licitaciÓn abreviada no. 2012la-000017-uadq...

Universidad de Costa Rica

Vicerrectoría de Administración Oficina de Suministros

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LICITACIÓN ABREVIADA No. 2012LA-000017-UADQ “SISTEMA INTEGRADO DE SERVICIOS GENERALES - SISG”

En cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 7, 8 y 9 de la Ley de la Contratación Administrativa y en los artículos 8, 9, 10, 11 y 12 del Reglamento.

RESULTANDO QUE,

1. La Oficina de Suministros, recibió solicitud GECO 2012-811 de la Rectoría, para realizar la contratación indicada.

2. De conformidad con lo que establecen los artículos 7 de la Ley de Contratación Administrativa y 8 del Reglamento de Contratación Administrativa, se recibe Decisión Inicial No. 5062.

CONSIDERANDO QUE,

1. Se estima esta contratación en la suma de ¢160.000.000,00

2. Se dispone de contenido presupuestario aprobado por un monto ¢160.000.000,00

3. El requerimiento de la Unidad solicitante, resulta congruente con el Programa de Adquisiciones de la Institución, publicado por la Administración en el Diario Oficial La Gaceta Nº 17 el día 24 de enero del 2012.

4. Tanto, cuantitativa como cualitativamente, se cuenta con el recurso humano y la infraestructura administrativa suficiente para verificar el fiel cumplimiento del objeto de la contratación.

POR TANTO

Esta oficina dispone iniciar los trámites utilizando la modalidad de Licitación Abreviada, de conformidad con lo que establece el artículo 44 de la ley de Contratación Administrativa y el artículo 97 del Reglamento de la ley de Contratación Administrativa y a los límites de contratación establecidos por la Contraloría General de la República, publicados en el Diario Oficial La Gaceta No.41 del viernes 27 de febrero el 2012.

Sabanilla de Montes de Oca, a los 13 días del mes de abril del 2012.

MBA. Rosibel González Cordero Jefe, Unidad de Adquisiciones



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LICITACIÓN ABREVIADA No. 2012LA-000017-UADQ “SISTEMA INTEGRADO DE SERVICIOS GENERALES - SISG”

La Oficina de Suministros recibirá ofertas por escrito hasta las 10:00 horas del 24 de abril del 2012, para la contratación indicada.

Los interesados podrán obtener el cartel mediante las siguientes páginas de internet http://osum.ucr.ac.cr/ Módulo Licitaciones ó http:// www.merlink.co.cr, cejilla concursos, consulta de concursos fuera de línea. O bien podrán retirarlo en la Oficina de Suministros de la Universidad de Costa Rica, ubicada en Sabanilla de Montes de Oca, de las Instalaciones Deportivas 250 metros al este y 400 metros al norte. Los interesados en participar, deberán enviar al fax: 2511-3793 los datos de la empresa, número telefónico, fax y el nombre de la persona a quien contactar en caso necesario, el incumplimiento de este requisito exonera a la Unidad de Adquisiciones la no comunicación de prórrogas, modificaciones o aclaraciones al concurso. Sabanilla de Montes de Oca, 13 de abril del 2012. MBA. Rosibel González Cordero. Jefe, Unidad de Adquisiciones.

http://osum.ucr.ac.cr/%20Módulo

http://www.merlink.co.cr/



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LICITACIÓN ABREVIADA No. 2012LA-000017-UADQ “ADQUISICIÓN DE SISTEMA INTEGRADO DE SERVICIOS GENERALES - SISG”

La Oficina de Suministros, recibirá ofertas por escrito hasta las 10:00 horas del 24 de abril del 2012, para la contratación indicada. 1. Objetivo de la Contratación La Universidad de Costa Rica (en adelante UNIVERSIDAD) pretende contratar los servicios de una empresa dedicada al desarrollo de sistemas de información, (en adelante OFERENTE) para elaborar el análisis, diseño, construcción e implantación del nuevo Sistema Integrado de la oficina de Servicios Generales Este sistema deberá ser desarrollado por la empresa adjudicada (en adelante CONTRATISTA) en concordancia con el equipo de proyecto dispuesto por la UNIVERSIDAD dentro del marco de los sistemas actuales que interactuarán con el mismo, a saber el Sistema de Información de Recurso Humanos , el Sistema de Aplicaciones estudiantiles, Sistema de Administración Financiera y el Sistema de Suministros. La UNIVERSIDAD ha establecido como estándar para el desarrollo de este sistema la plataforma computacional que se detalla a continuación, por considerarla de alto valor agregado en términos de integración de los sistemas existentes:

Plataforma de Hardware: ORACLE-Sun Sistema Operativo: Linux RedHat EL 6, Motor de base de datos: Oracle 10 g Servidor de Aplicaciones: Weblogic Herramientas de desarrollo: JDeveloper Estándar de Desarrollo: JAVA J2EE, Hibernate, NetBeans Arquitectura de implementación Tres capas

2. Requerimientos funcionales para el desarrollo

Situación actual

La UNIVERSIDAD requiere construir un nuevo sistema automatizado para mejorar los servicios brindados a los estudiantes y personal administrativo y docente involucrado en los procesos solicitud de giras de trasportes, marchamo estudiantil, marchamo administrativo, solicitud de órdenes de trabajo de mantenimiento, construcción, maquinaria y equipo, además de consolidar una plataforma de información unificada y normalizada para la toma de decisiones. Dicho sistema deberá ser accedido vía web por toda la Comunidad Universitaria (todas las Sedes y Recintos distribuidos en todo el territorio nacional en caso de que fuera necesario) y mantener controles detallados de los procesos internos; así mismo. También, deberá contener los elementos de seguridad necesarios para garantizar las autorizaciones que se requieren durante el flujo de trabajo.



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El sistema deberá trabajar en forma integral e interconectada para todas las dependencias de la UNIVERSIDAD con autorización de manejo y gestión de recursos humanos, becas y matrícula, manteniendo para tal efecto las restricciones de acceso a la información que se detallarán una vez iniciado el trabajo por parte del adjudicatario.

El proyecto se llevará a cabo por medio de un esfuerzo conjugado de la Rectoría con la Oficina de Servicios Generales y pretende dotar a la Comunidad Universitaria (estudiantes, docentes y administrativos) de una nueva herramienta tecnológica capaz de brindar servicios de alta calidad y alta disponibilidad.

El proyecto será desarrollado en un esquema mixto; o sea, una empresa experta lo desarrollará pero -al mismo tiempo- habrá personal seleccionado de la UNIVERSIDAD en capacitaciones referentes al proyecto. Este esquema deberá ser obligatoriamente acatado por la contraparte.

Para el sistema se utilizará una plataforma Oracle, por cuanto es de interés institucional el consolidar las plataformas existentes. Esta decisión se fundamenta en el estudio conjunto realizado por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil, Rectoría, Vicerrectoría de Administración y Centro de Informática, en el cual se valoran diferentes aspectos, tanto técnicos como económicos.

Además de las consideraciones antes citadas, el nuevo sistema deberá garantizar el adecuado manejo de usuarios concurrentes tanto a nivel de base de datos como en servidor de aplicaciones, ya que deberá brindar servicio a aproximadamente 50000 usuarios.

De igual manera una vez levantados los requerimientos específicos y diagramas de flujo, el CONTRATISTA deberá construir en coordinación con la Universidad un plan de contingencia inicial, para atender las situaciones de riesgo que puedan presentarse durante la puesta en marcha del sistema.

3. Requerimientos técnicos del Proyecto

Condiciones del desarrollo del proyecto

El CONTRATISTA deberá tener la experiencia y habilidad necesarias para hacer un uso extensivo de las ventajas que ofrece la plataforma tecnológica, escogida en cuanto a:

. Administración y afinamiento de bases de datos

. Esquemas de seguridad

. Conocimientos de la arquitectura a utilizar

. Desarrollos orientados a procesos de negocios

Las condiciones para el desarrollo del proyecto y la programación de las aplicaciones son las siguientes:

1. El CONTRATISTA deberá analizar y entender la filosofía de diseño y la implementación del manejo de la información en las bases de datos que interactuarán. Además, deberá estudiar y conocer con detalle la lógica y funcionalidad de las aplicaciones y procesos



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del Sistema de Aplicaciones Estudiantiles (SAE) y la Oficina de Bienestar y Salud, así como la forma de la construcción y distribución de los componentes que los conforman.

2. El CONTRATISTA deberá analizar y entender la lógica de los procedimientos automatizados o manuales que complementan todos los aspectos referentes a la gestión de compras propias de la UNIVERSIDAD.

3. El CONTRATISTA deberá analizar y entender las interfaces con otros sistemas, especialmente con los sistemas de la Oficina de Recursos Humanos, Oficina de Suministros y Oficina de Administración Financiera, pues el nuevo sistema deberá integrarse de manera natural a ambos.

El CONTRATISTA deberá comprender y aceptar que la información, desarrollos y código de las aplicaciones existentes o por desarrollarse SON PROPIEDAD EXCLUSIVA DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA, Y NO PODRÁ HACER USO DE LAS MISMAS PARA NINGÚN FIN AJENO A LOS INTERESES DE DICHA INSTITUCIÓN; además, para todo efecto deberá contar con autorización formal de la UNIVERSIDAD para hacer uso de esta información o desarrollos.

4. Estándares de programación y documentación

El CONTRATISTA deberá ajustarse a los estándares utilizados por la UNIVERSIDAD para el desarrollo del sistema, siempre y cuando este exista; en caso contrario, deberá proponer su estándar el cual deberá ser aprobado por la contraparte universitaria.

. Estándares de nomenclatura.

. Estándares de las especificaciones de las aplicaciones.

. Estándares de programación.

. Estándares de diseño.

. Estándares de formatos de ventanas y reportes.

. Estándares de manejo de errores y mensajes.

El catálogo de mensajes de error deberá contener código, descripción del error y al menos una sugerencia de la acción a seguir, todo esto en idioma español.

4.1. Estándares de documentación

4.1.1. Manual de usuario, donde se debe incluir:

. Descripción de menús.

. Descripción de aplicaciones.



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. Descripción de procesos y tareas típicas, donde se incluyan los diagramas e imágenes necesarios.

4.1.2. Manual de operación, el cual deberá incluir:

. Descripción de las operaciones de menú y de las aplicaciones que invoca.

. Procedimientos de respaldo para cada proceso invocado.

. Procedimientos explícitos de operación normal para cada proceso.

. En caso de contingencia los procedimientos de recuperación.

4.1.3. Manual técnico del sistema, donde se incluirán:

. Matriz Entidad-Atributos con su descripción incluida.

. Matriz Tablas-Procesos.

. Script de la base de datos documentado.

. Relación de las aplicaciones (formas y reportes) con los procesos asociados.

. Especificaciones de aplicaciones; debe documentar internamente el código fuente.

. Detalle de referencias cruzadas Programas-Tablas, Tablas-Programas.

. Manejo de la seguridad.

. Diagramas Entidad-Relación.

. Unidades de Programa (Program Units).

. Disparadores de Base de Datos (Database Triggers).

. Disparadores de Formas y Reportes (Forms and Reports Triggers).

La documentación generada por el CONTRATISTA será propiedad exclusiva de la UNIVERSIDAD; por lo tanto, deberá entregar todo lo pertinente al proyecto, tal como bitácoras, manuales, listados, y cualquier otra información que facilite la comprensión de las labores ejecutadas durante este, y que permitan la modificación de los productos programados por parte de la UNIVERSIDAD. Los manuales deberán ser presentados en dos ejemplares completos e impresos, mientras que la documentación deberá entregarse en un disco compacto; ambos documentos en idioma español.



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5. Requerimientos específicos de la contratación

El CONTRATISTA deberá preparar un documento de Análisis de Requerimientos en conjunto con la UNIVERSIDAD para ser evaluado de previo al desarrollo. Dicho documento deberá mantener el estándar dado por la institución.

5.1. Planificación, análisis y desarrollo: El CONTRATISTA deberá desarrollar el nuevo Sistema

de Expediente Electrónico de Bienestar y Salud, para lo cual realizará un análisis detallado en coordinación con el personal de la UNIVERSIDAD de los requerimientos especificados en el cartel y además validar los requerimientos del usuario y los casos de uso elaborados por el adjudicatario como herramienta de análisis. Una vez realizado este análisis, se procederá al desarrollo del sistema con base en un cronograma elaborado en línea base que debe incorporar todas las fases del ciclo de vida del proyecto. De igual forma, se deberá establecer la estructura óptima para la base de datos. El CONTRATISTA deberá desarrollar un prototipo no funcional en HTML de la solución contratada con el fin de facilitar el trabajo de desarrollo.

5.2. Plan de pruebas: El CONTRATISTA, en coordinación con la UNIVERSIDAD preparará un

plan de pruebas que considere los casos de uso y los requerimientos validados en el análisis para que sean probados por diferentes unidades, tanto de la Sede Central como de la Sedes Regionales, con el fin de probar en vivo el servicio; en esta fase es obligatorio la presencia del CONTRATISTA, con el fin de solventar inmediatamente in situ posibles problemas.

5.3. Capacitación: El CONTRATISTA, en coordinación con la UNIVERSIDAD, preparará un plan

de capacitación dirigido a los diferentes usuarios de la UNIVERSIDAD; además de ser el encargado de dicho proceso, será quien prepare y entregue el material didáctico necesario solicitado por la UNIVERSIDAD para tal efecto. Este material consiste en manuales impresos y un tutor en línea que incluya todas y cada una de las ventanas del sistema y donde se explique su funcionamiento.

5.3.1. El personal que será capacitado lo conformará:

. Cinco (5) profesionales en informática: Capacitación a nivel operativo del nuevo sistema para profesionales de la UNIVERSIDAD. Dicha capacitación no debe ser menor a 40 horas.

. Cuarenta (40) funcionarios de la Oficina de Servicios Generales: Capacitación dirigida a usuarios finales del sistema. La Capacitación no debe ser menor a 40 horas.

Nota: Para todas las capacitaciones, la UNIVERSIDAD proporcionará los recursos de equipo de cómputo, salas, auditorios.



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6. Requerimientos de personal

El proyecto será conformado con una estructura compartida que involucrará funcionarios de la empresa desarrolladora y de la propia UNIVERSIDAD, con los objetivos siguientes:

. Aprovechar la experiencia de la empresa en el desarrollo de productos de software, en lo referente a técnicas de análisis, organización de la información, planificación del tiempo y de los recursos disponibles, así como sus destrezas técnicas.

. Proveer a la UNIVERSIDAD el beneficio de la transferencia de conocimientos mediante las técnicas del trabajo en equipo y la Administración por objetivos.

. Asegurar el logro del objetivo primordial, a saber la construcción e implementación del Sistema Integrado de Servicios Generales, mediante la suficiente transferencia de conocimiento a la UNIVERSIDAD como para obtener independencia posterior en el mantenimiento de dicho sistema. 6.1. Asignación de personal por parte de la UNIVERSIDAD:

La UNIVERSIDAD se compromete a ofrecer al proyecto el siguiente personal, el cual deberá ser tomado en cuenta para las labores de coordinación y gestión del proyecto:

. Un Gestor de proyecto: gerente que coordinará todos los aspectos administrativos del proyecto; velará por la buena marcha del proyecto según los cronogramas establecidos y colaborará en la solución de imprevistos.

. Un Coordinador Técnico del Proyecto: profesional encargado de coordinar todos los aspectos técnicos referentes al proyecto (interacción, interfaces, conectividad, entre otras).

. Un Coordinador de Calidad del Proyecto: encargado de coordinar las revisiones de los entregables solicitados en términos de su cumplimiento con los requerimientos funcionales solicitados.

. Un DBA: funcionario que se integrará al desarrollo del proyecto, para validar y dar visto bueno a la propuesta de base de datos de la empresa.

. Un Comité Gerencial del proyecto: encargados de analizar los desarrollos entregados contra los requerimientos solicitados; además, velará por la funcionalidad del desarrollo.

La comunicación entre el CONTRATISTA y la UNIVERSIDAD durante la ejecución de proyecto se hará únicamente por medio del Gestor del proyecto designado; esta persona es la única autorizada para realizar las gestiones administrativas del proyecto



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6.2. Del personal del OFERENTE:

El OFERENTE debe indicar en los cuadros siguientes la cantidad de recurso humano que asignará al proyecto, así como el desglose de tiempo que invertirán en el mismo, donde -como mínimo- será indispensable la asignación de:

. Un Coordinador de proyecto, el cual contará con suficiente formación demostrada que lo capacite para el desempeño de sus funciones, con las siguientes características obligatorias: (*) (**) (****) (*****).

. Grado de Maestría en Administración de Proyectos, PMP, o Licenciatura con énfasis en Sistemas de Información o Administración de Proyectos Informáticos, avalada por el Colegio de Profesionales en Informática.

. Destrezas en Gerencia de al menos 5 proyectos formales de más de 12 meses en cronograma.

. Destinado 1/2 Tiempo al proyecto.

Nombre Completo

Título Obtenido Universidad de

Procedencia Proyectos donde ha

colaborado como director

. Un Líder técnico o Coordinador de analistas/programadores experto en las herramientas de desarrollo citadas anteriormente, este puede ser uno de los analistas propuestos. Con las siguientes características (*) (**) (****) (*****).

