MANUAL BIOLOGICAL CONTROL

Versión Economy

Índice1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................32. ACCESO............................................................................................................................................33. PORTAL DEL USUARIO..................................................................................................................43. PORTAL DEL USUARIO..................................................................................................................44. MENÚ................................................................................................................................................4

A.- ADMINISTRACIÓN..................................................................................................................5A1.- Datos Empresa......................................................................................................................5A1.- Datos Empresa......................................................................................................................5A2.- Configuración.......................................................................................................................6A3.- Usuarios Gestores.................................................................................................................8A4.- Terminales...........................................................................................................................10

B.- CALENDARIO........................................................................................................................12 C.- GRUPOS..................................................................................................................................13 D.- HORARIOS..............................................................................................................................14

D1.- Gestión................................................................................................................................14.....................................................................................................................................................16D2.- Asignación..........................................................................................................................16 D3.- Resumen............................................................................................................................18

E.- USUARIOS..............................................................................................................................20 F.- PANEL DE ASISTENCIA........................................................................................................22 I.- INFORMES...............................................................................................................................23

I1.- Asistencia.............................................................................................................................23I2.- Absentismo...........................................................................................................................24

J.- VEHÍCULOS (OPCIONAL)......................................................................................................25K.- FICHADO MASIVO (OPCIONAL).........................................................................................25L.- HISTÓRICOS............................................................................................................................26

1. INTRODUCCIÓN

Este manual explica los menús básicos de la aplicación de control depresencia BiologicalControl. No pretende ser una exposición exhaustiva de todaslas posibilidades del software, pues continuamente se actualiza y mejoraañadiendo nuevas funcionalidades.En caso de necesitar soporte o tener alguna duda, debe de solicitarlo a travésde: https://www.biologicalcontrol.es/soporte-biologicalcontrol/ o si está logeadoen la aplicación, pulsando en el link Soporte técnico que aparece debajo de sunombre.

2. ACCESO

El acceso a la plataforma por parte de los usuarios administradores paragestionar su control de presencia, una vez esté activado el servicio, se realiza através de la URL: https://www.biologicalcontrol.es/ Utilizando el nombre deusuario y contraseña facilitados.

3. PORTAL DEL USUARIO

El administrador del sistema puede activar para cada usuario o trabajadorel denominado portal del usuario, con solo marcar el tic habilitado a tal efecto yrellenar los campos Email y Contraseña de la ficha de cada usuario. A partir deese momento, el usuario o trabajador podrá entrar en el portal del usuario,utilizando como nombre de usuario el Email y la contraseña indicada en lapropia ficha del usuario, logeándose en la misma URL:https://www.biologicalcontrol.es/ .

El portal del usuario permite ver al trabajador su asignación horaria en elcalendario y sus fichadas.

4. MENÚ

Nos moveremos por el menú superior, seleccionando cada uno de lossubmenús que vayamos a cumplimentar o modificar. El orden lógico decumplimentación de datos inicial es de izquierda a derecha.

Hay que tomar como referencia que los campos con fondo blanco sonobligatorios y los amarillos son opcionales.También nos encontraremos, en ciertos menús, con el icono de informaciónadicional, que al posicionarnos encima nos detallará información sobre elcampo.

A.- ADMINISTRACIÓN

A1.- Datos Empresa

En este submenú aparecen los datos registrados de la empresa. Sidenota algún error en los mismos, puede ponerse en contacto connosotros para modificarlo. También dispone de un vídeo explicativoen nuestro canal de Youtube siguiendo este enlace:https://youtu.be/TK11nret8WA?t=54

A2.- ConfiguraciónEn este submenú aparecen una serie de parámetros generalesconfigurables.

Zona horaria por defecto: La franja horaria que tomará pordefecto el sistema para tener en cuenta las fichadas. Las personasque usen el app o la web para fichas podrán asignar una diferente.

