un registro escribiendo las primeras letras (o el número de código) bajo las cuales está ordenado el archivo. En las tablas que pueden verse en varios órdenes distintos (p. ej. alfabético y numérico), el localizador está activo para el orden vigente en ese momento. El proceso de búsqueda sigue los criterios siguientes:

Alfabético: produce una selección en la misma tabla. Por ej. si escribe 'P', solamente ve los registros que comienzan con 'P'; agrega una 'R' y ve solamente los registros que comienzan con 'PR', etc. Para retroceder puede utilizar la tecla [BACKSPACE]. En algunas tablas de Productos el sistema ubica los registros que contienen un texto en cualquier lugar del Nombre.

Numérico: El número que busca debe ser escrito en un campo de localización, que se ubica normalmente en la cabecera o al pie de la Tabla. Una vez completado el número, con la tecla [ENTER] indica al sistema que lo ubique o (si no lo encuentra) que posicione el cursor en el número inmediato siguiente.

2. GENERALIDADES DEL SISTEMA 2.8. LISTADOS SELECTIVOS 19


2.8. Listados Selectivos

Las pantallas que se utilizan para iniciar los listados del sistema, en algunos casos tienen un botón que permite imprimir sólo los registros que corresponden a las cuentas, legajos, etc. que se marcan en una pantalla especial. Esta opción, cuando existe, es independiente del contenido y/u orden que se eligió para ese listado en particular.

En otros casos, existe un check que indica si se listan o no los registros que corresponden a cuentas, legajos, etc. que fueron marcados como INACTIVOS.

2.9. Uso de Fechas en el Sistema

En las pantallas donde la fecha se representa como 'dd/mm/aa' (día, mes, año), durante el 2004, el sistema entenderá que 31/01/00 es el 31 de enero del año 2000 y que el 31/12/29 es el 31 de diciembre de 2029. En cambio, el 18/12/30 se entiende que es el 18 de diciembre de 1930. En este tipo de fechas, pueden obtenerse resultados válidos entre el 01/01/1930 y el 31/12/2029.

ESTE PROCESO ES DINAMICO. Se basa en que se ubican en el FUTURO las fechas cuyo año (de dos dígitos) llega hasta el año del día de la fecha más 25. Se ubican en el PASADO los restantes años.

Por lo tanto -sin modificar la versión del programa- en el 2008 el rango se ubicará entre los años 1934 y 2033.

2. GENERALIDADES DEL SISTEMA 2.10. VISUALIZACIÓN DE LISTADOS 20


2.10. Visualización de Listados

Los listados del sistema, cuyas características se definen desde una pantalla similar a la de la ilustración, se invocan normalmente presionando un botón que muestra una impresora o con la tecla [F3].

Se puede acceder a estos listados de tres formas diferentes:

Impresos

Por pantalla

Como un archivo de formato .PDF (diseño propio de Adobe Acrobat, que es fácilmente transportable para su lectura e impresión)

Cuando llama por primera vez a un listado, se asume la forma de visualización definida por omisión en la Configuración de Impresora. En llamados sucesivos, la pantalla que llama al listado conserva en la memoria la última opción elegida.

En el caso de listados impresos, debe definir la cantidad de copias (por omisión es 1). La impresora es la elegida de acuerdo a las normas de Windows y puede ser modificada durante la operación (por omisión es la definida en Configuración de Impresora)

Si se genera un archivo .pdf, el sistema sugiere el Nombre del mismo, pero puede modificarlo. El sistema grabará el archivo en C:\WIN-BTB\DATOS\ EMPRESA\SALIDAS (C:\WIN-BTB\DATOS\ EMPRESA\SALIDAS).

En el caso de visualizar el listado en pantalla, aparece la pantalla siguiente:

2. GENERALIDADES DEL SISTEMA 2.10. VISUALIZACIÓN DE LISTADOS 21


Desde esta pantalla puede ver cada una de las páginas del listado utilizando 'Ir a Página' y modificar el área visible (con el Zoom) e imprimirlo.

La impresión (llamada con la tecla [F3]) puede ser completa o una secuencia parcial de páginas definida desde el Menú 'Opciones' (por ejemplo: 1,5-6 imprime las páginas 1, 5 y 6)

3. COMO INICIAR LA TAREA 3.1. MENÚ INICIAL DEL SISTEMA 22


3. COMO INICIAR LA TAREA

3.1. Menú Inicial del sistema

El sistema puede tener activas varias aplicaciones, que ejecutan programas que tienen distintos objetivos. En su Escritorio, cada una de ellas está representada por un ícono.

a. Las aplicaciones de Gestión son:

Gestión General (Sarranque)

Sueldos (Ssueldos)

Fabricación y Órdenes de Producción (SFabrica)

Consorcios

Seguridad – Passwords (Sseg)

Otros Procesos – Ajustes, corrección y transferencia de datos (SMenuOtro)

Seteo de Impresoras Fiscales (SSeteoFis)

b. Las Aplicaciones Auxiliares son:

Mantenimiento: Renombrar, Borrar y Restaurar Empresas – Backup General (SManten)

3. COMO INICIAR LA TAREA 3.1. MENÚ INICIAL DEL SISTEMA 23


Auditoría e Incidentes (SAuditor)

Borrado de Operaciones (Sborrado)

Renovador de Bases (SRenovar)

Configuración de Servidores (SServer)

NOTA:

Las aplicaciones auxiliares en BTB Windows son:

Procesos Auxiliares (ícono ´PA´). Procesos especiales de las Empresas, que por sus efectos sobre los archivos se desea mantener separados de los procedimientos normales de gestión (Control de integridad, correcciones de archivos que pueden producir daños, importaciones desde otras empresas, etc)

Reparar / Renovar (ícono ´R´). Procesos especiales locales de las Empresas, relacionados con la reparación de archivos dañados y de la recuperación de archivos originados en versiones anteriores del sistema.

Seguridad (ícono ´SG´). Implementa procedimientos de seguridad basados en passwords.

Seteo Fiscal (ícono ´SF´). Establece el tipo de impresora fiscal con la que se desea ope/rar.

Unificar (ícono ´U´). Procesos especiales que operan simultáneamente con archivos de varias empresas (unificación de datos de cuentas corrientes o valores, aplicaciones de cobranzas de una misma fuente como Pagofácil a varias empresas, etc)

Cambio de Disco (ícono ´CD´). Agiliza la operación del sistema cuando tiene que acceder a empresas ubicadas en distintos discos.

Para empezar a trabajar con este sistema, debe ejecutar el ícono de Gestión respectivo.

3. COMO INICIAR LA TAREA 3.2. EMPRESAS 24


En la medida en que el sistema puede operar con varios servidores, es necesario identificar previamente el Servidor en el cual se encuentran los archivos de las empresas a las que se quiere acceder.

Si existe sólo un Servidor, el sistema ingresa automáticamente al mismo. Los Servidores inactivos no aparecen disponibles.

Al entrar en el Menú Inicial del sistema que utiliza (por ej. Gestión de Empresas), encontrará en principio tres opciones:

EMPRESA: creación, selección y borrado de Empresas (en las aplicaciones de Gestión; en las aplicaciones auxiliares solamente se admite la selección).

MANUAL: lectura e impresión del Manual del sistema;

SISTEMA: información general sobre la versión del sistema BTB y sobre la llave BTB activos en ese momento.

3.2. Empresas

3.2.1. Carpetas y Archivos

Los distintos módulos del sistema (Facturación, Contabilidad, etc.) operan en relación a una carpeta (directorio) distinta para cada Empresa o Cliente, que contiene toda la información relacionada con esa empresa o cliente. Salvo excepciones (por ej. tablas de uso general) la información de cada empresa está solamente en los archivos que contiene su carpeta.

Denominaremos 'EMPRESA' a cada una de esas carpetas. En el caso de Gestión, de Sueldos, de Consorcios y en las aplicaciones Auxiliares, las carpetas de las Empresas son

INFO.DOCx#E119

INFO.DOCx#E119



comunes a todas las aplicaciones, o sea que pueden ser seleccionadas en cualquiera de ellas.

En cambio, las empresas de Consorcios no son visibles desde Gestión y viceversa, porque si bien utilizan archivos y procedimientos muy similares, ciertas operaciones pueden no ser posibles en una de esas aplicaciones, o bien deben ser hechas con archivos de carpetas que sean consistentes (por ejemplo, no se puede unificar archivos de Empresas de Gestión y de Consorcios).

Por ese motivo, en una computadora donde conviven empresas creadas bajo Gestión y bajo Consorcios, la pantalla de selección de la Empresa que se desea operar, cuando se la llama desde una aplicación como Sueldos, Reparar, etc. contiene una columna adicional, que indica bajo qué aplicación fueron creadas las carpetas que allí aparecen.

Cuando se crea una Empresa desde la aplicación Sueldos, el sistema presume que pertenece a Gestión. Al respecto, la idea es que las empresas se crean en Gestión o en Consorcios y DESPUES se utilizan desde Sueldos.

Asimismo, los archivos .DBF (bajo SQL los archivos se generan con la extensión .CSV) generados por el usuario en cualquiera de los dos sistemas, se graban en una carpeta llamada "SALIDAS" que se encuentra dentro de la carpeta de la empresa respectiva.

Para identificar los archivos de cada EMPRESA, se asigna a ésta un nombre de ocho (8) caracteres, compuesto únicamente por letras y números. Es conveniente que este nombre recuerde efectivamente el nombre de la Empresa (por ej. 'RODRISA').

A continuación, describiremos los procedimientos que se aplican para asignar un nombre a una EMPRESA, y luego para llamarla cuando necesite trabajar con los archivos que contiene.



3.2.2. Procedimiento General

Las opciones referidas a una EMPRESA son las siguientes:

Abrir: Seleccionando esta opción, verá una pantalla que contiene los nombres de todas las Empresas disponibles. Una vez elegida la Empresa, aparecerá el Menú Principal del sistema.

Crear: Esta opción permite crear una nueva Empresa, o sea los archivos que contendrán lo necesario para trabajar con los módulos del sistema.

Regenerar: esta opción se debe aplicar si se produce un desorden en esta pantalla (no se ve una Empresa creada o las Empresas aparecen en desorden) o bien después de eliminar una empresa.

Su función es depurar y reordenar el índice de Empresas del sistema, que contiene los nombres de las carpetas (Directorios) donde se guardan los archivos con datos de cada Empresa.

Nota

En una computadora donde conviven empresas creadas bajo Gestión y bajo Consorcios, cuando se desea abrir una carpeta desde una aplicación como Sueldos, Reparar, etc. aparecerá una columna adicional (Familia), que indica bajo qué aplicación fue creada cada carpeta.



3.2.3. Creación de Empresas

Debe escribir el nombre de la Empresa que desea crear.

Para el nombre de una Empresa, el sistema acepta únicamente letras mayúsculas y números sin espacios intermedios. No se permiten otros símbolos (como ',' '?', etc.).

No es posible dar el mismo nombre a dos Empresas.

Si el nombre cumple los requisitos arriba señalados, el sistema creará los archivos necesarios y podrá comenzar a trabajar directamente con esa Empresa.

Los archivos provienen de tablas de uso general (que son de uso común para el conjunto de las Empresas creadas) y de bases de datos contenidos en las empresas Prueba1 y Prueba2, que pueden ser modificadas en cada Empresa en forma independiente.

3.2.4. Ingreso Rápido a la Empresa

El acceso normal a la Empresa en que se va a trabajar se hace seleccionando la misma en la pantalla para Abrir Empresa.

Sin embargo, existe la posibilidad de definir una Empresa específica para que el sistema la abra directamente al ingresar al sistema.

La pantalla de Ingreso Rápido puede ser activada o desactivada por separado en cada ejecutable (Gestión, Sueldos, etc.) y su único efecto es producir el acceso directo a la Empresa elegida. Si esto produce un error, los mensajes son los mismos que durante el acceso normal y - al salir de la Empresa elegida - se ubica en la misma pantalla que cuando el acceso fue normal.

3.2.5. Borrado de Empresas

En BTB SQL el borrado de la Empresa se debe hacer desde el ejecutable Mantenimiento (´MA´) e implica la desaparición de todos los datos contenidos en el Motor.

INFO.DOCx#E128

3. COMO INICIAR LA TAREA 3.3. MANUAL DEL SISTEMA 28


Para borrar una Empresa, debe hacerlo desde fuera del sistema, utilizando la instrucción pertinente de su Sistema Operativo. Para lograr ese objetivo, debe eliminar la carpeta C:\WIN-BTB\DATOS\NOMBRE DE LA EMPRESA, con todo su contenido (que incluye a su vez varias carpetas).

Tome en cuenta que esta opción elimina en forma irrecuperable todo el contenido de la Empresa. Si prevé que volverá a necesitar esa información, prepare antes un Backup de esa empresa.

Cuando ingrese nuevamente al sistema, ejecute la opción Empresas - Regenerar para que desaparezca la referencia a la Empresa borrada.

3.3. Manual del Sistema

3.3.1. Impresión del Manual

El Manual está dividido en Capítulos, para facilitar la búsqueda de un tema, y puede optar por imprimir los capítulos que le interesan, marcándolos en la Tabla con la tecla [F5]. La impresión se produce en papel A4, en secuencia sin interrupción y utilizando la impresora que esté activa.

INFO.DOCx#E43

3. COMO INICIAR LA TAREA 3.4. ESTADO DE LA LLAVE 29


Cuando ingresa en la pantalla de impresión, el sistema 'marca' los capítulos más útiles, de acuerdo a los módulos que encuentra activos en su llave, pero Ud. puede modificar esa selección.

Si desea imprimir parcialmente un Capítulo, debe ir a Manual por Pantalla y ejecutar la impresión desde el procesador de textos.

3.3.2. Lectura del Manual

.La opción de leer cualquiera de los Manuales del sistema en su pantalla, utilizando un procesador de textos, está disponible en forma permanente en la barra de tareas, si llama al signo de interrogación que aparece en la misma (junto al calendario y la calculadora)

Ya dentro del Manual, el acceso a los asuntos utilizando hipervínculos se logra por el procedimiento habitual en los procesadores de textos.

Esta misma operatoria es la que se aplica cuando aparece una pantalla de ayuda, invocada con la tecla [F1] desde cualquier lugar del sistema.

3.4. Estado de la Llave

Esta pantalla indica el código de la llave activa, su modalidad (monousuario o red), si tiene vencimiento y los módulos que el sistema detecta como autorizados para operar.

3. COMO INICIAR LA TAREA 3.5. CAMBIO DE DISCO DE DATOS 30


3.5. Cambio de Disco de Datos

El sistema opera siempre desde la computadora en que se encuentra el operador (sea o no una terminal de red), pero los archivos de las empresas pueden encontrarse en cualquier disco ubicado en la computadora donde está la llave.

Cuando por razones técnicas los datos se encuentran en distintos discos, es posible llamar a un programa independiente (Cambio de Disco), que permite modificar con agilidad el disco donde están los archivos con los que se desea trabajar. Este programa tiene un ícono con las letras ´CD´

3.6. Múltiples Servidores (SQL)

Esta opción se ejecuta desde el icono ´S´ (carpeta Sistemas BTB SQL en ´Todos los Programas´ del sistema operativo) y permite definir múltiples servidores a los que se puede acceder desde el sistema.

Los servidores a los que no se desea dar acceso normal pueden ser declarados Inactivos.

INFO.DOCx#E120

3. COMO INICIAR LA TAREA 3.6. MÚLTIPLES SERVIDORES (SQL) 31


4. MENU PRINCIPAL 3.6. MÚLTIPLES SERVIDORES (SQL) 32


4. MENU PRINCIPAL

Al Menú Principal del sistema, se accede en relación a una Empresa determinada. De esa manera, mientras se encuentre en el Menú Principal o en las opciones que derivan del mismo, todas las operaciones que se realicen se referirán a la Empresa desde la cual se inició la tarea.

El acceso a los distintos módulos solamente está limitado por la autorización para su uso, que reside en la llave colocada en su computador.

La organización básica del Menú Principal (que está presente siempre), muestra en la primera línea los siguientes accesos:

Módulos: son los programas principales (Liquidaciones, IVA, Contabilidad, etc.).

De acuerdo al tamaño del sistema que opere, es posible que esta opción deba ser llamada a su vez desde una opción llamada Menú.

En ese caso, el menú Módulos queda activo durante 30 segundos a partir del llamado. Si no elige nada en ese lapso, el sistema lo cerrará. Si opera con Windows 95 o 98, el sistema envía además un mensaje de aviso.

Consultas: permite ver y listar (no modificar) los datos de cuentas corrientes, cheques, bancos, centros de costos y stock

Maestros: son pantallas que permiten el alta, baja y modificación de registros en los principales archivos maestros del sistema en su conjunto (Clientes, Cuentas, Zonas, etc.)

Otros: son distintas herramientas aplicables al sistema en su conjunto y/o que tienen efecto global sobre varios o todos los programas principales (por ej. Cálculos Generales de Saldos, Configuraciones, Diseño de Comprobantes, etc.)

De cada una de estas opciones se despliegan Menúes colgantes que muestran todas las opciones del sistema.

La salida de un Menú se produce marcando la opción Salir en la barra de tareas del sistema.

Bajo SQL, el Menú del Sistema puede ser distinto para cada usuario. Esto sucede porque, además de las prestaciones normales (que son comunes para los usuarios que tengan la respectiva autorización en su llave), cada usuario puede tener activos otros procedimientos diseñados especialmente pero que por su funcionalidad es deseable que sean accesibles desde el Menú general (y no como ejecutables independientes).

5. BARRA DE TAREAS 5.1. BOTONES DE ACCESO RÁPIDO 33


5. BARRA DE TAREAS

5.1. Botones de Acceso Rápido

La Barra de Tareas del sistema presenta sobre la izquierda un conjunto de hasta 15 botones definibles por el usuario, que permiten acceder con un solo click a distintas pantallas del sistema.

Si el sistema opera en red, cada terminal tiene su propia colección de botones, que permanece inalterable hasta que el usuario decida producir altas, bajas o modificaciones.

En presencia de cualquier pantalla del sistema donde el ícono del título sea una B negra en campo amarillo, existe la opción de presionar [Ctrl] + [Alt] + [B] para invocar la pantalla de creación de un botón de acceso rápido, que se ubicará en la Barra de Tareas y permitirá llamar a la pantalla de origen con un solo click.

Al crear un botón de acceso rápido, los datos a incluir son:

Procedimiento: texto que aparece al ubicar el mouse sobre el botón (sin clickear) y que describe la pantalla a la que se llama haciendo click en el botón de acceso rápido. Por omisión, el sistema coloca el nombre de la pantalla, pero puede ser modificado por el usuario.

Nº de Botón: del 1 al 15, permite definir la posición relativa del botón en la colección de botones vigente.

Abreviatura: hasta 3 letras que aparecen en el botón, para identificar su uso.

Para la desactivación o modificación del texto de un botón, se utilizan las pantallas que siguen, que se encuentran en Otros - Herramientas - Botones de Acceso Rápido.

5. BARRA DE TAREAS 5.2. CALCULADORA 34


5.2. Calculadora

Esta calculadora simula una tira de suma que muestra los últimos cálculos realizados y está permanentemente disponible en la Barra de Tareas.

5. BARRA DE TAREAS 5.2. CALCULADORA 35


Cuando llama a la calculadora utilizando las teclas [CTRL] + [F4] desde una pantalla con el foco en un campo que debe contener un importe, puede enviar a dicho campo el importe que aparezca en el display de la calculadora.

El procedimiento de trabajo es colocar primero el importe y luego el símbolo de cálculo (por ej. ''-") que se aplicará al importe siguiente. CADA CALCULO SE CONCRETA AL PRESIONAR EL SIMBOLO DEL CALCULO SIGUIENTE.

Los importes, inclusive el primero de una secuencia, se sobreentienden como 'positivos'. Si desea que un importe sea 'negativo' (con el signo '-' adelante, como '- 674'), presione la tecla [S]

Utilice los símbolos normales (+, - , * y /) que pueden ser llamados desde cualquiera de las teclas del teclado. La operación se aplica en relación al importe que aparece en el visor, de manera que se pueden hacer (por ejemplo) varias sumas consecutivas del mismo importe, presionando varias veces la tecla '+'.

Los datos ingresados en la tira no pueden ser modificados, pero pueden reingresar al visor (sin escribirlos nuevamente) si los marca con el mouse.

NO SE PUEDE DIVIDIR POR CERO.

El TOTAL ACUMULADO de cada operación, así como el TOTAL DE LA MEMORIA, se ven permanentemente al pie de la 'tira'.

Los botones, señalados con { } (y sus respectivas teclas rápidas señaladas con [ ]) producen los efectos siguientes:

Botón {C} o tecla [C]: Borra del visor el importe que estaba cargando.

Si presiona por segunda vez la tecla [C], se borra el contenido de la tira visible en pantalla.

Botón {D} o tecla [D]: modifica la cantidad de decimales con los que se opera en el cálculo (de 0 a 5)

Botón {S} o tecla [S]: cambia el signo del importe colocado en el visor

Botón {M+} (Memoria) o tecla [M]: Suma a la Memoria el contenido del visor, surgido de una carga directa, del total de un cálculo o de marcar con el mouse un importe que aparece en la tira.

Si un cálculo está en curso, lo termina previamente (como si presionara [ENTER]). Si presiona [M] varias veces, se reitera la suma en Memoria.

Botón {RM} o tecla [R]: Coloca en el visor el importe acumulado en la Memoria.

Si presiona por segunda vez la tecla [R], se borra el contenido de la Memoria.

Botón {Total} o tecla [ENTER]: traslada el Total Acumulado a la 'tira' con el signo '=' , lo coloca en el visor y lo borra, para iniciar otra operación.