. Grado de Bachillerato en Informática, con más de 24 meses de experiencia en Bases de Datos Oracle y verificada experiencia en Oracle 10g y Aplication Server 10g

. Conocimientos demostrados en sistema operativo Linux RedHat EL 5 o superior y arquitectura Sun Solaris

. Experiencia a nivel técnico en al menos 5 proyectos formales de más de 12 meses en cronograma y al menos 2 de estos similares al aquí contratado

. Destinado tiempo completo al proyecto.

Nombre Completo



colaborado como líder técnico



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. Los Analistas/Programadores y cualquier otro personal que el OFERENTE considere necesario para el cumplimiento del proyecto en cuanto a tiempo y calidad del desarrollo (mínimo 2 funcionarios en jornada completa por el tiempo de ejecución del sistema). Deben contar con los siguientes requisitos (*) (*****)

. Grado mínimo de bachillerato en informática, experiencia en el desarrollo de sistemas Web con J-Developer, JAVA y conocimiento demostrado en Servidor de Aplicaciones Oracle 10g (*)(***).

. Conocimiento y experiencia en pl/sql

. Experiencia a nivel técnico en al menos 5 proyectos formales de más de 12 meses en cronograma y al menos 2 de estos similares al aquí contratado.

. Destinados Tiempo Completo al Proyecto.

Nombre Completo



colaborado como Programador

. Los DBA necesarios para la óptima construcción y afinamiento de la base de datos, asignado 1 ¼ tiempo al proyecto para diseño, presentación y afinamiento de la base de datos y dependiendo de las necesidades del proyecto el desarrollo de programación a nivel del base de datos de procedimientos almacenados, disparadores, auditorías, etc. Todos como mínimo deberán cumplir con lo siguiente (*****):

. Experiencia demostrada en Administración de bases de datos ORACLE de al menos 3 años y certificados por ORACLE para tal efecto (*).

. Experiencia demostrada en elaboración de procedimientos, funciones, disparadores de bases de datos ORACLE 10g (*)

Nombre Completo



colaborado como DBA

. Los gestores de calidad necesarios para la óptima elaboración y afinamiento de los productos entregados, documentos, reportes, aplicaciones en cumplimiento de tiempo y calidad, asignado al menos uno ½ tiempo al proyecto. Todos como mínimo deben cumplir con lo siguiente:



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. Grado mínimo de bachillerato en informática, experiencia en el desarrollo de sistemas Web con J-Developer, JAVA y conocimiento demostrado en Servidor de Aplicaciones Oracle 10g (*)(***) (*****)

Nombre Completo

Título Obtenido

Universidad de Procedencia

Proyectos donde ha colaborado como Gestor de Calidad

(*) La UNIVERSIDAD se reserva el derecho de verificar la información brindada por el OFERENTE sobre la información solicitada. En caso de que se compruebe exista información falsa por parte del OFERENTE, quedará automáticamente excluido del cartel. En todos los casos requeridos, deberán presentar copia del certificado emitido por ORACLE UNIVERSITY o su equivalente para respaldar la información. (**) Todos los miembros profesionales deberán estar incorporados y activos en el colegio profesional respectivo, lo que se demostrará mediante certificación del colegio con menos de un mes de emitida al momento de la presentación de la oferta. (***) Los analistas/programadores no deben ser expertos en todas las tecnologías citadas; sin embargo, debe existir -al menos- una persona capacitada por cada tecnología mencionada. (****) El líder de proyecto y el líder técnico no pueden ser -en ningún caso- la misma persona. (*****) Debe aportar una carta de recomendación con menos de un mes de emitida sobre el proyecto mencionado, donde se indique que el proyecto se encuentra en tiempo o bien a satisfacción del cliente en alcance y tiempo, así como el contacto y número telefónico de referencia. Este grupo humano deberá coordinar con el equipo de proyecto de la UNIVERSIDAD, con el fin de elaborar en conjunto el cronograma de proyecto en las actividades de desarrollo.

6.2.1. También, el OFERENTE deberá demostrar, mediante copias de las planillas presentadas

a la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), que el personal presentado ha laborado ininterrumpidamente durante los últimos seis meses para el OFERENTE; además, dicho personal deberá estar afiliado y activo ante el Colegio de Profesionales en Informática.

6.2.2. El personal asignado por el OFERENTE para el desarrollo del proyecto es una de las

consideraciones de evaluación durante el proceso de adjudicación. Por lo anterior, el OFERENTE deberá comprometerse a mantener al personal ofrecido durante todo el proyecto. Si por razones ajenas y fuera de control del OFERENTE esto no pudiera cumplirse en un momento determinado, deberá comunicar -por escrito- al Administrador del proyecto designado por la UNIVERSIDAD la situación presentada y enviar a un sustituto



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con preparación académica y experiencia equivalente, lo cual deberá ser aprobado previamente por la UNIVERSIDAD.

6.2.3. La UNIVERSIDAD se reserva el derecho de solicitar el remplazo de cualquier funcionario

del CONTRATISTA asignado al proyecto, el que a criterio de la institución no cumpla con los requerimientos mínimos razonables de productividad, responsabilidad y seriedad de los trabajos desarrollados, así como su conducta y relaciones interpersonales. Para tal, efecto la institución comunicará formalmente el requerimiento con los justificantes correspondientes. Esto será condición suficiente para iniciar el proceso de remplazo, cuyo sustituto deberá cumplir con los requerimientos establecidos de preparación y experiencia indicados en este cartel y estar previamente autorizado por la UNIVERSIDAD.

6.2.4. El OFERENTE deberá demostrar que cuenta con el personal técnico necesario para

afrontar el proyecto; para tal efecto, aportará información de diez funcionarios profesionales como mínimo, los cuales demostrarán (por medio de copia CLARAS Y LEGIBLES de las planillas recibidas por la CCSS o certificación de la CCSS) que cuentan con al menos 12 meses de laborar para la empresa ininterrumpidamente; además, deberá aportar para cada profesional la siguiente información:

. Nombre completo.

. Nacionalidad.

. Formación académica.

. Capacitación complementaria en el área de Sistemas de Información.

. Años con la empresa y sus principales funciones.

. Años de experiencia en Sistemas de Información.

. Tres proyectos fundamentales en los que ha participado con la firma, donde se anexe:

Nombre del proyecto.

Empresa o institución contratante.

Funciones principales.

Tiempo asignado.

6.2.5. El OFERENTE deberá presentar el currículo de cada miembro del equipo de trabajo que

participará directamente en el proyecto. Tales documentos deberán mostrar la experiencia y capacitación de cada uno de los miembros del equipo en el uso de las herramientas que se utilizarán en el desarrollo del proyecto, esto según los términos indicados posteriormente para la evaluación de las ofertas.



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7. Pruebas La UNIVERSIDAD hará pruebas de aceptación después de las pruebas generales, de acuerdo con las características propias del desarrollo y del plan de pruebas referido en el punto 5.2.

El CONTRATISTA deberá comprometerse a incorporar todas las observaciones que el gestor de proyecto designado por la UNIVERSIDAD le plantee, tanto a los productos parciales como a los productos finales presentados durante las diferentes fases en que se desarrolle el proyecto. 8. Cronograma del proyecto y tiempo máximo de proyecto

El proyecto deberá ser finalizado en su totalidad, probado y entregado a más tardar 18 meses después de iniciado; sin embargo, se deberán realizar entregas parciales de módulos funcionales durante el semestre posterior a la adjudicación. La priorización de módulos quedará sujeta al criterio de la UNIVERSIDAD. Los OFERENTES deberán presentar un Plan de Trabajo detallado en forma de actividades, redes de actividades (Gantt/Pert) cronograma preliminar y productos esperados, donde se especifiquen los plazos de entrega para cada una de las etapas del proyecto y el personal necesario para llevar a cabo el trabajo (matriz de responsabilidades); para esto, debe utilizar como herramienta el MS-Project y permitir que la UNIVERSIDAD ingrese al proyecto para auditarlo. El CONTRATISTA deberá presentar posterior a la fase de análisis un cronograma definitivo con línea base para efectos de control del proyecto, referencia punto 5.1.

El CONTRATISTA deberá presentar por escrito informes periódicos ya sean semanales o mensuales del avance del proyecto. Las fechas de su presentación deben quedar claramente especificadas en el Plan de trabajo. El informe debe contemplar al menos los siguientes aspectos:

. Fecha.

. Período que cubre el informe.

. Resumen del estado actual y del avance desde el último informe.

. Comparación de lo planeado versus lo ejecutado, donde se indique el porcentaje de avance.

. Detalle de las situaciones encontradas y el impacto de estas.

. Recomendaciones, ajustes y sugerencias aplicadas o las que se deben aplicar para el buen avance del proyecto.

. Desarrollos ejecutados y su situación actual. El CONTRATISTA se comprometerá a presentar, a juicio de la UNIVERSIDAD, los informes necesarios con el fin de solventar consultas que surjan con respecto al desarrollo.



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9. Actividades conjuntas

Para el adecuado control de todas las actividades en conjunto, el OFERENTE acepta el uso de los mecanismos de seguimiento aprobados por la UNIVERSIDAD, como son minutas, documentos de entrega de trabajo, solicitudes de cambio y demás documentos propias de la gestión de proyectos.

El OFERENTE se compromete a aceptar estas condiciones y documentos como único mecanismo válido para la gestión del proyecto, por lo que la UNIVERSIDAD no acepta condicionamientos referentes al uso de herramientas ajenos a los autorizados por ella.

10. Obligaciones Adicionales

10.1. Del OFERENTE

El OFERENTE deberá ser una empresa costarricense o transnacional debidamente establecida y consolidada en Costa Rica; deberá contar con representación y autorización legal para operar en el territorio nacional.

Únicamente se contemplarán como elegibles empresas dedicadas al desarrollo de sistemas de información automatizados que hayan operado –ininterrumpidamente- durante los últimos 5 años.

NO SE ACEPTARÁN OFERTAS EN CONJUNTO o CONSORCIO COMO OFERENTES, dado que el alcance de este proyecto no justifica dicha figura. Para tal efecto, el OFERENTE deberá presentar la siguiente información, además de los documentos necesarios que la garanticen:

. Nombre de la empresa.

. Razón social.

. Cédula Jurídica.

. Fecha y acta de constitución.

. Teléfono, fax y dirección electrónica.

. Descripción de actividades de los últimos 5 años.

. La información sobre la constitución de la firma, nombre de sus socios, distribución de acciones, representante legal, entre otros (esta información debe respaldarse con las certificaciones notariales correspondientes).

El OFERENTE deberá presentar documentación que demuestre su trayectoria y solidez, la cual hará mención a la experiencia que tiene en el desarrollo de sistemas de información de acuerdo con el objeto de contratación.



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10.2. DEL CONTRATISTA

El CONTRATISTA se compromete a presentar el cronograma y a cumplir con él en cuanto a lo detallado en el punto 9, una vez aprobado por parte de la UNIVERSIDAD.

El CONTRATISTA no podrá subcontratar ni ceder a terceros los derechos y obligaciones derivados de la formalización del proceso de adjudicación.

El CONTRATISTA coordinará con la UNIVERSIDAD el espacio físico necesario para el desarrollo del proyecto, el acceso y utilización de las instalaciones físicas; el uso de infraestructura o equipo de cómputo de la UNIVERSIDAD que se encuentre fuera del horario normal o recesos establecido en días no hábiles, quedará a criterio exclusivo de la UNIVERSIDAD. Por lo anterior, el CONTRATISTA deberá contemplar esta situación en la programación de sus actividades y sobre todo en el tiempo estimado para la entrega de cada uno de los productos parciales y finales.

El CONTRATISTA se compromete a suplir las estaciones de trabajo necesarias para el desarrollo del proyecto por parte de su personal.

El diseño de la base de datos, así como las aplicaciones desarrolladas, serán de propiedad exclusiva de la UNIVERSIDAD, por lo que no podrán ser utilizados por el CONTRATISTA para ningún fin diferente al aquí contratado.

El CONTRATISTA se compromete a mantener la confidencialidad de la información propiedad de la UNIVERSIDAD.

El CONTRATISTA no podrá utilizar ningún producto o herramienta de desarrollo adicional a las indicadas en este cartel sin la autorización escrita por parte de la UNIVERSIDAD.

El CONTRATISTA deberá mantener asignado al proyecto al personal presentado para efectos de valoración; en caso de que se requiera sustituir a algún miembro del equipo, el sustituto deberá cumplir con los requisitos solicitados para ese cargo.

11. Requerimientos Generales del Sistema a contratar.

11.1. Objetivos Generales

Con la adquisición del Sistema Integrado se pretende contribuir con:

. Integración de la información con otros sistemas existentes.

. Disponer de información gerencial, oportuna y veraz, que apoye el proceso de toma de decisiones.

. Mejorar la eficiencia en el manejo de los recursos administrativos de la Oficina.

. Asegurar el control interno y la existencia de mecanismos que faciliten los controles y auditorías.



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. Mejorar la eficiencia en el manejo de los recursos administrativos y financieros en los diferentes procesos de la Oficina de Servicios Generales.

11.2. Requerimientos específicos

. Este sistema deberá permitir la administración más ágil y eficiente de los procesos que llevan las Oficinas de transportes, Maquinaria y equipo, Construcción y Mantenimiento, Servicios Contratados, y en la Oficina de Seguridad los procesos de Control de Armas y el Marchamo Universitario.

. Deberá permitir mantener y generar la información necesaria para los procesos que elaboran y administran cada una de las oficinas antes mencionadas.

. Establecer mecanismos que permitan agilizar la actualización y consulta de los datos y, que a su vez, proporcione información confiable y requerida en cada uno de los procesos y en la toma de decisiones.

11.3. Módulo de Seguridad

Tiene que hacer uso del sistema de seguridad institucional

11.4. Módulo de Marchamo Estudiantil

Se tiene que interactuar con la base de datos del Sistema de Aplicaciones Estudiantiles (SAE) cuando así lo amerite

11.4.1. Proceso previo a la venta del marchamo

Publicar información para optar por el marchamo estudiantil antes de la venta, tal como:

Fecha venta.

Costo del marchamo más tarjeta o si ya posee la tarjeta únicamente el costo del marchamo.

Detalle del procedimiento.

Observaciones.

Requisitos previos:

Estar matriculado

Tener la carrera principal inscrita en la Cuidad Universitaria Rodrigo Facio.

Ser estudiante de Grado o pregrado

Nacional o Extranjero

Licencia de conducir costarricense al día

Documentos del vehículo al día, como:

Tarjeta de circulación

Título de propiedad

Registrar Parámetros de inicio de solicitud de marchamo estudiantil.

La solicitud deberá activarse automáticamente según los parámetros de inicio de solicitud de marchamo estudiantil.



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11.4.2. Ingreso al Sistema de Marchamo estudiantil

El ingreso del estudiante es por medio del carne y PIN expedido por la Oficina de Registro.

El estudiante deberá tener matrícula para el año y periodo en el cual se corre la solicitud de marchamo estudiantil.

La carrera base del estudiante debe impartirse en el recinto de Rodrigo Facio.

El estudiante tiene que ser de Grado o pregrado.

La solicitud de marchamo universitario estudiantil la podrán hacer estudiantes Nacionales o Extranjero.

El estudiante debe tener licencia de conducir costarricense al día.

El estudiante debe tener la tarjeta de circulación y el título de propiedad.

Si cumple con los puntos anteriores el estudiante ingresa al sistema.

Mostrar información personal del estudiante e información de vehículos inscritos en procesos anteriores.

El estudiante podrá modificar la información personal si encontrara una inconsistencia.

El estudiante podrá inscribir vehículos nuevos o editar los existentes. 11.4.3. Reservar cita para entrega de marchamo

Se tienen que distribuir 6 citas cada 5 minutos entre la totalidad de marchamos disponibles y 50 para lista de espera por un máximo de 3 días. Las citas se asignan de 8:00 am a 11:55 am y de 1:00 pm a 4:55 pm.

El estudiante reserva una cita para realizar la consolidación del marchamo.

Generar comprobante con el detalle de la reserva de la cita.

Estudiante realiza pago bancario.

11.4.4. Consolidación de Marchamo:

El estudiante se presenta a la hora de la cita en el en el Edificio Saprissa, Oficina de Servicios Generales.

Se valida cita contra listado de citas y regula el ingreso.

Se puede consolidar marchamo en hora diferente a la asignada en la cita.

Se procede al validar carne del estudiante contra cita y de ser correcto procede a la revisión de documentos originales tales como:

Título de propiedad del vehículo

Tarjeta de circulación

Licencia de conducir al día

Comprobante de pago bancario según corresponda, es decir si debe cancelar marchamo y tarjeta o solo marchamo, en el caso que ya tuviese tarjeta de años anteriores.

Se procede a consolidar marchamo y a entregar comprobante de marchamo, tarjeta y marchamo.

Se procede a informar al estudiante las siguientes regulaciones generales:

La tarjeta estará activa a partir de la primera semana de clases.

El horario de ingreso al Campus Universitario es de lunes a viernes de 5:30 a 22:30 y sábados de 5:30 a las 18:00, domingos restringidos.



2511-2955 2511-4161 [email protected]

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Indicar que puede ingresar y salir por cualquier acceso perimetral.

