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La organización profesional de eventos en el mundo de hoy
Prof. María José ÁlvezDirectora Regional para Latinoamérica
de International Congress & Convention Association (ICCA).
Auditorio de la Facultad de Comunicación y DiseñoUniversidad ORT Uruguay
16 de junio de 2009
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La organización profesional deEventos en el mundo de hoy
La organización profesional deEventos en el mundo de hoy
María José Alvez, CMP
• Introducción• Planeación de Menúes y nutrición• Restricciones alimentarias• Tipos de eventos• Estándares para servicio• Bebidas
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Introducción
Cada evento tiene algún tipo de servicio deA&B relacionado, los productos y lamanera en que son servidos puedenayudar a que el evento sea memorable ymás productivo.
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Introducción
Para asegurar el éxito, es clave lacomunicación con el Catering Managager,a quien necesitamos decirle:
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Introducción• Fecha, hora y lugar• Histórico de preferencias del grupo• Objetivo: negocios, networking, social.• Tema• Datos demográficos de Invitados, VIPs
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Introducción• Tipo de servicio preferido• Entretenismiento o presentaciones• Otras actividades: discursos, entrega de
premios, baile• Presupuesto
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Planeación del Menú
La selección del plato principal es elpunto de partida para seleccionar elresto del menú.
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Planeación del MenúTener en cuenta:
• Ubicación geográfica.
• Grupos demográficos de los participantes• Época del año
• Alternativas para dietas especiales.
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Planeación del MenúTener en cuenta:
• Ingredientes/comida de estación
• Comida étnica• Calidad y frescura de los ingredientes
• Ingredientes nuevos o inusuales
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Nutrición:
Para eventos de varios días es unfactor clave, sirva comidas variadas ,combinadas en forma interesante yen porciones adecuadas .
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Restricciones alimentarias
–Salud–Religión–Cultura–Estilo de vida–Política
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Tipos de eventos
El propósito (negocios, educación,social) nos dictará el tipo y estiloadecuado para cada uno
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Tipos de eventos:–Desayuno
–Breaks–Almuerzos
–Recepciones–Banquetes
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Tipos de evento: Desayuno
Full Service : delegados están sentados, combinación decomidas en la mesa y emplatadas.
Continental : bueno pero básico, recomendable para serservido en la sala mientras hay una presentación.
Full Buffet : el más caro pero el que tiene mayor selección
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Tipos de evento: Breaks
Mañana: relajarse y conversar
Tarde: renovar energías y recuperar atención
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Tipos de evento: Almuerzos
Importante:Calcular la cantidad que habrá durante el evento,
combinar los menúes como un todo y tener encuenta el factor tiempo y las sesiones que luegotendrán.
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Tipos de evento: Recepciones
Importante:Varían de acuerdo al momento del evento en que
se realizan, generalmente el entretenimiento noes lo principal, pero si el networking.
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Tipos de evento: Banquetes
Importante:El organizador debe sorprender a los delegados
con una experiencia inolvidable.
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Recomendamos llevar archivo de:• Número de invitados• Número de confirmaciones
• Número de servicios• Tema
• Armado y decoración de la sala• Música
• Presupuesto
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Recomendamos llevar archivo de:
• Mantelería y arreglos florales
• Tipos de bebidas servidas• Tipo de bar ofrecido
• Recepción previa a la cena
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
• American• Buffet• Butler• French cart
• French Banquet• Pre-set• Russian banquet• Restaurant Rusian
Tipos de servicios “Sentados”:
American:
Platos son preparados totalmente en la cocina yse traen servidos a la mesa.
La comida se sirve por la izquierda, las bebidas sesirven por la derecha, todos los ítems sonretirados por la derecha.
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Buffet:
La comida está en mesas, los comensales selevantan a servirse de esas mesas y luegollevan su propio plato.
Mozos sirven las bebidas.
Variacion: buffet emplatado.
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Butler service: (cocktail)
Usado para recepciones, se sirve una variedad decanapés fríos y calientes en bandejas que losmozos van ofreciendo. Prever siempre mesasde apoyo y algunos asientos.
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
French Cart:
Usado para pequeños grupos, el Capitántermina y adereza la comida junto a la mesay sirve el plato, que es llevado al comensalpor el Mozo.
La entrada se sirve emplatada por la derecha
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
French Banquet:
Se preparan bandejas de comida en la cocina,cada ítem es servido por el mozo por el ladoizquierdo del comensal
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Pre Set:
La comida ya esá servida en la mesa cuando loscomensales llegan
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Russian Banquet:
La comida se prepara en la cocina y acomodaen bandejas que son presentadas a loscomensales los cuales se sirven solos luegode que el mozo haya puesto el platoadecuado frente al comenzal.