Mantener horarios especiales en asignación masiva: Pordefecto si cambiamos un horario de tal forma que sustituiría a unhorario especial (Bajas, Vacaciones) nos permitirá hacerlo. Si noqueremos que suceda de este modo deberemos marcar esta casilla.Observaciones del calendario visibles en el portal delusuario. El administrador podrá configurar que sea visible o no, elcampo observaciones del calendario de la asignación de cadausuario o trabajador para el propio trabajador al logearse y entraren el portal del usuario. (Por defecto, NO)

Notas de las jornadas visibles en los informes del portal delusuario. El administrador podrá configurar que las notas queintroduzca en cada jornada de los Informes sean visibles o no, paralos usuarios o trabajadores. (Por defecto, NO)

Editar Notas en las fichadas en el Portal del Usuario. Se podrápermitir al trabajador o usuario la edición de las notas en cada unade las fichadas a través del portal del usuario. (Por defecto, NO)

Tolerancia en desvíos. Valor entre 0 y 120 minutos que debesuperar cualquier desvío (parcial o total) para ser marcado en elinforme en color rojo. (Por defecto, 0)

Firmar con nombre de empresa en los informes. En el pie decada informe aparecerá el nombre y CIF de la empresa. Se pondráen NO si utilizamos la misma gestión de personal para trabajadoresde diferentes empresas (Por defecto, SI)

Ocultar corchetes en los informes para fichadas introducidas.El administrador podrá configurar que sean visibles o no, loscorchetes que resaltan las fichadas modificadas o introducidas através de la aplicación. (Por defecto, NO)

Tramos. (Opcional) Nos permitirán definir tramos con una seriede condiciones estipuladas, que posibilitarán obtener informesespecíficos por esos tramos definidos. Muy útil para el cálculo dehoras extra etc …

En los tramos podemos establecer un nombre al mismo para sucorrecta identificación, si se aplica a todos los empleados o a ungrupo concreto, el importe por hora de dicho tramo, si se aplica enfestivos o no, las fechas y tramo horario de vigencia del mismo, y eltiempo mínimo que se considerará para la aplicación.

Es importante resaltar que no se pueden solapar los tramos en eltiempo. Por ejemplo, si establecemos que el tramo nocturno seaplica todo el año en el horario comprendido entre las 22:00 y las06:00, no podremos crear otro que se solape total o parcialmenteen ese horario o fechas.

A3.- Usuarios Gestores

En este apartado se pueden ver los datos del Usuario gestor(Inicialmente habrá un usuario Administrador) y se podrán editartodos los datos (Nombre, teléfono, Email y contraseña/PIN).El formato de los campos se mantendrá en toda la aplicación, con elfondo blando indicando un campo obligatorio y el fondo amarillo uncampo opcional.

Dependiendo de la versión contratada se podrán crear más usuariosadministradores y/o recepcionistas.

Por cada cuenta que creemos podremos: Establecer si la cuentaestá activa o no (el administrador principal no se puede desactivar),el nombre de la misma, el teléfono (opcional), el Email, el Perfil(Administrador o Recepcionista), la contraseña y un campo con lasobservaciones que consideremos necesarias.

Los usuarios con un perfil recepcionista dispondrán de un accesolimitado, pudiendo configurarse marcando o desmarcando la casillacorrepondiente.

Los usuarios con perfil Administrador tienen el control total delsistema y acceso a todos los menús, ademas del control sobrevarios parámetros que afectarán a las secciones y funcionalidades alas que podrá acceder el administrador. Por defecto losadministradores tendrán acceso a todas.

Podremos eliminar el acceso a cada sección desmarcando la casillacorrespondiente.

A4.- Terminales

Desde este menú se podrán ver la lista de terminales dados de altapara la empresa.

Si el terminal está en modo de funcionamiento con conexión atiempo real (conectado a la red de la empresa con el puerto decomunicaciones abierto en el router) y accedemos desde la mismared local donde está instalado el terminal, el valor de Dirección IP yde IP Pública Actual deben coincidir para que el terminal esté online(En este caso, el botón de Actualizar Terminal aparecerá en colorverde). Si no fuese así (El botón Actualizar Terminal aparecerá encolor gris), y, si el problema es el cambio de ip pública (ip públicadinámica), nos aparecerá un botón en color azul denominadoAsignar IP, que se debería pulsar para cambiar al ip.

Si editamos el terminal podremos configurar los parámetros básicosdel terminal sin necesidad de entrar en el Menú del propio terminal.

Como podemos ver en el ejemplo, al lado del texto “DirecciónIP/Puerto” vemos un icono con la verificación en verde. Esto nosindica que el terminal está accesible. Si no fuese así la verificaciónsaldría en rojo.

Podremos cambiar la ip del terminal y el puerto (siempre entre el5010 y el 5020).

