manual de autoshop manager

Manual de Usuario_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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TABLA DE CONTENIDO

Introduccin ................................................................................................................... 4 Instalacin ..................................................................................................................... 5 Registro de la Aplicacin ................................................................................................ 7 Configuracin ................................................................................................................. 8 Configuracin de la aplicacin ........................................................................................ 10 Alta de Usuarios y Permisos .......................................................................................... 11 Mecanismo de Bsqueda de Valores Posibles ............................................................... 12 Bsqueda de Valores Posibles ........................................................................................ 12 Configurador de Reportes ............................................................................................. 13 Filtro de Informacin/Manejo de Plantillas .................................................................... 14 Seleccin de Plantillas ............................................................................................... 15 Interfase de AutoShop Manager ................................................................................... 15 Mdulo de Clientes ....................................................................................................... 16 Catlogo de Clientes ..................................................................................................... 16 Barra de Bsqueda de Clientes ...................................................................................... 17 Mdulo de Inventarios .................................................................................................. 18 Catlogo de Categoras de Artculos ................................................................................ 18 Catlogo de Almacenes y Localizaciones.......................................................................... 19 Interfase de Modulo de Inventarios ................................................................................ 20 Barra de Herramientas de Artculos ................................................................................ 21 Catlogo de Artculos .................................................................................................... 21 Barra de Bsqueda de Artculos...................................................................................... 22 Modulo de rdenes de Trabajo ..................................................................................... 25 Catlogo de Refaccionaras ............................................................................................ 25 Interfase de Mdulo de Ordenes de Trabajo ..................................................................... 26 Barra de Herramientas de Ordenes de Trabajo ................................................................. 27 Barra de Bsqueda de Ordenes de Trabajo ...................................................................... 27 rdenes de Trabajo ...................................................................................................... 28 Seleccin de Vehiculo ................................................................................................... 29 Alta, modificacin y eliminacin de Refacciones a la Orden de Trabajo ................................ 30 Alta, modificacin y eliminacin de Gastos Relacionados con el Trabajo............................... 31 Agregar comentarios al Trabajo ..................................................................................... 32 Gastos e Ingresos No relacionados con el trabajo ............................................................. 32 Estado de Cuenta del Trabajo ........................................................................................ 34 Terminar Trabajo ...................................................................................................... 35 Realizo .................................................................................................................. 35 Entregar Trabajo....................................................................................................... 36 Consultar Importe de Factura ..................................................................................... 37 Imprimir Factura....................................................................................................... 38 Trabajos de Crdito Pendientes de Pago .......................................................................... 39 Mdulo de Reportes ...................................................................................................... 40 Interfase de Mdulo de Reportes .................................................................................... 40 Modificar un Reporte..................................................................................................... 41 Editor de Reportes........................................................................................................ 41 Presentacin Preliminar de un Reporte ............................................................................ 42 Configuracin de un Reporte .......................................................................................... 43 Herramientas................................................................................................................ 44_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Agenda ....................................................................................................................... 44 Calendario ................................................................................................................... 45 Pendientes Urgentes ..................................................................................................... 46

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Introduccin

Con la llegada de la era de la computacin, ms y ms negocios estn adoptando el uso del software y otras tecnologas en sus talleres de reparacin automotriz. Todos los antiguos y enormes manuales estn siendo guardados en las repisas de los talleres para acumular polvo hasta que alguien se los lleve definitivamente. No es de sorprenderse que los talleres mecnicos se estn convirtiendo en grandes compradores de software en la actualidad. No fue sino hasta hace pocos aos que los talleres empezaron a incorporar este tipo de tecnologa en su trabajo diario. Conforme el software se fue haciendo ms accesible, ms y ms mecnicos han adoptado su uso dentro de sus talleres de reparacin automotriz. El software para talleres automotrices hace el trabajo de un mecnico bien entrenado mucho mas fcil, proporcionndole informacin rpida y precisa, ya sea a travs de diagramas y especificaciones tcnicas para la reparacin de un vehiculo o para el control de la administracin del taller. A medida que evoluciona el software se ha vuelto ms fcil elaborar presupuestos y estimaciones de trabajos ya que cuentan con bases de datos que se alimentan de estimaciones de lo que cada trabajo cuesta en tiempo y dinero. Particularmente los pequeos talleres se han visto beneficiados con este tipo de herramientas ya que su costo es muy accesible y el beneficio que obtienen es significativamente mayor en relacin a su precio. Es increble lo que el software puede hacer, han creado un nuevo estilo de vida para los mecnicos, haciendo fcilmente accesible la informacin y eliminando la tediosa tarea de revisar hoja por hoja pesados manuales impresos. No ms anotaciones en papel con letra ilegible. No ms informacin traspapelada. Cualquier taller que no haya adoptado el uso de software, ser dejado de lado. Cada vez ser menos rentable trabajar un taller mecnico a la manera antigua, sin el equipo y el software necesario para manejar adecuadamente la gran cantidad de clientes y vehculos que demandan servicio. Este tipo de software facilita prcticamente a cualquier taller incrementar sus ingresos debido al incremento en la productividad derivado del uso de dichas herramientas. Lo anterior es tambin razn de porque cada vez se ven menos talleres antiguos y mas talleres modernos. Un ejemplo claro de esto son las franquicias de talleres de reparacin y mantenimiento automotriz las cuales utilizan software que prcticamente le dicen a sus trabajadores lo que tienen que hacer. Por lo anterior, AutoShop Manager es un programa que hemos diseado especialmente para ayudar a los pequeos y medianos talleres de reparacin automotriz a agilizar su administracin, incrementando la productividad en general, propiciando el incremento de tiempo para utilizarlo en actividades verdaderamente productivas y por consecuencia el incremento de las utilidades.

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InstalacinPara instalar AutoShop Manager se debe localizar y hacer doble clic en el archivo Setup.exe el cual fue descargado del sitio y corresponde al icono

Bienvenida a la Instalacin Al hacer doble clic en el icono anterior se muestra la siguiente pantalla, donde se da la bienvenida al asistente de la instalacin de AutoShop Manager, en la parte inferior de la pantalla aparece un botn que ser utilizado a travs de toda la instalacin, es el botn Siguiente >. Inmediatamente aparece el Acuerdo de Licencia el cual debe ser ledo y en caso de aceptar los trminos de la licencia marcar la casilla de verificacin para poder continuar con la instalacin. Finalmente se muestra el progreso de la instalacin, hasta que se muestra la pantalla de que la instalacin ha sido completada

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La ultima imagen de la secuencia anterior es un mensaje que puede aparecer en el proceso de instalacin dependiendo la versin de Windows en que se este instalando, este mensaje indica que uno de los componentes que se esta queriendo instalar, ya esta instalado en la computadora, por lo que solo hay que presionar el botn Cancelar y continuar con el proceso de instalacin. Una vez que la aplicacin ha sido instalada, se puede localizar de la siguiente forma en el men de programas.

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Registro de la AplicacinAl iniciar la aplicacin, si la aplicacin no ha sido registrada, se muestra la pantalla de registro de la licencia, para lo cual hay que realizar los siguientes pasos:

Paso 1.- En el campo Nmero de Prueba de Compra se debe poner el nmero que fue asignado a su compra en particular y que apareci en la pgina de Agradecimiento de Compra en un recuadro como este:

Paso 2.- Presione el botn Generar Cdigo de Instalacin y copie el cdigo generado. Paso 3.- Visite la siguiente pgina www.theautoshopmanager.com/enviarpruebadecompra.htm Paso 4.- Siga las instrucciones en esa pgina para activar su copia de AutoShop Manager

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ConfiguracinCuando la aplicacin es ejecutada, y debido a que la aplicacin controla los accesos a sus diferentes opciones segn los permisos otorgados a los diferentes usuarios que la utilizan, se muestra una pantalla que solicita los datos del usuario que esta tratando de entrar al sistema, el primer acceso debe ser del usuario ADMIN que corresponde al administrador del sistema, y es el nico usuario que existe definido desde el inicio y no puede ser eliminado, este usuario tiene acceso a todas las opciones de la aplicacin y no se le pueden negar permisos, por lo que su uso es muy delicado y solo debe ser usado por la persona responsable de administrar la aplicacin.