Botón {Envía} o tecla [F7]: envía el contenido del visor al campo desde el que se llamó a la Calculadora y sale de la misma. Esto funciona cuando se llamó a la Calculadora desde un campo activo utilizando las teclas [CTRL] + [F4]. Recuerde que puede colocar en el visor de la Calculadora cualquier importe que aparezca en la tira, simplemente marcándolo con el mouse. Con [ENTER] se obtiene el mismo resultado.

Botón {Salir} o tecla [F10]: sale de la Calculadora directamente.

5. BARRA DE TAREAS 5.3. CALENDARIO 36


5.3. Calendario

Este Calendario está permanentemente disponible en la Barra de Tareas.

También puede llamarlo utilizando las teclas [CTRL] + [F5] desde una pantalla, con el punto de foco en un campo que debe contener una fecha; entonces puede enviar a dicho campo la fecha señalada en dicho Calendario.

Inicialmente muestra la fecha (día, mes y año) en que se está trabajando. Los domingos y los días feriados aparecen con otro color (ver en este Manual Maestros Auxiliares - Feriados). Puede moverse en el calendario con los botones y teclas rápidas siguientes:

[Flechas]: se mueve dentro del mes visible, para marcar el día de referencia (que inicialmente es el día de hoy)

Botón {Hoy} (tecla [H]): retorna al día de hoy desde cualquier fecha del calendario.

Botón {Años} (tecla [END] para avanzar y [HOME] para retroceder): se mueve de año en año, sin modificar el Mes ni el Día.

Botón {Meses} (tecla [PAGEUP] para avanzar y [PAGEDOWN] para retroceder): se mueve de mes en mes, sin modificar el Día.

Botón {Días} (tecla [D]): permite ubicarse en una fecha ubicada a más/menos una cantidad de días a partir de la fecha marcada en el mes. Escriba la cantidad de días y presione las teclas [+] para avanzar o [-] para retroceder.

Botón {Enviar} o tecla [F7]: envía la fecha en que se encuentra al programa activo (en el campo donde se llamó al Calendario) y sale del Calendario. Esto funciona si llamó al Calendario desde un campo activo utilizando las teclas [CTRL] + [F5] (no con el ícono ubicado en la Barra de Tareas).

Botón {Salir} o tecla [F10]: sale del Calendario directamente.

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.1. ORDENAR ARCHIVOS 37


6. OTROS PROCEDIMIENTOS

6.1. Ordenar Archivos

Este procedimiento, si se ejecuta desde el Menú Principal - Otros, reconstruye los archivos 'de ordenamiento' de los registros de TODOS LOS ARCHIVOS de la Empresa en la que está trabajando. En cambio, si se ejecuta desde un Módulo, solamente reconstruye los archivos que se utilizan en ese punto.

Su aplicación puede ser necesaria porque uno de esos archivos se dañó, por fallas en su equipo o en la energía eléctrica. Cualquiera sea el motivo, este proceso es eficaz, rápido y asegura que el sistema operará en su mejor nivel.

Si bien este procedimiento resuelve algunos casos de daños en archivos, recuerde que el único método que puede brindarle total tranquilidad si sucede un accidente, es el de mantener un backup ordenado y permanente de sus archivos.

Para ejecutar el Ordenamiento de Archivos, no puede haber otros procedimientos en curso en la Empresa, iniciados por el mismo usuario o por otros.

La duración de esta tarea depende del tamaño de los archivos.

Bajo SQL este procedimiento no existe.

6.2. Recálculos de Saldos

El sistema no recalcula automáticamente los saldos de cuentas, subcuentas y productos, en el instante en que se producen movimientos en los mismos.

Esto se debe a que el sistema fue diseñado para operar en procesos que producen efectos sobre otros procesos (por ejemplo, IVA afecta a Contabilidad), situación en la cual el recálculo instantáneo no es seguro ni a veces posible.

Por ese motivo, la aparición de un movimiento con su saldo en blanco (cuando el mismo no es cero) indica que el registro es nuevo y fue leído por el sistema, pero no se recalculó su saldo.

El procedimiento ubicado en el Menú – Otros – Herramientas – Recálculo General de Saldos, ejecuta el Recálculo Completo (a partir del primer movimiento existente en la base de datos) o el Recálculo Parcial (a partir de la fecha más antigua de una modificación producida desde el último recálculo completo), para todas las bases de datos que presentan movimientos y saldos ordenados por algún tipo de fecha.

Esto incluye las bases de datos contables, de cuentas corrientes, productos, partidas, etc.

En cada una de estas bases se ejecuta un Recálculo Completo Automático cuando se ingresa en las pantallas respectivas y un Recálculo Parcial Automático cuando el usuario lo requiere desde la pantalla con la tecla F6.

Sin embargo, es posible crear excepciones a los Recálculos Automáticos, en la pantalla que se encuentra en el Menú – Otros – Configuraciones Generales – Recálculo Automático.

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.3. DESMARCADO DE OPERACIONES 38


La marca de ´Omitir Recálculo´ implica que el sistema omitirá totalmente el Recálculo Completo Automático cuando se ingrese en las pantallas de la base de datos respectiva. Eso implica, por ejemplo, que el sistema NO recalculará los saldos de una pantalla de Stock al ingresar en la misma, aunque hayan existido altas o bajas previas.

La marca de ´Parcial´, ejecuta el Recálculo Completo Automático, pero no desde el primer registro existente en la base de datos, sino desde el primer registro existente en el Ejercicio contable en curso.

La finalidad de estos controles es evitar que el sistema pase automáticamente por cada uno de los movimientos existentes (que pueden ser miles) cada vez que se ingresa en la pantalla.

En todos los procedimientos que lo necesitan aparecen las opciones para recalcular total o parcialmente los saldos respectivos. La opción en Menú Principal - Otros recalcula saldos de todos los archivos del sistema.

El Recálculo Parcial solamente recalcula los saldos de cada cuenta o subcuenta, a partir de la fecha de la modificación más antigua (de esa cuenta o subcuenta en particular) posterior al último recálculo.

El Recálculo Total opera a partir de la fecha de Inicio de Ejercicio (no considera los movimientos de ejercicios cerrados). Esta opción en particular, efectúa un recálculo total de cuentas y subcuentas, que actualiza los saldos de TODOS los archivos del sistema en forma simultánea.

Para ejecutar el Recálculo General de Saldos, no puede haber otros procedimientos en curso en la Empresa, iniciados por el mismo usuario o por otros.

6.3. Desmarcado de Operaciones

Este procedimiento, que se encuentra en el Menú Principal (en el icono ´O´ de Procesos Auxiliares) – Otros de una Empresa, LIBERA TODOS LOS REGISTROS RETENIDOS (marcados durante procesos que se interrumpieron en forma irregular: corte de luz, etc.). Debe ser ejecutado si, después de una interrupción como la mencionada, el sistema no permite acceder a un registro (casi siempre con el mensaje "lo está utilizando otro usuario").

En BTB SQL este procedimiento tiene un significado ampliado debido al uso intensivo de tablas y la presencia de las marcas en distintos lugares. Por ese motivo, el Desmarcado de Operaciones se debe considerar una primera opción si el sistema tiene un comportamiento inadecuado no identificable.

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.3. DESMARCADO DE OPERACIONES 39


Para ejecutar el Desmarcado, no puede haber otros procedimientos en curso en la Empresa, iniciados por el mismo usuario o por otros. Por ese motivo se inicia desde Procesos Auxiliares.

En el Menú Principal – Otros de cada Empresa existe una opción similar que puede ser ejecutada para una operación individual por vez. Igualmente se deben tomar precauciones (el sistema requiere una doble confirmación), previendo que otro operador puede tener abierta la operación por motivos genuinos

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.4. PALABRAS CLAVE 40


6.4. Palabras Clave

Las pantallas y listados del sistema contienen referencias reiteradas a ciertas palabras ('producto', 'cliente', 'proveedor', 'ventas', etc.) que determinan en alto grado la apariencia de esas pantallas y listados, desde el punto de vista del usuario final.

El uso de palabras standard es a veces inadecuado para las necesidades particulares del usuario y su forma de ver el sistema, en especial cuando se trata de sistemas de gestión. Por ejemplo, en una escuela no hay 'clientes' sino 'alumnos', una empresa de mantenimiento de ascensores no vende 'productos' sino 'servicios', etc.

En el Menú Principal - Otros, se ofrece la posibilidad de modificar varias de esas palabras, adecuándolas a los deseos del usuario. Las decisiones que se adopten afectan a TODOS los listados y pantallas pero son modificables en cualquier momento.

Las opciones se refieren a la misma palabra en singular (hasta 12 letras) con letras normales, con mayúsculas y una abreviatura de dos letras, así como una versión en plural (más extensa) que se usa en títulos de pantallas, etc. En la tabla se mencionan los casos tal como están en el Sistema BTB en el momento de su adquisición por el usuario.

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.5. BLOQUEO DE MOVIMIENTOS HASTA UNA FECHA 41


6.5. Bloqueo de Movimientos hasta una Fecha

Esta pantalla, ubicada en el Menú Principal - Otros - Herramientas, permite fijar una fecha e impedir que se agreguen operaciones anteriores a la misma. La fecha puede ser distinta para cada uno de los grandes grupos de operaciones del sistema (Contabilidad, IVA Compras o Ventas, etc.).

Este procedimiento se utiliza normalmente para evitar que por error se agreguen en un período movimientos con efectos contables o impositivos, cuando ya se cerraron y/o presentaron a terceros los registros o declaraciones juradas de ese período.

Para obtener bloqueos 'hacia adelante' (no ingresar movimientos posteriores al día de hoy) ver en este Manual el tema de Bloqueo y Configuraciones Varias – Límite de fecha.

6.6. Exportación a formato .dbf /.csv

INFO.DOCx#E61

INFO.DOCx#E65

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.6. EXPORTACIÓN A FORMATO .DBF /.CSV 42


El sistema prevé que los archivos maestros más importantes (Plan de Cuentas, Legajos de Clientes, Empleados, Productos, etc.), se puedan exportar a archivos en formato .DBF.

En BTB SQL el formato de esos archivos es .CSV, salvo que otro formato (por ejemplo .txt) sea requerido por algún organismo de control.

En todos los exportadores a .CSV, se agregó la opción de exportar a formato HTML, que permite ver la información en un navegador de Internet, insertarla en una página web, etc.

A pedido de clientes, se agregan periódicamente nuevas exportaciones a .CSV, que se ubican en distintos lugares del Menú del sistema. En caso de que necesite nuevas opciones o agregar datos a las exportaciones previstas, consulte con BTB si están disponibles.

Los archivos .DBF ó .CSV pueden ser capturados y utilizados en la mayoría de las Planillas de Cálculo de uso corriente.

A menudo, las exportaciones previstas en el sistema presentan opciones para convertir sólo parte de los archivos elegidos, generar el archivo en cierto orden, etc.

Las exportaciones a .DBF (.CSV) están previstas para los archivos de movimientos más importantes. Por ejemplo:

Contabilidad (en orden de Libro Diario o de Mayor, de fecha a fecha y de cuenta a cuenta)

Informes Contables

Libros de IVA (Compras y Ventas) de fecha a fecha.

Liquidaciones de Sueldos (de una o varias liquidaciones)

Valores (cartera vigente)

Cuentas Corrientes (por fecha y por vencimiento)

Bancos (por fecha y por vencimiento)

Centros de Costos

Recibos y Órdenes de Pago (Cabeceras)

Remitos y Pedidos

Los archivos .DBF (.CSV) obtenidos a partir de estos procesos, aparecen en el directorio \WIN-BTB (\SQL-BTB) \DATOS\NOMBRE DE LA EMPRESA\SALIDAS, bajo el nombre que elija el usuario, y se generan automáticamente con la extensión .DBF (.CSV). Desde allí pueden recuperarse con una planilla de cálculo.

Una excepción en materia de nombres de archivos es cuando se exporta el Libro de IVA de Compras o Ventas separado por meses, en cuyo caso el nombre es COAAAAMM.dbf o VEAAAAMM.dbf, donde AAAA es el año y MM el mes del período respectivo.

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.7. ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA 43


6.7. Estado Actual del Sistema

Presionando las teclas [CTRL] + [E] desde cualquier lugar del sistema (dentro de una Empresa) aparece una pantalla que ofrece los siguientes datos:

Empresa en la que se está trabajando

Versión del sistema con el que se está operando

La misma pantalla aparece al entrar en la Empresa.

En todos los casos, la pantalla desaparece después de algunos segundos. También puede cerrarla haciendo un click sobre la misma.

6.8. Horas Trabajadas en la Empresa

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.9. BUSCAR COMPROBANTES 44


Cada vez que un usuario entra en la Empresa desde alguno de los sistemas ejecutables (Sueldos, Gestión, etc.) el sistema registra la fecha, hora de entrada y hora de salida de la misma. La próxima vez que entre a dicha empresa, en esta pantalla podrá visualizar esos datos y, además, el tiempo de permanencia por sesión y el tiempo total durante el período indicado.

Como el sistema toma la fecha y la hora que Windows le indica, si el sistema operativo tiene problemas (registra una fecha incorrecta, pierde la configuración de la hora, etc.) o el usuario modifica manualmente estos datos, la información que se muestra en esta pantalla será incorrecta.

Esta pantalla está ubicada en el Menú Principal - Otros - Herramientas de la Empresa, en los sistemas de Gestión (Gestión, Sueldos, etc) – En BTB SQL se encuentra únicamente en el ejecutable Auditoría (icono ´A´ de la carpeta Sistemas SQL BTB) en la opción Herramientas.

6.9. Buscar Comprobantes

Este procedimiento, que está en el Menú Principal - Otros - Herramientas, sirve para ubicar comprobantes ya ingresados cuando el sistema no permite cargar un nuevo comprobante, debido a que su numeración está repetida o cuando el original se generó fuera de secuencia de fechas.

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.10. COMPROBANTES FALTANTES 45


6.10. Comprobantes Faltantes

Este procedimiento, que está en el Menú Principal - Otros - Herramientas, sirve para detectar discontinuidad en la numeración de comprobantes ya ingresados.

6.11. Historial de un Comprobante

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.12. CONSULTAS DE CONTABILIDAD 46


Este procedimiento está en el Menú Principal - Otros – Herramientas e informa los documentos mencionados en otro documento.

Por ejemplo, en un recibo identifica las facturas cobradas y en relación a éstas identifica los remitos o pedidos cuyas unidades se incluyeron en las mismas y permite ver las Minutas completas de esos documentos.

6.12. Consultas de Contabilidad

Todos los procedimientos del sistema BTB están fuertemente vinculados con el módulo de Contabilidad, ya que de una u otra manera generan asientos contables.

Esta opción, que se encuentra en el Menú Principal - Otros - Herramientas, es de interés únicamente para los usuarios que no acceden a Contabilidad, fundamentalmente por dos motivos:

Si el usuario tiene el módulo de Subcuentas, para ingresar un asiento inicial que permita cargar la composición de saldos de cuentas corrientes, cheques, bancos, etc.

Cuando -usualmente debido a que los comprobantes originales se dañaron- es necesario ver los asientos contables y eventualmente borrarlos.

En ciertos casos, puede servir para agregar asientos de ajuste en la Empresa, y mantener así los saldos equivalentes a los que se manejan en el Estudio contable que la atiende.

El contenido y uso de la pantalla de Asientos está explicado en el Manual de Contabilidad

6.13. Cambio de Fecha de Comprobantes

Este procedimiento permite cambiar la fecha de cualquier comprobante registrado en el sistema (Asiento Contable, Factura, Recibo, etc.). La fecha (de origen, no de vencimiento) se modifica también en todos los registros vinculados con la operación (stock, valores, movimientos de cuenta corriente, etc.).

CONT.docx#C02

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.14. MODIFICAR FECHA DE INICIO DEL EJERCICIO 47


El cambio de fecha no puede retrotraer la operación a una fecha anterior a la de inicio del ejercicio vigente.

Si en la operación se utilizó Moneda Extranjera, la nueva fecha no modifica el tipo de cambio utilizado en la operación originaria. Cualquier cambio en ese sentido requiere un asiento de ajuste independiente.

6.14. Modificar Fecha de Inicio del Ejercicio

Esto procedimiento está disponible en Procesos Auxiliares (icono ´O´ del sistema).- Procesos Especiales – Contabilidad.

Es necesario porque los sistemas BTB Soft funcionan sobre una base contable en la cual es posible declarar un Cierre de Ejercicio. Cuando eso sucede, el sistema requiere definir la nueva

, con anterioridad a la cual no se permite agregar, modificar o Fecha de Inicio de Ejercicioborrar movimientos de ningún tipo.

Por ese motivo y como precaución, el sistema NO PERMITE INGRESAR en ejercicios anteriores al último cierre de ejercicio. Sin perjuicio de esto, existen procedimientos especiales para ciertos temas, como la reimpresión de facturas de períodos anteriores. Ver Procesos Auxiliares (icono ´O´ del sistema) – Procesos Especiales – Facturación.

Si bien el usuario puede modificar libremente la primera Fecha de Inicio definida al crear la empresa, esto está limitado por las condiciones siguientes:

No hay movimientos (contables o no) anteriores a la Fecha de Inicio Vigente

No hay movimientos (contables o no) anteriores a la Fecha de Inicio Nueva

En cualquier otro caso, el sistema no permite cambiar la fecha y eso crea un problema cuando es necesario corregir errores del pasado en empresas que utilizan el módulo de Contabilidad, porque un cierre de ejercicio impide acceder a movimientos anteriores al mismo (contables o no, como movimientos de productos).

El problema es que se pueden producir inconsistencias contables, si alguna de las modificaciones que se efectúan genera o altera movimientos contables. Eso sucede porque no se pueden modificar los asientos de cierre de los distintos ejercicios, que se generaron en forma automática en base a los datos contables existentes en cada fecha de cierre.

Cuando se modifica la Fecha de Inicio el sistema:

A) La nueva fecha de Inicio tiene que coincidir con la fecha de un asiento de apertura

anterior al último o bien con la fecha del asiento más antiguo en la base de datos

CONT.docx#C18

CONT.docx#C01

CONT.docx#C01

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.15. IMPORTACIÓN DE MAESTROS DE OTRA EMPRESA 48


B) Guarda la fecha de Inicio del Ejercicio vigente al momento de la modificación

C) Cada vez que se ingresa en la empresa, el sistema avisa que se está operando con

otra fecha de Inicio y que se pueden hacer modificaciones en las bases de datos

pero sin alterar los saldos contables.

D) Cuando se quiere volver, no se puede elegir una fecha de Inicio arbitraria, sino la

fecha mencionada en el punto B

E) Al volver el sistema hace un recálculo de saldos contable completo a partir de la

fecha A y verifica que los saldos contables (de todas las cuentas) después del último

asiento de cierre existente en la contabilidad son en todos los casos cero (0).

F) Si los saldos no son cero, no permite retomar la fecha de Inicio originaria.

NOTA

Una situación especial es cuando en el inicio de la empresa se colocó una fecha de inicio anterior al verdadero inicio de las operaciones (por ejemplo, se puso 01/01/2015 cuando era 01/01/18) y luego se registraron asientos contables en 2018.

En ese caso, la solución es simplemente ejecutar los cierres necesarios (ver Cierre de Ejercicio en el módulo de Contabilidad) en los ejercicios vacíos.

Recuerde que el sistema no acepta ejercicios de mas de 1 año, pero no exige que existan efectivamente asientos de cierre (se limita a cambiar la fecha de inicio de ejercicio).

6.15. Importación de Maestros de otra Empresa

El sistema prevé en los sistemas de Gestión la opción Otros – Herramientas - Importar Archivos (en el ejecutable Procesos Auxiliares - icono ´O´ del sistema- Importaciones – Maestros de SQL BTB), la importación de los maestros de Cuentas Contables y/o Centros de Costos y/o de legajos

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.16. MEJORAS DEL SISTEMA 49


de Clientes y Proveedores (en Consorcios es sólo Proveedores) y/o de Productos (incluyendo los Talles en su caso) provenientes de otra Empresa

Estos procedimientos sólo son posibles si en la empresa receptora no hay movimientos ingresados previamente (asientos contables, facturas, etc.)

Debido a que los archivos de Cuentas contables, de Cuentas por Omisión, de Diseño de IVA y de Situaciones Impositivas están fuertemente vinculados, la importación del maestro de Cuentas contables incluye la de todos esos archivos y requieren el previo borrado de los mismos (ver Manual de Cuentas).

En todos los casos, las importaciones están condicionadas a que no existan movimientos que se referencien a esos archivos maestros (movimientos contables, de cuentas corrientes, de productos, etc).

Tenga en cuenta que los archivos Maestros están fuertemente vinculados entre sí y eso requiere precauciones. Por ej., si desea importar Productos y la empresa de destino tiene su propio Plan de Cuentas, es prudente revisar cuidadosamente el estado del archivo recibido, ya que el sistema tiende a dejar en cero los códigos inexistentes y eso puede repercutir en rechazos o bloqueos cuando se intente efectuar operaciones.

Es importante que antes de importar un maestro lea las implicaciones de hacerlo en el manual correspondiente. Ver por ejemplo los Manuales de Cuentas Contables, Cuentas Corrientes y Centros de Costos.

6.16. Mejoras del Sistema

Esta pantalla, ubicada en Otros - Sistema del Menú Principal, brinda información sintética acerca de las principales modificaciones que introdujo cada nueva versión del Sistema.

Comentario [EB1]:

CTAS.docx#U03

IVA.docx#I01

IVA.docx#I03

CTAS.docx#U05

CTAS.docx#U11

ctcs.docx#T49

CECO.docx#S06

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.17. MINUTA DE UNA OPERACIÓN 50


Se pueden ver en orden de Versión o de los distintos Sectores del Sistema.

