We empower facility managers

www.mainmanager.com

2

Tidsregistrering

Performance rapporter

Administration af arbejdsordrer

Budgetlægning og omkostningsstyring

Assetmanagement

Energiledelse

Inspektioner

Helpdesk

KontraktstyringSpace

management

“At the end of the day, a sound methodology is not enough - you need the tools and systems to implement plans in the most efficient and cost effective way “

Dr Brian Atkin, researcher on facility management

3

MainManager er et omfattende CAFM-system (Computer Aided Facility Management), som i dag anvendes til forvaltning af mere end 30.000 bygninger i Europa.

I mere end 20 år har MainManager-softwaren fokuseret på at optimere drift og vedligehold af ejendomme. I løbet af disse to årtier er MainManager løbende blevet forfinet og videreudviklet i samarbejde med brugerne og anvendes i dag af Europas førende Facility Management-organisationer.

Det er dokumenteret, at man ved hjælp af MainManager kan reducere sine driftsomkostninger med 10-30 procent ved at effektivisere arbejdsmetoder og processer.

MainManager giver dig de fornødne værktøjer til at:

A Administrere projekter og servicekontrakter centralt A Fordele omkostninger afdelingerne imellem for at øge omkostningsbevidstheden i hele

organisationen A Udarbejde et årsbudget for en portefølje A Udarbejde og finjustere dit årsbudget ved hjælp af tilstandsrapporter eller audits A Effektivisere arbejdet ved at prioritere ressourcer og budget A Udstede arbejdsordrer for alle projekter, hvilket muliggør omfattende udgiftsstyring A Fastsætte præstationsrelaterede benchmarks for hver enkelt supportservice A Forbedre den interne opgavehåndtering ved hjælp af elektroniske arbejdsmetoder og reducere

papirforbruget A Administrere elektroniske rapporteringsprocesser for afvigelser, klager og arbejdsordrer A Implementere budgettering og udgiftsstyring A Fastsætte Key Performance Indicators (KPI’er) A Administrere kontrakter for interne og eksterne services A Administrere vedligehold af bygningsdele A Monitorere og administrere energiforbrug med henblik på at minimere miljøbelastningen A Oprette årlige skemaer for obligatorisk og planlagt forebyggende vedligehold

Indledning

4

MainManagers læringsproces

Flere og flere institutioner og virksomheder har oprettet helpdesks, som indsamler afvigelser (forslag, anmodninger og klager) fra interne og eksterne kunder. Både private virksomheder og offentlige institutioner skal have adgang til alle de afvigelser og arbejdsordrer, der genereres af medarbejdere i bygningen, af ejendomsforvaltere og af offentligheden. MainManager gør det muligt at registrere afvigelser direkte i systemet via:

A Browser A App A E-mail A Via et bygningsadministrationssystem A Et energimonitorerings-/energimå

lingssystem

MainManager gør det også enkelt at administrere og oprette arbejdsordrer med afsæt i disse afvigelser og allokere dem til interne teknikere eller eksterne serviceleverandører.

Helpdesk

MainManager er opbygget omkring den grundlæggende læringsproces. Det er denne proces, som modulerne på de følgende sider understøtter.

5

Udarbejdelse og anvendelse af årlige budgetplaner er helt centralt for alle virksomheder og offentlige institutioner. For eksempel gør MainManagers planlægningsmodul brugeren i stand til at:

A Administrere vedligeholdsplaner A Udstede arbejdsordrer A Fordele arbejdsressourcerne A Se det tildelte budget og dets status i realtid A Evaluere udgifter til en ejendom og dens tilstand i tidligere år

Man skal tage højde for visse trin, når man udarbejder planer for forebyggende vedligehold. For hver ejendom gennemgår den bruger, der opretter planen, følgende elementer for den pågældende ejendom inden for de seneste år:

A Opgaver A Arbejdsordrer A Afvigelser A Resultater af bygningseftersyn A Omkostningsestimat A Faktiske omkostninger

Dermed får man et overblik over ejendommens historik og tilstand og et værdifuldt indblik i, hvordan planlægningsprocessen skal gribes an. Når planen er blevet oprettet og godkendt, fastsætter man, hvor mange midler hver enkelt ejendom skal have tildelt. Dette beløb kan derefter fordeles på opgaver og arbejdsordrer i den pågældende ejendom.