Inicialmente el usuario ADMIN tiene la contrasea 123 por lo que el primer paso es asignarle una totalmente confidencial para que solo el administrador del sistema pueda utilizarlo. Para ingresar se escribe la palabra ADMIN en el campo Usuario y el campo Contrasea escribir 123 y se presiona el botn de Aceptar.

Una vez ingresados los datos del usuario ADMIN se muestra la interfase de AutoShop Manager y se procede a asignarle una contrasea, para lo cual se selecciona la opcin Herramientas del men principal, y dentro de este, se selecciona la opcin Cambio de Contrasea mostrndose el la pantalla siguiente:

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Para realizar el cambio de contrasea del usuario ADMIN por primera vez se debe dejar vaco el campo de Contrasea Actual y se debe escribir una contrasea nueva en el campo Nueva Contrasea y repetirla en el campo Confirmar Contrasea.

Una vez que se ha cambiado la contrasea del usuario ADMIN esta deber ingresarse desde la siguiente vez que se inicie la aplicacin. La contrasea puede ser cambiada cuantas veces sea necesario. IMPORTANTE: Es muy importante conservar la contrasea del administrador en un lugar seguro fuera del sistema ya que si se extrava, ya no habr manera de administrar la aplicacin.

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Configuracin de la aplicacin La configuracin de la aplicacin es la siguiente actividad que se debe realizar despus de cambiar la contrasea del administrador y antes de poder utilizar la aplicacin. Para poder llevar a cabo la configuracin se debe entrar al men principal en la opcin Herramientas, y luego al submen Opciones. La pantalla muestra una seccin denominada Definicin de Impuestos que es donde se indican los nombres que aparezcan en las pantallas y en los documentos que los requieran, as como los porcentajes que se aplicaran para realizar los clculos que los requieran, los impuestos que pueden ser definidos son: 1.- Impuesto a ordenes de Trabajo: Es el impuesto que se aplicar al total al total del la orden de trabajo y puede cambiar segn el pas. 2.- Impuesto a Mano de Obra: Es el impuesto que se aplica a la mano de obra (si no se requiere, se deja vaco el Nombre de Impuesto y 0.00 en Porcentaje) 3.- Impuesto a Mano de Obra: Es el impuesto que se aplica a las refacciones (si no se requiere, se deja vaco el Nombre de Impuesto y 0.00 en Porcentaje) La siguiente seccin es la Definicin de Moneda donde se define el nombre de la moneda que aparecer en las facturas, en la seccin de impresin con letra de las cantidades, as como una Leyenda Final opcional que puede aparecer despus de la cantidad con letra, como por ejemplo en Mxico se utiliza la siguiente abreviacin M.N. que significa Moneda Nacional, por ejemplo (DOS CIENTOS PESOS 00/100 M.N.). En la ultima Seccin Llevar Control de Inventarios si se selecciona la casilla de verificacin, se activa la utilizacin de inventarios para consumo de refacciones en las Ordenes de Trabajos, donde se debe indicar cual de los las Refaccionaras dadas de alta en el catalogo de refaccionaras representa el almacn propio de donde se van a consumir las refacciones que no se traigan directamente de una refaccionara sino que entran primero al inventario y luego se consumen.

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Alta de Usuarios y Permisos Debido a que la aplicacin puede ser manejada por varios usuarios segn su funcin, es muy importante dar de alta a los usuarios necesarios y asignarles solo los permisos de las reas de la aplicacin en las que pueden trabajar, para eso se selecciona la opcin Herramientas del men principal, y dentro de este, se selecciona la opcin Permisos a Usuarios mostrndose el la pantalla siguiente:

En esta pantalla se debe digitar nuevamente la contrasea del usuario actual y presionar el botn de Aceptar para poder tener acceso a la pantalla de administracin de usuarios y permisos que se muestra a continuacin.

En esta pantalla se muestran dos secciones principales, en la parte superior se encuentra el rea de Usuarios y en la parte inferior se encuentra el rea de los permisos. Lo primero que se debe hacer es capturar los datos del nuevo usuario presionado el botn Agregar mostrndose la siguiente pantalla:

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En esta pantalla se ingresan los siguientes datos para cada nuevo usuario, El Usuario que es como se identificara en la aplicacin a la persona que la utilizar, el Nombre que corresponde al nombre competo de la persona, la Contrasea que es la clave confidencial que tendr la persona para poder ingresar a la aplicacin y que no deber compartir con nadie.

Una vez creado el usuario, es momento de asignarle los permisos a los que tendr acceso dentro de la aplicacin, primero, se debe seleccionar el usuario en seccin superior de la pantalla, y una vez seleccionado, en la parte inferior, se debern marcar las opciones que correspondan a las reas a las que el usuario tendr acceso, opcionalmente se pueden seleccionar todas las opciones presionado el botn Seleccionar todo o se pueden desmarcar todas presionado el botn Deseleccionar todo. Cuando se han seleccionado todos los permisos para un usuario en particular, se presiona el botn Aplicar con lo que quedaran asignados dichos permisos al usuario.

Mecanismo de Bsqueda de Valores PosiblesA travs de toda la aplicacin en donde las pantallas requieran la captura de algn dato que ya existe registrado en los catlogos, como puede ser un cliente, una refaccin, un artculo, un vehiculo, etc. Se cuenta con una funcionalidad que se conoce como bsqueda de posibles valores, la cual a travs dar un clic en el icono que se muestra abajo, se muestra una pantalla con una lista con todas las opciones posibles de la informacin que se esta solicitando.

Bsqueda de Valores Posibles

La pantalla siguiente muestra dos columnas, la primera con la clave de identificacin del dato que se esta solicitando, por ejemplo la clave de cliente o la clave del articulo, y la segunda columna con la descripcin de esa clave, por ejemplo el nombre del cliente o el nombre del articulo.

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En la parte superior de esta pantalla, se tienen dos opciones posibles a seleccionar, de las cuales solo puede estar seleccionada una sola a la vez, esta seleccin indica por cual de los dos datos mostrados (clave o descripcin) se buscar la informacin, si se selecciona la opcin Por Clave al escribir una clave en el cuadro de texto siguiente, la pantalla mostrar la primera coincidencia de la columna de claves que corresponda con las letras que se escribieron. Como se muestra en la pantalla siguiente, donde esta seleccionada la bsqueda por clave, al escribir las letras ROM, la lista de posibles valores muestra como primer registro, la primera coincidencia en la columna de Clave, una vez que se localiza el registro deseado, se presiona el botn Seleccionar y el valor ser ingresado en el campo para el cual fue requerida la bsqueda.

Configurador de ReportesTodos los reportes dentro de los diferentes mdulos de AutoShop Manager son emitidos a travs de un Configurador de Reportes, el cual permite establecer criterios e bsqueda avanzados de una manera muy sencilla, permite tambin grabar plantillas de reportes donde el fitro de informacin es grabado para posteriormente utilizarlo solo con abrir la plantilla correspondiente. El configurador de Reportes se muestra en la pantalla siguiente y contiene dos secciones principales: Seleccin de Plantillas: Esta seccin muestra una lista de todas las plantillas que han sido grabadas para el reporte. Filtro de Informacin/Manejo de Plantillas: Esta seccin permite establecer el filtro de informacin que ser aplicado al reporte, opcionalmente permite grabar ese filtro como una plantilla para ser utilizado posteriormente.

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Filtro de Informacin/Manejo de Plantillas En esta seccin se pueden realizar las siguientes funciones: Crear un Filtro para aplicar al reporte: Para crear un filtro se deben crear los criterios de seleccin que aplicaran en el reporte, donde para cAda criterio se debe seleccionar un campo de datos de la lista Campo,, despus se debe seleccionar el tipo de comparacin que se desea realizar con el campo seleccionado en la lista desplegable que contiene por omisin el valor de Mayor que, posteriormente en el campo Valor se debe escribir un valor contra el cual se esta comparando el campo seleccionado. Una vez que se a creado un criterio de seleccin, este se muestra en el campo Criterio y se presiona el botn Agregar, esto har que el criterio se agregue a la lista Filtro de Seleccin que es donde se muestran todos los criterios de seleccin que aplicaran al reporte para filtrar la informacin, como se muestra en la siguiente pantalla. Cuando se tiene el filtro se de seccin completo, se puede opcionalmente ver el reporte en pantalla presionado el botn Ver Reporte en Pantalla o mandar a imprimirlo directamente a la impresora presionado el botn Imprimir Reporte

Grabar una Plantilla: Para grabar una plantilla una vez que se ha creado el filtro de informacin deseado para el reporte, primero se debe escribir el nombre que tendr la plantilla en el campo Nombre de Plantilla y presionar el botn Grabar Plantilla, quedando registrada como una plantilla mas para el reporte y que podr ser utilizada posteriormente para aplicar el filtro nuevamente.