6.17. Minuta de una Operación

Este listado puede ser emitido con el botón {Minuta} (tecla [F5]) desde la pantalla de cualquiera de las operaciones y consultas del sistema (Asiento Contable, Factura, Recibo, Cuentas corrientes, Valores, etc.).

Contiene todos los movimientos contables y el detalle de cuentas corrientes, cheques, centros de costos, productos, etc. que intervienen en la operación. Puede ser utilizado como dato de referencia de la gestión o como respaldo de la contabilidad.

En el caso de entrada de Valores, el listado puede incluir información sobre la operación en la cual esos valores salieron.

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.18. CASH FLOW 51


Esta pantalla, ubicada en el Menú Principal - Otros – Herramientas (Listador de Minutas) de todos los ejecutables del sistema, permite imprimir la Minuta correspondiente a una Operación específica, cuando el sistema no puede dar una información precisa sobre el documento de origen (archivos dañados o incompletos). En este caso también se puede generar un archivo .pdf

6.18. Cash Flow

Esta pantalla (ubicada en Consultas del módulo de Gestión) permite generar un archivo que resume en forma diaria, semanal o mensual los importes a vencer de los movimientos de subcuentas con vencimiento (cuentas corrientes, cheques y bancos).

El sistema genera información hasta 36 períodos consecutivos (días, meses o años).

La información se presenta ordenada como un renglón por cada cuenta contable que contenga ese tipo de subcuentas y que tenga vencimientos en el lapso seleccionado.

Los importes se informan en pesos sin centavos. Si la cuenta es en moneda extranjera, los importes se convierten al tipo de cambio vigente el primer día del lapso por el cual se solicita el Cash Flow. Si ese día no existe tipo de cambio para esa moneda, el sistema lo requiere antes de iniciar el proceso.

En Saldo Inicial se puede agregar en forma optativa el importe disponible el primer día del lapso elegido (saldo de Caja o equivalentes en esa fecha).

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.18. CASH FLOW 52


El archivo generado por un proceso de Cash Flow queda disponible en forma permanente para ser listado. Existe un proceso de Depuración que permite eliminar los archivos innecesarios.

El listado puede ser generado en pesos sin centavos o bien en miles de pesos (en este caso con dos decimales.

Es posible exportar un listado de Cash Flow a planillas Excel (en BTB SQL son archivos .csv). En ese caso, el sistema agrega dos columnas para cada cuenta, donde se indican los importes totales de los vencimientos ANTERIORES y POSTERIORES al período que contempla el listado.

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.19. PELÍCULAS 53


6.19. Películas

En el Menú de la Empresa - Otros - Sistema - Demos y Tutoriales, está disponible una colección de películas breves (5 a 10 minutos) que describen la forma de operar de distintas aplicaciones del sistema (Consorcios, Sueldos, Gestión Industrial, etc) y también soluciones para distintas necesidades que surgen al operar el mismo (backups, borrado de empresas, etc)

6. OTROS PROCEDIMIENTOS 6.20. ENVÍO DE COMPROBANTES POR MAIL 54


6.20. Envío de Comprobantes por mail

Desde el sistema es posible enviar comprobantes por mail a los clientes, en especial facturas y estados de cuenta.

Esta pantalla está disponible en las opciones de Envío de Mails en Facturación y en Consultas – Clientes para establecer en cada caso el equipo desde el cual se enviarán los mails y las cuentas de mail que se utilizan para el envío.

6.21. Modificar Códigos en un Maestro

El sistema no permite la modificación del código de un registro de Maestro (por ejemplo, cuenta contable, legajo de un cliente, etc.) porque esos códigos se mencionan en múltiples movimientos a través de todo tipo de operaciones.

El código del Producto es actualmente la única excepción. Hay un procedimiento alternativo en Procesos Auxiliares (icono ´O´ del sistema) – Procesos Especiales – Productos que permite esa modificación afectando a todos los registros que contienen ese código (facturación, stock, etc.) desde el inicio de la Empresa.

FACT.docx#F102

ctcs.docx#T64

ctcs.docx#T64

7. CONFIGURACIONES 7.1 DATOS DE LA EMPRESA 55


7. CONFIGURACIONES

Las pantallas que se describen en este punto, permiten definir ciertos datos, criterios e interpretaciones que afectan luego al sistema en una o varias aplicaciones.

La variedad de esos datos y criterios es muy grande. Por ese motivo hemos tratado de agruparlos por tema, de manera que -aunque algunas de esas pantallas contengan asuntos que no tienen que ver entre sí- el usuario tenga una idea razonable de dónde buscar un asunto específico.

En general, las pantallas de configuración fueron agrupadas en el Menú Otros – Configuraciones, sin embargo, algunas se encuentran en los Menús de los módulos que son controlados por ellas (ej. Configuración de IVA y de Comprobantes).

A continuación, se tratan algunas de estas pantallas de configuración (las restantes son tratadas en el manual correspondiente al módulo que afectan). Ver, entre otros, Configuración Contable, de Cuentas por Omisión, de IVA, de Comprobantes y de Sueldos.

7.1 Datos de la Empresa

Estos datos son utilizados por varios módulos, en listados que requieren los datos básicos de la Empresa.

El CODIGO es un número arbitrario, que el sistema asigna al azar. Se utiliza para determinar el origen de los registros, cuando una Empresa recibe por transferencia movimientos originados en otras Empresas (por ejemplo, al unificar datos de sucursales). Puede ser modificado mientras no existan movimientos contables o de stock en la Empresa, pero NO ES PRUDENTE HACERLO, SALVO CASOS ESPECIALES Y ASESORADO POR TECNICOS DE BTB SOFT SA.

La situación ante el IVA de la Empresa define la letra de las facturas de venta que utiliza el módulo de facturación ('A' y 'B' o bien 'C', según sea el caso).

CONT.docx#C01

CTAS.docx#U03

IVA.docx#I05

SUEL.docx#D81

7. CONFIGURACIONES 7.2. IMPRESORA 56


Esta pantalla define varias opciones que hacen al comportamiento del sistema durante su operación normal en materia de Sueldos.

Empresa de Personal Temporario: dato necesario para el Form. 901 (AFIP)

PYME (para empresas comprendidas en las leyes 24.465 y 24.467): define un diseño especial para el Libro Ley 20.744.

Los datos de domicilio son asumidos por el sistema como 'Lugar de Trabajo' principal (ver Maestros - Lugares de Trabajo).

7.2. Impresora

Esta pantalla establece el tipo de impresora y los destinos de impresión que aparecerán en todas las pantallas que requieran este tipo de definición, salvo que se determine lo contrario en el momento del proceso (ver más arriba Visualización de Listados)

El check Configuración Local permite definir que la selección de la impresora a utilizar por el sistema (en cada terminal de la red) se determina localmente en cada terminal y no en el conjunto de la red.

Si marca el check Usar Impresora por Omisión determina que utilizará la Impresora Predeterminada declarada en Windows (para esa terminal en particular o para el conjunto de la

7. CONFIGURACIONES 7.3. CONFIGURACIONES LOCALES 57


red, según se defina en el párrafo anterior). De lo contrario, se activa el botón {Cambiar}, que permite establecer la impresora que se utilizará, para lo cual se ingresa en las pantallas propias de Windows.

La opción Destino, define si (por defecto) el sistema sugiere que cada listado se imprime, se despliega en pantalla o se genera un archivo en formato .pdf (Acrobat), tanto para listados como para ciertos comprobantes como el recibo de Sueldos.

En las pantallas donde se definen las características de un listado se debe determinar además:

Si se imprime, la cantidad de copias (por omisión es 1)

Si se genera un archivo .pdf, el Nombre del mismo. El sistema graba el archivo en C:\Win-BTB\Datos\Empresa\Salidas C:\Sql-BTB\Datos\Empresa\Salidas

7.3. Configuraciones Locales

Esta configuración se aplica en la terminal de la red desde la cual fue definida y no tiene efectos sobre otras terminales ni sobre otras empresas en la misma terminal. Define el Punto de Venta por defecto y si es o no modificable durante el proceso de carga de comprobantes (recibos, órdenes de pago, facturas, etc).

Si el Punto de Venta por defecto es 0 (cero) las pantallas donde se ingresan los comprobantes memorizarán el último Punto de Venta con el que se operó (cualquiera sea éste).

Si el Punto de Venta por defecto es cualquiera de los existentes, las pantallas donde se ingresan los comprobantes indicarán siempre al principio ese Punto de Venta y no se permitirá modificarlo, salvo que esté marcada la opción 'Permite modificar el punto de venta'. Sin embargo esa modificación no será memorizada cuando se cierren y vuelvan a abrir las pantallas mencionadas

7.4. Configuraciones Varias

Esta pantalla, ubicada en el Menú Otros – Configuraciones Generales contempla configuraciones diversas que se unifican por una cuestión de simplicidad de diseño. Estas se refieren a los campos siguientes

7. CONFIGURACIONES 7.4. CONFIGURACIONES VARIAS 58


7.4.1. Valores

El sistema asigna automáticamente un Código Interno correlativo a cada valor recibido, dentro de una Empresa, cualquiera sea la cuenta donde se registre. Ese código, que consta de una letra y un número, es el que debería anotarse al dorso del valor.

En esta pantalla aparece -y se puede modificar- el próximo código a asignar. La letra ('A' en el ejemplo) permite reiniciar la secuencia desde 1, cuando el número correlativo se vuelve incómodo para usar por la cantidad de dígitos que contiene. Como estos números NO PUEDEN DUPLICARSE (en la misma Empresa), puede volver al 1 simplemente poniendo 'B' en la letra.

La Registración de datos para la RG 1547 define si -al ingresar un valor recibido de terceros- se exige identificar el CUIT del firmante y si en las cuentas contables del tipo 'Banco' se indica el CUIT del Banco donde la Empresa tiene la cuenta.

Esta información se vincula con las Órdenes de Pago y con la confección del archivo requerido por la AFIP para identificar con qué valores se abonó cada factura de Compras (ver Manual de Pagos y Cobros). Solamente puede utilizar esta opción si opera con los módulos de IVA (o Facturación) y de Subcuentas, que administra bancos, cartera de valores y cuentas corrientes.

7.4.2. Bancos

Esta pantalla habilita el control del uso secuencial de los cheques en cada una de las cuentas bancarias de la Empresa.

La Reutilización de un Nº de cheque ya emitido de acuerdo a los registros de la Empresa, está desactivada por defecto.

PAGO.docx#P12

PAGO.docx#P12

BANC.docx#B13

7. CONFIGURACIONES 7.4. CONFIGURACIONES VARIAS 59


La opción de Sugerir el Nº del cheque implica que el sistema propondrá el primer número disponible en la chequera de numeración más baja. El siguiente check impide que el operador modifique el Nº de cheque propuesto por el sistema.

7.4.3. Varios

7.4.3.1. Control de fechas

En la carga de los movimientos (contables, IVA, facturas, etc.) el sistema pide que el operador defina la fecha de la operación. Si comete un error en ese paso, debe rehacer la operación, cuando las implicancias y conexiones contables, de saldos, etc. no permiten cambiar fechas.

Si marca una de estas opciones, el sistema avisará cuando la fecha indicada es posterior a la que registra el sistema operativo de la computadora y -en su caso- impedirá que la operación continúe registrándose

Por el tema de Bloqueo de Movimientos Anteriores a una Fecha, ver en este Manual - Bloqueo

7.4.3.2. Informa Nº de Asiento

Al grabar cualquier operación con efectos contables (facturas, pagos, etc), muestra un aviso con la fecha y el número del asiento contable.

7.4.3.3. Graba Salidas en forma Local

Cuando se exporta un archivo a formato .CSV ó .PDF y se desea mantenerlo confidencial, se guarda en el disco local (c:\sistemas.btb\empresa), en lugar de grabarlo en una carpeta genérica (\sql-btb\datos\empresa\salidas) donde lo puede ver cualquier persona.

7. CONFIGURACIONES 7.5. MONEDA EXTRANJERA 60


7.5. Moneda Extranjera

Esta configuración solamente se requiere si la llave del sistema tiene activo el módulo de Moneda Extranjera, que utiliza las tablas de cotizaciones. Ver también Manual de Cuentas - Plan de Cuentas.

La Moneda por Defecto es la que muestra el sistema en cualquier situación que requiera definir un código de moneda extranjera. Puede ser modificado por el usuario durante la operación.

El Botón de Cambio a Pesos se utiliza en operaciones especiales de IVA y Facturación.

INFO.DOCx#E69

8. COPIAS DE SEGURIDAD 8.1. BACKUP EN BTB WINDOWS 61


8. COPIAS DE SEGURIDAD

8.1. Backup en BTB Windows

Los Sistemas BTB operan con múltiples archivos muy relacionados entre sí, de manera que un daño significativo en alguno de esos archivos puede hacer muy difícil o imposible recuperar partes importantes de la información.

Si bien esa no es una situación frecuente, el perjuicio potencial obliga a tomarla muy en cuenta, lo mismo que la pérdida de archivos por error humano y por daños físicos o robo del equipamiento.

Los Sistemas BTB permiten que el procedimiento de Backup sea relativamente sencillo, ya que toda la información correspondiente a una Empresa está en una sola carpeta con su nombre, y las carpetas de todas las empresas están dentro de la carpeta WIN-BTB \ DATOS. Por lo tanto es fácil que Ud. organice su propio esquema de seguridad, copiando periódicamente en un soporte magnético (zip, CD, etc.) la carpeta DATOS y/o las carpetas de las empresas que desee. En estos casos, si al recuperar los archivos se produce un error del tipo 'Access Denied' puede usar el procedimiento de reparación que elimina las marcas de 'Solo Lectura'.

Este sistema no tiene un procedimiento propio de Backup automático.

Independientemente de la forma en que genere sus copias de seguridad (backup), recomendamos que adopte como mínimo las siguientes medidas:

Realice backups con la frecuencia necesaria. El criterio básico es cuánto perjuicio y molestias (horas de trabajo para volver a grabar y controlar datos, para ir a buscar comprobantes archivados fuera de su alcance, etc.) está dispuesto a soportar en caso de pérdida de los archivos. Si considera intolerable perder 8 horas (recuerde que además de recuperar los datos perdidos, tiene que seguir con sus tareas normales) haga backup cada 6 horas.

Haga backup sistemáticamente, fijando días y horarios para esa tarea. La peor solución es hacerlo 'a veces', porque va a descubrir -cuando el problema es irremediable- que su último backup es de hace 3 meses.

No grabe un backup sobre el medio magnético donde tenía el último que hizo. Si se produjo una falla no detectada en el lapso intermedio, lo va a perder todo.

En ese sentido es recomendable que mantenga protegidos los últimos backups disponibles (por ej. uno por mes y los de las últimas semanas), debidamente identificados. Si usa medios magnéticos regrabables (zips, CDs, etc.) y quiere mantener un solo medio físico en su poder, grabe cada backup denominándolo con la fecha de la operación, lo que evita que se grabe uno encima de otro.

No es recomendable guardar la copia de seguridad en el propio disco rígido (salvo para su disponibilidad inmediata) por los riesgos de daño o pérdida del equipamiento.

Mantenga los backups (o por lo menos un ejemplar de ellos) fuera de su oficina. En caso de robo o incendio es muy común que se pierdan los equipos y también los backups.

Periódicamente restaure alguna de sus copias de seguridad para confirmar que existen y se pueden recuperar en caso de necesidad.

8. COPIAS DE SEGURIDAD 8.2. BACKUP LOCAL EN BTB SQL 62


8.2. Backup Local en BTB SQL

Los Sistemas BTB SQL operan con múltiples tablas relacionadas entre sí, de manera que un daño significativo en alguna de esas bases puede hacer muy difícil o imposible recuperar partes importantes de la información.

Si bien esa no es una situación frecuente, el perjuicio potencial obliga a tomarla muy en cuenta, lo mismo que la pérdida de datos por error humano, ataque de virus o por daños físicos del equipamiento.

En BTB SQL toda la información correspondiente a cada Empresa está en el Motor junto con la de las restantes empresas. La generación del backup de una empresa implica obtener en forma selectiva esa información, de manera que pueda ser recuperada posteriormente.

El usuario puede definir la frecuencia con la que desea que el sistema le informe la necesidad de hacerlo.

Este procedimiento se activa en cada Empresa desde Otros – Herramientas – Configuración Backup e indica cada cuántos días se debe hacer una copia de seguridad y la cantidad mínima de copias de seguridad que deben existir para cada empresa. El incumplimiento de cualquiera de esos límites dispara un aviso cada vez que se ingresa en la empresa.

El backup de una Empresa se puede iniciar desde Otros – Herramientas – Copia de Seguridad o bien respondiendo a un aviso del sistema. Se recomienda no hacer tareas en la empresa durante esa operación.

8. COPIAS DE SEGURIDAD 8.3. BACKUP GENERAL EN BTB SQL 63


Los archivos de backup se encuentran en la carpeta Backup ubicada en la carpeta \sql-btb del Servidor y pueden ser eliminados en la misma.

Tienen el nombre de la Empresa y la fecha del procedimiento, lo que permite mantener disponibles varios backups de la misma empresa y depurarlos periódicamente.

8.3. Backup General en BTB SQL

El procedimiento de Backup General permite obtener el backup individual de TODAS las empresas ubicadas en el Servidor.

Se accede al mismo desde el ejecutable Mantenimiento (icono ´MA´ del sistema).

Consiste en la generación de un archivo .bat general que se ubica en el directorio \sql-btb\Herram y en la posibilidad de ejecutarlo a continuación, confeccionando los backups individuales de todas las empresas.

Las copias cumplen las mismas condiciones de nombre y ubicación mencionados para el backup individual.

Si se considera oportuno, el archivo .bat se puede agregar al programador de tareas de Windows para automatizar el proceso, pero debe tener en cuenta que las nuevas empresas que se agreguen no se incluyen automáticamente en dicho archivo.

Como las copias de seguridad se graban en el disco rígido se corre el riesgo que, en caso de rotura del disco, ataques de virus, etc., se pierda toda la información. Por lo tanto aconsejamos:

a) copiar en forma periódica las copias de seguridad en un CD/DVD ubicado en un lugar alejado de la oficina o en la nube.

b) Restaurar (ver punto siguiente) periódicamente el backup de alguna empresa para confirmar que el mismo existe y se puede recuperar en buen estado

8.4. Restauración

Este punto se refiere a la recuperación del backup de la empresa para transformarlo en una empresa activa y utilizable.

8. COPIAS DE SEGURIDAD 8.4. RESTAURACIÓN 64


Debido a que se está trabajando con un Motor de base de datos, esta operación tiene varios pasos, que se encuentran disponibles en el ejecutable Mantenimiento (icono ´MA´ del sistema).

La secuencia es la siguiente:

a) Renombrar la empresa actual

Este proceso le cambia el nombre a una empresa existente sin alterar su contenido, lo que permite restaurar los datos del backup como una nueva empresa sin destruir los datos existentes.

El nuevo nombre aparece automáticamente como disponible para seleccionar la empresa e iniciar las tareas en la misma.

El mismo procedimiento se utiliza para cambiar el nombre de la empresa por cualquier otro motivo.

b) Restaurar la empresa

Este proceso crea una nueva empresa y restaura su contenido a partir de una copia de seguridad existente en la carpeta Backup ubicada en la carpeta \sql-btb

El sistema impedirá la restauración si la empresa ya existe con el mismo nombre de la copia de seguridad (ver Renombrar más arriba).

8. COPIAS DE SEGURIDAD 8.4. RESTAURACIÓN 65


c) Borrar la empresa

Si el único objetivo de este procedimiento es verificar el estado del backup de una empresa, una vez terminada esa tarea y verificado que su contenido es el correcto, la vieja Empresa puede ser borrada (o bien se puede borrar la nueva Empresa y renombrar la vieja).

9. DISEÑO DE COMPROBANTES 9.1. COMPROBANTES DISPONIBLES 66


9. DISEÑO DE COMPROBANTES

9.1. Comprobantes Disponibles

Las opciones de esta pantalla, se refieren a formularios cuya disponibilidad depende de los módulos del sistema que estén activos. Esas opciones definen ciertos procedimientos de impresión por omisión, modificables en cualquier momento, excepto en los casos en que - como es el caso de las facturas - esos procedimientos respetan exigencias legales.

Por ejemplo, si está activo el módulo Pagos y Cobros, puede imprimir Recibos u Órdenes de Pago. Las opciones son:

Si el formulario se considera 'Formulario Legal', el sistema controla la numeración correlativa a través del Maestro de Puntos de Venta.

Si el formulario es Entrada de Fondos o Salida de Fondos, completar este sector implica que estos comprobantes usan la misma numeración que los Recibos o las Órdenes de Pago, respectivamente. De lo contrario estos comprobantes siguen su propia numeración controlada desde el Punto de Venta.

Si en el formulario se imprimen los valores recibidos o entregados (según sea el caso). Por otro lado, siempre existe la posibilidad de imprimirlos por separado, en un Listado anexo que hace referencia al recibo u orden de pago original.

Si al cargar el formulario aparece en forma automática la numeración legal (próximo número disponible) o queda el espacio vacío para que lo complete el operador.

Si al cargar el formulario se puede modificar la numeración generada por el sistema. Esto permite mantener el control numérico pero con la posibilidad de corregir o intercalar algún comprobante fuera de orden. Si la numeración no es automática sino ingresada por el operador, este check está forzosamente activo

INFO.DOCx#E42

9. DISEÑO DE COMPROBANTES 9.2. NUMERACIÓN DE COMPROBANTES 67


9.2. Numeración de Comprobantes

La numeración de los formularios en este sistema presenta variantes de acuerdo al tipo de formulario de que se trate. El control de esta numeración se hace por separado en cada Punto de Venta de la empresa.