Indicar que no puede ingresar a los parqueos internos exceptuando ingeniería.

La tarjeta es de uso personal por lo tanto intransferible.

No se puede utilizar la tarjeta para dar paso a vehículos de terceros no relacionados con el marchamo

En caso de pérdida de la tarjeta el costo de la reposición es de ȼ 5000 colones exactos.

11.4.5. Carga de estudiantes

Se procede con la carga al sistema Andover según témplate.

11.5. Módulo Marchamo A/D:

Se tiene que interactuar con la base de datos del Sistema de Recursos Humanos (SIRH), cuando así lo amerite

11.5.1. Proceso asignación de marchamo A/D

Se realiza en cualquier momento del año en horario laboral.

Recibir de la Unidad académica administrativa una solicitud de marchamo administrativo, la solicitud contiene los siguientes datos:

Nombre

Apellido

Cedula

Unidad Académica u/o Administrativa

Tipo de Marchamo (A/D, AU, Ley 7600)

Datos del nombramiento Inicio - Fin

Dirección: Provincia, Cantón, Distrito, Otras señas.

Teléfonos: Fijo, Celular.

Correo electrónico.

Datos del vehículo: Placa, Marca, Color, Modelo, Combustible, Cilindraje, Estilo.

Documentos: Tarjeta de Circulación, Título de propiedad, Licencia al día.

Registrar la solicitud y se valida que el funcionario tenga un nombramiento en la Universidad de Costa Rica

Si el funcionario no está nombrado pero la solicitud se encuentra firmada y sellada por un Director o Jefe Administrativo se procede con la validación de la documentación, si falta algún requisito la solicitud es devuelta.

Registrar la entrega del marchamo y tarjeta si la validación es correcta.

Se procede informar al solicitante las siguientes regulaciones generales:

La tarjeta estará habilitada en 24 horas.

Si marchamo es A/D o Ley 7600, se indica que horario de ingreso al Campus Universitario es de lunes a viernes de 5:30 a 22:30 y sábados de 5:30 a las 18:00, domingos restringidos.

Si marchamo es Autoridad Universitaria, se indica que no tiene restricción de horario.

Indicar que puede ingresar y salir por cualquier acceso perimetral.



2511-2955 2511-4161 [email protected]

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Indicar que puede ingresar a los parqueos internos.

La tarjeta es de uso personal por lo tanto intransferible.

No se puede utilizar la tarjeta para dar paso a vehículos de terceros no relacionados con el marchamo.

En caso de pérdida de la tarjeta el costo de la reposición es de ȼ 5000 colones exactos.

11.6. Modulo marchamo Posgrado

Se tiene que interactuar con la base de datos del Sistema de Aplicaciones Estudiantiles (SAE) cuando así lo amerite

11.6.1. Proceso asignación de marchamo Postgrado

Publicar antes de la venta del marchamo el procedimiento para estudiantes de postgrado.

La Unidad académica envía la solicitud en función de la matrícula. La solicitud contiene los siguientes datos:

Nombre

Apellido

Cedula

Unidad Académica u/o Administrativa

Tipo de Marchamo (A/D, AU, Ley 7600)

Datos del nombramiento Inicio - Fin

Dirección: Provincia, Cantón, Distrito, Otras señas.

Teléfonos: Fijo, Celular.

Correo electrónico.

Datos del vehículo: Placa, Marca, Color, Modelo, Combustible, Cilindraje, Estilo.

Documentos: Tarjeta de Circulación, Título de propiedad, Licencia al día e informe de matrícula.

Registrar la solicitud y el estudiante se valida que tenga matricula.

Si el estudiante no tiene matricula y la solicitud de igual manera se encuentra firmada y sellada por un Director o Jefe Administrativo se procede con la validación de la documentación, si falta algún requisito se devuelve la solicitud.

Generar comprobante por la compra del marchamo para cada estudiante.

Los comprobantes son enviados a las distintas Unidades de Posgrado.

Las unidades de Posgrado entregan recibo a cada estudiante.

Estudiante con recibo en mano procede con el pago en las cajas de la Oficina de Administración Financiera.

OAF entrega marchamo y tarjeta o solo marchamo si el estudiante ya tiene tarjeta y procede a incluir los datos que corresponda en el recibo.

Estudiante envía comprobante debidamente cancelado, con sello, número de tarjeta y numero de marchamo ya sea por fax o por correo electrónico a la Oficina de Seguridad y Transito para su debida activación.



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11.7. Módulo de Transporte

Se tiene que interactuar con las bases de datos de los Sistemas Institucionales como Aplicaciones Estudiantiles (SAE), Recursos Humanos (SIRH), Gestión de compras (GECO) Sistema de Recursos Humanos (SIRH), cuando así lo amerite

11.7.1. Confección de Carne

Mediante oficio se realiza la solicitud de confección de Carne de conducir.

La persona debe ser funcionario o estudiante de la universidad de Costa Rica (Tiene que consultar base de datos de Recursos humanos y estudiantes)

La persona debe tener licencia de conducir dependiendo el tipo de transporte a solicitar.

La persona debe firmar un documento en el cual se hace conocedor de toda la normativa en materia de transportes.

Si la persona cumple con todos los requisitos se debe tener la capacidad de captura la fotografía y confeccionar el carne.

Si no cumple con los requisitos no se le puede confeccionar carne.

La expiración del carne es la fecha más próxima a vencer ya sea del nombramiento o licencia que venza más próxima.

11.7.2. Procesos solicitud de giras 11.7.2.1. Mantenimiento de Choferes

Registrar el Chofer

Registrar Información personal del chofer.

Registrar permisos de conducir.

Registrar permiso de conducir vehículos de la Universidad de Costa Rica.

11.7.2.2. Eventos antes de la gira (Todas las tareas que se realizan antes de ejecutar la gira)

Poder tramitar los viáticos correspondientes a cada chofer de la Sección de Transportes por los servicios asignados en sus jornadas laborales.

Poder Tramitar la solicitud de viáticos al exterior (Tramitar la solicitud de los viáticos correspondientes a cada chofer según los servicios realizados en sus jornadas laborales fuera del país.) Esto se realiza por medio del sistema de Viáticos al exterior.

Poder tramitar la contratación de servicios externos de la Universidad para solventar alguna necesidad específica en la gran área metropolitana.

Recibir solicitud de servicios de giras, esta puede ser programa o planificada y no programada.

11.7.2.3. Giras Programadas o planificadas:

Realizar una publicación a nivel universitario para todas las unidades, donde se les indica cuales son las fechas para la solicitud de servicios de transportes para el próximo año, con rango de cada dos meses.

Las unidades envían un oficio y una solicitud de servicios de transportes adjuntando los siguientes datos:



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Unidad solicitante

lugar de destino

lugar de partida

número de pasajeros

fecha y hora de partida

fecha y hora de regreso

tipo de actividad (Docencia, investigación, acción social, administrativa y deportiva)

objetivo del viaje

responsable de la gira

visto bueno

Registrar la solicitud presentada a recepción, y ordenarla de acuerdo a la fecha de la gira dándole un número consecutivo.

Cuando se cumple el límite de presentación de solicitudes, se traslada la información al encarga de programación.

Registrar las solicitudes, tanto programadas como diarias indicando la siguiente información:

Placa del vehículo.

Hora de salida,

Día y hora de entrada

número de pasajeros

numero de boleta

nombre del conductor

escuela solicitante

persona responsable

destino.

Asignar con base a la información de solicitudes programadas y diarias el automóvil considerando lo siguiente:

El automóvil tiene que estar libre

El automóvil no tiene que estar en el taller

El automóvil tiene que tener los papeles al día.

La placa del automóvil no tiene que tener restricción, si el automóvil no se traslada al casco central

Numero de pasajero, que sea aproximadamente acorde a el número de pasajeros solicitados en la boleta.

Los camiones tienen que tener la tarjeta de peso y dimensiones.

El chofer no tiene que estar en vacaciones o incapacitado.

El chofer no tiene que estar asignado a otra gira en el mismo periodo de tiempo

Tener los papeles al día.



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11.7.2.4. Ejecución de la Gira

Generar Boleta de servicio de transporte (Esta boleta es la boleta de servicio de transporte que envía la unidad académica) Ver Boleta de servicio de transporte.

Se debe generar la Boleta de Autorización de Ruedo fuera de jornada ordinaria de trabajo cuando la gira trasciende la jornada normal de trabajo. Ver boleta de autorización de ruedo fuera de jornada de trabajo.

Generar Boleta de salida y entrada de vehículos (Esta boleta tiene que ser generada siempre) Ver Boleta de Control de salida y entrada de vehículos.

Se debe registrar la salida del vehículo por medio de la boleta de Control y salida de Vehículo.

Adelanto de viáticos (Facilitar un adelanto en los viáticos correspondientes a los servicios asignados de cada chofer.

Generar boleta de adelanto de viáticos y transportes dentro del país. Con base a un punto de llegada, identificar la necesidad de tiquetes de peaje) Ver boleta de Adelanto de viáticos dentro y fuera del país.

Control de la gira por medio de dispositivos GPS.

Capturar velocidad de vehículos

Capturar ruta del vehículo

Capturar kilometraje del vehículo

11.7.2.5. Eventos Posteriores a la gira

Se debe completar la boleta de entrada y salida de vehículos

Completar la boleta de liquidación de gastos de viajes y transportes

Registrar tiempo extraordinario de chofer

Generar las horas extras laboradas por el chofer.

Trámite de liquidación de viáticos al exterior (Tramitar el liquidación de los viáticos correspondientes a cada chofer según los servicios realizados en sus jornadas laborales fuera del país.) Esto se realiza por medio del sistema de Viáticos al exterior.

Compra de combustible (Abastecer de combustible a la Sección de Transportes de la Universidad de Costa Rica sede Rodrigo Facio.)

Trámite de horas extra (Realizar proceso correspondiente para el pago del monto correspondiente a las horas laboradas por los choferes de la Sección de Transportes de la sede Rodrigo Facio fuera de la jornada laboral establecida.)

Incapacidades (Ejecutar los trámites administrativos para realizar las incapacidades de la Sección de Transportes) SIRH

11.7.3. Área de Bodega 11.7.3.1. Generar control de inventario

Generar reportes de existencias, ingresos y salidas por bodegas, artículos y familias de productos, por parámetros de fechas.

Revisar y efectuar ajustes a los movimientos de entradas, salidas, reingresos y saldos de bodega.

Efectuar cierres semanales, mensuales, trimestrales y anuales de los movimientos de inventario de las diferentes bodegas (aquellos que puedan efectuarse con un parámetro de tiempo).



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Generar reportes por parámetro de tiempo de los movimientos de inventarios.

Efectuar ajustes de saldos y costos de artículos de inventario.

Realizar la toma física, el registro de inventario y el ajuste de las existencias de las bodegas, ya sea en forma total o mediante muestreos selectivos.

Permitir generar reportes de artículos seleccionados como muestra que reflejen los movimientos; además, habilitar la opción de generar las muestras a partir de parámetros de costos, cantidad de ingresos, salidas, rotación, familia de productos y bodega usuaria.

Incluir una rutina de verificación de existencias que refleje las diferencias encontradas entre el registro de toma física y los saldos iniciales de inventarios, efectuando el ajuste correspondiente y generando un reporte.

11.7.3.2. Recepción de solicitud de repuestos

Recibir la orden de trabajo con los repuestos solicitados.

Permitir verificar existencia en Bodega del artículo solicitado.

Si existen los artículos se entregan y se procede a descontar de inventario

Si no existen los artículos, se procede a una compra por medio del proceso de compras de la universidad de Costa Rica.

11.7.4. Área de Plantel 11.7.4.1. Registrar Salida de Vehículo

Recibir control de Salida y entrada de vehículos

Registrar la salida del vehículo

Registra datos del vehículo (Fecha, hora, kilometraje, cantidad de combustible)

Registra control de accesorios (Encendedor, Alfombras, radio, etc.)

Registro estadístico de kilometraje y combustible por vehículo (Llevar un seguimiento y control a la actividad del servicio de la flota vehicular por medio del Kilometraje.)

Confeccionar boleta de combustible

Registrar alguna anomalía en el vehicula durante la revisión

Generar orden de trabajo para taller

Cambio de asignación por anomalía

Registrar cambio de carro en el proceso de asignación

Cambio de Chofer por parte del usuario

Registrar cambio de chofer en el proceso de asignación

Se registra la salida del vehículo si el control fue exitoso

Registrar control del lavado de vehículos.

11.7.4.2. Registrar entrada de Vehículo

Buscar por placa el control de entrada y salida

Registrar datos del vehículo (Fecha, hora, kilometraje, cantidad de combustible)

Registrar control de accesorios (Encendedor, Alfombras, radio, etc.)

Generar un estado de diferencias entre la entrada y la salida

Si el estado de diferencias es consistente se procede a registrar la entrada del vehículo

Registrar alguna anomalía en el vehicula durante la revisión

Generar orden de trabajo para taller



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Registrar si el vehículo fue chocado (Expediente vehicular)

Proceso de compras (Ver adquisición mantenimiento y construcción)

Registro estadístico de kilometraje y combustible por vehículo (Llevar un seguimiento y control a la actividad del servicio de la flota vehicular por medio del Kilometraje.)

Control de accesorios y daños por vehículo (Controlar los daños y robos de accesorios en la flotilla vehicular de la institución.)

Ver la forma de trabajar con dispositivos tecnológicos para la captura automatizada de información.

11.7.5. Área de taller 11.7.5.1. Recepción de solicitud de ingreso de automóvil

Recibir una solicitud enviada por una unidad académica, o el encargado del plantel, u otra persona.

Registrar la solicitud en una orden de trabajo (Se solicita Fecha, placa del vehículo número de orden de servicio, kilometraje, Descripción del trabajo).

Se debe poner el automóvil como inactivo para que este no pueda estar disponible para giras (Si el automóvil pertenece al plantel).

Asignar la orden de trabajo a un mecánico interno o a un taller externo.

Se realiza un diagnostico con base a la orden de trabajo.

Con base al diagnóstico se realiza el trabajo.

Si la orden de trabajo no ocupa repuestos, se realiza el mantenimiento o reparación y la orden de trabajo es finalizada una vez que el vehículo haya sido probado y la información de lo realizado sea archivada en el expediente vehicular.

Si la orden de trabajo necesita repuestos:

Verificar existencia contra bodega.

Solicitar los repuestos a la bodega.

Si existen en bodega proceder a retirar repuestos y descontar de inventario

Se procede a realizar la reparación y se da la orden de trabajo por terminada y cuantificados los gastos usados en repuestos se procede a guardar la información de lo realizado al vehículo en el expediente vehicular.

Si no existen los repuestos en bodega, se proceden a adquirirlos de acuerdo al proceso de compras de la UCR y la orden de trabajo queda en estado de suspendida por adquisición de repuestos.

Una vez que los repuestos son adquiridos, se registran en el inventario de repuestos.

Se retiran los repuestos y se elimina el estado de suspendida a la orden de trabajo.

Se procede a realizar la reparación y se da la orden de trabajo por terminada y cuantificados los gastos usados en repuestos se procede a guardar la información de lo realizado al vehículo en el expediente vehicular.

11.7.5.2. Otras tareas

Adquisición de bienes por montos mayores a 200.000 colones (Adquirir los repuestos y accesorios necesarios para la adecuada operación de la flotilla vehicular de la Institución).

Adquisición de repuestos y accesorios por montos menores a 200.000 colones (Suministrar los repuestos y accesorios solicitados así como controlar la partida de



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compras en la sección de transportes cada vez que sea necesario adquirir un artículo en la sección).

Desecho de vehículo (Desechar los vehículos que han llegado al fin de su vida útil para evitar costos de reparación innecesarios).

Mantenimiento correctivo de vehículo (Reparar las fallas mecánicas que presenten los vehículos de la Universidad de Costa Rica).

Mantenimiento preventivo de vehículos (Anticiparse y corregir desperfectos propios del uso cotidiano de los vehículos de la Sección de Transportes de la Universidad de Costa Rica).

Solicitud y despacho de repuestos y accesorios (Brindar los repuestos necesarios para el funcionamiento eficiente de los automóviles de la Sección de Transportes de la Universidad de Costa Rica).

11.7.6. Expediente Vehicular

Registrar vehículo en el momento de compra (Categoría de vehículo, estilo, ubicación del vehículo, número de contratación).

Registrar datos del vehículo adquirido (Numero de motor, numero de chasis, año, color, etc, placa de agente vendedor, Seguros).

Registrar el vehículo como activo para poder usarse.

Registrar modificaciones del vehículo adquirido (Placa metálica, permiso de circulación, RITEVE).

Registrar modificaciones por Taller.

Registrar modificaciones por Encargado de plantel.

Registrar modificaciones por giras.

Registrar modificaciones de reparaciones por accidentes.

Registrar modificaciones por retiro o desecho del automóvil.

11.7.7. Módulo de Reportes

Todo reporte tiene que poseer tanto su reporte de texto como su contraparte grafica (en el caso de lo que lo amerite).

Todo reporte debe ser exportable a formato tipo PDF y Excel en el caso que lo amerite.

Todo reporte debe tener los parámetros por fecha.

11.7.7.1. Giras

Clientes satisfechos por dimensión de calidad evaluada.