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Seleccin de Plantillas Dentro de la seccin para Seleccin de Plantillas se puede cargar una plantilla seleccionndola de la lista de Nombre de Plantilla y posteriormente presionando el botn Cargar Plantilla. Una vez cargada la plantilla se puede opcionalmente ver el reporte en pantalla presionado el botn Ver Reporte en Pantalla o mandar a imprimirlo directamente a la impresora presionado el botn Imprimir Reporte. Se puede eliminar una plantilla que ya no requiera seleccionndola de la lista Nombre de Plantilla y presionando el botn Eliminar Plantilla. Para ver un ejemplo de la utilizacin del Configurador de Reportes en video visita: www.theautoshopmanager.com en la seccin de videos.

Interfase de AutoShop ManagerEn la parte superior se aprecia una barra principal que es de donde se abren los mdulos de Ordenes de Trabajo, Clientes e Inventarios as como las Herramientas de la aplicacin, cada vez que se presiona uno de los botones, el espacio en gris es ocupado por el modulo o la herramienta solicitada.

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Mdulo de ClientesEl primer mdulo a ver es el de Clientes, cuando se presiona el botn Clientes de la barra principal, la interfase se muestra de la siguiente forma

Debajo de la barra principal, aparece la Barra de Herramientas de Clientes, es ah donde se pueden Agregar, Modificar o Eliminar Clientes

Catlogo de Clientes Al presionar el botn de Agregar un cliente, aparece la siguiente pantalla donde se deber capturar Al presionar el botn de Agregar un cliente, aparece la siguiente pantalla:

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La informacin a registrar en la pantalla para cada cliente es la siguiente No. De Cliente: Campo no se captura, se asigna automticamente. RFC: Registro Federal de Contribuyente Nombre: Nombre de la persona o la empresa que lleva el vehiculo al taller. Domicilio: Calle, numero y colonia donde se puede localizar a la persona o empresa que lleva el vehiculo al taller. Ciudad: Ciudad en la que se ubica el domicilio indicado en el campo anterior. Telfono: Telfono donde se puede localizar a la persona o empresa que lleva el vehiculo al taller. Cdigo Postal: Cdigo postal correspondiente al domicilio dado en el campo anterior de domicilio. Das de Crdito: Numero de das que se le otorga al cliente para realizar el pago de los trabajos realizados a partir de la fecha de entrega. Botn de Aceptar Al presionar este botn se aceptan los datos del cliente dado de alta y se registra en el sistema.

Barra de Bsqueda de Clientes Cuando se requiere localizar la informacin de algn cliente en particular, para hacer el trabajo de localizacin ms sencillo, la interfase del mdulo de Clientes proporciona la siguiente barra de bsqueda.

En ella se muestran dos opciones para realizar la bsqueda, el primero es Por RFC (Registro Fiscal de Contribuyente), por Nombre y Que Nombre Contenga, una vez seleccionada la forma por la que se desea localizar al cliente, se escriben en el cuadro de texto siguiente las primeras letras del RFC o del Nombre segn corresponda y se presiona la tecla Tab, si el la lista de clientes se encuentra al menos uno que corresponda con las letras escritas, se mostrar como el primer rengln. De esta forma ya no es necesario revisar toda la lista, como se muestra en el ejemplo siguiente.

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Una vez localizado el registro del cliente, se selecciona y se da doble clic o se presiona el botn de Modificar o el botn Eliminar de la Barra de Herramientas de Clientes segn se requiera.

Mdulo de InventariosEl modulo de Inventarios es un mdulo opcional que puede ser configurado para dos propsitos, 1. Cuando se desea llevar un control completo de entradas, salidas y existencias de artculos que es lo que normalmente deseara llevar un taller que maneja su propio stock de refacciones. 2. Cuando no se maneja un stock de refacciones y artculos propio pero que solo se desea contar con los nombres de la mayora de las refacciones que se manejan para no capturarlas cada vez que se consumen en las rdenes de trabajo. Cualquiera de estas dos formas de manejar el modulo de inventarios, es totalmente opcional, si no se utiliza ninguna de ellas, el modulo de Ordenes de trabajo funciona perfectamente, la unica diferencia seria que cada refaccin que se utilice en las Ordenes de Trabajo se le debe capturar su descripcin cada vez. Cunado se requiere utilizar el Mdulo de Inventarios, es necesario tambin capturar algunos catlogos adicionales para su correcto funcionamiento, estos catlogos son Categoras de Artculos, Almacenes y Localizaciones de Almacenes. Catlogo de Categoras de Artculos Como primer paso para poder utilizar el modulo de Inventarios, se debe definir un catalogo de categoras de artculos las cuales representen grupos principales de refacciones, por ejemplo las categoras de Bateras, Filtros de Aire, Filtros de Gasolina corresponden a grupos principales que agrupan cada uno a una gran cantidad de refacciones, pero que todas en general pertenecen al grupo principal al que se asocian. La pantalla para dar de alta las categoras de artculos se abre del Men Principal/ Inventarios/ Catalogo de Categoras de Artculos y es como se muestra, cuenta bsicamente con dos botones.

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El Botn de Agregar que al presionarse presenta una pequea pantalla para dar de alta la clave de la categora que es como ser localizada dentro del modulo de Inventarios, por lo que se sugiere que la calve sea lo mas descriptiva posible, adems de su descripcin El botn de Eliminar permite, una ves seleccionada la categora, eliminarla definitivamente de la aplicacin.

Catlogo de Almacenes y Localizaciones Adems de las categoras de artculos, previo a utilizar el modulo de Inventarios, es necesario definir los almacenes que se manejaran en el taller, as como las localizaciones dentro de estos donde se ubicaran las refacciones. La pantalla para definir tanto los almacenes como las localizaciones se abre del Men Principal/ Inventarios/ Catalogo de Almacenes/Localizaciones, es como se muestra, en ella se definen ambos conceptos, en la parte superior se tienen los campos de Clave y Nombre para Almacenes, la Clave es como ser identificado dentro del mdulo de Inventarios el Almacn, por lo que se sugiere que se una clave lo mas descriptiva posible al almacn que corresponde, por ejemplo la clave puede ser REFELEC que correspondera al Almacn de Refacciones Elctricas la cual sera su Descripcin. El campo Clave se utiliza tanto para captura de un nuevo almacn o para escribir la clave de un almacn existente, opcionalmente cuenta con el botn de bsqueda de Valores posibles para cuando se requiere localizar un almacn ya existente para agregarle o eliminarle localizaciones. En la parte inferior de la pantalla se encuentran dos Botones, Agregar Almacn que limpiar toda la pantalla para dar paso ala captura de un nuevo almacn, y en botn Eliminar Almacn que eliminar la definicin de un almacn y sus localizaciones definitivamente. En la parte central de la pantalla se encuentra el rea de localizaciones, las cuales sirven para definir como esta organizado un almacn internamente para la ubicacin de refacciones, generalmente corresponden a los estantes dispuestos dentro del almacn para el almacenaje y fcil ubicacin de las refacciones.

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A la derecha de la seccin de Localizaciones se encuentran los botones de Agregar Localizacin con el cual agregaremos nuevas localizaciones al almacn seleccionado a travs de la siguiente pantalla, en la cual se captura una Clave para la localizacin que es como fsicamente fue etiquetada la localizacin dentro del almacn, as como una Descripcin que explica donde se encuentra la localizacin, por ejemplo una clave puede ser P1E14 que e n su descripcin dira Pasillo 1 Estante 14. Al presionar el botn de Aceptar se ingresa la localizacin y al presionar el botn Cancelar regresa a la pantalla de Almacenes sin capturar la Localizacin.

