manual asesor- sitio web charlie...

Manual Asesor- Sitio Web CHARLIE BOSS

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Manual del Usuario Asesor VERSIÓN 1.0

Mayo de 2016


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INDICE

1. Ingresar al modulo ........................................................................................... 4

2. Tablero principal ............................................................................................... 5

2.1 Mi perfil .......................................................................................................... 6

2.2 Mis tareas ...................................................................................................... 6

2.3 Mi ranking de visitas ...................................................................................... 7

2.4 Próxima Visita ................................................................................................ 7

2.5 Pendientes..................................................................................................... 8

2.5.1 Visitas ......................................................................................................... 8

2.5.1.1 Visitas abiertas ........................................................................................ 8

2.5.1.2 Realizar reporte de seguimiento ............................................................. 8

2.5.1.3 Visitas tarde sin reportar ......................................................................... 9

2.5.1.4 Adicionar Explicación .............................................................................. 9

2.5.1.5 Explicación aprobada ............................................................................ 10

2.5.1.6 Revisar comentarios de Charlie ............................................................ 10

2.5.2 Cotizaciones ............................................................................................. 11

2.5.2.1 Cotizaciones por realizar....................................................................... 11

2.5.2.2 Cotizaciones tarde sin realizar ............................................................. 11

2.5.3 Tareas ...................................................................................................... 11

2.6 Ranking de visitas global ............................................................................. 11

3. Menú principal ................................................................................................ 12

3.1 Agenda ........................................................................................................ 12

3.1.1 Agendar Visita .......................................................................................... 12

3.1.2 Ver agenda ............................................................................................... 16

3.2 Clientes ....................................................................................................... 17

3.2.1 Consultar clientes ..................................................................................... 17

3.2.2 Crear clientes ........................................................................................... 19

3.3 Seguimiento de visita .................................................................................. 19

3.3.1 Visitas abiertas ......................................................................................... 19

3.3.2 Visitas sin reportar.................................................................................... 20


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3.3.3 Adicionar Explicación ............................................................................... 20

3.3.4 Explicación aprobada ............................................................................... 21

3.4 Tareas ......................................................................................................... 21

3.4.1 Crear Tarea .............................................................................................. 21

3.4.2 Seguimiento de Tareas ........................................................................... 23

3.5 Consultas .................................................................................................... 25

3.5.1 Consultas ................................................................................................. 25

3.6 Cotizaciones ................................................................................................ 26

3.6.1 Crear cotización ....................................................................................... 26

3.6.2 Seguimiento de cotizaciones .................................................................... 29

3.7 Cerrar Sesión .............................................................................................. 30


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Introducción Le damos la Bienvenida al sitio web de control de gestión comercial internacional, Charlie Boss; esperamos que disfrute de todas las ventajas de esta herramienta, para ello se ha diseñado este manual en donde aprenderá a manejar esta aplicación.

1. Ingresar al modulo Desde el menú principal ingrese con su usuario y contraseña que le fue asignado.


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2. Tablero principal El sistema lo direccionará al home de la aplicación en el cual encontrará la siguiente plantilla:

Pendientes por resolver

Porcentaje de cumplimiento

Dar click en esta flecha para ver un mes atrás

Dar click en esta flecha para ver un mes

adelante

Mi perfil


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2.1 Mi perfil Por medio de este módulo el usuario puede ver y modificar los datos y su foto de perfil. Una vez ingresada la información dar click en el botón enviar.

El sistema informará que sus datos han sido actualizados.

2.2 Mis tareas Desde esta pantalla el usuario puede visualizar las tareas que tiene programadas en la semana, al dar click sobre una de estas, el sistema abrirá el detalle de la tarea.


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2.3 Mi ranking de visitas Desde esta pantalla el usuario puede visualizar las visitas que ha realizado en el mes y hasta doce meses anteriores y las que tiene o le quedaron pendientes por realizar según la meta propuesta en la herramienta.

2.4 Próxima Visita Desde esta ventana el usuario puede visualizar la siguiente visita que tiene por realizar, visualizara la fecha y hora de la visita, el nombre del cliente, la dirección y el asunto de la visita, si el cliente cuenta con una foto en la base de datos esta aparecerá en la pantalla.