En los demás apartados tenemos:

Precisión de verificación de huella. Este parámetro controla eln.º de puntos que el lector verifica de cada huella. Por defecto estáen normal, pero en entornos de muchos usuarios es preferibleaumentarlo a alta. De este modo aunque al principio puede quecueste más el grabar las huellas nos evitará falsos positivos entredos usuarios.

Formato de fecha y hora. Permite establecer el formato en que serepresentará la fecha y hora entre 12 y 24 h.

Actualización inteligente de huella. Este parámetro, por defectoen sí, actualiza la información de huella con cada lectura positiva.Esto facilita las posteriores lecturas ya que genera un modelo máscompleto de la huella.

Tiempo entre registros repetidos. En minutos, el terminalignorará las lecturas positivas (avisando de ello por voz y texto)durante ese plazo tras la primera lectura correcta. Esto evitará queun usuario por error fiche una entrada y una salida si trata de fichardos veces seguidas en un corto periodo.

Tiempo para iniciar reposo. En minutos, el tiempo que tarda elterminal en entrar en modo ahorro de energía.

Volumen. El volumen del terminal, tanto de la voz como de lossonidos de pulsado de teclas. Muy útil en entornos ruidosos parafacilitar los procedimientos.

Fecha/hora automática. Gestiona si se actualizará de formaautomática el horario de verano/invierno.

Zona horaria. Controla la franja horaria en la que está ubicado elterminal para tenerlo en cuenta en los cálculos.

Latitud y longitud de geolocalización. Ubica el terminal en elmapa, podrá combinarse con las fichadas en otros terminales o enitinerancia para visualizar las rutas seguidas por el usuario.

Si lo desea puede ver más sobre nuestros terminales ennuestro canal de Youtube pinchando en el enlace al siguientevídeo: https://youtu.be/nE9GsHP7sj8

B.- CALENDARIO

En cuanto al menú Calendario, debemos explicar el sistema demarcaje tanto individual como marcaje por meses y días. Siemprepodemos ver el año siguiente al actual y la configuración de los añosanteriores. Esta configuración de calendario es por terminal. Hay quetener en cuenta que nuestra aplicación es multiterminal. Nos permitetener varias delegaciones y un terminal en cada delegación. Estasdelegaciones podrían estar el localidades diferentes con festivos localesdiferentes.

No quiere decir que porque marquemos días como no laborables,luego no pueda haber personal trabajando en días no laborables. Eso esmuy frecuente en muchos sectores. Simplemente se utilizará el calendarioporque hay empresas que los días no laborables los tienen muy en cuentae incluso la remuneración de esas horas trabajadas en días no laborableses diferente a las horas de los días laborables. Nuestro software estápensado para cualquier sector y tenemos la posibilidad de habilitar lasherramientas necesarias para cualquier necesidad.

Evidentemente, si en nuestra empresa no nos importa distinguir losdías festivos de los no festivos, por que no se trabaja en festivos nunca oporque, aún trabajándolos, no hay diferencias salariales, ni siquieratendríamos que configurar el calendario. (Explicación de la opción deTramos)

C.- GRUPOS

Desde este menú podremos opcionalmente crear Grupos oDepartamentos para luego asignar a Usuarios.

Además podemos personalizar el pie de informe para los informes detodos los usuarios de un grupo determinado. Si no se personaliza saldrá unmensaje de pie de informe genérico.

También podemos bloquear la geolocalización para los usuarios de dichogrupo, con lo que no se grabará dicha información independientemente de laconfiguración del dispositivo desde el que fiche el usuario.

Adicionalmente podremos asignar a uno o varios recepcionistas a losgrupos, asignarlos a todos o a ninguno.

La creación de grupos nos facilitará la tarea de asignar horarios a variaspersonas con un sólo clic, la personalización de informes por oficinas o sedes, yen general la gestión de nuestros usuarios de una forma cómoda y sencilla.

D.- HORARIOS

D1.- Gestión

En este submenú se crean los diferentes tipos de horarios de todo elpersonal de la empresa. Es recomendable crear los diferentes tiposde horarios aunque no es obligatorio para el funcionamiento delcontrol de presencia.

Se puede duplicar de forma rápida un horario pulsando sobre elbotón de la columna “Clonar”, facilitando la creación de nuevoshorarios.

También figurarán los nombres de los usuarios pertenecientes adicho grupo, y el número total de horas semanales.