Giras solicitadas por unidad (Vicerrectorías, facultades, escuelas) y Totales.

Frecuencia por destinos visitados.

Servicios realizados por tipo de vehículo.

Servicios contratados por servicios externos.

Falta de capacidad instalada (Chofer vehículo).

Solicitud del usuario.

Giras solicitadas no asignadas por falta de chofer.

Giras solicitadas no asignadas por falta de vehículo.

Giras canceladas por Defectos mecánicos.

Giras canceladas por situaciones administrativas.



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Giras canceladas por el usuario.

11.7.7.2. Área Administrativa

Ver expediente de vehículo.

Horas extras por chofer y total.

Número de horas extras consumidas por la semana.

Horas extras cubiertas por personal externo.

Reporte de Regiones más solicitadas.

11.7.7.3. Área Taller:

Número de vehículos que no cumplieron el estándar de reparación por choque.

Suma de tiempos de reparación de todos los vehículos chocados.

Suma de tiempos de reparación de todos los vehículos atendidos a una fecha.

Cantidad de vehículos atendidos por mecánico.

Ordenes de trabajo suspendidas por repuestos ordenadas por tiempo.

Reporte de Repuestos usados por vehículo.

Reporte de vehículo que no pasan la revisión vehicular.

11.7.7.4. Área Planta física

Reporte de Kilómetros por chofer.

Reporte de Kilómetros recorridos por automóvil y total.

Litros de combustible consumido por vehículo y total.

Combustible asignado a otros equipos.

Total de combustible presupuestado.

Total de combustible consumido en colones.

Expediente de Choferes de la sección de transportes.

11.8. Módulo de Solicitud de órdenes de trabajo de mantenimiento y construcción.

Se tiene que interactuar con las bases de datos de los Sistemas Institucionales como Aplicaciones Estudiantiles (SAE), Gestión de Compras (GECO) , Sistema de Recursos Humanos (SIRH), Sistema de la Oficina de Financiero (SIAF), así como con la base de datos del Sistema Implementación del Sistema de Plan Presupuesto para la Oficina de Planificación Universitaria SIPPRES que están en desarrollo.

11.8.1. Migración de Datos Sistema Pdago 11.8.2. Ordenes de trabajo por mantenimiento

11.8.2.1. Solicitud de Orden de Trabajo

Presentar una orden de trabajo mantenimiento o construcción.

Se deben registrar todos los movimientos que lleva a cabo la orden de trabajo.

Se debe comenzar a medir el tiempo de la duración de la solicitud.

Reporte de información general de la orden de trabajo.

Información General (Nombre de la sección, Fecha, Hora, Usuario, Número de OT, Estado, Actividad, Edificio, Sector, Encargado, Descripción de la actividad.

Fechas (De inclusión, De evaluación, Inicio de diseño, Finalización de diseño, Inicio de obra, Finalización de la obra).



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Detalle (Número de OT, Total de gastos reales, Total de gastos presupuestados).

Detalle de gastos (Código de artículo, Descripción de artículo, Unidad de medida, Cantidad evaluada, Costo presupuestado, Total presupuestado, Partida presupuestaria).

Liquidación (Usuario que liquida, Fecha de liquidación, Observaciones de liquidación).

11.8.2.2. Inclusión de Orden de trabajo.

Se cataloga la orden de trabajo como una orden normal o Emergencia y se la pasa a la persona encargada de asignar en el caso de que no sea emergencia.







11.8.2.3. Asignación de Orden de trabajo.

La orden de trabajo debe ser asignada por sectores y talleres, por presupuesto (Mantenimiento, OPLAU y Unidad Solicitante) y por ejecución (Cuadrilla y contratación).

Si es asignado por contratación ver Órdenes de trabajo por contratación.

Si la orden no pasa la revisión es devuelta al usuario (Recepción) o se remitió a otra unidad universitaria como por ejemplo la unidad de diseño de mantenimiento).

Asignación de la orden de trabajo (La persona encargada de asignar, asigna a la cuadrilla, o al taller al cual corresponde y la misma es devuelta a recepción para su registro. Se tiene que indicar en un detalle si la orden asignada requiere una evaluación previa a la aprobación.







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11.8.2.4. Evaluación de la orden de trabajo.

Registra la Evaluación de la orden de trabajo (El coordinador de Taller, sector o profesional se encarga de realizar una evaluación de la orden de trabajo. Los factores a evaluar son :

Pertinencia (si es necesario).

Presupuesto (Costos Materiales y mano de obra).

Costo máximo 200.000 colones (si más de 200.00 se evalúa el costo beneficio. Límite de 1.500.000 -

Contratación de Servicios.

Traslado a unidades ejecutoras (OEPI).

Registrar Informe de la Evaluación de la orden de trabajo, entre lo que están el tipo de gastos (Materiales, Mano de obra, Maquinaría, otros gastos) (El coordinador de taller actualiza el sistema de PDAGO con la información recolectada en la evaluación).

Congelar orden de trabajo al taller asignado en espera de requisitos. (Este tiempo de espera no cuenta en el control del tiempo de la orden).

Cuando estén los requisitos del punto 1.3.5.3 descongelar la orden de trabajo para que siga su curso normal.







11.8.2.5. Aprobación de orden de trabajo

Consultar orden de trabajo (Con base a la evaluación realizada el Jefe de logística y operaciones si se requiere envía a consulta la orden de trabajo, enviándola a comisión de planta física, comisión de salud ocupacional, comisión de foresta y otros para que estos autoricen la viabilidad o no de la misma).

Aprobar materiales de la orden de trabajo (El Jefe de logística y operaciones con base a la evaluación aprueba los materiales que serán usados para satisfacer la orden de trabajo).



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Realizar trámite presupuestario correspondiente (si la orden es viable y se requiere apoyo presupuestario del solicitante se debe realizar el procedimiento de pase presupuestario. Quedando la orden de trabajo en un estado de espera, mientras se realiza el pase de presupuesto).

Cuando se realiza el pase presupuestario de la unidad correspondiente, la orden de trabajo se da como aprobada y continua su curso.







11.8.2.6. Requisición

Verificar Evaluación de la orden de trabajo (Verificar la evaluación de la orden de trabajo).

Analizar orden de trabajo contra materiales (Analizar los distintos tipos de gastos registrados en la evaluación de la orden de trabajo a que correspondan a la descripción de la orden de trabajo).

Verificar Costos (Verificar el costo real de la solicitud).

Verificar existencia de materiales de la Orden de trabajo (Se debe verifica existencia en todas las bodegas activas, si no se encuentra el material en las bodegas se genera una compra. Se puede generar una compra aun si el material existe en bodega).

Reasignación de materiales (Si el material existe comprometido, analizar cambiar materiales a órdenes de mayor prioridad. Si se aplica la reasignación hay que enviar a compras el material reasignado).

Seleccionar unida de compra (Se debe seleccionar las unidades de compra):

OSUM Bodega o licitación por demanda (GECO)

Unida especializada de compras,

Fondo de trabajo

Unidad de compra rápida (Comprador UAMCO)

Informar estado de orden de trabajo (Enviar Informe del estado de la requisición de materiales si esta completado, o si hay faltante en bodega).

Modificar gasto de la orden trabajo (Si durante la requisición o plena ejecución de la orden de trabajo, se requiere excluir o cambiar materiales aplica el mismo procedimiento de evaluación, aprobación y requisición).




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11.8.2.7. Aprovisionamiento

Se realiza una solicitud de aprovisionamiento verificando existencia de materiales (Verificación del punto de reorden de los materiales).

Reporte Solicitud de Aprovisionamiento.

Información general (Número de solicitud, Bodega a ser aprovisionada, Usuario, Fecha, Hora).

Detalle (Código de artículo, Descripción, Cantidad).

Observaciones.

Verificar solicitud de Aprovisionamiento (Verificar que la cantidad solicitada coincide con las necesidades y presupuesto).

Determinar el método de adquisición.

Consolidar solicitud para generar la compra.

Reporte Pedido de Aprovisionamiento.

Información general (Número de pedido, Bodega a ser aprovisionada, Usuario, Fecha, Hora).

Detalle (Código de artículo, Descripción, Cantidad solicitada, Cantidad aprobada, Unidad de compra (Suministros, Fondo de Trabajo, Unidad Desconcentrada, Unidad de Compra).

Observaciones.

11.8.2.8. Adquisición

Determinar método de adquisición: La forma como se va a comprar lo solicitado por una orden de trabajo o el resultado de un aprovisionamiento. Los métodos de adquisición son los siguientes:

Adquisición por fondo de trabajo, se dan dos tipos:

Expediente:

(Solo si son compras generadas por una solicitud catalogado como de emergencia, Inferior al tope del RIR (Retención impuesto de renta) y que tenga liquides (Al día de Hoy está en 316.200).

Se tienen que detallar la lista de materiales a adquirir.



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Los materiales se agrupan por familias

Se piden de una a tres cotizaciones, dependiendo las características del producto.

El proveedor tiene que estar en una lista de proveedores autorizados sino existe en listas debería permitir incluirla.

Se realiza la solicitud de cotización, esta es enviada a un asesor en obra civil, ingeniería eléctrica, arquitectura o mantenimiento para su recomendación técnica.

Si la recomendación técnica de la o las cotizaciones no es viable la solicitud se recotiza a otro proveedor.

Si la cotización supera el RIR entonces se va a un proceso de modificación del gasto que afecta la orden de trabajo directamente. (ver más adelante). Por más materiales, cambio de materiales, por materiales equivalentes.

si no se supera el monto del RIR se le da continuidad, se genera una solicitud de despacho al proveedor.

Se emite un cheque. Entra en el proceso de seguimiento entrega. Ver realizar seguimiento de entrega. Si el proceso de seguimiento de entrega y el proceso de verificación de entrega contra factura son positivos se procede a efectuar el pago).

Por medio de facturas se procede con la confección del reintegro del fondo de trabajo ante la Oficina de Administración financiera.

Reporte de Cotización.

Información general (Información de la Sección, Número de cotización, Fecha, Usuario, Cotizante, Teléfono, Fax, Correo, Atendió).

Detalle (Descripción de artículo, Cantidad, Unidad de medida, Precio, Totales, Número de factura).

Reporte Solicitud de Cotización.

Información general (Información de la Sección, Atención, Teléfonos, Fax, Correo, Número de cotización, Fecha).

Detalle (Número de línea, Número de orden de trabajo o pedido, Cantidad, Unidad de medida, Descripción, Observaciones de evaluación).

Observaciones (Disponibilidad de entrega, Forma de pagó, Fecha límite para recepción de oferta.

Detalle de usuario (Nombre, Lugar de trabajo, Teléfono, Fax, Correo).

Compras Rápidas

(Solo si son compras generadas por una solicitud catalogado como de emergencias Inferior al tope del RIR (Retención impuesto de renta) y que tenga liquides (Al día de Hoy está en 316.200).



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No requiere revisión técnica.

Son de bajo volumen y contra muestra.

Se prepara las solicitudes agrupadas por familia y se le entrega al encargado de realizar las compras rápidas.

La solicitud consta de número de orden de trabajo, cantidad de producto, descripción del material y observaciones.

Se emite el cheque a nombre del encargado de compras rápidas.

El comprador la entrega en bodega.

Bodega recibe.

Comprador liquida (Entregar todas las facturas al comprador UAMCO que corresponden al cheque, El encargado de compras rápidas tiene 5 días hábiles para realizar la liquidación del cheque (según articulo 15 del reglamento fondo de trabajo.

Comprador UAMCO procede a la verificación de facturas (verificar factura a nombre UCR, timbraje de la factura, que corresponda a la liquidación, Verificar fecha de emisión no sea superior a 60 días naturales).

Por medio de facturas se procede con la confección del reintegro del fondo de trabajo ante la Oficina de Administración financiera.

Si durante el proceso de adquisición varia se debe efectuar una modificación de gasto.

Adquisición por vale conocida como compra directa según la ley de contratación administrativa.

Se da si el monto de compra es superior al RIR e inferior al monto establecido por la Contraloría General de la Republica. Al día de hoy está en 14.530.000 colones. Este tope es establecido de acuerdo al presupuesto Institucional.

Si el monto de compra es inferior al 25% del tope de contratación directa se puede dar una compra de contado.

Si el monto es inferior al 10% del tope de contratación se requiere una invitación a un proveedor.

Si es del 10% al 25% del tope de contratación se requiere la invitación a tres proveedores.

Si el monto de compra es superior al 25% hasta el Tope de contratación directa, se genera una orden de compra de crédito a 30 días.

Los materiales a solicitar deben estar de acuerdo a familias presupuestarias (Partidas).

Si se da afinidad entre familias presupuestarias se pueden agrupar para ser atendido por un mismo proveedor.

Generar el documento físico del vale, según plantilla de la Oficina de Administración Financiera.

Enviar el vale a OAF para realizar la reserva presupuestaria.



2511-2955 2511-4161 [email protected]

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SI se recibe el vale aprobado por OAF (Con reserva presupuestaria asignada)

Se adjunta la carta de solicitud de compra o adquisición y documento de decisión inicial.

Se remite a la unidad de compras especializada.

Se da inicio al proceso de contratación directa o compra por vale.

Si el vale no es aprobado por OAF por falta de contenido presupuestario.

Verificar si hay contenido en otra partida presupuestaria de otra familia presupuestaria y que no sean restringidas.

Si hay contenido se inicia un proceso de transferencia entre partidas o modificación de gasto.

Se envía el vale nuevamente a OAF.

Se continua con el proceso de contratación directa.

Si el resultado de contratación directa es exitosa.

La Unidad de compras especializada genera una orden de compra y se entrega una copia al adjudicatario y otra a la UAMCO.

Cuando el producto es entregado por el proveedor sigue el punto 6.5.8.2.

Una vez que la verificación de entrega es exitosa la UAMCO extiende una carta de recepción conforme de materiales o servicios a favor del adjudicatario, dirigida a la unidad especializada de compras para que se genere una orden de pago. Esto aplica si son órdenes de compra de crédito.

Reporte de Vale

Información general (Información de la sección, Fecha, Hora, Usuario, Número de vale, Número de orden de compra, Código cargo presupuestario)

Detalles (Código de artículo, Descripción de artículo, Número de orden de trabajo o pedido, Cantidad, Unidad de medida, Valor unitario, Total, Observaciones.

Adquisición por demanda (eléctrica, ferretería y otros) Los materiales se adquieren por medio de una solicitud de materiales a suministros.

En la adquisición por fondo de trabajo (El comprador Uamco verifica que lo entregado cumple con el plazo de tiempo establecido, sino cumple con este plazo rescinde la solicitud de despacho y anular cheque).

Verificar entrega contra orden de compra y factura, este punto es independiente de la forma de adquisición. El bodeguero verifica contra el documento correspondiente (Orden de compra o factura) el articulo contra la línea solicitada. Las entregas pueden ser parciales o totales. Si corresponde se firma la factura y se envían al comprador uamco junto con la orden de compra. Si se da alguna inconsistencia no



2511-2955 2511-4161 [email protected]

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se firma factura y se consulta a la unidad especializada de compras o al comprador uamco. Si la entrega es parcial y n o estaba establecida como tal, esta es rechazada y se informa a la Uamco para anular la forma pago.

Nota: Cuando son órdenes de compra de contado, el encargado de bodega recibe el material y si es conforme, este envía directamente la factura a la Unidad especializada de compras para que se genere el cheque correspondiente.

Nota: Cuando son compras directas bajo modalidad de entrega parciales, se maneja como adquisición por fondo de trabajo.

11.8.2.9. Registrar materiales en inventario

Generar una entrada del material solicitado, ya sea por OT o por aprovisionamiento a cualquier bodega. Si el material fue adquirido para una orden de trabajo, este debe quedar comprometido a la orden de trabajo la cual genero la solicitud.

Reporte Entrada de Materiales.

Información general (Información de la sección, Número de entrada, Número de factura, Número de orden de compra, Fecha, Hora, Usuario).

Detalle (Número de cotización, Número de vale, Código de artículo, Descripción de artículo, Cantidad solicitada, Cantidad que ingresa, Costo, Sector/Taller, Número de orden de trabajo o pedido).

Observaciones.

11.8.2.10. Salida de Materiales

Preparación del material para la orden de trabajo según requisición a solicitud del coordinador u operario.

Se verifica que el material se encuentre en la orden de requisición. Se ubican los artículos por código, descripción o ubicación (Pasillo, número de estante, familia de materiales, etc.) Este orden ya ha sido establecido cuando el funcionario de la UAMCO registra los materiales en inventario.

Se genera una orden de requisición, consta de un número de salida, detalle de todos los artículos entregados.

Cuando se realiza la orden de requisición de los materiales solicitados en la orden de trabajo, estos deben ser descontados del Inventario.

Se selecciona Bodeguera para que prepare el pedido. Cuando esté listo, el bodeguero informa al coordinador u operario, que el pedido está listo.

El coordinador u operario recibe el pedido, se firma un recibo conforme y se archiva un original y copia del documento probatorio.

Reporte Salida de Materiales.

Información general (Información de la sección, Número de salida, Número de orden de trabajo, Fecha, Hora, Usuario, Entregado a, Sector/Taller, Bodega de la que sale el material).

Detalle (Código de artículo, Descripción de artículo, Cantidad solicitada, Cantidad entregada, Cantidad disponible, Unidad de medida, Ubicación de artículo, Observaciones de evaluación).

