manual de codigos de movimientos autopart dms y concesionarios 1-21 10 2013

Cualificación básica de Post Venta

Entrenamiento No Técnico

Volkswagen Academy MéxicoNT – Autopart Edición 2013-jun (Sólo uso interno)

Manual de Archivo de Carga Inicial y Códigos para Archivo de Movimientos Diarios en AutoPart

para DMS y Concesionarios

Volkswagen Group Academy México



Volkswagen Academy MéxicoNT – Autopart Edición 2013-jun (Sólo uso interno)



Volkswagen Academy MéxicoNT – Autopart Edición 2013-jun (Sólo uso interno) Página 1 / 186

Objetivo

Manual de AutoPart para Concesionarios




DMS homologados por VW de México

La mayoría de los concesionarios de las marcas VW, AUDI y SEAT están operando ya con un DMS ( Dealer Management System ) autorizado por Volkswagen de México.

Estos son:

• GDS (Global Dealer Solution )

• TotalDealer S. de R. L.

• W32 (Inforserveis México, S.A. de C.V.




PROCESO DE PEDIDOS CON BASE EN AUTOPART

FLUJO DE INFORMACION

Parts OnCommand

SAP

IDIS / AutoPart

VW MEXICO

I23 AP Order Corrections ( quantity )I24 Order AlignmentI01 Good IssuesD15 Master Data CustomerD19 Master Data - Material

Forecast Demand I02 AP ordersI02R AP Orders ( Reverse )I02C AP Orders ( Closure )

Matriz

ZAP (AutoPart Stock Order) Invoice ZFAPZDO ( Daily or Emergency Order ) Invoice F2ZSTK (POC Manual Volume Orders) Invoice F2

WEV Goods receipt for volume ordersWEA Goods receipt for special ordersWEM Goods receipt for manual volume orders

PuntoDe

Apoyo

ZWI Extraordinary countINV Inventory count*KLB Updating LBES / BBES*KBB Updating BBESVST Scrapping

WEE Goods receipt Parts from other suppliers

DealerOrganization

VKA SalesVKS Special Sale

Third Party Suppliers

Customers

STE Creation of master data record for "Sonstige Handelsware“ (other merchandise)

STU Update of master data record for storage location

STL Delete of master data record for "Sonstige Handelsware“

ZDO ( Daily or Emergency Order )ZSTK (POC Manual Volume Orders)

* Movements not used in MX

3

1 1

2 23

4

5

6

7

8

9




TIPOS DE MOVIMIENTOS EN EL CONCESIONARIO PARA AUTOPART




SALIDAS:

7 VST Código para Scrapping (desechos).

8 VKA ( - ) Código para Venta Normal (signo negativo)

9 VKS ( - ) Código para Venta Especial (signo negativo)

En caso de cancelación de Venta, las piezas deben reingresar al Almacén del Concesionario mediante:

VKA ( + ) Cancelación de Venta NormalVKS ( + ) Cancelación de Venta Especial

VENTAS ESPECIALES VKS

Hay veces que por acciones comerciales inusuales, se dan salida del Almacén del Concesionario a cantidades de refacciones que NO INTERESA que AutoPart las tenga en cuenta para el cálculo del Pedido Automático.

LAS VENTAS ESPECIALES BIEN IDENTIFICADAS Y CORRECTAMENTE CLASIFICADAS PRODUCIRAN PREVISIONES ADECUADAS PARA EL CONCESIONARIO.

AutoPart no considera estas ventas especiales. Sin embargo es necesario que se declaren en el momento de la venta.

Las ventas especiales deben registrarse a través de un código especial (VKS) para que no afecten a la demanda, y por lo tanto no se considera en las estadísticas.




SALIDAS (continuación)…:

AutoPart no considera estas ventas especiales. Sin embargo es necesario que se declaren en el momento de la venta.

Las ventas especiales deben registrarse a través de un código especial (VKS) para que no afecten a la demanda, y por lo tanto no se considera en las estadísticas.