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2.5 Pendientes

Desde este icono el usuario puede visualizar el número de pendientes que tiene por resolver, al dar click sobre este se abrirá una pantalla con el menú de pendientes: visitas, cotizaciones y tareas.

2.5.1 Visitas Desde este módulo verá los pendientes que tenga sobre las visitas.

2.5.1.1 Visitas abiertas Son las visitas que aún tiene abiertas y que están a tiempo de reportar.

2.5.1.2 Realizar reporte de seguimiento Al dar click sobre este botón podrá ingresar el reporte de la visita en la siguiente pantalla; si no es reportada antes de las 9 de la mañana del día siguiente, se bloqueará y sólo con una aprobación de Charlie se activara nuevamente para ingresar el reporte.


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En las observaciones se diligencia el resultado que se obtuvo de la visita.

Genera cotización: si de la visita se generó una cotización debe seleccionar si de esta forma el sistema se lo recordará en sus pendientes de cotizaciones.

Fecha de entrega de la cotización: debe seleccionar la fecha en la cual debe enviar la cotización.

Genera tarea: si por medio de la visita queda una tarea pendiente por realizar el sistema se lo recordará mas adelante en sus pendientes tareas.

2.5.1.3 Visitas tarde sin reportar Son las visitas que no fueron reportadas a tiempo y que ya se vencieron.

2.5.1.4 Adicionar Explicación Si el usuario no reporto su visita a tiempo el sistema no le permitirá realizar el reporte sin antes enviar una explicación a Charlie Boss de porque no lo hizo, debe hacerlo dando click sobre el botón explicación, el sistema abrirá un a nueva ventana en la cual deberá escribir la explicación del porqué no se reportó la visita a tiempo. Es decisión de Charlie aprobar o no la explicación enviada.


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2.5.1.5 Explicación aprobada Si Charlie aprueba la explicación enviada el sistema le mostrará que su explicación fue aprobada y le permitirá realizar el reporte de la visita, si no es aprobada deberá agendarla nuevamente para realizar el reporte.

2.5.1.6 Revisar comentarios de Charlie Si Charlie Boss ha ingresado un comentario puede revisarlo revisarlos dar click sobre el botón , el sistema mostrará el reporte que el usuario ha ingresado y los comentarios que Charlie hizo sobre su visita.


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2.5.2 Cotizaciones Desde este módulo verá los pendientes que tenga sobre las cotizaciones.

2.5.2.1 Cotizaciones por realizar Son las cotizaciones que se generaron de alguna visita y que aun están en la fecha de entrega registrada en el reporte de la visita. Al dar click sobre el botón se abrirá el formulario para realizar la cotización.

2.5.2.2 Cotizaciones tarde sin realizar Son las cotizaciones que se generaron de alguna visita y que ya pasaron de la fecha de entrega registrada en el reporte de la visita.

2.5.3 Tareas Desde este módulo puede programar las tareas que se generaron del reporte de la visita. Al dar click sobre el botón programar tarea se abrirá una ventana para programar la tarea.

2.6 Ranking de visitas global Desde esta ventana el usuario puede visualizar el cumplimiento en porcentaje que lleva cada país con respecto a la meta asignada.


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3. Menú principal

3.1 Agenda

3.1.1 Agendar Visita Por medio de esta funcionalidad, el usuario agenda sus visitas.

Cliente: Debe seleccionar el cliente al cual realizara la visita debe dar click en la lupa, el sistema traerá un motor de búsqueda por medio del cual puede filtrar para agilizar la búsqueda del cliente.

Una vez se da el botón enviar el sistema trae todos los clientes creados en la base de datos del sistema, si el cliente no existe, desde esta funcionalidad el usuario puede crear el nuevo cliente. Dando click en la opción crear cliente el sistema lo direccionará a dicha plantilla ( más adelante se explica cómo crear nuevos clientes).


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Si el cliente existe o si fue creado aparecerá en los resultados, debe dar click en seleccionar para que el sistema lleve el cliente a la plantilla de agendamiento.

Unidad de negocio: debe seleccionar la unidad de negocio a la cual corresponde la visita a realizar.

Asunto: debe seleccionar el asunto de la visita.

Dirección: el sistema trae la dirección que tiene el cliente seleccionado en la base de datos, pero si desea la puede modificar.