Observaciones.



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11.8.2.11. Ejecución de la orden de trabajo

El coordinador u operario recibe el pedido de materiales, se firma un recibo conforme y se archiva un original y copia del documento probatorio.

Si existe capacidad de recursos, asigna orden a los colaboradores. Si se dan observaciones de colaboradores, el coordinador soluciona problemas.

Entregar la obra, se da un visto bueno en la solicitud de orden de trabajo y se liquida la orden de trabajo.







11.8.2.12. Reingreso de Materiales

El coordinador de taller devuelve el material a la bodega.

El bodeguero verifica el material devuelto y genera un documento de reingreso, el cual debe firmar el coordinador. Sino corresponde se ingresa el material, se avisa al personal UMAMCO para realizar un ajuste de inventario

El bodeguero informa el personal UAMCO dándole una copia del documento de reingreso de materiales.

Se selecciona la orden de trabajo, se selecciona los materiales de la orden de trabajo, se modifican las cantidades, se selecciona la bodega para reingreso. Seleccionar si el artículo va a inventario o se reasigna a otra orden de trabajo.

Realizar el ingreso.

Se debe generar impresión con la información general.

11.8.2.13. Seguimiento de la orden de trabajo

A la orden de trabajo se le tiene que dar rastreabilidad durante todo el proceso indicando las diferentes etapas que a pasado y su estado actualmente.

11.8.2.14. Registro de Datos

Bodegas Secundarias: Creación, Eliminación y Modificación de Bodegas secundarias ubicadas en los talleres o sectores.

Mantenimiento de artículos: Creación, Eliminación y Modificación de artículos, según familia y cantidad.

Mantenimiento de Actividades: Creación, Eliminación y Modificación de actividades realizadas en una orden de trabajo.

Asignación de tiempo por actividad: Asignar tiempo a las diferentes actividades registradas.



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Mantenimiento de talleres: Creación, Eliminación y Modificación de Talleres.

Mantenimiento de funcionarios: Creación, eliminación y modificación de funcionarios.

Asignación de Funcionarios por taller: Asignación, eliminación y modificación de funcionarios a un taller en específico.

Mantenimiento de Marcas: Creación, Eliminación y Modificación de marcas de materiales.

Mantenimiento de familias: Creación, Eliminación y Modificación de familias de artículos.

Mantenimiento de edificios: Creación, Eliminación y Modificación de edificios en el campus Universitario, Sedes Regionales, Estaciones Experimentales.

Mantenimiento de proveedores: Creación, Eliminación y Modificación de proveedores no necesariamente los registrados en OSUM.

Mantenimiento de ubicaciones: Creación, Eliminación y Modificación de ubicaciones en el campus universitario, dentro o fuera de edificios.

11.8.2.15. Control de Inventario









11.8.3. Ordenes de Trabajo por contratación 11.8.3.1. Evaluación

Se debe registrar el profesional responsable de la obra.

Proceso donde se levanta los requerimientos de la orden de trabajo solicitada.

Se verifica el costo de obra propuesto.


11.8.3.2. Anteproyecto

Proceso en el cual se le envía el resultado de la evaluación al usuario para visto bueno.




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11.8.3.3. Presupuesto

Asignación del costo real de la obra, producto del proceso de evaluación.

Si el costo real es mayor al propuesto, se consulta al usuario la viabilidad de la obra.


11.8.3.4. Planos Constructivos

Con el visto bueno del usuario para la continuidad de la obra, se crean plano de la obra.

Se debe poder capturar el plano en forma de imagen y adjuntarlo a la orden de trabajo.


11.8.3.5. Especificaciones Técnicas

Se detalla la Descripción de la ejecución de la obra.

Este detalle es generado en un documento de texto tipo Word o PDF y debe ser adjuntado a la orden de trabajo.


11.8.3.6. Contratación de Obra

Se recopila la información de los procesos de planos constructivos y especificaciones técnicas para dar inicio al trámite ante la oficina de suministros (vía GECO) o la unidad desconcentrada de compras (OSG).

Registrar el modo de contratación de la orden de trabajo (Contratación directa o Licitación abreviada).

Establecer fecha de visita técnica.

Se deben capturar las observaciones en caso que lo amerite (Aclaraciones o modificaciones) producto de la visita técnica.

Se debe establecer un inicio y finalización de recepción de ofertas.

Si la obra se declara infructuosa o desierta se vuelve a iniciar en el proceso de contracción de obra.


11.8.3.7. Revisión de ofertas

Se debe establecer el nombre de los oferentes y capturar las ofertas enviadas.

Capturar el análisis técnico sobre las ofertas enviadas.

Para este proceso se debe cumplir con las fechas establecidas según el tipo de contrato.

Establecer monto de adjudicación de obra


11.8.3.8. Adjudicación

Capturar los datos de la empresa adjudicada.

Programar fecha de Reunión previa al inicio de la obra.

Programar fecha de inicio de la obra.

Programar fecha de finalización de la obra.




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11.8.3.9. Ejecución

Capturar observaciones del avance del proyecto.

Aplicar los pagos de las facturas controlando los créditos y los débitos.


11.8.3.10. Recepción de obra

Capturar acta de recepción de obra (Ver formulario de recepción de obra).

Se da por terminado la orden de trabajo.


11.8.4. Reportes La información de los reportes deben ser presentados con porcentajes o valores absolutos cuando se requieran. Todo reporte tiene que poseer tanto su reporte de texto como su contraparte grafica (en el caso de lo que lo amerite). Los reportes deben de ser exportable en xls, xlsx, pdf, do, docx. Para todo reporte el campo llave debe ser el número de OT.

11.8.4.1. Reporte de Ordenes de trabajo

Informe de las OTS.

Por Número de OT.

Por unidad solicitante.

Por fecha (Por cada estado del proceso).

Por edificio.

Por sector o taller.

Por encargado.

Por estado del proceso.

Por actividad.

Por categoría normal o de emergencia.

Informe de Gastos y Mano de Obra.

Por Número de OT.

Costos real (ascendentes y descendentes).


Por edificio.


Por actividad.

Por presupuesto (Mantenimiento, OPLAU y Unidad Solicitante).

Por partida presupuestaria (metales, maderas, minerales, etc)

Materiales pendientes por adquirir.

OSUM Bodega o licitación por demanda (GECO).

Unida especializada de compras.

Fondo de trabajo.

Unidad de compra rápida (Comprador UAMCO).

Por cada uno de los anteriores por Orden de Compra y Aprovisionamiento.

Reporte de eficacia por sector/taller.

Por Estado (Asignación, Evaluación, Requisición y liquidación)

Total del Estado de Liquidadas y No liquidadas.



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Total de liquidas de todos los Sectores contra un taller especifico.

Total de Ingresadas por taller o General.

Por fechas.

Total de Ingresadas a la Sección de Mantenimiento y porcentaje asignados a un taller especifico.

Reportes de OTs con materiales completos.

Por OT.


Por edificio.

Por fecha.



Reportes de OTs con materiales incompletos.

Por OT.


Por edificio.

Por fecha.



11.8.4.2. Ordenes de Trabajo por contratación

Reportes de Contrataciones (Contratación Directa y Licitación Abreviada), por monto ascendente/descendente.

Por encargado de obra.

Por fecha (Inicio Final).

Por Orden de Trabajo.

Por monto de Contratación, mayor a menor a.

Por Edificio.

Por Unidad Solicitante.

Reportes de Incumplimientos de fechas. (Indicar el número de días de atraso)

Por encargado de obra.

Por fecha (Inicio Final).

Por Orden de Trabajo.

Por monto de Contratación, mayor a menor a.

Por Edificio.

Por Unidad Solicitante.

Reporte según presupuesto.

OPLAU.

Mantenimiento.

Otras Unidades. 11.8.4.3. Inventario:

Reporte de salidas de Artículos.

Por OT.

Por fecha.



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Por artículo.

Existencia por artículo.

Mantener los mismos filtros del Sistema Actual.

Materiales pendientes de entregar.


Artículos por fechas de entrada.


Rotación de inventario.

Por artículo.

Ascendente/Descendente

Por partida presupuestaría

Por fecha.

Reporte de Paretto por costo

Reporte de Paretto por salidas de artículos.

11.9. Módulo de Solicitud de órdenes de trabajo de maquinaria y equipo

El sistema tiene que ser desarrollado para un ambiente web.

Se tiene que interactuar con las bases de datos de los Sistemas Institucionales como Aplicaciones Estudiantiles (SAE), Recursos Humanos (SIRH), Gestión de compras (GECO), Sistema de Recursos Humanos (SIRH), Sistema de la Oficina de Financiero (SIAF), así como con la base de datos del Sistema Implementación del Sistema de Plan Presupuesto para la Oficina de Planificación Universitaria SIPPRES que están en desarrollo.

11.9.1. Expediente de los equipos

Todos los equipos tienen que estar registrados como activos de la Universidad de Costa Rica

Toda reparación de un equipo tiene que estar anotada en el expediente del equipo.

Los usuarios autorizados de cada unidad podrán consultar el expediente de los equipos involucrados en solicitudes. El expediente del equipo contiene los siguientes datos:

Placa del equipo, fecha de adquisición, proveedor del equipo, costo de adquisición, depreciación, custodio (todos los datos deben ser tomados de OAF), fotografías del equipo y de las reparaciones efectuadas, registro histórico de las ordenes de servicio de mantenimiento, descripción y registro histórico de las reparaciones efectuadas.

11.9.2. Envío y recepción de la orden de trabajo.

La unidad solicitante envían la Solicitud de Servicio de Maquinaria y Equipo, con los datos requeridos.

Se deben registrar todos los movimientos que lleva a cabo la orden de trabajo.

Para la creación de una orden de trabajo es necesario que el usuario este autorizado en el sistema para realizar dicha acción.



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Dentro de esta acción al usuario se le mostraran sus datos (cédula, nombre e email), unidad para la que realiza la solicitud y quién autorizará dicha solicitud y se le solicitará la siguiente información: teléfono, la ubicación de equipo (edificio, unidad en edificio, departamento, señas (estos a partir de un combo de selección), los datos del equipo (categoría, tipo, marca, número de activo, modelo, y número de serie), y la descripción del problema.

Además el usuario que solicita debe asignar una persona que dará seguimiento permanente a la solicitud, en este caso puede ser la persona que solicita o una tercera persona que sea asignada, para asignar esta persona se puede realizar búsquedas por cédula o nombre en el directorio de la Universidad. Cuando se realice la solicitud exitosamente a cada uno de los involucrados en la solicitud (solicitante, autorizador y contacto), se les enviará un correo electrónico indicándole la creación de la solicitud y la información de la misma. Cuando algún dato este en un formato incorrecto o un campo este vacío se le indicará al usuario mediante un mensaje.

Si la orden de trabajo cumple con los requisitos se continúa con el proceso, de lo contrario se comunica a la unidad que corrija o complete los mismos.

En caso de faltar alguno de los datos anteriores, se desestima la OT e inmediatamente se debe comunicar a la Unidad Solicitante para que ésta proceda a rectificar los datos faltantes

La unidad solicitante tendrá un margen de 10 días hábiles para presentar el artículo defectuoso, de lo contrario la orden de trabajo será desestimada. Esto cumple para todos aquellos artículos que estén categorizados como trasladables.

Autorización de Ordenes de trabajo:

Cada unidad de la universidad asignara un funcionario encargado de autorizar el trámite de las órdenes de trabajo solicitadas a la Sección de Mantenimiento de Maquinaria y Equipo.

Cuando se realiza la solicitud de una orden de trabajo exitosa, el funcionario Autorizador recibe un email, donde se le indica la creación de una nueva orden de trabajo y que debe proceder a la respectiva revisión para denegar o autorizar. Para realizar el proceso el funcionario, puede seguir el link contenido en el email o bien ingresar al sistema directamente, cuando este dentro del sistema se dirige a dicha orden de trabajo y realiza el proceso de autorización. Cuando se realiza el proceso de autorización exitosamente los involucrados en el proceso (solicitante, autorizador y contacto) reciben un email con el resultado del proceso.

11.9.3. Procesar la orden de trabajo

Luego de recibir la solicitud se debe marcar en ella el número consecutivo de la OT, la fecha de recibido, nombre de la persona que las recibe y sello que comprueba si se recibió el equipo; a continuación se envía un correo electrónico con los datos registrados.

Se debe registrar la información (al día de hoy se registra en una hoja Excel) tal como fecha de ingreso, responsable, número de activo, nombre del cliente y clase de equipo.



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Posteriormente se almacena la copia de color blanco en el archivo “Control OT” y la copia color amarillo la archiva en el “buzón de correspondencia” del taller respectivo que se ubica en la recepción de la SME, esta actividad no es deseable luego de la automatización.

11.9.4. Asignar la orden de trabajo a la unidad correspondiente

Los administradores y operadores podrán realizar la recepción de órdenes de trabajo provenientes del módulo Web, la asignación de las órdenes de trabajo en los diferentes talleres de acuerdo con la clase de equipo la realizará el sistema de forma automática, en los casos de equipo no categorizado, la asignación la realizará un usuario de la Sección.

El sistema deberá permitir a los usuarios de la Sección asignar prioridad (el sistema deberá ser capaz de permitir “n” categorías de prioridades) a las órdenes según valoración, y modificar el estado de la orden. En este punto se puede rechazar una orden de trabajo por parte de la Sección de Mantenimiento de Maquinaria y Equipo.

las emergencias deben ser atendidas en un lapso de 3 horas aproximadamente.

Cuando las ordenes de trabajo están asignadas a un taller, los coordinadores las asignan a un colaborador o a él mismo. Después de la asignación, se registra cada uno de los procesos u estados de atención en que se encuentra la orden de trabajo, estos estados pueden ser n y deben ser editables desde el módulo de mantenimiento del sistema de tal forma que puedan agregarse, eliminarse o simplemente editarse.

11.9.5. Se coordina la visita con la Unidad para evaluar el equipo

Si el equipo no debe ser trasladado al taller, se coordina la visita con la Unidad que presentó la solicitud para el evaluar el equipo en el lugar donde se encuentra.

11.9.6. Se coordina la visita con la Unidad para trasladar el equipo

Si el equipo debe ser trasladado al taller pero la unidad no tiene medios para trasladar el equipo, se coordina para que la sección de Maquinaria y Equipo recoja el mismo.

11.9.7. Se recibe el equipo en la sección de Maquinaria y equipo

Una vez que se ha recibido la OT por parte de la Sección, se debe registrar el ingreso el equipo necesita reparación.

11.9.8. Se efectúa el diagnóstico del artículo recibido

Una vez que se ha recibido la OT por parte de la Sección, se deben evaluar los daños mediante un diagnóstico y pude suceder lo siguiente:

El equipo no puede ser reparado en el taller por lo que su reparación debe ser contratada con un tercero (Ver proceso Contratar un tercero).

El equipo puede ser reparado en el taller pero requiere de repuestos que deben ser comprados a un tercero. Asignar tareas para reparar artículo.

El equipo puede ser reparado con los recursos del taller sin que se necesite la contratación de un tercero o la compra de repuestos. Asignar tareas para reparar artículo.

El equipo no tiene reparación y debe ser desechado (Ver Proceso Desechar Equipo).



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11.9.9. Desechar el equipo

Cuando el técnico determina que el equipo debe ser desechado, prepara un informe técnico recomendando el desecho o la utilización del equipo en repuestos, posteriormente lo envía a la jefatura de la sección quien lo envía mediante oficio al cliente.

El cliente tiene un plazo de 10 días hábiles para retirar el equipo de los talleres de la Sección, en caso de que el cliente no retire el equipo será llevado por personal de la sección a las instalaciones del cliente.

Si el equipo es utilizado en repuestos, estos deberán ser ingresados como inventario en la bodega.

11.9.10. Contratar un tercero para que realice la reparación

Iniciar el procedimiento de contratación administrativa de la siguiente manera:

Menor a RIR se contrata de forma inmediata al proveedor de preferencia de la Sección y se cancela de caja chica.

Mayores al RIR y 50 % de escasa cuantía se requiere una cotización y se paga mediante orden de servicio.

Si es mayor al 50% de escasa cuantía se requiere ejecutar un proceso de contratación administrativa por la Oficina de Suministros.

Una vez adjudicado el proveedor del servicio se debe registrar la entrega del equipo para que se efectúe la reparación.

Se debe capturar digitalmente la factura proforma o contrato de adjudicación.

El proveedor del servicio se comunica con el taller respectivo para coordinar la entrega de los equipos reparados

Se recibe el equipo reparado, se deben registrar digitalmente la ficha de inspección que asegura que el equipo fue reparado exitosamente.

El proveedor de servicio emite una factura por la reparación efectuada, la recibe en primera instancia el taller que solicito la reparación.

El coordinador del taller firma como recibido conforme la factura o la rechaza de plano en caso que el equipo no se haya reparado exitosamente.

Las facturas se cancelan de la siguiente forma:

Las contrataciones menores al RIR se pagan por caja chica en la Sección de Maquinaria y Equipo

Mayor o igual al RIR por Orden de Servicios en la Caja 1 de OAF

11.9.11. El equipo puede ser reparado en el taller pero requiere de repuestos

Revisar si hay existencia en la bodega de dos formas:

Materiales adquiridos con presupuestos de la unidad: Se deben consultar los niveles de inventario, si hay disponibilidad se genera una requisición para retirar material de bodega.