El sistema no admite la duplicación de números de comprobantes cuando la misma puede llevar a confusión sobre la validez de los datos. En ciertos casos se resuelve el tema a través del control de códigos complementarios (por ejemplo el código de proveedor pone la diferencia en la carga de facturas de compras idénticas en sus restantes elementos).

En todos los casos, existe la posibilidad de una Numeración 'Legal' cuya correlatividad controla el sistema, a través del Maestro de Puntos de Venta. Esta numeración (que incluye siglas y/o letras, código de punto de venta y número de formulario, como FV A-0001-00000897) es la que se utiliza para los registros contables, impositivos, etc.

La letra es fija y asignada por el sistema en el caso de los Remitos ('X' o ´R´ a opción del usuario), Pedidos ('P') y Presupuestos ('U').

La Numeración Legal admite o no duplicaciones de acuerdo a las exigencias legales de cada tipo de formulario (por ejemplo, la prohibición de duplicar facturas de ventas es absoluta).

En el Módulo de Pagos y Cobros, que usa básicamente formularios de Recibos y Órdenes de Pago pero en el marco de operaciones muy variadas (cuentas corrientes, pagos en efectivo, etc.), el criterio es el siguiente:

El sistema controla la correlatividad y no duplicación de los datos a través de dos códigos internos, no controlables por el usuario, que se aplican en común a todas las Entradas de Fondos (en las que se incluyen los Recibos) y a todas las Salidas de Fondos (en las que se incluyen las Órdenes de Pago).

Estos códigos se identifican como EF (entradas de fondos) y SF (salidas de fondos) y son correlativos para cada Punto de Venta. Por ejemplo, un Recibo, independientemente de su propia numeración, puede estar identificado como EF 3-2348, donde el 3 indica el Punto de Venta donde se originó

Los Recibos y Órdenes de Pago, utilizados en cuentas corrientes de clientes y proveedores, tienen su propia Numeración Legal.

Los formularios de Ingresos y Egresos que no se originan en cuentas corrientes (Otros Pagos y Otros Cobros) pueden adherir optativamente a la Numeración Legal de las Órdenes de Pago o Recibos, respectivamente. Si no lo hacen, para toda la información contable asumen el código interno explicado más arriba (SF o EF).

INFO.DOCx#E42

INFO.DOCx#E42

9. DISEÑO DE COMPROBANTES 9.3. DISEÑO 68


9.3. Diseño

VER TAMBIEN: Datos Generales - Sectores - Elementos - Variables - Area Gráfica - Listados del Modelo

El diseño de los comprobantes es modificable por el usuario, lo mismo que la cantidad de ejemplares a emitir y la forma de impresión.

Esta pantalla enumera todos los comprobantes cuyo diseño puede ser modificado por el usuario. Su efectiva disponibilidad depende de los módulos que estén autorizados en el sistema que se esté utilizando (por ej. el Recibo y la Notificación de Deuda solamente son accesibles si puede operar en Cuenta Corriente de Clientes).

Es posible crear múltiples diseños por cada tipo de comprobante (partiendo de un diseño estándar) y hacer que los mismos se utilicen alternativamente en distintos Puntos de Venta. El diseño de Origen que aparece en la pantalla indica (para los nuevos diseños) el diseño estándar que se utilizó como punto de partida. Los diseños estándar de Origen solo pueden ser creados por BTB Soft.

Como caso especial, el comprobante de Pedidos (Órdenes de Compra) puede tener un diseño distinto en compras y en ventas, inclusive cuando se imprime desde un mismo Punto de Venta.

En el caso de comprobantes relacionados usualmente con operaciones de Ventas (facturas, remitos, etc) las Configuraciones respectivas pueden indicar que también se imprimen sus similares vinculados con Compras, utilizando el mismo diseño.

INFO.DOCx#E114



Otras definiciones que afectan la forma en que se diseñan los comprobantes aparecen en las pantallas de Configuración. Ver en este Manual - Comprobantes Disponibles.

Si presiona la tecla de modificación, accederá a las pantallas de diseño.

NOTA:

En ciertos casos, los usuarios necesitan que las facturas y remitos de ventas se impriman utilizando impresoras de matriz de puntos o bien controladores fiscales. Como esas tecnologías no son automáticamente compatibles con Windows, son necesarias pantallas especiales para el diseño de esos formularios.

El uso de estas pantallas (que forman parte de una Configuración Local) se explica más adelante, pero para evitar reiteraciones, se entiende que el usuario accede a esos temas conociendo los conceptos básicos de diseño del sistema (variables de cabecera, detalle y pie, etc).

Esta pantalla aparece para cada uno de los comprobantes que pueden ser diseñados desde el sistema. Su contenido es el siguiente:



9.3.1. Diseño General

Papel: define en qué formato de papel se imprimirá. Las opciones son A4, Carta u Oficio.

Copias: indica la cantidad de hojas que se imprimen. En todos los casos, las sucesivas impresiones son exactamente iguales.

Ejemplares por Hoja: habitualmente es uno, pero en el caso de formularios pequeños (como ciertos recibos) puede definir, por ejemplo, que el original y el duplicado se imprimen en una misma hoja que después se corta.

El caso de las facturas de ventas con un detalle de bajo el mismo varias hojasnúmero de factura, se trata más abajo por separado.

Líneas Detalle por Ejemplar: determina el largo del formulario impreso, porque la Cabecera y el Pie de un formulario son estructuras únicas de tamaño fijo, mientras que cada renglón del Detalle es una estructura que se repite tantas veces como autorice esta opción. Los renglones de Detalle van entre la posición inferior del área de la Cabecera y la posición superior del área del Pie.

Ajustes: Debido a las características de los distintos modelos de impresora y/o a irregularidades en la ubicación de los datos pre impresos en la hoja por la imprenta, puede ser necesario ajustar en bloque la impresión de la cabecera o el pie del original o duplicado (moviendo todos los datos juntos hacia arriba, hacia abajo o en forma lateral) o bien extender la separación natural entre original y duplicado (espaciado entre copias).

Los datos se expresan en milímetros. Los ajustes referidos al duplicado y el espaciado entre ejemplares se aplican sólo cuando hay dos ejemplares por hoja.

Espaciado entre Párrafos: Esta opción sólo está disponible en algunos comprobantes, en cuyos detalles puede aparecer una mezcla de renglones aislados y párrafos de varios renglones (por ej. el Informe de Gastos de Consorcios). Si bien el sector Detalle (ver abajo)

INFO.DOCx#E127



determina el espaciado entre renglón y renglón, esta opción genera un espacio independiente y optativo entre párrafo y párrafo.

Imprimir Fondo: En algunos comprobantes (en particular facturas) existe la posibilidad de que los datos impresos se superpongan a un fondo gráfico predeterminado por el usuario. Se puede determinar si el fondo se aplica al comprobante cuando se utiliza una impresora o cuando se vuelca a un archivo .pdf.

9.3.2. Sectores

El diseño de cada formulario se plantea en 3 sectores o franjas separadas (Cabecera - Detalle - Pie), que se definen en solapas diferentes.

En ciertos formularios (por ej. el Detalle de Gastos en el sistema de Consorcios) se prevén cortes de control (Subtotales) en el Detalle, de manera que existen además dos áreas independientes, llamadas Cabecera de Corte (o sea el título de varios renglones de Detalle consecutivos) y Pie de Corte (por ejemplo un SubTotal de los importes de esos renglones de Detalle).

En cada uno de los sectores o franjas citados, se pueden colocar en forma visual los siguientes elementos:

Variables que ofrece el sistema (datos del legajo, del producto vendido, de la forma de pago o cobro, etc.)

Textos optativos escritos por el usuario



Imágenes (como el logo de la empresa)

Líneas de separación.

Las variables del sistema están contenidas en el mismo y no pueden ser generadas por el usuario, pero éste puede decidir si las incluye o no en su formulario. Los restantes elementos (textos, imágenes y líneas) pueden ser agregados por el usuario de acuerdo a sus necesidades.

A los fines prácticos del diseño, se debe optar por trabajar alternativamente en una de las tres franjas. Al seleccionar el tab (de Cabecera, Detalle o Pie), se accede también a cuestiones básicas de diseño de esa parte del formulario (ancho y alto del sector y tipo, cuerpo y color de las letras).

Los largos, anchos, etc. aquí mencionados se miden en milímetros excepto en las líneas, que se miden en 'puntos'. Esto puede producir leves imprecisiones, porque el lenguaje opera con 'puntos' (donde 2 puntos equivalen aproximadamente a 1 mm).

El tipo, cuerpo y color de las letras indicados en el sector izquierdo afectan al Sector en su conjunto (Cabecera, Detalle o Pie), operando en los distintos elementos como valor por omisión. Estos valores se pueden modificar para cada elemento de manera individual (Ver el punto siguiente).

9.3.3. Elementos

Con esta pantalla se pueden definir y/o modificar las características (tamaño, ubicación, tipografía, etc) de los elementos en el Sector (Cabecera - Detalle - Pie) que está diseñando.

En todos los casos, se definen los siguientes datos en milímetros para textos, variables e imágenes y en 'puntos' para las líneas.



X : distancia horizontal, medida en milímetros, entre el margen izquierdo del sector (no del comprobante) y el elemento.

Y : distancia vertical, medida en milímetros, entre el borde superior del sector y el elemento. Al tratarse de elementos independientes en sí mismos, las líneas de Detalle tienen Y = 0.

Ancho: ancho del elemento en milímetros

Alto : alto del elemento en milímetros (generalmente coincide con el cuerpo de la letra usada)

Todos los elementos por omisión tienen el tipo, cuerpo y color de letra especificado para el sector (Cabecera, Detalle o Pie). Sin embargo, lo puede modificar desde aquí, lo mismo que la cantidad máxima de caracteres que acepta el elemento y, en el caso de una variable, si es de tipo numérica o de texto.

En el caso de variables numéricas, existe la opción de imprimirlas aunque su valor sea cero. Por ejemplo se imprimiría un importe de valor 0,00.

Como el espacio que ocupa cada carácter depende del propio carácter y del tipo y cuerpo de letra seleccionado, es importante analizar la relación entre el máximo de caracteres establecido para el elemento y el ancho del campo que se le asigna.

Esto es particularmente importante cuando se trata de textos de tamaño variable, como la descripción de un producto en el Detalle de la factura, importes expresados en letras, etc. en cuyo caso es necesario probar varios casos para asegurar que el espacio asignado es suficiente.

Cada tipo de elemento requiere definiciones propias adicionales:

9.3.3.1. Variables del Sistema



Las variables del sistema no pueden ser creadas por el usuario. Las variables disponibles para cada tipo de formulario se detallan más adelante en este Manual

El sistema provee una tabla de variables disponibles para cada formulario, de acuerdo a las características del mismo. Esa Tabla aparece si presiona la tecla [F4] desde el campo de Código, que se habilita al presionar el botón {Agregar}. Asimismo, puede imprimirla utilizando el botón {Variables Disponibles} que aparece al pie de la pantalla principal.

Cada variable indica un Sector del comprobante donde se pueden ubicar. El Sector no puede ser modificado por el usuario.

Las variables que indican 'Común' están disponibles desde el inicio de la impresión y representan en general datos fijos (del legajo del cliente, número de factura, fecha, etc.). Esas variables pueden ser colocadas en los Sectores 'Cabecera' y 'Pie' del Comprobante.

Las variables que indican 'Pie' provienen de cálculos posteriores al inicio de la impresión (por ej. totales de una factura, importe en letras de un total, etc.) por lo que su contenido sólo está disponible en el Sector 'Pie' del Comprobante.

Las variables que indican 'Detalle' pertenecen al contenido de los renglones del comprobante (productos de la factura, conceptos cobrados en un recibo, etc.). En el diseño aparece un solo renglón, porque su contenido y forma es común a todos los renglones del detalle.

La impresión de una variable puede ser condicionada de acuerdo a si el comprobante se imprime en pesos o bien en moneda extranjera. Estas opciones están disponibles si la llave del sistema tiene activo el módulo Moneda Extranjera.

Cuando las facturas, remitos o pedidos se calculan y/o se imprimen en moneda extranjera, existen ciertas variables que se deben imprimir especialmente por razones legales o informativas (por ej. la moneda utilizada, el tipo de cambio, etc). Estas opciones permiten utilizar un diseño único de comprobante que se imprime alternativamente en pesos o en otra moneda.

FACT.docx#F60

FACT.docx#F60



La opción ´Es parte del Texto de Equivalencia´ responde a la necesidad de disponer de un texto que indique la equivalencia en otra moneda, cuando la factura se genera con una lista de precios en pesos y se imprime en pesos pero la cuenta corriente es en moneda extranjera. En ese caso es deseable que en el cuerpo de la factura se indique la moneda extranjera, el tipo de cambio y el valor adeudado en esa moneda.

Su uso depende de una configuración en el legajo del Cliente.

Las variables tienen una longitud MAXIMA, pero es posible modificarlas en menos (en cuyo caso pierden las posiciones de la izquierda). Para esto, debe seleccionar la variable haciendo doble click sobre la misma y presionar luego el botón {Mostrar}.

Las variables pueden ser impresas como 'NUMEROS' o como 'TEXTOS'. En el primer caso, se entiende que aparecen con un formato que separa los miles de unidades con comas y los decimales con puntos (por ej. 10,234.85) y puede definir si desea que el número aparezca con 0, 2, 3 o 4 decimales.

Si desea que una variable se imprima en varios lugares del formulario, puede seleccionarla varias veces e incluirla en tantas ubicaciones distintas como desee.

El sistema permite imprimir el listado de las variables disponibles para el formulario que se está diseñando, así como el de las variables ya ubicadas. Las variables identificadas como 'L' (locales) son las que calcula el sistema durante el proceso de impresión (como el importe del comprobante expresado en letras), o sea que no provienen de registros generados durante el proceso propiamente dicho.

ctcs.docx#T77



9.3.3.2. Textos

Los textos ingresados por el usuario son optativos: puede modificarlos, cambiarlos de lugar, eliminarlos o agregar otros nuevos. En lo que corresponda, se aplican los mismos criterios que en el caso de Variables.

En particular, los textos pueden tener hasta 256 caracteres, que a los fines de la impresión se dividen en renglones sucesivos de igual tamaño que el mayor texto contenido en una Variable.



9.3.3.3. Imágenes

Requieren mencionar la ubicación del archivo desde el cual se captura la imagen durante el proceso de impresión.

En el caso de los Recibos de Sueldos, el sistema permite determinar si la Imagen va en todos los ejemplares del Recibo o solamente en alguno. Esto sirve para imprimir la Firma del Empleador, cuando se hace en forma digital únicamente en el ejemplar del Empleado.

9.3.3.4. Líneas



Requiere determinar el cuerpo de la línea y su largo. Una línea horizontal no tiene Alto (si indica un número en este sector, generará una línea diagonal).

9.3.4. Área Gráfica

Esta área muestra la forma en que aparecerá impreso el Sector que se está diseñando (Cabecera, Detalle o Pie).

Las variables aparecen con su tamaño, nombre, color y tipo de letra. Si se ubica con el cursor en una variable o en un renglón que no muestra claramente su nombre, aparece éste en un recuadro.

Si hace doble click con el mouse en un elemento cualquiera, se despliega la pantalla que permite modificar sus características (ver Elementos).



Si presiona el botón {Variables Ubicadas} al pie de la pantalla, aparecerá una pantalla con todos los elementos que actualmente forman parte del Comprobante en todos sus sectores, ordenadas de acuerdo al Sector y a las coordenadas X e Y. Esta pantalla permite ver el conjunto de los elementos ya incluidos y/o modificar su apariencia, inclusive el cuerpo de las líneas.

La Cantidad de Caracteres es el máximo que acepta el archivo al grabar los registros. Si se reduce en una variable de texto, se eliminan caracteres a la derecha, mientras que si se hace lo mismo con una variable numérica, se eliminan a la izquierda.

Además, es posible uniformar la alineación vertical u horizontal y/o la apariencia de varios elementos. Para eso, debe marcarlos con la tecla [F5]) y luego (en la pantalla siguiente, que aparece al presionar la tecla [F6] Alinear) puede asignarles el mismo alto y/o largo y/o la misma posición X o Y.



Esta pantalla permite uniformar las coordenadas y el tamaño (largo y alto) de distintas variables, en forma independiente o en conjunto. Las coordenadas se pueden fijar específicamente (en las dos primeras opciones) o como un desplazamiento vertical u horizontal a partir del punto donde están ubicadas

9.3.5. Procedimientos de diseño gráfico

El procedimiento normal para agregar, borrar o modificar los elementos que se desea imprimir en cualquiera de los sectores, es esencialmente gráfico y se ejecuta utilizando el mouse.

Las operaciones que se mencionan a continuación se pueden cancelar en cualquier momento presionando la tecla [Enter]

Se puede crear un nuevo Elemento (texto, variable, imagen o línea) presionando el botón respectivo

y luego haciendo click en el área de la pantalla donde se pretende ubicar el elemento. Automáticamente aparecerá la pantalla que permite definir la ubicación y características exactas del elemento, con las coordenadas correspondientes al punto donde se lo ubicó en forma estimativa.

La operación se puede cancelar antes de marcar la posición, con el botón FIN o con la tecla [Enter]

Un click del botón izquierdo del mouse sobre un elemento de la pantalla lo selecciona (aparece enmarcado en rojo).

Un click mientras se mantiene presionada la tecla [Control] permite seleccionar elementos adicionales al primero (varios elementos seleccionados al mismo tiempo). En



este caso, el ÚLTIMO elemento seleccionado aparece enmarcado en rojo y azul y se usa como referencia para las operaciones posibles con varios elementos:

1. Alinear con el borde izquierdo (del elemento de referencia)

2. Alinear con el borde derecho

3. Alinear con el borde superior

4. Alinear con el borde inferior

5. Hacer que los restantes elementos tengan el mismo ancho y alto que el elemento de referencia.

La operación se selecciona marcando primero los elementos y presionando luego el botón respectivo.

Un elemento seleccionado puede ser arrastrado mientras se mantiene apretado el botón izquierdo del mouse.

Un elemento seleccionado se puede modificar o borrar utilizando las teclas respectivas

También se puede modificar la posición y otras propiedades de un elemento haciendo doble click sobre el mismo, en cuyo caso aparecerá la pantalla que permite modificar las características del elemento.

9. DISEÑO DE COMPROBANTES 9.4. IMPORTACIÓN DE DISEÑOS 82


9.3.6. Fondo del Comprobante

En algunos comprobantes (en particular facturas) existe la posibilidad de que los datos impresos se superpongan a un fondo gráfico predeterminado por el usuario.

En la solapa Diseño General se marca un check ´Habilitar Fondo´, que habilita seleccionar un archivo de fondo, que puede reemplazar el dibujo que aparece en un comprobante preimpreso.

Estos archivos pueden ser del tipo JPG ó WMF. En la impresión de comprobantes ambos funcionan bien.

Se puede determinar si el fondo se aplica al comprobante cuando se utiliza una impresora, cuando se vuelca a un archivo .pdf o en ambos casos.

Si se desea generar un archivo .PDF para luego enviarlo por mail, se aconseja utilizar una ´impresora a PDF´, que se instala y funciona como una impresora normal, salvo que al enviarle una tarea pide el nombre del archivo donde se guardará la impresión.

Dentro del CD de instalación del sistema, dentro de una carpeta llamada Varios, puede encontrar la impresora a PDF llamada Cute PDF Printer que es de distribución libre y gratuita (para más información puede ingresar a www.cutepdf.com)

9.4. Importación de Diseños

En un proceso de Importación, cada formulario se importa completo (equivale a traer el diseño de un formulario, listo para imprimir) y reemplaza totalmente al que estaba antes.

Existen distintas opciones:

9.4.1. Importación desde otra Empresa

http://www.cutepdf.com/



El diseño de cada formulario puede ser importado completo desde otra Empresa del Servidor, tanto en su versión para Matriz de Puntos como en la normal para impresoras Windows.

En el caso de tener que importar formularios de una empresa que NO se encuentra en el mismo Servidor, en el ejecutable Procesos Auxiliares (icono ´O´) en la opción Transferencias – Maestros – Diseño de Comprobantes - Exportar, es posible exportar el conjunto completo de comprobantes de una Empresa (los archivos quedan en una carpeta denominada /sql-btb /Datos /Empresa /Exportar)

El archivo mencionado puede ser copiado en una carpeta /sql-btb /Datos /Empresa /Importar de la empresa receptora para incorporarlo a la misma desde el ejecutable Procesos Auxiliares (icono ´O´) en la opción Transferencias – Maestros – Diseño de Comprobantes – Importar.

Tener en cuenta que esta operación se ejecuta para el conjunto completo de comprobantes, de manera que el mismo elimina los diseños existentes previamente en la empresa receptora.

9.4.2. Copiado del Diseño de un Comprobante a otro

También puede copiar un formulario a otro dentro de la misma Empresa.

Esto procedimiento tiene sentido sólo si las variables son similares, ya que solamente se importarán aquellas aplicables al formulario de destino (por ej., una Factura a un Remito, un Recibo a una Orden de Pago, etc.).



9.4.3. Importación de Diseños Modelo

En ciertos casos el sistema ofrece opciones de diseños alternativos para un mismo comprobante.

Los comprobantes pueden ser marcados e importados con la tecla ´Importar´.

La opción ´Ver Diseño´ permite ver (en los casos en que esté disponible) un archivo .pdf con un ejemplo del comprobante impreso.

9.4.4. Diseño Variable de Comprobantes

Es posible crear múltiples diseños para cada tipo de comprobante y hacer que los mismos se utilicen alternativamente cuando se los invoca desde distintos Puntos de Venta.