Interfase de Modulo de Inventarios Para acceder al Mdulo de Inventarios se presiona el botn Inventarios de la barra principal, la interfase se muestra de la siguiente forma:

El mdulo de inventarios tiene dos secciones, la primera que es el Catlogo de Artculos la cual se presenta por omisin y la segunda que corresponde a los Movimientos de Inventario que se puede acceder haciendo clic en el tabulador con el mismo nombre

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Barra de Herramientas de Artculos En la barra de herramientas del modulo de Inventarios, se tienen dos secciones, la primera de ellas para trabajar con el catalogo de artculos la cual cuenta con tres botones que nos permiten Agregar, Modificar o Eliminar un artculo y la segunda de ellas para trabajar con los movimientos de Inventarios la cual cuenta con dos botones que nos permiten crear un Nuevo Movimiento y la segunda que nos permite Consultar un Movimiento ya existente.

Catlogo de ArtculosSeccin para Catlogo de Artculos Seccin para Movimientos de Inventario

La captura y el mantenimiento del catlogo de artculos se realizan por medio de la siguiente pantalla, la captura se realiza presionando el botn de Agregar Articulo de la barra de herramientas de Inventarios y para modificar un articulo ya existente, se debe presionar el botn Modificar Articulo de la misma barra, para cada articulo que se ingrese se deben capturar los campos siguientes: Clave: Es la clave con que ser identificado el articulo dentro de todo el sistema, (se recomienda definir un formato estandarizado de claves de articulo para facilitar su manejo) Nombre: Es la descripcin del articulo, este dato debe ayudar de manera clara y sencilla a la identificacin del articulo. Categora: Corresponde al grupo principal al que pertenece el articulo y que fue definido en el catalogo de Categoras de Artculos, este campo cuenta adems con la funcionalidad de Bsqueda de Valores Posibles que permite escoger de la lista de categoras existentes. Costo: Este campo corresponde al costo que actualmente tiene esta refaccin para el taller, este campo sirve para determinar junto con el campo de precio de cada refaccin los mrgenes de ganancia de los trabajos realizados. Precio: Este campo contiene el precio sugerido de cada artculo para cobrar en cada trabajo donde se utilice.

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Existencia Mnima: Con este dato se determina la cantidad minima de cada artculo a tener el taller, de tal forma que junto con la cantidad mxima se pueda determinar la cantidad a surtir de cada refaccin en un momento dado para reposicin de inventario. Existencia Mnima: Con este dato se determina la cantidad Mxima de cada artculo a tener el taller, de tal forma que junto con la cantidad mxima se pueda determinar la cantidad a surtir de cada refaccin en un momento dado para reposicin de inventario Seccin de Detalle de Existencias por Almacn/Localizacin: En esta seccin solo se muestra la existencia de cada artculo en cada almacn y localizacin donde se encuentre. Existencia: En este campo se muestra la cantidad total en existencia del artculo en todos los almacenes. Botn de Aceptar: Al presionar este botn se registra toda la informacin de un artculo nuevo o se aceptan los cambios hechos a un artculo ya existente. Botn de Cancelar: Al presionar este botn se cancela la captura de la informacin de un artculo nuevo o se cancelan los cambios hechos a un artculo ya existente.

Barra de Bsqueda de Artculos Para localizar de manera gil cualquier artculo dentro del catalogo, el programa muestra una seccin especialmente diseada para bsquedas como se muestra a continuacin:

Esta seccin contiene tres opciones que son buscar por Clave, Por Nombre y Que nombre Contenga adems de un cuadro de texto, se debe seleccionar una de las tres formas de bsqueda segn se requiera y posteriormente en el cuadro de texto escribir las primeras letras del artculo que se esta buscando: Si se selecciona por Clave, en el cuadro de texto se deber escribir las primeras letras de la clave que se esta buscando. Si se selecciona Por Nombre, en el cuadro de texto se deber escribir las primeras letras del Nombre que se esta buscando, Si se selecciona Que Nombre Contenga, se pueden escribir letras que contenga el nombre aunque estas no sean las primeras si el nombre que se busca es Acumulador de 13 placas, al escribir 13 aparecer en la lista ya que 13 es parte del nombre.

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Movimientos de Inventario Una vez que el catalogo de artculos ha sido dado de alta, el registro de los movimientos de entradas y salidas de cada articulo se da a travs de la seccin Movimientos de Inventario de la barra de herramientas del Modulo de Inventarios. Para realizar movimientos de inventarios se debe presionar el botn de Nuevo Movimiento de la barra de Herramientas del modulo de Inventarios y se presenta la pantalla que a continuacin se muestra, donde debern capturarse los siguientes campos: Num. Movimiento: Campo solo de lectura, se asigna automticamente por el sistema. Fecha: Es la fecha en la que se realiza el movimiento. Tipo de Movimiento: Este campo corresponde a la forma en que se movern los artculos en el inventario, ya se por entrada o por salida, los deferentes tipos de movimientos de inventario son los siguientes: Consumo de Refacciones de Taller: Cuando se esta utilizando el modulo de Inventarios, TODOS los consumos de refacciones DEBERAN ser realizados a travs de esta pantalla, al seleccionar este tipo de movimiento, se habilita el botn de Seleccionar Vehiculo que al presionarlo se presenta la pantalla que se muestra a la izquierda, donde se debe indicar el vehiculo que esta haciendo el consumo de la refaccin a travs de su Identificador. Los datos del vehiculo se muestran una ves que es introducido el Identificador para verificar que se le estn asignado las refacciones al vehiculo correcto. Una vez que se verifico que si se trata del articulo correcto, se presiona el botn de Aceptar y se procede a continuar con el resto de la captura del movimiento de inventario. Este tipo de movimiento realiza una salida de Inventario y disminuye la existencia.

Devolucin de Refacciones de Taller: Al igual que con el consumo, para hacer una devolucin de refaccin consumida en el taller, se debe Seleccionar el Vehiculo del cual se estn devolviendo, una vez identificado el vehiculo, se presiona el botn de Aceptar y las refacciones que el vehiculo ha consumido del taller se muestran en la seccin de detalle de refacciones del movimiento, ah se deben eliminar las paridas de las refacciones que no se estn devolviendo y solo dejar las que si se devuelven._____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Este tipo de movimiento realiza una entrada de Inventario y aumenta la existencia. Ingreso de Mercanca Nueva: Cuando se estn comprando refacciones para surtir los almacenes del taller, el ingreso al inventario se debe realizar a travs de este tipo de movimiento, se cuenta con un campo de Observaciones para hacer cualquier anotacin importante respecto de la compra de mercanca Este tipo de movimiento realiza una entrada de Inventario y aumenta la existencia. Ajuste de Entrada: Cuando se tienen errores en la captura, se debe realizar un ajuste de entrada al inventario para mantener la informacin en el sistema correctamente. Este tipo de movimiento realiza una entrada de Inventario y aumenta la existencia. Ajuste de Salida: Cuando se tienen mermas por defectos de fabricacin, robo o errores en la captura, se debe realizar un ajuste de salida al inventario para mantener la informacin en el sistema correctamente. Este tipo de movimiento realiza una salida de Inventario y disminuye la existencia. Una vez que se han ingresado los datos del tipo de movimiento, es necesario ingresar las partidas de artculos que afectarn el inventario, para eso se tiene una seccin donde se muestran cada una de esas partidas as como dos botones, el primero es Insertar Partida y el segundo es Eliminar Partida, al insertar una partida se muestra la siguiente pantalla para la captura de la informacin de cada articulo que se agrega al movimiento de Inventario. Los datos a capturar en esta pantalla son: Clave: Corresponde a la clave del artculo que se va a ingresar en el movimiento, la calve puede ser escrita en el cuadro de texto o bien, se puede utilizar la funcionalidad de bsqueda de valores posibles para localizarla. Descripcin: Corresponde a la descripcin del articulo asociada a la clave seleccionada, es un campo de solo lectura y no puede ser modificado. Almacn: Aqu se captura la calve del almacn al que afectar el articulo en el movimiento de Inventario, la clave puede ser escrita, o bien, se puede utilizar la funcionalidad de bsqueda de valores posibles para localizarlo. En caso de ser un movimiento que genere una salida, deber corresponder con un almacn que contenga el artculo. Localizacin: Aqu se captura la clave de la localizacin dentro del almacn al que afectar el artculo en el movimiento de Inventario, la clave puede ser escrita, o bien, se puede utilizar la funcionalidad de bsqueda de valores posibles, para localizarla. En caso de ser un movimiento de salida, deber corresponder con la localizacin que contenga el artculo. Existencia: Este campo es solo informativo y no puede ser modificado, muestra la cantidad en existencia del artculo en el almacn y la localizacin seleccionados._____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Cantidad: En este campo se captura la cantidad del articulo que afectara el movimiento de Inventario, si se trata de un movimiento que genere una salida, la cantidad no podr ser mayor a la existencia en el almacn y localizacin seleccionados. Botn Aceptar: Al Presionar este botn, se estn aceptando los datos capturados para la partida del movimiento de Inventario. Botn Cancelar: Al Presionar este botn, se cancela la captura de los datos para la partida del movimiento de Inventario. Cuando se han capturado todas las partidas que conforman el movimiento de inventario, se presiona el botn Registrar Movimiento y realiza la afectacin del inventario de manera definitiva.