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Restaurant Russian:
La comida se prepara en la cocina y acomodaen bandejas que son presentadas a loscomensales los cuales se sirven solos
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Estandares para servicioTrabajar con Catering Manager en
cuántas mesas se le asignará a cadaMozo y los tiempos de cada parte delservicio
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Estandares para servicio óptimo:Mesas redondas de 10: 1 mozo cada 2 mesasMesas redondas de 8: 1 mozo cada 5 mesasCon vino o French Service:Mesas redondas de 10: 2 mozos cada 3 mesasMesas redondas de 8: 1 mozo cada 2 mesasBuffets: 1 mozo por cada 40 comensalesFrench o Russian:Mesas redondas de 8 o 10: 1 mozo por mesa
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
BebidasUna combinación de bebidas con y sin
alcohol puede ayudar en el éxito deun evento o una comida
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Bebidas con alcohol:Nunca deben representar más del 20%
del presupuesto de una comida.Escogerlas de acuerdo a: {época del
año, lugar, edades de los comensales
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Bebidas con alcohol: VinoAlmuerzo: Bajo en alcohol, sabroso y
refrescante (Rieslings).Cena: mayor graduación, se calcula
media botella por persona
Alimentos y BebidasAlimentos y Bebidas
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Enfoque : cómo armar y administrar unpresupuesto para poder tener control del eventoy que el mismo esté en consonancia con losobjetivos de la Organización.
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Objetivos de la organización :
• Perder (inversión)• Equilibrar• Ganar.
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Construyendo el presupuesto
Tipos de presupuesto :• Incremental : construido en base a datos de
eventos pasados y proyecciones para futuro.
• Zero-based : no tiene historia, se hacebasado en potenciales ingresos y costosestimados
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Construyendo el presupuesto
Elemento clave para hacerlo:
Crear una línea de presupuesto para cadaelemento del programa dividiendo ingresos yegresos
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Líneas de presupuesto Ingresos :
• Costo de registración• Tours• Eventos deportivos (torneos de golf, tenis, etc.)• Tickets para eventos especiales (Espectáculos, cenas, etc.)• Stands• Sponsorship• Avisos• Materiales (CDs, webcasts, etc)• Intereses bancarios
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Líneas de presupuesto Egresos :
• Personal (salarios, beneficios, viajes, alojamiento, etc.)• Costos indirectos (alquiler de oficinas y equipamiento)• Seguros• Selección de sede• Salas• Equipamiento Audiovisual• Disertantes
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Líneas de presupuesto Egresos :
• Alimentos y Bebidas• Comités• Directorio y otros costos de VIPs• Staff temporal• Propinas• Cargos por servicio• Diseño y producción de materiales impresos
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Líneas de presupuesto Egresos :
• Avisos• Alquiler de equipamiento (computadoras,
fotocopiadoras, etc)• Internet• Cargos bancarios (procesamiento de pagos con tarjeta)• Armado de registración y secretaría• Producción, staging• Prensa (Press Room, conferencia de prensa)
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Líneas de presupuesto Egresos :
• Decoración• Entretenimiento• Señalización• Exhibición• Premios• Flores y plantas• Regalos• Tours• Transporte• Otros
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Desglosados todos los ingresos y egresos,categorizamos y ordenamos, estos últimosen:
–Costos Indirectos–Costos Fijos
–Costos Variables
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Costos Indirectos:
De tipo administrativo, no relacionadosdirectamente con el evento como salariosdel personal, reparación de equipos, etc.
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Costos Fijos:
Independientes de la cantidad departicipantes del evento como: alquiler desalas, equipamiento audiovisual yganancias
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Costos Variables:
Varían de acuerdo a la cantidad departicipantes, precios son cotizados porpersona como: alimentos y bebidas.
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Construyendo el presupuesto
Comparando ingresos y egresos podemosevaluar si los objetivos del evento seestán logrando y actuar en consecuencia,incrementando los ingresos o bajando losegresos.
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Objetivos de la organización :
• Perder (inversión)• Equilibrar• Ganar.
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Análisis del punto de equilibrio:
Punto en el que los ingresos y los egresosse igualan
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Análisis del punto de equilibrio:
Registration fee – costos variables = margen de contribución
Costos fijos / margen de contribución= break even Units
Break even Units:cantidad de participantes que necesito para empatar
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Análisis del punto de equilibrio: Ejemplo
Registration Fee: $ 500Costos Fijos: $ 2550 salas, $10.000 AV, $5.000 disertante,
$20.000 materiales impresos. TOTAL: $37.550Costos variables: $ 100 A&B
Break even units= 37.550 (costos fijos)500 – 100 (reg. Fee – costos variables)
37.550 / 400= 93.87 Necesito 94 delegados para emp atar
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Análisis del punto de equilibrio:
Alternativamente, si se cuántos participantes tendráel evento, puedo usar la fórmula para calcularcuánto he de cobrarles de registración para poderllegar al punto de equilibrio.
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento FinancieroAnálisis del punto de equilibrio: Ejemplo
Registration Fee: $ 500Costos Fijos: $ 2550 salas, $10.000 AV, $5.000 disertante,
$20.000 materiales impresos. TOTAL: $37.550Costos variables: $ 100 A&B
Break even units= 37.550 (costos fijos) + 100 (c. variables) 94 (participantes)
Necesito cobrar $ 500 para empatar
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Objetivos de la organización :
• Perder (inversión)• Equilibrar• Ganar.
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Presupuestar para obtener ganancias:
Aplicamos la misma fórmula del punto deequilibrio sumando la ganancia deseada alos costos fijos.
Gerenciamiento FinancieroGerenciamiento Financiero
Presupuestando para obtener ganancia:Ejemplo
Registration Fee=
37.550 + 10.000 (costos fijos + ganancia proyectada) 94 (cantidad de participantes )
47.500 + 100 (costos variables) = $ 605 registratio n fee 94