Para cada horario configuraremos las entradas y salidas con losdescansos oportunos desde el lunes hasta el domingo.

Si se configura más de una entrada y salida para el mismo díapodemos hacer clic en el espacio intermedio para identificar esainterrupción como una pausa o como una entrada/salida. Laspausas serán consideradas tiempo de descanso dentro del horariolaboral, mientras que los periodos marcados como entrada/salida secontemplan como fuera del horario de trabajo.

D2.- Asignación

Desde el menú de asignación de horarios, asignaremos diariamenteel horario correspondiente al usuario o trabajador. Se podrá hacerasignación de días sueltos, copiar un patrón entre dos fechas, copiar elhorario de un usuario a otros usuarios o grupos de usuarios, para facilitarel proceso de asignación de horarios. Para ello, debemos crear primero losusuarios tal y como se indica en el próximo apartado E.

El primer paso será seleccionar el usuario al que queremos aplicarun horario. Para ello podemos emplear los filtros del lado izquierdo. Unavez tengamos escogido el usuario seleccionaremos el horario a aplicar enel selector correspondiente.

Para adjudicar un horario es tan sencillo como hacer clic en la fechacorrespondiente. Las fechas que figuran subrayadas son las quepreviamente marcamos como festivos/no laborables en el calendario. Estono impide que les asignemos un horario de todas formas.

Hay que tener en cuenta que un usuario puede tener varios horariosdistintos asignados a lo largo del año, por ejemplo puede tener un horariode invierno de jornada partida, otro de verano de jornada continuada,vacaciones y una baja, todo el mismo año.

Si queremos asignar un horario de forma sencilla para largosperiodos de tiempo, podríamos marcar una semana, seleccionar dichasemana en la casilla “Seleccionar patrón entre:” y luego copiarla a todo elperiodo correspondiente a las casillas “Copiar desde: , hasta: “ y pulsandoel botón “copiar”.

Si nos equivocamos podemos dejar en blanco la asignaciónempleando el botón “Desmarcar asignación horaria”. También podremosdesmarcar los festivos si los hemos resaltado por error, empleando elbotón “Desmarcar asignación festivos”.

Una vez confeccionada la asignación, podremos copiarla a otrousuario empleando el selector “Copiar asignación de horario al usuario: “o si este horario es compartido por un grupo entero, emplearemos eldesplegable “Copiar asignación de horario al grupo”.

En la parte inferior del menú de asignación de horarios podemosanotar las observaciones que consideremos pertinentes, y nos calculaautomáticamente valores como el n.º de días de vacaciones que faltanpor disfrutar, o las horas de trabajo anuales, entre otros.

También nos da opción a imprimir el calendario laboral de este usuario

D3.- Resumen

Esta sección permite visualizar de forma rápida la asignaciónhoraria para una fecha dada. Empleando un gradiente de color nos mostrará elporcentaje de usuarios que tienen un horario asignado en un mes concreto,pudiendo además filtrar por grupo o tramo horario.

Si dejamos el puntero encima de un día concreto podremos ver alos usuarios con horario asignado correspondientes.

De forma adicional, si pulsamos sobre cualquier fecha, obtendremosun resumen de la misma, por defecto ordenado por usuario, pero pudiendoordenar por grupo o tipo de horario.

Aquí un ejemplo filtrando por usuarios sin horario:

Y otro ejemplo filtrado por usuarios con horario asignado:

E.- USUARIOS

El procedimiento de alta de usuarios se debe de realizar en elsiguiente orden:

1º.- Introducir en el terminal, a través del menú[M] Usuario Registro→ → las huellas del usuario o contraseña,

identificando al usuario con un ID.

El equipo nos pide el ID quequeremos registrar, lo introducimos ynos da opción de registrar la huella delusuario. Si volvemos a acceder almismo usuario, [M] Usuario → →Registro y seleccionamos el mismo ID,nos permitirá grabar la huella de otro dedo. Si lo hacemos una terceravez, nos permitirá grabar una contraseña que usaremos en aquellos casosque la lectura de la huella sea complicada.

2º.- Dar de alta el Usuario en el software a través del menú detallado enla imagen de debajo con el mismo ID que hemos registrado en elterminal.