Fecha inicial: al dar click sobre el calendario se abrirá una ventana con la fecha actual allí debe escoger la fecha y la hora en la cual realizará la visita, con las flechas de ayuda puede ir hacia adelante para agendar días posteriores o atrás para visualizar agendas de días anteriores.

Si el cliente no existe dar click aquí para crear un

nuevo cliente.


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Hora inicial: es la hora en la que realizara la visita y se diligencia automáticamente al seleccionar el campo anterior.

Fecha final: ya que desde el sistema puede agendar ferias y eventos y sus vacaciones, el sistema solicita una fecha final de la visita, al seleccionarlo también selecciona la hora final.

Participantes: son las personas invitadas a la reunión, debe ingresar el correo electrónico de cada invitado separándolo con punto y coma (;)

Observaciones: algún comentario u observación adicional para la visita.

Enviar: debe dar click en este botón para continuar con el agendamiento. Una vez se envía la visita el sistema lo direcciona a la pantalla inicial y muestra un mensaje de alerta en el cual le informa que la cita ha sido programada, le informa el id de la visita este número queda asignado por cliente y le informa el nombre del cliente. Adicional a esto el sistema le sugiere exportar su visita al Outlook.

Dando click en esta flecha busca días posteriores para

agendar.

Dando click en esta flecha busca días anteriores para

visualizar


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Exportar a outlook: para hacerlo debe dar click sobre el enlace “Exportar a Outlook”.

Al dar click el sistema descarga la visita en el equipo:

Y luego la bajará al Outlook, desde esta pantalla puede editar los datos de la visita como son hora inicio, hora fin etc. Luego debe dar enviar actualización para que la visita quede agendada en el Outlook del usuario.


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3.1.2 Ver agenda Por medio de esta funcionalidad, el usuario visualiza la agenda programada desde el sistema, puede ver su agenda por día, mes y año, dando click sobre una de las citas puede ver el detalle de cada una de estas.

Dar click sobre una cita para ver el detalle Flechas para ir adelante o

atrás

Dar click para ver la agenda semanal diaria o mensual


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3.2 Clientes

3.2.1 Consultar clientes Por medio de esta funcionalidad puede realizar las consultas de los clientes existentes en el sistema, por medio de este motor de búsqueda ingresa los filtros necesarios.

El sistema mostrará los resultados según los criterios de búsqueda escogidos.

Desde esta pantalla el usuario puede:

Agregar contactos: al dar click en el icono en la columna contactos el sistema lo direccionara a los contactos con los que cuenta el cliente seleccionado, si el contacto requerido no existe el usuario tiene la opción de crearlo desde esta pantalla dando click en el enlace nuevo contacto.


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Crear nuevo contacto: Al dar click en el enlace el sistema lo direcciona al siguiente formulario donde debe ingresar los datos del nuevo contacto.

Editar contacto: Al dar click en el icono editar puede editar los datos del contacto existente.

Eliminar contacto: dando click en el icono elimina el contacto seleccionado.

Editar Cliente: Al dar click en el icono editar puede editar los datos del cliente existente.

Eliminar contacto: dando click en el icono elimina el cliente seleccionado.

Dar click para crear nuevo contacto.


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3.2.2 Crear clientes Por medio de esta funcionalidad puede crear un cliente que no exista en el sistema, debe diligenciar los datos del siguiente formulario.

3.3 Seguimiento de visita Desde esta funcionalidad puede visualizar las visitas realizar seguimiento a sus visitas reportadas.

3.3.1 Visitas abiertas Son las visitas activas que tiene programadas y que aún no se ha cumplido el tiempo para reportarla, y están en un color morado, si no es reportada antes de las 9 de la mañana del día siguiente se bloqueará y solo con una aprobación de Charlie se activara nuevamente para ingresar el reporte; para reportarla debe dar click sobre el botón que tiene el nombre del cliente donde debió realizar la visita.

Dar click en este botón para reportar la visita


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Una vez da click el sistema le trae el formulario para hacer el reporte delos resultados de la visita en la siguiente pantalla.

En las observaciones se diligencia el resultado que se obtuvo de la visita.

Genera cotización: si de la visita se generó una cotización debe seleccionar si de esta forma el sistema se lo recordará en sus pendientes de cotizaciones.