Materiales adquiridos con presupuesto de la Sección de Mantenimiento y Construcción: Generalmente este procedimiento se utiliza cuando se requieren materiales de construcción, tuberías y consumibles (Tape, tornillos, thinner, aguarrás, dieléctrico, etc.). El funcionario llega a la oficina del jefe y se consultan los niveles de inventario. Si hay disponibilidad se genera un movimiento de inventario.



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Si hay existencias pasa a la actividad 6.9.12 si no pasa a la 6. 9.13

11.9.12. Autorizar la salida en bodega

Materiales adquiridos con presupuestos de la unidad: se procede a llenar una boleta llamada “Requisición de materiales” que es autorizada con la firma del jefe de la Sección y sello. Se deducen los artículos del inventario y el funcionario se dirige con esa boleta a la bodega ya solicita que le alisten el equipo.

Materiales adquiridos con presupuesto de la Sección de Mantenimiento y Construcción: Dándole continuidad a la orden de trabajo de maquinaria y equipo se genera una requisición de materiales de mantenimiento y construcción.

11.9.13. Se compran los repuestos

Una vez que se ha diagnosticado el equipo y levantada la lista de repuestos, el técnico plantea ante el jefe la solicitud de compra de repuestos. Para las compras de repuestos se procede de la siguiente manera:

Compras Rápidas

(Si son compras Inferiores al tope del RIR (Retención impuesto de renta) y que tenga liquides (Al día de Hoy está en 316.200).

Son de bajo volumen y contra muestra.

La solicitud consta de número de orden de trabajo, cantidad de producto, descripción del material y observaciones.

Se emite el cheque o efectivo a nombre del proveedor.

El comprador la entrega en el taller.

Comprador liquida (Entregar todas las facturas que corresponden al cheque o al efectivo, el comprador tiene 5 días hábiles para realizar la liquidación del cheque o efectivo (según artículo 15 del Reglamento Fondo de Trabajo).

Encargada de Fondo de Trabajo procede a la verificación de facturas (verificar factura a nombre UCR, Timbraje de la factura, que corresponda a la liquidación, Verificar fecha de emisión no sea superior a 60 días naturales).

Por medio de facturas se procede con la confección del reintegro del fondo de trabajo ante la Oficina de Administración Financiera.

Si durante el proceso de adquisición varia se debe efectuar una modificación de gasto.

Adquisición por vale conocida como compra directa según la Lley de Contratación Administrativa

Se da si el monto de compra es superior al RIR e inferior al monto establecido por la Contraloría General de la República. Al día de hoy está en 16.910.000 colones. Este tope es establecido de acuerdo al presupuesto Institucional.

Si el monto de compra es inferior al 25% del tope de contratación directa se puede dar una compra de contado.

Si el monto es inferior al 10% del tope de contratación se requiere una invitación a un proveedor.



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Si es del 10% al 25% del tope de contratación se requiere la invitación a tres proveedores.

Si el monto de compra es superior al 25% hasta el Tope de contratación directa, se genera una orden de compra de crédito a 30 días.

Si el monto supera el 25% del tope de contratación directa, se utiliza el Sistema de Gestión de Compras (GECO)

Los materiales a solicitar deben estar de acuerdo a familias presupuestarias (Partidas).

Generar el documento físico del vale, según plantilla de la Oficina de Administración Financiera.

Enviar el vale a OAF para realizar la reserva presupuestaria.

SI se recibe el vale aprobado por OAF (Con reserva presupuestaria asignada).

Se da inicio al proceso de contratación directa o compra por vale.

Si el vale no es aprobado por OAF por falta de contenido presupuestario.

Verificar si hay contenido en otra partida presupuestaria de otra familia presupuestaria y que no sean restringidas.

Si hay contenido se inicia un proceso de transferencia entre partidas o modificación de gasto.

Se envía el vale nuevamente a OAF.

Se continúa con el proceso de contratación directa.

Si el resultado de contratación directa es exitosa.

La Unidad genera una orden de compra y se entrega una copia al adjudicatario.

Una vez que la verificación de entrega es exitosa el técnico entrega una ficha técnica de recepción conforme de materiales o servicios a favor del adjudicatario, dirigida a la unidad para que se genere una orden de pago. Esto aplica si son órdenes de compra de crédito o contado.

Los repuestos que se adquieren por la Unidad Especializada de Contrataciones o la Oficina de Suministros se reciben en el Edificio Saprissa por parte de un técnico de la Sección de Maquinaria y Equipo. Los repuestos que se adquieren por caja chica son comprados directamente en las instalaciones del proveedor

El proveedor del repuesto emite una factura por el repuesto adquirido, la recibe en primera instancia el taller que solicitó en repuesto, el técnico responsable del taller firma como recibido conforme la factura o la rechaza de plano que el repuesto no cumpla con las especificaciones.

Las facturas se pagan de la siguiente forma:

Las contrataciones menores al RIR se pagan por caja chica en la Sección de Maquinaria y Equipo.

Mayor o igual al RIR y menor al 10% del monto de escasa cuantía se paga por Orden compra de contado por caja chica.



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11.9.14. Registrar retiro el material

En ambos casos, el material lo retira el funcionario que lo solicitó; para ello, una vez que el material esta lista para ser despachado, uno de los funcionarios de la bodega llama al taller interesado para comunicarle que el pedido se encuentra disponible para ser retirado. El funcionario interesado se dirige a la bodega, coteja el estado de los materiales, verifica que lo entregado sea lo solicitado y firma la boleta de despacho en señal de recibido conforme.

11.9.15. Se efectúa la reparación del artículo

Con los repuestos del taller, el técnico inicia las labores de reparación del equipo de acuerdo a la prioridad asignada por la jefatura de la Sección.

En los casos en que los equipos no pueden ser trasladados al taller, el técnico visita al cliente en el lugar donde se encuentra el equipo y lo repara en el sitio.

Una vez comprobado que el equipo funciona correctamente, se coordina con el cliente la entrega del equipo, sea que el cliente lo retira en el taller o se le entrega al cliente en sus instalaciones. Para la entrega del equipo es necesario que el cliente presente la copia de la OT. Se debe generar un documento de recibido para ser firmado por el cliente. Una vez firmado se debe proceder a guardar digitalmente el documento.

Una vez terminada la reparación del equipo, el coordinador del taller procede a cancelar la OT, en ella anota los costos directos involucrados en la reparación del equipo y un resumen del trabajo efectuado en la reparación. Se tendrá que recopilar en forma digital las facturas emitidas, las facturas proformas y las fichas de inspección. además anota la fecha en la cual se liquida la OT y la cantidad de horas invertidas en la reparación.

11.9.16. Control de Inventario











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11.9.17. Módulo de Reportes

Todo reporte tiene que poseer tanto su reporte de texto como su contraparte grafica (en el caso de lo que lo amerite). Dicha contraparte gráfica debe presentarse en un cuadro de mando en donde se visualicen a la vez al menos 5 indicadores que se puedan escoger en cualquier combinación posible.

Todo reporte debe ser parametrizable por rango de fecha, estado de atención, área sustantiva, técnico que atiende, taller encargado, cliente específico, tipo de equipo, número de placa o cualquiera de las entradas de la solicitud de servicio.

11.9.18. Reporte de Ordenes de trabajo por Funcionario

Ordenes atendidas por funcionario y totales.

Tiempo por tareas realizadas.

Trazabilidad de la orden.

Listar funcionarios con orden de trabajo pendientes.

Órdenes de trabajo pendientes por funcionario en total.

Órdenes de trabajo pendientes por funcionario entre un rango de fechas.

Órdenes de trabajo liquidadas por funcionario en total.

Órdenes de trabajo liquidadas por funcionario entre un rango de fechas.

11.9.19. Reporte de Ordenes de trabajo pendientes y liquidadas por unidad solicitante y por área sustantiva

Los usuarios autorizados de cada unidad podrán consultar el reporte de trazabilidad de los diferentes estados de la Orden de Trabajo. Este reporte debe contener la siguiente información: número de orden trabajo, unidad solicitante, nombre e identificación del solicitante, nombre e identificación del autorizador, fecha de solicitud, estado actual, taller asignado, funcionario asignado, ubicación física del equipo, ubicación administrativa del equipo según OAF, número de equipo, categoría, tipo y marca; se debe desplegar la una tabla donde se detallará cada uno de los estados de la orden según sucedan.

Órdenes pendientes por estado

Pendientes Liquidadas.

En Atención.

En diagnóstico.

En compra de repuesto.

En espera del equipo.

Órdenes de trabajo pendientes y liquidadas por Unidad solicitante y por área sustantiva.

11.9.20. Reporte de Ordenes por taller general y específico.

Órdenes pendientes por estado

Pendientes.

Liquidadas.

En Atención.

En diagnóstico.

En compra de repuesto.

En espera del equipo.



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11.9.21. Reporte de tiempos de servicio

Tiempos de servicio

Tiempo medio de servicio por técnico.

Tiempo medio de servicio por taller.

Tiempo medio de servicio por área sustantiva.

Tiempo medio de servicios por actividad de mantenimiento.

Tiempo medio de servicio por tipo de equipo.

Tiempo medio de servicio demostrado a un cliente en específico.

Tiempo real total de servicio de una orden específica.

Tiempo real de servicio por etapa de una orden de servicio.

Tiempo real total de servicio de una placa en específico.

Tiempo real de servicio por etapa de una placa en específico.

11.9.22. Reportes de expediente del equipo

Fecha de adquisición del equipo.

Proveedor del equipo.

Valor inicial del equipo.

Valor actual del equipo.

Reparaciones realizadas a los equipos.

Ordenes de trabajo asociadas a las reparaciones.

Costos de las reparaciones realizadas.

Números de factura, descripción, monto, nombre de proveedor, cédula de proveedor, teléfono de proveedor.

Imagen de las facturas.

Imagen fichas de inspección.

Imagen del equipo.

Imagen de repuestos.

11.10. Módulo de Control de Servicios Contratados

Se tiene que interactuar con las bases de datos de los Sistemas Institucionales como Aplicaciones Estudiantiles (SAE), Recursos Humanos (SIRH), Gestión de compras (GECO), Sistema de Recursos Humanos (SIRH), Sistema de la Oficina de Financiero (SIAF), así como con la base de datos del Sistema Implementación del Sistema de Plan Presupuesto para la Oficina de Planificación Universitaria SIPPRES que están en desarrollo cuando sea necesario.

Generar expediente curricular del personal contratado en cada uno de los servicios, el mismo debe tener la capacidad de registrar los datos personales y adjuntar CV

11.10.1. Servicios contratados de Sodas y comedores

Sé cuenta con tres áreas de control bien definidas, Nutrición, Salud Ambiental y área fiscalizadora.

Se deben registrar dos revisiones técnicas al año, en las cuales se debe registrar la fecha en las cuales se deben realizar las mismas, observaciones, lugares visitados,

En el área de Nutrición se tiene que realizar:

Registrar la información a evaluar proveniente del cartel, decir, para cada contrato se debe registrar condiciones específicas, como lo son fecha de



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inicio y fin, las condiciones a evaluar, como funciones correspondientes al personal del concesionario, dentro del cartel de licitación se estipula que el personal contratado por el adjudicatario de la Soda deberá tener claramente definidas sus funciones en los ámbitos de administración, cocina y manipulación de alimentos, cajas, aseo y nutrición, compra, recepción, almacenamiento, preparación, distribución, venta, lavado y desinfección de loza negra, equipo y utensilios de cocina.

Generar formulario para evaluación con los datos de las sodas requeridas, el cual se debe registrar aspecto como:

Administración

Cocina y manipulación de alimentos

Cajas

Aseo y nutrición

Compra

Recepción

Almacenamiento

Preparación

Distribución

Venta

Lavado y desinfección de loza negra

Equipo y utensilios de cocina,

Se debe verificar el estado de salud de los empleados

Presentación personal de mujeres:

Redecilla que cubra todo el cabello.

No utilizar maquillaje

Gabacha de color blanco.

Pantalón de color blanco o color claro

Delantal de color blanco de tela para el despacho.

Delantal impermeable de color claro, para los trabajadores que desempeñan labores de recepción, almacenamiento, preparación, lavado y desinfección de vajilla y loza negra, equipo y utensilios.

Zapatos cerrados de color blanco o negro, con suela antideslizante.

Guantes para quienes manipulan y sirven alimentos.

En cuantos a la presentación personal de los hombres:

Redecilla que cubra todo el cabello.

Gabacha de color blanco

Pantalón de color blanco o color claro

Delantal impermeable de color claro, para los trabajadores que desempeñan labores de recepción, almacenamiento, preparación, lavado y desinfección.

Zapatos cerrados de color blanco o negro con suela antideslizante.

Guantes para quienes manipulan y sirven alimentos.

Barba afeitada o uso adecuado de tapabocas



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Aspectos Generales:

Uñas cortas y limpias

No usar reloj ni alhajas

Visitantes en el área de producción con uniforme completo

Verificar comportamiento del personal en el momento de la evaluación, si se presentan casos de irrespeto o se quebrantan normas universitarias; en tal caso registrar el incidente.

Información del usuario e instalaciones

Verificar si el adjudicatario exhibe en un lugar visible para los usuarios de la soda los horarios de servicio

El adjudicatario exhibe en un lugar visible para los usuarios de la soda, los precios de los platos básicos (almuerzo, meriendas y desayuno) y demás productos que estarán a la venta.

Sobre las instalaciones:

Limpieza y pulcritud en el lugar, instalaciones, maquinas y estanterías de trabajo

En el área de la cocina debe existir siempre jabón, cepillo y solución de cloro e instrumentos de aseo del personal

Se cuenta con Botiquín de primeros auxilios

Extintores (2) dentro del área de producción

Lavatorios en la soda-comedor, con correspondiente jabón y toalla.

Maquina de secado de manos en perfecto estado de limpieza

Recipientes de basura con bolsa

Recipientes rotulados para la clasificación de desechos, 4 para material biodegradable y 4 de otras categorías de desechos.

Los trabajadores deberán utilizar limpiones color blanco, limpios y se mantendrán en solución de cloro, sin embargo es preferible la utilización de papel desechable.

Sobre el almacenaje

Para lograr orden de artículos se debe poseer estanterías con espacio definido para los artículos y productos necesarios para el desarrollo de las actividades

Se cuenta con recipientes adecuados para el almacenamiento de materiales o insumos comestibles.

Los productos están contenidos en recipientes adecuados, limpios y con cobertura adecuada.

Los productos que necesitan congelación o refrigeración están almacenados de manera adecuada en cámaras frigoríficas

Aspectos de desempeño de actividades

Verificar los siguientes aspectos:

¿Durante la jornada laboral tanto el concesionario como empleados y visitantes que se encuentren en el área de



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producción portan debidamente la indumentaria estipulada (uniforme)?

¿Respecto al menú ofrecido, éste coincide con el ofrecido y evaluado en la fase de Contratación Administrativa?

¿El adjudicatario trabaja en base a los tiempos de comida establecidos en el cartel de licitación ofreciendo servicio de almuerzo/desayuno o cena/ meriendas, de acuerdo a los tiempos establecidos?

Verificación de Inconformidades:

Los cajeros no entregan tiquete o comprobante de caja al usuario del servicio

Los funcionarios fuman en las instalaciones, mascan chicle o consumen alimentos dentro del área de producción y despacho de alimentos.

Los cajeros sirven o manipulan alimentos no empacados.

Se realiza propaganda, distribución, venta o consumo de cigarrillos o licores en las instalaciones

Permisos de Ejecución:

Verificación de los siguientes aspectos legales:

Pago de Canon Mensual de manera puntual

Expediente completo de trabajadores

Constancia medica de exámenes empleados para constatar adecuado estado de salud

Planillas para verificar que el patrono está al día con la Caja Costarricense del Seguro Social.

Póliza de riesgos del trabajo del INS.

Patente Municipal para funcionamiento de local al día

Permiso Sanitario de Funcionamiento ante el Ministerio de Salud.

Curso de manejo de extintores.

Programa de registro de proveedores

Programa de limpieza, desinfección, mantenimiento preventivo tanto de las instalaciones físicas como del equipo mayor y menor.

Copia de análisis fisicoquímico semestral (en abril y en octubre) de las aguas residuales generadas en el establecimiento

Constancia de aprobación Curso Manipulación de alimentos, el cual deben aprobarlo todos los empleados.

Copia notificaciones enviadas a OSG y Oficina de Bienestar y Salud para estudio de cambios de menú.

Copia notificaciones enviadas a OSG para estudio de cambio de personal.

Se debe poder recibir quejas en línea de cualquiera de las inconformidades especificadas anteriormente por parte de usuario de las sodas como estudiantes, funcionarios, profesores entre otros, de igual manera se le debe



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mantener al tanto del estado del reporte de incidente o inconformidad vía electrónica.

Emitir resultado de la evaluación y se envía al área administrativa fiscalizadora

En el área de Salud ambiental se tiene que realizar:

Registrar la información a evaluar proveniente del cartel

Generar formulario para evaluación con los datos de las sodas requeridas


En el área Administrativa o Fiscalizadora se tiene que realizar:

Se tienen que registrar los empleados de la empresa que ganaron la licitación

Se tiene control de que los empleados estén asegurados patronalmente

Se tiene que registrar el control del que el patrono este al día con la caja.