Hvert år udarbejdes der et budget, som kan deles op i måneder, hvilket giver brugeren et godt overblik. MainManager gør det muligt at monitorere udgifterne for arbejdsordrer, opgaver, bygninger, etager, lokaler, sites, grupper af sites og den overordnede plan, så udgifterne ikke overskrider budgettet.

Man kan se alle tidligere opgaver og udgifter, hvilket gør det enkelt at anslå udgifter til nye opgaver. Der udstedes arbejdsordrer for opgaver, og prisen anslås (tildelte midler). Projektlederen kan til enhver tid se de tildelte og de resterende midler uden at skulle vente på, at udgifterne bliver registreret af regnskabsafdelingen. Alle bekræftede udgiftsposter fås via regnskabsafdelingen.

I takt med at der indsamles udgifter fra en bygnings forskellige bestanddele, skabes der benchmarkingdata for drifts- og vedligeholdsudgifter, som kan anvendes i forbindelse med den fremtidige planlægning og vurdering af driftsomkostninger til nye og eksisterende bygninger.

Opsummeringen under Opgavehåndtering viser de estimerede udgifter for den pågældende ejendom, ejendomsgruppen og den overordnede plan, hvilket giver et godt overblik over status for de tildelte midler samt planlagte og bekræftede udgifter.

Drift og vedligehold

Udgiftsstyring

Leasingmodulet

6

Leasingmodulet i MainManager gør brugeren i stand til at definere leasingenheder (bygning, etage, område). Det er muligt at definere fællesområder og privat ejendom samt forholdsmæssige tal for en enkelt etage eller for hele bygningen. Leasingmodulet indeholder et beregningsmodul til beregning af leje baseret på langsigtede kriterier, dvs. lønsomhed, lån, vedligeholdelse, drift, økonomiske omkostninger, administrationsomkostninger etc. Modellen beregner den lejeindtægt, der er nødvendig for at dække omkostningerne og kravene til lønsomhed. Det er muligt at opdele udnyttelsen af området, resterende omkostninger ved leasingperiodens ophør etc

Space ManagementSpace management består af en række processer, som omfatter information, statistik og rapporter om bygningsgeometri og åbne arealer. Fysisk plads i bygninger koster, og derfor er det vigtigt at administrere udnyttelsen af alle arealer så effektivt som muligt. I MainManager kan du:

A Administrere arealudnyttelsen A Foretage arealfordeling A Indsamle vigtige oplysninger om anvendelse A Få et overblik over anvendelsen A Holde dig ajour med leasede arealer og leasingtagere A Få overblik over og holde styr på uudnyttede arealer A Beregne leje A Administrere målinger A Importere og administrere interaktive bygningstegninger

Plantegninger kan også anvendes i forbindelse med rapportering af afvigelser, udarbejdelse af rengøringsplaner, visning af arbejdsordrer eller visning af fotografier af arealer.

Asset management

Rengøringsmodulet

7

MainManager indeholder et omfattende og fleksibelt system til registrering og forvaltning af aktiver, som giver brugeren mulighed for at registrere og forvalte flere forskellige aktiver, herunder:

Tekniske systemer eller dele af disse kan tilknyttes bygninger, etager, lokaler, åbne arealer og gader manuelt, eller ved at de importeres i MainManager som interaktive tegninger eller BIM-modeller.

I det daglige arbejde har brugerne behov for at have adgang til mange forskellige typer oplysninger om aktiver. Disse oplysninger er knyttet direkte til de relevante aktiver i MainManager, så brugeren nemt kan få adgang til dem. Det omfatter oplysninger som:

Når man forvalter flere ejendomme, som er spredt over større matrikler eller geografiske regioner, er det vigtigt, at man kan få adgang til korrekte oplysninger så hurtigt som muligt. Derfor har MainManager altid lagt vægt på hurtig adgang til oplysninger via så få museklik som muligt.