Fecha de entrega de la cotización: debe seleccionar la fecha en la cual debe enviar la cotización.

Genera tarea: si por medio de la visita queda una tarea pendiente por realizar el sistema se lo recordará mas adelante en sus pendientes tareas.

3.3.2 Visitas sin reportar Son las visitas que no fueron reportadas a tiempo aparecen en color fucsia, para estas visitas se ha vencido el plazo de reportarlas y para hacerlo debe enviar la explicación del porqué no fueron reportadas.

3.3.3 Adicionar Explicación Para agregar la explicación debe dar click sobe el botón gris “ explicación”, el sistema abrirá una nueva ventana en la cual deberá escribir la explicación del porqué no se reportó la visita a tiempo. Es decisión de Charlie aprobar o no la explicación enviada.


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3.3.4 Explicación aprobada Si Charlie aprueba la explicación enviada el sistema le mostrará que su explicación fue aprobada y le permitirá realizar el reporte de la visita, y aparecerá en un color gris oscuro debe dar click sobre el nombre del cliente para reportarla, si la explicación no es aprobada deberá agendarla nuevamente para realizar el reporte.

3.4 Tareas Por medio de esta funcionalidad el usuario puede crear y hacer seguimiento a sus tareas.

3.4.1 Crear Tarea Para crear una tarea el sistema le solicita la siguiente información:

Cliente: Debe seleccionar el cliente con el cual le quedara pendiente la tarea, debe dar click en la lupa, el sistema traerá un motor de búsqueda por medio del cual puede filtrar para agilizar la búsqueda del cliente

Una vez se da el botón enviar el sistema trae todos los clientes creados en la base de datos del sistema, si el cliente no existe, desde esta funcionalidad el usuario puede crear el nuevo cliente. Dando click en la opción crear cliente el sistema lo direccionará a dicha plantilla ( la cual se explica en la funcionalidad crear cliente)


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Si el cliente existe o si fue creado aparecerá en los resultados, debe dar click en seleccionar para que el sistema lleve el cliente a la plantilla de agendamiento.

Unidad de negocio: debe seleccionar la unidad de negocio a la cual corresponde la tarea a realizar.

Tarea o Asunto: debe colocarle un nombre a la tarea a realizar.

Lugar: debe colocar el lugar donde se realizara la tarea.

Fecha : al dar click sobre el calendario se abrirá una ventana con la fecha actual allí debe escoger la fecha y la hora en la cual realizará la tarea la visita, con las flechas de ayuda puede ir hacia adelante para agendar días posteriores o atrás para visualizar tareas de días anteriores.

Si el cliente no existe dar click aquí para crear un

nuevo cliente.


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3.4.2 Seguimiento de Tareas Por medio de esta funcionalidad hace seguimiento a las tareas programadas, por medio del motor de búsqueda puede seleccionar filtros para agilizar la búsqueda.

Fecha inicial y fechas final: es el rango de fechas en las que se creo una tarea.

Cliente: Debe seleccionar el cliente, aparecen los clientes a los cuales se le han creado tareas.

Tarea: el usuario puede digitar el nombre completo de la tarea o alguna palabra que haga pare de este.

Al dar enviar el sistema mostrara una tabla con los resultados:


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Fecha: la fecha en la que se creo la tarea.

Estado: el estado en que se encuentra la tarea esta puede estar abierta o cerrada.

Fecha de vencimiento: la fecha en la que se vence o venció la tarea.

Asunto: el asunto o nombre que se le dio a la tarea.

Editar. Al dar click en editar se abre el formulario con la tarea seleccionada desde aquí el usuario puede:

Cambiar el estado de la tarea.

Ingresar nuevos comentarios a la tarea.

Visualizar los comentarios ingresados a dicha tarea.


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3.5 Consultas

3.5.1 Consultas Desde esta funcionalidad el usuario podrá consultar las visitas que ha reportado, desde el motor de búsqueda selecciona los criterios que requiera.

Una vez selecciona los criterios le da buscar y el sistema lo llevara a la tabla de resultados.

País: El país donde realizo la visita.

Unidad de negocio: La unidad de negocio que se seleccionó al realizar la visita.