Modulo de rdenes de TrabajoPara poder manejar el mdulo de Ordenes de Trabajo, es necesario capturar la informacin relacionada con las refaccionaras (proveedores) y los mecnicos que laboran en el taller Catlogo de Refaccionaras Para la captura de las refaccionaras, se selecciona la opcin Ordenes de Trabajo del men principal, y dentro de este, se selecciona la opcin Catlogo de Refaccionaras mostrndose el la pantalla siguiente. En esta pantalla se capturan solamente 2 datos: Refaccionara: Aqu se captura el nombre de la refaccionara o proveedor de refacciones. Descuento: en este campo se captura el descuento que la refaccionara nos hace en las refacciones que se le compran. Botn Agregar: Al presionar este botn se Ingresa la refaccionara capturada a la lista. Botn Eliminar: Al presionar este botn se elimina del programa de manera definitiva la refaccionara seleccionada. Botn Cerrar: Al presionar este botn se cierra la pantalla.

Catlogo de Mecnicos Para la captura de las mecnicos, se selecciona la opcin Ordenes de Trabajo del men principal, y dentro de este, se selecciona la opcin Catlogo de Mecnicos mostrndose el la pantalla siguiente._____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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En esta pantalla se capturan los siguientes datos: Clave de Mecnico: Es la calve con que ser identificado el mecnico de manera nica dentro del programa, se sugiere que la calve sea lo mas descriptiva posible, adems si se dese consultar un mecnico que ya esta registrado se puede capturar la clave en el cuadro de texto, o bien, se cuenta con la funcionalidad de bsqueda de valores posibles para localizarlo. RFC: corresponde al registro fiscal de contribuyente. Nombre: Aqu se captura el nombre completo del mecnico. Domicilio: Aqu se captura el domicilio completo de mecnico (Calle, nmero interior, nmero exterior, colonia). Ciudad: Ciudad en la que reside el mecnico. Cdigo Postal: Corresponde al cdigo postal del domicilio del mecnico. Telfono: Aqu se captura el telfono del mecnico. Dentro de la seccin de Forma de Pago a los Mecnicos, se tienen dos opciones, Porcentaje de Mano de Obra es decir, al mecnico se le pagara un porcentaje de lo que se cobre por concepto de mano de obra por cada trabajo, o bien, se le pagara un importe preestablecido para cada trabajo que haga. Interfase de Mdulo de Ordenes de Trabajo Para acceder al Mdulo de Ordenes de Trabajo se presiona el botn Orden Tra. de la barra principal, la interfase se muestra de la siguiente forma:

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Barra de Herramientas de Ordenes de Trabajo El modulo de rdenes de Trabajo cuenta con una barra de herramientas de donde se pueden realizar todas las acciones relacionadas con rdenes de trabajo.

El botn Agregar permite agregar ordenes de trabajo nuevas. El botn Refacciones llama una pantalla que permite agregar, modificar y eliminar refacciones a una orden de trabajo. El botn Gastos nos permite agregar modificar o eliminar gastos relacionados con el trabajo. El botn Comentarios permite registrar toso los comentarios y anotaciones necesarias relacionadas con la orden de trabajo. El botn Modificar permite cambiar la informacin registrada en una orden de trabajo ya existente. El botn Eliminar permite eliminar una orden de trabajo ya existente. El botn Reactivar permite poner en status En Proceso una orden de trabajo que ya esta en status Terminada. El botn Estado de Cuenta muestra dentro de una sola pantalla toda la informacin relacionada con una orden de trabajo en particular.

Barra de Bsqueda de Ordenes de Trabajo Para localizar de manera gil cualquier trabajo dentro del taller, el programa cuenta con una seccin especialmente diseada para bsquedas como se muestra a continuacin:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Seleccin de Todos los trabajos o por rango de fechas

Seleccin por Status del Trabajo, En Proceso, Terminados, Entregados o Todos

Agrega al filtro bsqueda por Placas, Cliente o Vehiculo

Esta barra contiene tres secciones para configurar la bsqueda de ordenes de trabajo, la primera permite establecer si se desea buscar trabajos dentro de un rango de fechas de ingreso al taller o todas las ordenes de trabajo sin importar la fecha, le segunda seccin permite establecer la bsqueda en las ordenes de trabajo por status que puede ser En Proceso es decir las ordenes de trabajo de vehculos que no se han terminado de reparar, Terminadas, es decir las ordenes de trabajo que ya se terminaron pero que el cliente no ha recogido su vehiculo, Entregadas corresponden a las ordenes de Trabajo que ya fueron entregadas a los clientes o Todos que permite ver las ordenes de trabajo que se encuentran en los tres status simultneamente, finalmente se puede agregar al filtro de bsqueda, cualquiera de los conceptos de Placas, Cliente y Vehiculo, seleccionando del la lista desplegable el concepto que se requiera y escribiendo las primeras letras del concepto seleccionado, si existen ordenes de trabajo que cumplan con el criterio de bsqueda establecido, se mostrarn y el resto se ocultara hasta que el criterio de bsqueda se elimine. Las tres secciones de bsqueda se pueden combinar para crear criterios de bsqueda ms precisos.

rdenes de Trabajo Para capturar rdenes de Trabajo se debe presionar el botn de Agregar de la barra de Herramientas del modulo de rdenes de Trabajo y se presenta la pantalla que a continuacin se muestra, donde debern capturarse los siguientes campos: Fecha de Ingreso: Es la fecha en la que el vehiculo ingresa al taller para su reparacin. Hora de Ingreso: Es la hora en la que el vehiculo ingresa al taller para su reparacin. Identificador de Vehiculo: Este campo es asignado automticamente por el sistema y no puede ser modificado, corresponde al numero con el que la Orden de Trabajo ser identificada dentro del sistema, opcionalmente se sugiere poner a cada vehiculo en reparacin fsicamente en la parte superior de la cabina, un identificador con el numero que el sistema le dio para facilitar la identificacin visual por parte del personal del taller._____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Placas: En este campo se debe escribir el numero de las placas de identificacin del vehiculo, si es un vehiculo que ya ha ingresado al taller anteriormente, se pueden localizar los datos del vehiculo escribindolas en el cuadro de texto, o bien, con la funcionalidad de bsqueda de valores posibles para localizarlas. Tipo de Vehculo: En este campo se captura la el Modelo marca y color del vehiculo, (ej. JETTA GRIS 2003). Trabajo: En este campo se describe con detalle la falla que presenta el vehiculo y que debe arreglarse. Cliente: En este campo se captura el Nombre del Cliente, se e trata de un cliente que no se desea registrar en la base de datos de Clientes, solo se escribe el nombre, si se desea que los datos del cliente permanezcan dentro del sistema por tratarse de un cliente regular, primero deber de registrarse en el mdulo de clientes, y utilizar la funcionalidad de bsqueda de valores posibles para localizarlo. Telfono: En este campo se capturan todos los telfonos en los que el cliente puede ser localizado, como puede ser el de la casa, el de la oficina y el celular. Email: En este campo se captura la direccin de correo electrnico del cliente. Tipo de Trabajo: En este campo se define si el trabajo ser pagado de contado o a crdito. Fecha de Prximo Servicio: Es la fecha tentativa en la que se debe avisar al cliente que se debe realizar su prximo servicio. Situacin del vehiculo: En esta seccin se capturan los datos en los que se encuentra el vehiculo al ingresar al taller, como son nivel del tanque de gasolina, kilometraje, accesorios y objetos dentro del vehiculo, estado de la pintura y presencia de golpes. Botn de Aceptar: Al presionar este botn se registra la Orden de Trabajo y que lista para empezar a trabajar. Botn de Cancelar: Al Presionar este botn se cancela la captura de la Orden de Trabajo.