Como caso especial, el comprobante de Pedidos (Órdenes de Compra) puede tener un diseño distinto en Compras y en Ventas aunque se impriman desde un mismo Punto de Venta

Esta opción se habilita automáticamente si la llave tiene el módulo de Facturación.

En Otros – Diseño de Comprobantes, se agregó una opción de Crear Nuevos Diseños, donde se puede crear un nuevo comprobante (con su propio nombre) a partir de un modelo existente.

9. DISEÑO DE COMPROBANTES 9.5. VARIABLES DISPONIBLES 85


Para evitar confusiones, los códigos aceptados para estos comprobantes van desde el 300 al 349, pero salvo este límite su uso y las variables que utilizan son las normales.

En la solapa ´Múltiples Comprobantes´ del Punto de Venta se puede indicar el diseño que se desea utilizar para imprimir los comprobantes emitidos desde el mismo. Los comprobantes con código 0 utilizan el modelo standard del sistema

Estos comprobantes pueden ser renombrados o borrados cuando sea necesario.

9.5. Variables Disponibles

El usuario puede modificar el diseño de impresión de los distintos comprobantes. .

Esto se refiere no sólo a la apariencia visual sino a la inclusión (o no) de las variables que provee el sistema en tiempo de impresión y a la presencia de textos que agrega el usuario:

Recibos, Órdenes de Pago y Otros Pagos-Cobros

Estado de Deuda

Notificación de Deuda

Recibos de Sueldos

Facturas, Remitos, Pedidos y Presupuestos



9.5.1. Recibos, Órdenes de Pago y Otros Pagos-Cobros

Los formularios de Otros Pagos y de Otros Cobros se utilizan en las operaciones que trata el Manual de Pagos y Cobros - Movimientos de Fondos. Su función (y eventualmente su diseño) es similar a la de los formularios normales de Recibos y Órdenes de Pago. En cuanto a su numeración y otras definiciones, ver Diseño de Comprobantes - Numeración

Las variables se denominan con el mismo nombre con el que aparecen en la Tabla de Diseño de Formularios. Solamente se incluyen las que requieren algún tipo de explicación adicional..

1. Variables que pueden aparecer en la Cabecera o el Pie

Tipo y Nº de comprobante

Original/Dupl/Tripl: variable que contiene las palabras 'ORIGINAL', 'DUPLICADO', 'TRIPLICADO', 'CUADRUPLICADO', etc. de acuerdo al ejemplar que se esté imprimiendo.

Fecha (xx/xx/xx)

Fecha en letras

Nombre, domicilio y datos impositivos de la Empresa (proviene del archivo ingresado en Configuraciones - Datos de la Empresa)

Nombre, domicilio y datos impositivos del Cliente o Proveedor (provienen de la cabecera del comprobante de Recibo u Orden de Pago que se está imprimiendo).

Observaciones: dos renglones de 60 posiciones cada una, correspondientes a los campos de Observaciones de Recibos, Órdenes de Pago, Entradas de Fondos y Salida de Fondos

Moneda Extranjera: denominación, abreviatura y tipo de cambio.

2. Variables que sólo aparecen en el Pie

Total Imputado: neto imputado en el recibo u orden de pago a créditos o deudas preexistentes en la cuenta corriente del cliente o proveedor (lo mismo que para los datos siguientes, ver Manual de Pagos y Cobros)

Total de Descuentos: importe que se incluye en la cuenta corriente, como ajuste en menos del Total Imputado

Total de Recargos: importe que se incluye en la cuenta corriente, como ajuste en más del Total Imputado

Total: importe total del recibo u orden de pago

Conversión del importe Total en texto

Esta variable se distribuye en varios fragmentos numerados (1, 2, etc.), para facilitar un eventual rediseño del formulario. El texto de un importe, se obtiene colocando los fragmentos uno a continuación del otro.

Entre las variables disponibles, se destaca 'Cartel del sistema (oblig.)'. Esta variable, imprime un mensaje avisando que en el comprobante (recibo, orden de pago, etc.) no se imprimió el detalle completo de comprobantes imputados (facturas, notas de crédito,

PAGO.docx#P10

INFO.DOCx#E25



cheques, etc.) por falta de espacio. En estos casos, se recomienda dividir el comprobante o, en el caso de los cheques, imprimir el Anexo de Valores.

3. Variables de Detalle

Debido a la complejidad de su relevamiento (se busca en varios archivos diferentes), no es posible modificar la extensión o el contenido de estas variables.

Se trata de dos variables, diseñadas para ocupar dos columnas en un formulario con el formato siguiente:

COMPROBANTE PAGADO | FORMA DE PAGO

La columna de Comprobante Pagado contiene la descripción del comprobante tal como aparece en la Cuenta Corriente y el importe del mismo. La única excepción es si el comprobante contiene un pago no imputado (ver Manual de Pagos y Cobros - En Cuenta Corriente), en cuyo caso aparece con la leyenda 'A cuenta'.

La columna de Forma de Pago contiene el nombre de la cuenta (Caja, Cheques, etc.) y el importe. Además, si el comprobante contiene Valores, (Ver Numeración de Comprobantes en este Manual), aparecen los datos siguientes:

Valores: Nombre del Banco, Nº de cheque, Fecha Vencimiento e Importe. Existe un formato que incluye el CUIT del firmante.

Bancos (cheque emitido): similar al anterior

Bancos (depósito recibido): cantidad de horas e importe.

Igualmente, el detalle de valores está disponible (si presiona el botón {Anexo}) en un listado que se puede emitir a continuación del Recibo u Orden de Pago.

9.5.2. Estado de Deuda

Este formulario obtiene sus datos de la Cuenta Corriente del Cliente y presenta los movimientos de esa cuenta corriente generados durante un período (por ej. un mes).

En la Cabecera o Pie, están disponibles los datos de la Empresa y los del Legajo del deudor, así como datos fijos del tipo Fecha de Vencimiento de la deuda total.

En el Detalle se muestra, para cada movimiento, la Fecha de Origen (de registración), la Fecha de Vencimiento, la descripción del Comprobante original y el Importe del mismo (entre paréntesis si el importe es un Pago del cliente).

En el Pie, los datos disponibles son el Saldo Inicial (saldo al cierre del período anterior), el total de Deuda Nueva del período (importes positivos), el total de Pagos del período (importes negativos) y el Saldo a Pagar.

El Importe en Letras corresponde al Saldo a Pagar.

9.5.3. Notificación de Deuda

Este formulario obtiene sus datos de la Cuenta Corriente del Cliente y presenta los movimientos pendientes de imputación en esa cuenta corriente hasta una fecha de vencimiento determinada.

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PAGO.docx#P09

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PAGO.docx#P40



En la Cabecera o Pie, están disponibles los datos de la Empresa y los del Legajo del deudor, así como datos fijos del tipo Fecha de Vencimiento de la deuda total.

En el Detalle se muestra, para cada movimiento, la Fecha de Origen (de registración), la Fecha de Vencimiento, la descripción del Comprobante original y el Importe pendiente del mismo (entre paréntesis si el importe es un Pago del cliente).

En el Pie, el dato disponible es el Saldo a Pagar. El Importe en Letras corresponde al Saldo a Pagar.

9.5.4. Recibos de Sueldos

1 - Variables que pueden aparecer en la Cabecera o el Pie

Nombre de la Empresa: Nombre del Empleador

Domicilio de la Empresa: del Empleador

C.U.I.T.: del Empleador

Período del Ultimo depósito: de cargas sociales (descripción)

Banco del Ultimo depósito: de cargas sociales (Banco)

Fecha del Ultimo depósito: de cargas sociales (fecha)

Nombre de la Liquidación: P.ej. 'Sueldos Mayo/04'

Número de Liquidación

Original/Duplicado: Si es el primer ejemplar impreso, dice: 'Original (al Empleador)'; si es el segundo dice: 'Duplicado (al Beneficiario); en el tercero, dice 'Triplicado'

Código del Empleado: Número de Legajo.

Apellido y Nombre: del Empleado

Fecha de Ingreso: del Empleado en la Empresa

Categoría: actual del Empleado

Cargo: actual del Empleado

Modalidad de Contrato: 'por tiempo indeterminado, 'a prueba', etc.

Remuneración Básica: Sueldo o jornal básico, para indicar en el encabezamiento (Ver renglones 'Básico' en Modelos - Renglones).

CUIL: del Empleado

Tipo y Nº de Documento: del Empleado

Código de Obra Social: del Empleado

Código de la A.F.J.P.: a la que adhiere el Empleado.

Nombre de la A.F.J.P.: a la que adhiere el Empleado.

Cuenta Bancaria: En la que se le depositan los haberes al Empleado.

Observaciones: Texto que se puede completar en el Legajo del Empleado.

SUEL.docx#D16



2 - Variables que únicamente pueden aparecer en el Pie

Total de Haberes

Total de Deducciones

Total de Adicionales

Total de Haberes + Adicionales

Total Neto

Fecha : del pago (no coincide necesariamente con la fecha de la Liquidación)

Localidad: del pago. Va junto con el anterior. Es la localidad correspondiente al Lugar de Trabajo (ver Legajos de Empleados - Altas).

MONTO1: El sistema pone en letras el importe neto a cobrar. Ese texto puede dividirse en tres partes (MONTO1, MONTO2, MONTO3), de cada una de las cuales debe indicar la extensión (el largo máximo del texto es 130 posiciones. Se puede dejar todas en un renglón con MONTO1 = 130; en dos, declarando p.ej. MONTO1 con 60 y MONTO2 con 70, etc.).

Firma Empleado/Empleador: En el original dice 'Firma del Empleado' y en el duplicado dice 'Firma del Empleador'.

3 - Variables de detalle (haberes, deducciones y adicionales)

Código de Renglón

Nombre del Renglón: P.ej. 'Sueldo', 'Obra Social', etc.

Dato Individual: Cantidad entera (hijos, horas trabajadas, etc.)

Importes: hay una opción que permite imprimir en columnas independientes los importes de Haberes, Deducciones y Adicionales. En otras opciones se puede ver como importes ubicados en una sola columna Haberes + Adicionales o Haberes + Deducciones + Adicionales. En todos los casos, DEDUCCIONES aparece entre paréntesis.

Valor Unitario: Cociente de IMPORTE / DATO INDIVIDUAL (p.ej. valor hora).

9.5.5. Facturas, Remitos, Pedidos y Presupuestos

A continuación, se detallan las variables disponibles en un formulario de factura tipo "A". En líneas generales, los otros formularios omiten algunas variables (por ej. las relacionadas con impuestos en Facturas "B").

Las distintas variables que se pueden imprimir por separado, pero hacen referencia al mismo concepto, se exponen juntas (por ejemplo: Código / Nombre de Zona).

Cuando las Configuraciones respectivas indican que se desean imprimir también comprobantes de Facturas, Pedidos, etc. de Compras, se utiliza el diseño previsto para sus similares de Ventas. Únicamente existe una variable especial que puede convenir utilizar en esos casos para distinguir el tipo de comprobante, que es el Nombre de Comprobante Completo.

SUEL.docx#D02



1 - Variables que pueden aparecer en la Cabecera o el Pie

Fecha (dd/mm/aa)

Fecha en letras

CAE (código de la factura otorgado por la AFIP cuando se usa Facturación Electrónica)

CAE en formato de Código de Barras por código fuente (cód. 328) - Requiere definir la fuente de código de barras que se utilizará en Facturación - Factura Electrónica – Configuración Código de Barras CAE. Este código de barras incluye en forma integrada su formato numérico.

CAE en formato de Código de Barras por imagen (cód. 334) y su forma numérica (cód. 335), que se imprime al pie de la anterior. La imagen se debe definir como mínimo con 15 mm de alto y 110 mm de ancho para que puedan leerla los lectores de código de barras. Se debe colocar obligatoriamente en el pie de la factura.

Requiere definir la fuente de código de barras que se utilizará en Facturación - Factura Electrónica – Configuración Código de Barras CAE

Vencimiento del CAE

Código de Comprobante según la AFIP

Cartel de Crédito Fiscal no computable, en caso de errores al obtener el CAE

Tipo / Nº Código del Cliente (Legajo): El sistema también permite vender a proveedores, de manera que el Tipo de Legajo puede ser 'CL' ó 'PR'.

Nombre del Cliente

Domicilio del Cliente

Localidad del Cliente

Código Postal del Cliente

Domicilio completo del Cliente (domicilio / código postal / localidad): en un renglón

Código / Nombre Jurisdicción (Provincia) del Cliente

Código / Nombre de la Sucursal del Cliente

Tipo/Nº de documento del Cliente (usualmente el CUIT)

Régimen Tributario del Cliente: según sea el caso, esta variable imprime 'IVA Inscripto', 'Responsable Monotributo', 'Consumidor Final' o 'Exento'.

Nº de Ingresos Brutos del Cliente

Nº de Otros Impuestos del Cliente

Código/Nombre de Zona

Código/Nombre de Vendedor

Código/Nombre del Depósito de productos

Nombre del Comprobante: según el caso, esta variable imprime 'Factura', 'Nota de Crédito', ''Remito', etc.

Nombre del comprobante en Castellano - Inglés. 'FACTURA - INVOICE', 'NOTA DE DEBITO - DEBIT NOTE', 'NOTA DE CREDITO - CREDIT NOTE'.

IVA.docx#I24

ctcs.docx#T54



Nombre del Comprobante Completo: según el caso, esta variable imprime 'Factura de Venta' o ´Factura de Compra´, 'Remito de Venta' o 'Remito de Compra', etc. Conviene utilizarla únicamente si se imprimen también comprobantes de Compras.

Ejemplar (Original/Dupl/Tripl): variable que contiene las palabras 'Original', 'Duplicado', 'Triplicado', 'Cuadruplicado', etc. de acuerdo al ejemplar que se esté imprimiendo.

Número del Comprobante: Imprime juntos 'Letra - Punto de Venta - Nº de Factura'.

Número discriminado del Comprobante: Permite imprimir por separado la Letra, el Punto de Venta (agregando ceros para lograr 5 dígitos) y el Nº Puro (agregando ceros para lograr 8 dígitos).

Nº de Remito: Disponible en las facturas, imprime juntos 'Letra - Punto de Venta - Nº de comprobante' de los remitos que originaron la factura.

Nº de Pedido: Disponible en las facturas, imprime juntos 'Letra - Punto de Venta - Nº de comprobante' del Pedido que originó la factura.

Código / Descripción de la Forma de Pago

Detalle de la Forma de Pago: es un texto de 80 posiciones que incluye el nombre de la cuenta contable y el importe de cada uno de los conceptos incluídos en la Forma de Pago de la factura (por ejemplo ´Cuenta Corriente $7400.- Cheques $5219´

Nombre / Domicilio / Localidad del Expreso

Nº de documento del Expreso (proviene del registro del ) Expreso

Lugar de entrega de la mercadería

Observaciones 1: es el renglón 1 de Observaciones en la cabecera del comprobante.

Fecha de Vencimiento del Pedido/Presupuesto

2 - Variables que únicamente pueden aparecer en el Pie

Renglones: cantidad de renglones de Detalle que contiene la factura

Unidades vendidas: total de unidades (acumuladas de todos los productos facturados)

Subtotal antes de descuentos: suma los importes que aparecen en el Detalle.

Total de Descuentos ($): permite colocar los importes unitarios por precio de lista (ver en Detalle 'Precio Unitario sin descuento') y mostrar los descuentos por su total.

Total de Descuentos (% promedio): No es el % de descuento mencionado en la cabecera de la factura, sino el cociente del importe total de descuento sobre el importe total bruto antes del descuento.

Subtotal neto de Descuentos

Importe Total del comprobante

Conceptos de Discriminación de Facturas Nº 1 a 16. Para cada una de las variables correspondientes a los valores de costos e impuestos de todo tipo disponibles en la Factura (ver Manual de IVA), existen tres registros distintos: Nombre - Porcentaje - Importe.

Nota: En el caso de Notas de Crédito, todos los importes se imprimen entre paréntesis para indicar que son ´negativos´.

ctcs.docx#T33

FACT.docx#F107

FACT.docx#F107

IVA.docx#I01



Moneda Extranjera. El sistema prevé variables para el nombre de la moneda extranjera y su abreviatura, la cotización de la misma, y el importe total en moneda extranjera.

Durante la impresión de una factura en moneda extranjera, el sistema utiliza las variables generales en pesos y las convierte al tipo de cambio vigente. Por ese motivo, también están disponibles (duplicadas) algunas variables en pesos que NO se convierten, en particular el Total de la factura y los importes de los Conceptos de Discriminación de facturas Nº 1 a 14.

Conversión del importe Total en texto: Esta variable se distribuye en varios fragmentos numerados (Importe en letras 1, 2, etc.), para facilitar un eventual rediseño del formulario. El texto de un importe, se obtiene colocando los fragmentos uno a continuación del otro. Los centavos se imprimen con la forma 'xx/100'.

Adicionales de Descuentos y Recargos (descripción con y sin los porcentajes e importe con y sin impuestos: El sistema permite generar hasta 4 descuentos y 4 recargos (porcentajes del total facturado o importes fijos) por cada factura de ventas. Desde las pantallas de facturación estos conceptos se ven como renglones de Detalle (similares a los productos) pero se les debe asignar una posición fija al pie del comprobante.

Existen dos versiones de estos importes, cuando se trata de porcentajes: a) sobre el valor total de la factura (incluyendo todos los impuestos) y b) sobre el importe Neto + IVA (descartando los impuestos restantes).

Detalle de Pago del comprobante: vencimientos de los pagos por la deuda que surge

del comprobante.

Partidas a las que pertenecen los productos incluidos en el comprobante: esta información adopta el formato definido en la Configuración de Partidas.

Cartel del sistema (obligatorio) Esta variable, imprime un mensaje avisando que en el comprobante no se imprimieron todos los renglones del Detalle por falta de espacio.

3 - Variables de Detalle (productos facturados o remitidos)

Código del Producto

Código Abreviado del Producto

Código de Barras del Producto

Descripción del Producto. Si se trata del Nombre del Producto, el mismo tiene un límite de 72 caracteres en un solo renglón, pero en el proceso de impresión se puede reducir esa cantidad. En cambio los Textos que permite imprimir la factura en el área de Detalle, se dividen en tantos renglones como sea necesario asumiendo automáticamente que cada renglón impreso contiene la cantidad de caracteres que se prevé imprimir en el campo Descripción del Producto (no confundir con la longitud en milímetros de ese campo).

Unidad de Medida (kilo, metros, etc.)

Unidades por Bulto y sus precios unitarios con o sin descuento. Son datos solamente informativos, que se pueden imprimir en la factura para informar al cliente, por ejemplo, el precio unitario por lata cuando se le vende un cajón con 12 latas.

Cantidad de Unidades vendidas

FACT.docx#F60

FACT.docx#F20

PART.docx#D10



Tasa de IVA aplicable al precio (en SQL variable 528)

Precio unitario sin descuento

Precio unitario con descuento

Importe (total del renglón) sin descuento

Importe (total del renglón) con descuento

Importe del Descuento (por renglón)

% de Descuento (por renglón)

Conceptos de Discriminación de Facturas Nº 1 a 16. El importe de cada una de las variables correspondientes a los valores de costos e impuestos de todo tipo disponibles en la Factura (ver Manual de IVA).

Adicionales de descuentos y recargos: ver explicación más arriba, en el pie.

Comprobante de origen (remito o pedido) de las unidades: tipo, número, fecha

Observaciones del producto

Nota:

En el caso de Notas de Crédito, todos los importes se imprimen entre paréntesis para indicar que son ´negativos´.

IVA.docx#I01

9. DISEÑO DE COMPROBANTES 9.6. IMPRESORAS ESPECIALES DE FACTURAS 94


9.6. Impresoras especiales de Facturas

Esta pantalla permite que las facturas y remitos puedan ser impresos en impresoras de matriz de puntos, cuyas normas de configuración no son las habituales en impresoras para Windows.

Estas definiciones son locales para cada computadora, o sea que pueden ser diferentes en dos terminales de la misma red.

En el caso de Matriz de Puntos, es obligatorio establecer el puerto de salida de la información.

En el caso de que en la terminal esté activa una impresora de tickets o impresora fiscal, el sistema desactiva las opciones de estas pantallas para los comprobantes mencionados en la Configuración de Impresoras Fiscales.

FACT.docx#F48

FACT.docx#F48



9.6.1. Impresoras de Matriz de Puntos

Esta pantalla aparece para cada uno de los comprobantes que pueden ser diseñados desde el sistema. Su contenido es el siguiente:

Caracteres por Pulgada (CPI): define el tamaño de la letra (p.ej. 10 CPI es la letra más habitual, 17 CPI es letra condensada, etc.). El tamaño de las letras es el mismo en todos los casos, tanto para una 'O' como para una 'i' y cada una ocupa una columna.

Columnas: define el ancho del formulario, que puede estar entre 40 y 250 columnas. Este dato permite que el sistema advierta -durante el diseño de un formulario- si la ubicación y/o medidas de un texto o variable son correctamente ubicables en el formulario.

Copias: indica la cantidad de ejemplares que se imprimen de cada tipo de formulario. En todos los casos, las sucesivas impresiones son exactamente iguales.

Los registros que aparecen en la Tabla, representan cada uno de los textos (definidos por el usuario) y de las variables (propias del sistema) que pueden imprimirse en el formulario elegido en la pantalla anterior. El diseño se realiza a través de esta pantalla:



Para el significado de los elementos que aparecen en las pantallas anteriores debe referenciarse a sus similares explicados en el diseño general para impresoras Windows, con las siguientes aclaraciones y excepciones:

Todos los formularios se imprimen en 6 renglones o filas por pulgada (6 LPI) y las filas se cuentan de 1 a N para el conjunto del formulario (no por área de Cabecera o Pie).