Se tienen que registrar los permisos municipales, los de la CCSS, ministerio salud, pólizas del seguro, chequeos médicos.

Recibir el resultado de las evaluaciones de los diferentes Servicios contratados.

Si la evaluación no pasa la prueba se les envía un informe al concesionario para ser corregidos con copia a la comisión de sodas.

Sobre esa misma evaluación se procede a ser las revisiones para verificar la corrección de las mismas.

Si se da la corrección se envía un informe a la comisión de sodas y a la oficina de suministros.

Si no se procede a enviar a suministros solicitud de aplicación de sanciones según cartel.

Recibir solicitud de usuarios reportando quejas o anomalías.

Se recibe una solicitud (/Queja) para realizar una evaluación, dependiendo la queja cualquiera de las aéreas (Nutrición, salud ambiental o Administrativa) se encarga de atenderlo y entraría en el proceso de evaluación

11.10.2. Servicios contratados de Fotocopiado

Se lleva el control por el proceso de concesión local y fotocopiado institucional

Por concesión de local lo controla el área Administrativa (Fiscalizadora).

Se tienen que registrar los locales de fotocopiado.

Registrar la información a evaluar proveniente del cartel.

Generar formulario para evaluación con los datos de las fotocopiadoras requeridas, en el cual se debe verificar los siguientes aspectos:

Personal: Sobre las funciones correspondientes al concesionario, dentro del cartel de licitación se estipula que el mismo debe estar presente de manera permanente (horas de servicio) dentro del local donde se brinda el servicio, en su defecto podrá nombrar un administrador con amplias potestades y poder de decisión, así como conocimientos técnicos de fotocopiado y de administración; el adjudicatario deberá comunicarlo por escrito a Oficina de Servicios



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Generales, indicando nombre, cédula, teléfonos y el período en que estará en dicho cargo.

Los trabajadores de la fotocopiadora se presentan en buen estado de salud, sobriedad, aseo.

Verificar comportamiento del personal en el momento de la evaluación, si se presentan casos de irrespeto o se quebrantan normas universitarias.

INFORMACION USUARIO E INSTALACIONES

El adjudicatario exhibe en un lugar visible para los usuarios de la fotocopiadora los horarios de servicio

5. El adjudicatario exhibe en un lugar visible para los usuarios de la soda, los precios de los servicios que brinda

Sobre las instalaciones y aspectos relacionados con el aseo y almacenaje de productos, indique las inconformidades encontradas en la evaluación realizada.

DESEMPEÑO DE ACTIVIDADES

¿Durante la jornada laboral el concesionario o administrador no se encuentra brindando servicio en el local?

¿Respecto al precio ofrecido, éste coincide con el ofrecido y evaluado en la fase de Contratación Administrativa?

¿El adjudicatario trabaja en base a los tiempos servicio establecidos en el cartel de licitación?

Los cajeros no entregan tiquete o comprobante de caja al usuario del servicio

Los funcionarios fuman en las instalaciones, consumen alimentos dentro del área de

Se brinda servicio con precio que difiere del estipulado en la oferta contractual.

Se realiza propaganda, distribución, venta o consumo de cigarrillos o licores en las instalaciones.

PERMISOS DE EJECUCION

Pago de Canon Mensual de manera puntual

Planillas para verificar que el patrono está al día con la Caja Costarricense del Seguro Social.

Póliza de riesgos del trabajo del INS.

Patente Municipal para funcionamiento de local al día

Curso de manejo de extintores.

Copia notificaciones enviadas a GSC para estudio de variación de precios

Copia notificaciones enviadas a GSC para estudio de cambio de personal

El área administrativa fiscalizadora emite resultado de la evaluación.



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Si la evaluación no pasa la prueba se les envía un informe al concesionario para ser corregidos. Sobre esa misma evaluación se procede a ser las revisiones para verificar la corrección de las mismas.

Si se da la corrección se envía un informe a la oficina de suministros.

Si no se procede a enviar a suministros solicitud de aplicación de sanciones según cartel.

Se tiene control de que los empleados estén asegurados patronalmente

El patrón tiene que estar al día con la caja.

Se tienen que registrar los permisos municipales, los de la CCSS, pólizas del seguro, chequeos médicos.

Por concesión de fotocopiado Institucional lo controla el área Administrativa (Fiscalizadora)

Se debe Registrar el informe de utilización por fotocopiadora y multifuncional. (Serie, modelo, unidad y encargado entre otros)

Generar reporte de copias netas por unidad (Cantidad de copias generadas por equipo * costo por copia asignado a cada unidad)

Generar descuento en las unidades usuarias (OAF)

La empresa genera factura por copias netas por unidades ejecutoras (Cantidad de copias netas generadas por equipo * costo por copia asignado a la empresa)

11.10.3. Vigilancia


Generar formulario para evaluación con los datos de los puntos a evaluar

Emitir resultado de la evaluación y se envía al área administrativa fiscalizadora.

Unidad Académica o Administrativa

Registra Asistencia

Si el funcionario de vigilancia no cumple con la asistencia, solicitar el remplazo y reportar horas faltantes a Servicios Contratados

Si cumple reportar el cumplimiento de actividades haciendo énfasis en los incumplimientos, para tales fines se debe verificar los siguientes datos:

Nombre del vigilante,

Entrada, Salida,

Tipo de Arma,

Número de Arma,

Cantidad de Municiones.

Total de horas de servicio recibidas

Verificar cantidades y productos de los siguientes materiales entregados: Pistola 9 mm, Cargadores (mínimo 2), Municiones , Tiros (mínimo 15), Radio de comunicación , , (batería incluida), Batería de radio adicional , Esposas , Linterna o foco (mínimo 3 baterías), Baterías para foco , adicionales, Baton, Gafetes, Botas de hule, Paraguas, Jacket, Zapatos



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Generalidades del servicio

Verificar si el oficial de seguridad realiza las rondas planificadas con la dirección y en los tiempos previstos

Verificar si el oficial de seguridad realiza su trabajo con el uniforme completo y el equipo necesario

Verificar si el oficial de seguridad porta diariamente con los permisos de trabajo y de portación de armas, pólizas y garantías sociales (colilla de seguro social) al día, como lo están estipuladas en el contrato

Verificar si la empresa de seguridad realiza su trabajo de supervisión del trabajo del personal, esto dos veces diarias según lo estipulado en el cartel

Inspector de contratos

Genera informe de evaluación y enviarlo al adjudicatario

Realizar la conciliación de horas deuda de existir

Asignar actividades de horas deuda

Realizar conciliación por falta de materiales

Aplicar multas de ser caso por faltante de materiales, así mismo el adjudicatario debe reponer a la Unidad Académica o Administrativa el faltante de materiales.

Registrar bitácora de los eventos

Indicadores críticos de desempeño

Reporte de eficacia mensual

Reporte de satisfacción con el servicio

Reporte de horas designas al servicio

11.10.4. Fumigación

Registrar Calendarización de los servicios




11.10.5. Limpieza


Registrar las horas de servicios no recibidas, equipos dañados, supervisiones



Actividades de la Unidad Académica o Administrativa

Registrar asistencia

De no cumplir solicitar el remplazo y reportar horas faltantes

Si cumple reportar mensualmente a Servicios Contratados

Control de actividades

Verificar el cumplimiento adecuado de las actividades

Si no cumple reportar incumplimiento de actividades

Controlar la entrega de materiales, de lo contrario reportar incumplimiento en la entrega de materiales



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Reportar la entrega total de los materiales a Servicios Contratados

Inspector de Contratos

Generar informe de evaluación y enviarlo al adjudicatario

Realizar la conciliación de horas deuda

Asignar actividades por horas deudas

Realizar conciliación por falta de materiales de existir

De ser el caso aplicar multas por falta de materiales

Indicadores críticos de desempeño

Reporte de eficacia mensual

Reporte de satisfacción con el servicio

11.10.6. Lavado de Edificios y limpieza de vidrios

Registrar Calendarización de los servicios (Lavado de Edificios)




11.10.7. Bodega de Activos Recuperados

Actividades Generales

Definir Categorías artículos

Definir Subcategorías artículos

Definir condiciones por la cuales se desecha un equipo (combo).

Definir estados de un activo (asignado a unidad, en bodega, desechado, donado)

Definir tipos de activo (general, tecnológico, metal)

Actividades Especificas

Traslado de activos de las unidades hacia BOARE

Adjuntar formulario de informe técnico.

Realizar en el sistema formulario de traslado a la BOARE y debe ser aprobado por el encargado de la bodega para aceptar que los activos están siendo trasladados a BOARE de manera preliminar, en este momento todavía no afectan el inventario.

El paso anterior, se debe valorar en sitio el estado del equipo y rechazarlo si algún activo estuviese dañado y más bien debe desecharse. El encargado de BOARE debe poder hacerlo mediante un equipo móvil (handheld).

Ya con la aprobación previa realizada, el encargado de bodega traslada físicamente los activos y procede a realizar el ingreso y a clasificar los activos según la categoría definida y en este momento es cuando se realizan los incrementos de inventario.

Debe existir una valoración y un estado utilizado para casos especiales, llamado activos para restaurar. (activos que llegan a bodega y por su valor se restauran si alguien lo solicita)

Traslado de activos de BOARE hacia las unidades

Realizar en el sistema formulario de traslado de BOARE hacia la unidad respectiva, se realiza de manera previa por parte del



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encargado de bodega y luego se acepta por parte del encargado de la unidad, en este momento se descuentan del inventario.

Desecho de activos

Adjuntar formulario de Informe técnico.

Completar el formulario de acta de desecho de manera preliminar, lista de todos los artículos, deberán hacerse las actas de desecho una por cada tipo de activos

Adjuntar Carta de autorización de VRA.

Encargado de bodega revisa los activos a desechar en sitio y valida placa mediante interfaz móvil (handheld).

Desechar los activos de manera definitiva, debe ser aprobado el formulario con el listado por el encargado de la bodega para aceptar que los activos están siendo trasladados al lugar de desecho, si los activos están viene desde una unidad no afectan existencias de inventario ya que solo pasan por bodega, pero si está en la Bodega y se realiza el proceso de desecho debe afectarse el inventario.

Adjuntar los documentos que validen que se realizó el proceso de desecho (boleta del botadero de basura o boleta de la recicladora)

Donación de activos

Ingresar solicitud de escuela pública o ente que solicita la donación.

Completar el formulario de donación (que es similar al formulario de traslado)

Adjuntar acta de donación oficial , emitida por la VRA.

Dar la aprobación final del proceso de donación para descontar del inventario los activos.

Reportes

Inventario actual general, por categoría.

Activos sin rotación

Activos desechados

Activos donados

Trasladados por unidad

Traslados, desechos y donaciones, por periodos de tiempo.

Histórico de un activo por placa.

11.11. Módulo de Seguridad Control de Armas (Control intensivo de armas)

El sistema tiene que ser desarrollado para un ambiente web.

Se tiene que interactuar con las bases de datos de los Sistemas Institucionales como Aplicaciones Estudiantiles (SAE), Recursos Humanos (SIRH), Gestión de compras (GECO), Sistema de Recursos Humanos (SIRH), Sistema de la Oficina de Financiero (SIAF), así como con la base de datos del Sistema Implementación del Sistema de Plan Presupuesto para la Oficina de Planificación Universitaria SIPPRES que están en desarrollo cuando sea necesario.

11.11.1. Mantenimiento de Oficiales

Registrar el Oficial.

Registrar el oficial a la escuadra o grupo a que pertenece.



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Registrar Información personal del oficial.

Registrar permisos de portación de armas.

Registrar permiso de conducir vehículos de la Universidad de Costa Rica.

11.11.2. Inventario de Accesorios (Armas, Municiones, batón, esposas, ect)

Registrar Accesorios de todas las sedes regionales

Registrar control de mantenimiento de armas y radios de comunicación.

Registrar fallas de accesorios de todas las sedes regionales

Registrar formulario de salida y cambio de equipo

Las reparaciones se maneja siguiendo el proceso Institucional de fondos de trabajo

Registrar eventos de limpieza del arma

Registrar desecho de accesorios (Sigue proceso institucional para desecho de equipo)

Registrar desecho de armas

Registrar informe técnico justificando el desecho del arma.

Registrar documento emitido por la Rectoría solicitando la destrucción de las armas.

Registrar acta de destrucción de armas emitida por Arsenal Nacional

Registrar acta de eliminación de matrícula emitida por el Departamento de Armas y explosivos de Seguridad Publica.

Sigue proceso institucional para desecho de equipo

Ajustar a los requerimientos de inventario de bodega de transportes.

11.11.3. Recepción y entrega de equipo

Entrega de equipos y accesorios a un funcionario

El funcionario tiene que contar con el permiso de portación de armas

El funcionario cuando recibe el accesorio debe validar el formulario de verificación

La aceptación de la verificación por parte del funcionario tiene que ser aprobada por medio de la huella digital en primer plano por parte del supervisor y posteriormente por el Oficial de Seguridad.

La aceptación de la verificación por parte del funcionario en un puesto fijo tiene que ser aprobada por medio de la huella digital en primer plano por parte del oficial de Seguridad que entrega y posteriormente por el Oficial de Seguridad que recibe.

Registrar devolución de accesorios.

El Oficial de Seguridad cuando entrega el equipo y accesorio debe validar el formulario de verificación.

La aceptación de la verificación por parte del funcionario tiene que ser aprobada por medio de la huella digital en primer plano por parte del Oficial de Seguridad y posteriormente por parte del supervisor.

La aceptación de la verificación por parte del funcionario en un puesto fijo tiene que ser aprobada por medio de la huella digital en primer plano por parte del oficial de Seguridad que entrega y posteriormente por el Oficial de Seguridad que recibe.

Si es un arma, el número de municiones usadas y si hubo un evento reportar el evento y los accesorios gastados



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11.11.4. Control de Inventario








11.11.5. Reportes

Incidentes de un arma

Defectos y servicios

Reportes de Oficiales por sede y escuadra.

Reporte de fallas de un equipo

Reporte de trazabilidad del equipo

Reporte de armas activas, en reserva y desechadas

Reportes de inventario de equipo



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CONDICIONES INVARIABLES 1. Vigencia de las ofertas: Las ofertas deberán tener una vigencia no menor de 45 días hábiles, a

partir de la fecha de apertura de las ofertas.

2. Monto y plazo de la garantía de cumplimiento: Se requiere un 5% sobre el valor total adjudicado, con una vigencia de 60 días naturales, a partir de la fecha probable de finalización del contrato.

3. Plazo para Adjudicar: La Universidad de Costa Rica tiene hasta 14 días hábiles para adjudicar,

contados a partir del día de la apertura. (ART. 100 RLCA).

4. Inicio de la contratación: El inicio de la contratación deberá iniciarse máximo 5 días hábiles después de haber recibido la orden de compra correspondiente.

5. Forma de pago: La forma de pago se regirá bajo las siguientes cláusulas:

5.1. Se reservará el 25% del monto total del proyecto, el cual se entregará después de que la

UNIVERSIDAD acepte formalmente la totalidad de los productos esperados del proyecto. 5.2. El 75% restante del monto total del proyecto se realizará en pagos, de acuerdo con la entrega

de trabajos establecidos en el cronograma por parte del CONTRATISTA, previa aprobación de los mismos por parte de la UNIVERSIDAD. Para este fin, la UNIVERSIDAD se compromete a probar y recibir el trabajo quince días hábiles después de la entrega del mismo por parte de la contraparte contratada.

5.3. El trabajo se calificará como satisfactorio si un 90% de su funcionabilidad está correcta, lo que hace que quede un 10% que se corregirá en un plazo máximo de 10 días hábiles, tomados a partir de la fecha de recibido. En caso contrario; es decir, que no cumpla con el 90% de su funcionabilidad, se realizará un ciclo de corrección donde el CONTRATISTA tendrá 10 días hábiles para realizar las correcciones; sin embargo, estas correcciones no deben atrasar la entrega de otros módulos calendarizados en el cronograma de proyecto.

5.4. Para efectos de pago, el proyecto se dividirá en 5 partes porcentuales, de 20% cada una, definidas en coordinación con la UNIVERSIDAD; por lo tanto, el CONTRATISTA deberá entregar cada parte con sus entregables completos y distribuidos equitativamente en el tiempo de duración del proyecto. 5.5. El plan del proyecto, el análisis y diseño deben estar incluidos en una sola parte de pago. 5.6. Cada pago se realizará 30 días naturales siguientes al recibido conforme por parte del usuario

final. La factura deberá presentarse en el tipo de moneda cotizado, cuando se trate de una moneda distinta al colón, el pago se realizará en colones costarricenses y de acuerdo a lo establecido en el artículo 25 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

6. Multas: 6.1. Se aplicará una multa del 0.1% sobre el monto de adjudicación del servicio por cada día de

atraso, (con respecto al plazo ofrecido), hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total del contrato. En caso de que el adjudicatario no deposite el monto de la multa, la Universidad



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queda autorizada para que esta suma sea deducida de las facturas presentadas para su pago o retenciones efectuadas, lo anterior, se hará conforme a las disposiciones que para tal efecto se tienen en la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa.