Asesor: sale siempre el asesor que esta consultando, no puede consultar visitas

de otros asesores.

Tipo de cliente: es el tipo de cliente que tiene categorizado el cliente visitado.


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Asunto: Es el asunto escogido al momento de agendar la visita.

id: al dar click sobre este icono podrá visualizar el reporte de la visita y los

comentarios de Charlie si los hubo.

3.6 Cotizaciones

3.6.1 Crear cotización Desde esta funcionalidad el usuario visualiza las cotizaciones que se han aprobado para cada país, desde esta misma pantalla el usuario puede crear una nueva cotización.

Dar click en este enlace para crear una nueva cotización

Dar click en esta flecha para ver un mes atrás

Dar click en esta flecha para ver un mes

adelante País donde se han

realizado y aprobado cotizaciones

Numero de cotizaciones que se han realizado por

país


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Al dar click en nueva cotización el sistema lo direccionará a la plantilla en la cual se solicita llenar el formulario para crear una nueva cotización. El primer campo exigido es el nombre del cliente, al dar click sobre el icono de la lupa el sistema abrirá un motor de búsqueda para que el usuario busque el cliente al que desea realizarle la cotización.

Sobre este motor de búsqueda el usuario selecciona los filtros para ubicar el cliente de una forma rápida.

El sistema mostrará las coincidencias según los criterios de búsqueda, el usuario debe seleccionar el cliente al cual le realizará la cotización.

Una vez seleccionado el cliente debe continuar diligenciando el formato con la información requerida.

Dar click en esta opción para abrir el motor de

búsqueda


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El formulario cuenta con campos que se diligenciaran al momento de escoger el cliente esta información la trae de la base de datos, los campos de selección tienen opciones definidas por el administrador de la herramienta y los campos en blanco son para diligenciar por el usuario. Al ingresar los planes debe dar en el botón adicionar plan para que el sistema agregue una nueva fila. Una vez diligenciados todos los campos dar click en el botón enviar, el sistema informará que su cotización ha sido guardada, esta llegara al departamento DNI, el cual dará su aprobación o la devolverá si es necesario.

Dar click en esta opción para agregar un nuevo

plan


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3.6.2 Seguimiento de cotizaciones Por medio de esta funcionalidad se hacen seguimiento a las cotizaciones, el sistema ofrece un motor de búsqueda por medio del cual el usuario puede realizar los filtros necesarios para agilizar la búsqueda. Si no coloca ningún filtro el sistema traerá toda la información que encuentre en el sistema.

Una vez selecciona los rangos deseados dar click en el botón enviar. El sistema lo direccionará a la tabla de resultados.

Número de cotización: es el id que el sistema le ha asignado a la cotización.

Fecha: Es la fecha en la cual se realiza la cotización.

Estado: es el estado en el que se encuentra la cotización.

Rango de fechas en las cuales desea ver las

cotizaciones

Seleccione el asesor del que desea ver las

cotizaciones

Seleccione el estado del que desea ver las

cotizaciones

Seleccione el cliente del que desea ver las

cotizaciones

Numero de cotización


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Enviada: cuando el asesor ha enviado la cotización pero esta no ha sido

revisada por DNI.

Devuelta: cuando la cotización ya fue revisada por DNI, y esta la devuelve

por algún motivo para que sea ajustada o modificada.

Aprobada: cuando la cotización ya fue revisada por DNI y este la ha

aprobado para que sea enviada al cliente.

Aprobada por el cliente: cuando la cotización fue aprobada por el cliente.

Autorizar: este icono solo aparece activo para el área DNI que es quien aprueba

las cotizaciones.

Editar: siguiendo este enlace el usuario puede editar las cotizaciones que fueron

realizadas por si mismo, no se pueden editar cotizaciones realizadas por otros

usuarios.

Copiar: este enlace permite copiar la información de una cotización existente al dar

enviar esta queda guardada con un nuevo ID.

Ver: dando click sobre este icono el sistema le permite visualizar la información

que tiene dicha cotización.

Imprimir: por medio de este enlace puede imprimir las cotizaciones que se

encuentren en estado aprobada y aprobada por el cliente.

3.7 Cerrar Sesión Para cerrar la sesión diríjase a la opción cerrar sesión del menú superior.

Dar click en cerrar sesión

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