manual corporativo anc - julio 2019
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Presentación realizada por Elisa Vásquez Quinteros
Santiago
09 de enero de 2020
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Escuela Nacional de Archivos
Concepto de descripción
Instrumentos de descripción
Norma descriptiva ISAD(G)
Presentación de ejemplos
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Contenido
Qué es la descripción documental
• Es la elaboración de una representación exacta de la unidad de
descripción y, en su caso, de las partes que lo componen mediante
la recopilación, análisis, organización y registro de la
información que sirve para identificar, gestionar, localizar y
explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el
sistema que los ha producido.
• La finalidad de la descripción documental es identificar y explicar
el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin
de hacerlos accesibles.
(Tomado de la Norma Internacional General de Descripción Archivística / ISAD-G)
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La descripción multinivel
Consiste en describir las agrupaciones documentales como un conjunto que
proporciona, por un lado, información general (Fondo, Serie..) y por otro, sobre
los componentes de las agrupaciones (Expedientes, Documentos…)
(Tomado de “Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos / José Ramón Cruz Mundet, 2012)
Fondo
Subfondo
Serie
Unidad documental compuesta /expediente
Unidad documental simple
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Niveles de descripción derivados del proceso de organización
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Fondo Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o
soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por
una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus
actividades y funciones como productor (ISAD- G)
Subfondo División primera del Fondo, establecida en virtud de las líneas de
acción de la entidad, que se identifica con los órganos y con las
funciones productoras de los documentos (Diccionario de Archivística, José
Ramón Cruz Mundet)
Serie Conjunto de documentos producidos de manera continuada en el
tiempo como resultado de una misma actividad y regulada por una
norma de procedimiento (Diccionario de Archivística, José Ramón Cruz Mundet)
Unidad documental
compuesta /expediente
Conjunto de unidades simples relacionada entre sí y agrupadas por ser
resultado de la misma actividad o proceso.
Expediente: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que
sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así
como las diligencias encaminadas a ejecutarla. (Diccionario de Archivística,
José Ramón Cruz Mundet)
Unidad documental simple Es la unidad archivística más pequeña, intelectualmente indivisible.
Por ejemplo una carta, una fotografía una grabación sonora (ISAD- G)
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Ejemplo niveles de descripción
Unidad documental
simple
Unidad documental compuesta
Series
Subfondos
Fondo Corporación Nacional Forestal (CONAF)
Gerencia Forestal
Oficios
Oficio
N°80 / 1998
Oficio
N° 81 / 1998
Resoluciones
Resolución N° 152 /2013 + Antecedente 1 + Antecedente
2 + Antecedente 3
Resolución N°152/2013
Oficina de Estudios de Sistemas
Expedientes de Investigación
Expediente Investigación N° 50
Instrumentos de descripción
Son los que ofrecen información acerca de la localización física, la
organización y el contenido de los documentos y de las agrupaciones
documentales, en función de las cuales recibe diferentes
denominaciones:
• Guía
• Inventario
• Catálogo
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Al describir una
agrupación
documental llamada:
Se obtiene
como resultado
Definición(Diccionario de Archivística, José Ramón
Cruz Mundet)
Fondo Guía Instrumento de descripción que proporciona
información sobre todo o parte de los fondos de uno o
más archivos, describe globalmente las grandes
agrupaciones documentales, esboza la historia de los
organismos productores y facilita la información auxiliar
acerca del archivo o archivos y de los servicios
disponibles.
Serie Inventario Instrumento que sirve para describir las series
documentales en diferentes grados de detalle,
dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de
clasificación y reproduciendo su estructura.
Unidad documental
simple / compuesta
Catálogo Instrumento cuya finalidad es describir
exhaustivamente, así en sus caracteres interno como
en lo externos, las piezas documentales (documentos
sueltos) y las unidades archivísticas (expedientes),
seleccionadas por algún criterio, por ejemplo su valor
histórico o su especial interés.
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La Norma Internacional General de Descripción Archivística corresponde a un
conjunto de reglas generales que forman parte de un proceso dirigido a:
• Garantizar la creación de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas;
• Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de
archivo;
• Compartir los datos de autoridad (puntos de acceso controlados / una única forma
de usar un nombre de institución, persona o familia);
• Hacer posible la integración de descripciones de diferentes archivos en un
sistema unificado
Es una norma que constituye una guía general de descripciones archivísticas.
Debe utilizarse junto a normas nacionales existentes o como base para el
desarrollo de normas nacionales.
• de información
ISAD (G)“General International Standard Archival Description”
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7 Áreas para la
información descriptiva.
26 Elementos o campos
para describir una
entidad archivística.
6 Elementos o campos
esenciales.
Estructura de la ISAD-G
Elementos esenciales, según ISAD-G
a) el código de referencia
b) el título
c) el productor
d) la(s) fecha(s)
e) la extensión de la unidad de descripción
f) el nivel de descripción
La posibilidad de agregar más elementos, además de los esenciales, dependerá
de la naturaleza de la unidad de descripción (fondo, subfondo, serie, unidad
documental compuesta, unidad documental simple)
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A partir de la Norma ISAD-G, en el Archivo Nacional, se generó un documento
para ser utilizado como guía en el proceso de la elaboración de las descripciones
documentales, el cual lleva como título “Formato Básico Normalizado para la
creación de bases de datos documentales (2004)”
Contiene 36 etiquetas con las
siguientes especificaciones:
Nombre de la Etiqueta
Objetivo
Regla
Subcampos y delimitadores
Ejemplos
Extensión
Repetitividad
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Identificación de la información en una
unidad documental simple
CONSIDERAR TAMBIÉN DETALLE DE SU VOLUMEN Y
SOPORTE1 HOJA, TAMAÑO CARTA
Ej.: Resolución Exenta
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Actividad práctica
Describa el documento entregado, según los 6 elementos esenciales de la ISAD-G
1. Código de referencia (compuesto por: código del país CL + código del archivo + código identificador único)
2. Título3. Fecha(s)4. Nivel de descripción5. Volumen y soporte de la unidad de descripción
(cantidad, tamaño o dimensiones)6. Nombre del o de los productor(es)
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Código de referencia:
CL MINSA 0008
Título: Resolución
Exenta N° 01
Fecha: 05 de enero 1994
Nivel de descripción:
Unidad documental
simple
Volumen y soporte: 2
hojas, tamaño oficio
Nombre del productor:
Ministerio de Salud
“La finalidad de la descripción documental es
identificar y explicar el contexto y el contenido
de los documentos de archivo con el fin de
hacerlos accesibles”
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