Una variable ubicada en la fila 1, se imprime (en su columna respectiva) en el primer renglón imprimible de la hoja.

Además de las variables que se definen como pertenecientes a la Cabecera, al Detalle o al Pie, debe existir un texto vacío que se identifica como 'Final'. Este texto debe identificar un número de fila que es la última de la hoja, para que el sistema vuelva a contar (e imprimir) las variables a partir de la fila 1 si hubiera varios ejemplares.

El papel continuo más usual en nuestro país - de 12" por 25 cm - tiene 72 renglones por hoja, usando el espaciado standard de 6 renglones por pulgada; en ese caso, la fila 'Final' debe indicar 71 o 72 según el tipo de impresora.

La cantidad de líneas de Detalle se calcula automáticamente en base a la posición (fila) del último componente de la Cabecera y a la posición (fila) del primer componente del pie.

La longitud de los datos dentro de cada fila es fija y depende del tipo de letra (caracteres por pulgada) utilizado, ya que en matriz de puntos todas las letras ocupan el mismo espacio.

Los datos aparecen agrupados de acuerdo a la posición relativa de los mismos dentro del formulario, o sea por sector (Cabecera - Detalle - Pie), por fila dentro de cada sector y por columna de inicio dentro de cada fila.

Si se imprimen varios datos sobre las mismas columnas del mismo renglón, sólo verá impreso el último de esos datos (en el orden en que aparecen en la Tabla). Al respecto, el botón {Control de Continuidad} que aparece en la Tabla, permite verificar si estas superposiciones existen, para poder corregirlas.

Si ordena imprimir un dato, cuya longitud más la columna inicial para que se imprima supera el máximo de columnas declarado en la Tabla para el formulario, el sistema le enviará un mensaje y no le permitirá continuar (Por ejemplo, si declaró 96 columnas de ancho para la Factura "A" y quiere colocar en un renglón de la Cabecera la Fecha 'xx/xx/xx', a partir de la columna 94).

9. DISEÑO DE COMPROBANTES 9.7. IMPRESIÓN DE FACTURAS MULTIPÁGINA 97


9.7. Impresión de Facturas multipágina

El sistema trata los comprobantes numerados automáticamente como una hoja única por comprobante, donde el tamaño de la hoja, de la cabecera, del detalle y del pie son variables configurables por el usuario.

Las facturas generadas en forma electrónica son una excepción a la regla general, si se dispone de esa manera en el respectivo . punto de venta

En estos casos, el sistema omite el control de líneas que traba, durante la preparación de una factura, el agregado de nuevos renglones de detalle cuando exceden el límite previsto en el diseño.

Se mantienen las posibilidades de configurar todos los elementos del comprobante, pero se agregan los elementos siguientes:

a) Se debe incluir en la cabecera la variable 174, que genera un texto del tipo ´Hoja 2 de 5´ para cada hoja.

b) El detalle de cada hoja de la factura pierde un renglón, ocupado por una variable automática que indica el importe acumulado hasta el final de esa hoja

c) Los datos previstos para el pie de la factura (total en números y letras, totales de impuestos, etc.), así como la información de facturación electrónica (código de barras) únicamente aparecen en la última hoja del comprobante.

INFO.DOCx#E42

9. DISEÑO DE COMPROBANTES 9.7. IMPRESIÓN DE FACTURAS MULTIPÁGINA 98


9. DISEÑO DE COMPROBANTES 9.8. IMPRESIÓN DE CHEQUES BANCARIOS 99


9.8. Impresión de Cheques bancarios

El sistema puede imprimir con impresoras de matriz de puntos o láser, cheques en papel continuo provistos por distintos Bancos.

Se admiten múltiples diseños de cheques. Por motivos técnicos, el sistema trae un modelo de cheque por omisión y - para crear nuevos modelos - debe usar la opción de Copiado de Diseños (los modelos deben estar codificados entre el 101 y el 299).

Los procedimientos referidos a la impresión de estos cheques son similares a los explicados más arriba, en cuanto al diseño para impresoras de Matriz de Puntos, salidas de impresión, copiado de diseños dentro de la Empresa, etc.

Los datos disponibles para la impresión son básicamente:

Fecha de Emisión

Fecha de Depósito (para cheques diferidos)

Importe en números

Importe en letras. El sistema agrega asteriscos a continuación del texto.

Destinatario (con o sin la leyenda 'No a la Orden'). Algunos condicionamientos a este campo pueden ser definidos en el Legajo del Proveedor.

PAGO.docx#P21

ctcs.docx#T62

9. DISEÑO DE COMPROBANTES 9.8. IMPRESIÓN DE CHEQUES BANCARIOS 100


Esta pantalla permite asignar a cada cuenta contable definida como ´Banco´ un diseño propio para sus cheques.

En el sistema, el cheque de un Banco sólo se puede registrar dentro de un movimiento contable, donde se imputa una cuenta contable que identifica, a su vez, a la cuenta corriente de la empresa en ese Banco en particular.

En consecuencia, la impresión de los cheques se hace con el diseño establecido para esa cuenta y ese Banco.

CTAS.docx#U21

BANC.docx#B01

CTAS.docx#U21

10. GRAFICOS 101


10. GRAFICOS

En BTB SQL estos procedimientos no están disponibles

El sistema tiene la posibilidad de generar gráficos en distintos módulos, utilizando los datos cargados oportunamente en cuentas contables, cuentas corrientes, productos, etc.

El proceso crea archivos transitorios con la información requerida por el usuario, que básicamente puede ser:

Totales o saldos a una fecha determinada;

Movimientos producidos entre dos fechas con una periodicidad diaria, semanal o mensual;

Progresión de saldos entre dos fechas, con una periodicidad diaria, semanal o mensual;

y luego los presenta con las opciones que ofrece el programa (gráficos de torta, de líneas o de barras).

10. GRAFICOS 102


10. GRAFICOS 103


11. IMPORTAR DE SISTEMAS BTB 11.1. DE BTB DOS A BTB WINDOWS 104


11. IMPORTAR DE SISTEMAS BTB

11.1. De BTB DOS a BTB Windows

Estos procedimientos traen a este sistema el contenido de los archivos de Sistemas BTB para DOS, excepto para Sueldos, donde la importación se efectúa directamente desde el respectivo programa. La tarea no afecta el contenido de los archivos de origen, que quedan intactos.

Los archivos maestros propios de la Empresa de Origen y las configuraciones que los afectan (Contabilidad, Cuentas por Omisión, Libros de IVA, Productos, etc) son capturados sin excepción.

Los archivos de movimientos de Stock, traen los saldos de los productos (Totales y por cada uno de los Depósitos existentes) a la fecha en que se ejecuta la importación. En el caso del Depósito 0, que bajo DOS aceptaba movimientos y ahora no, el sistema genera un nuevo Depósito que reemplaza a todos los efectos al Depósito 0.

Los archivos de movimientos de Gestión que se capturan son los de Contabilidad y de subcuentas (cuentas corrientes, cheques, bancos y centros de costos), que se ingresan bajo la forma de un asiento global similar al asiento de inicio del primer ejercicio, donde se incluyen los saldos de todas las cuentas y - si las mismas contienen subcuentas - la composición detallada de esos saldos, tal como se encuentran en la empresa de origen.

1. El saldo de la cuenta Créditos por Ventas se ingresa junto con el detalle completo de los movimientos de las cuentas corrientes de clientes que aún no fueron imputados (o sea los que se ven en las pantallas de Consulta de Cuentas corrientes por Vencimiento pendientes)

2. El saldo de Valores a Depositar se ingresa junto con el detalle de los cheques en cartera.

3. El saldo del Banco incluye el saldo vencido hasta el día de la transferencia (como un solo movimiento) y el detalle de los movimientos de cheques y depósitos no vencidos.

4. El saldo de las cuentas de gastos e ingresos con Centros de Costos, incluyen los movimientos a partir del inicio del corriente Ejercicio contable (entendiendo que este tipo de cuentas queda con saldo cero al cierre de cada ejercicio).

La importación de movimientos toma en cuenta sin excepción TODOS los movimientos contables existentes en la Empresa de Origen. No es posible importar 'hasta cierta fecha de origen' dejando de lado asientos posteriores

La fecha del asiento generado es única (puede ser elegida por el usuario) y esa fecha es asumida también por los movimientos de subcuentas que se importan. Sin embargo, los movimientos contienen - si corresponde - la fecha de vencimiento correcta e incorporan en su texto la fecha de Origen real.

11. IMPORTAR DE SISTEMAS BTB 11.1. DE BTB DOS A BTB WINDOWS 105


El asiento resultante es un asiento contable normal. El sistema no lo define como 'Asiento de Apertura' (nada impide que el usuario lo haga posteriormente) y por lo tanto puede ser modificado manualmente, borrado o cambiado de fecha.

La importación debe ser hecha bajo controles muy precisos:

Es conveniente que la información transferida esté lo mejor conciliada que sea posible, para evitar que los ajustes posteriores en la Empresa de Origen deban reproducirse en el asiento inicial de la nueva Empresa. Esto incluye completar cualquier Cierre de Ejercicio en curso.

En la Empresa de Origen, si tiene Contabilidad, haga un Recálculo General completo de saldos, un Balance de Saldos y un Control de Saldos de Subcuentas. Si no tiene Contabilidad, verifique manualmente que los saldos de los distintos archivos de subcuentas (valores, cuentas corrientes, bancos, etc) coinciden con el Listado de Saldos (IVA - Otros Listados.

Como cualquier discrepancia será arrastrada a la nueva Empresa (donde no tiene solución posible), conviene resolverla en la Empresa de Origen utilizando los recursos del sistema (Otros Procesos - Varios - Control de Integridad, Gestión - Consultas - Clientes - Recálculos de Saldos y Rearmado de Deudas, etc). En caso de que este enfoque resulte inapropiado, es preferible importar los maestros únicamente y cargar los saldos en forma manual.

Una vez concretada la importación, confeccionar un Balance de Saldos y un Control de Saldos de Subcuentas en la nueva empresa, para asegurar que la importación fue correcta.

La finalidad de la Importación es acceder a la información de los sistemas anteriores, utilizando el sistema actual. Sin embargo, es posible que una Empresa generada bajo esas condiciones no aproveche al máximo las posibilidades del nuevo sistema, de manera que debe considerar la posibilidad de adaptarla o -tal vez- de generar una nueva Empresa aprovechando los archivos maestros que ya creó (Clientes, Cuentas, Productos, etc.), para lo cual esta pantalla prevé importar sólo Maestros.

Tenga en cuenta que si adquirió Sistemas BTB para DOS, su llave permite operar con esos sistemas lo mismo que con BTB para Windows, de manera que puede acceder en cualquier momento a los archivos anteriores.

11. IMPORTAR DE SISTEMAS BTB 11.2. DE BTB WINDOWS A BTB SQL (GENERAL) 106


11.2. De BTB Windows a BTB SQL (general)

La importación de los datos contenidos en una empresa BTB Windows a una nueva empresa BTB SQL se efectúa desde el ejecutable Procesos Auxiliares (icono ´O´) – Importaciones – Importación desde BTB Windows – Importación completa.

Este procedimiento no puede ser aplicado a las empresas Prueba1 y Prueba2 porque las proveen ambos sistemas en forma automática bajo el mismo nombre.

La tarea no afecta el contenido de los archivos de origen, que quedan intactos.

Una salvedad a este criterio se origina en que los códigos de Productos (bajo SQL) no aceptan letras minúsculas. Durante la importación, el sistema convierte las minúsculas en mayúsculas en el Maestro de Productos y en todos los registros importados que hacen referencia a ese código (stock, remitos, facturas, etc.)

Si la base de datos originaria contiene información de Gestión y de Sueldos, el sistema propone la importación de ambos. Sin embargo es posible importar en dos empresas separadas o bien unificar los datos si en BTB Windows las empresas operaban separadas.

La importación se puede hacer en tres formas:

Sólo Maestros

Maestros y Saldos (inclusive la composición de movimientos pendientes en Subcuentas, saldos de productos, saldos de partidas, etc.)

Total

El sistema importa todos los movimientos (no es posible la importación parcial de movimientos entre dos fechas) tal como se encuentran en el sistema anterior. Esto permite que al terminar el procedimiento el usuario vea la información igual que como la conocía hasta el momento y –eventualmente – pueda iniciar las tareas de inmediato.

Durante la importación no se efectúan controles de validez de los datos importados.

Si la empresa proveniente de BTB Windows se encontraba afectada por el módulo de Seguridad, el código de Supervisor bajo BTB Windows sigue vigente (esté o no activo el módulo de Seguridad de BTB SQL). Esta situación se libera únicamente después de

11. IMPORTAR DE SISTEMAS BTB 11.3. DE BTB WINDOWS A BTB SQL (PARCIAL) 107


declarar el código de Supervisor de BTB Windows en el primer ingreso en la nueva empresa BTB SQL.

A continuación el sistema ejecuta una batería de procesos automáticos para detectar problemas de balanceo o de consistencia en los datos (registros huérfanos, movimientos contables que no coinciden con las subcuentas, etc.). Los resultados de esos controles son listados que quedan a disposición del usuario.

La presencia de listados de problemas no revisados y/o reparados ocasionará un aviso automático cada vez que se ingrese a la Empresa, que únicamente deja de aparecer si el usuario así lo dispone.

Las prestaciones de BTB SQL permiten una gran velocidad en la detección de problemas y se ofrecen opciones de reparación para el usuario, inclusive la posibilidad de cancelar transitoriamente las limitaciones a los cambios que impone la fecha de inicio de ejercicio.

Sin embargo, si como resultado de esos controles se concluye que la base de datos no es viable (las reparaciones requeridas son excesivas) es posible optar por una importación limitada a los Maestros y Saldos.

Se sugiere que antes de iniciar las operaciones con BTB SQL, el usuario haga pruebas en las áreas del sistema que considera críticas en su actividad (por ejemplo liquidar de nuevo la última liquidación de Sueldos), para evaluar si aparecen dificultades no previstas.

11.3. De BTB Windows a BTB SQL (parcial)

Es posible importar movimientos de IVA y Contabilidad de un período determinado desde una empresa que opera con BTB Windows a una empresa que opera con BTB SQL. La opción inversa no está prevista.

Este procedimiento está dirigido a estudios contables que trabajan con BTB SQL y tienen que recibir información de clientes que trabajan con BTB Windows.

Las opciones son IVA (junto con Contabilidad) o bien Contabilidad sola.

Estos procedimientos se encuentran en el ejecutable Procesos Auxiliares (icono ´O´) – Importaciones – Importación desde BTB Windows – Parciales de Movimientos.

INFO.DOCx#E123

INFO.DOCx#E126

INFO.DOCx#E126

11. IMPORTAR DE SISTEMAS BTB 11.4. DE BTB SQL A BTB SQL 108


11.4. De BTB SQL a BTB SQL

Este procedimiento se encuentra en el ejecutable Procesos Auxiliares (icono ´O´) – Importaciones – Importación desde BTB SQL – Importación Completa (inicial)

Se utiliza para reiniciar una empresa cuando la información disponible muestra deterioros insalvables en el pasado.

La información que se recupera debe ser corregida en forma tal que permita la registración normal en el futuro.

12. MAESTROS AUXILIARES 12.1. DÍAS FERIADOS 109


12. MAESTROS AUXILIARES

Las pantallas que permiten el alta, baja o modificación de los archivos del sistema, se describen en los Manuales vinculados directamente con ellos.

Aquí se incluyen solamente algunos archivos, cuya identificación con un Manual específico no es suficientemente clara.

12.1. Días Feriados

El archivo de días feriados se utiliza en distintos lugares del sistema (en el calendario, para corregir fechas de vencimiento, etc.).

Los días feriados se identifican con un día y mes, y pueden tener el mismo año de inicio y de finalización, si se trata de una celebración que existió solamente en un lapso determinado o cuando la fecha se modifica todos los años (como Pascuas).

Las fechas que no se modifican (como el 9 de julio) conviene ingresarlas con un período amplio entre inicio y terminación, para evitar errores.

12. MAESTROS AUXILIARES 12.2. DOCUMENTOS 110


12.2. Documentos

El archivo de Documentos contiene las distintas clases de documentos utilizados para identificar ante la AFIP a personas físicas o jurídicas. La codificación debe ser la que establece la AFIP

Esta pantalla muestra los distintos documentos, ordenados de acuerdo al código que dispone la AFIP. En caso de necesidad, puede modificar, borrar o dar de alta estos registros.

12. MAESTROS AUXILIARES 12.3. PUNTOS DE VENTA 111


12.3. Puntos de Venta

12.3.1. Conceptos Generales

Las normas legales sobre codificación de comprobantes que se registran en los libros de IVA, exigen un código de 5 dígitos para identificar el punto de venta (sea una Sucursal o simplemente un computador que emite facturas en forma secuencial, en un local donde otras máquinas hacen esa misma tarea).

El sistema no admite crear un Punto de Venta con Código 0, pero opera con ese código cuando el mismo se importó desde BTB Windows.

El sistema admite crear tantos Puntos de Venta como necesite la empresa.

La pantalla que se muestra arriba, permite crear un registro por cada Punto de Venta, y declarar allí ciertos datos que se usarán -salvo modificación durante el proceso- en relación a las facturas y otros comprobantes generados en ese Punto de Venta.

Igual que en otros archivos maestros, es posible declarar como 'Inactivo' un Punto de Venta.



Este sistema prevé su uso en red, donde existen varias terminales que facturan como puntos de venta independientes. La determinación del Punto de Venta por omisión en cada terminal se define en Otros - Configuraciones - Configuraciones Locales

El Vendedor (solapa Pagos y Cobros) se declara si es necesario para liquidar comisiones de cobranzas, cuando no se cuenta con el módulo de Facturación (pero sí con el módulo de Subcuentas)

El Depósito por omisión se debe declarar obligatoriamente en el caso de Facturación, porque no se pueden recibir o entregar productos sin identificar un Depósito.

Los números de comprobante se refieren al último formulario emitido de cada tipo. Este dato se actualiza automáticamente cada vez que se emite un comprobante. Si durante la impresión de formularios preimpresos es necesario modificar el número que propone el sistema (por ej. porque el formulario se rompió en la impresora), debe indicar en esta pantalla el número correcto.

Para cada tipo de formulario que se imprime dentro de este punto de venta (Factura 'A', Factura 'B', etc.), es posible indicar una impresora a la que se direcciona en forma automática, utilizando el botón {Cambiar}. Para el diseño de los formularios, ver Diseño de Comprobantes.

El sistema verifica la numeración correlativa de Facturas, Notas de Débito y Notas de Crédito con numeración independiente y controlada por el Punto de Venta.

Las Notas de Crédito y de Débito ('A', 'B', etc) se especifican para el caso en que sean formularios con numeración distinta de las Facturas, en cuyo caso deben marcarse con el 'check' que aparece en la pantalla. Este check se habilita automáticamente cuando el Punto de Venta opera en Facturación Electrónica.

Si no es así, el sistema admite que una factura con valor negativo (en la práctica una 'Nota de Crédito') se imprima sobre un formulario de 'Factura' con la misma letra y numeración (por su lado, las Notas de Débito son técnicamente equivalentes a Facturas, de manera que el problema no existe en este caso).

El rubro Otras Facturas prevé usar letras que no son A, B ó C en comprobantes especiales (por ej. de exportaciones). La letra a utilizar por omisión en esos casos, se declara en la Configuración de Facturación. Para los fines de Facturación Electrónica el sistema entiende que la letra ´E´ identifica una factura de exportación.

Los Remitos asumen por omisión que su letra es 'X' o ´R´, los Pedidos la letra 'P' y los Presupuestos la letra 'U'.

La opción Imprimir Directo determina si el comprobante se imprime automáticamente, cuando concluye su alta (no en modificaciones). El alta de un comprobante se ejecuta con la tecla OK o bien con la tecla [F7] (cuando se cierra el pago o cobro por el saldo).

Cuando está activo Imprimir Directo, la opción Remito permite que la factura y el remito (cuando éste utiliza los datos de la factura) se impriman en el mismo paso y en forma consecutiva.

ctcs.docx#T28

STOc.DOCx#K10

INFO.DOCx#E25

FACT.docx#F70

FACT.docx#F31



Esta pantalla se utiliza también para controlar el diseño de los comprobantes que se imprimen, que puede ser distinto para cada Punto de Venta. Si se activa el check respectivo en Configuraciones Varias, se habilita una solapa especial en el Punto de Venta (Múltiples Comprobantes) desde donde se pueden seleccionar los distintos diseños.

NOTA:

La información detallada relacionada con la codificación de facturas y con Facturación Electrónica se encuentra en el Manual de Facturación.

INFO.DOCx#E113

INFO.DOCx#E115

INFO.DOCx#E115

FACT.docx#F101

12. MAESTROS AUXILIARES 12.4. MONEDA EXTRANJERA 114


12.4. Moneda Extranjera

Este punto se refiere a los archivos maestros que se utilizan para el módulo de Moneda Extranjera y se encuentran en Maestros - Contable. Ver Manual de Cuentas - Plan de Cuentas y Manual de Facturación.

En este archivo se pueden generar tantos registros como sea necesario, referidos a monedas extranjeras u otro tipo de valores (por ej. Bonos o Índices de Ajuste) que puedan tener cotización independiente en pesos.

El archivo contiene también el código que la AFIP asigna a cada moneda, para ser utilizado en operaciones de ventas en monedas extranjeras. Es un código alfanumérico de 3 posiciones.

En caso de utilizar este archivo para actualizar importes con otras tablas de ajuste (por ejemplo, el índice de la Construcción), el registro de esa ´moneda´ debe tener un código de la AFIP (cualquier secuencia de 3 letras).