A Sites A Bygninger eller bygningsdele A Etager A Lokaler

A Åbne arealer A Gader A Tekniske systemer

A Arbejdsordrer A Planer A Dokumenter (billeder, tekniske tegninger) A Afvigelser A Inspektionshistorik

A Udgifter A Kontrakter A Systemkvantiteter A Målinger A Risikovurderinger

Rengøringsmodulet i MainManager gør brugeren i stand til at organisere og administrere rengøringsaktiviteter i de fleste typer bygninger.

Rengøringsmodulet er baseret på kvalitetsstandarden INSTA 800, som gør det muligt at definere rengøringskvaliteten i et bestemt område eller en bestemt type område. Standarden gør det også muligt at definere opfølgning og afvigelser.

8

For at en virksomheds drift skal fungere godt, skal der opstilles målbare mål på alle niveauer i virksomheden.

MainManager gør det muligt at konvertere inputdata til KPI-rapporter, hvori man ved hjælp af grafer kan visualisere udvikling og tendenser i realtid, hvilket giver et øjebliksbillede af de aktuelle resultater i forhold til de opstillede mål.

Derudover er MainManager et fremragende administrationsværktøj, når det anvendes sammen med en balanced scorecard-strategi.

MainManager tilbyder analytisk monitorering af resultaterne for:

A Afdelinger A Medarbejdere A Serviceudbydere A Udstyr A Systemer

MainManagers energimodul er et energistyringssystem (Energy Management System/EnMS) på porteføljeniveau. Det gør dig i stand til at styre og monitorere energi- og forbrugseffektiviteten for hele din portefølje, hvilket hjælper dig med at minimere både dine udgifter og din miljøpåvirkning. MainManager giver dig avancerede monitorerings- og analysefunktioner som:

A Sammenligning af energiforbrug for porteføljen (kWh/m2) A Forbrugsudvikling over en årrække A Forbrugsprofiler (time, dag, uge, måned, år) A Graddage-korrektion A Individuelle målinger A Energizoner A Referenceprofiler A Energitemperaturskemaer (ET-skemaer) A CO2-, SO2- og NOX -udledning

Disse funktioner hjælper dig med at opdage overforbrug og identificere muligheder for at forbedre ydeevnen. Måleraflæsninger kan enten importeres automatisk fra en tilgængelig datakilde eller indtastes manuelt via en browser eller en mobil enhed.

Hvis din virksomhed implementerer ISO50001-standarden for energistyring, kan MainManager være en god støtte i forhold til dine rapporteringsbehov.

Energiledelse

Benchmarking

9

MainManagers servicekontraktmodul anvendes til at administrere alle servicekontrakter, der er knyttet til en given ejendom. Brugerne kan for eksempel:

A Administrere servicekontrakter A Knytte kontrakter til systemer og driftsplaner A Rapportere servicepartneres tjeklister A Se kontraktstatus

Det er værd at bemærke, at når man nærmer sig skæringsdatoer i leasing- og leverandørkontrakter, kan der ved behov genereres påmindelser, som sendes til den respektive kontraktansvarlige.

Dokumenter

Kontraktstyring

I MainManager ligger tegninger, billeder og dokumenter alle i kategorien Dokumenter.Dokumentmodulet gør brugerne i stand til at:

A Knytte dokumenter til objekter A Holde styr på forskellige dokumentversioner (Versionskontrol) A Gemme og sortere dokumenter ved hjælp af en

totrins-klassificering A Administrere adgangen til dokumenter via site-grupper A Med mere

10

Et eksempel på MainManagers øvrige funktioner

ProjektwebMainManagers projektledelsesmodul er udviklet i tæt samarbejde med kunder, der har stor erfaring med ejendomsforvaltning, og er baseret på dokumenterede projektledelsesdiscipliner.

KundetilfredshedsmodulSpørgeskemaer kan knyttes til arbejdsordrer og afvigelser og sendes til forskellige parter med det formål at indsamle oplysninger om et specifikt emne. De kan for eksempel anvendes til at måle kundetilfredshed med el-ler forklare, hvorfor en bestemt driftsforstyrrelse er opstået.