Liquido de FrenosB 000750M7

30 Lts

Incluir en el archivo de Movimientos Diarios la Venta

VKA = -1Venta normal

( 30 Lts )

Registrar en el DMS cada UNIDAD DE SALIDA o VENTA hasta

completar 30 Lts

Liquido de FrenosB 000750M7 ->30 Lts

SALIDAS (continuación)…:

Existen casos especiales donde la unidad de empaque en Volkswagen de México es diferente a la unidad de venta en el concesionario. Éstas ventas parciales, no deben reportarse en el archivo de movimientos diarios, sino hasta que la suma de las parcialidades correspondan con la unidad de empaque.

Por ejemplo:

Otro ejemplo es la Pasta para lubricación con número de parte: G 060751A2 y unidad de empaque de 160 ml.




STOCK:

5 ZWI – Código para actualizaciones de stock físico de una pieza al final del día. Cualquier movimiento de entrada (WEE, WEV, WEA, WEM) y/o salida (VKA, VKS, VST) debe de ir acompañado con este código de movimiento para indicar el stock físico al final del día.

6 INV – Código para conteo físico de inventario. Este código de movimiento es utilizado para actualizar el stock físico del almacén del concesionario en Autopart de acuerdo al número de conteos anuales que realice (generalmente una vez al año).

Premisas:

a)El archivo de movimientos diarios debe contener exclusivamente códigos INV.

b)Los números de parte que no se incluyan en este archivo, SERÁN AUTOMÁTICAMENTE AJUSTADAS A 0 (CERO). Por lo que es importante que se incluyan todos los números de parte del almacén del concesionario.

c)Para archivos diarios en los que por error se incluyan códigos INV, si el número de mensajes con movimientos INV dentro del archivo es menor a 1000 (mil), Autopart automáticamente los convierte a movimientos ZWI; esto para evitar que los números de parte no mencionados, sean convertidos a 0 (cero).

10 STE – Código para creación de materiales propios del concesionario (materiales que no están en el master del importador). El concesionario debe estandarizar la creación de los nuevos números de parte no incluidos en el master del importador bajo la nomenclatura:

a) Deben empezar con ZZZ y máximo ocupar 13 (trece) caracteres adicionales alfanuméricos.




STOCK (continuación)…:

11 STU – Código para actualizar ubicaciones del material (pudiendo ser material propio o del master del importador) en el almacén del concesionario. Código de movimiento OPCIONAL.

Premisas:

a)Si se incluye este código de movimiento en el archivo de movimientos diarios, es mandatorio la información de los siguientes campos:

1. Ubicación del número de parte en el almacén del concesionario2. Número de concesionario3. Número de identificación del almacén de VW de México4. Número de parte5. Fecha de movimiento6. Hora de movimiento7. Código de movimiento

12 STL – Código para borrar materiales propios




ALMACEN DELCONCESIONARIO

ALMACEN VW DE MEXICO

CLIENTE / TALLER DE SERVICIO

PROVEEDOR

WEA ( + ) Pedido Diario o Emergencia WEM ( + ) Pedido de StockWEV ( + ) Pedido Automático AutoPart

RUK

WEE ( + ) RUK

VKA ( - ) VENTA NORMALVKS ( - ) VENTA ESPECIAL

CANCELACION DE VENTA:VKA ( + ) VENTA NORMALVKS ( + ) VENTA ESPECIAL

SALIDA PARA DESTRUCCION

(Scrapping)

VST ( + )

DIAGRAMA DE FLUJO DE MOVIMIENTOS PARA AUTOPART




Lunes a Viernes:

Se deberá enviar el archivo diariamente a las 11:00 PM hora cd. de México

Sábados:

Los sábados inician a las 11:00 PM o antes los trabajos de mantenimiento de algunos servidores.

En caso de que un archivo de Movimientos Diarios llegue cuando el servidor está fuera de servicio, no será registrado para el proceso de consolidado en AutoPart.

Se recomienda instalar un equipo UPS ( NO BREAK ) en el servidor para proteger la información y asegurar la generación y envío del Archivo de Movimientos Diarios.