Seleccin de Vehiculo Cada vez que se requiera realizar una accin (registrar refacciones, gastos, comentarios, modificar, eliminar o reactivar ordenes de trabajo) sobre una orden de trabajo, aparecer esta ventana solicitando el numero de identificador del vehiculo (Nmero asignado automticamente al capturar la Orden de Trabajo) al cual se le desea realizar la accin, esta pantalla tiene dos opciones para su uso, si el vehiculo actualmente seleccionado en la interfase del Mdulo de Ordenes de Trabajo es al que le vamos a realizar la accin, simplemente se presiona el botn Seleccionado y la accin quedar registrada para ese vehiculo, si por el contrario, el vehiculo al que queremos realizarle la accin, no esta actualmente seleccionado en la interfase de Ordenes de Trabajo, se deber capturar el numero correspondiente al identificador asignado y la accin quedar registrada para ese vehiculo._____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Alta, modificacin y eliminacin de Refacciones a la Orden de Trabajo Para el caso en que se trate de un consumo de una refaccin hecho a una refaccionara, para registrar las refacciones que cada Orden de Trabajo va consumiendo, es necesario presionar el botn Refacciones del mdulo de rdenes de Trabajo, el cual presenta la pantalla siguiente: En esta pantalla se muestra la informacin completa de cada refaccin asignada al vehiculo. Cuenta con cuatro botones con los que se pueden realizar las siguientes acciones: Agregar: Permite agregar nuevas refacciones al vehiculo seleccionado. Modificar: Permite modificar la informacin de una refaccin previamente asignada al vehiculo. Eliminar: Permite retirar del vehiculo una refaccin previamente asignada. Cerrar: Cierra la pantalla de Refacciones. Al presionar el botn Agregar de la pantalla de Refacciones se presenta la pantalla que se muestra a continuacin y requiere la captura de los siguientes datos para cada refaccin a capturar: Fecha de Consumo: Es la fecha en la que se la refaccin al vehiculo. Refaccionara: Corresponde a la refaccionara a la que se le compra la refaccin. Descuento: Este campo es informativo ya que corresponde al descuento que nos otorga la refaccionara y que quedo definido el catalogo de refaccionaras. Concepto: Si no se ha capturado el catalogo de artculos del modulo de_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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inventarios, es necesario capturar el concepto de la refaccin en este campo, si ya existe capturado el catalogo de artculos, y la refaccin que se esta consumiendo ya esta registrada en el catlogo, se puede usar opcionalmente la funcionalidad de bsqueda de valores posibles, la cual permite seleccionar de una lista de valores existentes la descripcin de la refaccin. Cantidad: Corresponde a la cantidad consumida de la refaccin por el vehiculo. Costo: El Costo corresponde al precio al que el proveedor le esta vendiendo la refaccin al taller sin ningn descuento. Costo con Descuento: Este campo es solo de consulta y corresponde al precio al que el proveedor le esta vendiendo la refaccin al taller incluyendo ya el descuento otorgado. Precio Unitario: Este dato corresponde al precio al que el taller le esta dado la refaccin al cliente. Botn de Aceptar: Al presionar este botn se registra la refaccin en la Orden de Trabajo seleccionada. Botn de Cancelar: Al Presionar este botn se cancela la captura de la Refaccin.

Alta, modificacin y eliminacin de Gastos Relacionados con el Trabajo Para registrar Gastos Relacionados con el Trabajo que no son refacciones, como por ejemplo una soldadura de una pieza del vehiculo a un taller especializado ya que no puede ser realizada en el taller, es necesario presionar el botn Gastos del mdulo de rdenes de Trabajo, el cual presenta la pantalla siguiente: En esta pantalla se muestra la informacin completa de cada gasto asignado al vehiculo. Cuenta con cuatro botones con los que se pueden realizar las siguientes acciones:

Nuevo: Permite agregar un nuevo gasto al vehiculo seleccionado. Modificar: Permite modificar la informacin de una gasto previamente asignado al vehiculo.

Eliminar: Permite eliminar del vehiculo un gasto previamente asignado. Cerrar: Cierra la pantalla de Gastos Relacionados con el Trabajo.

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Al presionar el botn Nuevo de la pantalla de Gastos Relacionados con el Trabajo se presenta la pantalla que se muestra a continuacin y requiere la captura de los siguientes datos para cada gasto a capturar: Concepto: Corresponde al concepto por el cual se esta haciendo el gasto. Fecha: Corresponde a la fecha en la que se realiza el gasto. Costo: Es el precio que el proveedor le da al taller por concepto del gasto que se esta haciendo. Precio: Es el precio que el taller le esta dando al cliente por concepto del gasto. Botn de Aceptar: Al presionar este botn se registra el gasto en la Orden de Trabajo seleccionada. Botn de Cancelar: Al Presionar este botn se cancela la captura del gasto en la Orden de Trabajo Seleccionada.

Agregar comentarios al Trabajo Para registrar Comentarios relacionados con el trabajo, es necesario presionar el botn Comentarios del mdulo de rdenes de Trabajo, el cual presenta la pantalla siguiente: En esta pantalla se muestran todos los comentarios que se han registrado a lo largo de la estancia del vehiculo en el taller. Simplemente se escribe en el cuadro de texto principal los comentarios y quedan registrados de manera automtica. Cuenta con el botn Cerrar para cerrar la pantalla de Comentarios.

Gastos e Ingresos No relacionados con el trabajo

Frecuentemente, es necesario realizar gastos o recibir ingresos por conceptos no relacionados directamente con las ordenes de trabajo, como puede ser el pago de renta del local, pago de luz_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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y agua, para registrar esos gastos e ingresos, el programa cuenta con la siguiente pantalla, la cual tiene dos reas principales, La primera para Ingresos Varios y la segunda para Gastos Varios, dentro de cada una de las reas hay dos botones un para registrar un Nuevo gasto o ingreso y uno para Eliminar un gasto o ingreso previamente registrado.

Para registrar un Ingreso no relacionado con las rdenes de Trabajo se debe presionar el botn Nuevo de la seccin Ingresos Varios mostrndose la pantalla que a continuacin se presenta y donde se debe capturar la siguiente informacin:

Concepto: Corresponde al concepto por el cual se recibe el ingreso. Fecha: Es la fecha en la cual se recibe el ingreso. Importe: Es el importe total del Ingreso. Para registrar un Gasto no relacionado con las rdenes de Trabajo se debe presionar el botn Nuevo de la seccin Gastos Varios mostrndose la pantalla que a continuacin se presenta y donde se debe capturar la siguiente informacin:

Concepto: Corresponde al concepto por el cual se recibe el ingreso. Fecha: Es la fecha en la cual se recibe el ingreso. Importe: Es el importe total del Ingreso.

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Estado de Cuenta del Trabajo Cuando se requiera consultar la informacin completa de todo lo que se le ha realizado a una orden de Trabajo ya sea en proceso, terminada o entregada, es necesario presionar el botn Estado de Cuenta del mdulo de rdenes de Trabajo, el cual presenta la pantalla siguiente:

En esta pantalla se concentra toda la actividad realizada sobre un vehiculo en una orden de trabajo, con varias secciones que se describen a continuacin: Datos del Vehiculo: En esta seccin se muestran los datos que identifican el trabajo que se esta realizando como son el vehiculo, el cliente, el telfono, la descripcin de las fallas y de las reparaciones a realizar, si el trabajo es de crdito o de contado, el folio de la factura que se emiti para ese trabajo y el numero de identificador asignado al vehiculo. Comentarios: Aqu se muestran todos los comentarios que se han escrito desde que ingreso el vehiculo al taller, se puede saber de un vistazo que aspectos importantes se deben comentar con el cliente o tambin se puede saber que es lo que ha comentado el cliente acerca de la reparacin. Refacciones: Esta seccin muestra todas las refacciones que se le han puesto al vehiculo mostrando la cantidad, el precio unitario y el importe, as como el importe total por concepto de refacciones.