7. Evaluación de las ofertas: La Universidad calificará sólo las ofertas que cumplan con los requerimientos establecidos en este cartel, tales como el lenguaje o herramientas de desarrollo y el motor de la Base de Datos. Los elementos que serán tomados en cuenta para la calificación final, así como sus valores relativos, serán los siguientes:

Factor Porcentaje

Experiencia del Oferente en desarrollo y mantenimiento de bases de datos ORACLE 10g o superior.

15 %

Experiencia del Oferente en desarrollo, integración de aplicaciones y mantenimiento de Oracle Weblogic Server.

15 %

Experiencia del Oferente y su equipo de trabajo en desarrollo de aplicaciones con herramientas JDeveloper, Hibernate, NetBeans

15 %

Experiencia del Oferente en integración de bases de datos Oracle con bases de datos relacionales.

15 %

Menor Precio. 40 %

TOTAL 100 %

7.1. Experiencia del Oferente en desarrollo de bases de datos ORACLE 10g o superior (15%) En este punto se evaluará la experiencia del Oferente en el desarrollo y mantenimiento de bases de datos Oracle en sus versiones 10g o superior; por lo tanto, se tomarán en consideración solamente los sistemas desarrollados con motor de base de datos Oracle 10g o superior. La evaluación se realizará con base en la información suministrada en las tablas que se solicitan a continuación:

Desarrollo de Bases de Datos

Descripción del Sistema (*)

Descripción de las Bases de Datos

Características Técnicas (**)

Número de Tablas Número de Relaciones



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Los puntos se asignarán al Oferente según el siguiente criterio:

Se le asignará 5 puntos por cada sistema con más de 30 tablas y 10 relaciones.

Se le asignará 2 puntos por cada sistema con un número igual a 30 tablas y 10 relaciones.

En ningún caso la suma de calificaciones podrá exceder los 15 puntos.

(*) El sistema descrito debe haber sido desarrollado en su totalidad por el Oferente, deberá contener -como mínimo- 30 tablas y 10 relaciones para ser valorados y deberá indicar a qué empresa se le desarrolló, el contacto en dicho lugar y el motor de base de datos, así como la arquitectura de hardware utilizada. El Oferente deberá presentar -como máximo- 6 sistemas desarrollados que cumplan con lo estipulado. (**) La Universidad se reserva el derecho de verificar la información ofrecida por el Oferente sobre la información contenida en la tabla. En caso de que se compruebe información falsa por parte del Oferente, quedará automáticamente excluido del cartel.

7.2. Experiencia del Oferente en desarrollo, integración de aplicaciones y mantenimiento de

Oracle Application Server (15%) En este punto se evaluará la experiencia del Oferente en el desarrollo y mantenimiento de Oracle Weblogic Server en sus versiones 10g o superior; por lo tanto, se tomarán en consideración solamente los sistemas desarrollados en estas versiones. La evaluación se realizará con base en la información suministrada en las tablas que se solicitan a continuación:

Integración de Sistemas y Mantenimiento de Servidor de Aplicaciones

Descripción del Sistema (*)

Descripción de las Aplicaciones

Características Técnicas del Lenguaje de Desarrollo de los Sistemas Integrados (**)

Los puntos se asignarán al Oferente según el siguiente criterio:

Se le asignará 5 puntos por cada arquitectura que controle más de 3 sistemas por medio de webcache Oracle y cluster de servidores de aplicaciones.

Se le asignará 2 puntos por cada arquitectura que controle más de 2 sistemas por medio de cluster de servidor de aplicaciones.

En ningún caso la suma de calificaciones podrá exceder los 15 puntos.

(*) El sistema descrito debe haber sido integrado en su totalidad por el Oferente, usando -como mínimo- la herramienta de desarrollo Application Server 10g para ser valorados y deberá indicar a qué empresa se le desarrolló, el contacto en dicho lugar y el motor de base de datos, así como la arquitectura de hardware utilizada. El Oferente deberá presentar -como máximo- 6 sistemas desarrollados que cumplan con lo estipulado.



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(**) La Universidad se reserva el derecho de verificar la información ofrecida por el Oferente sobre la información contenida en la tabla. En caso de que se compruebe información falsa por parte del Oferente, quedará automáticamente excluido del cartel.

7.3. Experiencia del Oferente en desarrollo de aplicaciones con herramientas JDeveloper,

Hibernate, NetBeans (15%)

En este punto se evaluará la experiencia del Oferente y su equipo de trabajo en el desarrollo de aplicaciones en JDeveloper, Hibernate, NetBeans ; por lo tanto, podrá aportar para el desarrollo del proyecto profesionales con experiencia demostrada en esta herramienta de desarrollo, para lo que deberán aportar el curriculum vitae y demás atestados que comprueben la validez.

Se asignará 5 puntos por cada profesional presentado, con un máximo de 15 puntos.

La Universidad se reserva el derecho de verificar la información ofrecida por el Oferente sobre la información contenida en la tabla. En caso de que se compruebe información falsa por parte del Oferente, quedará automáticamente excluido del cartel.

7.4. Experiencia del Oferente en integración de bases de datos Oracle con bases de datos

relacionales (15%) En este punto se evaluará la experiencia del Oferente en la integración de bases de datos Oracle con otras bases de datos relacionales, en plataformas heterogéneas por medio de web services o sockets de comunicación, preferiblemente que incluya MS-SQL; por lo tanto, se tomarán en consideración solamente las integraciones de base de datos Oracle 10g o superior con dichas plataformas utilizando los criterios antes descritos. La evaluación se realizará con base en la información suministrada en las tablas que se solicitan a continuación:

Integración de Bases de Datos

Descripción del Sistema Descripción de las

Bases de Datos Descripción de la Integración (*)

Los puntos se asignarán al OFERENTE según el siguiente criterio:

Se le asignará 3 puntos por cada sistema presentado, con un máximo de 15 puntos.

(*) La UNIVERSIDAD se reserva el derecho de verificar la información ofrecida por el OFERENTE sobre la información contenida en la tabla. En caso de que se compruebe información falsa por parte del OFERENTE, quedará automáticamente excluido del cartel. El Oferente debe presentar -como máximo- 5 sistemas desarrollados que cumplan con lo estipulado.



2511-2955 2511-4161 [email protected]

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7.5. Menor Precio (40%) Se asigna el puntaje máximo al oferente que ofrezca el precio menor, siempre y cuando, este cumpla con todo lo estipulado en el cartel. El porcentaje mínimo se le asigna al oferente que ofrezca el mayor precio y para los demás oferentes se le asigna en forma proporcional.

Donde: P1 = PM / PO * %P * 100 P1 = Porcentaje obtenido por la oferta en estudio PM = Precio de la oferta más barata PO = Precio de la oferta en estudio %P = Porcentaje deprecio que se aplicará en el estudio

NOTA: En todos los casos, los sistemas presentados no podrán haber sido elaborados para lo interno de la empresa Oferente, sus subsidiarias o socios de negocio; en otros términos, los sistemas presentados deberán haber sido desarrollados o migrados para instituciones o empresas sin relación alguna con los Oferentes.

7.6. Criterio de desempate:

En caso de presentarse empate en la calificación total de varias ofertas, se utilizará como criterio para el desempate el puntaje mayor en los criterios de evaluación de manera independiente y de acuerdo con el siguiente orden:

I. Experiencia del Oferente en desarrollo y mantenimiento de bases de datos ORACLE 10g o

superior. II. Experiencia del Oferente en desarrollo, integración de aplicaciones y mantenimiento de

Oracle Application Server. III. Experiencia del Oferente y su equipo de trabajo en desarrollo de aplicaciones con

herramientas JDeveloper. IV. Experiencia del Oferente en integración de bases de datos Oracle con bases de datos

relacionales. V. Menor Precio.

De persistir el empate decidirá la suerte, según lo establecido en el artículo 55 del reglamento a La Ley de Contratación Administrativa, de lo actuado se consignará un acta que se incorporará al expediente de la contratación.

8. Garantía de funcionamiento del sistema

La garantía del servicio deberá ser de 12 meses mínimo, contados a partir del recibido conforme de todos los módulos del sistema de manera global, brindado por escrito por parte de la UNIVERSIDAD.

El CONTRATISTA deberá garantizar que, durante el plazo de garantía del servicio, tendrá al personal calificado disponible en forma inmediata para atender cualquier consulta o situación no



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prevista en las aplicaciones entregadas. Las condiciones para brindar el mantenimiento correctivo serán las siguientes:

. El tiempo transcurrido entre el reporte de algún problema que afecte los módulos entregados y la atención del problema no deberá ser mayor de 2 horas.

El tiempo transcurrido entre la atención de un problema de la herramienta de desarrollo utilizada y su respectiva solución no deberá ser mayor de 2 días naturales.

Durante el período de garantía, los costos de mantenimiento correrán por cuenta del ADJUDICATARIO.

9. Multas: Se aplicará una multa del 0.1% sobre el monto de adjudicación del servicio por cada día de

atraso, (con respecto al plazo ofrecido), hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total del contrato. En caso de que el adjudicatario no deposite el monto de la multa, la Universidad queda autorizada para que esta suma sea deducida de las facturas presentadas para su pago o retenciones efectuadas, lo anterior, se hará conforme a las disposiciones que para tal efecto se tienen en la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa.

CONDICIONES GENERALES

1. Presentación de la oferta: La recepción de ofertas será en la Oficina de Suministros, ubicada en Sabanilla de Montes de Oca, de las Instalaciones Deportivas, 250 metros este y 400 metros norte, en la fecha y hora que indique la invitación. La oferta deberá presentarse por escrito, en sobre cerrado rotulado con el número y el objeto de la Licitación. Toda oferta deberá presentarse en papel corriente, en original y dos copias idénticas (inclusive la literatura), con la firma de su oferente o de su representante legal, sin tachaduras ni borrones. Cualquier corrección debe ser hecha mediante nota. Igualmente se acompañaran fotocopias de los documentos complementarios de la oferta.

2. Timbres: Debe adherir a la oferta un timbre de la Ciudad de las Niñas de ¢20,00 y un timbre de ¢200,00 del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas.

3. Documentación: Los oferentes interesados en participar que NO se encuentren activos en el Registro de Proveedores, deben entregar los siguientes documentos:

3.1. Certificación sobre la personería jurídica de la sociedad mercantil o copia de la cédula de identidad en caso de persona física.

3.2. Cuando el oferente fuere una sociedad mercantil costarricense, deberá acompañar con su propuesta una certificación pública con la naturaleza y propiedad de sus cuotas y acciones. Si las cuotas o acciones fueran nominativas y estas pertenecieran a otra sociedad deberá



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igualmente aportarse certificación pública respecto a esta última en cuanto a la naturaleza de sus acciones. Las certificaciones serán emitidas a) En cuanto a la naturaleza de las cuotas y acciones, por el Registro Público o por un Notario Público con vista en los libros de Registro. b) En cuanto a la propiedad de las cuotas y acciones, con vista de los libros de la sociedad por un Notario Público o Contador Público autorizado. No obstante, si se tratare de una sociedad inscrita dentro del año anterior al requerimiento de la certificación, o modificada a acciones nominativas dentro del período indicado, la certificación sobre ambos extremos, podría ser extendida por el Registro Público o por un Notario Público.

3.3. En tanto se declare bajo juramento, que la propiedad de las cuotas o acciones se mantiene invariable, la certificación original o una copia certificada de la misma, serán admitidas a los indicados efectos. Si la certificación o copia certificada hubiere sido presentada en una diligencia anterior y el oferente lo manifieste así en su oferta, deberá indicar claramente el número de Licitación en que fue presentada o una copia del recibido por parte del Oficina de Suministros, así como la declaración jurada de que permanece invariable.

3.4. El oferente debe presentar una certificación indicando que se encuentra al día con las obligaciones obrero-patronales de la CCSS, o bien, que tiene un arreglo de pago aprobado por ésta, vigente al momento de la apertura de las ofertas. (Art. 65.c) Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa).

3.5. Declaración jurada que no le alcanzan, al oferente, las prohibiciones para contratar con la Universidad de Costa Rica, a que se refiere el numeral 22 de la Ley de Contratación Administrativa y en los Artículos 19 y 20 de su Reglamento.

3.6. Declaración jurada que el oferente se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales de conformidad con lo dispuesto en el Art No. 65 a) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

3.7. Cualesquiera otros documentos que se considere oportuno acompañar, según la naturaleza del objeto licitado y el tipo de licitación que se haya promovido.

Cuando los oferentes se encuentren activos en el Registro de Proveedores, podrán indicar mediante declaración jurada que las declaraciones y certificaciones se encuentran en el Registro de Proveedores, o bien, que las han presentado para otra contratación de la UCR. Para esto, el oferente deberá indicar el número de proveedor, el número de la contratación, siempre y cuando se declare que las mismas se mantienen invariables y vigentes, y no tengan más de un año de expedidas. 4. Contenido de la oferta, debe contener por lo menos:

4.1. Nombre y dirección del oferente, apoderado o representante legal, con indicación del nombre, cédula, dirección y posición del firmante dentro de la empresa.

4.2. Número de cédula jurídica o de cédula de identidad en caso de persona física.

4.3. El oferente debe indicar en su oferta un número de fax, para recibir notificaciones, caso contrario, se tendrá por notificado en el transcurso de 24 horas.

4.4. Descripción completa del bien.



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4.5. El precio total cotizado deberá presentarse en números y en letras coincidentes. En caso de divergencia entre ambas formas prevalecerá la consignada en letras. (Art. 25 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa).

5. Garantías:

5.1. Garantía de cumplimiento. Todo adjudicatario deberá rendir una garantía de cumplimiento con el objeto de garantizar la calidad y funcionamiento adecuado de los equipos, así como el tiempo de entrega convenido y cláusulas de la presente licitación y de las ofertas adjudicadas, todo esto a plena satisfacción de la Universidad. La misma deberá rendirse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la adjudicación en firme. Su inobservancia dentro de dicho plazo dejará sin efecto el acto de adjudicación y autorizará a la administración para readjudicar el concurso a la segunda mejor oferta calificada, sin perjuicio de toda acción tendiente a resarcir los daños y perjuicios ocasionados a la Administración por el adjudicatario renuente.

5.2. Forma de rendir las garantías. Las garantías deberán rendirse independientemente para cada negocio (Por concurso) mediante depósito de bono de garantía de instituciones aseguradoras reconocidas en el país, o de uno de los bancos del Sistema Bancario Nacional o el Banco Popular y de Desarrollo Comunal, certificados de depósitos a plazo, bonos del Estado o de sus instituciones, cheques certificados de un banco del Sistema Bancario Nacional en forma irrevocable y a la orden de la Universidad de Costa Rica, en general, conforme se estipula en el artículo No.42 del Reglamento a la Ley Contratación Administrativa. Para el depósito de garantías en efectivo, tanto en colones como en dólares, podrán realizarse directamente en las cajas de la Oficina de Administración Financiera o mediante transferencia bancaria. Para realizar la transferencia bancaria la Universidad de Costa Rica dispone de las siguientes cuentas:

Banco Nacional de Costa Rica, cuenta maestra en colones 100-01-80-00980-6 Banco Nacional de Costa Rica, cuenta cliente colones 15108010010009801 Banco Nacional de Costa Rica, cuenta maestra en dólares 100-02-000-061357-0 Banco Nacional de Costa Rica, cuenta cliente en dólares 15100010020613577

El comprobante de la transferencia bancaria deberá ser presentado mediante nota dirigida a la Unidad de Ejecución Contractual de la Oficina de Suministros, incluyendo la siguiente información:

a. Nombre de la persona física o jurídica que rinde la garantía b. Nombre de la persona física o jurídica que realiza la transferencia c. Tipo de garantía d. Número y nombre de la contratación e. Monto de la garantía f. Fecha de la transferencia g. Vigencia de la garantía (60 días naturales, a partir de la fecha probable de aceptación a

satisfacción de la Universidad de Costa Rica) h. Número de comprobante de la transferencia.



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5.3. Sitio donde se depositan las garantías. Deberán ser depositadas directamente en la Oficina de Administración Financiera (OAF), ubicada en el Edificio Administrativo A, de la Sede Central de la Universidad de Costa Rica. El recibo generado por el depósito de la garantía deberá ser entregado en la Oficina de Suministros.

5.4. Devolución de las garantías. Los interesados deberán solicitar la autorización de la devolución de la garantía mediante nota dirigida a la Unidad de Ejecución Contractual, de la Oficina de Suministros de la UCR en la cual indicarán el número de concurso, número de recibo, monto y tipo de garantía. Dicha solicitud debe venir firmada por la persona que suscribió la oferta, caso contrario deberá aportar certificación de personería de quien está firmando, será devuelta dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en que la Universidad tenga por definitivamente ejecutado el contrato a satisfacción y se haya rendido el informe correspondiente. Para efectos de devolución de garantías depositadas en efectivo, únicamente se devolverá con la presentación del recibo original del comprobante de ingreso de la Oficina de Administración Financiera.

6. Formalización del contrato. En todo lo relacionado con la formalización del contrato deberá cumplirse con lo estipulado en el artículo No.188, 189 y 190 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

licitaciÓn abreviada no. 2012la-000017-uadq...

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