Domingos: Ningún envío

DIAS Y HORARIOS PARA ENVIO DE ARCHIVO DE MOVIMIENTOS DIARIOSLUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO

11:00 PM 11:00 PM 11:00 PM 11:00 PM 11:00 PM 8:00 PM NO ENVIAR

los horarios son de Cd de México




Flujo de información del Concesionario hacia VW de México

AutoPart requiere básicamente de 2 tipos de información por parte del concesionario, las cuales serán enviadas automáticamente por su DMS en los 2 archivos siguientes:

•Archivo de Carga inicial del histórico de ventas por un periodo de 12 meses, y siguiendo una nomenclatura de nombre:

IL2041S231013

Donde:

Este archivo contiene los datos históricos de ventas del Concesionario de al menos los últimos 12 meses y es fundamental para el proceso de AutoPart, ya que esta información es tomada para realizar el pronostico de surtimiento de las refacciones y la cantidad en que deberán ser suministradas.

Existe un Layout ( archivo txt ) definido que todos los DMS deberán cumplir para garantizar el procesamiento seguro y masivo de la información en AutoPart.

FLUJO DE INFORMACION

IL Initial Load

2041 Número de Concesionaria (4 dígitos)

S Marca ( Siendo A=Audi, V=Volkswagen y Vehículos Comerciales, S=Seat)

231013 Fecha en formato DDMMAA




ColumnName Type Size Description

TNR CHAR 16 Número de parte de la refacción

VSNR CHAR 9 Número de Concesionario

YEAR NUMBER 4 Año de la venta

MONTH NUMBER 2 Mes de la venta

LUMSG NUMBER 10 Cantidad de piezas vendidas año / mes

LZVKG NUMBER 10 Frecuencia de venta de la pieza vendida año / mes

Ejemplo del archivo txt ( histórico de ventas para carga inicial ):

El archivo contiene la siguiente información:




Nota importante:

El archivo de carga inicial del histórico de ventas, lo prepara el DMS y lo envía por correo electrónico al administrador de AutoPart en VW de México para que sea analizado y posteriormente es instalado en el sistema AutoPart por el personal de sistemas en Alemania.

El archivo debe cumplir básicamente lo siguiente:

•Distribución según Layout

•Libre de incongruencias entre venta y frecuencia ( la frecuencia siempredebe ser igual o menor a la cantidad vendida ).

•Periodo continuo de 12 meses de ventas




• Archivo de Movimientos Diarios siguiendo una nomenclatura de nombre:

DM1201V241013

Donde:

Por medio del DMS el concesionario envía de manera automática la situación real de su almacén al sistema AutoPart y los movimientos diarios que va teniendo. AutoPart se encargará de generar automáticamente un surtimiento desde el Almacén de Volkswagen de México.

Con el envío de los movimientos diarios en el Almacén, el Concesionario recibirá la asignación del pedido generado por AutoPart en función de los movimientos que previamente envió.

Es fundamental que la parametrización por parte de la administración de Autopart sea correcta.

El archivo generado para esta aplicación se transmite automáticamente por la interfase desde el servidor del DMS hacia el servidor de Volkswagen de México / AutoPart.

DM Daily Movements

1201 Número de Concesionaria (4 dígitos)

V Marca (Siendo A=Audi, V=Volkswagen y Vehículos Comerciales, S=Seat)

241013 Fecha en formato DDMMAA




ColumnName Type Size Description

DealerNumber CHAR 9 Número de Concesionario

DepotNumber CHAR 9 Número de Identificación del Almacén de VW

Brand CHAR 1 Marca (A=Audi, S=Seat, V=Volkswagen y Vehículos Comerciales)

MaterialNumber CHAR 16 Número de parte de la refacción

DateofMovement CHAR 8 Fecha del movimiento en formato:DDMMAAAA

TimeofMovement CHAR 8 Hora del movimiento en formato:HHMMSS

MovementCode CHAR 3 Tipo de Movimiento (ver tabla Tipos de Movimiento)

Quantity DOUBLE Cantidad de piezas de: a) Entrada, b) Salida o c) Stock

Ejemplo del archivo txt (Archivo de Movimientos Diarios):

El archivo contiene la siguiente información:




Notas:

manual de codigos de movimientos autopart dms y concesionarios 1-21 10 2013

Documents