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Otros Gastos: Aqu se muestran todos los gastos en los que se ha incurrido por concepto de la reparacin del vehiculo y que no son refacciones ni mano de obra, mostrando el concepto, la fecha en que se realizo el gasto y el importe del gasto, as como el importe total de gastos relacionados con el trabajo. Mecnicos: En esta seccin se muestran los nombres de los mecnicos que intervinieron en la reparacin del vehiculo. Pagos: Aqu se muestran todos los pagos que el cliente ha realizado por concepto de la reparacin de su vehiculo. Mano de Obra: En esta seccin se captura el importe de la mano de obra por concepto de reparacin del vehculo.

Terminar Trabajo Una vez que una Orden de Trabajo se ha terminado debe pasar de status En Proceso a status Terminada o Entregada. Una orden de Trabajo que pasa a status Terminada significa que ya no se le va a realizar ninguna accin y ya no debe aparecer en el grupo de las ordenes En Proceso que son las que siguen en reparacin en el taller, queda en espera de que el cliente pase recoger su vehculo, si el cliente ya esta para recoger su vehculo, la Orden de Trabajo debe quedar en status Entregada Para poner una Orden de Trabajo en status Terminada, se debe presionar el botn Terminar Trabajo de la pantalla de Estado de Cuenta, mostrndose la siguiente pantalla: Se presiona el botn Agregar de la seccin de Terminar Trabajo para mostrar la pantalla donde se debe seleccionar el o los mecnicos que intervinieron en la reparacin del vehculoRealizo

Se presiona el botn de Aceptar para aceptar los cambios realizados y la Orden de Trabajo queda en status Terminada y de ahora en adelante podr ser consultada en el filtro de rdenes de Trabajo Terminadas.

Opcionalmente se puede poner una Orden de Trabajo directamente en status Entregada cuando el cliente ya va a recoger su vehculo, para esto, adems de capturar la informacin de que mecnicos participaron en la reparacin del vehculo, se debe marcar la casilla de verificacin Se entrega trabajo lo cual habilita una serie de campos para poder registrar la entrega del trabajo, los campos son los siguientes:

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Grupo de Opciones No se paga, Paga Total de Saldo y Paga parcialmente: Estos casos determinan en que situacin queda la Orden de Trabajo en lo que respecta a si es de crdito y no se paga en ese momento, si se paga totalmente o si se paga de manera parcial.

No se Paga: Si se selecciona esta opcin, el importe total de la Orden de trabajo queda pendiente y pasa a formar parte de las cuentas por cobrar. Paga Total del Saldo: Si se selecciona esta opcin, se registrar un pago por el importe total de la Orden de Trabajo y quedar saldada.

Paga Parcialmente: Si se selecciona esta opcin se habilita el Botn Pagos que permite la captura del pago que el cliente realiza en ese momento, a travs de la siguiente pantalla, la cual solicita la fecha en la que se realiza el pago mostrando por omisin la fecha actual.

Se Factura: Si se selecciona esta casilla d verificacin, se habilita el campo Num. de Factura para la captura del folio fsico de la factura que se esta utilizando para la Orden de Trabajo. Botn Aceptar: Al presionar este botn, se registra la informacin y se marca la Orden de Trabajo como Entregada lo que significa que ha concluido su ciclo de estancia dentro del taller quedando de ahora en adelante para consulta solamente. Botn Cancelar: Al presionar este botn se cancela cualquier informacin que haya sido registrada en esta pantalla.

Entregar Trabajo Cuando una Orden de Trabajo esta en status Terminada y ya debe ser entregada al cliente, se presiona el botn Entregar Trabajo de la pantalla de Estado de Cuenta mostrando la siguiente pantalla que contiene una serie de campos para poder registrar la entrega del trabajo, los campos son los siguientes: Grupo de Opciones No se paga, Paga Total de Saldo y Paga parcialmente: Estos casos determinan en que situacin queda la Orden de Trabajo en lo que respecta a si es de crdito y no se paga en ese momento, si se paga totalmente o si se paga de manera parcial. No se Paga: Si se selecciona esta opcin, el importe total de la Orden de trabajo queda pendiente y pasa a formar parte de las cuentas por cobrar. Paga Total del Saldo: Si se selecciona esta opcin, se registrar un pago por el importe total de la Orden de Trabajo y quedar saldada.

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Paga Parcialmente: Si se selecciona esta opcin se habilita el Botn Pagos que permite la captura del pago que el cliente realiza en ese momento, a travs de la siguiente pantalla, la cual solicita la fecha en la que se realiza el pago mostrando por omisin la fecha actual. Se Factura: Si se selecciona esta casilla d verificacin, se habilita el campo Num. de Factura para la captura del folio fsico de la factura que se esta utilizando para la Orden de Trabajo. Botn Aceptar: Al presionar este botn, se registra la informacin y se marca la Orden de Trabajo como Entregada lo que significa que ha concluido su ciclo de estancia dentro del taller quedando de ahora en adelante para consulta solamente. Botn Cancelar: Al presionar este botn se cancela cualquier informacin que haya sido registrada en esta pantalla.

Consultar Importe de Factura La pantalla de Estado de cuenta muestra el importe total de la Orden de Trabajo sin impuesto porque no todos los clientes solicitan factura, pero en muchas veces cuando el cliente desea saber el total del trabajo incluyendo el impuesto para decidir si solicita factura o no, para ese propsito se presiona el botn Ver Importe de Factura el cual muestra la siguiente pantalla con el Importe del Trabajo, el importe por concepto de impuesto y el Total como aparecer en la factura.

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Imprimir Factura Una vez que la Orden de Trabajo ha quedado en status Entregada, la pantalla de Estado de Cuenta habilita el botn Facturar que al presionarlo muestra la siguiente pantalla para imprimir la factura. Los campos que muestra por omisin la pantalla son los que se capturaron en la Orden de Trabajo, pero opcionalmente se puede emitir la factura con los datos de otro cliente para lo cual se cuenta con la opcin de bsqueda de valores posibles donde se puede seleccionar a un cliente diferente. Se cuenta con la funcionalidad de agregar los datos de un cliente nuevo en caso de que no exista, esto se leva a cabo presionando el botn con un signo de (+) a la derecha del campo de RFC, lo cual mostrar la pantalla para dar de alta un cliente del Mdulo de Clientes. La pantalla de Imprimir Factura cuenta con dos secciones: La seccin de Imprimir solo Concepto General permite imprimir la factura con el concepto que se capturo como trabajo a realizar en la Orden de Trabajo con opcin a modificarlo, para que la impresin de la factura se realice con esta modalidad, debe estar visible dicha seccin. La seccin de Imprimir Detalle de Refacciones y Mano de Obra permite imprimir la factura con el detalle de cada una de las refacciones, gastos relacionados con el trabajo y el importe de mano de obra como se aprecia en la pantalla siguiente, mostrando el concepto de la refaccin, gasto o mano de obra, as como la cantidad, el precio unitario y el importe de cada uno. En la parte inferior de la pantalla se tienen los siguientes campos: Subtotal: Importe de la Orden de Trabajo antes de Impuestos. Impuesto: Total por concepto de Impuestos. Total: Corresponde a la suma de Subtotal mas Impuestos Desglosar Impuesto: Casilla de verificacin que cuando esta seleccionada se calcula el impuesto, cuando no se selecciona no se calcula impuesto._____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Botn Ver en Pantalla: Al presionar este botn, se muestra en la pantalla una vista preliminar de la factura, tal como saldr impresa. Botn Imprimir: Al presionar este botn se enva la impresin de la factura a la impresora configurada en reporte (Ver mdulo de reportes). Botn Cancelar: Al presionar este botn se cancela la impresin de la factura.