CTAS.docx#U10

FACT.docx#F60

FACT.docx#F60

12. MAESTROS AUXILIARES 12.4. MONEDA EXTRANJERA 115


En este archivo se pueden registrar las cotizaciones diarias de cada tipo de moneda, que el sistema utiliza para convertir pesos a esa moneda o viceversa, en el curso de los procedimientos administrativo contables del sistema.

Si no existe la cotización de una moneda en la fecha en que el sistema la necesita, toma la primera que encuentre de fecha anterior. Si no existe cotización de fecha anterior, el sistema pide que el operador declare la de ese día, y la graba en este archivo.

12. MAESTROS AUXILIARES 12.5. MONEDA EXTRANJERA AFIP 116


12.5. Moneda Extranjera AFIP

Esta tabla contiene la lista de monedas extranjeras con el código que indica la AFIP para cada una de ellas. Se encuentra en Maestros - Varios

13. DATOS CON PROBLEMAS 12.5. MONEDA EXTRANJERA AFIP 117


13. DATOS CON PROBLEMAS

En un sistema integrado como éste, el concepto de base de datos 'con problemas' (o sea que no se puede utilizar normalmente en las tareas) puede tener varios significados:

Datos que efectivamente están dañados y que deben ser reparados físicamente. Cualquier proceso de reparación física de una base de datos debe ser realizado por personal técnico de BTB Soft.

Datos que físicamente están en buen estado (el sistema puede leerlos) pero que han perdido su correcta vinculación con otros datos o bien se perdieron y deben ser reingresados.

Datos que están en buen estado y que mantienen una correcta vinculación con otros en el sistema, pero que fueron grabados bajo una versión anterior del sistema y por lo tanto no pueden ser leídos correctamente bajo la versión actual. El proceso de Renovación de Bases de Datos regulariza esta situación.

La detección de archivos con problemas se produce cuando el sistema envía un mensaje de error o bien cuando se advierten discrepancias entre saldos o importes en uno o varios archivos.

Sin embargo, es prudente asumir que esta situación puede existir en ciertas circunstancias (después de que el equipo o el servidor se 'cuelga', después de cualquier tipo de reparación de archivos, etc.), para poder reparar los archivos lo antes posible y evitar que el problema se complique y se vuelva insoluble.

En todos los casos, debe recordar que la solución de última instancia es la recuperación de un backup reciente.

Mantenga actualizados los backups de sus empresas, guárdelos en lugar seguro y restáurelos periódicamente para asegurar que son recuperables.

INFO.DOCx#E71

INFO.DOCx#E71

INFO.DOCx#E05

INFO.DOCx#E122

13. DATOS CON PROBLEMAS 13.1. DETECCIÓN Y REPARACIÓN (SQL) 118


13.1. Detección y reparación (SQL)

13.1.1. Procesos de Detección

El sistema cuenta con una batería de procedimientos que procuran identificar datos grabados inadecuadamente, faltantes, sobrantes (provenientes de operaciones que ya no existen), etc. Se encuentra en el Menú – Otros – Herramientas – Controles del Sistema de cada Empresa.

Puede seleccionar la/s opción/es que crea adecuada/s en cada circunstancia.

Los resultados de esos controles son archivos.csv que quedan a disposición del usuario en la carpeta \Sql-BTB \Datos \Nombre Empresa \Salidas \Controles Principales (fecha y hora)

Estos datos son los que ocasionan los problemas de inconsistencias u otras fallas en la operación normal del sistema

En esa lista de procedimientos existen algunos que son directamente buscadores de errores y otros son procesos normales que –por su estructura- permiten identificar fallas. Entre ellos se incluyen:

: indica cuando los saldos contables no balancean Balance de Saldos Contables

: señala las cuentas corrientes de clientes y Listado de Diferencia de Saldosproveedores cuyos saldos de movimientos pendientes por vencimiento y los saldos por origen de todos los movimientos no coinciden)

: señala las cuentas contables que contienen Control de Saldos de Subcuentassubcuentas (cuentas corrientes, bancos, valores o centros de costos) cuyos saldos contables no coinciden con los saldos de las subcuentas vinculadas con las mismas.

Control de consistencia de Saldos de Productos y sus Partidas

CONT.docx#C07

ctcs.docx#T90

CONT.docx#C11

PART.docx#D19

13. DATOS CON PROBLEMAS 13.2. DETECCIÓN Y REPARACIÓN (BTB WIN) 119


Listados de Diferencias Contables (Menú - Consultas – Controles Contables): identifica en cuentas contables con subcuentas (cuentas corrientes, bancos, valores o centros de costos) las operaciones que ocasionan el error. Por ejemplo: operaciones donde el importe contable no es consistente con el de la subcuenta, movimientos de subcuentas huérfanos (sin movimiento contable), etc.

: identifica los asientos cuyas cuentas contables no balancean. Control de Asientos

Control de Maestros: identifica los códigos de registros maestros (cuentas contables, productos, partidas o legajos) referidos por movimientos contables, de productos, etc. pero que no se encuentran en las respectivas bases de datos.

Algunos de estos procesos se aplican automáticamente durante la importación de las bases de datos de BTB Windows a BTB SQL, para evaluar si conviene corregir los defectos o iniciar una nueva empresa bajo el nuevo sistema.

13.1.2. Procesos de Reparación

Los procesos de reparación requieren que se disponga de un backup adecuado, salvo que puedan hacerse con acceso directo del usuario a la operación dañada

Estos procesos pueden ser de distintos tipos:

El usuario puede ingresar en la operación original para modificar los datos (por ejemplo un asiento contable que no balancea, un registro de una cuenta con subcuentas donde el importe contable no coincide con el de las subcuentas, etc.)

El usuario puede regularizar la situación utilizando herramientas del sistema. Por ejemplo:

- Recálculo general de saldos (contable, de stock, etc)

- Conciliación de saldos de distintas bases para recuperar la consistencia de los mismos (Rearmado de Deudas en Cuenta Corriente, Control de Saldos de Productos con Partidas y/o con múltiples Depósitos, etc.)

Es necesario eliminar la operación dañada (Borrado de Operaciones). Esta tarea debe ser hecha con supervisión de BTB Soft (por ejemplo, para eliminar registros de subcuentas que no están amparados por un registro contable)

Es necesaria la reparación física de la base de datos. Esta tarea debe ser realizada por personal técnico de BTB Soft. (por ejemplo, un cheque que no aparece en la operación del recibo, pero sí como depositado en el banco)

13.2. Detección y reparación (BTB Win)

13.2.1. Procesos de Detección

Cuando el sistema se interrumpa en forma anormal y/o se procesen archivos fuera de las operaciones del sistema (por ej. Renovar o Wrecup), es conveniente verificar el estado general de los mismos una vez terminado el proceso, antes de eliminar los backups creados previamente.

CONT.docx#C27

info.docx#E07

ctcs.docx#T26

INFO.DOCx#E24



Una forma práctica en Gestión (si se maneja el módulo de Subcuentas), es verificar que el archivo contable balancea y que coincide con los archivos de cuentas corrientes, cheques y bancos.

El procedimiento, que no presenta riesgos, debe cumplir el orden siguiente:

1. Menú Principal - Otros - Ordenar Archivos Completo

De paso, este procedimiento resuelve problemas de no acceso a una operación debido a que 'la está utilizando otro usuario' (son operaciones que no finalizaron correctamente debido a un corte de luz, etc).

2. Menú Principal - Otros - Recálculo de Saldos Completo

Rearma los Saldos en los archivos contables y de subcuentas, a partir de la fecha de inicio del ejercicio en adelante (no recalcula fechas anteriores).

3. Contabilidad - Listados - Balance de Saldos

Totaliza los saldos del archivo contable. Al final del listado deben aparecer los totales acumulados en cero. Si no tiene Contabilidad, pruebe con IVA - Otros Listados - Resumen Contable - Saldos

Si aparecen totales desbalanceados, se puede hacer la operación Contabilidad - Varios - Control de Asientos, para verificar que todos los asientos están completos. Esto puede deberse también a reparaciones que el sistema hace en un Control de Integridad, para permitir borrar movimientos de cuentas corrientes, etc. Los asientos incompletos deben ser balanceados o borrados.

4. Contabilidad - Control de Subcuentas - Control General de Saldos

Este listado (también disponible en Consultas - Control Contable) establece si hay diferencias entre los saldos contables (de cuentas que mueven cuentas corrientes, cheques, centros de costos y bancos) y los saldos de los movimientos para cada subcuenta en los archivos de las subcuentas.

El sistema toma en ambos casos los saldos finales (hasta el último movimiento de los archivos), de manera que los saldos de contabilidad y los de las subcuentas deberían ser iguales en cada caso.

En cuentas corrientes y en Bancos existen dos saldos de subcuentas: por fecha de origen o 'contable' y por fecha de vencimiento. Ambos deben coincidir con la contabilidad, pero los motivos de las diferencias pueden ser distintos.

13.2.2. Procesos de Reparación

Los errores detectados deben repararse bajo supervisión de BTB SOFT y siempre haciendo previamente un backup de los archivos.

En el caso de diferencias en cuentas corrientes entre el saldo contable y el saldo por fecha de vencimiento (cuando el saldo por fecha de origen coincide con el saldo contable) puede usar el procedimiento Rearmado de Deuda, que se encuentra en la aplicación Procesos Auxiliares. Este proceso intenta reconstruir los saldos por vencimiento en los movimientos de cuenta corriente.



Salvo ese caso, debe acudirse a la aplicación Procesos Auxiliares - Control de Integridad, que detecta cualquier anomalía en la conexión de los archivos para cada operación por separado.

El Control de Integridad identifica las operaciones con problemas (registros faltantes, etc) y, si no se puede acceder normalmente a las mismas, crea las condiciones para la reparación.

Este proceso debe intentarse dentro de un período limitado, si se puede acotar la zona donde puede haber problemas, porque suele ser lento. Una posibilidad recomendable, si se opera en red y es necesario continuar trabajando, es hacer una copia de la empresa y realizar el Control de Integridad sobre la copia (luego se repara el original, o se hacen controles de integridad más breves en las fechas donde hay problemas).

13.2.3. Control de Integridad

Este procedimiento verifica que los archivos en pesos que participan en una operación específica (particularmente los de contabilidad y subcuentas) tienen importes consistentes. Por ej. que la suma de los importes de cheques ingresados en una operación de IVA, coincide con el respectivo renglón de contabilidad generado en ese mismo momento.

Las discrepancias, originadas en roturas de archivos, operaciones fallidas, etc., se informan a través de listados.

ESTE PROCEDIMIENTO DEBE UTILIZARSE SOLAMENTE EN CASO DE NECESIDAD. DURANTE SU EJECUCIÓN NO DEBE HABER OTRAS PERSONAS OPERANDO CON

LOS ARCHIVOS DE LA EMPRESA.

13.2.3.1. Información General

Durante la ejecución de cada operación en Sistemas BTB, se leen y graban varios archivos, en forma coordinada. Si la operación termina correctamente, toda la información queda ubicada adecuadamente, y se puede leer, modificar y dar de baja de acuerdo a los procedimientos normales del sistema. Esta situación se da tanto si esa operación en particular se cumple, con {OK}, como si se cancela con [F10] o con {Cancelar}.

Sin embargo, si la operación se interrumpe en forma anormal (por ej. el equipo se detiene por cualquier motivo) o si existe un daño físico en los archivos, LA INFORMACIÓN PUEDE GRABARSE PARCIALMENTE.

Esta situación crea dos problemas:

La información contenida en los archivos no es consistente (por ej. los movimientos de cuentas corrientes no coinciden con la contabilidad, la contabilidad no coincide con el Libro de IVA, etc.). Debido a la cantidad y variedad de archivos en el sistema, estas discrepancias pueden ser de difícil detección.

Las fallas que se detectan a veces no pueden repararse con los recursos normales del sistema. Por ejemplo, si se pierde el registro de cabecera de un Recibo, no hay forma de modificar los movimientos de cuenta corriente o los cheques afectados porque no se puede llegar a ellos.

El proceso de 'CONTROL DE INTEGRIDAD' resuelve esos problemas:



Detecta las discrepancias de la información contenida en los distintos archivos, verificando si cada operación está completa y es consistente en sus importes.

Si falta un registro de cabecera (Factura, Recibo, etc.) y eso impide el acceso normal a la operación (para poder repararla o darla de baja), genera un registro transitorio, cuya única finalidad es permitir actuar sobre la operación

Si no puede resolver el problema en los términos del punto anterior, convierte la operación en un movimiento puramente contable (un asiento), lo que permite visualizar parte de sus componentes (cuentas corrientes, valores, etc.) y eventualmente borrarlo.

Si falta un renglón contable (por ej. aparecen movimientos de valores o cuentas corrientes sin un renglón contable al que referirse), se crea el renglón respectivo.

Si falta un registro maestro (Cuenta contable, Cliente, Proveedor, etc.), el sistema lo reconstruye con los elementos disponibles y le agrega una marca de 'Generado por el Control de Integridad'. Ese registro no puede ser utilizado en nuevas operaciones si no se elimina previamente la marca, lo que implica completar todos los campos requeridos que el sistema no pudo recuperar.

Se evita en lo posible ejecutar reparaciones automáticas y completas, para que el usuario pueda evaluar y corregir los daños y -eventualmente- determinar sus causas.

13.2.3.2. Procedimiento

El Control de Integridad puede ejecutarse sobre las operaciones de un período cualquiera, inclusive de un solo día.

El proceso, como se explicó arriba, crea eventualmente nuevos registros que modifican los archivos. En ciertas circunstancias (por ej. si un archivo muy importante está muy dañado) esto puede EMPEORAR el estado de otros archivos. Por ese motivo es fundamental contar con un BACKUP de los archivos antes de iniciar el Control de Integridad.

Para mayor seguridad, el sistema ejecuta un Ordenamiento General de archivos antes de iniciar la tarea. Esto, y el hecho de que se controla cada aspecto de cada operación, implica que ESTE PROCESO PUEDE INSUMIR UN TIEMPO CONSIDERABLE.



El resultado normal de un Control de Integridad es un listado de errores, referidos a ciertas Operaciones (cada Operación es un documento, como una factura, un recibo, etc.). Para cada operación se menciona su código y los datos necesarios para ubicarla en el sistema (fecha, tipo y número de documento, etc.), su origen y si el sistema creó un registro para reemplazar una cabecera de operación que se ha perdido ('R')

El listado de errores no se pierde. El sistema conserva un archivo con los errores encontrados en cada Control, para eventuales listados posteriores, que está disponible en el listador del Control de Integridad.



El objetivo básico es que obtener una pista de qué está mal en la operación, ingresar en la misma y/o en los archivos maestros vinculados y corregir la situación. Esto requiere que el comprobante original esté disponible; si se ha perdido, el Control de Integridad transforma la operación en un asiento contable, cuyo contenido puede ser visto con una Minuta y que puede ser borrado desde las pantallas de Contabilidad (estas dos herramientas están disponibles aunque el usuario no tenga el módulo contable)

Si no consigue reparar o borrar la operación, o los errores informados no le resultan comprensibles, consulte con BTB SOFT SA.

Una lista parcial de los errores se detalla a continuación

Falta la cuenta contable Nº .....

Imputaciones sin comprobante

No se encontró el comprobante, pasado a Movimiento Contable

Conciliación borrada

Falta la cuenta Nº ......

Imputaciones anuladas por conversión de operación

Falta Movimiento Banco

Falta Movimiento de Centro de Costos

Falta la entrada de un Valor

Falta la salida de un Valor

Falta el movimiento de cuenta corriente. (1)

Falta las imputaciones de cuenta corriente

Falta el movimiento de cuenta corriente (2)

Falta la Cabecera del asiento

Asiento desbalanceado

Cabecera de asiento sin detalle borrada

Detalle del comprobante incompleto

Falta Cliente Nº .... Nombre.........

Falta Proveedor Nº .... Nombre.........

Falta Vendedor Nº .... Nombre.........

Error en los comprobantes imputados

Pago de comprobante incorrecto

Las Imputaciones de Factura deben ser iguales al neto

Imputaciones de factura mayores al neto

Pago de Factura incorrecto

Neto de Factura incorrecto

Falta la Cuenta de Facturación Nº .......



La cuenta de Facturación no coincide con el tipo de factura

Falta la Situación Impositiva Nº ..........

Error en los Descuentos

Error en los Recargos

Total del comprobante incorrecto

Falta la Cta. Nº ......

La cuenta de cuenta corriente no coincide con el tipo de comprobante

No se encontró el renglón contable

Renglón huérfano de Operación Nº .........

Falta el Centro de Costos Nº ........

Los errores que siguen corresponden a Consorcios

Error en Renglón Detalle de Gastos: en el renglon de m_gastos, la suma de los 10 componentes no da el total del renglon.

Detalle por Area Mayor al Gasto: El desglose del gasto por area es mayor al importe de gastos

Grupo de Gastos Nº x Incorrecto: La sumatoria del grupo x de M_gastos es diferente al comprobante de gastos

Sumatoria de Total Gastos Incorrecto: La suma de los totales de M_gastos es diferente al total del comprobante

Total Renglón Liq. Consor c/dif.: El total del renglon de ExpeDeta es diferente a la suma de los 10 importes que lo componen

Grupo Nº XX Cab. Consor. c/dif.: El total del grupo indicado no concuerda con la cabecera de la liquidación

Total Cabecera Liquid. Cons. c/dif. El total de las expensas de la cabecera no coinciden con el detalle

13. DATOS CON PROBLEMAS 13.3. ARCHIVOS DAÑADOS 126


13.3. Archivos Dañados

Durante la operación del sistema, es posible que ciertos archivos sufran daños (fallas de energía eléctrica, problemas de comunicaciones en una red, etc.). Esos daños se reflejan a menudo en un mensaje del tipo 'XTRACE' o en fallas atribuíbles a los índices de los archivos (los datos aparecen en ciertos listados y no en otros, etc.) que no logran arreglarse ejecutando el procedimiento 'Ordenar' (ver Otros Procedimientos en este Manual).

Para esos casos, el sistema incluye en el programa REPARAR.EXE (icono con 'R'), una herramienta del lenguaje CLARION para la recuperación de archivos .TPS dañados.

ESTE PROGRAMA DEBE UTILIZARSE UNICAMENTE BAJO SUPERVISION DE PERSONAL TECNICO DE BTB SOFT SA Y SOLO DEBE APLICARSE A LOS ARCHIVOS INDICADOS POR DICHO PERSONAL. EL USO INDEBIDO PUEDE OCASIONAR DAÑOS O PERDIDA DE INFORMACION.

ANTES DE UTILIZARLO HAGA UN BACKUP DE SUS ARCHIVOS.

El programa le pedirá el nombre del archivo a reparar. Si no sabe el nombre del archivo, aparecerá una tabla con los archivos en orden alfabético.

A continuación, el programa llamará a un utilitario especial, que se ejecuta en forma automática. Si se produce algún error, verá el mensaje, que debe comunicar al personal de BTB SOFT, para su evaluación (si no puede comunicarse, cancele la operación y reponga el backup).

El proceso debe repetirse para cada archivo que desee reparar .

Tenga en cuenta que este procedimiento no puede corregir daños en los datos propiamente dichos (archivos total o parcialmente ilegibles).

Los archivos 'Temporales' se borran utilizando la opción específica, porque no es útil repararlos.

Por eso es fundamental:

Mantener Backups frecuentes y ordenados de sus archivos.

Al terminar este proceso efectuar controles básicos de seguridad (balances de saldos, revisión ocular del estado de los archivos principales, etc.) para establecer si puede continuar razonablemente con los archivos corregidos o es preferible reponer el último backup que se encuentra en buen estado.

13.4. Sacar Atributos de Solo Lectura

Este procedimiento, ubicado en Reparar. exe, permite eliminar el atributo que impide grabar en un archivo. Los backups confeccionados en CD, cuando se reponen en las carpetas del sistema, suelen arrastrar esta marca, que ocasiona errores del tipo 'Access Denied' (Acceso Denegado)

13. DATOS CON PROBLEMAS 13.5. BORRADO DE OPERACIONES 127


13.5. Borrado de Operaciones

El sistema cuenta con un programa independiente llamado Borrado.exe (icono ´B´ en la carpeta Win-BTB SQL-BTB), que permite eliminar cualquier operación del sistema, o sea todos y cada uno de los registros directamente originados en esa operación.

Por tratarse de un procedimiento destructivo, que no puede verificar las restantes conexiones de los registros eliminados (por ejemplo, al borrar un recibo y los cheques ingresados en el mismo, no puede verificar si uno de esos cheques ya fue depositado en el banco), es muy importante que:

se ejecute bajo la supervisión de técnicos de BTB Soft

se efectúe previamente una copia de seguridad (backup).

Los códigos de la Operación que se desea eliminar aparecen en la Minuta que se genera desde cualquiera de los registros de la operación.

El sistema genera automáticamente una copia de la Minuta en formato .pdf, que se guarda en la carpeta Sql-Btb \ Datos \ Empresa \ Borrado.

14. IMPORTACION DE ARCHIVOS 14.1. DE CONTABILIDAD 128


14. IMPORTACION DE ARCHIVOS

14.1. De Contabilidad

Este procedimiento permite importar a una Empresa la contabilidad de otra Empresa. La copia no incluye movimientos de Subcuentas, ni se vincula con los módulos de facturación, IVA, etc.

El sistema genera movimientos de contabilidad, similares a los que resultan al cargar los asientos en el módulo de Contabilidad (sin subcuentas) de la empresa receptora, que se intercalan entre los otros movimientos que pudieran existir. El plan de cuentas de la empresa receptora no debe tener subcuentas.

La copia puede hacerse 'Detallada' (renglón por renglón) o 'Resumida', en forma diaria, semanal, mensual o por el total del período indicado. El resumen semanal toma semanas dentro del mes, de domingo a sábado (o sea que puede haber fracciones de semana).