3º.- Pulsar sobre el icono de huella en verde para actualizar los datos dehuellas en base de datos y darle a guardar.En el apartado de terminales marcaremos los terminales a los cualesqueramos darle acceso a este usuario. En el tic de la derecha del terminalpodremos seleccionar si queremos que el usuario sea administrador delterminal.

4º.- Podemos ahora autorizar el acceso al portal de usuario marcando lacasilla correspondiente. Esto autoriza al usuario a ver sus fichadasentrando en la web. No le permite fichar ni cambiar las fichadas. Parapoder usar esta característica es imprescindible cubrir el campo Email y elcampo contraseña

Le recomendamos que vea el vídeo explicativo en nuestro canal deYoutube, puede encontrarlo en el siguiente enlace:https://youtu.be/bTH8fbC4els

F.- PANEL DE ASISTENCIA

Este es el menú que aparece al logearnos en la aplicación y nos da unaradiografía de la situación en el momento actual. Si nos ponemos encimade cualquier usuario nos amplia información de las fichadas del día actualy pulsando sobre el mismo nos va directamente al informe de ese usuario.

Como se puede observar, nos va a resaltar en rojo los usuarios que no seencuentran en el centro de trabajo, en verde los que sí lo están, en grislos que se encuentran de baja y en azul los de vacaciones. Además nosindica el horario asignado para esa jornada.

Si dejamos el puntero encima de un usuario, veremos su información decontacto básica y un resumen de su horario para el día seleccionado

I.- INFORMES

I1.- Asistencia

Este menú nos permite ver los informes de asistencia entre dosfechas del año en curso por usuario o por grupos de usuarios,permitiéndonos entre otras:

- Introducir notas por fichada o por jornada, clasificadas pororden de prioridad.- Obtener el informe por tramos en caso de que la empresatenga configurados tramos.- Ordenar los usuarios por su nombre o ID- Imprimir los informes en PDF o bien, exportar en formato*.csv. Agrupado por usuario o Agrupando por fecha dejornada (sin agrupar por usuario).- Controlar desvíos parciales de fichadas y el desvío total en lajornada.- Cálculo de tramos especiales de jornada, horas extra etc.

Como se puede observar, nos indicará en color rojo losdesvíos negativos del horario establecido (horas de menos) yen verde los positivos (horas de más).

Si existiesen notas, ya sean por parte del usuario o deladministrador, figurarán en el color correspondiente a suurgencia/gravedad y al dejar el puntero del ratón encimaveremos su contenido.

En caso de realizarse una salida en fecha posterior a laentrada (por ejemplo, entrada un lunes a las 22:00, salida elmartes a las 06:00) el panel lo indicará en la hora de salidamostrando el día correcto.

I2.- Absentismo

Este menú es análogo al menú Asistencia pero mostrando sololas jornadas donde haya habido absentismo (siempre ycuando en las jornadas haya una asignación horaria deltrabajador pues, en caso contrario, no sería posible dilucidarabsentismo).

J.- VEHÍCULOS (OPCIONAL)

Este módulo opcional, que encontraremos bajo la secciónAdministración Vehículos, nos permite llevar el control de nuestra flota y→posibilita el seguimiento de qué usuario utiliza cada vehículo en cadamomento.

K.- FICHADO MASIVO (OPCIONAL)

En determinadas situaciones resulta ventajoso llevar el control de gruposgrandes de trabajo en un corto periodo de tiempo (temporeros enparcelas, operarios en obras, equipos de limpieza en edificios…). Estaherramienta opcional posibilita el fichado de forma rápida y controlar lasalida de grupos enteros con un sólo clic y desde una misma interfaz.

L.- HISTÓRICOS

Este menú es análogo al menú Informes pero con datos de los añosanteriores al año en curso. Recordar por lo tanto que si se necesitasendatos del año en curso no figurarían en este apartado, si no en el deInformes.

Cuando un trabajador deja la empresa, podemos desactivar el usuariodesmarcando la casilla “Activo” de su ficha, con esto impediremos queaparezca en el panel de asistencia y que acceda al panel de usuario o alfichado.

Sin embargo seguirá figurando en el sistema con sus horarios y elhistórico de su actividad. Contaría de igual manera para el tramo vigentede usuarios.

Si deseamos eliminarlo del todo de la aplicación se debería salvaguardarel histórico (en pdf o de forma impresa) y, desde el panel usuarios, pulsarel botón “Eliminar” correspondiente a dicho trabajador.