Trabajos de Crdito Pendientes de Pago Para saber rpidamente el total de las cuentas por cobrar (trabajos con saldo pendiente de cobro) se tiene la siguiente pantalla, la cual muestra una conjunto de tabuladores donde se tiene uno para cada letra del alfabeto, donde se agrupan por nombre de cliente segn la letra de inicio, todos los trabajos con saldo pendiente de pago, adems se tiene un tabulador mas para mostrar todos los trabajos de todos los clientes juntos para conocer el total de las cuentas por cobrar. Los campos que se muestran son, el folio fsico de la factura, la fecha de la Orden de Trabajo, El nombre del Cliente, el importe total de la orden de trabajo y el saldo pendiente de pago.

Total Pendiente de Cobranza: El la parte inferior de la pantalla se muestra el importe total por cobrar. Botn Cerrar: Al presionar este botn se cierra la pantalla.

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Mdulo de ReportesInterfase de Mdulo de Reportes Para acceder al Mdulo de Reportes se presiona el botn Reportes de la barra principal, la interfase se muestra de la siguiente forma:

El modulo de Reportes cuenta con una barra de herramientas de donde se pueden realizar todas las acciones relacionadas con la modificacin y configuracin de los reportes.

Modificar Reporte: Permite adaptar un reporte a las necesidades del taller, como puede ser el agregar un logotipo, modificar la posicin de los campos en el reporte, cambiar el tipo y color de letra. Configurar Reporte: Permite seleccionar el tamao de papel en que se va a imprimir ese reporte adems de definir la impresora en la que se va a imprimir, entre otras. Guardar Reporte: Graba los cambios realizados al reporte.

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Modificar un Reporte Al presionar el botn Modificar Reporte de la barra de Herramientas del mdulo de Reportes se presenta la pantalla que a continuacin se muestra donde se tienen los siguientes campos. Lista de reportes existentes en AutoShop Manager, donde se selecciona el reporte que se desea modificar. Botn Modificar Reporte Al presionar este botn, se muestra el editor de reportes donde se realizan las modificaciones necesarias. Botn Restaurar versin Original del Reporte: Este botn permite recuperar la versin original del reporte en caso de haber cometido errores al modificar un reporte. Botn Cerrar: Al presionar este botn se cierra la pantalla sin abrir el editor de reportes.

Editor de Reportes Cuando se selecciona un reporte para su modificacin, este se muestra en el editor de reportes, en la seccin Diseo, aqu es donde se pueden realizar las modificaciones, necesarias para que el reporte se vea de acuerdo a las necesidades del taller, dentro de las actividades ms comunes a realizar al modificar un reporte son: Agregar un logotipo Cambiar el tamao de la hoja en la que se imprime el reporte Cambiar el tamao de las fuentes que utiliza el reporte. Reacomodar los datos

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Para aprender todas las opciones que te ofrece el editor de reportes, vistanos en: www.theautoshopmanager.com/CapacitacionEnVideo.htm

Presentacin Preliminar de un Reporte Dentro del Editor de Reportes existe una seccin llamada Presentacin Preliminar, que permite ver el reporte exactamente como va a salir impreso, lo que permite realizar todas las modificaciones necesarias antes de imprimirlo por primera vez. Dentro de las actividades ms comunes en esta seccin son: Establecer filtros de informacin. Buscar cadenas de caracteres dentro de todo el reporte Ir a paginas especificas dentro del reporte Exportarlo a diferentes formatos

Para aprender todas las opciones que te ofrece el editor de reportes, vistanos en: www.theautoshopmanager.com/CapacitacionEnVideo.htm

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Configuracin de un Reporte Al presionar el botn Configurar Reporte de la barra de Herramientas del mdulo de Reportes se presenta la pantalla que a continuacin se muestra, las opciones de configuracin del reporte pueden variar de acuerdo a la impresora que se tenga instalada, pero dentro de las acciones mas comunes a realizar dentro de la configuracin de un reporte estn: Establecer la impresora en la que el reporte se imprimir Establecer el tamao de papel en el que se imprimir el reporte. Establecer la bandeja de papel (en caso de que exista) del que se tomarn las hojas en la impresora para imprimir el reporte. Establecer la orientacin con la cual se imprimir el reporte.

Una vez establecida la configuracin del reporte esta ser aplicada cada vez que se imprima

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HerramientasEl programa cuenta con tres herramientas que aunque son muy sencillas, han probado ser muy tiles, tales herramientas son la Agenda, el Calendario y la Notificacin de Pendientes Agenda Para acceder a la Agenda se presiona el botn Agenda de la barra principal, la interfase se muestra de la siguiente forma:

La agenda es una herramienta que nos permite registrar tareas a realizar las cuales estarn siempre visibles hasta que sean marcadas como terminadas, las posibles acciones a realizar con las tareas son: Nueva Tarea: Al presionar este botn se muestra la siguiente pantalla que nos permite capturar una nueva tarea, se debe indicar la fecha en la que se debe realizar la tarea y escribir el detalle de lo que se debe realizar en la tarea.

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Terminar Tarea(s): Cuando ya se ha realizado una tarea, se debe marcar como seleccionada en la columna status, una vez seleccionadas todas las tareas a terminar, se presiona el botn Terminar Tarea(s) y todas las tareas seleccionadas, sern eliminadas de la lista de tareas pendientes. Eliminar Tarea(s): Cuando una tarea ya no es necesaria y no la queremos ver mas como pendiente, se debe marcar como seleccionada en la columna status, una vez seleccionadas todas las tareas a eliminar, se presiona el botn Eliminar Tarea(s) y todas las tareas seleccionadas, sern eliminadas de la lista de tareas pendientes. Enviar Tarea(s) a fecha futura: Cuando queremos que una tarea sea realizada en una fecha futura con respecto a la que originalmente se registro, se debe marcar como seleccionada en la columna status, una vez seleccionadas todas las tareas a enviar a una fecha futura, se presiona el botn Enviar Tarea(s) a fecha futura mostrndose la pantalla siguiente, en esta se selecciona la nueva fecha en la cual se desea que se realicen y se presiona el boton de Aceptar y a todas las tareas seleccionadas, se les cambiar su fecha programada de realizacin a la nueva fecha seleccionada.

Editar Tarea: Cuando necesitamos modificar la definicin de una tarea, se debe marcar como seleccionada en la columna status, una vez seleccionada la tarea a editar, se presiona el botn Editar Tarea y la tarea seleccionada ser mostrada en la misma pantalla en la que se dio de alta, para ser modificada segn se requiera. Calendario El calendario nos muestra todo el ao actual, adems de poder mostrar de una manera rpida y sencilla aos anteriores y futuros al hacer clic en los botones que se encuentran en las esquinas superiores.

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Pendientes Urgentes Aparte de la agenda que es donde se registran las actividades programadas, se tiene una pantalla donde se pueden escribir hasta 4 actividades que se deben atender con extrema urgencia. Para acceder a la pantalla de Pendientes se presiona el botn Pendientes de la barra principal, la interfase se muestra de la siguiente forma:

Solo basta con escribir al menos una actividad pendiente en cualquiera de los cuadros de texto para que en el modulo de Ordenes de Trabajo, se muestre a la derecha del icono de

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Pendientes, una seal de advertencia que indica que hay pendientes urgentes por atender, como se muestra en la imagen siguiente:

Al no haber capturado ninguna actividad urgente en la pantalla de Pendientes Urgentes, la seal de advertencia automticamente desaparece.

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Apndice I Recursos AdicionalesRespuestas a Preguntas Frecuentes Si tienes dudas acerca del programa, antes de enviar tus comentarios a rea de soporte, te invitamos a que leas la seccin de respuestas a preguntas frecuentes donde hemos publicado las respuestas a las preguntas que nuestros usuarios nos hacen: http://www.theautoshopmanager.com/FAQ.htm

Capacitacin en Video Dicen que una imagen dice mas que mil palabras, hemos grabado gran cantidad de videos que te muestran como utilizar AutoShop Manager correctamente para que puedas sacarle el mximo provecho. http://www.theautoshopmanager.com/CapacitacionEnVideo.htm

Soporte En caso de requerir soporte para cualquier aspecto relacionado con la aplicacin, enviar comentarios a travs de la siguiente pgina: http://www.theautoshopmanager.com/Contactenos.htm

Programa de Afiliados Si deseas ganar dinero vendiendo AutoShop Manager, tenemos todo preparado para que empieces AHORA MISMO!, solo vista la siguiente pgina: http://www.theautoshopmanager.com/CentralDeAfiliados.htm

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