ProcessesNogle af processerne indeholder portaler med information om specifikke emner som:

A Brandforebyggelse A Universelt design A Sundhed og sikkerhed A Miljø A Historisk betydning

Disse portaler giver ejendomsinspektøren mulighed for at monitorere og planlægge drift og vedligeholdelse i forhold til hvert af disse aspekter.For hver af disse kategorier kan der udføres en risikoanalyse, som derefter kan tages i betragtning i forbindelse med planlægningen.

BIM IntegrationSå snart BIM-modellen er klar, kan de relevante data importeres i MainManager. Efter importen vil 3D-repræsentationen af BIM-modellen være synlig i MainManager. MainManager understøtter IKT-bekendtgørelsen.

Interaktive tegningerI MainManager er det muligt at oprette og finde information via GIS-kort og CAD-tegninger.

LivscyklusmodelleringLCC-modellen er baseret på foruddefinerede tilstandsniveauer og prioriteringer. Når de opfyldes, kan MainManager beregne de forventede udgifter til vedligehold af et givent objekt.Hvis der er blevet tildelt økonomiske midler til vedligehold af et objekt, kan MainManager beregne, om de foruddefinerede mål for tilstandsniveauerne kan opfyldes eller ej.

City DirectMainManager bruger den nyeste teknologi til at give byer og lokale myndigheder nye muligheder for at fremme lokalt demokrati, engagere borgerne og give dem indflydelse og en stemme i forhold til kommunale beslutninger.

11

I dag forventer brugerne, at de kan udføre deres arbejde på forskellige typer enheder og på forskellige måder. Måske vil de kunne udføre en opgave, mens de er på farten:oprette arbejdsordrer på deres telefon, tage et billede af ejendommen og vedhæfte det til det valgte emne m.m.

For at kunne opfylde disse behov har vi udviklet og lanceret en MainManager-app.

Ved hjælp af appen kan teknikere modtage arbejdsordrer, mens de er i marken, bruge en større del af deres tid på at arbejde, reducere deres transporttid og behandle arbejdsordrer direkte, hvilket mindsker forbruget af papir og udskriftsressourcer. Dermed sparer virksomheden båd tid og penge.

Teknisk information

Mobilitet i hverdagen

MainManager blev udviklet med den seneste .NET-teknologi fra Microsoft og Microsoft SQL server. Eftersom softwaren er webbaseret, har man fri adgang hvor som helst og når som helst – via smartphone, tablet og pc. MainManager fungerer i flere forskellige browsere:

A Chrome A IE9+ A Safari A Firefox

samt mobile platforme til MainManager-appen:

A iOS A Android

Denne alsidighed gør brugeren i stand til at benytte sin foretrukne browser eller mobilenhed til at udføre opgaver i MainManager.

For at gøre det nemmere for brugerne at registrere og gemme data har MainManager udviklet processer, som hjælper dem med at udføre deres opgaver trin for trin. Mange processer har indbyggede ’drag and drop’-funktioner for at gøre vedligeholdelses- og registreringsprocedurerne enklere og hurtigere. MainManager kan integreres med en bred vifte af programmer, herunder:

A ERP-systemer A Ejendomssystemer A Arkiveringssystemer A Geografiske systemer A BIM-systemer A Brugeradgangssystemer

We empowerfacility managers

www.mainmanager.comwww.mainmanager.com

Offices in Scandinavia, England and Australia.

MainManager HQBæjarhalsi 1IS - 110 Reykjavikwww.mainmanager.com

MainManager IcelandBæjarhalsi 1IS-110 Reykjavikwww.mainmanager.is

MainManager DenmarkSkoleholmen 19-21DK - 2670 Grevewww.mainmanager.dk

MainManager NorwayPrisens gate 21N - 0157 Oslowww.mainmanager.no

MainManager England:FM180First Floor, Hornbeam House, Hornbeam Business Park, Harrogate,North Yorkshire, HG2 8QTwww.mainmanager.co.uk

MainManager Australia:IVConsultantsSuite 26, 574 Plummer Street,Port Melbourne, VIC 3207www.mainmanager.com.au