El sistema verifica que los asientos recibidos indiquen cuentas cuyos códigos existen en el Plan de Cuentas de la empresa receptora.

El proceso para lograr este resultado se inicia en Procesos Auxiliares - Importar Datos - Desde Otra Empresa (Procesos Auxiliares – Importaciones – de SQL BTB – Movimientos)

14. IMPORTACION DE ARCHIVOS 14.2. DE IVA 129


14.2. De IVA

Permite transferir las facturas cargadas en IVA Compras y Ventas de una Empresa a otra Empresa. La operación se debe efectuar para las facturas de un período determinado.

Este proceso transfiere también los movimientos contables que corresponden a las facturas (Cuentas de Gastos, Ventas, IVA, etc.) pero no así sus contrapartidas, que se limitarán a una sola cuenta (por ej. Caja).

Las cuentas del Plan de Cuentas y la estructura de IVA (en especial la Discriminación de Facturas) deben ser idénticas en la empresa que exporta y en la receptora.

Las cuentas contables de la empresa receptora NO pueden contener subcuentas (deben tener el mismo código y nombre que en la empresa que exporta pero no pueden contener cuentas corrientes, centros de costos, etc.)

14.3. De Contabilidad e IVA

Permite transferir de una Empresa a otra, la contabilidad DETALLADA (asiento por asiento) y las facturas cargadas en IVA Compras y Ventas. El proceso debe ejecutarse para un período determinado

Este proceso cumple en un paso las operaciones mencionadas en los puntos anteriores, con la salvedad de que los asientos contables correspondientes a las facturas de IVA se transfieren completos (y no con una contrapartida especial)

Si las cuentas de los asientos contables contienen subcuentas (por ejemplo movimientos de cuentas corrientes), las mismas no serán transferidas.

Las cuentas del Plan de Cuentas y la estructura de IVA (en especial la Discriminación de Facturas) deben ser idénticas en la empresa que exporta y en la receptora.

Las cuentas contables de la empresa receptora NO pueden contener subcuentas (deben tener el mismo código y nombre que en la empresa que exporta pero no pueden contener cuentas corrientes, centros de costos, etc.)

14. IMPORTACION DE ARCHIVOS 14.4. DE STOCK´ 130


14.4. De Stock´

Este procedimiento permite importar a una Empresa los movimientos de stock de otra Empresa.

La copia es un resumen de movimientos diarios, semanales, mensuales o por el total del período indicado. El resumen semanal toma semanas dentro del mes, de domingo a sábado (o sea que puede haber fracciones de semana).

El sistema verifica que los movimientos recibidos se refieran a productos cuyos códigos existen en el Maestro de Productos de la empresa receptora.

El proceso para lograr este resultado se inicia en Procesos Auxiliares - Importar Datos - Desde Otra Empresa (Procesos Auxiliares – Importaciones – de SQL BTB – Movimientos)

14.5. Transferencia entre Sucursales

El sistema cuenta con varios procedimientos para la transferencia (exportación e importación) de información de compras y ventas (facturas, stock, contabilidad, listas de precios, maestros de productos, diseños de comprobantes, etc.) entre Sucursales y la Casa Central.

Esta información no incluye los movimientos de subcuentas (cuentas corrientes, bancos, etc.) y se ejecuta desde Procesos Auxiliares (icono ´O´ del sistema) – Transferencias.

En estos procedimientos la unidad (central, sucursal, etc.) que exporta los datos genera archivos .tps, que se envían (por mail o cualquier otro medio) a la unidad que importa esos datos, que los debe incluir en una carpeta a la que luego llama para capturar la información en su base de datos. Las carpetas se encuentran en Sql-BTB\Datos\Nombre de Empresa\Importar (Exportar)

Por lo tanto, en todos estos procedimientos existe una opción de importar y otra de exportar. Los casos son dos:

14. IMPORTACION DE ARCHIVOS 14.5. TRANSFERENCIA ENTRE SUCURSALES 131


14.5.1. Archivos de Movimientos

Es el caso de transferencia de datos de Compras y Ventas de una Sucursal a su Casa Central que desea centralizar esa información.

Se incluyen todos los registros de los comprobantes, contables, de stock, etc. pero no los relacionados con Subcuentas (cuentas corrientes, bancos, etc.)

Como puede haber varias Sucursales, la Central debe tener una carpeta para cada una y en la importación debe identificar la Sucursal de que se trata. El proceso de importación incluye el

de la Sucursal, de manera que en el futuro se pueden reconstruir los código de empresaenvíos de la misma.

En Sql-BTB\Datos\Nombre de Empresa\Importar se encuentran las carpetas de las Sucursales que se generan automáticamente al crearlas en el sistema.

INFO.DOCx#E11

14. IMPORTACION DE ARCHIVOS 14.5. TRANSFERENCIA ENTRE SUCURSALES 132


14.5.2. Archivos Maestros

Es el caso en que la Central desea que ciertas bases (en particular el Maestro de Productos, Listas de Precios y Diseño de Comprobantes) se utilicen en todas las Sucursales.

En las Sucursales receptoras, las nuevas bases reemplazan totalmente a las anteriores (no se integran con ellas)

Como en el caso anterior, las carpetas utilizadas son Sql-BTB\Datos\Nombre de Empresa\Importar (Exportar)

En el caso de tener que importar Maestros (productos o precios) de una empresa que NO se encuentra en el mismo Servidor, en el ejecutable Procesos Auxiliares (icono ´O´) en la opción Transferencias – Maestros – Productos y Precios - Exportar, es posible exportar el conjunto completo de comprobantes de una Empresa (los archivos quedan en una carpeta denominada /sql-btb /Datos /Empresa /Exportar)

El archivo mencionado puede ser copiado en una carpeta /sql-btb /Datos /Empresa /Importar de la empresa receptora para incorporarlo a la misma desde el ejecutable Procesos Auxiliares (icono ´O´) en la opción Transferencias – Maestros – Productos y Precios – Importar.

15. IMPORTAR DE OTRO SISTEMA 15.1. IMPORTACIÓN 133


15. IMPORTAR DE OTRO SISTEMA

15.1. Importación

En BTB SQL el sistema permite importar algunos archivos que le sean presentados en planillas Excel con los diseños (columnas y forma de los datos) que aparecen en la carpeta SQL-BTB\ Modelos.

Entre ellas se encuentran Contabilidad, Libros de IVA, Legajos de Personal, Datos Individuales de Sueldos, Cuentas corrientes, Productos, etc., cuyo uso se explica en los Manuales respectivos.

La importación de otros archivos originados en sistemas ajenos a BTB es posible utilizando sistemas que se deben presupuestar por separado.



Desde el programa Procesos Auxiliares, el sistema permite importar algunos archivos provenientes de otros sistemas y procesarlos como si hubieran sido ingresados manualmente.

Los casos disponibles en Gestión (Sueldos se explica en el Manual respectivo) son:

Contabilidad. Captura asientos contables debidamente balanceados, con fecha y con cuentas válidas para el Plan de Cuentas de la Empresa

IVA. Captura los datos de facturas de compras y de ventas generados desde otros sistemas, generando un asiento contable en cada caso.

De acuerdo a que el campo 'Forma de Pago' del registro importado indique 'EF' o 'CC', el asiento contable se referirá a una cuenta del tipo Caja o a una Cuenta de Cuenta corriente, y generará el movimiento respectivo en la cuenta corriente del cliente o proveedor. En este último caso, la Fecha de Vencimiento será la que indique el registro importado (la importación solamente admite una fecha de vencimiento).

Cuentas Corrientes. Captura movimientos de cuentas corrientes de Clientes o Proveedores. Como cada renglón de cuenta corriente identifica la cuenta contable que lo contiene, se genera simultáneamente un asiento contable global de las cuentas contables de cuenta corriente contra una cuenta de contrapartida.

Valores (ingresados). El sistema puede capturar los datos básicos de cheques, cupones de tarjetas o cualquier otro documento que se desee ingresar como 'valores'.

Como cada renglón de un valor identifica la cuenta contable que lo contiene, se genera simultáneamente un asiento contable global de las cuentas contables de valores contra una cuenta de contrapartida.

Las cuentas contables a utilizar como contrapartida contable en los casos que lo requieran surgen de esta pantalla de configuración, donde la 'Cuenta de Importación' es la que se utiliza en el caso e importar Valores o Cuentas Corrientes:



Los archivos a importar deben tener un formato .txt simple.

BTB Soft informa los campos que utiliza en las operaciones normales de cada uno de los archivos que pueden ser importados. Las condiciones generales son:

Los datos pueden ser un número entero o decimal o bien un texto o una fecha.

En el caso de números decimales, se indica la cantidad de decimales y si tiene signo. Tenga en cuenta que NO debe grabar el punto decimal (por ej. 1267.89 no es correcto, debe grabar 126789) porque eso lo determina la cantidad de decimales que prevé el campo.

La longitud de los campos es máxima e inmodificable, ya que coincide con los campos de los archivos de destino en el sistema.

No puede omitir los campos obligatorios. La omisión de un campo no obligatorio, obliga a modificar la posición de inicio de los campos siguientes

Los campos que permiten Default, se refieren a un código válido (por ejemplo un código de cuenta contable que figura en el Plan de Cuentas) que el sistema incorpora si el campo importado está vacío o si se decide no importarlo (esto último, por supuesto, si el campo es 'no obligatorio').

Todas las Fechas son de formato 'dd/mm/aa'

Lo que sigue son requisitos de validez para ciertos campos, especialmente en IVA y en Contabilidad. Para la validez de los códigos que se solicitan en los Maestros, ver las pantallas que se utilizan para la carga manual de los mismos y las instrucciones de los capítulos respectivos en este Manual.

El campo Libro IVA contiene 'CO' o 'VE'

El campo Tipo de Comprobante contiene dos letras arbitrarias (por ej. 'FV' para factura de ventas, 'NC' para notas de crédito, etc)

El campo Cliente/Proveedor puede ser 'CL' o 'PR' (en algunas importaciones también puede ser 'OT') y determina a qué grupo corresponde el código del Legajo.

Tipo de IVA puede ser 'INS' , 'CFI', 'MTR' o 'EXE' por inscripto, consumidor final, monotributo o exento.

Tipo de Documento puede ser '80' (CUIT) o '00' en los restantes casos. Si el cliente no es consumidor final, el sistema fuerza un 80 y eso a su vez exige un CUIT válido.

El campo Forma de Pago puede ser 'EF' (efectivo) o 'CC' (cuenta corriente). El asiento contable se genera contra la cuenta de Caja o de Cuenta Corriente que indica la configuración arriba mencionada.

La Situación Impositiva tiene que ser un código válido en el sistema (IVA - Diseño de IVA - Ventas (o compras, si es el caso) - Situaciones Impositivas



La Cuenta de Facturación tiene que ser una cuenta del Plan de Cuentas y tiene que ser utilizable en un Libro de IVA (esto lo mismo que el anterior es obvio candidato a un Default)

Una factura Anulada, tiene una 'S' en el campo respectivo.

El proceso de importación contempla algunas validaciones básicas, por ejemplo:

los importes positivos y negativos de cada asiento contable balancean

los códigos declarados como números de legajo o de cuentas contables existen en los archivos preexistentes en la Empresa. Esto implica que la importación de archivos de Clientes o Plan de Cuentas debe ser previo a la importación de movimientos de IVA

Si en la importación de Clientes, Proveedores o Plan de Cuentas aparecen registros con códigos que ya existen en los archivos de la Empresa, el proceso no los importa.



16. CIERRE DE LA EMPRESA

NOTA: Este procedimiento no es aplicable si está operando bajo SQL. Consulte con BTB Soft.

Cuando los archivos activos de una Empresa tienen un volumen excesivo, este procedimiento permite migrar parte de los mismos a una nueva Empresa. Este capítulo se refiere a los sistemas de Gestión, porque Sueldos tiene sus propios procedimientos.

Para esto se debe crear una nueva Empresa y ejecutar este proceso, que incorpora a la misma toda la información necesaria para continuar con las tareas: todos los maestros (inclusive legajos, plan de cuentas, productos, depósitos, etc.) y todos los saldos y movimientos pendientes al momento en que se produzca la transferencia.

La tarea no afecta el contenido de los archivos de la Empresa de Origen, que quedan intactos y permitirán ser leídos o modificados en lo sucesivo. Sin embargo, como se entiende que la Nueva Empresa es la continuadora y recibe cualquier movimiento futuro, el sistema enviará un AVISO referido al Cierre cada ver que se ingrese en la Empresa de Origen.

Los archivos maestros propios de la Empresa de Origen y las configuraciones que los afectan (Contabilidad, Cuentas por Omisión, Libros de IVA, Productos, etc) son capturados sin excepción.

Los archivos de movimientos de Stock, traen los saldos de los productos (Totales y por cada uno de los Depósitos existentes) a la fecha en que se ejecuta la importación.

Los archivos de movimientos de Gestión que se capturan son los de Contabilidad y de subcuentas (cuentas corrientes, cheques, bancos y centros de costos), que se ingresan bajo la forma de un asiento global similar al asiento de inicio del primer ejercicio, donde se incluyen los saldos de todas las cuentas y - si las mismas contienen subcuentas - la composición detallada de esos saldos, tal como se encuentran en la empresa de origen.

Los saldos de las cuentas de Proveedores y de Clientes se ingresan junto con el detalle completo de los movimientos de las cuentas corrientes que aún no fueron imputados (o sea los que se ven en las pantallas de Consulta de Cuentas corrientes por Vencimiento pendientes)

Los saldos de las cuentas de Valores se ingresa junto con el detalle de los cheques en cartera.

Los saldos de Bancos incluyen el saldo vencido hasta el día de la transferencia (como un solo movimiento) y el detalle de los movimientos de cheques y depósitos no vencidos.



Los saldos de las cuentas de gastos e ingresos con Centros de Costos, incluyen los saldos actuales de cada uno de los Centros de Costos.

La importación de movimientos toma en cuenta sin excepción TODOS los movimientos contables existentes en la Empresa de Origen a la fecha de la transferencia. No es posible importar 'hasta cierta fecha de origen' dejando de lado asientos posteriores.

La fecha del asiento generado es única (puede ser elegida por el usuario) y esa fecha es asumida también por los movimientos de subcuentas que se importan. Sin embargo, los movimientos contienen - si corresponde - la fecha de vencimiento correcta e incorporan en su texto la fecha de Origen real.

El asiento resultante es un asiento contable normal. El sistema no lo define como 'Asiento de Apertura' (nada impide que el usuario lo haga posteriormente) y por lo tanto puede ser modificado manualmente, borrado o cambiado de fecha.

En cuanto a los Presupuestos, Pedidos y Remitos a Facturar, el sistema importa sólo las cabeceras que contengan movimientos pendientes y únicamente el saldo de los mismos (por ej. si un pedido contiene movimiento ya entregado, no los incluye; si un movimiento era por 100 unidades en origen, se devuelven 20 y se entregaron 50, se importa solamente por las 30 unidades pendientes)

La importación debe ser hecha bajo controles muy precisos:

Es conveniente que la información transferida esté lo mejor conciliada que sea posible, para evitar que los ajustes posteriores en la Empresa de Origen deban reproducirse en el asiento inicial de la nueva Empresa. Esto incluye completar cualquier Cierre de Ejercicio en curso.

En la Empresa de Origen, si tiene Contabilidad, haga un Recálculo General completo de saldos, un Balance de Saldos y un Control de Saldos de Subcuentas. Si no tiene Contabilidad, verifique manualmente que los saldos de los distintos archivos de subcuentas (valores, cuentas corrientes, bancos, etc) coinciden con el Listado de Saldos (IVA - Otros Listados).

Como cualquier discrepancia será arrastrada a la nueva Empresa (donde no tiene solución posible), conviene resolverla en la Empresa de Origen utilizando los recursos del sistema (Otros Procesos - Varios - Control de Integridad, Gestión - Consultas - Clientes - Recálculos de Saldos y Rearmado de Deudas, etc). En caso de que este enfoque resulte inapropiado, es preferible importar los maestros únicamente y cargar los saldos en forma manual.

Una vez concretada la importación, conviene confeccionar un Balance de Saldos y un Control de Saldos de Subcuentas en la nueva empresa, para asegurar que la importación fue correcta.



Esta opción (Procesos Auxiliares – Otros – Herramientas – Crear nueva empresa) es una solución aplicable cuando el Cierre se dificulta por problemas en los archivos contables, de cuentas corrientes, etc.

Permite la importación de todos los archivos maestros y –en forma selectiva- de los saldos de los archivos de Remitos, pedidos y presupuestos (y sus movimientos pendientes), de Stock y de Contabilidad.

No se realizan los controles exhaustivos que utiliza el Cierre de Empresa ni se incluyen los movimientos pendientes de cuentas corrientes, cheques y bancos si los hubiera.

17. AUDITORÍA 140


17. AUDITORÍA

Este módulo se opera desde un ejecutable independiente del sistema (icono con letra ´A´).

Permite el seguimiento de los procesos (Alta, Baja, Modificación) realizados sobre cada operación del sistema (fecha, hora, usuario y equipo desde donde se ejecutó, etc.).

También permite el seguimiento de la ejecución de ciertos procesos (por ejemplo recálculo de listas de precios) que afectan en forma masiva a una base de datos.

En todas las pantallas se encuentra disponible la Minuta que describe el detalle de la operación. El contenido de la Minuta es siempre el existente al momento de solicitarla, no el que tenía al momento de la modificación.

La pantalla Auditoría por Operación muestra todos los eventos sucedidos en distintos momentos sobre una misma operación.

Dicha información da cuenta de la fecha y hora del movimiento, el operador que lo ejecutó y la computadora desde la cual se trabajó. En las pantallas está disponible la opción de ver en la Minuta el contenido actual de la operación seleccionada.

La combinación de teclas CTRL + ALT + F7 permite acceder a los mismos datos mientras se ejecuta el sistema, desde las pantallas de operaciones (con el cursor sobre el registro de la operación)

Lo mismo sucede con la base de Maestros, en orden de fecha o de Nº de Legajo.

17. AUDITORÍA 141


La pantalla Auditoría de Operaciones permite ver la cantidad de operaciones (altas, bajas o modificaciones) originadas en cada tipo de proceso activo en la empresa, ordenadas por fecha / proceso o por proceso /fecha.

Desde la misma pantalla se puede ver el detalle de esos movimientos y acceder a las Minutas respectivas

17. AUDITORÍA 142


La pantalla Auditoría de Maestros permite ver la cantidad de sucesos (altas, bajas o modificaciones) producidos en cada archivo Maestro del sistema (cuentas contables, legajos, productos, etc.). Esta pantalla permite ver la cantidad de sucesos ordenados por fecha o por archivo maestro/fecha

Desde la misma pantalla se puede ver el detalle técnico de esos movimientos (en estos casos no existe la Minuta)

17. AUDITORÍA 143


La pantalla de Detalle de Incidentes y su exportación a archivos .CSV, así como la pantalla Análisis de Auditoría BTB se utilizan para la detección y análisis de problemas de procesamiento en el sistema.

Su uso está reservado a las oficinas técnicas de BTB Soft.

18. UNIFICAR EMPRESAS 18.1 CONCEPTOS GENERALES 144


18. UNIFICAR EMPRESAS

18.1 Conceptos Generales

El sistema BTB Soft es multiempresa. Por lo tanto, cada persona jurídica tiene su propia colección de bases de datos, que no se mezcla con la de otras personas jurídicas, aunque existen

(con las debidas precauciones) algunas partes de esas procedimientos que permiten importarbases de datos para fusionarlas con la base actual.

El módulo UNIFICAR da acceso a pantallas que pueden mostrar en forma simultánea y en tiempo real, información homogénea proveniente de bases de datos de distintas empresas (por ejemplo, el stock disponible de un producto en los depósitos de varias empresas, identificando el stock existente en cada depósito de cada empresa)

También permite unificar (en formato .csv) bases de datos similares provenientes de varias empresas, sin que se pierda la identidad de origen (cada movimiento identifica su empresa de origen). Esto permite búsquedas rápidas de datos que pueden estar en una entre varias empresas o el armado de informes complejos, como el total de las compras a un proveedor en el conjunto de varias empresas vinculadas, la aplicación de centros de costos en un grupo de empresas, etc.

Las pantallas y los importadores del módulo Unificar están dispersos en los distintos ítems del Menú de Gestión y su contenido se trata en los manuales respectivos.

El módulo Unificar solamente está operativo si fue incluido en la llave del sistema con la cual se está operando.

18.2 Selección de Empresas

INFO.DOCx#E56

18. UNIFICAR EMPRESAS 18.2 SELECCIÓN DE EMPRESAS 145


Estos procedimientos se encuentran en el ejecutable Procesos Auxiliares (icono ´O´) y se aplican a empresas cuyas bases de datos se encuentran en el mismo servidor. Puede ponerlos en marcha desde cualquier empresa que se desee unificar

El sistema permite seleccionar las empresas cuya información se desea unificar. La combinación puede ser modificada en cualquier momento desde Procesos Auxiliares.

Desde cualquier opción del Menú que indique ´Unificar´ (referido a cualquier tema, como stock, cuentas corrientes, etc.) y dentro de cualquier empresa que fue marcada en la pantalla anterior, se tendrá acceso a la información agrupada del conjunto de las empresas marcadas.

Las opciones actuales se encuentran en los manuales de Contabilidad, Cuentas Corrientes, IVA, Stock, Valores y Centros de Costos

CONT.docx#C39

ctcs.docx#T95

iva.docx#I123

STOC.DOCX#K17

VALO.docx#V17

CECO.docx#S08

manual de informacion general - btbsoft.com.ar · 1. instalacion del sistema btb1.1 windows 2...

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